PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE …existentes de distribución planta, de control y salida de inventarios, los cuales ayudarían a reducir los tiempos de respuesta a los cliente

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Y

CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MOVITRONIC SAS

AUTORES

WILLIAM ALBERTO CÁRDENAS CANO JUAN MANUEL CARVAJAL

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA

2020

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Y

CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MOVITRONIC SAS

AUTORES WILLIAM ALBERTO CÁRDENAS CANO

CÓDIGO: 1088250110

JUAN MANUEL CARVAJAL CÓDIGO: 1088011835

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL

ASESOR: PABLO CÉSAR FRANCO VÁSQUEZ

INGENIERO INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA

2020

Nota de aceptación:

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

_______________________________ Firma del presidente del jurado

_______________________________ Firma del jurado

_______________________________

Firma del jurado

_______________________________ Firma del jurado

_______________________________ Firma del jurado

Pereira, 18 de junio del 2020

DEDICATORIA

Este trabajo de grado primero que todo es dedicado a Dios, por haberme dado la vida y permitido llegar hasta este momento tan importante de mi ámbito profesional, por ser fuente de fortaleza y sabiduría, a mi hijo por ser mi principal motivación para alcanzar las metas que me propongo, a mis padres por haberme brindado un apoyo total siendo parte del crecimiento profesional y personal durante el desarrollo de mi carrera, y a mi esposa por tenerme tanta paciencia, estar a mi lado y brindarme todo su apoyo incondicional.

William Alberto Cárdenas Cano

A Canela y Héctor, por ser todo cuando no tenía nada.

Juan Manuel Carvajal

AGRADECIMIENTOS

Expresamos nuestros más sinceros agradecimientos a: A Dios. Por permitirnos alcanzar un nuevo propósito; brindándonos salud y sabiduría. A nuestras familias Por apoyarnos, ya que con su amor y acompañamiento depositaron su confianza en nosotros para crecer profesional y personalmente. Destacando apoyo y colaboración en el desarrollo y terminación del presente proyecto y nuestra carrera; contribuyendo con una voz de aliento en momentos difíciles, enseñándonos a ser perseverantes, no darnos por vencidos y animándonos a lograr todas nuestras metas. A nuestro asesor de proyecto. Por orientarnos y apoyarnos en cada uno de los objetivos planteados, compartiendo su conocimiento y experiencia en el campo, del mismo modo por el aporte de recomendaciones las cuales fueron de gran ayuda para el desarrollo del trabajo de grado. A la Empresa Movitronic S.A.S. Por proporcionarnos la información adecuada para el abordaje de la presente investigación. Por tal motivo deseamos manifestar nuestra mayor gratitud, por ser gran ayuda en el desarrollo de cada uno de los objetivos propuestos y en el cumplimiento del proyecto.

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RESUMEN La presente propuesta de mejoramiento busca diseñar dos modelos que sean posibles implementar en el área de almacenamiento y gestión de inventarios de la empresa Movitronic S.A.S en el municipio de Pereira. Con el propósito de aumentar los niveles de productividad en las áreas anteriormente mencionadas de la organización. Por medio de la investigación se caracterizó el proceso, se procedió con el diagnóstico y posteriormente se identificaron las causas probables de los problemas, dando como resultado un acercamiento al estado actual de estas dos áreas. Por último, se analizó la literatura disponible y citada en la bibliografía, para que en conjunto con los conocimientos adquiridos a lo largo del pregrado se pudiese brindar y proponer las soluciones a la problemática encontrada dentro de la organización y que esas fueran tangibles para ellos respecto al sistema de almacenamiento e inventarios con el fin de mejorar la logística interna de Movitronic S.A.S. Palabras Claves: LOGÍSTICA, CADENA DE SUMINISTRO, LOGÍSTICA INTERNA, MEJORA CONTINUA, CALIDAD, PRODUCTIVIDAD, MEJORAMIENTO, INVENTARIOS, ALMACENAMIENTO.

