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MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009

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PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES PARACOMPLETAR UNA TABLA DE PLAZOS DE

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.CASO COSTARRICENSE

Natalia Cantillano Mora1

Jorge Emilio Jiménez Espinoza2

1. INTRODUCCIÓN

El proceso de selección y eliminación documental, es de vital importancia en laarchivística moderna, debido a que por medio de éste, se determina la informaciónque se debe custodiar de forma permanente y cual se conserva durante un tiempodeterminado, para posteriormente ser eliminada.

Como parte del quehacer diario de los archivos, es conocido que el centro deinformación que no aplique una adecuada selección y eliminación documental,enfrentará graves problemas relacionados con la saturación del espacio (tantofísico como electrónico), así como, dificultades en las tareas de clasificación,ordenación y descripción.

Todo lo anterior, además de acarrear una deficiente facilitación de lainformación y atención al usuario, produce un desperdicio de recursos humanos ymateriales. Al carecer de una adecuada valoración y selección documental, sepuede caer en el error de tratar documentos que por su escasa vigencia, estándestinados a ser rápidamente eliminados y por tanto, el trabajo invertido en ellostambién.

Por consiguiente, para garantizar la integridad del proceso archivístico, se debeaplicar el instrumento denominado, en la archivística costarricense, “Tabla dePlazos de Conservación de Documentos”, la cual debe ser implementada por todaslas entidades públicas, según lo indica la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº7202 y su Reglamento.

1. Bachiller en Historia y Archivística. Estudiante de Licenciatura en Archivística de la Universidad de CostaRica. Funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Dirección General del ArchivoNacional. Costa Rica.2. Bachiller en Archivística. Egresado de Licenciatura en Archivística de la Universidad de Costa Rica.Funcionario del Archivo Central. Compañía Nacional de Fuerza y Luz.

ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

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2. ANTECEDENTES DE LA CREACIÓN DE LA TABLA DE PLAZOS

El Archivo Nacional de Costa Rica fue creado mediante Decreto Nº 25 del 23 dejulio de 1881. No obstante fue hasta 1966, con la promulgación de la Ley delArchivo Nacional Nº 3661, que empieza a regularse la eliminación de documentosen Costa Rica. Mediante el artículo Nº 6 de dicha ley, se le otorga al ArchivoNacional la atribución de fiscalizar los archivos administrativos y “ordenar ladestrucción de papeles considerados sin importancia de ninguna especie”.3

Es así como, a partir de la década de 1970 y a través de los años 80, se dieronlos primeros pasos en la valoración y selección documental en nuestro país. Eneste período, el procedimiento mediante el cual las instituciones solicitabanautorizaciones para eliminar documentos, era por medio de oficios dirigidos alDirector del Archivo Nacional.

Una vez recibida la solicitud, se asignaba un funcionario del Archivo Nacional,el cual se apersonaba en las instituciones, con la finalidad de revisar quédocumentos se iban a eliminar, establecer si alguno presentaba valor científico-cultural y realizar un informe con los hallazgos. Posteriormente, el DirectorGeneral del Archivo Nacional avalaba dicho informe y comunicaba a la instituciónsolicitante, la autorización para la eliminación.

Durante estos primeros veinte años (décadas de 1970 y 1980) no existió ningúntipo de normalización en las solicitudes de eliminación de documentos. Algunassolicitudes presentaban listados con las fechas y los documentos por eliminar.Otras por el contrario, se limitaban a solicitar una inspección para verificar cualesdocumentos se podrían destruir.

No obstante, el proceso de valoración y selección poco a poco evolucionó y alfinalizar los años ochenta, se dan los primeros intentos por normalizar lapresentación de la información. Es así como se empieza a recomendar laconfección de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.

El interés que el Archivo Nacional tuvo por incentivar el uso de este tipo deinstrumentos, quedó en evidencia en la Revista del Archivo Nacional de 1989pues, dicha publicación presentó un primer formulario para la confección de unaTabla de Plazos de Conservación de Documentos4 y una Tabla de Plazos paraConservación de Documentos Municipales5

3. Ley del Archivo Nacional. Nº 3361. 10 de enero de 1966. En: Revista de los Archivos Nacionales. Nº 1-12. 1975. pág., 253.4. M. T. Bermúdez Muñoz y X. Trejos Ramírez. 1989. Recomendaciones para organizar la documentación delos archivos de gestión y archivos administrativos de la Administración Pública: el caso de JAPDEVA. En:Revista del Archivo Nacional. pág., 33.5. M. T. Bermúdez Muñoz y X. Trejos Ramírez. 1989. Tabla de Plazos para conservación de documentosmunicipales. En: Revista del Archivo Nacional. pág., 41-49.


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Asimismo, la promulgación de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional deArchivos, de 24 de octubre de 1990, marcó un cambio sustancial en el proceso devaloración, selección y eliminación documental en Costa Rica. Mediante dichaley, se creó el marco estructural para la valoración y selección documental queactualmente se realiza.

