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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS
ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
TESIS PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
“PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO PARA EL DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE
CONTRIBUYAN AL SISTEMA DE INFORMACION DE LA UNIANDES.”
Autor:
Raquel de los Ángeles Bedoya Sánchez
Tutor:
Dra. Myriam Poveda, MSC.
Ambato - 2014
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi Padre Celestial quien no se ha
apartado de mí, ayudándome en los peores
momentos de mi vida, como también dándome las
fuerzas para poder terminar este trabajo, quisiera
también agradecer a mi asesora de tesis Dra
Miriam Poveda por su única manera de ser, la
Doctora Mónica Mayorga, quien es un ejemplo de
mujer, madre y profesional, gracias por el rigor y el
empuje que me dio para la finalización de mi
trabajo de grado.
Hoy y siempre agradecer a mi familia que a pesar
que no están físicamente, he sentido su apoyo
permanentemente y en general quisiera agradecer
a todas la personas que han vivido conmigo esta
experiencia de escalar un peldaño más y que desde
los más profundo de mi corazón les agradezco el
haberme brindado todo el apoyo, colaboración,
ánimo y sobre todo cariño y amistad.
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios por permitirme
el haber llegado hasta este momento tan
importante de mi vida, a mi Mami, mi Papi y
Hermano por su amor incondicional y el apoyo que
hicieron que yo pudiera lograr mis sueños, por
motivarme y darme la mano cuando sentía que el
camino se terminaba.
A mi hijo pechochito MATIAS, que es mi motor,
corazón y vida, a mi abuelita María que con sus
102 años me ha demostrado que todo se puede en
la vida, es solo cuestión de luchar.
Y a mis todos mis amigos que son como mis
hermanos, que en todo me han ayudado para el
logro de mis sueños.
INDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ................................. ¡Error! Marcador no definido.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA .................................. ¡Error! Marcador no definido.
AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... 4
DEDICATORIA ............................................................................................................... 5
INDICE GENERAL ......................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
CAPÍTULO I .................................................................................................................... 8
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .............................................................................. 8
1. CONTROL INTERNO ............................................................................................. 8
1.1 Definición .......................................................................................................... 8
1.1.1 Control interno como Proceso: ................................................................... 8
1.1.2 Control interno realizado por personas:..................................................... 8
1.1.3 Control interno como un grado de seguridad razonable: ............................ 8
1.1.4 Control interno en la consecución de objetivos: ......................................... 9
1.1.5 Estructura .................................................................................................... 9
1.2 Componentes del Control Interno ...................................................................... 9
1.2.1 Integridad y valores éticos: ....................................................................... 10
1.2.2 Administración Estratégica: ..................................................................... 10
1.2.3 Políticas y Prácticas de Talento Humano: ................................................ 11
1.2.4 Estructura organizativa: ............................................................................ 11
1.2.5 Delegación de Autoridad: ......................................................................... 11
1.2.6 Competencia profesional: ......................................................................... 11
1.2.7 Coordinación de acciones administrativas: .............................................. 12
1.2.8 Adhesión a las políticas institucionales: ................................................... 12
1.2.9 Unidad de Auditoría Interna: .................................................................... 12
1.3 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL: ............................................ 12
1.4 ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO: ................................ 13
1.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: ............................. 14
1.6 SUPERVISIÓN: .............................................................................................. 14
1.6.1 Características de la supervisión............................................................... 15
1.7 Importancia ...................................................................................................... 15
1.8 Objetivos del Control Interno .......................................................................... 15
1.9 Elementos del Control Interno ......................................................................... 16
1.10 Clasificación del Control Interno ..................................................................... 16
1.10.1 Por su Naturaleza ...................................................................................... 17
1.10.2 Por su Aplicación...................................................................................... 20
1.11 Limitaciones del Control Interno ..................................................................... 20
1.12 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................ 21
1.13 AUDITORIA ................................................................................................... 23
1.13.1 Pistas de auditoria ..................................................................................... 24
1.13.2 Propósito de las pistas de auditoría........................................................... 25
1.13.3 Marcas de auditoria .................................................................................. 26
1.14 Sistemas de información .................................................................................. 27
1.14.1 Sistemas de información contable ............................................................ 28
1.14.2 Componentes de un sistema de información ............................................ 30
1.14.3 Propietarios del sistema ............................................................................ 30
1.14.4 Usuarios de sistemas ................................................................................. 31
1.14.5 Diseñadores de sistemas ........................................................................... 31
1.14.6 Constructores de sistemas ......................................................................... 32
1.14.7 Analista de sistemas.................................................................................. 32
CAPÍTULO II ................................................................................................................. 33
MARCO METODOLOGICO ........................................................................................ 33
2 Descripción Metodológica de la Propuesta ............................................................. 33
2.1 Modalidad de la Investigación ......................................................................... 33
2.2 Tipo de Investigación ....................................................................................... 33
2.3 Diseño de la Investigación de Campo .............................................................. 33
2.3.1 Población y Muestra ................................................................................. 33
2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos ................................................................... 34
2.4.1 Métodos .................................................................................................... 34
2.4.2 Técnicas e Instrumentos ........................................................................... 35
2.5 Análisis e Interpretación de los Datos de las Encuestas .................................. 35
2.5.1 Encuestas Aplicadas a los Estudiantes de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Matriz Ambato ....................................... 36
CAPÍTULO III ............................................................................................................... 44
3 DESARROLLO DE LA PROPUESTA .................................................................. 44
3.1 TEMA: ............................................................................................................. 44
3.1.1 Objetivo General....................................................................................... 44
3.1.2 Esquema de Contenidos............................................................................ 44
3.1.3 SITUACION ACTUAL ........................................................................... 46
3.1.4 ORGANIGRAMA .................................................................................... 47
3.1.5 BASE LEGAL .......................................................................................... 47
3.1.6 MATRICES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ........................... 49
3.1.7 MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS ......................................................... 50
3.2 SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS ............................................................ 60
3.3 FLUJOGRAMAS ............................................................................................ 61
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 66
3.4.1 CONCLUSIONES .................................................................................... 66
3.4.2 RECOMENDACIONES .......................................................................... 67
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 68
LINCOGRAFÍAS: .......................................................................................................... 69
ANEXOS ........................................................................................................................ 70
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación con el tema sobre PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL
DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE CONTRIBUYAN AL
SISTEMA DE INFORMACION DE LA UNIANDES, institución de tipo educacional
dedicada principalmente a la formación de profesionales de Tercer Nivel y Cuarto
Nivel, en la actualidad la institución cuenta con siete extensiones a nivel nacional , lo
que ha hecho que la empresa magnifique su posición en el mercado, considerando que
los riesgos son cada vez mayores para una empresa con problemas de control en el
manejo de su información, ha sido factible desarrollar una solución al problema la
misma que trata sobre un procedimientos de control interno administrativo y financiero,
esta solución entrega resultados que beneficia a la institución, donde los Gerentes
puedan ser partes de una mejora continua para el desarrollo de la institución, de esta
manera la investigación se ha desarrollado mediante los siguientes capítulos que se
detalla a continuación:
CAPITULO I
En este capítulo se realiza el marco teórico, mediante el cual se investiga sobre los
conceptos de las variables independientes como dependientes del problema planteado.
CAPITULO II
En este capítulo se desarrolla la Modalidad de Investigación, determinando el estudio
mediante la investigación bibliográfica y documental, determinando la población y
muestra con la que cuenta la institución para el desarrollo de las técnicas de
investigación, también se realizó el análisis e interpretaciones de los resultados
obtenidos de las encuestas con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.
CAPITULO III
En este capítulo se finaliza la investigación proponiendo la solución al problema
mediante la Propuesta, la misma que es basa en la PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL
DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO QUE CONTRIBUYAN AL
SISTEMA DE INFORMACION DE LA “UNIANDES”.
ABSTRACT
The present research with the topic ADMINISTRATIVE PROCEDURES FOR
INTERNAL CONTROL AND FINANCIAL DEPARTMENT DEGREE AND
CONTRIBUTE TO THE EXTENT OF THE INFORMATION SYSTEM UNIANDES ,
type educational institution dedicated to the training of professionals and Third Level
Fourth Level , the institution currently has seven national extensions , which has made
the company magnify their market position , whereas the risks are increasing for a
company with control problems in the management of their information, has been
possible to develop a solution to the problem is about the same as a financial and
administrative procedures internal control , this solution delivers results that benefit the
institution, where managers may be part of a continuous improvement in the
development of the institution, Thus research has been developed through the following
chapters is as follows :
CHAPTER I
In this chapter the theoretical framework through which research on the concepts of
independent variables as dependent of the problem is performed.
CHAPTER II
This chapter develops research mode, determining the study by the literature and
documentary research, determining population and sample that has the authority to
develop research techniques, analysis and interpretation of the results was also
performed obtained from surveys with their findings and recommendations.
CHAPTER III
This chapter ends the research proposed solution to the problem by the Proposal, the
same which is based on INTERNAL CONTROL PROCEDURES FOR
ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL FOR THE DEPARTMENT OF TITLE AND
EXTENT TO CONTRIBUTE INFORMATION SYSTEM " UNIANDES "
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
El origen del control interno surge con la partida doble que es una de las principales
medidas de control. Pero fue probablemente hasta fines del siglo XIX y principios del
XX, cuando los hombres de negocios se preocuparon por tomar medidas y establecer
sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
En sus inicios el Control Interno comienza en las funciones de la administración, hay
información de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de
los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba
el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los
funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por
escrito.
