PROCESADOR DE TEXTOS: MICROSOFT WORD

Por: Helda Toloza y Koyokito Echeverría

¿Qué es Word?

Word es un procesador de texto, es decir, un programa que nos va permitir redactar un documento. Mediante Word, podemos elaborar cartas, informes, hojas de vida, con mucha facilidad y rapidez. Word forma parte de la serie de productos denominados Microsoft Office. Acompañan a Word, la hoja de calculo Excel, y el preparador de presentaciones PowerPoint.

Conociendo a Word

Word es un poderoso procesador de textos con características que facilitan la creación de cualquier clase de documentos, además tiene muchas funciones que permiten trabajar con mayor eficiencia y obtener resultados más perfectos y de calidad. Sin embargo, por ser una herramienta que ofrece muchas posibilidades, a veces no es fácil determinar inmediatamente todo lo que se puede lograr con ella. Word tiene muchas secciones útiles, tales como esquemas y tablas que pueden a trabajar con mayor exactitud y productividad. Este programa contiene todo lo necesario para producir cartas, circulares, informes y otros documentos a nivel profesional. Word es el más popular de los procesadores de palabra. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa.

Entre las ventaja s más importantes que podemos encontrar están:- Su utilización es fácil debido a la similitud con la máquina de

escribir.- Permite corregir errores y realizar cualquier tipo de modificación

en el texto existente.- Es posible desplazar el texto.- Se puede utilizar negrilla, subrayado, cursiva.- Es posible reorganizar el texto sin rescribirlo.- Permite deshacer cualquier cambio que no se desee.- Realiza verificaciones y correcciones ortográficas.- Permite definir encabezados y pies de páginas para la impresión.- Es posible insertar o crear gráficos.- Permite insertar información proveniente de otras herramientas.- Permite almacenar los documentos utilizando los directorios y

subdirectorios en una unidad de disco.- Permite recuperar archivos grabados con anterioridad.

Este último punto es de gran utilidad. El almacenamiento y recuperación de documentos es muy importante para actualizar la información contenida, modificarla o simplemente consultarla en cualquier momento, siempre y cuando se tenga almacenada en memorias auxiliares como disquete, discos duros o CD ROM.

Pero veamos que elementos hacen parte de la pantalla inicial de Word. En Word se utiliza las llamadas barras de herramientas para una mayor rapidez a la hora de seleccionar comandos, hay muchas de estas barras disponibles, como las mostradas en la siguiente ventana:

1. Barra de títulos contiene el nombre del programa y el nombre del documento que está en uso, además encontramos los botones minimizar, maximizar-restaurar y cerrar.

2. Barra de menús contiene los diferentes comandos que se pueden ejecutar en Word.

3. Barras de Herramientas, contiene íconos ordenados según su aplicación.

4. La Regla, permite mostrar las dimensiones de los diversos márgenes 5. Barra de desplazamiento (inferior y derecha) permite desplazarse

a través del texto, de una manera rápida.6. Barra de estado permite comprobar la página y la sección donde se

encuentra, las páginas totales que tiene el documento abierto, verificación de la ortografía y posición exacta del cursor.

7. Área de texto, espacio donde se elabora el documento.

COMPONENTES DE LA VENTANA DE WORD

Comenzando por la parte superior distinguimos:

BARRA DE MENÚS

Al hacer Clic sobre cada palabra de esta barra, se despliega un menú desde el cual podemos seleccionar una serie de comandos: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato,…

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COMANDO ARCHIVO: En este comando se pueden visualizar una serie de botones, de los cuales, mencionaremos las funciones más utilizadas:

Crear un documento

1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo1. Para crear un documento, haga clic en la ficha General y

después en el ícono

2. Documento vacío.3. En Aceptar haga clic.5. Para crear un documento basado en una plantilla o asistente,

haga clic en la ficha del tipo de documento que desee crear a continuación, haga clic en el nombre de la plantilla o asistente que desee utilizar.

6. Desde la barra de herramientas también se pude crear un documento de Word al activar el ícono

Asignar nombre a los documentos

Para facilitar la búsqueda de los documentos, puede utilizar nombres de archivos largos y descriptivos. La ruta de acceso completa al archivo, incluida la letra de la unidad, nombre del servidor, ruta de la carpeta y nombre de archivo puede tener hasta 255 caracteres. Los nombres de archivos no pueden incluir ninguno de los siguientes caracteres: barra (/), barra inversa (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación (¿), comillas (“), barra vertical (I), dos puntos (:) o punto y coma (;).

Abrir un documento

1. Haga clic en 1. En el cuadro “Buscar en” haga clic en la unidad de disco que

contenga el documento.3. En el cuadro “Buscar en”, que muestra una lista de carpetas

y archivos, haga doble clic en el nombre de la carpeta que contenga el documento. Siga haciendo doble clic en las subcarpetas hasta abrir la que contenga el documento.

