PROCESO ADMINISTRATIVO

Unidad I

DE LA TORRE JIMENO RICARDO

ANTECEDENTES Y CONCEPTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

1.1 Definiciones de administración:

V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente".

Guzmán Valdivia I: "Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados".

E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado".

J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado".

Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como: "la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".

G. P. Terry: "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno".

F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa".

Henry Fayol, dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

F. Morstein Marx: "Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemético de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito".

F.M. Fernández Escalante: "Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes".

A. Reyes Ponce: "Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".

1.2 Orígenes y evolución de la administración:

4000 A.C. Reconoce la necesidad de planear, organizar y controlar.

2600 A.C. Descentralización en la organización.

2000 A.C. Reconocimiento de la necesidad de órdenes escritas. Uso de la consultoría (Staff)

Desde la antigüedad se registran antecedentes de los estudios realizados por Max Weber sobre Egipto en el año 1300 A.C. existe la teoría administrativa: su origen se remonta hasta la época primitiva; pues esta se da como una actividad práctica desde cuando el hombre une sus esfuerzos para alcanzar objetivos comunes ante la imposibilidad de vivir aislado por la naturaleza misma. Primeramente se asocia para que con esfuerzos comunes se satisfagan necesidades del grupo en que se reúne, las diferentes organizaciones de esta época, como fueron en proceso de evolución la horda, la tribu, el clan, matriarcado y patriarcado; con esto, la administración sienta sus bases de actividad organizativa durante la división del trabajo, durante las primeras y rudimentarias actividades organizadas como la caza, pesca y recolección de frutos, analizando de estas las formas de como quizá la persona responsable del grupo organizaba a las demás y los recursos con que se contaba.

En Grecia: Platón propone principios de especialización y Aristóteles criterios de organización.

En Egipto, China y Roma: administración burocrática estatal.

En Alemania y Austria (1550): los cameralistas hablan de especialización, funciones, etc.

A arqueros colectores de miel llevando incienso al entregar el impuesto anual ante su augusto tesorero"

Marineros cobradores de impuesto para cobrar tributo de las dos tierras. Designar esclavos para que trabajaran como veladores para cuidar la puerta del

canal Heliopotano en hermoso lugar. A otros esclavos los hicieron porteros para que ocuparan de proteger y vigilar a la

corte. Hicieron veladores para los esclavos para vigilar la administración del canal.

Así podemos darnos cuenta que la administración como proceso de desarrollo lógico y la necesidad de organización se da en todos los tiempos como actividad; pero su avance se dio después de la segunda guerra mundial, se considera que la tardanza en la evolución de esta ciencia se debe a varios aspectos: primeramente a que en los primeros tiempos se consideraban los negocios como poco apreciados y se decía que era una ocupación degradante.

La administración adquirió su auge en la depresión de 1929, cuando fue necesario implementar mecanismos que permitieran utilizar eficientemente los recursos con que se contaban, también despierta interés en los programas espaciales y de defensa para obtener producción a costo mínimo en materiales y mano de obra. En la actualidad la administración es considerada como la herramienta principal para lograr el éxito de las organizaciones en las condiciones que imperan de competencia a nivel mundial de los mercados.

La evolución de la administración.

La Administración como “Ciencia Administrativa” es un producto característico del siglo XX y en realidad, tiene poco más de cien años:

Judea (20 d.C.) Jesús utilizó las relaciones humanas, la unidad de mando; y los reglamentos

Roma (175 a.C.) Catón enuncia la descripción de funciones.

Grecia y Persia: (300 a.C.) Aristóteles en su libro "La política" distingue las tres formas de administración pública: monarquía, aristocracia y democracia. En Persia, Ciro anuncia el estudio de movimientos, manejo de materiales y la importancia de las relaciones humanas.

Grecia y Persia: (400 a.C.) En Grecia Sócrates enuncia la universalidad de la administración y la distribución física. Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la administración de los negocios públicos y el principio de especialización.

Hebreos (1490 a.C.) La Biblia relata las recomendaciones de Jetro, suegro de Moisés, quien notó las dificultades de su yerno para atender al pueblo y juzgar en los litigios por sí mismo. Sus recomendaciones derivaron después en los conceptos de organización, principio escalar y de excepción

Babilonia (1800 a.C.) Código de HAMURABI: Empleo del control escrito y testimonial, la responsabilidad no puede ser transferida, establecimiento del salario mínimo. Nabucodonosor: Control de la producción e incentivos salariales.

China (2000 a.C.) Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse una decisión importante. Las parábolas de Confucio sugieren prácticas para la buena administración pública. Mencio habla también de la necesidad de sistemas y estándares.

Egipto (4000 a.C.) Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar. También, se dio la necesidad de órdenes escritas, la descentralización en la organización y el uso de consultoría. Los Papiros indican la importancia de la organización y administración de la burocracia pública.

