PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD V1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PG-GA-001

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Versión: 1

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Elaboró: Profesional Universitario Archivo – Profesional MECI-Calidad

Revisó: Secretaria General – Comité de Archivo

Aprobó: Alcalde - Comité de Archivo – Comité MECI-CALIDAD

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD

Versión 1



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Contenido

1. ASPECTOS GENERALES ............................................................................... 3

1.1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 3

1.2. ALCANCE .................................................................................................. 3

1.3. OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 4

1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (ajustar y alinear al PINAR) ................... 4

2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL - PGD ............................................................................................ 4

3. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ ... 5

4. ASPECTOS CONSIDERADOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA

DE GESTION DOCUMENTAL ................................................................................ 5

4.1 NORMATIVOS ............................................................................................... 5

4.2. ECONÓMICOS .......................................................................................... 8

4.3. ADMINISTRATIVOS ................................................................................ 10

4.4. TECNOLOGICOS .................................................................................... 11

4.5. GESTIÓN DEL CAMBIO .......................................................................... 12

5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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5.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 13

5.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ............................................................... 15

5.3. GESTIÓN, TRÁMITE Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ..................... 15

5.4. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .................................................. 17

5.5. DISPOCISIÓN DE DOCUMENTOS ......................................................... 18

5.6. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ....................................................... 19

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -

PGD ...................................................................................................................... 20

7. EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTEMPLA LAS

SIGUIENTES METAS. .......................................................................................... 22



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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 23

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. INTRODUCCIÓN

La documentación que produce y tramita la Administración Municipal en soporte análogo o digital representa la memoria institucional y el cumplimiento de la misión de la entidad por tanto es de vital importancia que se elabore el Programa de Gestión Documental en el cual se debe contemplar el uso de nueva tecnologías y soportes evidenciando la aplicación de principios y procesos archivísticos. Donde los Principios Archivísticos obedezcan al Orden Original y el Orden de Procedencia; así como también los Procesos Archivísticos los cuales son: La producción o recepción, La distribución, La consulta, La organización, La recuperación y La disposición final de los documentos. Por lo tanto en el Programa de Gestión Documental se deben indicar las actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de las comunicaciones y documentación en los Archivo de Gestión, Central e Histórico de la Administración Municipal dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

1.2. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental define los procesos archivísticos aplicables a todos los documentos generados y recibidos en la Alcaldía en cumplimiento de las funciones de cada una de las Secretarias, oficinas y direcciones alineándolo al plan estratégico de la Alcaldía el cual busca el desarrollo de mejores prácticas que contribuyan a la eficiencia administrativa y uso adecuado de los recursos. El Programa de Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; según lo establecido previamente en las tablas de retención documental.



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1.3. OBJETIVO GENERAL

Brindar a la Alcaldía de Fusagasugá un instrumento archivístico de planificación, que permita administrar su documentación de una forma concertada, contemplando todo el ciclo vital de los documentos desde se generación hasta su disposición final, bajo un esquema integral, sistémico y armonizado de cada uno de los procesos de gestión documental de Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, y cuya responsabilidad se rige bajo lo normado en la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Planear y establecer las estrategias a implementar dentro del Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos (PINAR), en el corto (1 año), mediano y (4 años), largo plazo (8 años).

Gestionar los riesgos operativos, administrativos y de seguridad de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá que se detecten, en la creación, trámite, preservación de los documentos de archivo, identificando procedimientos y tecnologías de información.

Consolidar la política de Gestión Documental en armonía con las normas vigentes y la planeación institucional, a través del liderazgo de la alta dirección y el compromiso de los procesos de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá.

2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL - PGD

El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía está dirigido a los funcionarios de la Entidad, a los contratistas, y a sus clientes e interesados, organismos de control nacionales, firmas de consultoría, medios de comunicación, proveedores de información y ciudadanía en general, permitiendo de esta manera haya cada vez más canales y mecanismos de participación ciudadana.

Usuarios Externos:



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Los cuales son definen así: Instituciones Públicas Servidores Públicos Comunidad en General

Usuarios Internos: Los cuales corresponde a los directivos, servidores públicos, contratistas y pasantes de la Administración Municipal.

3. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ

La Alcaldía de Fusagasugá está orientada a satisfacer las necesidades del

proceso de Gestión Documental con base en las actividades de creación, uso,

mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, a través de la

adopción de una metodología institucional, el programa de gestión documental, la

implementación de sistemas de información, recurso humano competente,

infraestructura y recursos físicos que garanticen su autenticidad, fiabilidad y

usabilidad en el marco de la aplicación de los lineamientos y políticas del Gobierno

Nacional en cooperación, articulación y coordinación permanente de todas las

dependencias de la Administración Municipal.

4. ASPECTOS CONSIDERADOS PARA LA ELABORACIÓN DEL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Para elaborar un Programa de Gestión Documental se deben considerar los siguientes aspectos:

4.1 NORMATIVOS

Marco Normativo del proceso

Ley 594. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 6 Articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables.



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Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos.

Decreto 2363 de 2012 Sobre la firma electrónica.

Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.

Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo Archivo General de la Nación 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12) Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas.

Acuerdo Archivo General de la Nación 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

Acuerdo Archivo General de la Nación 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.

Circular Externa 005 2012

Ley 951 de 2005 Por el cual se crea el Acta de Informe de Gestión

Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.

Ley 1437 de 2011. Capítulo IV. Autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular a lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6° y 9

Circular 004 DAFP-AGN de 2003. Organización de las historias laborales Circular 012 DAFP-AGN de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la

Circular 004 de 2003. Circular Externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas

tecnológicas de gestión documental. Circular Externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo

procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativo de cero papel.



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Circular Externa AGN 001 de 2013. Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012.

Directiva Presidencial 04 de 2012. “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública.”

NTC 4436 “ papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 107 de 2010 Por el cual se adopta el sistema de Ventanilla Única de Correspondencia en la Alcaldía de Fusagasugá y se dictan otras disposiciones”.

Decreto No 349 de 2010 por la cual se adopta el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia de la Alcaldía de Fusagasugá

Decreto 273 de 2010 Por medio del cual se Reglamenta la Consulta de de Documentos y la Realización de Transferencias Documentales al Archivo Central del Municipio de Fusagasugá.

Decreto 317 de 2012 “Por medio del cual se adopta el reglamento interno para la tramitación de las peticiones que permitan garantizar el buen funcionamiento de los servidores a cargo de la alcaldía municipal de Fusagasugá, y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1437 de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, parcialmente en los artículos 58 y 59 mediante los cuales se dictan disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Ley 019 de 2012 "Ley Anti Trámites" enmarca a las entidades del estado en la racionalización y automatización de procedimientos a través de canales electrónicos, buscando facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública.

Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. En su "Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deben observarse los principios y procesos archivísticos."



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Con relación a la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

Directiva Presidencial No. 04 de 2012 Eficiencia Administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Publica

Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único Articulo 34 numeral 5: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilizaciones indebidas”, como también su Artículo Quinto numeral 8, 13 y 21.

Ley 1712 DE 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. ARTÍCULO 15. Programa de Gestión Documental: “Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.”

Decreto 2573 DE 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.

Manual GEL 3.1 Acuerdo Municipal 037 de 2012 Plan de Desarrollo Municipal. Acuerdo Municipal 044 de 2012 Política Publica de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones del Municipio de Fusagasugá.

La anterior enunciación no es taxativa; por tanto, todas las demás normas, reglamentos, acuerdos, circulares y demás orientaciones efectuadas por las entidades competentes, además de sus políticas propias, deberán ser observados en la Alcaldía de Fusagasugá, según corresponda.

4.2. ECONÓMICOS



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En la Implementación del Programa de Gestión Documental se requiere los

recursos necesarios teniendo en cuenta lo siguiente:

Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones las necesidades Técnicas y

Tecnológicas, Los implementos de archivos como carpetas, cajas y

mobiliario.

Incluir en el Plan Anual de Capacitaciones las necesidades de Capacitación

en procesos de gestión documental dirigida al personal de la Alcaldía.

Fijar las partidas presupuestales que se requieren para la armonización,

mantenimiento, operatividad del Programa de Gestión Documental de la

Alcaldía.

Con la asignación de los recursos económicos, la Alcaldía debe obtener los siguientes beneficios:

Cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con el tema.

Dar aplicación a las Tablas de Retención y de la Alcaldía.