4. Seleccione el nombre del documento en la lista de archivos y Haga clic en “Abrir”.

Para abrir un documento que haya usado recientemente, haga clic en su Nombre al final del menú ARCHIVO. Si no aparece la lista de documentos usados recientemente, haga clic en Opciones en el menú HERRAMIENTAS y elija la ficha General. Active la casilla de verificación “Archivos usados recientemente”.Para abrir un documento creado en otra aplicación haga clic en el formato de archivo deseado en el cuadro “tipo”. A continuación, haga clic en el nombre del documento en el cuadro que presenta una lista de las carpetas y archivos .También la extensión en el cuadro “Nombre”, por ejemplo,*.wk4 para encontrar los archivos de Lotus 1-2-3 versión 4.0.

Guardar un documento

1. Activar el menú ARCHIVO.2. Seleccionar Guardar o Guardar como si es primera vez

que guardará el documento. 3. Desde la barra de herramientas también se puede guardar

haciendo clic sobre el ícono y aparecerá de igual manera la siguiente cuadro de diálogo:

El cuadro de diálogo presentado por el comando Guardar como ofrece la serie de opciones siguientes:

NOMBRE DEL ARCHIVO

En este campo se introduce el nombre del documento, si el Documento fue gravado anteriormente. Word propone el nombre anterior

GUARDAR EN Permite cambiar la unidad de disco activa.

DIRECTORIOSEn este campo se teclea el directorio donde será gravado el Documento. Word propone el directorio en uso.

GUARDAR COMO

Word por defecto graba el documento en formato normal Documento Word el uso de este campo permite grabar el documento en cualquiera de los siguientes formatos: Documento de Word, plantilla de documento, solo texto, solo texto con saltos de línea, Texto MS-DOS, texto MS-DOS con saltos de línea, formatos RTF, Word perfect 5.0,Word perfect 5.1 o 5.2 (Archivo secundario) y Word perfect 5.0 (Archivo secundario) .Lo cual es útil cuando se desea exportar información a Uno de los programas anteriores.

Activando la opción Guardar como del menú ARCHIVO y haciendo clic en Opciones se presentan opciones complementarias en el cuadro de diálogo como se muestra a continuación:

CREAR SIEMPRE COPIA DE SEGURIDADActivando esta opción se efectuara la grabación de copia activa y conservará la anterior.

PERMITE GUARDAR RAPIDAMENTEActivando este campo se guardarán solamente los cambios que se efectuaron desde la última grabación Autoguardar en esta opción se especifica cada cuanto tiempo se autoguardar el documento, especificando el tiempo en minutos.

PROTECCIÓN DE DOCUMENTOEsta opción nos presenta el nombre del documento en que estamos trabajando y nos presenta dos opciones: contraseña como protección del documento y contraseña escritura.

CONTRASEÑA COMO PROTECCIÓN DEL DOCUMENTO

En este campo se introduce la contraseña para impedir que se accese el documento si no se tiene la contraseña

CONTRASEÑA ESCRITURAEn este campo se introduce la contraseña para impedir la modificación del documento.

Salida del documento activo

Word ofrece la posibilidad de abandonar el documento activo e iniciar la confección de otro nuevo, este procedimiento se efectúa de la siguiente manera:

Salir del documento activo Seleccionar Cerrar del menú Archivo

Abrir un documento nuevo Seleccionar Nuevo del menú Archivo o bien

desde la barra de herramientas el siguiente ícono

.

Cerrar un documento y salir de Word

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.Para cerrar todos los documentos abiertos sin salir de la aplicación, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en Cerrar todo

del menú ARCHIVO .Si ha terminado de trabajar en Word, cierre el documento activo y salga de Word eligiendo Salir del menú ARCHIVO. Si no ha guardado los últimos cambios, Word le preguntará si desea hacerlo.Configurar página

ImprimirHaga clic en Imprimir del menú archivo y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Como se puede observar el recuadro ofrece las siguientes opciones:

IMPRESORANombre: Permite seleccionar cual de las impresoras instaladas queremos usar.

INTERVALO DE PÁGINASTodo: Imprime el documento completo.Página: Imprime la página actual.Páginas Imprime las páginas o intervalos que le indiquemos .Ejemplo: 1, 3,5-12,15

COPIASNúmero de copias: Permite seleccionar el número e copias que deseamos imprimir.Intercalar: Imprime las copias en el orden apropiado para la encuadernación.

IMPRIMIR: Aquí selecciona el tipo de documento que desea imprimir.IMPRIMIR SÓLO: En este cuadro debe escoger si necesita imprimir las “páginas pares”, “páginas impares” o todo el “Intervalo” del documento.

COMANDO EDICIÓN

La edición de documentos es una parte esencial del trabajo cotidiano con un tratamiento de texto. Dentro de La edición se pueden efectuar otras opciones como:

Agregar o eliminar texto. Cambiar la ubicación de párrafos. Agregar gráficos al texto. Cambiar el formato de caracteres, párrafos, páginas o del

documento completo.

Insertar texto

Cuando inserte texto en una línea, Word moverá el texto existente, a la derecha para hacer sitio al texto nuevo. Si desea escribir sobre el texto existente, cambie el modo sobrescribir. Para hacerlo haga doble clic en “SOB” de la barra de estado en la parte inferior de la ventana. Para volver al modo insertar, haga doble clic en “SOB” otra vez.

