Projecte eValisa Salut · Barcelona) • les trameses en el procés d’autoritzacióde compatibilitats entre el Departament de Salut i el Departament de Governació i relacions Institucionals

Projecte eValisa Salut

Sessió de presentació del projecte i equip de treball

Barcelona, 14 d’abril de 2014

2

Sumari

1. Introducció

2. Objectiu del projecte

3. Metodologia de treball

4. Desplegament del projecte

5. Tercera prova pilot: Trameses entre l’àmbit

de Recursos Econòmics (processos de

contractació i convenis) i l’Assessoria

Jurídica

5.1 Àmbit d’actuació

5.2 Pla de treball

5.3 Documents a lliurar

5.4 Equip de treball

1. Introducció

4

1. Introducció

L’Acord de Govern de l’11 de febrer de 2014 estableix com a una de les línies

d’impuls de l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat la

implantació de la valisa electrònica i designa l’Oficina de Processos i

Administració Electrònica (Departament de Governació i Relacions Institucionals)

com a òrgan promotor.

La valisa electrònica és un servei que permet enviar i registrar documents en

format electrònic, telemàticament i a l’instant. El seu objectiu és reemplaçar la

valisa convencional en paper, on els documents que s’han d’enviar i registrar són

traslladats d’una unitat origen a un altra unitat destí manualment per diferents

persones.

L’àmbit d’aplicació s’estén a tots els departaments de l’Administració de la

Generalitat, als seus organismes autònoms i a les entitats de dret públic vinculades

o dependents.

En el mes de novembre de 2013, els responsables d’aquest projecte ens van

presentar el projecte i l’eina i ens van oferir la possibilitat de participar en la fase de

desplegament portant a terme un pla pilot que servís d’experiència per a la resta

de departaments.

5

1. Introducció

El Departament de Salut, a través de la Subdirecció General de Recursos Humans

i Organització (SRHiO), en coordinació amb diferents entitats i unitats del

departament, vol participar en el desplegament d’aquesta eina corporativa

mitjançant les proves pilot següents:

• Durant el mes de desembre de 2013 i gener de 2014 s’ha posat en marxa la

primera prova pilot:

• Trameses en el procés de comunicacions en matèria de riscos

laborals entre serveis centrals ubicats a l’Edifici Ave Maria i les unitats

ubicades a l’Edifici Salvany.

• Durant el primer trimestre de 2014 s’ha posat en marxa la segona prova pilot:

• Trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el

Departament i l’Institut Català de la Salut.

6

1. Introducció

• Durant el segon trimestre de 2014 s’amplien els àmbits d’aplicació a:

• Les trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre

serveis centrals (Edifici Ave Maria) i serveis regionals (de moment només

Barcelona)

• les trameses en el procés d’autorització de compatibilitats entre el

Departament de Salut i el Departament de Governació i relacions

Institucionals (Secretaria d’Administració i Funció Pública)

• Durant el segon trimestre de 2014 es vol posar en marxa la tercera prova pilot

en l’àmbit dels Recursos econòmics:

• les trameses en el processos de contractació i convenis entre l’àmbit

dels Recursos Econòmics (Edifici Salvany) i l’Assessoria Jurídica (Edifici

Ave Maria)

• les trameses en la resta de processos en l’àmbit dels Recursos

Econòmics entre serveis centrals (Edifici Salvany) i els serveis regionals

(pendent de definició).

L’objectiu del projecte és anar ampliant l’àmbit d’actuació a les diferents entitats i

unitats orgàniques del Departament de Salut i les entitats que en depenen.

2. Objectius

8

2. Objectius

Portar a terme un projecte pilot per a la implementació de la valisa

electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut i les

seves entitats.

Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a l’eina i els

condicionants tecnològics per col·laborar a la millora a nivell corporatiu.

Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva implementació a

les diferents unitats del departament i entre aquestes i les unitats d’entitats

que en depenguin.

Agilitar les trameses d’informació i de comunicacions entre unitats del

Departament que estan ubicades en diferents edificis amb la plenes

garanties jurídiques.


