PROCEDIMIENTOS

1

CONCEPTOS BÁSICOS

• Proceso. Secuencia de actividades relacionadasentre si que emplean entradas, le agregan valor aestas, transformándolas en salidas que sesuministran a los clientes. Conjunto de actividadescorrespondiente a un área de funciones, mutuamenterelacionadas o que interactúan para transformarentradas en salidas y cuyo resultado global estáubicado en una cadena de relacionesorganizacionales.

• Procedimiento. Es el conjunto de acciones oactividades unidas entre sí, para el logro de unresultado. Cada acción o actividad debe justificarseen la medida que aporta “valor agregado” en elservicio o producto final que debemos entregar a losclientes o usuarios. La acción o actividad es launidad mínima de un procedimiento.

2

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

14 DIAS

¿SIMPLIFICACION?

_________

_________

_________

_________

_________

_________

______

_________

_________

_________

_________

_________

_________

______

RECIBE EVALÚA

CLIENTE

_________

_________

_________

_________

_________

_________

______

PROGRAM

A PAGOS

_________

_________

_________

_________

_________

_________

______

!!

_________

_________

_________

_________

_________

_________

______

CONTRATO

CLIENTE

VENDEDOR

3

GESTION POR PROCESOS

4 Hrs.

CLIENTE ESTRUCTURADOR

DE NEGOCIACIONES

REDISEÑO

REINGENIERIA

4

EXTERNALIZACION

OTRA

PARTE

LA

EMPRESA

HACE

PARTE

CLIENTE

PRESUMO

TECNOLOGIA

¿REDISEÑO?

5

PROCESOS

-ESTRATÉGICOS

-OPERATIVOS

-SOPORTE

MICROPROCESOS

ACTIVIDADES

PROCESOS

-SUSTANTIVOS

(LÍNEA)

-ADJETIVOS

(APOYO INTERNO)

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

MICROPROCESOS

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

MICROPROCESOS

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

MICROPROCESOS

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

6

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

• Conjunto de actos y diligenciastramitados en las entidades, conducentesa la emisión de un acto administrativo queproduzca efectos jurídicos individuales oindividualizables sobre intereses,obligaciones o derechos de losadministrados.

• El diseño de un procedimiento formalizaciertos recorridos en la organización ypuede graficarse o simplemente estar enla mente del trabajador.

7

PASOS PARA LA SIMPLIFICACIÓN

DE PROCEDIMIENTOS

• EJECUTAR EL INVENTARIO O MAPA

• PRIORIZAR

• DESCRIPCION

• ANALISIS

• PROPUESTA

• APROBACION Y FORMALIZACION

• SEGUIMIENTO Y CONTROL

8

PASOS A SEGUIR: 1.- EFECTUAR EL

INVENTARIO O MAPA DE

PROCEDIMIENTOS

El cual consiste en Identificar,

definir y precisar cuáles de las

acciones que desarrolla una

entidad, constituyen

“Procedimientos” y efectuar una

relación de ellos.

9

Para identificar procedimientos debemos considerar lascaracterísticas siguientes, comunes en todo tipo deprocedimientos:

• Compromete la realización de mas de una operación hacia unobjetivo;

• Las operaciones constituyen una secuencia, es decir, elresultado de una acción, compromete y/o da origen a lasiguiente;

• Algunas operaciones se realizan dentro de la organización, otrasfuera de ella;

• Las operaciones son rutinarias y repetitivas.

• Todas las acciones de un procedimiento son identificables;

• Todo procedimiento insume “un costo” de recursos hombre,tiempo, espacio, materiales y dinero.

• Los “métodos de trabajo”, complementan a los procedimientos.Ej. Dentro de un procedimiento de “Selección de Personal”,utilizo distintos métodos para evaluar.

• Pasan por diversos departamentos.

• Se dan en todos los niveles de la empresa, desde la ejecuciónhasta la decisión.

• Generalmente participan varias personas y en algunos casos,varias autoridades.