Con el aumento de las empresas y de la producción, los propietarios de los negocios se
vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas
productivos, comerciales y administrativos, a finales de este siglo, como consecuencia
de este fenómeno se comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control
sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de
producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa,
reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como
consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades; el desarrollo
industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las
entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer
mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas
situaciones. Los contadores idearon la "comprobación interna" para asegurarse contra
posibles errores y fraudes. "La comprobación interna es el término con el que se
llamaba a lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la organización y
coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados; que tienen
2
como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el
máximo de protección, control e información verídica"
En la actualidad el control interno de los negocios ha tenido mayor auge debido a la
nueva tecnología que ha permitido desarrollar de manera acelerada todos los
procedimientos, con la finalidad de obtener mayor dominio en las operaciones de los
negocios y en todo el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de
elevar las exigencias en los Controles Internos.
Con los avances de las tecnologías de la informática, la automatización y procesamiento
de las operaciones, han sucedido importantes cambios referentes al concepto y
aplicación de las auditorías en las empresas.
Hoy por hoy el control interno es una de las herramientas más importantes que debe de
encontrarse en las empresas u organizaciones, con el control interno se buscar conocer
la solvencia del negocio, también este control abarca múltiples áreas de la empresa
como lo son en el personal (colaboradores), activos de la empresa, control operativo etc.
Situación problemática.
En el creciente proceso de la globalización económica ha significado hoy día una
difusión de la propiedad, de la empresa y la separación entre propiedad y dirección. La
vinculación del propietario a la empresa no es tan fuerte como antes, en la que los
dueños estaban ligados a la empresa a través de varias generaciones y en ella existían
barreras de salida de tipo emocional muy fuertes. La situación actual de las medianas y
grandes empresas ha hecho que en las mismas haya un proceso de despersonalización
para poder atender al volumen y complejidad de las mismas.
Lamentablemente en la actualidad dentro de la mayoría de organizaciones ecuatorianas
al control interno no lo es entendido como una responsabilidad gerencial que se
desarrollada en forma autónoma, que debe ser ajustado a las necesidades y
requerimientos de cada organización, lo que implica que la gerencia de la empresa debe
3
adoptar controles internos según la actividad económica y el sector en que se
desenvuelva.
En todas las empresas ecuatorianas es necesario tener un adecuado control interno, pues
gracias a este se evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses
de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a
su organización. La mayoría de estos entes no cuenta con el control interno adecuado,
debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos,
carecen de información solidad sobre este tema, de una organización adecuada y falta de
manuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integran la
empresa.
Bajo todos estos parámetros citados en la mayoría de las empresas, se ha realizado un
análisis en el Departamento de Titulación y Grados de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes donde hemos encontrado diferente dificultades que se pueden
resumir en los siguientes puntos:
La ineficiencia de la explotación de los recursos con que cuenta Departamento.
Pérdida de recursos por negligencias.
Inexistencia del seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Desorganización en los eventos dificultando la toma de decisiones.
No existe una buena planificación de trabajo para evitar riesgos, detectar y
corregir desviaciones que se presenten en el departamento y que puedan afectar
el logro de los objetivos.
Inadecuada utilización de los procesos departamentales.
Formulación del Problema.
¿Cómo los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado contribuirán el Sistema de Información de La
UNIANDES?
4
Objeto de Estudio y Campo de Acción
Objeto de Estudio
Auditoría
Campo de Acción proponer elaborar
Control Interno Administrativo y Financiero
Línea de Investigación
Auditoría
Objetivos
Objetivo General
Diseñar los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado que contribuyan al Sistema de Información de La
UNIANDES.
Objetivos Específicos
Fundamentar científica, teórica y metodológicamente los temas relacionados
con procedimientos, control interno, control interno administrativo, control
interno financiero y sistemas de información.
Diagnosticar la realidad actual sobre los procedimientos que realizan el
Departamento de Titulación y Grado.
Elaborar los componentes de los procedimientos de Control Interno
Administrativo y Financiero.
5
Idea a Defender
Con los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado se contribuirán el Sistema de Información de La
UNIANDES.
Justificación
La mayoría de las personas pensamos que los procedimientos de control interno son
algo exclusivo de las grandes empresas o que el control interno no es de importancia. De
ahí está herramienta se a convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales, donde
todavía son pocas las entidades que desarrollan un adecuado control interno que
contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos fijados por las instituciones.
El presente trabajo busca establecer un control interno administrativo y financiero a fin
de poder evitar inconvenientes en la consecución de los resultados esperados, los
procedimientos de control interno permitirá al departamento controlar la operatividad
tanto administrativa como financiero, buscando siempre el cumplimiento de los fines
para lo cual fue creada.
Sin duda se obtendrá efectividad en varios frentes, logrando mediante diseño un
control interno administrativo y financiero efectivo. El control es parte de la gestión y
como tal tiene que enmarcarse al logro de las mismas metas y objetivos de la
institución; por tanto, todo procedimiento debe estar orientado a lograr dicha
efectividad.
Los procedimientos de control internos propuestos consisten en la supervisión,
vigilancia y verificación de los actos y resultados del departamento, en atención al grado
de eficiencia, efectividad, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y
bienes la Institución, así como del cumplimiento de las normas, evaluando los sistemas
de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la
adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
6
De hecho, todo lo que contribuya al logro de las metas y objetivos puede ser aplicado
para sacarle el máximo provecho. Este trabajo contendrá los lineamientos de cómo los
procedimientos de control interno puede ser el instrumento que necesitan el
departamento para facilitar la efectividad institucional. Este trabajo puede ser tenido en
cuenta para que la gestión y el control para evitar marchar por rutas separadas, sino ser
como un todo y más bien el control sea el verdadero facilitador de la efectividad
institucional.
Variables
Variable Dependiente
Sistema de Información de La UNIANDES.
Variable Independiente
Control Interno Administrativo y Financiero.
Metodología
TIPOS DE
INVESTIGACIÓN
DISEÑO DE LA
INVESTIGACIÓN
MÉTODOS INSTRUMENTOS DE
INVESTIGACIÓN
No experimental
Investigación
bibliográfica
(exploración de que se ha
escrito en la comunidad
científica)
Investigación de campo
(crear nuevos
conocimientos)
Investigación
longitudinal (estudios de
panel y análisis evolutivo
del grupo)
Analítico – sintético
Inductivo – deductivo
Histórico – lógico
Sistémico
Técnicas de Auditoría
Observación,
Constatación Física,
Entrevistas,
Indagación,
Comparaciones,
Confirmaciones
Entrevistas
Encuesta
Observación.
7
Descripción de la estructura o esquema de contenidos
Control Interno.
o Control Interno como proceso.
o Control Interno como un grado de seguridad razonable.
o Control Interno en la consecución de objetivos.
o Estructura.
o Componentes del Control Interno.
o Control Interno financiero.
o Objetivos del Control Interno contable.
o Control Interno administrativo.
o Control Interno previo.
o Control Interno continúo.
o Control Interno posterior.
o Limitaciones del Control Interno.
o Evaluación del sistema de Control Interno.
o Métodos de evaluación.
Auditoría.
o Pistas de auditoría.
o Propósito de las pistas de auditoría.
o Marcas de auditoría.
Sistemas de información
o Componentes de un sistema de información
Novedad
Con los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado que incluya pistas de auditoría se fortalecerá el
Sistema de Información de La UNIANDES.
8
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
1. CONTROL INTERNO
Definición 1.1
Para MANTILLA S. (2007) “Es un proceso efectuado por el concejo de administración,
la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos”,
dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimientos de las leyes y normas aplicables.
1.1.1 Control interno como Proceso:
Porque incluye un conjunto de acciones que se interrelacionan y se extienden a
todas las actividades de una organización se relaciona a los procesos de:
planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las
actividades operativas de una organización.
1.1.2 Control interno realizado por personas:
Es establecido y ejecutado por los miembros de una organización quienes
establecen los objetivos e implantan los mecanismos de control, ya que ellos son
los únicos que conocen las necesidades y prioridades del personal que labora en
una institución.
1.1.3 Control interno como un grado de seguridad razonable:
9
Dará respuesta a la consecución de los objetivos de la organización, esta
información puede ser tomado por los directivos aunque puede ser afectado por
fallas humanas como: errores simples, equivocaciones o por la complicidad de
dos o más personas.
1.1.4 Control interno en la consecución de objetivos:
Los objetivos son alcanzables y fijados por cada entidad, se categorizan de tres
maneras:
Operacionales, es decir uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.
Información financiera, se relaciona con la preparación de estados financieros
públicos.
Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables .(Pág. 14-15)
1.1.5 Estructura
Está estructurado por el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras
medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable respecto al logro de objetivos del control interno.
Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la
efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. (Pág. 16-17)
ANÁLISIS
Los procesos a los cuales están regido un sistema de control ha permitido a las empresas
ser muchos más competentes debidos a su estructura, parámetros y procedimientos que
va desarrollando con eficiencia efectividad y eficacia dentro de una planificación.
Componentes del Control Interno 1.2
Para MANTILLA S. (2008). Está constituido por los siguientes:
10
EL AMBIENTE DE CONTROL: El personal es el núcleo del negocio, como
también el entorno donde trabaja, permite el ejercicio de prácticas, valores,
conductas y reglas necesarias para el funcionamiento de la institución.
GRAFICO No.01
Fuente: LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL
Elaborado por: RAQUEL BEDOYA
1.2.1 Integridad y valores éticos:
Se orienta al establecimiento de principios y valores éticos que rijan la
conducta del personal orientados a la integridad y compromiso hacia la
organización, estos valores serán regidos por los códigos de ética emitidos por la
máxima autoridad.
1.2.2 Administración Estratégica:
Se refiere al conjunto de planes a realizarse por las instituciones los mismos que
contendrán objetivos, programas, proyectos y actividades a realizarse durante un
No
rmas
del
Am
bie
nte
de
Co
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ol
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
ADMINISTARCIÓN ESTRATÉGICA
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE TALENTO HUMANO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DELEGACIÓN DE AUDITORIA
COMPETENCIA PROFESIONAL
COORDINACIÓN DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS
ADHESIÓN A LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES
AUDITORIA INTERNA
11
período, como también se establecerán indicadores de gestión que permitan
evaluar la gestión institucional.
