Programa Inducción y Reinducción

Programa Inducción y Reinducción

PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y

REINDUCCIÓN 2014

DEFINICIÓN

INDUCCIÓ

N

• El programa de inducción es un proceso dirigido a integrar al funcionario público de la contraloría distrital dentro los 2 (dos) meses siguientes a su vinculación.

REINDUCCIÓN

• El programa de reinduccion es un proceso dirigido a reorientar la integración del funcionario público a la cultura organizacional, de conformidad con los producidos en lo relativo a la normatividad, redefinición de competencias institucionales o formulación de políticas, que ameriten la actualización del servidor público.


Facilitar el proceso de adaptación al cambio e integración de los servidores públicos de la Contraloría Distrital, proporcionándoles los elementos necesarios para el desarrollo de su sentido de pertenencia y compromiso con la Entidad, buscando la construcción de una nueva cultura organizacional.


OBJETIVO

• Misión y Visión• Valores Corporativo• Plan estratégico• Legislación que regula la entidad• Breve reseña histórica• Sistema de Gestión de Calidad y MECI

ESTRATÉGICO

• Objetivo del proceso/ área misional• Funciones principales • Mecanismo de participación ciudadana• Sujetos de Control• Proveedores y clientes del área• Indicadores

MISIONAL

• Objetivos del proceso/ área misional• Funciones principales• Indicadores• Proveedores y clientes del área• Trámites principales

APOYO


CONTENIDO

NUESTRA ENTIDAD


ESTRUCURA DEL ESTADO


Reseña Histórica de la CDB

1943. CONCEJO MUNICIPAL crea la Contraloría Municipal de Barranquilla

1943. deja de existir la Auditoría Municipal.

1944. Oficina de Contabilidad y Control Fiscal.

1945. se crea la actual Contraloría General de la Nación.

Constitución Política 1991


Constitución Política 1991

• Se establecen cambios en las Contralorías Territoriales y se asignan las funciones a ejercer por estos entes de control.

• Articulo 272 de la Constitución de 1991, corresponde a las Asambleas y Concejos organizar las Contralorías como entidades técnicas dotadas de autonomía administrativa y presupuestal.

• Artículo 268 de la Carta Magna, se establecen las atribuciones de la Contraloría dentro del estado colombiano.


Reseña Histórica de la CDB

Nuestra Misión

Cumplir con responsabilidad el ejercicio del control fiscal de manera técnica, moderna y confiable, garantizando la optimización en el manejo de los recursos públicos que se controlan, con el fin de asegurar el beneficio y desarrollo

de la ciudadanía en forma integral


Nuestra Visión

Consolidar para el año 2015 a la Contraloría Distrital de Barranquilla en el ámbito regional y

nacional, como ente de Control Fiscal institucionalmente fortalecido, moderno y confiable, dando participación activa a la

ciudadanía, contando con un equipo humano profesional, altamente motivado, con altos valores morales y aplicando una política de

mejora continua de la gestión.


NUESTRO ORGANIGRAMA


NU

ES

TR

OS

VA

LO

RE

S


COMPROMISO

HONESTIDAD

IMPARCIALIDAD

PROBIDAD

RESPETO

TRANSPARENCIA

SERVICIO

Nuestro Plan Estratégico

BENEFICIO Y DESARROLLO DE LA CIUDADANÍA EN FORMA INTEGRAL

EJE DE D

ESARROLLO

D

EL TALENTO

H

UM

ANO

EJE FORTALECIM

IENTO

IN

STITUCIO

NAL

FORTALECIM

IENTO

Y M

OD

ERNIZACIÓ

N

EJE DE D

ESARROLLO

D

EL TALENTO

H

UM

ANO

CONTROL FISCAL TÉCNICO, MODERNO Y CONFIABLE


NUESTRA IMAGEN


ESLOGAN INSTITUCIONAL

El Control Fiscal: Una contribución de todos y para todos

• En la actualidad la legislación colombiana (Constitución Política de 1991, ley 472 de 1998, ley 850 de 2003, ley 1474 de 2011, etc) ha instituido la participación ciudadana como complemento del control que ejercen las entidades del Estado, es por ello, que nuestro eslogan refleja la participación de todos (ESTADO Y CIUDADANIA) en el ejercicio del control fiscal, en procura de que con los recursos estatales se logre su cometido social, esto es, el bienestar y desarrollo de la comunidad.