Italia En el arsenal de Venecia (1436): ya existia la contabilidad de costos; balances contables; control de inventarios. Nicolás de Maquiavelo (1525): enuncia las cualidades del liderazgo; tácticas políticas y el principio de consenso del grupo en la organización.

Inglaterra Las ventajas de la especialización permitía la diferenciación entre gerentes y trabajadores.

Francis Bacon: Principio de la prevalencia de lo principal sobre lo necesario. Sir James Stuart (1767): Teoría de la fuente de autoridad y la especialización. Adam Smith (1780) utiliza el concepto de control y principio de especialización a los

trabajadores, métodos de trabajo; control de auditoria e incentivo salarial. Robert Owen (1810) enuncia las prácticas de personal, capacitación de operarios y planes

de vivienda para ellos. Charles Babbage (1832) da el enfoque científico; división del trabajo; estudio de tiempos y

movimientos; contabilidad de costos.

Estados Unidos Daniel C. McCallum (1856) fue el primero en usar el organigrama y la aplicación de sistemas de administración ferroviaria.• Eli Whitney (1799) utilizó el Método científico; contabilidad de costos y control de calidad.• Henry Metcalfe (1886) enuncia “el arte y ciencia de la Administración”.

Otros países Jean-Jacques Rousseau (Francia, 1762), creó la teoría del Contrato Social.• Karl von Clausewitz (Prusia) es el Padre del pensamiento estratégico: el administrador debe

aceptar la incertidumbre y planear la manera de minimizar sus efectos.

1.2.1 Administración en la antigüedad: Uno de los avances de la sociedad primitiva, fue la coordinación de esfuerzos y la división natural del trabajo de acuerdo al sexo y edad entre mujeres y hombres. Dio paso a la formación de las hordas y gens, es una formación de grupos de personas unidas por vínculos de sangre y varias hordas o gens de modo pasan a formar tribus que era una “forma superior de organización de la sociedad primitiva”

1.2.2 Administración en la edad media: El Feudalismo Y Los Señores Feudales La edad media de Europa se caracterizo básicamente por un sistema político original: el feudalismo. Donde el señor feudal vivía e su castillo, administraba la justicia, dirigía, recaudaba los impuestos y acuñaba la moneda. También tenia autoridad de proteger a sus vasallos y sobre la masa de campesinos, que constituían en ese entonces el elemento esencia de la población. La edad media se caracterizo por las formas descentralizadas de gobierno y como reacción de lo que había sucedido en el imperio romano.

1.3 Diferentes escuelas:

Escuela de Relaciones Humanas

Con la aparición de los enfoques humanistas, la teoría administrativa sufre un fuerte cambio dentro de sus principios, y el recurso humano comienza a estudiarse y a tomarse en cuenta dentro de las empresas. Se estudia un método de estímulo y sus comportamientos, pero básicamente la Escuela de Relaciones Humanas surge como respuesta y oposición a la teoría clásica de la administración.La Escuela de relaciones humanas surge en los Estados Unidos, en la década de los años treinta, sin embargo, su mantenimiento fue posible gracias al desarrollo de las ciencias sociales, principalmente de la psicología y en particular la psicología del trabajo, la cual surge en la primera década del siglo pasado, dirigiéndose principalmente hacía dos aspectos básicos que ocupan dos etapas de su desarrollo. Primera etapa: el análisis del trabajo y la adaptación del trabajador al trabajo. En esta etapa

predomina el aspecto productivo, el objetivo de psicología del trabajo era la verificación de las características humanas que cada tarea exigía para su ejecución y en base a ello efectuara la selección del trabajador (perfil de la persona para ocupar un determinado puesto)

Segunda etapa: adaptación de trabajo al trabajador. En esta segunda etapa se caracteriza por la atención especialmente dirigida hacía los aspectos individuales y sociales del trabajo con cierto predominio de estos aspectos sobre lo productivo.

Entre las conclusiones principales obtenidas a partir de la implementación de esta teoría podemos mencionar:

a) El nivel de producción es resultante de la integración social. La producción esta en función del grupo y no en función de sus capacidades físicas e intelectuales, entre mayor sea la integración del grupo , mayor es la eficiencia.

b) Los trabajadores no actúan solo por sus intereses individuales, sino que estos se subordinan a los del grupo, que castiga o corrige cualquier desviación que perjudique los intereses del grupo.

c) Las personas que producen sobre o bajo los estándares perdían la estimación del grupo, los trabajadores de la sala de montaje producían menos y ganaban menos por convicción propia antes de poner en peligro los intereses del grupo. Según esta teoría, las personas son motivadas, principalmente, por la necesidad de reconocimiento, de participación en las actividades de los grupos sociales en los cuales viven. Es decir, el hombre es un ser social.

d) Los grupos informales de personas son las que constituyen básicamente la organización de la empresa y a veces se contraponen a la organización que establecen los niveles directivos o de mayor jerarquía dentro de la empresa.

e) Las personas actúan en grupos sociales, y si existe armonía o un buen ambiente dentro de la empresa, esto se puede reflejar en los niveles de producción

f) Si se repite siempre la misma actividad, esta se vuelve rutinaria y monótona, lo que termina perjudicando a la empresa, por eso, es necesaria una rotación de las actividades y una cierta creatividad para evitar la pasividad de los trabajadores.

g) Es necesario, para lograr el éxito en la organización tomar en cuenta las emociones de los trabajadores, ya que una persona con problemas no tendrá la misma productividad que tiene cuando no tiene problemas serios que le afecten dentro de la empresa.

