PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de ... control de gestión, como herramienta de control, es el análisis sistemático de los resultados obtenidos en la Entidad, mediante la

PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO GUÍA PARA EJERCER EL

CONTROL A LA GESTIÓN DISCIPLINARIA A

TRAVES DEL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DE

ACTIVIDADES DE AREAS CON FUNCIONES

DISCIPLINARIAS

Versión 1

INS – EV – EI - 068 Página 1

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1.1 INSTRUCTIVO – GUÍA PARA EJERCER EL CONTROL A LA GESTIÓN DISCIPLINARIA A TRAVES DEL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DE ACTIVIDADES DE AREAS CON FUNCIONES DISCIPLINARIAS

GUÍA Para ejercer el control de gestión a las dependencias que desarrollan el proceso disciplinario en la Procuraduría General de la Nación. 1 DESCRIPCIÓN La evaluación de la gestión y resultados que realiza la Oficina de Control Interno se basa en la revisión de cifras, datos, consolidados y estadísticas de las actividades, servicios y resultados que se dan en el desarrollo de la función disciplinaria, se elabora en forma permanente y se presentan informes periódicos sobre su valoración, incluye la recolección a nivel institucional de datos, la tabulación de información, la presentación de resultados y la definición de controles preventivos y correctivos para incidir en los comportamientos que se detectan sobre la gestión considerando tales cifras. 2 OBJETIVOS







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Establecer parámetros y facilitar el proceso de evaluación de la gestión a través del tratamiento y análisis de información sobre los resultados de la operación de las dependencias disciplinarias de la Procuraduría General de la Nación. Determinar la gestión de las dependencias que cumplen labores disciplinarias y proponer acciones que permitan fortalecer el sistema de control interno, en particular en lo referido al control de gestión y resultados. 3 REQUISITOS Acogerse al proceso documentado en PRO-EV-EI-005 Procedimiento para ejercer el control a la gestión de las áreas misionales y de apoyo de la PGN a través del análisis de información de actividades Considerar la normatividad general e institucional. 4 OPERACIÓN El control de gestión en la Entidad establecer un control sistemático, a partir de la evaluación de los estados de resultados de las actividades administrativas y operativas, su proyección hacia el futuro, y la evaluación de sus resultados históricos para detectar variaciones y tendencias, con el propósito de determinar la eficiencia y eficacia. El control de gestión, como herramienta de control, es el análisis sistemático de los resultados obtenidos en la Entidad, mediante la administración y utilización de los recursos disponibles para el desarrollo de su objeto social, en cumplimiento de los objetivos y metas. 4.1 Insumos y fuentes de información El insumo fundamental lo constituyen los inventarios y actuaciones procesales registradas en el Sistema de Gestión Disciplinaria GEDIS por las dependencias responsables. La información la administra la División de Registro y Control y Correspondencia.







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Se considera que las fuentes son:

FUENTE INFORMACIÓN OBTENCION

Sistema de Gestión

Disciplinaria GEDIS

Registro de las actuaciones y resultados de la gestión

disciplinaria, de inventarios de procesos.

Se accede al sistema y se generan directamente los

reportes en medio magnético o impresos

Dependencias que cumplen

funciones disciplinarias

Información sobre funcionarios que tramitan

procesos disciplinarios

Es remitida en forma periódica por las dependencias

4.2 Metodología para realizar el informe de gestión Los resultados de la gestión son producto del análisis de datos netamente numéricos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: El informe de gestión esta estructurado sobre el ambiente de desarrollo que

ofrece la herramienta de auditoria ACL, proceso que es realizado a partir de la información almacenada en el sistema de información GEDIS.

Las salidas de expedientes disciplinarios o expedientes evacuados de acuerdo

con el GEDIS corresponden a trámites como: TODA CLASE DE ARCHIVOS, REMISIONES POR COMPETENCIA A ENTIDADES y ACUMULACIONES o INCORPORACIONES.

El número de profesionales de cada dependencia que tramitan procesos

disciplinarios durante el periodo evaluado, se considera teniendo en cuenta la información reportada oportunamente por cada Jefe de dependencia.

El resultado de la gestión por niveles se obtiene al realizar un análisis

comparativo de la productividad por dependencia y por funcionario responsable de adelantar e impulsar las actuaciones disciplinarias, luego de aplicar los respectivos indicadores y parámetros establecidos que llevan a la obtención de una calificación y lugar de ubicación correspondiente dentro del nivel al cual se pertenece.