Por medio de esta ley, se estableció la Comisión Nacional de Selección yEliminación de Documentos, órgano colegiado de la Dirección General delArchivo Nacional, la cual dicta las normas sobre selección y eliminación dedocumentos, de acuerdo con su valor científico-cultural y resuelve las consultasque sobre esta materia presentan las instituciones que integran el Sistema.6

Asimismo, se estableció que cada una de las entidades que componen el SistemaNacional de Archivos, debe conformar un Comité Institucional de Selección yEliminación de Documentos (CISED).

Bajo este panorama, a partir del año 1990, la Comisión Nacional de Selección yEliminación de Documentos inició su labor, tratando de definir y estandarizar unametodología para dar tramité a las solicitudes de selección documental.

Así, para el año de 1993 vio la luz el primer “Instructivo para la Elaboración deTablas de Plazos de Conservación de Documentos”.7 Mediante dicho material elArchivo Nacional propuso a las instituciones del Sistema, la confección de estastablas como un instrumento en el que se plasmara la producción documental totalde la entidad.

No obstante, es con la publicación del Reglamento de la Ley Nº 7202 delSistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C de 30 de enero de1995, que el uso de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos seoficializó en el ámbito de la administración pública, pues mediante este seestableció que las entidades del Sistema pueden hacer sus consultas a través de dosprocedimientos: la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos y cuando noexistan éstas, las consultas parciales, si se desea eliminar uno o varios tiposdocumentales que han perdido su valor administrativo y legal.8

Finalmente, con el fin de dar cumplimiento al artículo Nº 4, inciso b) de la Leyde Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos,Ley Nº 8220 de 4 de marzo de 2002, la Dirección General del Archivo Nacional

6. Ministerio de Cultura y Juventud. Dirección General del Archivo Nacional. Ley Nº 7202 del SistemaNacional de Archivos. Entre los artículos de la ley que sustentan la selección documental en Costa Rica seencuentran Nº 3, Nº 31, Nº 32, Nº 33, Nº 35 y Nº 36.7. Elaborado por las funcionarias Xinia Trejos Ramírez y Emilia Vargas Solís.8 Los artículos del Reglamento que tratan sobre el procedimiento de selección y eliminación documental y eluso de las tablas de plazos son: 120 y 131 al 139.


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publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 195 de 10 de octubre de 2002 el“Instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación deDocumentos” y el formulario de “Tablas de Plazos de Conservación deDocumentos”.

Por lo tanto, una vez esbozada la evolución de las Tablas de Plazos deConservación de Documentos, se tratará de explicar, de manera concisa, lasinstrucciones de cómo completar dicho instrumento.

Posteriormente, se describirá una serie de casos y posibles soluciones, que en lapráctica profesional se han presentado en la aplicación de las Tablas de Plazos,para concluir con una breve referencia sobre el papel de los actores que participanen el procedimiento de selección y eliminación de documentos.

3. INSTRUCTIVO TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DEDOCUMENTOS

Actualmente, la evolución constante de la tecnología y el uso, cada vez másgeneralizado de diferentes y nuevos soportes, tanto para la producción como parala conservación de los documentos, plantean nuevos retos.

Asimismo, la macrovaloración, tendencia que centra su atención en lainvestigación del origen de los documentos (para ello hace uso del análisisfuncional), persigue que el contexto social de producción y el uso contemporáneode estos determinen su valor.9

Ante tal panorama, y con el fin de que el instrumento de la tabla de plazosresponda a las necesidades archivísticas actuales, la Comisión Nacional deSelección y Eliminación de Documentos varió el formulario de la Tabla de Plazosde Conservación de Documentos, publicada en la Gaceta Nº 195 de 10 de octubrede 2002. Así, en sesión 07-2008, del 14 de mayo de 2008, mediante el acuerdo Nº7se indica lo siguiente:

“Acuerdo 7 . Se modifica el modelo de Tabla de Plazos de Conservaciónde Documentos, en lo referente a dos columnas: 1. Se sustituye elencabezado de la columna “Tipo documental” por “Serie o tipodocumental”, y se sustituye el encabezado de la columna “El documentoo la información están microfilmados o automatizados”, para que en sulugar se lea “soporte”. ACUERDO FIRME.”

9. Terry Cook. Macrovaloración y análisis funcional: la preminencia de la interacción político-social sobre elgobierno. En: Tabula. Revista de Archivos de Castilla y León. Nº 6, 2003, pág., 91.


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Ante tales cambios, el Archivo Nacional ha considerado conveniente revisar lasinstrucciones sobre cómo cumplimentar una Tabla de Plazos de Conservación deDocumentos. Por lo tanto, a continuación se explican brevemente los espacios quecontiene el nuevo formulario de la Tabla de Plazos y la información que laComisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos recomiendaincluir.

No obstante, se aclara que el modelo que todavía está vigente es el publicado enLa Gaceta Nº 195 de 10 de octubre de 2002. Por esta razón, estos elementos deinformación acordados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación sonsólo una recomendación. Esto, hasta que se haga su respectiva publicación en elDiario Oficial La Gaceta.10

3.1 Columnas de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos.11

La tabla de plazos modificada por el acuerdo Nº 7, sesión Nº 07-2008 de laComisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, consta de 11columnas, información de encabezamiento y firmas correspondientes. Paracumplimentarla, se deben seguir las indicaciones siguientes:

a) NUMERO DE ORDEN: Es el número consecutivo que se asigna a cadaserie documental, en el orden en que se anote.

b) SERIE o TIPO DOCUMENTAL:12 En esta columna debe anotarse la listade todas las series o tipos documentales que produce o recibe la oficina.

