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Proceso Administrativo
INDICE 1.
Introducción
2.Planificación
2.1.Propósito o misión de la empresa
2.2.Objetivos o metas
a) Objetivos Corporativos
b) Objetivos Funcionales
c) Objetivos en Unidades Estratégicas de Negocios
2.3. Estrategias
2.4. Políticas
2.5. Procedimientos
2.6. Reglas
2.7. Programas
2.8. Presupuestos
2.9. Proceso de planificación
2.10. Conclusiones acerca de la planificación
3. organización
3.1. Clases de organización
3.2. Dinámica organizacional
3.3. Organigrama de la empresa
3.4. Niveles jerárquicos
3.5. Unidades estratégicas de negocios
3.6. Organización informal
3.7. Relaciones de staff
3.8. Conclusiones acerca de la organización
4. Integración de Personal
4.1 Característica del Personal Administrativo
4.2 Diseño de puestos y Cargos
4.3 Evaluación del Desempeño de los Recursos Humanos
4.4 Kardex o Archivos de Personal
4.5 Proceso de Reclutamiento, Selección y colocación de Recursos Humanos
4.6 Políticas de Rotación de Recursos Humanos
4.7 Conclusiones acerca de la Integración del Personal
5. Dirección
5.1 Delegación de Tareas y Funciones
5.2 Políticas de motivación
5.3 Estilo de Liderazgo
5.4 Proceso de Comunicación
5.5 Flujo de información Horizontal
5.6 Flujo de Información Vertical
5.7 Sistema de información Gerencial
5.8 Sistema de Información Administrativa
5.9 Conclusiones acerca de la Dirección
6. Control
6.1 Proceso del Control
6.2 Presupuesto
6.3 Tecnología de la Información
6.4 Sistema del control de Ingreso
6.5 Sistema del Control de Costos
6.6 Sistema del Control de Inventarios
6.7 Auditoria Administrativa
6.8 Auditoria Interna
6.9 Control de Calidad
6.10 Conclusiones acerca de Control
7. Conclusiones y Recomendaciones
PROCESO ADMNISTRATIVO GERENCIAL DE LA EMPRESA ¨EMBOL S.A.¨
INTRODUCCION NOMBRE Y RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
La empresa que será estudiada en esta oportunidad tiene la siguiente razón social:
EMBOL es una empresa de sociedad anónima con RUC. 5140433 licencia de
funcionamiento N 3478285 ubicada en el parque industrial manzana P.1.6 con número
de teléfono 465252 de la ciudad de Santa Cruz de la Sierra. La empresa se encuentra
gerentada por el Sr. Roberto Aranibar.
ACTIVIDAD PRINCIPAL
La actividad principal de esta empresa es la importación y distribución de gaseosas y
agua mineral a nivel nacional.
HISTORIA DE LA EMPRESA
La historia de COCA-COLA comenzó en un jardín de Atlanta Georgia, EE.UU. hace
mas de 100 años cuando Jhon Pemberton, farmacéutico de profesión, invento la bebida
mas conocida del mundo el 8 de mayo de 1886 al descubrir un jarabe fragante y
delicioso, con efecto tónico estimulante y reconstituyente que inmediatamente comenzó
a venderse en una fuente de soda de la farmacia. El contador Frank Robinson amigo de
Pemberton fue artífices del milagro. Puso al jarabe el nombre de COCA-COLA
pensando que se verían efectivas en los anuncios, de su puño y letra creo el logotipo que
se ha traducido en mas de 80 idiomas. El 1888 Pemberton vendió sus derechos a Asa
Candler por nada menos que 2300 dólares a pagar en 2 años; en 1891 Candler
promociono y vendió COCA-COLA fuera de los estados de Georgia. En 1892 Asa
Candler crea The COCA-COLA Company con un capital inicial de 100000 dólares el
31 de enero de 1893 inscribe la marca COCA-COLA en la oficinas de patentes de
EE.UU. Para hacer frente a la creciente demanda de COCA-COLA Candler quería una
bebida única y original que fuese reconocida incluso en la oscuridad. En 1915
Alexander Samuel son de la Root Glass Company de Indiana, pensando en una silueta
femenina diseño la botella inconfundible que perdura hasta hoy.
En 1899 Benjamin Thomas y Joshep Whytead, ambos con franquicia para embotellar y
vender la COCA-COLA a gran escala. Asa Candler vendió la compañía en 1919 a
Ernest Woodruff por nada menos que 25 millones de dólares la transacción mas
importante del sur de EE.UU. Robert Woodruff hijo de Ernest el mas grande líder en la
historia de COCA-COLA la marca mas conocida del mundo. En 1926 creo un
departamento de ventas al exterior y 1928 la COCA-COLA estaba en mas de 30 piases.
En la década del 50 es la era de consolidación, asociándose a embotelladores de
diversos piases. Actualmente la COCA-COLA se vende en 200 piases de todo el mundo
donde se ha convertido en algo mas que una simple bebida, pues es parte de la vida
cotidiana asociada a un momento en la vida de cada persona y es la marca mas conocida
en el mundo. Bolivia el sistema coca – cola poseen diversas plantas que hacen posible la
elaboración, embotellado y distribución de nuestros productos a mas de 8 millones de
habitantes de nuestro país.
La primera coca - cola embotellada en Bolivia fue en la ciudad de La Paz en la noche
buena del año 1941 la embotellaron los señores Alejandro Vázquez y Frank Folet y la
primera persona en probarla fue María Maldonado madre de Alejandro Vázquez.
La primera fabrica de COCA-COLA se hallaba en la tradicional calle de San Pedro, en
octubre de 1943 Bolivia rompió por primera vez el récord Sudamericano de ventas con
28.000 cajas de COCA-COLA fue tan grande el éxito conseguido que en 1946 se
ampliaron las instalaciones en La Paz y se abrieron instalaciones en Cochabamba para
posteriormente en 1966 construir una embotelladora en la ciudad del Valle. En 1979 se
estrena la nueva planta en La Paz ubicada en Río Seco y en 1981 la segunda planta de
Cochabamba ubicada en Qunavi. Actualmente COCA-COLA cuenta con plantas en
Trinidad, Cochabamba, La Paz, Santa Cruz, Oruro, Sucre, Tarija.
ESPECIFICACION Y EXPLICACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE
OFRECE LA EMPRESA
La empresa vende principalmente los siguientes productos:
• COCA-C0LA, en envase de 2 lts. 1 ½ lts. 1lts. ¾ lts. ½ Lts. Popular y mini.
*SIMBA en envase de 2 lts. Y ¾ lts
• SPRITE en envase de 2lts. 1lts. y mini.
• FANTA en envase de 2lts. 1lts. ¾ lts. y mini.
• COCA-COLA DIET en envase de ½ lt.
• VITAL (agua mineral) en envase de 2lts. 1lts. y ½ lt.
ANTECEDENTES Y ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
La amplia experiencia en la actividad de la importación y comercialización de gaseosas
y otros han permitido a los socios de la empresa EMBOL S.A. consolidarse como uno
de los importadores más importantes del país y con un prestigio reconocido en todo el
mundo. Actualmente esta ganando prestigio en Perú y en otros países y cada vez va
incrementando la calidad de sus productos. EMBOL S.A. tiene una amplia actividad y
experiencia en la venta de gaseosas, también cuenta con una tecnología de punta de
industrias Argentinas y Alemanas que fueron adaptas al clima Boliviano. La empresa
EMBOL S.A actualmente cubre el 60% de las ventas en todo el país y espera tener el
100% de las ventas de todo el país.
