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PROGRAMA ESPECIAL DE
MEJORA DE LA GESTIÓNEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL2008-2012
2011Ing. Sergio León MaldonadoDirector de Coordinación de Políticas
Objetivos del módulo
En este módulo, los participantes:
Conocerán el Programa de Mejora de la Gestión.
Identificarán los conceptos básicos en mejora de la gestión pública
Entenderán la operación del Programa de Mejora de la Gestión.
Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión.
.
Contenido
El PMG en el marco de la planeación nacional
Objetivos del PMG
Implementación del PMG
Proyectos de mejora
Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2012• Mandato Constitucional (Art. 26), y Ley de Planeación.
• Fija los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades para el desarrollo integral y sustentable del país.
• Se conforma con base en consultas ciudadanas.
• En el periodo 2007-2012, se integra por 5 ejes rectores:
Estado de Derecho y seguridad
Economía competitiva y generadora de
empleos
Igualdad de oportunidades
Sustenta-bilidad
ambiental
Democracia efectiva y
política exterior responsable
1 2 3 4 5
El Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2012
El Plan Nacional de Desarrollo y el Programa de Mejora de la Gestión
Democracia efectiva y
política exterior responsable
5
Fortalecimiento de la
democracia
Modernización del sistema
político
Participación ciudadana
Eficacia y eficiencia
gubernamental
Transparencia y rendición de
cuentas
Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública
Federal 2008 - 2012
Objetivos del PMG
2. Incrementar la efectividadefectividad de las instituciones.
1. Maximizar la calidadcalidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal.
3. Minimizar los costoscostos de operación y administración de las dependencias y entidades.
Poner al Poner al ciudadanociudadano en el centro de la en el centro de la
atención del gobiernoatención del gobierno
Principales participantes
Principales participantes:• Presidencia de la República
• Secretaría de la Función Pública
• Dependencias y Entidades de la APF
• Grupos técnicos
• Responsables PMG en instituciones
• Red de Oficiales Mayores
• Delegados y Comisarios Públicos
• Órganos Internos de Control
Proyectos de mejora
Los proyectos de mejora son el vehículo mediante el cual las instituciones transforman su gestión.
La cartera de proyectos de mejora de una institución conforman su Proyecto Integral de Mejora (PIMG).
Las características de los proyectos de mejora están definidas por la categoría de proyecto asociada.
Pueden ser:
Institucionales (Individuales)
Interinstitucionales (Varias Instituciones)
Categoría de proyecto
Proyectos Institucionales
Mejoras
Proyectos Interinstitucionales
Categorías de proyecto
• Clasifican los proyectos según su facilidad de ejecución
• Cada etapa integra actividades clave a realizar
• Homologan planes de trabajo básicos
• Cada categoría integra las categorías anteriores y sus actividades
Sistemas del PMG
Son los temas generales que se abordan en la mejora de la gestión pública.
Se incorporan en las acciones contenidas en los planes de trabajo
Alinean la definición de los indicadores de proyecto y las mediciones de los mismos
Racionaliza-ción de
Estructuras
Mejora Regulatoria
Interna
Procesos
Atención Ciudadana
GobiernoDigital
Trámites y servicios
Sistemas PMG
Indicadores
Monitoreo de avances y resultados en el PMG
Alinea
ción M
e t a s
PMG Objetivos
Indicadores PMG
Indicadores de proyecto
Indicadores de proyectoIndicadores de Proyecto
Tendencia Definición Unidad de medida
Método de Cálculo
Valor en el que se
expresa el resultado
Capacidad de la institución para
realizar procesosIncremento
Número máximo de procesos que se
concluyen en un díaProcesos
Número máximo de ciclos de un
proceso que se concluyen en un
día
Valor absoluto
Indicadores de proyecto
Elementos básicos del PMG
‘Manual de
operación del PMG
Definición y ejecución
de proyectos
Reportes de resultados
Logro de Resultados
institucionales
Guía para integrar
proyectos de mejora
Identificación de proyectos
de mejora
14
1. Datos del proyecto.Datos GeneralesEquipo de trabajo.
2. Indicadores de proyecto.
3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costoAnálisis de Factibilidad
1. Datos del proyecto.Datos GeneralesEquipo de trabajo.
2. Indicadores de proyecto.
3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costoAnálisis de Factibilidad
Plan de trabajo Categoría de proyecto.
