Diapositiva 1Prof. Luis Ayala Riquelme
Abril 2009
Antecedentes generales
Nuevo instrumento de financiamiento del Estado para las Universidades Estatales
Su objetivo es alinear:
la misión institucional con las prioridades nacionales y regionales
la rendición de cuentas y el desempeño institucional con el financiamiento público.
preservando la autonomía universitaria.
Plan piloto: U. de Chile, UTA, U. Bío-Bío y UFRO.
CONVENIOS DE DESEMPEÑO
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer académico asegurando su medición periódica, instrumento de financiamiento del Estado para las Universidades Estatales
Favorecer la rendición de cuentas públicas para dar transparencia a sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos
Propósito
Cronograma
Definición de hitos e indicadores para medir capacidad
Hitos e indicadores comprometidos para medir capacidad creada
Definición de metas e indicadores académicos para próximos 4 años
Impactos relevantes
Se crea capacidad a nivel institucional, en los primeros años del Convenio de desempeño
AÑO
0
1
2
3
4
5
6
7
Medición de hitos e indicadores comprometidos en el período 3
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Financiamiento
CONVENIOS DE DESEMPEÑO UNIVERSIDAD DE CHILE
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Comité Directivo (estratégico)
Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional
Vicerrector de Extensión
2 personas externas con experiencia en alta dirección empresarial
Comité Ejecutivo (quincenal)
Recursos Humanos
Académicos
Vicerrector VAEGI
Director STI
Asesor legal
Director UAI
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Establecer evaluación de calidad de carreras
Implementar autoevaluación y apoyo a posgrado
Mejorar estándares en facultades y organismos
Modernizar pregrado
Incrementar transferencia de tecnología e investigación aplicada
Fortalecer humanidades, artes y ciencias sociales
Impulsar renovación de cuadros académicos y personal de apoyo
Mejorar políticas de remuneraciones del personal académico
Fortalecer carrera funcionaria
Modernizar los organismos centrales para una gestión más eficiente
Plan de Desarrollo Institucional (PDI)
Objetivos estratégicos
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Gestión estratégica de Recursos Humanos
Sistema de aseguramiento de la calidad académica
Modernización del pregrado
Fortalecimiento de la investigación aplicada y transferencia tecnológica
Fortalecimiento de la investigación y creación en humanidades, artes y ciencias sociales
Redefinición del rol de los Organismos Centrales
Posicionamiento de la Universidad en el debate nacional
Fortalecimiento del posgrado
Diseño de un sistema de educación continua
Plan de Desarrollo Institucional (PDI)
Proyectos estratégicos
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivos específicos:
Redefinición organizacional de los Organismos Centrales
Desarrollo e instalación de capacidades ejecutivas a nivel de organizaciones de campus
Objetivo general N°1:
Reorganización de los Organismos Centrales e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus (ROC)
Fortalecer el balance centralización-descentralización que caracteriza la gestión de la universidad
Asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión
Optimizar el uso de recursos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo general N°2:
Objetivos específicos
Apoyar de manera efectiva a las unidades académicas mediante instrumentos de comunicación y gestión modernos
Promover la autorregulación y la calidad del quehacer académico: docencia, investigación, creación y extensión
Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes, y egresados mediante implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa , curricular y de servicios
Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
ROC
SIG
ROC F1: Nuevo modelo organizacional para Organismos Centrales
ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de Campus mediante un nuevo modelo organizacional
Reorganización de Organismos Centrales
SIG F3
SIG F2
Apoyo a la labor de académicos y personal de apoyo
SIG F4: Capacidad de observación, indicadores de gestión, acceso a información, alertas tempranas
Estructura del proyecto
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
PDI
Sistema de aseguramiento de la calidad académica
Modernización del pregrado
Fortalecimiento de la investigación y creación en humanidades, artes y
ciencias sociales
Posicionamiento de la Universidad en el debate nacional
Fortalecimiento del posgrado
Diseño de un sistema de educación continua
Proyectos del PMI
P1: Crear e instalar capacidad de gestión en los Campus
P5: Mejoramiento de sistemas de personal
10 proyectos de mejoramiento de procesos de apoyo a actividad académica
P9: Apoyo a la cátedra presencial
P10: Apoyo a investigación
P10: Apoyo a investigación
P1: Reorganización de Organismos Centrales
P3: Comunicaciones e imagen institucional
P14: Apoyo a procesos de posgrado
P11: Extensión y proyección al medio
P14: Apoyo a procesos de posgrado
Relación de objetivos PDI - PMI
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
P2: Mejoramiento de herramientas para facilitar las comunicaciones (correo, etc.)