2.1 PLANIFICACION PROPOSITO O MISION DE LA EMPRESA
El propósito de la empresa es el de incrementar sus volúmenes de importación y
comercialización de sus productos a través del cumplimiento de estrictos de programas,
planes, metas y objetivos planteados al inicio de la actividad EMBOL S.A.
Su propósito es de ofrecer un producto de buena calidad y que sea comprado por todos a
cualquier momento. Diseñar un Sistema Administrativo para su funcionamiento y
alcanzar mayores índices de productividad que permitirá funcionar en forma mas
organizada con calidad haciendo cada vez más importante sus servicios y generando al
mismo tiempo utilidades que le permitan alcanzar un corto plazo de metas en el
autofinanciamiento y el potenciamiento. Promover y apoyar la auto ayuda con
principios de superación de los destinatarios facilitándola identificación del problema.
Adecuar a las actividades y servicios a la demanda de grupos sin discriminación de
sexo, pensamiento político o religión reconociendo con libertad de agrupación de las
personas y libre concurrencia.
2.2.1 OBJETIVOS CORPORTAIVOS
El objetivo primordial es expandir sus productos en un 100% en todo Bolivia, de esta
manera lograr una alta ventaja competitiva sobre sus competidores a través de su alta
tecnología, y sus tecnicas de mercadeo que son reconocidas internacionalmente. Entre
sus principales competidores de la EMBOL S.A. podemos nombrar a la embotelladora
POP, EBBA, MENDOCINA, PEPSI estas están nombradas según su nivel de
competitividad. Se debe resaltar que la prioridad de esta empresa es el mercado nacional
y sus objetivos en este rubro son bien específicos, claros y concretos principalmente
capacitando mas a su gente, para que estos puedan elaborar un buen trabajo también se
quiere que en el grupo haya un ambiente social pacifico, una excelente comunicación de
información externa como interna para que se mantenga un equilibrio dentro y fuera de
la empresa, para esto pretenden seleccionar, remunerar, evaluar y contratar
constantemente al personal.
2.2.2 OBJETIVOS FUNCIONALES
1- Incremento de las Importaciones y su respectiva comercialización a escala
nacional
2-Seleccionar, evaluar, contratar y organizar adecuadamente al personal de
acuerdo a sus funciones y roles.
3-Delinear estrategias financieras para incrementar las ventas y el respectivo
financiamiento a los compradores que requieran del mismo.
4-Buscar financiadores externos para respaldar el incremento de las
importaciones.
5-Capacitar constantemente al empleado de acuerdo a la función que desempeñe
en la empresa.
6-Buscar mercados externos para reexportar los productos importados, ya que la
calidad de estos es muy buena.
7-Incentivar a los clientes para incrementar sus compras.
8- Ampliar la infraestructura empresarial de EMBOL S.A., a nivel Nacional,
permitiendo al cliente un acceso más rápido y económico.
9-Diseñar planes de Marketing que permitan un incremento importante de las
ventas de los productos de la empresa.
b) PRODUCCION
• El objetivo de esta área es el de lograr tener un 100 % de calidad en
sus productos desde el momento en que se inicia la elaborar del producto hasta la
distribución del mismo.
• En la parte de producción están constantemente tratando de satisfacer
cada una de las necesidades del cliente este hecho es el frutó de la conjugación de
múltiples factores como ser:
1- El equipo humano de trabajo
2- La indiscutible calidad de sus productos.
3- Contar con el apoyo de sus clientes y consumidores.
El objetivo de este departamento es estar constantemente con ideas para
competir en múltiples competidores que en ocasiones también ofrecen
innumerables beneficios y también el mensaje principal es hacer de COCA –
COLA un producto mas accesible a todos sus clientes y consumidores.
c) COMERCIALIZACION
• El departamento tendrá como función principal la de delinear una política que
permita la expansión del negocio y creación de valores económicos. Las áreas de
énfasis que se identifican son:
1- Gestión comercial
2- Supervisión y control
3-Enfoque estratégico
4-Y de realizar una investigación del mercado en general para poder obtener las
debilidades que este tiene y a través de estos resultados formular programas
adecuados de ventas.
5-Diseñar planes de marketing que permitan un incremento importante de las
ventas de los productos de la empresa.
6-Es el de lograr un incremento de importación y su respectiva comercialización
a escala nacional.
7-Buscar mercados internos para importar los productos.
8- Santa Cruz cuenta con alrededor de 100 personas que forman parte de la
comercialización de nuestros productos entre ellos se encuentran los
supervisores, promotores y pre vendedores además cuenta con una flota de
distribuidores que son alrededor de 45 camiones.
FINANZAS
1-Buscar financiadores internos y externos para respaldar el incremento de las
importaciones.
2-Esta es una de las áreas que más cuidan como empresa.
1. RECURSOS HUMANOS
1-Seleccionar, evaluar, contratar y organizar adecuadamente con personal de
acuerdo a sus funciones y roles.
2-Seria el de capacitar constantemente al empleado de acuerdo a la función que
desempeña en la empresa.
2.2.3UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO
1-Cada una de estas unidades estratégicas de negocios tienen el mismo objetivo
de llegar a tener el mismo grado de aceptación que la Coca - Cola, en cuanto a la
publicidad y marketing Coca-Cola tiene el mayor presupuesto aproximadamente
el 60% y el saldo en los demás producto
2.3 ESTRATEGIAS.
Actualmente la empresa cuenta con diferentes tipos de estrategias las cuales
están divididas en cuatro canales de consumo cada canal cuenta con diferentes
tipos de estrategias que son:
1-Canal educativo que consiste en la distribución de las gaseosas en los
colegios, universidades
2-El segundo canal es denominado con el nombre de venta al paso consiste en
la venta del producto en kiosco, pastilleria y puntos estratégicos de la ciudad.
3-Otros de los canales “el canal tradicional” que consiste en hacer llegar los
productos a todas las ventas, kioscos, bares, pulperías y otros.
4- También contamos con el canal de bebidas y comidas este es un proyecto
con el que la empresa esta trabajando actualmente con el que se trata de llegar
especialmente a todas las pensiones, restaurantes ya que existen alrededor de
2000 clientes en este tipo de negocios donde el consumidor tiene la ventaja de
adquirir sus alimentos acompañados de una mini a mitad de precio esta
estrategia lleva el nombre de “Combo Coca Cola”
5-Tiene dos áreas la primera dentro del cuarto anillo y la segunda fuera del
cuarto anillo cuentan con 51 prevendedores que realizan recorridos desde el
centro de la ciudad hasta el noveno anillo, cada preevendedor cuenta con tres
tipos de recorridos distintos de aproximadamente 70 clientes por
preevendedor fuera del cuarto anillo los prevendedores visitan tres o cuatros
veces por semana, dentro del cuarto anillo los prevendedores visitan
diariamente.
6-Abarca todas las provincias como ser: Montero, Portachuelo, San Ramón,
Puerto Suarez cuentan con depósitos en cada una ellas, y cuenta también con
una central y los camiones llegan a las provincias aledañas.