LAS MANOS ENTRELAZADAS

Las manos además de representar la participación de todos (Estado –

Ciudadanía) en el ejercicio del control fiscal, de una forma coordinada,

complementaria y decidida, igualmente aluden a los colores del Distrito de

Barranquilla, ámbito territorial dentro del cual se ejerce nuestra competencia.


LUPA Y MAPA DE LA CIUDAD

La lupa es una imagen representativa del concepto de vigilancia, de

supervisión y ante todo de fiscalización. Al interior de la lupa aparece el mapa del Distrito de Barranquilla, divido en

sus localidades, con esta imagen se precisa el ámbito territorial sobre el

cual la Contraloría Distrital ejerce sus funciones de control fiscal.


CLIENTES Y PARTES

INTERESADAS

CIUDADANIA

SUJETOS DE CONTROL

PROCURADURÍA Y FISCALIA

AUDITORÍA GRAL DE LA REPUBLICA

CONCEJO DISTRITAL


NUESTRO SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD


POLÍTICA DE CALIDAD

• La Contraloría Distrital de Barranquilla ejerce control y vigilancia fiscal sobre los recursos públicos distritales, con el fin de garantizar su buen manejo y optimización, de tal forma que se obtenga la satisfacción de los intereses de la ciudadanía como principal destinataria de la gestión fiscal y como punto de partida y de llegada del ejercicio del control fiscal, mediante la utilización de las herramientas legales prescritas en la ley y desarrollando su gestión bajo el postulado de la mejora continua de todos sus procesos y procedimientos


OBJETIVOS DE CALIDAD

• Control fiscal integral.1

• Vincular a la comunidad en el ejercicio del control fiscal2

• Recurso humano altamente calificado3

• Impulsar los sistemas Meci y Calidad4

• Ejercer facultades sancionatorias5• Manejar con responsabilidad, eficiencia, eficacia y

efectividad los recursos de la entidad6

• Velar por la defensa de los intereses de la entidad 7• Gestión documental y de comunicaciones acorde con

las exigencias legales8


NUESTROS PROCESOS


ACTUALIZACION MECI

AUTOCONTROL

AUTOREGULACIÓN

AUTOGESTIÓN


ACTUALIZACION MECI


ACTUALIZACION MECI

MECI

3 Subsistemas

9 Componentes

29 Elementos de Control

MECI ACTUALIZADO

2 Módulos,

1 Eje Transversal

6 Componentes

13 Elementos de Control


AREAS FUNCIONALES


DESP

ACH

O D

EL C

ON

TRAL

OR

PLANEACIÓN

CONTROL INTERNO

SECRETARÍA GENERAL

NÓMINA

BIENESTAR SOCIALDIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIR. OPERATIVA DE SISTEMAS

CONTRALORÍAS AUXILIARES

CONCESIONES

DESARROLLO URBANO

SECTOR CENTRAL

EDUCACIÓN

SALUD

RESPONSABILIDAD FISCAL

OFICINAS DE SANCIONES

OF.JURISDICCIÓN COACTIVA

OF.PARTICIPACIÓN CIUDADANA

OFICINA JURÍDICA

DEFENSA JURÍDICA

CONTRATACIÓN

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


CONTROL INTERNO

OBJETIVO:

Establecer un proceso de evaluación independiente que determine si los procesos y actividades se han llevado a cabo en cumplimiento a los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia para el cumplimiento de la misión institucional.

FUNCIONES PRINCIPALES:

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros;

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,

Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría Distrital y sus procesos, para verificar la conformidad con los diferentes criterios tales como legislación gubernamental, procedimientos, norma de Calidad y confirmar que el Sistema cumple con los requisitos establecidos o requiere mejora.

FUNCIONES PRINCIPALES AUDITORÍAS DE CALIDAD:

Comprensión y cumplimiento de los requisitos.

Necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.

Obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso

Mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas


PLANEACIÓN OBJETIVO:

Diseñar e implementar, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y estrategias, construir indicadores de gestión y medición de la entidad en procura del mejoramiento continuo en cumplimiento de sus fines constituciones y legales.


Asesorar al contralor en el proceso de planeación del control fiscal para los particulares que administren recursos del distrito.

Asistir al nivel directivo en la formulación, implementación y control de las políticas ,planes programas proyectos del proceso de planeación y direccionamiento gerencial

Elaborar en coordinación con el contralor o su delegado, el plan general de auditoria territorial y sus correspondientes cronogramas anuales y mensuales.