Deshacer escritura

La orden Deshacer anula el último cambio realizado en el documento; por ejemplo, si ha borrado un párrafo por error utilice Deshacer para que el párrafo aparezca de nuevo en el documento , en su posición original , o si ha tecleado una frase y ha cambiado después de idea sobre su conveniencia , utilice Deshacer para eliminar la frase del documento. Existen dos formas de utilizar Deshacer desde el menú de Edición y desde la barra de herramientas estándar haciendo clic sobre el siguiente ícono . Para anular el último cambio operado en el documento, despliegue el menú Edición .El primer elemento de este menú es la orden Deshacer. El nombre completo de la orden depende de la última acción realizada. Si acaba de teclear algo, por ejemplo, la orden se llamaría Deshacer escritura. Si acaba de borrar texto la orden sería Deshacer despejar. Seleccione Deshacer cuando desee cancelar la última acción realizada.

NOTA: También puede pulsar CTRL +Z para ejecutar la orden Deshacer no todas las acciones realizadas se pueden Deshacer. Por ejemplo, no se puede Deshacer una operación de guardar o imprimir un documento en tales casos, la orden del menú EDICIÓN aparecerá como No se puede deshacer.Word “recuerda” todas las acciones realizadas, no solamente la última. Una vez deshecha la última acción Word está preparando para deshacer la que realizó inmediatamente antes de está .Sí despliega de

nuevo el menú EDICIÓN. La orden Deshacer habrá quedado configurada para anular el efecto de la penúltima acción.

Rehacer escritura

Word no sólo recuerda las acciones realizadas, sino también las que han sido anuladas o deshechas .Así, si deshace algo y cambia posteriormente de idea, puede rehacerlo .Después de deshacer una acción, despliegue el menú EDICIÓN. LA segunda opción de este menú corresponde a la orden Rehacer .Al igual que Deshacer, el nombre completo de la orden cambia en función de la acción, como Rehacer Escritura o Rehacer Despejar.Pulse en la opción Rehacer para deshacer la última orden Deshacer. Seleccione Rehacer Escritura ahora en el menú EDICIÓN .También puede pulsar en el botón Rehacer de la barra de herramientas, o bien seleccionar acciones de la lista de Rehacer.

Repetir acciones

Cuando no se ha utilizado con anterioridad la segunda opción del menú EDICIÓN es Repetir. Al igual que Deshacer y Rehacer el nombre completo de esta orden varía en función de la última acción realizada. Si ha tecleado texto, por ejemplo, la orden aparecería con el nombre Repetir Escritura. Si ha borrado texto, el nombre de la orden pasaría a ser Repetir Despejar.Utilice la orden Repetir siempre que desee repetir una acción varias veces, como por ejemplo, volver a introducir otra vez en una posición diferente la misma porción de texto que acaba de teclear .Para repetir texto, por ejemplo tecléelo en una posición del documento, traslade el punto de inserción a otra posición donde desee insertar el mismo texto y seleccione Repetir en el menú EDICIÓN. Sí la última acción no puede ser repetida, la orden aparecerá atenuada con el título No se puede repetir.

Trasladar y copiar texto con arrastrar y copiar

Utilizando el ratón, puede trasladar y copiar el texto seleccionado con la misma facilidad con que arrastra el puntero del ratón al trasladar el texto este se suprime de su ubicación original en el documento para quedar insertado en un lugar diferente .Al copiar texto es un duplicado del mismo que se inserta en otra ubicación, no viéndose afectado el texto original.

Resulta muy sencillo copiar y trasladar texto usando un método llamado arrastrar y colocar .Esta técnica se basa en arrastrar el texto seleccionado a la nueva posición donde ha de quedar insertado y liberar una vez allí el botón del ratón para colocarlo en dicha posición.

1. Seleccione el texto usando el ratón o el teclado.1. Señale en cualquier posición del área seleccionada para que el

puntero cambie su forma por una punta de flecha.2. Pulse el botón del ratón y comience a arrastrar el puntero hasta la

posición donde desee.

3. Inserte el texto .Al efectuar el arrastre, verá un pequeño cuadradito y un punto de inserción en forma de línea punteada junto al puntero del ratón.

4. Libere el botón del ratón cuando el punto de inserción de línea punteada este ubicado en la posición apropiada.

Si desea copiar el texto en lugar de trasladarlo, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras libera el botón del ratón. Al pulsar esta tecla, verá aparecer un signo más junto al puntero, confirmando que se trata de una operación de copiar.

Puede utilizar la técnica de arrastrar y colocar para copiar texto en cualquier posición del documento, incluso en áreas que no se encuentren a la vista en la pantalla. Al arrastrar el puntero del ratón más allá de los límites superior o inferior de la ventana tendrá lugar un desplazamiento en el contenido de dicha ventana de forma automática.