Otras de las estrategias utilizadas con mayor frecuencia es la de promocionar
artículos para el hogar y otros como ser (Practi-cubiertos Coca Cola, platos,
poleras) con el fin de aumentar el consumo y preferencia de nuestras gaseosas.
EMBOL S.A. para llegar hacer una de las preferidas por supermercados, kiosco,
pulperías utiliza la estrategia de ayuda al consumidor como por ejemplo el
acceso a refrigeradores mesas, sillas sombrillas, letreros y decoración de
cumpleaños según el consumo de los clientes.
2.4 POLITICAS
1- Incentivar a los empleados con buena remuneraciones económicas
2-Capacitar constantemente para actualizar al personal.
3-Precaución permanente para mejorar la atención al cliente logrando la
satisfacción del mismo.
4-Tratar de estar presentables en especial las secretarias.
5-Las recepcionistas tienen que ser amables como todos sin importas la rasa,
cultura, religión o poción social, ya que Coca Cola es consumida por todos.
6-Ser puntuales con la entrega de estas gaseosas.
7- Tener responsabilidad de sus actos, dentro de la empresa.
8-La fidelidad a la empresa es algo que recalcan continuamente.
POLITICAS IMPLICITAS
La empresa cuenta con políticas implícitas que en su generalidad son de buenos
modales
No descuidar su trabajo por asuntos laborales
No dañar los instrumentos y equipo de trabajo
Mantener en completo orden sus respectivo puesto de trabajo
No dejar el trabajo para el día siguiente
Estar pendiente de todas las actividades de la empresa
Por cada tres atraso que tengan los promotores se les descuentan un día de
viático que es equivalente a 11 Bs.
Cuidar el prestigio de las ventas.
No fumar en ciertas áreas.
POLITICA EXPLICITA
Búsqueda permanente de los mejores precios de los proveedores
internacionales
Establecer un programa de descubrimiento de empleados potenciales, para su
capacitación, motivación y aprovechamiento.
Mejorar la calidad del producto.
2.5 PROCEDIEMIENTO
Actualmente la empresa cuenta con procedimientos que se basan estrictamente
en el control de la calidad desde el momento que el producto se va a elaborar.
El proceso de calidad se lo lleva a cabo por el oledor electrónico “ALEXUS”
este programa es el adecuado es el encargado de detectar las deficiencias de los
envases además se cuenta se cuenta con una inspección humana esta diseñado
especialmente para detectar las fallas de apariencia que puede ser el logotipo del
envase desfigurado y si hay una rajadura que permita la filtración de la gaseosa.
Además de contar con la inspección humana pasa por una inspección
electrónica llamada LINATRONIC que le realiza una radiografía a los envases
para detectar un daño físico como ser la rajadura del pico de la botella algún
objeto extraño o altura diferentes del envase.
Este programa es considerado el mejor que existe con relación a otras
embotelladoras. Seguidamente pasa por un programa llamado checkmat (control
del llenado) esta encargado de controlar que el envase este lleno en un 100%
rechazando aquel envase que no cumplan esas condiciones.
Posteriormente se cuenta con una codificador imprime la fecha de vencimiento y
un código que garantiza que ha salido de nuestra planta cumpliendo todos los
estándares de calidad.
Luego pasa por el proceso CARBONATACION (contenido de gas en la bebida)
esta encargada de determinar la presión de gas en la botella y posteriormente la
temperatura del equilibrio en esta presión este proceso se realiza en todas las
líneas cada 30 minutos.
GRADOS BRIX (cantidad de azúcar) es el proceso de medir la cantidad de
azúcar, dentro de la bebida.
DENSITOMETRO Es el proceso más importante para que el producto tenga
calidad que también se realiza en forma automática por medio del análisis
computarizado.
TORQUIMETRO Este aparato sirve para medir la fuerza con que se ha sellado
el producto cerciora que este cerrado con la presión adecuada para que pueda ser
abierta por un niño o una persona mayor. Se efectúa un análisis para verificar la
calidad del agua que se va a utilizar, este control se lo realiza por un método
polimetrico.
TODOS ESTOS PROCESOS GARANTIZAN QUE NUESTROS
CONSUMIDORES PUEDAN SATISFACERSE YA QUE NUESTROS
PRODUCTOS HAN PASADO POR LOS MÁS ALTOS ESTÁNDARES DE
CALIDAD. Los elementos de las gaseosas ENBOL S.A. contiene cuatro
elementos básicos que son:
AGUA
Debe cumplir rigurosas condiciones de pureza en todo los países donde existen
COCA – COLA, estas condiciones se llevan a cabo en todos los países donde
existe COCA – COLA.
El agua es sacada de pozos muy prundos la cual es sometida a un proceso que
asegura que esta agua sea exactamente igual en todas las plantas del mundo esta
agua es llamada agua tratada
CONCENTRADO Es proporcionado por una planta propia especializada para su
fabricación el concentrado de donde viene el sabor único de COCA – COLA.
Viene dentro de tambores sellados.
AZUCAR
Es disuelta en agua el cuidado pasa por un riguroso control para que su
composición y pureza sean perfectas. En esta agua se realiza el proceso de
mezclado del concentrado con el azúcar ya disuelta y con el agua tratada para
producir lo que llamamos jarabe terminado el cual es conducido a los equipos
que están encargados de mezclarlo con agua para producir la gaseosa.
GAS
Este viene a ser el ingrediente que proporciona chispas de gas al mezclarlo con
el jarabe ya terminado y obtenemos el producto final que bine a ser las gaseosas
listas para ser envasadas
2.6 REGLAS
Las reglas que exige la empresa en general:
Puntualidad
Honestidad
Responsabilidad
Respeto a las normas sociales vigentes en el pais
Trato y esmerada
Atención al cliente
Eficiencia
Eficacia
2.7 PROGRAMAS
La empresa a dedicado su esfuerzo en función de su actividad, a diseñar
programas que permitan motivar y capacitar a la ves al personal en general de la
empresa cuenta con un programa exclusivamente destinado a incrementar las
ventas, por lo que los programas expuestos a continuación están referidas a la
parte comercial:
Programa Comercial del Cliente
Este programa se encuentra establecido por el objetivo de incrementar las
ventas hasta un monto determinado, a través de la promoción de ventas, con
incentivos.
Este programa pretende mantener cautivo al cliente y motivar a que este
incremente el volumen de sus compras. Este programa es anual y se encuentra
en el presupuesto de la empresa se puede decir que es uno de los programa mas
efectivo.
Programa Comercia del Vendedor
Al igual que el anterior programa, la empresa a diseñado uno para sus
vendedores el mismo que busca motivar al vendedor para que este incremente
sus ventas, esta motivación es permanente, quiere decir que durante todo el año,
el programa comercial del vendedor se encuentra vigente.
Las características de este programa, están sujetas estrictamente en función del
presupuesto de la empresa, que ha destinado para la promoción.
Programa de Capacitación del Personal En General
El programa de capacitación del personal, también, se encuentra contemplado en
el presupuesto general de la empresa, esta capacitación es periódica y esta
determinada principalmente para llevarla cabo en las temporadas bajas de
ventas.
Con el fin de que los promotores puedan ser más efectivos en el momento de
hacer una venta y sean más carismáticos y persuasivo con los clientes.
2.8 PRESUPUESTO
La empresa tiene un presupuesto establecido, que es proyectado anualmente.
