Sistema Contable-Cristo Moreno

Acta de Constitucin

Del ProyectoSistema Contable-Cristo MorenoFecha: 22/11/2014Tabla de contenido

3Informacin del Proyecto

Datos3Patrocinador / Patrocinadores3Propsito y Justificacin del Proyecto3Descripcin del Proyecto y Entregables3Requerimientos de alto nivel4Requerimientos del producto4Requerimientos del proyecto4Objetivos4Premisas y Restricciones5Riesgos iniciales de alto nivel5Cronograma de hitos principales5Presupuesto estimado5Lista de Interesados (stakeholders)6Requisitos de aprobacin del proyecto6Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad6Gerente de Proyecto6Niveles de autoridad6Personal y recursos preasignados7Aprobaciones7

Informacin del ProyectoDatosEmpresa / OrganizacinCentro Educativo Cristo Moreno Dev S.A.

ProyectoSistema Contable-Web

Fecha de preparacin15/11/14

ClienteAsociacin Educativa Cristo Moreno

Patrocinador principalHilmer Bendezu Bendezu

Gerente de ProyectoGuillen Bendez

Patrocinador / Patrocinadores

NombreCargoDepartamento / DivisinRama ejecutiva (Vicepresidencia)

Hilmer BendezuPromotorContabilidad

Propsito y Justificacin del ProyectoEl proyecto se realizara debido al contrato adquirido con la asociacin del colegio Cristo Moreno.

Descripcin del Proyecto y EntregablesEl proyecto busca automatizar el sistema contable de la Asociacin Educativa Cristo Moreno utilizando estndares que permitan una gestin rpida y sencilla (fcil manejo del sistema) en cuanto a reportes, declaracin de impuestos, auditoria, consultas de informacin y almacenamiento y procesamiento de facturas y/o boletas del Centro Educativo realizados a travs de una interfaz web. Manual Usuario

FAQ

CD instalacin

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

REQUERIMIENTOS FUNCIONAL Promotoria

El sistema le permite la obtencin de un reporte de las ganancias o prdidas que pueda tener los accionistas mensualmente por mensajera o e-mail y mensajes de escritorio en forma de alerta o notificacin bajo ciertas circunstancias y con los datos previamente establecidos por el cliente. El sistema muestra el balance general de acuerdo al formato establecido por el cliente. El sistema muestra cuadros estadsticos solicitados por el cliente mostrando los datos y grficos de acuerdo a sus necesidades facilitndole as las diferentes decisiones que este deba de tomar. Permitir controlar todo el sistema mediante el uso de reportes generados por el mismo sistema entre los cuales se encuentran: reportes de mantenimientos, de nuevos equipos, del mobiliario, y otros que el cliente solicite y requiera, visualizando as los ingresos y egresos para gestionar los recursos de la organizacin. Secretaria Los usuarios que pueden acceder al sistema sern creados y modificados por una persona que ser designada por el cliente. As mismo debe permitir la Gestin de usuarios y privilegios.

El sistema permitir la insercin de datos provenientes solo de las facturas y boletas, quedando excluido otros tipos de comprobantes de pago. Contabilidad:

Debe Permitir el acceso al libro diario (electrnico).

Permite la creacin, modificacin del libro mayor.

Permite Actualizar la tabla de depreciaciones.

Permite la creacin de Asientos contables.

Proporcionar ayuda en la declaracin de Impuestos y Auditorias.Verificando que las declaraciones de impuestos sean de expresin fidedigna de las operaciones registradas en sus libros de contabilidad, de la documentacin soportante y que refleje todas las transacciones efectuadas.

El sistema podr almacenar, crear y guardar archivos de respaldo.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES El sistema debe ser capaz de soportar la carga de datos equivalentes a 500 usuarios con privilegios de secretaria ingresando datos a razn de 10 comprobantes por segundo, siendo esta la tarea de mayor carga para el sistema. El sistema usara el cifrado de datos SSL para la transferencia de datos fuera de la intranet.

El sistema permitir el almacenamiento de datos de forma local permitiendo seguir con el trabajo cuando falle la conexin, los datos luego se actualizarn cuando la conexin se reestablezca. En el caso de los usuarios nuevos o se tenga dudas, el sistema contara con un men de ayuda sobre las funciones de los botones y las funciones que realiza cada uno de estos.

Requerimientos del proyecto Los permisos de la Sunat para la entrega de boletas/facturas y libros digitales deben ser solicitados por el cliente Boletas y facturas brindadas por el cliente. Sitio de alojamiento en la nube con capacidad para albergar los datos generados por el sistema, el pago corre por cuenta del cliente. Ambiente adecuado para la instalacin para un correcto funcionamiento del servidor

Objetivos

ObjetivoIndicador de xito

Alcance

Capacitacin de los usuarios (secretaria, contador, promotor)Firma de conformidad por parte del usuario

Desarrollo del sistema contable automatizado.Firma de conformidad del promotor y gerente

Cronograma (Tiempo)

Culminar la etapa de anlisis pasado 1 semana de iniciado el proyecto.Casos de uso, secuencia y clases entregados al equipo de desarrollo en el tiempo establecido

Construccin del software y pruebas internas de funcionalidadFirma del jefe del proyecto avalando la conformidad

