PROCEDIMIENTOS DE COMPRASREQUISICIONES DE COMPRAS: Toda requisicin de compra debe ir firmada por el gerente de rea y el gerente residente en su ausencia firma el Gerente de Turno (siempre y cuando no sea el mismo gerente del rea, el Gerente de turno. Las requisiciones de compras se entregan a departamento de compras que consta de las siguientes persona: Jefe de compras, Asistente de compras, y Gerente de operaciones, se entrega la original y se firma la amarilla de recibido para cualquier reclamo o archivo paralelo que puedan llevar los departamentos requerientes (para cualquier cuadre o reclamo la copia amarilla debe ir firmada por las personas antes mencionadas para tener validez de recibido.) Todo requerimiento debe constar con las siguientes caractersticas: Departamento requeriente, fecha y hora de emisin Descripciones claras y fciles de entender Unidades de medidas completas Marca (en caso que sea materiales u otro q sea necesario) Enviar muestra para productos difciles de entender en documentos No manchones, no tachones Todo documento que este alterado o contenga manchones no ser recibido El departamento de compras hace las cotizaciones respectivas informando a los departamentos de los precios, marca y calidad de los productos cotizados para tomar una decisin de la compra (cuando son productos que poseen diversas caractersticas) El departamento de compras es el nico autorizado para emitir una orden de compra la cual es firmada por el analista de compras, Jefe de Logstica o Gerente de operaciones. Cualquier negociacin q se haga fuera de este departamento por cualquier circunstancia debe enviarse un memo al departamento de compras donde se envan los datos del proveedor, contacto del vendedor, productos que se van a comprar, precios pactados, calidad, condiciones de pago y entrega adjuntando una cotizacin para el archivo del departamento de compras y seguimiento en la orden de compras y pagos. No se recibe ningn producto en bodegas (VALLE DORADO y LITEGUA) si el proveedor no entrega una orden de compra debidamente firmada por las personas arriba mencionadas. Para proceder a la cotizacin se debe entregar con anticipacin al departamento de compras un requerimiento autorizado, cuando se trata de un artculo que se est analizando la capacidad de ser comprado debe ser al Gerente de rea o Gerente Residente quien solicite al departamento de compras las cotizaciones, posteriormente ya con estos datos se procede a emitir una requisicin de compra. No se acepta como orcen de compra las requisiciones de compra que ya han sido firmadas pues la orden de compra debe poseer el nombre del proveedor y precios y debe ser emitida por el sistema. Las rdenes de compra deben coincidir con la factura del proveedor en cuanto a las cantidades y precios, cualquier cambio de precios o cantidades debe notificarse al departamento de compras para proceder a la investigacin. Para entregar una contrasea de pago la factura original debe llevar adjunto los siguientes documentos: requisicin de compra (cuando son productos de mantenimiento o compras grandes), ingreso a bodega orden de compra y partida contable; en el caso de los servicios deben llevar una orden de trabajo firmada por el Gerente de rea. En el caso de Mercadeo Guatemala que hace pedidos directamente a contactos que han manejado (material publicitario) deben de emitir una requisicin de compra debidamente autorizada por el Director de Operaciones y en su ausencia el Gerente de Mercadeo, faxeara al departamento de compras con los datos del proveedor, luego Compras enva la orden de compra al proveedor, este entrega el producto la factura y la orden de compra; esta documentacin se enva a oficinas de Logstica para su trmite de pago correspondiente. Cuando el producto va a ser utilizado directamente en zona 9, deben de enviarse la requisicin de salida para poder hacer el descargo del inventario y cargarle a su rubro de presupuesto asignado. El Gerente Residente puede autorizar montos de compras entre los rangos no mayores a Q10, 000 y el Director de Operaciones es quien aprueba las compras mayores a este monto.

REQUERIMIENTOS DE BODEGA Todos los departamentos deben de programar sus requerimientos de bodegas, los cuales deben de mandar con un da de anticipacin para ser despachados el da siguiente y as poder coordinar todos los despachos. Toda requisicin de salida de bodega debe constar con fecha del documento, departamento que lo solicita y Divisin de departamento, cantidades claras, unidades de medidas utilizadas, existentes actuales en bodegas a puntos de venta; deben de ir firmada por el Jefe de departamento y autorizada por el Gerente del rea. Toda requisicin debe ser ingresada al mdulo de requisiciones en lneas, con esto se obtendr ventaja ya que el requeriente sabe que en cantidades tiene Bodega General en existencias y saber el monto unitario de lo que est requiriendo. En los casos de emergencia cuando la operacin lo demanda bodegas ser quien apoye los despachos, entregando productos a los diferentes puntos de venta, haciendo la requisicin para que el Gerente del rea o el Gerente de Operaciones sean quien firme de autorizado. Los horarios de atencin al pblico tanto para proveedores como para clientes internos es de 07:00 a 13:00, todo requerimiento que llegue despus de esta hora, ser despachado con autorizacin del Gerente Residente y en su ausencia por el Gerente en Turno. No se entrega ningn producto en bodegas sin una requisicin de salida o documento autorizado. Todo producto despachado en bodegas deber ser revisado por la persona que se encarga de transportar el producto hacia los diferentes puntos de venta: Debe verificar que las cantidades sean exactas, que sea la unidad de medida solicitada, marca y fecha de vencimiento y si existe alguna inconformidad debe ser resuelta en ese momento por el Jede de Bodega. La Bodega General permanece abierta hasta las 18:00 horas, cualquier producto que sea retirado despus de este horario deber coordinado con el Gerente Residente, Gerente de Turno o el Gerente de Operaciones, los cuales son los autorizados para poder abrir la bodega, previo acompaamiento de algn agente de seguridad. Al retirar algn producto de la Bodega General en horarios nocturnos que ya no se encuentra personal de bodegas, el Departamento de Seguridad debe de enviar un informe al Jede de Logstica o Gerente de Operaciones de los productos anteriormente retirados. Cualquier compra de acticos, mobiliarios, herramientas, equipos, utensilios, ser nicamente autorizado por el Directos de Operaciones Corporativo. Cualquier persona que incumpla con el anterior procedimiento ser sancionado de acuerdo al rgimen disciplinario vigente.AtentamenteDepartamento Logstica