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PROGRAMA ANUAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 2008 LINEAMIENTOS Gobierno del Distrito Federal Oficialía Mayor Coordinación General de Modernización Administrativa

PROGRAMA ANUAL E MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA … · 2011-10-06 · Programa Anual de Modernización Administrativa de las diversas áreas. • Dar una estructura homogénea en el

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PROGRAMA ANUAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

2008

LINEAMIENTOS

Gobierno del Distrito Federal Oficialía Mayor Coordinación General de Modernización Administrativa

LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA ANUAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 2008

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PRESENTACIÓN En un entorno cada día más competitivo y cambiante en donde se exige una mayor participación de los servidores públicos, la gestión pública tiene como base de acción la implementación de una administración moderna y tecnológicamente innovadora que fomente el eficiente funcionamiento al interior de las áreas y trascienda en la atención de los requerimientos y expectativas de las demandas ciudadanas. Por lo anterior y atendiendo al Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2007 -2012, del C. Jefe de Gobierno del Distrito Federal, en el cual se establece el marco de planeación, que considerá los objetivos y las estrategias que dirigirán los esfuerzos de la administración en los próximos años, los presentes lineamientos tienen por objeto coadyuvar al logro de una nueva cultura administrativa, sustentada en valores de transparencia, productividad, honestidad, eficacia y eficiencia. En tal virtud, la modernización de la Administración Pública, es un instrumento a través del cual se promueve la mejora continua en el desempeño de los servidores públicos, con la implementación de sistemas de información, utilizando la tecnología para agilizar, desregular y simplificar los procesos hasta la conformación de sistemas de calidad que brinden a la ciudadanía mejores servicios. En este contexto dicho programa considerá la construcción de un modelo de atención de emergencias que permita actuar con prontitud y profesionalismo, el rescate ambiental, será necesario para garantizar la sustentabilidad de la Ciudad, se promoverá la modernización de la flota vehicular del transporte público y concesionado de pasajeros, fomentando, ampliando y modernizando el transporte público, se desalentará el uso del vehículo privado y se dará prioridad a los medios de transporte masivo no contaminantes. Se impulsará una política cultural con participación social, que atienda las necesidades culturales y artísticas de los diversos grupos sociales, promoviendo a través de exposiciones, talleres y ferias la cultura y el arte. Es importante que la Ciudad de México este a la vanguardia, en la prestación de servicios, alentando a la creación de nuevas empresas, empleando la modernización en la operación, la interacción entre sociedad-gobierno, que facilite instaurar un “Gobierno Digital”, capacitando a los servidores públicos, donde haya calidad de vida para todos los ciudadanos. Todo esto constituye uno de los cambios básicos para un óptimo acercamiento del Gobierno del Distrito Federal con los ciudadanos. Los presentes lineamientos son un instrumento facilitador e integrador de las acciones de modernización e innovación necesarias para alcanzar una Administración Pública moderna, abierta, accesible, receptiva y prospectiva que facilite la actividad de los ciudadanos e incremente su calidad de vida, su bienestar social y su grado de satisfacción de los servicios recibidos.

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I. OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los titulares de las Dependencias, Órganos Político–Administrativos, Órganos Desconcentrados y Entidades Paraestatales un instrumento que les permita planear, ejecutar y evaluar correctamente las acciones de modernización que habrán de implementarse en las áreas a su cargo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Establecer de acuerdo con las diversas vertientes presentadas, el ámbito de

aplicación que se considerará para el desarrollo del Programa Anual de Modernización Administrativa en cada uno de los proyectos que conforman el Programa Anual de Modernización Administrativa de las diversas áreas.

• Dar una estructura homogénea en el desarrollo y presentación de los proyectos de

modernización, a traves de la definición de las siguientes etapas (definición, programación, ejecución, seguimiento y evaluación).