ABSTRACT

The following improvement proposal seeks to design two models that can be implemented in the storage and inventory management area of the company Movitronic S.A.S in the municipality of Pereira. In order to help increase productivity levels in the aforementioned areas of said company. Through research, the

process was characterized, a diagnosis was made, and problems were identified, resulting in the current state of these two areas. Lastly, all available literature was analyzed in order to provide and propose possible solutions to the problems encountered within the organization regarding the storage system and inventory system in order to improve its internal logistics. Keywords: LOGISTICS, SUPPLY CHAIN, INTERNAL LOGISTICS, CONTINUOUS IMPROVEMENT, QUALITY, PRODUCTIVITY, IMPROVEMENT.

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 14 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................... 15 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................. 16 1.1 Descripción del problema ................................................................................... 16

1.2 Planteamiento del problema ............................................................................... 16 1.3 Formulación del problema .................................................................................. 17 1.4 Delimitación de la Investigación ......................................................................... 17 1.4.1 De espacio ...................................................................................................... 17 1.4.2 De tiempo ........................................................................................................ 17 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................. 18 2.1 Objetivo General ................................................................................................ 18 2.2 Objetivos Específicos ......................................................................................... 18 2.2.1 Diagnosticar el sistema de almacenamiento e inventarios de la empresa MOVITRONIC SAS. ................................................................................................. 18 2.2.2 Priorizar los hallazgos encontrados sujetos a mejoramiento en el área de almacenaje y sistema de inventarios de acuerdo al diagnóstico efectuado. ............. 18 2.2.3 Diseñar un modelo de almacenamiento para la empresa MOVITRONIC SAS.18 2.2.4 Diseñar un sistema de inventarios para la empresa MOVITRONIC SAS. ....... 18 3. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................... 19 3.1 Marco Conceptual .............................................................................................. 19 3.2 Marco Teórico .................................................................................................... 20 4. DISEÑO METODOLOGICO ................................................................................. 24

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4.1 Tipo de Investigación ......................................................................................... 24 4.2 Metodología de la investigación ......................................................................... 24 4.3 Fuentes y técnicas de investigación ................................................................... 24 5. DESARROLLO .................................................................................................... 26 5.1 Diagnóstico del Sistema de Almacenamiento e Inventarios de la Empresa MOVITRONIC SAS .................................................................................................. 28 5.1.1 Diagnóstico al modelo de almacenamiento actual ........................................... 28 5.1.2 Diagnóstico al sistema de inventarios actual ................................................... 35 5.1.3 Análisis de sistema de inventarios actual ........................................................ 39

5.2 Priorizar los hallazgos encontrados sujetos a mejoramiento en el área de almacenaje y el sistema de inventarios de acuerdo con el diagnóstico efectuado.... 40 5.2.1 Priorización al sistema de inventarios ............................................................. 40 5.2.2 Priorización al sistema de almacenamiento ..................................................... 44 5.3 Propuesta modelo de almacenamiento para la empresa MOVITRONIC SAS .... 46 5.4 Propuesta modelo sistema de inventarios para la empresa MOVITRONIC SAS 53 5.4.1 Ingreso de artículos mediante invoice , facturas o remisiones ......................... 54 5.4.2 Salida de artículos del sistema de inventarios o kardex .................................. 55 5.4.3 Control de inventarios ..................................................................................... 57 5.4.4 Código de barras ............................................................................................. 58 5.4.5 Gestión de las existencias en inventario.......................................................... 60 5.4.6 Conteos aleatorios / cíclicos por categorización de inventario ABC................. 62 5.4.7 Conciliar inventario .......................................................................................... 64 5.4.8 Método ABC .................................................................................................... 65 5.5 INDICADORES DE ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS .............................. 67

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6. CONCLUSIONES ................................................................................................ 69 7. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 69 REFERENCIAS ....................................................................................................... 73

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LISTA DE FIGURAS

Fig.1. Ubicación Movitronic S.A.S [1] ....................................................................... 17

Fig. 2. Organigrama ................................................................................................. 27

Fig. 3. Plano de distribución del área de la bodega, incluyendo almacén, elaborado

en AutoCAD ............................................................................................................. 29

Fig. 4. Plano de distribución del área de la bodega primer piso, incluyendo equipos

sin reparar y cajas sin estar en estanterías, elaborado en AutoCAD ........................ 30