IDENTIFICAR PROCEDIMIENTOS:

10

ACTIVIDAD INICIAL

Requerimiento del Área interesada

ACTIVIDAD FINAL/ RESULTADO

Contratación de la persona requerida para el puesto

INDICADOR: Memorando solicitando la dotación de personal

INDICADOR: Contrato Laboral / Resolución

Actividades

Nombre del Procedimiento:

Selección de Personal

EJEMPLO:

11

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

En la columna “Base Legal” anotar según corresponda, lo siguiente:

NG – Si tiene Norma Legal

ND – Con Directiva o Norma de detalle

S/N – Sin Base Legal o Norma

Ficha N°

(Dejar en blanco)

(1) OFICINA / DIRECCIÓN (2° Nivel Organizacional)

N° Orden (2)Procedimientos y/o

Documento de Origen

(3)

Denominación de

Procedimiento (4)

Resultado / Producto

(5)

Usuario

(6)Base Legal (7)

Nota: De ser necesario utilice hojas adicionales.

FECHA: …… de …………… de ………

.......................................................

FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR 12

GUIA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

AREA: ______________ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ______________________

DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO: ___________ TIEMPO PROMEDIO: ______________

BASE LEGAL: ___________________________________________________________

FORMULARIO PARA DECRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Descripción de

ActividadesRequisitos Tiempo

Formulario / Sistemas que

utiliza

Observaciones/

Oportunidades de Mejora

13

EJEMPLO DE INVENTARIO

LOGISTICA

• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTIA

• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR ADJUDICACIONES DIRECTA (PUBLICA Y SELECTIVA)

• ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS POR LICITACION PUBLICA

• ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS POR CONCURSO PUBLICO

• REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACION DE LOS BIENES PATRIMONIALES

• TRANSFERENCIAS DE BIENES

• TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMANCEN

• ENTREGA DE EXISTENCIAS DE ALMACEN

• AUTORIZACION PARA ENTREGA DE COMBUSTIBLE

• MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y EQUIPO DE OFICINA14

EJEMPLO DE INVENTARIO RECURSOS

HUMANOS

• CONTRATACION Y RENOVACION DE SERUM

• CONTRATACION Y RENOVACION DE RESIDENTES

• CONTRATACION Y RENOVACION DE INTERNOS

• EMISION DE PLANILLA DE REMUNERACIONES

• EMISION DE PLANILLA DE PENSIONES – CESANTES

• EMISION DE PLANILLA DE INCENTIVOS

• CALCULO DE ASISTENCIAS, TARDANZAS, PERMISOS

• DESTAQUES DE PERSONAL

• PENSION DE VIUDEZ, ORFANDAD

• PENSION DE CESANTIA

• CONCURSO DE ASCENSO DE PERSONAL

• REGISTRO DE DERECHO HABIENTES A ESSALUD

• LICENCIAS CON GOCE DE HABER

• LICENCIAS SIN GOCE DE HABER

• LICENCIAS A CUENTA DE VACACIONES

• LICENCIA CON GOCE DE HABER POR DESIGNACIONES COMO FUNCIONARIO PUBLICO

• LICENCIA POR COMISION DE SERVICIOS

• OTORGAMIENTO DE PERMISOS LABORALES

• ROTACION DE PERSONAL

• CONCURSO PUBLICO DE MERITOS PARA CONTRATOS DE PERSONAL

• RENOVACIONES DE CONTRATOS

• EMISIONES DE CERTIFICADOS DE TRABAJO

• CONTRATACIONES DE PRACTICANTES

15

OFICINA DE REGISTROS ACADÉMICOSDE UNA UNIVERSIDAD

Proceso de Matricula:

1. Matricula de ingresantes. Pre grado, residente y maestría

2. Matricula regular

3. Matricula para ciclo de verano

4. Matricula especial por deficiencia académica

5. Rectificación de matricula (convalidación)

6. Reactualización de matricula

7. Reserva de matricula

Proceso de Registro:

1. Renuncia voluntaria de un alumno

2. Registro de evaluación

3. Examen de aplazado

4. Registro de actas

Proceso de Constancias:

1. Certificados de estudios

2. Constancia de notas

3. Constancia de orden de merito y promedio ponderado

4. Constancia de buena conducta y/o egreso

5. Entrega de carné universitario

6. Duplicado de carne universitario

EJEMPLO DE INVENTARIO DE

PROCEDIMIENTO

16

Supervisión Fiscalización Instrucción

1 4 5 6 7 82

1. Procedimiento de Supervisión de oficio o monitoreo

2. Procedimiento de Supervisión a solicitud de terceros o denuncia.

3. Procedimiento de Supervisión de seguimiento de recomendaciones de

fiscalización.

