Programa de gestin documental agn

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  1. 1. 1/69 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
  2. 2. 2/69 PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPCIN CONTROL
  3. 3. 3/69 TOMA DE DECISIONES FUENTES DE LA HISTORIA PATRIMONIO CULTURAL IDENTIDAD NACIONAL LALA ADMINISTRACIN Y LA CULTURAY LA CULTURA EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
  4. 4. 4/69 Inters General Derecho a la informacin Inters particular Consulta Reproduccin copias ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PBLICOS Derecho de peticin Excepto: C.N. Restricciones Legales Conservacin: Prestamo de informacin en otros soportes
  5. 5. 5/69 LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
  6. 6. 6/69 Gestin documental Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
  7. 7. 7/69 La gestin documental se reconoce, como una actividad intrnsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la bsqueda de la transparencia en la gestin administrativa. Gestin documental
  8. 8. 8/69 El Programa de Gestin Documental - PGD, como proceso archivstico sistemtico Debe estructurarse a partir de la normatividad archivstica vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificacin de trmites y racionalizacin de recursos.
  9. 9. 9/69 EL COMIT DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos
  10. 10. 10/69 COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones bsicas de tipo administrativo, econmico y archivstico. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnstico y los requisitos previos al PGD.
  11. 11. 11/69 COMPONENTES DE UN PGD La adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. La formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestin, Central e Histrico)
  12. 12. 12/69 COMPONENTES DE UN PGD Identificacin de los procesos de un programa de gestin documental y sus correspondientes flujos de informacin La implementacin y seguimiento.
  13. 13. 13/69 Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999 Cdigo Penal Cdigo de Procedimiento Penal Cdigo de Comercio PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
  14. 14. 14/69 Decreto 2649 de 1993 Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001. Circular Interna AGN No.13 de 1999, PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
  15. 15. 15/69 NTC 1673 NTC 2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
  16. 16. 16/69 7. CONSERVACIN PROCESOS DE UN PGD 2. RECEPCIN 3. DISTRIBUCIN 4. TRMITE 6.CONSULTA 8. DISPOSICIN FINAL 5. ORGANIZACIN 1. PRODUCCIN
  17. 17. 17/69 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
  18. 18. 18/69
  19. 19. 19/69 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creacin y diseo de documentos Medios y tcnicas de produccin y mtodos de impresin Determinacin y seleccin de soportes documentales Determinacin de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
  20. 20. 20/69 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Creacin y diseo de documentos Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinacin de uso y finalidad de los documentos Diplomtica:imagen corporativa, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografa
  21. 21. 21/69 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras Definicin de tipologas documentales, formatos y formularios segn TRD Determinacin de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
  22. 22. 22/69 PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalizacin de la produccin documental Directrices relacionadas con el nmero de copias Control de la produccin de nuevos documentos Determinacin de la periodicidad de la produccin documental
  23. 23. 23/69 Constitucin Poltica Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
  24. 24. 24/69 PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
  25. 25. 25/69 Radicacin: Procedimiento por el cual, se asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
  26. 26. 26/69 Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
  27. 27. 27/69 Definicin de medios de recepcin Recibo de documentos oficiales Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignacin consecutivo de envios 1. Registro de documentos ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
  28. 28. 28/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Radicacin de documentos Asignacin de consecutivo, fecha y hora Impresin de rtulo de radicacin Relacin entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicacin y control Elaboracin de estadsticas PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
  29. 29. 29/69 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo 060 de 2001 PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
  30. 30. 30/69 PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  31. 31. 31/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribucin de documentos recibidos Identificacin de dependencias y determinacin de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
  32. 32. 32/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
  33. 33. 33/69 PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros Control y firma de guas y planillas de entrega Organizacin mensajera externa PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
  34. 34. 34/69 Constitucin Poltica. Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001. PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS
  35. 35. 35/69 PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa
  36. 36. 36/69 Respuesta a una solicitud o requerimiento PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS
  37. 37. 37/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepcin de solicitud o trmite 2. Respuesta -Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite -Determinacin de competencia -Preparacin y proyeccin de respuesta PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS
  38. 38. 38/69 Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Cdigo de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  39. 39. 39/69 Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 09 de 1995. Acuerdo AGN 12 de 1995. Acuerdo AGN 16 de 2002. Acuerdo AGN 037 de 2002. PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  40. 40. 40/69 Acuerdo AGN 039 de 2002. Acuerdo AGN 041 de 2002. Acuerdo AGN 042 de 2002. Acuerdo AGN 015 de 2003. Acuerdo AGN 02 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  41. 41. 41/69 Circular AGN 07 de 2002. Circular AGN 01 de 2003. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Circular AGN 01 de 2004. PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  42. 42. 42/69 Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Resolucin AGN 081 de 2001. Resolucin AGN 183 de 2004. NTC 4095 NTC 5029 PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  43. 43. 43/69 PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS 220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comit Directivo Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos
  44. 44. 44/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Clasificacin documental -Identificacin de unidades administrativas funcionales -Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia -Conformacin de series y subseries documentales PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  45. 45. 45/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Ordenacin documental -Conformacin y apertura de expedientes -Determinacin de los sistemas de ordenacin -Organizacin de series documentales -Foliacin PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  46. 46. 46/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Transferencias documentales Organizacin y entrega de transferencias documentales y aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  47. 47. 47/69 PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Descripcin documental -Anlisis de informacin y extraccin de contenidos -Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
  48. 48. 48/69 Constitucin Poltica. Ley 4 de 1913. Ley 57 de 1985. Decreto 01 de 1984. Decreto 2126 de 1992. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 200