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MANUAL DEL DISEÑO DEL Julio de 2007 SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 1 de 113

PRODUCTO 1. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE

COSTOS


TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCION .....................................................................................................9 2 MARCO TEÓRICO ................................................................................................10

2.1 GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS.............................................................10 2.2 CONCEPTO DE COSTOS ABC .............................................................................12

2.2.1 Condiciones para aplicar el sistema de costeo ABC. .....................................13 2.2.2 Variables de los costos ABC. .........................................................................14 2.2.3 Procesos y actividades. ..................................................................................14 2.2.4 Inductores de costos.......................................................................................14 2.2.5 Objetos del costo. ...........................................................................................14 2.2.6 Recursos.........................................................................................................15 2.2.7 Herramientas de gestión.................................................................................15 2.2.8 El sistema ABC en empresas de servicios. ....................................................16 2.2.9 Requisitos para la implementación del ABC en empresas de servicios. ........16

2.3 CADENA DE VALOR..............................................................................................19 2.4 GESTION BASADA EN ACTIVIDADES .................................................................21

3 MARCO CONCEPTUAL........................................................................................22 3.1 FUNDAMENTOS DOCTRINALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.....23

3.1.1 Es un modelo gerencial y no un modelo contable. .........................................23 3.1.2 Se considera como recursos tanto los gastos y los costos de la entidad.......24 3.1.3 El enfoque es sistémico; poco interesan las jerarquías departamentales. .....25

4 JUSTIFICACIÓN LEGAL.......................................................................................26 5 DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA ...............................................................27

5.1 REVISIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEMÁS ASPECTOS INSTITUCIONALES ......29 5.2 DISEÑAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PARA LA PGN30

5.2.1 Definir los centros de costo de la PGN...........................................................31 5.2.2 Identificar los recursos de la PGN. .................................................................32 5.2.3 Identificar y definir actividades a costear. .......................................................32 5.2.4 Definir los objetos de costo.............................................................................33 5.2.5 Establecer inductores. ....................................................................................34


5.3 FORMULAR LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PROPUESTOS .........................................34 5.3.1 Diseñar la metodología de acumulación de costos. .......................................35 5.3.2 Diseñar y estructurar los informes del sistema de gestión de costos. ............36 5.3.3 Diseñar los indicadores del sistema de gestión de costos. ............................36 5.3.4 Validar el modelo de costeo y la estructura de centros de costo

diseñados para la PGN. .............................................................................................37 5.3.5 Diseñar la propuesta tecnológica de implementación para el sistema de

gestión de costos........................................................................................................37 5.4 DESPLEGAR E INTERIORIZAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

COSTOS ................................................................................................................38 5.4.1 Capacitar y sensibilizar a los funcionarios sobre la metodología de

costeo. ........................................................................................................................38 6 MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .........................................39

6.1 RECURSOS ECONOMICOS..................................................................................41 6.1.1 Clasificación de los recursos según su origen................................................41 6.1.2 Clasificación de los recursos según su relación con el centro de costo. ........41 6.1.3 Recursos contemplados en el sistema de gestión de costos. ........................42 6.1.4 Registro y control de los recursos económicos ..............................................48

6.2 CENTROS DE COSTO...........................................................................................50 6.2.1 Definición y diseño de los centros de costo....................................................51 6.2.2 Estructura y codificación.................................................................................52 6.2.3 Acumulación de recursos económicos por centro de costo ...........................58

6.3 COSTO POR FUNCIONARIO ................................................................................58 6.4 INFORMES DE COSTOS - I ...................................................................................59

6.4.1 Recursos económicos por centro de costo.....................................................60 6.4.2 Costos por funcionario....................................................................................60

6.5 COSTOS POR ACTIVIDADES ...............................................................................61 6.5.1 Características................................................................................................64 6.5.2 Manual de procesos - mapa de procesos.......................................................67 6.5.3 Estructura y codificación.................................................................................69 6.5.4 Determinación del costo por actividad............................................................71


6.5.5 Requerimientos...............................................................................................71 6.6 COSTOS POR PROCESOS...................................................................................73 6.7 COSTOS DE PROCESOS MISIONALES...............................................................74 6.8 COSTOS POR PRODUCTO FINAL........................................................................78

6.8.1 Clasificación de los objetos de costos – productos. .......................................79 6.9 INFORMES DE COSTOS - II ..................................................................................80

6.9.1 Informe de costo del funcionario por actividades. ..........................................80 6.9.2 Informe de costo de actividades por funcionario. ...........................................81 6.9.3 Informe de costos de la cadena de valor. .......................................................81 6.9.4 Informe de costos por macroprocesos. ..........................................................82 6.9.5 Informe de costos de procesos misionales.....................................................83 6.9.6 Informe de costo por producto final de los procesos misionales. ...................84

7 INDUCTORES........................................................................................................85 7.1 CARACTERÍSTICAS..............................................................................................85 7.2 CODIFICACIÓN......................................................................................................86 7.3 UTILIZACIÓN .........................................................................................................87

8 INDICADORES ......................................................................................................91 8.1 MARCO LEGAL......................................................................................................91 8.2 DEFINICION...........................................................................................................92 8.3 CLASES DE INDICADORES..................................................................................95

8.3.1 Eficiencia. .......................................................................................................95 8.3.2 Efectividad. .....................................................................................................96 8.3.3 Equidad...........................................................................................................97 8.3.4 Excelencia. .....................................................................................................97 8.3.5 Entorno. ..........................................................................................................97 8.3.6 Sostenibilidad. ................................................................................................98 8.3.7 Economía........................................................................................................98 8.3.8 Eficacia. ..........................................................................................................98

8.4 INDICADORES DE COSTOS PARA CENTROS DE COSTO ..............................100 8.4.1 Costo Total por centro de costo....................................................................100 8.4.2 Porcentaje o participación del recurso humano en el área...........................100 8.4.3 Porcentaje o participación del recurso físico en el área. ..............................100


8.4.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en el área. .....................100 8.5 INDICADORES DE COSTOS PARA ACTIVIDADES............................................101

8.5.1 Costo total por actividad. ..............................................................................101 8.5.2 Porcentaje o participación del recurso humano en la actividad....................101 8.5.3 Porcentaje o participación del recurso físico en la actividad. .......................101 8.5.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en la actividad. ..............101

8.6 INDICADORES PARA PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO...........................102 8.6.1 Costo total por producto. ..............................................................................102 8.6.2 Porcentaje o participación del recurso humano en el producto. ...................102 8.6.3 Porcentaje o participación del recurso físico en el producto.........................102 8.6.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en el producto................102

8.7 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD ................................................................103 8.7.1 Productividad de recurso humano. ...............................................................103 8.7.2 Productividad recursos físicos. .....................................................................103 8.7.3 Productividad total ........................................................................................103

9 RECOMENDACIONES ........................................................................................104 9.1 ELECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE

IMPLEMENTACIÓN .............................................................................................104 9.2 CONFORMACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO...........................................105 9.3 SOBRE RECURSOS............................................................................................105

9.3.1 Identificación.................................................................................................105 9.3.2 Registro y control..........................................................................................106 9.3.3 Tablas de recolección de datos ....................................................................106

9.4 CENTROS DE COSTO.........................................................................................106 9.5 PROCESOS Y ACTIVIDADES .............................................................................107

9.5.1 Definir la codificación de actividades............................................................107 9.5.2 Divulgar el Manual de Procesos ...................................................................107 9.5.3 Reportes por parte del funcionario. ..............................................................108

9.6 DETERMINACION DEL COSTO DE LOS PROCESOS MISIONALES. ...............108 9.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .................................................................108

10 GLOSARIO ..........................................................................................................109 11 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................113


LISTA DE FIGURAS FIGURA Nº 1. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS ..................................................................................11

FIGURA Nº 2. FUNDAMENTO DE MODELO GERENCIAL.............................................................................24

FIGURA Nº 3. LOS COSTOS Y GASTOS DE LA PGN SON LOS RECURSOS DEL SISTEMA ....................24

FIGURA Nº 4. ENFOQUE SISTÉMICO.............................................................................................................25

FIGURA Nº 5. DIAGRAMA FLUJO DE ACTIVIDADES ETAPAS 1 Y 2...........................................................27

FIGURA Nº 6. DIAGRAMA FLUJO DE ACTIVIDADES ETAPAS 3 Y 4...........................................................28

FIGURA Nº 7. DIAGRAMA DE CONTEXTO.....................................................................................................29

FIGURA Nº 8: METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................................35

FIGURA Nº 9. DIAGRAMA DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.................................40

FIGURA Nº 10: ESTRUCTURA CÓDIGO DE CENTROS DE COSTO.............................................................52

FIGURA Nº 11. MAPA DE PROCESOS PGN...................................................................................................63

FIGURA Nº 12. MAPA DE PROCESOS PGN...................................................................................................68

FIGURA Nº 13. ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE PROCESOS...............................................................69

FIGURA Nº 14: ALTERNATIVA DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.........................72

FIGURA Nº 15. ASIGNACIÓN DE COSTOS A PROCESOS MISIONALES ....................................................76

FIGURA N° 16. ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN DE INDUCTORES.........................................................86


LISTA DE TABLAS

TABLA N° 1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO..................................................26

TABLA N° 2. ETAPAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .......................................................40

TABLA Nº 3. RECURSOS CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................................47

TABLA Nº 4. RECURSOS SIN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ....................................................48

TABLA Nº 5. REGISTRO Y CONTROL DE RECURSOS ........................................................................49

TABLA N° 6. INFORMES DE COSTOS ...................................................................................................59

TABLA Nº 7. INFORME DE RECURSOS ECONÓMICOS POR CENTRO DE COSTO MENSUAL.......60

TABLA N° 8. INFORME DE COSTOS POR FUNCIONARIO MENSUAL................................................61

TABLA N° 9. INFORME FINAL DE COSTOS PROCESO MISIONAL RESUMEN CADENA DE VALOR MENSUAL ...................................................................................................................................64

TABLA Nº 10. ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES ........................70

TABLA Nº 11. INFORME DE COSTO DEL FUNCIONARIO POR ACTIVIDADES MENSUAL...............81

TABLA N° 12. INFORME DE COSTOS DE ACTIVIDADES POR FUNCIONARIO MENSUAL ..............82

TABLA N° 13. INFORME FINAL DE RECURSOS ECONÓMICOS POR MACRO PROCESO MENSUAL.................................................................................................................................................83

TABLA N° 14. INFORME FINAL DE RECURSOS ECONÓMICOS POR PROCESO MISIONAL MENSUAL.................................................................................................................................................83

TABLA N° 15. INFORME PRODUCTO FINAL DE PROCESO MISIONAL POR ESPECIALIDAD MENSUAL.................................................................................................................................................84

TABLA N° 16. CODIFICACIÓN DE INDUCTORES .................................................................................86


LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO Y EQUIVALENCIAS ANEXO B. FORMATOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ANEXO C. DICCIONARIO DE ACTIVIDADES ANEXO D. LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES ANEXO E. RELACIÓN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS ANEXO F. LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS ANEXO G. LISTADO GENERAL DE INDUCTORES ANEXO H. HOJA METODOLÓGICA DE INDICADORES


1 INTRODUCCION

Las entidades públicas, cuyas funciones estén al servicio de la sociedad, deberán

implantar un Sistema de Gestión de Costos que les permita determinar los costos

que se causan en desarrollo de sus funciones; éstos deben ser cuantificados y

desagregados según las funciones de la misma.

Es por esto que la Procuraduría General de la Nación, (PGN en adelante), requiere

hoy un sistema de información que le apoye en el logro de los objetivos, le permita

trabajar dentro de una cultura de calidad y que conlleve a un mejoramiento continuo,

con metodologías y modelos que le permitan:

Medir su gestión y el servicio que presta al ciudadano.

Determinar la eficacia, eficiencia y efectividad en el uso de los recursos.

Comparar los costos de las actividades, procesos y/o servicios afines o

similares.

Dada la importancia significativa del costeo de las actividades, procesos y servicios,

y su impacto económico, la PGN, dentro del Programa de Modernización

Institucional, busca a través del Sistema de Gestión de Costos cuantificar la

asignación y uso de los recursos asignados a los Centros de Costo (unidades

funcionales) definidos para la Entidad, los cuales a su vez, se encuentran asociados

a las actividades desarrolladas, todo esto enmarcado en la optimización de los

servicios prestados a la sociedad.

La flexibilidad de la estructura del Sistema de Gestión de Costos y la diversidad de

informes e indicadores, que éste aporta, debe servir a la entidad para comprender

cada uno de los centros de costo, generando interrelaciones que interpretadas

desde diferentes puntos de vista, permitan un análisis gerencial que apoye a la

dirección en la toma de decisiones.


2 MARCO TEÓRICO

El Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN parte de los fundamentos

de la Gerencia Estratégica de Costos, de los propósitos del costeo basado en

actividades y permite el uso por parte de las directivas de la gestión basada en

actividades.

Actualmente nadie niega la importancia estratégica de los costos, que durante

mucho tiempo estuvieron distantes del concepto de valor, y hoy están atados a las

bases de competitividad del negocio.

2.1 GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS De otra parte, en el estudio de cualquier modelo de costos resulta interesante

realizar un análisis de su evolución histórica así como de sus fuentes doctrinales,

por lo que a continuación se expondrá una síntesis de los principios teóricos del

modelo que han supuesto la base sobre la que se han asentado posteriores

desarrollos; para ello, se estudian los principales aportes propuestos por Michael

Porter, autor del libro Ventaja Competitiva publicado en su obra de 19851, los que se

constituyen en las bases de referencia sobre las cuales descansan los fundamentos

del Sistema de Gestión de Costos de la PGN.

Las pretensiones de la Gestión Estratégica de Costos (GEC), como se muestra en

la Figura Nº 1, basados en análisis financieros propenden a determinar la

competitividad de los productos o servicios del negocio.

1 PORTER, Michael. Competitive advantage. Setting and sustaining superior performance. Nueva York. The Free Press, Hemos utilizado la traducción al español de Campa de la Pérez, M. Asunción (1988): Ventaja competitiva, Compañía Editorial Continental, México, 2ª impr. p. 52.


Figura Nº 1. Gestión estratégica de costos

Fuente: La gestión estratégica de costos, Sank John

El Costeo Basado en Actividades (en adelante ABC, por sus siglas en inglés Activity

Based Costing) tiene como propósito suministrar a las directivas información más

precisa de productos y servicios, explicaciones más claras sobre lo que hace que

los costos existan, y sobre qué impulsa los costos y la información más pertinente

para la toma de decisiones estratégicas, ayudando a las organizaciones a manejar

en mejor forma sus procesos y actividades misionales, un proceso que se ha

denominado Gestión Basada en Actividades, ABM (por sus siglas en inglés Activity

Based Management).

El ABM es el uso de la información de ABC para entender y hacer cambios

benéficos, en la forma como las instituciones realizan sus negocios.

Es importante considerar que el uso del ABC, así como del ABM, apoya otras

iniciativas como el balanced scorecard, enfoque de análisis de ciclos de vida,

medición de la capacidad instalada no utilizada y análisis de costos marginales.

La información sobre la gestión de costos suministra una clara ventaja competitiva;

las instituciones deben manejar sus procesos de gestión de costos de tal modo que

sean flexibles y que puedan responder al cambio, para así afrontar los retos

competitivos próximos. Así mismo, se debe entender la manera como las decisiones


y actuaciones de los directivos crean, mantienen o destruyen valor: la gestión de

costos es el criterio que hace posible este proceso.

2.2 CONCEPTO DE COSTOS ABC La metodología de asignación de recursos mediante el costeo basado en

actividades, ABC, surge como herramienta de gestión que permite realizar una

asignación razonable, lógica y clara de los diferentes recursos económicos de la

organización a sus actividades, procesos y productos o servicios prestados. Su

fundamentación radica en que los recursos económicos de una organización son

utilizados para la ejecución de actividades, las que se realizan para la generación de

bienes o la prestación de servicios de distinto orden. Dado lo anterior, quien

consume los recursos son las actividades y éstas a su vez se relacionan de forma

directa con los objetos del costo.

“La metodología del ABC se basa en el hecho de que una organización para

producir productos o servicios requiere realizar actividades las cuales consumen

recursos, por lo tanto, primero se costean las actividades y luego el costo de las

actividades es asignado a los diferentes objetos del costo (productos, servicios,

grupos de funcionarios y regiones, etc.) que demandan dichas actividades; con esto

se logra una mayor precisión en la determinación de los costos y en la rentabilidad

de los productos y servicios”.2

El desarrollo de la metodología de asignación de recursos ABC permite contestar

preguntas tales como:

¿Qué recursos consume cada actividad? Y dado lo anterior ¿Cuánto cuesta

cada actividad?

¿Qué porción de cada actividad se necesita para generar cada producto o

prestar un servicio?

2 KAPLAN, Robert S y COOPER, Robin. Coste y Efecto. Edición 2. Barcelona.Gestión 2.000. 1998. P. 80


¿Cómo mejorar la eficiencia en el uso de los recursos a través de las

actividades?

¿Cómo mejorar la prestación de servicios a través del conocimiento y la gestión

de las actividades?

2.2.1 Condiciones para aplicar el sistema de costeo ABC.

De acuerdo a los profesores Kaplan y Cooper, se pueden observar las siguientes

condiciones para la implementación de un sistema de costos ABC:

1. Costos en recursos indirectos y de apoyo bastante altos; busque áreas con

grandes costos en recursos indirectos y de apoyo, especialmente cuando estos

costos hayan estado creciendo”3. Es importante que los costos indirectos de

fabricación tenga una importante representación en la estructura general de costos

de la organización. Vale la pena señalar que la estructura de las organizaciones

actuales y en especial aquellas que esté diseccionadas a actividades de servicios, el

costo indirecto y de los procesos de apoyo representa más del 80% del total de

costos empresariales.

2. Variedad de productos, clientes o procesos; aplicación de la regla de la

diversidad, busque una situación en donde exista una gran número de usuarios y

productos finales.”4

Sin embargo, es importante resaltar que no son las únicas condiciones para

implementar este modelo; adicionalmente se debe contar con:

Sistema de información contable con un funcionamiento adecuado, puesto que

de éste se obtendrá el insumo básico (información financiera) para el respectivo

costeo.

Sistema de costo de los recursos directos sólidos.

3 Ibid. P. 125. 4 Ibid., P. 125


Estadísticas de procesos y actividades desarrolladas o prever que éstas son

requeridas para el funcionamiento del modelo.

2.2.2 Variables de los costos ABC.

Los conceptos básicos del ABC son muy importantes y fáciles de entender. Hay

cuatro términos claves que son útiles para aprender y usar esta herramienta, así

como, compartir la experiencia con otros profesionales. Dentro de los elementos

básicos que se identifican en este esquema tenemos:

2.2.3 Procesos y actividades.

Los procesos son el conjunto de actividades que hacen parte de la cadena de valor

interna del negocio; a su vez las actividades son un conjunto de tareas realizadas

por una persona o un grupo que suponen o dan lugar a un saber o hacer específico,

con un carácter homogéneo desde el punto de vista de su comportamiento de costo

y ejecución, que permiten obtener un output (producto o salida), dirigidas a

satisfacer a un usuario interno o externo, en donde se emplean una serie de inputs

(insumos o recursos).

2.2.4 Inductores de costos.

Son instrumentos utilizados para la asignación del costo de los recursos. Se señalan

cómo se consumen recursos por la ejecución de actividades, base de asignación o

distribución de los costos indirectos de producción, de los recursos a las actividades

y de las actividades a los objetos del costo.

2.2.5 Objetos del costo.

Es cualquier elemento tangible o intangible sobre el que se tiene interés o posee

un valor informativo útil. Puede estar representado por un producto, un servicio,


un departamento o división, un territorio. Es hacia lo que se dirige el costeo o que

se pretende costear, pueden ser productos, servicios, procesos, actividades, centros

de costo, usuarios, proveedores, entre otros.

2.2.6 Recursos.

Es el conjunto de bienes y servicios necesarios para realizar una actividad. Que

pueden ser expresados en términos económicos a través de un signo monetario.

2.2.7 Herramientas de gestión.

El ABC es una poderosa herramienta que ayuda a entender la eficiencia y la eficacia

de los servicios y los productos fabricados, que ayuda a entender la cadena

“general” del valor a un nivel estratégico y táctico, por lo que tiene muchos usos

estratégicos y tácticos. Con esta herramienta es posible realizar:

Identificar el valor con que contribuyen las actividades y los segmentos de

negocios, mediante una comprensión completa de los costos y la dinámica

relacionada para ayudar a enfocar la atención en resultados buscados como

objetivo.

Identificar oportunidades para usar eficazmente los canales de distribución a fin

de mejorar los resultados.

Determinar cuánto cuesta el servicio para los usuarios considerando cada

modalidad de servicio.

Diferenciar las actividades suministradas a diferentes segmentos de usuarios.

Suministrar información para la utilización efectiva de los recursos de la

Institución.

Identificar los gastos operacionales incrementales para respaldar el crecimiento.

Identificar oportunidades de gerencia de costos.

Suministrar información para mejorar la eficiencia del proceso.

Suministrar una infraestructura robusta para respaldar el proceso de

planificación.


Comprometer a los miembros de la organización en un manejo más racional de

los recursos organizacionales.

Proyectar de una manera más acertada los resultados de la institución.

2.2.8 El sistema ABC en empresas de servicios.

Después de estudiar el marco conceptual en el que se desarrolla el sistema de

costos basado en las actividades, se analizan las posibilidades que presenta su

aplicación, en especial, a empresas del sector servicios, puesto que existe mucha

más evidencia empírica sobre la implementación de este sistema en el entorno de

organizaciones industriales y ha sido menos explorado precisamente en el sector

servicios.

2.2.9 Requisitos para la implementación del ABC en empresas de servicios.

Las organizaciones de servicios no son todas iguales, a menudo presentan

diferentes patrones de comportamiento en cuanto a negocios y a actividades se

refiere. Además, su estructura de costos varía de unas empresas de servicios a

otras, al igual que ocurre en las empresas de fabricación, en función de la línea de

negocio a que se dediquen, tanto si es en servicios profesionales (consultores de

gestión, abogados, firmas de contabilidad, empresas de publicidad, etc.) como en

otros servicios (empresas de transportes, bancos, hoteles, etc.).

Cooper5 indicaba que es imposible proponer un conjunto de normas o pautas para

tomar una única decisión respecto a si una empresa necesita o no un sistema de

costos basado en las actividades. No obstante, el autor considera que es posible

definir las condiciones bajo las cuales la conveniencia de este sistema puede

justificarse mejor y por lo tanto presuponer que podrá adaptarse a la empresa.

5 COOPER, Robert. (1988): "The rise of Activity-Based Costing-Part Two: When Do I Need an Activity-Based Cost System? Journal of Cost Management, fall, pp. 41 a 48, hemos utilizado el texto recogido en la obra de Cooper, R. y Kaplan, R.S. (1991): The Design of Cost Management Systems. Text, Cases and Readings”. Ed. Prentice Hall, Inc. New Jersey, p. 366 a 374, en este caso la cita es de la p. 372.


En general, se han venido señalando algunas características que debe reunir una

empresa para que la implementación del ABC resulte adecuada y útil, aunque ello

no garantice un éxito completo de la misma. Entre ellas podemos apuntar las

siguientes:

Los costos indirectos respecto al producto deben ser importantes.

Elevado número de actividades diferentes realizadas en la empresa.

Deben fabricarse productos variados y en cantidades distintas.

Debe existir una organización adecuada para la implementación del método

ABC en cuanto a la existencia de responsabilidades tras cada actividad.

Debe existir un equipamiento informático adecuado para el tratamiento del

volumen de datos que dicho método requiere y genera.

Estrin, Kantor, y Albers, 6, motivados por las preocupaciones manifestadas por la

dirección de las empresas en cuanto a la posibilidad de anticipar el resultado de la

implementación del sistema ABC o valorar, aunque subjetivamente, la adaptabilidad

del mismo a su compañía, plantean un sistema de puntuación basado en

valoraciones de diferentes factores de aplicabilidad del ABC. Los autores clasifican

estos factores en dos dimensiones:

La primera se basa en la probabilidad de que el ABC produzca costos u otros

resultados significativamente diferentes de aquéllos que se generarían con métodos

convencionales o menos costosos. Se trata de dar respuesta a si resulta interesante

que el sistema ABC produzca costos significativamente diferentes de los que

generaba la contabilidad convencional y si realmente interesa que éstos sean

mejores.

Los factores que se consideran dentro de la primera dimensión son "el número y la

diversidad de productos o servicios producidos, la diversidad y el grado diferencial

6 ESTRIN, T. L.; KANTOR, J; ALBERS, D. (1994): "Is ABC suitable for your company?” Management accounting, vol. 75, nº 10, abril, p. 40 a 45.


de servicios de apoyo usados por productos diferentes, la medida en que se usan

procesos comunes o conjuntos, la eficacia de métodos de costo actuales”.7

La segunda de las dimensiones busca establecer si la dirección utilizará o no la

información de costo generada por el sistema ABC para decisiones significativas,

debido a que es diferente. La dirección debe percibir la información ABC como

superior, y la naturaleza de la organización y su entorno competitivo, legal y social

debe permitir a los directivos usar esta información libremente. En este caso la

respuesta corresponde a si las decisiones que tome la dirección se basarán o no en

la información generada por el nuevo sistema que en principio se considera mejor

que la anterior.

Los factores incluidos en la segunda dimensión son "la libertad de la dirección para

la fijación de precios, la proporción de costos del periodo respecto a costos totales,

consideraciones estratégicas, el clima y la cultura de reducción de costos en la

compañía, y la frecuencia de análisis necesario o deseable".8

Se trata, por tanto, de estudiar la empresa en sí misma, mediante el análisis de la

situación en que se encuentra en relación con una serie de factores que, a su vez,

se enmarcan en dos líneas de conclusiones diferentes. La valoración subjetiva y

ponderada de todos esos factores se representa en un cuadrante y los autores

explican el significado de cada uno de los apartados que forman dicho cuadrante.

Según en qué situación final quede descrita la empresa se aconseja o no la

implementación del sistema ABC, por lo que puede resultar útil y guía para que la

dirección de una empresa (de servicios o de fabricación) discuta y se plantee dicha

aplicación antes de llevarla a cabo.

7 Estrin, T.L. et al (1994), ob. Cit. p. 40. 8 Estrin, T.L. et al (1994), ob. Cit. p. 40.


Si las respuestas a las cuestiones formuladas bajo cada dimensión resultan

positivas y sus valoraciones finalmente son altas se aconseja la utilización del

sistema. No obstante, cabe recordar que se trata de una propuesta de valoración

subjetiva y su fiabilidad no ha sido probada aún en la práctica.

2.3 CADENA DE VALOR La aparición del modelo ABC presenta una estrecha conexión con el pensamiento

estratégico de Porter, el cual determina su visión sistémica de la empresa basada

en el concepto de la cadena de valor: la empresa puede definirse de una forma muy

simple, es un conjunto de actividades.

Dicho conjunto configura la personalidad competitiva de una empresa y debe

analizarse, según Porter, dentro de un entorno que describió mediante una segunda

idea, el sistema de valor.

El autor se posiciona a favor de los análisis de la empresa basados en las

actividades y en el concepto de valor, en lugar de los análisis tradicionales

centrados en los factores y en el valor agregado por éstos. Igualmente contrapone el

concepto de valor al concepto de costo como herramienta preferible en el análisis de

ventajas competitivas.

Bajo estos argumentos, el concepto de cadena de valor de M. Porter representa, al

igual que otros autores, un avance cualitativo frente a la utilización del concepto

tradicional del valor agregado por los siguientes dos motivos:

Porque el concepto tradicional de valor agregado excluye sin necesidad el costo

de los materiales adquiridos del costo de los restantes recursos de la empresa.

Porque no ofrece ninguna información significativa sobre el papel estratégico

que desempeñan los proveedores en la actividad productiva global de la misma.


La misma idea de valor agregado como costo o retribución de los factores internos

es en sí insuficiente, dado que, hoy en día, precisamente se consideran factores

estratégicos claves tanto los datos de costos como la calidad y el tiempo ajustado9.

El planteamiento de M. Porter parte de tres definiciones extremadamente simples:

empresa, cadena de valor y sistema de valor. El autor define el primer concepto, es

decir, la empresa como "un conjunto de actividades que se desarrollan al objeto de

diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos10.

La cadena de valor podría referirse a la suma de los costos de todas las

actividades que se enfrentan al valor o importe que los clientes están dispuestos a

satisfacer por el producto o servicio obtenido con las mismas. El autor pretende que

el concepto de la cadena de valor sea una herramienta de análisis válida para

clarificar la posición estratégica de la empresa respecto a sus competidoras puesto

que "las diferencias con frecuencia elevan deliberadamente su costo para imponer

un precio superior por medio de la diferenciación"11.

El tercer concepto de su teoría, el sistema de valor constituido por una relación

lineal de proveedores, empresa y clientes, es descrito por Porter de la siguiente

forma: "La cadena de valor de una empresa se sitúa en un horizonte más amplio de

actividades que yo llamo sistema de valor. Los proveedores tienen cadenas de valor

(valor hacia arriba) con las que crean y entregan los inputs utilizados por la cadena

de la empresa-cliente. Los proveedores no sólo entregan un producto sino que

también pueden influir en la actuación de la empresa-cliente de muchas otras

maneras. Además, muchos productos pasan por canales de cadenas de valor (valor

de canal) en su camino hacia el comprador. Los canales desarrollan actividades

adicionales que afectan al comprador, así es como influye en las propias actividades

de la empresa".

9 GOVINDARAJAN, J. Y Shank, J. "Strategic cost analysis: The Crown Cork and Seal case". Emerging practices in Cost Management, Warren, Gornam & Lamont, Boston, 1990, p. 469 a 480. 10 Porter, M. (1985), ob. cit., p. 52. 11 Porter, M. (1985), ob. cit., p. 54.


2.4 GESTION BASADA EN ACTIVIDADES Con esta información pertinente acerca de los costos, las directivas pueden tomar

mejores decisiones acerca de qué, cómo y para quién suministran servicios o

productos. ¿Por qué Gerencia Basada en Actividades?

La GBA es una herramienta estratégica que permite a las directivas: Cuantificar el

valor de productos y servicios, usar un lenguaje común para compararse entre

Pares, observar sus actividades con una visión de proceso, seleccionar cursos de

acción basados en información del Sistema de Gestión de Costos, así como

justificar sus opiniones acerca del valor que aportan y las oportunidades de

mejoramiento en la Entidad .

Cuando el Sistema de Gestión de Costos se implanta por primera vez, es importante

ayudar a las personas a entender la utilidad de la identificación y optimización de

actividades a través de la cadena del valor. Este Sistema y la Gestión basada en

actividades no darán respuesta a todos estos interrogantes, mostraran las áreas que

requieren cambio o mejoramiento, pero no dicen a las directivas qué hacer. Aunque

puede encontrarse que determinado servicio es costoso, un directivo puede

continuar suministrándolo como un costo que no agrega valor hacer negocios que

requiere ese servicio. La GBA no toma en consideración la dinámica y las relaciones

del mercado que impactan a una empresa.

