PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL –PGD-€¦ · relacionadas con desarrollo de ocho procesos archivísticos de la Gestion documental ... un Plan de capacitación en gestion documental-

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Barranquilla – Colombia www.metrotel.net.co

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL –PGD-

Barranquilla, febrero de 2015



TABLA DE CONTENIDO

Páginas 1. ASPECTOS GENERALES 2. INTRODUCCIÓN 3. JUSTIFICACIÓN 4. ALCANCE 5. OBJETIVO GENERAL 5.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 6.1.REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 6.2 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 6.3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 6.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS 6.5 REQUERIMIENTOS DE GESTION DEL CAMBIO 7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 8. GLOSARIO 9. ANEXOS



1. ASPECTOS GENERALES Este documento fue elaborado a partir de un diagnóstico de la gestión documental de METROTEL S.A en el que identificaron debilidades, falencias y necesidades en el sistema de gestión documental de la entidad, teniendo además como documento de referencia, la Guia para la implementación de un Programa de gestión documental del Archivo General de la Nación aplicable en entidades Publicas y privadas que cumplen funciones públicas. Contiene los lineamientos, procedimientos políticas y directrices; la definición de programas específicos y fases de implementación del Programa. El programa de gestión Documental .PGD-.permitirá administrar los documentos de archivo; apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de METROTEL S.A; lograr un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad y salvaguardar la memoria de la entidad La elaboración del programa de gestión documental constituye un requisito normativo que debe cumplir METROTEL SA; en razón a que lo establecen:

• La ley 594 de 2000- ley General de archivos. Título V. Que en su artículo 21 establece que las entidades públicas que prestan servicios públicos deberán elaborar programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuy aplicación deberán observarse y aplicarse los principios archivísticos.

• El decreto 2609 de 14 de diciembre de 2012. Artículo 10, que establece la obligatoriedad del programa de Gestión Documental.

• La ley estatutaria 1712 de 2014, ley de transparencia y derechos de acceso a la información publica nacional. Artículo 15: Programa de gestión documental y artículo 17: Sistemas de Información.

• La resolución 8934 de febrero 19 de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio, Articulo 3.Adopción de instrumentos archivísticos.



2. INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental (PGD) identifica al interior de la Gestión documental de METROTEL S.A ocho (8) procesos archivísticos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración; procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento, bajo el concepto de archivo integral, en la unidad de Correspondencia, Archivos de Gestión y Archivo Central de la empresa. La composición del Programa comprende los siguientes procesos archivísticos: Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Trámite: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de



valoración documental. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, Independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Por tal razón es necesario que al interior de Metrotel S.A., y específicamente en cada una de las áreas, los funcionarios desarrollen la habilidad de interpretar, aplicar el PGD, de acuerdo con las políticas establecidas por el Comité Interno de Archivos y con el apoyo, orientación, capacitación y coordinación del área de Archivo Central.



3.JUSTIFICACIÓN La elaboración del programa de gestión documental constituye un requisito normativo que debe cumplir METROTEL SA; en razón a que lo establecen:

• La ley 594 de 2000- ley General de archivos. Título V. Que en su artículo 21 establece que las entidades públicas que prestan servicios públicos deberán elaborar programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuy aplicación deberán observarse y aplicarse los principios archivísticos.

• El decreto 2609 de 14 de diciembre de 2012. Artículo 10, que establece la obligatoriedad del programa de Gestión Documental.

• La ley estatutaria 1712 de 2014, ley de transparencia y derechos de acceso a la información publica nacional. Artículo 15: Programa de gestión documental y artículo 17: Sistemas de Información.

• La resolución 8934 de febrero 19 de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio, Articulo 3.Adopción de instrumentos archivísticos.

En METROTEL S.A se justifica la realización de un PGD, porque hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en el desarrollo y ejecución de la gestión documental; lo que constituye en un factor de riesgo para la entidad que no tiene sus archivos organizados conforme a los principios y procesos archivísticos al no tener establecidas políticas y directrices básicas para la elaboración e implementación de un programa de gestión documental, que optimice mediante el uso de medios tecnológicos, la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones con el ciudadano, con sus proveedores, y de las entidades de la administración pública; y que racionalice el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y que no utilicen tecnologías en los archivos que constituyan falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. METROTEL S.A debe procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Al igual que tender por normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente



Además debe, al interior de la entidad sensibilizar a los funcionarios de los archivos de gestion los procesos archivísticos y divulgar al interior de la entidad haciendo uso e los medios tecnológicos de los logros conseguidos en materia de gestión documental, además se deben fortalecer los perfiles profesionales y ocupacionales del personal del área de archivos. De acuerdo con lo anterior, METROTEL S.A debe fortalecer marco normativo, legal, conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de su gestión empresaria

4. ALCANCE El Programa de gestión documental de METROTEL S.A, que regirá para METROTEL S.A Barranquilla, en el año 2015, se inicia con la elaboración del diagnóstico de la gestión documental que permitió identificar los aspectos críticos de la misma y termina con la formulación de objetivos, programas estrategias, actividades, planes específicos; y definición de los recursos que permitan la administración actualización y modernización de la gestión documental de la empresa. Está dirigido a los directivos de Metrotel S.A: gerencia general, gerencia Administrativa y financiera, que deberán proporcionar los recursos económicos, administrativos, Jurídicos técnicos y tecnológicos para lograr su implementación. Además tomarán parte activa en la misma las dependencias de: Planeación, Calidad, Archivos central, tecnologías, Secretaría General para hacer seguimiento a los programas específicos establecidos.



5.OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Proporcionar un instrumento archivístico práctico y funcional que: formule, documente y estructure a corto plazo, el conjunto de actividades administrativas y técnicas relacionadas con desarrollo de ocho procesos archivísticos de la Gestion documental que realiza METROTEL S.A que oriente armónicamente el desarrollo de la Gestión documental en manera eficaz, eficiente y estandarizada.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Normalización de los procesos archivísticos de: planeación (estratégica y

documental); producción documental: gestión y trámite; transferencias documentales; consulta y préstamo.

2. Aplicación de las Tablas de retención documental-TRD-, en Archivos de Gestión y el

Archivo central 3. Elaboración de instrumentos archivísticos según decreto 2609 de 2012

4. Implementar un Plan de capacitación en gestion documental-

5. Establecer programas específicos para los archivos de gestión de Jurídica y Talento

Humano.

6. Determinar las políticas de gestión documental en METROTEL. S.A, además de determinar los perfiles de los funcionarios que trabajan en Archivo central.

7. Articular la gestión documental con el SGD.

8. Mejorar la infraestructura de la unidad de correspondencia, del Archivo central y del

archivo inactivo.

9. Fortalecer la aplicación de las tecnologías información y las comunicaciones en METROTEL S.A.



6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL P.G.D Este P.G.D documenta el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por METROTEL S.A, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Para ello utiliza como insumos unos requerimientos; normativos; administrativos, técnicos y tecnológicos, que se mencionan a continuación: 6.1. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS. Se encuentran publicados en la página Web de METROTEL S.A en el enlace htp//www.Metrotel.co en la sección_________________ como NORMOGRAMA que ha sido elaborado por la dependencia de Control interno de la entidad y que constituye el marco legal a través del cual se desenvuelve la entidad. Este no incluye las normas referentes a la gestión documental. A continuación se relacionan las normas más destacadas que constituyen un marco legal para la gestión documental de METROTEL S.A, a partir de las cuales se debe establecer sus políticas o directrices respecto al manejo y administración de sus archivos de Gestión y del archivo Central de la empresa. Estas deben se añadidas ha dicho normograma • Constitución Política de Colombia (artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94,

95, 112, 313) • Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79) • Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del

comercio electrónico y de las firmas digitales. • Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. • Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental • Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. • Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados. • Decreto 4110 de 2006: Por el cual se adoptó la Norma Técnica de Calidad NTCGP

1000:2004, “Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

• Decreto 2609 de 14 de dic de 2012 • Resolución 8934 de febrero 19 de 2014



• Acuerdos y circulares expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

• NTC 4095: Descripción Archivística • NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos • NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” . • NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. • NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de

disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas). • NTC 3393: Elaboración documentos comerciales. 6.2. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Como requisito administrativo se ha inscrito la Gestión de Documentos como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección, a través de la elaboración de un PINAR. Además METROTEL S.A cuenta con un archivo centralizado, y un depósito de archivos ;que realiza las veces de un archivo inactivo, y archivos de gestion en las dependencias que reúnen las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de sus funciones, y que están en concordancia con las características arquitectónicas y medioambientales espacio, distribución de áreas de archivos exigidas por el Archivo General de la Nación, así como también con la utilización de mobiliario adecuado y equipos, en términos generales para la gestión documental 6.3. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Como parte integral de la elaboración del PGD, se han desarrollado, previamente en cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la Guía de implementación del PGD: la centralización del recibo y despacho de documentos, la implementación de un comité de archivos; la elaboración de un cuadro de Clasificación documental (CCD) y de las Tablas de Retención Documental (TRD) y la constitución y funcionamiento de un comité interno de archivos. 6.4. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS. METROTEL S.A cuenta con una arquitectura tecnológica de punta que ha dado respuesta a la gestión documental, a través de la digitalización de los PQR, y reclamos de los clientes y demás servicios que tienen que ver con las prestación de servicios de telefonía, pero deberá realizar ajustes a esta arquitectura tecnológica utilizada tratando de integrar los sistemas de información existentes en la entidad. (LASERFICHE, TELCO Y DOMINOS DOC, garantizando la escalabilidad; interoperabilidad, la conectividad, ampliación de la utilización del soporte digital y electrónico (digitalizando mas documentos en soporte físico y convirtiéndolos en soportes electrónicos y digitales)



y utilizando los medios tecnológicos existentes en la empresa( carteleras electrónicas) para divulgar la Gestion documental que realiza. Los softwares utilizados deberán facilitar las acciones de uso; captura; producción, administración, colaboración, entrega, seguimiento, control, conectividad y preservación de la información contenida en los documentos de archivos.

7.LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL P.G.D En este item se plantean las estrategias y actividades que se van a implementar para darle solución a los aspectos críticos detectados-en el diagnóstico de archivos realizado en enero de 2015- para cada proceso archivístico de la gestión documental, acordes con la normatividad vigente en materia de gestión documental. Los lineamientos se expresan en una estructura básica que contiene: Objetivo, alcance tipo de requisitos, actividades y procedimientos. El tiempo de desarrollo de las actividades se indica en el cronograma y los responsables de cada actividad se indicarán en la Matriz de responsabilidad 7.1. PLANEACIÓN 7.1.1. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS

Definición Conjunto de Actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

Objetivos

Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación de los documentos de archivo de Metrotel S.A en el contexto administrativo, la normatividad vigente, el ciclo de vida del documento y la las políticas institucionales

ALCANCE

Este proceso aplica a todos los documentos internos que produce Metrotel S.A.

TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO

X X X



DESCRIPCIÓN

Actividades a

desarrollar

Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de la planeación estratégica de la gestión documental: • En cumplimiento de la ley de transparencia y el decreto 103 de 20

de enero de 2015. Identificación, elaboración y publicación en página Web institucional. de los registros de activos de información; el índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación de información

• Se revisarán formatos y registros utilizados en la gestion documental para incluirlos en el SGC.

Procedimientos

• Se revisará el procedimiento de “Políticas de Seguridad Informática para ajustarlo a la ley 1712 de transparencia 1712; artículo 17 y el decreto 0103 acerca de la gestion de la información pública clasificada.

Programas

• No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico.

7.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS Definición

Realizar un conjunto de actividades y de instrumentos archivísticos encaminados a planear estratégicamente la gestion documental de Metrotel S.A.

Objetivos

Formular y diseñar acciones que reflejen la planeación estratégica de la gestión documental con un enfoque sistémico que requiera la implementación de los planes y programas propuestos en el PINAR”-AGN-

ALCANCE Este proceso de inicia con la formulación y aprobación de documentos estratégicos y termina la implementación, cumplimiento y seguimiento de los mismos.


X X X X

DESCRIPCIÓN

Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de la planeación estratégica de la gestión documental:



Actividades a desarrollar

• Elaborar, revisar, aprobar y publicar en página WEB institucional y divulgación interna el Plan institucional de Archivos – PINAR.

• Elaborar, revisar, aprobar y publicar en página WEB institucional el Programa de Gestión Documental –PGD- demás realizar su divulgación interna.

• Revisar mapa de riesgos para el subproceso de gestión documental según directrices del SGC. Para aportar cambios al mapa de riesgos que tiene elaborado el SGC.

• Elaborar e implementar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de la Gestion documental, debidamente documentado.

Procedimientos

• Se diseñará un procedimiento de “Políticas de la gestión documental” con la aprobación de la oficina de Calidad y de tecnologías; y divulgación interna del mismo.

Programas Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos 7.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS Definición

“Actividades destinadas al análisis de como se crean y se producen de los documentos en METROTEL S.A. Incluye también el estudio de forma ingreso, formato y estructura, y finalidad de los documentos que son parte de la gestion Documental de la entidad.

Objetivos

Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la producción de los documentos de archivo de Metrotel S.A en el contexto administrativo, la normatividad vigente, el ciclo de vida del documento y la las políticas institucionales

ALCANCE

Este proceso aplica desde el momento en que los documentos son elaborados hasta cuando son ingresados al sistema de gestión documental GD.


X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de producción documental: • Creación de nuevos formatos • Aplicación de la tecnología para cambiar de formato análogo a

formato digital. • Utilización de la intranet para ubicar formatos diseñados en la

producción documental,



• Generar políticas y acciones de reducción del papel en la elaboración de documentos

Procedimientos • Se elaborará procedimiento de producción documental Programas • Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos

7.3. GESTIÓN Y TRÁMITE

OBJETIVOS

Definición “Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.” AGN�

Objetivos

Realizar un conjunto de actividades que permitan normalizar y controlar la recepción, clasificación, radicación, registro, distribución, trámite y despacho de los documentos generados y recibidos productos de la gestion documental en la entidad.

ALCANCE

Se inicia desde el ingresos y registro y documentos hasta que los documentos son tramitados y generada sus respuestas los usuarios.


X X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de gestión y trámite: • Cambiar de sitio la unidad de correspondencia; bajándola al primer

piso, para facilitar la atención a los usuarios- • Utilización de los recursos tecnológicos con que se cuenta el

software Laserfiche, que está siendo subutilizado, complementándolo con la aplicación de Workflow, para direccionar los documentos recepcionado directamente a las oficinas en formato digital.

• Establecer tablas de control de acceso a la información

Procedimientos

• Se realizarán los procedimientos de recibo y despacho de documentos, basados en los procesos manuales que se efectúan en la actualidad, para ser modificado posteriormente; -cuando se haya implementado la unidad de correspondencia- por un proceso en el que se incorporará la tecnología.

Programas Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos



7.4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVOS

Definición “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.” AGN�

Objetivos

Realizar un conjunto de actividades que permitan identificar, clasificar, ordenar y describir los documentos que custodia METROTEL S.A en las etapas de ciclo de vida del documento.

ALCANCE

Comprende las actividades de identificación, normalización y organización ( clasificación, ordenación y descripción) efectuadas en los archivos de Gestión y central de METROTEL S.A


X X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de organización de archivos: • Realizar capacitación sobre Gestion documental, con énfasis en

organización de archivos basados en la TRD. • Organizar los archivos de gestión aplicando las TRD aprobadas

por el comité de archivo interno. • Depuración del Archivo eliminando series documentales que han

perdido vigencia según la TRD. • Actualización de las TRD cuando se requiera. • Reorganización de los expedientes de contratos custodiados en el

archivo de Jurídica. Esta acción requiere la adquisición previa de archivadores rodantes.

• Digitalización de expedientes laborales ubicados en los archivos de gestión Humana-

• Publicar en pagina web institucional los instrumentos archivísticos elaborados

Procedimientos

• Revisar el procedimiento de organización de archivos basados en las TRD y acompañarlo de un instructivo.

Programas • No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico



7.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

OBJETIVOS

Definición “El traspaso o remisión de documentación de una etapa del ciclo de vida a otro”. AGN�

Objetivos

Realizar acciones orientadas al traslado o remisión de la documentación de los archivos de gestión de Metrotel S.-A al central de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental.

ALCANCE Se inicia con la preparación y organización de la documentación a transferir en los archivos de gestión y finaliza cuando la documentación es recepcionada, revisada y archivad en el Archivo Central de METROTEL S.A


X X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de transferencias documentales: • Realizar transferencias documentales primarias según TRD.

Procedimientos

• Normalizar el proceso de transferencias documentales con la elaboración del procedimiento respectivo.


7.6. DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

OBJETIVOS

Definición “Se denomina disposición final de los documentos a la selección que de estos se haga en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación (temporal o permanente) o a su eliminación según lo dispuesto en las Tabla de Retención Documental” (TRD) �

Objetivos

Realizar acciones orientadas a determinar la disposición final de los documentos cuando se apliquen las TRD en METROTEL S.A.



ALCANCE

Este procedimiento comprende desde la selección de los documentos según la valoración establecida de TRD aplicando técnicas de muestreo hasta la elección de la técnica establecida en la disposición final.


X X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de disposición final : • Aplicar las TRD con la documentación en soporte físico que

reposa en Archivo central con la finalidad de aplicar conservación (temporal o permanente) o a su eliminación según lo dispuesto en las Tabla de Retención Documental” (TRD)

Procedimientos

• Normalizar el proceso de eliminación de documentos. • Diseñar formato de actas de eliminación de documentos


7.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

OBJETIVOS

Definición “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registros y almacenamiento” AGN

Objetivos

Aplicar durante la gestion documental de METROTEL S.A acciones que garanticen la preservación en el tiempo de documentos en sus distintos soportes.



ALCANCE

Este procedimiento comprende acciones que aplique técnicas de preservación y conservación de soportes análogos y digitales-


X X X X

DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de preservación a largo plazo : Elabora la política de preservación a largo plazo, en año 2016. Establecer un plan de conservación y preservación para soportes análogos en el año 2016

Procedimientos

• Para el año 2016 se diseñaran los procedimientos de” conservación documental” y preservación digital a largo plazo


7.8. VALORACIÓN

OBJETIVOS

Definición “Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final( eliminación o conservación temporal o definitiva)” AGN

Objetivos

Realizar las acciones técnicas que permitan realizar establecer los valores primarios y secundarios de la documentación de METROTEL S.A a fin de determinar su disposición final.

ALCANCE

Se inicia con la planificación de los documentos de archivo hasta cuando se determina su destino final.


X X X X



DESCRIPCIÓN


Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de valoración documental : Establecer lineamientos para la valoración documental, en año 2016.

Procedimientos

• Para el año 2016 se diseñará los procedimiento de” valoración documental”




8.FASES DE IMPLEMENTACION DEL P.G.D El programa de gestión documental de METROTEL S.A está articulado con el PINAR-Plan institucional de Archivos, el cual ha establecido metas a corto, mediano y largo alcance. Con la realización de estos instrumentos archivísticos se v a conseguir la armonización con el SGC, ya que hasta el momento el subproceso de gestiÓn documental se encuentra por fuera del sistema de Calidad. Al igual se articulará, a corto y mediano y largo plazo la política de cero, con la oficina de sistemas con el propósito de sustituir el soporte papel por soporte digital hasta llegar a la digitalización certificada. 8.1 LAS FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD SON: 8.1.1.PLANEACIÓN; que comprende: • Diagnóstico • Gestion de proyecto • Definición de estrategias • Documentación 8.1.2. IMPLEMENTACION, que comprende: • Despliegue producción • Capacitación • Comunicación • Control de la operación 8.1.3. OPTIMIZACIÓN, que comprende. • Mantenimiento • Seguimiento • Evaluación • Mejoras



9. ANEXOS

ANEXO No 9.1 DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

DIAGÓSTICO DE ARCHIVOS

Barranquilla, enero de 2015



1. INTRODUCCIÓN a gestión documental es la responsable de un control eficaz y sistémico, de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la

información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. Entonces, la gestión documental es una actividad que tiene repercusión desde el surgimiento del documento, es parte de la actividad administrativa, en la que se recepciona, utiliza y conserva, con el fin de que sea evidencia de la realidad y podría llegar a convertirse en documento histórico. A través de las fases del ciclo de vida se garantiza la mayor eficiencia y eficacia del trabajo, que se traduce en organización, agilidad, rentabilidad. Es por ello que se requiere del estudio constante del Sistema de Gestión Documental, o algunos de sus procesos, para conocer en una institución, empresa u organismo, el estado en que se encuentra y así constatar la realidad y poder desarrollar programas que mejoren la situación. Esto se aborda a través de los diagnósticos.

L

El Diagnóstico aplicado en la Empresa METROTEL S.A con énfasis en la situación archivistica se realizó a partir del análisis del ciclo de vida de los documentos, la estructura documental, los procesos archivísticos que desarrolla la empresa como reflejo de su objeto misional. Este diagnóstico se realiza para que METROTEL S. A pueda diseñar un Plan institucional de Archivos –PINAR- que oriente los planes, programas y proyectos a corto y mediano plazo que permitan desarrollar la función archivistica en la entidad a partir del año 2015 y se pueda implementar, para el mismo periodo, un Programa de Gestion documental -PGD con líneas concreta de solución a los problemas y falencias encontradas en la Gestion documental.



2. METODOLOGÍA. En METROTEL S.A, para recabar información del diagnóstico documental se utilizaron las siguientes técnicas e instrumentos para recoger la información: 2.1 Las entrevistas: con personal involucrado en la gestion documental y con procesos

afines, para validar información sobre los procesos archivísticos realizados en la entidad y sobre todo, para obtener nuevos conocimientos acerca del funcionamiento efectivo, de la cultura de la organización, de los circuitos de información, de las relaciones no descritas, de la comunicación informal, y de la visión que los propios miembros tienen de la entidad en la que trabajan. Para el efecto se entrevistaron: el coordinador de archivos y todo el personal del archivo central, la coordinadora del Sistema de Gestion de la calidad y el jefe de tecnologías de Metrotel S.A

2.2 Observación directa de los ambientes donde se custodian los documentos de archivo, para ello se revisaron las oficinas administrativas, recepción, unidad de correspondencia, archivo central y deposito de archivos ubicado en el sótano.

2.3 Recopilación de documentos, tales como organigrama- para conocer la estructura organizacional, manuales de funciones del archivo, de procedimientos para identificar la gestión administrativa.

