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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMETAL. “PGD”
LA EQUIDAD SEGUROS
ADEA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
INGENIERÍA DOCUMENTAL.
BOGOTÁ D.C.
2017
2
FICHA TÉCNICA
TÍTULO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL "PGD"
LA EQUIDAD SEGUROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 16/12/2016
FECHA DE APROBACIÓN: 16/07/2017
FECHA DE PUBLICACIÓN: 16/07/2017
FECHA DE VIGENCIA: 2017-2019
SUMARIO:
EL PRESENTE DOCUMENTO TIENE POR OBJETO PRESENTAR LA PLANEACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL."PGD" DE LA EQUIDAD SEGUROS.
LEY 594 DE 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS, ARTÍCULO 21, PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
DECRETO 2609 DE 2012, REGLAMENTA EL TITULO V DE LA LEY 594 DE 2000 CAPÍTULO ll, PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
RESOLUCIÓN 8934 DE 2014, SUPER INTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, PLAZOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
RESOLUCIÓN 723 DE 2015, SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AMPLIACIÓN DE PLAZOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
INSTANCIA DE APROBACIÓN:
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
RESPONSABLES DE ELABORACIÓN:
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
AUTORES: ADEA INGENIERÍA DOCUMENTAL
REVISÓ: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN: CERO (0)
3
CONTENIDO
CONTENIDO ........................................................................................................... 3
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 7
2. DEFINICIONES ARCHÍVISTICAS ................................................................... 7
3. REQUERIMIENTOS LEGALES ..................................................................... 16
4. OBJETIVOS ................................................................................................... 17
4.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 17
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 17
5. POLITÍCA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................... 17
5.1. ALCANCE ................................................................................................ 18
5.2. REQUERIMIENTOS BÁSICOS ............................................................... 18 5.2.1. ADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 18 5.2.2. ECONÓMICOS .......................................................................................................... 18 5.2.3. TECNOLÓGICOS ...................................................................................................... 18
6. LINEAMIENTOS PROCESOS Y POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 19
6.1. PLANEACIÓN ......................................................................................... 19
6.2. CONSERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL ......................... 19
6.3. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................... 19
6.4. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA ................ 19
6.5. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS ..................................... 20
7. CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................. 20
7.1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................. 20
7.2. AUTENTICACIÓN.................................................................................... 20
7.3. ORGANIZACIÓN ..................................................................................... 20
7.4. TRANSFERENCIAS ................................................................................ 20
7.5. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN .................................................... 21
7.6. CUSTODIA .............................................................................................. 21
7.7. SEGURIDAD DE CONSULTAS .............................................................. 21
7.8. RECUPERACIÓN DE DESASTRES ....................................................... 21
4
8. ANÁLISIS PREVIO DE LAS ÁREAS CLAVE PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL ..................................................................................................... 22
8.1. VICEPRESIDENCIA DE SEGUROS........................................................ 22
8.2. VICEPRESIDENCIA COMERCIAL. ......................................................... 22
9. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA, Y
GESTIÓN DOCUMENTAL. ................................................................................... 24
9.4. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................ 24
9.5. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................... 24
9.6. DIRECCIONAMIENTO DE DOCUMENTOS ............................................ 25
9.6.1. DIRECCIONAMIENTO DE CORREOS ELECTRÓNICOS ....................................... 25
9.7. DISTRIBUCIÓN ....................................................................................... 25
9.8. TRÁMITE ................................................................................................. 25
9.9. ORGANIZACIÓN ..................................................................................... 26
9.10. CONSERVACIÓN ................................................................................. 26
9.11. CONSULTA .......................................................................................... 27
9.12. DISPOSICIÓN FINAL ........................................................................... 27
10. MANEJO INTEGRAL DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO. ......................... 27
11. MATRIZ DOFA, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y
AMENAZAS DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
EQUIDAD SEGUROS ........................................................................................... 28
12. PROGRAMAS. ............................................................................................ 32
12.4. PROGRAMA DE ARCHIVO CENTRAL. .............................................. 32
12.4.1. CENTRO ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL ......................................................... 32 12.4.2. OBJETIVO ................................................................................................................. 33 12.4.3. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 33 12.4.4. ALCANCE .................................................................................................................. 33 12.4.5. BENEFICIOS ............................................................................................................. 33 12.4.6. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 34 12.4.7. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 34 12.4.8. RECURSOS .............................................................................................................. 35 12.4.9. RESPONSABLES ..................................................................................................... 35
12.5. PROGRAMA DE CORRESPONDENCIA. ............................................ 35
12.5.1. OBJETIVO ................................................................................................................. 35
5
12.5.2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 36 12.5.3. ALCANCE .................................................................................................................. 36 12.5.4. BENEFICIOS ............................................................................................................. 36 12.5.5. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 36 12.5.6. METODOLOGÍA: ....................................................................................................... 36 12.5.7. RECURSOS .............................................................................................................. 37 12.5.8. RESPONSABLES ..................................................................................................... 38
12.6. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. .. 38 12.6.1. OBJETIVO ................................................................................................................. 38 12.6.2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 38 12.6.3. ALCANCE .................................................................................................................. 38 12.6.4. BENEFICIOS ............................................................................................................. 39 12.6.5. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 39 12.6.6. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 39 12.6.7. RECURSOS .............................................................................................................. 43 12.6.8. RESPONSABLES ..................................................................................................... 43
12.7. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS. ....................... 43 12.7.1. OBJETIVO ................................................................................................................. 43 12.7.2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 43 12.7.3. ALCANCE .................................................................................................................. 44 12.7.4. BENEFICIOS ............................................................................................................. 44 12.7.5. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 44 12.7.6. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 44 12.7.7. RECURSOS .............................................................................................................. 45 12.7.8. RESPONSABLES ..................................................................................................... 45
12.8. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA. ...................................................... 46
12.8.1. OBJETIVO ................................................................................................................. 46 12.8.2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 46 12.8.3. ALCANCE .................................................................................................................. 46 12.8.4. BENEFICIOS ............................................................................................................. 46 12.8.5. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 47 12.8.6. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 47 12.8.7. RECURSOS .............................................................................................................. 48 12.8.8. RESPONSABLES ..................................................................................................... 48
12.9. PROGRAMA DE FORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS. .............................................................................................. 48
12.9.1. OBJETIVO ................................................................................................................. 48 12.9.2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 48 12.9.3. ALCANCE .................................................................................................................. 48 12.9.4. BENEFICIOS ............................................................................................................. 49 12.9.5. LINEAMIENTOS ........................................................................................................ 49 12.9.6. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 49
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12.9.7. RECURSOS .............................................................................................................. 50 12.9.8. RESPONSABLES ..................................................................................................... 50
12.10. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES. ........ 50 12.10.1. OBJETIVO ............................................................................................................. 50 12.10.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 50 12.10.3. ALCANCE .............................................................................................................. 50 12.10.4. BENEFICIOS ......................................................................................................... 51 12.10.5. LINEAMIENTOS .................................................................................................... 51 12.10.6. METODOLOGÍA .................................................................................................... 51 12.10.7. RECURSOS .......................................................................................................... 52 12.10.8. RESPONSABLES ................................................................................................. 52
12.11. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES. ............................ 52 12.11.1. OBJETIVO ............................................................................................................. 52 12.11.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 52 12.11.3. ALCANCE .............................................................................................................. 53 12.11.4. BENEFICIOS ......................................................................................................... 53 12.11.5. LINEAMIENTOS .................................................................................................... 53 12.11.6. METODOLOGÍA .................................................................................................... 53 12.11.7. RECURSOS .......................................................................................................... 53 12.11.8. RESPONSABLES ................................................................................................. 54
12.12. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL..................................... 54
12.12.1. OBJETIVO ............................................................................................................. 54 12.12.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 54 12.12.3. ALCANCE .............................................................................................................. 54 12.12.4. BENEFICIOS ......................................................................................................... 54 12.12.5. LINEAMIENTOS .................................................................................................... 55 12.12.6. METODOLOGÍA .................................................................................................... 55 12.12.7. RECURSOS .......................................................................................................... 55 12.12.8. RESPONSABLES ................................................................................................. 56
13. RESPONSABLES Y RECURSOS CON RELACIÓN AL PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL “PGD”. ...................................................................... 56
13.1. ÁREAS ENCARGADAS Y RESPONSABILIDADES. .......................... 56
14. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 57
7
1. INTRODUCCIÓN
El Programa de Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas
y técnicas que tienen por objetivo final la planificación, administración,
organización y disposición de la información producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su disposición final, describiendo las
operaciones que dentro de la organización se surten para ejecutar los procesos de
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final.