Antes de continuar explicando cómo se debe cumplimentar este espacio de latabla, en necesario recordar que el tipo documental es la forma en que se encuentraexpuesta la información en el soporte, es decir, su estructura.

Nº Serie o tipo documental1 Modificaciones presupuestarias2 Plan Operativo Institucional

10. Decisión tomada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos mediante elAcuerdo 9, de la Sesión 1-2008, de 23 de enero de 2008.11. Las siguientes instrucciones son tomadas del Anexo 2: “Instructivo para confección de una tabla deplazos”, publicado en el Cuadernillo del Archivo Nacional Nº 21: La Valoración Documental en Costa Rica,elaborado por Xinia Trejos Ramírez. pág. 41-48.12. Esta columna fue modificada, pues en el formulario publicado en el diario oficial La Gaceta Nº 195 de 10de octubre de 2002, la columna sólo se denomina como “Tipo documental”.


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Por lo tanto, el tipo documental es como se denominan o se conocen losdocumentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre o porque lacostumbre ha llevado a nombrarlos así. Algunos ejemplos de tipos documentalesson: actas, expedientes, acuerdos, informes, balances contables, circulares,estudios, presupuestos, planes de trabajo, etc.

Sin embargo, el concepto de serie es mucho más amplio y brinda mayorflexibilidad a la hora de nombrar los documentos. Es importante tener presente quelas series son conjuntos de documentos homogéneos y repetitivos, que tienen encomún algún elemento. Generalmente, este aspecto común es el tipo documental;es decir, su presentación externa o estructura.

No obstante, gracias a las nuevas tendencias archivísticas que han permitidorelacionar las funciones con los documentos, actualmente es válido considerarque, una serie puede ser definida por una función o actividad, e incluso puederesponder a la normativa de una institución o a la legislación de un país.13

En algunos casos, al nombrar las series o tipos documentales es necesarioestablecer un “apellido”; es decir, una palabra que los especifique más. Porejemplo:

-Expedientes: es bueno especificar el tipo de expediente de que se trata, ya seade personal, judicial o legislativo.

-Estudios: la palabra como tal no dice mucho, pero si se amplía el nombre selogra una mejor descripción. Estudios sobre costo de vida, estudios sobre migra-ciones, estudios sobre enfermedades epidemiológicas.

Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se anote deprimera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo documental.

Además, sí la organización del archivo lo amerita, la correspondencia se puedeagrupar según las necesidades de cada oficina, con el objetivo de fijar plazosdiferentes a cada grupo. Ejemplo: correspondencia interna, correspondenciaexterna, correspondencia decisoria y correspondencia rutinaria.

Esta misma recomendación puede aplicarse a otras series o tipos documentales,cuando se amerite su división, por razones de organización del archivo, dediferente importancia histórica y diferente plazo de conservación, etc. Ejemplo:

13. Con el fin de ampliar este tema se pueden consultar la Norma UNE-ISO-15489-1. Información yDocumentación. Gestión de Documentos. Parte 1: Generalidades y el Informe Técnico UNE-ISO/TR 15489-2. Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 2: Directrices. Ambos documentos fuerontraducidos al español por la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR) en al año 2006.Asimismo, en el año 2008 la AENOR publicó el informe técnico UNE-ISO/TR 26122IN. Información yDocumentación. Análisis de los Procesos de Trabajo para la Gestión de Documentos, el cual amplía la relaciónfunción-documentos.


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- Planos de proyectos hidroeléctricos nacionales.- Planos de reparación de edificios.- Contratos que afectan las funciones sustantivas de la entidad.- Contratos de mantenimiento de limpieza.

Cuando se elabora una tabla de plazos, lo común es anotar la serie o tipodocumental una sola vez, sin importar si hay un ejemplar o miles de ejemplares.

Finalmente, es importante recalcar que a la hora de levantar la lista de lasseries o los tipos documentales que se deben incluir en la tabla, es necesariotomar en cuenta todas las clases y soportes documentales.

Por lo tanto, además de contar con los documentos en soporte de papel oescritos con letras, deben incorporarse los mapas, planos y fotografías, etc.,que estén plasmados en otros soportes, como el microfilm o el electrónico.

c)¿ES ORIGINAL Y/O COPIA? Junto a cada una de las series o tiposdocumentales, se anota si los documentos que posee la oficina en cuestión sonoriginal o copia. Cuando tiene el documento original se anota O, caso contrario seanota C. Si tiene ambos se anota O y C. Por último, si tiene dos o tres copias delmismo se anota CC o CCC.

d)¿CUÁLES OTRAS OFICINAS TIENEN ORIGINAL Y/O COPIA DEESTE DOCUMENTO? En esta columna deben anotarse los nombres de otrasoficinas que tienen original o copia de la serie o tipo documental, que se estávalorando. Debe señalarse cuál oficina tiene el original y cuáles oficinas tienen copia.