2.4 La aplicación del instrumento: denominado “Auto Evaluación de la función Archivistica” diseñado por el AGN que recoge información integral sobre los fondos archivísticos de una empresa. Este formato está diseñado como una herramienta para la identificación de las características particulares de los archivos de las entidades por medio de una evaluación de carácter cualitativa y cuantitativa, con el ánimo de detectar las fortalezas, oportunidades y debilidades en el marco de la Ley 594 de 2000, para determinar acciones, planes y programas que permitan una adecuada conservación de los archivos. Este instrumento analiza los siguientes ítems: a) Datos generales. b) Información acerca del personal que labora en el Archivo central. c) Comité de archivos. d) Capacitación en archivos del personal del archivo central y unidades administrativas. e) Procesos archivísticos que se realizan en la entidad. f ) Manuales y procedimientos existente de archivos. g) Radicación de documentos y funcionamiento de la unidad de correspondencia. h) Distribución y trámite de los documentos. i) Organización de los documentos: Clasificación, ordenación y descripción de los mismos. j) Existencia de instrumentos archivísticos de la gestión documental.

k) Aspectos de conservación y disposición final de los documentos. l) Formación de los archivos de gestión m) Depósitos de archivos



3. NORMATIVIDAD

Al realizar un repaso general sobre la normatividad existente en materia de regulación para la protección, trámite y retención documental, observamos que existen un gran numero de normas que, lastimosamente se desconocen o se “pierden” en la cotidianeidad de las organizaciones, quizás por desconocimiento; sin embargo, su inaplicabilidad viene acarreando graves problemas para las mismas organizaciones por la consecuente pérdida de información y de recursos para su recuperación. A continuación se relacionan las más destacadas que constituyen un marco legal para Metrotel S.A. dentro de las cuales METROTEL S.A debe establecer sus políticas o directrices respecto al manejo y administración de sus archivos de Gestión y Central . • Constitución Política de Colombia (artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94,

95, 112, 313) • Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79) • Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del

comercio electrónico y de las firmas digitales. • Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. • Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama

Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental • Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. • Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados. • Decreto 4110 de 2006: Por el cual se adoptó la Norma Técnica de Calidad NTCGP

1000:2004, “Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

• Decreto 2609 de 14 de dic de 2012 • Resolución 8934 de febrero 19 de 2014 • Acuerdos y circulares expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la

Nación. • NTC 4095: Descripción Archivística • NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos • NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” . • NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. • NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de

disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas). • NTC 3393: Elaboración documentos comerciales.



4. RESULTADOS 4.1 CONSIDERACIONES GENERALES a) Aspectos relacionados con la gestión documental: METROTEL S.A, aunque cuenta con tablas de retención documental aprobadas por el comité interno de archivo en septiembre de 2014, estas no han sido socializadas por parte de archivo central, ni aplicadas en los archivos de gestión y Central; además aun no han sido enviadas a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo establece la resolución 8934 de 2014. La empresa no cuenta con un Archivo Central estructurado. No posee manuales, normas, políticas y procedimientos en el área archivística; faltan algunos instrumentos archivísticos para la gestión documental y los que se poseen no han sido divulgados a la comunidad a través de la página Web institucional. b) Aspectos relacionados con el acceso a las instalaciones y condiciones locativas de los sitios destinados a los archivos: El acceso a los archivos de gestión está restringido, cuenta con vigilancia, cuentan con un plan de emergencias y prevención de riesgos, hay extintores a lo largo de la compañía, detectores de humos, salidas de emergencia y el sistema eléctrico es bueno. No existen filtraciones de agua o tuberías cerca de los archivos. El área destinada al archivo central Actualmente el Archivo central es aproximadamente 42 metros cuadrados, distribuidos así. Unidad de correspondencias 4 metros cuadrados; archivo central 6 metros cuadrados y depósito de archivos 32 metros cuadrados. Esta área no es suficiente para almacenar y custodiar la documentación que produce Metrotel S.A en razón a sus actividades diarias. El archivo de Jurídica no cuenta con los muebles de archivos adecuados para la custodia y almacenamiento de los documentos. c) Aspectos relacionados con el presupuesto destinado a la gestión documental El archivo Central cuenta con respecto al apoyo de la gerencia administrativa- financiera de METROTEL S.A, recibe como asignación presupuestal lo básico para desarrollar adecuadamente las funciones operativas, por ejemplo: adquisición de materiales y equipos. El rubro de capacitación se maneja en una bolsa común para todos los funcionarios de la entidad. El archivo para el año 2015 presupuesto de 700.000.000 sin embargo 300.000.000 de estos son destinados para mensajería externa d) Aspectos relacionados con el personal que trabaja en el archivo Actualmente en METROTEL S.A hay 9 personas asignadas al área de Archivo, un Asistente de archivo, 6 auxiliares de archivo y 2 mensajeros. No hay unos perfiles establecidos para cada uno de ellos. No han recibido capacitación en gestion documental. El perfil profesional del personal del archivo es muy bajo, solo dos son auxiliares de archivo, los 7 restantes solo han finalizado el bachillerato.



e) Aspectos relacionados con la tecnología utilizada en la gestión documental Actualmente, las dependencias cuentan con equipos de cómputos para sus actividades rutinarias y se destina un espacio para llevar datos de archivo. Además, hay otros equipos en buenas condiciones para el funcionamiento administrativo. METROTEL S.A cuenta con una infraestructura tecnológica acorde a los requerimientos, pudiéndose con esta avanzar en proyectos tecnológicos para mejorar la gestion de los activos de información de la compañía. En el archivo se cuenta con 3 software para el manejo de información, Domino Doc, Laser Fiche y Telco. f) Aspectos relacionados con el acceso a la información: Con la finalidad de divulgar sus funciones, competencias y responsabilidades, así como las del comité de archivos de la Empresa, la Ley General de Archivos y toda información que se considere de interés formativo institucional, METROTEL S.A cuenta con carteleras electrónicas, intranet, Web. Suficientes para divulgar cualquier tipo de información a sus clientes internos y externos. El término usuario se circunscribe a aquellos funcionarios de la empresa que producen, tramitan o consultan documentos siendo la propia unidad administrativa la responsable de la integridad del documento. En cuanto a la documentación digitalizada están establecidos los permisos o niveles de acceso de cada usuario. 4.2 .POLÍTICAS Y DIRECTRICES SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestion documental no está caracterizada en el mapa de procesos de la entidad debido a que no están documentados los procesos archivísticos fundamentales. Se observa que no está normalizada la gestión documental a la luz del concepto moderno de Archivo Total. Son inexistentes los procedimientos de: elaboración de documentos; recibo y despacho de documentos; consulta y préstamo de documentos; transferencias documentales, valoración y eliminación de documento. Las normas, políticas y procedimientos se deben enfocar a los macroprocesos: Entrada, procesamiento técnico y salida de la documentación. Existe la directiva interna 259819 que establece los lineamientos de la directiva presidencial de la estrategia Cero papel. 4.3 .PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión documental en METROTEL S.A, en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:- según articulo 9 del decreto 2609 de 14 de dic de 2012- Planeación, Producción, Gestión y trámite, organización, Transferencias, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, Valoración de documentos. Algunos de los cuales aun no se haya documentados ni implementados.



4.3.1 PLANEACIÓN: Conjunto de Actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Metrotel S.A no efectúa una planeación estratégica archivistica que realice coordinadamente las acciones y fortalecimiento de los procesos archivísticos a nivel institucional. No cuenta con un planeamiento estratégico de la gestion documental que establezca planes y programas a corto, mediano y largo plazo que permitan desarrollar la función archivistica. No han sido creados aun: EL PINAR, el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos; los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales; los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad y Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas. Aunque si se cuenta en la gestión documental con: TRD; Cuadro de clasificación e inventarios documentales, estos aun no han sido publicados en la Pagina web de la entidad para seguir los lineamientos de programa de Gobierno en Línea. 4.3.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: se refiere a la documentación que cada oficina elabora en cumplimiento de sus funciones y procesos y se decide la elaboración de un documento, eligiendo el medio de realización, el registro y el soporte en que lo requiera (papel, magnético, electrónico u otro). La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de acuerdo con el desarrollo de las funciones propias de cada área. Existen documentos y formatos comunes utilizados en la administración (Actas, informes, comunicaciones, entre otras. METROTEL S.A no cuenta un procedimiento establecido que estandarice la producción documental y que les permita manejarla diplomática que consolide una imagen corporativa con la documentación generada por la entidad. A la producción documental en formato electrónico se le debe aplicar la norma ISO 15489 Conformación de los archivos de gestión y asignar responsabilidad a cada uno de los jefes de las Áreas administrativas y de Proceso. 4.3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Recepción de documentos: La empresa cuenta con archivos descentralizados con control central, además tienen una unidad de correspondencia en la cual se centraliza el recibo y despacho de documentos. El proceso de radicación que se lleva a cabo, es manual mediante reloj radicador y numeradores manuales, manejan



base de datos en una hoja de calculo en Excel donde registran los documentos que reciben y envían. No realizan ningún tipo de seguimiento que les permita identificar si se le da respuesta a tiempo de la correspondencia recibida. El medio de recepción de documentos es el tradicional por correo normal, a través de la página web se reciben las peticiones y quejas, entregas personalizadas, fax. Este procedimiento está regulado por un instructivo diseñado por el SGI. El recibo de documentos por diferentes vías y medios: Personal, mensajería, correo tradicional, fax y correo electrónico. No existe un documento que regule: • Criterios para la producción de copias que se debe producir por cada documento. • Directrices sobre el uso del papel y la tinta. • Control del ingreso, tramitación y salida de los documentos. • Control de firmas autorizadas.

Radicación de documentos En el proceso controlar los documentos ingresen o

sean despachados mediante un numero de radicado., Se les asignan a los documentos un número consecutivo de radicación. Al manejar el proceso de radiación manual esto no permite que se imprima un rotulo de radicación, aunque tienen un software llamado DOMINO DOC. que está siendo subutilizado, No hay verificación de folios en el momento de recibir los documentos. Se arman los consecutivos de correspondencia. No se establecen controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. No hay trazabilidad en el trámite.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario. La empresa tiene definido como medio para el envío de documentos, la mensajería externa o mensajeros internos pagados por METROTEL S.A dependiendo de para donde vaya la documentación. No manejan un control que muestre los requisitos que debe cumplir los documentos para poder ser enviado. No se realiza un control de la correspondencia que permita identificar si el funcionario que firma la carta esté autorizado para firmar. Se lleva a cabo un control de guías o pruebas de acuse de recibo.

Trámite de Documentos; Curso del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función archivistica. Solo existe control de entrega de documentos a las dependencias en el caso de las facturas, para otro tipo de documentos este control no se lleva. No hay un control que permita evidenciar la trazabilidad de los trámites de los documentos e identificar si se están dando las respuestas a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

Consulta de Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin

de conocer la información que contienen. METROTEL S.A no cuenta con un procedimiento de consulta y préstamo de documentos que explique los requisitos y el proceso para la consulta de documentos.



4.3.4. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Clasificación. Metrotel S.A aplica el principio de procedencia en la organización documental en todos los niveles. Cuenta con un instructivo para la organización de archivos de gestión basados en las TRD que no ha sido aplicado. El archivo de METROTEL S.A es centralizado, pero cuenta con tres (3) archivos descentralizados con control Jurídica; Gestión Humana y Compras, y un depósito de archivo ubicado en el sótano, además de contar un servicio terciarizado de almacenamiento de documentos en custodia, realizado por una empresa mediante “outsourcing”. Metrotel cuenta con 126 series documentales de conservación total la gran mayoría de estas son electrónicas lo que implica que se debe crear un modelo de requisitos para la gestión de documento electrónico de archivo. En METROTEL S.A no existen fondos acumulados.

Ordenación Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. METROTEL S.A no cuenta con un instructivo o manual que permita indicar que se debe tener en cuenta para la apertura de expedientes .En ordenación de documentos aplican los siguientes sistemas de ordenación: Ordinal, cronológico, numérico, alfabético en los distintos archivos e gestion según las necesidades de manejo de la documentación en cada una de las unidades administrativas. En ocasiones realizan foliación pero esta actividad no se aplica a toda la documentación, solo en casos especiales cuando algún funcionario lo requiere. En la oficina de jurídica se requiere un proceso de clasificación, ordenación y descripción de los contratos y convenios

Descripción Documental Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la consulta. En METROTEL S.A tiene elaborados inventarios que están actualizados en una base de datos que administra el archivo central. No hay formatos ni otros instrumentos de descripción estandarizados.

4.3.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo. Se están llevando a cabo transferencias primarias pero este proceso no tiene un procedimiento establecido, la oficina de archivo no tiene un cronograma de trasferencias. Al realizar las transferencias documentales el personal de oficina no realiza remoción de elementos metálicos de los documentos a transferir, ni diligencia de inventario o planilla identificado lo que se esta transfiriendo, No realiza tampoco depuración de copias ni elemento s ajenos a los expedientes o unidades documentales.



4.3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o, a su eliminación., de acuerdo a lo establecido en las tablas de retencion documental. La disposición de los documentos está reflejada y establecida en las TRD. En las TRD se establece que se deben realizar copias de seguridad para las series electrónicas y digitalizadas, y esto no se ha cumplido- 4.3.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. METROTEL S.A no cuenta con un procedimiento que documente este proceso. Se debe tener en cuenta deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la ley 1273 de 2009 y la ley 1581 de 2012. 4.3.8. VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primario y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final. METROTEL S.A no cuenta con un procedimiento que documente este proceso .



5-.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

La gestión documental en METRTEL S.A debe verse desde la creación del documento y todos los integrantes del departamento, o unidad organizativa, están implicados; directivos, secretarias, porque en todos los dependencias se manejan documentos, tanto en formato tradicional como electrónico, y dichos documentos son los que evidencian la realidad, dan prueba de lo hecho, y pueden llegan a tener determinados valores permanentes en el tiempo. Por tanto, el archivista debe intervenir desde el propio surgimiento de los documentos, su labor deberá tenerse en cuenta por los responsables de las entidades. Con una adecuada gestión documental se mantiene un buen dominio del sistema para la toma de decisiones, se protegerán y preservarán los documentos permitiendo a METROTEL S.A trabajar de forma ordenada, lo cual redundará en la mejor eficiencia y eficacia del trabajo. Es necesario el funcionamiento del subsistema de archivos y poseer y aplicar, todas las herramientas de la gestión documental: las funcionales, las normativas y las operativas. La elaboración del presente diagnóstico relacionado con la Gestión Documental ha sido necesario porque así se puede constatar sistemáticamente cuáles son los problemas existentes y se visualizan los elementos que deben tenerse en cuenta para la implementación y/o revisión del Sistema de Gestión Documental que impere. Para nada serviría estar ajeno a la situación. Si no se tiene en cuenta la sinergia de los sistemas de archivos, no se logrará conservar la documentación de valor permanente que satisfaga las demandas de los usuarios y la posibilidad del surgimiento de un nuevo conocimiento. Los archivos hay que verlos también como lo que son; sistemas de información al igual que las bibliotecas, los centros de documentación, los museos, los cuales adquieren, registran, analizan, almacenan, recuperan y difunden, en sentido general, la información. Sin la capacitación del recurso humano, aplicación de las leyes y un control sistemático de la gestión documental y de archivos, será imposible establecer un verdadero sistema de gestión documental. Resumiendo las unidades administrativas y operacionales de METROTEL S.A deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Se pueden establecer en términos generales, como recomendaciones para subsanar las falencias y debilidades encontradas en la gestión documental:



• Organizar los archivos de gestion basados en las TRD.

• Realizar y aplicar los instrumentos archivísticos que aun no han sido incorporados

a la gestión documental de METROTEL S.A. • Documentar los procesos archivísticos para que sean incluidos en el sistema de

gestion de la calidad de la entidad; y poder así normalizar los procesos archivísticos.

• Elaborar un plan de capacitación sobre normatividad archivistica y gestion documental, tanto interna como externa, que incluya al personal del área de Archivos como a las secretarias y funcionarias que trabajan y custodian los archivos de gestion.

• Definir perfiles ocupacionales y profesionales para el personal del Área de Archivos.

• Ampliar la base tecnológica utilizada en el archivo; incrementando otras series

documentales que puedan ser digitalizadas Tales como expedientes de usuarios.

• Establecer instrumentos de control a la gestion documental, que permitan establecer la trazabilidad y evaluación de los procesos, tales como: registros de control, e indicadores de gestión.

• Para disminuir el impacto dela producción documental implementar el Programa de

cero papel en sus dos primeras fases. • Se deben incluir nuevos factores de riesgos identificados en este diagnóstico, en el

mapa de riesgos de la gestión documental. He aquí la propuesta



PROPUESTA DE FACTORES DE RIESGOS IDENTIFICADOS QUE DEBEN SER INCLUIDOS EN EL MAPA DE RIESGOS DE METROTEL S.A

En el mapa de procesos existen estos tres riesgos incluidos en el proceso de gestión documental

ITEM TIPO

DE RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCIÓN

1 Operativo Utilización de registros y formatos obsoletos

Utilización de registros obsoletos

2 Operativo Inoportunidad en la actualización de procedimientos, instructivos y políticas.

No realizar de manera oportuna la actualización

3 Operativo Perdida de documentos y registros Posibilidad de que los documentos, bienes y/o información a cargo de METROTEL S.A se extravíen o sean destruidos total o parcialmente

En elaboración de PINAR se identificaron además los siguientes riesgos que inciden en la gestión documental y que no están incluidos en mapa de riesgos de METROTEL S.A

ITEM TIPO DE

RIESGO NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCIÓN

1

Operativo

Uso indebido de la información

Posibilidad de que se acceda, manipule y/o divulgue sin autorización la información privilegiada o de reserva que se origine, suministre o custodie en METROTEL S.A

2

Operativo

Capacitación deficiente e insuficiente

Posibilidad de que la capacitación dada al personal de METROTEL S.A no cumpla parcial o totalmente con las expectativas y necesidades de cada una de las áreas para la gestión de documental

3

Natural

Afectación del desarrollo de actividades de METROTEL S.A por la ocurrencia de fenómenos naturales

Posibilidad de que se presenten fenómenos naturales tales como terremotos, sismos, avalanchas, inundaciones etc., que puedan afectar la conservación de los documentos custodiados en el depósito de archivos (sótano).

4

Operativo

Deficiencia en los insumos de información del proceso

Dificultad para obtener o acceder a la información necesaria, suficiente y apropiada requerida para desarrollar las actividades de los procedimientos



ITEM TIPO DE RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCIÓN

5 Operativo Deficiencia o ausencia de los recursos logísticos físico (excepto hardware y software

Dificultades para desarrollar los procesos de Metrotel SA ante la posibilidad de no contar con los recursos logísticos físicos necesarios y/o de baja calidad, tales como: escáneres, mobiliarios, equipos de transporte, elementos de seguridad industrial, herramientas, entre otros.

6

Operativo

Falta de compromiso por parte del personal de otros procesos para participar en las actividades programadas

Ausentismo y desinterés durante la realización de actividades que se programen con otros procesos

7

Tecnológico

Deficiencias y/o ausencias en el hardware y/o en el software

Posibilidad de que se presenten ausencias y/o fallas en el hardware y/o en el software que destina METROTEL S.A para el desarrollo de sus operaciones

8

Tecnológico

Fallas en las telecomunicaciones y/o en el fluido eléctrico

Posibilidad de que se presenten fallas en las telecomunicaciones (internet, redes, intranet, servicio telefónico) o en el fluido eléctrico de METROTEL S.A utilizadas para el desarrollo de sus operaciones

9

Corrupción

Falta a la ética y valores

Posibilidad de que actos mal intencionados de los funcionarios afecten el normal desarrollo de los procedimientos

10

Operativo

Deficiencias en la información de salida del procedimiento

Posibilidad de que la información suministrada a los demás procesos y/o a los clientes internos y externos no cuente con los atributos de confidencialidad, integridad, disponibilidad, efectividad, eficiencia y confiabilidad establecidos por METROTEL S

11

Ocupacional

Afectación por exposición a agentes biológicos

Posibilidad de que se afecte la salud humana por exposición a agentes biológicos (microrganismos, bacterias, hongos, virus, ácaros, entre otros) en los lugares y condiciones de trabajo o donde se realicen los procedimientos

Ocupacional

Afectación a la integridad física

Posibilidad de que la realización de actividades monótonos, repetitivas, de fuerza extrema y/o inseguras afecten la salud física del funcionario.

12

13

Legal

Vencimiento de términos

Posibilidad de incumplimiento de los términos legales (prescripción, caducidad) en las respuestas de los trámites documentales que debe realizar la METROTEL S.A en cumplimiento de sus funciones



ANEXO No 9.2 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-PINAR-

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –PINAR-

Barranquilla, enero de 2015



TABLA DE CONTENIDO Páginas

5. INTRODUCCIÓN. 6. CONTEXTO ESTRATÉGICO. 2.1 MISIÓN. 2.2 VISIÓN. 2.3 VALORES. 2.4. POLÍTICA DE CALIDAD. 2.5. OBJETVOS DE CALIDAD. 3. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DEL PINAR 4. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PINAR 6. OBJETIVOS GENERAL DEL PINAR 6.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 7. MAPA DE RUTA 8. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO 9. GLOSARIO 10. ANEXOS



2. INTRODUCCIÓN Con la expedición del Decreto 2609 de 2012, todas las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos,- y las que están vigiladas por la SIC- como METROTEL S.A, están obligadas, no solamente a la inclusión del componente de Planeación al proceso de Gestión Documental, sino que además deben elaborar un Plan Institucional de Archivos-PINAR- como una herramienta de planificación orientada a mejorar las capacidades institucionales frente a la función archivística, que permita llevar a cabo y dar continuidad a la construcción de un Sistema de Gestión Documental. Tradicionalmente en METROTEL S.A, la gestión documental no se ha tenido en cuenta en la planeación estratégica que realiza la empresa, como consecuencia de ello, se han omitido las acciones conducentes a la planificación del desarrollo de la función archivistica institucional. En este sentido el PINAR se constituye para METROTEL en un plan de acción estratégico en materia documental, que permitirá determinar su incidencia en el presupuesto de la empresa, establecer prioridades de los aspectos críticos de la gestión documenta para determinar las acciones que los solucionen, e implementar proyectos y programas para el periodo 2015 – 2018.



3. CONTEXTO ESTRATÉGICO El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el PINAR de METROTEL S.A es el siguiente:

2.1. MISIÓN Ser reconocidos como la empresa líder en la prestación de servicios integrales de comunicaciones en Barranquilla, su Área Metropolitana y el Departamento del Atlántico con el mejor servicio al cliente, comprometidos con el bienestar y el desarrollo social de la región. Nos conocerán por nuestros logros y desempeño y por ser una empresa que busca adaptarse a las necesidades de sus clientes, a quienes brindaremos nuestra mejor capacidad profesional y personal. Para ello, identificaremos sus necesidades ofreciéndoles soluciones innovadoras que generen valor.

2.2. VISIÓN Prestamos servicios de comunicaciones en forma eficiente, confiable y segura, generando alto grado de satisfacción en nuestros clientes, basados en:

• La atención de las necesidades TIC en el mercado de Barranquilla, su Área Metropolitana y el Departamento del Atlántico.

• El fomento de la competitividad en nuestros clientes empresariales y corporativos.

• La generación permanente de valor hacia nuestros accionistas. • El desarrollo con nuestros aliados de negocio, a través del cumplimiento mutuo

de compromisos y el manejo transparente de información. • Apoyo a iniciativas y planes de RSE • El desempeño de nuestro talento humano, llevándolo a su máximo potencial

mediante la capacitación y actualización continúa del negocio, en un ambiente de innovación, orientación al cliente y trabajo en equipo.

• Ofrecimiento de soporte técnico basado en una plataforma integral e innovadora de comunicaciones.



2.3. VALORES CORPORATIVOS Los valores corporativos son: • Servicio • Calidad • Eficiencia • Honestidad • Entusiasmo • Superación

2.3. POLÍTICA DE CALIDAD Ser Líderes en la prestación de servicios integrales de comunicaciones, Comprometidos en la mejora continua de nuestros servicios, satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes, utilizando para ello tecnología adecuada y el personal competente siempre en busca de la excelencia. Para esto nuestro compromiso es: • Generar rentabilidad • Mantener el liderazgo en los servicios core • Optimizar la operación técnica • Alcanzar con un equipo humano competente el compromiso hacia la excelencia. • Posicionar el NSU de línea e internet como uno de los mejores del mercado. • Lograr eficiencia en la ejecución de costos y gastos. a. OBJETIVOS DE CALIDAD • Generar rentabilidad • Mantener liderazgo en los Servicios core • Optimizar la operación técnica • Alcanzar con un equipo humano competente el compromiso hacia la excelencia. • Posicionar el NSU de líneas e internet como uno de los mejores del mercado. • Lograr eficiencia en la ejecución de costos y gastos.



3. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN En la elaboración del PINAR, se aplicó la metodología establecida por el AGN en el “Manual Formulación del Plan institucional de Archivos. Este documento contempla la articulación con el plan estratégico de Metrotel S.A, con los hallazgos de entes de control, las auditorías internas y aspectos de la gestión documental identificadas en diagnóstico documental. Los pasos metodológicos aplicados son: 3.1 IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. Para ello se aplicó el instrumento de la “autoevaluación de la función archivistica” que permitió la realización de un diagnóstico, que fue complementada con utilización de las siguientes técnicas de recopilación de la información institucional. (Ver Anexo No 01: Diagnóstico de archivos) Las entrevistas: con personal involucrado en la gestion documental y con procesos afines, Observación directa de los archivos, para ello se revisaron las oficinas administrativas, recepción, unidad de correspondencia, archivo central y deposito de archivos ubicado en el sótano. Recopilación de documentos, tales como organigrama- para conocer la estructura organizacional, manuales de funciones del archivo, de procedimientos para identificar la gestión administrativa, 3.2. DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Los aspectos críticos detectados asociados a los riegos son:

ASPECTOS CRITICOS RIESGOS

ESTRATÉGICO. Faltan algunos instrumentos archivísticos exigidos por el marco normativo vigente

tales como PINAR, plan de gestión documental, el modelo de requisito para la gestión de modelo electrónico, banco terminológico de tipos de series y subseries documentales, tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones aplicables a los documentos (decreto 2609 del 14 de diciembre del 2012, articulo 8); pero se cuenta con tablas de retención documental que no han sido aplicadas en los archivos de gestión y central, ni enviadas al ente de control para su aval, cuenta con cuadro de clasificación documental-CCD que establece codificaciones de forma jerárquica.

Deficiencia en la función gerencial de Metrotel en el sentido en que la planeación estratégica no se ha involucrado la gestión documental.



ASPECTOS CRITICOS

RIESGOS

OPERATIVO. No esta normalizada la producción documental lo que se refiere las comunicaciones (cartas, actas, informes, circulares, sobres) que impactan la gestion documental, esto debido a que la gestión documental no esta incluido por calidad en proceso de certificación. Se sugiere adoptar para la elaboración de la guia técnica colombiana sobre organización documental GTC185.

Se encontró inexistencia de procesos de archivo documentados. ESTRATÉGICO. La gestión documental no esta incluido en el mapa de proceso de la gestión documental.

El proceso de recepción, tramite y distribución de comunicaciones que ingresan y salen de Metrotel se realizan en forma manual haciendo poco uso de la tecnología con que cuenta la entidad y disponibles en el mercado.

OPERATIVO. El proceso de recepción, tramite y despacho de comunicaciones se realizan manualmente. TECNOLÓGICO. No uso de tecnologías aplicadas a este proceso.

No existen criterios definidos y unificados de clasificación y ordenación de documentos tanto en el archivo de gestión y en el archivo central que obedece a la ausencia de normalización de este proceso. Los instrumentos de descripción documental no están estandarizados tales como bases de datos unificadas y compartidas.

OPERATIVO. Falta de normalización del proceso de organización de documentos. En especifico las series documentales de Contratos e historias laborales

Transferencias documentales no se encuentran normalizadas.

OPERATIVO. Procesos de transferencias no documentados.

La digitalización documental no esta aplicada a todas las series documentales, se requiere ampliar la digitalización documental que no se han tenido en cuenta tales como historias laborales y contratos.

TECNOLÓGICO No se están optimizando los recursos tecnológicos con los que se cuenta.

No existe un plan documental de preservación a largo plazo que aplique a los documentos electrónicos de archivos y a los documentos digitales independientes a su formato y que garantice la preservación de dichos documentos electrónico. Se digitaliza únicamente la correspondencia y PQR y documentos de clientes, la digitalización no está aplicada otras series vitales

TECNOLÓGICO Y ESTRATÉGICO. Ausencia de planeación en preservación documental.

Bajo nivel de formación y capacitación del personal que labora en el área de archivo.

ESTRATÉGICO. Ausencia de los perfiles para el área de archivo y ausencia de capacitación para los funcionarios de archivo.

No existen políticas de gestión documental.

PLANEACIÓN. No poseen lineamientos claros en la gestión documental.

OCUPACIONAL. Inexistencia de las instalaciones locativas adecuadas para el archivo central y para el depósito de archivo que permita cumplir el acuerdo 049 del 5 de mayo del 2000 condiciones de edificaciones y locales destinados a archivo.

Exposición a condiciones físicas desfavorables posibilidad de que los funcionarios estén expuestos a condiciones de trabajo donde los factores como la luz, ruido, calor lo afecten negativamente 8aplica al deposito de archivo) PLANEACIÓN. Poca proyección al sitio de archivo. OPERATIVO. Pérdida de información por inundación u otros factores de riesgos.



3.3. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES La priorización consiste en determinar de manera objetiva a través de una tabla de evaluación el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representan la función archivistica Los ejes articuladores determinados en el manual del AGN son:

ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS

ACCESO A

LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE

SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y

ARTICULACIÓN

Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información

Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos

Se cuenta con políticas asociadas alas herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, la usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información

La gestion documental se encuentra implementada de acuerdo al modo integrado de planeación y de gestión

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo

Se cuenta con un esquema de metadatos integrado a otros sistemas de información.

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad las cuales permitan buen uso de los documentos.

Se tiene articulada la política de gestion documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.

Se cuenta con procesos de seguimiento evaluación y mejora para la gestión de documentos.

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestion de documento.

Se cuenta con archivos centrales e históricos.

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel internos y con terceros.

Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivistica de la entidad.

Se tiene establecida la política de gestión documental

Se cuenta con esquemas de capacitación y formacion internos para la gestión de documentos articulados con el plan institucional de capacitación.

La conservación, preservación en la normativa, requisitos legales administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a la gestión de documentos.

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivistica.

Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción

y clasificación para sus archivos.

Se cuenta con un sistema integrado de conservación- SIC.

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con os procesos establecidos.

Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales

Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación, preservación de la documentación física y electrónica

Se encuentra estandarizada la administración y gestion de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestion de seguridad de la información y los procesos archivísticos.

Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio

Se documental procesos o actividades de gestión de documentos

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

Se cuenta con procesos de mejora continua.

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso el papel.

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la interacción y participación.

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivistica de la entidad.



3.3. ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES El orden de prioridad de los aspectos críticos y ejes articuladores dió como resultado la siguiente matriz de evaluación:

ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS

ACCESO A

LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE

SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y

ARTICULACIÓN

El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos

Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Linea.GEL.

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

Se cuenta con canales locales y en línea de servicio, atención y orientación al ciudadano.

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico al acceso y los sistemas de información.

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivistica de la entidad.



4. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR Para la formulación de la visión estratégica del PINAR de Metrotel S.A, se tomaron como base Los siguientes aspectos estratégicos: • Racionalización de trámites y regulaciones empresariales. El Departamento

Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación y la Alta Consejería Presidencial para la Gestión Pública y Privada -LEY 1450 DEL 16 DE JUNIO DE 2011 Artículo 52°.

Para el efecto dichas entidades: Identificará barreras de acceso y costos de transacción derivados de regulaciones y trámites transversales o sectoriales de origen administrativo y legal existentes en cualquier nivel de la administración pública. Propondrá a todas las instituciones del Estado las reformas o derogatorias de las normas que refieren a los trámites y regulaciones injustificadas. Para cumplir estas funciones se adoptará el Programa de Racionalización de Regulaciones y Trámites para evaluar, analizar e implementar acciones de mejoras en las regulaciones en todos los niveles de la administración pública y adoptar un marco conceptual que permita calificar los requisitos de entrada a los mercados, los trámites y las regulaciones como barreras de acceso.

• Tecnologías de la información y las comunicaciones. ACCESIBILIDAD A SERVICIOS DE TIC Artículo 55

Las entidades del Estado de los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, en el ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, promoverán el goce efectivo del derecho de acceso a todas las personas a la información y las comunicaciones, dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley a través de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se abstendrán de establecer barreras, prohibiciones y restricciones que impidan dicho acceso.

Con el fin de implementar lo establecido en el presente Plan Nacional de Desarrollo, corresponde a la Comisión de Regulación de Comunicaciones, de conformidad con las normas, establecer parámetros para que éstas, en el ámbito de sus competencias, promuevan el despliegue de los componentes de infraestructura pasiva y de soporte de conformidad con los principios de trato no discriminatorio, promoción de la competencia, eficiencia, garantía de los derechos de los usuarios y



promoción del acceso de las personas que habitan en zonas donde tales servicios no se están prestando, en aras de superar las condiciones de desigualdad, marginalidad y vulnerabilidad.

• Gobierno en línea como estrategia de buen gobierno. Artículo 231.

Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las acciones señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en Línea.

Esta estrategia liderada por el Programa Gobierno en Línea contemplará como acciones prioritarias el cumplimiento de los criterios establecidos al respecto, así como, las acciones para implementar la política de cero papel, estimular el desarrollo de servicios en línea del Gobierno por parte de terceros basados en datos públicos, la ampliación de la oferta de canales aprovechando tecnologías con altos niveles de penetración como telefonía móvil y televisión digital terrestre, la prestación de trámites y servicios en línea y el fomento a la participación y la democracia por medios electrónicos.

• Promoción de la participación ciudadana y el capital social. Artículo 232

El Gobierno Nacional promoverá, mediante mecanismos interinstitucionales, una Agenda Nacional de Participación Ciudadana. Dicha Agenda, abordará líneas de acción que permitan a) fortalecer el Sistema Nacional de Planeación, b) apoyar experiencias de planeación y presupuesto participativa, c) adecuar la oferta Institucional de mecanismos, canales e instancias de participación ciudadana, d) fortalecer expresiones asociativas de la sociedad civil, d) implementar estrategias para el desarrollo de la cultura ciudadana y, e) desarrollar un sistema de información y gestión del conocimiento sobre temas afines.

Para el desarrollo de estas acciones, el Gobierno convocará el concurso de la cooperación internacional y la empresa privada. Adicionalmente, adelantará debates amplios a nivel nacional y local sobre dichos temas con la concurrencia de la ciudadanía y sus formas organizativas, y promoverá los desarrollos y ajustes normativos a que haya lugar.

• Racionalización de trámites y procedimientos al interior de las entidades públicas y

privadas que prestan servicios públicos. Artículo 233.

Los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Territorial, procederán a identificar, racionalizar y simplificar los procesos, procedimientos, trámites y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las organizaciones.



Para el efecto las entidades y organismos deberán utilizar tecnologías de información y comunicaciones e identificar que procesos se pueden adelantar a través de mecanismos de servicios compartidos entre entidades, que logren economías de escala y sinergia en aspectos como la tecnología, la contratación, el archivo y las compras, entre otros. En el corto plazo los organismos y entidades deben prestar sus servicios a través de medios electrónicos, que permitan la reducción en la utilización de papel.

• Servicio al ciudadano. Artículo 235.

Con el objeto de mejorar la oportunidad, accesibilidad y eficacia de los servicios que provee la Administración Pública al ciudadano, las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos conformarán equipos de trabajo de servidores calificados y certificados para la atención a la ciudadanía, proveerán la infraestructura adecuada y suficiente para garantizar una interacción oportuna y de calidad con los ciudadanos y racionalizarán y optimizarán los procedimientos de atención en los diferentes canales de servicio, así como

• Los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto utilizados

en la metodología aplicada y explicada en el item anterior A partir de lo anterior se fija lo siguiente como visión estratégica del PINAR: METROTEL S.A en el diseño de su planeación estratégica, durante el periodo de 2015-2018, garantizará mediante la consecución de recursos técnicos, financieros y administrativos para la Gestion Documental de la entidad; que permitan la ejecución de Programas, planes y actividades encaminadas a la modernización de la administración documental de la empresa contenidos en la hoja de ruta del presente documento, el fortalecimiento del talento humano del archivo y la utilización de nuevas tecnologías de la información y telecomunicaciones para la atención, tramite y gestión en ambientes electrónicos de la información; que permitan la toma de decisiones acertada oportunas, y eficientes; la prestación de servicios de alta calidad y la construcción de la memoria institucional y el patrimonio documental de la empresa.



5. IMPORTANCIA DEL PINAR El Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR es un instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la empresa. Asume gran importancia como soporte a la planeación estratégica de la función archivística al más alto nivel jerárquico de la entidad y permite correlacionar los aspectos administrativos, tecnológicos, técnicos, normativos, de seguimiento y control de los planes y proyectos en los cuales se incorporan objetivos, estrategias y actividades. METROTEL S.A a través de la implementación del PINAR obtendrá beneficios como: • Identificar las necesidades de información de la Entidad en todos sus niveles, con el

propósito de viabilizar su atención, satisfacción y superación sistematizada. (Aplicación de formato de autoevaluación de la Función archivistica)

• Establecer en tiempo y espacio los objetivos y metas a desarrollar en una vigencia

2015-2018 para atender y ejecutar las competencias archivísticas de la empresa. • Planear coordinadamente las acciones de mejora y fortalecimiento del desarrollo de

la función archivística a nivel empresarial, normalizando la gestión documental de METROTEL S.A a la luz del concepto moderno de Archivo Total con el propósito de garantizar la organización y conformación de los archivos en sus diferentes fases: activa, semiactiva e inactiva (Gestión, Central).

• Racionalizar los recursos económicos, físicos y humanos orientados por

METROTEL S.A para la conservación, utilización y difusión de los archivos en concordancia con el Plan Estratégico Institucional.

• Coadyuvar al mejoramiento institucional a través de la organización archivística y la

administración documental, estableciendo niveles adecuados de eficiencia administrativa y rendimiento corporativo.

• Articular la gestión documental, en todos los niveles en donde se realice la función

archivistica coordinando, gestionando y liderando los planes, programas y proyectos propuestos.



6. OBJETIVO GENERAL DEL PINAR Formular el Plan Institucional de Archivos –PINAR- para la METROTEL S.A como resultado de un proceso corporativo, a través de articulación y coordinación permanente entre la alta dirección y los responsables de las áreas de Archivo, Tecnología, Planeación, Sistema de gestion de la calidad y los productores de la información, vinculando las estrategias establecidas en las metas a corto, mediano y largo plazo, así como los proyectos que permitan fortalecer y desarrollar la función archivística a nivel empresarial. 6.1 OBJETIVOS ESPECÍFICO DEL PINAR Los objetivos establecidos para cumplir con la visión estratégica del PINAR son: 1. Identificación de necesidades; fortalezas y falencias en la gestión documental de

METROTEL S.A.

2. Organizar archivos de Gestión y Archivo central basados en las Tablas de retención documental-

3. Elaboración de instrumentos archivísticos según decreto 2609 de 2012: PINAR;

PGD; modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos; Bancos terminológicos de tipos; series y subseries documentales; Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso de seguridad aplicables a los documentos.

4. Normalizar los procesos archivísticos de: Producción documental; Gestión y trámite;

transferencias documentales; eliminación de documentos; y consulta y préstamo de documentos.

5. Capacitar en gestión documental a funcionarios del archivo Central; y a funcionarios

y secretarias responsables de los archivos de gestión.

6. Establecer programas específicos para los archivos de gestión de Jurídica y Talento Humano: Archivos de contratos, (ubicados en Jurídica) y Archivos de Historias Laborales, (ubicados en Talento Humano)

7. Determinar las políticas de gestión documental en METROTEL. S.A, además de

determinar los perfiles de los funcionarios que trabajan en la unidad de



correspondencia y el archivo central; y elaborar mapa de riegos de la gestión documental.

8. Articular La GD con el SGD; incluyendo el subproceso de Gestión Documental –

GD-, en el mapa de Procesos del SGC de la empresa; y por consiguiente realizando la caracterización del subproceso; de los flujos documentales y la descripción de las funciones del archivo central.

9. Mejorar la infraestructura de la unidad de correspondencia, del Archivo central y del

archivo inactivo.

10. Fortalecer la aplicación de las tecnologías información y las comunicaciones en METROTEL S.A, mediante la ampliación de la digitalización de otras series documentales, distintas a correspondencia y expedientes de clientes y de la implementación de la Política de cero papel que conducirá a implementación del Sistema de gestion electrónica de documentos-SGDE



7. MAPA DE RUTA Los planes establecidos para desarrollar el PINAR, en METROTEL S.A, para el periodo 2015 -2018 son:

Corto plazo

(1 año)

Mediano plazo

(2 años)

Largo plazo

(1 año)

OBJETIVOS

PROYECTOS ESTRATEGIAS

Y PLANES ASOCIADOS Año 2015

Año 2016

Año 2017

Año 2018

Identificación de necesidades; fortalezas y falencias en la gestión documental

Elaboración de un diagnóstico documental

Organizar archivos de gestión y Archivo central basados en las TRD

Aplicación de las Tablas de retención documental-TRD-, en Archivos de Gestión y el Archivo central

Elaboración de PINAR y PGD Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Elaboración de instrumentos archivísticos según decreto 2609 de 2012: Bancos terminológicos de tipos; series y

subseries documentales Tablas de control de acceso

Elaboración de proceso de producción documental.

Elaboración de gestion y trámite de doc. Elaboración de procedimiento de consulta y préstamo de documentos

Normalizar los procesos archivísticos del PGD

Elaboración de procedimiento de transferencias documentales

Capacitar en gestión documental a funcionarios de Metrotel S.A

Plan de capacitación en gestion documental

Organizar archivos de gestion de Jurídica Digitalizar la serie Contratos del archivo de Jurídica

Organizar la serie historias laborales del Archivo de talento humano

Establecer programas específicos para los archivos de gestión de Jurídica y Talento Humano

Digitalizar la serie Historias laborales del archivo de Talento humano

Determinar las políticas de gestión documental en METROTEL. S.A, además de determinar los perfiles de los funcionarios que trabajan en Archivo central

Elaboración de procedimiento de Políticas de gestión documental Elaboración de perfiles. Personales, ocupacionales y profesionales del personal de Archivo central

Articular la gestión documental con el SGD.

Elaboración la caracterización del subproceso de Gestion documental Elaboración de Flujos documentales

Mejorar la infraestructura de la unidad de correspondencia, del Archivo central y del archivo inactivo.

Readecuación de espacio locativo de la unidad de correspondencia, archivo central y Archivo inactivo

Fortalecer la aplicación de las tecnologías información y las comunicaciones en METROTEL S.A,

Implementación del Proyecto: “Utilización de cero papel que conducirá al Sistema de gestion electrónica de documentos-SGDE”



8. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

MEDICIÓN

TRIMESTRAL

OBSERVACIONES

PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

INDICADORES

META TRIMESTRAL

EN % AÑO 2015 1 2 3 4

Aplicación de las Tablas de retención documental-TRD-, en Archivos de Gestión y el Archivo central

Cronograma de

aplicación

100%

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Para elaborar en

el año 2016

Bancos terminológicos de tipos; series y subseries documentales Tablas de control de acceso

Para elaborar en

el año 2016

Elaboración de procedimiento de producción documental.

Elaboración de procedimiento de gestion y trámite de doc.

Elaboración de procedimiento de procedimiento de consulta y préstamo de documentos

Elaboración de procedimiento de transferencias documentales

Según cronograma de elaboración de procedimientos.

100%

Plan de capacitación en gestion documental

Según cronograma establecido

Organizar archivos de gestion de Jurídica


Digitalizar la serie Contratos del archivo de Jurídica

Para ejecutar en el año 2016

Organizar la serie historias laborales del Archivo de talento humano


Digitalizar la serie Historias laborales del archivo de Talento humano


Elaboración de procedimiento de Políticas de gestión documental Elaboración de perfiles. Personales, ocupacionales y profesionales del personal de Archivo central




9. GLOSARIO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos técnicos, tecnológicos, financieros y de talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos ASPECTO CRÍTICO. Percepción de problemáticas referentes a la función archivistica que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS. Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y archivística, los cuales están contemplados en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

MEDICIÓN

TRIMESTRAL

OBSERVACIONES

PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

INDICADORES

META TRIMESTRAL

EN % 1 2 3 4

Readecuación de espacio locativo de la unidad de correspondencia, archivo central y Archivo inactivo

Para ejecutar en el

año 2016

Implementación del Proyecto: “Utilización de cero papel que conducirá al Sistema de gestion electrónica de documentos-SGDE”

Para ejecutar por fases

100%



Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años para alcanzar objetivos acordes con su misión y su plan estratégico institucional. “El PINAR, es un instrumento archivístico que pretende trazar planes estratégicos en materia archivística. Establece los lineamientos generales en los cuales la Entidad o Institución desarrollará el Plan Institucional. En él se establecen planes de acción en materia documental, su incidencia en la Entidad, niveles de prioridad, presupuesto, acciones a implementar en la vigencia.” Tomado de: Concepto Técnico AGN Ref. 2035/2013/SGC - 1-2013-2505 del 17 de Julio de 2013

PLAN DE ACCIÓN ANUAL. Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional



ANEXO No 9.3 PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE POLITICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL




1. OBJETIVO Diseñar y establecer políticas y directrices tendientes a consolidar y mejorar el modelo de gestión documental de METROTEL S.A en armonía con las normas archivísticas vigentes y la planeación estratégica institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la gestión Documental que se realiza en METROTEL S.A de Barranquilla. 3. NORMATIVIDAD QUE APLICA • Decreto 2609 de 14 de dic de 2012 • Resolución 8934 de febrero 19 de 2014 • Ley 172 de 4. DEFINICIONES DE TÉRMINOS POLÍTICAS Son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Es el esfuerzo sistemático formal de la empresa parea establecer sus propósitos básicos que a través de planes detallados permiten la implantación de objetivos y estrategias que logren el cumplimiento de dichos propósitos. GESTIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 5. DESARROLLO 5.1 POLÍTICAS PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE LA

CORRESPONDENCIA



• La correspondencia es custodiada por el Archivo Central de METROTEL S.A, se considera “Propiedad de la entidad” por lo tanto su uso y consulta es restringido; y solo está permitido a los funcionarios que tengan la competencia para tramitarlas y consultarlas.

• Toda la correspondencia (excepto correspondencia personal, folletos, invitaciones en formato de tarjetas y similares) recibida por cualquier funcionarios de METROTEL S.A en razón a las actividades que desarrolla debe ser enviadas al archivo central con el fin de que sea registrada formalmente antes de proceder a su trámite interno.

• Toda documentación o encomiendas o paquetes. debe ser recibido en Recepción

(ubicada en la planta baja de la edificación) para luego ser direccionada a la unidad de correspondencia del archivo central. El archivo Central es la única instancia autorizada para revisar, clasificar, radicar, registrar, distribuir de manera oficial documentos o correspondencia en METROTEL S.A. En las ventanillas de atención al Cliente, los asesores son los encargados de la recepción de documentos que corresponden a su competencia.

• Los documentos y correspondencia, de carácter formal para la institución, que sean

que recibida vía fax en las distintas dependencias de METROTEL S.A deben ser impresas y enviadas al Archivo Central para su radicación y registro, antes de iniciar el trámite.

• Las personas responsables de la recepción y trámite de la correspondencia externa

son: En las oficinas administrativas, secretarias administrativas En las ventanillas de atención al cliente, los asesores de atención al cliente.

