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PROPUESTA DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LAS ÁREAS DE
PRODUCCIÓN Y CONTABILIDAD EN LA EMPRESA TECNICARTUCHOS &
LASER
AUTORES
MAYRA ALEJANDRA COLLAZOS CORREA
MONICA OCHOA GIRALDO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2019
2
PLANTEAMIENTOS DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LAS ÁREAS
DE PRODUCCIÓN Y CONTABILIDAD EN LA EMPRESA TECNICARTUCHOS &
LASER
AUTORES
MAYRA ALEJANDRA COLLAZOS CORREA
MONICA OCHOA GIRALDO
Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar el título de Contador Público
Director del trabajo:
William Andrés Polo Díaz
Contador Público
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTDAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2019
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5
ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6 de
1946
“La Universidad no se hace responsable por los
conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de
Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario
al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no
contenga ataques o polémicas puramente personales;
antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad
y la Justicia”.
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ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6 de
1946
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos
emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Tesis. Sólo
velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la
moral Católica y porque la Tesis no contenga ataques o
polémicas puramente personales; antes bien, se vea en ellas
al anhelo de buscar la verdad y la justicia”.
8
Tabla de Contenido
0. Introducción .............................................................................................................. 13
1. Capítulo 1 .................................................................................................................. 15
1.1. Estudios previos ................................................................................................... 15
1.2. Problema de investigación .................................................................................. 17
1.2.1. Planteamiento del problema .............................................................. 17
1.2.2. Formulación del problema ................................................................. 19
1.2.3. Sistematización del problema ............................................................ 19
1.3. Objetivos ............................................................................................................... 20
1.3.1. Objetivo general .................................................................................................. 20
1.3.2. Objetivos específicos .......................................................................................... 20
1.4. Justificación .......................................................................................................... 21
1.5. Marco de referencia ............................................................................................. 22
1.5.1. Marco teórico ..................................................................................................... 22
1.5.2. Marco conceptual ............................................................................................... 25
1.5.3. Marco legal.......................................................................................................... 27
1.5.4. Marco contextual ................................................................................................. 29
1.6. Metodología ......................................................................................................... 31
1.6.1. Tipo de estudio .................................................................................................... 31
1.6.2. Método de investigación ..................................................................................... 31
1.6.3. Fuentes de información ....................................................................................... 32
1.6.4. Técnicas de investigación ................................................................................... 32
1.6.5. Fases de investigación ......................................................................................... 34
2. Capítulo 2: descripción de los procesos .................................................................... 36
9
2.1. Diagnóstico del estado actual de los procesos desarrollados en las áreas de
producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & laser en relación con el
control de las actividades .......................................................................................... 37
2.1.1. Principales fallas y falencias que tiene el área de contabilidad ......... 37
2.1.2. Principales fallas y falencias que tiene el área de producción ........... 38
2.2. Diagnóstico detallado del estado actual de los procesos desarrollados en las
áreas de producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser en
relación con el control de las actividades .................................................................. 39
2.2.1. Área de contabilidad .......................................................................... 41
2.2.1.1. Registro de operaciones ............................................. 42
2.2.1.2. Pago de clientes .......................................................... 43
2.2.1.3. Pago a proveedores .................................................... 45
2.2.2. Área de producción ............................................................................ 46
2.2.2.1. Proceso de suministro ................................................ 46
2.2.2.2. Proceso de ejecución .................................................. 49
2.2.2.3. Proceso de recibo y entrega de servicio ..................... 50
3. Capítulo 3: Riesgos en el área de contabilidad y producción ................................... 51
4. Capítulo 4: Planteamientos de mecanismos de control para los procesos de las áreas
de producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser ...................... 50
4.1. Área de contabilidad ...................................................................................... 53
4.2. Área de producción ........................................................................................ 57
5. Capítulo 5: Descripción de los beneficios que se obtendrían en el área de
contabilidad y producción, al implementarse los mecanismos de control interno
propuestos en la empresa Tecnicartuchos & Laser ................................................... 61
6. Conclusiones ............................................................................................................. 69
7. Recomendaciones ...................................................................................................... 74
8. Anexos....................................................................................................................... 75
10
9. Referencias Bibliográficas ...................................................................................... 77
Lista de Tablas
Diagnóstico del Estado Actual de los Procesos en la Empresa Tecnicartuchos & Laser:
1. Tabla 1. Criterios de evaluación ...........................................................................................40
2. Tabla 2. Registro de operaciones .........................................................................................42
3. Tabla3. Registro de operaciones ...........................................................................................43
4. Tabla 4. Pago de clientes .......................................................................................................44
5. Tabla 5. Pago a proveedores .................................................................................................45
6. Tabla 6. Proceso de suministro .............................................................................................47
7. Tabla 7. Proceso de suministro .............................................................................................48
8. Tabla 8. Proceso de ejecución ..............................................................................................49
9. Tabla 9. Proceso de recibo y entrega de servicio ..................................................................50
Riesgos en el Área de Contabilidad y Producción
10. Tabla 10. Riesgos estratégicos y de negocio .........................................................................51
11. Tabla 11. Riesgos financieros ...............................................................................................52
12. Tabla 12. Riesgos generales o de apoyo ...............................................................................52
13. Tabla 13. Registro de operaciones ........................................................................................53
14. Tabla 14. Registro de operaciones .......................................................................................54
11
15. Tabla 15. Pago de clientes .....................................................................................................55
16. Tabla 16. Pago a proveedores ...............................................................................................56
17. Tabla 17. Proceso de suministro ...........................................................................................57
18. Tabla 18. Proceso de suministro ...........................................................................................58
19. Tabla 19. Proceso de ejecución ............................................................................................59
20. Tabla 20. Proceso de recibo y entrega de servicio ...............................................................60
Planteamientos de Mecanismos de Control
21. Tabla 21. Registro de operaciones ........................................................................................62
22. Tabla 22. Pago a clientes .......................................................................................................63
23. Tabla 23. Pago a proveedores ..............................................................................................64
24. Tabla 24. Proceso de suministro ...........................................................................................65
25. Tabla 25. Proceso de suministro ...........................................................................................66
26. Tabla 26. Proceso de ejecución ............................................................................................67
27. Tabla 27. Proceso de recibo y entrega de servicio ................................................................68
12
Lista de Figuras
1. Figura 1. Logotipo Tecnicartuchos & Laser .............................................................30
2. Figura 2. Organigrama de la empresa Tecnicartuchos & Laser ................................30
Lista de Anexos
1. Encuesta a personal ...................................................................................................75
2. Encuesta a clientes ....................................................................................................76
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0. Introducción
La presente investigación hace referencia a un planteamiento de mecanismos de
control interno en las áreas de producción y contable de la empresa Tecnicartuchos &
Laser, con el fin de mejorar los procesos en cada una de estas, optimizando los recursos y
mejorando las actividades, con esta investigación, se busca que la empresa desarrolle
efectivamente sus funciones, a través de las cuales se espera que progrese, fomentando ese
progreso desde el interior de la organización. Empresas como Tecnicartuchos & Laser,
clasificada como una empresa pequeña dentro de los grupos de empresas según Normas
internacionales de información financiera (NIIF), son empresas que no cuentan con un
control interno que ayude a la empresas a lograr sus metas y propósitos, llevando a cabo la
misión y visión, y la consecución de sus objetivos, es por eso que este proyecto de
investigación se realiza con la finalidad de mejorar el proceso interno de la compañía.
Para dar desarrollo a esta propuesta, se procedió inicialmente a tomar como
referencia los estudios previos realizados del tema en cuestión, con el fin de indagar lo que ya
se ha investigado y poder tomar como referencia los procedimientos que más se ajusten a la
empresa. Para conocer la situación actual de la empresa se planteó el problema de
investigación donde de expresan las necesidades que tiene la empresa actualmente, y
seguidamente se plantearon los objetivos que se pretenden alcanzar con este proyecto, los
cuales fueron sistematizados para presentar la solución que se quiere brindar. Como marco
de referencia, se menciona en cuanto a lo teórico, el tema principal que es el control interno,
y todos los conceptos que de este se derivan, todo esto para brindar una noción más amplia
y clara de este propósito. Además, se expresó detalladamente el contexto en cuanto a la
empresa Tecnicartuchos & Laser y todo lo que de ella proviene para dar a conocer su
situación íntegramente.
Finalmente, se explica la metodología con la cual se piensa dar desarrollo a este
proyecto, definiendo claramente el tipo de estudio, el cual se considera de naturaleza
descriptiva. El método de investigación es de carácter inductivo, y las fuentes de
información se tratan en dos formas, la primera, son las primarias, considerando como
14
recurso a la empresa, y las secundarias como la parte exploratoria. Como último proceso,
están las técnicas de investigación que se pretenden usar y cada una de las fases de esta
investigación.
15
1. Capítulo 1
1.1. Estudios Previos
Los estudios previos son la base fundamental de toda investigación, ya que de
alguna u otra forma enseñan lo que ya se ha indagado hasta el momento, sirviendo a su vez
como un punto de partida para la investigación, y mostrando al investigador una forma de
aplicar sus conocimientos.
Los estudios previos identificados en esta investigación fueron enfocados
inicialmente hacia una selección de 100 textos basados en publicaciones como tesis,
revistas y artículos, los cuales son denominados como la primera recuperación de los
estudios previos. De estos 100 textos seleccionamos los temas más relevantes de la
investigación, los cuales se componen de 25 textos como propuesta a una segunda
recuperación.
Estos 25 textos finalmente seleccionados, fueron separados en dos categorías, la
primera categoría está enfocada al cumplimiento de los objetivos monetarios del negocio,
siendo esta categoría orientada hacia un fundamento cuantitativo. La segunda categoría se
encamina hacia el cumplimiento de los objetivos cualitativos del negocio, es decir,
orientada a cumplir los fines a nivel operacional y funcional del negocio.
Categoría Enfocada al Crecimiento Económico
En esta categoría se integran temas que se enfocan hacia el cumplimiento de
propósitos que impulsen a la empresa hacia el crecimiento económico, es decir, su razón
de ser es dar una solución a problemas que se acentúan más a este propósito, sus propietarios
encaminan a dar optimas soluciones para que los recursos se aprovechen eficientemente y
así mismo las utilidades del negocio se reflejen cada vez mejor de una forma más óptima.
Esto se evidencia cuando los autores tratan diversos temas relacionados con el
crecimiento económico empresarial, que hacen alusión a diseñar un sistema de control
interno que busque el logro de los objetivos estratégicos y operativos, y a su vez que se
utilicen bien los recursos generando información confiable, completa y oportuna (Benítez,
2014; Castañeda, 2014; Posso y Barrios, 2014). Así mismo, los autores coinciden con la
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importancia de optimizar y mejorar los procesos de las diferentes áreas de la empresa,
como lo son en el área de ventas, operativa y en la de procesos de control (Murillo y
Palacios, 2013; Pardo y Ríos, 2007; Segovia, 2011).
Según el enfoque de los autores hacia el control interno y tratamiento de los
inventarios como parte fundamental de la seguridad física que figura en las cifras
presentadas en los estados financieros, ayuda a que la empresa logre un buen desarrollo
económico con la eficiencia de las operaciones, lo cual es un punto de encuentro de
opiniones entre los autores (Gil y Heidys, 2015; Hemeryth y Sánchez, 2013; Maura y
Romero, 2015).
Finalmente, Guerrero (2014) y Cárdenas (2017), buscan a través de un sistema de
control interno, asegurar la efectividad del manejo de los recursos de tesorería y poder
controlarlos.
Categoría Enfocada al Crecimiento Organizacional
Esta categoría abarca todo lo relacionado con el desarrollo de los procesos en
general del negocio y el impulso al crecimiento, supervivencia y productividad empresarial,
también a ofrecer una mejor calidad en cuanto al desarrollo organizacional, por lo tanto, los
autores buscan posibles soluciones que ayuden a la empresa a organizarse mejor.
Es notorio como para los autores la repercusión de supervivencia, desarrollo,
crecimiento y productividad, se logran a través de la implementación de un sistema de
control interno, que sea acorde a su tamaño y necesidades, promoviendo el desarrollo de los
procesos en general (Crespo y Suarez, 2014; Flórez e Ibarra, 2006 Mejía, 2012; Mejías y
Militza, 2013; Rodríguez de la cruz y Vega, 2016; Vera y Mora, 2011).
La orientación hacia el desarrollo de las funciones en el área de logística y la gestión
administrativa, como al perfeccionamiento de los procesos al funcionamiento de las áreas en
general, es un pilar fundamental para los autores que concuerdan con dicho concepto (Alva,
2013; Lozada y Lozada, 2012).
Al hablar sobre la productividad de las operaciones, sus resultados y la confiabilidad,
17
los autores discuten la importancia de implementar un sistema de control interno que
identifiquen los eventos que afectan los logros a través de los factores mencionados
anteriormente (Díaz y Villamil, 2015; Jiménez y Tapullima, 2017; Melo de los Ríos y
Uribe, 2017)
Finalmente, los autores, enfatizan en mejorar la calidad y mantener un desarrollo
sostenible, como también darle un mejor manejo a los recursos humanos y materiales, a
través del diseño de una estructura adecuada (Briceño, 2012; Pincay y Romero, 2015).
1.2. Problema de Investigación
1.2.1. Planteamiento del Problema.
La empresa Tecnicartuchos & Laser es una empresa pequeña que se encuentra en el
sector de servicios, actualmente la empresa tiene identificados procesos como; compras,
contabilidad, cartera, outsourcing de impresoras y por último los procesos operativos de
recarga y remanufactura de cartuchos. Con el propósito de minimizar riesgos asociados a
cada proceso en cuanto al área de contabilidad, Tecnicartuchos & Laser tiene dos personas
que prestan sus servicios externamente, es decir, no son empleados fijos de la empresa. Uno
de ellos presta sus servicios de asesoramiento financiero, tributario y administrativo; y el
otro hace parte del área operativa, el cual se encarga de manejar todo lo relacionado con el
outsourcing, es decir, presta sus servicios en el mantenimiento de las impresoras que se
tienen alquiladas.
Tecnicartuchos & Laser actualmente no cuenta con un mecanismo de Control
Interno, el cual es de suma importancia en todas la compañías desde la más grande a la más
pequeña. Este mecanismo ha de servir como un modelo para definir procesos que ayuden a
mitigar errores y riesgos asociados a los diferentes procesos que están alrededor de cada
área, con esto se ayudará a la empresa para que tenga continuidad en el sector en el que
opera, como lo es el de servicios. En la actualidad no cuenta con un diseño preestablecido y
además no tienen una estructura organizacional ordenada y clara en los procesos, ya que no
existen políticas definidas, así mismo no se tienen identificados los riesgos y controles
internos asociados a cada uno de estos.
18
El control interno es necesario en estas áreas de Tecnicartuchos & Laser, por
ejemplo, en el área de producción si no se tiene materia prima para recargar o re-
manufacturar, habrá demora en los procesos y retardo a la hora de entregar un determinado
encargo. En cuanto a compras, al no tener materia prima suficiente, hará que producción se
retarde en sus entregas, por lo que la persona encargada de ejecutar el producto o servicio,
no tendrá con que trabajar. En Cartera la inconsistencia radica, en el no pago de facturas
por parte de los clientes, lo cual tendrá como efecto no tener dinero para comprar insumos y
pago de proveedores que son vitales para el área producción. De este modo ocurren
eventualidades en el día a día en la organización, por lo tanto es necesario tener en cuenta la
importancia del control interno y la trascendencia que este puede llegar a tener en un futuro
no muy lejano cuando los directivos implementen dicho modelo. Con esto se podrá definir
dependiendo de cada perfil cuáles serán sus funciones y así mismo se podrá tener orden en
los procedimientos dentro de la empresa.