II. VERTIENTES Se deberá seleccionar la vertiente que conforme a las atribuciones del área coadyuven a concretar los compromisos del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2007-2012. La vertiente refiere la expresión general de cómo y hacia donde se orientarán los objetivos, es decir, son líneas básicas de conducción a través de las cuales se identificarán áreas de oportunidad para la instrumentación de acciones de mejora. A continuación se enlistan las vertientes a observar en la elaboración de los proyectos que integrarán el Programa Anual de Modernización Administrativa 2008:

a) Simplificación y Desregulación en Materia de Trámites y Servicios b) Mejoramiento de Procesos Administrativos Internos c) Aprovechamiento y Desarrollo Tecnológico d) Mejoramiento de la Atención Ciudadana e) Medición y Autoevaluación de la Gestión Pública f) Fortalecimiento de los Canales de Participación Ciudadana g) Sistemas de Calidad h) Fortalecimiento de la Imagen Urbana i) Sistemas de Información

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a) Simplificación y Desregulación en Materia de Trámites y Servicios Consiste en promover acciones de difusión, capacitación y evaluación que propicien la modernización de la operación, mediante mecanismos de revisión de los procesos administrativos, que simplifiquen los procedimientos, así como, la reducción de los trámites y/o requisitos que no sean estrictamente necesarios. Participar en acciones de intercambio de información, que permita el conocimiento y aprovechamiento de experiencias en materia de desregulación y simplificación de la administración pública. b) Mejoramiento de Procesos Administrativos Internos Impulsar la transformación de los procesos y sistemas de trabajo, aplicando herramientas de calidad y metodología de vanguardia, que permitan orientar a los entes de la administración pública a mejorar, rediseñar, medir y controlar los procesos, en beneficio de la gestión pública y de los ciudadanos. c) Aprovechamiento y Desarrollo Tecnológico

Se considerarán los proyectos que buscan el desarrollo y utilización óptima de la tecnología (incluye sistemas informáticos de uso libre), para agilizar y automatizar actividades rutinarias y por lo tanto, reducir tiempos y costos de ejecución en los procesos. En este rubro habrá de considerarse como plataforma, la aplicación Web, ya que las tendencias actuales son la interacción entre sociedad-gobierno, que facilite instaurar un “Gobierno Digital”, aprovechando los avances de la tecnología informática y de las telecomunicaciones para lograr que la administración pública esté a la vanguardia y responda con una filosofía de calidad. Mediante la promoción de la investigación y la aplicación de la ciencia y el desarrollo de la tecnología, se fortalecerán las redes para el intercambio de conocimiento entre los entes de la administración pública. d) Mejoramiento de la Atención Ciudadana Mejorar de manera integral la atención a la ciudadanía; haciéndola eficiente, sustentada en principios de honestidad, profesionalismo y eficacia; que permitan la promoción y el desarrollo de una nueva cultura de servicio, así como la erradicación de la corrupción. Deberá fomentarse la estandarización de la atención ciudadana en la administración pública, a través de la implementación de un modelo de atención que contemple una política de servicio y que mediante sistemas de evaluación, califique el desempeño de los servidores públicos y la satisfacción del ciudadano.