Realizar el seguimiento a los planeas de mejoramiento suscritos con las entidades y/o personas sujetas al control fiscal.

Responder por la rendición y presentación de los informes a la auditoria general de la republica anualmente .

PROCEDIMIENTOS:

Elaboración y Socialización del Plan General de Auditorías.

Divulgación del Plan estratégico.

Revisión de Informes de gestión.

Revisión por la Dirección.

Procedimiento de riesgos

Procedimiento de Pasantes y Practicantes.


PARTICIPACIÓN CIUDADANA

OBJETIVO:Orientar y asesorar en la presentación de las quejas, denuncias y derechos de petición interpuesta por la comunidad, así como coadyuvar a la promoción y desarrollo del control ciudadano para participar con efectividad en la vigilancia de lo público.

FUNCIONES PRINCIPALES:Respuesta al ciudadano sobre las denuncias quejas y derechos de petición.Planear actividades de capacitación, promoción, desarrollo y de motivación para la participación ciudadana.Ejecutar las actividades de capacitación, promoción y desarrollo ciudadano.Realizar alianzas interinstitucionales que contribuyan a la formación y control ciudadano, así como al Seguimiento de la gestión pública.Informe trimestral a control interno.Informe trimestral de gestión y avance plan de acción a planeación.

ALCANCE:Lograr que la Participación Ciudadana sea un instrumento efectivo en el control fiscal.Recibir y resolver la queja y/o denuncia ciudadana


CONTRALORÍAS AUXILIARES OBJETIVO:

Fiscalizar de una manera eficiente y eficaz el patrimonio público de las Entidades sujetas a control, mediante la aplicación de la Auditoria Regular, siguiendo las lineamientos establecidos por la Auditoría General de la República y demás legislación vigente.

FUNCIONES PRINCIPALES:Planear el Proceso Auditor. Recepción y revisión de la rendición de cuentas de los sujetos de control.Desarrollar la Auditoria Realizar Monitoreo y seguimiento al Proceso Auditor.Mejorar el Proceso Auditor.

PRODUCTOS:PGAMemorando de AsignaciónPronunciamiento de la rendición de cuentaInforme de Auditoria Revisión de la AuditoriaSupervisión de Auditoria Traslado de Hallazgo FiscalTraslado de Hallazgo PenalTraslado de Hallazgo DisciplinarioPlan de MejoramientoSolicitud Proceso SancionatorioPronunciamiento Plan de Mejoramiento



SUJETOS DE CONTROL

CONTRALORIAS AUXILIARES

EDUCACIÓN SECTOR CENTRAL

DESARROLLO URBANO SECTOR SALUD CONCESIONES


SECTOR CENTRAL

• Curadurías• Concejo y

Personería• Alcaldía Distrital

• Secretaría General• Secretaría de

Gobierno• Secretaría

Infraestructura• Secretaría Gestión

social• Secretaría de

Deportes• Secretaría de

Cultura• Gerencia de TH• Secretaría de

Planeación• Oficina Jurídica• Gerencia de

Ingresos• Fiduprevisora• Entidades en

liquidación

EDUCACIÓN

• Secretaría de Educación

• 150 colegios distritales

DESARROLLO URBANO

• Edubar S.A.• Promocentro S.A.• Damab• Transmetro S.A.S• Secretaría de

Movilidad• Foro hídrico• Secretaría de

Control Urbano

SECTOR SALUD

• Secretaría de Salud Pública Distrital

• Cajacopi EPS• Comparta EPS• Caprecom• Coosalud EPS• IPS Universitaria de

Antioquia• Infraestructura

Hospitalaria – Recursos estampilla

• Mutal Ser EPS• Barrios Unidos de

Quibdó

CONCESIONES

• Construseñales• U.T H&M Ingenieria

LTDA• Landa Ingeniería• uniconvial s.a. • InterventorÍa SIVYAL• Organización Terpel• Petróleos del

Milenio• Mineroil S.A• Biomax S.A• Exxonmobil S.A.• Ecospetroleo S.A.• C.I. Petrolera• Chevron Petroleum

Company• Carnaval s.a.• Alumbrado Publico


RESPONSABILIDAD FISCAL

OBJETIVO:Obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza si un determinado servidor público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y si está obligado a reparar el daño causado al erario público, por su conducta dolosa o culposa.

