PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha de · Fecha de PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Revisión 07/07/2015 N.A Fecha de Aprobación 20/08/2015 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR POA DÍA

PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha de Revisión 07/07/2015

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Fecha de Aprobación 20/08/2015

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR POA DÍA DÍA

DELEGADAS PREVENTIVAS Versión 2

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PLANTILLA DIA A DIA 2015 PROCESO PREVENTIVO Instructivo e Indicadores

En la plantilla encontrará las variables e indicadores que para la entidad son prioritarias de medición dentro del proceso preventivo y sobre las cuáles las dependencias tendrán que realizar su reporte mensual. I. ASPECTOS GENERALES

Recuerde que los registros que se realizan en el sistema de información Strategos corresponden a información física y documental que posea la dependencia, por lo que cada actuación preventiva debe contar con su respectivo soporte.

Tenga en cuenta que la información de asuntos preventivos de la dependencia debe ser coherente y consistente con la información física, y con el tramite dado a los asuntos respecto a los ingresos y salidas de solicitudes y casos.

Recuerde el oficio OCI‐153 de mayo 09 de 2011, sobre las implicaciones de no realizar los registros en el sistema Strategos en las fechas establecidas, hacerlos de forma tardía, incompleta o con cifras irreales que alteren o distorsionen la realidad son causales de mala conducta sancionable disciplinariamente.

A continuación se relacionan las variables que serán objeto de medición en la vigencia: 20.01. No. de temas recibidos en contratación 20.02. No. de temas recibidos en empleo público 20.03. No. de temas recibidos en derecho al consumidor 20.04. No. de temas recibidos en servicio público 20.05. No. de temas en decisiones judiciales y administrativas 20.06. No. de temas recibidos para la garantía y el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes (alimentos, custodia, maltrato infantil, visitas, paternidad) 20.07. No. de temas recibidos en procesos de restablecimiento de derechos (alimentos, custodia, maltrato infantil, visitas, paternidad) 20.08. No. de temas recibidos en discapacidad (interdicción) 20.09. No. de temas recibidos en las diferentes formas de violencia sexual contra los niños, las niñas y los adolescentes 20.10. No. de temas recibidos en violencia contra la mujer 20.11. No. de temas recibidos en declaratoria y disolución de la unión marital de hecho, y declaratoria, disolución y liquidación de la sociedad conyugal 20.12. No. de temas recibidos en salud sexual y reproductiva e interrupción voluntaria del embarazo 20.13. No. de temas recibidos en trata de personas 20.14. No. de temas recibidos en adolescentes en conflicto con la Ley penal 20.15. No. de temas recibidos en políticas públicas de infancia, adolescencia, familia y juventud 20.16. No. de temas recibidos en programas de atención del ICBF y Unidades de Servicio 20.17. No. de temas recibidos en vigilancia de procesos judiciales CO

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20.18. No. de temas recibidos en vigilancia de procesos de autoridad administrativa 20.19. No. de temas recibidos en Bienes públicos 20.20. No. de temas recibidos en patrimonio cultural de la Nación 20.21. No. de temas recibidos en pensiones 20.22. No. de temas recibidos en salud (régimen contributivo) 20.23. No. de temas recibidos en riesgos profesionales 20.24. No. de temas recibidos en laboral individual 20.25. No. de temas recibidos en laboral colectivo 20.26. No. de temas recibidos en agrarios 20.27. No. de temas recibidos en aire 20.28. No. de temas recibidos en agua 20.29. No. de temas recibidos en suelo 20.30. No. de temas recibidos en flora y fauna 20.31. No. de temas recibidos en protección y prevención en materia de DDHH (amenazas) 20.32. No de temas recibidos en libertades y garantías fundamentales (informes de riesgos, desaparición forzada) 20.33. No. de temas recibidos en política criminal y carcelaria (traslados, salud, hacinamiento, maltrato) 20.34. No de temas con organismos de seguridad del Estado 20.35. No. de temas recibidos en étnicos y población LGBTI 20.36. No. de temas recibidos en instancias internacionales (Sistema interamericano de DDHH, sistema universal de protección de los DDHH. 20.37. No de temas recibidos en sistema integral de derechos humanos y derecho internacional humanitario 20.38. No. de temas recibidos en salud (régimen subsidiado) 20.39. No. de temas recibidos en educación 20.40. No. de temas recibidos en agua potable 20.41. No. de temas recibidos en saneamiento básico 20.42. No. de temas recibidos en cultura y deporte 20.43. No. de temas recibidos en resguardos indígenas 20.44. No. de temas recibidos en restitución de tierras 20.45. No. de temas recibidos en restitución de tierras con enfoque diferencial (niños, niñas, mujeres madres cabeza de familia). 20.46. No. de temas recibidos en restitución de tierras (indígenas, afrodescendientes, raizales, palenques y población ROM (Gitanos). 20.47. No. de temas recibidos en atención de víctimas 20.48. No. de temas recibidos en abuso de autoridad 20.49. No. de temas de asistencia a las víctimas del conflicto armado 20.50. No. de temas recibidos en reparación integral a las víctimas del conflicto armado 20.51. No. de temas recibidos en atención a víctimas del conflicto armado 20.52. No. de temas recibidos en participación de las víctimas del conflicto armado. 20.53. No. de temas recibidos por abuso de autoridad 20.54. No. de temas electorales CO