Este Sistema de Gestión de Costos de la PGN ofrece como principal ventaja el

hacer énfasis en la evaluación del desempeño y en el control de los costos,

actividad que debe ser realizada por el responsable de cada centro de costo, de tal

manera que al tener que efectuarse una toma de decisiones sobre un caso

particular se puede identificar en forma clara y oportuna el área y nivel involucrado,

así como los que pueden influir en la decisión; los niveles altos de la organización se

concentrarán sólo y de una manera mas adecuada en la toma de decisiones sobre

las políticas generales de la entidad y no en situaciones particulares de la

organización12.

12 AGUIRRE F, José Gabriel. Sistema de costeo, La asignación del costo total a productos y servicios. Bogotá. Fundación Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano, 2004 Pág. 219.


3 MARCO CONCEPTUAL

El estado actual de la gerencia estratégica de costos en la mayoría de las entidades

públicas no es adecuado para apoyar las necesidades de sus servicios y del

ambiente cambiante. Las áreas encargadas de las finanzas y la contabilidad, que en

estas instituciones han sido los principales arquitectos de la información sobre los

sistemas de gestión de costos, tradicionalmente han centrado su atención en las

necesidades de presentación de informes a organismos externos y en aquellas

decisiones relacionadas con la gerencia básica, una extensión de la contabilidad

general de la institución.

La información financiera se ha desarrollado sobre los principios legales, dejando de

lado la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas, estas

practicas se pueden modificar, sólo si las personas y los equipos entienden el

proceso de creación de valor y aceptan el tratamiento y uso de la información como

herramienta fundamental de gestión institucional como una parte de su cultura. La

mejor manera de enfocar y de motivar a las personas es a través del uso eficaz de

la gerencia estratégica de costos porque la gestión es costeando.

Hoy, las entidades públicas, tales como la PGN, necesitan de un Sistema de

Gestión de Costos que ofrezcan información sobre los siguientes aspectos:

1. ¿Cuál es el costo de la gestión realizada por dependencia y por funcionario?

2. ¿Cuál es el costo de la gestión por cada proceso de la entidad, por proceso

misional, por especialidad?

3. ¿Se tiene certeza de por qué una dependencia cuesta más que otra?

4. ¿Se tiene certeza de por qué una Regional cuesta más que otra?

5. ¿Conoce el costo que asume la Institución en cada una de sus funciones

misionales? (prevención, intervención, disciplinario y/o conciliación)

6. ¿Se conoce con certeza cuál especialidad o tema es más costosa?


7. ¿Se conoce por qué un nivel de funcionario puede costar más en una

dependencia que en otra?

8. ¿En un ambiente de recursos limitados, será importante conocer cómo hacer

un mejor uso de tales recursos?

En la PGN se necesita interrelacionar las metas con las estrategias generales por lo

que los responsables o los líderes no deben considerar la gerencia estratégica de

costos como un ejercicio de contabilidad sino como una herramienta gerencial que

suministra a los directivos la información y la retroalimentación necesaria para

alcanzar sus metas y monitorear los avances hacia el cumplimiento de su agenda

estratégica.

3.1 FUNDAMENTOS DOCTRINALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

Estos fundamentos son el soporte técnico y teórico que hacen del sistema de

gestión de costos una herramienta para gestionar adecuadamente los recursos y

actividades para la ejecución de los propósitos fundamentales de la PGN.

3.1.1 Es un modelo gerencial y no un modelo contable.

El Sistema de Gestión de Costos pone de manifiesto la necesidad de gestionar las

actividades en lugar de los recursos; los productos o servicios consumen

actividades.


Figura Nº 2. Fundamento de modelo gerencial

Fuente: Propia

3.1.2 Se considera como recursos tanto los gastos y los costos de la entidad.

El Sistema de Gestión de Costos respeta la diferencia entre costos y gastos, pero

no la considera al momento de gestionar: todos los esfuerzos necesarios para

prestar un servicio, tanto los costos y los gastos, son recursos.

Figura Nº 3. Los costos y gastos de la PGN son los recursos del Sistema

Fuente: Propia


3.1.3 El enfoque es sistémico; poco interesan las jerarquías departamentales.

Por esta razón, el Sistema de Gestión de Costos es transversal para toda la

entidad, es decir su enfoque esta basado en los procesos.

Figura Nº 4. Enfoque sistémico

Fuente: Propia


4 JUSTIFICACIÓN LEGAL

El diseño e implementación del Modelo de Sistema de Gestión de Costos para la

PGN se basó en los siguientes aspectos institucionales y tuvo el siguiente desarrollo

cronológico:

Tabla Nº 1. Antecedentes y justificación del proyecto

FECHA DOCUMENTO CONCEPTO 13-ENE-2003 RES 068/2003 Por medio de la cual se establece el esquema

general de ejecución y administración del programa de apoyo al fortalecimiento institucional de la PGN.

FEB-2003 PROCURANDO Nº 6

Divulgación del sistema de gestión fortalecimiento del soporte estratégico institucional.

07-JUL-2006 LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL Nº 18

Consultoría especializada para la formulación de una metodología para desarrollar un modelo de centros de costo y su implantación en la PGN.

23-NOV-2006 CONTRATO Nº 00066 DE 2006

Firma del contrato de iniciación de labores.

Fuente: Propia

Además se basó en los siguientes aspectos institucionales:

El Decreto 1227 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004

y el Decreto-ley 1567 de 1998. Indica el artículo 102. La evaluación de la gestión

gerencial se realizará con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y

firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento

en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia El Plan de Desarrollo Institucional 2004-2007 establece dentro de las estrategias

generales del Plan de Desarrollo el Modelo de Gestión, en el que se cita: Diseño de

indicadores objetivos que registren adecuadamente procesos y resultados

cualitativos y cuantitativos, que valoren la gestión institucional.


5 DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA

En este capítulo se presentan las principales actividades desarrolladas según el

plan de trabajo determinado inicialmente y de acuerdo a las propuestas

metodológicas de nuestra firma; en concordancia con lo anterior, el trabajo de

consultoría se desarrolló en cuatro etapas que se resumen a continuación:

Figura Nº 5. Diagrama flujo de actividades etapas 1 y 2

Fuente: Propia


Figura Nº 6. Diagrama flujo de actividades etapas 3 y 4

Fuente: Propia

De igual manera se presenta el diagrama de contexto que desarrolla las cinco

preguntas básicas sobre las cuales se fundamenta el sistema de gestión de costos

determinado para la PGN -para qué, cómo, cuándo, qué y quiénes- este diagrama

permite sensibilizar y orientar a los usuarios y coordinadores del Sistema.


Figura Nº 7. Diagrama de contexto

Fuente: Propia

5.1 REVISIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEMÁS ASPECTOS INSTITUCIONALES

El objetivo de esta actividad era establecer el marco normativo dentro del cual se

establecen la estructura organizacional y las funciones de la PGN; respecto del

desarrollo de esta actividad se revisó la normativa de la institución y documentación

recibida por parte del interventor del contrato, la cual se detalla a continuación:

1. Información Institucional.

2. Carta de Valores y Principios Éticos.

3. Informe al Congreso 2001.






8. Informe de Gestión 2001 a 2004.

9. Mapa de Riesgos Institucionales.

10. Plan Estratégico 2005-2008.

11. Licitación Pública Nacional Nº 18 de 2006.

12. Propuesta de Servicios de Consultoría.

13. Mejoramiento Continuo Resolución. 176 Dic/2000.

14. Estructura Orgánica- Decreto 262 de 2000.

15. Manual de Funciones – Resolución. 450 de 2000.

16. Manual de Procesos y Procedimientos Resolución. 041 de 2001.

17. Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003.

18. Sistema de Gestión de la Calidad 2005 – Presentación Power Point.

19. Procesos Misionales Existentes Tomo 1.

20. Procesos Misionales Optimizados Tomo 2.

21. Procesos de Apoyo Optimizados.

22. Diagnóstico General del SIAF.

23. Módulo de Capacitación 1 Ciclo PHVA.

24. Ejecución Presupuestal a 30-10-2009 (Cuadro).

25. Estados Financieros a 31-10-2006 versión en papel 18 folios (Listado del

Sistema).

A partir de lo anterior, se definió un plan de acción, el cual estuvo acorde a las

expectativas de la Entidad y las necesidades de información del Sistema de Gestión

de Costos.

5.2 DISEÑAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PARA LA PGN

El modelo del sistema de gestión de costos tiene su fundamento en la definición en

los centros de costo, recursos, inductores y objetos de costo, pues estos son los

elementos del Sistema. De su correcta definición y precisión depende el éxito de

implementación. El diseño del modelo busca relacionar los recursos con los centros


de costo los cuales son dependencias o unidades organizacionales que desarrolla

actividades necesarias para la producción de servicios finales.

5.2.1 Definir los centros de costo de la PGN.

Base conceptual: El centro de costo es una división lógica dentro de una

organización, establecida con el fin de acumular, distribuir y determinar costos, con

una clara definición de autoridad (una persona responsable al frente de cada centro

establecido). (BACKER, JACOBSEN y RAMIREZ PADILLA. 1990)

Actividades desarrolladas:

Definir los centros de costo y clasificarlos de acuerdo a la estructura orgánica de

la PGN.

Codificar y establecer los niveles de acumulación, según estructura orgánica y

necesidades de información.

Identificar los productos de cada centro de costo.

Establecer la relación entre la estructura de centros de costo con el Plan General

de Contabilidad.

Fuente de información:

Decreto 262 de 2000, Estructura Orgánica.

Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, desarrollados

por Universidad de los Andes CIFI- Informática.

Informes finales de la Consultoría para la Reingeniería de las Áreas

Administrativas y Financieras y Diagnóstico del Sistema Administrativo y

Financiero - SIAF.

Necesidades de información identificadas por parte de los funcionarios de la

PGN. Diagnosticadas a través de entrevistas personales.


5.2.2 Identificar los recursos de la PGN.

Base conceptual: Los recursos representan el costo básico del modelo. Un recurso

comprende una agrupación homogénea y diferenciada de costos que realizan una

función similar o, en el caso del personal, que tienen un perfil similar de trabajo. La

suma de todos los recursos de un modelo es igual al costo total de una

organización, en un marco temporal establecido. (Kaplan y Cooper)


Identificar y clasificar y dar atributos a los recursos.

Definir las unidades de consumo.

Identificar y valorar los sistemas de información de administración de recursos.

Identificar los inductores de primer nivel, es decir, aquellos que permiten asignar

recursos a los centros de costo.

Definir las fuentes de información de los recursos

Parametrizar los datos de entrada de los recursos.


Manual de Funciones, Resolución 450 de 2000.

Manual de Procesos y Procedimientos Resolución. 041 de 2001.

Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003.

Decreto 262 de 2000, Estructura Orgánica.

Información de activos, de almacén, de personal, de sistemas y de las demás

áreas que se estime conveniente.

Plan General de la Contabilidad Pública.

5.2.3 Identificar y definir actividades a costear.

Base Conceptual: Una actividad es el conjunto de tareas que son efectuadas por un

individuo o grupo de personas que utilizan su experiencia y capacidad específica

para desarrollarlas, que son homogéneas desde el punto de vista del consumo de

recursos y que permiten obtener una determinada salida (output) que representa un

bien, un producto terminado, una parte de él, un servicio para el cliente o un insumo

para otra actividad. (Lorino 1990)



Identificar y definir los macro procesos, procesos y subprocesos y actividades, a

través del árbol de procesos, diccionario de actividades, matriz de cruce de

actividades y funciones por producto.

Clasificar las actividades dentro de los centros de costo.

Clasificar por atributos a las actividades, así como de los tiempos de dedicación

y/o ejecución.

Identificar los inductores de segundo nivel, es decir aquellos que permiten

asignar el costo a los objetos de costo.


Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, desarrollados

por Universidad de los Andes CIFI- Informática.

Informes de la Consultoría para la Reingeniería de las áreas Administrativas y

Financieras y Diagnóstico del Sistema Administrativo y Financiero - SIAF.

Necesidades de información por parte de los usuarios.

5.2.4 Definir los objetos de costo.

Base conceptual: Objetos de costos son los productos o servicios finales objeto de

análisis sobre los cuales se requiere la información acumulada de costos. (Lorino

1990)


Identificar y clasificar los productos de los procesos misionales, de apoyo y

dirección.

Fuentes de información:

Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, CIFI-

Informática.


Financieras y Diagnóstico del sistema Administrativo y Financiero - SIAF.


Necesidades de información por parte de los usuarios.

Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006.

5.2.5 Establecer inductores.

Base conceptual: El inductor de costo de una actividad es una medida cuantitativa

del resultado de una actividad. (Kaplan y Cooper 1999)


Parametrizar los inductores por nombre, definición, función y su codificación.

Mantener y actualizar la estructura de los inductores.


Manual de Indicadores de Gestión – Resolución 212 de 2003

Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, CIFI-

Informática.



Los que se definan por información de los usuarios.

5.3 FORMULAR LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PROPUESTOS

El Sistema de Gestión de Costos propuesto para la PGN considero las siguientes

conceptos básicos, al formular la metodología correspondiente:


5.3.1 Diseñar la metodología de acumulación de costos.

Base conceptual: La metodología de costeo es la secuencia lógica con la cual se

plantea se efectué el proceso de acumulación de costos.


Establecer procedimientos de captura y tratamiento de información, diseño de

informes, indicadores de gestión, usuarios de la información.

Establecer la estructura del flujo de costo, acumulación y asignación.

Definir el alcance de implementación, área, proceso, funcionario, producto.

Establecer la relación del sistema de gestión de costos con el sistema de

presupuesto y contabilidad.


Esta metodología depende de las definiciones de recursos, inductores, bases de

datos e información que suministren las áreas y de las necesidades de los

usuarios finales de la información.

Figura Nº 8: Metodología de implementación

Fuente: Propia


5.3.2 Diseñar y estructurar los informes del sistema de gestión de costos.

Base conceptual: Los informes son específicos para cada organización y dependen

de las necesidades de información que definan previamente los usuarios.


Identificar las necesidades de información por parte de los usuarios.

Diseñar los flujos de salida de información (reportes) del sistema de gestión de

costos para la satisfacción de los usuarios finales.


Términos de referencia de la licitación pública Nº 18 de 2006.

Necesidades específicas planteadas por parte de los usuarios durante el

proyecto.

Entrevistas personales.

5.3.3 Diseñar los indicadores del sistema de gestión de costos.

Base conceptual: Indicador es un resultado (comparando dos cifras o datos) sobre

el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, de una

dependencia o de un área. El indicador facilita el control y autocontrol y por

consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos

con la cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad. (Resolución 212 de

2003).


Definir y formular matemáticamente los indicadores.

Diseñar Informes con base en los indicadores, cuadros, gráficos y alertas del

sistemas de costos.


Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003.



Necesidades de indicadores definidas por los usuarios de información.

5.3.4 Validar el modelo de costeo y la estructura de centros de costo diseñados

para la PGN.

Base conceptual: Demostrar que el diseño propuesto funciona y arroja los

resultados esperados por la PGN.


Efectuar ejercicios prácticos.

Aplicar la metodología diseñada en tres pilotos.


Términos de referencia de la licitación.

Modelo de centros de costo diseñado y definiciones dadas por la PGN sobre los

sitios de implementación.

5.3.5 Diseñar la propuesta tecnológica de implementación para el sistema de

gestión de costos.

Base conceptual: Presentar una propuesta para el diseño del sistema de

información que soportará la metodología propuesta de centros de costo.


Definir la información que debe alimentar el sistema.

Especificar la fuente de la información.

Establecer la periodicidad con que se alimentará el sistema.

Definir el plan de auditoria que se aplicará al sistema.

Establecer la capacidad del hardware que manejará la base de datos con la

velocidad que correrá la solución propuesta y capacidad de almacenamiento del

servidor.




Propuesta del consultor.



Análisis de los sistemas de información de la PGN.

5.4 DESPLEGAR E INTERIORIZAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

En esta etapa se busca dar a conocer la metodología de costeo diseñada para la

PGN y los beneficios que se obtendrán al implantar el sistema de gestión de costos.

5.4.1 Capacitar y sensibilizar a los funcionarios sobre la metodología de costeo.

Base conceptual: Comunicar y exponer la comunicación del modelo de centros de

costo desarrollado y aplicado a la PGN, dirigido a los directivos y funcionarios de la

Entidad.


Capacitar a un máximo de treinta (30) funcionarios designados por la PGN.

Sensibilizar a directivos y funcionarios respecto del modelo de sistema de

gestión de costos.



Propuesta del Consultor.

Definición de los funcionarios que requieren la capacitación y el proceso de

sensibilización sobre la metodología diseñada.


6 MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

La administración pública y en particular la PGN, está orientando sus esfuerzos al

logro de objetivos de mediano y largo plazo en cumplimiento de sus funciones

misionales, lo cual permite orientar los recursos hacia actividades que generen

eficientemente mejores resultados para la sociedad. Por tal motivo, el diseño del

Modelo del Sistema de Gestión de Costos debe servir como herramienta de

medición y de control, que orientará a la organización a lograr un uso más eficiente

de sus recursos.

La desarticulación del actual proceso presupuestal con los diferentes procesos de

toma de decisiones por parte de la alta dirección, evidencia ausencia de un vínculo

formal entre los procesos de priorización y los de asignación de recursos. Una de

las causas de esta situación es la ausencia de un mecanismo sistemático en el que

la evaluación de la gestión de la entidad retroalimente el diseño de políticas; un

cambio de prioridades de una vigencia a otra no sólo debe obedecer a

consideraciones políticas de reorientar el gasto hacia lo que la administración

considere que es más estratégico, sino que debe estar basado en una explicación

por que dicha reorientación, genera mayores beneficios sociales que los bienes o

servicios que se estaban contemplando en vigencias anteriores.

Basados en estas consideraciones, el diseño de la metodología tomó como base

inicial el Mapa de Procesos establecido por el Sistema de Gestión de la Calidad de

la PGN, se interpretó la estructura orgánica establecida legalmente, mediante el

Decreto 262 de 2000 y los Decretos reglamentarios 263, 264 y 265 de 2000, se

incorporaron los conceptos y definiciones de procesos descritas en los manuales

elaborados por la Universidad de los Andes, CIFI Informática – PGN, así, como los

introducidos en el diagnóstico de procesos y procedimientos actuales elaborado por

la firma MARQUÉS Y URITZA LTDA. Además, se contemplaron las necesidades

reales de información planteadas por los funcionarios de la PGN.


Así, el Sistema de Gestión de Costos definido para la PGN deberá ser

desarrollado en varias etapas, las cuales deben cumplir con una serie de

requerimientos fundamentales en su definición y análisis y que serán necesarios en

las etapas subsiguientes.

El Modelo del Sistema de Gestión de Costos, Figura Nº 9, diseñado para la PGN

muestra la secuencia de las etapas a cumplir para su implementación, las cuales

son:

Tabla Nº 2. Etapas del sistema de gestión de costos

Etapa 1: Recursos económicos: clasificación y análisis. Etapa 2: Centros de costo: definición, codificación, acumulación de recursos e

inductores. Etapa 3: Determinación de los costos por funcionario. Etapa 4: Determinación de los costos por actividad: definición, codificación,

acumulación de costos. Etapa 5: Costos por proceso: procedimiento de acumulación. Etapa 6: Acumulación de costos por proceso misional. Etapa 7: Determinación del costo de cada uno de los productos atendidos por la

PGN. Fuente: Propia

Figura Nº 9. Diagrama del modelo del sistema de gestión de costos

RECURSOS ECONÓMICOS

CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO

INFORME:INFORME:RECURSOS PORRECURSOS POR

CENTRO DE CENTRO DE COSTOCOSTO

NÓMONADEVOLUTIVOS

OTROS

INFORME:INFORME:RECURSOS PORRECURSOS PORFUNCIONARIOFUNCIONARIOPROCESOS

PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO

INFORME:INFORME:RECURSOS PORRECURSOS PORFUNCIONARIOFUNCIONARIO


INFORMES:RECURSOS PORFUNCIONARIO







INFORME:RECURSOS PORCENTRO DE

COSTO

GRGRÁÁFICA NFICA Nºº 33INFORME:INFORME:

RECURSOS PORRECURSOS PORFUNCIONARIOFUNCIONARIO



INFORMES:COSTO DEPRODUCTO

REQUERIMIENTOSACTIVIDADES


CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO



NÓMONADEVOLUTIVOS

OTROS


PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO











COSTO






REQUERIMIENTOSACTIVIDADESSi

No


CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO



NÓMONADEVOLUTIVOS

OTROS


PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO











COSTO






REQUERIMIENTOSACTIVIDADES


CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO



NÓMONADEVOLUTIVOS

OTROS


PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO











COSTO






REQUERIMIENTOSACTIVIDADESSi

No

Fuente: Propia


6.1 RECURSOS ECONOMICOS Para el Sistema de Gestión de Costos el término recursos corresponde al valor

económico de los diferentes bienes o servicios que la institución utiliza para poder

desarrollar su objeto social.

El control y análisis de los recursos económicos utilizados por cualquier entidad

(costo y/o gasto) permiten determinar su comportamiento en cada uno de los

productos, servicios o procesos fundamentales de la misma.

6.1.1 Clasificación de los recursos según su origen.

En la PGN, por ser una entidad de naturaleza pública, los recursos económicos

requeridos durante la vigencia anual - fiscal, deben ser:

Con disponibilidad presupuestal: Cuando están definidos y aprobados dentro

de la vigencia presupuestal y, como tal, se causan durante la misma.

Sin disponibilidad presupuestal: Cuando su origen fue causado en un periodo

presupuestal anterior como una inversión, y en este periodo se reconoce y

causa su uso como costo y/o gasto, de acuerdo a los principios de contabilidad

reconocidos dentro del Plan General de la Contaduría Pública; por ejemplo las

depreciaciones y amortizaciones de bienes.

Otras fuentes - Sin disponibilidad financiera propia o de recursos externos:

Cuando su disponibilidad se origina por fuentes o aportes de otras entidades con

alguna finalidad específica, como sucede con los aportes de la Agencia GTZ y el

Gobierno Sueco.

6.1.2 Clasificación de los recursos según su relación con el centro de costo.

Para la PGN, los productos o servicios fundamentales están constituidos por los

diferentes centros de costo - procesos en los cuales se ven reflejadas sus funciones

como Ministerio Público, misionales, conexos, estratégicos, de evaluación y control,

y de apoyo.


Por esto, para determinar el comportamiento y análisis de los recursos económicos,

estos se clasifican en directos e indirectos, teniendo en cuenta que:

Directos: Son aquellos que se identifican y causan en forma directa y

significativa con un centro de costo en desarrollo de sus actividades o servicios;

son los ocasionados en la prestación de los servicios incluyendo los

relacionados con recursos humanos, tecnológicos, físicos, muebles y enseres y

suministros.

Indirectos: Son aquellos recursos utilizados por el centro de costo pero que no

se pueden identificar plenamente con los mismos, como serían los recursos

compartidos físicos, inmuebles, servicios públicos y servicios generales.

6.1.3 Recursos contemplados en el sistema de gestión de costos.

En la PGN los recursos económicos utilizados en desarrollo de sus actividades, y de

acuerdo al Plan Único de la Contabilidad Pública, se clasifican en los siguientes

grupos:

Personal: corresponde a los recursos causados por todo el conjunto de

profesionales, técnicos o auxiliares que prestan sus servicios a la institución

mediante un contrato laboral; el costo estará constituido por todo el componente de

devengos, más las prestaciones y cargos asociados al recurso.

Todo recurso humano deberá estar asociado a un centro de costo, que para el caso

será aquel en el que realmente está el funcionario desarrollando sus actividades o

labores, independiente de que esté asignado a otro.

La fuente de estos datos es el sistema de información empleado actualmente por la

dependencia de nómina (Módulo HOMINIS). Los no incluidos, serán ingresados en

el sistema de costeo mediante un formulario de nómina desarrollado para tal fin.


1. Gastos Generales: conformado por los siguientes conceptos:

2.1 Vigilancia y Seguridad: para los servicios comunes de vigilancia, se distribuirá

entre las áreas usuarias del servicio, a prorrata del inductor, área y factor de

utilización.

El valor del servicio se llevará directamente al centro de costo consumidor, para

aquellos que utilizan servicios especiales de escolta y demás.

2.2. Materiales y Suministros: son los administrados por el Almacén, dentro de los

que se destacan:

Elementos de Lencería y Vestuario

Loza y Cristalería

Elementos y Materiales para Construcción

Papelería Útiles de Escritorio y Dibujo

Repuestos, Accesorios y Similares

Llantas y Accesorios

Medicamentos

Utensilios de Uso Doméstico

Dotación

Materiales Fotográficos

Elementos de Aseo, Lavandería y Cafetería

Otros Materiales y Suministros

El valor de los recursos se tomará de contabilidad; la cantidad se asignará

directamente al área usuaria o consumidora, de acuerdo al informe mensual de

despachos efectuados por el Almacén.

2.3 Mantenimiento: comprende los costos necesarios para adecuar o mantener los

bienes en condiciones de utilización, aplicado a inmuebles, muebles y equipo de

oficina, maquinaria y equipo, equipos de cómputo y comunicaciones, equipo de

transporte.


El valor del mantenimiento se tomará de la contabilidad y el área usuaria se tomará

del informe de la dependencia que administra cada bien; se requiere conocer el tipo

de mantenimiento, su descripción, el valor total del contrato y la amortización

mensual.

2.4. Reparaciones: corresponde a los recursos utilizados para corregir o prevenir

daños en bienes de la entidad. Incluye bienes como: vehículos, muebles y enseres,

y equipo de oficina.

El valor de este concepto se tomará de contabilidad; la cantidad y el área usuaria se

tomará del informe del Almacén, la cual indicará el bien, área y contrato.

2.5. Servicios Públicos: corresponde al valor de las erogaciones en recursos por el

cargo fijo y el consumo de servicios, como: acueducto y alcantarillado, energía,

teléfonos, teléfono celular, gas natural.

El valor de estos recursos se tomará de contabilidad de la correspondiente cuenta

de gasto. Si este gasto se puede identificar de forma directa con un centro de costo

se cargará de tal forma, de lo contrario se distribuirá con base en el inductor que se

defina para cada recurso.

2.6. Arrendamientos: valor económico del uso de bienes de terceros, recibidos en

calidad de arrendamiento. Se suscriben contratos por parqueaderos, edificios y

oficinas, bodegas y hangares, equipos de oficina.

El valor de estos contratos se tomará de contabilidad sistema SIAF y el área

encargada de administrar los bienes informará el número del contrato, el bien y el

área que lo utiliza.

2.7. Viáticos y Gastos de Viaje: corresponde al valor de los recursos utilizados

para el desplazamiento de funcionarios de la entidad a otras dependencias ubicadas

en ciudades o regiones diferentes a la que realiza sus actividades; en desarrollo de


las funciones de su cargo o de encargos asignados por los directivos

correspondientes.

El valor se tomará de contabilidad (hoy SIAF) y el área responsable de autorizar el

desplazamiento informará el funcionario por el que se realiza el gasto

correspondiente.

2.8. Impresos, Publicaciones, Suscripciones, Afiliaciones y Fotocopias: en este

rubro se identifica el valor de los recursos consumidos por estos conceptos y que se

requieren para el normal funcionamiento de la entidad.

El valor del consumo se tomará de contabilidad (Hoy SIAF) y el área que utiliza el

servicio se tomará de la información que procesa el Grupo de Cuentas.

2.9. Comunicaciones y Transportes: contempla el valor de transportes,

telegramas, servicios de correo, utilizados por la entidad.

El valor se tomará de contabilidad (SIAF) y el área que utiliza el servicio se tomará

de la información que procesa el Grupo de Cuentas.

2.10. Seguros: incorpora el valor de las pólizas contratadas y pagadas por

conceptos como: sustracción y hurto, responsabilidad civil, accidentes personales,

seguro de vida, infidelidad y riesgos financieros, todo riesgo, automóviles, SOAT, y

otros.

El valor económico se tomará del sistema contable SIAF, el bien, área beneficiaria y

funcionario se tomarán de la información que ingresa el Grupo Cuentas. Los

seguros que son comunes, se ingresarán en un área común y luego se distribuirán

en las demás áreas de acuerdo al criterio inductor elegido.

2.11. Lubricantes y Combustibles: valor de los recursos consumidos en estos

suministros, específicamente por vehículos o plantas.


El valor económico se tomará de contabilidad (SIAF) y el bien sobre el cual se

realiza el consumo se tomará de la información que ingresa el Grupo Cuentas.

2.12. Servicio de Aseo, Cafetería y Restaurante: incluye el valor de los recursos

utilizados en estos servicios o bienes adquiridos para la institución.

El valor total se tomará de contabilidad (SIAF) y el área consumidora la informará la

División Administrativa que registra la asignación de dichos recursos.

2.13. Impuestos, Contribuciones y Tasas: comprende los pagos por conceptos

como: predial, cuota de fiscalización y auditaje, valorización, (de vehículos y otros).

El valor total se tomará de contabilidad SIAF y el área o bien sobre el cual recae el

impuesto se tomará de la información que ingresa el Grupo Cuentas.

2.14 Otros Gastos: los demás conceptos que surjan se registrarán en este

apartado.

3. Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones:

3.1 Provisiones: estas son estimaciones razonables establecidas por la entidad

sobre contingencias probables a las que está expuesta. El valor total de las

contingencias se tomará de contabilidad y esta área informará las áreas, bienes y

funcionarios sobre las cuales se calcula la contingencia correspondiente.

3.2. Amortizaciones: Corresponde a la causación de la cuota mensual de los

activos capitalizados con vida útil de varios periodos. Como los activos diferidos y

los gastos pagados por anticipado.

3.3. Depreciaciones: Corresponde a la causación de la cuota mensual de los

activos clasificados como propiedad planta y equipo. Las depreciaciones se tomarán

mensualmente del sistema AS DE ASES, así como el bien al cual corresponde el

concepto.


El valor total se tomará de contabilidad y en el Grupo Cuentas identificarán el área

originadora del gasto.

Basados en estas definiciones, la clasificación de los recursos económicos en la

PGN se relaciona en las tablas Nº 3 y 4.

Tabla Nº 3. Recursos con disponibilidad presupuestal

Fuente: Propia


Tabla Nº 4. Recursos sin disponibilidad presupuestal

Fuente: Propia

6.1.4 Registro y control de los recursos económicos

Para la PGN los centros de costo, como dependencias económicas y soportes

primarios en la determinación del valor de sus procesos, deben asumir todos los

recursos económicos utilizados para desarrollar sus actividades adecuadamente.