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e) Medición y Autoevaluación de la Gestión Pública A través de mecanismos de medición, como lo son tableros de control de mando e indicadores, se fomentará una cultura de autoevaluación que permita conocer la satisfacción ciudadana en la gestión de los trámites y servicios, aportando elementos al interior de las unidades administrativas para la oportuna toma de decisiones en beneficio de la ciudadanía. La impartición de un modelo de medición en el desempeño de los servidores públicos aportará elementos para modificar la cultura administrativa y organizacional, para en su caso implementar programas de sensibilización, capacitación y formación de servidores, con el proposito de mejorar el desarrollo de los procesos internos en beneficio de las unidades administrativas. Así mismo, se impulsará la revisión y medición de los procesos y procedimientos, determinando la efectividad de los mismos en el desarrollo de las actividades realizadas, brindando elementos a los entes de la administración pública, para su mejoramiento y/o rediseño. f) Fortalecimiento de los Canales de Participación Ciudadana Implementar mecanismos institucionales y administrativos de coordinación, así como establecer, mejorar y/o aprovechar los canales que permitan reconocer la participación de los sectores sociales en el acercamiento al Gobierno del Distrito Federal, a fin de crear condiciones para participar, opinar libremente y ser susceptibles de consulta, para lograr un consenso en la acción de Gobierno. g) Sistemas de Calidad Diseño y desarrollo de sistemas de calidad que permitan administrar eficientemente y de manera integral los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos. Impulsando la transformación de los procesos y sistemas de trabajo, aplicando herramientas de calidad y metodologías de vanguardia. Deberá considerarse que la calidad esta directamente relacionada con el uso y el valor que satisface el requerimiento de la ciudadanía. Con la implementación de los sistemas de calidad se deberá obtener, mantener y buscar una mejora continua de los servicios y trámites que se brindan. h) Fortalecimiento de la Imagen Urbana Fomentar acciones que reafirmen la imagen de la Ciudad de México, donde se buscará que los habitantes puedan desplazarse con fluidez y seguridad, se rescaten los espacios públicos y se diseñen las estructuras de participación y corresponsabilidad social, fortaleciendo la creación y mantenimiento de zonas peatonales, parques, jardines, camellones y plazas; con especial énfasis en la arquitectura urbana bajo un concepto de accesibilidad y movilidad para discapacitados y personas adultas mayores, generando condiciones en los corredores turísticos, en beneficio de nuestros visitantes.

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El reordenamiento urbano no sólo establece las condiciones del crecimiento económico; es también un instrumento para mejorar la equidad, las condiciones de vida y promover la igualdad. Proteger las áreas ambientales e impulsar el aprovechamiento, racional y sustentable de los recursos naturales de la Ciudad. i) Sistemas de Información Desarrollar e implementar sistemas de información capaces de proporcionar los insumos necesarios para la correcta toma de decisiones, considerando las funciones específicas de recolección de datos, almacenamiento, procesamiento y distribución de la información, así como la interacción con otros sistemas de información.

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III. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MODERNIZACIÓN 2008 En la formulación de los proyectos se deberán considerar a las vertientes establecidas en los presentes lineamientos y vincularlos con los objetivos y estrategias del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2007-2012, para mejorar la operación de las dependencias, órganos desconcentrados, entidades, delegaciones y unidades administrativas, incrementando la efectividad y capacidad de respuesta a los requerimientos y expectativas de los ciudadanos y autoridades. IV. MECANISMOS DE COORDINACIÓN Para el eficiente desarrollo e implantación de los programas de modernización y que éstos puedan llevarse a cabo satisfactoriamente obteniendo los resultados esperados, se hace indispensable establecer mecanismos de coordinación eficaces tanto interna como externamente.

­ Es necesar io que se designe un servidor público como “Enlace” entre las Unidades Administrativas y la C.G.M.A. Dicho “Enlace” definirá en coordinación con los titulares de las áreas, los proyectos a desarrollar para el ejercicio vigente, conforme a las vertientes ya señaladas y con las necesidades específicas de las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Entidades Paraestatales u Órganos Político - Administrativos. Es necesario se oficialice la designación del Enlace, al momento de enviar el Programa Anual de Modernización para su registro, indicando nombre, cargo y teléfono del funcionario público designado.

­ La función principal del servidor público que sea designado como “Enlace” será

de facilitador entre la organización interna que se establezca en las Unidades Administrativas y la C.G.M.A. Deberá tener un amplio conocimiento de los proyectos que integrarán el Programa, estableciendo a su vez una coordinación efectiva con los responsables del desarrollo e implantación de cada proyecto.