Por lo tanto, la investigación está orientada a ayudar a la empresa a optimizar sus
actividades, direccionando adecuadamente cada uno de los procesos que de estas se
desprenden, teniendo en cuenta que los mecanismos de control interno son útiles en cada
una de las áreas, ya que le permitirá seguir creciendo, pero ahora desde una perspectiva más
organizada. Además, llevando a cabo unos procedimientos que estarán guiándola a
mantenerse en el mercado, brindando un mejor servicio a sus clientes y manteniendo
sobretodo un buen ambiente de control entre los empleados a nivel interno en la compañía,
permitiendo con esto que se cumplan eficientemente las funciones que tienen a su cargo.
También ayudará a cambiar el concepto inadecuado de que “una empresa por ser
pequeña no necesita un control interno para generar utilidades, debido a que con o sin
control interno esta puede generar rendimiento”. Por lo tanto el propósito es cambiar tal
concepto, ya que a pesar de que las empresas pequeñas generan ingresos sin necesidad de
un control interno, con la ayuda de este pueden generar muchísimos más beneficios a corto
y largo plazo, debido que a través de los mecanismos de control interno que se quieren
brindar, se busca darle un mejor manejo a los recursos monetarios, permitiendo así que el
uso de estos recursos estén orientados hacia su objeto social y no se malgaste en asuntos
19
que no se tienen planeados por no tener una buena planificación.
1.2.2. Formulación del Problema.
¿Cómo se pueden controlar las operaciones y procesos en las áreas de producción y
contabilidad en la empresa Tecnicartuchos & Laser?
1.2.3. Sistematización del Problema.
¿Cuál es el estado actual de los procesos desarrollados en las áreas de
producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser, en relación con el
control de la actividades?
¿Cuáles son los riesgos potenciales a los que está expuesta la empresa
Tecnicartuchos & Laser?
¿Cómo se pueden estructurar mecanismos de control interno conforme a
las necesidades que presenta la empresa Tecnicartuchos & Laser?
¿Cuáles son los beneficios que se obtendrían al implementarse los
mecanismos de control interno en la empresa Tecnicartuchos & Laser?
20
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo General.
Establecer una propuesta de mecanismos de control interno en la empresa
Tecnicartuchos & Laser.
1.3.2. Objetivos Específicos.
Diagnosticar el estado actual de los procesos desarrollados en las áreas de
producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser, en relación con el
control de las actividades.
Identificar los riesgos existentes en las áreas de producción y contabilidad
de la empresa Tecnicartuchos & Laser
Plantear mecanismos de control para los procesos de la áreas de producción
y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser.
Describir los beneficios que se obtendrían en el área de contabilidad y de
producción, al implementarse los mecanismos de control interno propuestos en la
empresa Tecnicartuchos & Laser.
21
1.4. Justificación
Un mecanismo de control interno se caracteriza por la importancia que cumple en
las empresas, en cuanto a brindar un manual organizacional sistematizado, brindando herramientas
fundamentales para el adecuado funcionamiento de las empresas. Se busca que quienes aborden el
tema y además desconozcan que es un mecanismo de control, puedan a través de los
estudios realizados, abordar una perspectiva diferente que ayude a enriquecer sus
conocimientos. Lo cual será de utilidad para las personas a las cuales se les dará a conocer
dicha investigación. Una vez esté culminada la investigación, los accionistas como cabezas
principales de la organización y las personas que son proveedores de sus servicios dentro de
la compañía, serán en primera instancia los más beneficiados. Este trabajo de grado cumple
como requisito para la obtención del título universitario de contador público.
Adicionalmente, al plantear los mecanismos de control se crea un instrumento que servirá al
personal de la empresa, como instructivo que ayudara para cumplir en detalle y de forma organizada
cada una de las actividades y responsabilidades que tienen a su cargo, además de contribuir a la
efectividad en el desarrollo de las funciones de los mismos.
Así mismo, servirá a la Pontificia Universidad Javeriana Cali como tema de consulta
para quienes quieran plantear mecanismos de control interno, contribuyendo a ampliar sus
conocimientos y retroalimentándolos. Por otro lado, plantear mecanismos de control
interno, ayudará al mejoramiento continuo de los procesos que van en busca de la eficiencia y
efectividad. Con las cuales se alcanzaran los objetivos propuestos y además se tendrá una
imagen fiel de la información contable. Además, se busca con el desarrollo de los objetivos
planteados en el trabajo de investigación, aplicar nuestros conocimientos obtenidos durante
toda la carrera universitaria, y dar un valor agregado a nuestra experiencia para la
formación profesional.
22
1.5. Marco de Referencia
1.5.1. Marco Teórico.
Es de suma importancia que las organizaciones cuenten con un orden en cuanto al
desarrollo de sus actividades, llevando un control que les brinde seguridad en todas sus
operaciones, es por eso que se debe tener en cuenta que “el control Interno es un programa
diseñado e implementado por las organizaciones con el propósito de minimizar los riesgos de
fraudes y para garantizar el cumplimiento de sus procesos internos” (Sanmiguel, Valencia,
Jaramillo y Ospina, 2015, p.55).
De este modo el Sistema Control Interno específicamente es un instrumento que ayuda a
las organizaciones a conseguir sus objetivos estratégicos, enmarcados en los diferentes
procedimientos que existen a la hora de hacer una labor por más mínima que sea. Esta será de
suma importancia ya que si hay falencias en la forma de hacer algo en alguna de las dependencias
esto afectara directamente a las áreas relacionadas a corto plazo.
Cada organización, al crearse, tiene un propósito, y para lograr este
propósito necesita tener en cuenta las variables que afectarán su éxito y
estructurar sus acciones para asegurar que estas variables trabajarán a su favor.
Las empresas deben tener un pensamiento visionario y una adecuada planeación.
El plan estratégico construye la visión del futuro. Un plan estratégico es un
documento escrito, que ayuda a las Pymes a mirar, además del presente, lo que
ellas pueden ser en el futuro y a determinar cómo conseguirlo. Es necesario
anticiparse a lo que el futuro puede traer y ajustar el pensamiento de las Pymes y
las acciones a la compensación de cualquier impacto negativo potencial. Las
Pymes tienen que controlar sus acciones y resultados y llegar a ser proactivas en
la práctica del negocio, en vez de ser reactivas. Por esta razón tienen que pensar
en cuál es el más adecuado sistema de control y tratar de aplicarlo para lograr sus
objetivos (Mejía, 2002, p.79).
De este modo como nos dice Mejía (2002), una organización ya sea una Pyme y para el
caso de estudio como lo es una empresa pequeña, estas dos han de tener un componente
fundamental bajo un propósito que ayude a obtener una rentabilidad constante, fruto de las
operaciones mismas de la compañía. Para lograr esta meta de obtener utilidades presentes y
23
futuras es necesario que una empresa cuente con herramientas que ayude a la gestión de los
procesos internos, de esta manera se tiene un instrumento conocido como el Sistema de Control
Interno, el cual brinda una manera adecuada de dar evolución y marcha a cada procedimiento de
la empresa.
Eficiencia y eficacia de las operaciones, los controles dentro de una
empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos
con el fin de optimizar las metas de la compañía. Un objetivo importante de
estos controles es la información financiera y no financiera precisa de las
operaciones de la empresa para tomar decisiones (Rodríguez de la Cruz y Vega,
2016, p.16).
En cuanto a la eficiencia y eficacia, el primer término, hace alusión a cómo se hace y se
opera en el que hacer de las funciones diarias de cada empleado de la organización, y el segundo
término se refiere a cómo hacer cada función lo más ágil y oportuna posible. Estos componentes
son claves para que los procesos tengan una razón de ser y de ejecutarse, al tener claro el
significado de estos dos conceptos, lo ideal sería que cada función que se tienen a cargo de los
colaboradores dentro de la empresa se hagan bajo estos dos modelos que nos ofrece el Sistema
de Control Interno.
Administrar el riesgo en las organizaciones debe ser considerado como
una función básica, tanto para el éxito en el cumplimiento de los objetivos de la
organización, como para la administración de los procesos que apoyan tales
objetivos. Llevando con esto primordialmente a identificar y analizar los riesgos
más relevantes a los que se expone la compañía, los cuales afectan las políticas
trazadas, además de la eficiencia y eficacia de las operaciones contables
(Sanmiguel et al., 2015, p.55).
Los riesgos empresariales son factores que debilitan el desempeño de los procesos
organizacionales, por lo tanto deben ser administrados para contribuir al logro de los objetivos,
para lo cual es fundamental contar con un control interno competente, que ayude a generar
confianza.
El control interno diseñado, implementado y monitoreado de manera
ordenada, eficiente y uniforme de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos, contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos y
24
operativos en las organizaciones. Es necesario que la administración comprenda
que el control interno es un proceso que genera valor a la empresa, da certeza en
cuanto al aseguramiento de los procesos y la calidad en ellos y contribuye al
cumplimiento de los objetivos de crecimiento, sostenibilidad y generación de
valor. Las políticas de control interno para las empresas deben ser parte de las
buenas prácticas corporativas y no simplemente mecanismos de control legal
(Castañeda, 2014, p.143).
Así como el control interno contribuye a que se cumplan los objetivos, y a que se genere
valor organizacional, brindando calidad y eficiencia, también ayuda que se logren metas
financieras, y a prevenir los riesgos que afectan la rentabilidad.
Angulo, Quiroz y Sánchez (s.f.) Aseguran que el control interno puede
ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y
prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera
confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones,
evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a
una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a
lo largo del camino.
Al hablar de riesgo, se está mencionando un factor sustancial en cuanto a debilidades
empresariales, ya que estos tienen una relación estrecha con la empresa y la ausencia de control.
Son una variable que permanece latente en las organizaciones desde el nivel más alto al más
pequeño, y al considerarse como un elemento que vulnera la estabilidad empresarial, se deben
prevenir y mitigar a través de planes contingentes que ayuden a la organización para que tanto en
el presente como en un futuro no se materialicen. Es aquí cuando entran los mecanismos de control
a trazar medidas contundentes para que las amenazas que se presenten de la compañía, se eviten
brindando un mayor control ante las situaciones de riesgo.
25
1.5.2. Marco Conceptual.
El marco conceptual sirve para definir conceptos claves que están enmarcados dentro del
proyecto que se quiere hacer, pues es de ahí donde se parte para encaminar la investigación al
planteamiento mismo de mecanismos de Control Interno de la empresa Tecnicartuchos & Laser.
Control
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin
de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es
decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales (Llorens, 2013).
El control es la manera en cómo se encarga cada persona que trabaja en una empresa
respecto a sus labores y así mismo como logra hacerlas de una manera eficiente y eficaz,
teniendo en cuenta que cada persona maneja un rol dentro de una organización y toma sus
deberes con autonomía y responsabilidad.
Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es un proceso de control integrado a las actividades
operativas de los entes, diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de la
información contable; los estados contables constituyen el objeto del examen en la
auditoría externa de estados contables, esta relación entre ambos muestra la importancia
que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa de estados contables. No
todas las empresas tienen implementado un sistema de control interno, por razones de
política de la dirección o por razones de tamaño, porque en las pequeñas empresas la
estructura operativa no permite la implementación de un proceso de control integrado; en
consecuencia este trabajo va a ser de mayor utilidad para la auditoria en las empresas que
tengan implementado un sistema de control interno que funcione adecuadamente; aunque
el conocimiento del sistema de control interno va a permitir desarrollar procedimientos de
comprobación de información más eficientes en empresas que no tiene implementado un
sistema de control interno (Málica y Abdelnur, 2012, p.4).
26
Es preciso decir como lo advierte Malica y Abdelnur (2012) que las empresas
pequeñas no tienen un SCI por cuestiones de tamaño, sin embargo ellos recalcan sin
importar que sea el factor, la importancia que genera a una empresa tener un diseño y
después aplicarlo, ya que se tendrá un mayor control en cada operación y de los procesos
previos a cada dependencia de la compañía.
Control Interno
El control interno es un proceso efectuado por el Directorio, la Gerencia y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables (Málica y Abdelnur, 2012, p.6).
Según lo dicho anteriormente el control interno es el proceso en cual cada persona y
dependencia ha de tener sobre sus actividades, es decir tener autocontrol respecto a cada
operación que se realiza en cada área de trabajo, permitiendo con esto que haya seguridad
razonable en cada tarea que se deba hacer.
Riesgo
El riesgo de control es el riesgo de que no se prevenga o detecte y se
corrija oportunamente, por el control interno de la entidad, una representación
errónea, que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se
agrega con otras representaciones erróneas, suponiendo que no hubiera controles
internos relacionados (Estupiñan, 2009, p.5).
El riesgo está en cada instante de una persona, si esto es de esta forma solo para una
persona del común, ahora mirémoslo desde la perspectiva de una organización será de la misma
manera solo que ya es un ente jurídico que tendrá a personas que trabajan, entre otros aspectos es
de vital importancia tener medidas preventivas que ayuden a mitigar riesgos como lo son pólizas
seguros, pagar oportunamente el sistema de seguridad social de un empleado entre otras cosas,
esto dará a una organización un poco más de tranquilidad respecto a los riesgos a los que está
inmersa.
27
1.5.3. Marco Legal.
En primer lugar se toma como referente la Ley 1314, donde su objetivo principal:
Es expedir por mandato de esta ley, el Estado, bajo la dirección del Presidente la
República y por intermedio de las entidades a que hace referencia la presente ley,
intervendrá la economía, limitando la libertad económica, para expedir normas contables,
de información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen un
sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, por
cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros, brinden
información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable,
útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios,
funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas actuales o potenciales y
otras partes interesadas, para mejorar la productividad, la competitividad y el desarrollo
armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, nacionales o
extranjeras. Con tal finalidad, en atención al interés público, expedirá normas de
contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de información, en los
términos establecidos en la presente ley (Ley 1314,2009).
Según lo dicho anteriormente la Ley 1314, ha de servir como guía para fijar parámetros
en la identificación de los riesgos y previamente en los controles en el área de contabilidad,
donde se deberá identificar las fallas que presenta dicha información contable y por medio de los
controles dar cuenta de la importancia de brindar una información oportuna pero más que nada
homogénea de alta calidad que ha de servir para la toma de decisiones de los directivos de la
empresa Tecnicartuchos & Laser.
Por otra parte se tomó como antecedente la Ley 87:
La ley 87 (1993) “Establece normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos para el estado”
Estas normas nos servirán de guía y además le sacaremos provecho aplicando objetivos,
características y elementos de un sistema de control interno, contenidos en esta ley.
Finalmente se tomó el Decreto 0302 de 2015, que contempla:
El Marco Técnico normativo de las Normas de Aseguramiento de la Información
(NAI), que contiene: las Normas internacionales de Auditoría (NIA), las Normas
Internacionales de Control de Calidad (NICC); las Normas Internacionales de Trabajos de
28
Revisión (NITR); las Normas Internacionales de Trabajos para Atestiguar (ISAE por sus
siglas en inglés); las Normas Internacionales de Servicios Relacionados (NISR) (Decreto
0302, 2015, p.12).
Entre estas normas se encuentra la NIA 265, que comprende la comunicación de las
deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad,
donde su principal objetivo:
Nia 265 (2015) “Es que el auditor a cargo comunique de forma apropiada a los
responsables de la entidad las falencias que presenta la empresa en cuanto al control
interno al finalizar la ejecución de la auditoria”
De este modo al finalizar el presente trabajo de grado se ha de presentar oportunamente
los hallazgos encontrados informando a los directivos de la empresa Tecnicartuchos & Laser
todo lo referente a la realización de la auditoria hecha.
29
1.5.4. Marco Contextual.
La empresa Tecnicartuchos & Laser, es una empresa fundada en el 2010 ubicada en la
ciudad de Palmira Valle. Está dedicada a prestar servicio de remanufactura y recarga de
cartuchos de tinta y laser, así mismo tiene servicios de outsourcing de impresoras a entidades del
sector salud principalmente y otros que eventualmente requieren dicho outsourcing.