De esta manera, el registro y control de tales recursos por centro de costo de la

entidad se constituirá en uno de los soportes necesarios e indispensables en la

toma de decisiones.

El registro adecuado y razonable de los recursos económicos por centro de costo,

constituirá la base estructural en la determinación del valor de los mismos; por tal

razón éste debe efectuarse considerando:

El responsable de su registro y control.

El nivel de asignación.


La base- inductor de asignación del recurso al centro de costo, cuando el

recurso es compartido por varios. Los que están clasificados como tipo 1 según

el numeral 7.2.

El registro y control de los recursos económicos propuesto para la PGN se relaciona

a continuación:

Tabla Nº 5. Registro y control de recursos

BASE- INDUCTOR RECURSOS ECONOMICO DEPENDENCIA

RESPONSABLE CONCEPTO NIVEL DE

ASIGNACION

GASTOS DE PERSONAL Salarios y otros GESTIÓN HUMANA

Aportes patronales FINANCIERA Viáticos y gastos viaje GESTIÓN HUMANA

Ubicación funcionario Directo al funcionario

DEPRECIACIONES Inmuebles ALMACEN Área -dependencia Ubicación área

ocupada

Muebles y enseres ALMACEN Ubicación funcionario

Equipos computo ALMACEN Vehículos TRANSPORTES

Dependencia

Directo al funcionario

AMORTIZACIONES Software

Obras de arte Diferidos

ALMACEN Dependencia Directo al funcionario

SERVICIOS PÚBLICOS AAA Nº funcionarios Energía Áreas -dependencias Telefonía Directo y/o Ubicación Gas natural

ADMINISTRATIVA

Directo y/o Ubicación

Dependencia

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES, TASAS Predial Ubicación y área Dependencia Fiscalización Vehículos Otros

FINANCIERA Dependencia-Ubicación Funcionario


BASE- INDUCTOR RECURSOS ECONOMICO DEPENDENCIA

RESPONSABLE CONCEPTO NIVEL DE

ASIGNACION

SEGUROS De vida Funcionario

Infidelidad y riesgos Funcionario Automóviles

FINANCIERA

Dependencia

Directo al funcionario

PROVISIONES Contingencias Responsabilidades

FINANCIERA

MATERIALES Y SUMINISTROS

ALMACEN Dependencia Dependencia solicitante

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

INMUEBLES Orden de servicio- dependencia

Dependencia solicitante

ARRENDAMIENTOS INMUEBLES Dependencia Ubicación y área ocupada

COMUNICACIONES LOGÍSTICA Dependencia responsable control

Identificación dependencia usuaria

TRANSPORTES LOGÍSTICA Dependencia responsable control

Identificación dependencia usuaria

Fuente: Propia

6.2 CENTROS DE COSTO En la elaboración de un sistema de costo es fundamental la definición de los centros

de costo, que constituyen la unidad donde se acumulan los recursos incurridos en la

ejecución de la prestación de un servicio, son centros recopiladores de recursos en

la actividad de una empresa. Deben estar en correspondencia con un área de

responsabilidad o dependencia, la cual requiere como premisa básica que su jefe

pueda controlar y accionar sobre los recursos que en ella se originan y responder

por su comportamiento.

Un centro de costos, es una unidad dentro de la empresa para la cual se calculan y

acumulan los costos en forma separada, entre las clasificaciones de los costos se


encuentra los costos en relación a los centros de costo y responsabilidad: Esta

clasificación permite el establecimiento de responsabilidades de cada centro de

costos, así como el planeamiento del presupuesto y el establecimiento del control y

evaluación de los encargados o responsables de cada departamento, producto,

sección etc.

La determinación exacta de los centros de costo dentro de la empresa dependerá,

en gran parte, de la organización existente y de la forma de control que deseen

establecer los directivos de la Entidad, para determinar las responsabilidades

inherentes a cada uno de ellos.

Luego de haberse definido los recursos económicos, es necesario determinarlos

acumular los recursos por cada centro de costo de la PGN, para allí analizar los

recursos causados por la PGN en desarrollo de sus procesos y actividades para lo

cual se requiere:

1 Definir y diseñar un modelo de centros de costo de la PGN.

2 Determinar las fuentes de información de los diferentes recursos.

3 Definir las bases de asignación de los recursos a los centros de costo,

considerando que estos pueden ser:

Directamente asignados al centro de costo.

Compartidos por varios centros de costo.

6.2.1 Definición y diseño de los centros de costo.

La propuesta de definición y codificación de los centros de costo se desarrolla

considerando:

La estructura orgánica vigente de la PGN.

Seis (6) niveles jerárquicos de acumulación de recursos económicos, cuyas

características dependen del nivel - dependencia en el cual estén definidos,

Figura Nº 10.


Creación de una tabla de equivalencia que contemple los códigos de ubicación

de los funcionarios, utilizados actualmente por la PGN, en Recursos Humanos y

Almacén, con los códigos de los Centros de Costo propuestos.

6.2.2 Estructura y codificación.

Con el fin de permitir una adecuada flexibilidad y la posibilidad de agrupar la

información de la forma que se estime más conveniente, ésta se ha estructurado en

tablas, de las cuales se debe extraer la codificación de acuerdo con los criterios que

se detallan en el presente manual.

Se ha planteado utilizar una codificación de centros de costo estructurada en 6

niveles de agrupación básica, lo cual quiere decir que la información se podrá

agrupar, clasificar y analizar en dichos 6 niveles inicialmente; el mayor nivel de

detalle corresponderá al último; de los niveles 5 hacia atrás se acumulará la

información proveniente del nivel subsiguiente.

Figura Nº 10: Estructura código de centros de costo

Fuente: Propia

El Nivel 6 (3 dígitos): Máximo nivel de desagregación solo tendrá la información de

costos cargada a su dependencia.


El Nivel 5 (1 dígito): Acumulará la sumatoria de los totales de las dependencias o

centros de costo del nivel 6 que se derivan de su respectivo nivel.

El Nivel 4 (2 dígitos): Tendrá la información cargada a su dependencia, y acumulará

la sumatoria de los totales de las dependencias o centros de costo del nivel 5 que se

derivan de su respectivo nivel.

El Nivel 3 (1 dígito): Podrá tener información propia cargada directamente a su

centro de costo y también acumulará los totales del nivel 4 dependiente.

El Nivel 2 (1 dígito): Acumula la información de los totales del nivel 3 dependiente.

No tendrá información cargada en forma directa.

El Nivel 1 (1 dígito): Acumula la información de los totales del nivel 2 dependiente.

No tendrá información cargada en forma directa y es el máximo nivel acumulador de

costos.

Cada nivel mencionado anteriormente, tendrá una tabla con los centros de costo

dependientes, de tal forma que si por algún motivo se cambia una dependencia

dentro de la estructura o nivel, se cambiará la codificación de la dependencia

adaptándola a la nueva situación.

Con el fin de facilitar el proceso de implementación de la metodología dentro de las

tablas citadas, se mantuvo en lo posible el criterio que se ha venido utilizando en la

institución (PGN) para asignar el código de las dependencias, por ubicación.

Bajo la estructura creada, cada uno de los niveles que componen el código de

centros de costo permite hacer una determinada clasificación de la información;

dicha estructura se resume a continuación:

El primer nivel está planteado a partir de la definición de estructura orgánica, que a

su vez define la ubicación territorial; se pude obtener otra clasificación y

acumulación de costos de la PGN entre el nivel central y el territorial. A continuación

se presentan los códigos que se sugiere utilizar:

1. Central

2. Territorial


Este criterio fue definido teniendo en cuenta los dos grandes niveles de agrupación

establecidos en el Decreto .262 de 2000.

Para el segundo nivel la interpretación depende de la codificación del primer nivel,

es decir, si el primer dígito está identificando el nivel central, el segundo nivel hará

referencia a uno de los despachos del nivel central. Si el primer dígito está

definiendo al nivel territorial, el segundo nivel hará referencia al concepto territorial.

A partir de la anotación anterior, y con el fin de facilitar la comprensión se ha

separado la guía con los subtítulos: Nivel Central y Nivel Territorial; a continuación

se define la nomenclatura asumiendo que el primer dígito es 1, es decir, hace

referencia al nivel central, posteriormente con el subtítulo se podrá ubicar la

descripción del nivel territorial.

NIVEL CENTRAL Segundo nivel: Despachos del nivel central de la PGN, comprende:

1. Procurador General

2. Viceprocurador

3. Secretaría General

4. Delegadas

5. Sala Disciplinaria

6. Veeduría

7. Instituto de Estudios

El tercer nivel (un dígito) esta compuesto por las clases o tipos de dependencias

directas de cada uno de los despachos, a manera de ejemplo se desagrega el

despacho del Procurador General, así:

1. Despacho del Procurador General

2. Procuradurías Auxiliares

3. Investigaciones Especiales

4. Oficinas Asesoras

5. Grupos


Es importante anotar que a este nivel los centros de costo ya pueden tener costos

por recursos asignados en forma directa a la dependencia, los niveles 1 y 2 son

solamente acumuladores de información; sin embargo, también son centros

acumuladores de costos de las dependencias de los niveles subsiguientes.

El cuarto nivel (dos dígitos, 4 y 5) identifica específicamente la dependencia, para

el ejemplo, vamos a desagregar el numeral 4, Oficinas Asesoras de la dependencia

del Procurador, para las cuales se sugiere la siguiente codificación:

02 Oficina de Prensa

03 Oficina de Planeación

04 Oficina de Control Interno

09 Oficina de Selección y Carrera

11 Oficina Jurídica

12 Oficina de Sistemas

El quinto nivel (un dígito, 6) identifica si se trata de la oficina propiamente dicha o si

corresponde a los grupos que conforman la dependencia; para el primer caso el

dígito será 1; de lo contrario, el dígito 2 acumulará los grupos, judiciales o provincias

del nivel anterior, según corresponda.

El sexto nivel (3 dígitos, 7, 8 y 9) identifica de forma específica el grupo de trabajo

que hace parte de las oficinas ya descritas. En el ejemplo que hemos venido

desarrollando las oficinas asesoras no tienen grupos definidos, por tal motivo este

nivel no es desarrollado.

Como se puede apreciar, la clasificación es flexible, por lo tanto, para facilitar la

configuración de la codificación de los centros de costo se han elaborado las tablas

que contienen el detalle de cada uno de los dígitos, de tal forma que si por alguna

razón, se decide hacer un cambio de código del centro de costo éste pueda ser

provisto con facilidad.


NOTA 1: En el Anexo A se presenta el listado de códigos propuesto de los centros

de costo y su equivalencia con el código de ubicación existente

Ejemplos de Definición de Códigos

A continuación se presenta el ejemplo de definición del código de centros de costo

que le correspondería, según la estructura propuesta a la Oficina de Sistemas:

DÍGITO DESCRIPCIÓN 1 Nivel Central 11 Dependencias del Procurador General 114 Oficinas Asesoras 114121001 Oficina de Sistemas

A continuación se presenta el ejemplo detallado de la codificación de la

Coordinación Grupo SIRI:

DÍGITO DESCRIPCIÓN 1 Nivel Central 12 Dependencias del Viceprocurador 122 Divisiones 12206 Registro, Control y Correspondencia 122062 Grupos de Registro, Control y Correspondencia 122062006 Coordinación Grupo SIRI

NIVEL TERRITORIAL El segundo nivel se define a partir de la clasificación del primer dígito, cuando este

establece el nivel territorial código (2), el segundo dígito define el tipo de territorio,

así:

1. Distrital

2. Regional

El tercer nivel define el tipo de oficina, por ejemplo, si el segundo dígito fue

Regional, el cuarto dígito queda de la siguiente manera:


1. Oficina Regional

2. Oficina Seccional

El cuarto nivel Los dígitos 4 y 5 identifica la región, se sugiere que tales dígitos

correspondan a la identificación que actualmente tiene la PGN, como se muestra a

continuación:

05. Antioquia

08. Atlántico

13. Bolívar

...

99. Vichada

El quinto nivel esta compuesto por un dígito (6) con el cual se define si el centro de

costo hace referencia al despacho u oficinas de la regional, en cuyo caso el dígito

debe ser 1, o si el centro de costo se refiere a una oficina provincial, en este caso el

dígito debe ser 2.

El sexto nivel estará compuesto por tres dígitos (7, 8 y 9) con los cuales se

identifica la oficina provincial que corresponda dependiendo de la Regional definida

en el cuarto nivel.


A continuación se presenta un ejemplo de la codificación de centro de costo de una

dependencia del nivel regional.

DÍGITO DESCRIPCIÓN 2 Nivel Territorial 22 Regional 221 Oficina Regional 22105 De la Regional de Antioquia 221052 Oficina Provincial 221052109 Provincial de Río Negro


6.2.3 Acumulación de recursos económicos por centro de costo

Para la PGN los centros de costo, como dependencias económicas y soportes

primarios en la determinación del valor de sus procesos, deben asumir todos los

recursos económicos utilizados para desarrollar sus actividades adecuadamente.

Por tal razón, el registro y control de los recursos por centro de costo de la entidad

se constituirá en uno de los soportes necesarios e indispensables en la toma de

decisiones.

El registro adecuado y razonable de los recursos económicos por centro de costo,

constituirá la base estructural en la determinación del valor de los mismos; por lo

que al momento de su acumulación se deberá considerar:

El área o dependencia responsable de su registro y control.

El nivel de asignación.

La base - inductor de asignación del recurso al centro de costo, cuando el

recurso es compartido por varios; tipo 1.

NOTA 2: Basados en estas definiciones, los Formato de Recolección de datos,

con los cuales se efectuará el registro y control de los recursos económicos en la

PGN, se relacionan en el Anexo B. Estos formatos se entregan también en medio

electrónico para que se puedan trabajar vía Web. Realmente corresponden a la

visión gráfica de lo que serán las interfases que se deberán generar para

alimentar el sistema de costos propuesto.

6.3 COSTO POR FUNCIONARIO Determinados los recursos económicos de cada centro de costo, se calculará el

costo de cada funcionario vinculado en el correspondiente centro de costo.

El costo por funcionario se determina considerando tres componentes básicos para

cada uno:

Valor de la nómina total; componente directo y específico.


El costo de aquellos recursos identificables directamente con el funcionario, por

medio del cual desarrolla sus actividades, como son los elementos devolutivos.

El costo proporcional o unitario promedio de los otros recursos asignados al

centro de costo; este costo se obtiene dividiendo el valor de los recursos

económicos, descontando el valor de los recursos humanos y de los

identificables, entre el número de funcionarios del centro de costo.

NOTA 3: Definido el costo por funcionario se podrá calcular el costo de las

actividades ejecutadas por el mismo, teniendo en cuenta lo planteado en el numeral

6.5

6.4 INFORMES DE COSTOS - I Como resultados de las etapas 1, 2 y 3 se obtendrán varios informes, como son los

basados en la clasificación de los recursos económicos; estos se pueden elaborar

agrupando tales recursos económicos por niveles de grupos, divisiones o

regionales, según se requiera, teniendo en cuenta la clasificación de los mismos,

como es :

DIRECTOS INDIRECTOS Recursos Humanos Recursos Físicos Recursos Tecnológicos Otros Recursos

Tabla Nº 6. Informes de costos

Fuente: Propia

Los informes que se muestran en las tablas número 7 y 8 son:


6.4.1 Recursos económicos por centro de costo.

Lista de recursos económicos, agrupados, causados durante el periodo en cada

centro de costo; se podrá comparar con los del periodo anterior y con los

presupuestados. A la vez se pueden originar los siguientes informes

De recursos acumulados de centros de costo por regional.

De recursos acumulados de centros de costo por nivel.

6.4.2 Costos por funcionario.

De costos de los recursos asignados para cada funcionario en el centro de

costos donde desarrolle sus actividades.

Tabla Nº 7. Informe de recursos económicos por centro de costo mensual

Fuente: Propia


Tabla Nº 8. Informe de costos por funcionario

Fuente: Propia

6.5 COSTOS POR ACTIVIDADES Una actividad es un conjunto de tareas elementales, que se puede describir con

verbos propios de la vida de la organización; realizadas por una persona o un

grupo de personas; que utilizan un conocimiento y experiencia específicos;

homogéneas en cuanto a consumo de recursos y eficiencias; que permite identificar

un producto o salida; un beneficiario o cliente interno o externo; originadas en el

devenir propio de la organización y que utiliza unos recursos para operar.

Para la PGN las actividades son acciones desarrolladas por los funcionarios

tendientes al cumplimiento de los objetivos y propósitos de la entidad; y son

importantes, porque son ellas las que consumen los recursos asignados a los

centros de costo.

Basados en esta definición, es necesario conocer las actividades que se realizan en

la institución, identificarlas y determinar el proceso al cual pertenecen de tal manera

que su costeo se pueda efectuar sistemáticamente, por lo que también se requiere

de la identificación de las mismas, por lo que deberá efectuarse mediante una

codificación que identifique macroprocesos, subprocesos, procesos y procedimiento


de cada actividad, y así, determinar la relación con los centros de costo que las

desarrollan y de esta manera poderlas asociar con los productos finales.

La definición de los macroprocesos, procesos, subprocesos y procedimientos o

actividades está en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006, de

la PGN.

El Sistema de Gestión de Costos, como herramienta de planeación y control de

gestión, ofrece muchas posibilidades de generar reportes e indicadores, y basados

en estas condiciones, la PGN decidió presentar su primera versión del mapa de

procesos, considerando los productos de consultoría ofrecidos por las

organizaciones Márquez Uritza y Universidad de los Andes-CIFI. De estas

consultorias se tuvo en cuenta para el análisis de cadena de valor el concepto

“autopista de procesos” presentado por la Universidad de los Andes-CIFI y el

sistema de gestión de calidad del 2005 por EGIVAL JASVA.

De esto es posible concluir que el Sistema de Gestión de Costos de la PGN

complementa la cadena de valor al valorizar cada una de las actividades

desarrolladas en la autopista de procesos, como se muestra en la Figura Nº 11.

El Sistema de Gestión de Costos apoya y articula la plataforma estratégica

definida para la PGN, contempla la cadena de valor, puesto que, una vez

determinada la estrategia, es necesario identificar el potencial que tiene la Entidad

para la creación de ventajas competitivas, determinando que competencias son

esenciales para la creación de valor y estableciendo los cambios que pueden

realizarse en la dirección apropiada. Este análisis interno debe hacerse mediante la

cadena de valor, que es un instrumento adecuado para identificar las habilidades

críticas y sirve de guía para reflexionar sobre todas y cada una de las actividades y

procesos que se realizan las áreas misionales.

Una manera de identificar más claramente la misión y visión, así como la

administración que caracteriza el papel de la PGN en la sociedad y sus valores, es a

través de la cadena de valor, por cuanto esta delimita la actuación y los resultados


de la Entidad, genera precisión y claridad en la ejecución de labores, pues es en ella

donde se expresan las actividades y procesos que se realizaran para cumplir su

razón de ser, también identifica a sus clientes- ciudadanos, partes interesadas,

servidores públicos y otras instituciones, para determinar sus necesidades,

expectativas y el aporte de la PGN a los fines esenciales del Estado cuyo

beneficiario en el ámbito estatal es la sociedad en abstracto, pero en el nivel

institucional tiene benefactores y usuarios claramente definidos.

Figura Nº 11. Mapa de procesos PGN

Fuente: Sistema de Gestión de Calidad, 2005 desarrollado por la consultoria de

EVGIVAL- JASVA.


Tabla Nº 9. Informe final de costos proceso misional resumen cadena de valor

mensual

Fuente: Propia

Para el desarrollo del Sistema de Gestión de Costos de la PGN, inicialmente fue

necesario el estudio de la cadena de valor, para así poder determinar el costeo de

actividades, basados en hechos razonables, lo cual a la vez permitirá un análisis

más detallado de los procesos y macroprocesos.

6.5.1 Características.

Luego de haberse determinado el costo por funcionario, numeral 6.3, se podrá

determinar el costo de las actividades de cada uno de los procesos definidos en el

Manual de Procesos, versión 0 de noviembre de 2006 de la PGN.

Para desarrollar esta etapa, la entidad debe incorporar dentro de su Manual de

Calidad, el fundamento de cultura de costo como modelo institucional, por cuanto

los funcionarios deben ser instruidos para reportar periódicamente las estadísticas

sobre las actividades desarrolladas en cumplimiento de sus obligaciones laborales

con la entidad; esas estadísticas deben indicar:


Las actividades en las cuales laboro durante el periodo.

El tiempo dedicado a las mismas.

El porcentaje de dedicación a cada una de esas actividades.

Las actividades pueden ser calificadas dependiendo de los conceptos que la

Entidad quiera analizar. De acuerdo a lo observado y a las inquietudes

presentadas por los funcionarios durante las jornadas de capacitación, se

proponen las siguientes calificaciones o atributos:

Atributos de Calidad

De acuerdo a los conceptos generales que involucra el tema, las actividades de

la entidad podrán ser calificadas con el respectivo atributo. La finalidad de esta

clasificación será generar informes sobre los costos de calidad y no calidad de la

Institución. Dentro de los atributos de calidad se tienen las siguientes clases:

Prevención: Que son todas las actividades encaminadas a evitar o

disminuir la ocurrencia de hechos que no den valor adicional de

calidad a los productos o servicios de la Procuraduría. Ejemplo:

capacitación en calidad, en servicio al ciudadano, en el manejo

adecuado de equipos y software, certificaciones.

Detección: Actividades orientadas a examinar e identificar la

presencia de fallas que afectan los servicios de la organización.

Ejemplo: jornadas de evaluación de prestación de servicios,

medición de tiempos de espera, auditorías internas y externas de

calidad del servicio, revisión de tiempos de las actuaciones, revisión

de tiempos de los expedientes, etc.

Certificación: Corresponden a las actividades realizadas por la

Entidad, encaminadas a obtener la certificación de calidad o a la

renovación de la misma.

Fallas internas: Actividades que se realizan para reprocesar un

producto o adicionar un servicio antes de que sea concluido el

servicio al ciudadano o entidad, que son detectadas a tiempo y

pueden ser corregidas oportunamente. Ejemplo: corrección de

informes, proyectos de fallos que deben ser nuevamente


revisados por errores en lo inicialmente planteado, reproceso de

documentos.

Fallas externas: Actividades realizadas para tratar de corregir un

servicio prestado de manera deficiente o para enfrentar las

consecuencias por el servicio inadecuado. Ejemplo: atención de

quejas y reclamos de ciudadanos por insatisfacción con los servicios

de la entidad, contestación de demandas, atención de casos

llevados a estrados judiciales, trámites y respuestas a glosas,

requerimientos y solicitudes de otras entidades por informes que no

cumplen con los estándares solicitados, etc.

Actividad No calificada: Corresponde a aquellas actividades

normales en el desarrollo de los diferentes servicios o acciones que

se adelantan en la institución y que no corresponden a ninguna de

las calificaciones anteriores.

Riesgo de las actividades

De acuerdo con lo establecido en el “Mapa de Riesgos Institucional” , las

actividades desarrolladas pueden involucrar los siguientes niveles de riesgos:

Catastrófico con nivel 5

Mayor con nivel 4

Moderado con nivel 3

Menor con nivel 2

Insignificante con nivel 1

Junto a lo anterior, cada actividad podrá calificarse de acuerdo al nivel de

exposición al que se encuentra avocada como:

Extremo

Alto

Moderado

Bajo


Las anteriores calificaciones se asignarán de acuerdo al análisis periódico de

riesgos que se haga y a la luz de los riesgos a los que se encuentran expuestos

los macroprocesos o procesos de la entidad.

Del análisis que se haga de cada actividad y la evaluación de su exposición al

riesgo y el tipo de riesgo que involucra, las actividades se podrán calificar con el

nivel de riesgo y grado de severidad que le corresponda. Esta clasificación

aporta para la generación de informes de costos de acuerdo al nivel de riesgo de

las actividades. Permitirá tomar medidas de control y gestión que conduzcan a

la reducción del riesgo.

6.5.2 Manual de procesos - mapa de procesos.

Dentro de la estructura unificada y orientadora la PGN ha demarcado los niveles

mínimos para la conformación de una estructura que permita conocer la

composición de los costos de cada uno de sus procesos y macro proceso, en

función de la asignación de los recursos a las actividades y procesos que se

realizan para la producción de los productos o servicios finales.

Esta demarcación dió como resultado el diagrama del mapa de procesos V.0, que

se muestra en la siguiente Figura.


Figura Nº 12. Mapa de procesos PGN

Fuente: Oficina de Planeación Mar. 2007

El análisis del mapa de procesos establece las actividades esenciales de la PGN,

con el fin de fijar una base a partir de la cual se podrá describir de manera precisa

las operaciones de sus procesos misionales y determinar sus costos y sus

rendimientos. El análisis de actividades descompone la estructura de la PGN, que

es grande y compleja, en sus actividades elementales y se realiza examinando cada

unidad organizativa a fin de identificar su objetivo de proceso esencial y los recursos

asignados para alcanzar dicho objetivo; así, el análisis de actividades identifica la

forma en que la PGN utiliza sus recursos para conseguir sus objetivos.

Este mapa de procesos es uno de los insumos fundamentales del Sistema de

Gestión de Costos, en razón a que sobre dicha estructura se solicita la

información, tanto para la elaboración de los reportes del Sistema de Gestión de

Costos, como para uso y consultas específicas de la PGN.


NOTA 4: El diccionario de actividades, como herramienta básica del sistema de

costos, se constituye en un documento importante, toda vez que orienta al usuario

del sistema, apoya en la formación de cultura de procesos y contribuye al manejo

de un lenguaje común. Este a su vez se puede tomar como complemento del

Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006. El Diccionario de

Actividades se muestra en el Anexo D.

6.5.3 Estructura y codificación.

A continuación se presenta la propuesta de la codificación de los macroprocesos, proceso, subproceso y procedimiento o actividad, de acuerdo al Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006 elaborado por la Oficina de Planeación, la cual está conformada por nueve (9) dígitos distribuidos en cinco (5) niveles, según la jerarquía de los procesos que plantea la Entidad. El sistema se diseñó hasta el nivel de procedimiento que para el tema que nos ocupa se asimiló a actividad; sin embargo, si la Entidad desea un mayor nivel de desagregación, bajando al nivel de tarea o al nivel de movimiento, lo podrá hacer agregando los niveles correspondientes; pero teniendo en cuenta que esto implica un mayor detalle en el manejo de la información. Para iniciar la actividad de costeo dentro de la PGN, se puede hacer al nivel de actividad y dejar previsto en el sistema los otros niveles más detallados, para cuando la cultura del costeo se haya integrado a las actividades diarias de las personas, entonces sí se pueda pensar en aumentar el detalle.

Figura Nº 13. Estructura y codificación de procesos

Fuente: Propia


Los cinco niveles de agrupación de la codificación son:

Tabla Nº 10. Estructura de codificación de procesos y actividades

NIVEL DIGITOS JERARQUÍA DE PROCESOS Uno Uno (1) Macroprocesos Dos Dos (2) Procesos Tres Dos (2) Especialidad o Tema

Cuatro Dos (2) Subprocesos o Etapas Cinco Dos (2) Procedimientos o Actividades

Fuente: Propia

La descripción del detalle de la tabla correspondiente al Primer Nivel es la siguiente:

1. Estratégico

2. Misional

3. Conexo

4. Apoyo

5. Evaluación y Control

A partir de la selección del primer nivel se desagrega la codificación que permitirá

identificar los procesos, su especialidad, los subprocesos y las actividades con el

macroproceso correspondiente.

NOTA 5: En el Anexo E se muestra la propuesta de la Codificación de Procesos

y Actividades, desarrollada de acuerdo al Manual de Procesos, versión 0 de

noviembre de 2006.


Tomando el mapa de procesos, la codificación de la actividad de Elaborar Planes

Operativos Anuales, contemplada dentro del macroproceso Estratégico, proceso

Planeación Institucional, de la etapa Planeación Operativa, será:


CÓDIGO ACTIVIDAD 1 Estratégico 101 Planeación Institucional 10100 No aplica 1010002 Planeación Operativa 101000202 Elaborar Planes Operativos Anuales

6.5.4 Determinación del costo por actividad.

Como fundamento de la metodología del Costeo Basado en Actividades, ABC, es

necesario costear las actividades desarrolladas por los funcionarios en los diferentes

centros de costo, ver numeral 6.5.2.

Basados en el costo por funcionario y la dedicación del funcionario en las diferentes

actividades se determinará el valor correspondiente a cada una, las que a la vez

permitirán determinar el costo de los procesos, como resultado de las actividades

realizadas en el proceso correspondiente, siendo necesario el cumplimiento de los

requerimientos definidos en el numeral siguiente.

6.5.5 Requerimientos.

Para que el Sistema de Gestión de Costos de la PGN funcione completamente,

determinando el costo por actividades y, con base en el costo de estas, determinar

el costo por proceso, se deberán contemplar los siguientes aspectos:

Las actividades de los cargos deben homologarse, esto es, en los funcionarios

que desempeñan funciones iguales las actividades deben ser iguales.

Las actividades homologadas deben contemplarse en el Manual de Procesos,

Versión 0 de noviembre de 2006; hoy no están definidas de acuerdo a lo

determinado en el Manual Versión 0.

La dedicación de los funcionarios en las actividades debe estar definida bajo una

misma unidad de medición por actividad, base o driver.


Los funcionarios son los responsables directos de los datos relacionados con las

unidades de medición.

Cada proceso debe tener definido un solo producto.

NOTA 6: A la fecha en la PGN no están homologadas las actividades, por lo que

tampoco hay estadísticas que permitan determinar el costo de tales actividades.

Es importante aclarar que, durante el proceso de implementación del Sistema de

Gestión de Costos, esta etapa es la más compleja en su determinación,

considerando los requerimientos definidos en la misma, por lo que inicialmente esta

etapa podría no considerarse y utilizar la alternativa del Modelo, planteado en la

Figura Nº 14, y seguir con la etapa siguiente: Costos por Proceso.

Figura Nº 14: Alternativa del modelo del sistema de gestión de costos


CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO



NÓMINADEVOLUTIVOS

OTROS


PROCESOS

PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO










INFORMES:RECURSOS PORCENTRO DE

COSTO

GRGRÁÁFICA NFICA Nºº 44






CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO



NÓMINADEVOLUTIVOS

OTROS


PROCESOS

PROCESOS MISIONALES

OTROSPROCESOS

PRODUCTO










INFORMES:RECURSOS PORCENTRO DE

COSTO

GRGRÁÁFICA NFICA Nºº 44





Fuente: Propia


6.6 COSTOS POR PROCESOS Como el Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN, contempla la

determinación de los costos por proceso, Modelo del Sistema de Gestión de Costos,

Figura Nº 9, es necesario:

Haber identificado y asignado los recursos económicos a cada uno de los

centros de costo.

Determinar el costo por funcionario.

Determinar el costo por actividades.

Determinar el costo de los diferentes procesos definidos en el Mapa de

Procesos, según lo establecido en el Manual de Procesos, Versión 0 de

noviembre de 2006.