10


Com a pas previ a la implementació de l’eina cal:

Determinar el procediment així com els documents que, en concret, es

trametran mitjançant la valisa electrònica segons els criteris:

Trameses entre unitats del departament o bé entre aquestes i unitats

d’entitats que en depenguin (ICS, Agència...)

Trameses entre diferents edificis, que es faci amb valisa i amb registre

d’entrada i de sortida.

Oficis + còpies de documents que s’han de registrar

Originals que no hagin de sortir fora de l’àmbit del Departament de Salut i les

seves entitats

Volum de documents

Predisposició de les unitats per a la participació en la prova pilot

Que representi una millora substancial en termes de recursos i temps

11


Presentació del projecte i la proposta de la prova pilot.

Definició els usuaris i rols de l’eina.

Establiment de criteris de funcionament com:

Arxiu de la documentació

Gestió de l’expedient híbrid (conveniència o no de fer còpies en format

paper, arxiu dels documents electrònics a un repositori segur, entre

d’altres)

Explicació del funcionament de l’eina als usuaris/a les usuàries

Un cop implementada l’eina:

Establiment d’un canal de comunicació per a la recollida de dubtes, comentaris

o propostes, incidències generades a través de la unitat d’organització del

Departament (Elena Benito [email protected] i Joan Solé

[email protected]) .

mailto:[email protected]













13


Post-projecteProjecte

Implementació

successiva

Pre-projecte

Seguiment i

ControlPreparació Proves pilot

Anàlisi de

l’experiència

• Consensuar els

objectius i àmbits

d’actuació

• Identificar els

interlocutors i

participants en les

proves pilot

• Constituir els

comitès de direcció

i seguiment del

projecte

• Posada en marxa de

les proves pilot• Recollida d’incidències i

elaboració de propostes

de millora de l’eina

• Redefinició d’aspectes

funcionals i de gestió, si

és el cas

• Documentar una guia de

gestió i recomanacions

• Identificació

d’altres processos

als quals

implementar la

valisa electrònica

• Planificar les

accions per dur a

terme el canvi

• Definir els

mecanismes per

assegurar

l’estabilitat del

procés:

INDICADORS

• Tancar el projecte

i pas a la

MILLORA

CONTÍNUA

Les fases del projecte són les que es presenten en el següent diagrama:

14


Catàleg de proves pilot:

1. Comunicacions en matèria de riscos laborals:

• Prevenció de Riscos Laborals (Edifici Ave Maria) – (Edifici Salvany)

• Prevenció de Riscos Laborals (Edifici Ave Maria) – serveis regionals

(diferents edificis)

2. Procés d’autorització de compatibilitats:

• Unitat de Règim Jurídic de Personal DS (Edifici Ave Maria) - Recursos

Humans ICS (Edifici Gran via)

• Unitat de Règim Jurídic de Personal DS (Edifici Ave Maria) – Secretaria

d’Administració i Funció Pública (Edifici Plaça Catalunya) (previst)

3. Processos en l’àmbit de Recursos Econòmics

• Processos de contractació i convenis (Edifici Salvany) – Assessoria

Jurídica (Edifici Ave Maria)

• Processos de contractació i convenis (Edifici Salvany) – serveis regionals

(diferents edificis) (previst)

15


Calendari de desplegament (esborrany)

11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Fase I: Proves pilot

01/01/2014

01/01/2014

10/03/2014

15/05/2014

16/04/2014

15/05/2014

Posada en marxa

Posada en marxa

Unitat de Règim jurídic de Personal (DS) (Edifici Ave Maria) -

Institut Català de la Salut (Edifici Gran Via)

Àmbit de recursos econòmics, serveis centrals (Edifici

Salvany) - Serveis regionals (diferents edificis)

Fase II: Anàlisi i propostes de millora

Recollida de propostes de millora

Fase III: Implementació progressiva a la resta de

processos

Planificació de la implementació

Prevenció de riscos laborals, serveis centrals (Edifici Ave

Maria - Edifici Salvany)