Mayor agilidad en el proceso de búsqueda y recuperación de la información, y por ende, mejoramiento del servicio al usuario interno y externo.

Implementación de un entorno tecnológico adecuado al medio, usando tecnología de punta.

Optimización de los espacios físicos en las áreas de archivo.

Incremento en los índices de productividad en la atención de consultas y Solicitudes de información que se tramitan en la Alcaldía.

Generación de una cultura organizacional, con un alto nivel de responsabilidad, la cual permita un adecuado manejo y conservación de la información documental de la Alcaldía.

Consolidación de un nivel óptimo en los procesos internos para la prestación de los servicios de consulta de información, mediante la utilización de sistemas propios de la Alcaldía.

Adecuada conservación del patrimonio documental de la Alcaldía en su soporte original.

Consolidación del proceso de gestión documental.

Este proyecto debe tener recursos económicos hasta el 2018, año en el cual se espera ya se haya dado total aplicación a las TRD y se continúe con las transferencias de documentales, en el marco de la normatividad vigente.



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La ejecución, la implementación y el cumplimiento de las actividades trazadas a corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión Documental PGD y el Plan Institucional de Archivos PINAR de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá, requieren inversión para garantizar la implementación anual de las actividades allí detalladas, la cuales se encuentran en el presupuesto de gastos de la Entidad a través de dos fuentes.

a) Presupuesto de gastos de funcionamiento. b) Presupuesto de gastos de inversión.

Se refleja en el plan anual de adquisiciones y el plan de acción de inversión, los cuales son alimentados en el marco general del Plan de Desarrollo Municipal (PDM).

PRESUPUESTO ASIGANADO VIGENCIA 2015 GESTÓN DOCUMENTAL

CODIGO RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR ASIGANADO

2132217 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO 90.000.000.oo

4.3. ADMINISTRATIVOS

a) Equipo de trabajo

El equipo interdisciplinario para la construcción del PGD se estableció, se encuentra conformado por funcionarios de diferentes dependencias de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá, y donde el equipo de trabajo está conformado de la siguiente manera:

Cargo Dependencia

Secretaria General Secretaría General

Director Asuntos Jurídicos y Contratación

Dirección de Asuntos Jurídicos y Contratación



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Jefe Oficina Control Interno Oficina de Control Interno

Jefe Oficina de las TIC Oficina de las TIC

Profesional Universitario (Archivo)

Secretaría General

Secretario de Planeación Secretaría de Planeación

Representante Alta dirección MECI-CALIDAD

Secretaría de Planeación

Director Gestión Humana Dirección de Gestión Humana

Profesional Especializado (Programación Económica)

Secretaría de Planeación

Jefe Oficina de Proyectos Oficina de Proyectos

b) Recursos Infraestructura: Adecuada para la producción, recepción y el

almacenamiento de la información o documentación. Recurso Humano: Conformación de un equipo interdisciplinario para

ejecutar las fases de implementación del PGD y para apoyar la Gestión Documental.

Plan de Adquisición: Para desarrollar aquellas actividades que la Entidad no puede cubrir con personal propio.

Capacitación: Incluir anualmente en el Plan Institucional de Capacitación de la Entidad, las temática que se requieran para el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental.

4.4. TECNOLOGICOS

La Alcaldía Municipal de Fusagasugá cuenta con una oficina de las Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones TIC, la cual está encargada de la

administración de la infraestructura tecnológica, los sistemas y activos de

información, los proyectos de tecnologías de Información. En la actualidad la



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infraestructura Tecnológica a cargo de la Oficina TIC se resume de la siguiente

manera:

HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

SERVIDORES: La oficina TIC administra CUATRO (04) Servidores que se encuentran ubicados en el Cuarto de Equipos del tercer (3) piso del Centro Administrativo Municipal de la Alcaldía de Fusagasugá, dichos servidores permiten alojar sistemas de información, el directorio activo de la Administración (Usuarios de red y contraseñas), administración de impresoras de red, bases de datos, backups de información, entre otros.

COMPUTADORES DE ESCRITORIO Y PORTATILES: La oficina TIC tiene a su cargo el soporte técnico de DOSCIENTOS CUARENTA Y CUATRO (244) equipos de cómputo, distribuidos en DOSCIENTOS UNO (201) computadores de escritorio y CUARENTA Y TRES (43) portátiles.