La equidad seguros, con el fin de normalizar adecuadamente sus procesos
documentales y reflejarlos en un plan a corto, mediano y largo plazo, cumpliendo
además con lo dispuesto en el Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la
Nación en cuanto a la obligatoriedad de las entidades privadas de elaborar y
ejecutar un Programa de Gestión Documental y de la Resolución 8934 de 2014 y
Resolución 723 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio,
considero necesaria su construcción a partir de un proceso de diagnóstico que
arrojó como resultado una visión clara de los planes a ejecutar.
Este Programa se fundamenta principalmente en el Marco Normativo dado por las
leyes Nacionales y el Archivo General de la nación y el resultado del Diagnóstico
realizado.
Finalmente el objetivo del PGD para La equidad seguros es enmarcar en una sola
Política todos los Planes y Programas que permitan contar con un Sistema de
Gestión de Documentos que aporte valor a los procesos misionales de la
organización.
2. DEFINICIONES ARCHÍVISTICAS
ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de
colecciones de un individuo, institución, fondo o grupo de registros o un conjunto
de ellos que forman un archivo.
ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En archivística, toda acción que genera
documentos se entiende por actividad. También se denomina actividad al
transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.
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ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio o
modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.
AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se
aplica particularmente a un conjunto de documentos que se asocian con un
propósito o por características comunes.
AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o científico a lo que obra o tiene
capacidad para obrar.
ARCHIVISTA: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en
el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento
de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título profesional.
ARCHIVÍSTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las
colecciones y documentos que ahí se conservan.
ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos
terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite.
ARCHIVO DE GESTIÓN: También llamado de oficina, contiene los documentos
que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera
etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se
corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos
ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las
fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector
público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital
BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas, para archivar
documentos, archivador conocidas como AZ.
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BÚSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir información que refiera al interés de
su objeto de estudio.
CATÁLOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un
archivo o bien de las entidades físicas o morales que intervienen en la tramitación
de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de
manera temporal o permanente.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Son centros especializados creados con el
propósito de recopilar datos, producir información y ponerla al alcance de todas
aquellas instituciones que lo requieran.
CICLO VITAL: conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la
elaboración de un documento, hasta que transcurre la vida útil del mismo.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas
preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo sin alterar.
CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de
gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse
permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
CUSTODIAR: Guardar con sumo cuidado y vigilancia.
DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigación.
DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder
disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas
alguna operación.
DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir información analógica en formato
digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas,
manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas,
películas, efemérides, objetos tridimensionales.
DISPOSICIÓN FINAL : Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
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tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación,
selección y/o reproducción.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado, todo soporte que registra información física
DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al
ejemplar.
DOCUMENTO COPIA: Reproducción exacta de un documento.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado
de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus
objetivos y finalidades.
DOCUMENTO DISPOSITIVO: Son aquellos donde su voluntad con intención de
ser obedecida.
DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta más de un vez
por año. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los
expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de
un documento activo.
DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que
habrán de trascribirse al documento original.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales
la institución los crea.
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DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa,
y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la
hora de ser almacenados y preservados.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento generado en medios electrónicos y
que por ende debe conservarse en ese mismo medio.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico.
FOLIACIÓN: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan
en más de un cuaderno, tomo o volumen.
FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por
hojas y no por páginas.
FOLIO RECTO: Primera página de un folio cuando son éstos y no las páginas los
numerados.
FOLIO TESTIGO: Es la página que queda como prueba.
FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no está
numerada sino en la primera
FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
INFORMACIÓN: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen
un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje.
ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias
ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos,
a Instituciones.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema
Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas
entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos.
LISTADO: Producto del procesamiento de documentos, nóminas, listas de rayas,
de asistencia, etc.
MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo
que contiene, la dirección a donde se manda, etc.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
MICROFICHAS: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un documento
de archivo.
NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
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ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste
en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en
la fase de clasificación.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación,
la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
PÁGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectángulo.
PAGINACIÓN: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, físicamente separable, integrada por
uno o varios documentos, reunidos físicamente, de manera que pueden tratarse
como unidad.
PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término de la vigencia, es pues tan
concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucional se produce por un
hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e
cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o servir de
sustento a otro documento ahora vigente
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones
generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en
cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
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REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se
corresponden debidamente.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan
verificar y controlar la recepción de documentos en la Universidad, formalizando
los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los
nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.
REPROGRAFÍA: Rama de la Archivología que estudia al conjunto de
procedimientos destinados a la reproducción de documentos.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene información según
los materiales empleados además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.
SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un
expediente debe consultarse previamente el catálogo alfabético debido a que la
clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes
TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el
documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su
texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo
porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser
estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como
patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad
narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
TRADICIÓN DOCUMENTAL: Es el carácter o atributo de un documento de
archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y
permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta
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TRÁMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital.
TVD: Tablas de valoración documental Historia Institucional, contextualizando el
inicio, funcionamiento y finalización (en caso de liquidación) de la institución
señalando los actos administrativos de reestructuración.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un grupo de
organizaciones de archivos regidos por un solo director o por una sola
administración.
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de material de archivos
tal como un volumen y legajo, un expediente, etc., disponible en las salas de
estudio.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Dentro de la conservación de los documentos
sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o
costuras la archivista se define como la unidad de conservación en base a
cualquier archivo.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
VALE: Papel o seguro que se hace a favor de uno obligándose a pagarle una
cantidad de dinero.
VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
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VALOR FISCAL: Cualidad que tiene los documentos en cuanto responde al tesoro
o hacienda pública.
VALOR HISTÓRICO: Cualidad que tienen los documentos para la historia y la
cultura
VALOR JURÍDICO: Cualidad que tienen los documentos del que se derivan y
derechos y obligaciones derivados del derecho común y que sirven de testimonio
ante la ley.
VIGENCIA: La vigencia puede definirse en sí misma como la fuerza que tiene un
documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.
XEROGRAFÍA: Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos
escritos, impresos o dibujados.
3. REQUERIMIENTOS LEGALES
Los acuerdos que se encuentran detallados a continuación son los propuestos por
el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado1.
Norma Descripción
Acuerdo 002 de 2014 Establece Criterios para Organización de Expedientes.
Acuerdo 042 de 2002 Criterios para Organización de Archivos.
Acuerdo 039 de 2002 Reglamenta presentación de Tablas de Retención
Documental.
Decreto 2609 de 2012 Art. 36 establece que a nivel de coordinación y
Vigilancia las Superintendencias deberán realizar los
que corresponda frente a las entidades privadas que
vigilan.
Decreto 2578 de 2012 Art. 26 establece la obligación de las entidades
privadas de tener un archivo creado, organizado,
preservado y controlado.
Ley 527 de 1999 Regula el comercio electrónico.
Resolución 8934 de Por el cual se establecen las directrices en materia de
1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO. Normatividad. (En línea). [Consulta el 26 de enero de 2016). Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos
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2014 y 723 de 2015 gestión documental y organización de archivos que
deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar un Programa de Gestión Documental, que permita controlar la
producción, trámite, conservación y disposición de la información producida y
recibida por La equidad seguros todo nivel, garantizando su centralización y
control en cada una de sus etapas.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Planear e implementar el Sistema de Gestión Documental en toda la
compañía, involucrándolo como un proceso transversal dentro del mapa de
procesos y documentándolo en cada uno de sus procedimientos para hacerlo
formal ante la organización.
Implementar y hacer cumplir los instrumentos archivísticos, asegurando su
permanente actualización para que reflejen la realidad de la organización.
Establecer la estrategia que permita integrar, conservar y consultar los
documentos electrónicos generados a través de correo electrónico y otros
sistemas.
Sensibilizar y capacitar a todos los miembros de la organización en el sistema
implementado, su correcta aplicación y en los beneficios de estos cambios
para el cumplimiento de los objetivos corporativo.
Preservar correctamente la documentación física de acuerdo con la
normatividad existente y asegurando su custodia en lugares adecuados para
tal fin.
5. POLITÍCA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La equidad seguros, con el fin de asegurar sus procesos documentales y cumplir
con la normatividad legal en torno al tema, implementará las mejores prácticas de
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Gestión Documental, garantizando el trámite eficiente de la información a través
de la utilización adecuada de las herramientas informáticas, ofimáticas y recursos
disponibles que permitan la recuperación de la información en tiempo real;
manejo y seguridad de la información física y electrónica, garantizando su
autenticidad, fiabilidad y usabilidad, en el marco del Sistema de Gestión de
Calidad de la entidad como proceso transversal, y en concordancia con las
normas archivísticas aplicables.
5.1. ALCANCE
Aplica a todas las dependencias de La equidad seguros y cubre todos los
procesos documentales desde su inicio hasta su disposición final.
5.2. REQUERIMIENTOS BÁSICOS
5.2.1. ADMINISTRATIVOS
La compañía La equidad seguros, determinará los responsables de asumir el
liderazgo del Programa de Gestión Documental, consolidar el área de Gestión
Documental como área o grupo dentro del organigrama de la organización y
activar el funcionamiento del Comité Interno de Archivo.
5.2.2. ECONÓMICOS
La compañía La equidad seguros, garantizará la apropiación de los recursos
financieros a través del respectivo plan de inversión anual de la entidad que
permita la ejecución, la implementación y el cumplimiento de los objetivos, metas y
actividades trazadas al corto, mediano y largo plazo del Programa de Gestión
Documental.
5.2.3. TECNOLÓGICOS
Se establecerá un programa específico que permita diagnosticar y establecer la
herramienta requerida para el manejo integral del Sistema de Gestión Documental,
que interactúe con los software existentes sin generar duplicidad de datos ni
información y asegurando el control y trazabilidad de la misma.
19
6. LINEAMIENTOS PROCESOS Y POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
6.1. PLANEACIÓN
El diseño y desarrollo de este Programa de Gestión Documental, obedece a un
plan de acción que dió inicio con la generación de un diagnóstico, que incluyó un
Análisis DOFA del tema documental y unas recomendaciones sobre las acciones
a emprender, este documento es la base de la Planeación del Programa de
Gestión Documental.
Adicionalmente estos planes y programas seran avalados por el Comité Interno de
Archivo de La equidad seguros, como órgano interno que a partir de la
implementación de este programa, regulará y controlará su ejecución.
6.2. CONSERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL
La equidad seguros, garantizará la conservación preventiva, custodia,
recuperación y disposición de la memoria institucional de la entidad
implementando las mejores prácticas que permitan la mejora continua de los
procesos de conservación, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 50 de
20002.
6.3. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La equidad seguros, identificará, definirá e implementará los procesos
archivísticos y de gestión documental relacionada con la radicación, elaboración,
trámite, distribución, organización, ordenación, clasificación, descripción, consulta,
custodia conservación preventiva y disposición final de los expedientes y los
documentos de archivo independiente de su soporte y medio de creación.
6.4. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA
Se implementarán los mecanismos de software, controles y políticas en la
compañía, necesarias para tomar el control de la documentación electrónica
generada, especialmente los correos electrónicos
2 Ibíd., p.1
20
6.5. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
La gestión electrónica de documentos estará soportada en el uso y aplicación de
tecnologías de información idóneas de acuerdo con las necesidades de La
equidad seguros, la conformación de expedientes virtuales, híbridos y/o
electrónicos cumplirá con los requisitos que garanticen su validez y
recuperabilidad en el tiempo.
7. CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
7.1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la creación de nuevos documentos se debe tener en cuenta las últimas
versiones, registrando quién lo elaboró, revisó, modificó y aprobó, en un ambiente
colaborativo y de responsabilidades.
7.2. AUTENTICACIÓN
Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información mediante
metadatos a lo largo del ciclo de vida del documento para que se garantice su
fiabilidad. El uso de firma electrónica también garantiza la autenticidad del
documento.
Una vez recibido el documento se debe digitalizar, es necesario determinar la
necesidad de entregarlo físicamente o si con la imagen es suficiente, si se entrega
físicamente, debe registrarse en la planilla de correspondencia la entrega.
7.3. ORGANIZACIÓN
La organización debe realizarse por áreas, series y subseries documentales, en lo
posible conformando expedientes, estos documentos deben estar clasificados,
ordenados, foliados y descritos.
7.4. TRANSFERENCIAS
Los documentos que sean objeto de transferencia por haber cumplido su tiempo
de retención en archivo de gestión serán custodiados por el responsable de
archivo de La equidad seguros, estos documentos serán almacenados en el lugar
que se determine para este fin.