Fig. 5. Plano de distribución del área de la bodega segundo, cajas sin estar en

estanterías, elaborado en AutoCAD ......................................................................... 30

Fig. 6. Bodega almacenamiento repuestos .............................................................. 32

Fig. 7. Estanterías primer piso ................................................................................. 32

Fig. 8. Estanterías primer piso ................................................................................. 33

Fig. 9. Software Avansis .......................................................................................... 38

Fig. 10. Gráfico Pareto Causa – efecto inventarios .................................................. 41

Fig. 11. Diagrama espina de pescado sistema de inventarios .................................. 42

Fig. 12. Pareto Causa – efecto almacenamiento ...................................................... 44

Fig. 13. Diagrama espina de pescado almacenamiento ........................................... 45

Fig. 14. Código RGB: 0 143 57, Denominación: Verde puro [25] ............................. 47

Fig. 15. Código RGB: 255 255 0, Denominación: Amarillo puro [26] ........................ 47

Fig. 16. Código RGB: 255 0 0, Denominación: Rojo [27] ......................................... 48

Fig. 17. Almacenamiento caótico ............................................................................. 49

Fig. 18. Eje x: representación existencias, Eje Y: representación ventas [29] .......... 50

Fig. 19. Rotación ventas mensuales ........................................................................ 50

Fig. 20. Categorización A, B, C para estantería ....................................................... 52

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Fig. 21. Marcación por estanterías [30] .................................................................... 52

Fig. 22. Demarcación de estanterías [24] ................................................................. 53

Fig. 23. Programa avansis ....................................................................................... 54

Fig. 24. Factura de venta ......................................................................................... 55

Fig. 25. Traslado de mercancía................................................................................ 56

Fig. 26. Salida de requisición ................................................................................... 57

Fig. 27. Código de barras [31] .................................................................................. 59

Fig. 28. Lector código de barras [32] ........................................................................ 60

Fig. 29. Canastilla con separadores ......................................................................... 61

Fig. 30. Conteos aleatorios [33] ............................................................................... 62

Fig. 31. Ejemplo de informe generado para clasificación por costos ........................ 66

Fig. 32. Ejemplo Valorización total ........................................................................... 66

Fig. 33. Ejemplo Participación porcentual ................................................................ 66

Fig. 34. Ejemplo Porcentaje acumulado ................................................................... 66

Fig. 35. Ejemplo Agrupación de repuestos según criterio definido ........................... 66

Fig. 36. Ejemplo Categorización por costos ............................................................. 67

Fig. 37. Recomendación estantería convencional primer piso ................................. 69

Fig. 38. Recomendación estantería con canastillas segundo piso ........................... 70

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Check list almacenamiento ........................................................................ 34

Tabla 2. Diagnóstico al sistema de almacenamiento ............................................... 34

Tabla 3. Diagnóstico al sistema de inventarios ........................................................ 36

Tabla 4. Desabastecimiento de repuestos ............................................................... 41

Tabla 5. Tabla almacenamiento ............................................................................... 44

Tabla 6. Medidores de desempeño o KPI´s ............................................................. 68

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LISTA DE ECUACIONES

Ecuación 1 Para repuestos clasificados como A Verde: ......................................... 51 Ecuación 2 Para repuestos clasificados como B Amarillo: ...................................... 51 Ecuación 3 Para repuestos clasificados como C Rojo: ........................................... 52

