PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS · PDF file3.2. Obtiene resumen curricular de posibles candidatos. 3.3. Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades, aptitudes

MANUAL DE PROCESOS

PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Manual de Procedimientos

GRH-M-001

Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013

MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Recursos Humanos

Aspectos Generales del Proceso Código: GRH-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Manual de Procedimientos

GRH-M-001

A P R O B A C I Ó N

ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Recursos Humanos

Sesión Nº

Punto Cuenta

Fecha

Responsable Responsable Responsable/s

ARNOLDO PIÑA CARMEN GARCÍA ELÍAS ELJURI

Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello


Manual de Procedimientos Código: GRH-M-001

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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TABLA DE CONTENIDO

GRH-P-101 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ................................. 4

GRH-P-102 INGRESO DE PERSONAL ................................................................ 11

GRH-P-103 INDUCCIÓN DE PERSONAL ............................................................. 18

GRH-P-104 EGRESO DE PERSONAL ................................................................ 24

GRH-P-105 MOVIMIENTO DE PERSONAL .......................................................... 33

GRH-P-201 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y DE EFICIENCIA DEL PERSONAL ...... 39

GRH-P-301 CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL............................... 49

GRH-P-302 TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES ..................... 56

GRH-P-303 TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL ........................ 61

GRH-P-304 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL .................................. 66

GRH-P-305 TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL ................... 71

GRH-P-306 TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN ........................... 76

GRH-P-401 SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIO ECONÓMICOS DEL PERSONAL .... 82

GRH-P-402 SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL ........... 90

GRH-P-403 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS ........................... 99

GRH-P-404 INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO ................ 104

GRH-P-405 COMPENSACIONES DEL PERSONAL ............................................... 108


PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-101

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, capacitación y

Desarrollo

Responsable: Firma

ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma

ANGELA SAN VICENTE


SUBPROCESO DE

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-101 Reclutamiento y Selección de

Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el reclutamiento y la

selección del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de la solicitud de personal,

el análisis de actitudes y aptitudes del personal postulado y la selección final del personal.

1.3. Normas Específicas

1. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los requisitos

legales establecidos en las leyes y reglamentos que rigen la materia a fin de cumplir

con el proceso reclutamiento y selección del personal del INE.

2. La Oficina de Recursos Humanos a través de la Coordinación de Captación,

Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las

actividades inherentes al Reclutamiento y la Selección del Personal requeridos por

el INE. .

3. El Reclutamiento y Selección de personal debe realizarse por Concurso Público,

cumpliendo con lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función. Todas las áreas

participantes en este proceso deben realizar la gestión del reclutamiento y la

selección del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el

procedimiento expuesto en el presente documento.

4. Toda Gerencia podrá realizar de manera particular, cuando lo amerite, el proceso de

Reclutamiento y Selección de Personal, cumpliendo con los lineamientos

establecidos por la Oficina de Recursos Humanos.

5. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un

proyecto o encuesta la Gerencia solicitante deberá consignar ante la Oficina de

RRHH los siguientes documentos del personal seleccionado:

Memorándum de postulación.

Oferta de Servicio.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Síntesis curricular y respaldos: (Copia de la Cédula de Identidad; Título

Universitario, o el que aplique; Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias);

Copia de los cursos realizados, cualquier otra de interés.

Constancia de registro militar.

6. En caso que la captación se corresponda con la contratación de personal para un

proyecto o encuesta la Gerencia solicitante, que ya haya laborado en la institución,

deberá consignar ante la Oficina de RRHH los siguientes documentos del personal

seleccionado:


Oferta de Servicio.

Copia de la Cédula de Identidad.

Cualquier otra documentación que actualice su expediente.

7. Todas las solicitudes de personal deben estar debidamente justificadas por el área

solicitante, anexando en el memorando la planilla de postulación.

8. El Gerente Solicitante debe realizar la solicitud de ingreso de personal por proyecto

o por encuesta con (1) un mes de antelación a la fecha estimada de ingreso.

9. La fecha de ingreso de personal establecida es el (1°) primer y el décimo sexto (16°)

día hábil de cada mes.

10. Toda solicitud de designación de personal de alto nivel / confianza debe estar

aprobada por el Presidente del INE.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. Flujograma

Ge

ren

te

Ge

ren

cia

So

licita

nte

Oficin

a d

e R

RH

H

An

alis

ta d

e R

RH

HC

oo

rdin

ad

or

de

Ca

pta

ció

n,

Ca

pa

cita

ció

n y

De

sa

rro

llo

Reclutamiento y Selección de Personal Pág. 1 de 1

Identifica

necesidad de

personal

¿obrero,

proyecto o

encuesta?

GPP-P-101

GRH-P-102

Identifica tipo de

ingreso

Realiza la

captación de

personal

Realiza entrevista

Verifica datos del

postulado

Solicita ingreso de

personal

Verifica

documentos

¿Documentos

completos?

SI

Notifica

inconsistencias

¿Candidato

seleccionado?

A

A

¿Datos

correctos?

1

8

10

7

6

432

Recibe

documentos para

el ingreso

5

Si

¿documentos

completos?

Gestiona el

ingreso del

personal

9

B

B

SI

No

No

SI

No

No

No

SI



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.2. Descripción de Actividades

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Gerente Solicitante 1. Identifica necesidad de personal.

1.1. Identifica la necesidad de ingreso de personal.

Gerente Solicitante 2. Identifica tipo de ingreso.

2.1. Identifica el ingreso a realizar (obrero, por concurso, alto nivel /

confianza, por encuesta, o proyecto).

En caso que el ingreso sea por concurso o personal alto nivel

/ confianza continúa con lo establecido en la actividad 10.

En caso que el tipo de ingreso sea personal obrero, proyecto

o encuesta, continúa en la actividad 3.

Gerente Solicitante 3. Realiza la captación de personal.

3.1. Realiza búsqueda de candidatos a través de fuentes diversas

(internet, prensa local, etc.).

3.2. Obtiene resumen curricular de posibles candidatos.

3.3. Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades,

aptitudes y destrezas especificadas en el resumen curricular

cumpla con las necesidades del perfil requerido.

3.4. Preselecciona candidatos a ser entrevistados.

3.5. Contacta candidatos.

3.6. Elabora cronograma de entrevista.

Gerente Solicitante 4. Realiza entrevista.

4.1. Realiza entrevista del candidato seleccionado.

En caso que el candidato sea seleccionado continúa con la

actividad 5, caso contrario continúa con la actividad 11.

Gerente Solicitante 5. Recibe y verifica documentos del candidato seleccionado.

5.1. Recibe del candidato seleccionado los siguientes documentos

para trámite del ingreso.

Síntesis curricular y respaldos.



Fecha: 26/02/2013

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Copia de la Cedula de Identidad.

Copia del Título Universitario.

Constancias de Trabajo. (3 últimas experiencias).


5.2. Contacta Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo y

valida si el ingreso del personal es procedente.

En caso que los documentos se encuentren completos

continúa con la actividad 6, caso contrario, continúa con la

actividad 5.1.

Gerente Solicitante 6. Solicita ingreso de personal.

6.1. En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada:

6.2. Elabora memorándum de postulación dirigido a la Oficina de

Recursos Humanos, mediante el cual solicita el ingreso del

personal.

6.3. Envía a la Oficina de Recursos Humanos los siguientes

documentos:



Copia de la Cedula de Identidad.




Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

7. Verifica documentos.

7.1. Recibe del Solicitante los siguientes documentos para trámite de

ingreso:


Oferta de servicio.


Copia de la Cédula de Identidad.




Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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R.I.F.


En caso que la documentación esté completa, continúa con la

actividad 8, caso contrario continuo con la actividad 10.

Analista de Recursos Humanos

8. Verifica datos del postulado

8.1. Recibe del Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo

los documentos para trámite de ingreso por proyecto o encuesta:

8.2. Verifica la completitud, vigencia, legibilidad, conformidad de los

documentos recibidos y tengan la firma y sello de la gerencia

solicitante.

En caso de estar conforme con la verificación, realiza en el

sistema SIREH el registro de los datos del postulado y

continúa con la actividad 9, caso contrario continúa con la

actividad 11.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos

9. Gestiona el Ingreso.

9.1. Realiza el ingreso de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento GRH-P-102 Gestionar el Ingreso de personal.

En caso que el ingreso sea por concurso público

9.2. Planifica el Concurso Público de acuerdo a la normativa legal

vigente..

En caso de ingreso de personal de alto nivel / confianza

9.3. Recibe solicitud de postulación por parte de la gerencia

solicitante.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo/ Gerente de Recursos Humanos

10. Notifica Inconsistencias

10.1. Notifica al candidato seleccionado las inconsistencias que

motivan la no procedencia de su ingreso.


PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-102

Fecha: 26/02/2013

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ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, capacitación y

Desarrollo

Responsable: Firma


ANGELA SAN VICENTE


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-102 Ingreso de Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el ingreso de personal

en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

El procedimiento de ingreso de personal abarca desde la recepción de la documentación

del postulado, hasta el ingreso de personal al Instituto y la conformación del expediente.


1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de la Coordinación de Captación,

Capacitación y Desarrollo, es la responsable de dirigir, coordinar y controlar las

actividades inherentes al ingreso de Personal requerido por el INE.

2. Los tipos de ingreso de personal son:

Ingresos por Concurso Público.

Ingreso a Cargos de Libre Nombramiento y Remoción o Confianza.

Ingreso de personal obrero, proyectos y/o encuestas.

3. La gerencia solicitante debe gestionar las solicitudes de ingreso de personal de

acuerdo al cronograma de recepción de pagos elaborado y distribuido por la

Coordinación Administrativa.

4. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo debe gestionar los 5

primeros días contados a partir de la fecha de ingreso, el registro del movimiento de

personal (ingreso) en el SISROE de la Contraloría General de la República

Bolivariana de Venezuela. EL Presidente del INE debe aprobar la postulación del

Personal de Alto Nivel (Coordinador, Gerente) y remitirla a la Oficina de RRHH para

generar el ingreso.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1. Flujograma

An

alis

ta d

e R

RH

H

Ingreso del Personal Pág. 1 de 2

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Ge

ren

te

Genera puntos de

cuenta

GRH-P-101

5

1SIREH

Co

ord

ina

do

r C

ap

tacio

n, C

ap

acita

cio

n y

De

sa

rro

llo

Revisa punto de

cuenta

3

SIREH

¿Datos correctos?

Si

Aprueba puntos

de cuenta

Gestiona

aprobación de

nuevos ingresos

No

SIREH

A

2

Imprime y revisa

contrato¿Contrato correcto?

Realiza

memorandumSi

Recibe contrato

firmado y entrega

para su

expediente

Corrige

Inconsistencia

No

Recibe y gestiona

firma del

memorandum

4

10 11

12

15

16

Registra Ingreso

en el sistema de

CGRB

2

Firma

memorándum

13

Gestiona firma del

Trabajador

14

C

2

B

2



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Co

ord

ina

do

r

Ingreso del Personal Pág. 2 de 2

Oficin

a d

e P

lan

ific

ació

n

y P

resu

pu

esto

Oficin

a d

e R

RH

H

An

alis

ta d

e R

RH

HP

resid

en

te

Pre

sd

ien

te

Aprobación

de Puntos de

Cuenta

Co

nsu

lto

ría

Ju

rid

ica

Ab

og

ad

o

Consulta puntos

de cuenta

aprobados

Elabora

memorandum de

punto de cuenta

71

A

Elaboración

de Contratos

SIREH

7 8

Imputación

Presupuestaria

Firma y remite

puntos de cuenta

de ingreso

9

Validar

requerimiento de

contrato

¿Requiere contrato?

C

1

GRH-P-103

SI

NO

6

B

1



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Analista de RRHH 1. Genera puntos de cuenta.

Ingresa al Sistema SIREH y genera el punto de cuenta para el

ingreso.

Analista de RRHH 2. Registra ingreso en el sistema de CGRB

2.1. Ingresa al sistema de la Contraloría General de la República

Bolivariana de Venezuela y registra el movimiento (Ingreso).


3. Revisa punto de cuenta.

Ingresa al sistema y coteja la información del punto de cuenta

contra la información registrada en el Sistema SIREH.

3.1. Verifica que todos los datos del nuevo ingreso estén correctos

(datos personales e institucionales).

En caso que la información esté completa, continua con la


Coordinador de Captaciòn, Capacitacion y Desarrollo

4. Gestiona aprobación de nuevos ingresos.

4.1. Gestiona con el Gerente de RRHH la aprobación de los nuevos

ingresos a través del punto de cuenta.