21
Al tener el archivo administrado por un proveedor de servicios de gestión
documental, se debe construir y/o actualizar el protocolo de transferencias
documentales apuntando a transferir expedientes integrales y no documentos
simples sin adherirse a su expediente.
7.5. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
Las unidades documentales custodiadas deben ser registradas en una base de
datos, sobre un Formato Único de Inventario Documental – FUID electrónico, que
facilite el acceso a la información, recuperándola de una manera ágil.
En el inventario la descripción de la información debe coincidir en cuanto sea
posible con la información de las Tabla de Retención Documental de las áreas
respectivas.
7.6. CUSTODIA
Se debe tener en cuenta el soporte donde se encuentra la información y
conservar el tiempo determinado en las Tablas de Retención Documental, este
tiempo se asigna según el valor Administrativo, Jurídico, Contable, Técnico o
Histórico, de la información. Si hay información que carezca de alguno de valores
enunciados se debe eliminar.
7.7. SEGURIDAD DE CONSULTAS
El responsable del archivo es quién deberá administrar los documentos, teniendo
en cuenta las políticas de confidencialidad y niveles de autorización, registrando
las consultas en un formato de control de préstamos.
Para el caso de las consultas con el proveedor que administra el archivo, la
información se debe solicitar de acuerdo al protocolo acordado entre las partes
para garantizar la agilidad de las consultas y la seguridad de la información
consultada.
7.8. RECUPERACIÓN DE DESASTRES
Para los archivos electrónicos y los documentos digitalizados se debe contar con
un procedimiento periódico de Backups en la Nube u otro medio de
almacenamiento que garantice la integridad de los documentos.
22
Los archivos físicos tienen la dificultad de no contar con copias de seguridad, la
única solución es realizar jornadas de digitalización de las series documentales
que en su disposición final así lo contemplen.
Las Comunicaciones Oficiales y la correspondencia se digitalizan en el momento
de su recepción o envío en el Centro Administrativo de Correspondencia (CAC), y
guardado en la carpeta digital de cada área. De esta forma se garantiza que en el
momento de ocurrir un siniestro que ponga en riesgo la información esta se va a
recuperar con facilidad.
8. ANÁLISIS PREVIO DE LAS ÁREAS CLAVE PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
8.1. VICEPRESIDENCIA DE SEGUROS
La vicepresidencia de seguros es un área clave en el interior de la compañía,
debido a que maneja las gerencias de productos vida, autos y generales, las
cuales expiden pólizas de diversas denominaciones, conformando la mayoría del
volumen de documentos de la empresa.
Es necesario que se estandaricen los tipos documentales que componen las
diferentes pólizas para comenzar a generar la cultura de integrar los expedientes,
facilitando las consultas en cuanto a agilidad y a ubicación de toda la información
correspondiente a un solo asunto.
8.2. VICEPRESIDENCIA COMERCIAL.
En esta vicepresidencia se maneja todo lo relacionado con la distribución de los
productos, y para esto cuenta con 25 agencias, 14 franquicias y 18 delegaciones,
las cuales generan gran volumen documental físico y también electrónico, mucha
de la información que tramitan las agencias es similar a la de otras áreas, su
diferencia se nota en el valor de los productos. En las áreas de esta
vicepresidencia también se generan convenios y contratos producto de acuerdos
comerciales, los cuales reposan física y algunos electrónicamente, esta
información es importante y se le debe aplicar la valoración adecuada.
23
8.3. GERENCIA DE OPERACIONES Y SIG
Teniendo en cuenta que la compañía trabaja bajo estándares de calidad, y que la Gestión
Documental tiende a enfocarse a procesos, no se puede desconocer la importancia de
esta área donde se coordinan los proyectos, la mesa de ayuda y el sistema integrado de
gestión SIG, donde se tiene conocimiento de todos los procesos, procedimientos y demás
información de apoyo para toda la compañía, así como el listado maestro de documentos,
herramienta vital para poder gestionar la información adecuadamente y fundamental para
lograr que la Gestión de Documentos de la empresa se integre a los procesos.
8.4. GERENCIA INFORMATICA
Las áreas que se encargan de manejar la informática son fundamentales para gestionar la
información, debido a que tienen la facilidad de hacerlo en formatos electrónicos y
además entregan soporte técnico de manera constante no solo con la información
digitalizada, sino también con manteniendo e implementado diversos sistemas de
información necesarios en la cooperativa, algunos de los sistemas que se manejan son el
Osiris, el Sipo, entre otras herramientas tecnológicas importantes.
8.5. GERENCIA DE INDEMNIZACIONES
La gerencia de indemnizaciones es de vital importancia dentro de la compañía, debido a
que maneja los siniestros de vida, autos, generales y de responsabilidad civil, los cuales
deben ser conservados un tiempo prudente luego de que sean cancelados, además su
manejo debe ser integral para facilitar las consultas de todos los procesos de
siniestralidad que afronta la compañía cosa que no se ha logrado estandarizar hasta el
momento. Esta información no solo debe ser conservada físicamente durante su retención
sino que se recomienda que sea digitalizada para que se facilite su consulta y descartar a
futuro posibles problemas de orden legal.
8.6. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
La dirección administrativa aparte de que maneja un gran volumen de información
administrativa, es vital para la Gestión Documental, debido a que en la compañía no
existe formalmente un área de archivo, y las tareas relacionadas con el gestión de
información las ejecuta esta dirección, manejando la información de gestión y coordinando
los traslados a un proveedor que administra la custodia y consulta de la información.
Además el área lidera el proyecto de elaboración de las tablas de retención documental y
el programa de gestión documental, en busca de estandarizar y optimizar los procesos de
Gestión Documental en La equidad seguros.
24
9. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA, Y GESTIÓN DOCUMENTAL.
9.4. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño
del documento, de acuerdo con los parámetros definidos en La equidad seguros,
por lo que las áreas deben tener en cuenta formatos aprobados de acuerdo con el
tipo de trámite y/o comunicación. Así mismo incluye los documentos recibidos y
enviados vía correo electrónico u otros aplicativos, los cuales serán objeto de
normalización e inclusión en el Sistema de Gestión Documental que se maneje.
9.5. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos, Sobres y Paquetes, se deben recibir en la ventanilla única de
radicación, donde se debe manejar un consecutivo único de entrada y uno de
salida para toda la compañía.
En la ventanilla respectiva, los documentos son validados de acuerdo con el tema,
radicados, registrados en el Sistema de Gestión Documental, digitalizados cuando
corresponda y direccionados para entrega física o electrónica a las áreas según
aplique.
Los campos mínimos de captura al momento de la radicación son los siguientes:
Número de Radicado, arrojado automáticamente por el Sistema de Gestión
Documental.
Nombre de la razón social completo o de la entidad remitente.
Nombre del remitente.
Lugar de origen.
Asunto específico de la comunicación.
Área competente de acuerdo con el trámite.