Así, en esta etapa de la implementación debería estar contemplada la definición y el

costeo de las actividades, según los requerimientos definidos en la etapa anterior,

por lo cual:

1. Si se han determinado el costo de las actividades, según las labores realizadas

por cada uno de los funcionarios, se seguirá lo planteado en el esquema básico

total del Sistema, Figura Nº 9, por lo que el procedimiento para asignar los

recursos económicos a los diferentes procesos misionales de la PGN, estará

definido por los siguientes pasos:

Asignación de los costos del funcionario a las actividades.

Asignación de los costos de las actividades a todos los procesos: Misionales,

Estratégicos, de Evaluación y Control, de Apoyo y Conexos.

Asignación de los recursos de los procesos: Estratégicos, de Evaluación y

Control, de Apoyo y Conexos a los Misionales.

2. Si no se han cumplido con los requerimientos establecidos, por lo que no han

determinado el costo por actividad, se seguiría el procedimiento según la

alternativa propuesta, Figura Nº 14, por lo que se deberá:

Identificar y asociar aquellos centros de costo que a la vez se consideran

procesos, de acuerdo a los centros de costo propuestos y los procesos definidos

en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006, el Anexo F se


muestran los centros de costo que a la vez se pueden considerar como

procesos.

Identificar y asociar aquellos centros de costo cuyas actividades están al servicio

de varios procesos, en cuyo caso es necesario definir para cada centro de costo

un inductor - conductor del costo, el cual debe estar relacionado con las

actividades desarrolladas por el mismo. De acuerdo a los centros de costo

propuestos y los procesos definidos en el Manual de Procesos, Versión 0 de

noviembre de 2006, el Anexo F se muestran aquellos centros de costo cuyas

actividades benefician a varios procesos, ver Inductores tipo 2, numeral 7.2.

Para cada proceso se deben determinar los costos de los productos y/o servicios

finales, para lo cual es necesario definir la unidad de medida de cada proceso.

Ejemplo de Identificación de Centro de costo - Proceso

6.7 COSTOS DE PROCESOS MISIONALES El Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN también deberá

determinar el costo de los productos y servicios que generan los diferentes

Procesos Misionales según su especialidad, por lo que es necesario incorporarle a

estos procesos los recursos de los otros procesos: estratégicos, de evaluación y

control, conexos y de apoyo.


Para incorporar la totalidad de los recursos a los procesos misionales se debe:

Haber determinado los costos a los diferentes tipos de procesos, misionales o

no.

Asignar los costos de los procesos no misionales a los misionales según su

especialidad, considerando que se haga en forma secuencial y escalonada, las

actividades y las salidas- inductores definidos para cada uno de ellos dentro del

Manual de Procesos.

Evitar el denominado circulo vicioso en la distribución, esto es, el proceso

distribuido no debe volver a recibir costos de los otros procesos por lo cual sus

datos no se tienen en cuenta en tales distribuciones.

La propuesta de asignación de los macroprocesos a los procesos misionales

contempla el siguiente orden jerárquico, según lo planteado en la Figura Nº 15.

1. Procesos de Apoyo

2. Procesos de Evaluación y Control

3. Procesos Estratégicos

4. Procesos Conexos


Figura Nº 15. Asignación de costos a procesos misionales

Fuente: Propia

Como dentro de los macroprocesos se presenten procesos, para estos también se

debe definir un orden de distribución, siendo indispensable determinar su

correspondiente inductor o base de distribución, los que se han clasificado como

tipo 3, según numeral 7.3.

Para la aplicación del Sistema de Gestión de Costos en la PGN, la propuesta del

orden de asignación y el inductor correspondiente, de los Procesos de Apoyo, es:

1.1 Proceso de Gestión de Tecnología, presta sus servicios a toda la institución,

por lo que el inductor propuesto sería el costo del equipo y software

asignado a los funcionarios que conforman los demás procesos de la PGN.

1.2 Proceso de Gestión Humana, los costos propios y los recibidos del Proceso

de Gestión de Tecnología se asignarán a los otros procesos tomando como

inductor el número de funcionarios que laboran en los otros procesos.


1.3 Proceso de Gestión Inmobiliaria, distribuirá los costos propios y los

recibidos de los anteriores; se utilizará como inductor el área de los demás

procesos ubicados en la misma edificación.

1.4 Proceso de Gestión de Contratación y Compras, como los anteriores,

distribuirá los costos propios y los recibidos; como inductor se podrá utilizar el

número de contratos elaborados durante el periodo, afectando sólo los

procesos relacionados con dichos contratos.

1.5 Proceso de Gestión de Almacén e Inventarios, distribuirá los costos totales

tomando como inductor el valor de los ítems despachados a los procesos

no distribuidos hasta el momento.

1.6 Proceso de Gestión de Seguridad, los costos totales se distribuirán

considerando como inductor el área de los procesos no distribuidos.

1.7 Proceso de Gestión de Transporte, este proceso también tiene a cargo los

servicios de aseo y cafetería, por lo que su distribución se debe efectuar en

dos etapas, así: el 40%, correspondiente al valor histórico de los recursos de

aseo y cafetería, se asignará utilizando el número de funcionarios de los

procesos sin distribuir, y el 60%, correspondiente a los recursos causados en

el uso de los vehículos, se distribuirá tomando el valor de los vehículos

asignados a los procesos no distribuidos hasta el momento.

1.8 Proceso de Gestión Financiera, los costos totales se asignarán en un 100%

al Proceso de Planeación Estratégica, considerando que este proceso soporta

fundamentalmente a este proceso estratégico.

1.9 Procesos de Gestión Documental, Jurídica y de Comunicación, los costos

totales de estos procesos se deben considerar como otro proceso conexo,

para asignarlos directamente a los procesos misionales.

La propuesta de orden de asignación y el inductor correspondiente de los otros

Procesos no misionales es:

2.1 Procesos de Evaluación y Control, el costo total de este proceso, los

propios y los recibidos de los procesos de apoyo, se asignará en un 100% al


Proceso de Planeación Estratégica, teniendo en cuenta que éste es el

beneficiario de los productos desarrollados por Evaluación y Control.

2.2 Proceso de Planeación Estratégica, su costo total se debería asignar sólo a

los procesos misionales considerando que a ellos están dirigidos los planes

fundamentales de la institución, tomando como inductor el número de

funcionarios de cada una de los procesos misionales, en su correspondiente

especialidad temática.

2.3 Procesos Conexos, al momento de distribuir el costo de estos procesos su

costo total está conformado tanto por los costos propios como por los

recibidos de los otros procesos no misionales; estos costos deberían ser

asignados a los procesos misionales, según su especialidad temática,

tomando el número de funcionarios que intervienen en tales procesos.

Efectuadas las asignaciones correspondientes, los Procesos Misionales por

especialidad temática, quedarán asumiendo los costos totales de la Entidad, es

decir, la totalidad de los recursos económicos causados durante el periodo quedan

asignados sólo a los procesos misionales de la PGN.

De igual manera se podrá determinar el costo de los subprocesos, etapas y

actividades, para lo cual se requiere la definición de inductores o bases de

asignación para cada uno de los procesos.

6.8 COSTOS POR PRODUCTO FINAL Suele considerarse un objeto de costo "cualquier cliente, producto, servicio,

contrato, proyecto, o cualquier otra unidad de trabajo para la cual se desee una

medida de costo separada. El término de objeto de costo se usa porque los

principios y métodos del ABC tienen una aplicación en el costo del servicio y del


producto. Estos métodos son igualmente útiles para determinar el costo exacto de

proyectos, contratos, programas, canales de distribución o segmento de clientes"13.

"El número de objetivos de información posibles es inmenso. Las diferentes

decisiones de la dirección requieren distintos niveles de detalle de costo y, por tanto,

diferentes presentaciones de costo" 14

6.8.1 Clasificación de los objetos de costos – productos.

Para la Entidad, dado que se tienen productos que se desarrollan para otras áreas y

productos para el usuario final que es el ciudadano o el estado, se ha previsto la

siguiente clasificación de productos:

Productos intermedios

Corresponde a los productos o salidas de los procesos no misionales, que son

insumos para otras áreas o procesos de la Entidad, entre los que se encuentran los

definidos como inductores en la asignación de éstos a los procesos misionales,

numeral 6.7. En el manual de procesos, están definidos estos productos

intermedios como salidas de las actividades realizadas por los mismos.

Productos finales

Corresponde a los productos salidas de los procesos misionales, se pueden

determinar por proceso misional, total de cada proceso o se puede definir por

especialidad temática. Los productos finales serán

Proceso Disciplinario: Casos resueltos.

Proceso Intervención: Casos intervenidos resueltos.

Proceso Preventivo: actuaciones preventivas realizados.

Proceso Disciplinario: Conciliaciones realizadas. 13 Miller, J.A. (1996): Implementing Activity-Based Management in Daily Operations. M/Wiley Series in Manufacturing. John Wiley & Sons, Inc. New York., p. 9. 14 BRIMSON, J.A. (1991): Activity Accounting. An Activity-Based Accounting Approach. Ed. John Wiley & Sons, Inc New York. Traducido al español en la obra del mismo autor (1995): Contabilidad por actividades. Ed. Marcombo. 2ª ed. Barcelona. p. 188.


6.9 INFORMES DE COSTOS - II Los informes son el resultado final del procesamiento de la información y de la

aplicación de la metodología del Sistema de Gestión de Costos diseñada para la

PGN y conforman el sistema de información de costos que servirá como insumo

para la toma de decisiones a los diferentes niveles de la organización. Los informes

relacionados son los básicos y que se han considerado debe arrojar el Sistema de

Gestión de Costos, sin embargo, corresponde a los usuarios finales de información,

a partir de los informes básicos, diseñar los informes específicos que se consideren

pertinentes. A continuación se presenta una relación de los informes diseñados para

la PGN, que complementan los presentados en el numeral 6.4 de este manual.

De las últimas etapas 4, 5, 6 y 7 se obtendrán los informes que hacen referencia a:

Costos de funcionarios por actividades.

Costos por actividades.

Costos por proceso.

Costos totales de procesos misionales.

Costo por producto final de los procesos misionales.

6.9.1 Informe de costo del funcionario por actividades.

Este informe muestra la forma como queda distribuido el costo del funcionario en las

actividades en las cuales participa, como se muestra en el siguiente informe:


Tabla Nº 11. Informe de costo del funcionario por actividades mensual

Fuente: Propia

6.9.2 Informe de costo de actividades por funcionario.

Para cada proceso, se presenta el costo de las actividades y a su vez, el costo de

los funcionarios que participan en el desarrollo de la misma. El porcentaje muestra

la participación que alcanza el costo del funcionario dentro del total del costo de la

actividad. Este informe se muestra en la tabla Nº 11.

6.9.3 Informe de costos de la cadena de valor.

Muestra el costo de las actividades que componen la cadena de valor de los

diferentes procesos de la PGN como se muestra en la tabla Nº 7.


Tabla Nº 12. Informe de costos de actividades por funcionario mensual

Fuente: Propia

6.9.4 Informe de costos por macroprocesos.

Se ha diseñado un informe que muestra el costo del macroproceso y su

composición de acuerdo con los Procesos y Actividades que lo componen.


Tabla Nº 13. Informe final de recursos económicos por macro proceso mensual

Fuente: Propia

6.9.5 Informe de costos de procesos misionales.

Este informe está diseñado específicamente para mostrar la forma como está

compuesto el costo de los procesos Misionales que incluye costos propios y costos

recibidos.

Tabla Nº 14. Informe final de recursos económicos por proceso misional mensual

Fuente: Propia


6.9.6 Informe de costo por producto final de los procesos misionales.

En este informe se presenta para cada proceso misional detallando por especialidad

la cantidad de productos, el costo unitario y el costo total de la especialidad; tabla Nº

15.

Tabla Nº 15. Informe producto final de proceso misional por especialidad mensual

Fuente: Propia


7 INDUCTORES

Para poder determinar razonablemente el costo de los productos o servicios de la

PGN, es necesario definir en las diferentes etapas del Modelo del Sistema de

Gestión de Costos, las bases o inductores que permiten asignar los recursos

económicos a los diferentes centros de costos, a las actividades, a los procesos en

general y a los procesos misionales, que son los que originan los productos o

servicios finales de la Entidad.

Un Inductor, es una base de asignación de los recursos económicos que no

pueden ser asociados de forma directa a los centros de costo de los centros de

costo a los funcionarios, actividades, procesos, y a los productos o servicios de la

Entidad.

7.1 CARACTERÍSTICAS Los inductores del costo o bases de asignación dependen:

Del tipo de recurso económico.

De las actividades desarrolladas por cada uno de los procesos, por lo que

también se denominan generadoras del costo o drivers.

Al definir el inductor se debe considerar:

Que es especial para cada tipo de recurso.

Que debe ser significativa.

Que debe medir el origen del recurso o la causabilidad del mismo.


7.2 CODIFICACIÓN Para efectos de creación de la tabla de inductores, se propone una estructura

conformada por dos (2) niveles y 4 dígitos de acuerdo al siguiente detalle:

Tabla Nº 16. Codificación de inductores

NIVEL DIGITOS NOMBRE Uno Uno (1) Tipo de inductor Dos Tres (3) Consecutivo

Fuente: Propia

Figura Nº 16. Estructura de codificación de inductores

Dígito 1 Dígito 2 Dígito 3 Dígito 4

Tipo de Inductor

Consecutivo

Dígito 1 Dígito 2 Dígito 3 Dígito 4

Tipo de Inductor

Consecutivo Fuente: Propia

En el primer nivel si el dígito es Uno (1) indica que es un inductor de recurso, si el

dígito es Dos (2) indica que el inductor es una medida utilizada para distribuir costo

de Centros de costo a procesos y si es Tres (3) indica que es un inductor utilizado

para la distribución de costos de los procesos no misionales a los procesos

misionales.

NOTA 7: En el Anexo H se muestra la Tabla de Inductores la propuesta, de los

inductores que se podrían utilizar el las diferentes etapas de asignación y

distribución de recursos y procesos.


7.3 UTILIZACIÓN Los Inductores se utilizarán de acuerdo a las necesidades en cada una de las

etapas de implementación de la metodología de costeo, para llevar costo de los

recursos económicos al centro de costo, del centro de costo a los procesos y de los

procesos no misionales a los procesos misionales.

Ejemplo de utilización de inductores de recursos

Se presenta, a manera de ejemplo los siguientes inductores, para distribuir recursos

compartidos.

CÓDIGO INDUCTOR TABLA DE BASES

RECURSO ECONÓMICO O CENTRO DE COSTO

1001 Número de Empleados 01 Servicio de teléfono 1002 Área Ocupada 02 Depreciación

Servicio de energía Servicio de Vigilancia Servicio de Aseo

1011 Área y Nº de personas (1) % Acueducto 1004 Costo de Nómina por

Dependencia 03 Seguro de vida

Ejemplo de la Tabla de inductor (Bases) Número de personas por centro de

costo (01).

CENTRO DE COSTO NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO

NÚMERO DE

PERSONAS 122061001 Jefe de División Registro y Control 10 122062002 Sustanciación de quejas 12 122062008 Apoyo Informático 13 Total Base inductor 35

Para la asignación del costo del recurso que tenga como base o inductor el Número

de personas se tomará el total del costo del recurso a distribuir y se dividirá en el

total de la base inductor, lo cual arrojará una tasa la cual se multiplica por el valor


del inductor que corresponda a cada centro de costo, en este caso por el número de

personas de cada centro de costo.

Como continuación del ejemplo, el costo del servicio de teléfono es $997.500, para

el cual se define como inductor el número de personas ubicadas en cada centro de

costos, la tasa de asignación será igual a:

Tasa/ N° de personas 997.500 = 28.500

35

De acuerdo al número de personas tendríamos los siguientes costos de teléfono por

centro de costo:

CENTRO DE COSTO NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO COSTO DE

TELÉFONO 122061001 Jefe de División Registro y Control $ 285.000 122062002 Sustanciación de quejas 342.000 122062008 Apoyo Informático 370.500 Total Base inductor 997.500

Ejemplos de utilización de inductores combinado

Para el servicio de Acueducto se presenta la posibilidad de utilizar una base

combinada, en la cual se involucran dos inductores que para el caso se han tomado

Número personas y Área ocupada, la combinación resulta de multiplicar las dos

bases de los inductores y sobre el resultado se obtiene la participación de los

centros de costo en las bases.


CENTRO DE COSTO

NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO AREA NÚMERO DE

PERSONAS TOTAL

COMBINADO % DE

APLICACIÓN

122061001 Jefe de División Registro y Control 100 10 1000 28.41%

122062002 Sustanciación de quejas 80 12 960 27.27% 122062008 Apoyo Informático 120 13 1.560 44.32% Total Base Inductor 300 35 3.520 100,00%

Es importante anotar que cada inductor tendrá una tabla con los valores que

conforman la base de asignación y los centros de costo o procesos para los cuales

aplica.

Ejemplos de utilización de inductor para asociar el costo del centro de

costo a procesos

Recordemos que para este paso es necesario previamente haber establecido el

costo de cada uno de los centros de costo, puede suceder que la totalidad del costo

del centro de costo sea llevado a un proceso, en este caso no se requiere un

procedimiento especial simplemente se lleva el 100% del costo al proceso y este

porcentaje se puede utilizar como inductor.

A continuación se presenta como ejemplo el caso en el cual un centro de costo se

distribuye en varios procesos.

Centro de Costo a Distribuir: Secretaría General

Código del Centro de Costo: 131000000

Costo del Centro de Costo: $30.000.000

Inductor o Base de Asignación: % Tiempo de dedicación a procesos relacionados


Código Descripción del Proceso % Tiempo 402000000 Gestión de Compras y Contratación 30 401000000 Gestión de Almacén e Inventario 20 405000000 Gestión de Talento Humano 30 101000000 Planeación Institucional 10 102000000 Evaluación Planeación Institucional 10 Total Inductor (Tiempo) 100

Tasa por Unidad porcentual de tiempo: $30.000.000 = $300.000

100

Así el costo asignado a cada proceso:

Código Descripción del Proceso Costo

Asignado 402000000 Gestión de Compras y Contratación 9.000.000 401000000 Gestión de Almacén e Inventario 6.000.000 405000000 Gestión de Talento Humano 9.000.000 101000000 Planeación Institucional 3.000.000 102000000 Evaluación Planeación Institucional 3.000.000 Total Costo del Centro Distribuido 30.000.000


8 INDICADORES

8.1 MARCO LEGAL La medición de la gestión, evaluación y control de la misma, se establecen

desde la Constitución Nacional; en los siguientes artículos se citan apartes:

Artículo 267: El control fiscal. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye

el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la

eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

Artículo 269: En las entidades públicas las autoridades correspondientes están

obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y

procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

De otra parte la Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la

Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

En el artículo 4o. establece los requisitos para su implementación. Para dar

cumplimiento a lo dispuesto en la presente ley, las entidades deben como

mínimo: parágrafo 1o. Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de

indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de

resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y

de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o

destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas

electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.

El Decreto 4110 de 2004 en el articulo 3 establece: Como mecanismo para

facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los

organismos de control de la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, cada

entidad con fundamento en el literal h del artículo 4 de la Ley 872 de 2003,


deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficiencia,

eficacia y efectividad.”

La Ley 909 de 2004 en el artículo 50. Se crean los Acuerdos de gestión y se

indica: 1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su

superior jerárquico, determinará los objetivos a cumplir. 2. El acuerdo de gestión

concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y

describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el

acuerdo de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación

de estos indicadores. 3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior

jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el

ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se hará

por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos. 4.

El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará a las distintas

autoridades de las respectivas entidades públicas para garantizar la

implantación del sistema. A tal efecto, podrá diseñar las metodologías e

instrumentos que considere oportunos. Parágrafo. Es deber de los Gerentes

Públicos cumplir los acuerdos de gestión, sin que esto afecte la discrecionalidad

para su retiro.”

8.2 DEFINICION “La palabra indicador se origina del latín índex, que significa el que indica y su razón

de ser es la materialización en una expresión o dato de un fenómeno, que no puede

ser medido en forma directa, permitiendo hacerlo más comprensible o sencillamente

mostrándonos una óptica de una realidad. En términos generales los indicadores

son el resultado de una medición de un grupo de datos llamados variables”15

Medir es comparar una magnitud con un patrón establecido. En la actividad de

medir, la clave está en elegir los factores claves para el éxito del proceso, y para ello 15 ESCUELA DE LIDERAZGO DEMOCRÁTICO. Planificación de proyectos y diseño de indicadores. Santa fe de Bogotá. 1995. Pág. Vi.


es necesario seleccionar los más convenientes para medir y asegurar que esta

última resuma lo mejor posible la actividad que se lleva a cabo en cada centro de

costo o área de la organización. Se busca darle una calificación a las acciones

realizadas en una organización, área o actividad especifica.

Para lograr la gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control

de gestión que soporte a la administración y le permita evaluar el desempeño de la

organización.

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores

con responsabilidades de planeación y control de cada grupo operativo, información

permanente e integral sobre su desempeño, que les permita evaluar su gestión y

tomar los correctivos del caso. El Sistema de Gestión de Costos es uno de los

elementos fundamentales del Sistema de Gestión de Costos.

A cada uno de los usuarios el sistema deberá facilitarles información efectiva y

oportuna por medio de los indicadores de gestión definidos.

Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o

cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio

generadas en el objeto o fenómeno observado. Los indicadores son factores para

establecer el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de un

determinado proceso.

Los indicadores de gestión son, ante todo, información. Esto quiere decir que no son

solo datos, sino que además se comportan como valores agregados.

Se debe tener en cuenta que hoy en día son muchos los factores que afectan a la

organización y el comportamiento interno de la misma, por lo que se hace necesario

reducir la incertidumbre, a través de la información administrable.


Algunas de las causas de la necesidad actual de información administrable, se

pueden resumir en lo siguiente:

La gran cantidad de la información que se procesa y genera en las

organizaciones.

La creciente complejidad de la administración de hoy.

El ritmo rápido del cambio de las tecnologías, comunicaciones, y formas de

realización de los procesos.

Interdependencia de las áreas de una organización vistas como un sistema

integrado.

Reconocimiento de la información como recurso valioso.

Para que el Sistema de Gestión de Costos y los indicadores elegidos por la

institución funcionen y cumplan con los fines para los cuales fueron creados, se

hace necesario contar con:

“Participación activa y de manera decidida del equipo directivo de la

organización de tal manera que contribuya al desarrollo y fortalecimiento de la

Entidad.

Cultura de la Planeación: es prioritario que la Entidad en cada una de sus

dependencias se rija por la planeación, orientada desde el nivel corporativo de la

misma. De esta manera se podrá evaluar los resultados con lo planeado, lo que

permitirá tener una medición de la gestión institucional.

Plan de Desarrollo Institucional: es la más importante orientación para una

Entidad, en cuanto a partir de ese plan institucional se desarrolla la planeación.

Es el norte que permite que la institución cumpla con la misión que se le ha

encomendado.

Plan Operativo: el cual permite saber hacia dónde van orientados los recursos

de inversión asignados a la Entidad en el cumplimiento de su misión, a la vez


que nos permite hacer una comparación entre lo programado y lo ejecutado,

determinando el grado de impacto de los proyectos.

Sistema de Información: contar con un sistema de información es fundamental,

ya que de su calidad depende que se puedan formular los indicadores.

Es necesario reiterar que para lograr que un indicador se caracterice por su

pertinencia, oportunidad, confianza, actualización y precisión, es indispensable

contar con un sistema de información de calidad. Es por ello que se hace

necesario un sistema de información institucional; con las características y los

requisitos de homologación de variables, criterios y procedimientos de

validación; sin ello no hay un modelo de indicadores de gestión que pueda servir

como garantía o que ofrezca verdadero soporte a la gestión.”16

8.3 CLASES DE INDICADORES Existen diferentes clasificaciones de indicadores, dependiendo del objeto a medir y

el enfoque. Para el sector público en términos generales citamos la siguiente

clasificación: presentada por Josep Maria Guinart i Solà de la Escola d’Administració

Pública de Cataluña en su documento Indicadores de gestión para las entidades

públicas.

8.3.1 Eficiencia.

De acuerdo con el portal de definiciones www.definición.org, un indicador de

eficiencia es el elemento de estadística que permite identificar la relación que existe

entre las metas alcanzadas, tiempo y recursos consumidos con respecto a un

estándar, una norma o una situación semejante. Posibilita dimensionar el logro del

máximo de resultados con el mínimo de recursos utilizados.

16 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP. Sistema de indicadores para el análisis de gestión. Oficina asesora de planeación. 2004.


“El grado de eficiencia de una actuación está definido por la relación existente entre

los bienes y servicios consumidos y los bienes o servicios producidos; o, con mayor

amplitud, por los servicios prestados (outputs) en relación con los recursos

empleados a tal efecto (inputs). Así, una actuación eficiente se definiría como

aquella que con unos recursos determinados obtiene el máximo resultado posible, o

la que con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad adecuadas de un

determinado servicio. Desde esta perspectiva, el análisis de la eficiencia puede

abarcar los siguientes aspectos:

El rendimiento o desempeño del servicio prestado del bien adquirido, o vendido,

con relación a su costo.

La comparación de dicho rendimiento con un referente o estándar (benchmark).

Un conjunto de recomendaciones orientadas a la crítica y, si procede, la mejora

de los resultados obtenidos.

8.3.2 Efectividad.

La efectividad mide el impacto final de la actuación sobre el total de la población

involucrada. Razón por la que a estos indicadores se les denomina también

indicadores de impacto.

El valor, efectiva o potencialmente creado, no puede medirse en base

exclusivamente a los productos (outputs), ya que éstos en general carecen de una

significación propia, sino en relación con los resultados e impactos (outcomes) que

generan. Los indicadores de efectividad constituyen un valioso complemento de los

indicadores de eficiencia, dado que la eficiencia en el ámbito de la gestión pública

debe entenderse como relación entre costes y valor efectivamente producido

(impacto). Por esta razón, se debe procurar maximizar el valor efectivamente creado

a través de la actuación de los poderes públicos, minimizando los recursos

utilizados para conseguirlo.


8.3.3 Equidad.

La equidad se mide en función de la posibilidad de acceso a los servicios públicos

de los grupos sociales menos favorecidos en comparación con las mismas

posibilidades de la media del país. Desde esta perspectiva, el principio de equidad

busca garantizar la igualdad en la posibilidad de acceso a la utilización de los

recursos entre los que tienen derecho a ellos. En otras palabras, la medición de la

equidad implica medir el nivel de justicia en la distribución de los servicios públicos.

8.3.4 Excelencia.

El término o noción de excelencia nos remite a la calidad de los servicios, desde la

óptica del usuario. Por esta razón, en este punto, conviene poner especial énfasis

en el enfoque orientado hacia el cliente, el cuál se encuentra estrechamente

vinculado con la concepción de que la Administración no es sino un servicio y la

población su clientela potencial. Estas ideas nos remiten a un enfoque tetraédrico

sobre las características – deseables o esperadas- de la Administración:

Que sea comprensible para el ciudadano;

Que sea espacial, temporal y materialmente accesible;

Que responda a las expectativas en ella depositadas (que aporte soluciones), y

Que permita la participación del ciudadano en la determinación de necesidades

administrativas que le afecten.

8.3.5 Entorno.

El proceso de globalización y de cambios constantes que vive actualmente la

economía mundial hace imprescindible el control del entorno. Ello implica conocerlo,

entenderlo y adaptarse flexiblemente a los cambios que en él se produzcan. En este

ámbito, el acceso a la información sobre la evolución socioeconómica del entorno,

así como el conocimiento de las acciones, servicios y productos que están

desarrollando los diferentes agentes que interactúan en este contexto, se convierte

en un factor clave para las organizaciones públicas.


8.3.6 Sostenibilidad.

El concepto de sostenibilidad se refiere a la capacidad de mantener un servicio con

una calidad aceptable durante un largo período de tiempo. No es suficiente que los

objetivos de un programa se consigan, sino que es indispensable que sus beneficios

se prolonguen y se mantengan, a pesar de los cambios técnicos o del entorno que

se puedan producir.

8.3.7 Economía.

Este atributo se refiere a las condiciones en que un determinado organismo o

institución accede a los recursos financieros, humanos y materiales. En este ámbito,

la fijación de los criterios o indicadores de gestión (es decir, los criterios de

medición), supone la determinación o identificación de los correspondientes

estándares o patrones con respecto a aspectos tan importantes como el

conocimiento real de las necesidades que deben ser atendidas y su comparación

con lo que se ha adquirido o se pretende adquirir; la determinación de las calidades

admisibles; el grado de utilización de los bienes o servicios a adquirir; y, finalmente,

las posibilidades, plazos y condiciones de la compraventa de los recursos

materiales.

Para que una operación sea económica el acceso a los recursos debe realizarse en

el momento y cantidad adecuados y con la mejor (en este caso menor) relación

costo-calidad posible. En resumen, se podría decir que la economía se alcanza

cuando se adquieren los recursos más adecuados (en cantidad y calidad) al costo

más bajo.

8.3.8 Eficacia.

Como es de sobra conocido, la eficacia de una organización se mide por el grado de

satisfacción de los objetivos fijados en sus programas de actuación, o de los


objetivos incluidos tácita o explícitamente en su misión. Es decir, comparando los

resultados reales con los previstos, independientemente de los medios utilizados.

La evaluación de la eficacia de un determinado organismo no puede realizarse sin la

existencia previa de una planificación –plasmada en unos programas- en donde los

objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados, así como de una

expresión clara de la forma en que éstos se pretenden alcanzar. Lo anterior, en

virtud de que para llevar a cabo la evaluación será preciso analizar la forma y

magnitud en que los resultados obtenidos –en forma de bienes o servicios- se

ajustan a los efectos previstos. De esta forma, la eficacia puede ser considerada,

tanto desde el punto de vista tradicional como la comparación de los resultados

obtenidos con los esperados, sino también –y aún más importante- como una

comparación entre los resultados obtenidos y un óptimo factible, de forma tal que

este concepto coincida con la propia evaluación de programas.

Los puntos clave sobre los que incide la evaluación de la eficacia son, entre otros:

facilitar información sobre la continuidad, modificación o suspensión de un

programa; conocer si los programas cumplidos o terminados han conseguido los

fines propuestos; e informar al público respecto al resultado de las decisiones

gubernamentales o al Parlamento sobre el desarrollo o evolución de los programas

emprendidos.”17

El Sistema de Gestión de Costos se ha diseñado de tal manera, que la cantidad de

indicadores que se pueda obtener sea la adecuada, dependiendo desde el punto de

vista que se quiera analizar la información. Lo ideal es que el usuario diseñe sus

propios indicadores y que el sistema le provea la información necesaria y le calcule

el indicador para que el usuario analice y tome decisiones. Entre los indicadores que

puede proveer el Sistema de Gestión de Costos y que contribuirían en el proceso de

gestión de la institución están:

17 Josep Maria Guinart i Solà de la Escola d’Administració Pública de Catalunya. Indicadores de gestión para las entidades públicas. En http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CLAD/clad0047601.pdf. Consultado Junio 15 de 2007.