Procés d'autorització de compatibilitats

Prevenció de riscos laborals, serveis centrals (Edifici Ave

Maria) - Serveis regionals (diferents edificis)

Unitat de Règim jurídic de Personal (DS) (Edifici Ave Maria) -

Governació i Relacions Institucionals (Edifici Pça. Catalunya)

Processos de contractació i convenis

Àmbit de recursos econòmics, serveis centrals (Edifici

Salvany) - Assessoria Jurídica (Edifici Ave maria)

Departament de Salut

Calendari del Projecte eValisa Salut

2013 2014

Procés de comunicacions en matèria de riscos laborals

Fitxa de projecte

Títol del projecte:

Objectius del projecte:

1.Portar a terme projectes pilot per a la implementació de la valisa

electrònica entre determinades unitats del Departament de Salut

i les seves entitats.

2.Avaluar els resultats i formular propostes de millora en relació a

l’eina i els condicionants tecnològics per col·laborar a la millora

a nivell corporatiu.

3.Assolir el grau d’experiència suficient per a la successiva

implementació a les diferents unitats del departament i entre

aquestes i les unitats d’entitats que en depenguin.

Projecte d’implementació de la valisa electrònica al

departament de Salut i entitats adscrites

Tasques principals:

Responsable:

Subdirecció de Recursos Humans i

Organització

Estimació €:

Recursos propis

Organització projecte:

1. Comitè de direcció: Xavier Rodríguez

1. Comitè Executiu: Rosa Maria Pujante Mitjavila, Ramona

Maite Alvarez Lopez, Juan Ramón Pastor A determinar en

funció de l’àmbit d’aplicació

2. Equip de projecte:

Unitat d’Organització: Joan A. Sole Villanueva, Elena

Benito García

Oficina de Processos i Administració Electrònica: Joan

Gual, Sara Vilaseca, Rosa Maria Gallego

Referents de les unitats: A determinar en funció de l’àmbit

d’aplicació

Pla de projecte:

Fase I: Proves pilot

1. Nov 2013 Presentació del projecte

2. Gener 2014 Posada en marxa de les proves pilot (Prevenció

de Riscos )

3. 10/03/2014 Implementació a procés de compatibilitats

4. 14/04/2014 Implementació a Àmbit de gestió econòmica –

Assessoria Jurídica

Fase II: Processos entre altres unitats

Calendari: març –abril 2014

Condicionants:

1. Disponibilitat de dedicació de l’equip

5. Prova pilot 3:

Trameses entre l’àmbit de

Recursos Econòmics

(processos de contractació i

convenis) i l’Assessoria

Jurídica

18

5. Prova pilot 3: Rec. Econòmics – Ass. Jurídica

5.1. Àmbit d’actuació

5.2. Pla de treball

5.3. Documents a lliurar

5.4. Equip de Treball

19


Procés: Contractació pública i convenis

Subprocés d’emissió d’informe de l’Assessoria jurídica

Unitats participants:


Secretaria general

• Edifici Salvany

Direcció de Serveis

Àmbit de Recursos

Econòmics


Secretaria general

Edifici AveMaria

Assessoria Jurídica

5.1. Àmbit d’actuació

20


Constitució del grup de treball

Formació sobre l’eina eValisa

Consens en la definició de l’àmbit d’aplicació de la prova pilot

Definició de rols i usuaris

Criteris de gestió documental i arxiu dels documents electrònics i dels

expedients híbrids.