Este presupuesto va incrementándose anualmente, debido principalmente al
volumen de importaciones y ventas que también se incrementan
proporcionalmente.
Una de las cuentas importantes del presupuesto es el pago a proveedores que
representa el 60 % del presupuesto general.
Seguidamente, en importancia esta la cuenta gastos de información que
comprende los gastos de transporte.
También esta la cuenta de gastos administrativos que comprende salarios, pagos
de comisiones etc.
Cada Canal de distribución como ser canales educativos, tradicionales y otros
cuenta con sus propios presupuestos que son presentados anualmente
Fuera del cuarto anillo cuenta con el 28 % de sus ventas actuales dentro del
cuarto anillo cuenta con el 40 % y el saldo esta en los mercados especiales como
ser Supermercados, Hoteles, Restaurantes, Pensiones, Kioscos, Tiendas de
Barrios.
2.9 PROCESO DE PLANIFICACION
A continuación presentamos algunos pasos que forman parte del proceso de
planificación El primer paso que se utiliza en esta empresa es el de informarce
sobre el ámbito exterior de la misma ya que les sirve como base para que ellos
puedan planificar. Realizar estudios basados en puntos estratégicos donde pueda
ser utilizado este plan acompañado de un informe acerca de sus competidores
y si es que realizan productos o servicios similares para hace poder mejorarlos o
desechar este plan. Seguidamente se realiza un informe de la situación contable,
económica, administrativa según a esto poder elaborar planes de bajo o alto
costo. A demás se debe analizar la inversión que el plan requiera como ser el
costo de materia prima, etc. La cantidad que ellos invierten es de acuerdo a la
planificación y al presupuesto con el que ellos cuentan y tratan de ponerle un
buen presupuesto para que puedan realizar lo planeado en su totalidad.
Seguidamente se realiza una reunión donde cuentan con la participación de la
parte administrativa, comercialización, producción, donde se toma en cuenta los
planes propuestos por diferentes jefes de área luego de haber estudiados los
informes presentados y haber discutidos las ventajas y posibles desventajas que
tenga que correr la empresa. Una vez teniendo el objetivo que se va ha trazar se
les comunica a todas las áreas existentes, donde cada jefe de área por medio de
una reunión les comunica a sus subordinados de manera especifica en que
consiste dicho plan que fin tiene este plan y a la ves orientarlos para que
contribuyan para poder llegar a estos fines de una forma mas directa.
2.10 CONCLUCIONES ACERCA DE LA PLANIFICACION
Al realizar las conclusiones referente a planificación entendemos que la empresa
EMBOL S.A. en todo momento a planificado su crecimiento por medio de sus objetivos
bien definidos. En cuanto a su estrategia se puede asegurar que a cubierto todos los
puntos importantes con esto nos referimos a sus diferentes canales de distribución con
los que cuenta entre los mas conocidos podemos nombrar el canal educativo, el canal
bebidas y comidas y el canal tradicional.
A demás que cuenta con un excelente método de comercialización y distribución ya que
cuenta con otras plantas en diferentes ciudades de nuestro país. Se podría decir que el
fundamental objetivo de EMBOL S.A. es el de llegar a ser el numero 1 a nivel nacional
ofreciendo un producto de excelente calidad esta es una de las razones por la cual los
productos de EMBOLS.A. ha tenido un gran grado de aceptación esta calidad la obtuvo
debido a la tecnología de punta con la que cuenta actualmente. Otros de los elementos
que influye en el crecimiento de esta empresa son los diferentes tipos de programas
utilizados que están dirigidas especialmente a los clientes o consumidores y a sus
trabajadores en sí.
3 ORGANIZACIÓN
3.1 CLASE DE ORGANIZACIÓN EMBOL S.A.
según su propósito es una empresa con fines de lucro que su meta es lograr la utilidad
más alta con la máxima eficiencia. La naturaleza de EMBOL S.A. es de ser una
organización privada con diversos intereses personales o grupales.
3.2 DINAMICA ORGANIZACIONAL
Evidentemente, la empresa hace hincapié a fomentar el espíritu emprendedor de sus
empleados premiando a los mejores vendedores, así como a los empleados mas
destacados por sus acciones en beneficio de la empresa. Así mismo, la gerencia esta
empeñada en descubrir talentos dentro de su personal ya que la actividad comercial
requiere de mucha iniciativa propia y además de creatividad. EMBOL S.A. hace una
evaluación entre sus promotores de una determinada sección a los que evalúa de
acuerdo con el porcentaje de ventas que hayan hecho si el promotor de determinada
zona gana la evaluación, todos de la determinada sección ganan un porcentaje de 100bs.
cada uno por los que los motiva mas en el desempeño de su trabajo. El reclutamiento
del personal, esta generalmente ha cargo del jefe de personal, quien busca
principalmente que el futuro empleado, tenga principalmente iniciativa propia, espíritu
de superación y finalmente honestidad y puntualidad.
Estas pautas de reclutamiento, inciden en ofrecer un buen ambiente de trabajo, al nuevo
empleado.
3.4 NIVELES JERARQUICOS Los niveles jerárquicos están compuesto de la siguiente
manera:
1. Gerente Regional Roberto Aranibar
2. Administración de Ventas Mario Rocha
3. Informática Manfredo Salvatierra
4. Calidad Fernando Robles
5. Sistema de Servicio al Consumidor Liliana Rojas
6. Secretaria Ingrid Cabral
7. Área Comercial Gte. José Luis Montaño
División de Canales
Ventas Fernando Leigue
Servicios de marketing Carolina Monasterio
Proyectos especiales Boris Pieich
Distribución Jaime Flores
8. Área Administrativa y Finanzas Gte. Antonio Espinoza
Contabilidad Guillermo Zambrana Tesorería Felcy Ardaya
Almacenes Juan Soleto
Adquisiciones Jorge Elias
Portería Emilio Arauz /Jose Orellana
Expedición Edilberto Camacho
9. Área de Producción Gte. Juan Carlos Gonzales
Línea Mauricio Mejia
Mantenimiento Juan Adasme Sala de Jarabe Sopladora Luis Calvimonte
10. Area de RR.HH. Personal Patricia Castedo
Selección de Desarrollo Miguel Casal
Entrenamiento Miguel Casal
Bienestar Social Ninet Sanchez
Seguridad Ocupacional Comunicaciones
NIVEL ESTRATEGICO Que es compuesto por la junta de socios, un concejo
de administracion, un concejo de vigilancia por ultimo la gerencia general
NIVEL ESTRATEGICO TACTICO Que esta compuesta por la gerencia de
computo, la gerencia de departmento de atencion al socio, la genrencia del
departamentro de comtabilidad y personal. ORGANIGRAMA DE LA
EMPRESA
3.5 UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIOS EMBOL S.A.
ha hecho una división en pequeñas unidades estratégicas de negocios por cada producto
que comercializa entre una de sus grandes unidades estratégicas de negocios mas
importantes es: Coca-Cola que cuenta con un personal de aproximadamente 200
personas esta unidad es la mas importante debido a que es el producto que mas se
comercializa en EMBOL S.A. Simba es el segundo producto mas vendido en el
mercado, actualmente la prioridad de esta unidad es el de poder alcanzar la popularidad
que tiene la Coca-Cola. Fanta es la tercera unidad que esta dirigida principalmente a
consumidores de corta edad. Sprite y Vital comparten la misma posición que Fanta pero
con una diferencia que esta dirigida a todo tipo de publico. Cada una de estas unidades
estratégicas de negocios tienen el mismo objetivo de llegar a tener el mismo grado de
aceptación que la Coca - Cola, en cuanto a la publicidad y marketing Coca-Cola tiene el
mayor presupuesto aproximadamente el 60% y el saldo en los demás productos.