Los funcionarios de La equidad seguros, no deben recibir directamente en sus
oficinas ningún tipo de comunicación proveniente de un ente externo, sin la debida
radicación por parte del Centro Administrativo de Correspondencia (CAC). En
casos de excepción, en los cuales las comunicaciones externas sean entregadas
25
en sus oficinas, debe realizarse la respectiva radicación con el fin de que queden
debidamente registradas en el Sistema de Gestión Documental.
9.6. DIRECCIONAMIENTO DE DOCUMENTOS
De acuerdo con el tema y tipo de trámite, el Centro Administrativo de
Correspondencia (CAC), direcciona las comunicaciones a las áreas competentes
para resolverlo.
9.6.1. DIRECCIONAMIENTO DE CORREOS ELECTRÓNICOS
Se radican centralizadamente integrándolos al sistema de control de trámites y
documentos de la compañía.
9.7. DISTRIBUCIÓN
Los documentos que por su trámite deben entregarse físicamente a las áreas, son
relacionados en el formato que se defina para tal fin y distribuidos según apliquen
en un recorrido diario como se describe a continuación:
En estos recorridos las áreas también hacen entrega de las comunicaciones
que requieren sean tramitadas de manera interna, diligenciando el que sea
definido para tales efectos.
La distribución externa se realiza a través de servicios contratados con
empresas de mensajería externa, implementando los mecanismos de
control y seguimiento para asegurar su adecuada prestación.
9.8. TRÁMITE
El trámite comienza con el flujo de comunicaciones recibidas y enviadas, las
cuales posteriormente formarán parte de un expediente con una clasificación
específica dentro de las series, subseries y tipologías documentales, tanto
físicamente como dentro del Sistema de Gestión Documental, para finalmente
cerrar el ciclo con su archivo. Este trámite se controla a nivel de trazabilidad a
través del Software implementado para apoyar la gestión, el cual debe permitir
visualizar cada una de las acciones realizadas en torno a cada trámite.
26
9.9. ORGANIZACIÓN
La Organización se debe desarrollar realizando una clasificación de primer nivel
donde se defina a que áreas pertenece cada expediente, y de segundo nivel
identificando que tipos documentales pertenecen a un expediente en particular.
Posteriormente debe Organizar la documentación identificando patrones de orden
según el tipo de documento, para alcanzar un orden Cronológico, Consecutivo,
Alfabético, Numérico, u otro que aplique a la naturaleza de los documentos. Es
importante a la hora de organizar realizar una depuración donde se deben retirar
documentos ajenos al expediente, copias, material de apoyo, abrasivos y otros
elementos, para cerrar el ciclo se debe realizar una conformación de expedientes
a los cual hay que aplicarles una Descripción que nos indique claramente el
contenido de la unidad documental y hacer una Descripción general para las
cajas.
Para terminar la Organización es necesario Foliar los documentos en la parte
superior derecha, de manera que el documento más antiguo quede en la parte de
adelante y el más reciente al final. Cabe recordar que con herramientas
tecnológicas adecuadas se puede gestionar la Organización en forma electrónica.
9.10. CONSERVACIÓN
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Para efectos de garantizar la adecuada conservación de los documentos, La
equidad seguros, definirá una matriz de riesgos que pueden afectar el material
documental tanto físico como electrónico, por la ocurrencia de eventos como
fenómenos naturales, situaciones causadas por las personas en la cotidianidad,
hurto, conflictos armados etc.
Adicionalmente a partir de este análisis de riesgos se genera un Plan de
Emergencias Documentales en el que se establecen las acciones a emprender
para mitigar los efectos de estas situaciones.
Finalmente a nivel físico se consideran los lineamientos dados por el AGN en el
Acuerdo 008 de 2014 sobre condiciones de almacenamiento y custodia, y el
Acuerdo 006 de 2014 sobre el Sistema Integrado de Conservación. La
27
Conservación de los documentos será preventiva y correctiva cuando halla lugar a
restauración y se extiende a los documentos electrónicos.
Las políticas, procesos y procedimientos que son parte de este Sistema de
Conservación serán parte de un programa y unos planes específicos de acuerdo
con los parámetros establecidos en el Acuerdo 006 de 2014.
9.11. CONSULTA
Los documentos se deben consultar en lo posible por medio de una herramienta
tecnológica que permita el acceso controlado a la información sin poner en riesgo
documentos originales; las consultas deben estar habilitadas para que se puedan
realizar de manera ágil y segura.
Cada que se realice una consulta se debe aplicar un control, preferiblemente de
forma electrónica, donde se relaciona la información requerida, su solicitante y el
sito actual donde se encuentra la información original.
9.12. DISPOSICIÓN FINAL
Para aplicar la Disposición Final a los documentos de la compañía es necesario
consultar la Tabla de Retención Documental TRD, donde se especifican los
tiempos de retención y se explican los procedimientos que se le deben aplicar a
cada serie documental.
Es necesario afirmar que las decisiones tomadas en materia de disposición final
deben estar respaldadas por el comité de archivo de La equidad seguros y
soportadas en un acta cuando se trate de eliminación de documentos.
10. MANEJO INTEGRAL DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO.
Se debe tener en cuenta que para dar ejecución a un solo trámite en la compañía,
varias áreas cooperan generando diferentes documentos que pertenecen a una
misma unidad documental; estos documentos pueden ser de diferentes
características, como Correos Electrónicos, Documentos Electrónicos,
Documentos Físicos y Documentos Especiales; esto genera expedientes
mixtos que deben ser manejados de forma integral, conservando sus documentos
físicos con información que se encuentran en otros soportes y simultáneamente
28
reproducir toda la información del expediente en forma digital, para poder
gestionarla integralmente con la ayuda de herramientas tecnológicas.
Como se aprecia en el gráfico, una unidad documental o expediente manejado de
forma integral está conformada por diferentes documentos de diversos soportes
que abarcan un solo asunto.
11. MATRIZ DOFA, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA EQUIDAD SEGUROS
Producción:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTAL
DDEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
No se tiene clara la una política para
producir información en la compañía,
física y electrónicamente.
Desarrollar una política actualizada sobre
la producción de documentos físicos y
electrónicos.
La empresa maneja muchos procesos y
procedimientos y además tiene sistema
integrado de gestión lo que facilita la
producción de documentos, de manera
estandarizada.
Documentos soportados en Emails, que forman
parte de expedientes con un solo asunto, se
pueden refundir, por no tener el correo
sincronizado con un sistema de información
que agrupe documentos de expedientes con
carácter mixto.
Hay diferentes áreas que producen
información de un mismo asunto y no se
tiene claro como consolidarla para
producir los expedientes de manera
integral
Actualizar las funciones y procedimientos
de las áreas para aclarar como se debe
manejar la información que se refiere a un
solo asunto.
Se implementó el PGD y las TRD,
herramientas archivísticas importantes para
regular la producción documental.
Si no se tiene implementada una política que
indique como se deben integrar los
expedientes con varios tipos documentales de
un mismo asunto, se puede evidenciar perdida
y fragmentación de información.
