PROJECTE DE REORGANITZACiÓ DE DOS ARXIUS DEL CAMPUS DE TERRASSA:

ARXIU INSTITUT DE TECNOLOGIA I MODELITZACiÓ AMBIENTAL

ARXIU MÀSTER TÈCNIQUES DE L'AIGUA

A. PRESENTACiÓ

B. DESCRIPCiÓ DE LA SITUACiÓ a. Institut de Tecnologia i Modelització Ambiental (ITEMA) b. Màster de tècnics de l'aigua c. Anàlisi de la documentació

C. PLA D'ACTUACIÓ a. Tractament arxivístic b. Organització de l'actuació c. Calendari d. Pressupost

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 1

A. PRESENTACIÓ

La reorganització de la documentació d'arxiu s'emmarca dins la política iniciada des de l'Oficina de Documentació i Arxiu (ODA) d'acompliment de la Llei 10/2001 de Llei de documentació i arxius de la Generalitat. Així s'estableix la organització de la documentació per facilitar l'accés, es proposa custodiar la documentació històrica en l'Arxiu Universitari, en instal'lacions i equipaments adequats que garanteixen la seva conservació.

El Campus de Terrassa proposa iniciar accions arxivístiques per reorganitzar la documentació i alliberar espais ocupats en les dependències de l'antic ITEMA.

Per presentar aquest projecte s'han visitat els dos arxius que ocupen tres dipòsits o espais d'arxiu, conjuntament amb la responsable de la gestió del campus de Terrassa.

B. DESCRIPCIÓ DE LA SITUACIÓ

1. Institut de Tecnologia i Modelització Ambiental

L'Institut de Tecnologia i Modelització Ambiental (ITEMA) era un institut de la Universitat Politècnica de Catalunya creat el 1991 amb les funcions de formació, investigació i desenvolupament científic i tecnològic sobre les temàtiques mediambientals. Neix a partir de la transformació de l'Institut Petrolquímica Aplicada (IPA) creat com a institut de la UPC l'any 1971 i dirigit a la formació continuada en els estudis relacionats amb el petroli.

Un dels objectius principals de l'ITEMA era la formació. Per aquesta raó s'organitzaran cursos de formació científica i tecnològica de tercer cicle:

Programa de doctorat en enginyeria ambiental Programa de postgrau en gestió medioambiental en la indústria Màster en enginyeria i prevenció ambiental .

Les àrees d'interès en la investigació es centraran en la modelització i la tecnologia ambiental i en els sistemes d'ajuda a la presa de decisions basats en la teoria i mètodes de l'anàlisi de sistemes dins de la problemàtica mediambiental:

dispersió i transformació de contaminants en el medi atmosfèric i aquàtic gestió i tractament de residus evaluació d'impactes ambientals, auditoria ambiental i ecobalanços.

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 2

2. Màster de tècnics de l'aigua

El màster de tècnics de l'aigua va ser dirigit per al professor Dr. Manuel A. Soler Manuel amb l'objectiu de formar professionals en la matèria. Els primers anys el màster es realitza a través de la UPC i després al 1996 passa a dependre de la Fundació de la Politècnica. Per tant, hi ha una separació en la custòdia de la documentació atenent al canvi de la responsabilitat. Així, els primers anys la custòdia corresponent a la UPC i la documentació es transferirà a l'Arxiu Universitari i els últims anys la responsabilitat passa a ser de la Fundació.

3. Anàlisi de la documentació

Amb la desaparició de l'ITEMA i l'acabament del màster en tècnics de l'aigua es deixa abandonada la seva documentació d'arxiu en les dependències utilitzades per a l'exercici de les activitats.

En la visita als dos arxius, d'unitats extingides, s'ha analitzat la situació real, el tipus de documentació, la dispersió en tres dependències i els diferents contenidors de conservació dels documents.

- Tipus de documentació:

ITEMA: documentació pròpia de l'institut que reflexa les activitats dutes a terme. Trobem documentació comptable, documentació dels màsters realitzats en l'institut, documentació de personal.

MÀSTER DE TÈCNICS DE L'AIGUA. Fa referència a l'organització del màster en les diferents edicions realitzades. Es conserva la documentació de tràmit, els exàmens, els treballs dels alumnes, les llistes dels assistents, etc.

En els dos arxius es conserven els documents originals documentació.

- Ocupació i ubicació:

ITEMA: 210 contenidors i arxivadors ubicats en un únic espai.

còpies de

MÀSTER DE TÈCNICS DE L'AIGUA: 200 contenidors i arxivadors ubicats en dos dipòsits. Els espais són utilitzats també com a arxiu amb documentació personal de professors i magatzem de material divers.

- Suport:

La documentació està conservada bàsicament en suport paper. En suport electrònic trobem diskeUes que desconeixem el contingut. Caldrà comprovar en l'ordinador quin programa s'utilitza per cada documents, si són còpies de documents impresos, etc.

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 3

- Format:

Està relacionat amb el suport, així en suport paper trobem el format DIN A4, en suport electrònic els diskettes conservats són de 3 % pulsades.

- Consulta:

La documentació es consulta per emetre certificats als estudiants de màsters i postgraus realitzats a l'ITEMA i els estudiants del màster de tècnics de l'aigua.