P4: Gestión de la documentación administrativo legal (Of. partes)
P6: Gestión de activos fijos inmuebles
P7: Mejoras a los sistemas de apoyo administrativo
P8: Plataformas transversales de servicios
P12: Curriculum académico digital
P13: Evaluación del desempeño docente
P15: Perfeccionamiento de los sistemas de acceso a información, bibliotecas y servicios a los alumnos
P16: Observatorio U-Chile
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Estrategia de asignación de proyectos a licitaciones
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Extensión universitaria y relación con el medio
Bienestar
RRHH
Estudiantes
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Actividades
Instalación del proyecto
Planificación
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Actividades ROC
Se desarrollaron entrevistas, análisis, y preparación de diagnósticos de 55 unidades centrales, para un posterior rediseño e implantación.
Administración de Campus
Entrevistas, determinación de funciones, diseño de una propuesta preliminar de estructura.
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Eje: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC)
Objetivo especifico ROC1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías.
Metas:
Años 2 y 3: Rediseño de procesos, implantación y evaluación
Indicadores de Gestión ROC: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
N° de unidades - Rectoría (13)
N° de unidades - Prorrectoria (5)
N° de unidades - Vicerrectoría de Asuntos Académicos (28)
N° de unidades - Vicerrectoría de Asuntos Económicos (14)
N° de unidades - Vicerrectoría de Investigación (5)
N° de unidades - Vicerrectoría de Extensión (1)
Meta año 1: Diagnóstico
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico ROC2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geográfica.
Metas:
Años 2 y 3: Rediseño de procesos, implantación y evaluación
Indicadores de Gestión ROC: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Diagnóstico
Actividades SIG
8.000.000 de páginas de expedientes de títulos, decretos, resoluciones, escrituras, etc.
6.000 planos de obras civiles de los 5 campus, y
1.100.000 imágenes de decretos en microfilm.
Quedarán disponibles a la comunidad universitaria en un repositorio de documentos electrónicos.
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Actividades SIG
Mejora de servicio:
Convenio con Google: 50.000 cuentas de Gmail con 7 Gb
Convenio con Microsoft: 50.000 cuentas de Hotmail con 5 Gb
Desarrollo de un sitio web con:
Preguntas frecuentes
Tutoriales animados
Capacidad de monitoreo del ingreso a cada página del sitio
Difusión de nuevos servicios
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Adquisición y construcción de servicios que permiten automatizar procesos:
Plataforma para la firma electrónica de documentos:
Firma digital avanzada para 300 autoridades
Uso masivo de firma digital simple mediante Pasaporte UChile
Repositorio electrónico de documentos
Construcción de sistemas de flujo de trabajo (workflow) para el reemplazo de documentos actuales en papel.
Procesos del ámbito:
procesos de apoyo, como finanzas, sistemas de bibliotecas, administración, etc.