IMPRESORAS: La oficina TIC tiene a su cargo el soporte técnico de CINCUENTA Y TRES (53) impresoras distribuidas en las diferentes dependencias de la Alcaldía de Fusagasugá.

INTERNET: La oficina TIC tiene a su cargo la administración, soporte técnico y mantenimiento de la conectividad de internet al interior del Centro Administrativo Municipal, actualmente el servicio de internet en el CAM se brinda a través del proveedor MEDIA COMMERCE PARTNERS S.A.S, Contrato Aceptación de Oferta No. CPS 2015-0047 el cual cuenta con dos canales dedicados de 30 MB y 4MB, además con un Firewall para administrar el servicio de internet con filtros de contenidos, URLs, firewall, bloquear tráfico no deseado, para los dos (2) canales.

INTRANET: La oficina TIC tiene a su cargo manejo de la administración de algunos contenidos de la Intranet al interior del Centro Administrativo Municipal, actualmente el servicio de intranet se brinda a través del proveedor NEXURA.

4.5. GESTIÓN DEL CAMBIO

En el Programa de Gestión Documental se promoverá un ambiente propicio donde

se pueda enfrentar el cambio teniendo en cuenta la resistencia al innovar en la

forma de realizar las actividades, utilizando una comunicación asertiva con el

personal y se involucre la tecnología de acuerdo a la misión y visión de la

Alcaldía.



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DESCRIPCIÓN

Para lograr consolidar una gestión del cambio en la aplicación de una correcta

aplicación de gestión documental se deben realizar las siguientes actividades:

1. Elaborar convocatorias y/o circulares donde se indique fecha, hora, lugar

de las capacitaciones

2. Elaborar cronograma de capacitaciones en concordancia con el Plan Anual

de Capacitaciones

3. Reunir la evidencias de las capacitaciones

4. Evaluar la Gestión en campo para determinar el grado de aplicación de los

procesos archivísticos.

5. Entregar los elementos necesarios para desarrollar las actividades de la

Gestión Documental

6. Elaborar convocatorias y/o circulares donde se indique fecha, hora, lugar

de las capacitaciones

7. Elaborar cronograma de capacitaciones en concordancia con el Plan Anual

de Capacitaciones

8. Reunir la evidencias de las capacitaciones

9. Evaluar la Gestión en campo para determinar el grado de aplicación de los

procesos archivísticos.

10. Entregar los elementos necesarios para desarrollar las actividades de la

Gestión Documental

11. Realizar el acompañamiento en las oficinas para resolver las inquietes que

surgen en el desarrollo de las actividades concernientes a la aplicación de

la gestión documental.

12. Realizar seguimiento en los archivos de Gestión para verificar la aplicación

de las Tablas de Retención Documental.

5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

5.1. PLANEACIÓN DOCUMENTAL



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OBJETIVO: Definir y establecer las actividades necesarias para la producción

documental desde su producción trámite y disposición final, teniendo en cuenta el

ciclo vital de los documentos. En el desarrollo de la Planeación se involucran las

siguientes actividades:

ASPECTOS/CRITERIOS DIRECTRICES

Actividades

1. Diagnostico Documental: que se encuentra en los anexos de este documento.

2. Estructuración del Programa de Gestión Documental: donde se incluyen los lineamientos necesarios para llevar a cabo las etapas de la gestión documental dentro de la entidad y que desarrollo de acuerdo los establecido en el Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental emitido por el Archivo General de la Nación AGN

3. Análisis e identificación de los requisitos: en la parte técnica, se debe revisar los manuales de procesos, procedimientos y funciones, los formatos regulados, tablas de retención documental, archivos en las fases del ciclo vital de los documentos, unidades de correspondencia; en cuanto a los requisitos administrativos, estos están comprendidos por la integración del Programa de Gestión Documental con todas las funciones administrativas, los sistemas de información.

4. Clasificación de la Producción Documental: Se elaboró el cuadro de Clasificación documental el que se identifica las diferentes series y subseries que maneja Alcaldía. Al mismo tiempo, se elaboró la Tabla de retención Documental la cual se encuentra aprobada y permanentemente se actualiza.

