PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Autores:

Hernández Alberto Iván

Loaiza Cruz Rodrigo

Lucas Martínez José Asunción

Sierra Cerón Milton Andrés

INTRODUCCION

Uno de los propósitos de este libro es proporcionar un conocimiento

del proceso administrativo y dentro de este tema sus áreas y su

funcionamiento de cada área para enriquecer o complementar el

conocimiento de este tema.

El contenido de este libro se basa en la investigación resumen y

redacción de cada tema que el cual se explicara el contenido. Esta

información posibilitara la inserción en el ámbito laboral y

representara una garantía para el aprovechamiento de su

aprendizaje.

La intención de la enseñanza de la administración es de promover

el conocimiento de administrar una empresa o su economía. Sin

embargo los beneficios de la administración no deben limitarse a la

adquisición de sus conocimientos.

Otra de las características de este texto es la presentación de

temas y subtemas en un orden que el cual es comprensible para

sus lectores.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Para empezar daremos a conocer que es lo que significa proceso

administrativo:

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una

actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo

conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los

principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como

la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en

la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y

otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para

lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para

este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en

la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo

manejar el organismo social.

PLANIFICACIÓN

Esto es lo que investigamos de planificación:

Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o

leyes por medio de los organismos humanos de la gestión del talento humano y

de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen

funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr

algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la

Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como

la Sociología, la Economía y la Psicología.

Una organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y

administración que forman una estructura sistemática de relaciones de

interacción, tendientes a producir bienes o servicios o normativas para

satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder

lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de actividades

conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación

entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización

sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están

dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un

conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de

respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de

una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos

disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y

bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización

como sistema social y como estructura de acción, tales como

el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar una teoría de la organización

es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios teóricos para así

continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería clasificar y

mostrar las diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas,

tales como la burocracia como administración o elementos que componen la

organización y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como el

liderazgo formal e informal. Como metodología, esto se llama investigación

operativa y en el ámbito de las ciencias sociales el campo de estudio de

la Sociología de la Organización. Un nuevo uso está emergiendo en las

organizaciones: La Gestión del Conocimiento. Típicamente, la organización

está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin

involucrarse en una aplicación particular

Características.

Caso particular de grupo

Reglas explícitas

Grado de formalización

La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada

Presenta conductas recurrentes

La organización es básicamente orden

Se orientan a una finalidad

Generan consecuencias en el ambiente

Creados en un punto temporal: inicio de actividad

Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir

Producen o venden bienes y servicios (empresa)

Dan y generan trabajo (empresa)

En la organización se da cierta cultura

Generan, transmiten y poseen poder

Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.

Son indicadores de la sociedad actual

Producen y transmiten tecnología

Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos

Clasificación

Finalidad

Con fin de lucro (empresas)

Sin fin de lucro (ONG)

Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios

(organismos gubernamentales)

Estructura

Formales: son empresas legales y oficiales.

Informales: sale de lo formal.]

Localización

Multinacional – internacional

Nacional

Local o regional

Producción

Bienes

Servicios

Salario y retribución

Propiedad

Pública

Privada

Mixta

Grado de integración

Totalmente integrada

Parcialmente integrada

Actitud frente a los cambios

Rígido

Flexible

Toma de decisiones

Centralizada

Descentralizada

Jerarquía

Organización jerárquica

Recursos organizacionales

Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin,

difieren según sus actividades.

Recursos materiales:

Dinero para adquirir los recursos.

Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se

convierte en productos denominados bienes o servicios.

Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el

proceso productivo y las actividades.

Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.

Recursos humanos: el elemento activo (dueños, accionistas, socios,

trabajadores).

Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas

(eléctrica, solar, hídrica, combustible).

Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de

obrar, hacer o producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la

organización).

Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originadas en el

intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y

posicionarse en el mercado.

Esta es la conclusión a la que llegamos:

La planificación estratégica es una de las herramientas más poderosas de las

que se puede servir una pequeña y mediana empresa para llevar siempre hacia

adelante su negocio.

Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de

empleados que tendrá una organización.

Esta permite al departamento de personal suministrar a la organización el

personal adecuado en el momento adecuado. Por ello se convierte en una

actividad altamente prioritaria.

La planeación se divide en nueve aspectos muy importantes, los cuales

mencionare a continuación:

Objetivo: el objetivo de planificación es decir que es lo que se llevara a cabo o

que es lo que queremos realizar.

Misión: Es decidirse y planear fijamente que es lo que queremos realizar.

Propósitos: es ponerse de acuerdo con las demás personas, para que después

no haya confusiones de que es lo queremos llevar acabo.

Utilizar todos estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y

cuando se necesiten, al fin de alcanzar las metas de la organización.

Anticipar periodos de escasez y de sobre oferta de mano de obra.