Gerente de RRHH 5. Aprueba puntos de cuenta.

5.1. Aprueba a través del sistema SIREH los puntos de cuenta

creados.

5.2. Una vez aprobados los puntos de cuenta, se activan los

procedimientos de Imputación Presupuestaria, Aprobación de

puntos de cuenta por Presidencia y Elaboración de Contrato.

Analista de RRHH 6. Consulta puntos de cuenta aprobados.

6.1. Ingresa al sistema SIREH y consulta estatus de los puntos de

cuenta.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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6.2. Una vez aprobado el punto de cuenta por Presidencia, imprime

cuatro (4) copias del mismo.

7. Validar requerimiento de contrato

7.1. Valida si el ingreso requiere de un contrato.

En caso de requerir contrato requiere la activación y

aprobación del mismo por Consultoría Jurídica, caso contrario

continúa con la actividad 8.

Analista de RRHH 8. Elabora memorándum y remite.

8.1. Elabora memorándum del ingreso del personal y anexa puntos

de cuenta impresos.

8.2. El memorándum va dirigido a la Coordinación de Bienestar Social

y Relaciones Laborales, la Coordinación Administrativa de

Nómina y al Expediente.

Coordinador de Captación, Capacitaciòn y Desarrollo

9. Firma y remite puntos de cuenta de ingreso.

9.1. Recibe y firma memorándum,

9.2. Remite memorándum a las Coordinaciones correspondientes.

Analista de Captación, Capacitación y Desarrollo

10. Imprime y revisa contrato.

10.1. Ingresa al sistema, imprime y revisa el contrato de servicio

verificando las condiciones laborales establecidas y datos del

nuevo ingreso.

En caso que el contrato esté correcto, continúa con la


Analista de RRHH. 11. Realiza memorándum.

11.1. En caso que el contrato de servicio este correcto, elabora

memorándum dirigido al solicitante y adjunta contrato de servicio

en dos ejemplares.

11.2. Entrega memorándum y contrato al Coordinador de RRHH.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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12. Recibe y gestiona firma.

12.1. Recibe y revisa memorándum.

12.2. Solicita la firma del Gerente de RRHH en el memorándum.

Gerente de RRHH. 13. Firma memorándum.

13.1. Recibe memorándum y contrato de servicio

13.2. Firma y sella memorándum de salida y remite al Coordinador de

Captación, Capacitación y Desarrollo


14. Gestiona firma del trabajador.

14.1. Remite memorándum y el contrato de servicio (2 ejemplares) a

la Gerencia Solicitante para gestionar la firma del trabajador.

Analista de RRHH 15. Recibe contrato firmado y entrega para su archivo.

15.1. Recibe copia del contrato laboral firmado por el trabajador.

15.2. Envía al expediente de RRHH.

15.3. Continúa con la actividad 8.

Analista de RRHH 16. Corrige inconsistencias.

16.1. Solicita la Coordinación o Gerencia correspondiente que se

registren los datos faltantes.

16.2. Corrige las inconsistencias detectadas.


PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DE PERSONAL Código: GRH-P-103

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Bienestar Social y Relaciones

Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-103 Inducción de Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la inducción del

personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el Procedimiento de Inducción de Personal abarca desde la planificación

de la inducción técnica y general hasta la ejecución de las mismas.


1. La Oficina de Recursos Humanos, a través de las Coordinaciones de Captación,

Capacitación y Desarrollo; Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la

responsable de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la

inducción del Personal requerido por el INE, cumpliendo con lo establecido en las

normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

2. La inducción para el personal nuevo ingreso tanto General como Técnica debe

ser dictada en un lapso no mayor a dos (5) días hábiles luego de haber sido

realizado el ingreso.

3. La inducción General es realizada por la Oficina de RRHH, la cual debe informar:

Reseña histórica de la Institución.

Misión, Visión y Valores Organizativos.

Estructura Organizativa.

Políticas y normas internas.

Normas de Seguridad Higiene y Ambiente.

Perfil y Descripción de Cargo.

Beneficios contractuales.

4. La Inducción Técnica es realizada por la Oficina o Gerencia solicitante, la cual

debe informar:

Niveles Jerárquicos de la Oficina o Gerencia.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Objetivos de la Oficina o Gerencia.

Funciones, responsabilidades y autoridades.

Funcionalidad de herramientas y/o sistemas informáticos.

Canales de comunicación.

5. Una vez realizada la inducción de personal nuevo, éste debe presentar, la

documentación requerida a la Coordinación de Bienestar Social y Relaciones

Laborales, para el otorgamiento de beneficios contractuales.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1. Flujograma

Co

ord

ina

do

r d

e C

ap

tació

n, C

ap

acita

ció

n y

De

sa

rro

llo/

An

alis

ta d

e R

RH

H

Induccion del Personal Pág. 1 de 1

Ge

ren

cia

de

RR

HH

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

Ge

ren

te / C

oo

rdin

ad

or

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Planifica la

inducción GRH-P-102

FIN

Recibe y revisa el Cronograma de

InducciónSi

Comunica el

cronograma de

Inducción

Gestiona la

logística requerida

para la inducción

Remite el

cronograma de

inducción

Recibe

Memorándum y

Cronograma de

Inducción

Prepara material

informativo para la

inducción

Realiza la

inducción general

Realiza la

inducción tecnica

107

9

86

4

3

21

¿Cronograma correctol?

No

Realiza

seguimiento y

evalúa inducción

11

Firma Cronograma de

Inducción

5



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 22 DE 112



Coordinador de Captacion, Capacitacion y Desarrollo / Analista de RRHH

1. Planifica la inducción.

1.1. Realiza el Cronograma de Inducción del Personal (General y

Técnica).


2. Gestiona la logística requerida para la inducción.

2.1. Define la cantidad de participantes, el espacio, material y equipos

multimedia de apoyo a utilizar.


3. Remite el Cronograma de Inducción.

3.1. Firma Cronograma de Inducción y remite para su revisión y

aprobación.

Gerente de RRHH 4. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.

4.1. Recibe y revisa el Cronograma de Inducción.

En caso que identifique desviaciones en el cronograma, indica

al Coordinador y regresa a la actividad 2.

Gerente de RRHH 5. Firma Cronograma de Inducción.

5.1. Firma Cronograma de Inducción en señal de aprobación y

devuelve al Coordinador.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

6. Comunica el Cronograma de Inducción.

6.1. Recibe el cronograma aprobado.

6.2. Elabora memorándum y junto con el Cronograma de Inducción lo

remite al Gerente o Coordinador Solicitante.

Gerente o Coordinador Solicitante

7. Recibe Memorándum y Cronograma de Inducción.

7.1. Recibe y revisa Cronograma de Inducción de personal.

7.2. Notifica al personal nuevo la fecha, lugar y hora de su inducción.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

8. Prepara el material informativo para la inducción.

8.1. Prepara materiales: folletos, equipos audiovisuales u otro que

considere necesario.

Gerente de RRHH / Coordinador de Captaciòn, Capacitación y Desarrollo / Analista de RRHH

9. Realiza la Inducción General.

9.1. Imparte información sobre la filosofía general y estructura

organizativa del INE.

Gerente o Coordinador Solicitante

10. Realiza la Inducción Técnica.

10.1. Imparte información sobre los lineamientos, responsabilidades y

autoridades propias del cargo.


11. Realiza seguimiento y evalúa inducción.

11.1. Verifica de acuerdo el cronograma establecido, las inducciones

impartidas y replanifica fechas en caso de ser necesario.

11.2. Evalúa la eficacia de la inducción a través de la Encuesta de

Inducción y aplica acciones preventivas en caso de requerirlo.


PROCEDIMIENTO: EGRESO DE PERSONAL Código: GRH-P-104

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Captación, Capacitación y

Desarrollo

Responsable: Firma


ANGELA SAN VICENTE


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-104 Egreso de Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el egreso del personal en el

Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el procedimiento de Egreso de Personal engloba las actividades inherentes al

retiro de personal de la institución.



Capacitación y Desarrollo; Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la

Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de dirigir,

coordinar y controlar las actividades inherentes al egreso del Personal y velar por el

cumplimiento de los requisitos legales vigentes.

2. Todo egreso del personal debe ser debidamente justificado a través del documento

probatorio (renuncia, culminación de contrato, rescisión de contrato u oficio de

remoción o destitución, jubilación o pensión y fallecimiento), la cual debe contener

nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella dactilar (si aplica) y firma del

trabajador.

3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo es responsable de registrar

en el sistema de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela

(Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Público), el movimiento de egreso

de personal, en los (5) cinco días siguientes a la fecha del egreso; de acuerdo a lo

establecido en la Ley vigente.

4. La aceptación de renuncia o el acuse de recibo de la notificación de destitución o

remoción debe contener nombre y apellido, cédula de identidad código de Nómina,

cargo y ubicación administrativa.

5. La Coordinación Administrativa de RRHH es responsable de realizar el egreso en el

Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIREH), con el documento probatorio; así

como también, tramitar el finiquito (FIDEICOMISO) ante la entidad financiera respectiva

entre los 5 días siguientes al egreso.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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6. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar

el egreso del personal de los beneficios legales y sociales del Instituto.

7. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de tramitar

el egreso del personal por remoción y/o destitución.

8. Todo egreso del personal (destitución o remoción) debe contener:

Original del resuelto y oficio enviado al funcionario emanado de la máxima autoridad

del INE, el cual debe contener nombre y apellido legible, cédula de identidad, huella

dactilar, firma y fecha de recibido por el funcionario o personal alto nivel o de

confianza.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 27 DE 112


2.1. Flujograma

Ge

ren

te

Egreso del Personal

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

1

An

alis

ta d

e R

RH

H

(No

min

a)

Recibe y revisa

documentos

GRH-P-105

Elabora

Memorándum y

consigna

documentos

requeridos

2

An

alis

ta d

e R

RH

H

(Bie

ne

sta

r S

ocia

l)

Verifica tipo de

egreso

6

Si

No

Distribuye

documentación

3

Pág. 1 de 2

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Se

cre

taria

¿Información completa?

Co

ord

ina

ció

n d

e C

ap

tació

n,

Ca

pa

cita

ció

n y

De

sa

rro

llo

¿Renuncia?

No

Realiza el egreso

del IVSS y del

Seguro Colectivo

Sistema

Realiza el egreso

de la Nómina

SIREH

4

5

7Si

16



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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An

alis

ta d

e R

RH

H

Egreso del Personal

8

Acepta y firma

Memorándum y

Carta de

Aceptación

Recibe

Memorándum y

Carta de

Aceptación

10

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Si

Revisa, firma y

remite

11

Pág. 2 de 2

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Co

ord

ina

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tació

n

Ca

pa

cita

ció

n y

De

sa

rro

llo


Pre

sid

en

te

Revisa, Firma y

remite

Pre

sid

en

cia

Remite Carta de

Aceptación al

Gerente

Solicitante

Obtiene firma del

Trabajador

Em

ple

ad

o

To

do

s la

s

Ge

ren

cia

s

Recibe Carta de

Aceptación y

ordena archivo

Archiva

documentos

GRH-P-305

GRH-P-403

Realiza la Carta de

Aceptación y

Memorándum

Sistema

An

alis

ta d

e

arc

hiv

o

12

159

14

13

16

No

Realiza el egreso en

el sistema de la

Contraloría General

de la República

7

6



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 29 DE 112



Gerente Solicitante 1. Elabora Memorándum y consigna documentos requeridos.

1.1. Elabora Memorándum de Egreso notificando el egreso de

personal.

1.2. Consigna documentos de soporte según tipo de egreso:

renuncia, oficio de remoción o destitución, culminación o

rescisión de contrato.

Secretaria 2. Recibe y revisa documentos.

2.1. Recibe Memorándum de y verifica procedencia.

2.2. Firma y sella memorándum y revisa documentos consignados.

En caso que los documentos o la información contenida en los

documentos se encuentre incompleta, notifica al Gerente

Solicitante y le devuelve documentación.

En caso contrario, continúa.

Secretaria 3. Distribuye documentación.

3.1. Entrega comunicación de egreso y renuncia a la Coordinación

Administrativa de Nómina, Bienestar Social y Relaciones

Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo.

Una vez entregada la comunicación, a las coordinaciones

respectivas, se ejecutan los procesos asociados a cada una

de sus aéreas (Administrativa de Nómina, Bienestar Social y

Relaciones Laborales y Captación, Capacitación y Desarrollo)

requeridos para el proceso de egreso de personal.

