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Jessika Marcela Hernndez
Deisy Karolina Guerrero
Luz Adriana Ramrez
Tecnlogos en gestin
documental
Propuesta organizacional para
la automatizacin de archivos.
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CONTENIDO
TABLA DE ILUSTRACIONES
...........................................................................................................................................
2
INTRODUCCIN
.....................................................................................................................................................................
3
JUSTIFICACIN
......................................................................................................................................................................
4
OBJETIVOS
...............................................................................................................................................................................
5
OBJETIVO GENERAL
.....................................................................................................................................................
5
OBJETIVOS ESPECFICOS
..........................................................................................................................................
5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
...........................................................................................................................
6
PROPUESTA
............................................................................................................................................................................
8
IMGENES DEL PROCESO PARA PROPUESTA
..............................................................................................
10
DESARROLLO DE PROPUESTA
................................................................................................................................
11
SALUD OCUPACIONAL
..............................................................................................................................................
12
EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
.............................................................................
13
1. CLASIFICACIN
.............................................................................................................................................
13
2. LA ORDENACIN
...........................................................................................................................................
14
3. DESCRIPCIN
..................................................................................................................................................
16
CUADROS DE CLASIFICACIN CCD
.............................................................................................................
16
APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD
.................................................. 17
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
......................................................................................................................
19
ESCNER
...........................................................................................................................................................................
19
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO
........................................................................................................................
7 Ilustracin 2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
.................................................................................................................
10 Ilustracin 3 CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS
.....................................................................
10 Ilustracin 4 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
...........................................................................................................
10 Ilustracin 5 ELEMENTOS DE
BIOSEGURIDAD...................................................................................................................
13 Ilustracin 6 LIMPIEZA DOCUMENTAL
..................................................................................................................................
15 Ilustracin 7 ORDENACIN DOCUMENTAL
.......................................................................................................................
15 Ilustracin 8 FUID
......................................................................................................................................................................
17 Ilustracin 9 FORMATO TABLA DE VALORACIN
............................................................................................................
18 Ilustracin 10 PROCESO DE
DIGITALIZACIN...................................................................................................................
19
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INTRODUCCIN
El archivo general de la nacin define la gestin documental como
el Conjunto de
actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, procesamiento,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
los sujetos
obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su
utilizacin y conservacin1. Llevar a cabo este proceso es de
vital importancia para
los documentos, porque estos constituyen o son la fuente de
historia, dado que es
la evidencia de un hecho o un acto, por tal razn se deben dar la
conservacin
adecuada para que su til informacin sea perdurable.
El avance de la tecnologa y la aplicacin de sta, ha sido de gran
aporte a las
entidades en cuanto a los procesos archivsticos, dado que
garantiza la
conservacin de estos, mediante soportes y herramientas
tecnolgicas que
permiten el control de transferencias, de prstamos, consultas,
el almacenamiento,
y evita la acumulacin con el cual aumenta la eficacia y
efectividad de los archivos.
La normatividad que rige estos procedimientos establecidos por
el AGN son:
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Acuerdo 006 de 2014, Por medio del cual se desarrollan los
artculos 46, 47 y 48
del Ttulo XI Conservacin de Documentos de la Ley 594 de
2000.
Acuerdo 003 del 17de febrero del 2015 "Por el cual se establecen
lineamientos
generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestin de
documentos
electrnicos generados como resultado del uso de medios
electrnicos.
Acuerdo 008 de 2014, "Por el cual se establecen las
especificaciones tcnicas y los
requisitos para la prestacin de los servicios de depsito,
custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo
1 http://www.archivogeneral.gov.co/
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JUSTIFICACIN
En algunas organizaciones la documentacin manejada no cuenta con
los mnimos
criterios de los procesos de la gestin documental, con lo cual,
estos mismos
presentan deterioro, difcil consulta y falta de organizacin; por
ende esta
herramienta ser de til beneficio para la implementacin de la
automatizacin de
los documentos en esta u en cualquier otra entidad, que permita
una mayor rapidez
de consulta, acceso y conservacin de ellos.
Se tendr en cuenta los siguientes lineamientos:
Toda La informacin es memoria institucional de las empresas y en
muchos casos del servicio para la ciudadana.