Si cambia de idea mientras que este efectuando el arrastre del texto seleccionado, lo único que ha de hacer es volver a situar el puntero sobre la selección y liberar el botón. Si ya ha colocado el texto en la nueva ubicación, puede utilizar la orden Deshacer Mover del menú EDICIÓN. O bien seleccionar Mover en la lista de acciones Deshacer.

Trasladar y copiar texto usando el portapapeles

El Portapapeles es una zona de la memoria del computador a donde window almacena temporalmente la información .Aquí puede insertar texto para copiarlo posteriormente en una ubicación diferente. A la operación de trasladar texto usando el portapapeles se denomina cortar y pegar. Se trata de cortar el texto de una posición para pegarlo en otra diferente .A la operación de copiar texto usando el portapapeles se denomina copiar y pegar. En este caso, se copia una porción de texto para pegarla a continuación en otras posiciones.

Para trasladar texto con la técnica de cortar y pegar,1. Seleccione en primer lugar el texto.2. Trasládelo al portapapeles pulsando en el botón cortar de la barra

de herramienta estándar.

También puede cortar texto y pasarlo al portapapeles utilizando cualquiera de estás técnicas:

Seleccionar Cortar en el menú EDICIÓN. Pulsar CTRL +X. Seleccionar cortar en el menú Contextual que aparece al

pulsar con el botón derecho sobre el texto seleccionado.

2. Coloque el punto de inserción en la posición donde desee colocar el texto.

3. Péguelo en el texto pulsando el botón pegar.

Word insertará en dicha posición el contenido actual del portapapeles. También puede pegar el contenido del portapapeles utilizando cualquiera de estás técnicas:

Seleccionar Pegar en el menú EDICIÓN.1. Pulsar CTRL+V.1. Seleccionar pegar en el menú Contextual que aparece

al pulsar con el botón derecho.

NOTA: La opción pegar aparecerá atenuada en el menú CONTEXTUAL si no

existe ninguna información en el portapapeles.

Para copiar texto en lugar de trasladarlo, siga los mismos pasos descritos anteriormente, pero pulsando en el botón copiar. También puede seleccionar Copiar en el menú EDICIÓN, pulsar CTRL+C o seleccionar Copiar en Menú CONTEXTUAL

Copia del texto

Para copiar texto, primero selecciónelo, presione y mantenga presionado el botón del mouse junto con la tecla CTRL hasta que se vea aparecer el puntero, arrastre el puntero hasta donde se quiera colocar la copia. También se pude copiar el texto dentro del mismo documento siguiendo estos pasos:

1. Selecciona texto a copiar2. seleccionar el menú EDICIÓN 3. Activar la opción Copiar4. Colocar el punto de inserción en el lugar apropiado5. seleccionar el menú EDICIÓN6. Activar la opción Pegar. Es posible pegar el texto a copiar,

cuantas veces se desee hasta que se cambie el contenido del portapapeles.

Al copiar un texto en Word para window este es duplicado dejándolo en suposición original e insertando una copia en el lugar indicado. Otra manera de presionar texto es presionando CTRL+INS en vez del comando Copiar del, menú EDICIÓN.

También ser puede copiar texto sin tener que introducirlo al portapapeles de la siguiente forma:

1. Seleccione el texto a copiar2. presione SHIFT+F23. Mueva el punto de inserción con el mouse o teclas de dirección

donde desee copiar4. Presione ENTER

Buscar y remplazar texto

Buscar en un documento

La orden Buscar permite ahorrar una cantidad considerable de tiempo. En lugar de leer el documento completo para buscar una palabra o frase, puede utilizar en su lugar la orden Buscar del menú EDICIÓN. La orden Buscar examina todo el texto del documento hasta localizar la primera aparición de la palabra o clase especificada. Una vez encontrada, puede repetir la misma orden para localizar otras apariciones de la misma aparición y así sucesivamente hasta explorar la totalidad del documento Word realiza la búsqueda en el documento comenzado por la posición que ocupe el punto de inserción en el momento de ejecutar la orden. Sí está situado al comienzo del documento, la primera aparición detectada de la palabra coincidirá con su primera aparición en el documento propiamente dicho.

El cuadro de diálogo Buscar permanece abierto en la pantalla para que pueda continua buscando más apariciones de la misma palabra, o bien cambiar algunas opciones relacionadas con la operación de búsqueda. Para localizar la siguiente aparición de la misma palabra, pulse de nuevo en Buscar siguiente, o bien pulse RETURN. Si la palabra no aparece más en el documento, por lo que aparecerá en cuadro de mensaje informando que Word ha finalizado la búsqueda en el documento. Pulse en Aceptar para hacer desaparecer el cuadro de pantalla .Desaparecerá la selección que existía anteriormente sobre el texto y Word devolverá el punto de inserción a su posición normal. El cuadro de diálogo Buscar seguirá a l a vista en la pantalla por si desea emprender una nueva acción de buscar. Seleccione Cancelar para hacer desaparecer el cuadro de diálogo.

Si cierra el cuadro de diálogo y decide continuar buscando el mismo texto, pulse SHIFT+F4. Word reanudará entonces la búsqueda si mostrar d nuevo e cuadro de diálogo Buscar. Si Word se detiene durante la búsqueda y se muestra un mensaje preguntando si desea continuar desde el principio del documento. Elija Sí.