PROCESO ORDINARIO:Indagación Preliminar.Apertura de Proceso y Notificación.Vinculación de Compañía Aseguradora.Practica de pruebas.Defensa del Implicado. Versión Libre.Auto de Imputación.Decreto de practica de pruebasFallo con Responsabilidad Fiscal o Fallo sin Responsabilidad Fiscal.Recursos de Ley .Traslado a Jurisdicción Coactiva..

PROCESO VERBAL:Introducido por la 1474 de 2011Al encontrarse objetivamente demostrada la existencia del Daño al Patrimonio Publico se proferirá Auto de Apertura e Imputación de Responsabilidad Fiscal.Decreto de Medidas cautelares sobre los bienes del Presunto Responsable.Audiencia de Descargos.Audiencia de Decisión (Fallar o no con Responsabilidad Fiscal Y resolución de Recursos de Ley).


SANCIONES OBJETIVO:Adelantar el trámite del proceso sancionatorio a fin, en establecer las responsabilidades pecuniarias que resulten procedentes por el incumplimiento de las obligaciones fiscales que competen a los sujetos de control, y que se desarrollará con sujeción a los principios de debido proceso, moralidad, economía, celeridad, eficacia, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, buena fe, igualdad, y transparencia.

PROCESO ORDINARIO:Recepción de informes sobre presunto incumplimiento.Estudio y valoración del informe de incumplimiento.Averiguaciones preliminaresRadicación del Proceso Auto de Formulación de Cargos, comunicación y notificación del mismo.Recepción de DescargosNotificación del Recurso de reposiciónResolución que resuelve el recurso de apelación Notificación del recurso de apelación y Nota de Ejecutoria.Remisión a Jurisdicción coactiva en el evento de tratarse de un fallo sancionatorio.

PRODUCTO:Resolución con o sin sanción, en caso de sanción esta puede ser una amonestación o una multa.En caso de AMONESTACIÓN la copia deberá remitirse al superior jerárquico del funcionario y a las autoridades que determinen los órganos de control fiscalEn caso que se imponga una MULTA esta será hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado.Multas


JURIDICCIÓN COACTIVA

OBJETIVO:

Desarrollar proceso ejecutivo a fin de materializar el cobro de los fallos con responsabilidad fiscal y resoluciones sancionatorias, al igual que las multas que se impongan como resultado de sanciones disciplinarios provenientes tanto de esta entidad como de la Procuraduría General de la Nación.


Análisis y valoración del Titulo.

Acordar forma de pago y/o ordenar la ejecución del titulo.

Resolver recursos y excepciones propuestas.

Archivo y/o ordenar seguir adelante la ejecución.

Ordenar remate de bienes y/o verificación de sumas recaudadas.

Ordenar Aprobación de remate.

Ordenar archivo del expediente.

PRODUCTOS:

Oficio de cobro pre -jurídico

Auto que ordena acuerdo de pago y/o Mandamiento de pago

Auto que resuelve recurso y/o excepciones

Auto de archivo y/o Auto que ordena impulsar la ejecución y liquidación del crédito

Auto que ordena remate y/o Auto que ordena verificación de sumas recaudadas

Auto que ordena aprobación de remate.

Auto que ordena archivo del expediente


SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO:Administrar, gestionar y coordinar el Talento Humano como base operativa de la entidad, propendiendo por el bienestar general de sus servidores públicos, asegurando el mejoramiento de sus competencias, a través de capacitaciones, y seguimiento al desarrollo laboral.


Vinculación y desvinculación de funcionarios.Liquidación de NóminaBienestar social de los empleadosProgramación de VacacionesAdministración de convenios con entidades financieras y comercialesAtención de derechos de petición de funcionarios y comunidad en general.Inducción y Reinducción.

TRÁMITES:Aplazamiento de vacaciones: Formato de vacaciones, permisos, licencias y otros firmado por Jefe Inmediato.Permisos: Formato de vacaciones, permisos, licencias y otros firmado por Jefe Inmediato.Retiro parcial de cesantías: Documentación de ley, carta de solicitud de retiro, formato de fondo (si lo hay).Certificación laboral: Formato de solicitud de documento. (3 días hábiles).Peticiones varias: a través de comunicado escrito (15 días hábiles).