3.6 ORGANIZACIÓN INFORMAL
Esta epresa cuenta con una organización informal alta pero respetando los niveles
jerárquicos. Esto se debe a que la empresa motiva a que se interrelacionen mutuamente
mediante actividades realizadas dentro y fuera de una empresa como ser: Actividades
de tipo social como ser Cumpleaños, Festejos internos de la empresa. Actividades
deportivas: Como campeonatos de Fútbol, Basket.
3.7 RELACIONES DE STAFF
Esta empresa cuenta actualmente con apoyos de empresas consultoras en los
departamentos de contabilidad y tecnología. En lo que se refiere al área de contabilidad
mas que todo el Staff esta dirigido continuamente a este departamento o área la empresa
solicita este servicio en cada cierre de gestión. En cuanto a la asesoría de tecnología a
pesar que COCA – COLA tiene su propio departamento se ha llegado a contratar a dos
empresas de asesoría una Alemana y la otra Argentina par la implementación de
equipos en los que es la parte de embotellamiento y de Control de Calidad.
3.8 CONCLUCIONES ACRCA DE LA ORGANIZACION La organización de la
empresa ha sido descrita punto por punto en las líneas de arriba, pero debemos
4. INTEGRACION DE PERSONAL
4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
La empresa EMBOL S.A. cuenta con un personal administrativo muy capacitado ya
que cuenta con gran números de profesionales.
El personal administrativo como el operativo son muy importantes para el
funcionamiento de la empresa, el administrativo se encarga de administrar todo lo
referente a cuentas, inventarios y la forma de ofrecer mejor el producto al cliente. El
operativo es el que se encarga de despachar el producto y hacerlo llegar a los puestos de
ventas, al almacen y verificar que el producto llege a los destinatarios en el mejor estado
posible. En lo que se refiere a números de personas profesionales que existen
actualmente en la empresa EMBOL S.A. son alrededor de 22 personas son las Sgtes:
• Gerencia regional - Administración de ventas – Informática
• Área comercial - Ventas - Servicios de Marketing - Proyectos especiales
• Área de ADM y Finanzas - Contabilidad - Adquisiciones - Expedición
• Área de Producción - Línea - Mantenimiento - Sopladora
• Área de RRHH Personal - Selección desarrollo - Entrenamiento - Seguridad
ocupacional – Comunicación
A nivel operativo se lo puede dividir en:
Manual.- Donde los empleados se encargan de trasladar y acomodar el producto
Semiautomático.-El empleado en este caso se encarga de hacer un seguimiento visual al
envase para detectar algún defecto o algún contenido inapropiado. Automático.- En el
cual no intervienen la mano del hombre todo gracias a la tecnología, óseo es un proceso
totalmente automatizado con tecnología Alemana y Argentina.
4.2 DISEÑO DE PUESTOS Y CARGOS
Las personas que intervienen en el diseño de puestos y cargos son: el gerente de área
quien cuenta con la ayuda y apoyo de los recursos humanos. Los requisitos que solicitan
básicamente para la ocupación de un cargo como la jefe personal son:
• File de trabajo (con fotografía)
• Certificado de nacimiento (original)
• Certificados de buena conducta
• Certificado de domicilio
• Curriculum
• Fotocopia de C.I
• Fotografías
• Garantías personales
• Lugar donde sé Egresa
• Empresa o empresas donde trabajo anteriormente
• El tiempo de experiencia en ese cargo
• Razones de retiro de su anterior empresa
• Contar con habilidades requeridas según el puesto que vaya a ocuparse
• Que cuente con las actitudes y conocimientos que se le exige de acuerdo al
puesto
4.3 EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Las evaluaciones de desempeño de los recursos humanos es realizado en primer lugar
por el jefe inmediato superior evalúa el rendimiento de su personal mediante una
reunión con lo jefes de cada área. Por otro lado recursos humanos también hacen un
control de nivel de desempeño que existe en la empresa este control lo lleva en la
empresa este control lo lleva a cabo de un estudio del clima laboral para identificar las
debilidades o fortaleza del personal (sementada por área) esto se lleva a cabo
anualmente. Este informe es presentado al jefe superior quien hace un estudio y
conclusiones y trata de elevar el empeño de sus trabajadores, con la colaboración con
los jefes de cada área por ej. : Por iniciativa de comité de recursos humanos se realiza
cada miércoles la actividad denominada desayunando con el gerente en el que participan
5 trabajadores de distintas áreas con el fin de que aporten con sus ideas u sugerencias
creativas para el mejoramiento de la empresa y de sus puestos de trabajo esto se lleva a
cabo por primera ves el 22 de junio 2000.
Otras de las formas de evaluar el desempeño de los recursos humanos es por medio de
cuestionarios, estudios y encuestas generalmente esto realiza en grupos de cinco o seis
personas
4.4 KARDEX O ARCHIVOS DE PERSONAL El candidato de las Kardex o archivos
en el momento que empiezan a trabajar para la empresa contienen:
• File de trabajo (con fotografía)
• Certificado de nacimiento (original)
• Certificados de buena conducta
• Certificado de domicilio
• Curriculum
• Fotografía de C.I
• Fotografías
• Garantías personales
A cada archivo de los trabajadores se les suma los diferentes memorándums faltas al
trabajo etc. Esto es otro de los controles que se les hace a los trabajadores con el fin de
que ayude a evaluar el desempeño.
4.5 PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y COLOCACION DE
RECURSOS HUMANOS
El reclutamiento se lo hace internamente o externamente
Internamente.- Por medio de publicaciones en periódico (El Deber) preferentemente se
los publica los días domingos. El proceso de Selección son dos pasos a seguir:
1. - Se efectúa realiza una preselección de curriculum.
2. - Entrevistas las cuales son realizadas por el gerente de área, gerente regional
y recursos humanos. El método de selección es realizado en base al METODO
TARGET selección (selección eficaz) es un método por el cual se identifica las
habilidades y dimensiones de los postulantes mediante preguntas claves para
lograr tener STAR’S (Situación, Tarea, Resultados) Este método se llevo a cabo
por primera ves durante los días 31 de mayo hasta el 2 de junio se lo llevo a
cabo por TRAGET – DDI (Chile) donde participaron los gerente regionales,
gerente de área, y el personal de recursos humanos con el fin entrenar a los
ejecutivos en el proceso de selección de personal desarrollando sus habilidades y
proporcionandeles un método para realizar entrevistas exitosas. Targeted
Selection, es el método de selección para entrevistas más eficaz y confiable a
nacional e internacional. Esta selección se realiza cada que se presenta una
vacante o en caso de retiro o reestructuración.