8.4 INDICADORES DE COSTOS PARA CENTROS DE COSTO Pretenden mostrar mediciones de cada uno de los centros de costo establecidos

para la PGN. En el Anexo I se presenta una plantilla general para cada indicador.

Este indicador también se puede calcular por regional, por provincia o por nivel.

8.4.1 Costo Total por centro de costo.

Indicador que busca informar a la organización sobre el total de los recursos

económicos asignados a un centro de costo para el desarrollo de sus actividades.

Este indicador también se puede calcular por regional, por provincia o por nivel.

8.4.2 Porcentaje o participación del recurso humano en el área.

Indicador que busca informar el peso relativo del recurso humano en relación con

los demás recursos asignados al centro específico.

8.4.3 Porcentaje o participación del recurso físico en el área.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos físicos asignados,

representados por la depreciación, arrendamiento de muebles, enseres, maquinaria

y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos asignados

al centro específico.

8.4.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en el área.

Indicador que busca informar la incidencia del total de los demás recursos

asignados, representados por papelería, viáticos, servicios públicos, vigilancia, aseo

y demás recursos de estas características asignados al centro específico.


8.5 INDICADORES DE COSTOS PARA ACTIVIDADES Reflejarán el valor de los recursos utilizados en las diferentes actividades definidas

para la Entidad. Nos permitirán conocer el valor económico de los recursos que se

utilizaron en los diferentes pasos para obtener los productos de la institución.

8.5.1 Costo total por actividad.

Se obtiene de la sumatoria de todos los recursos utilizados para el desarrollo de una

actividad.

8.5.2 Porcentaje o participación del recurso humano en la actividad.

Indicador que busca informar el peso relativo del recurso humano en relación con

los demás recursos utilizados para realizar una actividad específica.

8.5.3 Porcentaje o participación del recurso físico en la actividad.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos asignados,


y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos utilizados

en el desarrollo de actividades.

8.5.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en la actividad.



y demás recursos de estas características consumidos en las actividades.


8.6 INDICADORES PARA PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO Mostrarán la relación de las variables de costos con los productos generados en la

PGN.

8.6.1 Costo total por producto.

Informa sobre el costo total de los recursos que intervinieron en el desarrollo de un

producto específico.

8.6.2 Porcentaje o participación del recurso humano en el producto.

Indicador que busca informar el peso relativo de éste recurso en relación con los

demás recursos utilizados para realizar un producto intermedio o final.

8.6.3 Porcentaje o participación del recurso físico en el producto.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos asignados,


y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos utilizados

para realizar un producto.

8.6.4 Porcentaje o participación de los demás recursos en el producto.



y demás recursos de estas características utilizados en el desarrollo de un producto.


8.7 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD En términos generales, se entiende por productividad la relación existente entre el

producto(s) y el insumo(s). Para la Entidad se relacionan los diferentes recursos con

los productos-objetos de costo obtenidos.

8.7.1 Productividad de recurso humano.

Indicador que suministra información sobre los productos generados por una

persona o un grupo de personas en un periodo determinado, medido en función de

las horas laboradas.

8.7.2 Productividad recursos físicos.

Muestra en qué medida los recursos físicos de la Entidad han sido utilizados en la

prestación de servicios.

8.7.3 Productividad total

Total de los productos finales obtenidos sobre el total de tiempo disponible de todos

los funcionarios asignados a procesos misionales.

En el Anexo I se presenta la plantilla desarrollada para cada indicador, teniendo en

cuenta los lineamientos establecidos en la resolución 212 de Mayo 06 de 2003.


9 RECOMENDACIONES

Para que el proceso, propuesto en este Manual, de implementación y administración

del Sistema de Gestión de Costos sea exitoso es necesario que la institución adopte

una cultura de medición, análisis y control de sus recursos económicos, es decir

adopte una cultura de costos total.

La Dirección de la Entidad es la máxima responsable de la ejecución del Proyecto,

por tal motivo se requiere un firme convencimiento por su parte sobre la importancia

y la necesidad de que la Entidad cuente con este Sistema de Gestión de Costos.

Por lo que debe asumir un papel activo en el proceso de implementación, por lo

tanto, se sugieren las siguientes funciones durante este proceso:

Liderar el programa de implementación del Sistema de Gestión de Costos.

Mantener un compromiso activo.

Promover la participación de todos los funcionarios implicados.

Hacer un seguimiento al proyecto.

Designar a los miembros del equipo de proyecto que por parte de la Entidad se

encargará de llevar a cabo la implementación del Sistema de Gestión de Costos.

Con el fin de garantizar el éxito total por parte de la institución en el desarrollo del

proyecto, a continuación se presentan las siguientes recomendaciones específicas:

9.1 ELECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Se recomienda que la Oficina de Planeación ejerza el liderazgo en la

implementación del Sistema de Gestión de Costos, por el conocimiento que tiene de

la Institución y del tema a desarrollarse.


De otra parte y dado lo específico del tema, el conocimiento especializado que se

requiere y por lo visto y analizado durante el proceso de formulación de la

metodología, es importante que, durante el proceso de implementación, la Entidad

cuente con el acompañamiento de una firma que conozca el tema y, si no fue

participante durante el proceso de formulación de la metodología, se debe

contemplar que la organización elegida se tomará un tiempo, lo suficiente para

conocer la Entidad, sus procesos, productos y estructura. A

9.2 CONFORMACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO La Entidad debe seleccionar un equipo de personas de la organización provenientes

de diferentes dependencias, en las que se incluyan entre otras: las áreas

administrativa, planeación, sistemas, financiera, misionales, control interno.

El número de integrantes dependerá del despliegue de usuarios que la Organización

quiera hacer, es decir, si desea abarcar la mayoría de ubicaciones regionales y

funcionales, será mayor el número; lo recomendable es iniciar con un despliegue

moderado, incluyendo las áreas mencionadas y las principales regionales por

tamaño, y posteriormente cuando ya se tenga afianzado el sistema, su

funcionamiento y uso, ampliar la cobertura a otras dependencias.

9.3 SOBRE RECURSOS Para efectuar, a través del Sistema de Gestión de Costos, un adecuado análisis

control y gestión de los diferentes recursos económicos se deben tener en cuenta

las siguientes condiciones, para las cuales dentro del Manual se han efectuado las

propuestas correspondientes:

9.3.1 Identificación.

Al momento de ingresar el recurso económico al Sistema de Gestión de Costos se

debe identificar:


Origen del Recurso, recordando que el recurso económico puede ser:

1. C: Con disponibilidad Presupuestal

2. S: Sin disponibilidad Presupuestal

3. O: Otras Fuentes

Relación con el Centro de Costo, por cuanto los recursos pueden ser:

1. D: Directos

2. I: Indirectos

9.3.2 Registro y control

Como se planteó en la propuesta del Sistema, la PGN debe definir para el registro y

control de los recursos:

3. Responsable: Encargado de suministrar y actualizar la información que

requiere el Sistema del Gestión de Costos del respectivo recurso.

4. Nivel de Asignación: Si es directa al centro de costo o si es compartido

5. Base o Inductor: La unidad de medida o base con la cual se distribuirá el

recurso compartido entre los Centros de Costo.

9.3.3 Tablas de recolección de datos

Se deben implementar las tablas o formatos de recolección de datos de los

diferentes recursos económicos, definidos en el Manual; la remisión de los datos

puede efectuarse vía Web preferiblemente.

9.4 CENTROS DE COSTO Un paso esencial que debe dar la PGN no solo en la implementación del Sistema de

Gestión de Costos es la adopción de la codificación de los Centros de Costo, la cual

será de utilidad no solamente para el registro, análisis y control de los recursos


económicos sino para unificar las diferentes codificaciones de Dependencias que se

manejan en la Entidad. Es fundamental:

Definir un responsable del manejo, actualización y divulgación de dicha

codificación.

Implementar una única codificación de Centros de Costo a las dependencias.

Cuya propuesta ha sido dada a conocer en diferentes momentos del diseño del

Sistema.

Dar a conocer la codificación una vez esté definida la codificación de los centros

de costo y para que sea utilizada por todos los funcionarios en el control de sus

actividades, debe darse a conocer.

9.5 PROCESOS Y ACTIVIDADES El Sistema de Gestión de Costos ha sido diseñado teniendo en cuenta el Manual de

Procesos y actividades de la Entidad, por lo tanto, es necesario:

9.5.1 Definir la codificación de actividades.

De acuerdo a la propuesta se debe desarrollar la codificación e incluirla en el

Manual de Procesos teniendo en cuenta un responsable que debe mantenerla

vigente.

9.5.2 Divulgar el Manual de Procesos

Como desarrollo de este requerimiento se necesita:

Homologar las actividades por procesos de cada tipo de funcionario

Definir una salida o producto para cada actividad, en manual se incluye una

propuesta al respecto


9.5.3 Reportes por parte del funcionario.

Actividades en las cuales laboró.

Tiempo dedicado o porcentaje de dedicación a cada actividad.

Crear tablas de acumulación de datos sobre los reportes de funcionarios

9.6 DETERMINACION DEL COSTO DE LOS PROCESOS MISIONALES. El resultado final de la aplicación del Sistema de Gestión de Costos se refleja en el

costo de los productos de los procesos Misionales, por lo tanto, Para la adecuada

distribución de los costos de los procesos no misionales se sugiere.

Seguir cuidadosamente el orden de distribución y acumulación indicado en el

Manual. Hacer una buena elección del inductor (tipo 3) o la base con la cual se va a

efectuar dicha distribución de costos.

9.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Para obtener los resultados esperados con la implementación del Sistema de

Gestión de Costos, las etapas que se sugieren en el capítulo 6 de este Manual

deben desarrollarse en un estricto orden secuencial.


10 GLOSARIO

Actividades: Corresponden al conjunto de tareas homogéneas que tienen un

objetivo común, son realizadas por un individuo o grupo de individuos y tienen las

siguientes características:

Dan lugar a un saber o hacer específico.

Emplean una serie de recursos físicos, humanos y tecnológicos.

Son homogéneas desde el punto de vista de su comportamiento, costo y

ejecución.

Permiten tener un resultado interno o externo (Producto).

Están enfocadas a satisfacer necesidades de un cliente específico que puede

ser interno o externo.

Las actividades son tareas que consumen recursos sustanciales para producir un

output. Una actividad describe la forma en que una empresa emplea su tiempo y

recursos para conseguir los objetivos corporativos.

Cadena de Valor: Es una forma de análisis de las actividades empresariales

mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas,

intentando identificar fuentes de ventajas competitivas en cada una de las

actividades que agregan valor.

Centro de Costo: Unidad de la organización que es responsable por todos los

costos y gastos en los que incurre para el desarrollo de sus actividades; revisa

constantemente sus metas y controla las operaciones de su centro con miras a

alcanzar sus objetivos.

Costos: Esfuerzos económicos orientados a la producción o comercialización de

bienes o la prestación de servicios.


Costos Directos: Son aquellos costos que se identifican y causan en forma directa

y significativa con el centro de costo en desarrollo de sus actividades o servicios.

Costos Indirectos: Son aquellos utilizados por el centro de costo pero que no se

pueden identificar plenamente con el mismo, es decir, es compartido y se hace

necesario realizar una distribución.

Inductor: Es un criterio de aplicación o distribución de todos aquellos parámetros

convencionales que se toman como referencia para hacer una asignación objetiva y

razonable de costos, que indica cómo se distribuyen los recursos a las áreas de

responsabilidad, de qué manera se distribuyen los costos de las áreas de

responsabilidad a las actividades y finalmente, cómo se distribuyen éstas a los

objetos de costo.

Este término ha recibido diversas denominaciones en la todavía escasa bibliografía

en español: vectores de costos, inductores de costos, generadores de costos,

unidades de obra. J. Brimson lo define como "un factor que crea o influye en el costo

de una actividad, de tal modo que permite identificar la causa de dicho costo ",

"factor cuya ocurrencia da lugar a un costo”.

Macroproceso: Conjunto de procesos, de importancia para la institución, que por

su mayor nivel de jerarquía, están relacionados directamente con las principales

áreas de gestión de las entidades.

Objeto de Costo: Cualquier cliente, producto, servicio, contrato, proyecto, o

cualquier otra unidad de trabajo para la cual se desee una medida de costo

separada. El término de objeto de costo se usa porque los principios y métodos del

Costeo Basado en Actividades ABC tienen una aplicación en el costo del servicio y

del producto; estos métodos son igualmente útiles para determinar el costo

razonable de proyectos, contratos, programas, canales de distribución o segmento

de clientes.


Proceso: Es un conjunto de actividades que emplea insumos o materias primas,

tangibles o intangibles, le agrega valor a estas o las modifica, transformándolas en

un producto y suministrándolo a un cliente (interno o externo).

Procesos Conexos: Su objetivo es realizar las actividades necesarias para

suministrar a los usuarios y ciudadanía en general la información y servicios

procedentes de los macroprocesos misionales, brindar información normativa,

doctrinal y jurisprudencia que resulte necesaria para el cumplimiento de las

funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones de los ciudadanos

consagrados en la Constitución Nacional.

Procesos de Apoyo: Incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para

el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

Procesos de Evaluación y Control: Incluyen aquellos necesarios para medir y

recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la

eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los

misionales.

Procesos Estratégicos: Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y

estrategias, fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos

necesarios.

Procesos Misionales: Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado

previsto por la Entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

Producto: Representa todo aquel bien tangible o intangible que en última instancia

se desea costear; es la razón de ser de la actividad de la organización, como

servicios, bienes finales, clientes, mercados.

Recursos: Son los componentes económicos, elementos físicos, tangibles o

intangibles, que se utilizan en la producción de bienes o en la prestación de


servicios. Son todos los medios utilizados en el desarrollo de actividades,

debidamente agrupados según sus características homogéneas.

Sistema de Gestión de Costos: Sistema de información que establece el

procedimiento administrativo y financiero para identificar los datos y recursos que

permiten determinar el costo de actividades, procesos o servicios y administración

de los mismos, como soporte fundamental en la toma de decisiones.


11 BIBLIOGRAFÍA

1. AGUIRRE FLÓREZ J, Sistema de costeo. La asignación del costo total a productos y servicios, Marzo de 2004 Editorial: Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano.

2. CUERVO TAFUR J, OSORIO AGUDELO J.A. Costeo Basado en Actividades ABC, Gestión Basada en Actividades. Ecoe Ediciones, Colombia

3. HICKS, D. T. (1996): Activity-Based Costing for Small and Mid-Sized Business. Ed. John wiley & Sons, Inc. New York. Traducido al español en HICKS, D.T. (1997): El sistema de costes basado en las actividades (ABC). Guía para su implantación en pequeñas y medianas empresas. Ed. Marcombo. Barcelona.

4. KAPLAN, R.S. y COOPER, R. (1998): “Cost & effect Using Integrated Cost Systems to drive Profitability and Performance”. Harvard Business School Press Boston, Massachussets. Traducción al español en la obra de los mismos autores (1999) Coste y efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad. Ed. Gestión 2000. 2ª ed. Barcelona.

5. LORINO, P. (1993): El Control de Gestión Estratégico. La Gestión por Actividades, Ed. Marcombo, Barcelona.

6. POLIMENI et al, Contabilidad de costos, 1999 Mc Graw Hill, Mexico.

7. PORTER, M. (1985): Competitive advantage. Setting and sustaining superior performance. The Free Press, Nueva York. Se ha utilizado la traducción al español de CAMPA DE PÉREZ, M. A. (1988): Ventaja competitiva, Compañía Editorial Continental, 2ª impr. México.

8. RAMÍREZ PADILLA, Contabilidad de costos: un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Editorial Mc Graw-Hill, México 2a. Edición.

ANEXO A.

LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO Y

EQUIVALENCIAS

LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO PROPUESTO PARA LA PGN Julio de 2007 Y EQUIVALENCIA CON LOS CÓDIGOS DE DEPENDENCIA ACTUALES Anexo A.

Código Centro de Costo Nombre del Centro de Costos Propuesto

100000000 NIVEL CENTRAL110000000 DEPENDENCIAS DEL PROCURADOR GENERAL111000000 DESPACHO PROCURADOR GENERAL 1110 010000000112000000 PROCURADURIAS AUXILIARAES112011000 PROC. AUXILIAR ASUNTOS CONSTITUCIONALES 1110 010700000112021000 PROC. AUXILIAR ASUNTOS DISCIPLINARIOS 1110 010800000113000000 INVESTIGACIONES ESPECIALES113011000 DESPACHO DE INVESTIGACIONES ESPECIALES113051000 SECCIONAL INVEST. ESPECIALES ANTIOQUIA 0520 010200100113081000 SECCIONAL INVEST. ESPECIALES ATLANTICO 0820 010200200113111000 DIRECCION NACIONAL DE INVEST. ESPECIALES 1110 010200000113501000 SECCIONAL INVEST. ESPECIALES META 5020 010200500113681000 SECCIONAL INVEST. ESPECIALES SANTANDER 6820 010200400113761000 SECCIONAL INVEST. ESPECIALES VALLE CAUCA 7620 010200300114000000 OFICINAS ASESORAS114021000 OFICINA DE PRENSA 1110 010120000114031000 OFICINA DE PLANEACION 1110 010300000114041000 OFICINA DE CONTROL INTERNO 1110 010400000114091000 OFICINA DE SELECCION Y CARRERA 1110 010900000114111000 OFICINA JURIDICA 1110 011000000114121000 OFICINA DE SISTEMAS 1110 011100000115000000 GRUPOS DEL DESPACHO DEL PROCURADOR115000001 ASUNTOS CARCELARIOS Y DESPLAZADOS115000002 CONTROL POBLACION DESPLAZADA115000003 PERMANENTE DERECHOS HUMANOS115000004 APOYO Y FORTALECIMIENTO PGN-BID115000005 ASESORES DESP G24 EN CONTRATACION115000007 ASESORES DESP G24 DERECHOS HUMANOS115000010 ASSUNTOS CACELARIOS Y PENITENCIARIOS115000011 SECRETARIA DE ASISTENCIA TECNICA PGN - ONU115000012 ASUNTOS INTERNACIONALES120000000 DEPENDENCIAS DEL VICEPROCURADOR121000000 DESPACHO VICEPROCURADOR GENERAL 1110 020000000122000000 DIVISIONES122040000 DIVISION DE DOCUMENTACION 1110 020400000122041001 JEFE DE DIVISION122042002 GRUPO DE BIBLIOTECA 1110 020400002122042003 GRUPO DE RELATORIA 1110 020400003122042001 GRUPO DE ARCHIVO CENTRAL 1110 020400001122060000 DIV. REGISTRO Y CONTROL Y CORRESPONDENCI 1110 020600000122061001 JEFE DE DIVISION

Código de Dependencia Actual

LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO PROPUESTO PARA LA PGNY EQUIVALENCIA CON LOS CÓDIGOS DE DEPENDENCIA ACTUALES

LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO PROPUESTO PARA LA PGN Y EQUIVALENCIA CON LOS CÓDIGOS DE DEPENDENCIA ACTUALES

Julio de 2007Anexo A - 1




122062002 SUSTANCIACION DE QUEJAS122062003 INICIOS TERMINACIONES PODER PREFERENTE VIGIALANCIA SUPERIOR122062004 ACTUALIACION GEDIS A NICEL TERRITORIAL122062005 REPARTO PRIMER- SEGUNDA INSTANCIA Y COMISIONES122062006 COORDINACION GRUPO SIRI122062007 COORDINACION DE CORRESPONDENCIA122062008 APOYO INFORMATICO122070000 DIVISION DE SEGURIDAD 1110 020700000122071001 JEFE DE DIVISION130000000 DEPENDENCIA DEL SECRETARIO GENERAL131000000 SECRETARIA GENERAL 1110 03000000013200000 DIVISIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

132021000 DIVISION CENTRO ATENCION PUBLICO 1110 020300000132021001 JEFE DE DIVISION132031000 DIVISION ADMINISTRATIVA 1110 030300000132031001 JEFE DE DIVISION132032002 GRUPO MUEBLES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1110 030300002132032003 GRUPO DE INMUEBLES 1110 030300003132032004 GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS 1110 030300004132032001 GRUPO DE COMPRAS 1110 030300001132040000 DIVISION FINANCIERA 1110 030400000132041001 JEFE DE DIVISION132042002 GRUPO DE TESORERIA 1110 030400002132042003 GRUPO DE CONTABILIDAD 1110 030400003132042004 GRUPO DE CUENTAS 1110 030400004132042001 GRUPO DE EJECUCION DE PRESUPUESTO 1110 030400001132051000 DIVISION DE GESTION HUMANA 1110 030500000132051001 JEFE DE DIVISION132052002 GRUPO DE CESANTÌAS 1110 030500002132052003 GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR 1110 030500003132052004 GRUPO DE VIATICOS 1110 030500004132052005 GRUPO DE HOJAS DE VIDA 1110 030500005132052001 GRUPO DE NOMINA 1110 030500001140000000 PROCURADURIAS DELEGADAS141000000 DELEGADAS PREVENTIVAS141411000 PROC. DEL. VIG PREVENTIVA FUNCION PUBLIC 1110 410000000141431000 PROC. DEL. PARA ASUNTOS CIVILES 1110 430000000141451000 PROC. DEL. DESCENTRALIZACION Y ENT TERRI 1110 450000000141461000 PROC. DEL. PREV MAT DERECHOS HUMANOS ETN 1110 460000000142000000 DELEGADAS DE INTERVENCION142180000 PROC. 1¦ DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 180000000






142181001 DESPACHO DEL PROCURADOR 1 ANTE EL CE142182001 PROC. 1 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000100142182002 PROC. 2 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000200142182003 PROC. 3 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000300142182004 PROC. 4 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000400142182005 PROC. 5 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000500142182006 PROC. 6 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000600142182007 PROC. 7 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000700142182008 PROC. 8 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000800142182009 PROC. 9 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180000900142182010 PROC. 10 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180001000142182011 PROC. 11 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180001100142182012 PROC. 12 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180001200142182013 PROC. 13 JUD. II ADTIVA ARMENIA 6320 180001300142182014 PROC. 14 JUD. II ADTIVA BARRANQUILLA 0820 180001400142182015 PROC. 15 JUD. II ADTIVA BARRANQUILLA 0820 180001500142182016 PROC. 16 JUD. II ADTIVA BUCARAMANGA 6820 180001600142182017 PROC. 17 JUD. II ADTIVA BUCARAMANGA 6820 180001700142182018 PROC. 18 JUD. II ADTIVA CALI 7620 180001800142182019 PROC. 19 JUD. II ADTIVA CALI 7620 180001900142182020 PROC. 20 JUD. II ADTIVA CALI 7620 180002000142182021 PROC. 21 JUD. II ADTIVA CARTAGENA 1320 180002100142182022 PROC. 22 JUD. II ADTIVA CARTAGENA 1320 180002200142182023 PROC. 23 JUD. II ADTIVA CUCUTA 5420 180002300142182024 PROC. 24 JUD. II ADTIVA CUCUTA 5420 180002400142182026 PROC. 26 JUD. II ADTIVA IBAGUE 7320 180002600142182027 PROC. 27 JUD. II ADTIVA IBAGUE 7320 180002700142182028 PROC. 28 JUD. II ADTIVA MANIZALES 1720 180002800142182029 PROC. 29 JUD. II ADTIVA MANIZALES 1720 180002900142182030 PROC. 30 JUD. II ADTIVA MEDELLIN 0520 180003000142182031 PROC. 31 JUD. II ADTIVA MEDELLIN 0520 180003100142182032 PROC. 32 JUD. II ADTIVA MEDELLIN 0520 180003200142182033 PROC. 33 JUD. II ADTIVA MONTERIA 2320 180003300142182034 PROC. 34 JUD. II ADTIVA NEIVA 4120 180003400142182035 PROC. 35 JUD. II ADTIVA PASTO 5220 180003500142182036 PROC. 36 JUD. II ADTIVA PASTO 5220 180003600142182037 PROC. 37 JUD. II ADTIVA PEREIRA 6620 180003700142182038 PROC. 38 JUD. II ADTIVA PEREIRA 6620 180003800142182039 PROC. 39 JUD. II ADTIVA POPAYAN 1920 180003900142182041 PROC. 41 JUD. II ADTIVA QUIBDO 2720 180004100142182042 PROC. 42 JUD. II ADTIVA RIOHACHA 4420 180004200






142182043 PROC. 43 JUD. II ADTIVA SANTA MARTA 4720 180004300142182044 PROC. 44 JUD. II ADTIVA SINCELEJO 7020 180004400142182045 PROC. 45 JUD. II ADTIVA TUNJA 1520 180004500142182047 PROC. 47 JUD. II ADTIVA VALLEDUPAR 2020 180004700142182048 PROC. 48 JUD. II ADTIVA VILLAVICENCIO 5020 180004800142182049 PROC. 49 JUD. II ADTIVA VILLAVICENCIO 5020 180004900142182050 PROC. 50 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180005000142182051 PROC. 51 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180005100142182052 PROC. 52 JUD. II ADTIVA ARAUCA 8120 180005200142182053 PROC. 53 JUD. II ADTIVA YOPAL 8520 180005300142182054 PROC. 54 JUD. II ADTIVA SAN ANDRES 8820 180005400142182055 PROC. 55 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C. 1110 180005500142182056 PROC. 56 II ADTVA BOGOTA D.C. 1110 180005600142182900 UNIDAD COORDINADORA PRC.JUD.ADMINISTRATI 1110 180000001142191000 PROC. 2 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 190000000142201000 PROC. 3 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 200000000142211000 PROC. 4 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 210000000142221000 PROC. 5 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 220000000142231000 PROC. 6 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 230000000142241000 PROC. 7 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO 1110 240000000142280000 PROC. DEL. MINISTERIO PUBLICO ASUNTOS PE 1110 280000000142281001 DESPACHO DEL PROCURADOR 28 DEL MIN AS. PEN142282001 PROC. 1 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000100142282002 PROC. 2 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000200142282003 PROC. 3 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000300142282004 PROC. 4 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000400142282005 PROC. 5 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000500142282006 PROC. 6 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000600142282007 PROC. 7 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000700142282008 PROC. 8 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000800142282009 PROC. 9 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280000900142282010 PROC. 10 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001000142282011 PROC. 11 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001100142282013 PROC. 13 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001300142282014 PROC. 14 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001400142282015 PROC. 15 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001500142282016 PROC. 16 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001600142282017 PROC. 17 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001700142282018 PROC. 18 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001800142282019 PROC. 19 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280001900142282020 PROC. 20 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002000






142282021 PROC. 21 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002100142282022 PROC. 22 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002200142282023 PROC. 23 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002300142282024 PROC. 24 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002400142282025 PROC. 25 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002500142282026 PROC. 26 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002600142282027 PROC. 27 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO 5020 280002700142282028 PROC. 28 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002800142282029 PROC. 29 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280002900142282030 PROC. 30 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280003000142282032 PROC. 32 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280003200142282033 PROC. 33 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280003300142282034 PROC. 34 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280003400142282035 PROC. 35 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280003500142282037 PROC. 37 JUD. II PENAL MONTERIA 2320 280003700142282038 PROC. 38 JUD. II PENAL ARMENIA 6320 280003800142282039 PROC. 39 JUD. II PENAL ARMENIA 6320 280003900142282040 PROC. 40 JUD. II PENAL ARMENIA 6320 280004000142282041 PROC. 41 JUD. II PENAL ARMENIA 6320 280004100142282042 PROC. 42 JUD. II PENAL VALLEDUPAR 2020 280004200142282043 PROC. 43 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004300142282044 PROC. 44 JUD. II PENAL SANTA MARTA 4720 280004400142282045 PROC. 45 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004500142282046 PROC. 46 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004600142282047 PROC. 47 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004700142282048 PROC. 48 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004800142282049 PROC. 49 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280004900142282050 PROC. 50 JUD. II PENAL BARRANQUILLA 0820 280005000142282051 PROC. 51 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280005100142282052 PROC. 52 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280005200142282053 PROC. 53 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280005300142282054 PROC. 54 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280005400142282055 PROC. 55 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280005500142282056 PROC. 56 JUD. II PENAL SAN GIL 6820 280005600142282057 PROC. 57 JUD. II PENAL SAN GIL 6820 280005700142282058 PROC. 58 JUD. II PENAL BARRANCABERMEJA 6820 280005800142282059 PROC. 59 JUD. II PENAL BARRANCABERMEJA 6820 280005900142282060 PROC. 60 JUD. II PENAL CALI 7620 280006000142282062 PROC. 62 JUD. II PENAL CALI 7620 280006200142282063 PROC. 63 JUD. II PENAL CALI 7620 280006300142282064 PROC. 64 JUD. II PENAL CALI 7620 280006400






142282065 PROC. 65 JUD. II PENAL CALI 7620 280006500142282066 PROC. 66 JUD. II PENAL CALI 7620 280006600142282067 PROC. 67 JUD. II PENAL CALI 7620 280006700142282068 PROC. 68 JUD. II PENAL CALI 7620 280006800142282069 PROC. 69 JUD. II PENAL CALI 7620 280006900142282070 PROC. 70 JUD. II PENAL CALI 7620 280007000142282071 PROC. 71 JUD. II PENAL CALI 7620 280007100142282072 PROC. 72 JUD. II PENAL CALI 7620 280007200142282073 PROC. 73 JUD. II PENAL CALI 7620 280007300142282074 PROC. 74 JUD. II PENAL CALI 7620 280007400142282075 PROC. 75 JUD. II PENAL BUENAVENTURA 7620 280007500142282076 PROC. 76 JUD. II PENAL BUGA 7620 280007600142282077 PROC. 77 JUD. II PENAL BUGA 7620 280007700142282078 PROC. 78 JUD. II PENAL BUGA 7620 280007800142282079 PROC. 79 JUD. II PENAL BUGA 7620 280007900142282080 PROC. 80 JUD. II PENAL CARTAGO 7620 280008000142282081 PROC. 81 JUD. II PENAL TULUA 7620 280008100142282082 PROC. 82 JUD. II PENAL CARTAGENA 1320 280008200142282083 PROC. 83 JUD. II PENAL CARTAGENA 1320 280008300142282084 PROC. 84 JUD. II PENAL CARTAGENA 1320 280008400142282085 PROC. 85 JUD. II PENAL SAN ANDRES 8820 280008500142282086 PROC. 86 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280008600142282087 PROC. 87 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO 5020 280008700142282088 PROC. 88 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280008800142282089 PROC. 89 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280008900142282090 PROC. 90 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280009000142282091 PROC. 91 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280009100142282092 PROC. 92 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280009200142282093 PROC. 93 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280009300142282094 PROC. 94 JUD. II PENAL CUCUTA 5420 280009400142282095 PROC. 95 JUD. II PENAL PAMPLONA 5420 280009500142282096 PROC. 96 JUD. II PENAL FLORENCIA 1820 280009600142282097 PROC. 97 JUD. II PENAL FLORENCIA 1820 280009700142282098 PROC. 98 JUD. II PENAL FLORENCIA 1820 280009800142282099 PROC. 99 JUD. II PENAL PUERTO CARRENO 9920 280009900142282100 PROC. 100 JUD. II PENAL IBAGUE 7320 280010000142282101 PROC. 101 JUD. II PENAL IBAGUE 7320 280010100142282102 PROC. 102 JUD. II PENAL IBAGUE 7320 280010200142282103 PROC. 103 JUD. II PENAL IBAGUE 7320 280010300142282104 PROC. 104 JUD. II PENAL IBAGUE 7320 280010400142282105 PROC. 105 JUD. II PENAL MANIZALES 1720 280010500