4. Procedimiento de Fiscalización del uso adecuado de donaciones

5. Procedimiento de Fiscalización del uso del IGV devuelto

6. Procedimiento de Fiscalización Integral de oficio (De acuerdo al Plan de

Fiscalización).

7. Procedimiento de Fiscalización Integral derivada de una Supervisión

8. Procedimiento Instructivo

Control

3

PROCESOS DE LÍNEA DE UNA

ENTIDAD

17

Priorizar es determinar cuáles son los

procedimientos que a la luz de ciertos

criterios, son los más importantes y

que deben mejorarse antes que otros.

Por diversas razones es difícil efectuar

la mejora de todos los procedimientos

inventariados en el corto plazo. Por tal

razón, es necesario priorizar.

PASOS A SEGUIR: 2.- PRIORIZAR

LOS PROCEDIMIENTOS

18

A Contribuye a la consecución de las metas de la organización

B Alta frecuencia de ejecución del procedimiento

C Genera demoras, tiempo adicional

D Ocasiona errores, reprocesos

E Ocasiona altos costos (recurso humano, financiero)

F Compromete mayor personal o U. Orgánicas en su ejecución

G Quejas o reclamos de los usuarios.

H Procedimiento no del todo formalizado, estandarizado

I Observaciones al procedimiento

J Responsables o dueños no definidos

K Otros

Seleccionar 4 criterios de priorización de procedimientos. La escala de

calificación es de 4 (mayor relevancia) a 1 (menor)

NOMBRE: _____________________________________________________________

CARGO: _______________________________________ FECHA: _______________

19

SELECCIONAR LOS PROPIETARIOS

DEL PROCESO SELECCIONADO

La falta de responsabilidad o“propiedad” en el proceso total de lasactividades es el factor que crea el mayorproblema. Para corregir esta carencia, ladirección deben nombrar un “dueño”(área o cargo) para cada procesoseleccionado, alguien que seresponsabilice en la forma como sedesarrolle el proceso total.

20

La descripción es el detalle de las

fases o secuencias, el recorrido, los

requisitos y los elementos que

intervienen en el procedimiento ya

clasificado y priorizado, tal como se

vienen realizando actualmente. Es la

descripción del “como es hoy” el

procedimiento.

PASOS A SEGUIR: 3.- DESCRIPCIÓN

DEL PROCEDIMIENTO PRIORIZADO

21

• Tomando en cuenta la información obtenida,se describirán las acciones que en formasecuencial, se realizan en las diferentesunidades orgánicas que participan en eldesarrollo del procedimiento, así como sutiempo de duración. Se describirán las etapasy datos de éstas. Si en el desarrollo delprocedimiento se utilizan formularios, éstosdeberán adjuntarse para su racionalización.

• Una vez recopilada la información, seprocederá a “describir detalladamente elprocedimiento”, desde el inicio hasta su final.En esta etapa se podrá elaborar los diagramasque sean necesarios.

22

Definido el procedimiento a mejorar, iniciaremos larecopilación de datos, consistente en recabar yregistrar información respecto a la forma como seejecuta realmente cada procedimiento objeto delestudio y comprobar el contenido de dichainformación con los responsables directos de suejecución, de tal manera que se permita conocerobjetivamente lo que realmente sucede.

Infortunadamente, la mayoría de los procesos no sedocumentan, y a menudo, cuando se hace, no hayun seguimiento. Durante esta fase, se presentarauna imagen del proceso actual (“tal como es”),analizara el cumplimiento de los procedimientosactuales, compilara datos de costos y tiempo deciclo, y alineara las actividades cotidianas con losprocedimientos.

23

Situación Situación

Actual Propuesta

ORGANISMO:

ORGANO:

DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

REQUISITOS:

BASE LEGAL:

ETAPAS DURACION

FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE

PROCEDIMIENTO PRIORIZADO

24

PASOS A SEGUIR: 4.- ANALISIS

El análisis es el examen crítico que permite

descubrir las causas que impiden la

realización óptima del proceso. A través del

análisis se determinarán las acciones

estrictamente necesarias para el

cumplimiento de los objetivos pre fijados.