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad se puede notar como el mercado es cada día más exigente con las organizaciones que están intentando obtener una posición dominante en su nicho de mercado objetivo, teniendo en cuenta sobre todo la globalización presente en todos los sectores económicos. Por ejemplo, la automatización de los procesos productivos, los altos estándares de calidad en las manufacturas y en la prestación de los servicios intangibles. Esta situación no es ajena al sector empresarial comercial y por este motivo las empresas buscan cada día mejorar más sus procesos a través del uso eficiente de todos los recursos que poseen, también del mismo modo considerando el nivel de competitividad que puedan tener las empresas de su mismo sector. Por este motivo es esencial desarrollar proyectos que ayuden a la reducción de costos, minimizar la respuesta al cliente, mejorar su satisfacción y mejorar la productividad de las compañías. Por esta razón, se hace necesario mejorar el proceso logístico y de inventarios en la empresa Movitronic SAS, la cual se dedica a la comercialización de equipos deportivos y por también a la venta de repuestos de dichos equipos; al encontrar, por medio de el diagnostico, que no tienen definido un sistema de inventarios o un sistema de almacenamiento, se vuelve imperativo el desarrollar un proyecto que ayude a subsanar estas problemáticas y como consecuencia mejorar el servicio post venta de la empresa. En consecuencia, se estudian modelos existentes que ayuden a diseñar híbridos que se adapten a las características y particularidades de la empresa y por último recomendar algunos indicadores de desempeño o KPI´S que contribuyan a medir el rendimiento de los procesos y por ende controlar en mayor medida las decisiones inherentes a ellos.

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JUSTIFICACIÓN La investigación ofrece una propuesta que pretende mejor al sistema de almacenamiento actual de repuestos en la empresa Movitronic SAS, por lo cual se realizara un análisis de los diferentes métodos de almacenamiento que existen en la actualidad y cuál de ellos es mejor de acuerdo con la naturaleza de la compañía. La meta de todas las empresas que están en la búsqueda del aumento de su productividad y crear ventaja en cuanto a la competitividad, el diseñar sus instalaciones de una manera eficiente se convierte en un elemento esencial para llegar a esos objetivos , es por este motivo que se hace necesario aplicar métodos existentes de distribución planta, de control y salida de inventarios, los cuales ayudarían a reducir los tiempos de respuesta a los cliente minimizando su insatisfacción, ayudando a reducir los espacios innecesarios en bodega y por ende la reducción de costos para almacenarlos. Por otro lado, es necesario aplicar estos métodos ya que ayudan a reducir considerablemente la perdida de repuestos, su deterioro y los tiempos de inventario para cotejar las unidades físicas con las del Kardex manual o del software contable que utilice dicha empresa para inventarios. Si una empresa en la actualidad dirige su logística interna de una manera correcta, esto puede ser un sello diferenciador frente a su competencia, ya que esta podrá dar solución de manera más rápida a cualquier requerimiento que se le sea asignado, logrando un posicionamiento mayor y siendo más competitiva frente al mercado. El que la empresa se haga un auto diagnóstico se vuelve algo imprescindible para poder reconocer todos los errores que están cometiendo diariamente en la manera que realizan las actividades logísticas de sus repuestos. Esto ayuda a tomar decisiones para poder efectuar medidas de control, no seguir cayendo en ellas e impedir que estas afecten la capacidad de satisfacción al cliente. Por tal motivo se desea brindar una nueva propuesta al sistema de control de inventarios y almacenamiento actual de repuestos de la empresa Movitronic SAS, la cual ayude a la disminución de los costos asociados al almacenamiento y aumente o mantenga los niveles de satisfacción al cliente.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Descripción del problema