3.2. Envía copia del Memorándum y documentos de soporte a Caja

de Ahorros para el proceso respectivo.

Analista de RRHH (Bienestar Social)

4. Realiza el egreso del IVSS y de la Póliza de Seguro

Colectivo.

4.1. Recibe Memorándum y documentos de soporte y verifica la



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 30 DE 112


información.

4.2. Registra el movimiento de egreso en el sistema TIUNA y genera

la forma 14-03 Registro de Egreso de Trabajadores.

4.3. Gestiona la firma del Coordinador de Bienestar Social y del

Presidente del INE sobre la forma 14-03.

4.4. Entrega una copia al Trabajador de la forma 14-03 y envía una

copia al expediente de servicio del Trabajador para su archivo.

4.5. Elabora comunicación de exclusión del Seguro Colectivo y la

remite a la empresa contratada, adjuntándole copia del

Memorándum de egreso.

Analista de RRHH (Nómina)

5. Realiza el egreso de Personal en el Sistema (SIREH).

5.1. Realiza el movimiento de egreso del Trabajador mediante el

sistema SIREH.

5.2. Procesa y genera el finiquito de Prestaciones Sociales ante la

entidad bancaria.


6. Verifica tipo de egreso.

6.1. Recibe Memorándum y documentos de soporte.

6.2. Verifica si el egreso es por renuncia, remoción y/o destitución o

culminación de contrato.

En caso que el egreso sea por remoción y/o destitución, o

culminación del contrato, continúa con la actividad 16.

En caso que el egreso sea por renuncia, continúa en la

actividad 7.

Analista de RRHH (Captacion, Capacitación y Desarrollo)

7. Realiza el egreso en el sistema de la Contraloría General de

la República.

7.1. Registra mediante el sistema SISROE (Contraloría General de la

República) el movimiento de egreso del Trabajador.

Analista de RRHH (Captacion, Capacitación y

8. Realiza la Carta de Aceptación y Memorándum.

8.1. Revisa renuncia y elabora la Carta de Aceptación.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 31 DE 112


Desarrollo) 8.2. Elabora Memorándum dirigido al Presidente del INE y remite

Carta de Aceptación en original para su firma.


9. Recibe Memorándum y Carta de Aceptación.

9.1. Recibe y verifica Memorándum y Carta de Aceptación.

9.2. Verifica que la información esté completa (nombre, apellido,

número de cédula, entre otros).

En caso que la información esté incompleta, regresa a la

actividad 8.

En caso contrario, continúa en la actividad 10.


10. Acepta y firma Memorándum y Carta de Aceptación.

10.1. Firma y sella Memorándum para remitir Carta de Aceptación de

renuncia y los entrega al Gerente de RRHH

Gerente de RRHH 11. Revisa, firma y remite.

11.1. Firma y sella Carta de Aceptación de renuncia, en señal de

aprobación.

Presidente 12. Firma y remite.

12.1. Firma y sella Memorándum y Carta de Aceptación de renuncia en

señal de aprobación.


13. Remite Carta de Aceptación al Gerente Solicitante.

Gerente Solicitante 14. Obtiene firma del Trabajador.

14.1. Recibe la Carta de Aceptación de la Renuncia y tramita firma del

Trabajador egresado.

14.2. Devuelve Carta de Aceptación de renuncia al Coordinador.

Coordinador de Captación, Capacitación y

15. Recibe Carta de Aceptación y ordena archivo.

15.1. Recibe carta de aceptación firmada y sellada.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Desarrollo 15.2. Envía al archivo de RRHH para la actualización del expediente

de servicio del trabajador.

Analista de RRHH (Archivo)

16. Archiva documentos.

16.1. Archiva en el expediente la carta de aceptación de la renuncia,

carta de remoción y/o destitución y copia de documentos

generados.


PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTO DE PERSONAL Código: GRH-P-105

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Desarrollo

Responsable: Firma


ANGELA SAN VICENTE


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-105 Movimiento de Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 34 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el movimiento de

personal (FP 020) en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el procedimiento de Movimiento de Personal abarca el trámite requerido

para realizar ingresos, reingresos, actualizaciones, jubilaciones y pensiones, egresos.



Capacitación y Desarrollo, debe dirigir coordinar y controlar las actividades

inherentes al trámite de los Movimientos de Personal y velar por el cumplimiento

de los requisitos Legales establecidos y los lineamientos del MPPPF..

2. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben tramitarse internamente ante la

máxima autoridad del Instituto, de acuerdo a las normas técnicas y jurídicas que

regulan la trayectoria del funcionario.

3. Se debe remitir anualmente ante el Ministerio del Poder Popular para la

Planificación y Finanzas, a través del Despacho del Viceministerio de Desarrollo

Institucional, la relación informativa de las acciones administrativas generadas en

dicho periodo, a fin de incorporar al Registro Nacional de Funcionarios Públicos.

4. Los Movimientos de Personal (FP-020), se originan de la relación de trabajo entre

el funcionario público y la Administración Pública Nacional, y en este documento

se reflejan las variaciones desde el ingreso al egreso.

5. Los Movimientos de Personal (FP-020), deben reflejar en el Registro de

Asignación de Cargos (R.A.C.), la situación actual del personal.

6. Los Movimientos de Personal (FP-020) se tramitaran en el Sistema de Captura

de Información del Organismo (SCIO), implantado a través del Despacho del

Viceministerio de Desarrollo Institucional

7. El Despacho del Viceministerio de Desarrollo Institucional, establecerá normas

complementarias para la aplicación de lo establecido legalmente.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 35 DE 112

8. Los Movimientos de Personal que deben tramitarse son:

Ingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

Reingresos: cargo de carrera, cargo de libre nombramiento y remoción.

Actualizaciones: cambio de cargo, designación, ascenso, clasificación, cambio

de clasificación, aumento de sueldo, licencia sin sueldo, licencia con sueldo,

suspensión sin goce de sueldo, licencia con goce de sueldo, reubicación,

reincorporación, traslado, reincorporación por sentencia., corrección de

movimiento, anulación de movimiento, actualización de datos personales,

modificación de horario.

Jubilaciones y Pensiones: jubilación de derecho, jubilación especial, ajuste de

jubilación, suspensión de jubilación, reactivación de jubilación, cese de

jubilación, pensión de sobreviviente, aumento pensión de sobreviviente, cese de

pensión de sobreviviente, pensión de invalidez, aumento de pensión de

invalidez, cese de pensión de invalidez.

Egresos: Renuncia, retiro por reducción de personal, destitución, retiro o

revocatoria por no superar periodo de prueba, fallecimiento, remoción, retiro

posterior a la remoción, retiro de un funcionario de libre nombramiento y

remoción.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 36 DE 112


2.1. Flujograma

Co

ord

ina

do

r d

e C

ap

tació

n,

Ca

pa

cita

ció

n y

De

sa

rro

llo

Movimiento de Personal Pág. 1 de 2

1

Revisa y solicita

los Movimientos

de Personal

originados

4

An

alis

ta d

e R

RH

H

Recibe solicitud y

elabora

Movimiento de

Personal

2

Revisa y verifica

Movimiento de

Personal

3

¿Datos correctos?

Recibe, firma y

verifica

Movimiento de

Personal

SiSistema

No

Aprueba

Movimiento de

Personal

¿Datos correctos?

Envía

comunicación al

MPPPF

SiRecibe

Movimiento de

Personal para

archivo

No

FIN

5

6

7

Oficin

a d

e R

RH

H

Ge

ren

te d

e R

RH

HA

na

lista

de

Arc

hiv

oP

resid

en

te

Pre

sid

en

cia

GRH-P-305

GRH-P-403



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 37 DE 112




1. Revisa y solicita los Movimientos de Personal originados.

1.1. Solicita Movimiento de Personal (FP-020) originado por las

acciones administrativas: ingresos, reingresos, actualizaciones,

jubilaciones y pensiones, egresos.

Analista de RRHH (Captación, Capacitación y Desarrollo, y Bienestar Social y Relaciones Laborales)

2. Recibe solicitud y elabora Movimiento de Personal.

2.1. Recibe solicitud de movimiento de personal.

2.2. Verifica el tipo de movimiento

2.3. Elabora el movimiento de acuerdo a la acción administrativa.

2.4. Revisa expediente del Trabajador y verifica datos.

2.5. Ingresa al Sistema de Captura de Información del Organismo

(SCIO), los datos del funcionario y la acción administrativa

originada.

2.6. Genera e imprime Movimiento de Personal (FP-020) y anexa los

documentos que respaldan el mismo.

2.7. Coloca visado al Movimiento de Personal (FP-020).

2.8. Elabora oficio de relación de remesa de las diferentes acciones

administrativas generadas.

Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo

3. Revisa y verifica Movimiento de Personal.

3.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación

informativa.

3.2. Revisa la relación informativa de las acciones administrativas y

remite.

En caso que la información esté incorrecta, notifica al Analista

correspondiente y regresa a la actividad 2.

En caso contrario, coloca visado al Movimiento de Personal y

entrega al Gerente de RRHH con el Oficio de la relación

informativa.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 38 DE 112


Gerente de RRHH 4. Recibe,firma y verifica Movimiento de Personal.

4.1. Recibe y verifica el Movimiento de Personal y el oficio de relación

informativa.

En caso que la información esté incorrecta, notifica al

Coordinador y regresa a la actividad 3.

En caso contrario, coloca firma al Movimiento de Personal y

visado al oficio de relación informativa, y remite ambos al

Presidente.

Presidente 5. Aprueba Movimiento de Personal.

5.1. Recibe del Gerente de RRHH el Movimiento de Personal (FP-

020) y comunicación a enviar al MPPPF.

5.2. Firma y sella la comunicación para el MPPPF y el Movimiento de

Personal y los devuelve a la Oficina de RRHH.

Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo

6. Envía comunicación al MPPPF.

6.1. Recibe el Movimiento de Personal aprobado y comunicación para

el MPPPF.

6.2. Envía el Movimiento de Personal al archivo de Recursos

Humanos para la actualización del expediente.

6.3. Envía comunicación al MPPPF.

Analista de RRHH (Archivo)

7. Recibe Movimiento de Personal para archivo.

7.1. Archiva Movimiento de Personal en el expediente del Trabajador.


PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y EFICIENCIA DEL PERSONAL Código: GRH-P-201

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Desarrollo

Responsable: Firma


ANGELA SAN VICENTE


SUBPROCESO DE

DESARROLLO DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-201 Evaluación de Desempeño y de

Eficiencia del Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 40 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las directrices necesarias a seguir por todo el personal del área para la gestión

asociada a evaluar el desempeño del personal de acuerdo a objetivos particulares

establecidos, con el fin de detectar mejoras de las competencias y habilidades del

personal.

1.2. Alcance

Lo indicado en el Procedimiento de Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal

abarca desde la planificación, hasta la ejecución de las mismas..


1. La Oficina de Recursos Humanos debe velar por el cumplimiento de los requisitos

legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y los

lineamientos del Ministerio para la Planificación y Finanzas, para la ejecución de

este procedimiento.

2. Todas las Gerencias u Oficinas participantes en este proceso deben realizar la

gestión para la evaluación del personal cumpliendo con lo establecido en las


3. La Coordinación de Captación, Capacitación y Desarrollo, es la responsable de

dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la Evaluación de

Desempeño y Eficiencia del Personal.

4. La Evaluación de Desempeño de Personal está regida por la Ley del Estatuto de

la Función Pública y la Evaluación de Eficiencia está regida por los lineamientos

establecidos por MPPPF.

5. Las evaluaciones de Personal deben ser realizadas semestralmente.

6. Toda evaluación de desempeño debe responder enteramente a la definición de

Objetivos de Desempeño Individual debidamente aprobados y firmados por el

evaluador y el evaluado y deben ser enviados a la Oficina de RRHH durante los

primeros días del mes de Enero y Julio, del año en curso de acuerdo a los

lineamientos establecidos por el MPPPF.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 41 DE 112

7. Todo Gerente de área debe realizar el seguimiento bimestral del cumplimiento de

los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).

8. Los resultados de la Evaluación de Desempeño y de Eficiencia del Personal,

deben ser enviados a la Oficina de RRHH, en los meses de Diciembre y Junio

respectivamente.

9. El instrumento para efectuar la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del

Personal en la Institución es el establecido por El Ministerio del Poder Popular

para la Planificación y Finanzas (MPPPF), a través de su sistema de Evaluación

de Desempeño definido.

