SELECCIÓN, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES

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1. OBJETO Establecer las directrices para llevar a cabo la definición y posterior aplicación de los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores de la Organización Serdan. 2. ALCANCE Aplica para los proveedores que suministran bienes o servicios que tienen incidencia directa o no en la prestación de los servicios suministrados por la Organización. 3. GLOSARIO

• Selección de proveedores: Verificar los requisitos establecidos por la Organización y la documentación presentada por los aspirantes a ser proveedores para ser aceptados y establecer relación comercial con ellos.

• Evaluación y Reevaluación de proveedores: Califica el cumplimiento de los

actuales proveedores con relación a las condiciones pactadas y requisitos de compra establecidos, para ser mantenidos en el listado maestro de proveedores de acuerdo al resultado.

• Proveedor: Entidad o persona que proporciona un producto o un servicio. • Proveedor crítico: Proveedor cuyo producto o servicio suministrado ó cuyo

desempeño representa un mayor impacto tanto en el cumplimiento del servicio suministrado por la Organización Serdan o en los montos de compra en relación a la erogación global de las adquisiciones.

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria. • Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos. • Criterio de evaluación: Requisitos utilizados como referencia para evaluar el

desempeño de un proveedor.

Revisó: Coordinador de Calidad Aprobó: Coordinador de Compras Fecha: 27-10-2008 Fecha: 27-10-2008

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• Parámetro de calificación: Explicación sobre como calificar un criterio establecido, con el fin de evitar interpretaciones subjetivas.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 CRITICIDAD DE LOS PROVEEDORES Los dueños de los procesos deben determinar cuales de sus proveedores están catalogados como críticos o no, asegurando que los productos y servicios adquiridos cumplen con la calidad requerida para una óptima prestación de sus servicios. En este mismo orden de ideas deben seleccionar y posteriormente evaluar a sus proveedores en función de la capacidad que tengan de suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos de compra especificados. Para ello, se han definido criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores críticos. La Organización ejerce control sobre sus proveedores, teniendo en cuenta el impacto que el producto o servicio adquirido tenga sobre la prestación del servicio final. 4.2 DIRECTRICES GENERALES PARA LA DEFINICION DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES Se recomienda que la definición de los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores se realice a partir de las prioridades competitivas:

Velocidad – Puntualidad – Volúmenes – Localizaciones – Servicio Post venta

PRECIO CALIDAD

SERVICIO

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Los criterios de selección, se aplican por única vez, antes de iniciar una posible relación comercial con un proveedor critico. La aplicación de los criterios de selección a los nuevos proveedores, tiene como objetivo establecer un filtro mediante el cual se asegura de contratar a proveedores que se encuentren en capacidad de cumplir con los requisitos de compra. Tanto los criterios de selección, como los de evaluación y re-evaluación de proveedores deben ser claramente expresados y no dar lugar a interpretaciones subjetivas por parte de quien los aplica. Esto quiere decir que para cada criterio, debe existir cuando sea necesario, la explicación de los parámetros de calificación o de la forma en que debe ser aplicado el criterio. La evaluación del proveedor, se realiza una vez éste ya ha suministrado sus productos o prestado sus servicios y cuando tenga pleno conocimiento y evidencias sobre su desempeño real. Durante la definición de los criterios de evaluación es recomendable incluir en estos, el seguimiento a los compromisos adquiridos por parte del proveedor durante el momento de la selección y los aspectos de su gestión más relevantes o de mayor impacto sobre el servicio final, por ejemplo, la velocidad en las entregas y el servicio post venta. En el servicio post venta, se incluyen todas aquellas actividades que se generan después de que ya el proveedor a prestado el servicio o suministrado sus productos, como por ejemplo, el tramite oportuno a las quejas o reclamos. Con respecto a la re-evaluación, estos criterios se deben definir sobre la base del seguimiento a la mejora del proveedor con respecto a los resultados obtenidos en la evaluación inmediatamente anterior. 4.3 DEFINICION DE LA PERIODICIDAD DE LA EVALUACIÓN Y DE LA RE-EVALUACION Al definir la periodicidad de los ciclos de evaluación y re-evaluación del proveedor, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

SELECCION EVALUACION RE-EVALUACIÓN

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1. Vigencia del contrato o tiempo de duración de la relación comercial con el proveedor.