1.2.3 Políticas y Prácticas de Talento Humano:
Para la buena administración del talento humano es necesario políticas los
mismos que garanticen el desarrollo profesional asegurando transparencia,
eficacia y vocación de servicio, es un proceso que inicia desde la planificación,
clasificación, reclutamiento y selección del personal, capacitación, evaluación y
promoción de acuerdo a las normas vigentes establecidas.
1.2.4 Estructura organizativa:
Se denomina estructura organizativa al organigrama funcional y estructural que
posee cada una de las entidades que atienden al Cumplimiento de la misión y
permite la consecución de objetivos, esta organización se la hará observando el
tamaño y la naturaleza de las actividades que se realizan en la entidad.
1.2.5 Delegación de Autoridad:
Se refiere a la asignación de autoridad y responsabilidad para las actividades de
operación y el establecimiento de relaciones de información y de autorización,
en el cual todo el personal que labora en una institución son incentivados a la
solución de problemas como también los límites de autoridad, las resoluciones
adoptadas por delegación será consideradas como si fueran tomadas por la
autoridad delegante.
1.2.6 Competencia profesional:
La competencia estará bajo la coordinación de la máxima autoridad de acuerdo a
los requerimientos de trabajos concretos, en base a los conocimientos y
habilidades de las servidoras y servidores que ayudarán a asegurar una actuación
ordenada, ética, eficaz y eficiente.
12
1.2.7 Coordinación de acciones administrativas:
Los responsables de la coordinación será la máxima autoridad y en unión con
sus directivos establecerán medidas propicias de control que permita el buen
funcionamiento de la institución y el cumplimiento de objetivos. Son el conjunto
de medidas ya implantadas y el diseño de controles efectivos creados para cada
área.
1.2.8 Adhesión a las políticas institucionales:
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades, quienes
observarán las políticas institucionales y las específicas dependiendo de las áreas
a las que pertenecen.
1.2.9 Unidad de Auditoría Interna:
La auditoría interna es un proceso que evalúa el sistema de control interno, los
procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos,
estratégicos y gestión, actuarán con criterio independiente respecto a las
operaciones o actividades auditadas, esta unidad estará integrada por un
personal multidisciplinario.
ANÁLISIS
Gracias a este componente en el control interno podemos definir el carácter de una
organización, de igual manera nos permite buscar y promover la conciencia y el
compromiso hacia el control aplicando sanas políticas de administración, conociendo y
cumpliendo las leyes y políticas establecidas.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL: 1.3
Son todas las acciones que realizan sus Directivos para el cumplimiento de
actividades, se orientan al establecimiento y ejecución de políticas y
13
procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos, para ello se establecen las
siguientes normas:
Procedimientos de Autorización y aprobación.
Controles sobre el acceso a recursos.
Rendición de Cuentas.
Segregación de Funciones.
Verificaciones y conciliaciones.
Revisión de Procesos, Actividades y tareas.
Evaluación del costo beneficio.
Evaluación de desempeño.
Documentación de procesos, actividades y tareas.
ANÁLISIS
Como podemos observar es muy importante ir verificando el cumplimiento de las
actividades que realizan cada uno de los procedimientos, de igual manera la ejecución y
el desempeño que nos permita alcanzar los objetivos propuestos, por quienes tienen la
responsabilidad de hacerlo.
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO: 1.4
El monitoreo de los procesos y operaciones que realiza la entidad debe permitir
conocer en forma oportuna si el cumplimiento de obligaciones asumidas son
adecuados, que permitan el logro de objetivos y garantizar la idoneidad y calidad.
ANÁLISIS
En la elaboración de un buen plan de prevención y monitoreo permite la revisión de los
objetivos y el replanteamiento de estrategias, la verificación y actualización de los
contenidos del plan de acción propuesto. Además es esencial en un proceso de
planeación, ejecución y verificación de proyectos en la organización.
14
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: 1.5
Los sistemas de información y comunicación permite que el personal capte e
intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
operaciones para ello es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
La información que se identifica, recoge, procesa y se presenta por medio
de los sistemas deberán ser de reportes originados dentro de la institución.
Que la comunicación sea eficaz en todos los niveles de la organización de
carácter interno y externo.
Que las estrategias y sistemas integrados estén de acuerdo a la
planificación y diseño respondan a la necesidad de la entidad.
Que la información generada por los sistemas sean de calidad y de forma
oportuna que permita a la máxima autoridad tomar decisiones adecuadas
para gestionar y controlar las actividades de la entidad.
Que los medios utilizados para la comunicación sean eficientes
materializándose en manuales, políticas, memorias, avisos, mensajes en
video, verbales, etc.
ANÁLISIS
Utilizar y manejar un adecuado sistema de información y comunicación nos permite
interactuar de mejor manera al personal, además es importante tener un manejo muy
preciso de la información para la realización de cualquier proyecto a futuro ya que este
nos permite conocer el estado actual en que se encuentra la empresa.
SUPERVISIÓN: 1.6
Evalúa la calidad del control interno y permite que un sistema reaccione ágil y
flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, se lo define también como un
seguimiento por que se orienta a realizar varias actividades de autocontrol
incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad.
15
1.6.1 Características de la supervisión
Supervisión Continua: Aplicado en el transcurso normales de las
operaciones
Evaluaciones puntuales: Enfocado a la evaluación de la eficacia del
sistema.
Comunicación de las deficiencias de Control Interno: Se
comunicará de las deficiencias a la máxima autoridad. (Pág. 27-28-
29-30)
ANÁLISIS
Debemos tomar en cuenta que es preciso supervisar continuamente los controles
internos para asegurarse de que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy
importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que
una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
Importancia 1.7
Según MANTILLA, S. (2009). “El control interno ayuda a una entidad a conseguir sus
metas de desempeño, rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Este sistema no
asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede asegurar la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones, también es un
instrumento eficaz que permite lograr la eficiencia y eficacia en la realización de las
actividades institucionales”.
Objetivos del Control Interno 1.8
El control interno está orientado a ofrecer una garantía razonable del cumplimiento del
plan de organización y son los siguientes:
16
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como
productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores,
fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes, reglamentos y estimular al mismo tiempo la adhesión de los
integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.
Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a
través de informes oportunos.
Elementos del Control Interno 1.9
Plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la
autoridad y la responsabilidad.
Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para un
buen control de activo, pasivo, ingresos y gastos.
Procedimientos eficaces para llevar a cabo el plan proyectado.
Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de
estar en proporción con sus responsabilidades”. (Pág. 7-8 )
Clasificación del Control Interno 1.10
GRAFICO No.03
Fuente: UNIVERSIDAD DE LOJA CARRERA DE CONTABILIDAD (modulo 9)
Elaborado por: RAQUEL BEDOYA
POR SU NATURALEZA
•Control interno financiero
•Control interno administrativo
POR SU APLICACIÓN
•Control previo
•Control continuo
•Control posterior
17
1.10.1 Por su Naturaleza
1.10.1.1 CONTROL INTERNO FINANCIERO
Definición
Para MANTILLA, S. (2007) “Son el conjunto de medidas establecidas por una entidad
para el buen manejo de los recursos financieros observando y cumpliendo las normas
vigentes y los principios de contabilidad aceptados por contador, se relaciona
directamente con las operaciones realizadas por una institución.
Contable
Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a salvaguardar los
activos y la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan
seguridad razonable.
El control contable debe:
Proporcionar información veraz y oportuna.
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
Establecer responsabilidades en las operaciones.
Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
El sistema de contabilidad debe sustentarse en los principios de contabilidad
generalmente aceptados, normas de contabilidad gubernamental que comprenden:
Catálogo de cuentas
Manual de aplicación de cuentas
Procedimientos contables, libros, y sistema de contabilidad gubernamental
automatizado, adoptados por el Ministerio de Finanzas.
18
Objetivos del control interno contable
Verificar la exactitud de las transacciones desde su inicio hasta la conclusión
como: compras, ventas, costos, existencias, etc.
Las fases del control interno contable desde su autorización, ejecución,
anotación, y contabilización.
Permite reflejar la auténtica distribución de responsabilidades y líneas de
autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas
de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente,
comprueben el trabajo de los otros.
Establecer una clara y bien planteada organización y que cada uno de sus
miembros tenga un conocimiento apropiado de su función. (Pág. 20-21-22-23-
24-25)
ANÁLISIS
Este control nos permite tener seguridad, confiabilidad y exactitud en los registros en
informes financieros, debe estar manipulado por el personal muy responsable y
monitoreado por los niveles jerárquicos muy altos.
1.10.1.2 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Definición
Para MANTILLA, S. (2007) Es aquel que no tiene relación directa con la confiabilidad
de los registros contables, se relaciona directamente con el plan de organización,
métodos y procedimientos que ayudan a los directivos a lograr la eficiencia operacional
y el cumplimiento de las políticas de la institución.
El control administrativo está orientado al cumplimiento de objetivos y metas,
lográndolo con eficiencia y responsabilidad en los servidores públicos que realizan
acciones dentro de las instituciones, que inicia desde el Incorporación del Talento
Humano, la clasificación de puestos, evaluación rotación del personal, capacitaciones,
actuación y honestidad, asistencia e información actualizada.
19
Importancia
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. El proceso de control permite
que el gerente controle el desempeño de los empleados.
Objetivos
Proteger los bienes organizacionales contra robos o mala utilización, mediante la
exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de
responsabilidades.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa,
mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad
y sistemas de incentivos.