10. Para que la Evaluación del Desempeño del Personal sea efectiva, el supervisor y

el supervisado debe tener al menos una antigüedad de 4 meses contínuos

desempeñando las funciones de su cargo.

11. El personal que se encuentre en período de reposo, vacaciones o

desempeñando cargos de alto nivel (Encargaduría) por un lapso de 61 o más

días, no deberán ser evaluados.

12. La Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal es de carácter obligatorio

por parte del Supervisor de acuerdo a lo contemplado en la Ley vigente.

13. El resultado de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal debe ser

revisado entre el supervisor y supervisado y debe ser firmado por ambos como

constancia de validación.

14. De acuerdo a los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeños del

personal, la Oficina de Recursos Humanos debe planificar las acciones

necesarias de formación, capacitación, incentivos, y/o ascensos necesarios

según el desempeño del personal evaluado y los recursos presupuestarios

disponibles.

15. Todo funcionario público tiene el derecho de solicitar la reconsideración de la

evaluación de desempeño dentro de los 5 días hábiles siguientes a su

notificación.

16. Será causal de destitución para los funcionarios públicos, la obtención de tres (3)

evaluaciones consecutivas con resultados negativos.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 42 DE 112

17. Los resultados de la Evaluación del Desempeño y Eficiencia del Personal deben

informarse al MPPPF, en un lapso de tiempo no mayor a 30 días continuos una

vez procesada la información.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 43 DE 112


2.1. Flujograma G

ere

nte

de

l Á

reaO

ficin

a d

e R

RH

H

An

alis

ta d

e R

RH

HC

oo

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de

Ca

pta

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n,

Ca

pa

cita

ció

n y

De

sa

rro

llo

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal Pág. 1 de 1

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Firma

Memorándum y

Remite

Prepara y envía

información

Inicio

Elabora

memorándum de

solicitud de ODI

Recibe y Revisa

Memorándum y

ODI

Recibe y revisa

Evaluaciones del

Personal


Prepara Memorándum

de Solicitud de

Evaluación de

Desempeño y Eficiencia

del Personal

Registra

información y

genera Notificación

de Resultados

No

Revisa y aprueba

solicitud de

evaluación de

desempeño y

Eficiencia del

Personal


Remite a las Áreas

Memorándum de

Solicitud de

Evaluación

Si

Revisa el Informe

al MPPPF

Recibe

Memorándum y

aplica Evaluación

de Desempeño y

Eficiencia del

Personal

Revisa Notificación

de Resultados y

solicita firma

electrónica

Firma

electrónicamente la

Notificación de

Resultados


Si

Recibe Notificación

y archiva

Recibe la

Notificación de

Resultados y

entrega al

trabajador

1

14

13

12

15

17

8 11

10

9

19

7

6

4

3

2

Firma el Informe al

MPPPF

20

Envía el Informe al

MPPPF y obtiene

copia firmada

14

No

No

Recibe ODI del

Personal

5Imprime

Notificación de

Resultados,

elabora

memorándum y

remite

Revisa y firma

Memorándum de

Remisión

16

Elabora Informe al

MPPPF

18 21

Revisa en

Comité de

Evaluación

22

FIN



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 44 DE 112




1. Elabora memorándum de solicitud de objetivos.

1.1. Elabora y remite memorándum comunicando las fechas para la

recepción de los Objetivos de Desempeño Individual (ODI).

Gerente de RRHH 2. Firma Memorándum y Remite.

Gerente de Área 3. Prepara y envía información.

3.1. Elabora formato de Objetivos de Desempeño Individual (ODI) por

cada trabajador adscrito a su área.

3.2. Elabora y remite Memorándum y anexa ODI del personal

debidamente firmado.

Coordinador de Captacion, Capacitación y Desarrollo

4. Recibe y Revisa Memorándum y ODI.

4.1. Recibe y revisa Memorándum y ODI del personal, datos

personales y que contenga la información requerida.

En caso de no estar conforme con la información, notifica al

Gerente de Área y regresa a la actividad 3.

En caso contrario continúa con la siguiente actividad.

Analista de RRHH 5. Recibe ODI del Personal

Recibe ODI del personal y resguarda en la Coordinación de Captación,

Capacitación y Desarrollo.

Analista de RRHH 6. Prepara Memorándum de Solicitud de Evaluación de


6.1. Elabora Memorándum solicitando la Evaluación de Desempeño y

Eficiencia del personal y lo remite al Gerente de RRHH.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 45 DE 112


Gerente de RRHH 7. Revisa y aprueba solicitud de Evaluación de Desempeño y

Eficiencia del Personal.

7.1. Recibe del analista de RRHH, Memorándum de solicitud de

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal y firma en

señal de conformidad.

Analista de RRHH 8. Remite a las Áreas Memorándum de Solicitud de Evaluación.

8.1. Recibe Memorándum y envía a los Gerentes de las diferentes

oficinas y áreas de la Institución.

Gerente de Área. 9. Recibe Memorándum y aplica Evaluación de Desempeño y

Eficiencia del Personal.

9.1. Aplica instrumento de evaluación al personal bajo su cargo.

9.2. Analiza resultados de la evaluación.

9.3. Revisa conjunta e individualmente con el personal a su cargo los

resultados de la evaluación.

9.4. Firman el evaluado y el evaluador.

9.5. Sella y remite los Instrumentos de evaluación a la Oficina de

RRHH, a través de memorándum, en las fechas establecidas.

En caso del que el trabajador tenga inconformidad con los

resultados de la evaluación: elabora informe y remite a RRHH

con sus respectivos soportes y continúa con la actividad 18.

En caso contrario, continúa con la actividad 10.

Coordinador de Captación, Capacitacion y Desarrollo.

10. Recibe y revisa Evaluaciones del Personal.

10.1. Recibe memorándum de las evaluaciones del personal.

10.2. Verifica que la información sea correcta y que la evaluación este

firmada tanto por el trabajador como por el Gerente del área.

En caso de presentar errores, notifica al Gerente de Área y

regresa a la actividad 9.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 46 DE 112


En caso contrario, continúa con la siguiente actividad.

Analista de RRHH 11. Registra información y genera Notificación de Resultados.

11.1. Registra mediante el sistema SIREH los resultados de los ODI y

de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

11.2. Genera en el sistema SIREH la Notificación de Resultados de la

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

12. Revisa Notificación de Resultados y solicita firma

electrónica.

12.1. Revisa notificación de resultados de la evaluación.

En caso de no estar correcta la información, notifica al

Analista y regresa a la actividad 11.

En caso contrario, solicita la firma electrónica de los

resultados de la evaluación de desempeño. Continúa en la

siguiente actividad.

Gerente de RRHH 13. Firma electrónicamente la Notificación de Resultados.

13.1. Revisa mediante el sistema SIREH y firma electrónicamente.

Analista de RRHH 14. Imprime Notificación de Resultados y remite.

14.1. Imprime la Notificación de Resultados mediante el SIREH.

14.2. Elabora memorándum de comunicación de resultados y entrega

al Gerente para su revisión y Firma.

14.3. Remite Memorándum firmado, y anexa la Notificación de

Resultados de la Evaluación de Desempeño y Eficiencia del

Personal, al Gerente de Área respectivo.

Gerente de RRHH 15. Revisa y firma memorándum.

15.1. Revisa, firma y remite memorándum para notificar los resultados

de las Evaluaciones.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 47 DE 112


Gerente de Área 16. Recibe la Notificación de Resultados y entrega al trabajador.

16.1. Recibe y revisa resultados de evaluación conjuntamente con el

trabajador.

16.2. Firman en constancia de aprobación.

16.3. Elabora memorándum y remite la Notificación de los resultados

debidamente firmada.

Analista de RRHH 17. Recibe Notificación y archiva.

17.1. Recibe Notificación de Resultados firmada por el trabajador y

actualiza expediente.

Analista de RRHH 18. Elabora Informe al MPPPF

Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

19. Revisa el Informe al MPPPF.

19.1. Recibe y revisa informe.

19.2. Verifica que se incluya toda la información referente a la

Evaluación de Desempeño y Eficiencia del Personal.

19.3. Remite informe de resultados para aprobación.

Gerente de RRHH 20. Firma el Informe al MPPPF.

20.1. Recibe y revisa el informe de Resultados de Evaluación de

Desempeño y Eficiencia del Personal y firma como señal de

aprobación.

Analista de RRHH 21. Envía el Informe al MPPPF y obtiene copia firmada.

21.1. Envía dos ejemplares del informe de Resultados de Evaluación

de Desempeño y Eficiencia del Personal.

21.2. Recibe copia del informe firmado y sellado por el MPPPF y

archiva.

21.3. Recibe oficio en respuesta al informe de Resultados de

Evaluación y Eficiencia y lo archiva.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 48 DE 112


Gerente de RRHH / Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo.

22. Revisan en Comité de Evaluación.

22.1. Instalan comité de evaluación.

22.2. Llevan las inconformidades detectadas al comité de evaluación

para la resolución de las mismas.

22.3. En caso que se identifiquen justificaciones válidas en el informe,

se solicitan los ajustes necesarios al proceso de Evaluación de



PROCEDIMIENTO: CÁLCULO Y PAGO DE NÓMINA DEL PERSONAL Código: GRH-P-301

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación Administrativa de Nómina

Responsable: Firma


CARMEN YADIRA INFANTE


SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-301 Cálculo y Pago de Nómina del

Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 50 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las actividades y requisitos necesarios para realizar el pago de nómina del

personal del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento, abarca el trámite del cálculo de nómina y la

solicitud del pago de la misma.


1. La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento

de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística, estableciendo

los parámetros a seguir, promoviendo beneficios que mejoren la Calidad de

vida de los trabajadores del INE.

2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable de

dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a los procesos que rigen

la nómina, conforme a las leyes, políticas y normas que regulen al INE.

3. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la responsable

administrar los contratos y convenciones colectivas, actas y convenios

celebrados para los trabajadores del INE.


supervisar y coordinar el funcionamiento operativo y uso correcto del Sistema

Integrado de Recursos Humanos (SIREH).


asesorar a las gerencias y oficinas del INE, con los trámites relacionados con

la gestión administrativa del área.

6. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de

mantener actualizada la base de datos de los trabajadores del INE.

7. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos es la encargada de enviar

a todas las gerencias y oficinas, el cronograma de pagos establecido en el año,

para realizar las modificaciones de las nóminas de personal en lo que se refiere



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 51 DE 112

(ingresos, egresos, cambios de sueldo, traslados, cambio de ubicación

administrativa, entre otros).

8. Las gerencias y oficinas deben cumplir con el cronograma de pago establecido,

con el fin de agilizar los procesos que rigen la nómina.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 52 DE 112


2.1. Flujograma

Co

ord

ina

do

r d

e N

om

ina

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta d

e R

RH

H (

No

min

a)

Cálculo y Pago de Nómina del Personal Pág. 1 de 1

Recibe y procesa

nomina

GRH-P-102

Revisa y aprueba

la Pre-Nómina.

Genera Archivo de

Pago y Orden de

Pago.

1

5

3

Gestiona la

imputación

presupuestaria

GRH-P-305

GRH-P-306

GRH-P-304

9

SIREH

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Recibe y

distribuye

modificaciones a

la nomina

2

Actualiza y genera

interfaz de la

Nomina

10

Si

¿Datos correctos?

Efectúa proceso

de la Nómina

definitiva.

4

No

Revisa

certificación del

Archivo de Pago

6

Aprueba y firma

certificación del

Archivo de Pago

7

Aprueba y firma

pago

8

SIREH

SIREH

SIREH

SIREH



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 53 DE 112



Coordinador Administrativo de RRHH (Nómina)

1. Recibe y distribuye modificaciones a las Nóminas.

1.1. Recibe las modificaciones a realizar en las diferentes Nóminas

del personal.

1.2. Distribuye la Nómina respectiva al Analista responsable para su

procesamiento.

Analista de RRHH 2. Recibe y procesa la Nómina.

2.1. Recibe las modificaciones a realizar en la Nómina.

2.2. Realiza apertura de Nómina mediante el sistema SIREH.

2.3. Procesa las modificaciones y cambios en la Nómina.

2.4. Genera la pre-Nómina y revisa los cambios efectuados.

2.5. Remite la Pre-Nómina al Coordinador Administrativo para su

revisión y aprobación.


3. Revisa y aprueba la pre-Nómina.

3.1. Revisa la pre-Nómina con las modificaciones recibidas respecto

a la Nómina definitiva del período anterior.

En caso que las modificaciones no estén correctas, indica al

Analista los datos incorrectos y regresa a la actividad 2.