Para ello se descompone el proceso en fases

y acciones estudiando en detalle cada una de

ellas. Se constatará si lo que se está haciendo

es racional y necesario, si los esfuerzos son

convenientes y tienen una secuencia lógica.25

CUADRO PARA EL ANÁLISIS DE UN PROCEDIMIENTO

PREGUNTAS SITUACIONES QUE DETERMINAN

¿Qué se hace? ¿La actividad que se desarrolla es necesaria?

¿Qué más podría hacerse?

¿Para que se

hace?

¿Cuál es el propósito u objetivo del procedimiento?

¿Dónde se hace? ¿Cuál es el lugar o las dependencias por donde fluye el

procedimiento?

¿Por qué en ese sitio?

¿En qué otra parte podría hacerse?

¿Cuándo se hace? El tiempo, el orden y la secuencia de pasos o etapas

¿Por qué en ese momento? ¿En que otro momento

podría hacerse?

¿Quién? La persona o personas que intervienen en el proceso y

el cargo que ocupen ¿Por qué ese funcionario? ¿Quién

más podría hacerlo?

¿Cómo? Los medios que se utilizan para realizar su trabajo y la

forma como lo utilizan ¿Puede reducirse los recursos?

¿Es suficiente la cantidad y la calidad del personal?

¿Cuánto? La cantidad de recursos que requieren para realizar su

trabajo ¿Cuánto cuesta esto? ¿Hay usos alternativos de

los recursos?26

DETERMINAR MEDICIONES

Se analizará el proceso total paradeterminar cómo debe medirse. En estepunto es necesario establecermediciones en cuanto eficiencia,efectividad y frecuencia para laadaptabilidad. Una vez definidas lasmediciones deseadas, se debedeterminar un sistema para recoger enforma permanente los datos demedición. Los valores iniciales debenestablecerse como línea base.

27

ANALISIS: LISTA DE COMPROBACIÓN

(“CHECK-LISTS”)

Por qué (“Why”)

1. ¿Qué se hace?

2. ¿Por qué se hace?

3. ¿Es necesario?

4. ¿Podría ser eliminado?

5. ¿Podría ser reemplazado

por un proceso más

sencillo?

6. ¿Podría combinarse con

otro?

7. ¿Podría subcontratarse?

8. ¿Qué debería hacerse?

Donde (“Where”)

1. ¿Dónde se hace?

2. ¿Por qué e hace allí?

3. ¿Podría localizarse en

otro momento?

4. ¿Podría hacerse fuera de

l percepción del cliente?

5. ¿Dónde debería

hacerse?

Cuando (“When”)

1. ¿Cuándo se hace?

2. ¿Por qué se hace

entonces?

3. ¿Se necesita siempre?

4. ¿Interrumpe el flujo de

otro proceso?

5. ¿Podría hacerse con

menos frecuencia?

6. ¿Añade valor al servicio?

7. ¿En qué otro momento

podría hacerse?

Quién (“Who”)

1. ¿Quién lo hace?

2. ¿Por qué lo hace esa persona?

3. ¿Qué cualificaciones se

necesitan?

4. ¿Podríamos reemplazarlos con

una persona menos

cualificada?

5. ¿Podría hacerlo un

subcontratista?

6. ¿Podría hacerlo una maquina?

Cómo (“How”)

1. ¿Cómo se hace?

2. ¿Por qué se hace de ese

modo?

3. ¿De qué otro modo podría

hacerse?

4. ¿Cómo debería hacerse?

28

ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

DEL PROCESO

Existen muchos tipos diferentes de diagramade flujo que se pueden utilizar pararepresentar una imagen del proceso denegocios. Algunos de los mas comunes,son:

– Diagrama de bloques.

– Estándares ANSI.

– Geográficos

– Funcionales.

– Flujo de datos.

29

Símbolo Representa

Operación: Indica las principales fases del proceso, método procedimiento.

Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro

Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.

SIMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA

ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

30

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

(DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)

Símbolo Representa.

INICIO TÉRMINO: INDICA EL PRINCIPIO O EL FIN DEL FLUJO:PUEDE SER ACCIÓN ADEMÁS, SE USA PARA INDICAR UNAUNIDAD ADMINISTRATIVA O PERSONA QUE RECIBE OPROPORCIONA INFORMACIÓN.

