Proceso administrativo

Organización

PROCESO ADMINISTRATIVO

Concepto de Organización

• Estructura: Establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos de un grupo social.

• Coordinación: La estructura propicia la armonía y la adecuada sincronización de las actividades, a fin de facilitar el trabajo de la mejor manera posible.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización, originando la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Es el establecimiento de la estructura necesaria para la coordinación racional de las actividades, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social

Elementos del concepto de Organización Concepto:

1) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios contante, redundando a la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con mínimo de esfuerzo.

4) Evita lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5) Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Importancia:

Principios de Organización:

• Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

• Establecido por Adam Smith, afirma que el Trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

Del objetivo: Especialización:


• Es necesario establecer centros de autoridad de los que emanen la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.

• A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Jerarquía: Paridad de autoridad y responsabilidad:


• Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

• Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con la misma.

Unidad de mando: Difusión:


• Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

• Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de 5 0 6 subordinados a fin de asegurar que no este sobrecargado y que este en la posibilidad de atender otras funciones mas importantes.

• Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. La empresa es un sistema que para que funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.• Continuidad: una vez que se

ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Amplitud o tramo de control: De la Coordinación:

Etapas de la Organización:

Etapas de Organización:División del Trabajo.

• Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Reglas: Los niveles jerárquicos

establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.

Se debe definir claramente el tipo de autoridad( lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.

Jerarquización:

Etapas de Organización:División del Trabajo.

• A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.

• 1. listar todas las funciones de la empresa.

• 2. clasificarlas.• 3.Agruparlas según un orden

jerárquico.• 4. Asignar actividades a cada una de

las áreas agrupadas o departamentos.• 5. Especificar las relaciones de

autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.

• 6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• 7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento debe relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones involucradas.

Departamentalización: A) Secuencia de Departamentalización:

Etapas de Organización:División del Trabajo

• 1. Funcional: Común en las empresas industriales, consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.

• 2.Por producto: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. Las departamentalización se hace con base en un producto o grupo de producto relacionados entre si.

B) Tipos de Departamentalización:


• 3. Geográfica o por territorios: Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso en áreas muy grandes.

• 4.Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.


• 5. Por procesos o equipos: al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro y tempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiere.

• 6. Secuencia: Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores.


• Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentales de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrá de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

• Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Descripción de funciones, actividades y obligaciones: Coordinación:

Tipología de la Organización:

• La disciplina es fácil de mantener porque los subordinados reportan a un solo jefe.

• La autoridad y responsabilidad se transmite íntegramente por una sola línea para cada persona; la autoridad de línea disminuye conforme va descendiendo y la responsabilidad aumenta conforme asciende.

• Centralización de autoridad en el supervisor.• Se depende de un hombre

clave.• No fomenta la

especialización de los empleados.• Se presenta comunicación

informal( verbal).• Perdida de objetos• Supervisión excesiva de

subordinados, dificultando su control( tramo de control).

Organización Lineal: Si se interpreta la organización lineal los problemas organizativos que se originan son:


• Taylor fue el creador de esta organización.• Se dice que esta

organización es funcional porque existe especialización por parte de los supervisores, lo cual los hace expertos en un conocimiento especial y esto se conoce como autoridad funcional.

• Duplicidad de autoridad.

• Violación del principio de la unidad de mando.

• Confusión en las ordenes.

• Fuga de responsabilidad.

• Indisciplina.

• Continuación de la comunicación informal( verbal).

• Duplicidad de funciones.

• Conflictos entre autoridades.

• Falta de coordinación entre departamentos.

• Atraso de actividades.

• Indeterminación de actividades.

• Personal incompetente ocupando puestos claves.

• Exceso de trabajo para algunos empleados.

• Continuación de la falta de especialización en los empleados. Fricción entre jefes y subordinados.

• Rotación de personal elevado.

• Excesivo tramo de control.

• Fricción entre personal.

Organización funcional o de Taylor:

Desventajas:


• Este surge de la función lineal y funcional y es la que mas se aplica en la actualidad, por ser la que ofrece mas ventajas.• A) De la organización lineal,

la autoridad y la responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función especial( cadena de mando).• B) De la funcional, la

especialización de cada una de las actividades en una función.

Organización Lineofuncional.


• Surge como consecuencia del crecimiento de las empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalle, y de contar con especialista capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

• A) Ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.• B) Existir rozamientos con la

autoridad de línea.

Organización estaf. Desventajas:


• Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se le encomiendan.

• Directivo: representa a los accionista de una empresa que se encarga d deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.• Ejecutivo: es nombrado por el

comité directivo para que ejecute los acuerdos que ellos toman.• De vigilancia: personal de

confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.• Consultivo: integrado por

especialistas, que por sus conocimientos o estudios emiten dictadamente sobre asuntos que les son consultados.

Organización por comités Clasificación:


• se organiza por dos criterios a la vez: funciones y productos. Esta estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. Así, las estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a través de equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades, de las estructuras funcionales, divisionales y burocráticas donde si no está claro quién es el responsable surgen importantes controversias.

Organización matricial:

Técnicas de organización:

• Existen tres formas de representar los organigramas:

1. Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.

2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Organigramas:

Organigramas

Por su objeto.

• Estructurales.• Funcionales.• Especiales.

Por su área. • Generales.

• Departamentales.

Por su contenido.

• Esquemáticos.• Analíticos.

Técnicas de organización: Manuales.

• Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

Los manuales pueden ser :• A) D organización.• B) Descripción de puestos.• C) De procedimientos.

Lo que contienen:• A) Portada.• B) Índice de contenido.• C) Introducción.• D) Objetivo.• E) Cuerpo de Manual.• F) Anexo.• G) Glosario.• H) Simbología.

• Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Procedimientos.

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