En caso que los datos estén correctos, aprueba la pre-Nómina

a través del sistema SIREH y solicita al Analista procesar el

definitivo de Nómina.

Analista de RRHH 4. Efectúa proceso de la Nómina definitiva.

4.1. Imprime todos los listados definitivos de la Nómina:

Resumen de Conceptos.

Resumen de Conceptos Completos.

Soporte Financiero

Cuadre para Firma.

El total por Programas.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 54 DE 112


Imprime listado sin cuenta, en caso de personal sin cuenta

bancaria.

Analista de RRHH 5. Genera Archivo de Pago y Orden de Pago.

5.1. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y

emite contenido del mismo como Reporte de Pago.

5.2. Realiza la certificación del Archivo de Pago.

5.3. Elabora Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta.

5.4. Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago,

Reporte de Pago, Orden de Pago Interna y Hoja de Ruta.


6. Revisa certificación del Archivo de Pago.

6.1. Recibe y revisa certificación del Archivo de Pago (Disco)

mediante el Reporte de Pago anexo.

6.2. Recibe Orden de Pago Interna con resúmenes anexos


7. Aprueba y firma certificación del Archivo de Pago.

7.1. Aprueba y Firma certificación del Archivo de Pago, si es por

depósito.

7.2. Remite a la Oficina de Administración y Finanzas.

Gerente de RRHH

8. Aprueba y firma Nómina

8.1. Realiza revisión y firma Orden de Pago y Resúmenes de

Nómina.


9. Gestiona la imputación presupuestaria.

9.1. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto los reportes

generados, a saber: Reporte de Pago, Orden de Pago Interna,

Hoja de Ruta, y otros reportes emitidos por el sistema SIREH.

Analista de RRHH 10. Actualiza y genera interfaz de la Nómina.

10.1. En el Sistema SIREH, se actualiza la Nómina.

10.2. Envía la Nómina actualizada mediante el sistema SIREH, en dos



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 55 DE 112


fases:

Fase Preliminar: Revisa y compara los reportes con el sistema

SIREH, en caso correcto, envía por interfaz.

Fase Definitiva: Genera Nómina definitiva mediante el sistema

SIREH, seleccionando la opción “D” de definitivo.


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES Código: GRH-P-302

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma




SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-302 Trámite de Anticipo de Prestaciones

Sociales



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 57 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar anticipos de prestaciones

sociales del personal.

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de solicitudes de anticipo

de prestaciones sociales del personal según lo establecido en la Ley Orgánica del

Trabajo (LOTTT).


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la

tramitación de anticipos cumpliendo con lo establecido en las normas y el


2. La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar

y controlar las actividades inherentes a la gestión de anticipos de prestaciones

sociales del Personal.

3. La Oficina de Recursos Humanos, para este procedimiento debe velar por el

cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la

Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo.

4. El pago de anticipo de prestaciones sociales, debe ser realizado de acuerdo al

cronograma de pago de nómina del personal del Instituto.

5. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales debe estar debidamente

justificada de acuerdo a lo establecido en la LOTTT.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 58 DE 112


2.1. Flujograma

Em

ple

ad

os /O

bre

ros/

Co

ntr

ata

do

s

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta

Llena planilla de

Solicitud de

Anticipo de

Prestaciones

Sociales.

No

Genera Archivo de

Pago y Reporte de

Anticipos

¿Información correcta?

Verifica la

transacción

bancaria

Sii

Valida y firma el

Reporte de

Anticipos

Verifica la Solicitud

y registra

información

Co

ord

ina

do

r A

dm

inis

tra

tivo

de

RR

HH

(No

min

a)

Envía liberación de

anticipo a la

Institución

Financiera

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

1

2

654

3

SIREH

Trámite de Anticipo de Prestaciones Sociales Pág. 1 de 1

Planilla de

Solicitud

SIREH

Fin



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 59 DE 112



Empleado 1. Llena planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones

Sociales.

1.1. Llena la planilla de Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales

la cual obtiene de la intranet.

1.2. Entrega al Analista la Solicitud conjuntamente con los requisitos,

de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo.


2. Verifica la Solicitud y registra información.

2.1. Recibe y revisa la Solicitud y recaudos.

2.2. Verifica la Solicitud mediante el sistema SIREH

2.3. Registra la información de la Solicitud en el sistema SIREH.

2.4. Firma la Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales.


3. Genera Archivo de Pago y Reporte de Anticipos.

3.1. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago (Disco) y

Reporte de Anticipos (Fideicomiso).

3.2. Verifica el contenido del Archivo de Pago y asegura que coincida

el monto y el número de registro con el Reporte de Anticipos.

3.3. Remite al Coordinador Administrativo el Archivo de Pago (Disco)

y Reporte de Anticipo (Fideicomiso).


4. Valida y firma el Reporte de Anticipos.

4.1. Recibe y revisa Archivo de Pago (Disco) y Reporte de Anticipos

(Fideicomiso).

4.2. Valida el número de personas vs número de solicitudes.

En caso de que identifique información incorrecta, indica al

Analista para que realice los ajustes correspondientes.

Regresa a la actividad 2.

4.3. Firma y sella el Reporte de Anticipos en señal de conformidad

4.4. Entrega las Solicitudes y recaudos a archivo para la actualización

de expedientes.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 60 DE 112



5. Envía liberación de anticipo a la Institución Financiera.

5.1. Envía a la Institución Bancaria correspondiente, por el portal de

la misma, a través de un usuario que asigna la Oficina de

Administración y Finanzas, el Archivo de Pago de Anticipo de

Prestaciones Sociales.


6. Verifica la transacción bancaria

6.1. Revisa en el portal de la Entidad Bancaria el histórico de la

transacción para verificar si fue exitosa la operación.

En caso de que no se reporte información incorrecta, el

procedimiento finaliza.


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE DISFRUTE DEL PERÍODO VACACIONAL Código: GRH-P-303

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma




SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-303 Trámite de Disfrute del Período

Vacacional



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 62 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el disfrute del período

vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al trámite del

disfrute del período Vacacional del personal de la Institución.



legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley

Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del disfrute de

las vacaciones del personal del INE.

2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de

Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir,

coordinar y controlar las actividades inherentes al disfrute de las vacaciones del

Personal del INE.

3. El disfrute de las vacaciones, se debe realizar cumpliendo con lo establecido en

las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, es la responsable de

generar la planilla de la programación del disfrute de las Vacaciones del personal

del Instituto, la cual debe remitirse con un (1) mes de anterioridad al ejercicio

fiscal a programar, a cada gerencia u oficina.


aplicar los lineamientos establecidos en las leyes vigentes, en lo relativo al

disfrute de vacaciones del personal del INE.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 63 DE 112


2.1. Flujograma

An

alis

ta d

e R

RH

H

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Ge

ren

te/

Em

ple

ad

oS

ecre

taria

de

RR

HH

Trámite de Disfrute del Período Vacacional Pág. 1 de 1

Prepara y envía

Planilla de

Programación de

Vacaciones

Programación de

Vacaciones

Recibe y completa

Planilla de

Programación de

Vacaciones

Genera Planilla de

Disfrute de

Vacaciones

Recibe Planilla y

solicita

actualización del

Expediente

1 64

2

Recibe y revisa

planilla de Disfrute

de Vacaciones

5

No

Recibe Planillas y

actualiza el

período

vacacional

Si

GRH-P-304

3

Ge

ren

cia

s /O

ficin

as

SIREH

SIREH

¿Datos correctos?



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 64 DE 112




1. Prepara y envía Planilla de Programación de Vacaciones.

1.1. Elabora memorándum y anexa la Planilla de Programación de

Vacaciones a utilizar para el trámite del período vacacional que

corresponda a cada trabajador.

1.2. Remite documentos a cada Gerencia y Oficina.

Gerente o Coordinador involucrado

2. Recibe y completa Planilla de Programación de Vacaciones

2.1. Recibe memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones

de cada trabajador.

2.2. Verifica con el Trabajador la fecha de disfrute vacacional, y

completa la Planilla.

2.3. Firma y obtiene la firma del Trabajador sobre la Planilla en señal

de conformidad.

2.4. Remite memorándum y Planilla de Programación de Vacaciones

a la Coordinación Administrativa de RRHH.


3. Recibe Planillas y actualiza el período vacacional.

3.1. Recibe y verifica memorándum y Planilla de Programación de

Vacaciones.

3.2. Actualiza mediante el sistema SIREH el período vacacional a

disfrutar por el personal.


4. Genera Planilla de Disfrute de Vacaciones.

4.1. Ingresa al sistema SIREH y genera la Planilla de Disfrute de

Vacaciones.

4.2. Revisa que corresponda con período de disfrute solicitado por la

Gerencia correspondiente.

4.3. Remite la Planilla de Disfrute de Vacaciones al Gerente o

Coordinador involucrado.

Gerente o Coordinador

5. Recibe y revisa planilla de Disfrute de Vacaciones.

5.1. Revisa Planilla de Disfrute de Vacaciones y valida con el



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 65 DE 112


involucrado Trabajador.

En caso de que se requiera algún cambio de fechas, se indica

sobre la Planilla y se devuelve a la Coordinación

Administrativa de RRHH. Regresa a la actividad 3.

En caso de que no se requiera ningún cambio, firma y obtiene

la firma del Trabajador sobe la Planilla de Disfrute de

Vacaciones, y la remite a la Coordinación Administrativa de

RRHH.

Analista de RRHH 6. Recibe Planilla y solicita actualización del Expediente.

6.1. Recibe y revisa la Planilla de Disfrute de Vacaciones.

6.2. Remite la Planilla al archivo para la actualización de expediente.


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO VACACIONAL Código: GRH-P-304

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma




SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-304 Trámite de Pago del Bono

Vacacional



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 67 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago y disfrute del

bono vacacional del personal en el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento, abarca las actividades inherentes al pago del

Bono Vacacional del personal de la institución.



legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública, la Ley

Orgánica del Trabajo, Contratos Colectivos y actas, para el trámite del Bono

Vacacional y el disfrute de las vacaciones del personal del INE.

2. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos y la Coordinación de

Bienestar Social y Relaciones Laborales son las responsables de dirigir,

coordinar y controlar las actividades inherentes al pago del Bono Vacacional del

Personal del INE.

3. El pago del Bono Vacacional se debe realizar cumpliendo con lo establecido en

las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento.

4. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, debe realizar el pago de

bono vacacional de acuerdo al cronograma mensual para el pago de nómina del

personal del INE.

5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos, procesará el Bono

Vacacional los primeros (5) cinco días hábiles del mes.

6. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, es la responsable

de la revisión del estatus del personal en los casos de reposos consecutivos (52

semanas o más), debiendo notificar oportunamente la suspensión del pago del

Bono Vacacional.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 68 DE 112


2.1. Flujograma

An

alis

ta d

e R

RH

H

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Co

ord

ina

do

r d

e B

ien

esta

r S

ocia

l

Trámite de Pago del Bono Vacacional Pág. 1 de 1

Genera Listado de

bono vacacional

GRH-P-303

Recibe y verifica

Listado de Bono

Vacacional

Elabora Orden de

Pago y Reporte de

Pago

Gestiona pago de

Bono Vacacional

1 84

2

Recibe y revisa

Orden de Pago y

Reporte de Pago

5

Recibe y genera el

Listado de Bono

Vacacional

definitivo

Co

ord

ina

do

r d

e R

RH

H (

No

min

a)

GRH-P-301

3

Recibe, firma y

remite

documentos

6

Gestiona la

imputación

presupuestaria

7

Ge

ren

te d

e R

RH

H

SIREH

SIREH

SIREH



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 69 DE 112




1. Genera Listado de Bono Vacacional.

1.1. Ingresa al sistema SIREH y genera Listado de Bono Vacacional

correspondiente al mes de pago de la nómina del personal:

Empleados

Obreros

Contratados

1.2. Chequea los montos a pagar y los días a pagar por concepto de

vacaciones.

1.3. Entrega copia de Listado de Bono Vacacional al Coordinador de

Bienestar Social.

Coordinador de Bienestar social y Relaciones Laborales

2. Recibe y verifica Listado de Bono Vacacional.

2.1. Recibe Listado de Bono Vacacional del mes a procesar y verifica

en el sistema SIREH, en el módulo de ausentismo laboral, el

personal que está de reposo.

En caso de aquel Trabajador que presente un reposo

consecutivo (52 semanas o más), solicita suspensión del

Bono Vacacional, mediante anotación sobre el Listado.

