PROGRAMA CINCO “S”

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

Son las iniciales de cinco palabras de origen japonés que proponen una metodología para garantizar el orden, la limpieza y la disciplina en el área de trabajo.

OBJETIVOS•Aumentar la productividad a través de

la creación de un mejor lugar de trabajo

•Mejorar la manera de trabajar creando un cambio de actitud en las personas

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEIRI - CLASIFICAR

SEISO - ASEO

SEITON - ORDEN

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN

SHITSUKE - DISCIPLINA

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEIRI – CLASIFICARConsiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios eliminando éstos últimos

SEITON – ORDENConsiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEISO– ASEOConsiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de limpieza

SEIKETSU – NORMALIZACIÓNConsiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SHITSUKE – DISCIPLINAConsiste en construir autodisciplina y formar él hábito de las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los procedimientos en el lugar de trabajo

El proceso de 5S, es un programa estructurado para lograr una organización sistemática, limpieza y normalización en el lugar de trabajo.

FINALIDAD DE CINCO “S”

Un lugar de trabajo bien organizado se traduce en más seguridad, más eficiencia y más productividad en la operación. Se aumenta la moral de los trabajadores, la promoción de un sentido de orgullo en su trabajo y la propiedad de sus responsabilidades.

•Una mayor satisfacción de las personas•Menos accidentes•Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles•Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido•Disminución de los desperdicios generados•Una mayor satisfacción de nuestros clientes

BENEFICIOS DE CINCO “S”

SEIRICLASIFICAR

•Separar lo que utiliza de lo que no utiliza•Conservar lo indispensable para el desarrollo

del trabajo•Realizar un inventario de lo necesario para

su trabajo•Encontrar alternativas de almacenamiento •Eliminar lo que no usa

CLASIFICAR

CLASIFICAR Objetos necesarios

Objetos dañados

Objetos obsoletos

Objetos de más

Organícelos

Reparar¿Son útiles?

Separarlos

Eliminar ¿Son útiles para alguien más?

Donar

Transferir

Vender

•Más espacio•Mejor control de inventario•Eliminación del despilfarro•Menos accidentalidad•Mayor concentración en la labor•Identificación rápida de los problemas

CLASIFICARBeneficios

SEITON – ORDEN

•Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar•Establecer lugar, códigos, colores y nombres para cada clase o categoría de artículos•Asignar donde guardar las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de uso•Establecer criterios de máxima capacidad de almacenaje, altura y tiempo de archivo

ORDENAR

ORDENAR

Archivo, materiales, mobiliario, equipo,

papeles, herramientas, etc.

A cada momento

Varias veces al

día

Varias veces por la semana

Varias veces al mes

Algunas veces al

año

Es posible que se use

Colocar junto a la persona

Colocar cerca de la

persona

Colocar cerca al área de trabajo

Colocar en áreas comunes

Colocar en bodega o archivo

Colocar en área de archivo inactivo

•Encontrar con mayor facilidad documentos u objetos de trabajo•Disminuir tiempos y movimientos•Devolver los documentos o cosas a su lugar•Se identifica la ausencia de documentos u objetos•Da una mejor apariencia

ORDENARBeneficios

SEISO – ASEO

•Mantener el lugar de trabajo libre de tierra, polvo, motas, barro, etc.•Adoptar la limpieza como una forma de inspección, corrigiendo las condiciones sub-estándar•Integrar la limpieza dentro de las tareas diarias•Eliminar los focos de suciedad•Recoger y retirarlo que estorba o se encuentra dañado

ASEO

ASEO

•Planificar el mantenimiento de la limpieza

•Elaborar manual de limpieza donde se especifique como usar los elementos de limpieza

•Ubicar los elementos de limpieza en un lugar fácil y asequible frente a un evento de suciedad

•Actuar inmediatamente frente a un evento de suciedad

•Limpiar los equipos, armarios, cajones, superficies de trabajo, herramientas, etc.