DEPARTAMENTO JURÍDICO

OBJETIVO:Asesorar jurídicamente a todas las áreas de la institución y brindar respuesta oportuna a todas las peticiones que se eleven, así como llevar a cabo acciones disciplinarias y aplicar las sanciones respectivas que se deriven contra los servidores públicos de la entidad cuando incurren en falta. Llevar a cabo la contratación de bienes y servicios que le permita a la entidad cumplir con sus fines constitucionales y legales

FUNCIONES PRINCIPALES:Brindar el soporte jurídico para el cabal cumplimiento de las actividades misionales y administrativas de la entidadEjercer mecanismos legales de acción y defensa en pro de los intereses de la entidadAsesorar jurídicamente a todas las áreas de la institución y brindar respuesta oportuna a todas peticiones elevadas.Investigar la conducta del servidor publico por queja o información contentiva de presuntas faltas disciplinaria, realizar análisis y valoración respectivo , tramitar el procesos disciplinario y adoptar decisión que compete. Adquirir los bienes y servicios que le permita a la entidad cumplir con los fines constitucionales y legales.

TRÁMITES:Formato de seguimiento de procesos en contra de la entidad

PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOSDiligenciar Formato de bienes y servicios Verificar cumplimiento de requisitoRealizar estudios de conveniencia y oportunidades Perfeccionamiento de contratoSeguimiento a través del Formato de acta de interventoría y/o supervisión .


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO:Satisfacer con eficacia y oportunidad las necesidades de las diferentes áreas de trabajo de la entidad, así como Administrar, identificar, organizar, conservar y hacer seguimiento actualización y control de los documentos producidos por los procesos de la entidad de acuerdo a la Ley 594 de 2000

FUNCIONES PRINCIPALES:Gestión Documental Manejo y preservación del Archivo de Gestión al Archivo CentralControl de Documentos, Control de Producto y/o Servicio No ConformeEnvío de Correo ExternoPréstamo y consulta de DocumentosGestión de la InfraestructuraElaboración de Plan de compras en coordinación con las diferentes áreas de la entidad.Entrada y salida de Materiales AlmacénGestión del mantenimiento de las instalaciones de la entidadAsignación y baja de Bienes Muebles.

TRÁMITES:Formato de seguimiento de procesos en contra de la entidadGestión Documental :Solicitud de Préstamo de Documentos mediante el formato correspondiente.Entrega de Correspondencia externa para envío.Establecimiento de términos para las tablas de retención documental.Gestión de la InfraestructuraElaboración del plan de compras, se debe diligenciar el formato y remitirlo a la Dirección Administrativa.Requisición de elementos, mediante formato de requisición de papelería.


SISTEMAS OBJETIVO:Administrar los recursos tecnológicos de la Contraloría Distrital de Barranquilla, en la búsqueda de cumplir con su fin constitucional y legal.

FUNCIONES PRINCIPALES:Elaborar y realizar las acciones preventivas y correctivas necesarias para dar solución a los inconvenientes informáticos presentadas por los usuarios de las distintas dependencias de la Contraloría Distrital de BarranquillaRealizar copias de seguridad a la información generada por los funcionarios de la CDB y Software implementados.Elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad para determinar la viabilidad de la solución a adquirir y los requerimientos mínimos necesarios que deberán ser incluidos en los proyectos informáticos.Administrar las cuentas de usuarios de los diferentes sistemas de información de la CDB.Mantener actualizada la información publicada en la Página Web de la entidad sobre todos los procesos, noticias, eventos o notas de interés que se generen en la Contraloría Distrital de Barranquilla.

TRÁMITES:

Soporte técnico.Requerimiento de usuario de red.Requerimiento de correo electrónico corporativo.Publicación de información en página Web o Intranet


DIRECCIÓN FINANCIERA

OBJETIVO:

Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con el proceso presupuestal contable y de tesorería que garanticen un optimo funcionamiento de la Contraloría que le permita cumplir sus fines constitucionales y legales.


Presupuesto

Proyección, aprobación, ejecución y liquidación del Presupuesto.

Elaboración del Plan Mensualizado de Caja -PAC

Contabilidad:

Identificación, Clasificación, registros y Ajustes contables

Elaboración y presentación de estados contables y demás informes.

Tesorería:

Recaudo y consignación de ingresos

Elaboración de comprobantes de egresos y cheques.

Pago de nomina-

Conciliación Bancaria.

PRODUCTO:

Resolución de liquidación del presupuesto.

Resolución de PAC

Informes de estados contables.

Consignación a la cuenta bancaria

Comprobante egreso elaborado

Abono cuenta de servidores publico

Conciliación Bancaria realizada


Documents

Programa Inducción y Reinducción