5.2 .POLITICAS GESTIÓN DOCUMENTAL METROTEL S.A realiza una gestión documental basada en los siguientes componentes: • Un marco conceptual claro para la gestión documental de la información física y

electrónica que maneja la empresa.

• Normalización de los procesos archivísticos del PGD que se desarrollan en la administración documental.



• Armonizar los lineamientos de un programa de gestión Documental,-PGD- con las acciones que se desarrollen en las áreas de: Calidad, Tecnologías, Auditoria Interna y Planeación.

• La gestión documental se realiza bajo los principios de: Planeación, eficiencia,

Economía; Control y seguimiento, oportunidad, protección al medio ambiente, modernización e interoperabilidad.

• Los instrumentos archivísticos utilizados para la gestión documental son:

Plan institucional de Archivos. Programa de Gestión Documental (PGD). Cuadro de clasificación general (CCD). Tablas de retencion Documental (TRD). Inventarios Documentales. Tabla de control de Series y subseries documentales Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales. Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías

adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

• METROTEL S.A tiene un Archivo Central, que se constituye en el centro de

información que recepciona, distribuye, organiza, conserva custodia y difunde los documentos y correspondencia de la empresa. Los únicos archivos satélites permitidos son el de Jurídica (Contratos) y Compras (archivos de proveedores).

• Los términos de retencion y conservación de la documentación de METROTEL S.A debe estar basada en criterios objetivos, tales como: a) normas, leyes y decretos que regulen el trámite, conservación y retención de los documentos de la empresa (incluidas en el normograma de la entidad) b) El ciclo vital de los documentos; c) El uso y la frecuencia de consulta de los documentos; d) la vigencia de los documentos (Entiéndase por vigencia: el tiempo en que el documento tiene fuerza para ordenar, testimoniar e informar; es decir cumple el objetivo para el cual fue elaborado); e) Los procedimientos, trámites y el funcionamiento institucional.

• La organización de la documentación que reposa en el Archivo central, y en los

archivos de gestión debe estar basada en la Tabla de retención documental vigente, según procedimiento establecido para tal fin.

• La eliminación de documentación que reposa en los Archivos de gestión, debe estar basada en la Tabla de Retención documental (TRD), y debe ser aprobada por el jefe del área respectiva y el coordinador de archivos. Además el responsable del manejo de la documentación en la respectiva área, debe levantar un acta de eliminación, la cual debe estar firmada por el jefe del área y el Jefe de Control Interno. Toda documentación eliminada debe estar debidamente inventariada.



• La eliminación de la documentación que custodia el Archivo Central debe estar

basada en la Tabla de Retencion documental (TRD), y debe ser aprobada por comité de archivos. Además el Coordinador del Archivo Central, debe realizar un acta de eliminación, la cual debe estar firmada por los miembros del comité de archivos y el Jefe de Control Interno de la entidad y ser publicada en página WEB institucional. Toda documentación eliminada debe estar debidamente inventariada.

5.4. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA CERO PAPEL. Instaurados por la directiva interna No 259819, por medio de la cual se establecen los lineamientos para la implementación de la Directiva presidencial 04 de 2012 “Estrategia Cero papel“ en METROTEL S.A

• Estos lineamientos son aplicables a todas las áreas y funcionarios que desarrollen actividades en Metrotel S.A. yes responsabilidad de todos los funcionarios de la compañía.

• Los funcionarios deben aplicar las buenas prácticas para reducir el consumo de papel, expresadas en la Guia No1 Cero papel del Ministerio de las tecnologías de la Información y las comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea.

• Es obligación de toda persona vinculada a METROTEL S.A debe hacer uso del correo institucional y/o corporativo, para agilizar las comunicaciones internas. Constituyéndose este en la herramienta preferida para compartir información evitando el uso del papel, bajo los criterios establecidos en esta directiva interna.



ANEXO No 9.4 PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

PROCEDIMIENTO DE POLITICAS

DE SEGURIDAD INFORMATICA PSI

Elaborado por el Departamento de Sistemas de METROTEL S.A

Barranquilla, Enero de 2010



1. OBJETIVO Este documento define todas las políticas fundamentales de seguridad informática establecida por METROTEL S.A para garantizar la seguridad y control de la infraestructura tecnológica y de la información administrada a través de todos los sistemas computarizados de la compañía. 2. DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA Es política de METROTEL S.A proporcionar a sus empleados herramientas de tecnología de la información necesarias para efectuar sus actividades laborales y mantener altos estándares de seguridad y control en los procesos efectuados, buscando siempre mantener protegida la información, el hardware, software y redes contra daños accidentales o intencionales, asegurando la integridad, disponibilidad y oportunidad de estos recursos informáticos, con el fin de establecer una plataforma tecnológica interna ágil, económica y eficiente. La presente Política de Seguridad Informática se encuentra enmarcada dentro de la filosofía corporativa de la compañía que cubre los aspectos como: Seguridad, Calidad, Comportamiento Ético y el Talento Humano. 3. ESTRATEGIAS Y OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE ALTO NIVEL El cuidado de la información debe ser un proceso constante, y no sólo una acción esporádica, que requiere el compromiso de cada uno de los empleados de una organización como usuarios finales de los sistemas de información o de la información general de las empresas. La estrategia de seguridad de METROTEL está enmarcada en los siguientes aspectos: • Crear conciencia acerca de la importancia de cuidar y proteger toda la información

en todos los niveles haciendo uso de mejores prácticas para su cuidado. • Aumentar el nivel de seguridad de la información en las organizaciones,

minimizando los incidentes que se puedan presentar por falta de conocimiento o malas prácticas de los empleados.

• Familiarizar a todos los usuarios con los conceptos necesarios relacionados con seguridad de la información.

• Desarrollar un programa eficiente de divulgación de la Política de Seguridad Informática. Este programa debe ser impulsado por jefes de área, subgerentes, gerente y liderado por los responsables de Recursos Humanos, Auditoria Interna y Sistemas. Además debe desplegarse según los diferentes perfiles presentes en la organización y promover el aprendizaje individual de manera eficiente, ordenada y didáctica.



Como objetivos gerenciales se ha definido: • Proteger los recursos informáticos contra cualquier amenaza • Proteger la información • Mantener alto estándares de seguridad para el manejo de la información haciendo

uso de la Política de Control y Clasificación de la Información • Mantener actualizado el mapa de riesgos que atenten contra la seguridad

informática

4. POLÍTICA DE CLASIFICACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN Las siguientes normas deben ser aplicadas en todas la actividades relacionadas con la clasificación, manejo y control de la información almacenada en los sistemas de información de la compañía, con el propósito de protegerla contra el acceso no autorizado. Estas normas son de estricto cumplimiento por todos los funcionarios y contratistas autorizados a acceder a cualquier de los sistemas de información de la compañía. 4.1 .RESPONSABILIDAD DEL DUEÑO DE LA INFORMACIÓN • Establecer el valor de la información y su criticidad. • Definir los recursos requeridos para la administración de la información. Estos

recursos involucran elementos de hardware, software o redes. • Mantener, documentar y verificar todos los controles establecidos a su información. • Autorizar el uso de su información especificando claramente las características y

niveles de accesos. • Realizar evaluaciones de riesgos y definir las medidas de seguridad necesarias para

proteger la información de accesos no autorizados. • Implementar controles alternos que intenten disminuir los riesgos en aquellos casos

en que las medidas sugeridas no resulten viables o sean muy costosas. • Velar por el cumplimiento de los controles establecidos para la protección de la

información bajo su responsabilidad. 4.2 RESPONSABILIDAD DEL CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN • Proteger la Diseñar procedimientos y establecer controles que permitan garantizar

una alta disponibilidad e integridad de la información • Realizar la evaluación de riesgos de la información bajo custodia. • Administrar los accesos a la información custodiada, de tal manera que pueda

garantizar que solo las personas autorizadas son las únicas que tienen acceso a la información.

5. GUIAS GENERALES PARA DISTRIBUCIÓN, PROTECCIÓN Y ROTULACIÓN DE LA INFORMACIÓN La siguiente tabla resume las definiciones y guías generales sobre distribución, protección y rotulamiento de la información que esta política acoge y que se espera sea cumplida por todo el personal que realice las funciones de dueño o custodio de la información.



6. SEGURIDAD FISICA Para brindar una buena protección a todos los elementos computarizados cuya finalidad esta la prestación de un servicio dentro del METROTEL se han definido las siguientes normas que pretenden prevenir el acceso no autorizado, daño o interferencia en los servicios informáticos. Estas normas serán aplicadas de forma estricta por todos los empleados de la compañía y su cumplimiento será vigilado por el departamento de Sistemas y Auditoria de Control Interno:

• Toda instalación en donde se encuentren los diferentes servidores y otros equipos

computarizados propiedad de METROTEL, debe garantizar las condiciones técnicas exigidas para su seguridad y correcto funcionamiento, para ello deben contar con sistemas ininterrumpida de potencia UPS, corriente regulada, sistemas contra incendio, control de acceso, sensores de temperatura y humedad y piso falso.

• El acceso a los diferentes servidores y equipos críticos debe realizarlo el

Administrado de los mismos y el personal autorizado para realizar cualquier tipo de mantenimiento sobre estos.

• Todo visitante que ingrese al área de cómputo debe registrarse en la Planilla de • Control de Visitantes y quien a su vez estará acompañado por algún funcionario de

las áreas autorizadas. • Todos los equipos de cómputo y comunicaciones deben estar conectados a la UPS

y al sistema de corriente regulada. • El control de entrada y salida de elementos a las áreas de Centro de Cómputo debe

estar a cargo de los administradores del área.

Clasificación No clasificada Confidencial Muy confidencial Restringida

Definición Información que debe ser compartida sólo por grupos reducidos de empleados ya que su eventual divulgación o revelación a personas no autorizadas ocasione problemas a los intereses de la compañía.

Información que puede ser compartida sin ninguna restricción, ya que su divulgación a terceros no ponga en posición desventajosa a la empresa

Información que puede ser libremente compartida intervente entre empleados y contratistas.

Información que solo debe estar disponible sobre la base de “estrictamente necesario de conocer” ya que su eventual divulgación o revelación a personas no autorizadas ocasione problemas a los intereses de la compañía.

Difusión No hay restricción, pero su publicación requiere previa autorización

Puede ser libremente compartida entre los empleados pero no con terceros

Debe ser solamente compartida con los empleados y contratista autorizados

Debe estar estrictamente controlada y limitada a un número reducido de funcionarios

una protección especial contra el acceso no autorizado

diligence” para prevenir el acceso de terceros

que sean lo suficientement e poderosas para detener los intentos de accesos no autorizados

nivel de protección disponible dentro del ambiente del negocio

Rotulación No es necesario rotular

Use la rotulación de Restringida en la medida que se requiera

Despliegue el rótulo de Confidencial en un lugar visible

Despliegue el rótulo de Muy Confidencial en partes destacadas del material



• En las instalaciones en donde se encuentren los equipos de cómputos críticos para la prestación del servicio no deben utilizarse como bodega de almacenamiento de insumos (papelería, cajas) o partes no utilizadas. El material combustible en estas áreas representa un alto riesgo para la propagación de un incendio.

• Debe existir un plan de mantenimiento preventivo y correctivo a todos los recursos

físicos y de los mecanismos de protección del ambiente computacional.

• Toda la documentación importante relacionada con los manuales de los procedimientos de operación debe reposar en un sitio seguro y conocido por todo el personal perteneciente del departamento custodio del área

• Debe existir un inventario actualizado de los diferentes elementos de hardware y

software que conforman los sistemas informáticos de la compañía. 7. SEGURIDAD LÓGICA Estas normas serán aplicadas de forma estricta por todos los empleados de la compañía y su cumplimiento será vigilado por el departamento de Sistemas y Auditoria de Control Interno: • Es responsabilidad de los trabajadores proteger la información importante de la

compañía, por lo tanto aplicarán la política de control y clasificación de la información.

• Las aprobaciones electrónicas que se realicen a través de nuestros sistemas de información serán tan válidas como la aprobación con una firma.

• Para los casos en que un funcionario o área requiera compartir recursos o información almacenada en cualquiera de sus computadores debe establecer las medidas de seguridad necesaria para garantizar una buena protección de los recursos que se comparten.

• Si un funcionario necesita compartir información que se encuentra en medio magnético deberá tramitarla a través del departamento de comunicaciones, quienes evaluarán la viabilidad de realizar la publicación.

• Los custodios de los sistemas de información deberán proporcionar a todos los usuarios herramientas informáticas requeridas para el acceso a los sistemas a su cargo.

8. POLÍTICA SOBRE EL USO DE COMPUTADORES PERSONALES



La compañía ofrece a sus empleados, para el buen desempeño de sus labores, las herramientas informáticas requeridas, tales como computadores personales de escritorio o portátiles, o estaciones de trabajo. En este aspecto se han definido las siguientes normas de uso: • Las computadores personales, su tipo, características y accesorios serán asignados

según la labor a desempeñar por los funcionarios • El Departamento de Sistemas es el encargado de preparar, configurar, asignar y

coordinar intercambios de los computadores personales de los funcionarios, previa aprobación del Jefe del área al cual pertenece el funcionario solicitante de los cambios.

• El Departamento de Sistemas debe mantener un inventario del hardware y software que componen cada uno de los computadores personales, relacionando el(los) funcionario(s) responsable(s) de su custodia.

• Los funcionarios deberán cuidar y proteger los equipos informáticos a su cargo, utilizándolos de una manera adecuada y eficiente para el desarrollo de las labores estrictamente del negocio o para las que haya sido asignado.

• Los funcionarios no debe tratar de alterar o eliminar ningún elemento de hardware o software que le sea asignado, como tampoco si están asignados a otro funcionario.

• Los usuarios no deberán entorpecer o absorber recursos compartidos de forma tal que impidan a otros realizar sus tareas de una forma eficiente.

• Se prohíbe el uso de programas que puedan saturar los servidores o las redes. Los funcionarios no deberán intencionadamente desarrollar o usar programas cuyo objetivo sea dañar otras máquinas o acceder a recursos restringidos.

• No se permite la alternación de la configuración del sistema, como tampoco la modificación no autorizada de privilegios o permisos.

• No se permite intentos de desactivar servidores o cortar el funcionamiento de las redes.

• Los usuarios de los recursos informáticos de la organización no deben acceder a ordenadores, aplicaciones, datos o información o redes para las que no estén debidamente autorizados.

• No está permitido realizar de forma intencionada acciones cuyo fin sea la obtención de contraseñas de otros.

• Los usuarios deberán evitar el tener compartidos recursos (ficheros, directorios, etc.) sin los mecanismos de seguridad necesarios.

• Se prohíbe el empleo de utilidades de comunicación para el envío de mensajes con contenido fraudulento, ofensivo, obsceno o amenazante. Estas utilidades generan alto consumo de recursos que pone en peligro la disponibilidad de la red.

• Se deberá respetar el derecho de privacidad de los diferentes usuarios de la red. • Está prohibido la instalación de dispositivos, y tarjetas de acceso remoto, módems,

enrutadores o cualquier otro dispositivo de comunicaciones en los computadores o la red, así como también quemadores, dispositivos externos como memorias flash o tarjetas inalámbricas.



• Estará prohibido la conexión de equipos de comunicaciones para intercambio de información.

• Estará prohibido el uso de la red y los computadores personales de la compañía para conseguir acceso no autorizado a cualquier computador. El uso de programas o ficheros que traten de descubrir información distinta de la del propio usuario constituye una violación a la seguridad informática.

• Los usuarios y administradores deben respetar las condiciones de licencia y derechos de autor del software instalado en sus equipos.

• Todo software que se use en la organización para fines administrativos y demás debe estar debidamente licenciado, con un número de licencias que se corresponda con el número de usuarios simultáneos.

• El departamento de Sistemas, es el área autorizada para la instalación de cualquier software de libre distribución.

• Todo software que se use que esté protegido por cualquier ley de derecho de autor no puede ser copiado, salvo con autorización del propietario. No se podrán usar los medios que la organización pone a disposición de su comunidad para copiar software protegido o romper las protecciones del mismo.

• Todos los funcionarios con computadora asignada deberán conocer y cumplir la política de clasificación y control de la información. Los funcionarios responderán siempre personalmente del software que haya instalado en sus equipos, así como del uso que del mismo se efectúe, y deberán cumplir con las obligaciones y requisitos que se deriven de su instalación y utilización.

• Los computadores personales deben poseer tecnología actualizada, procurando su renovación por lo menos cada cinco años.

• Si un funcionario requiere algún elemento de software o hardware adicional al instalado en la computadora, deberá tramitar ante su Jefe inmediato una requisición de compra con los elementos necesitados. Será el departamento de Sistemas el área que evaluará el requerimiento y si se aprueba, procederá a aprobar la requisición para que continúe su proceso de compra.

• Si se aprueba un requerimiento de software, inicialmente se deberá revisar la disponibilidad de la licencia de uso. En caso de no poseerla deberá adquirirse la licencia previamente a la instalación del software.

• Todos los funcionarios, sin excepción, deberá aplicar y hacer uso de toda la Política de Seguridad Informática establecida.

• Los Subgerentes o jefes de área serán los responsables de los computadores personales de los contratistas y estudiantes en práctica empresariales de su área.

• Cualquier retiro de computador personal o cualquier accesorio informático de una sede de la empresa debe ser autorizado por el Jefe o Subgerente de Área previa autorización por escrito con el visto bueno del área de Seguridad, según el formato establecido, el cual debe ser presentado a la salida de la sede para que el Guardia de la recepción lo registre y anote su número de serie.

• En el evento en que el empleado que desee retirar un computador portátil de la sede de la compañía, sea el custodio del mismo, no tendrá que diligenciar ningún formato



de autorización, pero el Guardia de la recepción verificará que el funcionario que lo retira es uno de los responsables del mismo.

• Cualquier defecto o anomalía que se descubra en el sistema o en su seguridad se debe reportar con la mayor brevedad posible al responsable informático.

9. POLÍTICA DE ANTIVIRUS Las siguientes normas deben ser aplicadas en todas las actividades relacionadas con el manejo de los virus y las acciones preventivas para garantizar la seguridad de los sistemas informáticos. 9.1 RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE SISTEMAS

• Instalar y configurar un buen antivirus para la detección y eliminación de nuevos virus como también asegurarse de la buena efectividad del mismo.

• Comprobar que el antivirus elegido incluya soporte técnico, resolución urgente de nuevos virus y servicios de alerta.

9.2 RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

• Asegurarse que el antivirus esté siempre activo y actualizado, vigilando constantemente todas las operaciones realizadas en el sistema.

• Programar revisiones periódicas de toda la información almacenada en su computador, tenga en cuenta todas las unidades de almacenamiento definidas en su computador.

• Verificar, antes de abrir, cada nuevo mensaje de correo electrónico recibido. Si el correo es de dudosa procedencia debe borrarlo.

• Evite ejecutar los archivos adjuntos de un mensaje de correo, estos pueden contener macros o código oculto que ocasionan infección de virus.

• Evite la descarga de programas de lugares no seguros o pocos confiables de Internet. Muchas páginas Web permiten la descarga de programas y archivos, algunos de estos pueden estar infectados. Son sitios seguros aquellos que muestran una información clara acerca de su actividad y los productos o servicios que ofrecen.

• Rechazar archivos que no se hayan solicitado cuando se estos lleguen a través de mensajes de correo electrónicos.

• Inspeccionar con el antivirus todo disquete, CD, memoria USB que entran y salen de su computadora a fin de asegurarse que los archivos contenidos en él se encuentren libre de virus. Si se utilizan disquetes propios en otros lugares es aconsejable protegerlos contra escritura.

• Retirar los disquetes, CDs, memorias USB que se encuentren en el computador al apagarlo o reiniciarlo, algunos virus se activan cuando el computador se iniciado.



• Analice el contenido de los archivos comprimidos que le sean enviados por cualquier medio.

• Manténgase alerta ante acciones sospechosas de posibles virus. Hay varios síntomas que pueden delatar la presencia de nuevos virus: aumento del tamaño de los archivos, aviso de macros en documentos, baja en el rendimiento del computador, ejecución de extraños procesos, etc.

• Realizar copia de seguridad de la información más importante. Hágalo de manera periódica, esta es una muy buena forma de minimizar el impacto de un virus en los casos de que haya pérdida de datos.

• Evite el renvío de correos que anuncien la aparición del algún nuevo virus, generalmente corresponden a falsas alarmas que buscan generar un caos informático. Algunos de estos correos contienen instrucciones que pueden ocasionar daños en su sistema. Ante la gran cantidad de información recibida por diferentes medios, es aconsejable notificar al área de Sistemas, quien verificará la veracidad de la noticia recibida.

• Reportar al área Sistemas cualquier incidente de seguridad relacionado con la infección de un virus en su equipo.

10. POLÍTICA DE ACCESO A INTERNET La Internet ha llegado a ser un poderoso medio de comunicación y una importante herramienta para la búsqueda de información. En reconocimiento a esto, se ha establecido los siguientes mecanismos para permitir el acceso a Internet para uso exclusivo del negocio y bajo una apropiada justificación. Toda la empresa debe adherirse a esta política para garantizar el uso seguro y productivo de la Internet. 10.1 DISPOSICIONES GENERALES

• El acceso a Internet en cualquier equipo de cómputo será autorizado por la Gerencia a la que pertenece el solicitante.

• El acceso a Internet estará autorizado solo para fines laborales. • Para solicitar el servicio de acceso a Internet todo usuario, sin excepción, deberá

tramitar una solicitud de acceso la cual será debidamente diligencia y aprobada por los funcionarios responsables (Ver anexos). La solicitud tramitada debe ser enviada al área de Sistemas, quienes configurarán el equipo del empleado autorizado.

• Es responsabilidad del área de Sistemas realizar la configuración de acceso a Internet en la computadora asignada al funcionario autorizado. La navegación a Internet se realiza a través de un Firewall, el cual es administrado por el área de Sistemas.

• El horario de navegación establecido es de Lunes a Viernes de 7:00 AM a 7:00 PM. La Gerencia General aprobará las excepciones impuesta a este horario.



10.2 OBLIGACIONES DEL USUARIO • Es responsabilidad del empleado autorizado mantener actualizado el antivirus en

su computadora, la visita a ciertos sitios Web inseguros pueden ocasionar contagio de virus, lo cual es considerado como una situación de alto riesgo. El incumplimiento de esta norma puede acarrear la suspensión temporal o definitiva de esta autorización.

• El empleado es completamente responsable de todas las actividades realizadas en Internet desde su computadora. Serán igualmente responsables de todas las acciones que realicen otros usuarios no autorizados desde su computadora. Por ello no es aceptable permitir a otros empleados no autorizados a que naveguen en Internet.

• Está estrictamente prohibido la difusión en Internet de documentos relacionados con la compañía, programas, objetos y gráficos sin la debida autorización. Los empleados tienen la responsabilidad de proteger aquella información que sea propiedad intelectual de la empresa.

• El empleado es responsable de respetar la Ley, por tanto se prohíbe: La navegación a sitio Web con contenido pornográfico

La transmisión, distribución o almacenamiento de todo material que viole cualquier ley aplicable. Se incluye, sin limitación, material protegido por derechos de autor (Ley 23 de 1982), reproducción, marca comercial, secreto comercial u otro derecho sobre la propiedad intelectual utilizado sin la debida autorización, y material que resulte obsceno, difamatorio, constituya una amenaza ilegal o viole las leyes. En esta lista de materiales se encuentra: software no autorizados, mp3, videos en cualquier formato, fotografías, entre otros.