•Aumenta la vida útil de los objetos•Menos probabilidad de contraer enfermedades•Menos probabilidad de ocurrencia de accidentes•Mejor aspecto e imagen •Evita deterioro del medio ambiente

ASEOBeneficios

SEIKETSU NORMALIZACIÓN

•Mantener las prácticas de las 3 “S” anteriores•Compartir la información a varias personas•Estandarizar las 3 “S” para detectar desviaciones •Definir las normas por las que el personal debe mantener las medidas de las 3 “S”•Crear el hábito y compromiso para conservar en buenas condiciones el lugar de trabajo

NORMALIZACIÓN

NORMALIZACIÓN

•Asignar funciones y responsabilidad: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? Hacerlo, para mantener las 3 “S”

•Integrar las acciones Seiri – Seiton – Seiso: debe ser parte natural de la realización del trabajo

•Se guarda y mantiene el conocimiento aprendido•Se mejora el bienestar del personal•Se aprende más sobre la ejecución del trabajo•Se evita la ocurrencia de accidentes

NORMALIZACIÓNBeneficios

SHITSUKE – DISCIPLINA

•Seguir los buenos hábitos, entrenando y formando al personal continuamente•Realizar inspecciones periódicas en los lugares de trabajo para evidenciar problemas nuevos•Mantener el compromiso eliminando los malos hábitos y acrecentando los buenos •Respetando a los demás y haciendo respetar las normas establecidas

DISCIPLINA

DISCIPLINA

•Uso de ayudas visuales

•Recorrido a las áreas por parte de los directivos

•Publicación de fotos del “Antes” y del “Después”

•Boletines informativos o carteleras, uso de insignias

•Concursos de lemas

•Establecer rutinas diarias de aplicación

•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de verificación

•Mejora la eficacia y la eficiencia•Mejora la imagen de la compañía•Mejora el ambiente de trabajo•Facilita la gestión de los sistemas integrados

DISCIPLINABeneficios

PROGRAMA CINCO “S”¿Cómo Implementar

5”S”?

Dar pautas para entender, implantar y mantener un sistema de orden, limpieza y disciplina en POSITIVA Compañía de Seguros S.A., a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de toda la Compañía.

OBJETIVO

•Compromiso y participación del talento humano a todos los niveles: directivos hasta operativos

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Despertar el talento y el compromiso de los trabajadores

•Utilizar el sentido común, pensando que la Compañía es para la gente

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Dar la autonomía y las herramientas para realizar el cambio de hábitos

•Darle la importancia a cada una de las cinco “S” como a su integralidad

ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Dar espacios de participación a los trabajadores para aprender y dar soluciones al problema

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?1. Diagnóstico inicial de estado de los puestos y

áreas de trabajo

2. Conformación del equipo líder para la implementación y seguimiento del programa

3. Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la metodología para la implementación y control de las 5 “s”

4. Definición del área piloto, con base al diagnóstico establecido o prioridad de los procesos

5. Formación y entrenamiento al personal y líder del área

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

6. Definición de los principales problemas del área

7. Definición e implementación de soluciones por parte del equipo de trabajo del área

8. Realizar registro de estado de avance y acciones realizadas

9. Elaboración de informe y comunicación de resultados del área

10. Recopilar acciones aprendidas que puedan servir a otras áreas

¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

11. Elaboración de estándares o procedimientos que permitan mantener las 5 “S” y replicarlas en las otras áreas

12. Selección de la nueva área a intervenir, repitiendo el ciclo desde el No. 6

13. Mantenimiento y seguimiento a las áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura, definiendo acciones de compensación y remuneración

PROGRAMA CINCO “S”Instructivo

DIAGNÓSTICO INICIAL

• Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con el fin de asegurar que todas las fuentes de riesgo han sido contempladas

•Diligencie la lista de chequeo con el coordinador, supervisor, jefe o líder del área

•Establezca prioridades en relación con los problemas encontrados de acuerdo a la gravedad y costo de intervención