2. Resultados que obtuvo el proveedor en los ciclos de evaluación y re-evaluación anteriores (cuando estos existan).

3. Criticidad del proveedor (grado de afectación que tienen los bienes o servicios

suministrados por el proveedor sobre el servicio)

4. Por lo menos una vez al año, se debe realizar una evaluación de la actuación del proveedor catalogado como crítico o no para la operación o proceso.

4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES PARA SELECCIONAR – EVALUAR Y RE-EVALUAR A LOS PROVEEDORES CRITICOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESARROLLO

1. Solicitar Documentos para la

Selección de Proveedores

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Cuando los proveedores potenciales ofrecen sus productos o servicios se les solicita el diligenciamiento del formato PGC6001 Registro de proveedores y el suministro de la documentación necesaria para ser tenido en cuenta.

2. Selección del proveedor

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Una vez recibidos dichos documentos, los revisa, verifica que estén completos y procede a realizar por una única vez antes del inicio de la relación comercial la selección del proveedor, aplicando los criterios definidos o según los términos de la licitación cuando sea aplicable. Nota: Al momento de la selección del proveedor, se debe realizar verificación contra las listas que vinculan a personas o compañías a actividades ilícitas. Ejemplo: clinton, ofac etc.

Una vez el proveedor halla sido seleccionado, se debe relacionar en el Formato PGC6009 Listado de proveedores.

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3. Controlar Proveedores

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Una vez el proveedor haya sido seleccionado, se deben conservar todos y cada uno de sus registros. Dicha documentación debe ser archivada en la carpeta correspondiente a cada proveedor. Si el proveedor no cumple con los parámetros exigidos de selección, se le contacta y se le informa para que tenga la posibilidad de corregir o eliminar las causas por las que no fue seleccionado. Si el proveedor lo soluciona, se repiten las actividades 2, 3 y 4. En caso contrario el proveedor es excluido y los documentos eliminados.

4. Evaluar al proveedor

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Aplica la evaluación del proveedor, según los criterios establecidos en los diferentes formatos según el proveedor a evaluar y de acuerdo a la periodicidad definida. La calificación de los criterios de selección debe soportarse en evidencia recopilada durante el periodo evaluado. Por ejemplo, si uno de los criterios de evaluación es el No. de Quejas presentadas, es necesario tener las quejas por escrito con el fin de sustentar la calificación en el momento de retroalimentar al proveedor sobre sus resultados.

5. Retroalimentar al proveedor sobre el

resultado obtenido y solicitarle el plan de

acción (según aplique)

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Durante esta actividad existen 3 posibles resultados de calificación y por consiguiente, tres posibles actividades a realizar: a) Sí el proveedor obtiene una calificación

de Muy confiable : Envía carta al proveedor informándole el resultado obtenido e invitándolo a continuar a mantener la buena calidad del servicio prestado.

b) Sí el proveedor obtiene una calificación

de Condicional : Envía carta al proveedor informándole el resultado obtenido y solicitándole que presente en un tiempo

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no superior a un mes un plan de acción y/o de mejora de los puntos débiles que le permita mejorar su desempeño.

c) Sí el proveedor obtiene una calificación

de No confiable: Se debe evaluar la posibilidad de no continuar con el proveedor.

Nota: En caso de no poder prescindir de los servicios que el proveedor presta, se debe solicitar un plan de acción efectivo y reuniones periódicas con el objeto de realizar seguimiento al cumplimiento del plan de acción y los acuerdos pactados.

6. Re-evaluar al proveedor

Coordinador de compras y/o

dueño de proceso

Aplica la re-evaluación del proveedor, según los criterios establecidos y de acuerdo a la periodicidad definida. Regresa a la actividad 4.

Nota : Al presentarse cualquier comportamiento irregular u ofrecimiento indebido por parte de los proveedores, se debe reportar de inmediato al proceso de Auditoria de Control interno, para que se realice el respectivo seguimiento. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS PGC6009 Listado de proveedores PGC6001 Registro de proveedores

Actualización Cambio Realizado Vigente a partir de

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Establecer las directrices para llevar a cabo la definición y posterior aplicación de los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores críticos de la Organización.

16-01-2008

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Se amplia el concepto de proveedores críticos para su fácil identificación, se cambia el código del formato PGI6046 por PGC6009, al igual que su nombre y el nombre del PGC6001. Se pasar el ítem 4.4 (3) al 4.4 (1) debido a que dicho formato es diligenciado por los aspirantes a ser proveedores.

27-10-2008