El cuadro Buscar cuenta con otras opciones como se muestra en la ilustración siguiente:

DIRECCIÓNPermite determinar la forma que Word ha de realizar la

búsqueda en el documento.

TODO Word examina todo el documento a partir de la posición del punto de inserción hacia adelante, hasta el final del texto, para

continuar después con el principio del documento.

HACIA ABAJOLa búsqueda tiene lugar desde el punto de inserción hasta

el final el documento y llegado este punto, Word pregunta si desea que continúe la búsqueda por el principio del mismo.

HACIA ARRIBA

Word efectúa la búsqueda desde el punto de inserción hacia atrás, hasta llegar al comienzo del documento. Llegado este punto , Word pegunta si desea que continúe la búsqueda por el final

También se pueden activar o desactivar las siguientes casillas:

COINCIDIR MAYÚSCULA /MINÚSCULA

Determina si Word ha de tener en consideración durante la búsqueda de la caja de los caracteres. Cuando no está activada esta opción(opción predeterminada) Word ignora la caja de los caracteres. Por ejemplo. Si se ordena la búsqueda de club, Word localizará palabras como “club”, Club” o “CLUB” .Sí se activa esta opción.Word localizaría tan sólo aquellas cadenas de caracteres que aparecieran exactamente con la misma caja que en el cuadro Buscar.

PALABRAS COMPLETASDetermina si Word ha de localizar el texto como parte de otras palabras.

SEGÚN MODELO

Permite localizar palabras utilizando un signo de interrogación a modo de comodín .Cuando está activada esta opción, el carácter? representa cualquier carácter individual en la cadena de búsqueda.

COMANDO VER

Encabezados o pies de páginas

Para insertar Encabezados o pies de páginas:

1. Escoja Encabezado/Pie de página en el menú VER.2. Haga clic en de la barra de herramientas ENCABEZADO Y PIE

para ir a la zona del encabezado del pie de página.3. Introduzca el texto o los gráficos deseados.

Numeración de páginas

es posible insertar números de páginas de dos formas: Utilizando el comando Encabezado/Pie del menú VER o con el comando Números de páginas del menú INSERTAR este último comando es conveniente si se desea sólo colocar el número de la página en los encabezados o pies de página.

Para insertar sólo número de páginas:1. Escoja el comando Número de página del menú INSERTAR2. Seleccione en Posición ya sea en la parte superior o en la parte

inferior de la hoja.3. Seleccione en Alineación ya sea a la izquierda, derecha, al

centro interior o exterior.4. Escoja el botón de Aceptar y responda al mensaje.

Al hacer Clic en aceptar remplaza cualquier encabezado o pie de página con alguno que sólo tenga el número de página. Al hacer Clic en Cancelar retiene el encabezado o pie de página si existen.

Para insertar números de página con texto en encabezados o pies de página:

1. Escoja el comando Encabezado/pie de página del menú VER.

2. Seleccione el encabezado o pie de página en el cual desea añadir los números de páginas.

3. Presione el punto de inserción donde desee el número de página y seleccione el ícono de número de página.

4. adicione o edite cualquier texto que desee y escoja el botón Cerrar.

Visualización del texto

Para aumentar o hacer “ZOOM PARA ACERCAR”, pase del documento, use el cuadro “zoom” de la barra de herramienta estándar. Bastará con hacer clic en la flecha de abajo y seleccionar un porcentaje, o con escribir un valor. También puede elegir ZOOM del menú VER y seleccionar Opciones en el cuadro de diálogo ZOOM.

COMANDO INSERTAR

Insertar caracteres

Para insertar un carácter que no aparezca en el teclado elija Símbolo del menú INSERTAR y seleccione la ficha Símbolos. En el cuadro “fuente” seleccione la fuente que contenga el símbolo que desee. Haga doble clic en un símbolo (puede hacer clic en un símbolo para tener una visión aumentada). En el cuadro de diálogo Símbolo, también puede seleccionar la ficha caracteres especiales. Cuando termine de insertar símbolos, elija el botón “Cerrar”.

Autotexto

Autotexto es una herramienta, muy potente pero no actúa de forma automática .Es necesario teclear la abreviatura ALT y pulsar después la tecla F3, o bien abrir el cuadro de diálogo Autotexto, seleccionar la entrada e insertar a continuación.

Crear e insertar un elemento de autotexto

Para utilizar autotexto, ha de crear en primer lugar una entrada de autotexto para vincular una palabra o frase con su abreviatura. Para crear una entrada de autotexto seleccione el texto al que le quiera asignar una abreviatura y elija la orden Autotexto en el menú INSERTAR. Cuando necesite insertar una entrada de autotexto en un documento, teclee la abreviatura de la misma y pulse F3.