Administración Documental

La Administración Municipal para desarrollar una correcta gestión documental cuenta con los siguientes elementos:

Comité de Archivos

Cronograma de Transferencias Documentales

Programa Institucional de Capacitación (PIC)

Sistema de gestión de Calidad



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Programa de Gestión Documental (PGD)

Política de Gestión Documental

5.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: definir y establecer las actividades a realizar el estudio de los

documentos en la forma de producción o ingreso, formato o estructura, finalidad,

área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados

de la producción documental.


Actividades

1. Diseño de la documentación requerida para el proceso: se deben identificar los documentos requeridos teniendo en cuenta las actividades que desarrollan las dependencias y/o los procesos.

2. Estandarización de la producción documental: el SIMCAF1 establece la metodología y documentos (Manuales, guías, Formatos, etc) para la estandarización de los documentos generados por la Entidad;



MA-CP-001 Manual de Imagen Corporativa

Plantillas de correspondencia formato oficio y carta

GU-DI-002-V1 Guía Elaboración Documentos SIMCAF

Plantilla de Formatos tamaño oficio y carta

PR-GI-002-V1 Control Documentos y Registros

1Decreto 404 de 2014: Conformación del Sistema Integrado de Gestión de calidad

de la Alcaldía de Fusagasugá

5.3. GESTIÓN, TRÁMITE Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL



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OBJETIVO: definir y establecer las actividades necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,

además de la descripción (inventarios), clasificación y ubicación en el nivel

correspondiente, teniendo en cuenta la disponibilidad, recuperación y acceso de

los documentos, pasando por el control y seguimiento a los trámites que surte el

documento hasta su resolución de archivo.


Actividades

Recepción de Documentos 1. Identificar los medios de recepción o canales de

comunicación 2. Analizar el tipo de documento, e ingresar los siguientes

datos en el sistema de gestión documental: remitente, número de folios, contenido, detalle o asunto, la dependencia a quien va dirigido, el tipo de solicitud (PQRSD).

3. Gestionar la documentación de acuerdo a los procedimientos y tiempos establecidos por la Ley y los reglamentos de la entidad, por parte de los responsables y ejecutores de cada proceso.

4. Tramitar a la documentación física y electrónica que haya sido debidamente radicada y gestionada por los medios autorizados para tal fin.

5. Firmar los documentos en los términos señalados únicamente, por los funcionarios autorizados mediante acto administrativo.

6. Firmar los correos electrónicos conforme a lo establecido en el protocolo de comunicaciones.

7. Estandarizar los asuntos, de manera que permitan actualizar las Tablas de Retención documental.

8. Gestionar los expedientes del archivo de Gestión de los contratos.

9. Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta a las comunicaciones que son radicadas.

Distribución 1. Identificar los medios de envío o canales de

comunicación 2. Analizar el documento, teniendo en cuenta que cumpla

con los requisitos de norma, número de folios, datos de envío, firmas, entre otros.

3. Direccionar los documentos de acuerdo a la temática, tipo de solicitud y competencia de cada dependencia.



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Organización 1. Organizar los documentos de acuerdo con los

lineamentos del Grupo de Trabajo de Gestión Documental.

2. Asegurar el control en las transferencias documentales, mediante identificación de cada unidad documental en el Formato Único de Inventario Documental establecido por el Archivo General de la Nación (AGN) y adoptado por el Grupo de Trabajo de Gestión Documental.

3. Organizar la documentación acorde con lo planteado en la Tabla de Retención Documental.

4. Velar por la actualización de las TRD de acuerdo con las necesidades de nuevas series y tipologías documentales.

5. Velar por que cada funcionario levante el inventario documental de la documentación que tiene a su cargo de acuerdo con sus funciones.

6. Garantizar que la información (archivos Excel, Word etc.), contenida en los equipos de cómputo asignados a cada funcionario guarden estrecha relación con la Tabla de Retención Documental.

7. Almacenar las bases de datos de aplicativos en el espacio que se cuenta en los servidores destinados para tal fin, por parte de las áreas responsables y garantizar su seguridad, disponibilidad y accesibilidad.



Manual o protocolo de atención al ciudadano

Procedimiento de - Préstamo de documentos

Procedimiento de PQRS

Política de seguridad de la información

Manual de seguridad de la información

5.4. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

OBJETIVO: definir y establecer el conjunto de actividades y operaciones

adoptadas por la Entidad, para transferir los documentos durante la fase de

archivo de la Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá2.