Estos servicios extra los empezaron a aplicar en el año 2014, es decir que ese año
empiezan a moverse en el sector de servicios de alquiler de impresoras y así, hasta la fecha, se
han mantenido creciendo la proporción de clientes y su nombre se ha posicionado en el mercado.
Cuenta con tres áreas fundamentales las cuales son: el área de contabilidad, de ventas y
de producción. Tiene personas a cargo que tienen la labor de hacer que cada dependencia marche
lo mejor posible, así mismo no hay un diseño de control interno preestablecido, lo cual indica
que es necesario que a esta empresa se le brinde la posibilidad de acceder a los diversos
beneficios que esto conlleva.
En los últimos años la compañía ha crecido, el volumen de trabajo también ha
aumentado, con esto han venido nuevos requerimientos que hacen cada vez más indispensable
tener control sobre cada cosa que se genere en la organización. La mejor manera de que
Tecnicartuchos & Laser tenga un buen desempeño es con un mecanismo de control interno bien
definido, que sea acatado y seguido para poner en marcha. Cuando se enteren cada una de las
personas que trabaja, al igual que las cabezas principales, como lo son los directivos de esta
organización, será una herramienta que les servirá como un indicador de control sobre su
empresa.
El planteamiento que se quiere dar a conocer a los directivos surgió debido a la necesidad
latente de encontrar una forma de tener orden en los procesos debido a que en algunos casos hay
demoras por diferentes factores, entonces se busca que con estos mecanismos de control, las
inconsistencias cada vez se reduzcan al planear diferentes estrategias que sean de utilidad para
los colaboradores de Tecnicartuchos & Laser.
30
Figura 1. La figura ilustra el Logotipo Tecnicartuchos & Laser
Figura 2. La figura ilustra el Organigrama de la empresa Tecnicartuchos & Laser que
permite identificar la distribución de la organización.
31
1.6. Metodología
1.6.1. Tipo de Estudio.
El tipo de estudio que orienta el problema de investigación es de naturaleza descriptiva,
lo cual se conoce como una investigación que busca describir características de lo que se
pretende analizar.
Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y
los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro
fenómeno que se someta a un análisis. Es decir, únicamente pretenden medir o recoger
información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las
que se refieren, esto es, su objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas (Baptista,
Hernández y Fernández, 2003, p.80).
El problema de investigación se fundamenta en un tipo de estudio descriptivo, porque
inicialmente se busca dar un diagnóstico de la situación actual de los procesos de la empresa
Tecnicartuchos & Laser, como también los riesgos a los que está expuesta, para posteriormente
definir los beneficios que se obtendrían con la implementación de mecanismos de control, y
proceder finalmente a representar los mecanismos de control interno, conforme a las necesidades
de la empresa.
1.6.2. Método de Investigación.
El método de investigación idóneo para fines de este problema de investigación se
fundamenta en un método inductivo, el cual se define como una forma de análisis que permite
pasar de estudios específicos a estudios generales, demostrando la relación existente entre los
fenómenos específicos (Pérez y Rodríguez, 2017).
Para fines de este trabajo, el método de investigación adecuado se apoya en un método
inductivo, ya que se parte inicialmente con una investigación previa de estudios realizados que
sean afines a este problema de investigación, con los cuales se forma una idea general, en cuanto
a los procedimientos a seguir al momento de proponer mecanismos de control interno para la
empresa Tecnicartuchos y Laser, que se ajuste a sus características y necesidades identificadas en
los estudios previamente realizados.
32
1.6.3. Fuentes de Información.
Las fuentes de información son aquellos recursos en los que se puede encontrar datos que
brindan conocimientos sobre un tema específico. Para fines de este proyecto de investigación las
fuentes de información son un punto de partida, las cuales se dividen en dos, fuentes primarias, y
fuentes secundarias, que serán valiosas para llegar a la información que se pretende obtener.
Fuentes Primarias
Son aquellas que contienen información nueva u original, de primera mano. El
término original no se refiere a la novedad, a que nadie haya tratado antes el tema, sino a
que es el documento origen de la información, que en él se contiene toda la información
necesaria, no remite ni necesita completarse con otra fuente (Los santos, 2011, p.7).
Directivos de la empresa Tecnicartuchos & Laser
Documentación e información de la empresa Tecnicartuchos & Laser
Trabajos de grado que hacen alusión al problema de investigación en cuestión
Artículos científicos
Fuentes Secundarias
Para realizar una investigación se requiere indagación de recursos donde encontremos
información, para lo cual están “Las fuentes secundarias son aquellas que no tienen como
objetivo principal ofrecer información sino indicar que fuente o documento nos la puede
proporcionar. Los documentos secundarios remiten generalmente a documentos primarios” (Los
santos, 2011, p.8).
Bibliografía de las fuentes primarias
Fuentes de información citadas en textos
1.6.4. Técnicas de Investigación
Las técnicas de investigación son las formas o métodos que tenemos para llegar a la
información, lo cual se relaciona con las fuentes de información mencionadas anteriormente.
Entrevista
Inicialmente, la investigación se realizara llevando a cabo una entrevista al personal de la
empresa Tecnicartuchos & Laser, con la cual se pretende identificar la posición del personal frente
a la situación actual de la empresa y los procesos.
33
Mientras tanto, García, Martínez, Martin y Sánchez (s.f.) afirma que la
entrevista es la técnica con la cual el investigador pretende obtener información de
una forma oral y personalizada. La información versará en torno a acontecimientos
vividos y aspectos subjetivos de la persona tales como creencias, actitudes, opiniones
o valores en relación con la situación que se está estudiando.
Análisis Documental
Progresivamente, se realizara un proceso de análisis documental, con el cual se indagara a
profundidad los procesos y actividades que se están llevando a cabo en la organización, lo cual se
realizara indagando información expuesta en documentos pertenecientes a la empresa, tales como
manuales, políticas y documentación necesaria.
El análisis documental es una operación intelectual que da lugar a un subproducto o
documento secundario que actúa como intermediario o instrumento de búsqueda obligado
entre el documento original y el usuario que solicita información. El calificativo de
intelectual se debe a que el documentalista debe realizar un proceso de interpretación y
análisis de la información de los documentos y luego sintetizarlo (Castillo, 2005, p. 1).
Análisis de Contenido
Finalmente, se llevara a cabo un proceso de análisis de contenido, con el cual se pretende
indagar metodologías relacionadas con planteamientos de mecanismos de control interno, aplicadas
en otras empresas, con el fin de tener un acercamiento al modelo que más se acomoda según las
necesidades de la empresa.
Actualmente se puede considerar el análisis de contenido como una forma
particular de análisis de documentos. Con esta técnica no es el estilo del texto lo que se
pretende analizar, sino las ideas expresadas en él, siendo el significado de las palabras,
temas o frases lo que intenta cuantificarse (López, 2009, p.173).
34
1.6.5. Fases de Investigación.
Fase I: Diagnosticar el Estado Actual de los Procesos Desarrollados en las Áreas de
Producción y Contabilidad de la Empresa Tecnicartuchos & Laser
Se identificara la situación actual de la empresa, en cuanto a las actividades y los
procesos, mediante una encuesta que se realizara al personal de la empresa y otra que se le
realizará a los clientes, y un análisis documental, mediante el cual se conocerá los procesos y
actividades de la empresa, a través de los documentos, manuales y la información necesaria para
conocer a profundidad los métodos de la empresa. Este paso se considera como una técnica de
investigación, para la cual, se tomara como referente la Guía de auditoria de la contraloría
general de la república de Colombia, con el fin de dar un criterio de evaluación a cada uno de los
controles con los que cuenta la empresa, teniendo en cuenta que esta guía es una fuente que sirve
como metodología no solo para evaluar los controles, sino también los riesgos. Además, se
pretende contar con los directivos de la empresa Tecnicartuchos & Laser, como una fuente
primaria de información, los cuales brindaran la información más importante en cuanto al
conocimiento de la empresa, que es el primer paso a tomar para el desarrollo de este proyecto de
investigación.
Fase II: Identificar los Riesgos Existentes en las Áreas de Producción y
Contabilidad en la Empresa Tecnicartuchos & Laser
Esta fase, es una de las más importantes a la hora de analizar la situación en general de la
empresa, ya que como no cuenta con un control interno, está expuesta a muchos riesgos que la
pueden afectar significativamente. Esta fase se alcanzará a través del análisis de las fuentes
primarias en lo concerniente a la empresa, sus documentos, políticas, procesos, y todo lo
relacionado a los controles que tiene o no tiene la empresa Tecnicartuchos & Laser para mitigar
esos riesgos, y el análisis documental necesario. Adicionalmente, se toma en cuenta como
referente de análisis, los riesgos plasmados por el autor Rodrigo Estupiñan Gaitán, quien en sus
conceptos muestra una idea más aterrizada a las necesidades de la empresa, siendo más
específico en los detalles de los riesgos que se asemejan a los que presenta Tecnicartuchos &
Laser, enfocándolo principalmente en el planteamiento de mecanismos de control. Finalmente,
para entrar más en detalle, luego de abordar las fuentes primarias como método de investigación,
se realizara un análisis de contenido, como una técnica de investigación, con el fin de conocer
35
más detalladamente los aspectos que no quedaron claros o no se identificaron en el análisis
documental.
Fase III: Plantear Mecanismos de Control para los Procesos de las Áreas de
Producción y Contabilidad en la Empresa Tecnicartuchos & Laser.
Se representara la estructura de mecanismos de control interno propuestos, conforme a
las necesidades de la empresa Tecnicartuchos & Laser, en las áreas a tratar; lo cual se llevara a
cabo usando como recurso las fuentes primarias, en cuanto a la documentación e información de
la empresa, como técnica de investigación, se usara el análisis documental y análisis de
contenido para indagar a profundidad las necesidades que se presentan en el desarrollo de los
procesos y para tener un paradigma más abierto, identificar las necesidades que se han
presentado en otras empresas, que posiblemente se estén presentando en la actual empresa, y no
son fáciles de identificar, de esta manera, se podrá proceder a plasmar una estructura que
represente estas necesidades.
Fase IV: Describir los Beneficios que se Obtendrán en el Área de Contabilidad Y
Producción, al Implementarse los Mecanismos de Control Interno Propuestos, en la
Empresa Tecnicartuchos & Laser.
En esta fase se pretende dar una descripción de los beneficios que traería consigo la
implementación de los mecanismo de control interno en la empresa, en este caso, los propuestos
en este proyecto; lo cual se pretende llevar a cabo a través del análisis de las fuentes primarias,
en lo concerniente a la empresa, sus documentos, políticas, procesos y todo lo relacionado con la
empresa viendo un paradigma hipotético de un antes y un después.
Seguidamente, para conocer más a profundidad los beneficios que estos mecanismos de
control interno traerían consigo a la organización, se tomara como recurso un análisis
documental, con el fin de complementar la descripción de los beneficios.
36
Capítulo 2
2. Descripción de los Procesos
La empresa Tecnicartuchos & Laser dentro de su estructura organizativa cuenta con dos
áreas importantes como lo son el área de contabilidad y de producción, las cuales son la razón de
ser de dicha organización, por lo tanto, el no contar con una estructura organizacional ordenada
puede conllevar a diferentes riesgos, además de fallas y demoras en los procesos ya sean
contables como de producción. A continuación se dará una descripción de cada área dando a
conocer en detalle cómo son sus procesos en el desarrollo normal de sus operaciones:
Departamento de Contabilidad: Esta extensión de la empresa busca satisfacer la
información contable para la toma de decisiones, este es el fin de dicha información, servir como
soporte a los directivos para saber si el alcance de las operaciones que se hacen en un
determinado periodo cumplen con las expectativas del negocio, así mismo con la visión y misión
de la empresa, sin embargo en Tecnicartuchos & Laser, los informes contables no se tienen en
tiempo real, ya que la información que se alimenta a la base de datos es demorada, teniendo en
cuenta que en muchos casos los directivos que son los que manejan los recursos no traen a
tiempo los soportes de facturas, retiros del banco entre otros movimientos que hacen ellos fuera
de la empresa y que corresponde al negocio, por lo cual genera confusiones para la persona que
se encarga de depositar los datos en el programa contable, como también no hacer cierres
mensuales por dichos acontecimientos mencionados anteriormente.
Departamento de Producción: Esta sección maneja todo lo relacionado a la producción
de cartuchos de tinta y laser, es de aclarar que esta empresa no hace dichos cartuchos, sino que
solo maneja procesos, los cuales son la recarga y remanufactura de las carcasas vacías que traen
los clientes para hacer dichos procesos. En la técnica de la recarga con cartuchos de tinta, el
cliente trae el cartucho, se llena, se empaca y se entrega. En cuanto a lo que son los cartuchos a
laser existen dos maneras de hacer dicho procedimiento, la primera es la recarga del polvillo sin
tocar piezas internas, se empaca y se entrega; la segunda, es la remanufactura, que se encarga de
del cambio de piezas internas que llegan desgastadas, evitando que se tenga una impresión de
mala calidad, por ende, cuando sucede esto, se cambian dichas piezas, se vierte la materia prima
que es el polvillo, se hacen pruebas para comprobar la calidad del proceso, y por último se
empaca y se entrega al cliente. En este departamento también se maneja el despacho de cartuchos
37
hacia los lugares en donde la empresa presta servicios de outsourcing de impresoras, los clientes
hacen pedidos cada determinado tiempo, se recibe la solicitud y seguidamente se incurre en lo
que se necesite para hacer la recarga o remanufactura.
Se escogieron estas dos áreas de la empresa ya que el departamento de contabilidad acoge
otras divisiones de la empresa que son necesarias y se unen en conjunto para integrar diferentes
procesos en pro del buen servicio y funcionamiento de los procesos, así mismo la dependencia de
producción quien es el motor de la empresa pues es allí donde ocurre toda una cadena de valor
para la organización, pues de esta división depende que los clientes que llegan con sus
requerimientos se sientan satisfechos. Al dar esta descripción de estas dos áreas que son
importantes para la empresa, es necesario entrar a estudiar posibles fallas que presentan estos
dos departamentos donde es necesario por un lado atender solicitudes y servicios de los
diferentes clientes y por otro lado tener información veraz, rápida y oportuna en tiempo real para
la toma de decisiones de los directivos de Tecnicartuchos & Laser.
2.1. Diagnóstico del Estado Actual de los Procesos Desarrollados en las Áreas de
Producción y Contabilidad de la Empresa Tecnicartuchos & Laser en
Relación con el Control de las Actividades.
En las organizaciones es de suma importancia la manera en que los procesos se
desarrollan ya que estos interactúan de una forma u otra en el transcurso de las operaciones
diarias de una empresa. A continuación desarrollaremos un diagnóstico del estado actual de las
áreas de Producción y Contabilidad en relación con el control de sus actividades, tomando como
herramienta para el análisis la metodología de evaluación de controles plasmada en la Guía de
Auditoria de la Contraloría General de la República de Colombia. El siguiente es un resumen de
las principales fallas y falencias identificadas:
2.1.1. Principales fallas y falencias que tiene el área de Contabilidad son:
Registro de operaciones:
No hay control al recibir la documentación
Entrega tardía de recibos, facturas y retiros para legalizarlos en el programa de
contabilidad.
Diferencia a la caja de gastos menores
38
El no fomentar comunicación entre las áreas del negocio, es decir la no rendición
de informes del estado de la compañía.
La no asignación de presupuestos claros a cada contrato de outsourcing
Nivel de endeudamiento alto y el poco pensamiento en el ahorro.
