Prof. María L. Moctezuma 15/05/2015

» Explicar la importancia de la información y de los documentos para todos los sectores.

» Exponer la prominencia de la tecnología en la transformación de las instituciones.

» Explicar la necesidad de mantener un buen sistema de administración de documentos.

» Indicar los usos que tienen los documentos y dar ejemplos.

» Mencionar diferentes medios en los cuales se conserva información.

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Correa, C. M. y Díaz-Colón A. (2010), Administración de documentos: enfoque manual y electrónico

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» Enumerar las categorías en que se clasifican los documentos de acuerdo con su valor, y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada categoría.

» Identificar los diferentes sistemas para la clasificación de los documentos en los archivos.

» Explicar las fases en el ciclo de vida de los documentos.

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Expresión que describe los cambios profundos que han experimentado las instituciones con el uso de la tecnología digital. » Algunos son:

˃ Redes de comunicación ˃ Correo electrónico ˃ Comercio electrónico ˃ Documentos digitales ˃ Archivos virtuales ˃ Dispositivos de memoria e

identificación por radio-frecuencia.

˃ Expedientes electrónicos ˃ Formato de documento

portátil (PDF) ˃ Escáner ˃ Lenguaje de marcas

extensible ˃ Medios digitales

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» Administración de documentos ˃ Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar aquellas

actividades relacionadas con la creación, archivo, localización, protección, control, uso y disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una institución.

» Documento ˃ Cualquier información que se conserva en forma escrita, oral, visual

o digital.

» Archivar ˃ Arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los docu-

mentos pertenecientes a un individuo, institución, asunto o zona geográfica.

˃ Facilita la localización de los documentos y el uso de la información cuando se necesite.

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» Expediente ˃ Conjunto de documentos

producidos y recibidos, correspondientes a un individuo, asunto o negocio que se mantienen en carpetas manuales o electrónicas.

» Archivo ˃ Grupo de expedientes de una

misma naturaleza sistemáticamente agrupados.

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» Sistema de archivo manual ˃ Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la

clasificación, uso y manejo de los documentos en forma física, principalmente en papeles.

» Sistema de archivo electrónico ˃ Aquel en el que se crea, procesa, maneja, rastrea, conserva y

comunica la información de forma lógica, no física, por medio de computadoras dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos.

˃ Utiliza programas, medios digitales y otro equipo electrónico, como el escáner.

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» Tomar decisiones y planificar el futuro » Aportar evidencia » Pagar impuestos » Apoyar procedimientos legales » Cumplir con las leyes » Cumplir con ciertas responsabilidades » Ofrecer fundamentación histórica

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» Documentos vitales ˃ Son trascendentales para las instituciones e individuos. ˃ Su pérdida afecta la estabilidad de la institución e incluso su

existencia. ˃ Incluyen fórmulas secretas, contratos, títulos de propiedad, patentes

de invención, marcas registradas, planos, licencias de programas de computadoras, testamentos, pasaportes, certificados de nacimiento y actas de reuniones de juntas de directores o accionistas de una corporación.

˃ Requieren protección especial para salvaguardar las instituciones y evitar el robo de identidad de los individuos.

˃ No deben destruirse mientras estén vigentes.

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» Documentos importantes ˃ Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y

para la continuidad de las instituciones. ˃ Incluyen ciertos permisos, órdenes de compra, facturas, cuentas

por cobrar, registros de inventarios y otros documentos financieros. ˃ Se pueden reemplazar, pero ocasiona muchos contratiempos,

pérdida de tiempo, demoras y otros problemas.

» Documentos útiles ˃ Su utilidad es temporal, pero son necesarios para las operaciones

diarias. ˃ Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de

cuentas bancarios. ˃ Se pueden reemplazar a un costo bajo, pero ocasionan ciertos

contratiempos.

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» Documentos no esenciales ˃ Su valor es efímero, pues

contienen información rutinaria.

˃ Incluyen anuncios, invitaciones, hojas de trámite, solicitudes rutinarias y material publicitario.

˃ Se pueden destruir tan pronto se tramitan o expira la fecha de promoción.

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» Creación » Recibo y distribución » Archivo » Protección » Localización y uso » Disposición

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» ¿Cuál es el propósito principal de archivar? » ¿Qué situaciones se le han presentado o conoce

en las cuales ciertos documentos han sido claves para resolverlas?

» ¿Por qué es importante conservar los documentos de valor histórico?

» Enumere las categorías en que se clasifican los documentos a base de su valor. Dé ejemplos.

» ¿Qué instituciones tienen mas necesidad de un buen sistema de administración de documentos: grandes o pequeñas, públicas o privadas?

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