Es necesario hacer hincapié en que la información que recoge esta columna y laanterior, es fundamental para detectar duplicados y determinar a cuál oficina se leva a asignar la custodia temporal o permanente de determinada serie o tipodocumental.

Ejemplo: Si se está analizando la documentación de una Dirección Legal.

Nº Serie o Tipo documental ¿Originaly/o Copia?

¿Cuáles otras oficinastienen Original y/o

Copia?

1 Correspondencia interna O y CJunta Directiva: O y C

Dirección Administrativa: O y CGerencia General O y C

2 Actas de Junta Directiva C Junta Directiva: O

3 Expedientes de procesosadministrativos O Ninguna

4 Informes mensuales de labores C Gerencia General: O


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En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la(s) oficina(s)principal(es), a la(s) cual(es) se elevan las decisiones o informaciones de la unidadestudiada.

e) CONTENIDO: Se resume el contenido o temática de cada serie o tipodocumental, destacando los principales asuntos de cada uno. El cumplimentar estacolumna tiene como objeto el brindar una descripción lo más integral y completaposible, sobre los documentos que se someten a valoración.

En el caso de la correspondencia, proyectos, expedientes o series y tiposdocumentales cuya información es muy diversa, lo que se hace es anotar elobjetivo, la función o las actividades básicas de la unidad, pues de estas se van aderivar los asuntos o temas de que tratan los documentos.

Por ejemplo: Si se está elaborando la tabla de una oficina de Auditoría

Si se está confeccionando una tabla de una Junta Directiva

f) SOPORTE: 14

En esta columna se debe anotar cada uno de los soportes en que está registradoel documento: papel, microfilm, electrónico. Se recomienda que a cada soporte sele asigne un renglón o fila, con la finalidad de facilitar y evitar confusiones en elmomento en que se asigna la vigencia administrativa y legal de cada soporte.

También, es posible que en una oficina se encuentre una misma serie documentalen dos soportes y el plazo de conservación de cada uno sea diferente. Por ejemplo:

Las actas de Junta Directiva en soporte de papel pueden tener una vigenciaadministrativa legal de 50 años, pero la copia de microfilm, la copia electrónica eincluso la cinta grabada de la sesión, pueden tener distintas vigencias y distinto

Tipo documental Contenido

CorrespondenciaFiscalización de las actividades

financieras y administrativas de laentidad

Tipo documental Contenido

ActasFijación de políticas y toma dedecisiones de alto nivel de la

institución

14. Esta sexta columna fue el segundo elemento que sufrió modificaciones, con respecto al formulariopublicado en la Gaceta Nº 195 de 10 de octubre de 2002.


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valor desde el punto de vista científico-cultural. Por tal motivo, es convenienteubicar cada soporte en un reglón o fila, de la siguiente manera:

No obstante, si la entidad considera que la serie o tipo documental, aunque seencuentra en diversos soportes, debe tener la misma vigencia, pueden incluirse enuna misma fila o renglón. Por ejemplo:

Este tipo de información es importante de anotar pues, en el caso de que eldocumento original esté microfilmado, este dato puede modificar los plazos devigencia administrativa-legal.

Según la Ley que Autoriza la Utilización del Sistema de Microfilmación deArchivos, Nº 4278 de 11 de diciembre de 1968 y el criterio de la ComisiónNacional de Selección y Eliminación de Documentos, los documentos en soportepapel que han sido microfilmados con todas las normas de calidad y que carecende valor científico-cultural, pueden eliminarse un año después de haber sidomicrofilmados.

g) VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN LAOFICINA: La vigencia administrativa-legal es el período en que un documentotiene plena capacidad para que, a través de él, se ordene, testifique o informe.

El valor fundamental de los documentos durante su vigencia es servir para latoma de decisiones, para los trámites rutinarios de la oficina y para la defensa dederechos, transparencia y rendición de cuentas.

La vigencia es diferente según cada serie o tipo documental. El tiempo se puededividir, de tal manera que los documentos permanezcan durante un período en laoficina productora y otro en el Archivo Central.

El plazo se fija atendiendo sobre todo la frecuencia de consulta. Por tanto, losdocumentos deben permanecer en la oficina durante el período de mayor consulta.Generalmente, éstos permanecen en la oficina de 1 a 5 años, dependiendo de laserie o tipo documental.

Serie o Tipodocumental Soporte

Actas de Junta Directivapapel

microfilmelectrónico

cinta de audio

Serie o Tipodocumental Soporte

Actas de Junta Directiva Papel, electrónico


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Además, es importante recalcar que la oficina o el Archivo Central son losresponsables de los documentos mientras los mantengan bajo su custodia; es decir,durante el período que indique la tabla de plazos.

A continuación dos ejemplos:

Una serie con diferentes soportes y vigencias:

Una serie con diferentes soportes pero con igual vigencia:

h) VIGENCIA ADMINISTRATIVA-LEGAL. PERMANENCIA EN ELARCHIVO CENTRAL: En esta columna se anota el tiempo que debecustodiarse la documentación en el Archivo Central. El plazo se fija tomando encuenta que los documentos posean un valor potencial que, eventualmente puedenservir para probar derechos o como antecedentes de proyectos.

Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede terminar decumplir su vigencia administrativa-legal o conservarse precaucionalmente. Si undocumento pierde todo su valor en la etapa de gestión, no necesariamente debepasar al Archivo Central y se anotará 0 (cero) en esta columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la oficina productora, pero laresponsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité Institucional deSelección y Eliminación de Documentos.

Dicho Comité, debe someter a discusión los plazos de cada serie o tipodocumental, es por ello que está conformado por el Asesor Legal, el SuperiorAdministrativo y el Archivista.

Serie o Tipo documental SoporteVigencia para documentos en

c/soporte----------------------------------------

OficinaActas de Junta Directiva Papel 5

Microfilm 3

Electrónica 5

Cinta de audio 1


c/soporte----------------------------------------

OficinaActas de Junta Directiva Papel, eletrónico 5


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Si se fijan los plazos demasiado bajos, se puede resolver el problema de espacio;sin embargo, podría enfrentarse posteriormente problemas legales. Si los plazosson demasiado altos, se conservarían durante años documentos que no tienenninguna utilidad y que podrían causar graves problemas de espacio a la institución.

A continuación un ejemplo de aplicación de esta columna:

i) CANTIDAD EN METROS: Se anota, en metros lineales, la cantidadcorrespondiente a cada tipo documental. La medida en metros se hace tomando encuenta el espacio que los documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Esdecir, se mide la estantería ocupada.

Este dato es importante para planificar la conservación, tanto a niveladministrativo-legal, como científico-cultural.

Es importante destacar que, mediante el acuerdo Nº 13 de la sesión 08-2009 de27 de mayo de 2009, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación deDocumentos, autorizó a los funcionarios que analizan las tablas de plazos, paraque les den trámite aún si no se expresa el volumen o peso de los documentoselectrónicos.

j) FECHAS EXTREMAS: Se anotan las fechas extremas de cada tipodocumental, correspondientes al momento en que se realiza la tabla. Se debeindicar en primera instancia la fecha más antigua y posteriormente, la másreciente. Por ejemplo:


c/soporte----------------------------------------

Oficina Archivo CentralActas de Junta Directiva Papel 5 15

Microfilm 3 30

Electrónica 5 5

Cinta de audio 1 0

Nº Serie o Tipo documental Fechas extremas

1 Correspondencia interna 2005-2009

2 Correspondencia externa 2004-2009

3 Estudios sobre costo de vida 2002-2006

4 Planos de proyectoshidroelectricos nacionales 2001-2008


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k) OBSERVACIONES: Este es un espacio particular que se destina a laComisión Nacional. Dicha Comisión define en dicho campo, si el tipo documentales de conservación permanente o si puede eliminarse una vez que caduque suvigencia.

Puede ser aprovechado, tanto por las oficinas productoras como por el ComitéInstitucional y la Comisión Nacional, para datos no contemplados en las columnasanteriores.

También, aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tieneninformación complementaria.

Una vez que la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos, es autorizadapor la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, éstas debensometerse a revisiones periódicas para incluir nuevos documentos, ratificar orectificar plazos. De acuerdo con el artículo Nº 132 del Reglamento de la ley Nº7202, estas revisiones periódicas deben realizarse cada 5 años a partir de suaprobación, caso contrario, la tabla pierde su vigencia; es decir, caduca.

l) DETALLES DE FORMA QUE DEBEN TOMARSE EN CUENTA

1- En el encabezamiento de la fórmula debe indicarse la oficina a quecorresponde la documentación, según su ubicación en la estructura orgánica.Ejemplo: si es una sección, indicar a qué Departamento o Dirección pertenece.

2- Indicar el nombre de la persona que elaboró la tabla y la fecha en que lo hizo.

3- Apuntar en la parte superior del formulario el objetivo y las funciones de laoficina productora de la documentación.

4- Debe contarse con el visto bueno (firma) del jefe de la unidad productora y elsello de esta unidad.

5- Ser avalada por los miembros del CISED. Cada tabla de plazos debe serfirmada por al menos un miembro del Comité (Secretario o Presidente) y tenerestampado el sello del CISED.

6- Numerar las páginas de la tabla.

7- El coordinador de este trabajo debe instruir a los encargados de archivo,secretarias o a quien corresponda, acerca de cómo llenar la tabla y fijar una fechalímite de presentación.


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8- El Comité Institucional revisa las tablas, corrobora los duplicados de las serieso tipos documentales, asigna definitivamente el valor administrativo-legal y hacelas recomendaciones pertinentes.

9- El Comité Institucional remite el original y copia, con las observacionespertinentes, a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.Esta última señala los documentos de conservación permanente y devuelve lastablas debidamente autorizadas al Comité. El Comité Institucional es el encargadode difundir la respectiva tabla de plazos aprobada, en cada una de las oficinasproductoras de la documentación.

Finalmente, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos son uninstrumento de gran valor, para orientar las políticas documentales de lainstitución. Si se elaboran responsablemente se convierten en un aliadofundamental en el manejo eficiente de los recursos humanos, económicos y delespacio físico.