Deterioro de cartera por clientes que tardan en pagar
Deterioro en las cuentas por pagar por falta de liquides
Pocas medidas a la hora de dar crédito
Poco seguimiento a los clientes
Falta de planes de contingencia en los contratos de outsourcing
Carencia de seguros en la empresa o acciones de mejora
Pago de clientes:
No hay verificación de condiciones de cartera por clientes morosos
Inseguridad de cobro al desplazarse hasta el cliente
No hay recibo que certifique el pago del cliente
Pago a proveedores:
Se verifican las cuentas por pagar en el sistema pero no hay control constante
Se verifica eventualmente la disponibilidad de efectivo en la cuenta bancaria
Se verifica eventualmente los montos de cuentas por pagar
La autorización de la orden para realizar pagos se hace de forma verbal
2.1.2. Principales fallas y falencias que tiene el área de producción son:
Proceso de suministro:
La cotización para compra de materia prima se hace de forma tardía
No hay control en la compra de materia prima
No se revisa el estado de la materia prima comprada cada que llega
No se tiene disponibilidad de materia prima como plan de contingencia
No se revisa periódicamente el inventario de materia prima
No se tiene de Stock de cartuchos
No se tiene una segunda opción de proveedor como plan de contingencia
Demora en las entregas de pedidos a clientes
No hay una evaluación de proveedores
Proceso de ejecución:
39
La solicitud de insumos para ejecutar la producción no es la adecuada
No hay protocolo a la hora de recibir insumos de la compra de materia prima
No hay manuales para ejecutar la producción
No hay seguridad física para quien realiza la producción
Proceso de recibo y entrega de servicio:
No hay una persona determinada para realizar el empaque de los pedidos
No hay un soporte que certifique la entrega del pedido al cliente
2.2. Diagnostico Detallado del estado actual de los procesos desarrollados en las
áreas de producción y contabilidad de la empresa Tecnicartuchos & Laser en
relación con el control de las actividades
Aplicando los criterios para evaluación de controles de la Guía de Auditoria de la
Contraloría General de la República de Colombia; se obtuvo un diagnóstico de la forma
como la empresa Tecnicartuchos y Laser enfrenta los riesgos a los cuales están expuestas las
áreas de Producción y Contabilidad. Es decir, se analizaron los atributos de los controles
existentes y se identificaron ausencias de controles en actividades expuestas a algún riesgo.
Los atributos evaluados en los controles existentes son los siguientes:
Apropiado: Que el control identificado previene o mitiga los riesgos de la actividad a
controlar.
Responsable de ejecutar el control: Si hay una persona responsable de ejecutar el
control, si la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempeña y si existe
segregación de funciones
Frecuencia del control: La periodicidad de la aplicación del control es correspondiente
con la frecuencia de ejecución de las actividades para las cuales se estableció el control.
Documentación del control: El control se encuentra debidamente formalizado (Políticas
/ Manuales de procedimientos y de funciones)
40
Para efectos de cuantificar su resultado, la equivalencia numérica es la siguiente:
Tabla 1. Criterios de evaluación
Fuente: (Contraloría General de la República, 2015, p. 35).
La tabla 1 muestra los criterios de evaluación con los que se le realiza el diagnostico al
estado actual de los procesos.
Evaluación del diseño de
controles
Criterios Puntaje
Adecuado Cumple con todos los criterios 1
Parcialmente Adecuado Cumple con el criterio:
apropiado pero incumple algún
otro de los criterios
2
Inadecuado Incumple con el criterio
apropiado o no cumple con
ninguno de los criterios
3
N/A No aplica porque no hay
evidencia de control
No se
evidencia
control
41
2.2.1. Área de Contabilidad.
El área de contabilidad es el área en la que se maneja todo lo relacionado con la
contabilidad y las operaciones de una empresa, en la cual se lleva el registro de lo que se tiene
monetariamente y los movimientos que se realizan en la empresa, a su vez es la encargada de
cumplir con la normatividad y reflejar la situación financiera de la empresa.
Se procedió a seleccionar tres procedimientos de esta área, y analizar conforme a
relevancia, las actividades que se realizan en cada proceso, los cuales son registro de
operaciones, pago de clientes y pago a proveedores.
2.2.1.1. Registro de Operaciones.
El registro de operaciones es fundamental, ya que aparte de ser obligatorio llevar una
serie de libros contables, también es de suma importancia tener constancia de las actividades y
movimientos monetarios y no monetarios, para llevar un sistema de información más organizado.
Las actividades identificadas en el desarrollo de los registros, se identificaron a través de una
serie de análisis en cuanto a la operación misma y a la información recolectada de las situaciones
que se presentan en el transcurso normal de las operaciones. A continuación se muestra la
información integrada y todas sus características.
42
Tabla No. 2 Registro de operaciones
PROCESO ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION DEL
CONTROL
PUNTAJE
RE
GIS
TR
O D
E O
PE
RA
CIO
NE
S
Revisión de documentos
recibidos
La revisión de los documentos recibidos se hace de forma
inmediata y detallada.
Auxiliar Contable Revisión inmediata y
detallada de
documentación
Adecuado 1
Causación de facturas La causación de las facturas se hace al momento de la
recepción de las mismas.
Auxiliar Contable Registro inmediato de
facturas
Adecuado 1
Entrega de recibos,
facturas y retiros por
parte de los directivos
para legalizarlos en el
programa contable
Al recibir la documentación, no se cuenta con un control en
cuanto a la continuidad de recepción de los documentos, ya
que el encargado no los entrega oportunamente.
Directivos No se evidencia control N/A N/A
Arqueo de caja menor El arqueo de caja menor se hace de forma mensual, y no
diariamente, lo cual genera diferencias e inconsistencias a la
hora de analizar lo que se tiene en el sistema con lo el
dinero físico.
Auxiliar Contable y
Auxiliar de producción
No se evidencia control N/A N/A
Nivel de endeudamiento
y capacidad de ahorro
El nivel de endeudamiento es alto, y por lo tanto no se tiene
capacidad de ahorro, ya que por varias fallas en el manejo
de los recursos, la empresa se ha visto obligada a pedir
créditos para generar producción.
Contador (a) No se evidencia control N/A N/A
(Autoría propia).
43
Tabla No. 3 Registro de operaciones
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION
DEL CONTROL
PUNTAJE
RE
GIS
TR
O D
E O
PE
RA
CIO
NE
S
Verificar condiciones de liquidez para
cuentas por pagar
La empresa revisa parcialmente la
cuenta de bancos, cuando surge la
necesidad de suplir las cuentas por
pagar.
Directivos Revisión parcial de
banco
Inadecuado 3
Tomar medidas de análisis a la hora de dar
crédito a los clientes
No se cuenta con las medidas
necesarias a la hora de que un cliente
pida un crédito, ni tampoco se analiza
si el cliente da garantía de pago, lo cual
genera que la posibilidad de que un
cliente no pague.
Directivos Requisitos mínimos
de información
Inadecuado 3
Realización de seguimiento a los clientes No se hace seguimiento a los clientes,
para conocer la satisfacción del cliente
respecto al servicio, o conocer las
causas del porque un cliente deja de
contratar servicios con la empresa.
Directivos No se evidencia
control
N/A N/A
Realización de planes de contingencia en los
contratos de Outsourcing
No se cuentan con pólizas o seguros
que cubra los activos con los que
cuenta la empresa, tanto para desastres
como para las operaciones que se
realizan.
Directivos No se evidencia
control
N/A N/A
Registro de documentos recibidos No se realiza un registro total y
oportuno de los documentos recibidos,
debido a las demora de los directivos
para entregar la documentación que se
requiere.
Auxiliar Contable Registro parcial de
documentos
Parcialmente
Adecuado
2
(Autoría propia).
44
2.2.1.2. Pago de Clientes.
La capacidad de pago de los clientes es un factor importante al momento de estipular en un contrato las condiciones de pago, ya que esto va ligado a la operación misma del
negocio, y a su vez la empresa está implicada en la medida en que va monitoreando las condiciones de cartera, y va tomando medidas en cuanto a los clientes morosos.
Las actividades identificadas, se obtuvieron de la realización de un análisis detallado y global del factor clientes, en donde se definieron las actividades significativas para la
operación y los procesos del negocio.
Tabla No. 4 Pago de Clientes
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION
DEL CONTROL
PUNTAJE
PA
GO
DE
CL
IEN
TE
S
Verificar estado de
cartera del sistema
Se hace monitoreo constante verificando las fechas próximas a vencer de los clientes. Auxiliar Contable y
Auxiliar de producción
Monitorear
constantemente la
cartera
Adecuado 1
Verificar condiciones de
cartera por clientes
morosos
La verificación de los clientes morosos se hace cada vez que surge la necesidad de efectivo, y no
periódicamente para tener un control.
Auxiliar Contable No se evidencia
control
N/A N/A
Realización de llamadas
para verificar
programación de pagos
Se realiza monitoreo constante, haciendo llamadas oportunas, ya que se conoce la programación de
cuando los clientes pagan, posibilitando el recaudo de los dineros.
Auxiliar Contable y
Auxiliar de producción
Monitorear
conforme a cartera
la programación
Adecuado 1
Verificar cuenta bancaria
para realizar los pagos
Se hacen chequeos constantes de la cuenta bancaria para cerciorarse de la liquidez que se tiene en
el banco y así mismo suplir las necesidades que se tengan.
Directivos y Auxiliar de
producción
Verificar el estado
de la cuenta
Adecuado 1
Desplazarse donde el
cliente para recibir pago
La forma de recibir los pagos es mediante el desplazamiento del mensajero de la empresa hacia el
cliente, lo cual puede generar riesgos, ya que al menos en casos de una suma de dinero significante
la perdida puede ser importante, ya que nadie garantiza la seguridad del empleado fuera de la
empresa, de igual forma cuando el directivo es quien recibe el pago, la mayoría de las veces se
gasta el dinero y no soporta el gasto, lo cual genera inconsistencias.
Directivo o Mensajero No se evidencia
control
N/A N/A
Recibir el pago del
cliente
Al recibir el pago del cliente, no se genera recibo de caja al cliente, con el cual se soporte al
momento de que se presente alguna inconsistencia.
Directivo o Mensajero No se evidencia
control
N/A N/A
(Autoría propia)
45
2.2.1.3. Pago a Proveedores.
Los pagos a los proveedores es un factor de suma importancia, ya que estos dependen de las operaciones normales de la empresa en cuanto a producción. El pago oportuno
de las cuentas por pagar que se tienen con los proveedores es una forma de dar cumplimiento a lo estipulado y del mismo contribuir a que se den nuevos pedidos.
El análisis realizado para identificar las actividades se hizo de forma detallada, para identificar las actividades más comunes que se presentan con los proveedores y sus
pagos.
Tabla No. 5 Pago a Proveedores
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABL
E ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION
DEL CONTROL
PUNTAJE
PA
GO
DE
A P
RO
VE
ED
OR
ES
Verificar cuentas por pagar
en sistema
La verificación de las cuentas por pagar en el sistema se realiza cada
vez que se necesita pedir materia prima y no periódicamente para
poder despachar los pedidos.
Directivo y
Auxiliar de
producción
No se evidencia control N/A N/A
Verificar disponibilidad de
efectivo en cuenta bancaria
La verificación se hace de forma eventual ya que se hace cada que se
requiere hacer un pedido, se verifica si hay dinero en el banco para
suplir las cuentas por pagar, para realizar más pedidos.
Directivo y
Auxiliar de
producción
Monitoreo eventual de
cuenta bancaria (Cada que
se necesita de un pedido)
Inadecuado 3
Verificar y definir montos de
cuentas por pagar
La verificación en cuanto a los proveedores se hace de forma
eventual, ya que esa se realiza cuando surge una necesidad de pedido.
Directivo y
Auxiliar de
producción
Monitoreo eventual de
cuenta bancaria (Cada que
se necesita de un pedido)
Inadecuado 3
Generar orden para realizar
pago
La generación de la orden de pago se hace de forma verbal y no
formal como debería de ser, para tener un soporte de que se generó
una orden.
Directivo Autorizar verbalmente la
orden de pago
Inadecuado 3
Direccionar pagos a
contabilidad
El encargado de realizar los pagos al finalizar dicho proceso, procede
a imprimir de forma inmediata la transacción realizada, ya sea virtual
o en efectivo y la direcciona oportunamente a contabilidad.
Auxiliar de
producción
Remitir al auxiliar contable Adecuado 1
(Autoría propia)
46
2.2.2. Área de Producción.
El área de producción es el área encargada de la ejecución del producto, en la que se usan
las materias primas que son suministradas, y salen convertidas en productos, los cuales son
entregados a los clientes, y los factores de ingresos de la empresa. Se procedió a seleccionar tres
procesos de esta área, los cuales fueron analizados en detalle y de cada uno se identificaron unas
actividades, la cuales son concepto de análisis para aplicar control, los procesos seleccionados
fueron; el proceso de suministro, proceso de ejecución y proceso de recibo y entrega de servicio.
2.2.2.1. Proceso de Suministro.
Cuando hablamos de proceso de suministro nos estamos refiriendo a la parte más
importante de la producción, ya que se está incluyendo no solo la producción, si no también todo
lo relacionado con nuestros clientes y la satisfacción de estos con nuestros servicios y productos,
a su vez se ve implicada la calidad de los productos, y todo el proceso que se lleva para que
cuando se obtenga el producto final o producto terminado, se brinde un buen producto o servicio,
gracias a un excelente proceso de suministro.
La identificación de las actividades se realizó a mediante un análisis detallado a la
empresa Tecnicartuchos & Laser, para conocer los procesos, y como se lleva cada uno de estos.
47
Tabla No. 6 Proceso de suministro
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION DEL
CONTROL
PUNTAJE
PR
OC
ES
O D
E S
UM
INIS
TR
O
Recibir
requerimientos de
servicio
Los requerimientos de servicio se reciben a través de una lista
de requerimientos que esta sistematizada, facilitando la orden
de llegada para atender de forma adecuada cada
requerimiento.
Técnico de producción Lista de requerimientos
de servicios
Adecuado 1
Recibir
requerimientos de
necesidad de
materia prima
Los requerimientos de necesidad de materia prima se
manejan bajo una lista en la que se solicita las cantidades de
insumo según la cantidad de servicios que se tengan.
Auxiliar de producción Listar según la cantidad
de servicio
Adecuado 1
Realizar
cotizaciones para
compra de MP
Cuando los clientes solicitan cotizaciones para un tipo de
contrato, y envían los requerimientos que necesitan, la
encargada de cotizar, investiga los precios, pero a la hora de
aprobar la cotización se demora y no da respuesta oportuna,
generando disgustos en el cliente.
Auxiliar de producción Comunicar
requerimientos a
directivos para definir
la cotización
Inadecuado 3
Aprobar compra de
materia prima
Cuando se necesita hacer un pedido de materia prima, la
solicitud de requerimiento se hace a los directivos de forma
inmediata y oportuna.
Directivos Comunicar
requerimientos a
directivos
Adecuado 1
Compra de materia
prima
La compra de materia prima se hace según la necesidad que
se tenga en el momento, ya que no se tiene un Stock de
materia prima definido.
Auxiliar de producción No se evidencia control N/A N/A
Revisar la materia
prima comprada
(Estado)
Al realizar compras de materia prima, no se revisa para
verificar que su estado sea aceptable, y conforme ingresa, así
mismo se almacena directamente en bodega.
Auxiliar de producción No se evidencia control N/A N/A
(Autoría propia)
48
Tabla No. 7 Proceso de suministro
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSAB
LE ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION
DEL CONTROL
PUNTAJE
PR
OC
ES
O D
E S
UM
INIS
TR
O
Mantener
disponibilidad de
materia prima como
plan de contingencia
No se tiene un plan de contingencias en cuanto a materia prima,
esto quiere decir que en caso de que se presente una situación
inesperada con la producción, no se podrá proceder
adecuadamente y se presentaran problemas.
Auxiliar de
producción
No se evidencia control N/A N/A
Revisar inventario de
materia prima
No se revisa el inventario de materia prima de forma periódica,
sino mensualmente, no cuenta con un tiempo establecido para
revisar inventario, ni existen políticas que indiquen cada cuanto
se debe revisar.