142282106 PROC. 106 JUD. II PENAL MANIZALES 1720 280010600142282107 PROC. 107 JUD. II PENAL MANIZALES 1720 280010700142282108 PROC. 108 JUD. II PENAL MANIZALES 1720 280010800142282110 PROC. 110 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280011000142282111 PROC. 111 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011100142282113 PROC. 113 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011300142282114 PROC. 114 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011400142282115 PROC. 115 JUD. II PENAL FLORENCIA 1820 280011500142282116 PROC. 116 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011600142282117 PROC. 117 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011700142282118 PROC. 118 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011800142282119 PROC. 119 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280011900142282120 PROC. 120 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012000142282121 PROC. 121 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012100142282122 PROC. 122 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012200142282123 PROC. 123 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012300142282124 PROC. 124 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012400142282125 PROC. 125 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012500142282126 PROC. 126 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012600142282128 PROC. 128 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012800142282129 PROC. 129 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280012900142282131 PROC. 131 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 0520 280013100142282131 PROC. 131 JUD. PENAL 1110 280013100142282132 PROC. 132 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280013200142282133 PROC. 133 JUD. II PENAL MONTERIA 2320 280013300142282134 PROC. 134 JUD. II PENAL MONTERIA 2320 280013400142282135 PROC. 135 JUD. II PENAL MONTERIA 2320 280013500142282136 PROC. 136 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280013600142282137 PROC. 137 JUD. II PENAL NEIVA 4120 280013700142282138 PROC. 138 JUD. II PENAL NEIVA 4120 280013800142282139 PROC. 139 JUD. II PENAL NEIVA 4120 280013900142282140 PROC. 140 JUD. II PENAL MEDELLIN 0520 280014000142282141 PROC. 141 JUD. II PENAL NEIVA 4120 280014100142282142 PROC. 142 JUD. II PENAL PASTO 5220 280014200142282143 PROC. 143 JUD. II PENAL PASTO 5220 280014300142282144 PROC. 144 JUD. II PENAL PASTO 5220 280014400142282145 PROC. 145 JUD II PENAL DE TUMACO 5220 280014501142282146 PROC. 146 JUD. II PENAL PASTO 5220 280014600142282147 PROC. 147 JUD II PENAL DE IPIALES 5220 280014701142282148 PROC. 148 JUD. II PENAL SAN J. GUAVIARE 9520 280014800142282149 PROC. 149 JUD. II PENAL PEREIRA 6620 280014900






142282150 PROC. 150 JUD. II PENAL PEREIRA 6620 280015000142282151 PROC. 151 JUD. II PENAL PEREIRA 6620 280015100142282152 PROC. 152 JUD. II PENAL PEREIRA 6620 280015200142282157 PROC. 157 JUD. II PENAL QUIBDO 2720 280015700142282158 PROC. 158 JUD. II PENAL QUIBDO 2720 280015800142282159 PROC. 159 JUD. II PENAL RIOHACHA 4420 280015900142282160 PROC. 160 JUD. II PENAL RIOHACHA 4420 280016000142282161 PROC. 161 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280016100142282162 PROC. 162 JUD. II PENAL SANTA MARTA 4720 280016200142282163 PROC. 163 JUD. II PENAL SANTA MARTA 4720 280016300142282164 PROC. 164 JUD. II PENAL SANTA MARTA 4720 280016400142282165 PROC. 165 JUD. II PENAL SANTA R. VITERBO 1520 280016500142282167 PROC. 167 JUD. II PENAL YOPAL 8520 280016700142282168 PROC. 168 JUD. II PENAL SINCELEJO 7020 280016800142282169 PROC. 169 JUD. II PENAL SINCELEJO 7020 280016900142282170 PROC. 170 JUD. II PENAL BUCARAMANGA 6820 280017000142282171 PROC. 171 JUD. II PENAL TUNJA 1520 280017100142282172 PROC. 172 JUD. II PENAL TUNJA 1520 280017200142282173 PROC. 173 JUD. II PENAL TUNJA 1520 280017300142282174 PROC. 174 JUD. II PENAL TUNJA 1520 280017400142282175 PROC. 175 JUD. II PENAL VALLEDUPAR 2020 280017500142282176 PROC. 176 JUD. II PENAL VALLEDUPAR 2020 280017600142282177 PROC. 177 JUD. II PENAL VALLEDUPAR 2020 280017700142282178 PROC. 178 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO 5020 280017800142282179 PROC. 179 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO 5020 280017900142282180 PROC. 180 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO 5020 280018000142282181 PROC. 181 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280018100142282182 PROC. 182 JUD. II PENAL ARAUCA 8120 280018200142282183 PROC. 183 JUD. II PENAL LETICIA 9120 280018300142282184 PROC. 184 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280018400142282185 PROC. 185 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280018500142282187 PROC. 187 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280018700142282188 PROC. 188 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280018800142282189 PROC. 189 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280018900142282190 PROC. 190 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280019000142282191 PROC. 191 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280019100142282192 PROC. 192 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280019200142282194 PROC. 194 JUD. I PENAL MEDELLIN 0520 280019400142282196 PROC. 196 JUD. I PENAL APARTADO 0520 280019600142282197 PROC. 197 JUD. I PENAL BELLO 0520 280019700142282198 PROC. 198 JUD. I PENAL PUERTO BERRIO 0520 280019800






142282199 PROC. 199 JUD. I PENAL SEGOVIA 0520 280019900142282200 PROC. 200 JUD. I PENAL RIONEGRO 0520 280020000142282202 PROC. 202 JUD I PENAL SANTAFE DE ANTIOQ. 0520 280020201142282203 PROC. 203 JUD. I PENAL YARUMAL 0520 280020300142282204 PROC. 204 JUD. I PENAL BOLIVAR 0520 280020400142282206 PROC. 206 JUD. I PENAL SARAVENA 8120 280020600142282207 PROC. 207 JUD. I PENAL BARRANQUILLA 0820 280020700142282208 PROC. 208 JUD. I PENAL BARRANQUILLA 0820 280020800142282212 PROC. 212 JUD. I PENAL MAGANGUE 1320 280021200142282213 PROC. 213 JUD. I PENAL TUNJA 1520 280021300142282214 PROC. 214 JUD. I PENAL PUERTO BOYACA 1520 280021400142282215 PROC. 215 JUD. I PENAL CHIQUINQUIRA 1520 280021500142282216 PROC. 216 I PENAL SOGAMOSO 1520 280021601142282217 PROC. 217 JUD. I PENAL MANIZALES 1720 280021700142282219 PROC. 219 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280021900142282220 PROC. 220 JUD. I PENAL FLORENCIA 1820 280022000142282221 PROC.221 I PENAL DE SOACHA 2520 280022100142282222 PROC. 222 JUD. I PENAL YOPAL 8520 280022200142282223 PROC. 223 JUD. I PENAL YOPAL 8520 280022300142282225 PROC. 225 JUD. I PENAL PATIA EL BORDO 1920 280022500142282226 PROC. 226 JUD. I PENAL SANTA. QUILICHAO 1920 280022600142282227 PROC. 227 JUD. I PENAL VALLEDUPAR 2020 280022700142282228 PROC. 228 JUD. I PENAL CHIRIGUANA 2020 280022800142282229 PROC. 229 JUD. I PENAL MONTERIA 2320 280022900142282230 PROC. 230 JUD. I PENAL MONTERIA 2320 280023000142282231 PROC. 231 JUD. I PENAL PLANETA RICA 2320 280023100142282232 PROC. 232 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023200142282233 PROC. 233 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023300142282234 PROC. 234 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023400142282235 PROC. 235 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023500142282237 PROC. 237 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023700142282238 PROC. 238 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280023800142282240 PROC. 240 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280024000142282241 PROC. 241 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280024100142282242 PROC. 242 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280024200142282243 PROC. 243 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280024300142282246 PROC. 246 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280024600142282247 PROC. 247 JUD. I PENAL POPAYAN 1920 280024700142282248 PROC. 248 JUD. I PENAL CAQUEZA 2520 280024800142282249 PROC. 249 JUD. I PENAL ZIPAQUIRA 2520 280024900142282250 PROC. 250 JUD. I PENAL CHOCONTA 2520 280025000






142282251 PROC. 251 JUD. I PENAL FUSAGASUGA 2520 280025100142282252 PROC. 252 JUD. I PENAL GACHETA 2520 280025200142282253 PROC. 253 I PENAL FUNZA 2520 280025301142282254 PROC. 254 JUD. I PENAL FACATATIVA 2520 280025400142282255 PROC. 255 JUD. I PENAL LA DORADA 1720 280025500142282256 PROC. 256 JUD. I PENAL MELGAR 7320 280025600142282257 PROC. 257 JUD. I PENAL GIRARDOT 2520 280025700142282258 PROC. 258 JUD. I PENAL LA MESA 2520 280025800142282259 PROC. 259 JUD. I PENAL PACHO 2520 280025900142282260 PROC. 260 JUD. I PENAL SOACHA 2520 280026000142282261 PROC. 261 JUD. I PENAL UBATE 2520 280026100142282262 PROC. 262 JUD. I PENAL VILLETA 2520 280026200142282263 PROC. 263 JUD. I PENAL ISTMINA 2720 280026300142282264 PROC. 264 I PENAL MONIQUIRA BOYACA 1520 280026400142282265 PROC. 265 JUD. I PENAL SANJUAN CESAR 4420 280026500142282267 PROC. 267 JUD. I PENAL NEIVA 4120 280026700142282268 PROC. 268 JUD. I PENAL NEIVA 4120 280026800142282269 PROC. 269 JUD. I PENAL AGUACHICA CESAR 2020 280026900142282270 PROC. 270 JUD. I PENAL GARZON 4120 280027000142282271 PROC. 271 JUD. I PENAL PITALITO 4120 280027100142282272 PROC. 272 JUD. I PENAL SANTA MARTA 4720 280027200142282273 PROC. 273 JUD. I PENAL FUNDACION 4720 280027300142282275 PROC. 275 JUD. I PENAL VILLAVICENCIO 5020 280027500142282276 PROC. 276 JUD. I PENAL VILLAVICENCIO 5020 280027600142282277 PROC. 277 JUD. I PENAL VILLAVICENCIO 5020 280027700142282278 PROC. 278 JUD. I PENAL GRANADA 5020 280027800142282279 PROC. 279 JUD. I PENAL PASTO 5220 280027900142282280 PROC. 280 JUD. I PENAL TUQUERRES 5220 280028000142282281 PROC. 281 JUD. I PENAL IPIALES 5220 280028100142282282 PROC. 282 JUD. I PENAL TUMACO 5220 280028200142282283 PROC. 283 JUD. I PENAL CUCUTA 5420 280028300142282284 PROC. 284 JUD. I PENAL OCAÑA 5420 280028400142282285 PROC. 285 JUD. I PENAL PAMPLONA 5420 280028500142282286 PROC. 286 JUD. I PENAL MOCOA 8620 280028600142282287 PROC. 287 JUD. I PENAL PUERTO LEGUISAMO 8620 280028700142282288 PROC. 288 JUD. I PENAL ARMENIA 6320 280028800142282289 PROC. 289 JUD. I PENAL ARMENIA 6320 280028900142282290 PROC. 290 JUD. I PENAL PEREIRA 6620 280029000142282291 PROC. 291 JUD. I PENAL CARTAGENA BOLIVAR 1320 280029100142282292 PROC. 292 JUD. I PENAL SAN ANDRES 8820 280029200142282293 PROC. 293 JUD. I PENAL BUCARAMANGA 6820 280029300






142282294 PROC. 294 JUD. I PENAL BUCARAMANGA 6820 280029400142282295 PROC. 295 JUD. I PENAL BUCARAMANGA 6820 280029500142282296 PROC. 296 JUD. I PENAL SOCORRO SANTANDER 6820 280029601142282297 PROC. 297 JUD. I PENAL MALAGA 6820 280029700142282298 PROC. 298 JUD. I PENAL VELEZ 6820 280029800142282299 PROC. 299 JUD. I PENAL SINCELEJO 7020 280029900142282300 PROC. 300 JUD. I PENAL IBAGUE 7320 280030000142282301 PROC. 301 JUD. I PENAL GUAMO 7320 280030100142282302 PROC. 302 JUD. I PENAL LIBANO 7320 280030200142282303 PROC. 303 JUD. I PENAL CHAPARRAL 7320 280030300142282304 PROC. 304 JUD. I PENAL ESPINAL 7320 280030400142282305 PROC. 305 JUD. I PENAL HONDA 7320 280030500142282306 PROC. 306 JUD. I PENAL CALI 7620 280030600142282307 PROC. 307 JUD. I PENAL PALMIRA 7620 280030700142282308 PROC. 308 JUD. I PENAL CALI 7620 280030800142282309 PROC. 309 JUD. I PENAL CALI 7620 280030900142282310 PROC. 310 JUD. I PENAL ROLDANILLO 7620 280031000142282311 PROC. 311 JUD. I PENAL SEVILLA 7620 280031100142282312 PROC. 312 JUD. I PENAL CARTAGO 7620 280031200142282313 PROC. 313 JUD. I PENAL BUENAVENTURA 7620 280031300142282314 PROC. 314 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031400142282315 PROC. 315 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031500142282316 PROC. 316 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031600142282317 PROC. 317 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031700142282318 PROC. 318 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031800142282319 PROC. 319 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280031900142282320 PROC. 320 JUD. II PENAL BOGOTA D.C. 1110 280032000142282321 PROC. 321 JUD. II PENAL SINCELEJO 7020 280032100142282322 PROC. 322 JUD. I PENAL PALMIRA 7620 280032200142282323 PROC. 323 JUD. I PENAL MITU VAUPES 9720 280032300142282324 PROC. 324 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280032400142282325 PROC. 325 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280032500142282326 PROC. 326 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280032600142282327 PROC. 327 JUD. I PENAL BOGOTA D.C. 1110 280032700142282340 PROC. 340 JUD I PENAL RIONEGRO 0520 280034001142282341 PROC. 341 JUD. I PENAL ACACIAS 5020 280034101142282342 PROC. 342 JUD. I PENAL APARTADO 0520 280034200142282344 PROC. 344 JUD. I PENAL ANDES 0520 280034400142360000 PROC. DEL. ASUNTOS AMBIENTALES Y AGRARIO 1110 360000000142361001 DESPACHO DEL PROC. DEL. ASUNTOS AMB Y AGR142362001 PROC. 1 JUD. II AGRARIA MEDELLIN 0520 360000100






142362002 PROC. 2 JUDICIAL II AGRARIA TUNJA 1520 360000200142362003 PROC. 3 JUD. II AGRARIA CARTAGENA 1320 360000300142362004 PROC. 4 JUD. II AGRARIA TUNJA 1520 360000400142362005 PROC. 5 JUD. II AGRARIA MANIZALES 1720 360000500142362008 PROC. 8 JUD. II AGRARIA VALLEDUPAR 2020 360000800142362009 PROC. 9 JUD. II AGRARIA QUIBDO 2720 360000900142362010 PROC. 10 JUD. II AGRARIA MONTERIA 2320 360001000142362011 PROC. 11 JUD. II AGRARIA NEIVA 4120 360001100142362012 PROC. 12 JUD. II AGRARIA RIOHACHA 4420 360001200142362013 PROC. 13 JUD. II AGRARIA SANTA MARTA 4720 360001300142362014 PROC. 14 JUD. II AGRARIA VILLAVICENCIO 5020 360001400142362015 PROC. 15 JUD. II AGRARIA PASTO 5220 360001500142362016 PROC. 16 JUD. II AGRARIA CUCUTA 5420 360001600142362017 PROC. 17 JUD. II AGRARIA SAN ANDRES 8820 360001700142362018 PROC. 18 JUD. II AGRARIA BUCARAMANGA 0520 360001800142362018 PROC. 18 JUD. II AGRARIA MEDELLIN 6820 360001800142362019 PROC. 19 JUD. II AGRARIA SINCELEJO 7020 360001900142362020 PROC. 20 JUD. II AGRARIA IBAGUE 7320 360002000142362021 PROC. 21 JUD. II AGRARIA CALI 7620 360002100142362023 PROC. 23 JUD. II AGRARIA YOPAL 8520 360002300142362024 PROC. 24 JUDICIAL II AGRARIA B/MANGA 6820 360002400142362025 PROC. 25 JUD. II AGRARIA BOGOTA D.C. 1110 360002500142362026 PROC. 26 JUD. II AGRARIA BARRANCABERMEJA 6820 360002600142362027 PROC. 27 JUD. II AGRARIA BOGOTA D.C. 1110 360002700142362028 PROC. 28 JUD. II AGRARIA BOGOTA D.C. 1110 360002800142362029 PROC. 29 JUD. II AGRARIA BOGOTA D.C. 1110 360002900142362030 PROC. 30 JUD II AGRARIA BARRANQUILLA 0820 360003000142362261 PROC.26 II AGRARIA DE BUCARAMANGA 6820 360002601142420000 PROC. DEL. DEFENSA AL MENOR Y FAMILIA 1110 420000000142421001 PROC. DEL. DEFENSA AL MENOR Y FAMILIA142422002 PROC. 2 JUD. II FAMILIA BOGOTA 1110 420000200142422004 PROC. 4 JUD. II FAMILIA ARMENIA 6320 420000400142422005 PROC. 5 JUD. II FAMILIA BARRANQUILLA 0820 420000500142422006 PROC. 6 JUD. II FAMILIA BUCARAMANGA 6820 420000600142422007 PROC. 7 JUD. II FAMILIA BOGOTA 1110 420000700142422008 PROC. 8 JUD. II FAMILIA CALI 7620 420000800142422009 PROC. 9 JUD. II FAMILIA BUGA 7620 420000900142422010 PROC. 10 JUD. II FAMILIA CARTAGENA 1320 420001000142422011 PROC. 11 JUD. II FAMILIA CUCUTA 5420 420001100142422012 PROC. 12 JUD. II FAMILIA PAMPLONA 5420 420001200142422013 PROC. 13 JUD. II FAMILIA FLORENICIA 1820 420001300






142422014 PROC. 14 JUD. II FAMILIA IBAGUE 7320 420001400142422015 PROC. 15 JUD. II FAMILIA MANIZALES 1720 420001500142422016 PROC. 16 JUD. II FAMILIA MEDELLIN 0520 420001600142422017 PROC. 17 JUD. II FAMILIA MEDELLIN 0520 420001700142422018 PROC. 18 JUD. II FAMILIA MONTERIA 2320 420001800142422019 PROC. 19 JUD. II FAMILIA NEIVA 4120 420001900142422020 PROC. 20 JUD. II FAMILIA PASTO 5220 420002000142422021 PROC. 21 JUD. II FAMILIAN PEREIRA 6620 420002100142422023 PROC. 23 JUD. II FAMILIA QUIBDO 2720 420002300142422024 PROC. 24 JUD. II FAMILIA RIOHACHA 4420 420002400142422025 PROC. 25 JUD. II ADTIVA FLORENCIA 1820 180002500142422025 PROC. 25 JUD. II FAMILIA SANTA MARTA 4720 420002500142422026 PROC. 26 JUD. II FAMILIA STA.ROSA VITERB 1520 420002600142422027 PROC. 27 JUD. II FAMILIA SINCELEJO 7020 420002700142422028 PROC. 28 JUD. II FAMILIA TUNJA 1520 420002800142422029 PROC. 29 JUD. II FAMILIA VALLEDUPAR 2020 420002900142422030 PROC. 30 JUD. II FAMILIA VILLAVICENCIO 5020 420003000142422031 PROC. 31 JUD. I FAMILIA BOGOTA 1110 420003100142422032 PROC. 32 JUD. I FAMILIA MEDELLIN 0520 420003200142422033 PROC. 33 JUD. I FAMILIA BOGOTA 1110 420003300142422034 PROC. 34 JUD. I FAMILIA BOGOTA 1110 420003400142422035 PROC. 35 JUD. I FAMILIA MEDELLIN 0520 420003500142422036 PROC. 36 JUD. II FAMILIA BOGOTA 1110 420003600142422061 PROC. 61 JUD II FAMILIA BOGOTA 1110 420006100142440000 PROC. DEL. ASUNTOS LABORALES 1110 440000000142441001 PROC. DEL. ASUNTOS LABORALES142442001 PROC. 1 JUD. I LABORAL BOGOTA D.C. 1110 440000100142442002 PROC. 2 JUD. I LABORAL BOGOTA D.C. 1110 440000200142442003 PROC. 3 JUD I LABORAL MEDELLIN 0520 440000300142442211 PROC. 211 JUD.I LABORAL BARRANQUILLA 0820 440021100142521000 PROC. 1 DEL. CASACION PENAL 1110 520000000142531000 PROC. 2 DEL. CASACION PENAL 1110 530000000142541000 PROC. 3 DEL. CASACION PENAL 1110 540000000142551000 PROC. 4 DEL. CASACION PENAL 1110 550000000142561000 PROC. 1 DEL. INVESTIGA JUZGAMIENTO PENAL 1110 560000000142571000 PROC. 2 DEL. INVESTIGA JUZGAMIENTO PENAL 1110 570000000143000000 DELEGADAS DISCIPLINARIAS143051000 PROC. 1¦ DEL. VIGILANCIA ADMINISTRATIVA 1110 050000000143091000 PROC. DEL. PARA ECONOMIA Y HACIENDA PUBL 1110 090000000143121000 PROC. DEL. PARA LAS FUERZAS MILITARES 1110 120000000143131000 PROC. DEL. PARA LA POLICIA NACIONAL 1110 130000000






143471000 PROC. DEL. PARA LA MORALIDAD PUBLICA 1110 470000000143481000 PROC. 1¦ DELEGADA CONTRATACION ESTATAL 1110 480000000143482001 UNIDAD COORDINADORA CONTRATACION ESTATAL 1110 480000100143491000 PROC. 2 DEL. CONTRATACION ESTATAL 1110 490000000143501000 PROC. DEL. DISCIPLINARIA DEFENSA DD HH 1110 500000000143511000 PROC. DEL. VIG JUDICIAL POLICIA JUDICIAL 1110 510000000143581000 SALA DISCIPLINARIA 1110 580000000144000000 DELEGADAS DE CONCILIACIÓN160000000 VEEDURIA 1110 020100000170000000 INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUB 1110 040000000171000000 DIVISION DE INVESTIGACION172000000 DIVISION ACADEMICA O DE CAPACITACION173000000 DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA200000000 NIVEL TERRITORIAL210000000 PROCURADURIAS DISTRITALES211381000 PROC. PRIMERA DISTRITAL 1110 380000000212391000 PROC. SEGUNDA DISTRITAL 1110 390000000220000000 PROCURADURIAS REGIONALES221050000 PROC. REGIONAL ANTIOQUIA 0520 010000000221051001 DESPACHO PROCURADOR REGIONAL 221052102 PROC. PROV. VALLE DEL ABURRA 0520 010200000221052104 PROC. PROV. ANDES 0520 010400000221052105 PROC. PROV. APARTADO 0520 010500000221052108 PROC. PROV. PUERTO BERRIO 0520 010800000221052109 PROC. PROV. RIONEGRO 0520 010900000221052111 PROC. PROV. FREDONIA 0520 011100000221052112 PROC. PROV. SANTAFE DE ANTIOQUIA 0520 011200000221052113 PROC. PROV. YARUMAL 0520 011300000221080000 PROC. REGIONAL ATLANTICO 0820 020000000221081001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221082203 PROC. PROV. BARRANQUILLA 0820 020300000221110000 PROC. REGIONAL CUNDINAMARCA 1110 400000000221111001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221130000 PROC. REGIONAL BOLIVAR 1320 030000000221131001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221132303 PROC. PROV. CARTAGENA 1320 030300000221132304 PROC. PROV. CARMEN DE BOLIVAR 1320 030400000221132305 PROC. PROV. MAGANGUE 1320 030500000221150000 PROC. REGIONAL BOYACA 1520 040000000221151001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221152402 PROC. PROV. TUNJA 1520 040200000






221152403 PROC. PROV. CHIQUINQUIRA 1520 040300000221152404 PROC. PROV. GUATEQUE 1520 040400000221152405 PROC. PROV. STA. ROSA DE VITERBO 1520 040500000221152406 PROC. PROV. SOGAMOSO 1520 040600000221170000 PROC. REGIONAL CALDAS 1720 050000000221171001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221172502 PROC. PROV. MANIZALES 1720 050200000221180000 PROC. REGIONAL CAQUETA 1820 240000000221181001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221190000 PROC. REGIONAL CAUCA 1920 060000000221191001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221192602 PROC. PROV. POPAYAN 1920 060200000221192603 PROC. PROV. SANTANDER DE QUILICHAO 1920 060300000221200000 PROC. REGIONAL CESAR 2020 070000000221201001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221202702 PROC. PROV. VALLEDUPAR 2020 070200000221230000 PROC. REGIONAL CORDOBA 2320 080000000221231001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221232802 PROC. PROV. MONTERIA 2320 080200000221250000 PROCURADURIA REGIONAL CUNDINAMARCA221251001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221252904 PROC. PROV. FACATATIVA 2520 090400000221252905 PROC. PROV. FUSAGASUGA 2520 090500000221252906 PROC. PROV. GIRARDOT 2520 090600000221252907 PROC. PROV. ZIPAQUIRA 2520 090700000221270000 PROC. REGIONAL CHOCO 2720 100000000221271001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221410000 PROC. REGIONAL HUILA 4120 110000000221411001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221412102 PROC. PROV. GARZON 4120 110200000221412103 PROC. PROV. NEIVA 4120 110300000221440000 PROC. REGIONAL GUAJIRA 4420 120000000221441001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221470000 PROC. REGIONAL MAGDALENA 4720 130000000221471001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221472303 PROC. PROV. SANTA MARTA 4720 130300000221472304 PROC. PROV. EL BANCO 4720 130400000221500000 PROC. REGIONAL META 5020 140000000221501001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221502402 PROC. PROV. VILLAVICENCIO 5020 140200000221522000 PROC. REGIONAL NARINO 5220 150000000






221522001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221522502 PROC. PROV. IPIALES 5220 150200000221522503 PROC. PROV. PASTO 5220 150300000221522504 PROC. PROV. TUMACO 5220 150400000221540000 PROC. REGIONAL NORTE DE SANTANDER 5420 160000000221541001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221542602 PROC. PROV. CUCUTA 5420 160200000221542603 PROC. PROV. OCANA 5420 160300000221630000 PROC. REGIONAL QUINDIO 6320 170000000221631001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221632702 PROC. PROV. ARMENIA 6320 170200000221660000 PROC. REGIONAL RISARALDA 6620 180000000221661001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221662803 PROC. PROV. PEREIRA 6620 180300000221680000 PROC. REGIONAL SANTANDER 6820 190000000221681001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221682903 PROC. PROV. BUCARAMANGA 6820 190300000221682904 PROC. PROV. BARRANCABERMEJA 6820 190400000221682905 PROC. PROV. SAN GIL 6820 190500000221682906 PROC. PROV. VELEZ 6820 190600000221700000 PROC. REGIONAL SUCRE 7020 200000000221701001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221702002 PROC. PROV. SINCELEJO 7020 200200000221730000 PROC. REGIONAL TOLIMA 7320 210000000221731001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221732102 PROC. PROV. IBAGUE 7320 210200000221732103 PROC. PROV. CHAPARRAL 7320 210300000221732104 PROC. PROV. HONDA 7320 210400000221760000 PROC. REGIONAL VALLE 7620 220000000221761001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221762203 PROC. PROV. CALI 7620 220300000221762204 PROC. PROV. BUGA 7620 220400000221762205 PROC. PROV. BUENAVENTURA 7620 220500000221762206 PROC. PROV. CARTAGO 7620 220600000221810000 PROC. REGIONAL ARAUCA 8120 230000000221811001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221850000 PROC. REGIONAL CASANARE 8520 250000000221851001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221860000 PROC. REGIONAL PUTUMAYO 8620 260000000221861001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221880000 PROC. REGIONAL SAN ANDRES 8820 270000000






221881001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221910000 PROC. REGIONAL AMAZONAS 9120 280000000221911001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221940000 PROC. REGIONAL GUAINIA 9420 290000000221941001 PROC. REGIONAL GUAINIA221950000 PROC. REGIONAL GUAVIARE 9520 300000000221951001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221970000 PROC. REGIONAL VAUPES 9720 310000000221971001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL221990000 PROC. REGIONAL VICHADA 9920 320000000221991001 DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL

Nota: Las casilla en las cuales aparece en blanco el Código de la Dependencia actual es porque no tienenpersonal activo o no están creadas como dependencias.



ANEXO B.

FORMATOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

FORMATOS DE RECOLECCION DE DATOS Julio de 2007 Anexo B.