Asimismo, este instrumento permite seleccionar y conservar la informaciónnecesaria para la correcta administración. Se debe recordar que en el ámbito de la“Sociedad de la Información”, los documentos son la esencia y el elemento vitaldel sistema administrativo, son un insumo de primer orden para la administracióneficiente y eficaz. Asimismo, los documentos son un elemento básico para laplanificación, la transparencia administrativa, la toma de decisiones oportunas, elservicio a los usuarios y la proyección de una buena imagen institucional.15

En el marco de la modernización de los archivos, los diferentes procesos(clasificación, ordenación, selección, etc.) deben enlazarse en un tododebidamente coordinado, con la finalidad de que las acciones archivísticasiniciadas en las oficinas productoras fluyan ordenada y consecuentemente, hastadesembocar a la eliminación o conservación debidamente planificada, de losdocumentos.

4. CASOS Y EXCEPCIONES EN LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DEPLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Al efectuar un procedimiento escrito derivado de una actividad humana, siemprevan a existir eventualidades o casos excepcionales, que obliguen a unaactualización y mejora constante de dicho procedimiento, ya que éste se encuentraen constante transformación, influenciado por su entorno interno y externo.

15. Jafeth Campos Ramírez. La información: recurso estratégico de la sociedad. En: Revista del ArchivoNacional (1.12). 2005, pág. 94.


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Debido a lo anterior, aunque exista un macroproceso de selección y eliminaciónde documentos para el Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, cada entidaddeberá efectuar un procedimiento institucional, que permita implementar estaactividad de acuerdo con el contexto de la organización y así, disminuir posiblesincidentes en relación con este proceso.

A continuación, se procede a dar ejemplos concretos, por lo que se mencionaránuna serie de observaciones y casos particulares que se han presentado en la labordesarrollada por el archivista Jorge Emilio Jiménez, en diferentes instituciones;con la finalidad de incentivar la mejora de los procedimientos existentes.

Se hace hincapié únicamente en los elementos de la Tabla de Plazos, que hansido objeto de observaciones en el procedimiento e instructivos existentes.15

4.1. Número de orden

Este elemento en la actualidad se ha usado para dar una simple ordenaciónnumérica, asignada a las series documentales valoradas, con el fin decuantificarlas y a la vez facilitar su referencia.

En un futuro próximo y con la esperanza de que la Norma Internacional deDescripción Archivística ISAD (G), sea aplicada de forma generalizada en todoslos instrumentos descriptivos; la columna de número deberá ceder su utilización alcódigo de referencia, como identificación única e irrepetible de las seriesdocumentales.

Además, dicho código facilitaría la aplicación de la valoración y eliminación enSistemas Automatizados de Gestión Documental, en los cuales la codificación ynormalización juegan un papel fundamental para la búsqueda y localización de lainformación.

4.2. Series documentales

Sin duda alguna, la identificación de las series documentales en las tablas deplazos, demuestra que existen serias deficiencias en dos aspectos fundamentales:

- La nula sistematización e integración de las etapas del ciclo de vida deldocumento y una ausencia notoria de los procesos y funciones archivísticas en laprimera etapa, principalmente en el diseño, normalización y producción de losdocumentos; lo cual trae como consecuencia que las organizaciones desarrollenpolíticas diversas y confusas con respecto al tratamiento de los documentos,generando series documentales con nombres subjetivos y ambiguos.

15. Tabla de plazos e instructivo modificados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación deDocumentos en sesión 07-2008, del 14 de mayo de 2008, mediante el acuerdo Nº 7.


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- La ausencia de un cuadro de clasificación aplicado previamente a la valoracióny selección documental que, identifique claramente, tanto las series documentalessustantivas como facilitativas de la dependencia, evitando la subjetividad.

Además, un cuadro de clasificación orgánico-funcional garantiza que en lastablas de plazos se valore de forma completa las series documentales compuestas,ya que en muchos casos se incurre en el error de desmembrarlas.

La aplicación de estos dos elementos, evitaría que una serie documental seanombrada de forma diferente en una organización, como también evitaríaambigüedades a la hora de asignar la vigencia administrativa y legal por parte delComité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

4.3. Original y copia, ¿Cuáles otras oficinas tienen esta serie?

La información que brindan estos dos apartados, es muy enriquecedora paraconocer la trazabilidad del documento, tanto en la dependencia productora comoen toda la organización.

Al conocer donde se encuentra custodiado el documento original, se facilita elcriterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental, ya quepodría asignar una vigencia menor a las copias y una mayor a la serie original.

El archivista debe siempre corroborar que ésta información sea correcta pues, lamayoría de las oficinas productoras no le dan la importancia debida a esteapartado, lo que podría generar criterios de valoración erróneos.

La utilización de diagramas de flujo y mapeos de la gestión documental, puedecomplementar esta información y facilitar los criterios de valoración de todos losactores involucrados.

4.4. Contenido

Es frecuente que las dependencias, al momento de describir el contenido de unaserie documental, efectúen una escueta reseña de la misma, esto principalmente enseries compuestas o bien, efectúan un pequeño inventario de toda la tipologíadocumental que conforma un expediente.