METODOLOGÍA Se ha definido un esquema de trabajo general de operación para facilitar a las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Entidades y Órganos Político-Administrativos la instrumentación y seguimiento del Programa de Modernización. La metodología consta de cuatro etapas:

­ Definición ­ Programación ­ Ejecución ­ Seguimiento y Evaluación

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A. DEFINICIÓN El objetivo de esta etapa es que se identifiquen los alcances del proyecto, cuáles pueden ser las instancias involucradas y cuáles son los resultados esperados. Para poder cumplir con el objetivo de esta etapa, es necesario contar con un diagnóstico que permita conocer la situación actual, y a partir de éste, se puedan conocer los requerimientos necesarios. Es importante que se cuente con un documento conformado o integrado por los siguientes puntos:

1. Describir la situación actual que se pretende resolver. 2. Desarrollar los objetivos del proyecto. 3. Establecer las estrategias y alcance del mismo.

Esta etapa se considerará concluida una vez que cada una de las acciones haya sido documentada, y todas ellas resumidas en una propuesta de proyecto. Se requiere se remita el documento obtenido de esta etapa, mismo que deberá ser en forma narrativa con un máximo de 1 cuartilla.

B. PROGRAMACIÓN En esta etapa se establecen las estrategias para alcanzar en un tiempo determinado un fin en específico, luego de esto lo siguiente es como alcanzarlos. En esencia, es formular un plan de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever y de visualizar. Las acciones para lograr este fin se indican a continuación:

1. La identificación de la estrategia para la consecución de un objetivo. 2. La identificación de las actividades que involucran a cada una de las estrategias. 3. La asignación de cada grupo de actividades a un líder de proyecto, dotado de la

autoridad necesaria para supervisarlo. 4. La elaboración de un cronograma que permita darle seguimiento a las

actividades. 5. Evaluar los riesgos del proyecto, elaborar planes de contingencia y hacer

reservas. 6. Definir un plan de trabajo detallado con la finalidad de asegurar la calidad de los

resultados o productos que se obtengan, así como de los procesos utilizados dentro del proyecto. Esta planeación se plasmará en el formato del Plan Táctico (Anexo 1).

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7. Una vez definidos los proyectos, éstos deberán registrarse ante la Coordinación General de Modernización Administrativa, conforme lo establece la Circular Uno y la Circular Uno-Bis para Delegaciones, en el formato del Plan Táctico (Anexo 1), a más tardar el 29 de febrero de 2008.

C. EJECUCIÓN

Para llevar a cabo el desarrollo de las actividades que resulten de los pasos de definición y programación, es necesario que el responsable tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten cada una de las tareas. Las acciones para lograr este fin se indican a continuación:

1. Implantar las mejoras y/o innovaciones de los procesos impactados por el proyecto.

2. Al presentarse desviaciones en el desarrollo de las actividades, se deberán tomar acciones preventivas y/o correctivas en su caso.

3. Incorporar cambios necesarios al proyecto conforme a las revisiones ejecutivas. 4. Verificación final de que los productos obtenidos del proyecto satisfacen los

requerimientos.

Sugerencias Para efectuar esta etapa se propone establecer una estructura organizacional interna, formada por los titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Entidades Paraestatales u Órganos Político – Administrativos del Gobierno del Distrito Federal; los responsables de las áreas donde se establezcan los proyectos; un comité coordinador integrado por los coordinadores e integrantes de los equipos de trabajo y el “Enlace” con la CGMA designado. Es importante destacar la importancia del involucramiento y apoyo total de los titulares de las áreas, para que el desarrollo de los proyectos sea eficiente y eficaz, y se obtengan los resultados deseados. Es necesar io que se mencione en la definición del proyecto, la información respecto a si se contará con un comité organizador, si será una área específica la encargada de la ejecución, si se implementarán reuniones cotidianas, es decir, cual será el esquema determinado para la ejecución del Programa de Modernización.