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ESCENARIO ORIENTACIÓN 09.01.01. No. de Orientaciones atendidas 09.01.02. No. de Orientaciones que pasan a asunto abreviado ESCENARIO MITIGACIÓN Y/O RESTITUCIÓN Asunto Abreviado 10.01.01. No. de asuntos abreviados remitidos internamente 10.01.02. No. de asuntos abreviados remitidos externamente 10.02.01. No. de asuntos abreviados acumulados 10.03.01. No. de asuntos abreviados cerrados y archivados 10.04.01. No. de asuntos abreviados que pasan a asunto ordinario Asunto Ordinario 10.05.01. No. de asuntos ordinarios remitidos internamente 10.05.02. No. de asuntos ordinarios remitidos externamente 10.06.01. No. de asuntos ordinarios acumulados 10.07.01. No. de asuntos ordinarios preventivos cerrados y archivados Seguimiento de sentencias 11.01.01. No. de sentencias al inicio del mes 11.01.02. No. de sentencias recibidas en el mes 11.01.03. No. de sentencias gestionadas en el mes 11.01.04. No. de sentencias cumplidas ESCENARIO ANTICIPACIÓN 12.01.01. No. de casos preventivos cerrados y archivados ACTIVIDADES PREVENTIVAS: Son aquellas mediante las cuales la entidad ejerce su función preventiva ante las entidades objeto de su actuación. Las variables a medir en el año respecto a este ítem son:

01. Realización de Comités/Mesas de trabajo/Reuniones/Audiencias /Conversatorios: De esta variable se van a medir:

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Numero de reuniones realizadas por la dependencia: el cual corresponde al número total de comités, mesas de trabajo, reuniones y demás eventos realizados por la dependencia en desarrollo de la función preventiva.

02. Participación en Comités/Mesas de trabajo/Reuniones/Audiencias /Conversatorios: De esta variable se van a medir:

Numero de reuniones en los que participó la dependencia: el cual corresponde al número total

de comités, mesas de trabajo, reuniones y demás eventos en los que participó la dependencia en desarrollo de la función preventiva

Nota: Los conversatorios de este punto se refieren a la socialización de temas relevantes en ejercicio de la función preventiva, estos son diferentes a los conversatorios éticos mencionados en las actividades de apoyo a la gestión en los cuales se deben tratar la carta de valores de le Entidad.

03. Capacitaciones: De esta variable se va a medir:

Numero de capacitaciones realizadas: El cual corresponde al número total de capacitaciones realizadas por la dependencia en desarrollo de la función preventiva

Número de funcionarios públicos capacitados: Se refiere a la totalidad de las personas capacitadas que ejercen funciones públicas (funcionarios y particulares que ejercen función pública)

Numero de particulares capacitados: Se refiere a la totalidad de las personas capacitadas que no ejercen ningún tipo de función al interior del estado.

04. Visitas verificación in‐situ: Se refiere a las visitas que se realizan en ejercicio de la función preventiva, en la cuales se verifica una temática específica, para recolección de y/o cotejo de información; estas visitas se originan con base en sistema de alertas tempranas, pueden realizarse de oficio, en virtud de un caso, caso específico o de oficio, actividad que al finalizar genera una sola acta de visita, que sirve de insumo para la elaboración del informe en materia preventiva. (Formato Acta de Visita in‐situ).

De esta variable se va a medir:

Número de visitas realizadas: Se refiere a las visitas que se realizan en ejercicio de la función preventiva descrita anteriormente, independiente de los desplazamientos que pueda requerir cada una de ellas; los cuales no se registran en los sistemas de información.

05. Efectuar Requerimientos: Se refiere a solicitudes de actuación o de información dirigidos a las distintas entidades públicas y privadas.