En las empresas que comercializan equipos para gimnasios y tienen una parte de ellas dedicada al servicio al cliente en la cual se debe manejar inventario de repuestos, la mayoría de ellas tiene problemas al momento de controlar la entrada y salida de estos. La mayoría de las empresas empiezan siendo establecimientos comerciales muy pequeños, donde solo se cuenta al inicio con una sala de ventas pequeña y un cuarto donde se almacenan las pocas unidades de equipos y repuestos que se deben de tener en stock. A medida que la empresa va creciendo, se van ampliando las locaciones y se empieza a alquilar bodegas donde se puedan almacenar los equipos o repuestos que se necesiten para prestar un servicio post venta; pero no adoptan un sistema de almacenamiento definido, sólo se concentran en mantener actualizado las cantidades de referencias de equipos disponibles, ya que esto es lo que genera más utilidad para las empresas; pero dejan de un lado toda la parte de los repuestos, sin saber que esto es una parte vital para prestar un servicio al cliente eficiente y con calidad, lo cual conlleva a futuras nuevas compras. La empresa Movitronic SAS actualmente cuenta con una bodega de repuestos la cual no le permite almacenar las partes de una manera apropiada, afectando los procesos de almacenamiento y el aprovechamiento del espacio. Por otro lado, cuando un cliente de la misma ciudad o a nivel nacional llama para solicitar la información sobre un repuesto en específico, no se tiene una respuesta de manera inmediata, ya que en la mayoría de los casos las unidades que aparecen en el kardex manual o computarizado no coinciden con las unidades físicas; entonces se ven obligados a desplazarse para realizar una verificación física del repuesto. Todo este se traduce en pérdida de tiempo, el cual podría invertirse en otra actividad que lo requiera. La mayoría de las empresas que se dedican a esta actividad tienen un sitio o espacio para el almacenaje de los repuestos, pero no lo hacen de una manera adecuada, debido a los espacios insuficientes, ubicación de artículos de manera desordenada o estanterías las cuales no están diseñadas para esta clase de producto, lo que provoca pérdidas, daños y deterioro de la mercancía. Muchos de los repuestos de gran volumen o de un peso significativo, son ubicados en las partes altas de las estanterías, siendo un problema de seguridad tanto para las personas encargadas de bodega. También se puede identificar que no se tiene clara la cantidad exacta a solicitar de un repuesto a un proveedor debido a la no actualización permanente del inventario; esto conlleva a un aumento en los costos de almacenamiento en algunas referencias con sobre stock. También el no tener un stock de seguridad para cubrir la demanda de cierta referencia, los clientes pueden verse afectados creando así insatisfacción y una falta de confianza en la marca.

1.2 Planteamiento del problema

Con la propuesta de mejora al sistema de almacenamiento e inventarios se pretende aumentar los niveles de productividad en el almacén de repuestos de la empresa Movitronic SAS, la cual actualmente está siendo afectada principalmente por el desabastecimiento de algunos repuestos, el sobre stock de otros y por la mala

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acomodación de estos en el área de almacén. También por la falta de tener políticas de inventario y almacenamiento bien definidos dentro de la organización.

1.3 Formulación del problema

¿Cómo mejorar el sistema de almacenamiento y control de inventarios de la empresa Movitronic SAS?

1.4 Delimitación de la Investigación

1.4.1 De espacio

La propuesta de mejora al sistema de almacenamiento e inventarios será realizada como proyecto de grado en el almacén de repuestos de la empresa Movitronic SAS. El almacén de repuestos de la empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Pereira, departamento de Risaralda, más exactamente en la calle 41 # 11-29. Fig.1. Ubicación Movitronic S.A.S [1]

Movitronic SAS es una empresa que se dedica a la importación, comercialización, suministro y mantenimiento de equipos para el acondicionamiento físico, rehabilitación física e infraestructura deportiva en Colombia.

1.4.2 De tiempo La propuesta de mejora se empezó a establecer desde el primer semestre del año 2019 y se deberá culminar en el primer semestre del año 2020 con la presentación de la propuesta de mejoramiento.

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2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 Objetivo General

Realizar una propuesta de mejoramiento del sistema de almacenamiento y control de inventarios para la empresa MOVITRONIC SAS.

2.2 Objetivos Específicos

2.2.1 Diagnosticar el sistema de almacenamiento e inventarios de la empresa MOVITRONIC SAS.

2.2.2 Priorizar los hallazgos encontrados sujetos a mejoramiento en el área de almacenaje y sistema de inventarios de acuerdo al diagnóstico efectuado.

2.2.3 Diseñar un modelo de almacenamiento para la empresa MOVITRONIC SAS. 2.2.4 Diseñar un sistema de inventarios para la empresa MOVITRONIC SAS.