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Actividades

1. Realizar las transferencias documentales por parte de las dependencias conforme a los cronogramas establecidos para tal fin y en concordancia con los tiempos de retención determinados en las Tablas de Retención Documental aprobadas y considerando las condiciones de empaque y transporte de la información a ser transferida.

2. Verificar previamente a la transferencia, la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes sujetos a transferencia documental.

3. Realizar la transferencia primaria, secundaria, disposición final utilizando el Formato Único de Inventario Documenta y el acta respectiva para las transferencias secundarias.



Cronograma de Transferencia Documentales

Formato Único de Inventario Documental

Formato de Transferencia Documental FO-GD-008

5.5. DISPOCISIÓN DE DOCUMENTOS

OBJETIVO: realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo

vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación

conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental. 1,


Actividades

1. Realizar las transferencias documentales por parte de las dependencias conforme a los cronogramas establecidos para tal fin y en concordancia con los tiempos de retención determinados en las Tablas de Retención Documental aprobadas y considerando las condiciones de empaque y transporte de la información a ser transferida.

2. Verificar previamente a la transferencia, la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes sujetos a transferencia documental.

3. Realizar la transferencia primaria, secundaria, disposición final utilizando el Formato Único de



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Inventario Documenta y el acta respectiva para las transferencias secundarias.



Tablas de Retención Documental.

5.6. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

OBJETIVO: realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo

vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación

conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental. 1,


Actividades

1. Almacenar en el archivo (Central e Histórico) solo aquellos documentos que contengan valor primario o secundario, que hagan parte del patrimonio de la Nación y que sean fuente de investigación, consulta o gestión.

2. Diseñar procedimientos de conservación documental y preservación Documental a Largo Plazo

3. Para obtener copias de la información depositada en los computadores la cual es propiedad del DPS se debe contar con autorización de la Entidad para la generación de copias. No existen archivos personales cuando se trata de información producida en desarrollo de las funciones propias de cada cargo o como producto de la ejecución de un contrato.



Cronograma de Transferencia Documentales

Formato Único de Inventario Documental

Formato de Transferencia Documental.



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6. PRINCIPIOS RECTORES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -

PGD

El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía se regirá bajo los siguientes principios:

Planeación. La creación de documentos está precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de éstos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si se crea o no un documento. Esta actividad es desarrollada por el líder del proceso al cual pertenece el documento a crear, atendiendo lo establecido en el procedimiento de Control de documentos.

Eficiencia. En la Alcaldía solo deben producirse los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

Economía. Se evaluarán los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

Control y seguimiento. Se propiciará el control y seguimiento de los documentos que produce o recibe la Alcaldía, en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

Oportunidad. Se implementarán aquellos mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran, de acuerdo con los perfiles establecidos por los dueños o productores de los mismos.

Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios de la Alcaldía.

Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.

Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite, según las tablas de retención y el cuadro de clasificación documental.

Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.



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Protección del medio ambiente. En la Alcaldía se evitará la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. De esta manera la gestión documental se alineará con la política de Cero Papel establecida por el Gobierno Nacional.

Autoevaluación. El Programa de Gestión Documental y sus elementos, además la documentación que conforma el proceso de Gestión Documental dentro del Sistema de Gestión Integrado de la Alcaldía, serán evaluados periódicamente con el fin de garantizar su actualización y mejora continua.

Coordinación y acceso. Las dependencias actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para evitar la duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el incumplimiento de la misión de éstos.

Cultura archivística. Los jefes de cada una de las dependencias de la Alcaldía colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la Alcaldía.

Modernización. Se propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la Alcaldía, a través de la aplicación de modernas prácticas de gestión documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Interoperabilidad. Se deben propiciar óptimas condiciones relativas a la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).

Neutralidad tecnológica. La entidad garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos nacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.



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Protección de la información y los datos. La Alcaldía garantizará la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.

7. EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTEMPLA LAS

SIGUIENTES METAS.

PRODUCTO RESPONSABLES

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CORTO PLAZO

Realizar inventario documentales en los Archivos

de Gestión de la Alcaldía utilizando el Formato de

Único de Inventario Documental.

Profesional Unidad de Archivo -

tecnicos unidad de archivo-

oficina misional.