De acuerdo a la ley 594 del 2000, la cual establece las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica. En el
artculo 19 hace
referencia a la incorporacin de nuevas tecnologas en la
conservacin de
los archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico,
informtico,
ptico o telemtico. El artculo 21 menciona: Las entidades pblicas
debern
elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar
el uso
de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse
los principios y procesos archivsticos.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear un programa de gestin documental basado en la
digitalizacin y
automatizacin de los documentos para la Superintendencia de
Notariado y
Registro, fundamentado en la normatividad vigente, que facilite
los procesos
de conservacin, consulta y verificacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Digitalizar y automatizar la totalidad de documentos,
organizando, clasificando y distribuyendo el material, a fin de
contribuir con la
gestin documental.
Desarrollar directrices, lineamientos, parmetros, normas y
estndares a seguir para la automatizacin y digitalizacin, en
todos
los formatos y soportes en los que se registren y archiven
los
documentos.
Aumentar la cobertura de acceso a la informacin haciendo
disponible el servicio y garantizar el derecho ciudadano, sobre el
acceso
oportuno a la informacin generada por la superintendencia de
notariado y registro.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Superintendencia de Notariado y Registro de la ciudad de
Armenia se muestra
la siguiente situacin en el estado de sus archivos:
Dado que el personal encargado tiene pocos conocimientos sobre
el rea
archivstica, el archivo fsico que manejan presenta una gran
acumulacin de
documentos correspondientes de muchos aos atrs (fondo acumulado
de
documentos), el cual son aun de uso por parte de los
funcionarios y requeridos por
los usuarios. La preservacin de estos se puede deteriorar debido
a el inadecuado
proceso para su conservacin, como la incorrecta temperatura, la
falta de utilizacin
de unidades de conservacin como son las cajas de archivo,
carpetas, estanteras
y dems. Pero tambin todo esto se debe al no implementar los
procesos de
digitalizacin, que conlleva en gran medida a agravar a un ms la
situacin. El no
uso de este medio tecnolgico en estos documentos acumulados,
genera mayor
dificultad para el acceso a la informacin, demora en la bsqueda
de documentos,
ocupacin de gran espacio del lugar, deterioro y hasta la prdida
definitiva de los
mismos.
En la entidad evidentemente como en cualquier otra organizacin,
se evidencia el
uso del papel para generar la informacin requerida, lo cual es
importante, dado que
la evidencia fsica o el documento original como tal es de sumo
valor; sin embargo
hay informacin que puede ser suministrada o almacenada con el
uso de
herramientas TIC, tales como la NUBE o pginas web, contribuyendo
de igual forma
con la iniciativa de cero papel establecida por el AGN. Una
herramienta til para
esto es la utilizacin de la nube privada, Las nubes privadas son
una buena opcin
para las compaas que necesitan alta proteccin de datos y
ediciones a nivel de
servicio. Las nubes privadas estn en una infraestructura bajo
demanda, gestionada
para un solo cliente que controla qu aplicaciones debe
ejecutarse y dnde. Son
propietarios del servidor, red, y disco y pueden decidir qu
usuarios estn
autorizados a utilizar la infraestructura. Al administrar
internamente estos servicios,
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las empresas tienen la ventaja de mantener la privacidad de su
informacin y
permitir unificar el acceso a las aplicaciones corporativas de
sus usuarios2.
El no implemento de este servicio u otra herramienta TIC a travs
de internet
genera, la acumulacin de documentos, el difcil acceso a la
informacin por parte
de todos los funcionarios en el menor tiempo posible, la
inseguridad de la
informacin, ms gastos econmicos, entre otros.
ILUSTRACIN 1ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO
2 https://es.wikipedia.org/wiki/Computaci%C3%B3n_en_la_nube
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PROPUESTA
De acuerdo al diagnstico realizado a la entidad pblica
superintendencia de
notariado y registro, analizamos los faltantes y deficiencias en
dicho lugar que no
cumplen con la normatividad vigente de nuestro pas, por lo tanto
realizaremos la
siguiente propuesta para mejorar la gestin documental en dicha
entidad.
Realizaremos una clasificacin adecuada para los documentos,
teniendo en cuenta
el organigrama, el manual de procedimientos y el manual de
funciones para conocer
que documentos genera cada unidad administrativa y hacer el
debido proceso,
logrando as, tener todo reglamentado para aplicar la
automatizacin por medio de
procesos que ahorran tiempo y dinero a travs de los sistemas de
informacin,
adems de la mejora continua.
Tambin realizaremos la ordenacin de los documentos respetando el
principio de
orden original de cada uno de ellos, de acuerdo a una unidad de
orden establecida
de antemano. Luego se proceder a realizar la descripcin, donde
se har el
proceso de anlisis de los documentos de archivo, para facilitar
su localizacin y
consulta.