Limitar la cantidad de autoridad ejercida para las diversas posiciones o por los
niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y
políticas, normas y reglamentos.
Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación
de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros.
Alcanzar los objetivos de la empresa, puesto que ayudan a definir el propósito
apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir
los resultados deseados.
Finalidad
Medir la actividad desarrollada.
20
Procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
Mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados
deseados.
ANÁLISIS
Para mejorar el funcionamiento de la entidad, ademad de dotarla de los recursos
necesarios e indispensables (humanos, materiales y financieros), debe poseer una
organización administrativa compatible con su finalidad o razón de ser. Debe cumpir
con el proceso administrativo completo de planeamiento, dirección y control como lo
acabamos de ver.
1.10.2 Por su Aplicación
1.10.2.1 CONTROL INTERNO PREVIO
Control realizado por los servidores de la institución quienes analizarán las actividades
propuestas antes de su autorización o ejecución, con respecto a la legalidad, veracidad,
conveniencia, oportunidad, pertinencia y en conformidad a los planes Institucionales.
1.10.2.2 CONTROL INTERNO CONTINUO
Es un control realizado en forma continua con la finalidad de inspeccionar y constatar
la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios prestados o recibidos.
1.10.2.3 CONTROL INTERNO POSTERIOR
Es realizado por la unidad de Auditoría Interna ante las respectivas autoridades y se
aplicará a las actividades institucionales con posterioridad a su ejecución.
Limitaciones del Control Interno 1.11
Cambiar una administración ineficiente por una excelente, el control interno no
asegura éxito ni supervivencia.
21
Un sistema de control interno sin importar cuan bien diseñado concebido y
operado promueve seguridad razonable no absoluta a la administración
observando el cumplimiento de objetivos ya que este cumplimiento puede verse
afectado por la toma de decisiones incorrectas o por la toma de este control por
dos o más personas.
Diseño de un sistema que refleje estrechez de recursos y los beneficios de los
controles en relación a sus costos. (Pág. 36-37-38)
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.12
Definición
Según YOLIMA, S., (2008). Es el conjunto de acciones que permite la modernización
institucional pública o privada mediante la aplicación de normas garantizando la gestión
administrativa, buscando crear una cultura organizacional que vincula el deseo de
superación individual en beneficio propio, de la organización y de la sociedad para
lograr el manejo eficiente, eficaz de recursos.
Métodos de Evaluación
Muestreo estadístico
Proceso en el cual se revisan altos volúmenes de documentos, para ello es necesario
programar pruebas de carácter selectivo, con la finalidad de extraer conclusiones sobre
la confiabilidad de sus operaciones.
Características:
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control
interno.
22
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer
una deducción adecuada.
Método de cuestionario
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por
parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas
dadas, construirá procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los
controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a
determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
Método narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los
registros y formularios que intervienen en el sistema.
Método gráfico
También llamado flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica de
las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y
explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.
Ventajas del método:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre
asuntos contables o financieros. (Pág. 33-34-35)
23
ANÁLISIS
Para aplicar uno de estos métodos de evaluación dependerá mucho de cada una de las
situaciones que se presenten, el elegir uno u otro método y especialmente identificar
aquellas oportunidades en donde utilizando el material que facilite la organización.
AUDITORIA 1.13
Para VILLAR, F.,(2010) Es una actividad documentada realizada con el objeto de
verificar, mediante el examen y evaluación de evidencias objetivas, que los elementos
del sistema aplicables son los adecuados y han sido desarrollados, documentados e
implementados de forma efectiva de acuerdo con los requisitos especificados.
Objetivo
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades
revisadas.
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las
Gerencias.
Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.
Podemos escribir los siguientes:
Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
Descubrir errores y fraudes.
Prevenir los errores y fraudes:
Exámenes de aspectos fiscales y legales.
24
Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial).
Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo,
entre otros. (Pág.66-67-68)
ANÁLISIS
Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del
tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones
es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración,
realizado por un profesional (auditor), es decir, una nueva herramienta de control y
evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un
organismo empresa o entidad con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar
su administración.
1.13.1 Pistas de auditoria
Definición.
Para ESPINOZA, S., (2011 ) Las pistas de auditoría no son controles por sí mismos,
son “pistas”, “huellas” o “rastros” que se requieren para el uso analítico y
administrativo; son más que todo un procedimiento que puede estar constituido por uno
o varios documentos, informes o simplemente desprenderse de un control o conjunto de
controles. En todos los sistemas, sean automatizados o no, las pistas de auditoría deben
estar siempre presentes, y deben de cumplir con tres requisitos básicos:
a) Que cualquier transacción pueda ser seguida, desde el documento fuente que la
originó, por medio del proceso a que es sometida, hasta las salidas (archivos,
consultas por pantalla o informes) y los totales a los cuales se agregan.
b) Que cada salida o resumen de datos, se pueda seguir hacia atrás, hasta la
transacción o cálculos que los produjeron.
25
c) Que cualquier transacción generada automáticamente, se pueda rastrear hasta el
evento o condición que la generó.
Si se toma en cuenta que la pista de auditoría no es un control, sino que es un
procedimiento de auditoría, con el fin de revisar documentos, cifras, procesos, balances,
saldos, controles, totales, etc., se pueden citar como ejemplos de ellas, los siguientes:
Cada adquisición de productos para inventarios se puede seguir, desde la requisición,
pasando por las cotizaciones, la orden de compra, el documento de recibo y la entrada a
bodega, hasta su inclusión en los totales del inventario; además se puede continuar con
el proceso de pago con la factura original, la emisión del cheque respectivo o la
transferencia electrónica al banco correspondiente.
a) La cantidad total que debe un cliente, se puede seguir hasta el documento que
originó su cuenta y los recibos de pagos periódicos, que produjeron el saldo
adeudado.
b) Una orden de pedido o de compra, “disparada” por una reducción de los
inventarios, por debajo del punto de pedido o de re-orden; se pueda detectar
fácilmente.
c) Que se puedan obtener con facilidad los documentos, comprobantes de diario y
los listados de las partidas contables, que afectan los proyectos en proceso.
d) La cantidad total que tiene un asociado (a), se puede seguir hasta el documento
que originó su cuenta y los recibos de ahorros o inversiones periódicos, que
produjeron el saldo acumulado.
1.13.2 Propósito de las pistas de auditoría
Normalmente una pista de auditoría tiene dos propósitos:
El propósito de implosión: Que permite rastrear una transacción desde su
origen, pasando por el proceso de transformación a que es sometida, hasta su
almacenamiento y presentación.
26
El propósito de explosión: Que permite la reconstrucción de las diferentes
operaciones a que ha sido sometida una transacción.
Para alcanzar el primero de estos propósitos se hace necesario almacenar, junto con la
transacción, los dos siguientes elementos:
El identificador del origen, que permite que la fuente de la transacción sea
rastreada de una manera única.
El identificador del destino, que permite que el dato que será afectado por la
transacción, sea identificado de una manera única. (Pág.470-471-472)
ANÁLISIS
En la actualidad, debido tanto a la tecnología como a los diferentes elementos que
existen para realizar auditorías, se ha vuelto mucho más sencillo diseñar las pistas de
auditoría que se necesitan para obtener evidencia. Lo más importante que debe aprender
y aplicar el auditor es que, independientemente del tipo de auditoría que esté realizando,
sea financiera, operacional, administrativa, de seguimiento o de tecnología de
información, siempre lo primero que debe hacer es saber a ciencia cierta, cuál es la
evidencia que debe recopilar, en qué medio reside y cuáles son las posibilidades y
medios para obtenerla; mientras no conozca estos aspectos de ninguna manera podrá
saber qué es lo que necesita hacer y cómo lograr su objetivo.
1.13.3 Marcas de auditoria
Para QUEVEDO, J., (2005) las marcas de auditoria son signos que se ponen a un
escrito para reconocerlo, así como completar la información plasmadas en las cedulas
de auditoria, incluir observaciones o comentarios.
Al igual que con los índices, cada auditor puede crear sus propias marcas y
procedimientos, procurando que se utilicen de manera uniforme en todos los trabajos
que realice.
27
Se recomienda la utilización de marcas estándar, entre las que señalamos las siguientes
Cotejado contra mayor o auxiliares.
Cálculos aritméticos verificados.
+ Confirmación enviada
Confirmación enviada y recibida de conformidad.
Comprobante de requisitos fiscales.
Inspeccionado físicamente.
Cotejado contra papeles de trabajo del año anterior.
PPC Papel de trabajo preparado por el cliente.
Se deben elaborar marcas simples y de fácil distinción. Para cualquier otra marca se
pueden anotar letras minúsculas encerradas en un círculo, para las cuales se deberán
señalar su significado en hoja anexa a la revisión del rubro donde se localice la marca o
en el propio documento en que aparece dicha marca. (Pág.20-21)
ANÁLISIS
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su
ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas
en lápiz.
Sistemas de información 1.14
Para ANDREU, R. Y VALOR, D. (2006), definen los sistemas de información como el
conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto estructurado de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y
distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la
toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la
empresa de acuerdo con la estrategia.
28
El sistema de información de una organización debe, tal y como expone la definición,
proporcionar tres funciones. La primera función hace referencia a la práctica y
coordinación de las acciones operativas que se realizan de forma habitual a lolargo de la
entidad.
La segunda función es poder ejercer el control necesario para identificar las acciones
que van en contra de los objetivos de la organización, y a partir de aquí dirigir nuevas
acciones rectificadoras de una forma eficiente. La tercera función de un sistema de
información es proporcionar los datos necesarios para ayudar a tomar decisiones a nivel
operativo, directivo y estratégico. Las tres funciones tienen como objetivo final el
correcto funcionamiento de la organización. (Pág. 14-15)
1.14.1 Sistemas de información contable
Los subsistemas de información contable son los siguientes:
Personal, costos de mano de obra y nómina.