Dirección de Gestión Humana

Secretaria General -

Profesional Unidad de Archivo


oficina misional.

Funcionarios de la oficina

misional

Revisar y actualizar las Tablas de Retención

Documental.

Iniciar el proceso de transferencias documentales

secundarias a la Unidad de Archivo.

Capacitar a los funcionarios de la Alcaldía en

Gestión Documental.

Elaborar Acto administrativo que indique la

conformación los grupos de trabajo al interior de

cada secretaria de la Alcaldía.

FECHA DE INICIACIÓN-

FECHA DE TERMINACIÓN ACTIVIDADES

Enero de 2015- Diciembre

de 2015


de 2015

Marzo 2015 - Julio 2015

Todo Julio de 2015

Agosto 10 2015-

Septiembre 30 de 2015


Oficina de Control Interno

Continuar con el proceso de aplicación de Tablas

de Retención, siguiendo los lineamientos

establecidos por la normatividad vigente.


de 2015



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.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 conservación n de Documentos del

MEDIANO PLAZO


FECHA DE TERMINACIÓN ACTIVIDADES PRODUCTO RESPONSABLES

Elaborar el Plan Institucional de Archivos de la

Entidad- PINAR.

2016


SIMCAF- Oficina TICS

2016



2016


Técnicos de la Unidad de

Archivo

2016

Realizar un diagnóstico de la situación actual de la

gestión documental, enfocada al tema del

documento electrónico y soporte papel.

Continuar con la intervención del Fondo

Acumulado existente en la Unidad de Archivo

Central

Definir los metadatos requeridos para los

documentos electrónicos y análogos utilizados en

la Alcaldía.

Revisar la normatividad aplicable a la Alcaldía en

la temática documental, y de toda la

documentación existente en los Procesos de

Gestión Documental, Tecnología y Planeación; y

demás procesos pertinentes.


Oficina TICS

2016


Técnicos de la Unidad de

Archivo


SIMCAF- Oficina TICS2016

Realizar Inventarios documentales en el Archivo

Central utilizando el Formato de Único de

Inventario Documental.

Implementar los metadatos definidos tanto para

documento análogo como para documento

electrónico.

Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de

documentos electrónicos, el cual incluya todos los

tipos de información enunciados en el artículo 2,

del Decreto 2609 de 2013.

Elaborar las tablas de control de acceso, tanto para

documentos en soporte papel, como para

documentos electrónicos

LARGO PLAZO


FECHA DE TERMINACIÓN ACTIVIDADES PRODUCTO RESPONSABLES

Modificar el PGD a fin de incluir todos los temas

relacionados con documento electrónico.

Revisar y actualizar la Tablas de Retención

Documental. Definir las fases del Programa de Gestión

Documental para documentos electrónicos.2017

2017

2017

2017


Oficina TICS




SIMCAF


SIMCAF


oficina misional.Profesional Unidad de Archivo -


2017

2017



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24

Reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 050 de 2000. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título V conservación de Documentos, del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.



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BIBLIOGRAFIA



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ANEXOS



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ANEXO 1: DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Análisis DOFA: Se consultaron diferentes fuentes de información de la Alcaldía

municipal de Fusagasugá a fin de evidenciar la situación actual de la Gestión

Documental de la Entidad. Para lo cual se identificaron las fortalezas, debilidades,

fortalezas y oportunidades.

Las fuentes de información consultadas fueron las siguientes:

Plan Anticorrupción

Mapas de Riesgos por proceso

Auditorias de Gestión y Calidad

Encuesta MECI vigencia 2015

Plan de Mejoramiento Contraloría

Tema del análisis: Diagnóstico Integral Gestión Documental Alcaldía de Fusagasugá

FORTALEZAS

Tablas de retención documental Aprobadas (TRD).

Cuadro de clasificación documental (CCD)

Funcionario responsable del tema de Archivo y Gestión documental

Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia aprobado.

Comité Interno de Archivos Normatividad Interna que regula

la Gestión Documental dentro

DEBILIDADES

Falta de apropiación y aplicación de las Tablas de Retención Documental por parte de las dependencias y funcionarios de la Administración Municipal.

No se cuenta con la infraestructura adecuada para salvaguardar y custodiar la memoria institucional de la Administración.