Proporcionar mayores oportunidades de empleo a las mujeres, a las minorías y

a los discapacitados.

Organizar los programas de capacitación de empleados.

Estrategias: buscar la manera de atraer más público y evitar problemas ya sea

de espacio o de tiempo.

Políticas: todo se debe de llevar acabo conforme a las normas que planeamos.

Por eso se debe de planear con anticipación.

Programas: los eventos que se llevaran a cabo con forme a lo que estamos

organizando.

Presupuestos: hacer un presupuesto del monto o la cantidad que se gastara,

en cada uno de los eventos tomando en cuenta que no en todos se gastara la

misma cantidad y que debemos de recuperar la invertido.

Procedimientos: el procedimiento que realizaremos por ejemplo: primero tantas

personas se encargaran de realizar el evento uno, las de más el evento número

dos y así sucesivamente.

ORGANIZACIÓN.

Esto es lo que investigamos de organización:

CONCEPTO:

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización

racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,

disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder

realizar y simplificar las funciones del grupo social.

ETAPAS:

* División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin

de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

* Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por

orden de rango, grado o importancia.

* Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y

actividades específicas, con base en su similitud.

PRINCIPIOS:

1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización

deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse

hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

3) Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los

cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales

la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida,

desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.

4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir

dicha responsabilidad.

5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y

decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados

no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado

reciba ordenas de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.

6) Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por

escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación

con ellas.

7) Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

8) La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de

mantenerse en equilibrio.

9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional,

requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio

ambiente.

Esta es la conclusión a la que llegamos.

La organización, es muy importante al momento de realizar un trabajo, ya que

si no existiera la organización todo podría salir afectado porque si no lo

organizamos bien y claramente puede que al momento de realizarla no nos

saldría bien Se divide en cuatro conceptos muy importantes, los cuales

mencionare a continuación:

División del trabajo:

En este función de la administración se debe de ordenar o poner de acuerdo

como y cuando se llevara a cabo, ya sea el tipo de cada evento o el tiempo que

se llevará a cabo en dicho evento, organizar bien los tiempos. Para que

después no haya confusiones. Organización como su nombre lo dice es

ordenar bien las cosas para que todo resulte como se planea.

Jerarquización:

La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles

de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es

establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor

manera posible.

Departamentalización: es esta función se organizan en diferentes

organizaciones para que así no todo el trabajo lo realicen todos, y así tenga un

mejor desarrollo, por ejemplo: cuando realizamos un evento, la cual se dividen

en diferentes departamentos: unos se encargan de realizar tal actividad y los

demás realizan otras y así sucesivamente.

Coordinación: la coordinación es muy importante en la organización, ya que si

no se realizan las actividades conforme las planeamos, puede que alteren el

evento, ya que por ejemplo realizamos un evento de comida, y lo primero que

se debe de hacer es organizar desde antes que es lo que se va a comprar.

DIRECCIÓN O EJECUCIÓN.

Esto es lo que investigamos de dirección o ejecución:

Etapas de Dirección

Toma de decisiones

Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la

responsabilidad

más importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones

es necesario:

1.

Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que

hay

que resolver y no confundirlo con los colaterales.

2.

Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario

desglosar sus

componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin

de

poder determinar posibles alternativas de solución.

3.

Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de

alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su

factibilidad

de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La

evaluación se

lleva a cabo a través de:

Análisis de factores tangibles o intangibles.

Análisis marginal.

Análisis costo-efectividad.

4.

Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la

más

idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios;

además, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para

casos

fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

Experiencia.

Experimentación.

Investigación.

5.

Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que

hay

que resolver y no confundirlo con los colaterales.

6.

Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario

desglosar sus

componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin

de

poder determinar posibles alternativas de solución.

7.

Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de

alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su

factibilidad

de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La

evaluación se

lleva a cabo a través de:

Análisis de factores tangibles o intangibles.

Análisis marginal.

Análisis costo-efectividad.

8.

Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la

más

idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios;

además, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para

casos

fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

Experiencia.

Experimentación.

Investigación.

9. Aplicar la decisión. Es poner en practica la decisión elegida, por lo que se

debe contar

con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos,

los

procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión

Importancia de la dirección

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la

organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los

miembros

de la estructura organizacional

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,

consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos

de

organización y en la eficacia de los sistemas de control.

A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la

organización

funcione

esta es la conclusión a la que llegamos

En la etapa llamada dirección o ejecución, se encarga de ver que se haga

correctamente lo que se avía planeado con anticipación, para lo cual existe un

líder, que es la persona encargada de verificar que se cumplan las normas que

se tienen planeadas.

Liderazgo: es una cualidad que debe de tener un líder, que consiste en

comandar a un grupo de personas, para llevarlos por un buen camino, unas

personas son líderes naturales ya que no deben de estudiar o trabajar para

tener los conocimientos requeridos para este puesto.