Planificación de necesidades de materiales de cambio neto.
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Mayor general y sistemas de informes financieros
Sin embargo para GÓMEZ, A., ABAJO, N., (2009). Se cuenta con muchos programas
comerciales de computadora para los sistemas de información que se usan en tales
casos. Dichos programas se encargan principalmente del control de transacciones, estas
son los componentes esenciales de las operaciones de los negocios y por tanto,
constituyen el objeto primario del control interno. Las transacciones incluyen los
intercambios de activos o servicios con personas ajenas a la entidad y las transferencias
o usos de activos o servicios en ella. Las funciones principales que intervienen en el
flujo de las transacciones y los activos conexos abarcan la autorización, realización y
registro de las transacciones, así como la contabilidad de los activos resultantes.
29
Necesitamos tener una idea general del significado de operación. Una operación
describe algo que se ha hecho. Y ese “algo” puede ser un acto físico, una actividad
mental o combinación de ambas cosas. A partir de este concepto elaboramos una
jerarquía de definiciones:
Una operación.- es un conjunto de elementos de trabajo que culminan en el
cambio intencional de un objeto en cualquiera de sus características físicas o
químicas, el montaje o desmontaje de sus componentes, la organización de otra
operación, el transporte, la inspección o registro de un objeto, el registro de
datos. Una operación se produce también cuando un esfuerzo mental es aplicado
a una parte elemental de un problema complejo o simple.
La tarea.- es un conjunto de operaciones, a menudo especial o de un solo
tiempo, con un objetivo de terminar previamente establecido, que se ejecutan en
una o varias estaciones de trabajo.
El proceso.- es el conjunto de todas las operaciones requeridas para alcanzar los
objetivos de un subsistema o sistema total. (Pág. 22-23-24)
Mientras que para FERNÁNDEZ, V., (2006). Un sistema es un conjunto de
componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Aunque existe
una gran variedad de sistemas la mayoría de ellos pueden representarse a través de un
modelo formado por cinco bloques básicos elementos de entrada, elementos de salida,
sección de transformación, mecanismos de control y objetivos.
Mientras hay un gran consenso en la definición de sistema. En la actualidad, la
expresión sistema de información se utiliza de forma común y habitual en las
organizaciones, sin embargo existen tantas definiciones y matrices. A un asi, y
basándonos en la definición dada de sistema, se podría realizar una primera
aproximación definiéndola como un conjunto de componentes que interaccionan entre si
para lograr un objetivo común, satisfacer las necesidades de información de una
organización. (Pág. 11-12-13-14-15-16-17-18)
30
1.14.2 Componentes de un sistema de información
Debido a la naturaleza los sistemas de información propuesta por BENDEY, W.,
DITTMAN, M., (2004). Dicha visión de los sistemas de información propone diversos
componentes que deben interactuar entre ellos para un correcto desarrollo del sistema de
información. A continuación se analiza cada uno de los componentes que formen parte
de un sistema de información. Así como de sus relaciones:
Un sistema de información Individuos participantes
Para FERNÁNDEZ, V., (2008) El primer componente que se analiza, que es el más
importante, es el formado por las personas. Todos los individuos que puedan y deban
participar en el desarrollo de un sistema de información se pueden clasificar en función
de la visión que tienen. En este caso la clasificación está formada por cinco grandes
grupos.
Propietario
Usuarios
Diseñadores
Constructores
Analistas
1.14.3 Propietarios del sistema
Son aquellas personas que patrocinan y promueven los sistemas de información. Entre
las funciones de los propietarios esta fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo
y el mantenimiento de los sistemas de información y dar el visto bueno al sistema final.
Debido a la distancia existente entre los propietarios de sistemas, el desarrollo y
mantenimiento, los propietarios suelen participar en el proyecto en términos muy
generales y sin entrar en detalle.
31
1.14.4 Usuarios de sistemas
Son aquellos que utilizan el sistema de información de una forma regular para capturar,
introducir, validar, transformar, y almacenar los datos de información. Entre todos los
grupos de individuos que participan en el desarrollo, los usuarios es el más cuantioso.
Los sistemas de información pueden ser utilizados por una gran cantidad de individuos
con objetivos y necesidades muy diversas. Es por ese motivo que puede ser interesante
agrupar a los usuarios en grupos y subgrupos en función de la relación con la
organización. Se puede distinguir entre usuarios internos a la empresa y usuarios
externos.
GRAFICO No.04
1.14.5 Diseñadores de sistemas
Son expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones
manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos.
A diferencia de los propietarios y de los usuarios, los diseñadores se centran en aspectos
tecnológicos más que en aspectos de negocio. La divergencia existente entre la
perspectiva de los usuarios de sistemas y la de los diseñadores de sistemas hace
necesario introducir un nuevo individuo en el desarrollo, el analista de sistemas.
USUARIOS
Internos
Externos
Personal administrativo
Profesionales y técnicos
Gestores y directivos
Clientes
Proveedores
Aliados
Trabajadores externos
32
1.14.6 Constructores de sistemas
Los constructores son otro tipo de especialistas en tecnología, son los encargados de
fabricar el sistema de información basada en las especificaciones de diseño obtenidas de
los diseñadores. Los avances tecnológicos han llevado a especializar a los constructores
en distintas tareas en el desarrollo. Entre ellas pueden nombrar la de programador de
aplicaciones informáticas.
1.14.7 Analista de sistemas
Es una persona que estudia los problemas y las necesidades de la empresa para
determinar cómo podían combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos y la
tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa.
En una gran cantidad de ocasiones el analista coincide con el diseñador de sistemas. Sin
embargo es recomendable tener presente que esta persona está desempeñando dos
papeles al mismo tiempo. (Pág. 15-16-17-18-19)
ANÁLISIS
El enfoque de sistemas tiene como propósito enfrentarse a los problemas gradualmente
más complejos que trazan la tecnología y las organizaciones modernas, problemas que
por su naturaleza sobrepasan nuestra intuición y para los cuales es necesario entender su
estructura y procesos (subsistemas, relaciones, restricciones del medio ambiente).
33
CAPÍTULO II
MARCO METODOLOGICO
2 Descripción Metodológica de la Propuesta
Modalidad de la Investigación 2.1
En este trabajo investigativo se empleó la modalidad cuali-cuantitativa, porque:
Cualitativa
Debido a que se parte de un diagnóstico interno del Departamento de Titulación
y Grado de la “UNIANDES”, sobre el los procedimientos que realiza en el
Departamento.
Cuantitativa
Porque para la investigación de campo se utilizó la estadística descriptiva, la
misma que ayudó en la tabulación de datos de las encuestas efectuadas, los
cuales sirvieron como base para posteriormente desarrollar un Procedimiento de
Control Interno Administrativo y Financiero y de esta forma contribuir a
mejorar el Sistema de Información de la UNIANDES.
Tipo de Investigación 2.2
La presente investigación es de carácter descriptivo y bibliográfico porque está
dirigida a determinar como es y cómo está la situación del problema.
Diseño de la Investigación de Campo 2.3
2.3.1 Población y Muestra
La población considerada para este proyecto investigativo, está constituida por las
personas que laboran en el Departamento de Titulación y Grado son cinco:
1. Secretaria de Titulación y Grado
34
2. Asistente de Titulación y Grado (1)
3. Asistente de Titulación y Grado (2)
4. Asistente de Titulación y Grado (3)
5. Auditor documental
Por lo que, las encuestas a ser aplicadas a los clientes internos serán receptadas al
total de la población.
Métodos, Técnicas e Instrumentos 2.4
2.4.1 Métodos
Método Histórico - Lógico:
Porque mediante la fundamentación teórica, con rigurosidad científica en la
auditoría, se realizó la investigación bibliográfica de las principales
categorías de control interno que sustentaron su aplicación lógica, mediante
un procedimiento de control interno administrativo y financiero, a fin de
contribuir al Sistema de Información del Departamento de Titulación y
Grado “UNIANDES”.
Método Inductivo – Deductivo:
Porque la investigación se desarrolló por partes (Inducción), es decir se
diagnosticaron los aspectos administrativos y de servicio del Departamento
de Titulación y Grado de la “UNIANDES”, para justificar la necesidad de
implementar un Procedimiento de Control Interno Administrativo y
Financiero que contribuya al Sistema de Información de la Universidad
(Deducción).
Método Analítico-Sintético:
Porque a partir del análisis del Departamento de Titulación y Grado,
mediante la aplicación de encuestas a los integrantes del departamento y la
interpretación de sus resultados, se sintetizaron las respectivas conclusiones
y recomendaciones, que soportaron el Procedimiento de Control Interno
Administrativo y Financiero para este departamento.
35
2.4.2 Técnicas e Instrumentos
Se emplearon FUENTES documentales y de campo, tanto primarias (textos y
folletos de autores relacionados con el tema), como secundarias (artículos de
revistas especializadas e información basada de Internet) y también, se recurrió a
fuentes documentales terciarias (diccionario, abstract)
Las TÉCNICAS aplicadas son:
FICHAJE para incluir datos escuchados de los usuarios del Departamento de
Titulación y Grado de la UNIANDES, así como datos leídos en los diferentes
textos y que nos han servido para sustentar el marco teórico.
OBSERVACIÓN DIRECTA de la gestión administrativa y de servicio del
Departamento de Titulación y Grado de la “UNIANDES” y de esta manera
detectar sus falencias y requerimientos.
ENCUESTAS se aplicaron encuestas al personal que labora en el Departamento
de Titulación y Grado para determinar sus expectativas referentes a la solución
de los problemas y así, argumentar objetivamente la propuesta de un
Procedimiento de Control Interno Administrativo y Financiero.