4.6 POLITICA DE ROTACION
Actualmente la empresa cuenta con políticas en diferentes puestos como ser:
POLITICAS EXPLICITAS Se realiza una rotación con los puestos de los
supervisores con los promotores tomando en cuenta que ambos tengan esas
habilidades Otros de los puestos de rotación que se realiza en la empresa es entre
el jefe de línea con el encargado de la sopladora. Para realizar estas rotaciones se
estudia las características y habilidades que tienen los empleados y a sus
respectivos puestos. Esta rotación se la realiza cada mes con el fin de que los
empleados adquieran experiencia y ambicionen superarse.
4.7 CONCLUCIONES ACERCA DE LA INTEGRACION DE PERSONAL Desde el
punto de vista del grupo nuestras conclusiones son favorables ya que recursos
humanos cuenta con un jefe muy eficiente que aporta con ideas para la empresa ideas
para mejorar las condiciones de trabajo escucha las sugerencias ideas o reclamos del
personal no olvidemos que recursos humanos fue quien tuvo la iniciativa de generar la
actividad desayunando con el gerente. También un buen método para determinar como
esta el clima organizacional dentro de la empresa esto lo realiza mediante encuestas y
sabemos que el estudio del clima organizacional es de vital importancia ya que permite
obtener la percepción e identificación que tienen los trabajadores en la empresa. Otra
razón es el proceso de selección que lleva a través del método TARGET SELECTION
Además genera programas en el cual aprender a trabajar en equipo por medio de juegos.
Ej. : Se realiza el 9 y 10 de agosto en las instalaciones del hotel Río Selva Resort una
dinámica llamada trabajo en equipo por medio de la aventura en donde cada área de la
empresa para poder ganar necesitaban la colaboración de todo el grupo. Es bueno
recordar que los factores para lograr éxito del trabajo en equipo son: propósito, proceso,
comunicación, participación y compromiso
5. DIRECCION
5.1 DELEGACION DE TAREAS Y FUNCIONES
Las funciones de la empresa EMBOL S. están distribuidas en áreas. Estas áreas se
dividen en:
Area comercial.
Area de administración.
Area de finanzas
Area de producción
Area de recursos humanos
Estas áreas se subdividen para el mejor control del producto
5.2 POLÍTICAS DE MOTIVACIÓN. Las políticas de motivación con la que cuentan
los empleados son realizados constantemente, puesto que la vela por ellos, estas
políticas se enfatiza en la parte moral como económica. La gerencia ha visto necesario
de perfeccionalizar esta política, ofreciendo continuas reuniones para poder lograr que
estos lleguen ha conocerse. Desayuno con el gerente. Por iniciativa del comité de
recursos humanos, desde el 22 de junio se esta realizando todos los miércoles la
actividad denominada desayunando con el gerente, en la que participan cinco
trabajadores de La empresa, cada uno de distintas áreas, con el objetivo de ir viendo una
serie de actividades dirigida a los trabajadores, con el fin de que aporten con sus ideas o
sugerencia creativas para el mejoramiento de sus negocios y la relación con sus
miembros.
El objetivo de esta actividad es el de entablar un dialogo abierto y transparente entre el
gerente y el personal. En cada reunión se toma en cuenta un cúmulo de ideas interesante
que el personal aporta para el mejoramiento de nuestra empresa. Es una buena
oportunidad para manifestar todas las ideas que podamos tener para bien de nuestro
negocio ya que no es solo del gerente, sino también de todos los que componen. Hasta
el momento esto ha tenido un notorio éxito, la cual esperamos que siga en ese ritmo.
Trabajo en equipo por medio de la aventura. Los días 9 y 10 de agosto en las
instalaciones del hotel Río Selva- Resort, se llevo acabo el seminario de trabajo en
equipo, dictado por la empresa chilena target-DDI. Participaron los gerente nacionales,
gerente regionales, gerente de área, ejecutivos y personal de recursos humanos. Los
objetivos de dicho seminario consisten en:
Lograr la efectividad trabajando en equipo.
Formar un equipo productivo.
Proyectar un equipo de alto desempeñó
Mejorar la comunicación entre equipo.
Realizar un trabajo eficiente y eficaz.
Lograr que trabajen divirtiéndose.
Es bueno recordar que los factores para lograr el éxito de trabajo en equipo son:
Propósito
Proceso
Comunicación
Participación
Compromiso
Lealtad
Sinceridad
Energía
Positivismo
calidad
Una de las dinámicas del seminario, fueron las diferentes competencias en campo
abierto, donde participaron como equipo los integrantes de casa matriz, las plantas de
Santa Cruz, Cochabamba y La Paz. Cabe resalta que el equipo de santa cruz llego al
primer lugar. Otras de las dimanicas que tuvo un gran éxito dentro de la empresa, y que
sin duda alguna fue muy divertida para todos fue: Conociendo el trabajo de papa El día
sábado 22 de julio, el comité e recursos humanos realiza una actividad y los de visita a
planta, fueron los organizadores de realiza una actividad la cual se denomino
conociendo el trabajo de papa, que consistió en la visita de todos los hijos de los
trabajadores de distintos departamentos como ser:
producción
expedición
sopladora
A la que asistieron 120 niños entre las edades de 5 a 17 años. Para empezar todos los
niños fueron dirigidos al área de soplado para que conozcan la elaboración de los
embaces plásticos.
Después visitaron el área de producción donde conocieron a cerca de procesos de la
elaboración de la bebida gaseosa más conocida en el ámbito mundial. Finalmente fueron
dirigidos hacia el salón de auditorio para enseñarles mediante un vídeo educativo la
historia de Coca -Cola y los mejores spots publicitarios. Para poder lograr que todos los
niños ingresen tuvimos que meterlos por grupos esa ea una buena manera para que
nadie salga dañado y no dañen la infraestructura de la empresa. El objetivo de esta
actividad es que los niños conozca los diferentes instalaciones de planta. El proceso de
producción de nuestras bebidas gaseosas y conocer donde su papa desarrolla sus
actividades laborales.
5.3ESTILO DE LIDERAZGO
El gerente general escucha opiniones y hace participar al que tenga ideas innovadoras
para el bienestar no solo de la parte gerencial sino también de toda la familia de embol
Coca- Cola.
Cuando comenzaron, con la empresa fue autocrático ya que el que la invento era el
único que decidía sobre lo que pasaría, con la gaseosa burbujeaste. Pero esto fue
cambiando con el tiempo. Actualmente el estilo de liderazgo que tiene esta empresa es
democrático, donde el gerente consulta con los empleados los puntos débiles y
fortalezas de sus acciones, tomando la decisión final. Es decir que en la toma de
decisión existe verticalidad, pero en la evaluación del problema es democrático , con la
participación de los empleados. Pero poco a poco están dando inicio al estilo liberal ya
que en algunos puntos están dando rienda suelta al uso de poder gerencial por el
momento solo son inicios y pequeñas practicas de un nuevo estilo de liderazgo.
Proceso de comunicación El proceso de comunicación comienza cuando el gerente, en
consulta con su planta ejecutiva, emite un mensaje el mismo que esta dirigido a los
mandos internos y quienes permiten la retroalimentación, expresando sus puntos de
vista la emisor del mensaje. Una ves definido el mensaje, este debe llenar a los
subalternos y los empleados en gerencial, convirtiendo en un proceso de comunicación
vertical, pues el mensaje es emitido sin oportunidad de retroalimentación.
Finalmente en este proceso comunicacional, los empleados, provocan la
retroalimentación del mensaje recibido, lanzando un mensaje conteniendo información
estratégica de los clientes. (ver organigrama circular).