Usar otras opciones de autotexto

Si olvida la abreviatura de determinadas expresiones o bien si desea eliminar una entrada de Autotexto, tendrá que abrir el cuadro de diálogo Autotexto. Sin que exista ningún texto seleccionado en el documento, elija Autotexto en el menú INSERTAR. Aparecerá entonces un cuadro de diálogo con la primera abreviatura seleccionada, después seleccione un elemento de la lista. Si desea insertar el elemento de su forma original, seleccione la opción “Texto con formato”, si desea que el formato del texto corresponda al del texto que le rodee en el documento, elija la opción “Texto normal”. A continuación elija el botón “Insertar”.

Insertar con autotexto

Cuando exista una palabra o frase que ha de repetir con frecuencia, utilice Autotexto. Autotexto permite insertar una palabra, frase o incluso una sección completa de texto introduciendo en su lugar una abreviatura. Así, podrá crear una abreviatura para Otorrinolaringólogo y conseguir que quede insertada pulsando simplemente oto. Procure usar abreviaturas que ahorren pulsaciones de teclas, pero que sigan permitiéndole identificar cual es el texto al que sustituyen. Las abreviaturas cortas podrían no resultar apropiadas. Cuando necesite insertar una entrada de Autotexto en un documento, teclee la abreviatura de la misma y pulse F3. La abreviatura ha de estar seguida de un espacio o retorno de carro aunque pueden existir varios espacios en blanco entre la misma y el punto de inserción al pulsar F3. Si existiera algún otro carácter intermedio Word emitirá un pitido indicando que no ha podido localizar dicha abreviatura en la lista de Autotexto.

No es necesario teclear todos los caracteres de la abreviatura; es suficiente introducir los caracteres que permitan identificar ésta de otras abreviaturas de la lista de Autotexto. Si olvida las abreviaturas de determinadas expresiones, o bien desea eliminar una entrada de Autotexto, tendrá que abrir de nuevo el cuadro de diálogo Autotexto. Sin que exista ningún texto seleccionado en el documento, elija Autotexto en el menú EDICIÓN .aparecerá entonces un cuadro de diálogo.

Si sus iniciales no aparecen seleccionadas, pulse en ellas Ahora. En el panel Muestra aparecerá el texto correspondiente a la abreviatura seleccionada. Pulse dos veces en la abreviatura de sus iniciales para que se inserte en el documento su nombre completo, o bien seleccione la abreviatura y pulse en Insertar. Active una vez más el cuadro de diálogo Autotexto. Observe los botones de opción rotulados como, Texto con formato y Texto normal. Si elige Texto con formato, se inserta el texto con todos los atributos de formato que tuviera en el momento en que se creo la entrada de Autotexto. Si selecciona Texto normal se aplicará al mismo el formato actual del párrafo en donde está ubicado el punto de inserción.

Sugerencia: Para imprimir una lista de las entradas de Autotexto, seleccione Imprimir en el menú ARCHIVO, despliegue la lista imprimir, seleccione Autotexto y pulse en Aceptar.

Para eliminar una entrada de Autotexto, selecciónela en la lista

Nombre y pulse en el botón Eliminar. Para editar una entrada de Autotexto, inserte el texto en el documento, editelo y vuelva a guardarlo como entrada de Autotexto usando la misma abreviatura.

Para borrar el glosario especial sin insertar su contenido en el documento, seleccione la entrada Especial en el cuadro de diálogo Autotexto y pulse en Eliminar la próxima vez que añada algo al glosario especial, este volverá a crearse desde el principio.

COMANDO FORMATO

FORMATO FUENTE

Formato fuente. Permite dar un formato al texto que se está trabajando. Dentro de este formato encontramos las siguientes opciones:

Fuente: permite al usuario escoger

un tipo de letra para su trabajo en

Word

Tamaño de la fuente: para escoger

el tamaño de la letra.

Estilo de fuente. Da la opción de poner la letra más oscura, Cursiva o Subrayar, respectivamente.

Color de fuente. Aquí se puede escoger el color que se desee para las letras. Esto aplica cuando se posee una impresora a color.

En este formato también encontramos otras opciones como el estilo del subrayado y otros efectos que queremos aplicar al texto, tales como tachado, doble tachado, superíndice, subíndice, sombra, contorno, relieve, grabado, mayúsculas. En estos últimos solo basta hacer clic en las opciones, para activarlas.

En este formato se muestra una vista previa de cómo quedará el texto antes de escoger la opción aceptar.

FORMATO PÁRRAFO

El formato párrafo permite dar características específicas a un párrafo. En este formato encontramos las siguientes opciones:

Alineación: permite alinear un texto o un párrafo hacia la izquierda,

centrado, hacia la derecha o justificado, respectivamente, como muestran los íconos.Ampliar o reducir sangrías a un texto seleccionado. También en la opción de sangría, podemos escribir o seleccionar con las teclas de flecha , el valor deseado para la sangría del texto.

En este formato encontramos opciones como el interlineado que deseamos en el texto (sencillo, 1,5 líneas, doble, mínimo, exacto, múltiple); el espaciado (anterior, posterior). Este formato también muestra una vista previa del texto, antes de escoger la opción aceptar.

La opción de párrafo presenta además una opción de líneas y saltos de página, donde se pueden modificar las características de las páginas.