Utilizando INSTRUMENTOS como fichas para recoger y sintetizar la
información bibliográfica y de campo, así como también Guías de Observación
y Cuestionarios, para la aplicación de las técnicas de campo antes mencionadas
(Observación Directa y Encuestas, respectivamente)
Análisis e Interpretación de los Datos de las Encuestas 2.5
Las encuestas se aplicaron al personal que labora en el Departamento de
Titulación y Grado de la “UNIANDES”, Matriz Ambato, de acuerdo al
cuestionario que consta en Anexos 1, cuyo resultado se exponen, se analizan y
se interpretan a continuación:
36
2.5.1 Encuestas Aplicadas a los Estudiantes de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Matriz Ambato
PREGUNTA No. 1
¿En su Departamento se encuentran claramente definidas las actividades, para
cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES?
CUADRO No.01
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 20
NO 4 80
TOTAL 5 100
GRAFICO No.05
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 20% del personal del Departamento de Titulación y Grado indica que si tiene
definidas las actividades para cumplir con las metas de la UNIANDES; y, el 80% no
tienen claramente definidas las actividades. De lo cual se deduce que no les permite
cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES.
37
PREGUNTA No. 2
¿El Departamento cuenta con mecanismos que miden los avances y resultados del
cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales?
CUADRO No.02
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0
NO 5 100
TOTAL 5 100
GRAFICO No.06
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la
UNIANDES responden que no cuentan con un mecanismo que mida los avances y
resultados del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales, de lo que se
concluye el desarrollo de los objetivos y metas Institucionales no se están cumpliendo.
0
20
40
60
80
100
SI NO
0
100
PORCENTAJE
38
PREGUNTA No. 3
¿En el departamento se realizan supervisiones permanentes y mejoras continuas
de las operaciones y actividades?
CUADRO No.03
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0
NO 5 100
TOTAL 5 100
GRAFICO No.07
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la
UNIANDES, indican que no realizan supervisiones y mejoras de las operaciones y
actividades, lo que se deduce que hay que tomar las alternativas necesarias para lograr
que en el futuro organizar supervisiones y mejoras continuas.
0
20
40
60
80
100
SI NO
0
100
PORCENTAJE
39
PREGUNTA No. 4
¿En el departamento se operan controles para garantizar que los servicios se
brindan con estándares de calidad?
CUADRO No.04
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0
NO 5 100
TOTAL 5 100
GRAFICO No.08
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de las personas que trabajan en el Departamento de Titulación y Grado de la
UNIANDES, indican que no realizan supervisiones y mejoras de las operaciones y
actividades, lo que se deduce que hay que tomar las alternativas necesarias para lograr
que en el futuro garantizar los servicios.
0
20
40
60
80
100
SI NO
0
100
PORCENTAJE
40
PREGUNTA No. 5
¿La información que genera y registra el departamento, en el ámbito de su
competencia, es oportuna, confiable, suficiente y pertinente?
CUADRO No.05
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 40
NO 3 60
TOTAL 5 100
GRAFICO No.09
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 40% de las personas que trabajan en el Departamento indica que la información que
genera en su dependencia es oportuna, confiable, suficiente y pertinente, mientras que
el 60% considera que no lo es.
Entonces, el Departamento de Titulación y Grado debe realizar las gestiones pertinentes
con los involucrados del Departamento, a fin que la información sea eficiente.
0
10
20
30
40
50
60
SI NO
40
60
PORCENTAJE
41
PREGUNTA No. 6
¿En el Departamento de Titulación y Grado se a realizado controles internos?
CUADRO No.06
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0
NO 5 100
TOTAL 5 100
GRAFICO No.10
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de los trabajadores encuestados responden que nunca se ha realizado controles
internos en el departamento, por lo que la Institución en forma urgente, debería realizar
este tipo de controles, con el objeto que de detectar errores y falencias, los cuales
ayudaría a la satisfacción a la población estudiantil a la cual brinda sus servicios.
0
20
40
60
80
100
SI NO
0
100
PORCENTAJE
42
PREGUNTA No. 7
¿Usted cree, que con la existencia de un procedimiento de control interno en su
departamento mejore el sistema de información de la Institución?
CUADRO No.07
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 100
NO 0 0
TOTAL 5 100
GRAFICO No.11
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100 % de los encuestados contestan que por la falta de un procedimiento de control
interno, se producen los inconvenientes en los trámites; y, la mayoría de los integrantes
del departamento no asumen sus funciones con responsabilidad. Lo que deducimos que
con la intervención de las autoridades para gestionar estos procedimientos de control
interno, ayudaría impresionantemente a adquirir y asumir las responsabilidades de cada
uno de los integrantes del departamento.
0
20
40
60
80
100
SI NO
100
0
PORCENTAJE
43
PREGUNTA No. 8
¿El departamento cuenta con un sistema automático de información?
CUADRO No.08
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0
NO 5 100
TOTAL 5 100
GRAFICO No.12
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN:
El 100% de los encuestados contestan que no tienen un sistema automático de
información, lo que le provoca un retardo en la recolección y emisión de la misma,
como podemos danos cuenta con la existencia de este mecanismo, la información
estaría organizada, lista para su uso posterior y generados para cubrir una necesidad u
objetivo.
0
20
40
60
80
100
SI NO
0
100
PORCENTAJE
44
CAPÍTULO III
3 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
TEMA: 3.1
“PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO PARA EL DEPARTAMENTO DE TITULACION Y GRADO
QUE CONTRIBUYAN AL SISTEMA DE INFORMACION DE LA
UNIANDES.”
3.1.1 Objetivo General
Diseñar los Procedimientos de Control Interno Administrativo y Financiero para el
Departamento de Titulación y Grado que contribuyan al Sistema de Información de La
UNIANDES.
3.1.2 Esquema de Contenidos
45
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO UNIANDES
PORTADA SITUACION ACTUAL ORGANIGRAMA BASE LEGAL MATRICES FLUJOGRAMAS
RAQUEL BEDOYA
46
3.1.3 SITUACION ACTUAL
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES- es un Centro de
Educación Superior, entidad de derecho privado y laico, con personería jurídica y
autonomía administrativa y financiera, que ofrece una formación integral a sus
estudiantes, sin distinción de sexo, raza, religión o política; por lo tanto, el ingreso de
los alumnos depende de sus capacidades intelectuales.
La presencia de UNIANDES se fundamenta en la experiencia de más de 20 años en la
educación privada ecuatoriana de entidades educacionales de los distintos niveles
fundados por profesionales de la educación con una trayectoria de 40 años en el que
hacer educativo y de manera especial en el nivel universitario.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” fue creada en
cumplimiento al Art. 7 de la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador.
Se basa en el informe No. 01235 del 10 de octubre de 1996 emitido por el Consejo
Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas CONUEP; en la Ley de creación de
la Universidad expedida por el Congreso Nacional el 9 de enero de 1997 y su
publicación en el Registro Oficial No. 07 del 20 de febrero de 1997, constituyéndose así
en Ley de la República. Además por el Estatuto Universitario aprobado por el
CONUEP, según resolución No. 02 del 15 de octubre de 1997 y sus Reformas, según
Of. No. CONESUP.STA del 28 de mayo del 2001; y, por el Proyecto Sistema de
Teleducación autorizado por el CONUEP según resolución No. 00853 del 23 de
septiembre de 1998.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” tiene su matriz en la
ciudad de Ambato, sus extensiones funcionan en las ciudades de: Tulcán, Ibarra, Santo
Domingo, Quevedo, Babahoyo, Riobamba y el Puyo.
47
3.1.4 ORGANIGRAMA
3.1.5 BASE LEGAL
El marco legal que sustenta las funciones que realiza el Departamento de Titulación y
Grado de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, Matriz Ambato es el
Reglamento de Graduación, el mismo que en su Capítulo III, referente a los
Procedimientos para la Sustentación e Incorporación expresa textualmente lo siguiente:
Art. 9. Del señalamiento de fecha para el grado.
El estudiante será notificado por el Departamento de Titulación y Grado con al menos
quince días de antelación al ejercicio de la sustentación del trabajo de grado.
Art. 10. De la conformación del tribunal.
El Tribunal de grado estará integrado por: El Presidente del Tribunal y dos miembros
designados por la Dirección de Carrera, es de obligación la presencia de los lectores.
SECRETARIA DE TITULACIÓN Y GRADO
ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 ASISTENTE 3
AUDITOR ACADEMICO
48
Art.11. De la incorporación.
Los aspirantes que hayan cumplido con todos los requisitos para la obtención de títulos
intermedios, deben concurrir a la ceremonia de incorporación en el día y hora que
determine la Universidad por medio del Departamento de Titulación y Grado.
En caso de inasistencia el interesado deberá presentar una solicitud para que la
universidad le señale nuevo día y hora para la incorporación, la misma que se la podrá
realizar en los siguientes treinta días.
En el caso de los títulos terminales, cumplidos los requisitos exigidos por la
Universidad, se realizará la incorporación en el acto de sustentación.
En el caso de que el estudiante no alcance la calificación mínima para optar por el título,
deberá presentar una solicitud para fijar una nueva convocatoria en el plazo de noventa
días.
Si vuelve a ser reprobado, el estudiante tendrá una última oportunidad que la tramitará
de la misma manera. De no aprobar la tercera oportunidad el estudiante
automáticamente ingresará al programa de actualizaciones de conocimientos.
Art. 12. Los estudiantes de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES, una vez concluido su proceso académico, deberán presentar el respectivo
trabajo de grado en un plazo máximo de dos años, una vez superado éste tiempo, el
estudiante estará obligado a realizar los MODULOS DE ACTULIZACION DE
CONOCIMIENTOS, a fin de que pueda graduarse conforme lo dispuesto en el presente
reglamento.