ACTIVIDAD: DESCRIBE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑAN LASPERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCEDIMIENTO.

DOCUMENTO: REPRESENTA CUALQUIER DOCUMENTO QUE ENTRE,SE UTILICE, SE GENERE O SALGA DEL PROCEDIMIENTO.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: INDICA UN PUNTO DENTRO DELFLUJO EN DONDE SE DEBE TOMAR UNA DECISIÓN ENTRE DOS OMÁS OPCIONES.

ARCHIVO: INDICA QUE SE GUARDE UN DOCUMENTO EN FORMATEMPORAL O PERMANENTE.

CONECTOR DE PÁGINA: REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACECON OTRA FORMA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINÚA ELDIAGRAMA DE FLUJO.

CONECTOR: REPRESENTA UNA CONEXIÓN O ENLACE DE UNAPARTE DEL DIAGRAMA DE FLUJO CON OTRA PARTE DEL MISMO.

31

Símbolo Representa

De inicio / Termino

Para graficar el inicio o el término de un

procedimiento.

De AccionesPara representar una acción sé graficará un rectángulo, dentro del cual sela describirá en forma breve.

De DecisiónPara representar una acción de decisión sé graficará un rombo, dentro delcual se distribuirá la acción a decidirse y en los ángulos se colocará lasalternativas.

De formularios o DocumentosCuando se trate de representar formularios, correspondencia o cualquier otro tipo de documentación, sé graficará un rectángulo con su base cortada por una curva semisinosuoidal, anotando en su interior el tipo de documento que se trate o su código.

De Conexión Para representar el sentido del circuito del procedimiento.

Del ArchivoPara representar el almacenamiento o archivamiento de un documento sé graficará un triángulo.

De Destrucción de DocumentosPara representar la destrucción de un documento sé graficará un triángulo con una “D” en su interior.

SIMBOLOS DE GRAFICACION MAS USADAS

D32

DISPOSICIÓN DE DIAGRAMA DE

BLOQUES

1era área

2da área

3era área

4ta área

DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SITUACIÓN:

Actual

Propuesta

Oficina de Administración Oficina de Asesoria Legal

Dirección Unidad de Personal Dirección

Director Secretaria Profesional Jefe Secretaria Técnico Director

Formuló: Autorizó: Fecha de Elaboración:

33

OTRA DISPOSICIÓN DE DIAGRAMA DE

BLOQUES O FLOW CHART

• DESCRIPCION Y GRAFICACION DEL PROCEDIMIENTO….

UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTARIA

DIRECCIÓN SECRETARIA

GENERAL

PASOS DURACIÓN

TÉCNICO DIRECTOR SECRETARIA PROFESIONAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

TOTAL

34

SI

NO

NO

NO

SI

SI

FIN

INICIO

PRESENTA

RECLAMO

EXPEDIENTE DE

RECLAMO

RECEPCIONA

RECLAMO

VERIFICA PLAZO

DE

PRESENTACIÓN

DENTR

O DEL

PLAZO

RECEPCIONA

RECLAMO

ACTUALIZA

ADEUDO

RECEPCIONA RECLAMO

VERIFICA REQUISITOS

CUMPLE

REQUISITOS

INFORMA Y

PROYECTA

RESOLUCION

NOTIFICA USUARIO

SUBSANA

REQUISITOS

UISITOS

PROYECTA RESOLUCION

INADMISIBLE EL

RECLAMO

RECEPCIONA

PROYECTO DE

RESOLUCION

PROYECTO DE

RESOLUCION

FIRMA

RESOLUCION

RESOLUCION

NUMERA Y FECHA

RESOLUCION

USUARIOTRAMITE

DOCUMENTARIOEJECUTOR

COACTIVO AREA COMPETENTE

INTENDENTE – GERENTE

JEFE DE DIVISION

ADUANAS RECLAMOS TRIBUTARIOS

35

CURSOGRAMA ANALÍTICO

OBJETO

Computadoras usadas 486

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

Operación

Transporte

Espera

Inspección

Almacenamiento

Repotencionamiento

DESCRIPCIÓN

1 Almacenamiento en local de computo

2 Computadora 486 recogida

3 Transporte hasta taller de desmonte

4 Descargo

5 Desarmado

6 Limpieza de Accesorios

7 Cambio de Tarjetas

8 Eliminación de tarjetas obsoletas

9 Verificación de nuevas tarjetas instaladas

10 Armado

11 Inspección de Operatividad

12 Almacenamiento

13 Esperar Transporte

14 Entrega al usuario

36

DIAGRAMA DE FLUJO – EJEMPLO DE LA VIDA DIARIA

ENCENDIDO DE UN TELEVISOR

ENCENDER

TELEVISOR

APARECE

IMAGEN

ESTA

CONECTADO EL

TELEVISOR

CONECTAR T.V.