Lo importante de rescatar en este apartado, es indicar el origen funcional de estaserie; es decir, para qué fue producida y cuál es la información que transmite. Porconsiguiente, la intervención del archivista es fundamental para que lasdependencias describan correctamente el contenido.


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4.5. Soporte

Debido a las tecnologías de la información, el soporte documental ha sufridovariaciones considerables, una misma serie documental puede estar en soportepapel, electrónico, digital y audiovisual, entre otros.

Esta variedad de soportes y según lo indicado en páginas atrás, permitirá laasignación de diferentes vigencias a una misma serie documental.

En la práctica, el asignar diferentes vigencias de acuerdo al soporte, puedegenerar confusiones en las oficinas productoras a la hora de aplicar la selección yeliminación documental, principalmente por falta de conocimiento de la relaciónde soporte con el valor probatorio y legal, hecho que puede generar eliminacionesanticipadas o tardías de series.

Para evitar lo anterior, la práctica profesional ha inducido a la asignación de unaúnica vigencia a la serie documental, específicamente se toma en cuenta el soporteque tiene el valor probatorio y legal, según la normativa vigente (comúnmentepapel).

Si la dependencia u oficina productora manifiesta su intención en conservar pormayor o menor tiempo los soportes alternos (electrónico,16 digital, audiovisual),deberán indicarlo en el apartado de observaciones de las tablas de plazos. Ejemplo:

No obstante, en este punto es importante recordar que las series documentalesen soporte microfilm, sí poseen valor probatorio y legal, es decir equivalenciafuncional al papel. Lo anterior, lo sustenta la Ley Nº 4278 sobre microfilmaciónde documentos, por lo tanto, su vigencia también puede variar a la asignada alsoporte papel.

SerieDocumental ¿O/C? Soporte

Vigencia administrativalegal (años)

Oficina Archivo CentralObservaciones

Expediente sobrenormativa interna C Papel,

Electrónico 5 0Los documentos ensoporte electrónicose conservarán 10

años en ladependencia

16. Se debe recordar que aunque la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº8454, establece la equivalencia funcional para los documentos electrónicos; la firma y los certificadosdigitales aún no se encuentran en pleno funcionamiento; por esta razón es que se contempla el soporteelectrónico como un soporte alterno, sin validez legal ni probatoria, siempre y cuando no este firmadodigitalmente.


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En un futuro próximo, cuando la Ley de Certificados, Firmas Digitales yDocumentos Electrónicos se encuentre completamente implementada en todas lasentidades públicas, se podrán aplicar diferentes vigencias administrativas y legalesal soporte electrónico, al papel y al microfilm, de acuerdo con las necesidadesinstitucionales.

4.6. Vigencia administrativa y legal

Con respecto a la asignación de los plazos de conservación, tanto en la oficinaproductora como en el archivo central, la única excepción que se debe deconsiderar es la utilización de la vigencia “permanente”, para documentos que noposeen valor científico cultural pero, que por su naturaleza, no se les puede asignarun plazo específico de conservación. A continuación se presentan algunosejemplos:

a- Expedientes de personal: Esta serie documental, debido a su naturaleza, no sele puede asignar un plazo de conservación determinado en la oficina productora,debido a que no se puede establecer el tiempo que un funcionario va a laborar parala empresa, por consiguiente se asigna el plazo de “permanente” haciendo lasobservaciones del caso.

b- Manual de Procedimientos Internos: Esta serie documental no se le puedeasignar una vigencia concreta, debido a que es difícil determinar cuando laadministración va a considerar dichos procedimientos como obsoletos odesactualizados. Por consiguiente, se establece que los manuales deprocedimientos se conservarán permanentemente, hasta que la entidad lossustituya por uno nuevo, ejemplo:

Serie DocumentalVigencia administrativa legal

(años)


Expediente de personal permanente 50Mientras el funcionario laboreen la institución, cuando éste

cese funciones el expediente setrasladará al Archivo Central

Serie DocumentalVigencia administrativa legal

(años)


Manual deprocedimientos internos permanente 50

Mientras el manual se encuentravigente. Una vez que la

administración lo sustituya y lodeclare desactualizado, se

eliminará


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Lo importante al utilizar la vigencia “permanente”, es justificar debidamente enel apartado de observaciones, con la finalidad de indicar a la entidad que dichaserie se va a eliminar de acuerdo a las circunstancias planteadas.

5. ACTORES O RESPONSABLES DENTRO DEL PROCEDIMIENTO DEVALORACIÓN DOCUMENTAL

Como se mencionó con anterioridad, el procedimiento de valoración documentalpuede presentar variaciones de acuerdo a la entidad que lo ejecute. No obstante,existen responsabilidades ineludibles, que cada uno de los personajes involucradosen este proceso deben seguir, si se desea llevar a buen término esta tarea. Acontinuación de destacan los principales ámbitos de competencia.

a- El Archivo Central: Es la dependencia responsable de velar por la ejecucióny el cumplimiento del procedimiento. Controla que las dependencias lo apliquen,asesora y recomienda plazos de vigencia a los documentos, capacita a todas laspersonas que intervienen en él y forma parte del Comité Institucional de Seleccióny Eliminación de Documentos.