Aunque se tienen procedimientos para el
manejo de la información que se produce
electrónicamente, esta información no se
genera homogéneamente en todas las
áreas.
Implementar una cultura corporativa
donde se logre que la información física y
electrónica se genere con los mismos
parámetros.
Se cuenta con un área de informática
capacitada para dar soluciones eficaces con
respecto al tema.
Muchos funcionarios no tienen claro los niveles
de seguridad de la información y el valor de los
documentos que produce, por lo que se puede
dar un manejo inadecuado y esto puede llevar a
generar perdida de información.
1 PRODUCCÍON
29
Recepción:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
La Correspondencia interna y externa se
radica de buena manera, pero las cajas
AD12 que recoge la empresa ADEA, no se
les genera un radicado de salida
Comenzar a manejar la información de las
cajas que se envían a la empresa ADEA,
con un control de correspondencia de
salida.
Se tiene control con radicado de entrada
cuando las cajas AD12 de la empresa ADEA,
llegan a la compañía sea para consulta o
cuando llegan vacías para almacenar
documentos.
Si no se tiene control de la información que sale
hacia la compañía ADEA por el área de
correspondencia, es complica la posibilidad de
ubicar la información en caso de perdida.
Hay información que se digitaliza en
ventanilla para de adelantar trámites que
se deben responder en tiempo record,
pero la demás información permanece
física.
Automatizar el proceso de recepción de
manera que se pueda digitalizar toda la
información, sin necesidad de que este
calificada para responder en tiempo
record.
Se tiene implementados un sistema de
radicación electrónico y un sistema de
alertas para algunos documentos que lo
necesitan, como los relacionados con las
áreas legales.
El momento en que se necesite manejar
información legal de manera mas ágil, se
generaran inconvenientes, porque hasta el
momento esta información no se digitaliza
cuadro se radica en ventanilla.
No está implementada la forma de que
toda la correspondencia interna y externa
se maneje electrónicamente como se
hace con la información de la
Superfinanciera.
Implementar una política que proponga
manejar toda la correspondencia de
manera electrónica y/o mixta, primer paso
para manejar los expedientes de manera
integral.
Hay correspondencia que ya se maneja
electrónicamente, y el sistema de
correspondencia (Imagine Thecnologies)
cuenta con aplicativos que se pueden
manejar con toda la información radicada.
Al no existir una regulación de como se debe
manejar toda la correspondencia de manera
electrónica y/o mixta, se dificulta dar los pasos
necesarios para manejar la información de
manera integral.
2 RECEPCIÓN.
Distribución:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
Solo se distribuye electrónicamente la
información que por su complejidad
necesita respuestas tempranas.
Lograr que toda la correspondencia se
pueda distribuir electrónicamente, y de
esta manera se pueda integrar a sus
respectivos expedientes.
Se cuenta con un sistema de información
adecuado a las necesidades de la empresa
en materia de correspondencia, el cual
genera radicados y sistemas de alerta,
cuando se requiere.
Al no digitalizarse toda la información cuando
entra a correspondencia, de llegarse a extraviar
información se tardaría para volverlo a
encontrar lo que podría ser contraproducente.
La mayoría de la información se
distribuye de manera manual.
Lograr que toda la correspondencia se
distribuya electrónicamente, sin importar
la complejidad de la información.
Ya se ha avanzado en algunas fases con la
distribución electrónica, ejemplos precisos
son los documentos que requieren
respuestas tempranas y la información de la
Superfinanciera.
Cuando la correspondencia deba ser integrada a
un expediente, puede que se dificulte la tarea
por no tener sincronizada la correspondencia
que se distribuye con el archivo.
La distribución de la información en la
compañía, no se maneja de forma
sincronizada con el archivo.
Crear un área liderada por un profesional
en Sistemas de Información,
Bibliotecología y Archivística, donde se
logren integrar los procesos de Gestión
Documental y Correspondencia, en el
interior de toda la compañía.
Se cuenta con personas que por la
antigüedad en el cargo, conocen el proceso
de distribución y lo realizan
eficientemente.
Cuando se tiene la percepción de que el
Archivo, la Correspondencia y las demás áreas
se deben regular con estándares muy diversos,
olvidando que todas las áreas gestionan la
información de la empresa, se pueden refundir
fragmentos de expedientes donde participen
varias áreas en su conformación.
3 DISTRIBUCIÓN
30
Trámite:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
No se tienen definidos criterios claros
para identificar una copia y un original, y
mas aún cuando se trata de información
electrónica.
Definir mediante una política interna que
información es original, y cual es la
documentación de apoyo que se debe
manejar pero que no hace parte de los
trámites.
La mayoría de las áreas está interesada en
que la gestión documental se integre a los
trámites de la compañía tanto física como
electrónicamente.
Se puede llegar a soportar trámites con
información invalida, y la documentación que
se necesita como verdadero soporte puede
perderse.
Aunque se cuenta con un área de
informática con excelentes capacidades,
por no contar con un área de gestión
documental, muchas veces la tramitación
electrónica no se acoge a la normatividad
archivística al 100%.
Lograr las modificaciones necesarias para,
realizar todos los trámites posibles, con la
ayuda de herramientas informáticas.
Hay aplicaciones ya existentes en la
compañía para Gestionar Trámites,
controlando su trazabilidad.
La compañía puede ser muy eficiente en
algunos trámites pero muy ineficiente en otros,
por no contar con soporte de Gestión
Documental e informáticos para realizarlos.
No se tiene claro el concepto de "Manejo
Integral del expediente", dificultando el
manejo y la conformación de
expedientes mixtos.
Capacitar al personal de la compañía, para
que manejen de manera uniforme los
conceptos de manejo de información y así
la Gestión Documental se pueda aplicar de
manera eficaz.
Aunque no se tienen claros muchos
conceptos, mucha información de la
compañía que debería manejarse
integralmente, se tiene identificada con el
número del siniestro o la póliza respectiva
lo que puede facilitar su integración.
Al no manejar los conceptos de la Gestión
Documental en la compañía, se pueden
presentar confusiones que conllevan a
malinterpretar trámites y no darles la gestión
adecuada.
4.TRÁMITE
Organización:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
No se tiene totalmente claro cuales tipos
documentales conforman algunos
expedientes.
Identificar los tipos de documentos que
conforman cada expediente y colocar
listas de chequeo de tipos documentales
al comienzo del mismo.
Se implementaron las TRD, herramienta
que clasifica la información en Series,
Subseries y Tipos Documentales.
Al no tener claros los tipos documentales de un
expediente, se les puede colocar un nombre
erróneo, dificultando su búsqueda, o
simplemente se puede dejar de ingresar, o
ingresar documentos externos a la unidad, por
desconocimiento del funcionario encargado.
Los expedientes no se encuentran
foliados ni con la descripción adecuada.
No se diferencian claramente los
conceptos de Clasificación, Ordenación,
Foliación, Descripción, Depuración y
Organización.
Con la ayuda de las TRD, realizar una
descripción adecuada de la información
que se conserva y comenzar a describir los
nuevos expedientes de la misma forma,
además de realizar una foliación adecuada
a la información que se encuentra inactiva,
para evitar que se traspapelen sus folios.