EtapaActividadResponsable
Plan de trabajo Categoría de proyecto.
EtapaActividadResponsable
Seguimiento de proyectoEtapa y actividadResultados Indicadores
Seguimiento de proyectoEtapa y actividadResultados Indicadores
Cierre
•Resultados finales
Cierre
•Resultados finales
IniciativaIniciativa Proyecto
Herramientas de apoyo
Manual de operación del PMG
Documento anual que establece las estrategias generales para el PMG.
Guía para integrar proyectos de mejora
Metodología para identificar e integrar proyectos de mejora.
Sistema de Administración del PMG
Sistema de información a través del cuál:
Las instituciones gestionan sus proyectos de mejora.
La SFP monitorea avances y resultados de la instrumentación del PMG.
Diagnósticos de mejora de la gestión
Mecanismos para el análisis y la identificación de proyectos de mejora.
Integración de proyectos de mejora
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7
Identificar acciones de
mejora
Definir propuestas de proyectos
de mejora
Definir el impacto
Seleccionar la
categoríaEstimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
Metodología para Integrar Proyectos de Mejora
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
1. Identificar acciones de mejora
Análisis de situación, agrupado por categorías:
1. Trámites y servicios
2. Normatividad
3. Quejas y denuncias
4. Proyectos transversales
5. Procesos
6. Proyectos de mejora en ejecución
La institución identifica:
• La necesidad y conveniencia de desarrollar un proyecto de mejora• Los temas sobre los cuales desarrollará un proyecto• Los resultados que deberá alcanzar el proyecto
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
2. Definir un proyecto de mejora
La definición de un proyecto incluye los siguientes elementos:
El nombre del proyecto
Las fechas planeadas de ejecución
Inicio y fin
El objetivo del proyecto
La descripción del proyecto
Los beneficios que se planea obtener
El alcance del proyecto
Los participantes
Los indicadores de proyecto para medición de resultados.
La categoría de proyecto
Etapas intermedias
El costo de inversión estimado.
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
3. Definir el impacto del proyecto
Cuales son las características de los resultados del proyecto que se traducen en beneficios cuantificables
La identificación de los resultados esperados del proyecto y de su impacto permite identificar la forma de medir los resultados
Cada aspecto se relaciona con un indicador de proyecto
Medición al inicio del proyecto y como resultado del mismo
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
4. Seleccionar categoría del proyecto
De acuerdo con el alcance y las áreas involucradas en el proyecto
La definición de una categoría establece el plan de trabajo base para el proyecto
CATEGORIAS
1. Análisis de situación
2. Regulación base cero en normas
3. Regulación base cero en trámites y servicios
4. Mejora de procesos, trámites y servicios
5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares
6. Uso de herramientas TIC
7. Atención ciudadana integral en una oficina
8. Procesos y trámites 100% en línea
9. Reingeniería
10. Proyectos transversales
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
5. Estimar el costo del proyecto
Considera el costo de inversión del proyecto
Referencia para analizar la factibilidad de realizar el proyecto
Facilita la previsión de recursos requeridos para el proyecto
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
6. Definir la factibilidad del proyecto
Identificación de factores de riesgo para el proyecto y la manera de controlarlos
Elemento para evaluar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto
Identificar y evaluar que factores se presentan actual o potencialmente que pueden inhibir el desarrollo de proyecto
Definir que estrategia se prevé y se llevará a cabo durante el desarrollo del proyecto para controlar el efecto de dichos factores de riesgo
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar
acciones de mejora
Definir propuestas
de proyectos
Definir el
impacto
Seleccionar la
categoría
Estimar el costo
Definir la factibilidad
Clasificar las propuestas de proyectos
7. Clasificar los proyectos
Análisis IMPACTO – ESFUERZO PARA EJECUCION de los proyectos
Permite comparar cuantitativamente
Los factores de impacto
El nivel de esfuerzo expresado como categoría de proyecto
Cuadrantes
Cuadrante 1: Alto impacto - bajo esfuerzo
Cuadrante 2: Alto impacto - alto esfuerzo
Cuadrante 3: Bajo impacto - bajo esfuerzo
Cuadrante 4: Bajo impacto - alto esfuerzo Esfuerzo para ejecución(Categoría de proyecto)
Imp
acto
12
34
1
5
6
32
10 6 5 1