La automatizacin del proceso de digitalizacin est relacionada
con actividades
que se ejecutan repetitivamente, todas las veces que se escanea
un documento y
que comnmente se realizan de manera manual por parte de los
usuarios, ante lo
cual se generan no solo errores humanos propios de la mecnica,
sino niveles de
produccin que hacen cuestionable la adquisicin de equipos de
alta gama, con
especificaciones en volumen de produccin altas.
Posteriormente se implementar la utilizacin de equipos
importantes para la
automatizacin o digitalizacin de los documentos. Los equipos a
recomendar para
esta entidad son: escner de cama plana; un dispositivo de
captura diseado para
la documentacin que no puede ser procesada masivamente a travs
de
alimentadores automticos debido particularmente a las
condiciones fsicas del
soporte. Este proceso permite la visualizacin inmediata del
documento, acceso
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controlado y seguro, adems de contar con una representacin
digital del
documento original, permite la consulta a los documentos sin
exponer el original al
irreparable deterioro cotidiano o prdida del mismo.
Otra gran ventaja para conservar la integridad de los documentos
y fcil acceso a
la informacin por parte de todos los funcionarios, es la
utilizacin de una
herramienta TIC muy funcional en las organizaciones, la nube
privada, es
recomendable para implementar esta nube, la empresa NUBELIU, es
la primera
sociedad de Amrica Latina especializada en gestin de nubes
privadas en
Plataforma OpenStack, el cual tiene clientes muy reconocidos
como Despegar.com,
Mercadolibre, Oi, Nevada, Tween y Technisys. Garantizando la
independencia,
confianza, economa y soporte. Su Nube Privada OpenStack
gestionada por
Nubeliu ofrece a los administradores de sistemas y
desarrolladores de su empresa
una experiencia de nube pblica trabajando en un sistema de nube
privada, operado
y orquestado como un servicio dentro de su propia
infraestructura. La flexibilidad en
la creacin de soluciones que se adapten a su entorno, basadas en
OpenStack,
puede ejecutarse en hardware no propietario, incluyendo
actualizaciones,
monitoreo, soporte Premium, que puede ser implementada en un
tiempo rcord,
ofreciendo seguridad, ahorro incremental y acceso en cualquier
lugar del mundo.
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IMGENES DEL PROCESO PARA PROPUESTA
ILUSTRACIN 2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
ILUSTRACIN 3 CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS
ILUSTRACIN 4 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
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DESARROLLO DE PROPUESTA
En base al diagnstico realizado y a la propuesta presentada para
la automatizacin
de los documentos en la Superintendencia de notariado y
servicio, el proceso
seguidamente de este, es la aplicacin como tal de esta
propuesta. Para ello
especificamos los pasos a desarrollar y se tendr en cuenta el
cdigo de tica que
rige a los encargados de la gestin documental:
1. Proteger la integridad de los bienes documentales que
custodia para que
constituyan fiel testimonio del pasado
2. Valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su
contexto
histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el
principio de
procedencia de los documentos de archivo
3. Evitar realizar intervenciones que puedan afectar la
autenticidad de los
documentos.
4. Garantizar el continuo acceso y la legibilidad de los
documentos
5. El archivista promover el mayor acceso posible a los
documentos y ofrecer sus
servicios a todos los usuarios de manera imparcial.
6. El archivista respetar tanto el acceso pblico como la
privacidad de la
documentacin dentro del marco de la legislacin vigente.
7. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia
profesional mediante el
enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la
difusin de los
resultados de su investigacin y experiencias.
En primera instancia, durante el diagnostico que se realiza en
la primera fase se
recolectan datos sobre aspectos generales tales como:
Entidad y dependencia responsable del fondo. Nmero y ubicacin de
los depsitos. Personas responsables. Estructura del archivo. Los
documentos del FDA (FONDO DOCUMENTAL ACOMULADO)
-
Esta recoleccin se hace mediante observacin, entrevistas
dirigidas y aplicacin
de cuestionarios a los responsables del fondo, teniendo en
cuenta el organigrama,
el manual de procedimientos y el manual de funciones para la
compilacin de la
informacin institucional.