DEPENDENC CIUDAD:RESPONSABFECHA: PERIODO:

Código de Dependencia

Nombramiento

Identificación Funcionario Nombre del Funcionario Código

EmpleoTipo

Contrato Grado Nivel Estado Funcionario

Horas Contrato

Mes

Horas Laborales

Mes

Total Devengado

Aportes Patronales

Carga Prestacional

Otros Costos Asociados a

Nómina

% Total de Beneficios

Costo Nómina Total

Viaticos Causados en el Periodo

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO PARA ASIGNACION DEL RECURSO HUMANO

DEPENDENCIA: CIUDAD:RESPONSABLE:FECHA: PERIODO:

Identificación Funcionario Nombre del Funcionario Identificación

Mueble Descripción Mueble Asignados Costo de Muebles Asignados

Depreciación Mensual Mueble

Descripción del Mantenimiento

Costo de Mantenimiento

Amortización o Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO PARA ASIGNACION DE MUEBLES

DEPENDENCIA:RESPONSABLE:FECHA: PERIODO:IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE:DESCRIPCIÓN DEL INMUEBLE:

ARRIENDO: PROPIO:ÁREA TOTAL:CANÓN MENSUAL: COSTO TOTAL:

AMORTIZACIÓN:

Centro de Costo Area Centro / Costo Descripción del Mantenimiento Costo Total Mantenimiento

Amortización o Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO PARA DISTRIBUCIÓN DE INMUEBLES

DEPENDENCIA:RESPONSABLE: CIUDAD:FECHA: PERIODO:

No. Contrato Descripción del ServicioIdentificación del Área

o Funcionario Beneficiado

Área o Personas Beneficiadas Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO PARA ASIGNACION DEL COSTO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD


No. Despacho Código Contable del Material Valor DespachadoDescripción del Grupo de Material

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACEN


No. Contrato Descripción Servicio Unidad de Medida Cantidad Valor Total Valor Gasto Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE SUSCRIPCIONES, PUBLICACIONES, IMPRESOS Y FOTOCOPIAS


Identificación Funcionario Nombre del Funcionario No. Contrato Descripción Servicio Unidad de

Medida Cantidad Valor Total Valor Gasto Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE GASTOS POR COMUNICACIONES Y TRANSPORTE


Identificación Funcionario Nombre del Funcionario Tipo de

Seguro Descripción del Seguro Valor Asegurado

Costo Prima Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO PARA ASIGNACIÓN DE COSTO POR SEGUROS


Tipo de Impuesto o Contribucion

Valor Impuesto o Contribución

Costo Causado Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS

Descripción del Impuesto


Concepto Valor Total Valor Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE AMORTIZACIÓN Y PROVISIONES

Decripción


Identificación del Recurso Descripción del Recurso Unidad de

MedidaIdentificación Funcionario Nombre del Funcionario Código

Dependncia Nombre Dependencia No. Contrato Cuenta Contable

Unidades Consumidas Costo Total Costo Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE ASIGNACIÓN DE OTROS GASTOS


Identificación

Nombre

U.Medida H.H H.H H.H H.H H.H H.H

Capacidad

TOTAL RECURSO DISTRIBUIDO 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

RECURSO HUMANO DE LA DEPENDENCIA

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOSFORMATO DE ASIGNACIÓN DE RECURSO HUMANO - PROCESOS

Código PROCESOS

PROCESOS DESARROLLADOS Y ESPECIALIDAD

ANEXO C.

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES Julio de 2007 Anexo C.

MACROPROCESO ESTRATÉGICO

Proceso: Planeación Institucional Subproceso: Planeación Estratégica

Actividad: Elaborar el plan estratégico: consiste en determinar fortalezas y

debilidades de la organización frente a amenazas del entorno interno y externo.

Definir y actualizar la misión y visión. Definir programas y proyectos para alcanzar

los objetivos de la PGN.

Subproceso: Planeación Operativa Actividad: Elaborar el plan operativo institucional: es definir estrategias,

programas y proyectos para realizar la planeación operativa de la entidad y de las

dependencias.

Actividad: Elaborar el plan operativo anual: cada dependencia debe plantear los

compromisos para la consecución de objetivos estratégicos y los compromisos

operativos, incluyendo los medios y recursos necesarios para alcanzarlos.

Actividad: Elaborar el plan de contingencias logísticas: es un plan que busca la

adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten así como la

definición y aplicación de medidas para prevenirlos; detectar y corregir las

desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de

sus objetivos.

Subproceso: Planeación Presupuestal Actividad: Elaborar el anteproyecto de presupuesto: analizar las necesidades

internas y propias de la entidad con el fin de solicitar los recursos presupuestales de

la PGN para una vigencia particular.

Actividad: Registrar y actualizar los proyectos de inversión: examinar los

requerimientos de la entidad que requieran inversión interna y externa, para cumplir

con los objetivos estratégicos.

Proceso: Evaluar la Planeación Institucional Subproceso: Evaluar la Planeación Estratégica

Actividad: Evaluar y ajustar el plan de desarrollo institucional: busca medir la gestión

de la PGN con instrumentos que permitan monitorear, ajustar y actualizar la

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES Julio de 2007 Anexo C - 1

ejecución de proyectos propuestos para alcanzar los objetivos adoptados por la

entidad.

Subproceso: Evaluar la Planeación Operativa Actividad: Evaluar y ajustar el plan operativo institucional: establecer índices de

seguimiento y medición de la planeación operativa que permitan monitorear y

ajustar la ejecución de los recursos.

Actividad: Evaluar y ajustar los planes operativos anuales: realizar seguimiento y

medición a los recursos asignados a compromisos del día a día y determinar el

cumplimiento de la misión legal de la PGN.

Subproceso: Evaluar la Planeación Presupuestal Actividad: Elaborar informes de ejecución presupuestal: formular estrategias de

seguimiento de la planeación presupuestal que permitan monitorear y ajustar la

ejecución de los recursos asignados por conceptos de gastos.

Subproceso: Informes Gestión Institucional Actividad: Elaborar cuenta fiscal consolidada: reporte para la Contraloría General de

la República donde se agrupa en una sola cuenta la información provista por el

ordenador del gasto principal y los ejecutadotes del gasto.

Actividad: Elaborar el informe anual de gestión al Congreso de la República: establecer parámetros para la elaboración de informes institucionales derivados de

las evaluaciones de seguimiento a la gestión de la PGN.

MACROPROCESO MISIONAL

Proceso: Disciplinario – Preventivo – Intervención Actividad: Abrir caso: consiste en asignar un número de caso a una queja

previamente recibida. Asignar un servidor responsable de dar tratamiento al caso.

Actividad: Establecer marco normativo: recolectar información legal en la cual se

enmarca el caso, la cual, servirá de guía para darle tratamiento.

Actividad: Evaluar asunto: determinar si la consulta es consultiva de falta disciplinaria

o si ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad.

Identificar o individualizar a su autor.


Actividad: Verificar hechos: verificar la ocurrencia de la conducta. Revisar la

información que se desprende del caso.

Actividad: Evaluar y decidir caso: esclarecer los motivos determinantes, las

circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió. Determinar el

perjuicio causado con la falla a la administración pública, para proceder a la

formulación de cargos.

Actividad: Cerrar y archivar caso: establecer la responsabilidad disciplinaria del

investigado o archivar definitivamente la diligencia.

Proceso: Disciplinario Subproceso: Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia

Actividad: Verificar hechos: verificar a petición de parte el cumplimiento del debido

proceso disciplinario, el ejercicio del derecho de defensa y la dosimetría de la

sanción.

Actividad: Evaluar y decidir caso: confirmar el fallo de primera instancia, su

modificación o su anulación ordenando la reposición procesal respectiva.

Actividad: Cerrar y archivar caso: establecer la responsabilidad disciplinaria del

investigado o archivar definitivamente la diligencia.

Proceso: Conciliación Subproceso: Preparación de la Conciliación

Actividad: Verificar la competencia para conocer el litigio: se confirma si el

conciliador es competente para dar tramite al litigio.

Actividad: Verificar la susceptibilidad de conciliación: determinar si el asunto es

sujeto de conciliación. Reconocer el problema jurídico, establecer los límites legales

de conciliación.

Actividad: Citar a las partes: convocar a las partes y todos aquellos que según la

relación sustancial deben concurrir.

Subproceso: Realización de la Audiencia de Conciliación Actividad: Realizar la conciliación: el conciliador debe señalar un mínimo de reglas

de conducta, guiar el diálogo, generar compromiso entre las partes, tomar la

decisión de suspender o terminar la audiencia en caso necesario.


Subproceso: Formalización y Cierre de la Conciliación Actividad: Generar el acta de audiencia de conciliación: es elaborar un acta que

reúna las conclusiones de la conciliación de acuerdo a la estructura planeada en la

primera etapa.

Actividad: Registrar el acta: registrar el acta de conformidad con lo previsto en la ley

640.

Actividad: Archivar la información relevante: archivar las constancias, las actas y

antecedentes de las audiencias de conciliación que se celebren de conformidad con

la reglamentación gubernamental.

MACROPROCESO CONEXO

Proceso: Relatoría Subproceso: Clasificación y Publicación de Documentos

Actividad: Recopilar documentos: reunir los documentos jurídicos y administrativos

generados por las diferentes dependencias de la entidad.

Actividad: Analizar y clasificar documentos: es revisar los documentos y clasificarlos

por tema.

Actividad: Publicar documentos: divulgar en la página Web de la entidad los

documentos para la consulta de los usuarios.

Actividad: Atender consultas: solucionar las inquietudes y consultas que tengan los

funcionarios y los particulares con respecto a casos o asuntos relacionados con

relatoria.

Subproceso: Registro de Antecedentes Disciplinarios: es radicar en el

sistema de información los antecedentes de los ciudadanos para su reporte en el

sistema y su verificación en el sitio Web.

MACROPROCESO APOYO

Proceso: Almacén e Inventarios


Subproceso: Ingreso de Elementos: es el registro en el inventario de los

bienes adquiridos o aceptados en donación, contemplando la verificación de sus

características. Subproceso: Administración y Control de Elementos: es garantizar la

seguridad de los elementos que son mantenidos en el almacén, hasta que salen de

acuerdo a las solicitudes presentadas. Subproceso: Egreso de Elementos: es registrar en el inventario los bienes

que salen del almacén para dar trámite a los requerimientos o los elementos dados

de baja.

Proceso: Gestión de Compras y Contratación Subproceso: Planeación de la Contratación

Actividad: Formular el plan de compras: consiste en analizar las necesidades

presentadas por las dependencias y los datos estadísticos para elaborar el plan de

compras de la entidad.

Actividad: Formular el plan de contratación: consiste en analizar las necesidades

presentadas por las dependencias y los datos estadísticos para elaborar el plan de

contratación de la entidad.

Subproceso: Selección y Adjudicación: es adelantar procesos

contractuales con el propósito de proveer bienes y servicios que garanticen el

funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de objetivos, de acuerdo a las

necesidades incorporadas en los planes de contratación. Subproceso: Ejecución y Evaluación

Actividad: Ejecutar e intervenir: desarrollar el contrato para dar cumplimiento al

objetivo y las obligaciones pactadas. Intervenir el contrato para garantizar que los

bienes y servicios se ajusten a las especificaciones establecidas.

Actividad: Evaluar el plan de compras: valorar el cumplimiento del plan de compras.

Proceso: Gestión de la Comunicación Subproceso: Comunicación Interna - Organizacional: difundir la

información generada al interior de la PGN


Subproceso: Comunicación Externa - Informativa y Medios de Comunicación: difundir información sobre el funcionamiento, la gestión y los resultados de la PGN

hacia diferentes grupos de interés. Divulgar la retroalimentación de la percepción de

los usuarios.

Proceso: Gestión de Seguridad Subproceso: Identificación de Amenazas: identificar los riesgos

potenciales que pueden sufrir los servidores, ex - servidores, sus familias, o las

instalaciones físicas, los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad.

Subproceso: Estudios Técnicos de Riesgo Actividad: Elaborar estudios de seguridad a personas: determinar para qué personas

se requiere un esquema de seguridad y qué medios de protección se requieren.

Actividad: Elaborar estudios de seguridad a instalaciones: determinar el grado de

riesgo de las instalaciones de la entidad.

Subproceso: Implementación de Estrategias de Seguridad Actividad: Controlar el acceso a las instalaciones: es examinar el ingreso de personal

interno y externo a las instalaciones.

Actividad: Registrar las instalaciones: es vigilar e inspeccionar el grado de riesgo al

interior de las instalaciones.

Actividad: Asignar y devolver el armamento: es establecer un responsable del

armamento y registrar su reintegro a la institución.

Actividad: Realizar caravanas de seguridad: consiste en programar caravanas de

seguridad para escoltar a los funcionarios de la entidad que lo requieran.

Actividad: Estudiar las rutas: es identificar las rutas por las cuales se conducirá a los

funcionarios que así lo requieran para llegar a un destino determinado.

Proceso: Gestión del Talento Humano

Subproceso: Selección de Personal Actividad: Convocatoria: comprende acciones tendientes a divulgar los empleos

vacantes o requerimientos de personal.

Actividad: Reclutamiento: es reunir a las personas seleccionadas que cumplen el

perfil requerido.


Actividad: Pruebas: es realizar exámenes a los aspirantes para determinar la

conformidad con los requisitos exigidos.

Actividad: Publicar lista de elegibles: es dar a conocer el listado de las personas

seleccionadas que ingresarán a la institución.

Actividad: Desarrollar el periodo de prueba: es desarrollar las actividades, funciones

y responsabilidades propias del cargo en un tiempo determinado.

Actividad: Calificar el periodo de prueba: consiste en evaluar el desempeño en el

periodo de prueba para aprobar o no, la continuidad del empleado en el cargo.

Subproceso: Capacitación: es brindar formación integral a los empleados,

mediante el desarrollo de programas de investigación y educción continuada.

Subproceso: Bienestar Actividad: Gestionar los retiros del servicio: es realizar las actividades necesarias

para tramitar los retiros de personal de la entidad.

Actividad: Gestionar los programas de bienestar: consiste en diseñar, implementar y

evaluar estrategias que mejoren la cultura organizacional y generen un clima

organizacional armónico.

Actividad: Inspeccionar periódicamente higiene y seguridad industrial: es revisar el

cumplimiento del marco legal en términos de higiene, seguridad y salud

ocupacional.

Actividad: Programar la preparación para la jubilación: es orientar a los funcionarios

que están próximos a jubilarse para que desarrollen habilidades para el manejo de

su retiro de la vida laboral.

Actividad: Diseñar programas de vigilancia epidemiológica: consiste en plantear

alternativas de control para prevenir epidemias.

Subproceso: Compensación Actividad: Reconocimiento de cesantías: es realizar las acciones tendientes a la

liquidación, consolidación y pago de cesantías.

Actividad: Reconocimiento de licitaciones: es realizar las acciones tendientes a la

liquidación, consolidación y pago de servicios prestados por entidades que son

objetos de contrato por adjudicación de licitación.

Actividad: Reconocimiento de comisiones: es realizar la liquidación, consolidación y

pago de comisiones a los funcionarios de la entidad.


Actividad: Gestión de liquidación de nómina: es calcular, consolidar y pagar en los

periodos establecidos, la nómina de cada trabajador como remuneración del trabajo

desarrollado.

Subproceso: Calificación de Servicios Actividad: Calificación de servidores internos inscritos en carrera: es realizar

evaluaciones de desempeño que le permitan a la entidad valorar la gestión de los

empleados, verificar el cumplimiento de sus funciones.

Proceso: Gestión de la Tecnología

Subproceso: Planear y Diseñar Actividad: Elaborar el plan de desarrollo informático: formular especificaciones

técnicas de infraestructura tecnológica para garantizar el apoyo informático

apropiado a la entidad.

Subproceso: Mantenimiento, Administración y Monitoreo Actividad: Atender incidentes de seguridad: es realizar acciones correctivas para

solucionar inconvenientes relacionados con seguridad informática.

Actividad: Administrar equipos de seguridad: consiste en gestionar los equipos de

seguridad que posee la entidad, ya sea propios o en arriendo, como son: controles

de acceso, cámaras, CCTV, etc.

Actividad: Expedir y conciliar certificados de antecedentes disciplinarios: gestionar y

administrar el sistema de información que soporta la operación de antecedentes

disciplinarios.

Actividad: Asignar, modificar y cancelar usuarios de la red: es administrar los

usuraos y sus respectivos permisos para la utilización de la red interna de la

entidad.

Actividad: Soportar al usuario: es realizar soporte técnico a los usuarios que lo

requieran para orientar la solución de sus inconvenientes informáticos.

Actividad: Crear copias de respaldo de información: realizar periódicamente backups

de la información de la entidad.

Subproceso: Solucionar y Difundir Actividad: Solución de requerimientos de sistemas de información: es proveer

soporte técnico para garantizar la operatividad de los sistemas de información.


Proceso: Gestión Documental Subproceso: Ingreso de Correspondencia

Actividad: Transferir documentos: registrar en el sistema de información los

documentos que se generan e ingresan a la entidad para su control.

Subproceso: Gestión de Documentos Actividad: Eliminar documentos: es dar de baja los documentos según la disposición

final de las tablas de retención documental.

Actividad: Actualizar tablas de retención documental: es evaluar lo establecido en las

tablas de retención documental y reestructurarlo según los cambios detectados.

Subproceso: Conservación del Archivo Central Actividad: Manejar la documentación y archivo: es administrar la documentación que

se encuentra en el archivo central y que transita por la entidad.

Actividad: Recuperar y consultar: es gestionar los documentos para poder

examinarlos y estudiarlos y crear copias que permitan su recuperación.

Actividad: Almacenar los documentos: es recopilar y archivar los documentos en el

archivo central.

Proceso: Gestión Inmobiliaria

Subproceso: Administración de Inmuebles Actividad: Desarrollar y ejecutar el plan de mantenimiento: es elaborar el plan de

mantenimiento y cumplir con los mantenimientos programados.

Actividad: Administrar los inmuebles: consiste en registrar, inventariar, remodelar y

mantener los inmuebles.

Subproceso: Operaciones Comerciales Inmobiliarias Actividad: Comprar / arrendar inmuebles: es comprar o arrendar inmuebles según las

necesidades de espacio que tenga la entidad.

Actividad: Vender inmuebles: consiste en vender inmuebles que ya no son

requeridos ni útiles para la entidad.

Proceso: Gestión Logística y de Transporte


Subproceso: Aseo y Cafetería: es prestar los servicios de limpieza y

cafetería para las dependencias de la entidad, teniendo en cuenta los recursos

necesarios para ello.

Subproceso: Administración de Vehículos: es controlar la prestación de

servicios de transporte a los funcionarios que se han establecido y realizar

mantenimiento de los vehículos.

Proceso: Gestión Jurídica

Subproceso: Consultas sobre Asuntos Jurídicos Actividad: Responder a consultas jurídicas: es resolver consultas jurídicas

presentadas por personal interno o externo, en temas relacionados con las

funciones constitucionales y legales.

Actividad: Realizar cobros coactivos: es tramitar los cobros jurídicos que le adeudan

a la entidad.

Subproceso: Representación de la Entidad: es representar a la

entidad en los procesos en que esta es demandada o debe actuar como

demandante; y al Procurador General de la Nación en las acciones de tutela.

Proceso: Gestión Financiera

Subproceso: Ejecución Presupuestal: consiste en ejecutar programas y

proyectos que hacen parte del presupuesto de la entidad y que se encuentran

registrados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos.

Subproceso: Trámites de Tesorería: es tramitar las obligaciones con cargo

al presupuesto de la entidad, como pago de contratos, nómina, servicios públicos,

entre otros.

Subproceso: Registros Contables: es elaborar los registros de las

operaciones financieras y realizar los informes determinados de manera legal.

MACROPROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL

Proceso: Mejoramiento Continuo


Subproceso: Llevar Estadísticas e Indicadores Actividad: Registrar datos, planes, proyectos y procesos: es registrar los datos

provenientes de esas fuentes, que permitan el mejoramiento de la institución.

Actividad: Realizar encuestas de satisfacción: consiste en desarrollar encuestas de

satisfacción de usuarios para determinar el nivel de percepción del servicio prestado

por la entidad.

Subproceso: Analizar y Registrar los Resultados: consiste en el análisis

de los indicadores y estadísticas y su divulgación. Subproceso: Elaborar Planes de Mejoramiento: es proponer acciones de

mejoramiento basadas en el análisis de indicadores y resultados de las

evaluaciones.

Proceso: Evaluación Independiente Subproceso: Auditorias Internas

Actividad: Realizar auditorias internas: es realizar un examen sistemático en el que

se analizan las debilidades y fortalezas del control.

Subproceso: Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno Actividad: Hacer evaluación independiente: consiste en la verificación del

cumplimiento de requisitos de Control Interno.

Proceso: Administración del Riesgo

Subproceso: Identificar los Riesgos: es determinar los eventos generados

en el entorno interno y externo, que puedan afectar el logro de los objetivos. Subproceso: Análisis del Riesgo: es establecer la probabilidad de

ocurrencia de los eventos. Subproceso: Valoración del Riesgo: es determinar el grado de exposición

de la entidad al impacto del riesgo. Subproceso: Políticas de Administración de Riesgos: consiste en

establecer los criterios respecto ala tratamiento de los riesgos.


ANEXO D.

LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES

LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES Julio de 2007 Anexo D.

MACRO PROCESO ESPEC SUB PROCEDI1 2 3 4 5

1 00 00 00 00 100000000 Estratégico1 01 00 00 00 101000000 Planeación Institucional1 01 00 01 00 101000100 Planeación Estratégica1 01 00 01 01 101000101 Elaborar el Plan Estratégico1 01 00 02 00 101000200 Planeación Operativa1 01 00 02 01 101000201 Elaborar el Plan Operativo Institucional1 01 00 02 02 101000202 Elaborar Planes Operativos Anuales1 01 00 02 03 101000203 Elaborar y Actualizar el Plan de Contingencias Logísticas1 01 00 03 00 101000300 Planeación Presupuestal1 01 00 03 01 101000301 Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto1 01 00 03 02 101000302 Registrar y Actualizar los Proyectos de Inversión1 02 00 00 00 102000000 Evaluar de la Planeación Institucional1 02 00 01 00 102000100 Evaluar Planeación Estratégica1 02 00 01 01 102000101 Evaluar y Ajustar el Plan de Desarrollo Institucional1 02 00 02 00 102000200 Evaluar Planeación Operativa1 02 00 02 01 102000201 Evaluar y Ajustar el Plan Operativo Institucional1 02 00 02 02 102000202 Evaluar y Ajustar los POA's1 02 00 03 00 102000300 Evaluar Planeación Presupuestal1 02 00 03 01 102000301 Elaborar Informes de Ejecución Presupuestal1 02 00 04 00 102000400 Informes Gestión Institucional1 02 00 04 01 102000401 Elaborar Cuenta Fiscal Consolidada1 02 00 04 02 102000402 Elaborar el Informe Anual de Gestión al Congreso de la República2 00 00 00 00 200000000 Misionales2 01 00 00 00 201000000 Disciplinario2 01 01 00 00 201010000 Vigilancia Administrativa2 01 01 01 00 201010100 Indagación Preliminar2 01 01 01 01 201010101 Abrir Caso2 01 01 01 02 201010102 Establecer Marco Normativo2 01 01 01 03 201010103 Evaluar Asunto2 01 01 02 00 201010200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 01 02 01 201010201 Verificar Hechos2 01 01 02 02 201010202 Evaluar y Decidir Caso2 01 01 02 03 201010203 Cerrar y Archivar Caso2 01 01 03 00 201010300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 01 03 01 201010301 Verificar Hechos2 01 01 03 02 201010302 Evaluar y Decidir Caso2 01 01 03 03 201010303 Cerrar y Archivar Caso2 01 02 00 00 201020000 Contratación Estatal2 01 02 01 00 201020100 Indagación Preliminar2 01 02 01 01 201020101 Abrir Caso2 01 02 01 02 201020102 Establecer Marco Normativo2 01 02 01 03 201020103 Evaluar Asunto2 01 02 02 00 201020200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 02 02 01 201020201 Verificar Hechos2 01 02 02 02 201020202 Evaluar y Decidir Caso2 01 02 02 03 201020203 Cerrar y Archivar Caso2 01 02 03 00 201020300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 02 03 01 201020301 Verificar Hechos2 01 02 03 02 201020302 Evaluar y Decidir Caso2 01 02 03 03 201020303 Cerrar y Archivar Caso2 01 03 00 00 201030000 Moralidad2 01 03 01 00 201030100 Indagación Preliminar2 01 03 01 01 201030101 Abrir Caso2 01 03 01 02 201030102 Establecer Marco Normativo2 01 03 01 03 201030103 Evaluar Asunto

LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADESPROPUESTO PARA LA PGN

NIVELCÓDIGO DESCRIPCIÓN

LISTADO GENERAL DE ACTIVIDADES PROPUESTO PARA LA PGN

Julio de 2007Anexo D - 1




2 01 03 02 00 201030200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 03 02 01 201030201 Verificar Hechos2 01 03 02 02 201030202 Evaluar y Decidir Caso2 01 03 02 03 201030203 Cerrar y Archivar Caso2 01 03 03 00 201030300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 03 03 01 201030301 Verificar Hechos2 01 03 03 02 201030302 Evaluar y Decidir Caso2 01 03 03 03 201030303 Cerrar y Archivar Caso2 01 04 00 00 201040000 Hacienda Pública2 01 04 01 00 201040100 Indagación Preliminar2 01 04 01 01 201040101 Abrir Caso2 01 04 01 02 201040102 Establecer Marco Normativo2 01 04 01 03 201040103 Evaluar Asunto2 01 04 02 00 201040200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 04 02 01 201040201 Verificar Hechos2 01 04 02 02 201040202 Evaluar y Decidir Caso2 01 04 02 03 201040203 Cerrar y Archivar Caso2 01 04 03 00 201040300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 04 03 01 201040301 Verificar Hechos2 01 04 03 02 201040302 Evaluar y Decidir Caso2 01 04 03 03 201040303 Cerrar y Archivar Caso2 01 05 00 00 201050000 Derechos Humanos2 01 05 01 00 201050100 Indagación Preliminar2 01 05 01 01 201050101 Abrir Caso2 01 05 01 02 201050102 Establecer Marco Normativo2 01 05 01 03 201050103 Evaluar Asunto2 01 05 02 00 201050200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 05 02 01 201050201 Verificar Hechos2 01 05 02 02 201050202 Evaluar y Decidir Caso2 01 05 02 03 201050203 Cerrar y Archivar Caso2 01 05 03 00 201050300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 05 03 01 201050301 Verificar Hechos2 01 05 03 02 201050302 Evaluar y Decidir Caso2 01 05 03 03 201050303 Cerrar y Archivar Caso2 01 06 00 00 201060000 Fuerzas Militares2 01 06 01 00 201060100 Indagación Preliminar2 01 06 01 01 201060101 Abrir Caso2 01 06 01 02 201060102 Establecer Marco Normativo2 01 06 01 03 201060103 Evaluar Asunto2 01 06 02 00 201060200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 06 02 01 201060201 Verificar Hechos2 01 06 02 02 201060202 Evaluar y Decidir Caso2 01 06 02 03 201060203 Cerrar y Archivar Caso2 01 06 03 00 201060300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 06 03 01 201060301 Verificar Hechos2 01 06 03 02 201060302 Evaluar y Decidir Caso2 01 06 03 03 201060303 Cerrar y Archivar Caso2 01 07 00 00 201070000 Policia Nacional2 01 07 01 00 201070100 Indagación Preliminar2 01 07 01 01 201070101 Abrir Caso2 01 07 01 02 201070102 Establecer Marco Normativo2 01 07 01 03 201070103 Evaluar Asunto2 01 07 02 00 201070200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 07 02 01 201070201 Verificar Hechos2 01 07 02 02 201070202 Evaluar y Decidir Caso






2 01 07 02 03 201070203 Cerrar y Archivar Caso2 01 07 03 00 201070300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 07 03 01 201070301 Verificar Hechos2 01 07 03 02 201070302 Evaluar y Decidir Caso2 01 07 03 03 201070303 Cerrar y Archivar Caso2 01 08 00 00 201080000 Policía Judial2 01 08 01 00 201080100 Indagación Preliminar2 01 08 01 01 201080101 Abrir Caso2 01 08 01 02 201080102 Establecer Marco Normativo2 01 08 01 03 201080103 Evaluar Asunto2 01 08 02 00 201080200 Investigación Disciplinaria de Primera Instancia2 01 08 02 01 201080201 Verificar Hechos2 01 08 02 02 201080202 Evaluar y Decidir Caso2 01 08 02 03 201080203 Cerrar y Archivar Caso2 01 08 03 00 201080300 Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia2 01 08 03 01 201080301 Verificar Hechos2 01 08 03 02 201080302 Evaluar y Decidir Caso2 01 08 03 03 201080303 Cerrar y Archivar Caso2 02 00 00 00 202000000 Conciliación2 02 00 01 00 202000100 Preparación de la Conciliación2 02 00 01 01 202000101 Verificar la Competencia para Conocer el Litigio2 02 00 01 02 202000102 Verificar la Suceptibilidad de Conciliación2 02 00 01 03 202000103 Citar a las Partes2 02 00 02 00 202000200 Realización de la Audiencia de Conciliación2 02 00 02 01 202000201 Realizar la Conciliación2 02 00 03 00 202000300 Formalización y Cierre de la Conciliación2 02 00 03 01 202000301 Generar el Acta de Audiencia de Conciliación2 02 00 03 02 202000302 Registrar del Acta2 02 00 03 03 202000303 Archivar la Información Relevante2 03 00 00 00 203000000 Intervención2 03 01 00 00 203010000 Consejo de Estado2 03 01 01 00 203010100 Preparación2 03 01 01 01 203010101 Abrir Caso2 03 01 01 02 203010102 Establecer Marco Normativo2 03 01 01 03 203010103 Evaluar Asunto2 03 01 02 00 203010200 Desarrollo2 03 01 02 01 203010201 Verificar Hechos2 03 01 02 02 203010202 Evaluar y Decidir Caso2 03 01 03 00 203010300 Finalización2 03 01 03 01 203010301 Cerrar y Archivar Caso2 03 02 00 00 203020000 Casación Penal2 03 02 01 00 203020100 Preparación2 03 02 01 01 203020101 Abrir Caso2 03 02 01 02 203020102 Establecer Marco Normativo2 03 02 01 03 203020103 Evaluar Asunto2 03 02 02 00 203020200 Desarrollo2 03 02 02 01 203020201 Verificar Hechos2 03 02 02 02 203020202 Evaluar y Decidir Caso2 03 02 03 00 203020300 Finalización2 03 02 03 01 203020301 Cerrar y Archivar Caso2 03 03 00 00 203030000 Juzgamiento Penal2 03 03 01 00 203030100 Preparación2 03 03 01 01 203030101 Abrir Caso2 03 03 01 02 203030102 Establecer Marco Normativo2 03 03 01 03 203030103 Evaluar Asunto