• Está estrictamente prohibido el acoso a individuos, corporaciones u

organizaciones y el acceso a cualquier sistema o computadora de terceros sin el expreso consentimiento del propietario. Al cometer tales actos el empleado asumirá como individuo cualquier reclamación legal que se derive.

• Los empleados autorizados para acceder a Internet deben reportar todos los

problemas de seguridad al área de Sistemas. 10.3 AUDITORIAS

• El servidor Firewall ofrece las facilidades de llevar logs o rastros de los sitios visitados por cada uno de los usuarios autorizados para navegar.

• El área de Sistemas periódicamente generará un informe estadísticos de los sitios más frecuentados y de los usuarios que más naveguen en Internet. Este informe será remitido a Gerencia Técnica.

• La Gerencia General o cualquier ente de auditoria y control podrá realizar monitoreo y auditorias sobre aquellas computadoras que se encuentran autorizada a navegar en Internet.



11. POLÍTICA PARA EL MANEJO Y CONFIDENCIALIDAD DE LAS CLAVES DE

ACCESOS Las contraseñas se han vuelto tan comunes y son parte de nuestra vida diaria, que las tratamos con indiferencia casual. Por lo general ponemos la seguridad por conveniencia en el primer lugar. Inventamos contraseñas débiles que son fáciles de adivinar, guardamos contraseñas desprotegidas en nuestros equipos de escritorio y las ponemos escritas en la pantalla de nuestras computadoras. Si una contraseña se adivina fácilmente, pierde su validez para proteger el acceso a información que se quiere mantener de manera confidencial o reservada. La contraseña ideal es la que usted como usuario puede recordar con facilidad, pero que nadie más pueda dar con ella. Esta política establece algunos aspectos básicos que debe considerar los usuarios en cuanto al manejo y confidencialidad de las contraseñas o claves de accesos. 11.1. DISPOSICIONES GENERALES • La creación de usuarios y la asignación de sus respectivas contraseñas es

responsabilidad exclusiva del área de Sistemas. • La contraseña provee acceso a su cuenta, es su responsabilidad mantenerla segura. • Compartir su contraseña y su información de acceso con usuarios no autorizados

está prohibido. Usted debe tomar la precaución para evitar que otros utilicen su cuenta, porque usted será considerado responsable por tal uso.

• Intentar obtener la contraseña de otra persona está estrictamente prohibido. • El jefe del departamento de Sistemas tendrá las facultades de reasignar contraseñas

en caso de perdida u olvido, previamente solicitada por medio de una petición escrita o electrónica por parte del usuario final que haya extraviado su contraseña.

• Los recursos compartidos (discos duros, archivos) entre dependencias y/o funcionarios es enteramente responsabilidad de los mismos, como también cualquier pérdida o fuga de información que se derive de esta acción.

• Es responsabilidad del área de Sistemas difundir esta política, para ello deberá programar sesiones de inducción a los usuarios finales.

• Cree contraseñas (aunque no sean palabras) fáciles de recordar para no tener que anotarlas. El usuario no debe guardar su contraseña en una forma legible en archivos en disco, y tampoco debe escribirla en papel y dejarla en sitios donde pueda ser fácilmente revelada.

• No deben usarse contraseñas que son idénticas o substancialmente similares a contraseñas previamente empleadas.

• Proteger meticulosamente su contraseña y evitar que sea vista por otros en forma inadvertida.

• Seleccionar una contraseña robusta que no tenga relación obvia con el usuario, sus familiares, el grupo de trabajo, y otras asociaciones parecidas.



• Trate en lo posible de que sus contraseñas no tengan sentido y sean escogidas al azar.

• No responda “si” cuando le pidan guardar una contraseña en una computadora. En cambio, confíe en una contraseña fuerte que sepa de memoria o que esté guardada en un programa confiable de administración de contraseñas.

11.2. DE LOS SUPERUSUARIOS • El jefe del departamento de Sistemas mantendrá bajo custodia, en un sitio seguro,

un sobre sellado el cual contenga todas las contraseñas de los superusuarios de los sistemas de información que posea la empresa.

• La aprobación para obtener una contraseña almacenada en este sobre será responsabilidad del jefe del departamento de Sistemas o en su defecto del Subgerente Financiero y Administrativo.

12. POLÍTICA DE USO DEL CORREO CORPORATIVO 12.1 DISPOSICIONES GENERALES Las normas presentadas en esta política son de carácter general y de cumplimiento obligatorio para todos los empleados de METROTELS.A que tienen asignada una cuenta de correo electrónico en el servidor del correo corporativo. Como usuario de este servicio el empleado acepta y acuerda estar legalmente obligado a cumplir con los términos y condiciones de uso establecidos en la presente política. • La cuenta de correo identifica de manera única a cada usuario o grupos de usuarios,

y es a través de ella en la que puede enviar y recibir mensajes a todos los empleados de METROTELS.A

• La cuenta de correo se dará de baja en el momento que el empleado deje de pertenecer a METROTELS.A El contenido generado por el empleado durante la permanencia en METROTEL S.A se almacenará en medio magnético y eliminado del servidor con el fin de liberar el espacio ocupado. Solo el jefe del área o cualquier área de Control Interno podrá solicitar al Departamento de Sistemas acceso a dicha información almacenada.

• Si un empleado tiene problemas relacionados con su cuenta de correo, deberá tratarlo con el Administrador del correo del Departamento de Sistemas. Esta área es la encargada de brindar soporte técnico a todos los usuarios.

12.2 ASIGNACIÓN DE CUENTAS • Se asignará solamente una cuenta de correo por empleado, para los casos en que

la cuenta sean de uso compartido por más de un empleado, el jefe del área dará las indicaciones sobre que funcionarios se les hará la entrega respectiva. La cuenta de correo electrónico (nombre de usuario y contraseña) se entrega únicamente al titular de la misma, y no podrá entregar a través de otra dirección de correo o por teléfono, por motivos de seguridad.



• Toda solicitud de creación de nueva cuenta de correo electrónico será solicitada por el jefe del área, quien indicará claramente el nombre del funcionario al cual se le otorgará la cuenta. Para los casos que sean de uso compartido por varios funcionarios deberá determinar el nombre genérico asociado. Estas solicitudes deberán cumplir con lo establecido en el procedimiento RSIS-0101 del SGC y serán aprobadas por el Subgerente del área solicitante y por el Subgerente Financiero y Administrativo.

12.3 OBLIGACIONES DEL USUARIO La cuenta de correo electrónico individual es personal e intransferible, por lo que queda estrictamente prohibido dar a otros la posibilidad de uso, exceptuando los casos en que la cuenta es de uso compartido por varios empleados. • El empleado es completamente responsable de todas las actividades realizadas con

su cuenta de correo proporcionada por METROTEL S .A . Serán igualmente responsables todos los funcionarios que compartan una única cuenta de correo.

• El empleado una vez haya recibido su cuenta de correo electrónico (nombre de usuario y contraseña), deberá cambiar su contraseña por motivos de seguridad. Esto lo podrá realizar mediante el software instalado en su PC a través de las opciones de seguridad que este le brinda. En cualquier momento podrá solicitar asistencia técnica al Departamento de Sistemas.

• El empleado es responsable de respetar la Ley, por tanto se prohíbe la transmisión, distribución o almacenamiento de todo material que viole cualquier ley aplicable. Se incluye, sin limitación, material protegido por derechos de autor (Ley 23 de 1982), reproducción, marca comercial, secreto comercial u otro derecho sobre la propiedad intelectual utilizado sin la debida autorización, y material que resulte obsceno, difamatorio, constituya una amenaza ilegal o viole las leyes.

• El buen uso de su cuenta de correo se entiende por: o Usar su cuenta con fines estrictamente laborales o en función del o negocio. o Respetar las cuentas de otros usuarios. o Usar un lenguaje apropiado en sus comunicaciones. o Apegarse a las normas y conductas de cortesía del uso de correo electrónico

expresada en esta política. o No mandar ni contestar cadenas de correo, ni cargar archivos que contengan

virus (caballos de Troya, gusanos, bombas de correo), archivos dañados o cualquier otro programa o software que pueda perjudicar el funcionamiento de los equipos de cómputo o de red.

o No enviar material obsceno o con intención de intimidar, insultar o acosar. o No presentar, ni alojar o transmitir información, imágenes, textos que en

forma sexuales con menor de edad, en los términos de la legislación colombiana, tales como la ley 679 de 2001 y el decreto 1524 de 200. indirecta o directa se encuentren relacionados con actividades



• Es responsabilidad del empleado depurar continuamente su cuenta para mantener el espacio libre suficiente que garantice la recepción y transmisión de mensajes.

• El usuario podrá realizar una copia total de su base de datos de correo de forma local en su computador. Los mensajes que considere importantes deberá mantenerlos en su equipo personal o en su defecto, en carpetas dentro de su cuenta, cuidando no exceder el tamaño asignado.

• El usuario será responsable frente a METROTEL S.A de cualquier daño intencional que cause en los sistemas, en caso de hacer uso distinto al permitido de su cuenta de correo electrónico.

• Los empleados están obligados a reportar cualquier abuso o problema relacionado con este servicio al Departamento de Sistemas y Auditoria Interna, si fuese el caso, enviando un mensaje de correo y así evitar que el suceso se vuelva a presentar.

12.4 SOBRE LOS MENSAJES • El Departamento de Sistemas definirá el tamaño máximo del buzón de correo de los

usuarios, quienes serán responsables de la administración racional del espacio asignado teniendo en cuenta que al agotar dicha capacidad el servidor le impedirá el envío y recepción de los nuevos correos.

• El tamaño máximo de un mensaje de correo (incluyendo archivos anexos) que puede enviar y/o recibir un empleado es de 12 Megabytes para aquellos correos que tenga como destinatario alguna(s) cuenta(s) del servidor de correo corporativo. Para el envío de correos a usuarios externos el tamaño máximo no podrá exceder los 12 Megabytes.

• El empleado no interferirá con el buen funcionamiento y la distribución del correo del servidor, por tanto no podrá enviar mensajes sucesivos a listas de direcciones que superen un tamaño de 50 cuentas de correos.

• Suprimir archivos adjuntos e información innecesaria al realizar forwards de correos, debido a que estos pueden hacer su mensajes tan largos que ocasionen problemas de recepción, así como consumo inútil de recursos.

• Todo correo enviado deberá llevar una firma en donde se identifique claramente el nombre remitente más aún cuando la cuenta sea de acceso compartido por un grupo de empleados.

• Evitar la utilización de seudónimos, abreviaturas y signos especiales que impidan la identificación.

• El empleado se asegurará de no responder a todos los usuarios cuando sean enviados comunicados generales o para un grupo específico de usuarios, a excepción de que esta comunicación tenga como finalidad dar una respuesta.

• Las áreas de la empresa que están autorizadas para enviar mensajes masivos a todos los Usuarios que poseen cuenta de correo corporativo son: Gerencia General, cualquiera de las Subgerencias, el departamento de Comunicaciones, Recursos Humanos, Servicios Generales y Sistemas.



12.5 AUDITORIAS La Gerencia General o cualquier ente de auditoria y control podrá realizar monitoreo y auditorias sobre aquellas cuentas de correo electrónico que presenten un comportamiento sospechoso para la seguridad de METROTEL S.A. 12.6 SANCIONES El incumplimiento por parte del empleado del buen uso de su cuenta de correo puede ocasionar la suspensión y posterior cancelación de su cuenta según lo estime la Subgerencia a la cual pertenece. Cualquier situación no contemplada dentro de los puntos anteriores será evaluada por el Departamento de Sistemas. 12.7 SOBRE LAS CONTRASEÑAS

• La contraseña deberá cambiarse periódicamente (se recomienda cada bimestre). • Mantener la confidencialidad de su clave personal o contraseña. • La contraseña no debe ser la misma que el nombre de usuario; se debe evitar

fechas, nombres de familiares o cualquier dato que pueda ser de fácil deducción por alguien no autorizado.

13. POLITICA DEL USO DEL SOFTWARE 13.1 LICENCIAMIENTO • La instalación de cualquier aplicación o software en alguno de los equipos de

cómputo de la compañía debe ser efectuada exclusivamente por el personal del departamento de Sistemas, previa validación que el software haya sido adquirido a través de una compra.

• Para los casos de instalación de software de libre uso y distribución el departamento de Sistemas deberá garantizar el cumplimiento de los derechos autor, para ello mantendrá una copia impresa del documento que certifique el uso libre del software instalado.

• El funcionario responsable del equipo está comprometido a la no instalación de software que no sea expresamente autorizado por el departamento de Sistemas, asumiendo la responsabilidad ante la empresa por cualquier violación a derechos de autor que pudiera derivarse de su acción u omisión, según lo establecido en la Ley Colombiana (Leyes 44 de 1993 y 603 de 2000).

13.2 ACTUALIZACIÓN Toda nueva versión o mejora que surja para cualquiera de los softwares instalado en los computadores de la compañía será instalada o aplicada por el departamento de Sistemas. 13.3 DETECCIÓN DE SOFTWARE ILEGAL



• Para dar cumplimiento a lo previsto en la ley de 2.000, referente a la propiedad intelectual, el departamento de Sistemas, con el apoyo de Auditoria Interna, semestralmente realiza la verificación de los programas instalados en cada uno de los equipos de cómputo de la organización.

• En los casos que haya reincidencia por algún funcionario se reportará al Subgerente del área, quien tomará las medidas disciplinarias necesarias.

• Como constancia de esta detección software ilegal se elevará un acta que será firmada por los funcionarios de Sistemas, Auditoria Interna y el afectado.

14. POLITICA PARA EL MANEJO DE MODEM Las siguientes normas deben se cumplidas por todo funcionario que tenga necesidades de comunicación con entes externos a través de módems o cualquier dispositivo de comunicación a otras redes. El departamento de Sistemas velará por su estricto cumplimiento: La utilización de cualquier elemento de comunicación como modem, CPE, DTU, NSU, enrutador debe ser aprobada por el departamento de Sistemas, quienes se encargarán de realizar una evaluación de riesgos a la seguridad de la red en el uso de cualquiera de los elementos antes mencionados. • Si un funcionario desea acceder a algún servicio remoto a otras redes deberá tener

la aprobación del Subgerente respectivo o de la Gerencia General. • Los funcionarios autorizados a acceder a cualquiera de los servicios de acceso

remoto a otras redes a través de módems deberán cumplir con lo siguiente: • No alternar ni borrar la configuración del modem, para los casos en que éste sea

interno. • Si el modem es externo encenderlo únicamente en los casos en que se vaya utilizar,

finalizado el acceso deberá apagarlo. • No mantener conectado el cable telefónico al modem, conéctelo únicamente en los

casos que se vaya a utilizar. • Evite la instalación de cualquier programa no autorizado por el área de Sistemas. • Evite registrar en lugares visibles cualquier tipo de contraseña que se le haya

asignado para acceder a estos servicios



ANEXO No 9.5. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS




1. OBJETIVO Normalizar todos los lineamientos y actividades que intervienen durante la generación de documentos en cualquier dependencia de METROTEL S.A, de tal manera que satisfaga todas las necesidades en materia de producción documental, de modo tal que su redacción debe ser sencilla clara concreta breve y cortés. 2. ALCANCE Este procedimiento regirá para las comunicaciones (cartas, actas e informes) que se produzcan en Metrotel SA; y será de cumplimiento y aplicabilidad por todos los funcionarios involucrados en el proceso de gestión documental. 3. POLITICAS



Atendiendo a la Directiva Presidencial No.04 de 2012 - Cero papel se debe emplear por ambas caras el papel para cualquier comunicación oficial, con el fin de evitar adulteraciones, alteraciones y demás, así como una mejor utilización de los recursos. Los originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados. La Oficina de Tecnología debe generar estrategias para capacitar a funcionarios y configurar los equipos facilitando la impresión por ambas caras. Igualmente para la producción documental, es necesario tener en cuenta las directrices establecidas en el Manual de Imagen Corporativa para el uso del logo institucional que establece que todos los documentos de archivo que se producen en METROTEL S .A, deben llevar la imagen corporativa o logotipo de la entidad, letra arial 12, con firmas autorizadas. 4. NORMATIVIDAD QUE APLICA • GTC 185 “Documentación organizacional • Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. • Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. • Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con

falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

• Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

• Código de Comercio: Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas Comerciales - medios para el asiento de operaciones. Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

• Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. • Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

• Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

• NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”. • NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. • NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de

disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

• NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.



• NTC 3369 “Elaboración de sobres” • NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y

durabilidad” . 5. DEFINICIONES PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. CARTA Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. INFORME Es la descripción detallada de las características y circunstancias de un asunto específico. Como tal, recoge de manera clara y ordenada los resultados y hallazgos de un proceso de investigación y observación, para ser comunicados a un público determinado. SOBRE Cubierta que guarda y protege y protege un documento para su entrega o envío. ESTILO Para efectos de esta norma se entiende estilo como la forma en que van distribuidas las líneas de las cartas que se elaboran en la Empresa. MÁRGENES Espacio que rodea el texto de la carta y que se cuenta a lo largo de todo su diámetro desde el ápice de la papelería membreteadas de METROTEL S.A. INTERLÍNEA



Cada uno de los espacios que se dan con la tecla “enter” del computador, o la palanca espaciadora de la máquina de escribir. Espacio Cada vacío que existe entre las palabras de un texto, y es accionado con barra espaciadora del teclado del computador o de la máquina de escribir. 6. DESARROLLO Con el fin de optimizar los procesos de la gestión documental, todas las dependencias de METROTEL S.A elaborarán las cartas con destinos externos atendiendo a lo dispuesto en este procedimiento, siendo tramitadas por la unidad de correspondencia del Archivo Central en el sistema de gestión de correspondencia y archivo Por otra parte, METROTEL S.A permitirá la elaboración de los siguientes tipos documentales: Cartas, circulares, actas, informes, resoluciones. 6.1. LINEAMIENTOS EN LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Aspectos a tener en cuenta en la elaboración de los documentos. • Las cartas elaboradas debe tener un (1) original y dos (2) copias; original para el

destinatario, (1) una copia para control del archivo central y la otra para que sea firmada por el destinatario y custodia en el archivo de gestión.

• Es recomendable tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida. • Se debe utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato sin exagerar su uso. • Se deben escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas,

lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombres genéricos (Sustantivos comunes como bancos etc.) no se distinguen con mayúscula.

• Para La transcripción del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con comillas. Se pueden incluir puntos suspensivos dentro del texto transcrito que indica que la existencia del texto en ese aparte no es necesario transcribirlo.

• En las cartas no es adecuado usar abreviaturas, y por tanto deben escribirse las palabras completas a excepción de las que forman parte del nombre o razón social de una empresa que las tenga registradas, como Cía, Ltda., etc.

• En cartas, no debe aparecer impreso ningún otro tipo de logo, como tampoco otros códigos distintos a los de las tablas de retención documental TRD.

• Existirá una única numeración consecutiva por año para los siguientes documentos: actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas), órdenes, contratos, cartas y actas.

• En Metrotel S. A las dependencias productoras de cartas, actas, informes son; Gerencia general, gerencia técnica, internet, Tx datos, conmutación, planeación y aprovisionamiento, instalaciones, mantenimiento, secretaria general, sistemas,



gestión humana, auditoria interna, estadísticas, gerencia comercial, dirección servicio al cliente, devoluciones, recuperaciones, dirección de mercadeo y comunicaciones, desarrollo de mercado, gerencia administrativa y financiera, proyectos, tesorería, cartera, presupuesto, contabilidad, compras, almacén

• Los únicos autorizados para firmar correspondencia y documentos que salen al medio externo son: los gerentes y jefes de oficinas.

6.2. LINEAMIENTOS PARA LA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Las tintas que se empleen en la generación de documentos de archivo deberán cumplir con las siguientes especificaciones: • Las Tintas deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la

humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Se conocen como sistemas de impresión los denominados láseres y los de inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto” (Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).

• En cuanto a la impresión de los documentos, las tintas permanente no debe presentar un nivel de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol. (NTC 2223:1986: ―Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir).

• Las tintas para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.

• Las tintas debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente.

• El matiz del color de las tintas debe ser uniforme a través de toda la escritura. • Las tintas o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la

escritura se realiza sobre papel bond. • De acuerdo con la Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nación,

no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información”. (Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración Concepto Técnico, Diciembre 10 de 2004)

El papel que se empleé en la generación de documentos de archivo deberá cumplir con las siguientes especificaciones



• La papelería utilizada debe tener gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 ―Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad (Acuerdo 060/2001 del AGN).

6.1. LINEAMIENTOS EN LA ELABORACIÓN DE SOBRES Aspectos generales que se recomiendan en su elaboración: • Se recomienda que el sobres oficio coincida en color, calidad y diseño con la

papelería. • Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete. • El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces. • Para una mejor distribución en los sobres de manila, a partir del tamaño carta, se

recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de uno y medio.

• La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como el destinatario en sobres de manila pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.

• Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono del destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente debajo de los datos de la zona 1.

7. PAUTAS ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 7.1 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE CARTAS Para la elaboración de cartas se tendrán en cuenta lo establecido en GTC 185 “Documentación organizacional. Entre otras las relacionadas con márgenes, paginación y partes de la carta MÁRGENES Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN



Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CARTA • Código: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia

productora seguida de guion (-), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guion los dos últimos dígitos del año de dicho radicado.

• Ciudad: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

• Datos del destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible

escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.

• Asunto: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

• Saludo: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.

• Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta.

• Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,)

o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). • Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla,

subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.

• Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

• Datos del transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.



7.1.1 ESQUEMA DE ELABORACIÓN DE CARTAS



(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ----------------------- (1 interlinea) Ciudad ----------------------- ----------------------- (3 interlineas) ----------------------- Señor, Doctora, Ingeniero, licenciado (según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ (2 interlíneas) ------------------ Asunto: (opcional) ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ (1 interlínea) Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Despedida, ------------------ ------------------ ------------------ (4 interlíneas) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1 interlínea ) Datos del transcriptor



7.1.2 EJEMPLO DE ELABORACIÓN DE CARTAS 302-14.01 Barranquilla, 9 de enero de 2014 Señora ANA MILENA MARTINEZ Asistente administrativa AXEDE S.A Carrera 52 74 - 56 Oficina 702 Barranquilla. Asunto: Acta de compromiso contrato MR-ARR-145-1107 Cordial saludo, señora Ana: De manera atenta anexamos dos (2) ejemplares del acta de compromiso firmada entre las partes con fecha 21 de noviembre de 2013, con el objetivo de que la mismas sean suscritas por el representante legal de AXEDE. Agradecemos que una vez sean firmados los documentos, nos devuelvan un (1) ejemplar para nuestro archivo. Atentamente, MARIA CLAUDIA PATRON FUENTES Secretaría General Anexo: dos (2 folios) Copias: jurídico



7.2 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS Para la elaboración de actas se tendrán en cuenta lo establecido en GTC 185 “Documentación organizacional. Entre otras las relacionadas con márgenes, paginación y partes del acta MÁRGENES Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA Encabezado: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla METROTEL. Título: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. Acta No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. Fecha: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) donde se realizó la reunión. Hora: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM o 9:30 a 14:30 Horas. Lugar: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. Asistentes: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Invitados: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. Ausentes: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guion (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.