Con la teoría de las relaciones humanas surge una nueva visión sobre el hombre, que hace énfasis en estos aspectos. Los trabajadores son trabajadores sociales. Con sentimientos, deseos y temores. Las personas son motivadas por ciertas necesidades. Logran satisfacer sus necesidades

primarias con la ayuda del grupo, con el cuál interactúan El comportamiento de los grupos puede manejarse mediante un adecuado estilo de

supervisión y liderazgo. El supervisor eficaz es el que posee capacidad para dirigir a sus subordinados obteniendo lealtad, estándares elevados de desempeño y alto compromiso en los objetivos de la organización.

Las normas del grupo funcionan regulando el comportamiento de los individuos, por lo tanto este control debe incluir sanciones positivas (estímulos, aceptación social, etc.), como también negativas (burlas, rechazo por parte del grupo, sanciones simbólicas, etc.) para obtener los resultados esperados.

La psicología industrial contribuyó a demostrar la parcialidad de los principios de administración adoptados por la teoría clásica. Con la gran depresión económica de 1929, se intensificó la búsqueda de la eficiencia en las organizaciones, provocando indirectamente una verdadera reevaluación de los principios de administración.

Escuela Estructuralista de la Administración

La teoría estructuralista surgió en la década de 1950, como una orientación hacia la sociología organizacional, y básicamente busca interrelacionar las organizaciones con su ambiente externo, que es la macro sociedad (sociedad organizacional), caracterizada por la interdependencia entre las organizaciones (hombre organizacional). El estructuralismo se preocupa por el todo y por la relación de las partes en la constitución del todo.

Esta teoría se originó principalmente por los siguientes factores:

La oposición que ya existía entre la teoría clásica y la teoría de las relaciones humanas. Se necesitaba abarcar los aspectos que eran considerados por la una e ignorados por la otra y viceversa.

La necesidad de considerar la organización como una unidad social grande y compleja en la que interactúan muchos grupos sociales que comparten algunos de los objetivos de la organización

Era necesario dar un nuevo concepto de estructura. Es decir, la estructura se mantiene aun cuando se altera uno de sus elementos o relaciones

La Teoría Estructural da origen a un nuevo concepto de organización (global: intra e inter-organizacional) y un nuevo concepto de hombre , el hombre organizacional, flexible, que sabe escuchar, tolerante a personas y problemas, dispuesto al cambio , con deseos de superación, capaz de diferenciar recompensas y sanciones. Una organización que puede aprovechar los problemas para convertirlos en oportunidades o ventajasEste modelo clasifica a las organizaciones en formales (aquellas que perduran en el tiempo y los empleados pasan por ellas) e informales (aquellas circunstanciales o definidas para una tarea específica emergente o transitoria). A la vez, permite la relación entre los componentes de la organización, y afirma que cada cargo debe tener sus atribuciones como por ejemplo la capacidad de tomar decisiones en forma independiente.

Por otra parte, este enfoque permite iniciar estudios acerca del ambiente que rodea a las empresas (oportunidades y amenazas) ya que las empresas interactúan con el ambiente que las rodea.

Aportes de la Administración Estructuralista .a) Da importancia a la variable; Entorno organizacional (ambiente)b) Manifiesta una visión organizacional a largo plazoc) Concepción del hombre organizacional: ordenado, metódico, que planifica, dispuesto al

cambio, que crece con la organización, con una manera de hacer eficiente y eficaz el trabajod) Toma argumentos de la Teoría Clásica, de Relaciones Humanas, y de la Teoría Burocrática

para formar su propia teoría.

Escuela Contingencial o Teoría de Decisiones

La teoría de las contingencias o también llamada situacional, intenta dar respuesta a las contingencias o situaciones diarias de una empresa, institución o grupo de personas que trabajan para lograr metas en común utilizando la menor cantidad de recursos para lograr los mejores resultados en tiempos a corto y mediano plazo. Para esto se usan métodos de otras escuelas administrativas según la situación que se esté viviendo.

Para algunos autores, el enfoque contingencial permite tener la mente abierta para obtener buenos resultados ante una situación cualquiera, evitando utilizar un esquema más cerrado en sus conceptos o soluciones.