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3. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 Marco Conceptual

Se entiende que, para el desarrollo del proyecto, y el asentamiento de sus bases, es importante un lenguaje común, y se encontró que de manera particular se debe tener especial claridad en los siguientes conceptos: Logística: se encargará del diseño y gestión del flujo de información y de materiales entre los clientes y proveedores (distribución, fabricación, aprovisionamiento, almacenaje, transporte, etc.). Con el objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo coste posible y según la calidad y servicios predefinidos para ofrecer a nuestros clientes Casanova & Cuatrecasas, 2003 [2]. Inventarios: Según Ballou [3], los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa. Almacenamiento: Comporta las decisiones asociadas tales como la determinación del espacio requerido, el diseño y la configuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior. Es una actividad que añade valor al producto Casanova & Cuatrecasas, 2003 [2]. El Almacenamiento se define, según Navascués Y Gasca [4] como la función logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos mercados, al tiempo que, en colaboración con la función de regularización, ajusta la producción a los niveles de demanda y facilita el servicio. Almacén: Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén. Esta optimización de espacios tiene como objetivo la facilitación del desarrollo de las actividades y para ello, la zonificación del almacén resulta necesaria. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas: Bodega: es un espacio donde se almacenan mercancías, ya sea materia prima, producto semiterminado o producto terminado en espera de lo que será su siguiente proceso. Actualmente la tecnología y el desarrollo de software brindan una gran variedad de formas para la organización y comunicación en estos espacios. Cadena de abastecimiento: Proceso de unir a las compañías proveedoras y usuarias. Desde la consecución de la materia prima, hasta el consumo final del producto terminado. Son las funciones al interior y al exterior de la compañía, que permiten que la cadena de valor fabrique productos y provea servicios para el consumidor R. Muñoz y L. Mora [5]. Conceptos Según Norma Técnico Colombiana NTC- ISO 9000 – ICONTEC [6] Producto: se define como “resultado de un proceso”. Proceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados". Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Capacidad: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. Competencia: aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

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Gestión de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Control de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. Mejora de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Eficacia: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Conformidad: cumplimiento de un requisito. No conformidad: incumplimiento de un requisito. Defecto: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

3.2 Marco Teórico

La logística es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes.[3] Para Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la logística es "una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes”. [7] La logística es un conjunto de actividades funcionales (transporte, control de inventarios, etc.) que se repiten a lo largo del canal de flujo, mediante las cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor para el consumidor, según Ballou [3] dado que todas estas actividades no se pueden realizar en un mismo lugar, puesto que todas las fuentes que lo integran se encuentran en diferentes sectores, pasamos a un nuevo término el cual se denomina cadena de suministro, el cual ayuda a controlar que todas estas actividades se integren y logren un objetivo en común. Para Chopra y Meindl [8] una cadena de suministro se compone de todas las partes involucradas, directa o indirectamente, para satisfacer la petición de un cliente. La cadena de suministro incluye no sólo al fabricante y los proveedores, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (menudeo), e incluso a los clientes mismos. Para Ballou [3] la cadena de suministro contribuye en la planeación, organización y control de actividades como (transportación, mantenimiento de inventarios, procesamiento de pedidos, compras, almacenaje, manejo de materiales, embalaje, estándares de servicio y producción) los cuales son elementos claves para obtener el éxito en la administración de cualquier organización. Para Bowersox, Closs, Cooper [9] la administración de la cadena de suministro es la colaboración entre las empresas que persiguen un posicionamiento estratégico común y pretenden mejorar su eficiencia operativa. También nos dice que Las operaciones de la cadena de suministro requieren procesos administrativos que