Se debe tener en cuenta que para ejecutar la labor de la
organizacin del archivo,
se debe contar con los recursos tecnolgicos y los aspectos
relacionados con la
salud ocupacional, concretamente con los insumos de seguridad
industrial
requeridos, antes de, durante y posteriormente a la intervencin
del fondo. Dado
que lo fondos se encuentran en un estado de desorden y en
deficientes condiciones
de almacenamiento y posible afectacin bilgica es necesario tomar
medidas para
que controlen la situacin y proteja la seguridad de quienes
trabajan. A continuacin
se plantea el siguiente programa:
Salud ocupacional Limpieza de espacios de depsito. Mobiliario y
unidades de almacenamiento.
SALUD OCUPACIONAL
Durante el proceso de intervencin del FDA, es imperante proteger
la salud de los
Trabajadores: El personal que manipule la documentacin debe
utilizar siempre los
elementos de proteccin personal:
1. Overol o bata manga larga.
2. Guantes de ltex o nitrilo1
3. Respiradores con filtro
4. Gorro, se recomienda el uso de mascarillas con filtro de
eficiencia y en caso de
documentacin con biodeterioro se requieren mascarillas de alta
eficiencia
5. Gafas plsticas protectoras
6. Se requiere restringir el uso de esta dotacin al rea de
trabajo.
7. Los elementos de proteccin se deben mantener en ptimas
condiciones de aseo
en un lugar seguro diferente al rea de trabajo y que sea de fcil
acceso.
-
8. Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una
bolsa y lavar esta dotacin peridicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio.
9. Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido
antibacterial.
10. No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar
cosmticos en el rea de trabajo.3
Posteriormente se har Limpieza de espacios de
depsito, mobiliario y unidades de almacenamiento.
ILUSTRACIN 5 ELEMENTOS DE BIOSEGURIDAD
EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
1. CLASIFICACIN
por medio de la cual identificaremos y estableceremos los
asuntos que compone
cada agrupacin documental de acuerdo con la estructura
organizacional que tiene
la identidad donde se establecern las la seccin ,subseccin,
series o los asuntos
correspondientes de acuerdo con las funciones que desempean y
las subseries
en este caso ellos desempean el certificado de los procesos de
declaracin de
pertenencia donde mediante la clasificacin se agruparan a
aquellos documentos
producidos por una oficina en desarrollo de sus funciones o en
cumplimiento de su
gestin. Donde dicha dependencia produce los siguientes
documentos:
3
http://www.archivobogota.gov.co/ckfinder/userfiles/files/GUIADEFDA30-07-2013.pdf
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Identificacin de rea y linderos del inmueble que se pretende
prescribir; cuando
fuere el caso, con indicacin de si forma parte de otro de mayor
extensin.
Antecedentes registrales y/o catastrales, si se conocen.
Escritura y/o documentos que demuestre la posesin en caso de
tenerla
Certificado de nomenclatura.
Los documentos quedaran clasificados por el nmero de identidad
de la persona y
se formara el expediente con sus respectivos tipos documentales.
Cabe recordar
que en este proceso tambin se realiza el aislamiento y
desinfeccin del material
con deterioro biolgico, independientemente si se encuentra o no
en otro soporte
distinto al papel como cd, videos, Audios, otros. Para luego
hacer la posterior
limpieza necesaria del caso.
2. LA ORDENACIN
Tras finalizar el proceso de la clasificacin, se proceder hacer
la ordenacin. Se
establecer la agrupacin documental del expediente por la
ordenacin numrica
o alfabtica, respetando el principio de orden original de sus
documentos y de
procedencia. Luego deber retirarse el material metlico como
grapas, clips, o
ganchos legajadores que puedan deteriorar los documentos, si es
el caso tambin
se debe retirar copias de este. Posteriormente Seguido de esto
se foliara los
documentos en la parte superior izquierda del documento con lpiz
mina negra HB.
Una vez guardados dentro de la unidad documental (legajos) se
marcara el rotulo
de esta unidad de conservacin, nombrando la series, numero de
documento y
nombre del cliente, sus fechas iniciales y extremas y la oficina
productora e esta
series.
Al almacenar la documentacin tengamos en cuenta hacerlo
utilizando una carpeta
para cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220
folios no se amerita
utilizar una nueva carpeta por cuestiones de costos. Las
carpetas ya organizadas
-
sern guardadas preferiblemente en cajas de archivo de referencia
X 200; una caja
de esta referencia puede almacenar un promedio de seis carpetas;
cada una de 200
folios.