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De esta variable se va a medir: No. Requerimientos escritos efectuados.

06. Compulsar copias: Hace relación a la puesta en conocimiento de una actuación preventiva, actividad que se puede presentar en cualquier etapa del proceso y que se envía a otro proceso misional, ya sea el mismo preventivo, de intervención, disciplinario o entidad externa, para que actúe de acuerdo con su competencia, sin que la dependencia inicial pierda la competencia.


No. De actuaciones preventivas con compulsa de copias.

06. Informes / documentos: Hace relación a los informes parciales, finales o de archivo resultado de una actuación preventiva. Los documentos se refieren al resultado del análisis del estudio de proyectos de ley, políticas públicas, cumplimiento de sentencias, publicaciones o de un caso específico, en los cuales se plasman observaciones y recomendaciones (Informe final)


No. de informes parciales o cierre y archivo No. de documentos de análisis que en desarrollo de la función preventiva realice la

dependencia.

07. Resoluciones, directivas y circulares formalizadas: Se refiere a las resoluciones, directivas formalizadas ante el Despacho del Procurador General y a las circulares emitidas por el Despacho del Procurador y los Jefes de Dependencia.


No. de resoluciones, directivas y circulares formalizadas. (únicamente se registran en el sistema aquellos que hayan sido firmados)

08. Agenda legislativa: Hace relación a los documentos presentados a las entidades de la rama legislativa que tienen como propósito presentar observaciones o recomendaciones a los proyectos en curso.


No. documentos de proposiciones y observaciones sobre proyectos legislativos, del Congreso, Asambleas Departamentales y Concejos Municipales. COPI

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No. de documentos de iniciativas legislativas presentadas por parte de la PGN. (Grupo de

seguimiento legislativo)

09. Declaraciones de víctimas: Hace relación a la recepción de las declaraciones de víctimas del conflicto armado en línea o personalmente. (Formato ya definido)


No. Declaraciones recibidas en línea. No. Declaraciones recibidas personalmente. No. Declaraciones de registros de predios y territorios abandonados.

10. Acciones constitucionales interpuestas

De acuerdo al numeral 10 del artículo 26 del Decreto Ley 262 de 2000, se establece que las procuradurías delegadas cumplen las siguientes funciones de protección y defensa de los derechos humanos: … “10. Interponer las acciones populares, de tutela, de cumplimiento y las demás que resulten conducentes para asegurar la defensa del orden jurídico, en especial las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales, colectivos o del ambiente, así como los derechos de las minorías étnicas.”

Así mismo y en concordancia con lo anterior, el artículo 5 de la Resolución 017 de 2000 delega las competencias de protección y defensa de los derechos humanos en las procuradurías delegadas preventivas. De otra parte, la Resolución 085 de 2012 “Por medio de la cual se adopta el Sistema de Indicadores de Gestión "SIG" de los Procesos Misionales de la Procuraduría General de la Nación”, establece la medición de las siguientes variables:

Las variables a medir en el año 2014 respecto a este ítem son:

Variables

01.01. No. De acciones de cumplimiento interpuestas

01.02. No. De acciones de cumplimiento concluidas en el periodo con admisión

01.03. No. De acciones de cumplimiento concluidas con NO admisión

01.04. No. De acciones de tutela interpuestas

01.05. No. De acciones de tutela concluidas en el periodo con fallo a favor

01.06. No. De acciones de tutela concluidas con fallo en contra

01.07. No. De acciones de tutela concluidas en el periodo con NO admisión

01.08. No. De acciones de revisión interpuestas COPI

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01.09. No. De acciones de revisión concluidas en el periodo con admisión