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abarcan las áreas funcionales de las empresas individuales y vinculan a los socios comerciales y a los clientes a través de los límites de la organización. Siguiendo de manera continuada, la cadena de suministro abre paso al siguiente al momento dentro del transcurso de un proceso productivo denominado logística interna o logística de planta. Para Casanovas y Cuatrecasas [2] la logística interna o el subsistema de transformación es aquel en el que tiene lugar la manufactura o transformación de los materiales en la fábrica o planta. Comprende la realización del acoplamiento de elementos y componentes, así como el almacenamiento de los productos acabados con la finalidad de que estén disponibles en óptimas condiciones para su distribución. En este eslabón se tiene en cuenta todo el proceso de transformación de la materia prima: el inventario que llega a la empresa y que se mantiene en unos almacenes y se transporta en el interior de la empresa, de ahí se pasa al proceso de transformación y al final queda como inventario de producto terminado que de la misma forma se almacena en las bodegas de la empresa. Según Bowersox, Closs, Cooper [9] la logística existe para desplazar y posicionar el inventario con el fin de lograr los beneficios deseados de tiempo, lugar y posesión al costo total más bajo. El inventario tiene un valor limitado hasta que se posiciona en el momento correcto y en el lugar adecuado para apoyar la transferencia de la propiedad o la creación de valor agregado. El objetivo general de la logística interna es disponer elementos como la distribución en planta que incluye determinar la ubicación de los departamentos, de las estaciones de trabajo, de las máquinas y de los puntos de almacenamiento de una instalación productiva de manera que se asegure un flujo continuo de trabajo (en la fábrica) o un patrón específico de tráfico (en una organización de servicios). [10] Un elemento fundamental dentro de un proceso logístico es el control de inventarios y manejo apropiado de almacenes. La historia de los inventarios comienza en la antigüedad, debido a que las personas y los pueblos se veían en la necesidad de almacenar sus cosechas con el fin de prepararse para las épocas de escases, por ejemplo, con el cambio de estaciones donde había momentos donde no se podía sembrar ninguna semilla. El tener que repartir todo este producto después de manera equitativa, hacía que las personas tuvieran que idear métodos de control que les hicieran más fácil el poder realizar dicho procedimiento. Según el Profesor Ronald H. Ballou [3], el inventario es: “Acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y producto terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de distribución y de logística de una empresa. Los inventarios se hayan con frecuencia en lugares como almacenes, patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo”. El inventario generalmente, es el mayor activo en el balance de una empresa y por consiguiente, los costos generados por los inventarios representan uno de los mayores características de estas, del mismo modo cuando se evalúan las cuentas relacionadas con los inventarios- como forma básica- están presentes los siguientes componentes: Inventarios inicial, Compras, Devoluciones en Compras, Gastos de Compras ,Ventas, Devoluciones en Ventas, Mercancías en Tránsito, Mercancías en Consignación e Inventarios final. [11]

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La gestión de inventarios según Lou E. Pelton [12], tienen como objetivo principal proporcionar la disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda, el poder tener disposición de estos inventarios conlleva a manejarlos apropiadamente y a minimizar los costos de almacenamiento teniendo como prioridad satisfacer las necesidades del cliente. Un elemento muy importante el cual hace parte de la logística es la gestión de los almacenes, debido a que el manejo adecuado de este ayuda a reducir los costos de transporte y producción, es por lo que es más que apropiado traer a colación las teorías inherentes a él. El almacenamiento integra las decisiones asociadas tales como la determinación del espacio requerido, el diseño y la configuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior. Es una actividad que añade valor-tiempo al producto. [2] Por otra parte, el verdadero valor del almacenamiento está en atender el producto en el momento oportuno y el lugar correcto. Es decir, el almacenamiento provee la utilidad del tiempo y el lugar necesario para que una empresa cumpla con sus objetivos de servicio. [13] Las razones por las que se almacenan productos a lo largo de una cadena son: la regularidad del suministro, seguridad, su uso como inventarios estacionales estratégicos o comerciales. [14]. Además, es importante porque recoge aquellas actividades que permiten mantener inventario para la preparación de pedidos. [15] De igual modo es muy importante que las organizaciones se apoyen de métodos, sistemas o filosofías que les ayuden a mejorar sus procesos, aumentar la rentabilidad de sus operaciones y aumentar sus ventajas competitivas frente a sus competidores, por este motivo es de vital importancia tener unas bases sólidas para lograr este objetivo. Siguiendo la misma línea, una herramienta fundamental para un proceso logístico es la mejora continua, ya que es una herramienta en búsqueda de la calidad total, es por esto que se puede decir que es: Una de las filosofías que se pueden implementar en las empresas definiéndose como: “la política de mejorar constantemente y en forma gradual el producto, estandarizado los resultados de cada mejoría lograda. Esta política se hace posible, partiendo de estándares establecidos, y ayuda a alcanzar niveles cada vez más elevados de calidad”. [16] También se encuentra el termino mejora continua, pero refiriéndose específicamente a los métodos KAIZEN que se define como la filosofía japonesa que hace referencia a la capacidad que poseen todas las personas de una organización para identificar y llevar a cabo oportunidades de mejora en los procesos, y todo ello realizado de manera continua. [17] La mejora continua ayuda a que los sistemas no se queden estáticos y una vez que se hayan establecido. Una de las famosas leyes de Parkinson es que una organización, una vez que construye su estructura, inicia su declinación. Dicho en otras palabras, debe existir un esfuerzo continuo de mejoramiento inclusive para mantener el statu quo. Cuando faltan tales esfuerzos, la declinación es inevitable. En consecuencia, aun cuando una innovación forma un estándar revolucionario de desempeño alcanzable, el nuevo nivel de desempeño declinara, a menos de que el estándar sea refutado y mejorado constantemente. En esta forma, siempre que se logre una innovación debe ser seguida por una serie de esfuerzos KAIZEN para mantenerla y mejorarla. [18]