Auxiliar de
producción
Revisar unidades contra
sistema, finalizando el
mes
Inadecuado 3
Tener Stock de
cartuchos para
servicios de
Outsourcing
No se cuenta con un stock de cartuchos para suplir necesidades
hacia los clientes que generan servicios específicos, lo cual es
causa de falta de insumos, y por falta de tiempo del técnico, ya
que no tiene un rol específico definido y tiene que realizar
distintas actividades.
Auxiliar de
producción
No se evidencia control N/A N/A
Búsqueda de un
segundo proveedor
como plan de
contingencia
La empresa no tiene definido un segundo proveedor que supla
las necesidades en caso de que el actual proveedor no pueda
cumplir con algún pedido.
Directivos No se evidencia control N/A N/A
Entrega eficiente de
pedido a clientes
No hay eficiencia en las operaciones, ya que el técnico que hace
el trabajo de producción como tiene que realizar otras
actividades, la mayoría de las veces se demora en realizar y
entregar los pedidos.
Mensajero No se evidencia control N/A N/A
Registrar salida de
almacén
Al salir el cartucho (Servicio), existe un formato en el cual se
registra los insumos utilizados en dicho registra y la salida de
almacén, ayudando a llevar un control.
Auxiliar de
producción
Monitoreo a través de
órdenes de producción
Adecuado 1
Evaluación de
proveedores
No hay evaluación de los proveedores para mejorar los procesos
y definir inconsistencias.
Directivos No se evidencia control N/A N/A
(Autoría propia)
49
2.2.2.2. Proceso de Ejecución.
El proceso de ejecución es en segunda instancia la actividad que se realiza luego del proceso de suministro, en este proceso se lleva a cabo toda lo coordinado en el proceso
anterior, y se ejecuta el producto, por lo tanto esta es una de las etapas más importantes de los procesos ya que de esta depende una producción exitosa y de calidad, teniendo en
cuenta que conforme se siguen los pasos planificados para desarrollar la ejecución, así mismo se obtienen los resultados que se esperan.
Las actividades se identificaron realizando un análisis en los procedimientos que se llevan a cabo en la ejecución del producto, determinando las actividades más relevantes
de este proceso.
Tabla No. 8 Proceso de ejecución
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION
DEL CONTROL
PUNTAJE
PR
OC
ES
O D
E E
JE
CU
CIO
N
Solicitar insumos para
ejecución de producción
No existe un manual o protocolo a seguir a la hora de solicitar insumos, ya que se hace
verbalmente y no de manera formal.
Técnico de
producción
No se evidencia
control
N/A N/A
Recibir insumos de la
compra de materia prima
No existen requerimientos por escritos de quien entrega a quien recibe a la hora de
solicitar insumos, todo se hace de forma verbal y deja evidencia de ello por Skype, sin
embargo no es un requerimiento formal para dar validez en caso de un reclamo por algo
que no debía ir en el pedido de la compra de materia prima.
Técnico de
producción
No se evidencia
control
N/A N/A
Ejecutar trabajo de
producción
No existen manuales a la hora de ejecutar la producción, por tanto el técnico no tiene un
soporte con el cual guiarse, y en caso de que ingresen técnicos nuevos no podrán conocer
a profundo el funcionamiento de las máquinas.
Técnico de
producción
Ejecución del
trabajo sin manuales
Inadecuado 3
Revisión y validación de la
producción mediante
pruebas
La revisión y validación de la producción se hace mediante pruebas en máquinas para
verificar la calidad del cartucho que se produce.
Técnico de
producción
Hacer pruebas en
máquinas para
verificar la calidad
del cartucho
Adecuado 1
Bioseguridad en el área de
producción
No hay Bioseguridad ni se exigen a los trabajadores que manejan componentes tóxicos
como lo es el polvillo para recargar los cartuchos el uso del vestuario e implementos que
se requiere para manipular este tipo de productos, así mismo no se da la dotación de ropa
necesaria para manipular las impresoras que hay en la empresa.
Directivos No se evidencia
control
N/A N/A
(Autoría propia)
50
2.2.2.3. Procesos de Recibo y Entrega de Servicio.
El proceso de recibo y entrega de servicio es considerado el proceso final, ya que es la parte conclusa en la que se empaca el producto y es entregado al cliente, también es
considerado como una fase importante, ya que en la eficiencia con se le entreguen los pedidos al cliente, y la calidad de lo que se entrega refleja el compromiso y la excelencia de
la empresa con sus clientes y su producción.
El análisis de las actividades se hizo mediante una encuesta a los clientes, ya que como son factores externos de la empresa, no se tenía conocimiento y control de la
opinión de los mismos.
Tabla No. 9 Proceso de recibo y entrega de servicio
PROCESO
ACTIVIDAD
FACTORES DE RIESGO
RESPONSABLE
ACTUAL
CONTROL QUE
EXISTE
ACTUALMENTE
CRITERIOS DE
EVALUACION DEL
CONTROL
PUNTAJE
PR
OC
ES
O D
E
RE
CIB
O Y
EN
TR
EG
A
DE
SE
RV
ICIO
Empaque de
producción
solicitada
No hay una persona fija para empacar los
pedidos, ya que en caso de urgencia, cualquier
persona lo hace, no se tienen bien definidos los
roles.
Auxiliar de
producción
No se evidencia
control
N/A N/A
Entrega de
producto
terminado a
cliente
No hay control, ya que hay demoras en entregar
el producto, y se puede presentar inconsistencia
en la comunicación de la entrega a la hora de
soportar tales entregas.
Mensajero,
Auxiliar de
producción y
Auxiliar contable
No se evidencia
control
N/A N/A
(Autoría propia)
51
Capítulo 3
3. Riesgos en el Área de Contabilidad y Producción
Los riesgos es todo aquello que puede afectar una organización, perjudicándola e
interrumpiendo sus operaciones de forma temporal o permanente de tal forma que no permita su
crecimiento y avance empresarial o llevándola a su liquidación por malos manejos a los riesgos.
Por lo tanto, se pretende mostrar los riesgos encontrados en la empresa Tecnicartuchos &
Laser conforme a la clasificación de los riesgos empresariales, los cuales constan de tres,
Estratégicos y del negocio, Financieros y Generales o de apoyo; donde cada uno tiene diversos
tipos de riesgos según su clasificación.
A continuación se dará una descripción de los riesgos que se usaron para identificar y
clasificar los riesgos encontrados en la empresa Tecnicartuchos & Laser:
Tabla 10. Riesgos estratégicos y del negocio
Riesgo Político y de País o
macroeconómico o soberano Es aquel que
afecta los intereses económicos de las
empresas como consecuencias de cambios
en la inflación o devaluación interna o de
países vecinos, cambios en los impuestos y
recesión de la actividad comercial (Gaitán,
2006).
Riesgo de Operación Es la posibilidad de
que se presenten pérdidas financieras, a
causa de fallas o inconsistencias en los
procesos, provenientes de factores como los
proveedores, baja calidad, poca liquidez,
poca producción, maquinaria inadecuada,
falta de especialización de la mano de obra,
convertibilidad o fraudes (Gaitán, 2006).
Riesgo de intervención estatal Es aquel
que afecta la actividad económica, por
desencajes, colocaciones sin análisis
suficientes y corrupción (Gaitán, 2006).
Riesgo de liquidez Es aquel que se
presentan por exceso de activos
improductivos, que no se pueden convertir
fácilmente en dinero, stock exagerados,
poco apoyo financieros de sus dueños e
inversiones inoficiosas con disponibilidad a
largo plazo (Gaitán, 2006).
Riesgo de imagen Es la posibilidad de que
se ponga en riesgo la imagen organizacional,
por factores como reestructuraciones, mal
manejo del cambio y mala reputación
(Gaitán, 2006).
Riesgo de Desastres Naturales Es el riesgo
de ocurran desastres que no se pueden
controlar, tales como, incendios, terremotos,
huracanes, inundaciones, y demás factores
que puedan afectar significativamente la
empresa (Gaitán, 2006).
Riesgo Competitivo Se presenta por mala
calidad en los productos, precio exagerados
o fuera del rango normal, mala distribución,
mal servicio, mejores productos sustitutos y
competidores potenciales (Gaitán, 2006).
Riesgo Fiduciario Es el que se presenta por
inversiones a la baja, patrimonios
autónomos inadecuados, comisiones
onerosas y poca gestión fiduciaria (Gaitán,
2006).
Riesgo regulatorio Es la posibilidad de que se vean afectados los procesos
organizacionales por los cambios en los impuestos, aranceles de aduana, restricciones y
control de precios (Gaitán, 2006).
52
Tabla No. 11 Riesgos Financieros
Riesgo de mercado: “Debidos a
variaciones de los precios/tipos
negociados en los mercados
financieros. Se subdividen en riesgos
de tasa de interés, de tasa de cambio, de
renta variable, de mercancías
(commodities), de volatilidad, de
correlación, etc.” (Blanco, 2002, pág.
34).
Riesgo de liquidez: “implica la posibilidad
de no disponer de suficientes activos
líquidos para poder hacer frente a los pagos
en un momento concreto” (Rubilar, 2015)
Riesgo de crédito: “Debidos al
incumplimiento de contratos,
básicamente por insolvencia; incluyen
los riesgos de liquidez, debidos a
dificultades para financiar con un costo
“normal” los negocios y su
crecimiento” (Blanco, 2002, pág. 34)
Riesgo operacional: Debidos a caídas en el
volumen del negocio o de sus márgenes
(riesgos de negocio), a causa de errores
humanos o de los medios de procesamiento,
producción o gestión (riesgos operativos), o
por la incapacidad legal para ejercer los
derechos que se consideraban como propios,
o si se deriva del propio incumplimiento de
la ley o de la regulación (riesgos legales)
(Blanco, 2002, pág. 34)
Tabla No. 12. Riesgos Generales o de apoyo
Riesgo de organización Se presentan
por un estructura poco clara a nivel
interno, ausencia de planificación de
los procesos, carencia o fallas en el
sistema, mal clima laboral y malos
canales de comunicación entre los
usuarios (Gaitán, 2006).
Riesgo de procedimientos Debidos
a Pasos internos obsoletos, de
controles débiles, que no evitan los
riesgos y procedimientos demasiado
engorrosos (Vanesa, 2011).
Riesgo de Auditoria “El riesgo de que
los auditores puedan fallar, por
desconocimiento, en el modificar
apropiadamente su opinión sobre los
estados financieros que estén
materialmente equivocados”. (Blanco,
2002, pág. 35).
Riesgo del recurso humano “Son
los que pueden afectar la
productividad y efectividad
organizacional” (Gaitán, 2006, pág.
182).
Riesgo de información Se presentan
debido a fallas tecnológicas, integridad
información poco confiable, mala
comunicación y la no disponibilidad de
información a su debido tiempo
(Gaitán, 2006).
Riesgo de operaciones ilícitas Debido a la presencia de situaciones
como lavado de activos, fraudes y
delitos financieros (Gaitán, 2006).
Seguridades Físicas y Humanas Se presenta por contratación de personas sin
investigación suficiente y plan de contingencias inadecuadas para situaciones
inesperadas (Gaitán, 2006).
53
Identificar los Riesgos Existentes en las Áreas de Producción y Contabilidad de la Empresa Tecnicartuchos & Laser
Luego de realizar el diagnóstico del estado actual de los procesos en las áreas de producción y contabilidad, y de identificar las fallas y los riesgos conforme a su
clasificación y a cada actividad desarrollada en la empresa por área y función, se procederá a analizar en detalle los riesgos existentes, su causa y los controles que se consideran
pertinentes para mitigar y disminuir estos riesgos.
Área de Contabilidad:
Registro de Operaciones
Tabla No 13. Registro de operaciones
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Entrega de recibos, facturas y
retiros por parte de los directivos
para legalizarlos en el programa
contable.
Al recibir la documentación, no se cuenta con un
control en cuanto a la continuidad de recepción de
los documentos, ya que el encargado no los entrega
oportunamente.
Riesgo de procedimientos: El riesgo de procedimientos se puede presentar porque se están realizando pasos internos demasiado
engorrosos, ya que los documentos que se entregan son de periodos pasados y siempre se busca sacar gastos para hacer cuadrar los
registros.
Riesgo de información: Este riesgo se evidencia conforme a los procedimientos erróneos en cuanto a la entrega de la información, ya
que se están entregando en fechas que no corresponden, logrando que la información se distorsione y pierda su integridad.
Arqueo de caja menor El arqueo de caja menor se hace de forma mensual,
y no diariamente, lo cual genera diferencias e
inconsistencias a la hora de analizar lo que se tiene
en el sistema con lo el dinero físico.
Riesgo de organización: Este riesgo se evidencia en la estructura inadecuada y en la poca planificación a la hora de realizar el arqueo de
caja, ya que las inconsistencias se presentan por que el arqueo de caja se hace de forma mensual y no diariamente.
Riesgo de procedimiento: Este riesgo se evidencia cuando se llevan a cabo procedimientos engorrosos, para cuadrar la caja menor
finalizando el mes.
Nivel de endeudamiento y
capacidad de ahorro
El nivel de endeudamiento es alto, y por lo tanto no
se tiene capacidad de ahorro, ya que por varias
fallas en el manejo de los recursos, la empresa se ha
visto obligada a pedir créditos para generar
producción.
Riesgo de organización: Este riesgo se evidencia por ausencia de planificación a la hora de distribuir los recursos monetarios con los que
cuenta la empresa, generando deficiencias a nivel económico.
Riesgo de liquidez: Este riesgo se evidencia por el límite existente a la hora de comprar activos necesario para el desarrollo de las
actividades y por la poca capacidad de pago al cumplir una obligación u obtener un beneficio.
Riesgo competitivo: Este riesgo se puede presentar en cuanto a los servicios que se brindan, ya que se puede materializar el riesgo de no
cumplirle a un cliente de forma continua y esto hará que el cliente busque otro proveedor (Competencia).
Riesgo financiero: Este riesgo se puede presentar en cuanto a la pérdida de beneficios financieros por un alto nivel de endeudamiento.
(Autoría Propia)
54
Tabla No. 14 Registro de operaciones
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Verificar condiciones
de liquidez para
cuentas por pagar
La empresa revisa
parcialmente la cuenta de
bancos, cuando surge la
necesidad de suplir las
cuentas por pagar.
Riesgo de operación: Este riesgo se genera conforme a la incapacidad de cumplir con las cuentas por pagar, generando limitantes para la empresa a la hora
de requerir materia prima para realizar sus operaciones de forma normal.
Riesgo financiero: El riesgo es que los beneficios obtenidos sean menores a los esperados por no cumplir con el pago de las cuentas de forma oportuna.
Tomar medidas de
análisis a la hora de
dar crédito a los
clientes
No se cuenta con las medidas
necesarias a la hora de que un
cliente pida un crédito, ni
tampoco se analiza si el
cliente da garantía de pago, lo
cual genera que la posibilidad
de que un cliente no pague.
Riesgo de crédito: Este riesgo se presenta en la medida en que por la falta de análisis de la capacidad de pago por parte de uno de los clientes, este incumpla
los pagos conforme a lo estipulado en el contrato.
Riesgo de organización: La ausencia se planificación puede generar fallas internas ya que los clientes es la razón de ser de toda organización.
Riesgo de procedimientos: Se genera por los controles débiles y los procesos internos inadecuados.
Realización de
seguimiento a los
clientes
No se hace seguimiento a los
clientes, para conocer la
satisfacción del cliente
respecto al servicio, o
conocer las causas del porque
un cliente deja de contratar
servicios con la empresa.
Riesgo de imagen: Este riesgo es enfocado a las satisfacción de los clientes con el servicio ofertado, ya que los clientes son el reflejo del buen servicio y
calidad de la empresa, y así mismo son la imagen de la empresa como referentes a otros futuros clientes.