5.4 PROCESO DE COMUNICACIÓN El proceso de comunicación en la empresa
comienza cuando el gerente cuando el gerente, en consulta con su planta ejecutiva,
emite un mensaje, el mismo que esta dirigido a los mandos internos y quienes permiten
la retroalimentación, expresando sus puntos de vista al emisor del mensaje. Una vez
definido el mensaje, este debe llegar a los empleados en general, convirtiendo en un
proceso comunicacional vertical pues el mensaje es emitido sin oportunidad de
retroalimentación. Finalmente en este proceso comunicacional, los empleados, provocan
la retroalimentación del mensaje recibido, lanzando un mensaje conteniendo
información estratégica de los clientes. ( ver organigrama circular)
5.5 FLUJO DE INFORMACION HORIZONTAL
Por estrategia de la gerencia, la información horizontal se limita al intercambio
de opiniones e información antes de la toma de decisión. Cada sector maneja su
información, la misma que es dirigida desde el gerente. El manual de
descripción de cargos establece claramente el flujo de información, en le cual se
puede dirigir lo siguiente: Dada las características de información en la empresa,
la comunicación se realiza en forma descendente, es decir desde el nivel
jerárquico intermedio hasta llegar al nivel operativo. Informacion que se
utilizara para la toma de dicisones en el nivel duperior, sera asendente (de abajo
hacia arriba) y cruzado (entre niveles similares odiferentes).
5.6 FLUJO DE INFORMACION VERTICAL
Actualmente se biene diseñando un nuevo sistema de informacion vetical que es
la que mas flujo tiene.
5.7 SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
Actualmente se viene remodelando el sistema de informacion gerencial consiste:
En que la informacion que genera la gerencia es mensual y esta dirigida al
directorio de la empresa, los cuales son: Informes de estados finacieros
economicos Informes de resumen de gastos La gerencia general hace un informe
de la relacion con la competencia. Realizan reuniuones las cuales son mas de
informacion para que tengan un conocimiento real de la situacion actual.
5.8 SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
La informacion que genera dentro de la empresa es de todos los sectores que se
hace diariamente. Esta empresa realiza la informacion atravez de memoranduns .
Información verbal y directa. Pequenas runiones que realizan los dias miercoles
no solo para informarse no solo para informarse sino tambien para cumplir y de
esa manera tener una buena comunicación interpersonal. El departamento de
personal informa la asistencia diaria tanto del personal administrtiva como de los
otros niveles de organización. Los informes mensuales que genera la gerencia
administrativa son:
Informe de cuentas corrientes
Informe de cuentas por pagar
Informe de cuentas por cobrar
Informe de inventario
Informe de documento
Informe de calidad
Informe de asesoramiento
Informe de presupuestos
ORGANIGRAMA CRICULAR DE LA EMPRESA EMBOL S.A. FLUJO DE
INFORMACION
GERENTE GENERAL
GERENTE JEFE ADM Y COMERCIALIZACION FINANZAS
ENCARGADOS ENCARGADOS ENCARGADOS VENDEDEDORES
VENDEDEDORES
6. CONTROL
6.2 PRESUPUIESTO
La empresa cuenta con un presupuesto que es elaborado a principios de gestión el
mismo que sirve como parámetro para alcanzar las metas propuestas. El presupuesto es
reformulado al menos de dos a tres veces al año, principalmente por el hecho de que los
precios de los proveedores varían en épocas. La cuenta mas importante del presupuesto
es el pago que se realiza a los proveedores, que representa el 60 % del presupuesto
general. Seguidamente, en importancia esta la cuenta gastos de importación, que
comprende los gratos de transportes con un 15%. Finalmente la cuenta de gastos
administrativos, que comprenden salarios, pagos de comisiones, etc. Esto representa un
7%.
6.3 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
La empresa a invertido recursos en la implementación de Software, que le permita un
control absoluto de los inventarios, costos, precios, salarios, etc. Esto a permitido que la
empresa pueda agilizar sus servicios, permitiendo obviamente, una respuesta más rápida
a los requerimientos de sus clientes.
SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS VENTAS Y
RECUPERACIONES BASIS V. 2. 1 Es un sistema de información orientado
especialmente a apoyar el nivel operativo de mercadeo. Donde se destaca el
detalle de la información que se puede manipular y administrar para fines
operativos y como base a reporte de gestión. Un sistema diseñado para cubrir las
exigentes necesidades del mercado, empeñadas en competir con eficiencia y
eficacia.
1) OBJETIVOS Y ALMACIENES DEL SISTEMA COEXIR 2.1 Es un
sistema automatizado de Control estratégico, capaz de controlar los módulos
siguientes:
ALMACENES
• Estructuración de la información a través de niveles de agrupación.
• Registra las transacciones de egresos e ingresos y traspasos de materiales
y/o artículos por concepto.
• Emite los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos al momento de
realizar las transacciones.
• Determina el stock físico y valorizado. • Realiza el ajuste automático del
inventario.
• Asignación del saldo mínimo y máximo del stock. • Permite realizar
devalúo y revaluó de artículos.
• Tiene capacidad para controlar hasta 999almacenes y o sucursales.
• Reportes administrativos, contables y gerenciales. VENTAS
• Registra las transacciones de ventas de bienes y servicios.
• Emite la nota de venta y/o factura y la nota de entrega.
• Registra transacciones al contado y al crédito.
• Registra transacciones en línea (a tiempo real) o fuera de línea (registro
posterior).
• Registro de precio de venta(maneja tres listas).
• Registro de transacción por cliente.
• Registro de transacción por vendedor.
• Registro de transacción por sucursal.
• La transacción puede afectar mas de un almacén.
• Registro de descuentos y recargos.
• Reporte administrativo, contable y gerencial.
CLIENTES
• Registro individualizado por sector (zonificación).
• Asignación de limite de crédito al cliente.
• Asignación de calidad al cliente.
• Control de movimiento de los clientes.
• Control de cartera de cliente por vencer, vencida y morosa.
• Reportes administrativas, contables y gerenciales. CAJA
• Registro de transacciones de ingresos por venta al contado.
• Registro de transacciones de ingresos por ventas al crédito (recuperaciones)
• Registro de otras transacciones de ingresos.
• Emisión de recibo oficial.
• Registro de ajuste a notas de crédito
• Emisión del comprobante de ajuste.
• Control de cheque/letra recibida.
• Registro de cancelaciones/letras en cartera.
• Reporte administrativo contables y gerenciales.
VENDEDORES
• Registro individualizados de los vendedores
• Cuenta corriente de vendedores.
• Liquidación de comisiones a vendedores.
• Reporte administrativo, contable y gerencial.
PROVEEDORES
• Registro individualizado de proveedores.
• Registro de emisión de pedido.
• Seguimiento a los pedidos.
• Pedidos de Back - Order.
• Histórico costo de reposición
• Reportes administrativos, contables y gerenciales.
OTROS SISTEMAS AUTOMATIZADOS Administración de Activos Fijos.
Administración del personal. Producción de proceso. Administración de
servicios (comercialización, agua, luz, recojo de basura, alcantarillado, etc.)
Contabilidad comercial. Administración comercial (Junior). Cartera.
Catastro. Ordenes de trabajo. Caja. Sistema de seguro medico.
