COMPRASPROCEDIMIENTO GESTIN COMPRAS6/6/13ETAPAACTIVIDADSUBGERENCIA ADMINISTATIVANoTIEMPO -HorasGERENCIA GENERALCOMIT DE GERENCIAQUIEN NECESITA EL ELEMENTOSUBGERENCIA COMERCIALSUBGERENCA TCNICASUBGERENCIA FINANCIERASUBGERENTE ADMINISTATIVAGRUPO INTELIGENCIA DE MERCADOSDIVISIN DE ADQUISICIONESOFICINA DE PLANEACINGRUPO CONTRATOSFBRICACONTRATISTASECRETARA GENERALSUPERVISOR DEL CONTRATOJEFE DIVISIN ADMINISTRATIVA EN FBRICAOBSERVACIONES1PLANEACINElaborar Plan de ventas02Elaborar Plan Operativo4024163Plan operativo Aprobado ?04Elaborar Programas mensualizados de ventas885Elaborar Programas mensualizados de produccin6Cargar Plan de Necesidades7Consolidar y Verificar Plan de NecesidadesLo realiza personal autorizado.8Valoracin del Plan de Necesidades9Elaborar Solicitud de adquisicin , esta debe tener cantidad solicitada, el elemento creado en el BAAN, fecha requerida, cdigo de la ficha o especificacin tcnica creada, homologacin si aplica.33* Nota 110Creacin del Proyecto11* Nota 111Generar Comunicacin solicitando subir los anexos.* Nota 112Elaborar Captulo Tcnico (Anexo 1):1-Descripcin de la necesidad.2-Descripcin del Objeto a Contratar.3-Prestaciones a Cargo de las Partes del Contrato.88* Nota 113Elaborar Captulo SOGA (Anexo 4):1-Requerimientos Ambientales2-Requerimientos de Seguridad y Salud Ocupacional.8814Elaborar Captulo Jurdico (Anexo 3)1-Identificacin del contrato a Celebrar2-Requisitos Mnimos Habilitantes.4-Fundamentos que soportan la modalidad de seleccin.5-Estimacin, tipificacin y asignacin riesgo previsible.6-Anlisis mecanismos de cobertura8815Elaborar Captulo Financiero (Anexo 5):1-Requisitos Mnimos habilitantes8816Elaborar Capitulo Administrativo (anexo 2):1-Estudio de Mercado 2-Presupuesto Estimado para la Contratacin.42.542.517Creacin de proveedores cuando no estn registrados en el aplicativo.18Cerrar el estudio estableciendo el monto a presupuestar0.50.519Generar CDP8.58.520Consolidar Estudio Previo:Involucra, Estudio Previo Estndar, Estudio de Mercados, Solicitud de Adquisicin con precio incluido, CDP y Listado de Potenciales Oferentes25.525.5 Tiempo161001204016.5068.5016800000021PRECONTRACTUALRecibir y Revisar los Proyectos - Envo a aprobacin de Estudio Previo0.50.522Hay observaciones al Estudio Previo por el Comit de Gerencia?023Oficio de autorizacin de apertura con base en Estudio Previo aprobado1124Programar proceso desde la apertura al cierre (Publicacin en pgina web, incluye posibles prorrogas de cierre)110.5110.525Cierre y recepcin de Ofertas - Aperturas de sobres (IPO)Cargue de documentos al sistema Synergy (IPO-ISI-SM)Solicitud conceptos comits8.58.526Cargue de ofertas en el aplicativo de contratacin.2227Los ofertas cumplen con los requisitos mnimos habilitantes de ofertas?028Oferente descalificado029Documentacin no habilitante Completa ?030Solicitud y recepcin de documentos requeridos por los comits evaluadores en el periodo de evaluacin.(tcnicos, financieros y/o jurdicos)25.525.531Evaluacin de ofertas por los comits:1-Concepto Ambiental y S&SO2- Concepto Financiero3-Evaluacin Econmica.4-Concepto Jurdico.5-Concepto Tcnico0* Cuando se trate de necesidades de Oficinas Asesoras32Preliquidacin(Importados)8833Elaborar Cuadro de evaluacin de ofertas.8.58.534Revisar y enviar agenda para Junta de Adquisiciones1135Modalidad de Contratacin IPO ?036Traslado a oferentes la evaluacin de ofertas.25.525.537Junta de Adquisiciones (Definir Procesos)038Requiere adicin presupuestal?039Solicitudes y respuestas de reconsideracin de precios.Solicitudes de traslados y/o adiciones presupuestales.171740CDPS Modificados8.58.5 Tiempo216.50000016.500200000000041CONTRACTUALElaboracin y revisin de Oficios de aceptacin de ofertas - Firmas -Solicitud de elaboracin de Contrato5542Visto bueno Oficio de Aceptacin de oferta.4443Monto del Contrato >= 200 SMMLV ?044Firma Ordenador del Gasto Oficio de Aceptacin de Oferta21145Elaboracin minuta del contrato8.58.546Revisin minuta del contrato4447Revisin y visto bueno Presupuestal8.58.548Trmite de firmas de a minuta del contrato8.58.549Monto del Contrato >= 200 SMMLV ?050Firma de Contrato21151Expedicin del Registro Presupuestal8852Entrega de documentos de legalizacin del contrato4453Trmite de documentos de legalizacin del contrato1154Legalizacin del contrato4455Aprobacin de los documentos de legalizacin del contrato4456Informe a las partes interesadas de la legalizacin del contrato:SupervisoresFbricasSubgerenciasAlmacenistas88 Tiempo71.52000016.56018.5024.50040057EJECUCINEjecucin Contrato058Control Ejecucin Contrato059LIQUIDACINLiquidacin del Contrato4460Elaboracin de Acta y Firma061Monto liquidado es inferior al registro presupuestal062Generacin Oficio liberacin de Saldo Presupuestal1163Reintegro de los recursos al rubro2264Final0 Tiempo700400200001000000Nota 1: Los elementos de fbrica los Gestiona la Subgerencia Tcncia

NOSISINOSINOSINONOSIAASINONOSINOSIBBNOFINNOSINOBSI

VENTASPROCEDIMIENTO GESTIN VENTAS6/14/15ETAPAACTIVIDADNoTIEMPO -HorasPRESIDENCIACOMIT DE PRESIDENCIAVICEPRESIDENCIAADMINISTRATIVATCNICAOBSERVACIONES1PLANEACINCalificacin del prospecto02Hoja de prospecto de venta03El cliente cubre los requisitos?04Analisis de requerimiento05Es viable el proyecto?06Discusin de la solucin para el requerimiento07Definicin del proyecto08Se necesitan ms datos09Evaluacin tcnica010Borrador propuesta de trabajo011Aprobacin de la Presidencia de desarrollo de proyecto012Definicin de la propuesta013Presentacin al cliente014Aprobacin del cliente?015Negociacin del contrato016Contrato017Firma del contrato?18Acuerdo de compra / orden de compra019Contrado firmado / Orden de compra / Carta intecin020Fin0 Tiempo0000000

SINONOSINONOSISINO

Hoja1No.ActividadDuracion DiaInicioEstadoTermino1INICIO2CALIFICACION DEL PROSPECTO13HOJA DE PROSPECTACION14

Hoja2

Hoja3