Riesgo competitivo: Este riesgo se genera en la medida de que la empresa no brinde un buen servicio a los clientes, y estos por inconformidades o por malos
servicios, busquen otras opciones (Competencia) que les brinde mejores servicios, mejores productos y mejores precios.
Realización de planes
de contingencia en los
contratos de
Outsourcing
No se cuentan con pólizas o
seguros que cubra los activos
con los que cuenta la
empresa, tanto para desastres
como para las operaciones
que se realizan.
Riesgo de desastres naturales: El riesgo se puede presentar ya que al no tener un plan de contingencias como lo son las pólizas de seguro para los activos de
la empresa, en caso tal de que se presente un desastre natural o un evento inesperado con el cual respaldar estos activos.
Riesgo de crédito: El riesgo surge cuando una de las partes del contrato incumpla con los pagos acordados y no se tenga un plan de contingencias para estas
situaciones.
Riesgo de organización: El riesgo que se presenta es la ausencia de planificación y fallas futuras en los procesos.
Registro de
documentos recibidos
No se realiza un registro total
y oportuno de los documentos
recibidos, debido a las
demora de los directivos para
entregar la documentación
que se requiere.
Riesgo regulatorio: Este riesgo se presenta en cuanto al posible incumplimiento o demora de la realización de la declaración de IVA que se debe presentar a
los entes regulatorios.
Riesgo de organización: Se presenta ausencia de planificación que genera fallas en las operaciones referentes al registro que se realiza con los documentos
que se reciben.
Riesgo de información: Afecta ya que no hay disponibilidad de la información necesaria de forma permanente.
Riesgo de procedimientos: Los pasos internos son obsoletos e inadecuados.
(Autoría propia)
55
Pago Clientes
Tabla No. 15 Pago de clientes
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Verificar condiciones de cartera por clientes
morosos
La verificación de los clientes morosos se hace cada vez que surge
la necesidad de efectivo, y no periódicamente para tener un
control.
Riesgo de organización: Se pueden generar fallas en el sistema por mala
planificación y estructuración de las actividades que se realizan internamente.
Riesgo de crédito: Hay riesgo de que los clientes morosos no cumplan con su
obligación de acuerdo al contrato.
Desplazarse donde el cliente para recibir pago La forma de recibir los pagos es mediante el desplazamiento del
mensajero de la empresa hacia el cliente, lo cual puede generar
riesgos, ya que al menos en casos de una suma de dinero
significante la perdida puede ser importante, ya que nadie
garantiza la seguridad del empleado fuera de la empresa, de igual
forma cuando el directivo es quien recibe el pago, la mayoría de
las veces se gasta el dinero y no soporta el gasto, lo cual genera
inconsistencias.
Riesgo de los procedimientos: Riesgo se evidencia en la inseguridad del dinero
mediante el proceso inadecuado de salir de donde el cliente hasta la empresa.
Riesgo de información: El riesgo se evidencia cuando es el directivo o dueño
de la empresa el que se encarga de cobrar el dinero y lo utiliza para otras
actividades y no lleva los comprobantes para registrar en que se gastó el dinero.
Riesgo de organización: Posibles fallas futuras que se pueden presentar en la
organización en caso de que se llegue a presentar una pérdida de una suma
importante de dinero.
Recibir el pago del cliente Al recibir el pago del cliente, no se genera recibo de caja al
cliente, con el cual se soporte al momento de que se presente
alguna inconsistencia.
Riesgo de los procedimientos: Aquí surge el riesgo de que se realicen
procedimientos engorrosos a la hora de tener clara la información de las
operaciones que se han realizado.
Riesgo de información: El riesgo se evidencia cuando no se quiera tener
disponibilidad de información, y esta no esté disponible como soporte de las
actividades.
Riesgo de organización: Posibles fallas futuras que se pueden presentar en la
organización en caso de que se llegue a presentar una pérdida de una suma
importante de dinero.
Riesgo de operación: Pueden ocurrir fraudes por parte de los clientes, ya que al
no suministrarles factura, ellos puede decir que si han realizado los pagos
cuando en realidad no lo han hecho.
(Autoría propia)
56
Pago a Proveedores
Tabla No. 16 Pago a proveedores
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Verificar cuentas por pagar en sistema La verificación de las cuentas por
pagar en el sistema se realiza cada
vez que se necesita pedir materia
prima y no periódicamente para poder
despachar los pedidos.
Riesgo de operación: El riesgo se evidencia en la medida en que los proveedores no suministren materia prima por falta de pago por
parte de la empresa, ocasionando que en ocasiones se suspenda o retrase la producción.
Riesgos de los procedimientos: Se corre el riesgo de que se retrasen los procedimientos de suministro de materia prima.
Riesgo de información: Se corre el riesgo de que la información no sea integra y no sea registrada a tiempo.
Riesgo de crédito: Se corre el riesgo de que surjan pérdidas significativas en cuanto al flujo de caja.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que se presenten fallas a nivel organizacional por ausencia de planificación.
Verificar disponibilidad de efectivo en
cuenta bancaria
La verificación se hace de forma
eventual ya que se hace cada que se
requiere hacer un pedido, se verifica
si hay dinero en el banco para suplir
las cuentas por pagar, para realizar
más pedidos.
Riesgo de liquidez: Se corre el riesgo de que no se tenga disponibilidad de efectivo para realizar compras.
Riesgo de crédito: Se corre el riesgo de que se disminuya el flujo de caja debido a no cumplir con las obligaciones.
Riesgos de procedimientos: Se corre el riesgo de que se retrasen los procedimientos por falta de efectivo.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que se presenten fallas en a nivel interno por ausencia de planificación.
Verificar y definir montos de cuentas
por pagar
La verificación en cuanto a los
proveedores se hace de forma
eventual, ya que esa se realiza cuando
surge una necesidad de pedido.
Riesgo de liquidez: Se corre el riesgo de que no se tenga disponibilidad de efectivo para saldar cuentas por pagar.
Riesgo de crédito: Se corre el riesgo de que no se otorguen créditos por parte de las entidades bancarias por no realizar los pagos.
Riesgos de procedimientos: Se corre el riesgo de que se retrasen los procedimientos por falta de efectivo.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que se presenten fallas en a nivel interno por ausencia de planificación.
Generar orden para realizar pago La generación de la orden de pago se
hace de forma verbal y no formal
como debería de ser, para tener un
soporte de que se generó una orden.
Riesgos de procedimientos: Se corre el riesgo de que surjan procedimientos obsoletos por falta de claridad en la información.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que se presenten fallas en a nivel interno por ausencia de planificación y gestión para los
pagos.
Riesgo de información: La información se puede tornar poco clara y confusa y se pueden cometer errores a la hora de registrarla por no
tener un soporte de ella.
(Autoría propia)
57
Área de Producción
Proceso de Suministro
Tabla No. 17 Proceso de suministro
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Realizar
cotizaciones
para compra de
MP
Cuando los clientes solicitan cotizaciones para
un tipo de contrato, y envían los
requerimientos que necesitan, la encargada de
cotizar, investiga los precios, pero a la hora de
aprobar la cotización se demora y no da
respuesta oportuna, generando disgustos en el
cliente.
Riesgo competitivo: Se tiene el riesgo de los clientes se vayan de la empresa para la competencia, donde si se le brinde atención oportuna.
Riesgo de procedimiento: Se tiene el riesgo de tener procesos engorrosos por realizar demasiadas funciones al tiempo y a la hora de dar respuestas rápidas
a los clientes no se les brinde la información oportuna.
Compra de
materia prima
La compra de materia prima se hace según la
necesidad que se tenga en el momento, ya que
no se tiene un Stock de materia prima
definido.
Riesgo de operación: Se puede interrumpir la producción por falta de materia prima suficiente.
Riesgo de procedimiento: Se pueden retrasar los procedimientos de ejecución de producción al no contar con un stock de materia prima definido.
Revisar la
materia prima
comprada
(Estado)
Al realizar compras de materia prima, no se
revisa para verificar que su estado sea
aceptable, y conforme ingresa, así mismo se
almacena directamente en bodega.
Riesgo operación: Se tiene el riesgo que la mercancía comprada llegue en condiciones no optimas y que la persona encargada no se cerciore, por ende más
adelante no se podrá reclamar las garantías del producto correspondiente
Riesgo de organización: Se tiene el riesgo de no tener clara la planificación que se debe de tener en cuenta a la hora de ingresar un determinado producto a
la empresa.
Riesgo de procedimiento: Se tiene el riesgo de descuidar la mercancía que ingresa por falta de tiempo, y en ocasiones no se revise adecuadamente la
mercancía que llega, ya que el revisar implica dedicar más tiempo a una determinada labor.
Mantener
disponibilidad
de materia
prima como
plan de
contingencia
No se tiene un plan de contingencias en
cuanto a materia prima, esto quiere decir que
en caso de que se presente una situación
inesperada con la producción, no se podrá
proceder adecuadamente y se presentaran
problemas.
Riesgo operación: Se corre el riesgo de no tener la suficiente materia prima y por ende no se puedan desarrollar las actividades de producción.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que por falta de planificación a la hora de ingresar el dinero a la cuenta bancaria no se provisione para hacer
pedidos a los proveedores lo suficientemente grandes para no desabastecerse.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo que por falta de controles débiles lleguen requerimientos a la empresa para hacer servicios muy grandes y no
haya insumos para atender rápidamente.
Revisar
inventario de
materia prima
No se revisa el inventario de materia prima de
forma periódica, sino mensualmente, no
cuenta con un tiempo establecido para revisar
inventario, ni existen políticas que indiquen
cada cuanto se debe revisar.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que por la falta de monitoreo constante hacia los inventarios se presenten fallas, como quedarse sin los
insumos necesarios, los cuales necesita producción para desarrollar sus actividades.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo que por la falta de control del inventario de materia prima, ocurra que hayan materiales que se van quedando
por la no necesidad constante y esto genera el ocupar espacio y posiblemente estos materiales hayan cumplido su ciclo, lo cual se deberá dar de baja para
despejar espacio dentro donde se almacena.
(Autoría propia)
58
Tabla No. 18 Proceso de suministro
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Tener Stock de cartuchos para
servicios de Outsourcing
No se cuenta con un stock de cartuchos para suplir necesidades hacia los clientes que
generan servicios específicos, lo cual es causa
de falta de insumos, y por falta de tiempo del
técnico, ya que no tiene un rol específico definido y tiene que realizar distintas
actividades.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo que la cantidad de materia prima que se pide es mínima lo cual ocasiona que cuando
hay pedidos grandes, específicamente de los clientes que se tienen
por outsourcing no haya cartuchos en stock, lo cual generara
demoras para cumplir eficazmente.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo que por falta de
planificación es decir no haber pedidos constantes de materia prima a gran escala, esto genere el no tener un stock para los
requerimientos de los servicios para los clientes de outsourcing.
Búsqueda de un segundo proveedor
como plan de contingencia
La empresa no tiene definido un segundo
proveedor que supla las necesidades en caso
de que el actual proveedor no pueda cumplir con algún pedido.
Riesgo de operación: Se corre el riesgo de no contar con
opciones diferentes en cuanto a proveedores que surten de
impresoras a la empresa cada vez que se necesita lo cual generara
demora en esta necesidad.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo de no tener
mecanismos de emergencia lo cual implica que la empresa incurrirá en precios altos ya que no tendrán muchas opciones en
determinado momento.
Entrega eficiente de pedido a clientes
No hay eficiencia en las operaciones, ya que el
técnico que hace el trabajo de producción
como tiene que realizar otras actividades, la mayoría de las veces se demora en realizar y
entregar los pedidos.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que los clientes que
han permanecido desde los inicios de la empresa, se cambien por
otra empresa donde se les dé una atención más rápida.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo de que los clientes
por las constantes demoras y la poca logística en la recogida y entrega de los cartuchos busquen otra empresa para suplir la
necesidad existente en un dado caso.
Evaluación de proveedores No hay evaluación de los proveedores para
mejorar los procesos y definir inconsistencias.
Riesgo de los procedimientos: Se pueden seguir realizando
procedimientos erróneos por falta de evaluación a proveedores.
Riesgo de información: Se corre el riesgo de que hayan
problemas de comunicación proveniente de procesos equivocados
o inconsistencias repetitivas.
59
Proceso de Ejecución
Tabla No. 19 Proceso de ejecución
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Solicitar insumos
para ejecución de
producción
No existe un manual o protocolo a seguir a la hora de solicitar insumos,
ya que se hace verbalmente y no de manera formal.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo de darle uso indebido a los insumos.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de no tener control de los materiales entregados.
Recibir insumos
de la compra de
materia prima
No existen requerimientos por escritos de quien entrega a quien recibe a
la hora de solicitar insumos, todo se hace de forma verbal y deja
evidencia de ello por Skype, sin embargo no es un requerimiento
formal para dar validez en caso de un reclamo por algo que no debía ir
en el pedido de la compra de materia prima.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo de que la responsable de las compras de materia prima haga el
pedido y al momento de la entrega no llegue lo que se pidió desde un inicio.
Ejecutar trabajo
de producción
No existen manuales a la hora de ejecutar la producción, por tanto el
técnico no tiene un soporte con el cual guiarse, y en caso de que
ingresen técnicos nuevos no podrán conocer a profundo el
funcionamiento de las máquinas.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo de que el técnico actual de producción no trabaje más en la
empresa y su vez no haya un manual en el que la persona que lo reemplace se guie, ya que puede suceder
que la persona sea muy nueva en un cargo de ese tipo.
Riesgo de información: Se corre el riesgo de que el técnico abandona las instalaciones de la empresa sin
previo aviso y que no deje disponible la información que se requiere para realizar las actividades en
producción.
Bioseguridad en el
área de
producción
No hay Bioseguridad ni se exigen a los trabajadores que manejan
componentes tóxicos como lo es el polvillo para recargar los cartuchos
el uso del vestuario e implementos que se requiere para manipular este
tipo de productos, así mismo no se da la dotación de ropa necesaria para
manipular las impresoras que hay en la empresa.
Riesgo de procedimientos: Se corre el riesgo de que a largo plazo la persona que está expuesta
directamente con materiales tóxicos se enferme gravemente y la empresa se vea inmersa en una
problemática por no prever ni exigir la vestimenta y los implementos para cada caso.
Riesgo de información: Se corre el riesgo que por la falta de charlas preventivas de bioseguridad en el
trabajo los empleados estén inmersos ante situaciones que pueden comprometer su calidad de vida.
Riesgo de seguridades físicas y humanas: Se corre el riesgo de los empleados sufran accidentes o
contraigan enfermedades por no usar los implementos que se les suministran.
(Autoría propia)
60
Proceso de Recibo y Entrega de Servicio
Tabla No. 20 Proceso de recibo y entrega de servicio
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGOS RIESGOS
Empaque de
producción
solicitada
No hay una persona fija para
empacar los pedidos, ya que en
caso de urgencia, cualquier
persona lo hace, no se tienen
bien definidos los roles.
Riesgo de procedimiento: se corre el riesgo que al empacar cualquier persona no se distinga el tipo de cartucho que se va a
entregar, por ende puede haber confusiones en las entregas hacia los clientes.
Riesgo de organización: Se corre el riesgo que al hacer este tipo de actividad una sola persona o según se la necesidad pueda
haber malos entendidos entre compañeros ocasionando un mal clima laboral.
Entrega de
producto
terminado a
cliente
No hay control, ya que hay
demoras en entregar el producto,
y se puede presentar
inconsistencia en la
comunicación de la entrega a la
hora de soportar tales entregas.
Riesgo de procedimiento: Se corre el riesgo que hayan muchas solicitudes en el día de los clientes normales de la empresa y se
junte con los clientes de outsourcing y por este motivo se dé prioridad a estos clientes y cuando se llega la hora de entrega del
servicio a los clientes normales, para ese momento se queda mal ya que no se tiene listo,
Riesgo de organización: Se corre el riesgo que por falta de stock de cartuchos hacia los clientes de outsourcing y esto debido a la
poca cantidad de insumos, todo esto genere retardo en las actividades cotidianas del área de producción.