2.2. Firma Listado de Bono Vacacional y devuelve al Analista.


3. Recibe y genera el Listado de Bono Vacacional definitivo.

3.1. Realiza ajustes en caso que aplique.

3.2. Genera Listado de Bono Vacacional definitivo.


4. Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago.

4.1. Elabora Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional y

los remite al Coordinador Administrativo.


5. Recibe y revisa Orden de Pago y Reporte de Pago.

5.1. Recibe y verifica los montos de la Orden de Pago y Reporte de

Pago de Bono Vacacional, además de los soportes.

5.2. Remite al Gerente para su aprobación.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 70 DE 112


Gerente de RRHH 6. Recibe, firma y remite documentos.

6.1. Recibe y firma Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono

Vacacional.







8. Gestiona pago de Bono Vacacional.

8.1. Recibe Orden de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional

debidamente aprobados.

8.2. Genera mediante el sistema SIREH Archivo de Pago (Disco) y la

certificación del mismo.

8.3. Envía a la Oficina de Administración el Archivo de Pago, la Orden

de Pago y Reporte de Pago de Bono Vacacional.


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DE LIQUIDACIONES DEL PERSONAL Código: GRH-P-305

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma




SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-305 Trámite de Pago de Liquidaciones

del Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 72 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la liquidación del

personal egresado del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y el pago de la liquidación del

personal egresado del la institución.


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de

liquidación del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el


2. La Coordinación Administrativa de Nómina es la responsable de dirigir, coordinar

y controlar las actividades inherentes al cálculo y pago de liquidación del

Personal.

3. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los

requisitos legales establecidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y la

Ley Orgánica del Trabajo.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 73 DE 112


2.1. Flujograma

Co

ord

ina

do

r d

e N

om

ina

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta d

e C

on

tro

l In

tern

oA

na

lista

de

RR

HH

(N

om

ina

)

Trámite de Pago de Liquidaciones del Personal Pág. 1 de 1

Recibe solicitud

de cálculo de

liquidación

GRH-P-104

Recibe y revisa

calculo de

liquidación

Verifica y aprueba

cálculo de

liquidación

1 6

4

Verifica y aprueba

cálculo de

liquidación

GRH-P-301

7

SIREH

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Recibe

información

acerca de egresos

del personal

2

Gestiona la

imputación

presupuestaria

8

Consulta cuenta en

la entidad bancaria y

elabora Oficio de

liberación de

Fideicomiso

3

Gestiona el pago

5

Ord

en

de

Pa

go

SIREH



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 74 DE 112




1. Recibe información acerca de Egresos de Personal.

1.1. Recibe comunicación acerca de Egreso de Personal y elabora

listado de personal egresado para el Analista.


2. Recibe solicitud de cálculo de liquidación.

2.1. Mediante el listado de personal egresado, solicita al Archivo los

expedientes del personal egresado.

2.2. Extrae documentos probatorios de la fecha de ingreso y egreso

al Instituto.

2.3. Ingresa al sistema SIREH, genera y revisa reporte de

vacaciones, salarios cobrados, compensaciones y nómina del

personal.


3. Consulta cuenta en la entidad bancaria y elabora Oficio de

liberación de Fideicomiso.

3.1. Consulta mediante el sistema SIREH si el Trabajador tiene

cuenta en la entidad bancaria donde se deposita el Fideicomiso:

Si el Trabajador tiene cuenta en la entidad bancaria, entonces

consulta en la página de la entidad bancaria y elabora un

Oficio con los datos de la cuenta del Trabajador y monto a

liberar para transferencia mediante depósito, luego obtiene la

firma del Trabajador sobre la carta de liberación del

Fideicomiso.

Si el Trabajador NO tiene cuenta en la entidad bancaria,

entonces elabora un Oficio con los datos del Trabajador para

la emisión de cheque, luego gestiona la firma del Gerente de

RRHH, Gerente de Administración y Finanzas y el Presidente.

3.2. Genera un Archivo de Pago (Disco) y lo remite a la unidad de

Correspondencia para su envío a la entidad bancaria junto al

Oficio que corresponda.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 75 DE 112


Analista de Control Interno

4. Recibe y revisa cálculo de liquidación

4.1. Recibe Reporte de Liquidación y verifica cálculos y soportes

según lo establecido contractualmente en la LOTTT.

4.2. Firma y sella en señal de conformidad y devuelve documentos

para su gestión.


5. Gestiona el pago.

5.1. Coloca número de identificación interno para el pago.

5.2. Elabora Hoja de Ruta de Liquidación.

5.3. Anexa el Cese del Trabajador.

5.4. Entrega para el trámite de pago.


6. Verifica y aprueba cálculo de liquidación.

6.1. Recibe cálculo de liquidación y revisa la información.

6.2. En caso de estar correcto el cálculo firma y gestiona aprobación.

Gerente de RRHH 7. Verifica y aprueba cálculo de liquidación.

7.1. Revisa el cálculo realizado, Cese del Trabajador y Hoja de Ruta.

7.2. Firma y sella en señal de aprobación de acuerdo a la actividad.







PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PAGO DEL BONO DE ALIMENTACIÓN Código: GRH-P-306

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Responsable: Firma




SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-306 Trámite de Pago del Bono de

Alimentación



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 77 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar el bono de alimentación

del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE)

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: el cálculo y la solicitud de pedido del

bono de alimentación del personal del INE.


1. La Oficina de Recursos Humanos, debe velar por el cumplimiento de los

requisitos legales establecidos por la Ley Orgánica para los Trabajadores y

Trabajadores y la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores.


dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al trámite del bono de

alimentación del personal.

3. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar el proceso de

cálculo y trámite del bono de alimentación del personal cumpliendo con lo

establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente

documento.


elaborar, y enviar el cronograma de pago de ticket alimentación, al inicio de cada

año fiscal, a todas las oficinas y gerencias del Instituto.

5. La Coordinación Administrativa de Recursos Humanos debe procesar el pago del

bono de alimentación, cumpliendo con el cronograma establecido.

6. El pago del bono de alimentación se tramitará para el personal que se encuentre

de reposos, vacaciones.

7. El monto del beneficio del bono de alimentación es de 0,50 de la Unidad

Tributaria a razón de 30 días.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 78 DE 112

8. El beneficio del bono de alimentación será otorgado por jornada efectiva

laborada.

9. El beneficio del bono de alimentación se cancelará los primeros cinco (5) días

hábiles del mes siguiente.

10. Las faltas injustificadas del personal del Instituto serán descontadas de acuerdo a

lo establecido en la Ley Programa de Alimentación para los Trabajadores.

11. Las faltas injustificadas del personal que no sean procesadas en el mes

respectivo, se descontaran en el mes siguiente.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 79 DE 112


2.1. Flujograma

Ge

ren

cia

s / O

ficin

as

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Ge

ren

te d

e R

RH

HC

oo

rdin

ad

or

de

No

min

a

Trámite de Pago del Bono de Alimentación Pág. 1 de 1

Recibe información

para el proceso del

Bono de

Alimentación

Listas o Actas de

Inasistencia

Registra y genera

el Pedido del

Bono de

Alimentación

Recibe

documentos para

aprobación

1

6

3

Verifica y aprueba

Pedido del Bono

de Alimentación

GPP-P-203

4

SIREH

An

alis

ta d

e R

RH

H

(No

min

a)

Envían información

referente al

beneficio del Bono

de Alimentación

2

Gestiona pago a

la empresa de

Alimentación

5

Gestiona la

imputación

presupuestaria

7

SIREH

SIREH



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 80 DE 112



Gerencias / Oficinas 1. Envían información referente al beneficio del Bono de

Alimentación.

1.1. Envía memorándum de comunicación y adjunta cuando aplique

la lista de asistencia o actas de inasistencias que correspondan;

indicando nombre, apellido, Cédula de Identidad, código de

nómina y unidad administrativa del personal.

Coordinador Administrativo de Recursos Humanos (Nómina)

2. Recibe información para el proceso del Bono de

Alimentación.

2.1. Recibe memorándum de notificación de descuento de Bono de

alimentación de las oficinas o gerencias, lista de asistencia y

actas de inasistencias del personal.

2.2. Entrega la información para la gestión asociada.


3. Registra y genera el Pedido del Bono de Alimentación.

3.1. Registra mediante el sistema SIREH la información referente a

las modificaciones.

3.2. Genera mediante el sistema SIREH el Archivo de Pago, Pedido

del Bono de Alimentación (Tickets y Tarjetas).

3.3. Imprime y Revisa Pedido del Bono Alimentación

3.4. Verifica las modificaciones efectuadas.

3.5. Remite Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación para

su aprobación.


4. Verifica y aprueba Pedido del Bono de Alimentación.

4.1. Recibe Archivo de Pago y Pedido del Bono de Alimentación.

4.2. Transforma el Pedido del Bono de Alimentación en archivo

compatible a lo exigido por la empresa de Tickets o Tarjetas.

4.3. Envía a través de correo electrónico el Pedido del Bono de

Alimentación a la empresa responsable.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 81 DE 112


4.4. Firma reportes en señal de conformidad.


5. Gestiona pago a la empresa de Alimentación.

5.1. Imprime factura emitida por la empresa responsable y remite a la

Oficina de Administración acompañado de la Orden de Pago y el

Pedido del Bono de Alimentación para su pago.

5.2. Remite factura vía correo electrónico a la Coordinación de

Tesorería para su información.

5.3. Remite los documentos al Gerente de RRHH para su aprobación.

Gerente de RRHH 6. Recibe documentos para aprobación.

6.1. Recibe y firma Orden de Pago Interna.




generados, a saber: Pedido del Bono de Alimentación, Orden de

Pago Interna, Factura Proforma, y otros reportes emitidos por el

sistema SIREH.


PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS DEL PERSONAL Código: GRH-P-401

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE BENEFICIOS DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-401 Solicitud de Beneficios Socio

Económicos del Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 83 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar los beneficios

socioeconómicos del personal del Instituto Nacional de Estadística (INE).

1.2. Alcance

Describir el procedimiento para el otorgamiento de los beneficios socioeconómicos para

los trabajadores e hijos tales como:

Ayuda por Matrimonio o unión de hecho.

Ayuda por Nacimiento

Guardería Infantil

Útiles escolares

Becas

Ticket Juguete

Plan Vacacional

Dotación de Leche

Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo

Prima por hijo

Y demás beneficios.



legales establecidos en los lineamientos para el otorgamiento de beneficios

socioeconómicos, leyes vigentes y contratos colectivos.

2. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la responsable de

dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal

en los planes y beneficios socioeconómicos otorgados por el INE.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 84 DE 112


beneficios socioeconómicos, cumpliendo con lo establecido en las normas y el

procedimiento expuesto en este manual.

4. Para la solicitud de beneficios, todo trabajador debe llenar la planilla de solicitud

del beneficio (disponible en la INTRANET del INE), la cual debe consignar ante la

Oficina de RRHH conjuntamente con los recaudos establecidos.

5. Para el otorgamiento de beneficios al personal nuevo ingreso, el trabajador debe

consignar los documentos requeridos durante los primeros quince días (15)

posterior a su ingreso.

6. Para el otorgamiento de becas, el beneficiario (hijo del trabajador), debe

mantener un promedio de notas mínimo de trece y medio (13,5) puntos.

7. Para el otorgamiento del beneficio de guardería, el Analista de Bienestar Social y

Relaciones Laborales, debe realizar las inclusiones y/o modificaciones antes de

que se genere la nómina respectiva.

8. El beneficio de guardería infantil, maternal o preescolar, se cancela dentro de los

primeros 5 días de cada mes de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes.

9. La oficina de RRHH debe enviar a la Oficina de Administración y Finanzas en

Enero de cada año fiscal, el listado de personal obrero para el trámite del

beneficio de leche, ropa de vestir.

10. El beneficio de dotación de Leche debe ser otorgado a cada trabajador a través

de tickets de alimentación a razón de 2kg cada 45 días laborables, al costo que

fije el mercado al momento del pago.

11. Todo pago de beneficios de útiles, becas, matrimonio y nacimiento, deben ser

aprobados a través de puntos de cuenta.

12. Para la solicitud de beneficios, el trabajador debe consignar, conjuntamente a la

planilla de solicitud, sus respectivos soportes de acuerdo a:

Ayuda por Matrimonio: Copia certificada de Acta de matrimonio o unión de

hecho

Ayuda por Nacimiento: Copia certificada de Acta de nacimiento



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 85 DE 112

Guardería Infantil: Inscripción de guardería, maternal o preescolar en original;

acta constitutiva, Registro de información fiscal (Rif), autorización emitida por el

Ministerio del Poder Popular para la Educación y Facturas mensuales del centro

educativo para el pago del beneficio en original.