La organización se desarrolla de buena
manera en cuanto a la clasificación, y se
cuenta con asesores externos que
administran la información, para esto
rectifican cada caja de documentación
recibida que mínimamente coincida con las
listas de envío y se les ejecuta un proceso
de digitalización para que la información se
pueda gestionar física o electrónicamente.
Se pueden perder folios de un expediente, sin
percibirlo.
Se puede asumir que la información esta
organizada por desconocer los conceptos.
Por tener información similar descrita de
diversas formas se puede llegar a confusiones.
No se cuenta con una política oficial para
organizar información física y electrónica.
Generar una política de organización
integral, para la información física y
electrónica de la compañía.
Se cuenta con el apoyo del comité de
archivo, quien pueden definir una forma
única, para gestionar la información
electrónica de la compañía.
Se puede perder el control sobre la información
electrónica de la compañía, por no tener clara
una forma de gestionar su organización.
5. ORGANIZACIÓN
31
Conservación:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
Mucha información de la compañía se
conserva fragmentada, debido a que no
se le da un manejo integral a la
documentación.
Crear un departamento de Gestión
Documental, para lograr que la
información sea integrada antes de que se
envié al proveedor que presta los servicios
de custodia.
La custodia de la información se encuentra
tercerizada con una empresa que tiene
experiencia en el tema; la información en
custodia se encuentra en unidades de
conservación adecuada y con las
características técnicas y ambientales
exigidas por los entes de control.
En el momento que se requiera un expediente
completo de alguna serie en especial, será
difícil integrarlo ágilmente, ya que los tipos
documentales de la serie, aunque identificados
se encuentran fragmentados en diferentes
cajas en el interior de la bodega donde se
conservan.
Mucha información no tiene un tiempo
claro de conservación, tanto en el archivo
de gestión como en el archivo central.
Capacitar al personal de la compañía, en
materia documental, proporcionándoles
criterios para que puedan aplicar las TRD y
el PGD y así definan con facilidad el
tiempo de conservación de su
información.
Se implementaron las TRD para definir los
tiempos de conservación en los archivos de
gestión y central, además conocer cual
debe ser la disposición final de los
documentos.
Se corre el riesgo de dar de baja información
importante y de gastar recursos conservando
información sin valor.
Aunque la custodia de la información se
tiene tercerizada, no hay un área de
gestión documental liderada por personal
idóneo que se encargue de coordinar la
manera de aplicar la custodia y que
retroalimente al personal de la equidad,
para que el proceso inicie bien desde
antes de remitir la información al
proveedor.
Generar un área de gestión documental
administrada por personal idóneo, que
coordine no solo la forma de envío de los
documentos a custodia, si no también los
demás procesos de gestión documental,
así algunos estén tercerizados.
Se cuentan con herramientas para lograr
que mucha información de la compañía se
conserve electrónicamente y se maneja un
proveedor de custodia que hasta el
momento a cumplido con las necesidades
básicas para la compañía en materia de
conservación.
Mucha información puede remitirse de manera
inadecuada al proveedor de custodia, por no
contar con un área administrada por personal
idóneo, que administre y le haga seguimiento
al proceso de forma constante.
6. CONSERVACIÓN
Consulta:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
Es difícil consultar una serie completa,
apoyándose solo en una consulta.
Organizar la información de manera
integral para que se permita consultar de
esta forma los expedientes, y lograr que la
información no permanezca fragmentada.
Se cuenta con un proveedor de consulta, el
cual digitaliza toda la información,
dejándola disponible en el aplicativo
ADEANET.
De requerirse la consulta de un expediente
completo, al tener la información dispersa, se
debería descargar documento por documento y
luego integrarlos corriendo el riesgo de que no
se halle toda la información.
El proceso de consulta de una serie
completa es largo debido a que los tipos
documentales se encuentran
fragmentados.
Lograr que la consulta de un expediente
de manera integral sea un hecho
Gran parte de los productores de la
información a consultar tienen usuario
ADEANET.
Por las consultas ser lentas, se pueden tardar
mas de lo necesario en una consulta que
requiera respuesta inmediata y esto puede
generar problemas en la compañía.
Muchas veces no se pueden realizar las
consultas porque la información
identificada en el aplicativo de consultas
ADEANET, no se encuentra identificada
claramente.
Con el apoyo de las tablas de retención
documental, implementar una descripción
estándar para cada serie, y de esta forma
lograr que las búsquedas en el aplicativo
de consultas sea mas eficiente.
Se cuenta con tablas de retención
documental que nos indica la manera
idónea de realizar una buena descripción
para obtener una eficiente consulta
La tablas de retención pueden ser mal
interpretadas, por falta de personal idóneo en
la materia dentro de la empresa.
7 CONSULTA
32
Disposición final:
PROCESOS GESTIÓN
DOCUMENTALD DEBILIDADES O OPORTUNIDADES F FORTALEZAS A AMENAZAS
No se tienen políticas claras para la
eliminación, selección, conservación y
reproducción de información en medios
tecnológicos
Implementar una política con
procedimientos claros refiriéndose a la
gestión documental, abarcando la
disposición final de la información de la
compañía.
Se tiene claro que la disposición final de la
información, se debe manejar según una
reglamentación.
Se corre el riesgo de aplicar disposiciones
finales a la ligera, o evitar aplicarlas,
conformado un fondo acumulado para la
compañía.
No se manejan con claridad los
conceptos de programa de gestión
documental y tabla de retención
documental por parte del personal que
genera la información.
Lograr que todo el personal de la
compañía, comience a manejar los
conceptos técnicos necesarios para aplicar
una disposición final acertada.
Se implementaron tablas de retención
documental y programa de gestión
documental, herramientas vitales para
aplicar la disposición final de la
información.
Se corre el riesgo de que las herramientas
implementadas no sean aplicadas
correctamente, alterando la disposición final de
la información de la compañía.
La compañía no cuenta con el apoyo de un
profesional en Archivística, que le ayude
a tomar decisiones, relacionadas con la
disposición final de la información.
Integrar profesionales en Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística
al equipo de trabajo de la compañía.
Se cuenta con personal que tiene
antigüedad y conoce la información pero no
se debe desconocer que tienen otras
responsabilidades de que les ejerce mayor
peso que la gestión documental.
Se corre el riesgo de que los procesos
relacionados con la gestión de documentos,
pierdan importancia, por no tener un
profesional en el tema que los impulse con la
fuerza necesaria, sobre todo a la hora de tomar
decisiones con respecto a la disposición final.
8 DISPOSICIÓN FINAL
12. PROGRAMAS.
Para la implementación de estos programas es importante “establecer un marco
metodológico para su elaboración que incluya como minímo: propósitos, objetivos,
justificación, alcance, beneficios, lineamientos, metodología, recursos,
cronograma, responsables, entre otros.”3
12.4. PROGRAMA DE ARCHIVO CENTRAL.
12.4.1. CENTRO ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL
Con base en lo analizado se determina que La equidad seguros no cuenta con un
archivo centralizado, administrado por un profesional en el tema, que garantice su
manejo y la aplicación de políticas relacionadas con la Gestión Documental, para
ello se propone la creación del Archivo Central administrado por la empresa, o por
3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO. Manual implementación de un Programa de Gestión Documental PGD. (En línea-pdf). p., 37. [Consulta el 28 de enero de 2016]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/manuales#overlay-context=
33
un tercero; este debe garantizar la puesta en marcha y normalización de la
Gestión Documental en la compañía.