LLAMAR AL TECNICOESTA

BUENA LA

IMAGEN

APARECE LA

IMAGEN

ADJUNTAR CONTROLES

ESTA BUENA

LA IMAGEN

VER PROGRAMA SI

NO

si

NO

si NO

NO

si

NO si

Consejos para la Elaboración e Interpretación de Diagramas de Flujo

Definir claramente los limites del proceso

Utilizar los símbolos más sencillos posibles

Asegurarse de que cada paso tenga una salida

Por lo general solamente sale una flecha de los bloques de proceso; de no serasí, podría requerirse el uso de un bloque de decisión.

37

DIAGRAMA DE FLUJO DE TRABAJO

Organismo: Ayuntamiento X Puestos de Trabajo

Proceso: Nombramiento de interino en plaza de plantilla

Nº Operaciones

Jefe del

Serv.

Secret.

Gral.

Aux.

Secret

.

Jefe

Perso

n.

Inter.-

ven-

tor

Ofi-

cial

Inter

v.

Alcal-

de

1 Confección propuesta de nombramiento

2 Examen de la propuesta

3 Decreto disponiendo él tramite

4 Firma decreto marginal

5 Confrontación con plantilla

6 Extensión informe y firma

7 Examen del expediente

8 Verificación disponibilidad crédito

9 Extensión informe

10 Firma del informe

11 Examen del expediente

12 Decreto nombramiento y copia

13 Firma decreto y copia

14 Firma decreto y copia

15 Unión decreto y copia al expediente

16 Trascripción a libro de resoluciones

17 Firma de la trascripción

18 Notificaciones, copias y oficio remisión

19 Firma de los documentos anteriores

20 Archivo provisional del expediente

21 Firma recibí en copia notificación

22 Firma recibí en copia notificación

23 Unión copias a expedientes

24 Remisión oficio y copia nombramiento

25 Diligencia en el expediente y firma

26 Archivo del expediente

38

EJEMPLO: FLUJO REGISTRO DE CLIENTES

Requisitos Proceso Resultados Deseados

Recepcionista bien capacitada.

El cliente llega a la clínica

El cliente se anuncia con la recepcionista

¿Es la primera

visita del

cliente?

Se saca el expediente del cliente

Se abre un nuevo expediente

Se abre un nuevo expediente

El cliente espera a ser llamado

La recepcionista

encuentra siempre el

expediente en un lapsode 5 minutos

El proceso de registro se

completa en un lapso de

30 minutos después de

la llegada del cliente a laclínica.

Los ejemplares de

expedientes se

encuentran en el almacen

Existe un sistema de archivo

La recepcionista está

capacitada para

manejar el sistema de archivo

Un miembro del

personal está

disponible para ayudar

al cliente a llenar el registro

SI

NO

39

PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Inicio de tramite por la

G.A.F

Valoración y determinación de

la modalidad

Invitación

Evaluación y elección de

proveedores

Verificación de disponibilidad

presupuestal

Emisión y colocación de la orden de

compra, de servicio o contrato

Seguimiento a proveedores

Recepción, almacenamiento

y distribución de pedidos

Pago a proveedores

Verificación de disponibilidad

presupuestal

Elaboración de términos de

referencia

Convocatoria (invitación o

publicación)

Evaluación y elección de

proveedores

PEDIDO

USUARIO

PROVEE-

DOR

(Autoriza adquisición

según disponibilidad

presupuestal)

Adquis. De nuevos productos que

ameriten concurso y/o lic. Pública Adquisiciones de uso constante

40

Descripción cantidad

Distancia

(m)

Tiempo

(min)

Símbolo Observaciones

Almacenamiento en local de motores usados.

Motor escogido. - -

Transportado hasta trailer de desmontes.