Esta teoría da real importancia al ambiente, entendiéndose como tal a “…todo aquello que envuelve externamente una organización (o un sistema). Es el contexto dentro del cual una organización está inserta”. El ambiente podemos entenderlo como aquellas instituciones de cualquier tipo que rodean a la empresa y que de algún modo pueden afectarla.

Para que pueda desarrollarse este tipo de administración, la empresa debe tener objetivos claros a corto, mediano y largo plazo, pero tienen que ser objetivos factibles de cumplirse.

Luego debe darse a los objetivos institucionales, el organigrama, los beneficios, y reglas de la institución, a los trabajadores para lograr resultados en conjunto.

La teoría de contingencia espera tener como resultado la comprensión de las relaciones que se desarrollan entre los subsistemas que conforman cada empresa en particular.

En cuanto al origen de esta teoría, en 1920, Mary Parker Follet, presenta la inquietud de que se puede obtener mejores resultados en una empresa si se toma en cuenta la situación en que se encuentra la misma y sus trabajadores. Dentro de esta teoría existe un modelo propuesto por Mckinsey and Company. Este modelo da a conocer los elementos básicos de la teoría de la contingencia, que son los siguientes: estrategia, estructura, sistemas, staff, estilo, habilidades y metas superiores, que en deben actuar interdependientemente entre sí para el logro de los objetivos o metas.

Características de la Escuela Contingencial .a) Rechaza los principios universales de la administración.b) No presenta técnicas ni pautas establecidas previamente a seguir frente a los obstáculos que

pueda enfrentar una empresac) Es principalmente integradora, pero al mismo tiempo relativista y situacional

Dentro de la teoría contingencial se consideran variables, las variables ambientales se consideran variables independientes, en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes

Escuela Burocrática de la Administración

Debido a las críticas hechas tanto por la teoría clásica por su mecanismo, como la teoría de las relaciones humanas en la década de 1940, surge la teoría de la burocracia en la administración. La Teoría Burocrática podemos definirla como una forma de organización que se basa en las conductas racionales para alcanzar objetivos.

Se considera como fundador de esta teoría al sociólogo Max Weber.

Características de la Escuela Burocrática .a) Rechaza los principios universales de la administración.b) Carácter legal de las normas y reglamentos. La Burocracia esta unida por normas y

reglamentos previamente establecidos por escritoc) Carácter formal de las comunicaciones. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se

formulan y registran por escrito.d) Carácter racional y división del trabajo. Los recursos (maquinaria, equipo, edificios humanos),

son utilizados racionalmente en base a la división del trabajo y de las funciones.e) Impersonalidad en las relaciones. Esa distribución de actividades se hace impersonalmente, es

decir sólo en términos de cargos y funciones, y no de personas. f) Jerarquía de autoridad. La Burocracia es una organización que establece los cargos según el

principio de jerarquía. “Cada cargo inferior debe estar bajo control y la supervisión de uno superior y ningún cargo queda sin control o supervisión”.

g) Rutinas y procedimientos estandarizados. La organización fija las reglas y normas técnicas, regulan las conductas de quienes ocupan cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse de acuerdo con las rutinas y procedimiento fijados por las reglas y normas técnicas

h) Competencia técnica. Las personas son escogidas por méritos, a través de evaluaciones o exámenes de oposición.

Según Max Weber, a cada tipo de organización corresponde también un tipo de autoridad, donde los principales son los que a continuación se definen

a) Autoridad tradicional . Cuando los subordinados consideran que las ordenes de los superiores son justificadas por que esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas (empresas familiares, artesanales), en jefe impone el poder en todo.

b) Autoridad carismática. En esta los subordinados aceptan las operaciones del superior como justificadas, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican, la legitimación de la autoridad se produce de las características personales carismáticas del líder y de la devoción y arreglo que consigue imponer a sus seguidores.

c) Autoridad racional, legal o burocrática. Es cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas, por que están de acuerdo con su conjunto de normas que consideran legítimos, y de los cuales se deriva el poder de mando.

Dentro de las ventajas que podemos encontrar en esta teoría, las principales son la racionalidad con que se actúa para lograr objetivos, la precisión en el conocimiento de los deberes y su correcta aplicación, ya que cada uno sabe lo que debe hacer, como debe hacerlo. Las órdenes se entregan en forma escrita y solo la recibe quien debe recibirla, lo que a la vez reducen los errores. Existe menos fricción entre los trabajadores, ya que cada funcionario sabe lo que se espera de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de los demás, y existe una subordinación de los más nuevos respecto de los más antiguos de modo que el superior pueda tomar decisiones que afecten al nivel más bajo.

Existe un alto nivel de confiabilidad, ya que el negocio es conducido de acuerdo con las reglas conocidas, y un gran número de casos similares se tratan metódicamente dentro de la misma manera sistemática.