Instalacin de la intranet (1 semana antes de la fecha de culminacin el proyecto)Envi recibo de datos, firma de conformidad del jefe de proyecto

Instalacin y prueba del software por parte de los usuarios 3 das antes de la fecha limiteFirma de conformidad de los usuarios, promotor y gerente

Costo

Obtener ganancias para la empresa equivalentes al 30% del costo total cobrado al cliente.No exceder el presupuesto del proyecto Total

Calidad

Fiabilidad (los datos son de acuerdo a la realidad, el sistema evita perdida o corrupcin de datos).El sistema debe ser capaz de comparar y actualizar los datos de forma correcta cuando se caiga la intranetMuestras aleatorias de los datos son idnticos a su contraparte en fsico (comprobantes de pago y libro mayor)

Rendimiento (el sistema es capaz de soportar la insercin de datos equivalentes a 5000 comprobantes de pago por segundo).El sistema responde sin aparente demora, latencia no mayor a los 200 ms

Otros

Premisas y Restricciones

RESTRICCIONES:

El sistema solo abarca los procesos de facturacin y clculo de los datos necesarios para la construccin del libro mayor y el balance general, pudiendo el contador modificar los datos para un mayor control de las finanzas

La labor se insercin de datos ser por parte de un(os) usuario(s) el cual ser designado por el cliente siendo esta la persona encargada.

El sistema consta de software para escritorio, la implementacin web no est contemplada en el actual proyecto si bien se cuenta con respaldo de datos en la nube. Los datos correspondientes a la devaluacin de bienes y devengados estn incluidos en los datos que el contador puede modificar de forma manual, la mayor carga de trabajo (el clculo de totales los har el sistema).

PREMISAS: Disponibilidad de los involucrados en el sistema para la toma de requerimientos (secretaria, contador, promotor)

Licencia de SAP, el cual correr a cuenta del cliente.

Arquitectura para el despliegue de la intranet (servidor y Switch administrable, acces point, antenas direccionales, torres y cable categora 6) corre a cuenta del cliente.

Riesgos iniciales de alto nivel

Indisposicin de los entrevistados para la toma de requerimientos en la fase inicial del proyecto. El alza de precios del software y hardware necesarios, solo afectan a la fase final del proyecto (implementacin). Cada del sistema de almacenamiento en nube y fallo de la conexin brindada por el ISP (afecta a la fase de implementacin mas no al desarrollo) Desastres naturales que afecten seriamente al personal involucrado en la construccin del nuevo sistema Cambio directivas de trabajo por parte del promotor y/o gerente del cliente

Cronograma de hitos principales

HitoFecha tope

Entrega de diagrama de casos de uso22/11/14

Diseo interfaz de usuario27/11/14

Entrega de resultados de prueba de software funcional16/12/14

Implementacin (desglosar)19/12/14

Presupuesto estimadoS/. 7 500 (no incluye el costo de licencia de SAP)

Lista de Interesados (stakeholders)

NombreCargoDepartamento / DivisinRama ejecutiva (Vicepresidencia)

Guillen BendezPromotorPromotoriaAccionista

Hilmer BendezuContadorContabilidadEmpleado

Gina BenavidezSecretarioSecreatariaEmpleado

Otros

Requisitos de aprobacin del proyecto

Firma y autorizacin de los jefes de rea de promotoria, contabilidad y secretaria para la respectiva conformidad del producto. Licencia de SAP provista y solventada por el cliente. Alojamiento en Cloud provista y solventada por el cliente. Capacitacin del personal encargado y esta ser certificada Con un acta la cual se le entregara a los empleados que estn ms aptos para el uso de este software.

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto

NombreCargoDepartamento / DivisinRama ejecutiva (Vicepresidencia)

Donayre Espinoza GonzaloProject managerInformticaGerencia

Niveles de autoridad

rea de autoridadDescripcin del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)El Proyect Manager ser el encargado de tomar las decisiones analizando las propuestas del equipo o solicitudes que sus miembros puedan requerir o solicitar (vacaciones, permisos, licencias, etc).

Gestin de presupuesto y de sus variacionesEl presupuesto ser administrado por el jefe del proyecto para su ptimo uso.

En caso el presupuesto sufra una fluctuacin, este deber ser discutido con el Promotor del Centro Educativo para ver su resolucin y/o modificacin.

Decisiones tcnicasPara decisiones tcnicas se contara con la participacin del Proyect Manager y una persona con altos conocimientos en SAP que a su vez sepa programar en el lenguaje nativo de este.( Cambio base de datos, agregar tablas, etc (en sap podra requerir persona extra para programar en abap)

Resolucin de conflictosLos conflictos sern resueltos en grupo con la aprobacin del jefe del proyecto o un integrante a cargo de este en caso el jefe del proyecto est ausente.

Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridadEl jefe del proyecto tomara las decisiones pertinentes para que el proyecto siga con los plazos acordados y la toma de decisiones depende de cuales sean los integrantes tendrn cierta autoridad si afecta mucho al proyecto se conversara con el jefe del proyecto para su revisin

Personal y recursos preasignados

RecursoDepartamento / DivisinRama ejecutiva (Vicepresidencia)

Aprobaciones

PatrocinadorFechaFirma