Orden Del Día: con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión. Desarrollo: con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). Convocatoria: si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. Firmas, Nombres y Cargos: escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. Nota: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). Datos del Transcriptor: finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. Aspectos Generales: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.



7.2.1 ESQUEMA DE ELABORACIÓN DE ACTAS ------------------ (1 interlínea)

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea) ------------------ (2 interlínea)

DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO ------------------ ------------------ (2 a 3 interlíneas) ------------------ FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA : ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ------------------ ( 1 interlínea) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ------------------ (1 interlínea) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo (si los hay) _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. (si los hay) _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Número y tema. 3o. Número y tema. __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ------------------ ------------------ (2 interlíneas) DESARROLLO ------------------ (1 interlínea)



1o. (número y tema) ------------------ (1 interlínea) Textocorrespondiente…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ------------------ (1 interlínea) 2o. Número y tema.................. ........................................................................................... ................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . ................. ..................... ................... ........ ........ ... .................. ............................ ................... ........... ................. ................. ............................ ..... .............. .......... .................................... ..................................... ...... ................... ................................ ................................... ............................ ............ .......... .... ...... . .............. .................. ................ ................... ............. ........ ...... .......... ...... .......... ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) CONVOCATORIA: ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ (4 a 5 interlíneas libre) FIRMAS Autógrafo Autógrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ANEXOS: (opcional) DATOS DEL TRANSCRIPTOR:



7.2.2 EJEMPLO DE ELABORACIÓN DE ACTAS

DECTRUCCIÓN DE ARCHIVOS INACTIVOS

ACTA 008 FECHA: Barranquilla, 21 de enero de 2008 HORA : De las 9:00 horas a las 10:00 horas LUGAR: Metrotel, oficina prado área facturación ASISTENTES: Javier Bonilla, Auditor interno. Marceliano Aldana, Facturador. Samuel Navarro, Asistente de archivo. ORDEN DEL DÍA: 1o. Verificación de quórum El auditor da inició a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2o. Eliminación de las series documentales que perdieron vigencia según la normatividad. DESARROLLO: 1o. Verificación del quórum. El auditor interno dio inicio a la reunión teniendo en cuenta que contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2o. Eliminación de las series documentales que perdieron vigencia según la normatividad. El área de facturación entregan al archivo los documentos correspondientes a las guías de distribución de las facturas año 2002 hasta el 2007, correspondencia interna año 2005 hasta el 2006 para ser entregados a la empresa Fibras Nacionales para su destrucción certificada el cual lo convertirá en papel reciclaje. JAVIER BONILLA MARCELIANO ALDANA Auditor interno Facturador SAMUEL NAVARRO Asistente de archivo



7.3 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES Para la elaboración de informes se tendrán en cuenta lo establecido en GTC 185 “Documentación organizacional. Entre otras las relacionadas con las partes del informe 7.3.1 PARTES DE UN INFORME Dependencia y Código: corresponde a la dependencia, sección o departamento donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior. Titulo Resumen o Resumen Ejecutivo: Es el tema sobre el cual trata el resumen se escribe a dos interlinea libre de la dependencia con mayúscula centrado. Lugar y Fecha De Elaboración: se escribe contra el margen izquierdo, a 2 o 3 interlineas del título en mayúscula sostenida y seguido de dos puntos. Conclusiones (Recomendaciones, Sugerencias, Propuestas): es fundamental que estas palabras se escriban en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, dos interlineas libres del último reglón del texto. Nombre, Cargo y firma: firma de los autores del informe, el nombre se escribe en mayúscula sostenida a cuatro a cinco interlineas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo. 7.3.2 ESQUEMA DE UN INFORME



1 interlinea libre 1 Dependencia y código --------------------- -------------------- 2 interlineas libres TITULO RESUMEN EJECUTIVO -------------------- -------------------- -------------------- 2 a 3 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración ------------------- ------------------- 2 interlíneas libres ELABORADO POR: Nombre y apellidos del autor(es) ------------------- ------------------- ------------------- 2 a 3 interlíneas libres 1. TITULO -------------------1 interlínea libre Text……………................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ --------------------- --------------------- 2 interlineas libres 2. TITULO ---------------------1 interlinea libre Texto………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ---------------------1 interlínea libre 3. TITULO ---------------------1 interlínea libre Texto………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… -------------------- -------------------- 2 interlineas libres 2 CONCLUSIONES (RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS, PROPUESTAS)



-------------------- 1 interlínea Texto………………………………………………………………………………………......Informe ejecutivo …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ------------------- ------------------- 2 interlineas RECOMENDACIONES --------------------1 interlínea ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- 4 a 5 interlíneas libres NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA Cargo Cargo ---------------- --------------- 2 interlínea Anexos: (opcional) Copia: (opcional) ----------------1 interlínea Transcriptor:

7.3.3 EJEMPLO DE UN INFORME



1Dependencia y código

INFORME DE AUDITORIA INTERNA INVESTIGACIÓN MULTA DE LA SIC RESOLUCIÓN 75394

Barranquilla, 30 de noviembre del 2012 ELABORADO POR: Marco Tulio Gutiérrez 1. ANTECEDENTES El 28 de septiembre de 2011se recibió comunicación de la SIC, en donde se notifica la resolución 50910, expedida con fecha septiembre 26 de 2011, en la cual se inicia investigación administrativa mediante formulación de cargos por no acatar lo establecido en el artículo 110 del RPU, ya que la empresa omitió publicar de manera destacada en la pagina web y red social, la entrada en vigencia de la resolución 3066 del 18 de mayo del 2011. El 10 de octubre de 2011 se responde el pliego de cargos formulados por la investigación administrativa iniciada. El 31 de octubre de 2011 la SIC con resolución número 60872, impone una sanción por la suma de $53.560. 000 equivalente a cien (100) SMMLV. El día 17 de noviembre de 2011, se envía recurso de reposición contra la decisión contenida en la resolución 60872, del 31 de diciembre de 2011. El día 30 de noviembre de 2012, la SIC mediante resolución número 75394 resuelve el recurso de reposición interpuesto por Metrotel y se mantienen en la decisión de sancionar a la empresa por el incumplimiento de no publicar oportunamente lo dispuesto en la resolución 3066 y acepta la solicitud de graduación de la multa interpuesta inicialmente en la suma de $53.560.000 y la disminuye en la suma de $16.068.000, equivalente a treinta (30) SMMLV para el año 2011. 2. OBJETIVO DE AUDITORIA



Establecer el incumplimiento de las áreas y funcionarios responsables de la 2 Publicación que debió darse a la resolución 3066, del régimen integral de protección de los derechos de los usuarios de los servicios de comunicación de acuerdo al artículo 110 de la misma. Esto es una publicación de manera destacada a través de sus oficinas virtuales, en su página web en la red social. 3.OBSERVACION DE AUDITORIA

La resolución 3066 de 2011 fue expedida el 18 de mayo de 2011 y de acuerdo a su artículo No. 110, los proveedores de servicios de comunicaciones debía informar de manera destacada y continua la entrada la entrada en vigencia de esta resolución desde la fecha de publicación en el Diario Oficial, que fue el 18 de mayo de 2011y hasta el 31 de diciembre de 2011. (Diario oficial No. 48.073 de 2011). En relación al incumplimiento con lo dispuesto en el artículo 110 de la resolución mencionada, se observa: En el curso de nuestra investigación encontrado en la CRC publicó en su página web el 4 de noviembre de 2010, el proyecto de resolución 3066 de 2011 para que los operadores y demás usuarios interesados en el tema, enviaran sus comentarios, observaciones o propuestas, para lo cual se daba un plazo hasta el 25 de noviembre de 2010. La Secretaría General en atención a lo anterior y en su afán de dar a conocer la importancia de los que se pretendía con este proyecto de norma, el 11 de noviembre de 2010, mediante correo denominado “Todos Metrotel”, informo a todo el personal de la empresa sobre el mencionado proyecto acompañado el texto del mismo para que las áreas que quedaban involucradas en su cumplimiento, se preparasen de tal manera con el propósito de dar aplicación oportuna a los requerimiento que esta proyectaba. El 16 de noviembre de 2010, mediante correo la Secretaria General invitó a las áreas involucradas en el cumplimiento de la norma proyectara para que asistieran a una teleconferencia virtual organizada por la Comisión de Regulación de comunicaciones, CRC, en su interés por defender los derechos de los usuarios de las comunicaciones, conferencia que estuvo a cargo del Dr. Cristhian Lizcano o director ejecutivo de la CRC. La Secretaría General en su objetivo de hacer una verdadera divulgación al proyecto de régimen de protección mencionado, invitó mediante correo a las áreas Involucradas, a unas mesas de trabajo a llevar a cabo dentro de la empresa durante los días 22, 23 y 24 de noviembre e informando que el día 25 se enviarían los comentarios que se consideran pertinentes hacer sobre el proyecto a la CRC.



3 La divulgación de la resolución dentro de la empresa se realizó a través de un Correo electrónico enviado por la Secretaría General, Dra. María Claudia Patrón dirigido a “Todos Metrotel” el día 20 de mayo de 2011. (La resolución fue publicada en el diario oficial el 18 de mayo de 2011). El correo incluía dos archivos en PDF de las resoluciones 3066 y 3067; y se informaba al personal para que estuvieran atentos a una capacitación que haría la Secretaría General sobre el cumplimiento de las resoluciones. Cabe la oportunidad para informar que la Secretaría General teniendo en cuenta lo riguroso de las normas del sector donde se desenvuelve la empresa, lo perentorio de las fechas de cumplimiento y las consecuencias que acarrea su incumplimiento contrató con el proveedor del servicio denominado “Notinet en línea”, entidad encargada de divulgar y remitir de manera oportuna a sus suscriptores, toda la normatividad que envuelve a sus negocios, para que de manera oportuna informe sobre la normatividad que envuelve a sus negocios, para que de manera oportuna informe sobre la normatividad que cubre la empresa, en este caso particular la publicación de la resolución 3066 nos fue informada de manera extemporánea; es decir el 22 de mayo de 2011, mucho tiempo después de que fue advertida por la propia Secretaria General. Por todo lo anterior podemos observar que en ningún momento la Secretaría General en cabeza de la Dra. María Claudia Patrón, mostró desatención y menos negligencia en su compromiso de divulgar y socializar de manera oportuna dentro de la empresas la publicación de la resolución 3066, régimen integral de la protección de los derechos de los usuarios de comunicaciones. Posteriormente al 20 de mayo, se dieron las publicaciones de la resolución en la página web de la empresa el 23 de mayo de 2011, en la sección de protección al usuario, opción normatividad, lugar donde se cuelgan todos los contenidos legales de la compañía. Es pertinente tener en cuenta que los días 21 y 22 de mayo de 2011 fueron días inhábiles, por tanto la demora en la publicación de la resolución 3066 no fue realmente de 5 días como indica la SIC en su resolución de multa, sino de 3 días hábiles. En agosto 2 de 2011, la Secretaría General Dra María Claudia Patrón, envió un correo electrónico dirigido a “Todos Metrotel”, donde detallaba las obligaciones que surgieron a raíz de la expedición de la mencionada resolución y en el caso del artículo 110 hace una copia textual del mismo. La capacitación programada, por parte de Secretaría General, para analizar las obligaciones contenidas en la resolución 3066 se realizó el 29 de septiembre de 2011; con el apoyo de la doctora SOFIA CAMARGO, asesora externa de la empresa.



4 4. ANALISIS A LA RESOLUCIÓN EMITIDA POR LA SIC Resolución número 50910 del 26 de septiembre de 2011- pliego de cargos: En esta resolución se verificó el cumplimiento del artículo 110 “del nuevo régimen integral de protección de los usuarios de los servicios de comunicaciones”, donde advirtió que Metrotel S.A. ESP no acató lo establecido en la citada disposición ya que omitió informar de manera destacada en su página web y red social sobre la entrada en vigencia de la resolución 3066 del 18 de mayo de 2011. Resolución número 60872 del 31 de octubre de 2011-sanción: La SIC manifiesta que pese al que el régimen en cuestión no establecía el método como los proveedores de servicios debían divulgar o publicar la nueva norma, la información debía realizarse de manera destacada o sobresaliente, lo que significaba que a simple vista cuando el suscriptor ingresara a la página web del proveedor, pudiera conocer con facilidad y simpleza la entrada en vigencia de la nueva norma de protección al usuario. La SIC una vez evaluados los elementos probatorios de la empresa Metrotel, aclaro que el 23 de agosto de 2011 realizó la verificación del portal de la misma y dicha información no estaba publicada, sino que se figuraba la información sobre un nuevo CAC en el centro comercial Buenavista de Barranquilla y que la certificación anexa a los descargos emitida por el señor Luis Mosquera de 10 de octubre de 2011 no era suficiente para demostrar que la misma estaba siendo publicada de forma sobresaliente al momento de la verificación, razón por la cual se sanciona a Metrotel S.A E.S.P. por la suma de $53.560.000, correspondiente a 100 SMLMV. 5. DEFENSA DE METROTEL Con respecto a la resolución 50910 la empresa respondió que la regulación no estableció un método específico para la publicación. En atención a la resolución 60872 la empresa presentó Recurso de Reposición el 18 de noviembre de 2011, argumentando que la publicación de dicha regulación se encontraba en un banner publicitario secuencial y adicional a la norma se encontraba la información del nuevo CAC en Buenaventura, publicidad muy parecida a la utilizada en la página de MINTIC, y otros 8 banner con diferentes anuncios. Igualmente muy respetuosamente manifestaba que la certificación del administrador de la Web tenía suficiente merito probatorio para demostrar que en efecto la resolución 3066 de 2011 si había sido montada en la citada página de



5manera adecuada. De igual manera solicitaba la revocación de la sanción y que si con el acervo probatorio anexado al recurso, el despacho no atendiera la misma, se revisara la cuantía de la sanción. 5. RESOLUCIÓN 75.394 DE NOVIEMBRE 30 DE DE 2012 – RESPUESTA A

RECURSO DE REPOSICIÓN La SIC resuelve el recurso de reposición aclarando que si bien la publicación de Metrotel se realizó desde el 23 de mayo de 2011, la publicación del RPU fue el 18 de mayo de 2011 y es a partir de esta fecha que se obligaba a su divulgación y hasta el 31 de diciembre del mismo año, por lo tanto, se evidencia que el proveedor realizó su divulgación cinco (5) días después de publicada la norma en el diario oficial (18 de mayo de 2011- D. Oficial #48.073 DE 2011). De otra parte la SIC realizó el ejercicio de dosimetría de la sanción permitiendo graduar el monto de la sanción pecuniaria quedando fijada en $16.068.000 correspondiente a 30 SMLMV. En este punto se destaca que la decisión de la SIC mediante la resolución 75.394 de noviembre 30 de 2012 es abiertamente violatoria al debido proceso de Metrotel, en el sentido de que contempla un reproche, nuevo que no había sido tratado en la resolución de pliego de cargos y de multa, referente a la mora en la publicación de la resolución 3066 de 5 días en la página web de la empresa; ya que el tema solo se había sido de forma “resaltada y notoria”. CONCLUSIONES (RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS, PROPUESTAS) Esta oficina considera que el incumplimiento que motivó la sanción aplicada a la empresa por parte de la SIC, se debió a que la resolución 3066 publicada por Metrotel en los medios obligados para ello que de manera extemporánea; pese a que el reproche original de la SIC se centró en el hecho de que su publicación en la web de la empresa no fue “notoria y resaltada”. A pesar de lo anterior, esta auditoría y en atención al usuario realizado a este caso en particular, no puede señalar de manera contundente que la Secretaria General fue negligente en lo que respecta a su responsabilidad de informar sobre la vigencia de la resolución ya comentada, su socialización, publicación y demás actividades requeridas para su conocimiento y cumplimiento por parte de las áreas correspondientes. 6



Como se puede apreciar en este escrito y como resultado de la investigación llevada a cabo por esta auditoría, la Secretaria General estuvo al frente de esta norma desde su inicio como proyecto preparando de manera anticipada todo lo concerniente a su conocimiento por parte de las áreas involucrados, incluso en la capacitación de los mismos programas conferentes, mesa de trabajo y demás actividades requeridas para estos casos Por todo anterior los funcionarios de la compañía no actuaron ni con dolo ni con Culpa grave en este evento; pero se considera pertinente se tomen en cuenta las recomendaciones que establece el presente escrito. RECOMENTDACIONES Esta auditoria como plan de mejoramiento para estos casos similares recomienda lo siguiente:

- Establecer qué tipo de responsabilidad cabe contra la empresa “Notinet” en línea”, en atención a que podemos deducir que uno de sus objetivos principales y contractuales de este proveedor es dar oportuna información de las normas que le competen a sus usuarios y esta oportunidad la información dada por ellos para este caso que nos ocupa fue extemporánea.

- Comunicar oportunamente la expedición de normas que nos regulen e indicar en la comunicación los responsables y obligaciones con sus plazos e interpretaciones en derechos, necesarias para su correcta implementación.

- Realizar un adecuado seguimiento a los proyectos de regulación de qué forma que antes obligaciones perentorias como la analizada en este informe, se dé el oportuno cumplimiento.

- Analizar por parte de la Secretaría General la viabilidad de interponer acción administrativa contra contra la resolución 75.394 de noviembre 30 de 2012 expedida por la SIC por los hechos indicado.

MARCO TULIO GUTIERREZ Auditor interno Transcriptor:

7.3.3 MARGENES UTILIZADOS EN LA ELABORACION DE UN INFORME



Distribución de zona en sobre oficio modelo 1

Distribución de zona sobre oficio modelo 2

7.1 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE SOBRES



Para la elaboración de SOBRES se tendrán en cuenta lo establecido en GTC 185 “Documentación organizacional. En lo referente a distribución de datos.

Modelo de distribución de los datos del destinatario en sobre tamaño oficio

Esquema de indicadores para el destinatario en sobre oficio



ANEXO No 9.6 PROCE

DIMIENTO DE GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS



PROCEDIMIENTO DE GESTION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS




OBJETIVO Establecer criterios, actividades y responsabilidades en la recepción, revisión, clasificación registro, radicación, distribución y trámite de la correspondencia y de los documentos recibidos en soportes análogos y digitales (papel, correos electrónicos, videos, cintas y otros) en METROTEL SA. ALCANCE Este procedimiento normaliza las actividades que se dan desde el mismo momento del ingreso de los documentos a la empresa hasta cuando queden dispuestos para ser archivados. POLITICAS • Archivo central es la única dependencia autorizada para recepcionar, radicar, registrar y direccionar documentos internos y externos de Metrotel SA en soportes físicos y análogos (correo electrónico y fax). • Metrotel SA aplica la política de confidencialidad y privacidad de la correspondencia personal de los funcionarios (articulo 15 de la constitución política de Colombia). La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. • El uso de faxes y correos electrónicos tanto en el archivo central como en los archivos de gestión estarán sujeto a la política de cero papel establecida por la directriz interna 259819 del 15 de septiembre 2014 de Metrotel SA. NORMATIVIDAD • Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Archivo General de la Nación. • Artículo 15. De la Constitución política de Colombia-" Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. • Artículo 20. De la constitución de Colombia-"Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial". • Artículo 194 del Código Penal. Divulgación y empleo de documentos reservados. "El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor".



DEFINICIONES • CORRESPONDENCIA Es aquella que está dirigida a METROTEL o sus funcionarios relacionados con las actividades desarrolladas con terceros (Clientes, Proveedores; empresas). Tienen como característica que son redactadas de una manera formal y un remitente específico. • CORRESPONDENCIA PERSONAL Son todas las cartas o documentos de carácter privado que llegan a la empresa, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. • CORRESPONDENCIA ORDINARIA Es la que tiene un trámite normal que no requiere tiempos específicos de respuesta y su trámite está fijado por las prácticas institucionales. • CORRESPONDENCIA URGENTE Es la que requiere de tiempos específicos de respuesta establecido por la ley, tales como derechos de petición, tutelas, notificaciones; o aquella requiera de respuesta inmediata para clientes, proveedores, instituciones y su respuesta no inmediata tenga un impacto en las elaciones comerciales u oficiales con estos. • CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL Es aquella que contiene información carácter privado y reservado para la empresa, en razón a que la información de tipo económico o legal de, que no debe ser conocido por terceras personas. • RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Se entiende el proceso de dar entrada formalmente a la correspondencia que ingresa a la empresa, METROTEL S.A imprimiendo en la misma el sello, con los datos de: número consecutivo, fecha, hora y pase a. • SELLO DE RECIBIDO Sello que se imprime a las copias de correspondencia y/o sobres cerrados que sean recibidos en., impreso como constancia de su entrada a la empresa. • ARCHIVO ELECTRÓNICO Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.



• DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. • DOCUMENTO ORIGINAL Es la fuente de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. • RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones o cartas recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. DESARROLLO En la recepción de METROTEL SA se realiza la entrada de documentos, correspondencia (en soporte papel; las actividades que se describen a continuación quedan bajo la responsabilidad de la recepcionista, quien ejecuta secuencialmente: A. REVISIÓN. Abrir y revisar la correspondencia, documentos y embalajes recepcionados en la empresa, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • Verificar si pertenecen a la empresa, sino serán devueltos a su remitente. En caso de no pertenecer a la empresa será colocado en un sobre y se enviará al destinatario anunciado; o se devolverá a la misma empresa de correos que lo entregó. • Verificar que estén firmados, sino serán devueltos a su remitente ó se le solicitará la firma respectiva en forma personal o vía telefónica. • Comprobar si trae los anexos anunciados; si no los trae, notificar al destinatario al respecto. • Cotejar la fecha del documento con la del matasello del correo; en caso de que la comunicación llegue con fecha muy atrasada; para salvar responsabilidades, debe guardar el sobre respectivo. B. RECEPCIÓN.



Una vez realizada la apertura de sobres, la recepcionista, deberá proceder a la recepción de correspondencia, documentos y embalajes recibidos, de la siguiente manera: Colocar el sello de RECIBIDO (con la fecha respectiva) y registrar sobre la estampa del sello la firma de recibido, en los siguientes casos (Ver Anexo 1): • Si los documentos son enviados en sobre cerrado, colocar el sello en el sobre. • Si los documentos tienen adjunta la respectiva copia o una guía de mensajería, colocar el sello en la copia y anexos (y/o en la guía); y luego de esto entregarlo a su portador. • Si los documentos recibidos son facturas (incluyendo las correspondientes a servicios públicos), colocar el sello tanto en el original como en la copia del portador (cuando éste así lo exija) y luego de esto entregarla al mismo. • Si se recibe un embalaje: Sobres especiales, pequeños paquetes, se colocará el sello de recibido en la guía de mensajería. C. CLASIFICACIÓN La unidad de correspondencia realiza la clasificación de la correspondencia recepcionada, separando las cartas de la empresa, de las personales; formando los siguientes grupos: Correspondencia de la empresa y Correspondencia personal Cuando se presenten dudas al diferenciar una carta dirigida a la empresa METROTEL SA de uno personal, no será abiertos y se le colocará un sello con la indicación: “DEVUELVASE AL ARCHIVO. Correspondencia de la empresa, la dirigida a los funcionarios en razón a las funciones que desempeñan en la misma; y en el sobre que las contienen, tienen el siguiente tratamiento; Nombre del funcionario; cargo que desempeña; nombre de la empresa destinataria.Tienen como característica que son redactadas de una manera formal y tienen un remitente específico.