Descargado. 55 Grúa Eléctrico

Desmontado.Monocarril

Transporte hasta jaula de desengrase.

Colocado en jaula. 1 A mano

Transportado hasta desengrasadora. Grúa

Colocado en desengrasadora. 1.5

Desengrase.

Secado de dengrasado.

Transportado desde desengrasadora

Descargado en tierra. 4.5

Dejado enfriar.

Transportado hasta bancos de limpieza.

Limpiadas todas las piezas. 6

Recogidas todas las piezas en bandejas especiales.

Esperar transporte. 6

Bandejas y bloque de los cilindros cargados en

Un carrillo.

Transportados hasta el departamento de

Inspección de motores.

Bandejas deslizadas hasta bancos de 76 En carrilo

Inspección y bloques hasta plataforma.

Total 150 3 15 2 -1

41

CURSOS EN

LÍNEA IDEA

PROPIAA PEDIDO

PROCEDE

APROBACION

DISEÑO

EVALUACION POR JEFE

SOLICITA APROBACION

AL DECANO

ELECCION DE DOCENTES

PREPARACION DE MATERIAL

INSCRIPCION

REALIZACION DEL CURSO

EVALUACION DEL INSCRITOAPROBADO

SE RECHAZA

NO PUBLICIDAD

SI

NO

CERTIFICADO

NO

SE RECHAZA

NO

COORDINADOR DE EMC

SI

CERTIFICADO

SI

CURSOS A

DISTANCIA

SOLICITA VALIDACION AL CMPAPROBACION

SIN

OSE RECHAZA 42

MATERIA PRIMA

REVISIÓN

PRODUCCIÓN

CONTROL DE

CALIDAD

DECISIÓN

EMPAQUETADO

ALMACÉN

NO

SI

43

PROCESO DEL EXAMEN POR SUSTENTACIÓN DE TESIS PARA

TITULACIÓN DE MÉDICO CIRUJANO

BachillerTesorerí

aBanco

Of. Grados y Títulos

Examen

Tit.

Prof. Inf.

De TesisJurados Decano

Secre.

Acad.

Cons

Facul.

Secre.

Gral.

Univ.

Cons.

Univ.

Of. G. Y

T.

Central

Rector

BachillerRecoge

Pagos

Recepción de

Recibos de

Pagos

Cancela

Registra

PagosExamen

¿Aprobó?

No

Si

Indicar

sobre

cambiosPresta,

Después de

La corrección

Al mismo

prof. Aue

informóAutorización

Desarrollo

Culminado

Proy.

Aprobado el Proy.

De Tesis

Pasa con Of. Y

ResoluciónRevisión e

Informe

Fecha/Hora del

examen

Proyecto de Resolución

Anexa Resolución al

expediente

Registra libro, prepara

Firma Jefe O F y T

Sello de Agua

Despachar

Verifica

Cumplido Requisito

AprobadoRecoge

Cancela

Registro

3 meses

Para nueva

exposición

NoSi

Vº Bº PasaSomete

Cons. FactAprueba

Firma

Pasa ApruebanConf.

Reg. Libro

FirmaFirma

Pasa

Firma

Sella

Verifica

Entrega44

Concluida la fase del análisis de datos,

se formulara una serie de alternativas de

solución al problema, materia de

estudio. Es en este momento que se

debe poner en práctica toda la

creatividad, experiencia y conocimiento

para formular alternativas de solución

más viables.

PASOS A SEGUIR: 5.- PROPUESTA DE

PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO

45

Una vez simplificado el procedimiento,procederemos al “diseño del nuevoprocedimiento”. El nuevo procedimiento sediseñara de acuerdo a “un modelopreestablecido” y uniforme para todos losprocedimientos. El diseño del nuevoprocedimiento determinara:

– La secuencia de acciones

– El tiempo de cada acción

– Los lugares por donde pasaran

– Los recursos que utilizaran

– Los encargados de realizarlo

– El producto que lograremos

46

Para desarrollar las propuestas orecomendaciones debemos tener presente lassiguientes sugerencias:

• Explorar las propuestas de mejora deprocedimientos con un enfoque integral.

• Capitalizar experiencias anteriores

• Dar preferencia a las recomendaciones prácticasy viables entendiéndose por tales aquellas que seajustan a la realidad (recursos materiales,económicos y aceptación por parte de lasuperioridad).