•Tome registro fotográfico o video para evidenciar posteriormente el antes y el después

DIAGNÓSTICO INICIAL• Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar

META

RESULTADO Herramientas

Áreas Locativas

Materias Primas

Personas

Máquinas y equipos

Áreas sanitarias y de alimentación

Manejo de residuos

Señalización y extintores

DIAGNÓSTICO INICIAL

• Instrumento para implementar y recopilar la información

Código:

Versión:

NITDirección Teléfono(s)

Proceso Área Dependencia Hombres Mujeres

ÍTEM 5S 1 2 3

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIARSEIKETSU - BIENESTAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

PARÁMETROS CALIFICACIÓN

PROMEDIO

Los pasillos y escaleras son suficientes para el tránsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaños

CRITERIO DE EVALUACIÓN

ÁREAS LOCATIVAS

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDENAR

SEISO - LIMPIAR

I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

POSITIVA S.A.Compañía de Seguros / ARP

-Gestión Documental-SS-RE-LV5S-01

FORMATOLISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"

II. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO

Fecha: 2009/05

1

ProcesoPágina 1 de ___

Mejoramiento Continuo

Sucursal Centro de Trabajo

Nombre de la EmpresaNo. de Trabajadores Empresa

III. LISTA DE VERIFICACIÓNNo. de Trabajadores

Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y están bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operación

Los techos están construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminación natural y las lámparas son suficientes para el proceso o trabajao a realizar

Los pisos, pasillos y escaleras están libres de materiales innecesarios, cables eléctricos y huecos que puedan obstruir o didificultar el paso de personas, equipos o materiales

Las paredes, ventanas y puertas están libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos), sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios están libres de materiales innecesarios o basuras

Los techos están limpios y libres de goteras

Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están ubicados en una zona señalizada, en estantes, carros oestibas y están apilados correctamente en altura y estabilidad

Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están limpios o protegidos del polvo u otros contaminantes

Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones eléctricas inadecuadas, entre otros)Los pisos, pasillos y escaleras están limpios, secos, señalizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminadosLas paredes, ventanas y puertas están limpias, las esquinas están sin desechos o basura, las terrazas o balcones están limpios, la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminación

OBSERVACIONES

La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada proceso o trabajo

MATERIAS PRIMAS

OBSERVACIONES

PERSONASLas personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia según su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente

El número de personas es el necesario para cada proceso o trabajo

Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas

OBSERVACIONES

OBSERVACIONES

El número de máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo

Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) están en buenas condiciones, ubicados en lugares específicos sin interrumpir la circulación de las personas

Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) están ubicadas en gavetas, tableros u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamenteLas herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen

Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) están limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables eléctricos asegurados y en buenas condiciones

MAQUINARIA, EQUIPOS Y MOBILIARIO

OBSERVACIONES

ÁREAS SANITARIAS Y DE

ALMACENAMIENTO

Los servicos sanitarios y áreas de almacenamiento son suficientes para el número de trabajadores según la resolución 2400 (tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas están separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)

Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación están libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar

Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de agua son aptas para el consumo

HERRAMIENTAS

Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) corresponden en número a las necesarias para el proceso o trabajo, están libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.

OBSERVACIONES

MANEJO DE RESIDUOS

Los residuos de producción y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas debidamente señalizadasLas canecas o recipientes están ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vías de circulaciónLa zona alrededor de los recipientes está limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacías están limpias y no generan malores olores

OBSERVACIONES

OBSERVACIONES

SEÑALIZACIÓN Y EXTINTORES

El tipo y número de señalización de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los estándares nacionales e internacionales

La ubicación de la señalización de los extintores permite su fácil visualización y acceso

La señalización y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento

CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER• Seleccioné un grupo de líderes con poder de

decisión

•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas

•Estas personas pueden ser del COPASO, jefes de áreas o líderes de proceso y trabajadores