ILUSTRACIN 6 LIMPIEZA DOCUMENTAL
ILUSTRACIN 7 ORDENACIN DOCUMENTAL
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3. DESCRIPCIN
Una vez terminado la clasificacin y ordenacin documental, se
contina con esta
ltima fase del proceso de organizacin documental que consiste en
el anlisis de
los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los
instrumentos de descripcin y de consulta el cual se da los
siguientes:
CUADROS DE CLASIFICACIN CCD
El cuadro de clasificacin documental es un instrumento
archivstico donde se
agrupan las series, subseries o asuntos en las cuales hemos
clasificado la
documentacin, se elabora igualmente a partir del levantamiento
de los cuadros
orgnico-funcionales de los periodos que comprenden los
documentos de un fondo
documental acumulado, para esto es importante contar con las
funciones, procesos
y actividades de la entidad o dependencia productora del Fondo
Documental.
El CCD refleja la estructura de cmo ha sido clasificada y
ordenada la
documentacin del fondo documental acumulado, uno de los
principales
instrumentos de descripcin archivstica para la conformacin del
CCD es el
formato nico de inventario documental FUID, que es un
instrumento de
recuperacin de informacin que describe de manera exacta y
precisa las series o
asuntos de un fondo documental. Donde ha sido identificada la
documentacin a
travs de un proceso de anlisis de quienes se han encargado de su
elaboracin.
stos se elaboran para cada uno de los periodos de las
estructuras
organizacionales de la entidad identificados en los cuadros
orgnicos funcionales,
quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD
donde se registran
las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, el
cual son codificados
para poder ser identificados a partir de ese cdigo.
En este documento se van consignando los nombres dados a las
series, subseries
o asuntos referentes a nuestra documentacin, para ir
clasificndolos de acuerdo a
-
los nombres de las dependencias que se identificaron en el
cuadro orgnico-
funcional.
INVENTARIO DOCUMENTAL FUID4 ILUSTRACIN 8 FUID
APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD
Definido por el Archivo General de la Nacin AGN como: Producto
del anlisis y
organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones
documentales o series documentales con anotacin de sus fechas
extremas, sus
valoraciones, y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposicin final.
4
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoUnicoInventarioDocumental.pdf
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De la aplicacin de la TVD, la documentacin del FDA ser retenida,
seleccionada
o eliminada. El procesamiento tcnico de la documentacin se
inicia con la
organizacin fsica y termina con el reintegro a un archivo
central o una
transferencia secundaria a un archivo histrico, esta
documentacin ser producto
de tareas que permitan poner a disposicin de los usuarios los
expedientes ya
organizados para su consulta. La primera tarea previa a la
aplicacin de los
procesos tcnicos, es la identificacin de la documentacin que se
debe retener
porque va a ser reintegrada a un archivo central y la
documentacin que va a ser
transferida a un archivo histrico, es necesario tener presente
que la documentacin
del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a
partir de los
cuadros de evolucin orgnico y funcional.
ILUSTRACIN 9 FORMATO TABLA DE VALORACIN
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DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
Una vez organizada la documentacin y dada su disposicin final,
procederemos
hacer la respectiva digitalizacin, el cual se sustenta en una
infraestructura tcnica
bsica, cuyos componentes principales son los equipos (hardware),
los programas
(software) y las redes, que permiten conectar todos estos
dispositivos.
ESCNER
Los escneres y las cmaras digitales generalmente traen incluido
un software para
edicin de imgenes. Es necesario por lo tanto una vez
digitalizadas crear un base
de datos en la cual se almacene la informacin, bien sea de
manera numrica cada
expediente por nmero de cedula de ciudadana o por nombre del
cliente.
ILUSTRACIN 10 PROCESO DE DIGITALIZACIN
-
Una vez digitalizada la informacin mejora los servicios de
bsqueda, consulta y
conservacin dada que la informacin estar:
Reduccin del espacio fsico que ocupan. Estn disponibles para su
consulta solo por las personas autorizadas para
verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a
buscarlos, ahorrando tiempo y bsquedas.
Estn disponibles de forma simultnea para varias personas a la
vez, sin necesidad de copias fsicas.
Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por
mail u otros sistemas electrnicos, de forma inmediata y sin
necesidad de enviar copias
fsicas ni esperar su recepcin.
Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la
informacin contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a
un programa externo.
Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el
desgaste de los originales, su robo o prdida por un incendio,
vandalismo o inundacin.
No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen ms
dinmica y ordenada de la empresa.
Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier
impresora, siendo copias exactas del original.5
5
http://www.anobium.es/ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos?cat=0