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La información de los fallos se toma teniendo como referente el número de

implicados. Se realiza un análisis comparativo de la gestión disciplinaria del periodo

evaluado con respecto al mismo periodo del año anterior. 4.3 Análisis general de la demanda y resultados de la gestión disciplinaria

durante el periodo a evaluar El comportamiento de la demanda está reflejado por el número de expedientes disciplinarios recibidos al inicio del periodo a evaluar. El inventario final se toma con base en el número de expedientes al finalizar el periodo. Para realizar un eficaz control y seguimiento de la gestión, se utilizan indicadores que permiten establecer relaciones de tendencia, comparaciones y evaluaciones, con la finalidad de desarrollar un proceso continuo de retroalimentación que conduzca al establecimiento de acciones en procura de un mejor desempeño de la función disciplinaria. Los indicadores utilizados son: Indicador de descongestión y /o evacuación total de expedientes durante el

periodo, cuyo objetivo es monitorear la capacidad de evacuación de expedientes disciplinarios por parte de las dependencias responsables de la función disciplinaria.

Indicador de Eficacia, el cual permite evaluar los resultados alcanzados frente

a los objetivos institucionales, su resultado se obtiene al relacionar el número de expedientes evacuados durante el periodo, con el total de expedientes a cargo de la dependencia.

4.4 Análisis de la gestión disciplinaria según criterios de evaluación La gestión desarrollada por las dependencias, se analiza de conformidad con la demanda de expedientes y el tipo de actuación realizada, teniendo en cuenta los parámetros de evaluación establecidos en la Circular No. 071 de diciembre 2 de







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2004, en lo relacionado con valor y peso de cada actuación, así como el promedio de las actuaciones por funcionario / mes, de conformidad con la meta señalada1. 4.4.1 Evaluación de la gestión disciplinaria por niveles Consolidados los resultados obtenidos del Indicador de productividad reflejado en el total de expedientes evacuados y los resultados según el indicador aplicado por tipo de actuación realizada, como son Pliegos de cargos formulados, Fallos de primera y segunda instancia proferidos y Comisiones tramitadas, las dependencias según la calificación obtenida se ubican en el puesto correspondiente. 4.4.2 Análisis comparativo de la gestión disciplinaria por tipo de actuación/

número de funcionarios. El análisis comparativo de la gestión disciplinaria por dependencia se efectúa a partir de los resultados obtenidos, una vez aplicados los indicadores de productividad para la función disciplinaria (evacuación de expedientes) y por tipo de actuación, (pliego de cargos formulados, fallos proferidos y comisiones tramitadas) donde se otorga un puntaje o calificación, lo cual permite lograr la ubicación de la dependencia.

El ejercicio se realiza de la siguiente forma:

Para cada uno de los tipos de actuación de acuerdo con el grado de productividad se clasifican las dependencias según escala de mayor a menor dentro del nivel al cual pertenecen.

Según los resultados obtenidos en cada uno de los tipos de actuación

escogidos para la evaluación, se otorga a cada dependencia una calificación descendente de acuerdo al lugar ocupado con base en el número de dependencias del nivel al cual pertenece y un puesto ascendente para calificar la gestión de la dependencia, al igual que por profesional/ mes, así:

o Para las Dependencias del Nivel Central

1 En este momento Circular 08 de 2007 del Procurador General de la Nación.







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A la dependencia que demuestra el mejor resultado de productividad según el tipo de actuación, se le conceden 14 puntos, ya que este es el universo a evaluar de dependencias en el nivel central que cumplen funciones disciplinarias; el segundo mejor resultado fue calificado con 13 puntos, y así sucesivamente hasta llegar a la dependencia con más baja productividad.

En el caso de existir empate en la productividad de dos dependencias, se concede igual calificación y puesto.

o Para las Procuradurías Regionales

A la dependencia que según los registros del GEDIS muestra los mejores resultados de productividad se le dan 32 puntos, a la segunda 31 puntos, y así sucesivamente hasta llegar a la dependencia con más baja gestión la cual es calificada con 1 punto. A las dependencias que no mostraron gestión se les califica con 0 puntos.


o Para las Procuradurías Distritales:

A la dependencia con mejores resultados en su productividad se le otorgan 2 puntos, a la segunda 1 punto.

o Para las Procuradurías Provinciales:

A la dependencia con mejores resultados en su productividad se le otorgan 50 puntos, a la segunda 49 puntos, y así sucesivamente hasta llegar a la dependencia con más baja productividad la cual se califica con 1 punto.