12.4.2. OBJETIVO
Crear el área de Gestión Documental en la compañía La equidad seguros, la cual
debe tener una administración que se encargará de coordinar y analizar los
procesos de Gestión Documental en la empresa.
12.4.3. JUSTIFICACIÓN
El Programa de Archivo Central se debe implementar para garantizar que la
información fluya de manera uniforme y controlada por toda la compañía sin
importar en qué área se genere, obedeciendo a una política archivística interna, la
cual está apoyada en normas presentadas por los entes de control en materia
documental.
12.4.4. ALCANCE
El programa debe implementarse hasta lograr que el área de Gestión Documental
se visualice en el organigrama de la compañía, con el fin de gestionar sus
funciones de manera integrada a todo nivel.
12.4.5. BENEFICIOS
Optimizar los espacios asignados para el Centro de Administración Documental
CAD, Controlando toda la información de la compañía de manera integral.
Permitir que La equidad seguros, se integre a las exigencias planteadas por
los entes de control en materia documental, convirtiéndose en una empresa
sobresaliente en el tema de Gestión Documental.
Conformar un área de gestión documental apoyada en un Centro
Administrativo Documental CAD, para que la información física y electrónica
se maneje de manera integral en la compañía.
Lograr que la relación con las empresas que administran la documentación
sea más fluida y la información salga hacia custodia organizada de manera
34
integral.
12.4.6. LINEAMIENTOS
Para generar el Centro de Administración Documental en La equidad seguros, de
se debe partir del Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación.
12.4.7. METODOLOGÍA
Crear el área de Gestión Documental en La equidad seguros mediante un acto
administrativo.
Consolidar el Centro Administrativo Documental CAD, o Archivo Central.
Implementar un sistema de alertas para realizar transferencias y aplicar
disposición final a los documentos.
Centralizar la información de la compañía en un solo lugar.
Aclarar conceptos técnicos como “Archivo de Gestión, Archivo Central y área
de Gestión Documental”.
Apoyarse en una herramienta tecnológica que gestione la Información de
manera integrada.
Ajustar todos los inventarios de documentos al Formato Único de Inventario
Documental FUID, propuesto por el Archivo General de la Nación AGN.
Aplicar las Tablas de Retención Documental, realizando Eliminación,
Digitalización, Conservación, Selección de Documentos y ejecutando
transferencias de los Archivos de Gestión al Centro Administrativo Documental
CAD, para que sean direccionados al proveedor que presta los servicios de
custodia.
Clasificar la documentación de acuerdo a las Tablas de Retención Documental
implementadas.
Ordenación de la documentación según un patrón definido y retirar el material
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metálico.
Realizar Alistamiento de la documentación en carpetas y cajas diseñadas para
archivo.
Realizar la debida Descripción de los expedientes conforme a las series
documentales determinadas, fechas extremas y cantidad de folios.
Retirar de los archivos todo material que sea ajeno a la Gestión Documental,
asignando espacios diferentes para el archivo, la dotación, la correspondencia
y otros objetos.
12.4.8. RECURSOS
Herramientas tecnológicas que permitan aplicar la Gestión Documental en
la companía.
Espacios ambientalmente adaptados y con la infraestructura adecuada para
la conservación de la información.
Personal idóneo para ejecutar las tareas administrativas y operativas en
materia de Gestión Documental en la compañía.
12.4.9. RESPONSABLES
Comité de Archivo
12.5. PROGRAMA DE CORRESPONDENCIA.
12.5.1. OBJETIVO
Gestionar toda la correspondencia de la compañia, mediante un Centro
Adinistrativo de Correspondencia CAC, que integre documentos físicos,
electrónicos, correos electrónicos y paquetes de mayor volumen, radicandolos,
gaurdando registro de la hora exacta y aplicar alertas a solicitudes que requieran
pronta respuesta.
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12.5.2. JUSTIFICACIÓN
El Centro Administrativo de Correspondencia CAC, se debe conformar para recibir
y enviar la correspondencia de forma física y electrónica, garantizando el control
de los trámites mediante un consecutivo único de correspondencia, que debe
llevar toda la información radicada sin importar su formato.
12.5.3. ALCANCE
Este programa debe avanzar hasta implementar un Centro Administrativo de
Correspondencia CAC, apoyado con una Ventanilla Única de Radicación VUR,
que mediante un radicacado único, pueda integrar los trámites que se generan en
uno o varios formatos, sin que se disperse la información.
12.5.4. BENEFICIOS
Controlar y optimizar integralmente la información que entra y sale de la
compañía en todas sus sedes.
Comenzar a gestionar la correspondencia de la compañiá de manera
electrónica.
Evitar perdida de información en desarrollo de su trámite.
Gestionar trámites por correo electrónico de manera ordenada sin dar pie a
perdida de información, permitiendo que los mails se integren en un
expediente.
12.5.5. LINEAMIENTOS
Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación AGN.
12.5.6. METODOLOGÍA:
Teniendo en cuenta que La equidad seguros, se cuenta un área de área de
correspondencia, se propone ejecutar las siguientes acciones para la
conformación del Centro Administrativo de Correspondencia CAC.
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En primer lugar se debe implementar mediante un acto administrativo, el Centro
de Administración de Correspondencia CAC dotado con una Ventanilla Única de
Radicación VUR, para que administre toda la correspondencia interna, externa
electrónica, recibida y enviada.
Para que la gestión del CAC sea eficiente es necesario mantener el consecutivo
único de correspondencia que debe estar acompañado de un sistema que integre
las funciones de reloj radicador que permita registrar no solo la información básica
del remitente y destinatario, en una fecha determinada, si no que también se le
integre la hora al radicado para tener un control global en toda la compañía, y
generar un sistema de alertas para los documentos que requieran respuesta
inmediata, como hasta el momentos lo hace Imagine Thecnologies.
En el momento en que los sobres ingresen, se deben abrir y registrar en una base
de datos y posteriormete escanear toda la correspondencia que entre o salga en la
compañía para iniciar la tramitación electrónicamente, lo que garantizará la
preservación de esta información.
Para poder ejecutar las funciones del CAC de manera electrónica es en necesario
tener implementada una herramienta técnologica que se integre facilmente con la
Gestión Documental de la compañía, facilitando ambos procesos.
12.5.7. RECURSOS
Ventanilla Única de Radicación VUR, adaptada para funcionar, utilizando un
Consecutivo Único de Correspondencia.
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Multifuncionales que permitan escanear la correspondencia que llega física
para que se trámite electrónicamente, y que permita imprimir la
correspondencia de salida que llega al punto de forma electrónica y que debe
