SISTEMA INTEGRADO DE

GESTION

Ministerio del Trabajo Agosto 17 de 2012

Sistema Integrado de Gestión en

el Ministerio del Trabajo

ENFOQUE EN PROCESOS

“EL PROCESO” es el conjunto de actividades

relacionadas mutuamente o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.

PROCESOS ESTRATEGICOS

Administración del SIG

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

Gestión del Talento Humano

Comunicación Institucional

Direccionamiento Estratégico

Gestión Tecnologías de Información y Comunicación

Administración de Bienes y Servicios

Gestión Financiera Gestión de Contratación

Gestión del Servicio a la Ciudadanía

PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

Evaluación Independiente

Formulación de Políticas

Públicas

Implementación de Políticas

Públicas

Seguimiento de Políticas Públicas

Inspección, Vigilancia y

Control

Cooperación y Relaciones

Internacionales

Gestión Documental

Control Interno Disciplinario

Gestión Ambiental Gestión Jurídica

SATI

SFA

CC

IÓN

DEL

CLI

ENTE

-CIU

DA

DA

NO

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE

DOCUMENTOS Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles

para:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su

emisión.

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente.

Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de

revisión actual de los documentos.

Asegurase de que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentran disponibles en el punto de uso.

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE

DOCUMENTOS Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles

para:

Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y

fácilmente identificables.

Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo

y se controla su distribución.

Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y

aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se

mantengan por cualquier razón.

PIRAMIDE

DOCUMENTAL POLITICA Y

OBJETIVOS SIG

MANUAL SIG

MAPA DE PROCESOS

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS, GUIAS, FORMATOS, MANUEALES, PROGRAMAS, OTROS

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

CODIFICACIÓN DE

LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificación

Manual M

Proceso PR

Procedimiento PD

Instructivo I

Guía G

Programas P

Formatos F

Otros

documentos

DC

ABREVIATURA DE

LOS PROCESOS

Proceso Sigla

Direccionamiento Estratégico DE

Cooperación y Relaciones

Internacionales

CRI

Administración del SIG SIG

Comunicación Institucional CI

Gestión del Servicio a la Ciudadanía GSC

Formulacion de Politicas Publicas FPP

Implementacion de Politicas Publicas IPP

Seguimiento de Politicas Publicas SPP

Inspeccion, Vigilancia y Control IVC

ABREVIATURA DE

LOS PROCESOS

Proceso Sigla

Gestión de Talento Humano GTH

Gestión de Tecnología de Información y

Comunicaciones

TIC

Gestión Documental GD

Administración de Bienes y Servicios ABS

Gestion Ambiental GA

Gestion Financiera GF

Gestion de Contratación GC

Gestion Jurídica GJ

Evaluación Independiente EI

Control Interno Disciplinario CID

CÓMO SE CODIFICA

UN DOCUMENTO

GTH – PD - 01

GTH - PD - 01

Abreviatura del

proceso

Codificación del

documento

Número

Consecutivo

Ejemplo: Procedimiento Liquidación de Nómina

MATRIZ DE

ELABORACIÓN,

REVISIÓN, APROBACIÓN

DE DOCUMENTOS TIPO DE

DOCUME NTO

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Política del SIG,

objetivos de SIG,

mapa de procesos

Servidor público

asignado por el Jefe

de la Oficina Asesora

de Planeación

Representante de la

Dirección para el SIG

Comité de Dirección

Manual de del SIG Servidor público

asignado por el Jefe

de la Oficina Asesora

de Planeación

Jefe Oficina Asesora

de Planeación

Representante de la

Dirección para el SIG

Caracterización de

procesos

Gestor de cada

proceso

Representante de la

Dirección para el SIG

Responsable del

proceso

Procedimientos,

instructivos, guías,

formatos, manuales

Gestor de cada

proceso y servidor

público asignado por

el responsable del

proceso

Representante de la

Dirección para el SIG

Responsable del

proceso

QUÉ ES UN

PROCEDIMIENTO ?

Forma especificada para llevar a cabo una o

más actividades de un proceso.

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO

PROCESO XXX

PROCEDIMIENTO YYY

Código

Versión

Fecha

Página

Encabezado:

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO

1. Objetivo: Describir el propósito del procedimiento. El objetivo debe ser

medible. Su redacción debe iniciar con verbo en infinitivo.

2. Alcance : Indica el inicio y fin de procedimiento, cobertura.

3. Definiciones: Se relacionan los términos que requieren ser descritos a fin

de facilitar el entendimiento del procedimiento. Puede incluir términos

técnicos, siglas, abreviaturas, extranjerismos

4. Generalidades del procedimiento: incluye políticas de operación del

procedimiento.

Cuerpo

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO

5. Descripción de las actividades: presenta la relación de las actividades

necesarias para cumplir con el objetivo del procedimiento.

Cuerpo

Nro. Actividad Responsa

ble

Registro

/documento

1

2 n

Nro: Número consecutivo de la actividad.

Actividad: Describe la actividad y cómo realizarla.

Estas actividades deben:

•Cubrir el ciclo PHVA completo

•Tener una secuencia lógica.

•Redactarse iniciando con verbo en infinitivo.

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO Cuerpo

Responsable: Cargo o rol responsable de ejecutar la actividad.

Registro/ Documento: Documento o registro que evidencia o es el

resultado de una actividad.

6. Requerimientos técnicos del procedimiento: se incluyen aquellos

requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación

eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la

identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos.

Se redacta haciendo referencia al numero de la actividad y sus

correspondientes requerimientos.

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO Cuerpo

7. Anexos: se relacionan los documentos que hacen parte integral del

procedimiento. Ej. Tablas, matrices, diagramas y los documentos asociados:

formatos, guías, instructivos, programas.

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO Control de cambios y registro de aprobación:

No.

versión

Item del

Cambio

Cambio

realizado

Motivo del

Cambio

Fecha

del

cambio

Elaboró Revisó Aprobó Fecha

Nombre

Cargo

Firma

FORMATO DE

PROCEDIMIENTO

(Instrucciones de forma)

•Redactarse en tercera persona.

•Uso de lenguaje claro y suficiente para que otras

personas puedan entender el documento.

•Evitar el uso de abreviaturas, en caso de requerirse se

incluirán en la sección "Definiciones".

•Tipo de letra Arial

•Tamaño de letra: 12

COMPROMISO……. ELABORAR LOS PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL MINISTERIO DEL TRABAJO.

Cómo lo haremos?

1 Asistir explicación metodológica. Gestores y equipos de trabajo

2

Entregar los procedimientos existentes en el Ministerio

de Protección Social. Corporación DeCiDe

3

Generar listado preliminar de procedimientos del

proceso con base en la revisión de la caraterización y

de los procedimientos existentes en el Ministerio de

Protección Social Gestores y equipos de trabajo

4 Elaborar o ajustar los procedimientos Gestores y equipos de trabajo

5 Revisar la propuesta de procedimiento. Equipo de trabajo gestor

6 Revisar el procedimiento

Persona asignada (Corporaciôn

DeCiDe, Oficina Asesora de

Planeaciôn)

7

Ajustar el procedimiento con base en las

observaciones. Gestor

8 Revisar el contendio temático del procedimiento Oficina Asesora de Planeacion

9 Revisar el contendio temático del procedimiento. Responsable proceso

10

Revisar el contendio temático y cumplimiento requisitos

SIG del procedimiento Oficina Asesora de Planeaciôn

11 Aprobar y publicar el procedimiento Ver Control de Documentos

PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE PROTECCIÓN

SOCIAL.

Gracias por su atención……