Doctor RAUL NAVARRO MARTIN Gerente Metrotel Calle 74 57 - 35 Barranquilla

Correspondencia personal, Son todas las cartas de carácter privado que llegan a METROTEL S,A, a título personal; no citan el cargo en el sobre que las contienen; o pueden traer un sello de personal impreso en el sobre y que no generan trámites en la empresa. Deben ser distribuidas a su destinatario previa notificación. No se consideran como correspondencia personal los embargos de los empleados, ordenes de captura y



otros de carácter judicial, que se deben de remitir de inmediato a las oficinas de Recursos Humanos de inmediato para su respectivo trámite. Cuando se presenten dudas al diferenciar una carta dirigida a la empresa METROTEL SA de uno personal, no será abiertos y se le colocará un sello con la indicación: “DEVUELVASE AL ARCHIVO. En caso de que los reciba en devolución al archivo por correspondencia de la empresa, se deberá radicar y registrar. .La unidad de correspondencia realiza la clasificación de la correspondencia de la empresa en: ordinaria, Urgente y confidencial. La correspondencia que está dirigida a la empresa, -atendiendo carácter del trámite-, se deberá clasificar en: ordinaria, urgente y confidencial.

.La unidad de correspondencia realiza la clasificación de los documentos Se clasificarán en: internos y externos La unidad de correspondencia realiza la clasificación de la publicaciones recepcionadas Revistas, folletos y Publicaciones: Esta clasificación se incluyen libros, revistas, periódicos, folletos, plegables de participación a eventos, seminarios y cursos de capacitación; tarjetas de invitación; catálogos comerciales de tiendas, y ofertas en serie. No se radican pero se registran y se distribuyen a sus destinatarios. En la unidad de correspondencia se realiza la clasificación de los embajales recibidos por recepción; incluye del recibo de pequeños paquetes que contengan pieza, repuestos, equipos pequeños; que deben ser direccionados. El auxiliar de archivo asistirá a la recepción a buscar los documentos que ingresan del medio externo en las siguientes horas: 8:00 am, 10:00am, 2:00pm, 4: 00 pm y a su vez a las oficinas de Metrotel S.A para la búsqueda de los documentos internos que serán enviados al medio externo.

PERSONAL Doctor RAUL NAVARRO MARTIN Doctor

RAUL NAVARRO MARTIN Gerente Metrotel Calle 74 57 - 35 Barranquilla

Metrotel Calle 74 57 - 35 Barranquilla

URGENTE

Doctor RAUL NAVARRO MARTIN Gerente Metrotel Calle 74 57 35

CONFIDENCIAL

Doctor RAUL NAVARRO MARTIN Gerente Metrotel Calle 74 57 - 35

PERSONAL



RADICACIÓN Radicar la correspondencia (y los documentos) consiste en imprimir el sello de radicación en la parte superior derecha del documento o comunicación recibida. El número de radicación asignado en METROTEL SA es único e infinito. La radicación es realizada por la unidad de correspondencia; y es aplicable a la correspondencia de la empresa, a documentos que ingresen, (como facturas y cuentas de cobros). Los códigos de las dependencias de Metrotel SA hacia donde se direccionarán la correspondencia o documentos, quedan establecidos en la tabla que se presenta a continuación: 1. REGISTRO La Recepcionista y la unidad de correspondencia son el responsable del registro de la correspondencia, facturas o cuentas de cobro recibidas, para tener una trazabilidad de lo que se recibe del medio externo y es entregado a la unidad de correspondencia así: Correspondencia: Para su registro utiliza el formato “REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA” o aplicativo diligenciando los siguientes campos (Ver anexo 3):

N° (Número de radicación anotado en el sello de radicación) Fecha (dd/mm/aa) (Fecha de radicación de la correspondencia) Procedencia - Entidad ó Persona (Emisor de la correspondencia) Procedencia – Lugar (Municipio ó ciudad desde donde el emisor envía la

correspondencia) Detalle – Fecha (dd/mm/aa) (Fecha impresa en la correspondencia) Detalle – Referencia (Un resumen del contenido de la misma) Detalle – Anexos (Indicación del número de anexos, si los trae). Detalle- Repartido a se coloca código de la dependencia a la que se entregan los

documentos Facturas ó Cuentas de cobro: Para su registro utiliza el formato “Control de Facturas Recibidas” (Ver anexo 4), diligenciando los siguientes campos:

Fecha (dd/mm/aa): Fecha en que se recibe la factura ó cuenta de cobro.



N° Factura (En caso de que sea una Cuenta de Cobro se anota “Cuenta de Cobro”, ya que generalmente estos documentos no tienen un N° que los identifique).

Proveedor (Razón social de la entidad ó Nombre y apellido de la persona que emite la factura ó cuenta de cobro). 2. DIGITALIZACIÓN: Después de ser registrada la correspondencia o los documentos el asistente de archivo los digitaliza, grabándolos en una carpeta electrónica a las series documentales correspondientes, según aplicativo document docs. 3. DISTRIBUCION El asistente de archivo una vez digitalizados los documentos en formato PDF, los ubica digitalmente por dependencias, en el aplicativo document docs el cual es distribuido electrónicamente el cual a los funcionarios competentes les llega al correo una notificación el cual adjunta la comunicación, el documento físico es guardado en el archivo central. La distribución de documentos o reparto a las dependencias es responsabilidad del asistente de archivos. 4. TRAMITE Todo documento considerado como correspondencia que haya sido radicado debe cumplir con los siguientes requisitos antes de ser archivado: 1. El funcionario que recibe la correspondencia, una vez le haya dado tratamiento procederá a dar respuesta mediante una comunicación. 2. El asistente de archivo hará seguimiento al trámite de la correspondencia realizado por las diferentes dependencias. Finalizado el trámite y una vez recibida la correspondencia el Auxiliar de Archivo anota el código de la carpeta donde se archivará el documento y a su vez archiva en el lugar correspondiente



ANEXO No 9.7 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS BASADOS EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS BASADOS EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD




1. INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental (PGD) contempla al interior del concepto de Archivo Total identificando 8 procesos: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, estos procesos estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en la unidad de Correspondencia y Archivo durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). Como parte integral del desarrollo del PGD se han desarrollado las Tablas de Retención Documental (TRD), instrumento que define al interior de la Metrotel S.A. la Producción y la racionalización de documentos. En términos de organización de documentos, las Tablas de Retención Documental (TRD) son la herramienta en que la entidad debe apoyarse para lograr una efectiva organización y administración de sus documentos de archivo. Por tal razón es necesario que al interior de Metrotel S.A., y específicamente en cada una de las áreas, los colaboradores cuenten con la habilidad de interpretar, aplicar y actualizar las TRD, de acuerdo con las políticas establecidas por el Comité Interno de Archivos y con el apoyo, orientación, capacitación y coordinación del área de Archivo Central. Para la interpretación de las Tablas de Retención Documental (TRD), es necesario tener en cuenta los conceptos y términos técnicos de archivo, así como los procesos utilizados para la elaboración de las mismas, los cuales aparecen dentro del presente manual. En este sentido, el presente procedimiento se constituye en un documento de apoyo para la consulta de los funcionarios, en procura de lograr una correcta y adecuada aplicación de las TRD, como complemento de las políticas orientadas a la optimización del Proceso de Gestión Documental adoptado por Metrotel S.A.



2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los funcionarios de Metrotel S.A, encargados del archivo, custodia y organización de la documentación emanada de sus funciones, un instrumento funcional, práctico que permita la aplicación de las TRD de una manera eficaz, eficiente y estandarizada.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Promover y divulgar la metodología de aplicación de las TRD adoptadas por Metrotel S.A.

• Facilitar la interpretación e implementación de las TRD a los funcionarios de

Metrotel S.A.

• Brindar una herramienta de apoyo y consulta permanente a los funcionarios de Metrotel S.A. con el propósito de organizar sus documentos de archivo, de acuerdo a las TRD.

• Instruir a los colaboradores de las áreas productoras de documentos, acerca del

procedimiento y metodología a implementar en las futuras actualizaciones o ajustes que puedan sufrir las TRD, con relación a la creación de nuevas series y/ o subseries documentales, definición de tiempos de permanencia o retención en sus fases de archivo (de Gestión, Central e Histórico), contemplando la disposición final de los documentos y el procedimiento aplicado a los mismos.

• Orientar a los funcionarios en la identificación, manejo y proceder, respecto a los

documentos facilitativos o de apoyo y a los documentos copia que se manejan en las áreas, con el fin de contribuir a la racionalización en la producción documental y prevenir la duplicidad en la conservación de los documentos de archivo, lo cual se refleja en la optimización de espacios y recursos para la compañía.

3. ALCANCE E IMPORTANCIA Las Tablas de Retención Documental están basadas en la estructura orgánico-funcional de la empresa, en las que quedan identificadas las series y subseries documentales especificas de las oficinas productoras de Metrotel S.A independientes del soporte de la información.



Por esta razón, las tablas son de obligatorio cumplimiento para cada una de las áreas que conforman Metrotel S.A. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por Ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de las distintas dependencias y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental y aprobadas por el Comité Interno de Archivos, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización. 4. GENERALIDADES DE LAS T.R.D 4.1 CONCEPTO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Es un instrumento de descripción archivística, donde se identifican cada una de las series y subseries documentales asociadas a cada Area o dependencias de Metrotel y en las cuales se establecen los tiempos de retención en el archivo de gestión y en el Archivo Central.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD- DE METROTEL S.A

03/02/2015 Elaborado por:

DANILO ULLOQUE Profesional en ciencias de la

Información PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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4.2. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE LAS TRD-

Investigación preliminar sobre la institución Recolección de toda la información de la Institución: • Disposiciones Legales, Actos Administrativos y otras normas referentes a la creación y cambios estructurales de METROTEL S.A. • Estructura interna de la entidad, procesos y procedimientos de METROTEL S.A • Organigramas. • Reglamentación de la gestión de archivo de la Empresa.

Entrevista con los productores de la información Entrevista con los generadores de los documentos dentro de la Universidad, aplicando formato de encuesta de estudio de unidad documental. • Identificación y definición de unidades documentales. • Identificación del flujo documentos en cada una de las áreas de la Institución. • Valoración primaria de la documentación. • Información sobre documentos y procesos Los productores de la información suministran los datos acorde al formato de entrevista al productor de la información en las oficinas productoras.

Análisis de la información Se analiza la información recolectada determinando los siguientes aspectos: 1. Conformación de series documentales con sus respectivos tipos. 2. Valoración y selección documental. 3. Procesos para la generación de la información.

Generación de Borrador de tablas de retención documental Se crean los borradores de acuerdo al análisis de la información recolectada. Validación de la tabla de retención documental





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Validación con cada uno de los líderes o encuestados de las unidades la propuesta de TRD.

Firma y aprobación de la tabla de retención documental. Firma la tabla de retención y el Acta de Validación como aprobación de la Tabla de retención documental

Presentación de las Tabla de retención documental al comité de archivo Se presentan las TRD para aprobación del Comité de Archivo, si existe alguna observación por parte del Comité Validar con el líder del proceso para posterior aprobación del Comité. Aprobación del comité de archivo

4.3. COMPONENTES DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

• Encabezado: Indica el nombre de la entidad o el logo y el nombre del documento

• Página: Cantidad de Páginas de la TRD

• Sección: Registra el nombre del Área o nombre de la gerencia a la cual pertenece la oficina productora.

• Oficina Productora: Registra el nombre de la oficina generadora de los

documentos.

• Código: Columna que consigna el código asignado a cada Serie y/o Subserie Documental. El cual está compuesto de la siguiente forma: primeros tres dígitos corresponden a la identificación de la dependencia, seguido de un guion; dos dígitos que identifican la serie documental, seguido de un punto y dos dígitos que corresponden la identificación de la subserie documental.

• Series y Tipos Documentales: En esta columna se listan los nombres de las series, subseries con sus respectivos tipos documentales. Las series documentales denominan el asunto que las genera y las subseries corresponden a la derivación de dicho asunto. Por su parte, los tipos documentales corresponden a los documentos que conforman las series y/o subseries documental; los tipos documentales se encuentran listados uno a uno después de las series o subseries correspondientes.

• Tiempo de Retención: En esta columna se consigna el número en años que debe permanecer la serie, tanto en el Archivo de Gestión, en el Archivo Central. En





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todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.

• Disposición Final: En esta columna se marca con una X la opción que debe

aplicarse a la serie una vez terminado el periodo de retención en el archivo central. Se señala el procedimiento que se llevará acabo con la serie de documental. Estos son CT – Conservación Total, E – Eliminación, S – Selección, E – Imagen, Reproducción a través de un medio técnico ya sea digitalización o microfilmación..

• Procedimiento: En esta columna se consigna una breve descripción del proceso

al cual se someterá la serie documental, una vez finalice su tiempo de retención en el archivo central.

• Convenciones: Descripción de las abreviaturas utilizadas en el formato de Tabla de Retención Documental.

• Firmas y datos que: Respaldan la validez de la TRD, contiene firma responsable

de jefe de archivo; fecha de elaboración; Aprobada según acto administrativo No y fecha de aprobación en cabeza de el jefe de oficina y el representante del comité de archivo.

5. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL El presente numeral desarrolla los pasos metodológicos de aplicación de las TRD, partiendo de la elaboración del plan de trabajo de aplicación por parte del Coordinador de archivos de Metrotel S.AS, el cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos: • Cronograma de actividades: Se estiman los tiempos de ejecución de acuerdo con el

nivel estructural de la entidad, determinando etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazo, este cronograma es presentado y aprobado por el comité de archivo.

• Recurso humano: Es necesario determinar el personal requerido para la organización de los Archivos de Gestión.

• Insumos: Determina las unidades de conservación que serán utilizadas en el proceso de organización.

5.1. METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL





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En ese sentido, para la adecuada y acertada aplicación de las TRD, una vez aprobadas por el Comité interno de Archivo de Metrotel S.A, se deben tener en cuenta las siguientes fases:

Primera Fase - Difusión e Instrucción Difusión METROTEL S.A dará a conocer a las dependencias la aprobación de las TRD y su difusión se realizará indicando:

• Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. • Instructivo para su aplicación • Procedimiento para la organización de los archivos de gestión en concordancia

con la TRD de cada oficina. METROTEL S.A podrá dar a conocer a la comunidad en general y usuarios de la empresa las TRD publicándolas en la Pagina WEB institucional. Capacitación Mediante la realización de charlas, reuniones – talleres, el coordinador del archivo dará instrucción al personal de gestión de cada dependencia, acerca de como se deben aplicar en la implementación las Tablas de Retención.

Segunda Fase – Organización del Archivo de Gestión Organización del Archivo de Gestión Los funcionarios de cada área o dependencias procederán a organizar físicamente la documentación acorde a las directrices establecidas en este procedimiento. Tercera Fase – Transferencias Primarias Las transferencias documentales primarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. 5.2 FUJOS DE PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


03/02/2015

5.2.1 Difusión de las TRD No Actividades Responsables

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Elaborado por: DANILO ULLOQUE

Profesional en ciencias de la Información

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 119 de 143

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Aprobación de las Tablas de Retención Documental Generar el Acta de Comité de Archivo donde se Adoptan las Tablas de Retención Documental al interior de la Universidad. Se define el método de difusión (Carteleras, Comunicaciones Internas, Correo Electrónico, Publicación en la Intranet, Capacitación) para informar a los colaboradores las TRD definiendo:

• Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

• Instructivo para su aplicación

• Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

Los funcionarios de cada dependencia n conocer manejar e implementar su TRD de acuerdo al instructivo y a las instrucciones brindadas por el comité de Archivo.

Comité de Archivo Coordinador de archivos Asistente Administrativa . Funcionarios de Metrotel

5.2.2 Capacitación No Actividades Responsables

1 2 3

Capacitar a los colaboradores en el manejo de la Tabla de Retención Documental. Realizar el plan de capacitación para realizar el acompañamiento cada una de las áreas. Asistir a cada una de las áreas para realizar la explicación de la aplicación de la TRD y la organización física de la documentación.

Coordinador de archivos Asistente Administrativa /Coordinador de archivos Coordinador de archivos

Inicio

Aprobación de las Tablas de Retención Documental

Adopción de las Tablas de Retención Documental

Realizar la difusión a los Colaboradores de las TRD.

Adopción de las TRD en las áreas

Fin

Inicio

Capacitación Colaboradores en TRD

Programar la Capacitación de TRD por Áreas.

Realizar el Acompañamiento para la aplicación de las TRD

Fin


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5.2.3 Organización de los Archivos de Gestión No Actividades Responsables




1

2

3

4

5

Clasificar la documentación acorde a la Tabla de Retención documental, identificando cada una de las series que componen el Archivo de Gestión. Organizar la información Físicamente. Se procede a separar cada una de las series documentales y a conformar los expedientes. Dentro de la conformación de las series documentales específicas de cada dependencia se encuentran documentos de apoyo, los cuales no pertenecen a las series de las TRD, debido a que cumplen una función de soporte o informativa, Todos los documentos de apoyo, deben ser identificados, con el fin de facilitar procesos de localización, consulta y eliminación y no deben ser transferidos al Archivo Central el proceso de eliminación se debe ejecutar una vez se considere que han perdido vigencia, ya que los mismos no serán recibidos en la transferencia documental. Se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido todos los requisitos exigidos de los documentos en la Entidad y en especial las firmas originales Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares y las copias sobrantes. La documentación deberá estar libre de material metálico como clips, ganchos, legajadores y exceso de ganchos de cosedora, además de otros elementos como separadores o post-it. Se debe retirar de la unidad de conservación toda aquella documentación considerada como material no archivístico, por ejemplo:

Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión .

Inicio

Clasificación de la documentación acorde a la TRD.

Organización física de la documentación

Identificación de los documentos de Apoyo

A

A

Alistamiento de información

Verificación del trámite


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6

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9

10

plegables, tarjetas de invitación, recortes de prensa, catálogos, (cuando no hagan parte de la serie documental). Se debe numerar cada uno de los documentos que hacen parte del expediente, esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de cada hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB o B) en forma legible y sin enmendaduras Identificación de la Información. Sin excepción todas las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación por lo tanto debe contener la siguiente información:

• Nombre del área • Nombre de la Dependencia. • Nombre de la serie documental • Código de la serie documental. • Nombre de la subserie

Documental. • Código de la subserie

documental • Fechas extremas. • Consecutivos: si aplican

Cada funcionario responsable de los archivo de gestión debe elaborar un inventario donde se pueda evidenciar que expedientes van a ser transferidos al archivo central en concordancia con las TRD Realizar la marcación de la estantería y archivadores, de manera que la información sea de fácil ubicación. Se debe realizar una distribución secuencial de izquierda a derecha de los muebles donde se conservan los documentos.

Funcionarios de Archivos de gestión . Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión

Identificación de la información

Identificación del mobiliario para Archivo de Gestión.

Organizar físicamente la documentación en la estantería

B

Realizar inventario de la documentación

B

Fin

Foliación de los documentos





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5.2.4 Transferencias Documentales No Actividades Responsables

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6

Elaborar el programa de transferencias, estableciendo los días específicos en que se remitirá la información al Archivo central, socializando el mismo con la suficiente antelación para que los funcionarios encargados de los archivos de gestión inicien el proceso de preparación de la documentación. Realizar la verificación de las TRD vs. el inventario del área, identificando la información a transferir a Gestión Documental de acuerdo con las TRD. Se refiere a todas las actividades que tienen como objetivo garantizar la preparación técnica de los documentos: ordenación, selección natural ó expurgo, foliación, cambio de unidades de conservación, identificación y rotulación de los expedientes. Los expedientes se deben ubicar respetando la secuencia lógica (de izquierda a derecha), así mismo las cajas deben ir identificadas, es decir numeradas de manera secuencial, de forma clara y visible. Diligenciar el formato de inventario acorde con el establecido por la empresa Un funcionario del Archivo central realizará el proceso de revisión de la transferencia documental, la cual puede ser puntual o por muestreo, dependiendo del tamaño de la misma. Se debe tener en cuenta: ordenación, foliación, identificación y contenido. Luego de verificar la revisión se devolverá una copia del inventario documental debidamente firmada por el funcionario de Gestión Documental y por el contrario si se encuentra alguna inconsistencia se debe hacer el contacto con el funcionario competente para que haga las correcciones del caso. Una vez revisada y aprobada la

Coordinador de Archivo central. Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Funcionarios de Archivos de gestión Coordinador del Archivo central




Firmar inventario de entrega de documentos

Diligenciar el formato de Transferencia

Realización de la transferencia al Archivo Central

A

A

Ubicar Físicamente la documentación en cajas

Preparar Físicamente la documentación

Revisión de la Información a Transferir

Elaborar el Cronograma de transferencias documentales.

Inicio





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transferencia el funcionario de Gestión Documental, procederá a elaborar y firmar el inventario recibiendo la transferencia respectiva, con la cual la dependencia hace entrega de la documentación, asumiendo la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la documentación transferida, para facilitar su posterior recuperación y consulta.

Funcionarios de Archivos de gestión

6. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

6.1 Ordenación Se ordenan los documentos dentro de una serie, de acuerdo a la secuencia o continuidad de producción de los mismos, formando un expediente al interior de las unidades de conservación (carpetas, AZ, Libro). La documentación se debe organizar de la fecha más antigua a la más reciente, teniendo en cuenta que el primer documento que aparece al abrir la carpeta, debe tener la fecha más antigua. Para este procedimiento es necesario tener en cuenta la presentación y composición de la serie: • Serie documental simple: Es aquella que está conformada por un tipo documental

independientes y son suficientes en si mismos en cuanto a contenido para denominarse como serie.

• Serie documental compleja: Expediente compuesto por varios tipos documentales

diferentes entre sí pero relacionados en razón a unos trámites determinados y por lo general son almacenados en carpetas.

Para la ordenación de las siguientes se deben realizar las siguientes actividades. • Seleccionar el sistema de ordenación, numérico simple o alfanumérico. • Debe reflejar el principio de orden natural, es decir secuencia cronológica en la

que fueron generados los documentos. • Almacenar las series documentales en unidades de conservación adecuadas. • Identificar cada unidad de conservación. Serie: ACTAS Subserie: Actas de comité de inversiones


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Tipo Documental: Acta de Comité de inversiones Abril de 2009

Tipo Documental: Acta de Comité de inversiones Marzo de 2009

Tipo Documental: Acta de comité de Inversiones Febrero de 2009

Serie: Actas Subseries: Actas de Comité de Inversiones Enero de2009.

Fig. 3. Ejemplo de Organización de una Serie Simple:

Serie: CONTRATOS Subserie: CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

Tipo Documental: Estudio de necesidades

Tipo Documental: RP

Tipo Documental: Propuesta

Tipo Documental: Contrato

Serie Documental: Contrato de prestación de servicios Nombre del Contratista: Peña Juna Carlos-

Fig. 4. Ejemplo de Organización de una Serie Compleja

6.1.1 Foliación Para llevar acabo el proceso de foliación se deben tener en cuenta las siguientes características:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número

correspondiente en la cara recta del folio.





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4. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

5. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

6. La documentación se foliará, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, sin utilizar esfero, micro punta, ni lápiz ya que deterioran el papel, ni con lápiz de color rojo ya que las maquinas de reproducción no leen este color.

7. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.

8. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

9. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

La foliación se realiza en cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo y así sucesivamente.