49
3.1.6 MATRICES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO
E Operación incorrecta
A Comprobantes sin firmas correspondientes
F Sin comprobante
X Comprobante sin lleno de requisitos
Y Comprobante con requisitos completos
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
SIMBOLIGÍA
50
3.1.7 MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS
Nº PROCEDIMIENTO OBJETIVO PISTAS DE AUDITORIA MARCAS RESPONSABLE TIEMPO
1 Señalamiento de la
fecha de defensa del
trabajo de grado.
Determinar la fecha y
hora para la defensa de
los trabajos de tesis para
elaborar la respectiva
convocatoria a cada
egresado.
Petición de informe a al
Departamento de Procesos de
Titulación. (30 días de
anticipación)
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Conformación de grupos de
cinco hasta seis egresados
habilitados por carrera (Matriz de
Tribunales)
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
5 DIAS
Definir fecha y hora para cada
egresado.V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
2 DIAS
Convocatoria a los egresados (15
días de anticipación a la
defensa).
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
5 DIAS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Determinación de la fecha de Defensa del Trabajo de Grado
51
2 Conformación del
tribunal.
Designar los tribunales
de
grado de los grupos de
egresados y enviar los
informes a las instancias
correspondientes.
Petición de informes de asesores
y lectores. (revisión en el archivo
magnético)
F SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Designación de los tribunales de
grado, teniendo como miembros
a los asesores y lectores del
grupo. (obligatoria)
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
2 DIAS
Enviar informe de los tribunales
de defensa de trabajos de grado
para autorización por el Director
de Carrera. (15 días de
anticipación).
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Enviar informe de tribunales de
defensa de trabajos de grado a las
Asistentes del Departamento de
Titulación (15 días de
anticipación).
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Enviar informe de tribunales de
defensa de trabajos de grado a
Secretaria General para
elaboración de actas (5 días de
anticipación)
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Enviar informe de tribunales de
defensa de trabajos de grado a la
Gerencia de Investigación para
organización los ejemplares. (5
días de anticipación)
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
52
Nº PROCEDIMIENTO OBJETIVO PISTAS DE AUDITORIA MARCAS RESPONSABLE TIEMPO
1 Fijación de la fecha
del acto de
incorporación.
Definir la fecha y hora
del acto de
incorporación y efectuar
su difusión
oportunamente
• Recepción de informes
académicos, legales y
financieros. (30 días de
anticipación)
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
• Elaboración de la listas de
estudiantes habilitados para la
ceremonia de grado.
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
5 DIAS
• Enviar informe de los de los
estudiantes a incorporarse para
autorización por el Procurador
(15 días de anticipación).
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
• Definir la fecha, hora y
lugar de la ceremonia de grado V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Incorporaciones
53
• Enviar a publicar en la
página web de la Universidad,
carteleras y con los
coordinadores la información de
la
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
2 Conformación de los
integrantes de la mesa
directiva.
Determinar los
integrantes de la mesa
directiva y solicitar su
aprobación.
• Designación de los
integrantes habilitados antes de
la mesa directiva: los Decanos de
todas las carreras y autoridades
(mínimo 5 personas)
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
2 DIAS
• Enviar informe de la mesa
directiva para la autorización del
Procurador.
A SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
Enviar informe aprobado de la
mesa directiva a los Asistentes
del Departamento de Titulación
(15 días de anticipación).
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
1 DIA
54
Nº PROCEDIMIENTO OBJETIVO PISTAS DE AUDITORIA MARCAS RESPONSABLE TIEMPO
1 Incorporación o
nueva fecha de
defensa del trabajo de
grado.
Receptar solicitudes
para conformar grupos
de incorporaciones o de
determinación de nueva
fecha de defensa del
trabajo de grado
Recepción de la solicitud
para incorporación.
V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Revisión del visto académico. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Revisión del visto financiero. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Revisión del visto legal. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Inclusión en un nuevo grupo
de ceremoniaY ASISTENTE 1 o 2 30 DIAS
Recepción de la solicitud
para una nueva fecha de defensa
del trabajo de grado, con los
números telefónicos y la especie
respectiva (actualmente de 100
dólares).
Y ASISTENTE 1 o 2 1 DIA
Revisión del visto académico. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Revisión del visto financiero. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Revisión del visto legal. V ASISTENTE 1 o 2 ¼ DIA
Incluir en una nueva fecha
de defensa de trabajo de grado
dentro de 90 días.
V ASISTENTE 1 o 2 90 DIAS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Recepción de Solicitudes
55
Nº PROCEDIMIENTO OBJETIVO PISTAS DE AUDITORIA MARCAS RESPONSABLE TIEMPO
1 Revisión de nóminas:
académica, financiera
y de documentos de
los estudiantes para
su legalización.
Verificar y enviar las
nóminas académica,
financiera y de
documentos de los
estudiantes para
proceder a su
legalización.
Recepción de nóminas
aprobadas.
V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
Verificar nóminas
académicas por estudiante y
notificar las posibles
inconsistencias
Y ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
Verificar nóminas
financieras por estudiante y
notificar las posibles
inconsistencias
Y ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
Verificar nóminas de
documentos por estudiante y
notificar las posibles
inconsistencias.
Y ASISTENTE 1 y 2 ½ DÍA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Titulación
56
Envío de nóminas: académicas,
financieras y de documentos ya
verificadas, al personal
respectivo
A ASISTENTE 1 y 2 ½ DÍA
2 Envío a la imprenta
las nóminas de
graduados, para la
elaboración de los
títulos.
Receptar y verificar los
informes y los
expedientes de
documentación, para
elaborar los formatos de
envío de títulos a la
imprenta, con los datos
correspondientes a cada
estudiante a
incorporarse o a
graduarse
Recepción de los informes de los
estudiantes a incorporarse. V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
Recepción de los expedientes de
documentación de los estudiantes
que se incorporaran o graduarán.
V ASISTENTE 1 y 2 ½ DÍA
Cotejación de los expedientes de
documentación con los informes. V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
• Verificación de que se
encuentre completo el expediente
de documentación.
V ASISTENTE 1 y 2 1 DIA
Elaboración en el formato de
envió de títulos. V ASISTENTE 1 y 2 1 DIA
57
Digitación de los nombres
completos, número de cédula y la
denominación del título a
incorporarse o graduarse.
V ASISTENTE 1 y 2 1 DIA
Envió de las listas para la
elaboración de los títulos para su
aprobación.
V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
Envio de las listas adjuntando las
fotos en caso de la elaboración
de títulos terminales.
V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
• Envió de las listas aprobadas a
la imprenta. (15 días de
anticipación)
V ASISTENTE 1 y 2 ¼ DIA
3 Verificación de los
datos de los títulos.
Comparar los datos de
la nómina de
elaboración de títulos
con los títulos
elaborados, con el
objeto de detectar
errores.
Organización de los títulos
juntamente con la nómina de
elaboración de títulos.
V AUDITOR
ACADEMICO
½ DÍA
Se ordenan alfabéticamente los
títulos. V AUDITOR
ACADEMICO
½ DÍA
Comprobación de datos en los
títulos con la nómina de
elaboración.
V AUDITOR
ACADEMICO
½ DÍA
58
4 Consignación de
firmas
Enviar los títulos a las
respectivas
dependencias para que
sean firmados
Revisión del Auditor Académico. V ASISTENTE 1 1 DIA
• Se realiza un comunicado al
respectivo Decano. F ASISTENTE 1 ½ DÍA
Se realiza un comunicado al
Procurador. F ASISTENTE 1 ½ DÍA
Firma del Decano V ASISTENTE 1 ½ DÍA
Firma del Procurador V ASISTENTE 1 ½ DÍA
Se envían los títulos a la
Secretaria General para que sean
firmados.
V ASISTENTE 1 ½ DÍA
Se envían los títulos a la Rectora
para que proceda a firmarlos. V ASISTENTE 1 1 DÍA
5 Registro electrónico
de los códigos de
refrendación
Elaborar un registro
electrónico en donde
conste el código de los
títulos para el posterior
envío de un listado
Copia del archivo de elaboración
de títulos para utilizar los datos y
designar códigos, poniendo como
siglas las primeras letras de la
denominación del título.
V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
¼ DIA
Asentar la fecha de
refrendación.V SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
¼ DIA
Impresión de la lista de los
códigosV SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
¼ DIA
59
Envío de la lista de códigos.
(8 días de anticipación)
E SECRETARIA DE
TITULACIÓN Y
GRADO
½ DÍA
6 Codificación y
sellado de los Títulos
Consignar manualmente
los respectivos códigos
y sellos en los títulos
Cotejación de la lista de los
códigos con los títulos. V ASISTENTE 1 ¼ DIA
Si existe un faltante de código se
realiza la petición a la persona
encargada.
V ASISTENTE 1 ¼ DIA
Se procede a asentar los códigos
y fecha de refrendación de forma
manual con esfero azul y con
letra imprenta, evitando el
mínimo error.
V ASISTENTE 1 1 DIA
Se colocan los sellos de:
Procuraduría- Secretaria y
Rectorado
V ASISTENTE 1 ½ DÍA
60
SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS 3.2
FUENTE: Franklin Benjamín, Organización de Empresas, página 215
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES
“UNIANDES”
SIMBOLIGÍA
SÍMBOLO
REPRESENTA
INICIO O FIN.- Indica el principio o el término del flujo
o proceso
ACTIVIDAD.- Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento
LINEA.- Conecta una actividad con otra o con el inicio o el
fin de un proceso
Indica que existe continuidad entre las actividades de un
procedimiento con las de otro.