Consens del pla de treball:

Data d’inici pilot: 14 d’abril de 2014

5.2. Pla de treball

21


Proposta de documents:

De Recursos econòmics a Assessoria Jurídica

Contractació:Proposta d’expedient de contractació:

- Ofici

- Propostes de Plec de clàusules administratives (en word)

- Propostes Plec de clàusules particulars (en word)

- Proposes Plec de clàusules tècniques (en word)

- Quadre de característiques (escanejat)

- Full d’encàrrec (signat per/per la responsable de Recursos Econòmics amb signatura electrònica)

- Resta de documentació (escanejat)

De l’Assessoria Jurídica a Recursos Econòmics

ContractacióInforme jurídic:

-Ofici

-Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica), ja

penjat en el GEEC

5.2. Pla de treball

22



De Recursos econòmics a Assessoria Jurídica

Convenis amb contraprestació econòmica: Proposta de conveni:

- Ofici

- Esborrany de conveni

- Full d’encàrrec (signat per/per la responsable de Recursos Econòmics amb signatura electrònica)



ContractacióInforme jurídic:

- Ofici

- Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica)


5.2. Pla de treball

23




Convenis sense contraprestació econòmica: Informe jurídic:

- Ofici

- Informe (signat per/per la responsable de l’Assessoria Jurídica amb signatura electrònica)

- Conveni original signat (?)


5.2. Pla de treball

24


Proposta d’usuaris i rols:

5.2. Pla de treball

Nom Rol principal Observacions

Quan envia una valisa:Joan Ramón

PastorTeresa Borsot

- - Joan Ramón Pastor Visualitzador/a

Visualitzador de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Col·laborador/a Visualitzador/a

Col·laborador/a

amb vist-i-plau de

l'emissor i

Visualitzador/a

- - Col·laborador/a Col·laborador de

Joan R. PastorVisualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a

Cap de la Unitat Teresa Borsot Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a VisualitzadorCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

Col·laborador/a

Col·laborador/a de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Rols definits pels usuaris emissors / receptors


Òrgan / Unitat

Contractació,

convenis i

subvencions

Recursos

Econòmics

-

25


Proposta d’usuaris i rols:

5.2. Pla de treball

Nom Rol Observacions

Quan envia una valisa:Maria Josep

Borràs

- - Maria Josep Borràs Visualitzador/a Col·laborador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- - Col·laborador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a

Cap de la Unitat Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a VisualitzadorCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- Emissor / Receptor Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/a Visualitzador/aCol·laborador/a i

Visualitzador/a

- Col·laborador/a

Col·laborador/a de

tota la resta

d'emissors /

receptors

Rols definits pels usuaris emissors / receptors

Assessoria

Jurídica

Unitat d'informes

jurídics


Òrgan / Unitat

26


Calendari de la prova pilot (previsió inicial)

5.2. Pla de treball

1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s 1s 2s 3s 4s

Fase I: Processos entre Rec. Econòmics i Assessoria Jurídica

Procés de contractació i convenis

Formació a totes les persones usuàries

Tramesa de prova

Altres processos

Anàlisi i definició del projecte

Anàlisi i definició de la prova pilot

Posada en marxa

Anàlisi dels resultats i propostes de millora

abril maig juny juliol

2014

agost setembre octubre

27


Guia de tramitació mitjançant valisa electrònica

Catàleg de documents i processos a on s’implementa la valisa electrònica

També podeu trobar tota la informació i documentació del projecte a la intranet:

Inici > Unitats>La Unitat d'Organització> Eines i solucions corporatives

http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp

5.3. Documents a lliurar

http://intranet.salut/pub/Du9/html/ca/dir1456/doc10400.asp


Composen l’equip de treball:

5.4. Equip de treball (proposta)

Oficina de Processos i Administració Electrònica

(Dept. Governació) Joan Gual Vila

Departament de Salut - OrganitzacióJoan A. Sole Villanueva

Elena Benito García

Departament de Salut - Recursos EconòmicsJoan Ramón Pastor

Teresa Borsot Esparbé

Persona interlocutora (a determinar)

Departament de Salut - Assessoria JurídicaMaria Josep Borràs



Departament de Salut - Arxiu CentralPatricia Lloveras Pujol

Jordi Marc Barberà

Dades de contacte :

Joan Solé: [email protected] - Tel. 93 556 61 43

Elena Benito: [email protected] Tel 93 556 64 46

MOLTES GRÀCIES!