Críticas a la Escuela Burocrática .a) Exagerado apego a los reglamentos.b) Exceso de formalismo y de papeleoc) Resistencia al cambio y despersonalización de las relacionesd) Conformidad con rutinas y procedimientose) Dificultad en la atención a clientes y conflictos con el público.f) Se enfoca como un sistema cerrado.g) Toma en cuenta solo a la organización formal y concibe a la organización como un sistema

social de funciones oficiales.

Escuela Neoclásica de la Administración o de Proceso Administrativo (Operacional)

También llamada escuela operacional, o del proceso administrativo, surgió de la necesidad de utilizar los conceptos válidos y relevantes de la teoría clásica, y s la que actualmente es más usada en casi todas las organizaciones a nivel mundial.Para los neoclásicos, “La Administración consiste en orientar, dirigir y controlar los esfuerzos de un grupo de individuos para lograr un fin común con un mínimo de recursos y de esfuerzo y con la menor interferencia, con otras actividades útiles.

Según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definiera en su tiempo (prever, organizar, comandar, coordinar y controlar), con la aparición actualizada las funciones que constituyen el proceso administrativo.

a) Planeaciónb) Organizaciónc) Direcciónd) Control

Características de la Escuela Neoclásica a) El énfasis en la práctica de la administración.b) La reafirmación relativa de los postulados clásicos. Toma en cuenta a la organización formal e

informalc) El énfasis en los principios clásicos de la administración, en los resultados y objetivos.d) El punto fundamental de esta teoría es definir la administración como una ciencia social. e) Esta teoría también enfatiza en el proceso administrativo.

El enfoque Neoclásico genera también diversos tipos de organización, entre la que destacan:a) Organización Lineal.b) Organización funcional.c) Organización línea-staff

a) Organización Lineal.La organización lineal es el tipo de organización más antigua y más simple. Se basa en el principio de la unidad de mando, cuyas características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal. Su estructura es simple y de fácil comprensión y permite facilidad de implantación y adecuación a organizaciones pequeñas. Por otra parte, impide las innovaciones por su rigidez funcional, enfatiza y exagera la función de jefatura y de mando, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo, lo que dificulta la cooperación e iniciativa de los trabajadores.

b) Organización FuncionalEs aquella que se basa en el principio funcional, es decir, en el principio de especialización. Su autoridad es relativa y se basa en la especialización, es una autoridad sustentada en el conocimiento y se extiende a toda la organización. Cada subordinado responde a muchos superiores de manera simultanea, pero solo en los asuntos concernientes a la especialidad de ellos y la comunicación se efectúa sin intermediarios. Por otra parte, genera una dispersión, perdida de autoridad de mando, Subordinación múltiple y Confusión en cuanto a los objetivos.

c) Organización Línea Staff.La organización línea-staff es una combinación de la organización lineal y la funcional, que maximiza las ventajas de ambas y deduce sus desventajas, aunque en el fondo predominen las características lineales. Sus características principales son la fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, lo cual permite la coexistencia de líneas formales de comunicación con la prestación de asesoría funcional, y la separación entre órganos operacionales (de línea) y órganos de apoyo (staff o asesoría), lo que hace posible la coexistencia de la jerarquía de mando y de la especialización técnica.

Escuela de Teoría de Sistemas o Escuela Sistemática

Este enfoque considera a las empresas como unidades que se relacionan entre sí y con el medio ambiente, y que forman un sistema, que a la vez pertenece a uno mayor.

La T.G.S. (Teoría general de Sistemas) considera que cuando se piensa en un sistema se deben tomar en cuenta las siguientes premisas: a) Las funciones de un sistema dependen de su estructura; según como esté estructurado el

sistema éste realizará sus funciones. b) Los sistemas siempre pertenecen a otro mayor, es decir, siempre están dentro de otro sistema. c) Los sistemas son abiertos y siempre reciben información de otros sistemas.

Dicho enfoque es especialmente totalizante, puesto que los sistemas no se pueden entender plenamente solos mediante el análisis separado y exclusivo de cada una de las partes. Este enfoque lo integra. Con la aparición de la teoría general de sistemas, los principios del reduccionismo, del pensamiento analítico y del mecanicismo se sustituye por los principios opuestos. Se basa principalmente en tres principios:

a) Expansionismo: Este principio sostiene que todo fenómeno es parte de otro fenómeno mayor. El desempeño de un sistema depende de cómo se relaciona con el todo mayor que lo contiene y del cual hace parte.

b) Pensamiento sintético: El fenómeno que se pretende explicar es visto como parte de un sistema mayor y es explicado en términos del rol que desempeña en ese sistema mayor.

La teleología: Es el principio según el cuál la causa es una condición necesaria, más no siempre suficiente, para que surja el efecto. La teleología es el estudio del comportamiento orientado al logro de determinados objetivos.

Escuela Empírica de la Administración

Esta escuela se caracteriza básicamente por el hecho de que se basa en estudios y en la observación de experiencias previas, esto con el objetivo de poder determinar la situación en que se encuentra una determinada empresa, en un determinado momento.