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D. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Establecer mecanismos de monitoreo que permitan medir los resultados y asegurar la obtención de los beneficios esperados del proyecto. Para un seguimiento adecuado del Programa, las Dependencias, Órganos Desconcent rados y Entidades Paraestatales, presentarán reportes trimestrales, respecto al avance de las acciones de los proyectos que hubieran sido contemplados en la integración del Programa. Los reportes de avances serán entregados en el formato de Reporte de Autoevaluación (Anexo 2), a más tardar, en los primeros cinco días hábiles del mes inmediato al trimestre que se reporta, conforme a las disposiciones establecidas en la Normatividad en Materia de Administración de Recursos, Circular Uno. En el caso de las Delegaciones se remitirá la autoevaluación al Jefe Delegacional, conforme lo establece la Circular Uno Bis. Las fechas límite para la entrega de los Reportes Trimestrales de Autoevaluación para el año 2008, será de acuerdo con el siguiente calendario:

REPORTE AUTOEVALUACIÓN

FECHA LÍMITE DE ENTREGA

Primer Reporte 14 de abril de 2008 Segundo Reporte 14 de julio de 2008 Tercer Reporte 13 de octubre de 2008 Cuarto Reporte 12 de enero de 2009

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: ____________________________

Nombre del proyecto:

Objetivo:

Responsable específico del proyecto: Estrategia a seguir:

Actividad a realizar Responsable de ejecución Fecha de inicio-término Beneficio y/o producto a obtener

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

Para obtener el presente formato visite www.cgma.df.gob.mx

2

2.1

1

AAnneexxoo 11

PPLLAANN TTÁÁCCTTIICCOO 22000088

2.2 2.3 2.4

12

Estrategia a seguir:

Actividad a realizar Responsable de ejecución Fecha de inicio-término Beneficio y/o producto a obtener

1.-

2.-

3.-

Vertientes principales en que incide el proyecto, en orden de relevancia. 1 (Ene-Mar)

1er. 2 (Abr-Jun)

3 (Jul-Sep)

Vinculación a Ejes del Programa General de Desarrollo del DF 2007-2012, en orden de relevancia. 4 (Oct-Dic)

1er. 100%

Población beneficiada con el proyecto

Porcentajes del Proyecto Programado por Trimestre

Para obtener el presente formato visite www.cgma.df.gob.mx

4

3

5

PPLLAANN TTÁÁCCTTIICCOO 22000088

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ANEXO 1

Instructivo para requisitar el formato “Plan Táctico 2008”

El formato se requisitará de la siguiente manera:

1 Deberá mencionarse al funcionario directamente involucrado en el proyecto, que se

encuentre a cargo de su seguimiento y ejecución. Puede tratarse o no de la misma

persona designada como enlace con la C.G.M.A. para efectos del Programa Anual

de Modernización Administrativa 2008 inscrito.

2 Enunciar brevemente cómo se alcanzarán los objetivos del Proyecto en cada una de

sus etapas. NOTA: Por cada una de las estrategias a desarrollar se llenará un

cuadro por separado.

2.1 En orden progresivo se deberán enlistar las actividades que se tienen concebidas

para el proyecto en la estrategia correspondiente.

2.2 Se anotará el nombre del funcionario responsable encargado de dar cumplimiento a

cada una de las actividades descritas.

2.3 Se anotará la fecha programada y de inicio y término de cada actividad. Se

considerarán, en la medida de lo posible, los trimestres en que se divide el

año para efectos de los reportes de autoevaluación.

2.4 Se describirán los beneficios o productos a obtener con la consecución de la

actividad.

1

2

2.1 2.2 2.3 2.4

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3 Se indicará cuando menos una vertiente en la que el proyecto coincide. Deberán ser

anotadas por orden de relevancia (máximo tres).

4 Se indicará cuando menos un Eje del Programa General de Desarrollo del Distrito

Federal 2007-2012 con el que el proyecto esté vinculado. Deberán ser anotados por

orden de relevancia (máximo tres).

5 Deberá anotarse numéricamente y en su caso, con una breve descripción la

población objetivo que resultará beneficiada con la implementación del proyecto.