FORMATO NUMERACIÓN Y VIÑETAS

El formato numeración y viñetas permite colocar a un textoviñetas, números, esquemas numerado o estilo de listas. Haciendo clic sobre uno de estos íconos, se activa la opción. Para desactivarla solo bastará hacer nuevamente clic sobre el ícono.

Viñetas Números Esquema numerado Estilo de listas

FORMATO BORDES Y SOMBREADO

El formato Bordes y Sombreado se usa cuando se esta trabajando con tablas, para darle características especiales a las mismas.

Presenta tres opciones: borde, bordes de página y sombreado. Haciendo clic sobre este ícono, muestra otros estilos de bordes

Otras opciones presentadas son el Estilo y el Color, la primera hace referencia a la manera como la línea de los bordes serán presentadas y la segunda al color que se desea aplicar a las mismas siempre que se tenga impresora a color.

La opción sombreado permite colocar sombras a los bordes

Al hacer clic en este ícono, todo el fondo quedará sombreado con el color de relleno que se elija.

Haciendo clic en este ícono, se obtiene una gama de colores para aplicar a los bordes de una tabla.

FORMATO COLUMNAS Haciendo clic en esta opción, se puede dividir la pantalla en

el número de columnas deseadas (es aconsejable que no pasen de cuatro).

La opción también permite dar el ancho deseado para cada columna, mostrando una vista previa de cómo quedará el documento.

IFORMATO TABULACIONES

Las tabulaciones, es otra opción que se presenta en este menú. Por defecto, los tabuladores suelen estar preestablecidos en intervalos de 1.27 cm (media pulgada), a partir del margen izquierdo. Estos tabuladores por defecto aparecen sobre la Regla en forma de unas marcas muy tenues. Cada vez que se pulsa la tecla Tab, el cursor de desplaza hasta la posición del siguiente tabulador.

Se puede cambiar el espaciado entre las tabulaciones predeterminadas (comando Formato/Tabulaciones), así como prescindir de los tabuladores por defecto e introducir los que se deseen. Como para todos los formatos de párrafo, hay que seleccionar los párrafos en los que se desea establecer o cambiar tabulaciones y seguir uno de estos pasos:

· Hacer clic en el botón de alineación de las tabulaciones, situado en el extremo izquierdo de la Regla horizontal, hasta que aparezca el tipo de tabulador correspondiente a la alineación deseada. Existen las siguientes posibilidades:

Alineación por la izquierda, los caracteres introducidos comienzan a partir del tabulador.

Alineación por la derecha, los caracteres introducidos Terminan o quedan alineados sobre el lado derecho

Alineación de centrado. Los caracteres a medida que se vayan ingresando, quedarán centrados respecto al tabulador.

Alineación del punto decimal (para datos numéricos con decimales)La coma de los decimales quedará debajo del tabulador.Línea vertical. Muestra una línea vertical situada debajo de cada uno de los Tabuladores de la regla.

Una vez seleccionado el tipo de tabulador que se desea, se hace clic en la regla sobre el punto o los puntos donde se quiera establecer tabuladores. La marca correspondiente al tabulador aparece allí donde se ha hecho clic.

La posición de los tabuladores puede modificarse arrastrándolos con el ratón hasta una nueva posición. Para eliminar un tabulador basta arrastrarlo fuera de la Regla.

FORMATO CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

La opción de cambiar mayúsculas y minúsculas, presenta una gama de posibilidades. Haga clic sobre la opción que desee, inmediatamente quedará marcada. Al dar aceptar, el texto marcado tomará las características elegidas.

FORMATO ESTILO Y FORMATO

Estilos y formato, muestra el formato del texto seleccionado, permitiendo elegir un nuevo formato que se desee aplicar al texto que se

está trabajado

MENU DE HERRAMIENTAS

HERRAMIENTAS ORTOGRAFIA Y GRAMÁTICA

Ícono de Ortografía y gramática (también puede pulsar la tecla F7).

Busca los posibles errores ortográficos (aparecen en rojo) y presenta sugerencias para cambio de palabras. Al hacer clic en Cambiar, se confirma la opción escogida. Si se desea que el cambio se haga en todos los lugares donde se repita la palabra, hay que escoger la

opción Cambiar Todas. Si no se selecciona una parte del texto, Word asume que se hará en todo el documento.

Word dispone de diccionarios en varios idiomas, con los cuales se puede verificar la ortografía de las palabras del documento. Lo primero que hay que hacer es establecer el idioma del documento (o de la selección que se quiere revisar).

Word permite agregar nuevas palabras al diccionario Agregar al diccionario. Cada vez que se encuentra una palabra que no está en los diccionarios, el corrector puede proponer una o más alternativas de sustitución. Si se pulsa Omitir busca la siguiente palabra desconocida sin hacer nada. Si la palabra vuelve a aparecer otra vez en el texto, se seguirá reconociendo como un error; para evitar esto se debe marca Omitir Todas. Al escoger Autocorrección, Word asume la sugerencia que da. A veces Word realiza una serie de correcciones sin que nos demos cuenta, corrigiéndolos sin preguntar.