4

2

1

3

Fig. 5. Ejemplo de foliación

7. ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LA INFORMACIÓN. Una vez culminado el proceso de organización y foliación de la documentación, organizamos físicamente la información de la siguiente manera:




3Documento más nuevo

2

1 Documento más Antiguo


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Fig.6 Organización física de los documentos Se ordenan los documentos dentro de una serie, de acuerdo a la secuencia o continuidad de producción de los mismos, formando un expediente al interior de las unidades de conservación (carpetas, AZ, Libro). La documentación se debe organizar de la fecha más antigua a la más reciente, teniendo en cuenta que el primer documento que aparece al abrir la carpeta, debe tener la fecha más antigua. 7.1 Identificación de Unidades Documentales Para la identificación de las unidades se debe diligenciar en los respectivos formatos la siguiente información:

• Area Administrativa: Se debe identificar la unidad administrativa de la cual depende jerárquicamente.

• Código de dependencia se debe registrar el Código que se ha asignado a cada

dependencia de acuerdo a la codificación de la estructura orgánica.

• Nombre de la dependencia: Se debe registrar el nombre de la dependencia productora de documentos.

• Código de serie: Se menciona el código de la serie, tal como aparece registrada

en la TRD. • Nombre de la serie documental: nombre de la serie documental indicado en la

Tabla de Retención Documental.

• Código subserie: códigos se mencionado para la subserie, tal como aparece registrada en la TRD.

• Nombre de la subserie documental: Nombre de la subserie documental indicado

en la Tabla de Retención Documental.

• Fechas extremas: Se debe registrar la primera fecha y la fecha final de los documentos que componen la unidad de conservación.





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7.2 Rotulación para Unidades de Conservación: Se rotulan con el rótulo identificado para tal fin.

7.3 Organización física de la documentación en el mueble de Archivo. Una vez ordenada físicamente la documentación, preparada para ser ubicada en el mueble archivador asignado a la dependencia u oficina, se ubica físicamente de acuerdo al orden asignado en la Serie de la TRD de su respectiva dependencia. La organización se realiza, observando que las series y subseries guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD del área. Ordenación de los expedientes en un mueble archivador Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación de acuerdo a la TRD para que facilite la localización y recuperación de la información.

Contrato 01

Contrato 02

Contrato 03

Contrato 04

Contratos de Obra 01

Fig. 7 Sistemas de Ordenación de Expedientes dentro de un Archivador Elaboración de separadores Al interior de las unidades de almacenamiento (Muebles archivadores o estantes) se requiere utilizar guías o separadores que permitan identificar las series y subseries documentales, con sus respectivos códigos, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.




GUÍA SERIE GUÍA SUBSERIE

2700 INFORMES

2707 INFORMES A ENTES DE CONTROL


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Fig. 8 Separadores de Expedientes.

Fig. 8 Organización Física de la Documentación

Identificación de la ubicación física Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.





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Archivador: No 1 Gaveta: No 1 Área de Contabilidad

Fig. 9 Identificación de los Muebles de Archivo.

Identificación documentos de apoyo Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de la Tabla de Retención, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter general y que como su nombre lo indica sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyen documentos de archivo. Entre los documentos de apoyo, regularmente se pueden encontrar:

• Copias o fotocopias de normas externas a METROTEL S.A (leyes, decretos nacionales, circulares, resoluciones, entre otras).

• Estudios de documentos técnicos que sirven como información esporádica para la Universidad.

• Copias o fotocopias de documentos que son generados por la METROTEL S.A, pero que por función sólo deben ser conservados en una dependencia. En las otras oficinas tan solo cumplen la misión de informar sobre decisiones y procesos que adelanta la Administración, por lo cual pierden todos sus valores.

• Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propaganda sobre productos comerciales, de posible interés para la administración.

Estos documentos serán eliminados por el área productora cuando ya no sean de su utilidad.

7.4 Ordenación. La documentación a transferir al Archivo Central, debe estar ordenada y agrupada en unidades de conservación (Ejemplo: carpetas, legajos y/o expedientes), a este se le








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debe asignar la serie documental, el Archivo Central no recibirá archivos que no se encuentren en el orden descrito.

7.5. Foliación La documentación debe estar previamente foliada para control de la información entregada al Archivo Central, siguiendo las características establecidas

7.6 Inventario Documental. Para la realización del inventario documental, se deberán utilizar el Formato de Inventario Documental, donde se relacionará cada una de las unidades de conservación a transferir (Carpeta, legajo, expediente). • Identificación del Formato: Se identifica el nombre del formato establecido. • Versión del Documento: Se establece la versión del documento acorde al sistema de

Gestión de Calidad. • Entidad Productora: Entidad que genera la documentación

• Unidad Administrativa: Dependencia Jerárquica de la cual depende la oficina

productora.

• Oficina Productora: Unidad que produce la información.

• Registro de entrada: Fecha y hora en la cual ingresa la información al Archivo Central.

• Código: Código Asignado por el área de Gestión Documental para la descripción de

la información.

• Nombre de las Series, Subseries o Asuntos: Descripción de la información que se esta transfiriendo al Archivo Central.

• Fechas Extremas de la documentación: Deben consignarse la fecha inicial y final de

cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año.

• Unidad de Conservación: Se debe señalar que unidad de almacenamiento se

maneja para la conservación de la Información.





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• Folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

• Soportes: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel,

anexos a la documentación: Microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

• Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

• Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, así como la fecha en que se realiza dicha entrega.

• Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable recibir el inventario, así como la fecha en que se recibió. . Este formato deberá ser debidamente diligenciado en original y dos copias, las cuales serán distribuidas así: Original, deberá ser guardado dentro de la caja donde se empacan los archivos a transferir, la primera copia se deberá conservar en la oficina y/o dependencia que entrega los archivos y la segunda copia deberá ser enviada al Área de Gestión Documental.

7.7 Empaque de la Documentación Una vez la documentación sea inventariada, deberá ser empacada en las cajas de archivo tipo x300, que la tiene dispuestas para tal fin, no se podrán empacar archivos en cajas diferentes a estas. La documentación, deberá ser empacada de manera organizada, siguiendo el orden que se ha dado dentro del inventario.

7.8 Entrega de Cajas de archivos Una vez diligenciado y firmado el Inventario, se realizará la entrega de las cajas a transferir al funcionario de Gestión Documental, debidamente autorizado para trasladarlas.





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El funcionario de Gestión Documental, verificará que las cajas relacionadas en el formato de Transferencias, correspondan a las entregadas y procederá a su recibo y posterior traslado hacia al Archivo Central. Una vez ordenado y rotulado el expediente se transfiere para custodia y conservación al Archivo Central de la entidad, de acuerdo al procedimientos establecidos por el área de Gestión Documental y diligenciando los formatos en el mismo de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad y lo establecido por el Comité de Archivo.

8. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las TRD son susceptibles a cambios, modificaciones, ajustes y actualizaciones, producto del proceso de Aplicación de las mismas y producto de las modificaciones de las Políticas y Procedimientos establecidos, así como de la implementación de nuevas disposiciones legales aplicables a la compañía o modificación de las ya existentes; por tanto, es posible que surgen nuevas series que no fueron contempladas en el proceso de elaboración de las TRD. De otra parte, es posible que la entidad realice restructuraciones que den origen a la creación de nuevas áreas, supresión o fusión de otras o reasignación de funciones entre las diferentes áreas, lo cual implica la reasignación de series y creación de nuevas Tablas de Retención Documental. En tal sentido, la actualización de las TRD debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: • Modificación de la Estructura Organizacional: Para las nuevas dependencias que se

creen dentro de la estructura organizacional debe aplicarse la metodología de elaboración de TRD, Contemplada en el Mini manual No. 4 del Archivo General de la Nación.

En caso de supresión de áreas, se aplica el procedimiento establecido en el numeral siguiente. • Fusiones de Áreas: Para aquellas dependencias que sean fusionadas, es prudente

tener en cuenta lo siguiente:

Los documentos que se produjeron hasta el momento de la fusión, se organizan de acuerdo a las series de la Tabla de Retención documental establecida hasta el momento de la fusión y se conservan con el nombre de la oficina productora, antes de la fusión.

A partir del momento de la fusión, se deben ajustar las tablas de Retención Documental, integrando las series documentales asignadas inicialmente a las áreas, con el nombre de la oficina generada producto de la fusión.





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• Modificación de funciones de oficina: La modificación de las funciones de una oficina puede generar o suprimir series y/o subseries documentales, por tal razón, se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Si las funciones de las áreas son reasignadas, implica la modificación de más de una tabla de retención documental, en caso que dicha modificación afecte la producción documental. En tal situación, se procede a ajustar las TRD vinculadas, trasladando las series, subseries o tipos documentales pertinentes, o creando unas nuevas series y/o subseries y suprimiendo otras, si se considera necesario.

- Si se asignan a la oficina nuevas funciones que afecten la producción documental,

se incorporan a la TRD las series, subseries o tipos documentales requeridos, producto de las nuevas funciones adquiridas.

- Si la modificación a las TRD surgen por reasignación de funciones, la

documentación producida hasta el momento de la reasignación se conserva en la oficina que inicialmente realizaba el trámite a los documentos y a partir de ese momento, la oficina que asume las funciones, es la responsable de conservar la documentación; lo anterior aplica solo en el caso en que se afecte la producción documental de las áreas vinculadas.

• Creación o modificación de disposiciones legales: Para el caso en que las

disposiciones legales que rigen a la entidad presenten modificaciones o se generen nuevas que afecten la producción documental, se tendrá en cuenta lo siguiente:

- Si la modificación de la disposición legal implica la generación de uno o varios

documentos, estos últimos deben incluirse en una serie y/o subserie documental, o crear una nueva donde se agruparan los respectivos documentos.

- Si la modificación de la disposición legal implica la supresión de uno o varios

documentos, estos últimos se deben extraer de la serie y/o subserie donde se evidencien y si es preciso, suprimir la serie y/o subserie afectada.

- Las TRD que se modifican, son aquellas que ven afectada su producción

documental, producto de las nuevas disposiciones legales o modificación de las ya existentes.

• Aplicación de Tablas de Retención Documental: En caso que aparezcan nuevas

series y/o subseries, como resultado de la organización de los archivos, estas deben integrarse a la TRD de la dependencia y al cuadro de clasificación documental, asignando el código correspondiente; adicionalmente, si aparecen nuevos tipos documentales que inicialmente no fueron contemplados, deben incorporarse en la Serie y/o subserie respectiva.





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• Cambios en políticas y procedimientos: Dado que para el desarrollo de su objeto social la empresa realiza modificaciones a sus políticas y procedimientos, con el fin de ejecutar su operación de una manera eficiente, se pueden presentar ajustes en las TRD.

8.1 PASOS METODOLÓGICOS PARA REALIZAR LOS AJUSTES Y ACTUALIZACIONES Teniendo presente las consideraciones anteriores, se deben tener en cuenta los siguientes pasos metodológicos para realizar ajustes y actualizaciones a las Tablas de Retención Documental. • El Jefe de Oficina debe informar al responsable de Archivo de la entidad, las

modificaciones referentes a la creación de series, subseries y/o tipos documentales, que se presenten respecto a la Tabla de Retención Documental inicial, producto de la modificación de la estructura organizacional, ajustes a las políticas y procedimientos, creación o modificación de disposiciones legales, modificación de las funciones de la oficina o producto de la aplicación o implementación de las TRD.

• El funcionario responsable de Archivo en la entidad inicia los trámites pertinentes,

encaminados a realizar los respectivos ajustes. • Se realiza la aplicación de los formatos de entrevista establecidos, a los

colaboradores de la unidad, registrando la información referente al origen, trámite, conservación, grado de consulta de los documentos, así como la importancia del documento, con el fin de describir su procedimiento justificado.

• Con la información recolectada y teniendo en cuenta las modificaciones generadas,

se procede a realizar un cuidadoso análisis de la información, con el fin de establecer la tradición del documento (original o copia), la responsabilidad de conservación del documento (oficina), el tiempo de conservación en las fases de archivo y el procedimiento una vez cumplidos los tiempos de retención en las fases de archivo de gestión y central.

• Se procede a realizar los ajustes a la TRD. • Los Ajustes se someten a aprobación por parte del Comité de Archivo de la

empresa.

Es preciso anotar que a partir del análisis de la información recolectada, se debe definir si es necesario incluir una serie y/o subserie documental en la Tabla de Retención Documental de cada oficina o si solamente se incluyen tipos documentales.





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En el caso en que se presente la necesidad de incluir nuevas series documentales en la Tabla de Retención Documental de una oficina, se procede de la siguiente forma:

• Verificar en el Cuadro de Clasificación Documental, la existencia de la serie y / o

subserie documental a crear. • Si existe la serie y / o subserie documental, se incorpora la serie documental con su

correspondiente codificación; se deben listar los documentos que conforman la serie y/ o subserie; se establece su tiempo de retención en años. Para diligenciar las casillas correspondientes a, Disposición Final y observaciones, se debe realizar la valoración respectiva sobre la serie para identificar el procedimiento a establecer.

• Si no existe la serie y / o subserie documental se procede a incluirlas en el Cuadro

de Clasificación Documental. Las series nuevas se incluyen en el Cuadro de Clasificación Documental, después de la última serie documental contemplada, con el código consecutivo siguiente a la última serie documental relacionada. Las subseries de la nueva serie creada, se codifican dentro de la serie partiendo de cero uno y continúa de acuerdo al número de subseries creadas para la serie. Una vez creadas las series y / o subseries en el Cuadro de Clasificación Documental, se procede a incluirlas en la Tabla de Retención Documental a la cual se le realiza la actualización, aplicando el mismo procedimiento del aplicado en el numeral dos.

• Si existe la necesidad de crear una nueva subserie, esta se incluye en la serie

correspondiente, con la codificación y mención de la misma, después de la última subserie creada en el Cuadro de Clasificación. Una vez creada la nueva subserie, se procede a incluirla en la Tabla de Retención Documental a la cual se le realiza la actualización, aplicando el mismo procedimiento del numeral dos.

• Se debe verificar la incidencia de la serie en otras áreas, con el fin de realizar los

ajustes a las TRD, en caso de que sea necesario. (Supresión de series y / o subseries – inclusión de series y / o subseries).

Cuando las Tablas de Retención Documental requieran la supresión de series documentales, el funcionario responsable de la Gestión de Documental de la empresa debe validar las modificaciones con los funcionarios de la oficina, para posteriormente realizar los ajustes pertinentes en la TRD y posteriormente someter a aprobación por parte del Comité de la empresa. Igualmente realizara los ajustes necesarios en el cuadro de clasificación documental, en caso de ser requerido. En el evento en que se fusionen áreas, se deberán realizar los ajustes a las TRD, incorporando las series, subseries y tipos documentales en la TRD de la oficina





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definitiva. En este caso se debe realizar el ajuste respectivo en la codificación de Siglas del nivel estructural. En el caso en que se redistribuyan funciones, las series subseries y tipos documentales se incorporarán en la TRD de la oficina que asume la responsabilidad de los documentos. Una vez aprobados los ajustes a las TRD por el Comité de Archivo, se procederá a la organización de los documento de acuerdo a la nueva TRD.

9. BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales No 4. Archivo General de la Nación. Santafé de Bogotá, Cuarta edición, 2003. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 042 de 2002. Organización de Archivos de Gestión. Bogotá 2002. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 039 de 2002. Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental. Bogotá 2002. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Directiva 005 de 2008. Normas para la foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá 2008. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Documento de Trabajo. Programa de Gestión de Documental. Bogotá 2008. Disponible en: http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/agn/AGN___ANEXOS___GUIA_IMPLEMENTACION_PGD.pdf. COLOMBIA. Código Contencioso Administrativo. Bogotá: Legis, 2003 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil y Legislación Reglamentaria. Bogotá: Legis, 2003. COLOMBIA. Constitución Política de Colombia Santafé de Bogotá: Fundación social y librería la Constitución, 1993. COLOMBIA. Decreto 2527 de 1950, por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Bogotá: Presidencia de la República.

http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/agn/AGN___ANEXOS___GUIA_IMPLEMENTACION_PGD.pdf

http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/agn/AGN___ANEXOS___GUIA_IMPLEMENTACION_PGD.pdf





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COLOMBIA. Decreto 3354 de 1954, por el cual se modifica el Decreto 2527 de1950. Bogotá: Presidencia de la República. COLOMBIA. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Bogotá. 2000. Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: un estudio del RAMP con directrices. París: PGI-RAMP, 1985





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ANEXO No 9.8 PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES






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1.OBJETIVO Definir los lineamientos y actividades relacionadas con las transferencias documentales de METROTEL S.A en concordancia con las Tablas de Retención Documental vigente, la normatividad legal y las políticas institucionales. 2.CAMPO DE APLICACIÓN Aplica a todas oficinas productoras de documentos que deban transferir documentos de los archivos de gestión al archivo central de METROTEL S.A de Barranquilla 3.POLITICAS Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento; y se realizarán con las frecuencias y en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias documentales. En casos excepcionales, el comité de archivo autorizará y aprobará en casos de extemporaneidad. 4.DEFINICIONES TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Consiste en el traspaso físico de los documentos en sus respectivas unidades de conservación, desde los archivos de gestión al Archivo Central, teniendo en cuenta los términos de retención establecidos en la Tablas de Retención Documental y el cronograma de transferencias documentales. UNIDADES DE CONSERVACION Elementos tales como: carpetas, legajos, empastados, etc., en el que se disponen físicamente los documentos en los archivos de cada oficina productora. ARCHIVO CENTRAL Dependencia adscrita a la Dirección Administrativa que que custodia, procesa y almacena la documentación enviada o recibida por los archivos de gestión. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES





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Documento emitido por el Coordinador de Archivo central en el que se establecen las fechas de realización de las transferencias documentales, con indicación de: la dependencia que realiza la transferencia; fecha, y firmas del funcionario responsable de cada archivo de gestión ARCHIVOS DE GESTIÓN Constituidos por los documentos ubicados en los archivos de las distintas dependencias de la empresa y deben reposar en estas hasta cumplido su trámite. Se caracterizan por tener una alta frecuencia de consulta. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Formato utilizado para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central e inactivo), y que contiene los siguientes campos: • Gerencia: Nombre de la dependencia a la cual está adscrita la oficina productora. • Oficina Productora: Se escribe nombre de la Dependencia que realiza la transferencia documental. • Objeto: Se indica si el contenido corresponde a un Inventario o Transferencia Documental. • Registro de Entrada: Se diligencia la fecha en la cual se realiza el Inventario o la Transferencia y el No de transferencia indica el número consecutivo de las transferencias que ha realizado la oficina productora. • Fecha: Fecha en la que se realiza la transferencia. • Hoja Nº __ de __: Indica el número de página del total de hojas utilizadas. • Código: Numero asignado para identificar la serie o tipología documental.. • Series y Tipologías documentales: Nombre con el cual se identifica el documento. • Fechas Extremas: DESDE año/ mes/ día (Fecha de inicio del documento enviado a la División de Gestión Documental) - HASTA año /mes/ día (Fecha final del documento enviado a la División de Gestión Documental ) • Unidad de conservación: Elementos utilizados para el almacenamiento de documentos por ejemplo: legajos, carpetas, empastes. • Notas: Observaciones particulares con relación a los documentos en caso de que sea necesario. • Elaborado por: Nombre y firma de la secretaria o funcionario que realiza la transferencia o Inventario documental. • Visto Bueno: Firma del Gerente o Director del Área. • Recibido por: Funcionario de la Oficina de Gestión Documental que recibe el Inventario o la transferencia. DEPURACIÓN


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Operación que se realiza en las unidades documentales consistente en la limpieza mecánica; extraer duplicado de la información extraer documentación de poca vigencia (cotizaciones, invitaciones, etc). ELIMINACIÓN Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable). TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listados de series y subseries documentales con sus respectivas tipologías documentales, a las cuales se les han establecido su tiempo de retención en los Archivos de gestión y el archivo central y su disposición final. FORMATO DE RÓTULO DE CAJA DE ARCHIVO INACTIVO Formato utilizado para identificar las cajas de archivo inactivo que son transferidas al archivo inactivo de acueducto; el cual se pega en la cara frontal de la Caja. Este rótulo se encuentra disponible en la Intranet de la empresa. 5.DESARROLLO 5.1 TRANSFERENCIAS REALIZADAS POR LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN




ITEM DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABLE(S) Elabora anualmente un cronograma de transferencias documentales, diligenciando el formato establecido (ver anexo No

01 01); y lo difunde a través de la intranet de la empresa la elaboración del cronograma constituye una actividad de planeación, y con ella se inicia el proceso de transferencia documental.

Coordinador de Archivo central

02

Identifica la documentación que va a transferir, comprobando que las series documentales cumplan los términos de retención establecidos en la TRD e la dependencia; si el tiempo establecido es el indicado se procede a realizar la transferencia documental.

El funcionario responsable de cada archivo de gestión

03

Realiza la preparación física de los documentos, consistente en: • Efectuar limpieza mecánica de los documentos, consistente en quitar grapas, ganchos oxidados cauchos y de cualquier elemento que con el transcurrir del tiempo pueda causar deterioro de la documentación • Revisar y depurar, eliminado copias, folletos, invitaciones, publicidad, cotizaciones no vigentes, etc • Foliar la documentación (si amerita) Al identificar la documentación que se va a descartar, se procede a su eliminación, diligenciando el “acta de eliminación de documentos en archivos de gestión ”.(ver anexo no 02)

El funcionario responsable de cada archivo de gestión

04

‐por correo electrónico‐ al archivo central el número de cajas de archivo inactivo necesarias para realizar la transferencia documental. Una vez aprobada la solicitud y recibidas las cajas de archivo inactivo del archivo central procede a la disposición de los documentos en dichas cajas de archivo.

05 a la documentación por series documentales o grupos documentales, El funcionario responsable de





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• REGISTROS

No aplica

teniendo en cuenta las trd y las ubica en las cajas, las unidades de conservación (carpetas; legajos o empastes) sobre sus lomos, con la carátula del legajo debidamente diligenciada (ver anexo no 03)

cada archivo de gestión

06 Realiza un inventario de la documentación que se va a transferir diligenciando para ello el formato de Inventario Documental (Ver anexo No 05). Se diligencia en original (en formato electrónico)

El funcionario responsable de cada Archivo de Gestión

07 Recibe las transferencias documentales en la fecha estipulada en el cronograma de Transferencias documentales

Auxiliar en Archivo central

08

Verifica que las series documentales que se encuentran en las cajas, estén debidamente relacionadas en el “inventario y transferencias documentales”. Además, que éstas cumplan con los términos de retención establecidos en la TRD de su dependencia y que estén debidamente legajados, identificados, foliados (si es necesario) y archivados en sus respectivas unidades de conservación

Auxiliar en Archivo central

09

Aprueba la transferencia, si la encuentra conforme con lo establecido en este procedimiento, para lo cual asigna un número consecutivo a la caja según el sistema establecido en la organización del archivo, así mismo registra su nombre y firma en el campo “aprobado por” del inventario y finalmente, se ubican las cajas de archivo en los estantes metálicos estableciendo la signatura topográfica correspondiente.

Coordinador de Archivo central

10 Realiza el seguimiento al cumplimiento del cronograma y vela por la realización de las actividades establecidas en esta instrucción..

Director Administrativo


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CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ANEXO 01.




FECHA ESTABLECIDA

DIA MES AÑO

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA

TRANSFERENCIA EN EL ARCHIVO DE

GESTIÓN OFICINA PRODUCTORA QUE REALIZA LA

TRANSFERENCIA

FIRMA_______________________________ VoBo__________________________ COORDINADOR DE ARCHIVO CENTRAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL –PGD-€¦ · relacionadas con desarrollo de ocho procesos archivísticos de la Gestion documental ... un Plan de capacitación en gestion documental-