Actividades SIG
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Ampliación del sistema de apoyo a la cátedra presencial U-Cursos
Actividades SIG
Convenio con FCFM (infraestructura)
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Actividades SIG
Definición de nueva estructura de contenidos y diseño gráfico del portal web institucional
Adopción de herramientas tecnológicas que permitan mayores espacios de participación y retroalimentación
Incorporación de plataforma tecnológica de generación de portales web en las facultades e institutos
Mayor presencia de contenidos multimedia: audio, video, galerías de fotos y presentaciones animadas
Versión en inglés del portal web, con una selección de los principales contenidos
Modernización de portales web
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Curriculum Vitae Digital:
Sistema de integración de información para la generación de portafolios académicos (workflow)
Actividades SIG
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Actividades SIG
Licitación de software (datawarehouse) y hardware (servidores) para la ampliación de la plataforma analítica, que dará origen al Observatorio U-Chile (BI)
Licitación de una plataforma para la realización de encuestas
Licitaciones y proyectos en preparación:
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo Especifico SIG1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
N°
1
N° de Facultades estandarizadas en la difusión de actividades en organismos (que utilizan Weblogic y administración de contenidos)
5
3
06/2009
2
N° de Institutos multidisciplinarios estandarizados en la difusión de actividades en organismos (que están utilizando Weblogic y administración de contenidos)
0
1
3
N° de alumnos (pre y postgrado) con acceso a servicios personalizados en portal MiUchile
0
0
4
N° de académicos y funcionarios con acceso a servicios personalizados en portal MiUchile
0
0
5
N° de organismos que cuentan con una sistema informático para apoyo y registro proceso de postulación y selección de personal de colaboración
10
0
08/2009
6
N° de organismos contables con sus bienes muebles administrados con el sistema Auge
10
9
11/2009
7
N° de organismos contables con sus bienes inmuebles catastrados y administrados con el sistema Auge
0
0
8
N° de organismos multiplicado por N° servicios en ventanilla única disponibles para los académicos
42
15
11/2009
9
N° de organismos multiplicado por N° servicios en ventanilla única disponibles para los alumnos
0
0
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo Especifico SIG1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Descripción Indicador
Avance 31.03.09
Nivel de uso de contenidos: N° de accesos a MiUchile por usuario
700
[visitas / usuario]
Definir LB
Valor preliminar
Nivel de uso de los servicios personalizados: N° de usuarios que acceden a contenidos MiUchile
2.000
[usuarios]
Tiempo promedio de contratación de personal de colaboración (desde declaración de necesidad hasta decreto de nombramiento)
30
Número de postulantes promedio para cargos de personal de colaboración
2 (*)
[personas]
Cantidad de bienes inmuebles con informe de diagnóstico de regularización
50.000
[metros2]
Tiempo promedio en resolver una solicitud de ventanilla única (certificados, permisos, etc.)
8
3
[HH]
[unidades]
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Nombre Hito
Fecha de cumplimiento alcanzable
N° de carreras de pregrado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial
25
21
06/2009
N° de programas de magíster que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial
10
9
06/2009
N° de programas de doctorado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial
2
3
Ver logro temprano
N° de concursos internos incorporados en el proceso de preparación, formulación y selección
2
0
12/2009
N° de concursos externos incorporados en el workflow de preparación, formulación y presentación
2
0
12/2009
N° de Facultades integradas al nuevo portal de difusión y extensión
4
0
06/2009
N° de Institutos integrados al nuevo portal de difusión y extensión
0
0
N° de unidades (fac o inst) académicas que implanten la herramienta Currículum Académico
3
0
11/2009
N° de programas docentes de pregrado con instrumentos de evaluación docente
25
23
Ver logro temprano
N° de programas docentes de magíster con instrumentos de evaluación docente
15
0
06/2009
N° de programas docentes de doctorado con instrumentos de evaluación docente
3
0
06/2009
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Descripción Indicador
14
Definir LB
Valor preliminar
Nivel de oportunidad de las calificaciones. Porcentaje de cursos que publican sus notas mediante Ucursos sobre total cursos habilitados
31%
Definir LB
Valor preliminar
Nivel de interacción por curso (sesiones de trabajo por alumno al mes)
54
Definir LB
Valor preliminar
Tiempo promedio entre postulación al concurso y asignación del proyecto
106
[días]
Número de informes oficiales acerca de concursos obtenidos directamente del sistema
[unidades]
13.000
115
[actividades]
Número de informes oficiales obtenidos directamente del sistema de currículo académico digital
[unidades]
87
[asignaturas]
Definir LB
Valor preliminar
Porcentaje de encuestas respondidas por curso en relación al total de alumnos
53%
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Nombre Hito
Fecha de cumplimiento alcanzable
N° de programas de magíster con instrumentos para postulación, selección y matrícula. (*)
44
14
09/2009
N° de programas de doctorado con instrumentos para postulación, selección y matrícula. (*)
15
10
09/2009
N° de programas de postítulo con instrumentos para postulación, selección y matrícula. (*)
20
0
09/2009
N° de programas de magíster con instrumentos para servicios de administración curricular. (Guía)
20
25
Ver logro temprano
N° de programas de doctorado con instrumentos para servicios de administración curricular. (Guía)
5
9
Ver logro temprano
N° de programas de postítulo con instrumentos para servicios de administración curricular. (Guía)
0
0
N° de programas de pregrado con instrumentos para administración y seguimiento de egresados.