01.10. No. De acciones de revisión concluidas en el periodo con NO admisión

01.11. No. De acciones populares interpuestas

01.12. No. De acciones populares concluidas en el periodo con fallo a favor

01.13. No. De acciones populares concluidas en el periodo con fallo en contra

01.14. No. De acciones populares concluidas en el periodo con NO admisión

01.15. No. De acciones de grupo interpuestas

01.16. No. De acciones de grupo concluidas con fallo a favor

01.17. No. De acciones de grupo concluidas con fallo en contra

01.18. No. De acciones de grupo concluidas en el periodo con NO admisión

01.19. No. De habeas corpus interpuestos

01.20. No. De habeas corpus concluidos en el periodo con fallo a favor

01.21. No. De Habeas Corpus concluidos en el periodo con fallo en contra

01.22. No. De Habeas Corpus concluidos con NO admisión Nota: Tenga en cuenta que el inicio o la interposición de las anteriores acciones constitucionales que proyecte la dependencia, están relacionadas con el ejercicio preventivo y NO con el área misional de intervención realizada por los procuradores judiciales. ACTIVIDADES DE APOYO Son aquellas actividades y controles que se realizan desde la órbita administrativa y que contribuyen a la gestión. Actividades administrativas: De esta variable se van a medir: 14. Reunión de Análisis Estratégico (RAE): Las dependencias trimestralmente deben realizar una reunión de gestión de análisis estratégico, en donde verifican los niveles de cumplimiento alcanzados en su Plan Operativo Anual en sus dos componentes.

14.01. No. de reuniones de análisis estratégico realizadas

15. Conversatorios Éticos realizados: Trimestralmente las dependencias deben realizar un conversatorio Ético, para efectos de interiorizar los valores y principios institucionales.

15.01. No. de conversatorios realizados

16. Actualización del mapa de riesgos: Como mínimo una vez al año las dependencias deben proceder a realizar una revisión del Mapa de Riesgos Institucional, y realizar los ajustes correspondientes.

16.01. No. de actualizaciones al mapa de riesgos CO

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17. Revisión a procesos y procedimientos. Las dependencias deben realizar una revisión anual de los procedimientos que aplican en el desarrollo de sus actividades y proponer las mejoras que consideren convenientes.

17.01. No. de visiones a procesos y procedimientos

18. Comisiones Evacuadas: (solo proceso disciplinario) Corresponde al número de comisiones tramitadas durante el mes.

18.01. No. de comisiones recibidas 18.02. No. de comisiones evacuadas

19. Defensa Judicial PGN (solo dependencias territoriales) Registre SOLAMENTE los procesos adelantados o en contra de la PGN en donde se realiza la defensa judicial de la Entidad.

19.01. No. de procesos adelantados por la PGN 19.02. No. de procesos en contra de la PGN

20. Apoyos DNIE. Registre los apoyos en el proceso disciplinario solicitados a la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales.

20.01. No. de apoyos solicitados a la DNIE 21. Vigilancia superior

21.01. No. de Vigilancias superiores realizadas 22. Registro SIRI. : Registre las decisiones una vez sean ejecutoriadas.

22.01. No. de sanciones ejecutoriadas registradas en el SIRI 23. Funcionarios de la dependencia

23.01. No. de operadores disciplinarios en el mes (mensualmente las dependencias registrarán el número de funcionarios que tramitaron procesos disciplinarios). 23.02. No. de operadores preventivos en el mes (mensualmente las dependencias registrarán el número de funcionarios que tramitaron procesos preventivos). 23.03. No. de operadores de intervención en el mes (mensualmente las dependencias registrarán el número de funcionarios que actúan en el proceso de intervención). 23.04. No. total de funcionarios de la dependencia (mensualmente registrar la totalidad de funcionarios adscritos a la dependencia incluyendo Jefe de dependencia, asesores, profesionales técnicos, nivel secretarial, nivel asistencial, coordinadores administrativos y conductores). COPI

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REGISTRO DE AUSENTISMO Registro de ausentismo: De esta variable se van a medir: Permisos Incapacidades 24. Permisos: Registre el número de permisos y el número de horas de cada permiso. Variables:

24.01. No. de permisos por cita médica 24.02. No. de horas de permiso por cita médica 24.03. No. de permisos por asuntos personales / familiares 24.04. No. de horas de permisos por asuntos personales / familiares 24.05. No. de permisos por docencia 24.06. No. de horas de permiso por docencia 24.07. No. de permisos por estudio 24.08. No. de horas de permiso por estudio 24.09. No. de permisos por lactancia 24.10. No. de horas de permiso por lactancia 24.11. No. de permisos por calamidad 24.12. No. de horas de permiso por calamidad 24.13. No. de permisos sindicales 24.14. No. de horas de permiso sindical 24.15. No. de permisos para prácticas deportivas 24.16. No. de horas de permiso de prácticas deportivas

25. Incapacidades: Registre el número de incapacidades y el número de días de duración de cada incapacidad. Variables:

25.01. No. de personas incapacitadas por enfermedad común 25.02. No. de días de duración de la incapacidad por enfermedad común 25.03. No. de personas incapacitadas por enfermedad Profesional 25.04. No. de días de duración de la incapacidad por enfermedad profesional 25.05. No. de personas incapacitadas por accidente de trabajo 25.06. No. de días de duración de la incapacidad por accidente de trabajo 25.07. No. de personas incapacitadas por licencia de maternidad 25.08. No. de días de duración de la incapacidad por licencia de maternidad 25.09. No. de personas incapacitadas por licencia de paternidad 25.10. No. de días de duración de la incapacidad por licencia de paternidad