Útiles escolares: Constancia de inscripción del período escolar vigente.

Becas: Constancias de estudio del beneficiario de becas y promedio de notas

(boleta de calificaciones).

Ticket Juguete: Copia certificada de Acta de nacimiento.

Plan Vacacional: Copia certificada de Acta de nacimiento.

Dotación de Leche: Destinada a personal obrero el cual tramita la Oficina de

RRHH, ante la Oficina de Administración.

Dotación de Ropa de Vestir y Trabajo: Destinada a personal obrero el cual

gestiona la Oficina de RRHH ante la Oficina de Administración.

Prima por hijo: Copia certificada de Acta de nacimiento.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 86 DE 112


2.1. Flujograma

Solicitud de Beneficios Socio Económicos del Personal

Ge

ren

cia

de

RR

HH

2

Co

ord

ina

do

r d

e B

ien

esta

r

So

cia

l y R

ela

cio

ne

s

La

bo

rale

s Recibe y revisa

Solicitud de

Beneficios

Socioeconómicos

Recibe Solicitud

y habilita la

apertura de

Nómina

Recibe Reporte

de Apertura de

Nomina y carga

información

Recibe y revisa

Reporte de

Nómina

Preliminar

An

alis

ta d

e R

RH

H (

Bie

ne

sta

r so

cia

l)

4

3

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

Em

ple

ad

os /

Ob

rero

s/

Co

ntr

ata

do

s

1

Planilla de

Solicitud

Elabora Solicitud

de Beneficios

Socioeconómicos

Recibe y revisa

Solicitud y

solicita apertura

de Nómina

8

GRH-P-301

An

alis

ta d

e R

RH

H

(Bie

ne

sta

r so

cia

l)

Solicita que la

Nómina sea

generada

Recibe solicitud

y genera

Reporte de

Nómina

Preliminar

SIREH

Recibe y firma

Reporte de

Nómina

Preliminar

Recibe Reporte

de Nómina y

remite para

ejecución

Recibe Reporte

de Nómina

Preliminar y

gestiona pago

5

11

10

9

7

6

SIREHSIREH

SIREH



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 87 DE 112



Trabajador 1. Elabora Solicitud de Beneficios Socioeconómicos.

1.1. Ingresa a intranet y elabora Solicitud de Beneficios Socio-

económicos (según el beneficio).

1.2. Imprime Solicitud y consigna junto con los recaudos requeridos

en la Oficina de RRHH.

Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales

2. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos.

2.1. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto

con recaudos.

2.2. Verifica que los documentos estén completos y correctos.

2.3. Entrega la documentación al Analista y solicita el trámite.

Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales).

3. Recibe y revisa Solicitud y solicita apertura de Nómina.

3.1. Recibe y revisa Solicitud de Beneficios Socioeconómicos junto

con recaudos.

3.2. Verifica que los documentos estén completos y correctos.

3.3. Solicita al Analista de Nómina, mediante el sistema SIREH, la

Apertura de Nómina para el registro del beneficio.


4. Recibe Solicitud y habilita la apertura de Nómina.

4.1. Recibe solicitud y mediante el sistema SIREH habilita los campos

para el registro de los cambios.

4.2. Genera Reporte de Apertura de Nómina y lo remite al Analista de

Bienestar Social.


5. Recibe Reporte de Apertura de Nómina y carga información.

5.1. Recibe y verifica que hayan sido habilitados los campos

requeridos para el trámite del beneficio.

5.2. Carga información del beneficio socioeconómico mediante el

sistema SIREH:

Para el trámite del beneficio de Guardería, en caso que la



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 88 DE 112


guardería no esté en la base de datos del sistema SIREH;

crea en el sistema la guardería y costo de la mensualidad e

inscripción si corresponde.

Para el trámite de Ayuda de nacimiento o matrimonio, se

incluye datos del hijo o cónyuge y se ingresa la fecha de

matrimonio y recepción de la solicitud en el SIREH.

Para el trámite de Útiles escolares y becas, se tilda la

recepción del documento en el sistema SIREH.

Para el trámite de Prima por hijo, se registra en el sistema la

carga familiar.


6. Solicita que la Nómina sea generada.

6.1. Realiza la solicitud de generación de nómina preliminar.


7. Recibe solicitud y genera Reporte de Nómina Preliminar.

7.1. Ingresa al sistema SIREH y genera la nómina respectiva.

7.2. Genera reporte de nómina en el sistema SIREH

7.3. Entrega el reporte para su revisión.


8. Recibe y revisa Reporte de Nómina Preliminar.

8.1. Recibe reporte de nómina preliminar y revisa que las

modificaciones realizadas en el sistema sean efectivas.

8.2. Entrega reporte de nómina y solicita firma de conformidad.


9. Recibe y firma Reporte de Nómina Preliminar.

9.1. Verifica el Reporte de Nómina Preliminar y la carga de Beneficios

Socioeconómicos.

9.2. Firma Reporte de Nómina Preliminar y entrega.

Analista de RRHH (Bienestar Social y Relaciones Laborales)

10. Recibe Reporte de Nómina y remite para ejecución.

10.1. Recibe Reporte de Nómina Preliminar firmado y remite para su

ejecución.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 89 DE 112


10.2. Archiva copia del Reporte de Nómina Preliminar.


11. Recibe Reporte de Nómina Preliminar y gestiona pago.

11.1. Recibe reporte y gestiona el pago de nómina.


PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL PERSONAL Código: GRH-P-402

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE

ADMINISTRACION DE BENEFICIOS DEL PERSONAL

Procedimiento:

GRH-P-402 Solicitud de Pensiones y

Jubilaciones del Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 91 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las actividades y requisitos necesarios para los trámites relacionados a

pensiones por invalidez o jubilación de empleados de la Institución, de manera oportuna,

con el fin de asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos nacionales

establecidos.

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento, abarca la solicitud de pensiones, la revisión y

evaluación de requerimientos y la aprobación y gestión de pensiones del personal. Este

procedimiento es de obligado conocimiento y cumplimiento por parte de todo el personal

involucrado.


1. La Oficina de Recursos Humanos es la encargada de garantizar el cumplimiento

de las obligaciones laborales del Instituto Nacional de Estadística con respecto

los Beneficios establecidos en las Convenciones Colectivas, estableciendo los

parámetros a seguir en las leyes y reglamentos vigentes.

2. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es responsable de

realizar todos los trámites inherentes de jubilación, pensiones de sobreviviente o

incapacidad, que por derecho le corresponden a los empleados y a los obreros

de la Institución. En este sentido elaborará la Programación Anual de los

empleados y obreros que cumplen con los requisitos de Ley para ser jubilados.

3. Las Jubilaciones Especiales son aquellas que no cumplen con los requisitos

establecidos de Ley. Serán otorgadas, siempre y cuando no se hayan verificado

los requisitos de edad y tiempo de servicio exigidos para la jubilación ordinaria.

(Glosario de términos).

4. El INE publicará en el mes de noviembre o diciembre, en dos diarios de

circulación nacional, el lapso en el cual se recibirá la Fe de Vida, en original. Una

vez vencido el plazo sin que se haya recibido dicho documento, se procederá a

suspender los pagos, hasta que cumpla con este requisito.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 92 DE 112


2.1. Flujograma

Em

ple

ad

o

SOLICITUD DE PENSIONES

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

1

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Elabora Solicitud de

Evaluación de

Incapacidad Residual

(Forma 14-08)

Inicio


Pensión y remite a la

Oficina de RRHH

2

Co

ord

ina

do

r d

e B

ien

esta

r

So

cia

l y R

ela

cio

ne

s

La

bo

rale

s

Recibe Resolución y

realiza trámites

6

Recibe y revisa

Solicitud de Pensión y

recaudos

3

Pág. 1 de 3

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta d

e R

RH

H (

Bie

ne

sta

r

So

cia

l y R

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cio

ne

s L

ab

ora

les)

Pre

sid

en

te

Recibe Forma 1408

con sello húmedo con

copias al carbón

Revisa Resolución

emitida por la Comisión

Nacional de Evaluación

de Discapacidad Residual

4

5

Pre

sid

en

cia

Firma y sella en señal

de aprobación

7

Firma y sella en señal

de aprobación

8

Recibe y entrega al

analista

9

FIN



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 93 DE 112

JUBILACIÓN REGLAMENTARIA

1

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Recibe y revisa

documentación

Inicio

Realiza la

Programación Anual

2

Co

ord

ina

do

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ien

esta

r S

ocia

l y

Re

lacio

ne

s L

ab

ora

les

Recibe y revisa

6

Firma y sella en

señal de aprobación

y remite

3

Pág. 2 de 3

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta d

e R

RH

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Bie

ne

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r S

ocia

l y

Re

lacio

ne

s L

ab

ora

les)

Notifica a los

Trabajadores que

cumplen con los

requisitos

Realiza el cálculo

de la jubilación

4 5

Firma y sella en

señal de aprobación

y remite

7

Remite a la Gerencia

de adscripción

Memorándum de

Notificación

8

Notifica a la

Coordinación

Administrativa para

el trámite de pago

9

FIN



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 94 DE 112

Em

ple

ad

o

JUBILACIÓN ESPECIAL

To

da

s la

s G

ere

ncia

s

1

Ge

ren

te d

e R

RH

H

Recibe y revisa

recaudos

Inicio

Presenta por

escrito su solicitud

en la Oficina de

RRHH

2

Co

ord

ina

do

r d

e B

ien

esta

r S

ocia

l y

Re

lacio

ne

s L

ab

ora

les

Recibe

documentación del

Ministerio de

Planificación y

Finanzas

6

Conforma el

expediente con la

documentación

necesaria

3

Pág. 3 de 3

Ge

ren

cia

de

RR

HH

An

alis

ta d

e R

RH

H (

Bie

ne

sta

r S

ocia

l

y R

ela

cio

ne

s L

ab

ora

les)

Recibe y revisa

documentación

Firma y sella en

señal de

aprobación y

remite

4

5

Remite a la

Gerencia de

adscripción

Memorándum de

Notificación

7

Notifica a la

Coordinación

Administrativa para

el trámite de pago

8

FIN



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 95 DE 112



SOLICITUD DE PENSIONES

Empleado 1. Elabora Solicitud de Pensión y remite a la Oficina de RRHH

1.1. Elabora Solicitud de Pensión y entrega en la Oficina de RRHH

junto con los recaudos requeridos en la Ley del IVSS.


2. Elabora Solicitud de Evaluación de Incapacidad Residual

(Forma 14-08).

2.1. Elabora Oficio de Solicitud de Evaluación de Incapacidad

Residual (Forma 14-08).

2.2. Elabora Oficio dirigido al médico tratante.

2.3. Remite Oficio junto a los recaudos establecidos en la Ley del

IVSS.


3. Recibe y revisa Solicitud de Pensión y recaudos.


4. Recibe Forma 14-08 con sello húmedo con copias al carbón.

4.1. Elabora Oficio dirigido a la Comisión Nacional de Evaluación, para

solicitar la Evaluación.

4.2. Entrega al funcionario Oficio en original y copia para solicitud de

cita de evaluación.

4.3. Retira Oficio de evaluación de La Comisión en el IVSS.

4.4. Entrega al Coordinador.


5. Revisa Resolución emitida por la Comisión Nacional de

Evaluación de Discapacidad Residual.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 96 DE 112


6. Recibe Resolución y realiza trámites.

6.1. Recibe resolución y elabora punto de cuenta, notificación al

trabajador, Oficio de apertura de cuenta bancaria.

Gerente de RRHH 7. Firma y sella en señal de aprobación.

Presidente 8. Firma y sella en señal de aprobación.


9. Recibe y entrega al analista.

9.1. Envía documentos a las unidades involucradas.

JUBILACIÓN REGLAMENTARIA


1. Realiza la Programación Anual

1.1. Verifica el Libro de Antigüedad para determinar el personal

Empleado y Obrero que cumple con los requisitos de ley.

1.2. Remite documento.


2. Recibe y revisa documentación

Gerente de la Oficina de Recursos Humano

3. Firma y sella en señal de aprobación y remite.


4. Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos.