SERVICIOS DE ASESORIA Y CONSULTORIA Administración
Organización empresarial Diseño administrativo Fortalecimiento
administrativo Elaboración e implementaron de manuales Finanzas
Planificación financiera Estrategia financiera Auditoria Económica -
financiera Operativa Sistema Comercialización Ventas Publicidad y
promoción Marketing Sistema de control administrativo Financiero, que
soporta las tareas de: Contabilidad Tesorería Cuentas por cobrar Cuentas
por pagar Almacenes (bodega) Activos Fijos: Bolivia, Chile, US Gaap
Costos de producción Compras e importaciones Remuneraciones Recursos
humanos Presupuesto de Marketing
6.4 SISTEMA DE CONTROL DE INGRESOS
En la empresa el sistema contable es manejado a través del sistema computacional que
se ha adquirido recientemente, por lo que hemos podido observar lo sigte: Los Items
más importantes de ingresos son las ventas al por mayor y al contado del producto,
puesto que representa el 60% del volumen de venta. Seguidamente están las ventas al
por mayor al crédito, que representa el 30% del total de las ventas. Finalmente se
encuentran las ventas al detalle o menudeo, las mismas que representan el 10% del total
de los ingresos de la empresa.
6.5 SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS
Esto esta siendo controlado continuamente ya que hacen un control de precios de todos
nuestra materia prima y verifican el importe del costo de cada elemento que forma parte
indispensable para la elaboración de nuestro producto, teniendo ambas informaciones es
como empiezan a manejar el costo de cada tipo de gaseosas. Este control también es a
través del sistema computacional con el que cuenta la empresa. Generalmente el
encargado de costos realiza un rápido y pequeño estudio de precios en el mercado
internacional, logrando determinar el costo más conveniente para realizar las compras
de materia prima. Asimismo el encargado de costos realiza una investigación para
comparar precios de algunas empresas que ofrezcan estos productos conveniencias de
pago para así poder ofrecen determinar el precio final. Bajo estos conceptos
consideramos que el sistema de control de costo s utilizado por la empresa es él costeo
funcional, pues su clasificación es mediante su distribución entre las distintas
actividades realizadas (almacenaje, facturación, entrega, etc. ).
6.6 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO La empresa EMBOL S. A. maneja
sus inventarios administrativamente de la siguiente manera: Se realiza un reajuste
anualmente, para poder realizar estos ajustes se tiene que tener información del saldo
de la mercadería e ingresos de mercadería que se haya realizado después del balance
general. El reajuste esta realizado generalmente por la parte contable y por todas las
demás secciones que dependen de este. La información del reajuste lo maneja
manualmente hasta comprobar la exactitud del inventario, para luego actualizar esta
información en el sistema contable y administrativo de la empresa. Una ves concluido
el inventario se hace entrega del informe de la mercadería existente a la fecha de haber
terminado con el conteo, este informe se hace entrega a la gerencia, contabilidad y al
encargado del almacén.
6.7 AUDITARIA ADMINISTRATIVA Bueno podemos decir que la auditoria
administrativa esta a cargo de persona internas pertenecientes a la empresa esta
auditoria se la realiza con la periodicidad de cada gestión
6.8 AUDITORIA INTERNA La auditoria interna de la empresa esta realizada por un
auditor externo a la a esta, esta auditoria se la lleva a cabo anualmente supervisados
además por otro dos auditores.
6.9 CONTROL DE CALIDAD El control de calidad en esta empresa es segura ya que
continuamente se controla si la mercadería esta en buen estado o si llega con algún daño
de origen y por lo general la certificación de estos productos la hacen llegar de los
fabricantes
6.10 CONCLUSIONES DE CONTROL Bueno la EMBOL S.A. no cuenta con
certificados ISO de control de calidad pero si tiene un sistema de control propio que es
utilizada en todas las plantas del mundo, actualmente están postulando para el ISO 9001
de calidad pero todavía esta en proceso, a pesar de no contar con el ISO se ha destacado
esta embotelladora entre todas las del mercado Boliviano por su excelente y tecnológico
avance. Parcialmente el control en la empresa esta siendo manejado seriamente,
principalmente en lo que se refiere a los controles de costos e inventario, pues han
invertido recursos tecnológicos y humanos para poder tener un sistema de control
eficiente y confiable. Hemos notado cierta debilidad en el aspecto del control
administrativo, ya que el gerente no considera necesario aun, por el volumen mediano
de sus importaciones y ventas. Finalmente debemos resaltar que en general l control es
realizado directamente por el gerente, siendo una especie de hombre orquesta que va
supervisando todos los procesos, como antes habíamos indicado, el gerente aún no
delega responsabilidades a sus subalternos.
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Después de haber realizado el trabajo de investigación podemos comentar lo siguientes
aspectos que consideramos que son relevantes. Embol S.A. cuenta con una con una
fortaleza que es el conocimiento preciso del comportamiento del mercado así como su
posicionamiento en el mismo pues esta considerada como una empresa de reconocido
prestigio en el medio. También hemos podido establecer que Embol S.A. ha reinvertido
sus utilidades en un incremento sustancial de sus inventarios. Así mismo el uso de las
técnicas de publicidad para posesionares en el mercado, ha sido de una gran fortaleza
con la cuenta Embol S.A. También patrocina ayuda a eventos sociales culturales y
deportivos muy conocidos en el medio de Santa Cruz. Sus estrategias son muy buenas
ya que Coca-Cola se la puede obtener en cualquier punto dentro y fuera de la ciudad, así
también nos motiva al consumo por medio de premios de poleras, gorras, cubiertos,
platos y otros artículos necesarios.
Así también ayuda en los restaurantes, pensiones y locales de consumo con mesas,
sillas, manteles y refrigeradores y todo lo que puedan necesitar. Así también como sus
políticas son muy satisfaciente para sus empleados. El control de la calidad es muy
eficiente ya que todos sus productos son bien revisados antes de salir de la fabrica. Su
material de trabajo esta muy bien especializado, y tiene un muy buen mantenimiento ya
que es una tecnología de punta la que utiliza. El producto que ofrece Embol S.A. es
accesible para todo clase social puede ser obtenido por la clase social alta, media, y baja
ya que sus precios son bien accesible a todo bolsillo. Pero por otro lado hemos
establecido que Embol S.A. necesita tener mucha mas ventajas sobre sus competidores,
ya que compite con muchas empresas a su alrededor. Necesita dar mas espacio de
capacitación a sus promotores ya que no todos le ponen el mismo esfuerzo a su trabajo.
Valga la aclaración que la empresa cuenta con grandes oportunidades de consolidarse
como una gran empresa o la mejor en nuestro medio.
RECOMENDACIONES
Principalmente creemos que: Embol S.A. tiene que estar actualizado constantemente su
sistema de computación y tecnología yendo a la par con el desarrollo de la tecnología
que hoy en día es determinante para poder competir. Embol S.A. tiene muchos auditores
eso con el tiempo podría perjudicar porque posteriormente podrían sufrir muchos daños.
Embol S.A. es muy extensa por el cual les cuesta detallar en algunos trabajos. La
publicidad que tienen un alto impacto en la población ya que son muy divertidas y
atrayentes a todo publico.
AGRADECIMIENTO
Agradecemos a la empresa Embol S.A. por toda su colaboración en nuestro trabajo. Al
gerente administrativo. Al gerente de Finanzas