Dentro de los principales autores de esta teoría se encuentran Peter Druckeker y Ernest Dale. Ambos prestan especial importancia a los procesos de planificación y control dentro del proceso administrativo. Es decir, lo fundamental dentro de este enfoque es el hecho de planificar objetivos, dirigirlos y posteriormente controlarlos. Se basa también en la experiencia que tenga el administrador, ya que uno de los requerimientos importantes para poder llevar a cabo esta escuela es la experiencia que se haya adquirido en situaciones muchas veces adversas dentro de una organización o empresa. Esto permite que exista una menor supervisión de parte de los directivos, ya que se asume que el administrador “Sabe” lo que hace. Pero a la vez es un sistema algo riesgoso de dirigir una empresa, ya que al asumir ciertas capacidades del administrador, muchas veces, este es incapaz de responder a lo que se espera de el, poniendo en juego el éxito de una organización.

Actualmente, la gran mayoría de las empresas utilizan las teorías empíricas de la administración, generalmente combinando estas teorías con otras de las escuelas clásicas. Esto, ya que al tener un conocimiento más en profundidad acerca de la organización, el saber como motivar a las personas que trabajan en ella, y la aplicación de ciertas teorías que le dan un cierto orden a la administración, es posible el funcionamiento adecuado de la empresa.

Se dice que una de las principales desventajas que tiene esta teoría es que los resultados muchas veces no son lo que se esperaba, ya que lo que da buen resultado para una empresa, no necesariamente lo da para otra.

Escuela de la Medición Cuantitativa

Esta teoría considera a la administración como una ciencia de carácter más lógico, y que como tal puede expresarse perfectamente a través de las matemáticas, o de datos estadísticos, todo esto con el fin de tomar decisiones más precisas respecto de las empresas, ya que todos los resultados deben ser medibles, al igual que los presupuestos que se elaboren y deben estar basados, o respaldados por cifras, lo que constituye una importante herramienta. Este sistema es aplicado principalmente en aquellos problemas o casos más complejos de la administración que involucran necesariamente la conversión de datos en cifras, tales como los inventarios, control de producción, de existencia, etc. Esta escuela presenta dos características que son esenciales: a ) Optimización de la relación insumo-producto b ) Uso de modelos matemáticos La relación insumo producto se refiere a la relación existente entre los productos que una empresa logra producir con una cantidad determinada de insumos, es decir, para producir el máximo posible, utilizando de la mejor forma los recursos de que se disponen, esto principalmente respecto de la utilización de maquinarias, o de una cierta tecnología, ya que los costos son elevados, es necesario tener una producción óptima que compense de algún modo tales gastos.

Características de Medición Cuantitativa a) Dispone de las decisiones para la totalidad de la organización y no solo para un segmento de

ella.b) Reconoce el impacto de las decisiones sobre varios componentes.c) Se busca la optimización total de la empresa.d) A veces suele complicarse el proceso por la dificultad de las teorías matemáticas y no es

posible la optimización. Para eso crea el principio de Sub Optimización

Se considera a esta escuela un método totalmente científico, al utilizar como base las matemáticas que es considerada una ciencia exacta, y puede unir a varias disciplinas ligadas, tales como la ingeniería, la física, la economía, entre otras.

Dentro de las etapas que componen este enfoque se encuentran:a) Formular el problema: es decir, el problema tanto del consumidor o cliente como de la empresa

para poder tomar decisiones.b) Construir un modelo matemático para expresar el problema a analizar, como un conjunto de

variables que pueden ser confrontadas con variables de la “Competencia”.c) Derivar una solución del modelo, es decir, incluir los valores o variables de control que

maximizan la efectividad del sistema.d) Probar el modelo y la solución resultante: es decir, comparar las predicciones obtenidas del

modelo matemático con la realidad, compara los resultados reales con los resultados que solo eran supuestos.

e) Establecer controles sobre la solución: Desarrollar herramientas que nos permitan saber cuándo ocurren los cambios en las variables y funciones de las cuales dependen la solución y determinar como debe ser cambiada la solución.

f) Ejecución de las soluciones.

BIBLIOGRAFIAS Administración moderna, Agustín Reyes Ponce, Editorial Limusa, México 1992, Administración, Teoría y Práctica, Stephen P. Robbins, Editorial Prentice Hall, México 1997.Elementos de administración, Quinta edición, Harold Koontz & Heinz Weihrich, Editorial McGraw Hill, México 1992

1.3.1 Administración científica:

Taylor establece principios y normas que permiten obtener un mayo rendimiento de la mano de obra y de los materiales.Básicamente aborda aspectos como estudios de tiempos y movimientos, selección de obreros, métodos de trabajo, incentivos, especialización e instrucción. A esta corriente se le llama administración científica, por la racionalización que hace de los métodos de ingeniería aplicados a la administración y debido a que desarrolla investigaciones experimentales orientadas hacia el rendimiento del obrero. También desarrollo un sistema de organización llamado funcional o de Taylor, observo que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo de supervisor se dividiera en ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función. La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente, hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