No se cuenta con los elementos necesarios (Mobiliario, Cajas, Carpetas, etc), que permitan



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de la Entidad. Conocimiento de las

normatividad y políticas nacionales den temas de Archivo y Gestión Documental.

garantizar la aplicación de los procesos archivísticos en la Administración.

No se cuenta con un sistema de información, equipos e infraestructura tecnológica adecuada que permita la radicación, registro, digitalización, distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), Archivos Centrales e Históricos de la Alcaldía Municipal.

No se cuenta con una Ventanilla Única de Correspondencia que centralice las comunicaciones internas y externas de la Entidad.

No se cuenta con una política de Gestión documental que direccione las actuaciones de los procesos Archivísticos y de gestión documental de la Entidad.

Sistemas de información obsoletos. Equipos con baja capacidad y velocidad. No hay sistemas de información que permitan mantener protegida la información.

Instalaciones físicas Inadecuadas. Falta de mobiliario, seguridad y

custodia inadecuado para las unidades de archivo.

Seguridad de las instalaciones. Instalaciones contaminadas por ácaros.



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OPORTUNIDADES

Desarrollos tecnológicos e innovaciones en sistemas de Información de Gestión Documental

Generación de herramientas (PGD, PINAR) que permitan gestionar, administrar y apropiar una correcta aplicación de la gestión Documental en la entidad.

Aplicación y cumplimiento de las Políticas, lineamientos y normatividad nacional y Municipal de Gestión Documental y Archivo.

Capacitación de Personal. Procesos y procedimientos

establecidos. Implementación de Sistemas de

Información. Ampliación de la planta de

personal Actualización de los sistemas.

Compra de equipos.

AMENAZAS

Pérdida de expedientes, documentos, unidades de archivo, alteración física o medio magnético de la información.

Demoras en tiempo de respuesta de las Peticiones, Quejas y Reclamos, así como certificaciones.

Sanciones por incumplimiento. Procesos Judiciales y Administrativos.



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ANEXO 2: MAPA DE PROCESOS

Versión 2



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ANEXO 3: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES – RACI

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ

1 Secretaria General

2 Director Asuntos Jurídicos y Contratación

3 Jefe Oficina Control Interno

4 Jefe Oficina de las TIC

5 Profesional Universitario (Archivo)

6 Secretario de Planeación

7 Representante Alta dirección MECI-CALIDAD

8 Director Gestión Humana

9 Profesional Especializado (Programación Económica)

10 Oficina de Comunicaciones

11 Jefe Oficina de Proyectos

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

ID

Actividad Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Diagnostico

Verificacón del Cumplimiento de los requisitos, Analisis de estrategias

Formulación de la Politica de Gestión Documental

Desarrollo y elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR

Validación Requisitos Normativos, Economicos Administrativos y

Gestión del Cambio

Construcción y aprobación del Programa de Gestión Documental

Promoción y divulgación R R

Sencibilización y capacitación R

Diseño de herramientas del Proceso de Gestión Documental R R R R

Validación cumplimiento de metas y objetivos del plan de trabajo del

PGD R R

Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos y

aplicaciones para la gestión documentalR R

Evaluar la creación y organización de los documentos teniendo en

cuenta la necidad de la entidad.R I I I I I R/I I I I

Realizar auditorias para verificar el cumplimiento de la Política de

Gestión DocumentalR I R I I I I I I I

Realizar control periodico con el obejto de verificar los cambios o

ajustes que afecten la gestión documental.R I I I I I R/I I I I

Elaborar un plan de mejora orientado a reducir los riesgos identificados

para la gestión documental y preveer acciones ralacionadas con los

cambios significativos.

R R R/A R R R R R R R

R/A/C R/A/C R/C/I R/C R/C R/C

Fase de ejecución y puesta en marcha

Fase de seguimiento

Fase de mejora

1

2

3

4

Actividad Roles / Responsabilidades Roles / Responsabilidades

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

RESPONSABLES

Fase de elaboración R/A I/A/C R/I R/A/C



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ANEXO 4: PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

RUBRO DETALLE PRESPUESTO INICIAL

2132217 Organización de Archivo 90.000.000.oo

2132217 R.P Libre Destinación 90.000.000.oo

Cabe anotar que este presupuesto corresponde a la presente vigencia.

Documents

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD V1