61
FLUJOGRAMAS 3.3
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES
“UNIANDES”
Determinación de la fecha de Defensa del Trabajo de Grado
INICIO
Petición de informe
a Gerencia de
Investigación
Conformación de
grupos de
egresados por
carrera
Definir fecha y hora
para cada egresado
Convocatoria a los
egresados
Petición de
informes de
asesores y lectores
Designación de los tribunales de
grado
Enviar informe de tribunales para autorización de
SG-P
Enviar informe de
tribunales a
Asistentes
Enviar informe de tribunales
a Secretaria Gral. para
elaboración de actas
Enviar informe de tribunales
a Gerencia de Inv. para
organización de ejemplares
FIN
V
V
V
E
F
V
E
E
E
E
62
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES
“UNIANDES”
Incorporaciones
INICIO
Recepción de informes
académicos, legales y
financieros
Elaboración de listas
de estudiantes
habilitados para
ceremonia de grado
Enviar informe de
estudiantes a
incorporarse para
autorización de SG-P
Definir fecha, hora y
lugar de la ceremonia
de grado
Enviar a publicar la
información de la
ceremonia de grado
Designación de los
integrantes de la mesa
directiva
Enviar informe de la
mesa directiva para la
autorización del
Procurador
Enviar informe
aprobado de la mesa
directiva a los
Asistentes del
Departamento
FIN
V
V
E
V
E
E
A
E
63
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES
“UNIANDES”
Recepción de Solicitudes
INICIO
Recepción de
solicitud para
incorporación con
los vistos buenos
Inclusión en un
nuevo grupo de
ceremonia
Recepción de
solicitud para nueva
fecha de defensa
Incluir en una
nueva fecha de
defensa de grado
FIN
V
Y
Y
V
64
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES
“UNIANDES”
Titulación
INICIO
Recepción de nóminas aprobadas.
Verificar nóminas académicas por
estudiante y notificar las posibles
inconsistencias.
Verificar nóminas de documentos
por estudiante y notificar las
posibles inconsistencias.
Envío de nóminas: académicas,
financieras y de documentos ya
verificadas
Recepción de los informes de los
estudiantes a incorporarse.
Recepción de los expedientes de
documentación de los estudiantes
que se incorporaran o graduarán.
Cotejación de los expedientes de
documentación con los informes.
Verificación de que se encuentre
completo el expediente de
documentación.
Elaboración en el formato de envió
de títulos.
Digitación de los nombres
completos, número de cédula y la
denominación del título a
incorporarse o graduarse.
Envió de las listas para la
elaboración de los títulos para su
aprobación.
Envió de las listas adjuntando las
fotos en caso de la elaboración de
títulos terminales.
Envió de las listas aprobadas a la
imprenta.
V
V
V
A
V
V
V
V
V
V
V
V
E
V
Y
Y
65
Organización de los títulos
juntamente con la nómina de
elaboración de títulos.
Se ordenan alfabéticamente los
títulos.
Comprobación de datos en los
títulos con la nómina de
elaboración.
Revisión del Auditor Académico.
Se realiza un comunicado al
respectivo Decano.
Se realiza un comunicado al
Procurador.
Firma del Decano
Se envían los títulos a la Secretario
General para que sean firmados.
Se envían los títulos al Señora
Rectora para que proceda a
firmarlos.
Copia del archivo de elaboración
de títulos para utilizar los datos y
designar códigos.
Asentar la fecha de refrendación.
Impresión de la lista de los códigos
Envío de la lista de códigos
Cotejación de la lista de los
códigos con los títulos.
Si existe un faltante de código se
realiza la petición a la persona
encargada.
Se asientan los códigos y fecha de
refrendación de forma manual,
evitando el mínimo error.
Se colocan los tres sellos de:
Procuraduría, Secretaria y
Cancillería.
FIN
V
F
F
V
V
V
V
V
V
V
V
V
E
V
V
V
V
66
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 3.4
3.4.1 CONCLUSIONES
No existen manuales de función para cada uno de los cargos, lo que no permite que el
personal no tengan una certeza de cuáles son las responsabilidades de cada cargo, esto
es una consecuencia de falta de preocupación por parte de la Institución para la
generación de los manuales de funciones provocando que el personal no tenga claras y
delimitadas sus responsabilidades y nivel de autoridad, así como las características de su
trabajo, así como carga laboral en exceso en algunos cargos y desmotivación en las
personas.
La inexistencia de un de Control Interno en el Departamento de Titulación y Grado, ha
generado problemas en el correcto funcionamiento de ciertos procesos en los
departamento, que han provocado un mal manejo de los recursos de la Institución
produciendo falta de eficiencia en el uso de los mismos, así como valores perdidos que
se hubieran evitado si existieran puntos de control establecidos y una correcta
supervisión.
El trabajo muestra la importancia de un correcto funcionamiento de un Control Interno
en la Institución, pues con esta herramienta permite visualizar los puntos críticos en le
Departamento y establecer lineamientos de control que permitan entregar una
información confiable de su situación administrativa, financiera y como de sus
operaciones, ya que no es suficiente contar con políticas corporativas administrativas
para la adecuada marcha de los procesos, si no políticas y procedimientos de control
interno y establecer un responsable para verificar su cumplimiento.
67
3.4.2 RECOMENDACIONES
Realizar un procedimiento de Control Interno administrativo y financiero para el
departamento de Titulación y Grado de la UNIANDES se mejorara el Sistema de
información, la eficiencia en el uso de los recursos y que evite la pérdida de los
mismos, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos de la entidad y una
adecuada supervisión del cumplimiento de los objetivos establecidos por la institución.
La gerencia deberá establecer indicadores de desempeño para verificar el cumplimiento
de los objetivos y metas institucionales propuestas, por la misma, una vez que hayan
sido implementados para verificar que estos sean respetados y certificar el correcto
funcionamiento del control Interno.
Realizar un levantamiento de funciones para cada uno de los puestos existentes en la
institución, que permita, delimitar las responsabilidades de cada uno de los empleados
de la entidad, definir los perfiles de cada de los puesto con el fin de ser comunicados al
personal que ingresa a la compañía, mantener actualizada la base de los requerimientos
de personal.
Con un Sistema de automático de Información permitirá realizar una evaluación para
encontrar los puntos críticos a los que están expuestos este Departamento y que les
permita establecer parámetros de control propios para generar información confiable,
oportuna, pertinente y flujos de sus operaciones correctas, complementando sus
políticas y valores corporativos.
68
BIBLIOGRAFÍA
MANTILLA, S., (2007), “CONTROL INTERNO- INFORME COSO”, Administración
de riesgos del emprendimiento, Primera Edición. SANTA FE DE BOGOTA,
BOGOTA.
CHARLES T. HORNGREN, GEORGE FOSTER, SRIKAN M. DATAR; (2009),
“Contabilidad de Costos, un enfoque gerencial” Décima Edición. MÉXICO DF,
MÉXICO.
MANTILLA, S., (2008), “CONTROL INTERNO- INFORME COSO”, Administración
de riesgos del emprendimiento, Cuarta Edición. SANTA FE DE BOGOTA, BOGOTA.
HORNGREN, F., SUNDEM, J., ELLIOTT, D. (2010) “Introducción a la Contabilidad
Financiera”, Séptima Edición, Madrid, España.
ESPINOZA, S., (2011), The Econimics of Microfinance, Boston. MIT Press
VILLAR, F., (2010). Auditoria administrativa, evaluación y diagnostico empresarial,
México, México DF, (3ª Edición).Pearson educación de México, S.A., de C.V:
MALDONADO, M., (2012). Auditoría de gestión, quito ecuador, (4ª edición),
Producciones digitales Abya- Yala
LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL, (2013).
CAPITULO VIII
HORNGREN, C., (2005), Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas,
MEXICO D.F. UTEHA.
AMAT, E., SALAS O, (2010)” Análisis Económico Financiero, Gestión,”, Décimo
Sexta Edición, Barcelona, España
YOLIMA, S., (2005) “Auditoria de Control Interno”, Primera Edición, Bogotá,
Colombia.
FERNÁNDEZ, V., (2006) “Desarrollo de Sistemas de Información”, Primera Edición,
Cataluña, España.
69
GÓMEZ, A., ABAJO, N., (2008) ”Los Sistemas de Información en las Empresas”,
Primera Edición, Austria España.
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sQTspYLoDQ&ved=0CDgQ6AEwAg
http://books.google.com.ec/books?id=Mt8ku1gAsO4C&printsec=frontcover&dq
=control+interno&hl=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLG-
sQTspYLoDQ&ved=0CDIQ6AEwAQ
http://books.google.com.ec/books?id=qENNV96qCSgC&dq=control+interno&h
l=es&sa=X&ei=rVFyU_WWPLG-sQTspYLoDQ&ved=0CEwQ6AEwBg
70
ANEXOS
ANEXO 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DEL
DEPARTAMENO
Las respuestas que nos proporcione permitirán de manera cooperativa la detección de
problemas existentes en el departamento.
Por favor, marque con una (X) la respuesta que usted estime conveniente:
1. ¿En su Departamento se encuentran claramente definidas las actividades,
para cumplir con las metas establecidas por la UNIANDES?
SI
NO
2. ¿El Departamento cuenta con mecanismos que miden los avances y
resultados del cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales?
SI
NO
3. ¿En el departamento realizan supervisiones permanentes y mejoras
continuas de las operaciones y actividades que realizan?
SI
NO
4. ¿En el departamento se operan controles para garantizar que los servicios
se brindan con estándares de calidad?
SI
NO
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5. ¿La información que genera y registra el departamento, en el ámbito de su
competencia, es oportuna, confiable, suficiente y pertinente?
SI
NO
6. ¿En el departamento se a realizado controles internos?
SI
NO
7. ¿Usted cree, que con la existencia de un procedimiento de control interno
en su departamento mejore el sistema de información de la Institución?
SI
NO
8. ¿El departamento cuenta con un sistema automático de información?
SI
NO
Gracias por su colaboración.