Al hacer clic en Opciones, mostrará el siguiente menú.

Sólo bastará hacer Clic en las opciones que queremos activar. Para desactivar se hace clic nueva-mente sobre la marcada. Finalmete se hará Clic en aceptar, para establecer las nuevas Opciones.

OPCIÓN IDIOMA

Esta opción permite varias alternativas como escoger el idioma en El que deseamos trabajar, hacer traducciones, buscar sinónimos a Las palabras (también podemos utilizar las teclas Mayúscula y F7 Sostenidas al mismo tiempo, para buscar sinónimos), colocar Guiones cuando llegamos al borde derecho y no hemos terminado una palabra,( para que esta no salte automáticamente a la línea Siguiente)

MENÚ DE TABLAS

Con este ícono podemos trabajarTablas y BordesAl activarlo aparecerá un lápiz como esteQue nos permitirá dibujar la tabla o las líneas que deseemosEn el menú de tablas también aparece la opción de INSERTAR TABLA, solicitando el tamaño de la tabla por número de filas y número de columnas. En la opción Autoajuste, se puede fijar el ancho de columna, autoajustar el contenido al ancho de columna y de la ventana. Para ello será necesario activar las opciones haciendo clic sobre ellas. Se desactivan de la misma forma.

Para la opción Estilo de Tabla, Tabla con cuadrícula, se debe activar en Autoformato. Word desplegará una serie de alternativas para creación de tablas, mostrando una vista previa de cómo quedará la tabla.

Una vez creada una tabla, se activarán automáticamente en la opción Tabla / Insertar, las alternativas de insertar columnas, filas y celdas.

Las opciones de ELIMINAR Y SELECCIONAR, sólo se activan si ya se ha creado una tabla. Ofrece las alternativas de eliminar o seleccionar columnas, filas o celdas.

Las opciones de ordenar, permiten dar un orden alfabético o numérico(ascendente o descendente) a las celdas o rangos de celdas creadas

en una tabla.

MENÚ VENTANA

Este menú permite Dividir la pantalla en dos partes o ventanas para trabajar un documento, una vez escogida esta opción, aparecerá una nueva opción denominada Quitar División, para eliminar la ventana.

MENU DE AYUDA

Ícono de Ayuda. Microsoft Word proporciona ayuda tutorial al usuario,acerca de los diversos menús y comandos que ofrece. Pulsando la tecla

F1,también se obtiene el mismo resultado.

TALLER

Después de leer el aparte del módulo que le corresponde a Word y de haber practicado los ejercicios que fueron diseñados para ello.

o Describe los procesos para entrar al procesador de palabras.

o Dibuja varios íconos de las barras de Menús del Word escribe su nombre y describe su utilidad.

o Selecciona una página del módulo de Gestión, transcríbela a un documento creado especialmente para ello.

o Escribe algo que te permita realizar el siguiente ejercicio:o Salir de Word. Cuando el programa te indique que no se ha

salvado el archivo, abandónalo sin guardar los cambios. Observa qué pasa y comenta con tus compañeros.

o Escoge un texto del módulo de pedagogía y transcríbelo utiliza <TAB> y <ENTER> cuando sea necesario. Una vez escrito el texto, verifica y corrige los posibles errores. Guarda el documento y sal de Word.

o Escoge un texto del módulo de Lenguaje de mínimo 5 párrafos. Transcríbelo y realiza el siguiente ejercicio con el:

o Centra el título.o Coloca margen izquierdo en 3.5 cm. Y el derecho en 2 cm.

Cuerpo del texto justificado en ambos márgenes.o Al primer párrafo le modificas el formato de párrafo con

espacio interlineal doble.o El segundo párrafo le colocas el espaciado a espacio y medio o Y al tercer párrafo se le coloca el espaciado sencillo.

o Escoge un texto del módulo de Ciencias Naturales de mínimo 5 párrafos. Transcríbelo y realiza el siguiente ejercicio con el:

o Centra el título.o Coloca margen izquierdo en 3 cm. Y el derecho en 3 cm. o Al primer párrafo le modificas el formato la fuente con espacio

interlineal doble y justificación a la derecha.o El segundo párrafo modifica el formato de la fuente en tipo de

letra y tamaño le colocas el espaciado a 1 1/2 espacio y justifica a la izquierda

o Y al tercer párrafo se le coloca el espaciado sencillo, modifica la fuente y justifica a ambos lados centrando el párrafo.

o El cuarto párrafo márcalo y realízale un subrayado.o Al quinto párrafo cámbialo a negrilla.

o Realiza una carta al rector en la cual solicites un permiso para llevar a tus estudiantes a una salida de campo.

o Con el ejemplo de la salida de campo realiza una carta al jefe de núcleo informando de la salida y ofreciendo detalles de la misma.

o Siguiendo con el mismo ejemplo realiza una carta a los padres de familia pidiendo la autorización de ellos para la salida de campo próxima a realizarse. Esta carta debe contener una tablita donde se le explique al padre de familia el costo de la entrada a la finca, el costo del refrigerio, el costo del pasaje.