4.1. Notifica a los Trabajadores que cumplen con los requisitos para la

jubilación reglamentaria del año fiscal


5. Realiza el cálculo de la jubilación

5.1. Elabora Punto de Cuenta

5.2. Elabora Memorándum y Oficio de Notificación

5.3. Remite documentos



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 97 DE 112

Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Labolares

6. Recibe y revisa

Gerente de RRHH 7. Firma y sella en señal de aprobación y remite


8. Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de

Notificación.


9. Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de

pago

JUBILACIÓN ESPECIAL

Trabajador 1. Presenta por escrito su solicitud en la Oficina de RRHH


2. Recibe y revisa recaudos

2.1. Entrega al Analista correspondiente para su Gestión

2.2. Informa al trabajador mediante oficio el inicio de trámite de la

jubilación especial.


3. Conforma el expediente con la documentación necesaria

3.1. Realiza el cálculo de la jubilación especial.

3.2. Revisa que toda la documentación pertinente se encuentre anexa.

3.3. Remite expediente.


4. Recibe y revisa documentación

4.1. Realiza Oficio a ser Remitido a Ministerio de Planificación y

Finanzas.

Gerente de la Oficina de Recursos Humano

5. Firma y sella en señal de aprobación y remite.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 98 DE 112


6. Recibe documentación del Ministerio de Planificación y

Finanzas

6.1. Revisa si hay inconsistencias.

6.2. Remite al Analista correspondiente.


7. Remite a la Gerencia de adscripción Memorándum de

Notificación.


8. Notifica a la Coordinación Administrativa para el trámite de

pago


PROCEDIMIENTO: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL EN EL IVSS Código: GRH-P-403

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-403 Ingreso y Egreso del Personal en el

IVSS



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 100 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la afiliación del personal

en el Seguro Social Obligatorio.

1.2. Alcance

Describir el procedimiento para la afiliación del personal según lo establecido en la Ley

del Seguro Social y su Reglamento.


1. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales es la encargada de

realizar la gestión de inclusión del personal en el Instituto Venezolano del Seguro

Social, dentro de los 3 tres días hábiles posteriores a su ingreso, cumpliendo con

lo establecido en las leyes vigentes.

2. La Oficina de Recursos Humanos, es la encargada de velar por el cumplimiento

de las leyes vigente en materia de Seguridad Social.

3. El trabajador debe consignar ante la Oficina de Recursos Humanos, para su

afiliación en el IVSS, los siguientes recaudos:

Acta de Matrimonio o Unión de hecho.

Acta de nacimiento.

Acta de nacimiento del titular (en caso de afiliación de padre o madre).

Copia de Cédula de Identidad Legible.

4. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales debe hacer entrega

al trabajador de la constancia de ingreso de personal (FORMA 14-02) o

constancia de egreso (forma 14-03), emitidas por el Sistema de Autoliquidación

de Empresas TIUNA (IVSS).

5. La Coordinación de Bienestar Social y Relaciones Laborales, debe realizar el

egreso del trabajador, en el Sistema de Autoliquidación de Empresas (TIUNA),

dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1. Flujograma

Ingreso y Egreso del personal en el Seguro Social Obligatorio

Co

ord

ina

ció

n

Ad

mo

n. d

e N

om

ina

Recibe, firma

Certificados y

devuelve

5

An

alis

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RH

H

(No

min

a)

1

GRH-P-102

GRH-P-104

Elabora y remite

Lista de Personal

Ingresado y

Egresado

Recibe Certificados

firmados y

distribuye

6

Genera y entrega

certificado y

gestiona firmas

4

Em

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Co

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FIN

TIUNA

An

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l)

Recibe y revisa

Lista de Personal

Ingresa al sistema

TIUNA y registra

información

TIUNA

Pre

sid

en

te

Pre

sid

en

cia

Recibe Certificados

y decide incluir

familiares

Recibe documentos

probatorios de carga

familiar y los mantiene

para próxima carga

8

7

32

Co

ord

ina

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l y

Re

lacio

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ora

les



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Analista de RRHH (Captación, Capacitación y Desarrollo)

1. Elabora y remite Lista de Personal Ingresado y Egresado.

1.1. Elabora Listado de Personal Ingresado y Egresado.

1.2. Remite al Analista de RRHH.

Analista de RRHH (Bienestar Social y relaciones Laborales)

2. Recibe y revisa Lista de Personal.

2.1. Recibe y revisa Lista de Personal Ingresado y Egresado y verifica

que los datos estén completos.

2.2. En caso de que la información esté incompleta, completa los

datos faltantes según lo exigido por el IVSS.


3. Ingresa al sistema TIUNA y registra información.

3.1. Prepara el archivo requerido por el IVSS para la carga por lotes

de personal ingresado y egresado, además de las cargas

familiares suministradas por los Trabajadores que están

pendientes de inclusión.

3.2. Ingresa el archivo especial al sistema TIUNA del IVSS y realiza la

actualización.


4. Genera y entrega certificado y gestiona firmas.

4.1. Genera mediante el sistema TIUNA los Certificados y los

imprime, a saber: forma 14-02 y 14-03 y carga familiar.

4.2. Elabora nota de remisión y envía a Presidencia la Lista de

Personal Ingresado y Egresado junto con los Certificados.

Presidente 5. Recibe, firma Certificados y devuelve.

5.1. Recibe Certificados, firma, sella y devuelve.



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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6. Recibe Certificados firmados y distribuye.

6.1. Entrega original al Trabajador y envía copia a archivo para

actualización del expediente.

Trabajador 7. Recibe Certificados y decide incluir familiares.

7.1. Recibe Certificado (14-02, 14-03 o Certificado de carga familiar).

7.2. Si desea incluir carga familiar, consigna documentos probatorios

ante la Oficina de Recursos Humanos.


8. Recibe documentos probatorios de carga familiar y los

mantiene para próxima carga.

8.1. Recibe del Trabajador documentos probatorios de carga familiar

para su inclusión en el IVSS.

8.2. Mantiene los documentos pendientes para próximo proceso.


PROCEDIMIENTO: INCLUSIÓN DEL PERSONAL EN EL SEGURO COLECTIVO Código: GRH-P-404

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-404 Inclusión del Personal en el Seguro

Colectivo



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la inclusión del personal

en el seguro colectivo del Instituto Nacional de Estadística (INE)

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de la inclusión del

personal en el seguro colectivo del INE.


1. Todas las áreas participantes en este proceso deben tramitar la inclusión del

personal en la póliza de seguro colectivo, cumpliendo con lo establecido en las


2. La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y

controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y

beneficios requeridos por el INE.

3. Para la solicitud de ingreso de personal en el seguro colectivo, deben ser

consignados los recaudos; planilla original de la empresa de seguros, copia de la

cédula de identidad (titular y beneficiario), acta de nacimiento, acta de matrimonio

o unión de hecho.

4. El beneficio de seguro colectivo es aplicable para el personal empleados,

obreros, jubilados, pensionados y contratados (cuando aplique) del INE.






Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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2.1. Flujograma

Inclusión del Personal en el Seguro Colectivo

Ge

ren

cia

de

RR

HH

2

An

alis

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RH

H (

Bie

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l)

Recibe y revisa

Lista de Personal y

recaudos

Recibe y firma

Oficio y demás

recaudos

Recibe y revisa

Oficio y demás

recaudos

Co

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ora

les

4

3

Ingresa al sistema

SIREH y registra la

información

An

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(Ca

pta

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n, C

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ció

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1

GRH-P-102

Entrega Lista de

Personal y

recaudos para ser

ingresado al Seguro

Colectivo

SIREH

Solicita tramitación

de inclusión con la

empresa de

seguros

FIN

65

Pág. 1 de 1

Ge

ren

te d

e R

RH

H



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Analista de RRHH (Captacion, Capacitacion y Desarrollo).

1. Entrega Lista de Personal y recaudos para ser ingresado al

Seguro Colectivo.

1.1. Prepara Lista de Personal para ser ingresado en el Seguro

Colectivo junto con los Solicitudes y recaudos y los entrega al

Analista de RRHH de Bienestar Social.


2. Recibe y revisa Lista de Personal y recaudos.

2.1. Verifica que los recaudos estén completos.

2.2. Elabora Oficio de Solicitud de Inclusión al Seguro Colectivo.

2.3. Remite la documentación: Oficio, Relación, Solicitudes y

recaudos al Coordinador de Bienestar Social para su aprobación.

Coordinador de Bienestar Social y Relaciones Laborales.

3. Recibe y revisa Oficio y demás recaudos.

3.1. Recibe y revisa la documentación y la remite al Gerente de

RRHH para su aprobación.

Gerente de RRHH 4. Recibe y firma Oficio y demás recaudos.

4.1. Recibe y firma la documentación y la devuelve al Analista de

Bienestar Social.


5. Ingresa al sistema SIREH y registra la información.

5.1. Ingresa al sistema SIREH y registra la información del Seguro

Colectivo.


6. Solicita tramitación de inclusión con la empresa de seguros.

6.1. Remite la documentación: Oficio de Solicitud de Inclusión,

Relación, Solicitudes y recaudos a la empresa de seguros.


PROCEDIMIENTO: COMPENSACIONES DEL PERSONAL Código: GRH-P-405

Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

ELABORADO REVISADO


Laborales

Responsable: Firma


SAMANTHA HERNÁNDEZ


SUBPROCESO DE


Procedimiento:

GRH-P-405 Compensaciones del Personal



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 109 DE 112


1.1. Propósito

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar las compensaciones del

personal del Instituto Nacional de Estadística (INE)

1.2. Alcance

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la tramitación de compensación del

personal del INE por profesionalización, antigüedad y/o desempeño.



compensaciones del personal cumpliendo con lo establecido en las normas y el


2. La Coordinación de Bienestar Social es la responsable de dirigir, coordinar y

controlar las actividades inherentes a la inclusión del Personal en los planes y

beneficios requeridos por el INE.






Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

PÁGINA 110 DE 112


2.1. Flujograma

Compensaciones del Personal

Ge

ren

cia

de

RR

HH

Ge

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Recibe y Revisa

Solicitud de

Compensación y

recaudos

Si

¿Información y recaudos completos?

Registra la

información y

genera Punto de

Cuenta

No

No

Recibe y Revisa

Solicitud de

Compensación y

recaudos

An

alis

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¿Información correcta?

Recibe Expediente

y revisa Punto de

Cuenta

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RR

HH

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GRH-P-201


Compensación y

entrega al Gerente o

Coordinador

involucrado

SIREH

Co

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Pág. 1 de 1

1

5

43

2

Si

No

¿Información correcta? Si

GRH-P-301



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Trabajador 1. Elabora Solicitud de Compensación y entrega al Gerente o

Coordinador involucrado.

1.1. Elabora Solicitud de Compensación y anexa los recaudos

necesarios para la tramitación del mismo.

1.2. Entrega al Gerente o Coordinador inmediato para su aprobación.

Gerente o Coordinador Involucrado

2. Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos.

2.1. Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos, y

verifica que se encuentren completos, valida motivo de la

solicitud y procede según sea el caso:

En caso de inconformidad devuelve al Trabajador y explica el

motivo del rechazo.

En caso de conformidad firma y remite a la Oficina de RRHH.


3. Recibe y Revisa Solicitud de Compensación y recaudos.

3.1. Recibe Solicitud de Compensación junto con los recaudos y

valida que se encuentre debidamente elaborada, recaudos

completos y procede según sea el caso:

En caso de inconformidad devuelve al Gerente o Coordinador

involucrado y explica el motivo del rechazo.

En caso de conformidad, continúa el procedimiento.


4. Registra la información y genera Punto de Cuenta.

4.1. Firma la Solicitud de Compensación, ingresa en el sistema

SIREH y registra la información.

4.2. Genera el Punto de Cuenta e imprime reporte.

4.3. Apertura Expediente y entrega al Coordinador de Bienestar para

su aprobación.

Coordinador de Bienestar Social y Relaciones

5. Recibe Expediente y revisa Punto de Cuenta.

5.1. Recibe expediente completo de Solicitud de Compensación y



Fecha: 26/02/2013

Versión: 1.3

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Laborales valida que se encuentre debidamente soportado y elaborado,

procede según sea el caso:

En caso de inconsistencia devuelve el Expediente al Gerente

o Coordinador involucrado a fin de que subsane el

inconveniente por sí mismo o en conjunto con el Trabajador.

En caso de conformidad, firma la Solicitud de Compensación

en señal de aprobación y envía el Expediente completo a la

unidad de Nómina para ejecutar el pago al Trabajador.

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PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS · PDF file3.2. Obtiene resumen curricular de posibles candidatos. 3.3. Valida el perfil del candidato, verificando que las habilidades, aptitudes