C. PLA O' ACTUACIÓ ---~--------------------------------~~------

1. Tractament arxivístic

Un cop visitat als dos arxius, ITEMA i màster de tècnic de l'aigua, i analitzada la documentació es presenten les actuacions que s'han de seguir per assolir l'objectiu proposat:

- Informació prèvia S'ha de tenir informació prèvia sobre les activitats concretes dels dos arxius: tots els màsters realitzats a través de l' ITEMA, les diferents edicions del màster de tècnics de l'aigua.

Identificació dels dos arxius La identificació dels dos arxius passa per separar físicament quina documentació correspon a l'arxiu de l'ITEMA i quina correspon a l'arxiu del màster de tècnics de l'aigua. En aquest últim cas caldrà dedicar més esforços.

Després s'ha de revisar la documentació instal·lada en tota classe de contenidors i d'arxivadors. Aquest procés facilita la identificació de tots els documents i ens dóna la seguretat de l'existència real de tots els documents que s'han conservat fins al moment.

Eliminació de la documentació Després d'identificats i revisats els documents s'ha de fer una primera eliminació. Es destruirà la documentació seguint la normativa i les taules d'avaluació documental aprovades per la Generalitat de Catalunya.

Ordenació i classificació de la documentació S'ha d'identificar, classificar i ordenar la documentació atenent el quadre de classificació de la universitat. Els principis de provinença i el respecte a l'ordre originari són sempre tinguts en compte.

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 4

Descripció El nivell de descripció és l'inventari, com a primera eina indispensable per a accedir i controlar els documents d'arxiu. Es mecanitzarà l'inventari a través d'una base de dades en Access elaborada per l'Oficina de Documentació i Arxiu. Una base de dades d'arxiu única per a tota la universitat permet unificar i homogeïtzar la gestió de la documentació.

Arxivament i insta¡'¡ació La documentació tractada serà arxivada en carpetes d'expedients. També es reconstruiran, en la mesura del possible, les sèries documentals i els expedients. La instal'lació s'efectuarà en capses d'arxiu normalitzades atenent a normes d'Arxiu Universitari.

Transferència de la documentació És el trasllat físic i legal de la documentació des del Campus de Terrassa fins a l'Arxiu Universitari, situat a Barcelona.

2. Organització de l'actuació

Hi ha dues opcions per dur a terme el tractament arxivístic: actuació in situ, és a dir, en el mateix lloc on està la documentació o actuació en el lloc on anirà finalment la documentació, és a dir, a l'Arxiu Universitari.

Les avantatges i els inconvenients són els següents:

Actuació in situ, en les depedències de /'ITEMA:

Treballar en el lloc on estan conservats els documents d'arxiu contractant a una persona especialitzada en arxivística i gestió documental. Durant les primeres setmanes tindrà el suport de l'arxivera de la universitat. I cada vegada que comenci amb algun dels tres espais d'arxiu també caldrà dedicar-li uns dies per establir nous criteris en funció de la documentació. També es farà una visita un cop cada quinze dies o cada setmana per fer un seguiment de les tasques i per solucionar problemes.

El campus de Terrassa es farà responsable d'atendre les peticions de demanda de material, d'informació sobre les tasques de l'ITEMA i del màster de l'aigua.

• Avantatges: Es preferible fer el tractament arxivístic en el mateix lloc on està conservada la documentació per evitar un possible desordre en un trasllat.

• Inconvenients: l'accés a !'ITEMA situat a les afores de Terrassa obliga a contractar personal específic en arxius que disposi d'un mitjà de transport per arribar a les antigues instal'lacions de l'ITEMA. Això pot plantejar una dificultat important.

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 5

Dificultat per atendre les consultes de la persona contractada. No podran ser ateses immediatament. Això pot endarrerir el procés.

Actuació en l'Arxiu Universitari:

Prèviament al seu trasllat, caldrà identificar tots els contenidors i arxivadors amb un número i una breu relació de les capses.

• Avantatges: alliberament dels espais ràpidament se solucionen els inconvenients de l'opció anterior

• Inconvenients: Transferir documentació abans de ser tractada arxivísticament si no és fa bé el trasllat pot ocasionar dificultat per la posterior ordenació i descripció.

Aquesta Oficina de Documentació i Arxiu considera més apropiat la segona opció degut a la urgència del trasllat, el millor suport tècnic i millor seguiment per part dels tècnics de l'ODA.

3. Calendari Inici al maig del 2004 i acabament novembre 2004.

4. Pressupost

La reorganització de l'arxiu es responsabilitat de la unitat estructural. Des de l'Oficina de Documentació i Arxiu s'estableixen els criteris i les actuacions arxivístiques.

En aquest cas, l'ODA fa una valoració de la durada del tractament arxivístic i és el Campus de Terrassa qui s'ha de fer càrrec del pressupost, que ha d'incloure el següent desglossament.

Contractació de personal en coneixements d'arxivística i gestió documental. Si es decideix per l'opció de treballar en les dependències de l'institut s'haurà de pensar en pagar una quantitat pel transport. Aproximadament 6 mesos: 2402.52 € més transport, si s'escau.

Material necessari: capses d'arxiu definitiu, carpetes i subcarpetes, material d'oficina. Aproximadament: 415 €

Contractació de transport per la transferència de la documentació de l'ITEMA i el màster en tècnics de l'aigua a l'Arxiu Universitari.

Assegurança si es considera necessari.

Projecte Reorganització Arxiu ITEMA i Arxiu Màster de Tècnics de l'Aigua 6