2 03 03 02 00 203030200 Desarrollo2 03 03 02 01 203030201 Verificar Hechos2 03 03 02 02 203030202 Evaluar y Decidir Caso2 03 03 03 00 203030300 Finalización2 03 03 03 01 203030301 Cerrar y Archivar Caso2 03 04 00 00 203040000 Ministerio Público Penal2 03 04 01 00 203040100 Preparación2 03 04 01 01 203040101 Abrir Caso2 03 04 01 02 203040102 Establecer Marco Normativo2 03 04 01 03 203040103 Evaluar Asunto2 03 04 02 00 203040200 Desarrollo2 03 04 02 01 203040201 Verificar Hechos2 03 04 02 02 203040202 Evaluar y Decidir Caso2 03 04 03 00 203040300 Finalización2 03 04 03 01 203040301 Cerrar y Archivar Caso2 04 00 00 00 204000000 Preventivo2 04 01 00 00 204010000 Función Pública2 04 01 01 00 204010100 Preparación2 04 01 01 01 204010101 Abrir Caso2 04 01 01 02 204010102 Establecer Marco Normativo2 04 01 01 03 204010103 Evaluar Asunto2 04 01 02 00 204010200 Desarrollo2 04 01 02 01 204010201 Verificar Hechos2 04 01 02 02 204010202 Evaluar y Decidir Caso2 04 01 02 03 204010203 Hacer Seguimiento2 04 01 03 00 204010300 Finalización2 04 01 03 01 204010301 Cerrar y Archivar Caso2 04 02 00 00 204020000 Territoriales2 04 02 01 00 204020100 Preparación2 04 02 01 01 204020101 Abrir Caso2 04 02 01 02 204020102 Establecer Marco Normativo2 04 02 01 03 204020103 Evaluar Asunto2 04 02 02 00 204020200 Desarrollo2 04 02 02 01 204020201 Verificar Hechos2 04 02 02 02 204020202 Evaluar y Decidir Caso2 04 02 02 03 204020203 Hacer Seguimiento2 04 02 03 00 204020300 Finalización2 04 02 03 01 204020301 Cerrar y Archivar Caso3 00 00 00 00 300000000 Conexos3 01 00 00 00 301000000 Relatoría3 01 00 01 00 301000100 Clasificación y Publicación de Documentos3 01 00 01 01 301000101 Recopilar Documentos3 01 00 01 02 301000102 Analizar y Clasificar Documentos3 01 00 01 03 301000103 Publicar Documentos3 01 00 01 04 301000104 Atender Consultas3 02 00 00 00 302000000 Registro de Antecedentes Disciplinarios3 02 00 01 00 302000100 Registro de Antecedentes Disciplinarios4 00 00 00 00 400000000 Apoyo4 01 00 00 00 401000000 Gestión de Almacén e Inventarios4 01 00 01 00 401000100 Ingreso de Elementos4 01 00 01 01 401000101 Ingresar por Compras4 01 00 01 02 401000102 Ingresar por Devolución de Bienes o Reintegrados4 01 00 01 03 401000103 Ingresar por Donaciones4 01 00 01 04 401000104 Ingresar por Transpaso de Entidades4 01 00 01 05 401000105 Ingresar por Reposición






4 01 00 01 06 401000106 Ingresar por Sobrantes4 01 00 01 07 401000107 Ingresar por Préstamo o Comodato4 01 00 02 00 401000200 Administración y Control de Elementos4 01 00 02 01 401000201 Inventariar Físico en Depósito4 01 00 02 02 401000202 Inventariar Físico en Servicio4 01 00 02 03 401000203 Entregar de Almacén4 01 00 03 00 401000300 Egreso de Elementos4 01 00 03 01 401000301 Egresar de Bienes por Suministro o Entregar de Elementos4 01 00 03 02 401000302 Egresar de Bienes dados en Préstamo o Comodato4 01 00 03 03 401000303 Egresar por Traspaso de Bienes a un Organismo Público4 01 00 03 04 401000304 Egresar por Pérdida de Bienes o Hurto4 01 00 03 05 401000305 Egresar por Caso Fortuito o Fuerza Mayor4 01 00 03 06 401000306 Egresar de Bienes Inservibles o Innecesarios por Destrucción4 01 00 03 07 401000307 Egresar de Bienes Inservibles o Innecesarios para la Venta por Contrato4 01 00 03 08 401000308 Egresar Inservibles o Innecesarios para la Venta Directa4 01 00 03 09 401000309 Egresar con Destino a Premiaciones4 01 00 03 10 401000310 Egresar Bienes dados en Parte de Pago o Permuta4 02 00 00 00 402000000 Gestión de Compras y Contratación4 02 00 01 00 402000100 Planeación de la Contratación4 02 00 01 01 402000101 Formular el Plan de Compras4 02 00 01 02 402000102 Formular el Plan de Contratación4 02 00 02 00 402000200 Selección y Adjudicación4 02 00 02 01 402000201 Contratar con Formalidades Plenas - Licitación4 02 00 02 02 402000202 Contratar Directamente Menor Cuantía con Formalidades Plenas4 02 00 02 03 402000203 Contratar con Formalidades Plenas - Contratación Directa4 02 00 03 00 402000300 Ejecución y Evaluación4 02 00 03 01 402000301 Ejecutar e Intervenir4 02 00 03 02 402000302 Evaluar el Plan de Compras4 03 00 00 00 403000000 Gestión de la Comunicación4 03 00 01 00 403000100 Comunicación Interna - Organizacional4 03 00 01 01 403000101 Elaborar Boletines de Prensa4 03 00 01 02 403000102 Elaborar Campañas de Divulgación4 03 00 02 00 403000200 Comunicación Externa - Informativa y Medios de Comunicación4 03 00 02 01 403000201 Organizar Ruedas de Prensa4 03 00 02 02 403000202 Recopilar Información Externa Publicada4 03 00 02 03 403000203 Actualizar la Página Web4 03 00 02 04 403000204 Producir Programas de Televisión4 04 00 00 00 404000000 Gestión de Seguridad4 04 00 01 00 404000100 Identificación de Amenazas4 04 00 02 00 404000200 Estudios Técnicos de Riesgo4 04 00 02 01 404000201 Elaborar Estudios de Seguridad a Personas4 04 00 02 02 404000202 Elaborar Estudios de Seguridad a Instalaciones4 04 00 03 00 404000300 Implementación de Estratégias de Seguridad4 04 00 03 01 404000301 Controlar el Acceso a las Instalaciones4 04 00 03 02 404000302 Registrar las Instalaciones4 04 00 03 03 404000303 Asignar y Devolver el Armamento4 04 00 03 04 404000304 Realizar Caravanas (avanzadas) de Seguridad4 04 00 03 05 404000305 Estudiar las Rutas4 05 00 00 00 405000000 Gestión del Talento Humano4 05 00 01 00 405000100 Selección de Personal4 05 00 01 01 405000101 Convocar al Personal4 05 00 01 02 405000102 Reclutar4 05 00 01 03 405000103 Realizar Pruebas4 05 00 01 04 405000104 Publicar Lista de Elegibles4 05 00 01 05 405000105 Desarrollar el Periódo de Prueba






4 05 00 01 06 405000106 Calificar el Periódo de Prueba4 05 00 02 00 405000200 Capacitación4 05 00 03 00 405000300 Bienestar4 05 00 03 01 405000301 Gestionar los Retiros del Servicio4 05 00 03 02 405000302 Gestionar los Programas de Bienestar4 05 00 03 03 405000303 Inspeccionar Periódicamente Higiene y Seguridad Industrial4 05 00 03 04 405000304 Programar la Preparación para la Jubilación4 05 00 03 05 405000305 Diseñar Programas de Vigilancia Epidemiológica4 05 00 04 00 405000400 Compensación4 05 00 04 01 405000401 Reconocimiento de Cesantías4 05 00 04 02 405000402 Reconocimiento de Licitaciones4 05 00 04 03 405000403 Reconocimiento de Comisiones4 05 00 04 04 405000404 Gestión de Liquidación de Nómina4 05 00 05 00 405000500 Calificación de Servicios4 05 00 05 01 405000501 Calificación de Servidores Internos Inscritos en Carrera4 06 00 00 00 406000000 Gestión de la Tecnología4 06 00 01 00 406000100 Planear y Diseñar4 06 00 01 01 406000101 Elaborar del Plan de Desarrollo Informático4 06 00 02 00 406000200 Mantenimiento, Administración y Monitoreo4 06 00 02 01 406000201 Atender Incidentes de Seguridad4 06 00 02 02 406000202 Administrar Equipos de Seguridad4 06 00 02 03 406000203 Expedir y Conciliar Certificados de Antecedentes4 06 00 02 04 406000204 Asignar, Modificar y Cancelar Usuarios de Red4 06 00 02 05 406000205 Soportar al Usuario4 06 00 02 06 406000206 Crear Copias de Respaldo de Información4 06 00 03 00 406000300 Solucionar y Difundir4 06 00 03 01 406000301 Solución de Requerimientos de S.I4 07 00 00 00 407000000 Gestión Documental4 07 00 01 00 407000100 Ingreso de Correspondecia4 07 00 01 01 407000101 Transferir Documentos4 07 00 02 00 407000200 Gestión de Documentos4 07 00 02 01 407000201 Eliminar Documentos4 07 00 02 02 407000202 Actualizar Tablas de Retención4 07 00 03 00 407000300 Conservación del Archivo Central4 07 00 03 01 407000301 Manejar la Documentación y Archivo4 07 00 03 02 407000302 Recuperar y Consultar4 07 00 03 03 407000303 Almacenar los Documentos4 08 00 00 00 408000000 Gestión Inmobiliaria4 08 00 01 00 408000100 Administración de los Inmuebles4 08 00 01 01 408000101 Desarrollar y Ejecutar el Plan de Mantenimiento4 08 00 01 02 408000102 Administrar los Inmuebles4 08 00 02 00 408000200 Operaciones Comerciales Inmobiliarias4 08 00 02 01 408000201 Comprar/Arriendar Inmuebles4 08 00 02 02 408000202 Vender Inmuebles4 09 00 00 00 409000000 Gestión Logística y de Transporte4 09 00 01 00 409000100 Aseo y Cafetería4 09 00 01 01 409000101 Programar las Necesidades4 09 00 01 02 409000102 Controlar y Verificar el Servicio4 09 00 02 00 409000200 Administración de Vehículos4 09 00 02 01 409000201 Programar las Necesidades4 09 00 02 02 409000202 Controlar y Verificar el Servicio4 09 00 02 03 409000203 Administrar los Vehículos. Transportar Funcionarios4 09 00 02 04 409000204 Desarrollary Ejecutar el Plan de Mantenimiento4 10 00 00 00 410000000 Gestión Jurídica4 10 00 01 00 410000100 Consultas sobre Asuntos Jurídicos






4 10 00 01 01 410000101 Responder a Consultas Jurídicas4 10 00 01 02 410000102 Realizar cobros Coactivo4 10 00 02 00 410000200 Representación de la Entidad4 10 00 02 01 410000201 Tramitar Tutelas Presentadas en Bogotá4 10 00 02 02 410000202 Tramitar Tutelas Presentadas fuera de Bogotá4 10 00 02 03 410000203 Representar Legalmente a la PGN4 11 00 00 00 411000000 Gestión Financiera4 11 00 01 00 411000100 Ejecución Presupuestal4 11 00 01 01 411000101 Abrir Libros y Realizar Registro Inicial4 11 00 01 02 411000102 Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP)4 11 00 01 03 411000103 Asignar Cuotas a las Regionales4 11 00 01 04 411000104 Programar el PAC4 11 00 02 00 411000200 Trámites de Tesorería4 11 00 02 01 411000201 Realizar Declaraciones Tributarias4 11 00 02 02 411000202 Expedir Certificados de Retenciones de ICA, IVA y Fuente4 11 00 02 03 411000203 Tramitar Pagos de Contratos4 11 00 02 04 411000204 Pagar la Nómina4 11 00 02 05 411000205 Pagar los Servicios Públicos4 11 00 02 06 411000206 Pagar las Resoluciones Soportadas por Resoluciones Administrativas4 11 00 03 00 411000300 Registros Contables4 11 00 03 01 411000301 Informar de Movimientos Bancarios a la Dirección del Tesoro Nacional4 11 00 03 02 411000302 Revisar la Situación de Fondos en las Regionales4 11 00 03 03 411000303 Realizar Conciliación Bancaria4 11 00 03 04 411000304 Contabilizar la Información4 11 00 03 05 411000305 Preparar el Balance General4 11 00 03 06 411000306 Elaborar y Remisionar el Informe Trimestral5 00 00 00 00 500000000 Evaluación y Control5 01 00 00 00 501000000 Mejoramiento Continuo5 01 00 01 00 501000100 Llevar Estadísticas e Indicadores5 01 00 01 01 501000101 Registrar Datos, Planes, Proyectos y Procesos5 01 00 01 02 501000102 Realizar Encuesta de Satisfacción 5 01 00 02 00 501000200 Analizar y Divulgar los Resultados5 01 00 02 01 501000201 Analizar y Presentar Informes5 01 00 03 00 501000300 Elaborar Planes de Mejoramiento5 01 00 03 01 501000301 Elaborar el Plan de Cumplimiento5 02 00 00 00 502000000 Evaluación Independiente5 02 00 01 00 502000100 Auditorias Internas5 02 00 01 01 502000101 Realizar Auditorías Internas5 02 00 02 00 502000200 Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno5 02 00 02 01 502000201 Hacer Evaluación Independiente5 03 00 00 00 503000000 Administración del Riesgo5 03 00 01 00 503000100 Identificar los Riesgos5 03 00 02 00 503000200 Análisis del Riesgo5 03 00 03 00 503000300 Valoración del Riesgo5 03 00 04 00 503000400 Establecer Políticas de Administración de Riesgo



ANEXO E.

RELACIÒN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS

RELACION CENTROS DE COSTO CON PROCESOS Julio de 2007 Anexo E.

RELACIÓN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS Julio de 2007 Anexo E - 1

Gestión de la Comunicación

Gestión de SeguridadProceso de RelatoríaGestión de TecnologíaGestión DocumentalGestión InmobiliariaGestión Logística y de

Trans.Gestión JurídicaGestión Financiera

Etapa Ejecución Presupuestal

Etapa Trámites de Tesorería

Etapa de Registros Contables

Registro Antec. Disciplinarios

Descripción

Oficina de PrensaDivisión de SeguridadGrupo de Relatoría Oficina de SistemasDivisión de DocumentaciónGrupo de InmueblesGrupo de Servicios

LogísticosOficina JurídicaDivisión Financiera

Grupo PresupuestoGrupo TesoreríaGrupo ContabilidadGrupo SIRI

Descripción CódigoCódigo

PROCESOS RELACIONADOS

CENTROS DE COSTO

ASIGNACIÓN DE RECURSOS:CENTROS DE COSTO SIMILARES A PROCESOS


ASIGNACIÓN DE RECURSOS:CENTROS DE COSTO A PROCESOS

Planeación InstitucionalEvaluación Plan. Inst.

Evaluación IndependienteAdministración de Riesgos

Gestión de Compras y ContrataciónGestión de Almacén e InventariosGestión del Talento HumanoPlaneación InstitucionalEvaluación Plan. Inst.

Mejoramiento ContinuoPlaneación InstitucionalEvaluación Plan. Inst

Descripción

Oficina de Planeación

Control interno

Secretario General

Viceprocurador General


CONDUCTOR-INDUCTOR(Base de

Asignación)


CENTROS DE COSTO


ASIGNACIÓN DE RECURSOS:CENTROS DE COSTO A PROCESOS

Gestión del Talento HumanoMejoramiento ContinuoPlaneación InstitucionalEvaluación Plan. Inst.

Descripción

Procurador General


CONDUCTOR- INDUCTOR

(Base de Asignación)


CENTROS DE COSTO

ANEXO F.

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS Julio de 2007 Anexo F

MACRO PROC OBJ CTO1 2 3

PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACION INSTITUCIONAL

1 01 001 101001 Plan estratégico.1 01 002 101002 Plan operativo institucional plan operativo por dependencias.1 01 003 101003 Anteproyecto de presupuesto. 1 01 004 101004 Proyectos de inversión ajustados y aprobados.1 02 005 102005 Plan de contingencias logísticas.

EVALUACION DE LA PLANEACION INSTIUCIONAL

1 02 001 102001 Informe de ejecución de POAS institucional Informe de ejecución de POAS por dependencias.

1 02 002 102002 Informes de ejecución presupuestal. 1 02 003 102003 Informes de ejecución de proyectos de inversión. 1 02 004 102004 Ajustes y solicitudes de adiciones presupuestales.1 02 005 102005 Informes de gestión cuenta fiscal consolidada.

PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS MISIONALES PROCESO DISCIPLINARIO

2 01 001 201001 Información para iniciar proceso 2 01 002 201002 Información para mejorar proceso disciplinario2 01 003 201003 Auto de archivo2 01 004 201004 Auto de investigación disciplinaria2 01 005 201005 Auto de remisión2 01 006 201006 Auto de citación a audiencia2 01 007 201007 Auto de pruebas (niega u ordena)2 01 008 201008 Auto resolutorio de apelación2 01 009 201009 Auto de alegatos de conclusión2 01 010 201010 Auto de archivo definitivo2 01 011 201011 Auto de fallo de primera instancia2 01 012 201012 Auto resolutorio de incidentes2 01 013 201013 Auto de fallo de segunda instancia2 01 014 201014 Inicio proceso al quejoso temerario2 01 015 201015 Inicio proceso multa quejoso temerario2 01 016 201016 Información para medios de comunicación de lo no sujeto a reserva2 01 017 201017 Otros documentos que impulsan el proceso2 01 018 201018 Informes de gestión

PROCESO CONCILIACION2 02 001 202001 Audiencia de conciliación preparada2 02 002 202002 Conciliación (si o no lograda)2 02 003 202003 Actas de conciliación2 02 004 202004 Envío información a entes definitivos2 02 005 202005 Archivo organizado de la información

PROCESO DE INTERVENCION2 03 001 203001 Informe de diagnóstico2 03 002 203002 Documento apertura caso2 03 003 203003 Acumulación a caso2 03 004 203004 Rechazo2 03 005 203005 Documento con concepto2 03 006 203006 Informe2 03 007 203007 Acción2 03 008 203008 Solicitud2 03 009 203009 Recurso2 03 010 203010 Caso archivado2 03 011 203011 Documentación archivada

PROCESO PREVENTIVO2 04 001 204001 Documento apertura caso2 04 002 204002 Traslado por competencia2 04 003 204003 Acumulación a caso

CODIGO DESCRIPCION

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOSPROPUESTO PARA LA PGN

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS PROPUESTOS PARA LA PGN

Julio de 2007Anexo F - 1

MACRO PROC OBJ CTO1 2 3 CODIGO DESCRIPCION


2 04 004 204004 Documentación organizada en expediente2 04 005 204005 Elementos y pruebas con información recolectada2 04 006 204006 Selección de normatividad, doctrina y jurisprudencia aplicable2 04 007 204007 Archivo del caso2 04 008 204008 Seguimiento continuado2 04 009 204009 Solicitud acción disciplinaria2 04 010 204010 Informe

PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS CONEXOSPROCESOS DE RELATORIA

3 01 001 301001 Documentos jurídicos y administrativos publicados en web3 01 002 301002 Libros3 01 003 301003 Flash jurídico3 02 PROCESO DE REGISTRO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS3 02 001 302001 Certificado antecedentes disciplinarios

PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS DE APOYOPROCESO GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS

4 01 001 401001 Movimientos (Entrada- Salidas)4 01 002 401002 Administración de bienes4 01 003 401003 Inventario físico4 01 004 401004 Reportes de responsabilidad4 01 005 401005 Cuenta de responsabilidades en proceso4 01 006 401006 Bienes dados de baja4 01 007 401007 Informes legales

PROCESO DE GESTION DE COMPRAS Y CONTRATACION4 02 001 402001 Plan de compras de la entidad4 02 002 402002 Plan de contratación de la entidad4 02 003 402003 Contratos celebrados4 02 004 402004 Necesidades satisfechas4 02 005 402005 Control y evaluación ejecución contrato

PROCESO DE GESTION DE LA COMUNICACIÓN4 03 001 403001 Revistas4 03 002 403002 Boletines internos4 03 003 403003 Carteleras4 03 004 403004 Murales, avisos4 03 005 403005 Archivo de noticias de la procuraduría y de interés4 03 006 403006 Documentos con información para funcionarios PGN4 03 007 403007 Boletines de prensa4 03 008 403008 Ruedas de prensa4 03 009 403009 Afiches, etc

PROCESO DE GESTION DE SEGURIDAD4 04 001 404001 Análisis de riesgo para funcionarios, familiares, instalaciones4 04 002 404002 Documento de recomendaciones para desvinculaciones4 04 003 404003 Estudios de seguridad realizados4 04 004 404004 Salvaguarda – custodia de funcionarios, familiares, instalaciones

PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO4 05 001 405001 Funcionario seleccionado4 05 002 405002 Funcionario nombrado4 05 003 405003 Capacitación mediante especialización, diplomado, curso, taller.4 05 004 405004 Actividades de bienestar desarrolladas4 05 005 405005 Acto administrativo de reconocimiento situaciones administrativas tramitado4 05 006 405006 Certificaciones laborales4 05 007 405007 Nómina liquidada para pagos4 05 008 405008 Informe de calificación de servidores evaluados

PROCESOS DE GESTION TECNOLÓGICA4 06 001 406001 Plan de desarrollo4 06 002 406002 Documento Especificaciones técnicas



MACRO PROC OBJ CTO1 2 3 CODIGO DESCRIPCION


4 06 003 406003 Informe de interventoria4 06 004 406004 Servicios prestados 4 06 005 406005 Equipos en correcto funcionamiento4 06 006 406006 Solución de problemas de información

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL4 07 001 407001 Oficios, quejas, derechos de petición registrados en SIAF4 07 002 407002 Respuestas4 07 003 407003 Requerimientos e instrucciones4 07 004 407004 Diversos tipos de documentos generados por la dependencia

PROCESO DE GESTION INMOBILIARIA4 08 001 408001 Servicios de mantenimiento ejecutados4 08 002 408002 Remodelaciones ejecutadas4 08 003 408003 Inventario actualizado4 08 004 408004 Espacios adecuados para entregar a los funcionarios4 08 005 408005 Informes y documentos de inmuebles no utilizados – retirados

PROCESO DE GESTION LOGISTICA Y DE TRANSPORTE4 09 001 409001 Servicios de aseo realizados4 09 002 409002 Servicios de cafetería prestados4 09 003 409003 Servicios de transportes prestados4 09 004 409004 Mantenimiento de vehículos realizado

PROCESO DE GESTION JURIDICA4 10 001 410001 Asesorías y conceptos jurídicos4 10 002 410002 Actos administrativos para pago sentencias4 10 003 410003 Respuesta a consultas4 10 004 410004 Respuesta contra acciones constitucionales y legales4 10 005 410005 Representación de la entidad4 10 006 410006 Respuesta a demandas contra la entidad4 10 007 410007 Intervención ante tribunales y jueces administrativos

PROCESO DE GESTION FINANCIERA4 11 001 411001 Programa anual mensualizado de caja4 11 002 411002 Certificados de disponibilidad presupuestal4 11 003 411003 Certificados de reserva presupuestal4 11 004 411004 Pago de obligaciones en general4 11 005 411005 Informes de gestión financiera de la entidad4 11 006 411006 Informes estados financieros de la entidad

PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROLPROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

5 01 001 501001 Información actualizada5 01 002 501002 Informes 5 01 003 501003 Plan de mejoramiento institucional5 01 004 501004 Plan de mejoramiento de procesos5 01 005 501005 Plan de mejoramiento individual

PROCESO DE EVALUACION INDEPENDIENTE5 02 001 502001 Informe de evaluación de SCI5 02 002 502002 Informe de auditoría y recomendaciones

PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO5 03 001 503001 Mapa de riesgos y contingencias institucionales



ANEXO G.

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES Julio de 2007 Anexo G.

CODIGO DESCRIPCION DEL INDUCTOR O BASE DE ASIGNACIONRecursos a Centros de Costo

1001 Número de personas por centro de costo1002 Area ocupada (metros cuadrados)1004 Costo de la nómina por dependencia (pesos)1005 Costo de propiedad, planta y equipo (pesos)1006 Número de equipos1007 Número de extensiones1008 Número de kilovatios1009 Número de metros cúbicos1010 Número de impulsos1011 Comibinado personas y áreas (porcentaje)

Centros de Costo a Procesos2001 Tiempo de dedicación (porentaje)2002 Horas de trabajo aplicado2003 Participación de actividades (porcentaje)2009 100% del centro de costo

Procesos a Procesos Misionales3001 Costo de equipos y software asignado a los procesos3002 Número de funcionarios asociados a procesos3003 Area asignada a procesos3004 Número de contratos relacionados con procesos3005 Valor de Items despachados a centros de costos de procesos3006 Número de items despachados a procesos3006 Valor de los vehículos asociado a los procesos3009 100% del proceso

LISTADO GENERAL DE INDUCTORESPROPUESTO PARA LA PGN

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES PROPUESTO PARA LA PGN

Julio de 2007Anexo G - 1

ANEXO H.

HOJA METODOLOGICA DE INDICADORES

HOJA METODOLOGICA DE INDICADORES Julio de 2007 Anexo H.

CÓDIGO DEL INDICADOR:

EFICACIA EFICIENCIA x EFECTIVIDAD

MES ESTE AÑO AÑO ANTERIOR PRESUPUESTO

ENERO 20.00 18.00 18.00 FEBRERO 28.00 28.00 26.00 MARZO 36.00 38.00 36.00 ABRIL 44.00 48.00 46.00 MAYO 52.00 58.00 56.00 JUNIO 60.00 68.00 66.00 JULIO

AGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

HOJA METODOLOGICA DEL INDICADOR

Acta de Aprobación

Fecha de Aprobación

Versión

Página

DEPENDENCIA O GRUPO: Planeación

NOMBRE DEL INDICADOR: Productividad del Centro de Costo

OBJETIVO DEL INDICADOR: Determinar el costo de los servicios realmente realizados sobre el costo total del Centro de Costo

PROCESO O SUBPROCESO AL QUE PERTENECE: Gestión

TIPO DE INDICADOR:

DATOS DEL INDICADOR

FÓRMULA DEL INDICADOR:Vr Total productos o servicios

realizados / Vr. Total Costos del Centro de Costo

VARIABLES DEL INDICADOR: Valor total de los productos o servicios prestados, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.

FUENTES DE INFORMACIÓN: Sistema de gestión de costos

UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje %

INTERPRETACIÓN DEL INDICADOR:

El indicador establece el peso relativo del valor de los servicios prestados sobre el valor total de los recursos utilizados por el centro de costo.

FRECUENCIA DE MEDICIÓN MENSUAL FRECUENCIA DE ANÁLISIS: TRIMESTRAL

RESPONSABLE DE LA MEDICIONLider Responsable del sistema de Gestión de Costos

RESPONSABLE DEL ANÁLISIS DEL INDICADOR

Lider del sistema de planeación, Control y Dirección

LIMITE INFERIOR META LIMITE SUPERIOR

GRAFICO DEL INDICADORDATOS MENSUALES

OBSERVACIONES:

FECHA DE ELABORACION Junio 12 de 2007 FECHA REVISION Y/O AJUSTE Junio 12 de 2007

PRODUCTIVIDAD DEL CENTRO DE COSTO

ENERO FEBRERO MARZO ABRILMAYO JUNIO JULIO AGOSTOSEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADORPRODUCTIVIDAD POR CENTRO DE COSTO

Julio de 2007Anexo H - 1


EFICACIA X EFICIENCIA EFECTIVIDAD




NOVIEMBREDICIEMBRE


Acta de Aprobación


Versión

Página

NOMBRE DEL INDICADOR: % Participación Recurso Físico en el Costo


OBJETIVO DEL INDICADOR: Determinar el costo total y el % de participación del valor de recursos físicos dentro de los costos totales del centro de costo de la entidad.


TIPO DE INDICADOR:

DATOS DEL INDICADOR

FÓRMULA DEL INDICADOR: Vr Total Recurso Físico Centro Costo / Vr. Total Costos del Centro de Costo

VARIABLES DEL INDICADOR: Valor total del recurso Físico del Centro de Costo, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.


UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje %


El indicador establece el peso relativo del costo del recurso físico sobre los demás recursos utilizados por el centro de costo.


RESPONSABLE DE LA MEDICIONLider Responsable del sistema de Gestión de Costos





OBSERVACIONES:


0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

ENERO

MARZO

MAYO

JULIO

SEPTIEMBRE

NOVIEMBRE

MESES

PARTICIPACION COSTO DE RECURSOS FISICOS

ESTE AÑO AÑO ANTERIOR PRESUPUESTO

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADORCOSTO DEL RECURSO FÍSICO POR CENTRO DE COSTO







NOVIEMBREDICIEMBRE

HOJA METODOLOGIÍTA DEL INDICADOR

Acta de Aprobación


Versión

Página

NOMBRE DEL INDICADOR: % Participación Recurso Humano en el Costo


OBJETIVO DEL INDICADOR: Determinar el costo total y el % de participación del valor de recursos humanos dentro de los costos totales del centro de costo de la entidad.


TIPO DE INDICADOR:

DATOS DEL INDICADOR

FÓRMULA DEL INDICADOR: Vr Total Recurso Humano Centro Costo / Vr. Total Costos del Centro de Costo

VARIABLES DEL INDICADOR: Valor total del recurso Humano del Centro de Costo, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.


UNIDAD DE MEDIDA Pesos


El indicador establece el peso relativo del costo del recurso humano sobre los demás recursos utilizados por el centro de costo.


RESPONSABLE DE LA MEDICIÓNLíder Responsable del sistema de Gestión de Costos


Líder del sistema de planeación, Control y Dirección



OBSERVACIONES:

FECHA DE ELABORACIÓN Junio 12 de 2007 FECHA REVISIÓN Y/O AJUSTE Junio 12 de 2007

EN

ER

O

MA

RZO

MA

YO

JULI

O

SE

PTI

EM

BR

E

NO

VIE

MB

RE

PRESUPUESTO

-

20.00

40.00

60.00

80.00

100.00

120.00

MESES

PARTICIPACIÓN RECURSO HUMANO EN EL COSTO

PRESUPUESTO AÑO ANTERIOR ESTE AÑO

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADORCOSTO DEL RECURSO HUMANO POR CENTRO DE COSTO







NOVIEMBREDICIEMBRE

Lider Responsable del sistema de Gestión de Costos

FRECUENCIA DE ANÁLISIS: TRIMESTRAL

UNIDAD DE MEDIDA Pesos

OBSERVACIONES:


FRECUENCIA DE MEDICIÓN MENSUAL

Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo. El valor total debe ser menor o igual al valor asignado en el presupuesto.

RESPONSABLE DE LA MEDICION


El indicador debe tener valores iguales o menores a p (<= p), donde p es el valor asignado por presupuesto. Indica el valor total de recursos consumidos por el centro de costo en el mes correspondiente.

Gestión

TIPO DE INDICADOR:

DATOS DEL INDICADOR

Sumatorio del valor económico de los recursos utilizados por cada centro de

costo en el mes.FÓRMULA DEL INDICADOR:


<=P

VARIABLES DEL INDICADOR:

NOMBRE DEL INDICADOR: Costo Total por Centro de Costo

OBJETIVO DEL INDICADOR: Determinar el costo total mensual de cada centro de costo de la entidad.




DATOS MENSUALESGRAFICO DEL INDICADOR

Acta de Aprobación


Versión

Página


PROCESO O SUBPROCESO AL QUE PERTENECE:


COSTOS POR CENTRO DE COSTO

-

20.00

40.00

60.00

80.00

100.00

120.00ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRILMAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIE

MBRE

MESES

ESTE AÑO AÑO ANTERIOR PRESUPUESTO

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADORCOSTO TOTAL POR CENTRO DE COSTO


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