VENTAJAS:a) Mayor especialización.b) Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.c) La división del trabajo es planeada y no incidental.d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectuale) Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

DESVENTAJAS:a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores. b) Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

La administración científica tiene conocimientos: y el firme convencimiento de que los verdaderos intereses de unos y otros son únicos y los mismos; que no puede haber prosperidad para el patrón en un término largo de años, a menos que vaya acompañada de prosperidad para el empleado y viceversa. No se puede encontrar a nadie que niegue que en el caso, de cualquier persona sola, la mayor prosperidad no puede existir más que cuando el individuo ha llegado a su más alto estado de eficiencia; es decir, cuando está dando su mayor rendimiento diario. En el caso de un establecimiento fabril más complicado, también ha de estar perfectamente claro que la mayor prosperidad permanente para el trabajador, junto con la mayor prosperidad para el patrón, pueden conseguirse solamente cuando el trabajo del establecimiento se haga con la suma mínima de gasto de esfuerzo humano, de recursos naturales y de costo para el empleo de capital en forma de máquinas, edificios, etc. Es decir que la mayor prosperidad no puede existir más que como resultado de la mayor productividad posible de los hombres y maquinas del establecimiento.La eliminación del bajo rendimiento y de las diversas causas que deciden el trabajo rebajaría tanto el costo de la producción de nuestros mercados, tanto nacional como extranjero, se ampliarían muchísimo y podríamos competir en condiciones más que iguales con nuestros rivales. Aseguraría

salarios más elevados acortaría la jornada de trabajo y haría posibles unas condiciones mejores para el trabajo y el hogar-

Principios de Administración Científica (1911), FREDERICK WINSLOW TAYLOR

1.3.1.1 Aportaciones de Taylor: OTROS PRINCIPIOS IMPLÍCITOS DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA SEGÚN TAYLOREstudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean atribuidas.Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas.Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución.Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo a ser utilizados.Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción proporcionado por la racionalización.Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

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1.3.1.2 Aportaciones de Henry Fayol

Aportaciones de Fayol a la Administración

1. Universalidad de la Teoría administrativa. La Administración es una actividad común a todas las organizaciones humanas aplicable a toda actividad, ya sea en el hogar, en los negocios o en el gobierno; por lo mismo es universal.2. Fayol nos aportó también el proceso administrativo. Sostuvo que la Administración es una unidad abstracta dirigida por reglas y autoridad que justifica su existencia a través del logro de objetivos. Si la Administración quiere lograr sus objetivos de be prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

a. Previsión. Es el acto de examinar el futuro, fija objetivos, toma decisiones y establece planes.b. Organización. Formula una estructura dual (material y humana).c. Dirección. Esta etapa es la que hace funcionar los planes y la organizaciónd. Coordinación. Consiste en reunir toda la información en busca de unificación y cohesión.e. Control. Se verifica el resultado con el plan original

3. Fayol también nos dio 14 principios administrativos que son: 1. División del trabajo. Ésta es la especialización que los economistas consideran necesaria para la eficiencia en el uso de la fuerza de trabajo. Fayol aplica este principio a todo tipo de trabajos, tanto administrativos como técnicos. 2. Autoridad y responsabilidad. Fayol encontró que autoridad y responsabilidad están relacionadas, siendo esta última la consecuencia de la primera. Concibe la autoridad como una combinación -que se deriva de la posición del administrador y de sus características personales- “compuesta de inteligencia, experiencia, valores morales, etc.”. 3. Disciplina. Contemplando la disciplina como “el respeto de los reglamentos y convenios encaminados al logro de la obediencia, aplicación energía y demás signos distintivos del respeto”, Fayol declara que la disciplina requiere de buenos superiores, a todos los niveles. 4. unidad de mando. Esto significa que los empleados solamente deberían recibir órdenes de un supervisor. 5. unidad de dirección. De acuerdo a este principio, cada grupo de actividades con el mismo objetivo debe tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio, se refiere a la organización del “cuerpo directivo”, más que al personal. 6. Subordinación del interés individual al general. Esto es evidente; cuando estos dos tipos de intereses difieren, el administrador debe reconciliarlos. 7. Remuneración. La remuneración y los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario. 8. Centralización. Sin emplear el término “centralización de autoridad”, Fayol hizo referencia al grado en el cual la autoridad se encuentra centralizada o descentralizada. Las circunstancias individuales determinaran el grado de “centralización el mejor rendimiento general”. 9. Jerarquía de autoridad. Fayol concibe esto como una cadena de autoridad, la cual va de los rangos mayores hasta los menores ya aunque no debe ser estructurada a niveles innecesarios en detalle, si debería hacerse en tramos más bien cortos. 10. Orden. Dividiendo este en material y social, Fayol se adapta al sencillo refrán de “un lugar para cada cosa (cada uno), y cada cosa (cada uno) en su lugar”. Este es esencialmente un principio de organización para el arreglamiento y ordenamiento de cosas e individuos. 11. Equidad. Lealtad y dedicación deberían inculcarse al personal mediante una combinación de benevolencia y justicia por parte de los administradores al tratar con los subordinados. 12. Estabilidad en al tenencia de un cargo o puesto. Encontrando innecesaria la rotación, por ser tanto la causa como el efecto de una mala administración, Fayol señaló sus peligros y sus costos. 13. Iniciativa. La iniciativa se concibe como el diseño y ejecución de un plan. Precisamente por se runa de las mas sutiles satisfacciones que un hombre inteligente puede experimentar, Fayol exhorta a los administradores a “sacrificar la vanidad personal” para permitir a los subordinados que la ejerzan. 14. Espíritu de grupo. Este es el principio de “la unión hace la fuerza”, y también una extensión del de unidad de mando, y subraya la necesidad del trabajo de equipo, así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.