Para cada tipo de actuación se presentan en cuadros los resultados de los indicadores de productividad por niveles, indicando el promedio por funcionario/mes, lo cual permite identificar las dependencias con un comportamiento superior e inferior al promedio del nivel al cual pertenecen.







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4.4.3 Indicadores de productividad 4.4.3.1 Expedientes evacuados Este indicador refleja el número de expedientes evacuados durante el periodo analizado por dependencia y en promedio profesional/mes. 4.4.3.2 Análisis de riesgos en el proceso disciplinario Se muestran las dependencias en las cuales se archivaron expedientes con auto de prescripción durante el periodo analizado, información que se extrae del GEDIS, así como las dependencias archivan las quejas de acuerdo con la fecha de los hechos sin que se haya elaborado auto de prescripción.. 4.4.3.3 Movimiento de expedientes en la función disciplinaria Se presenta un cuadro donde se refleja la demanda y la gestión disciplinaria, medida en el número de expedientes evacuados y el inventario final de expedientes en cada una de las dependencias, según los niveles, durante el periodo a evaluar. Nivel Central Regionales Distritales Provinciales 4.4.3.4 Efectos de ka política de descongestión y agilización de los procesos

disciplinarios

Se reflejan los resultados de la política comparando los inventarios iniciales frente al final por dependencias. 4.4.3.5 Análisis de la carga laboral







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La carga laboral se refleja en el total de expedientes que tiene la dependencia al finalizar el periodo de evaluación frente al total de funcionarios con que cuenta. 4.5 El Informe de Gestión Disciplinaria Con una periodicidad trimestral a marzo, junio, septiembre y diciembre, y en forma acumulada se presenta el Informe de Gestión Disciplinaria que consolida las cifras de productividad de las dependencias que cumplen la función misional disciplinaria. Se constituye el Informe de Gestión Disciplinaria. Como buena práctica, y como información mínima, se considera que el contenido del informe de gestión disciplinaria es el siguiente:

Documento Informe de Gestión Disciplinaria INTRODUCCIÓN

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Fuente de Información

1.2. Metodología

2. ANÁLISIS COMPARATIVO DE LA GESTIÓN DISCIPLINARIA (en relación con períodos anteriores o acumulados)

2.1. Comportamiento de la demanda y la gestión disciplinaria

2.2. Gestión general por tipo de actuación

3. ANÁLISIS GENERAL DE LA DEMANDA Y RESULTADOS DE LA GESTIÓN DISCIPLINARIA DURANTE EL PERIODO ANALIZADO

4. INDICADORES DE LA GESTIÓN DISCIPLINARIA

4.1 Indicador de descongestión y/o evacuación total durante el periodo

4.2 Indicador de eficacia

5. EFECTOS DE LA POLÍTICA DE DESCONGESTIÓN Y AGILIZACIÓN DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

5.1 Contribución dependencias del nivel central

5.2 Contribución regionales

5.3 Contribución Distritales

5.4 Contribución Provinciales

6. ANALISIS DE LA GESTIÓN DISCIPLINARIA SEGÚN CRITERIOS DE







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EVALUACIÓN

6.1 Evaluación de la gestión disciplinaria por niveles

7. ANÁLISIS COMPARATIVO DE LA GESTIÓN DISCIPLINARIA POR TIPÒ DE ACTUACIÓN/ NÚMERO DE FUNCIONARIOS

7.1 Metodología

7.2. Indicadores de productividad

7.2.1 Expedientes evacuados

7.2.2 Pliego de cargos formulados

7.2.3 Fallos proferidos

7.2.4 Comisiones tramitadas

8. ANÁLISIS DE RIESGO EN EL PROCESO DISICPLINARIO

8.1 Nivel Central

8.2 Procuradurías Regionales

8.3 Procuradurías Distritales

8.4 Procuradurías Provinciales

9. MOVIMIENTO DE PROCESOS EN LA FUNCIÓN DISCIPLINARIA

9.1 Nivel Central




10. ANÁLISIS DE LA CARGA LABORAL

10.1 Nivel Central




Lugar de Archivo: Tiempo de Retención: Disposición Final:

Las tablas que se utilizan para la presentación de la gestión disciplinaria han sido producto del seguimiento permanente de varios años, y la construcción de conocimiento del personal que integra la Oficina de Control Interno, por esos se considera como mejor práctica la inclusión de las siguientes tablas, como mínimo contenido del informe:

Tabla Movimiento de expedientes disciplinarios (entre semestres, años u otro período)

Tabla Gestión según tipo de actuación (entre semestres, años u otro período) Tabla Demanda y Resultados de la Gestión Disciplinaria







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Tabla Fallos en Primera Instancia Tabla Fallos en Segunda Instancia Tabla Tasa de evacuación de expedientes Tabla Expedientes disciplinarios evacuados/Total de Expedientes Tabla Evaluación de la Gestión Disciplinaria por tipo de actuación. Tabla Nivel Central. Tabla Evaluación de la Gestión Disciplinaria por tipo de actuación. Tabla Regionales. Tabla Evaluación de la Gestión Disciplinaria por tipo de actuación. Tabla Distritales. Tabla Evaluación de la Gestión Disciplinaria por tipo de actuación. Tabla Provinciales. Tabla Expedientes evacuados. Nivel Central Tabla Expedientes evacuados. Regionales Tabla Expedientes evacuados. Distritales Tabla Expedientes evacuados. Provinciales Tabla Pliegos de cargos formulados. Nivel Central Tabla Pliegos de cargos formulados. Regionales Tabla Pliegos de cargos formulados. Distritales Tabla Pliegos de cargos formulados. Provinciales Tabla Fallos proferidos. Nivel Central Tabla Fallos proferidos. Regionales Tabla Fallos proferidos. Distritales Tabla Fallos proferidos. Nivel Provincial Tabla Comisiones tramitadas. Nivel Central Tabla Comisiones tramitadas. Regionales Tabla Comisiones tramitadas. Distritales Tabla Comisiones tramitadas. Provinciales Tabla Prescripciones. Nivel Central Tabla Prescripciones. Regionales Tabla Prescripciones. Distritales Tabla Prescripciones. Provinciales Tabla Movimiento de procesos disciplinarios. Nivel Central Tabla Movimiento de procesos disciplinarios. Regionales Tabla Movimiento de procesos disciplinarios. Distritales Tabla Movimiento de procesos disciplinarios. Provinciales Tabla Carga Laboral. Nivel Central Tabla Carga laboral. Regionales







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Tabla Carga laboral. Distritales Tabla Carga laboral. Provinciales Tabla contribución de las dependencias del nivel central a la política de

descongestión Tabla de contribución a las regionales a los procesos de descongestión Tabla de contribución de las distritales a la política de descongestión Tabla de contribución de las provinciales a la política de descongestión PAPELES DE TRABAJO Permanentes:

Constitución Política de Colombia. Artículos 209 y 269.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único

Decreto No. 262 de 2000, por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público, el régimen de competencias interno, se dictan normas para su funcionamiento, se modifica el régimen de carrera, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos.

Resolución 082 de 2002, por la cual se dictan medidas relacionadas con el seguimiento, evaluación y control de la gestión disciplinaria y se establece una metodología para la descongestión y agilización de procesos en la Procuraduría general de la Nación, adopta formato evaluación gestión disciplinaria

Resolución 332 de 2002. Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 082 de 2002.

Resolución No. 070 de 2005, mediante la cual modifica parcialmente la Resolución No. 082, e introduce como referente de evaluación el formato No.4

Resolución No. 168 de 2006, mediante la cual se modifica parcialmente la Resolución 082

Circular 071 de 2004. Criterios de evaluación resolución 082 de 2002

Circular 008 de 2007. Meta de evacuación de expedientes por profesional.







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Ver adicionalmente programas de auditoría para disciplinario, intervención y preventivo. Corrientes:

Reportes e informes impresos y magnéticos generados por el Sistema de Información Disciplinaria GEDIS

Oficios y comunicaciones donde las dependencias informan el número de funcionarios activos

Documento Informe de Gestión Disciplinaria /

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PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de ... control de gestión, como herramienta de control, es el análisis sistemático de los resultados obtenidos en la Entidad, mediante la