(Autoría Propia)
61
Capítulo 4
4. Planteamientos de mecanismos de Control para los Procesos de las Áreas de Producción y
Contabilidad de la Empresa Tecnicartuchos & Laser
4.1. Área de Contabilidad
Registro de Operaciones
Es importante manifestar la función del área de contabilidad en una empresa desde la más
grande hasta la más pequeña, pues en ella recae toda las responsabilidad de mantener
actualizados los registros financieros y demás movimientos que se incurren diariamente, es por
eso que esta área es de suma importancia para todas las organizaciones, pues de ella depende
varios procesos asociados entre sí.
La sección de contabilidad de la empresa de Tecnicartuchos & laser opera para dar
respuesta a diferentes operaciones y con esto generar diferentes informes para la toma de
decisiones, sin embargo dichas operaciones tienen falencias asociadas a factores que se
describirán a continuación.
62
Tabla No. 21 Registro de operaciones
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO CONTROL DESCRIPCIÓN CONTROL RESPONSABLE
Entrega de recibos, facturas y retiros por
parte de los directivos para legalizarlos
en el programa contable.
Al recibir la documentación, no se cuenta con un control
en cuando a la continuidad de recepción de los documentos, ya que el encargado no los entrega
oportunamente.
Cronograma con fechas de
entrega de documentación.
Realizar la entrega de los documentos conforme a
las fechas que se estipulen en el cronograma, de lo contrario no se recibirán después de dicha fecha.
Directivos
Arqueo de caja menor El arqueo de caja menor se hace de forma mensual, y no
diariamente, lo cual genera diferencias e inconsistencias a
la hora de analizar lo que se tiene en el sistema con el dinero físico.
Cronograma con fechas en las
que se debe realizar arqueo de
caja.
Encargar a un tercero diferente al encargado de la
caja para realizar arqueo de caja menor, conciliando
ingresos, gastos y diferencias soportados durante el mes.
Auxiliar Contable y Auxiliar de producción
Nivel de endeudamiento y capacidad de
ahorro
El nivel de endeudamiento es alto y por lo tanto no se tiene capacidad de ahorro, ya que por varias fallas en el
manejo de los recursos, la empresa se ha visto obligada a
pedir créditos para generar producción.
Análisis mensual del nivel de endeudamiento y capacidad
de ahorro.
Realizar análisis del nivel de endeudamiento y capacidad de ahorro de forma mensual, para
distribuir los recursos monetarios con los que
cuenta la empresa, conforme a las necesidades
existentes.
Contador (a)
Verificar condiciones de liquidez para
cuentas por pagar
La empresa revisa parcialmente la cuenta de bancos,
cuando surge la necesidad de suplir las cuentas por pagar.
Análisis de antigüedad de
cartera de clientes morosos.
Realizar análisis a los vencimientos próximos de
los pagos por parte de los clientes de forma quincenal, haciendo recordatorios a los mismos.
Directivos
Tomar medidas de análisis a la hora de
dar crédito a los clientes
No se cuenta con las medidas necesarias a la hora de que
un cliente pida un crédito, ni tampoco se analiza si el
cliente da garantía de pago, lo cual genera que la
posibilidad de que un cliente no pague.
Llevar un protocolo de
requerimientos mínimos para
poder dar un crédito.
Proceder a cumplir requerimientos mínimos para
suministrar créditos a los clientes nuevos, que
traigan soportes que garanticen que tienen
solvencia económica para responder ante la obligación que se contraiga.
Directivos
Realización de seguimiento a los clientes No se hace seguimiento a los clientes, para conocer la
satisfacción del cliente respecto al servicio, o conocer las
causas de porque un cliente deja de contratar servicios con la empresa.
Llevar un protocolo de
requerimientos mínimos para
poder dar un crédito.
A través de un protocolo de requerimientos,
analizar el suministro de créditos a los clientes
nuevos, exigiendo soportes que garanticen la solvencia económica para responder ante la
obligación.
Directivos
Realización de planes de contingencias en
contratos de Outsourcing
No se cuentan con pólizas o seguros que cubran los
activos con los que cuenta la empresa, tanto para desastres como para las operaciones que se realizan.
Suscribir pólizas de seguro
que garanticen la protección de los activos fijos y de la
cartera.
Asumir pólizas de seguros y clausulas a la hora de
fijar contratos y de adquirir o ceder activos, para la protección de los mismos.
Directivos
Registro de documentos recibidos No se realiza un registro total y oportuno de los
documentos recibidos, debido a las demoras de los
directivos para entregar la documentación que se
requiere.
Desarrollar un cronograma
con las fecha de entrega de la
documentación.
Realizar la entrega de documentos conforme a un
cronograma de fechas de entrega.
Directivos
(Autoría propia).
63
Pago de Clientes
El pago de los clientes es esencial, ya que con esto se puede dar respuesta a las diferentes obligaciones que se contraen a la hora de tener un negocio y para nuestro caso una
empresa, donde existen diferentes costos y gastos asociados a las áreas de Tecnicartuchos & Laser, a continuación se dará a conocer los controles que se detectaron para mitigar
riesgos en la empresa.
Tabla No. 22 Pago de Clientes
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO CONTROL DESCRIPCIÓN
CONTROL
RESPONSABLE
Verificar
condiciones de
cartera por
clientes morosos
La verificación de los clientes morosos se hace cada vez que surge
la necesidad de efectivo, y no periódicamente para tener un
control.
Analizar condiciones de
cartera de forma periódica.
Realizar análisis a las
condiciones de cartera cada
semana, identificando los
clientes que tienen deudas
atrasadas, y realizar
recordatorios.
Auxiliar Contable
Desplazarse
donde el cliente
para recibir pago
La forma de recibir los pagos es mediante el desplazamiento del
mensajero de la empresa hacia el cliente, lo cual puede generar
riesgos, ya que al menos en caso de una suma de dinero
significante la perdida puede ser importante, ya que nadie
garantiza la seguridad del empleado fuera de la empresa, de igual
forma, cuando el directivo es quien recibe el pago, la mayoría de
las veces se gasta el dinero y no soporta el pago, lo cual genera
inconsistencias.
Estipular métodos de pago
específicos con el cliente
Pactar formas de pago con el
cliente, ya sea a través de
consignaciones bancarias o
de giros de dinero, para
asegurar la llegada del
dinero a la empresa y su
comprobante.
Directivo
Recibir el pago
del cliente.
Al recibir el pago del cliente, no se genera recibo de pago del
cliente, con el cual se soporta al momento de que se presente
alguna inconsistencia.
Entregar recibos de caja de
la compra y venta tanto
para el cliente como para
la empresa.
Suministrar recibos de caja a
los clientes con las
descripciones necesarias,
con copia tanto para el
cliente como para la
empresa.
Directivo
(Autoría propia)
64
Pago a Proveedores
La importancia del cumplimiento en la cancelación de compromisos de pago es sin duda uno de los temas que mayor se debe de tener en cuenta, ya que la morosidad puede
generar que los proveedores envíen a la empresa a listas donde bloquearan el despacho de bienes y servicios a futuro, con esto se dificultará las operaciones normales de la entidad.
En el siguiente cuadro se describe los controles detectados para que no haya lugar a riesgos asociados en esta área.
Tabla No. 23 Pago a Proveedores
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO CONTROL DESCRIPCIÓN
CONTROL
RESPONSABLE
Verificar cuentas por
pagar en sistema
La verificación de las cuentas por pagar
en el sistema se realiza cada vez que se
necesita pedir materia prima y no
periódicamente para poder despachar
los pedidos.
Verificar
periódicamente las
cuentas por pagar
en sistema
Realizar verificaciones de
forma semanal a las
cuentas por cobrar, donde
se estén monitoreando lo
que se tiene en el sistema,
y realizar el pago de las
mismas.
Directivo y Auxiliar de producción
Verificar disponibilidad de
efectivo en cuenta bancaria
y verificar y definir montos
de cuentas por pagar.
La verificación se hace de forma
eventual, ya que se hace cada que se
requiera hacer un pedido, se verifica si
hay dinero en el banco para suplir las
cuentas por pagar, para realizar más
pedidos.
Verificar
periódicamente la
disponibilidad de
efectivo, las
cuentas por pagar
y definirlos.
Realizar verificaciones de
forma semanal a la cuenta
bancaria de efectivo, y
definir los montos de las
cuentas por pagar.
Directivo y Auxiliar de producción
Generar orden para
realizar pago.
La generación de la orden de pago se
hace de forma verbal y no formal, para
tener un soporte de que se generó una
orden.
Emitir orden de
pago de forma
electrónica.
Generar de órdenes de
pago para tener el soporte
de que se generó una orden
y poder registrarlo
adecuadamente.
Directivo
(Autoría propia)
65
4.2. Área de Producción
Proceso de Suministro
El área de producción tiene como finalidad en toda empresa la transformación de la materia prima en productos finales, es de suma importancia contar con todos los
insumos para que en esta sección de la empresa no haya lugar a demoras en los servicios requeridos, sin embargo en la empresa Tecnicartuchos & Laser se han presentado
inconsistencias que hace que esta área tenga dificultades en ocasiones, lo cual es malo ya que puede generar que los diferentes clientes tomen la decisión de migrar hacia otra
empresa donde le ofrezcan rapidez a la necesidad que tenga el cliente en su momento. A continuación se mostrara las fallas existentes en el proceso de suministro en la empresa
Tecnicartuchos & Laser, dando a conocer los controles que se deben de tener para el correcto funcionamiento.
Tabla No. 24 Proceso de Suministro
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO CONTROL DESCRIPCIÓN CONTROL RESPONSABLE
Realizar cotizaciones
para compra de
materia prima
Cuando los clientes solicitan cotizaciones para un tipo de contrato, y envían los
requerimientos que necesitan, la encargada de cotizar, investiga los precios, pero a la hora de
aprobar la cotización se demora y no da respuesta oportuna, generando disgustos en el
cliente.
Estipular tiempo límite para dar respuesta
a la solicitud de cotizaciones.
Definir un tiempo específico de respuesta (2 días) a las
solicitudes cotización de materia prima que traen los
clientes, de tal forma que el tiempo sea mínimo desde que
llega la solicitud.
Auxiliar de producción
Compra de materia
prima
La compra de materia prima se hace según la necesidad que tenga en el momento, ya que no
se tiene un stock de materia prima definido.
Estipular un stock de materia prima
definido para la producción.
Definir una cantidad de materia prima para tener en
reserva, de forma que esté disponible para llevar a cabo la
producción.
Auxiliar de producción
Revisar la materia
prima comprada.
Al realizar compras de materia prima, no se revisa para verificar que su estado sea aceptable,
y conforme ingresa, así mismo se almacena directamente en bodega.
Verificar la materia prima de forma
inmediata antes de ingresarla.
Realizar chequeos y registros de la materia prima antes de
ingresarla a bodega, de tal forma que si surge algún
reclamo, se pueda presentar de inmediato ante el
encargado de entregar la materia prima solicitada, para una
solución inmediata.
Auxiliar de producción
Mantener
disponibilidad de
materia prima como
plan de contingencia.
No se tiene un plan de contingencia en cuanto a materia prima, esto quiere decir que en caso
de que se presenta una situación inesperada con la producción, no se podrá proceder
adecuadamente y se presentaran problemas.
Llevar un protocolo de pedidos de materia
prima.
Realizar los pedidos de materia prima, para tener un Stock
suficiente.
Auxiliar de
producción
Revisar inventario de
materia prima
No se revisa el inventario de materia prima de forma periódica, sino mensualmente, no
cuenta con un tiempo establecido para revisar inventario, ni existen políticas que indiquen cada cuanto se debe revisar.
Monitorear constantemente el área de
inventarios
Realizar monitoreo de forma quincenal a los inventarios
para tener claridad de los pedidos que se necesitan.
Auxiliar de
producción
Tener Stock de
cartuchos para
servicios de
Outsourcing
No se cuenta con un stock de cartuchos para suplir necesidades hacia los clientes que
generan servicios específicos, lo cual es causa de falta de insumos, y por falta de tiempo del
técnico, ya que no tiene un rol específico definido y tiene que realizar distintas actividades.
Provisionar dinero para hacer pedidos cada
tiempo determinado de insumos.
Presupuestar el dinero para realizar los pedidos a los
proveedores, generando que se tenga un stock de materia
prima deseada.
Directivos
(Autoría propia)
66
Tabla No. 25 Proceso de Suministro
ACTIVIDAD FACTORES DE
RIESGO
CONTROL DESCRIPCIÓN
CONTROL
RESPONSABLE
Búsqueda de un segundo
proveedor como plan de
contingencias.
La empresa no tiene
definido un segundo
proveedor que supla
las necesidades en
caso de que el actual
proveedor no pueda
cumplir con algún
pedido.
Llevar un protocolo de
búsqueda de proveedores
como plan de
contingencias.
Buscar como segunda
opción un proveedor que se
tenga como plan de
contingencias en caso de
incumplimiento o de
terminación de contrato por
el proveedor actual.
Directivos
Entrega eficiente de pedido
a clientes
No hay eficiencia en
las operaciones, ya que
el técnico que hace el
trabajo de producción,
como tiene que
realizar otras
actividades, la mayoría
de las veces se demora
en realizar y entregar
los pedidos.
Definir un cronograma con
el tiempo límite de entrega
de pedido a clientes.
Diseñar un cronograma con
fechas límites de entrega,
de tal forma que el tiempo
sea mínimo luego de que se
realice la solicitud de
pedido.
Directivos
Evaluación de proveedores No hay evaluación de
los proveedores para
mejorar los procesos y
definir inconsistencias.
Evaluación de proveedores
por medio de sistemas de
evaluación.
Realizar evaluación a los
proveedores por medio de
encuestas o requerimientos
mínimos de servicios que
se esperan de un
proveedor.
Directivos
(Autoría propia)
67
Proceso de Ejecución
El proceso de ejecución controla todo lo relacionado con la transformación de los insumos para generar los servicios requeridos, sin embargo es necesario tener controles
previos para que la ejecución sea rápida para dar un buen servicio.
Tabla No. 26 Proceso de Ejecución
ACTIVIDAD FACTORES DE RIESGO CONTROL DESCRIPCIÓN CONTROL RESPONSABLE
Solicitar insumos para
ejecución de producción
No existe ningún manual o protocolo a seguir a la hora de
solicitar insumos, ya que se hace verbalmente y no de manera
formal.
Crear un formato de
requerimiento y entrega de
insumos vía virtual.
Diseñar un formato que sirva como recurso de
solicitud de insumos, en el cual se proyecte
también la fecha de entrega de los mismos.
Técnico de producción
Recibir insumos de la
compra de materia prima
No existen requerimientos por escritos de quien entrega a quien
recibe a la hora de solicitar insumos, todo se hace de forma
verbal y deja evidencia de ello por Skype, sin embargo no es un
requerimiento formal para dar validez en caso de un reclamo por
algo que no debía ir en el pedido de la compra de materia prima.
Crear un formato de compra de
materia prima.
Diseñar un formato en el que se consigne las
necesidades de compra y los detalles de la misma,
de tal forma que todo quede integrado de forma
específica en un mismo formato.
Técnico de producción
Ejecutar trabajo de
producción
No existen manuales a la hora de ejecutar la producción, por
tanto el técnico no tiene un soporte con el cual guiarse, y en caso
que ingresen técnicos nuevos no podrán conocer a profundo el
funcionamiento de las máquinas.
Realizar un manual donde se
especifique cada proceso del área
de producción.
Diseñar un manual que contenga los procesos a
realizar en el área de producción, especificando
temas como la manipulación de la maquinaria y
los pasos a seguir para desarrollar la producción.