4. Fayol también dio 6 Áreas Funcionales:1. Funciones Técnicas. Producción, transformación, fabricación2. Funciones Comerciales. Compras, ventas, intercambios3. Funciones Financieras. Captación y administración de capitales4. Funciones de Seguridad. Protección de los bienes de las personas5. Funciones Contables. Inventarios, balances, costos, etc.6. Funciones Administrativas. Previsión, organización, mando, coordinación y control

5. Perfil de cualidades de los administradores.1. Cualidades físicas: salud, vigor, habilidad

2. Cualidades intelectuales: Aptitud para comprender y aprender3. Cualidades morales: Energía, firmeza, valor para aceptar responsabilidades4. Cultura general: Son nociones diversas de todos los temas y no solamente el de su función5. Conocimientos especiales: Exclusivamente es de la función, ya sea técnica o comercial6. Experiencia: Conocimiento personal que se deriva de la práctica

Bibliografia. “Fundamentos de ciencia de la Administración”, Kontz, pp. 42-46

1.4 Proceso administrativo: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuraciónUn proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.  

1.4.1 Fase mecánica:

Los elementos de la fase mecánica son:

1. PREVISIÓN.

Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de una organización, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras que habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

Se comprende de tres etapas:

a. Objetivos. Fijar los fines.b. Investigaciones. Se refiere al análisis y descubrimiento de los recursos con que puede

contarse.c. Cursos Alternativos. Se refiere a la adaptación general de los medios, a los fines

destinados, para observar cuantas diferentes probabilidades de acción existen.

2.-PLANEACIÓN.

La planeación consiste a la determinación del camino concreto de acción que habrá que seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc. Necesarias para su realización.

La planeación comprende tres etapas:

a. Políticas. Vías para orientar la acción.

b. Procedimientos. Secuencias de operaciones o métodos.c. Programas. Fijación de tiempos requeridos. En este punto, también comprende

presupuestos, que se define como programas en que se precisan unidades, costos, etc. Y diferentes pronósticos que se definen como visiones futuras.

3.-ORGANIZACIÓN.

Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para mejorar la eficiencia.

Consiste en tres etapas:

a. Jerarquías. Establecer la autoridad y responsabilidad que le corresponden a cada nivel.b. Funciones. La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades

especializadas, necesarias para lograr el fin común.c. Obligaciones. Las que tiene por concreto cada unidad de trabajo apto de ser desempeñada

por una persona.

1.4.2Fase dinámica

Considerando el proceso administrativo planteado por Munch Galidno en su libro Fundamentos de Administración, se pueden señalar los siguientes elementos de la Fase dinámica u operativa:

Los elementos de la fase dinámica son:

1. INTEGRACIÓN.

Consiste en los procedimientos para dotar a la organización de todos aquellos recursos que la fase mecánica señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

La integración abarca:

a. Selección. Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.b. Introducción. La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se unan lo mejor y lo

más rápidamente posible dentro de la organización.c. Desarrollo. Todo miembro de cada organización busca y necesita progresar y mejorar.

2.- DIRECCIÓN.

Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

La dirección comprende tres etapas:

a. Mando o autoridad. Se estudia cómo delegarla y cómo ejércela.b. Comunicación. Es el proceso por el cual se transmite y recibe información, siendo este el

sistema nervioso, llevando al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción, debidamente coordinadas.

c. Supervisión. La ultima función de la dirección es ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.

3.- CONTROL.

Consiste en el establecimiento de sistemas o métodos que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende tres etapas:

a. Establecimiento de normas. Porque sin ellas no es posible hacer la comparación.b. Operación de controles. Ésta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en

cada uno de ellos.c. Interpretación de resultados. Esta es la función que vuelve a constituir un medio de

planeación.

Bibliografía. Administración moderna, Agustín Reyes Ponce, Editorial Limusa, México 1992