• Revisar todas las normas legales yadministrativas, haciendo énfasis de aquellos quepresentan dificultades para su propuesta demodificación.

• Evitar las soluciones que requieran de complejosprocesos de implementación. 47

Las propuestas pueden orientar a los siguientesaspectos:

• Suprimir el procedimiento

• Combinar un procedimiento con otro.

• Reordenar las etapas y/o acciones del procedimiento,tomando en consideración los factores: lugar,personas y secuencia de ejecución de lasoperaciones.

• Simplificar el procedimiento, eliminando pasos, tareasy movimientos inútiles.

• Diseñar nuevos formularios o modificar los que sevienen empleando.

• Establecer un nuevo procedimiento.

• Aumentar nuevos pasos quesean necesarios, siemprey cuando se justifique, por cambios en la estructuraorgánica o en la normatividad, entre otros.

• Ratificar el procedimiento actual48

FORMULARIO PARA VALIDAR EL

PROCEDIMIENTO

1. ¿Qué aspectos del procedimiento considera no contribuyen conla eficiencia del mismo? (duplicidad de funciones, no existencontroles, no existen responsabilidades bien definidas, demoras,etc.)

2. ¿Qué actividades en el procedimiento considera usted que noagregan valor?

3. ¿De que manera se podría reducir los costos de ejecución delprocedimiento? (implementación de sistemas, etc.)

4. ¿De que manera se podría disminuir el tiempo de ejecución delprocedimiento? (retirar actividades que no agregan valor,automatización, etc.)

5. ¿De que manea se podría mejorar la calidad del procedimiento?(controles, utilización de formularios, etc.)

6. Es posible y conveniente “externalizar” parte del procedimiento.

7. Es posible y conveniente tercerizar el procedimiento.49

• El nuevo procedimiento “debe de ser

aprobado” para que adquiera la

“formalidad” que se requiere para que se

pueda ejecutar, asignar los recursos

necesarios y exigir su cumplimiento.

• es recomendable probar el nuevo

procedimiento a modo de experiencia

piloto, antes de la aprobación y

formalización en un manual de

procedimientos.

PASOS A SEGUIR: 6.- APROBACIÓN Y

FORMALIZACIÓN

50

• Una vez implantado el nuevoprocedimiento, deben mantenerseacciones de seguimiento, inicialmenteestas acciones deben de serpermanentes, luego pueden serperiódicas.

• Deberemos efectuar el monitoreo de losprocedimientos implantados paracomprobar la aplicación, evitardesviaciones y proponer mejoras futuras

PASOS A SEGUIR: 7.-

SEGUIMIENTO Y CONTROL

51

FORMULACIÓN DEL

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

52

DEFINICIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

• El Manual de Procedimientos (MAPRO)es un documento normativo quedescribe, grafica y sistematiza en formadetallada las acciones que se siguen enla ejecución de los procedimientospara la realización de las funciones deuna entidad.

• Es un importante instrumento deanálisis en estudios de racionalización.

• Se le conoce también como Manual deOperaciones o de Prácticas Estándar. 53

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

• Permite a los jefes exigir al personalrendimientos de eficiencia al contarse conflujos y tiempos estandarizados.

• Es un punto de partida clave para elproceso de costeo de los procedimientos.

• Ayuda a determinar la cantidad aproximadade personal necesario en cada órgano.

• Permite elaborar el software paracomputadoras en la sistematización de losprocedimientos.

54

OBJETIVOS AL FORMULAR EL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

• Compendiar ordenadamente los flujos

de los procedimientos y los

formularios que se utilizan por

órganos.

• Establecer oficialmente la secuencia de

trabajo que debe seguirse; y

• Precisar responsabilidades en la

ejecución de los procedimientos.

55

CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1. Introducción

2. Datos Generales del Manual de Procedimientos

2.1 Objetivos

2.2 Alcance

2.3 Aprobación y actualización

3. Datos de los Procedimientos

3.1 Denominación del procedimiento

3.2 Objetivo

3.3 Base Legal

3.4 Requisitos

3.5 Calificación

3.6 Formularios

3.7 Políticas de operación

3.8 Descripción del procedimiento

3.9 Diagrama de flujo del procedimiento

4. Glosario de términos 56