Técnico de producción
Bioseguridad en el área de
producción
No hay bioseguridad ni se exigen a los trabajadores que manejan
componentes tóxicos como lo es el polvillo para recargar los
cartuchos, el uso de vestuario e implementos que se requieren
para manipular este tipo de productos, así mismo no se da la
dotación de ropa necesaria para manipular las impresoras que
hay en la empresa.
Realizar capacitaciones sobre
bioseguridad en el trabajo.
Dictar charlas enfocadas a la capacitación de los
colaboradores de la empresa, en la que se les
indique todo lo relacionado con su seguridad y la
importancia del uso de la dotación suministrada
por la empresa para su protección.
Directivos
(Autoría propia)
68
Procesos de Recibo y Entrega de Servicio
El proceso de recibo y entrega de servicio es extremadamente significante pues de aquí es donde salen todos los servicios solicitados por los diferentes clientes de la
empresa Tecnicartuchos y Laser, los controles que se trataran a continuación nos muestra la importancia de tener canales de comunicación efectivos de esta operación
Tabla No. 27 Proceso de Recibo y Entrega de Servicio
ACTIVIDAD FACTORES DE
RIESGO
CONTROL DESCRIPCIÓN
CONTROL
RESPONSABLE
Empaque de
producción solicitada
No hay una
persona fija para
empacar los
pedidos, ya que en
caso de urgencia,
cualquier persona
lo hace, no se
tienen bien
definidos los roles.
Asignar función de
empaque a una sola
persona.
Realizar una adecuada
segregación de
funciones, de tal
forma que el
encargado de empacar
sea una sola persona.
Directivos
Entrega de producto
terminado a cliente
No hay control, ya
que hay demoras
en entregar el
producto, y se
puede presentar
inconsistencia en
la comunicación
de la entrega a la
hora de soportar
tales entregas.
Definir un
cronograma con el
tiempo límite de
entrega de producto a
cliente.
Diseñar un
cronograma que
permita agilizar las
entregas de los
productos a los
clientes,
proporcionando
eficiencia para los
clientes.
Auxiliar de
producción
(Autoría propia)
69
Capítulo 5
5. Descripción de los beneficios que se obtendrían en el área de contabilidad y de producción,
al implementarse los mecanismos de control interno propuestos en la empresa
Tecnicartuchos & Laser
Luego de analizar los riesgos asociados a las actividades que se identificaron en cada una
de las áreas, y sus respectivos procesos, en la empresa Tecnicartuchos & Laser, se procedió a
plantear mecanismos de control interno, en busca de mejorar los procesos y la operación misma
del negocio, optimizando sus recursos y sus actividades, de la mejor forma, para brindar un buen
funcionamiento empresarial en pro del cumplimiento de los objetivos de la empresa encaminados
hacia la misión y visión de la misma. Por tanto se busca a continuación describir los beneficios
que se obtendrían en cada una de las áreas en el momento en que la empresa decida implementar
dichos mecanismos de control internos propuestos, lo cual se describirá a continuación:
Área de Contabilidad:
Registro de Operaciones:
Los beneficios a nivel operativo, se verían reflejados en la posibilidad de tener informes
en tiempo real, ya que se tendrían los reportes contables disponibles siguiendo un cronograma de
asignación de fechas de entrega, a su vez mantener el flujo de caja del sistema acorde con los que
se tiene realmente, y mantener una buena medición de los recursos monetarios en pro a la
distribución eficiente y equitativa de los recursos.
Se llevaría a cabo el cumplimiento de lo estipulado en el contrato, en cuanto a cuentas
por pagar, y a su vez mantener una buena condición de liquidez, ayudando de igual forma a tener
una suficiente solvencia económica evitando tener escasez de recursos. Para esto se plantea tener
un protocolo a la hora de suministrar créditos a clientes, con el fin de evitar riesgos relacionados
al no pago de algún servicio prestado por la empresa, para lo cual se plantea llevar un monitoreo
en busca de tener el control que se cumplimiento a lo que se propone.
Al contar con planes de contingencia al inicio de un contrato de Outsourcing, se da la
posibilidad de mitigar los riesgos asociados a posibles situaciones que se presenten y que no sean
controlables; como también se brinda la posibilidad de parametrizar las operaciones, siguiendo
un cronograma que facilitara la recepción a tiempo de la documentación, la cual será registrada
de forma inmediata.
Pago de Clientes:
Los beneficios en cuanto a clientes, se verán reflejados en la medida en que los clientes
se encuentren satisfechos con los servicios y productos de la empresa, en cuanto estos cumplan
con los pagos de manera puntual, y los procesos conforme a clientes estén sistematizados de tal
forma que se lleve un protocolo que sirva como mejora tanto para la empresa como para los
clientes mismos, representando una estructura organizacional más ordenada, confiable y
controlada.
70
Al contar con formas de pago, se está obteniendo seguridad y generando orden en cuanto
a las entradas y las salidas de dinero, a su vez, aplicar el protocolo de entrega de facturas, sirve
como soporte tanto para la empresa como la el cliente mismo a la hora de realizar una queja,
reclamo o tener un soporte de información, para cuando esta sea necesaria.
Pago a Proveedores:
Los beneficios que se obtendrían en cuanto a proveedores, es tener las cuentas por pagar
monitoreadas para no incumplir algún pago, generando confianza en el proveedor, control
organizacional en cuanto a la verificación de las cuentas de forma periódica y orden financiero
de la disponibilidad de dinero que se tiene para pagar cuentas, realizar alguna inversión y la
distribución adecuada del dinero.
Área de Producción:
Proceso de Suministro:
Los beneficios que se obtendrían en el proceso de suministros es promover la eficiencia a
la hora de realizar cotizaciones de materia prima, ayudando a optimizar el tiempo y dar solución
rápida y efectiva a los requerimientos de los clientes, de igual forma ayudara a que a través de un
stock de materia prima definido, la empresa cuente siempre con la materia prima que necesita y
no se vean limitados a producir al no contar con la materia prima necesaria.
Al revisar la materia prima cuando ingresa, permitirá que la persona encargada de
aprobar su ingreso, pueda hacer reclamos por materia prima defectuosa o incompleta, de forma
que antes de que ingrese la materia prima a bodega, el proveedor brinde la solución de manera
inmediata, evitando posteriormente procedimientos engorrosos.
Al contar con un plan de contingencias de materia prima, contribuirá a la eficiencia de los
procesos cuando se presenten situaciones inesperadas, permitiendo la continuidad de los
procesos de producción, de igual forma, se genera control sobre la materia prima al revisar el
inventario y tener conocimiento de lo que se tiene.
Por otro lado, contar con una segunda opción de proveedor como plan de contingencias,
permitirá a la empresa ser eficiente y oportuna cuando el proveedor que se tiene no pueda
cumplir con algún pedido, lo cual está ligado directamente con la entrega eficiente de la
mercancía a los clientes.
Procesos de Ejecución:
Los beneficios obtenidos serian en cuanto a orden, agilidad en los procedimientos,
claridad de la información y sistematización de la necesidad de materia prima, las entradas y
salidas de la misma y por ende la solicitud de compras, optimizando los procesos y ayudando
generar equilibrio y eficiencia en las operaciones.
Al contar con un manual del proceso de ejecución, permitirá que realice la
transformación adecuadamente, y que en caso de que se presente una situación inesperada con el
técnico encargado, la persona que queda a cargo, tenga un soporte para identificar algún proceso
que no tenga claro.
71
La exigir bioseguridad a los trabajadores, ayudara tanto a empresa como a los
colaboradores, ya que evitara que algún accidente afecte legalmente a la empresa y físicamente
al trabajador, promoviendo la seguridad de los trabajadores y de la empresa.
Proceso de Recibo y Entrega de Servicio:
Los beneficios que se obtendrían en este aspecto, seria evitar confusiones en el empaque
de los pedidos, y generar rapidez en la entrega de los mismos, contribuyendo a la satisfacción por
parte de los clientes con el servicio brindado.
72
6. Conclusiones
De acuerdo al estudio realizado a las actividades y procedimientos de la empresa
Tecnicartuchos & Laser, se identificaron variedad de riesgos y procedimientos que estaban
siendo llevados de forma inadecuada, y que afectan significativamente a la organización. Por lo
tanto se propusieron diferentes mecanismos de control interno, que ayudaran a identificar, evitar
y mitigar los riesgos que se puedan presentar. Adicionalmente, permitirá a la empresa tener un
buen desempeño en cuanto a sus operaciones.
Inicialmente, se llevó a cabo un diagnóstico del estado actual en el que se encontraban los
procesos desarrollados en las áreas de contabilidad y producción, a través del cual se logró
identificar los controles con los que contaba la empresa, los cuales fueron evaluados bajo unos
criterios, que se tomaron como referencia de la Guía de la contraloría. Con la ayuda de los
criterios de evaluación se identificó una incorrecta segregación de funciones, ya que no se tienen
bien definidos los roles y funciones que tiene cada persona dentro de la organización, reflejando
un sistema inestable y un factor débil ante los riesgos que se pueden presentar.
Mediante la observación realizada a la empresa, se identificaron en las actividades, los
aspectos que impiden el desarrollo normal de las mismas, especificando claramente los factores
de riesgo y los responsables de dicha actividad. Para lo cual se propusieron controles, mediante
los cuales se busca la mejora continua de la organización, y dar respuesta a cada uno de los
malos procedimientos que se están llevando a cabo en Tecnicartuchos & Laser. A su vez de
definieron los criterios de evaluación conforme a que tan adecuado o no es el control que existe.
De lo cual se identificaron variedad de controles inadecuados, que fueron mejorados en cada uno
de los mecanismos propuestos.
Al llevar a cabo los planteamientos de mecanismos de control, se pretende brindar un
panorama más confiable para la empresa, contribuyendo al desarrollo adecuado y eficiente de las
operaciones y los procesos que desarrolla la empresa. Con el fin de brindar acciones correctivas
que prevengan los riesgos y protejan la entidad.
Con el fin de proyectar los mecanismos de control, se procedió a mostrar un paradigma
de lo que serían los beneficios que se obtendrían en caso tal de que la empresa pusiera en
práctica esta propuesta, identificando que cada uno de los controles contribuye a idear una
empresa organizada, estructurada y sistematizada, estableciendo un buen direccionamiento
estratégico.
Así mismo, se identificó que el personal de la empresa Tecnicartuchos & Laser, es un
factor importante a la hora de llevar a cabo los mecanismos de control propuestos, con los cuales
se busca beneficiar tanto la empresa como los empleados. Todo con un mismo fin, que es generar
un mejor rendimiento organizacional, estructurado y encaminado a la consecución de los
objetivos propuestos por la empresa.
Al realizar la propuesta de los planteamientos de control, se demuestra que la compañía,
sin tener en cuenta su tamaño puede lograr y mejorar sus procesos internos, como también los
73
puede controlar y planear. Permitiendo una operación eficiente de las actividades y salvaguardar
los recursos, enfocados al cumplimiento de los objetivos.
74
7. Recomendaciones
La importancia de este proyecto, se fundamenta en brindar diferentes mecanismos y
herramientas que ayuden a la empresa Tecnicartuchos & Laser a generar un rendimiento
organizacional, a través de unos procedimientos adecuados, que den respuesta a los riesgos que
se puedan presentar. Por lo tanto se hacen las siguientes recomendaciones:
Apoyar los objetivos de la organización a través de los mecanismos de control
interno que se brindaron, ya que estos deben utilizarse para dar apoyo a Tecnicartuchos &
Laser a alcanzar sus objetivos a través de la gestión de los riesgos.
Tomar en cuenta los planteamientos propuestos, con los cuales determinar
funciones y responsabilidades a los funcionarios de tal forma que se distribuyan las tareas
organizacionales de manera estratégica, que contribuya al buen funcionamiento de la
empresa.
Promover una cultura motivacional, de tal forma que se motive a los funcionarios
que laboran en Tecnicartuchos & Laser a contribuir de la mejor manera con el cumplimiento
de los controles, y a que trabajen de la mano con ellos.
Dar respuesta a los riesgos de forma inmediata luego de que se identifiquen,
tomando como apoyo los mecanismos de control propuestos en pro de evitar y mitigar los
riesgos que se puedan presentar.
Comunicar periódicamente aspectos referente a los controles, su funcionamiento y
resultados, con el fin de identificar si los mecanismos de control han sido entendidos
correctamente y aplicado de la forma adecuada.
Proveer para la transparencia y rendición de cuenta por parte de los funcionarios
de la empresa hacia la dirección, en cuanto a la respuesta de los mecanismos frente a los
riesgos.
Realizar seguimiento y evaluación a los controles frecuentemente, para verificar
que estén funcionando correctamente y contribuyendo al alcance de los objetivos de
Tecnicartuchos & Laser.
Asegurar competencia suficiente, de tal forma que los directivos y funcionarios
sean los suficientemente competentes para cumplir con las responsabilidades que lleva
consigo los mecanismos de control que se plantearon. Además, ayudar a que Tecnicartuchos
& Laser, sea una empresa competente en el mercado.
La empresa debe vincular el logro de los objetivos de los mecanismos de control
con el desempeño individual, de tal forma que cada integrante de la empresa sea responsable
del logro de los objetivos de control que se plantearon.
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8. Anexos
TEMA: Estado actual de los procesos de la empresa
INSTRUCCIONES:
i. Lea y responda cada una de las siguientes preguntas con la mayor objetividad posible.
1. ¿Cree usted que existen procesos de control en las áreas de producción y contabilidad en la empresa
Tecnicartuchos & Laser? ¿Por qué?
2. ¿Existe una adecuada segregación de funciones en las áreas de producción y de contabilidad? ¿Por
qué?
3. ¿Reciben capacitación y actualización de los procesos por parte de la empresa? Si [ ] No [ ]
4. ¿Cree usted que se manejan de forma adecuada los recursos económicos de la empresa Tecnicartuchos & Laser en las áreas de producción y contabilidad?
5. ¿Se realiza verificación constante a las cuentas por pagar y por cobrar que hay en el sistema? Si [ ] No [ ]
6. ¿Cada cuánto se realiza inventario de la materia prima y equipos que hay en la empresa Tecnicartuchos
& Laser?
7. ¿Actualmente cuentan con una persona que se encargue del inventario de materia prima y equipos? Si [ ] No [ ]
8. ¿Cuentan con personal para realizar mantenimientos y que resuelva todos los problemas técnicos que
se presenten? Si [ ] No [ ]
9. ¿Tienen manuales de usuarios, técnicos y de procedimientos? Si [ ] No []
10. ¿Se cuenta con un plan de contingencias en caso de que se presenten situaciones extraordinarias o desfavorables?
Si [ ] No [ ]
11. ¿Los equipos cuentan con pólizas de seguros? Si [ ] No [ ]
Encuesta al personal
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TEMA: Proceso de recibo y entrega de servicio
INSTRUCCIONES:
i. Lea y responda cada una de las siguientes preguntas con la mayor objetividad posible.
12. ¿Cuánto tiempo lleva utilizando los producto/servicios de la empresa Tecnicartuchos & Laser?
[ ] Menos de un mes [ ] De uno a tres meses
[ ] De tres a seis meses
[ ] Entre seis meses y un año
[ ] Entre uno y tres años [ ] Más de tres años
[ ] Nunca los he utilizado
13. ¿Con que frecuencia utiliza los productos/servicios de la empresa Tecnicartuchos & Laser?
Muy frecuentemente [ ] Poco frecuente [ ] Ocasionalmente [ ] No aplica [ ]
14. ¿Qué tan satisfecho se encuentra frente a los servicios brindados por la empresa Tecnicartuchos & Laser?
Muy satisfecho [ ] Satisfecho [ ] Poco satisfecho [ ] Insatisfecho [ ] 15. ¿Alguna vez ha tenido algún problema con los servicios prestados? Si [ ] No [ ]
Si respondió si, diga ¿Por qué?
Encuesta a clientes
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9. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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