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DEFINICIONES

1. ACUMULACIÓN: Instituto procesal por el cual dos o más procesos disciplinarios, iniciados separadamente y sin que se haya adoptado decisión de fondo se pueden unir en razón de alguna conexidad (sujeto o causa) en virtud del artículo 81 del Código Disciplinario Único. 2. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN: Oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo. 3. ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión con fuerza de cosa decidida, a través de la cual se termina el procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas o al momento de evaluar la investigación, como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad, que la actuación no podía iniciarse o proseguirse 4. AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN: Providencia mediante la cual el operador disciplinario da inicio a la investigación formal del asunto. Requiere que se encuentre demostrado objetivamente el comportamiento presuntamente constitutivo de falta y su posible autor 5. COMPETENCIA: Presupuesto del proceso consistente en la cualidad de un órgano jurisdiccional que le permite o le exige conocer válidamente de un tipo de asuntos y tener preferencia legal respecto de otros órganos jurisdiccionales, para conocer de un litigio o causa determinados 6. COMISIÓN: Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o practique alguna prueba. 7. CONFLICTO DE COMPETENCIAS: Controversia surgida entre dos autoridades judiciales o administrativas, cuando ambas pretenden conocer o no del mismo asunto. Solamente se da entre autoridades de igual jerarquía. 8. FALLO: Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción. (Art. 97, 169 y 170 del C. D. U.) 9. IMPEDIMENTO: Causales taxativas señaladas en la ley que obligan al operador disciplinario a apartarse del conocimiento del asunto para asegurar la imparcialidad en su trámite. 10. INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa opcional que se adelanta dentro del procedimiento ordinario, cuya finalidad es establecer la procedencia de la investigación disciplinaria, verificando la ocurrencia de la conducta, determinando si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizando al autor de la misma. 11. INHIBITORIO: Decisión que no hace tránsito a cosa decidida, a través de la cual el operador disciplinario se abstiene de adelantar una actuación disciplinaria, por encontrar, entre otros aspectos, que la queja es CO

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manifiestamente temeraria, se refiere a hechos disciplinariamente irrelevantes, de imposible ocurrencia o presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa. (Art. 152, parágrafo 1, en armonía con el artículo 73 del C. D. U.) 12. INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinario, adelantada cuando se encuentra identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la responsabilidad del investigado 13. NOTIFICACIÓN: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, por estrados o por conducta concluyente 14. NULIDADES: Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones judiciales o disciplinarias, realizadas por funcionarios que carezcan de competencia, con violación al derecho de defensa o de las formalidades establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones deban adelantarse nuevamente 15. PLIEGO DE CARGOS: Es una de las formas o posibilidades de evaluación de la investigación y constituye la acusación directa que se hace en contra del disciplinado, con la cual ha de ser juzgado y sometido a un fallo, ya sea absolutorio o sancionatorio. 16. PRESCRIPCIÓN: Perdida de la potestad disciplinaria del estado para investigar y sancionar a los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, en virtud del paso del tiempo. Entre 5 y 12 años, dependiendo de la clase de falta. 17. PRIMERA INSTANCIA: Instancia originaria, donde comienza el trámite del proceso 18. PROCEDIMIENTO VERBAL: Trámite especial de la actuación disciplinaria previsto para los eventos en donde el autor es sorprendido al momento de cometer la falta, o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de su ejecución. También se aplica cuando la falta ha sido calificada como leve o cuando el implicado confiesa su responsabilidad. Finalmente es aplicable al trámite de las faltas gravísimas contempladas en los numerales 2, 4, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 32, 33, 35, 36, 39, 46, 47, 48, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 59 y 62 del artículo 48 de la Ley 734. 19. QUEJA: Es una de las formas en que se acciona o pone en movimiento el aparato disciplinario, contempladas en el artículo 69 del C. D. U., y constituye un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa.

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20. REMISIÓN POR COMPETENCIA: Actuación procesal que indica la necesidad de enviar a otra autoridad o entidad en razón de la materia, el sujeto procesal o algún factor especial de competencia el expediente disciplinario abierto inicialmente por la oficina de control disciplinario de la entidad 21. SEGUNDA INSTANCIA: Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos de apelación o de queja.

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