Toma de decisiones: la toma de decisiones es muy importante, ya que

dependiendo de esto influirá en el proceso que se realizara en el proyecto que

se tiene planeado. La toma de decisiones es decidida principalmente por un

líder (la persona a cargo del proyecto).

Integración: en el transcurso de el proyecto debe de haber integración entre las

personas que estén trabajando, las personas deben de estar en conjunto y

trabajar en unión para que así se realicen bien las cosas.

Motivación: todos los trabajadores deben de motivarse, para lo cual existe un

líder esta persona es la encargada y coordinar y motivar a los trabajadores

para que así realicen con eficacia su trabajo.

Comunicación: en el proyecto que queramos realizar debe de haber

comunicación, ya que si no fuese posible esto habría mucha contradicciones,

del porque y como se realizan las actividades.

Supervisión: todo lo que se realice o se lleve a cabo ya sea individual o en

equipo debe de ser supervisado para que se realice correctamente. Una de las

funciones que debe de realizar en encargado del trabajo o proyecto, debe de

verificar que se realice con las normas requeridas.

CONTROL

Esto es lo que investigamos de control:

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva

limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se

concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el

seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el

proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en

términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo

a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando

a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo

mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace

énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto

institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento

individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control

elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir

desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un

contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves

para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un

proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso

informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y

grupales.

2. Definición de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la

situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la

función o del área en que se aplique; puede ser entendida:

Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto

con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como

determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa

para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay

casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que

mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es

el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias

químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control

detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida

regulación.

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes

dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del

control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un

aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la

sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación,

dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

Comprobar o verificar;

Regular;

Comparar con un patrón;

Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);

Frenar o impedir.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas

del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva,

debe entenderse el control como:

Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de

administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,

proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o

alcanzando o no los resultados que se esperan.

3. Elementos de concepto

Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los

objetivos que se establecen en la planeación.

Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control,

es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la

planeación.

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los

errores.

4. Requisitos de un buen control

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de

planeación, organización o dirección.

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores

actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o

dirección.

5. Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece

productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen

materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos

gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a

las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los

cambios que están afectando los productos y los servicios de sus

organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra

muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de

esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad

no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener

ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración

japonesa KenichiOhmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los

movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y

contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una

organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera

que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con

frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de

la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea

hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar

autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no

disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la

índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el

gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o

participación en el trabajo.

6. Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra

memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un

triángulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Para

aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta

que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo?

Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos

decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que

facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y

organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de

los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona

detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son

los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al

evaluar.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información

obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que

medidas deben ser necesarias tomar.

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

7. Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro

elementos que se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece

los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una

norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de

alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a

continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de

existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de

calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado

producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre

otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración,

costos de ventas, entre otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin

evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa

del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como

estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla

con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el

desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es

siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación

con relación al estándar esperado.

8. Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma

de control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es

aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de

servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los

principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar,

coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima

rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más

idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las

necesidades del departamento de ventas.

o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de

los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones,

entre otros).

o Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de

materia prima o de mano de obra.

o Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para

eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios

de tiempos y movimientos.

o Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos,

tanto su ensamblados como terminados, entre otros.

o Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y

abastecimientos, entre otros.

o Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y

deseables.

o Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas,

costos, entre otros.

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de

las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con

el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

Esta es la conclusión a la que llegamos.

En esta etapa la función principal es observar el comportamiento del proyecto,

ya sea en tiempo, la forma en cómo se está llevando a cabo, etc. Y envase a

esto comparar y ver si se está realizando correctamente.

Identificación de estándares: identificar las metas que se habían propuesto y

envase a los avances que sean realizado hacer una comparación, para

observar si se está haciendo conforme se planeo.

Medición: tener fijamente en mente todo lo relacionado a el tiempo, ya que los

proyectos que se plantean son a corto plazo y es muy poco el tiempo que se

tiene previsto.

Comparación: comparar los datos que se hacen durante el proyecto, con los

estándares que se tienen planeados y así comparar y checar que todo vaya

bien, conforme alas normas requeridas.

Detección de desviación: detectar si existe un problema y buscar la forma de

solucionarlo, para que evitemos problemas en el proyecto, para esto se llevan a

cabo las comparaciones.

Corrección: envase a comparación de los datos que tenemos y a los

estándares ya previstos se hace una comparación, y si existe algo que no

estaba previsto, se hace una corrección, para eliminarlo y así mejorar el

proyecto.

Retroalimentación: ayudar mediante otros métodos, a mejorar la calidad de el

proyecto ya sea enforna de propaganda, publicidad, etc.