•Defina objetivos clave, que espera alcanzar

•Mínimo 3 personas y máximo 5 deben conformar el equipo líder

•Reúnase periódicamente con el equipo para establecer mejorar, conocer avances, promover e incentivar y analizar otros aspectos

METODOLOGÍA 5 “S”

SEIRI - CLASIFICAR

SEISO - ASEO

SEITON - ORDEN

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN

SHITSUKE - DISCIPLINA

Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental

DEFINICIÓN ÁREA PILOTO•Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica, como piloto

Área Administrativa

META: 5.0

RESULTADO: 2.6 Herramientas

Áreas Locativas

Materias Primas

Personas

Máquinas y equipos

Áreas sanitarias y de

alimentación

Manejo de residuos

Señalización y extintores

1

2

3

4

5

3.9

1.6

2.7

2.52.8

3.0

2.3

2.0

FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICA•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las

técnicas para la solución de problemas

•Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal del área seleccionada

•Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el personal del área

•Establezca responsabilidad por las acciones que se requieren para mejorar las condiciones

•Defina el plan de acción identificando los problemas y las soluciones

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

• Instrumento para definir el plan de acción

Código:

Versión:

Área Hombres

Inicial Áreas LocativasMaterias Primas

Personas

Herramientas

Resuyltado TotalObjetivo Total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

#

#

#

Áreas sanitarias y de alimentación

Manejo de residuos

Señalización y extintores

II. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO

Máquinas y Equipos

ProcesoPágina 1 de ___

Mejoramiento Continuo

POSITIVA S.A.Compañía de Seguros / ARP

-Gestión Documental-SS-RE-LV5S-01

FORMATOFecha:

LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"

No. de Trabajadores

CÓMOCUÁNDOFECHA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN

III. PLAN DE ACCIÓNQUÉ

ACTIVIDADES

I. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJOProceso

Dependencia

QUIÉNRESPONSABLE OBSERVACIONES

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN

•Valide con el personal del área los resultados del diagnóstico

•Defina los indicadores con los cuales podrá medir el impacto logrado con las medidas ejecutadas

•Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo, productividad, entre otros.

•Hable con las personas y recoja las percepciones y sentimientos del cambio (positivos y negativos)

•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u obstaculizó el cambio

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara

•Defina un formato estándar de documento para que todas las áreas escriban las experiencias

•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional

•El contenido del informe puede ser:

•Problemática encontrada

•Resultados iniciales del diagnóstico

•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después

•Beneficios alcanzados

•Resultados finales y compararlos con los iniciales

•Procedimientos o estándares

REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN

•Establezca un medio de comunicación para divulgar los resultados alcanzados

•Genere comentarios cortos y periódicos al personal sobre la importancia para la empresa en llevar a la práctica la metodología

•Explique los elementos claves para mantener la metodología 5 “s”

•Establezca mecanismos de premiación y reconocimiento al área crítica por los avances y acciones aprendidas

ACCIONES APRENDIDAS Y ESTANDARES •Defina los estándares o procedimientos con la participación de los trabajadores

•Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y negativas) para establecer las actividades del estándar o procedimiento

•El procedimiento es el que se utilizará para realizar las tareas de manera segura, fácil y productiva

•Indica la mejor manera de realizar una operación desde la seguridad, calidad y control de desperdicios

•El procedimiento debe ser aprobado por todos

•La divulgación es un proceso clave para valorar el trabajo realizado

SEGUIMIENTO Y CONTROL•Sea persistente en el seguimiento y exigente en el cumplimiento de las actividades

•Pregunte y registre de forma periódica por los resultados

•Con la gerencia promueva la autogestión y el autoaprendizaje de la gente

•Promueva la creatividad con preguntas que los lleve a optimizar el uso de los recursos internos

•Analice otros aspectos que requieren recursos especiales y mayor análisis en relación costo/beneficio

•Realice reconocimientos cuando se han logrado los resultados

Los hábitos de las 5 “s” revelan además hábitos de

exactitud y de método en los demás actos de la vida

Muchas gracias