Los puntos 3, 4 y 5 que se muestran arriba deberán ir al final del Plan Táctico a

entregar (última hoja en caso de ser más de una).

4

3

5

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Periodo Reportado: [1] [2] [3] [4] UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre del proyecto:

Estrategia mencionada en el Plan Táctico:

No. Actividad realizada en el trimestre: Grado de avance

Resultado obtenido Beneficio que se logra

1.-

2.- mayor

3.- igual

4.- igual

5.- igual

6.- igual

7.- igual

. . .

Actividad sin alcanzar lo programado en el trimestre: Grado de

avance

Porcentaje pendiente para

finalizar actividad

Fecha en que se concluirá la

actividad

Motivo principal de no haber alcanzado lo programado

8.- menor

Observaciones y actividades adicionales que se deseen mencionar:

Para obtener el presente formato visite www.cgma.df.gob.mx

1

1.2 1.3 1.1 1.4

1.5 1.6 1.7 1.8

Anexo 2

REPORTE DE AUTOEVALUACIÓN TRIMESTRAL

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Estrategia mencionada en el Plan Táctico:

No. Actividad realizada en el trimestre: Grado de avance Resultado obtenido Beneficio que se logra

1.- igual

2.- igual

3.- igual

. . . Actividad sin alcanzar lo programado en el trimestre:

Grado de avance

Porcentaje pendiente para

finalizar actividad

Fecha en que se concluirá la

actividad Motivo principal de no haber alcanzado lo programado

4.- menor

Porcentaje programado en el Plan Táctico:

Porcentaje de avance real en el trimestre:

Observaciones y actividades adicionales que se deseen mencionar:

Para obtener el presente formato visite www.cgma.df.gob.mx

REPORTE DE AUTOEVALUACIÓN TRIMESTRAL

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ANEXO 2

Instructivo para el “Reporte de Autoevaluación Trimestral”

El formato se requisitará de la siguiente manera:

j) Se mencionará la estrategia programada de acuerdo al Plan Táctico, o en su caso,

las estrategias producto de reprogramaciones de trimestres precedentes o que

lograron hacerse con anticipación.

1.1 Se describirán en orden progresivo las actividades correspondientes a la

estrategia

desarrolladas durante el trimestre que se reporta, anotando en primer término las

de mayor avance en caso de existir, y posteriormente, las que cumplieron lo

programado.

1.2 Se describirá el grado de avance logrado por cada una de las actividades que se

mencionan (mayor o igual).

1.3 Se describirá el resultado específico obtenido por cada una de las actividades.

1.4 Se describirá el beneficio específico logrado con la realización de la actividad,

acorde al beneficio que brindará el proyecto una vez concluido.

1.5 Se describirán en orden progresivo las actividades correspondientes a la

estrategia en las que no se pudo cumplir con lo programado. Es importante hacer

notar que las actividades que aparecen en este apartado deberán aparecer en los

reportes subsecuentes hasta que se logre su conclusión.

1

1.5

1.1 1.2 1.3 1.4

1.6 1.7 1.8

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1.6 Se anotará el porcentaje aproximado que resta por alcanzar, para que la actividad descrita pueda

darse por concluida.

1.7 Fecha programada para dar por concluida la actividad.

1.8 Describir brevemente el motivo por el que no se concluyó la actividad de acuerdo a lo programado.

NOTA: Solo deberán imprimirse las secciones en donde existan actividades que reportar, por

ejemplo, si de las tres clasificaciones posibles (mayor avance, igual avance o menor avance),

únicamente se reporta una de ellas, las otras dos no deben aparecer en el cuadro. Ver ejemplos a

continuación:

Para fortalecer la información que se establece en el formato de autoevaluación, se anexará un documento ejecutivo que se integre de forma narrativa con estadísticas y gráficas que expresen visualmente los avances y beneficios alcanzados en cada uno de los proyectos, en el periodo reportado.

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Ejemplo 3