10
0
N° de programas de magíster con instrumentos para administración y seguimiento de egresados.
15
0
N° de programas de doctorado con instrumentos para administración y seguimiento de egresados.
3
0
N° de programas de postítulo con instrumentos para administración y seguimiento de egresados.
0
0
N° de estudiantes con posibilidad de acceso vía web para solicitar asistencia médica o dental, al servicio médico y dental de la universidad.
0
0
% de alumnos atendidos por el servicio con ficha médica digital.
0
0
% de alumnos atendidos, con información disponible con fines de gestión
0
0
N° de organismos académicos con acceso al información de gestión de sus bibliotecas
0
0
N° de bibliotecas con acceso a información de gestión de su servicio
0
0
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Descripción Indicador
Número de estudiantes de postgrado matriculados por internet sobre estudiantes totales
0
OK
Número de estudiantes de postgrado que inscriben asignaturas por internet sobre estudiantes totales
7
Definir LB
Valor preliminar
Porcentaje de egresados/titulados en el año anterior con información de su situación laboral actualizada
17
Definir LB
Valor preliminar
Número de consultas al Servicio Médico y Dental de Alumnos (SEMDA)
[consultas/día]
127
[informes]
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Nombre hito
Fecha de cumplimiento alcanzable
N° de organismos académicos con acceso a los informes de gestión sobre su quehacer.
6
18
20%
20%
Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre Curricular y Beneficios estudiantiles
15%
15%
Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre los estados financieros de los organismos
5%
5%
Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorios sobre las nuevas iniciativas desplegadas en este proyecto
5%
0%
1
0
09/2009
Utilización de la comunidad universitaria de los instrumentos cómo apoyo directo a su labor (N° de personas x N° de accesos)
2.000
0
N° de organismos que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración financiera y de recursos humanos
10
0
11/2009
N° de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración curricular
30
0
11/2009
N° de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración de matrícula y aranceles.
60
0
11/2009
Modernización de la gestión institucional - Convenio de desempeño Mecesup
Objetivo especifico SIG4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas.
Indicadores de Gestión SIG: avance por objetivos
PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
Descripción Indicador
Avance 31.03.09
Nivel de uso de información cuantitativa por los diferentes directivos de la comunidad universitaria: N° de accesos de personal directivo a reportes nivel 1 p
500
Definir LB
Valor preliminar
Cobertura de los ámbitos del quehacer universitario: Número de ámbitos del quehacer con información cuantitativa.( RRHH, alumnos, académico, contabilidad)
4
[ámbitos]
Definir LB
Valor preliminar
Transparencia y rendición de cuentas a los diferentes integrantes de la comunidad universitaria. Número de informes disponible en el web por tipo de usuario. (SW piloto Águila)
14
[unidades]
Número de actividades de excepción realizadas por vencimiento de plazos
[actividades]
Resumen del estado financiero
Período del 1/4/2008 al 31/3/2009
Ingresos
Monto
50.000.000
270.210
Esquema de financiamiento de diferencia de aportes MINEDUC (en $ miles)
Gerente ConvenioSubgerente ROCSubgerente SIGAnalistasAnalistas
Reorganización de organismos centrales e instalación de capacidades en UA
P2
P3
P4
P5
P6
P8
P9
P10
P11
P15
P16