El Archivista, como funcionario responsable del Archivo Central, deberádesempeñar un papel protagónico en la ejecución de la valoración documental,debido a que es la única persona con el conocimiento técnico y profesional paraelaborar un producto (Tablas de Plazos de Conservación de Documentos), deacuerdo con las disposiciones legales (Ley Nº 7202 y su Reglamento).

b- Jefaturas o responsables de áreas, departamentos o direcciones: Son losresponsables de recomendar la vigencia administrativa y legal a los documentos.Su criterio es de gran importancia, debido a que son las personas que poseen elconocimiento de la documentación y de la información que genera la dependenciaque administran. Poseen el criterio experto que no posee el Archivista ni el ComitéInstitucional. Deberán ser capacitados por el Archivo Central, para que conozcanla importancia de aplicar una correcta valoración documental.

c- Encargado o responsable del archivo de gestión: Ejecuta una participaciónactiva, en especial a la hora de levantar la información primaria que,posteriormente, ayudará al Archivista a crear la Tabla de Plazos de Conservaciónde Documentos. Es el conocedor de todas las series documentales producidas porsu dependencia. Su conocimiento permitirá saber cuales series documentales sonlas más importantes o de mayor consulta, factor que puede ayudar a ir definiendoun plazo de conservación. Si posee mucha experiencia en el cargo, puede sugerirplazos de vigencia administrativa y legal.


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d- Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Todassus responsabilidades son descritas en la Ley Nº 7202 y su Reglamento. El ComitéInstitucional de Selección y Eliminación de Documentos, deberá estar conformadopor personas con sensibilidad en la materia ya que, en algunos casos, losprofesionales nombrados no toman sus funciones con responsabilidad y porconsiguiente, la responsabilidad recae en el archivista. Esta situación repercutiráen vigencias mal asignadas y por consiguiente en problemas legales yadministrativos para la entidad.

Figura Nº 1. Funciones y responsables del proceso de valoración documental enlas instituciones públicas costarricenses.

Fuente: Elaboración propia.


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6. A MANERA DE CONCLUSIÓN

A partir de la promulgación de la Ley Nº 3661 del Archivo Nacional, publicadaen el año 1966, se establecieron los cimientos estructurales para regular el procesode valoración documental en Costa Rica; no obstante, esta regulación fueincipiente. En consecuencia, durante las décadas de 1970 y 1980, se aplicó lavaloración, selección y eliminación de documentos sin la existencia deprocedimientos claros y sin el establecimiento de algún instrumento normalizado.

Esta situación varía radicalmente con la promulgación de la Ley Nº 7202 delSistema Nacional de Archivos (24 de octubre de 1990), la cual regula todo elprocedimiento de valoración, selección y eliminación documental costarricense.

Del hecho anterior, se deriva el procedimiento actual, el cual está reguladomediante la utilización de un instrumento descriptivo denominado “Tablas dePlazos de Conservación de Documentos”, el cual normaliza la forma de describirlas series documentales valoradas y registra la vigencia administrativa y legal decada una de las series documentales producidas en una entidad.

A pesar de que el proceso de valoración documental posee responsabilidadesdefinidas y un marco jurídico que las sustenta, en la práctica el Archivista es ellíder indiscutible para que dicho proceso brinde los productos deseados. Nunca sedebe dejar toda la responsabilidad a las dependencias, jefaturas o responsables delos archivos de gestión, ya que sólo el archivista posee el conocimiento técnico yprofesional para ejecutar esta labor.

Es importante aclarar que, la Tabla de Plazos de Conservación de Documentoses más que un simple formulario, en donde se registran las series documentalesproducidas y recibidas; su función primordial es actuar como un instrumentodescriptivo y de gestión, el cual hay que integrarlo con todo el procesoarchivístico, principalmente, con la clasificación documental. Además, se deberáintegrar este instrumento con todo lo establecido en la norma ISAD (G), el cualdeberá ser aplicado antes del nacimiento o producción de las series documentales.

Si este instrumento se aplica como un simple formulario, requisito para cumplircon un marco legal, el proceso de valoración documental no se aplicaría de formaidónea y por consiguiente, no abarcaría la totalidad del fondo documental y lasvigencias asignadas no serían compatibles con la realidad administrativa y legal dela entidad. En síntesis dicho proceso de valoración no lograría el fin para el cualestá diseñado.

Este porceso se debe concebir como una oportunidad, para difundir laimportancia de la labor del archivista en la institución y sobre todo, crear uncambio en la cultura organizacional, con la finalidad de que la información tome


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el lugar protagónico que le corresponde en las funciones y actividades de lasorganizaciones.

Por lo tanto, un procedimiento de valoración documental adecuadamenteimplementado contribuye a: la toma de decisiones oportunas, la transparenciaadministrativa, la proyección de una buena imagen institucional, la planificación,adecuados servicios al usuario y el desarrollar una conciencia sobre losdocumentos con valor científico cultural que forman parte del patrimonio de laNación.

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