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Otro concepto muy importante es la calidad referente a cualquier proceso productivo o de prestación de servicios. La calidad se aplicaba desde la antigüedad, sin que las civilizaciones que lo hacían siquiera hubieran acuñado el término, está ya se aplicaba desde Mesopotamia, donde se ejecutaba la ley del talión, que se refiere a una clase de principio de justicia retributiva en el cual las normas designaban un castigo congruente a un crimen o violación de la ley que se hubiese cometido, obteniéndose de alguna forma reciprocidad. La calidad también era aplicada por los fenicios y egipcios al momento de realizar todas sus construcciones o fabricación de murales, en estudios realizados se evidencian la práctica de mediciones e inspecciones a al momento de realizar sus obras; También en estudios se ha podido evidenciar el uso de cordel en la civilización Maya para realizar las mediciones y construcción de sus ciudades. Los estudios como tal sobre la calidad se comenzaron a realizar en la década de 1930, antes de la segunda guerra mundial, la calidad no fue la mejor desde sus inicios, pero se hicieron los primeros avances para lograr que ésta empezara a tomar fuerza. Al estudiar la calidad desde cualquier punto siempre conlleva compromisos para referirse a los llamados cinco grandes de la calidad, ellos son William Eduards Deming, Joseph M. Juran, Armand V. Feigenbaum, Kaoru Ishikawa y Philip B. Crosby. Otros estudiosos han surgido después de ellos, pero estas cinco personas son las que han logrado tener mayor relevancia. P. B. Crosby, (1996). La define como el cumplimiento de normas y requerimientos precisos, la calidad es ajustarse a las especificaciones. Su lema es "hacerlo bien, a la primera vez y conseguir cero defectos”, confirmando que la calidad está basada en cuatro principios absolutos: cumplimiento de requisitos, sistema de prevención, su estándar de realización es cero defectos y su medida es el precio del incumplimiento. Para J. M. Juran, (1993). Calidad es el conjunto de características que satisfacen las necesidades de los clientes, además calidad consiste en no tener deficiencias. La calidad es "la adecuación para el uso, satisfaciendo las necesidades del cliente". E.W. Deming, (1989). Calidad es el grado predecible de uniformidad y fiabilidad a un bajo costo y que se ajuste a las necesidades del mercado. La calidad no es otra cosa más que "una serie de cuestionamiento hacia una mejora continua". Según la NC/ISO9000:2005: Es el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. [19]

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4. DISEÑO METODOLOGICO

4.1 Tipo de Investigación

Para poder medir el estado actual de la empresa, se realizará un estudio de tipo exploratorio y descriptivo con el cual se pretende identificar las características y rasgos importantes del objeto de investigación. Se utilizarán técnicas estadísticas específicas de recolección de datos, que serán acompañados con el método de observación, para obtener un conocimiento directo de la situación actual de la bodega de repuestos.

4.2 Metodología de la investigación

Se utilizarán los siguientes métodos de investigación: • El estudio se considera de tipo exploratorio, ya que se apoyará en el conocimiento

que poseen los investigadores sobre los inconvenientes que existen en la empresa Movitronic SAS en cuanto a la gestión de inventarios y almacenamiento, Como lo define Hernández Sampieri [20] “cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes”. ya que no se cuenta con estudios sobre el tipo de producto que comercializa la empresa; además se basará en estudios realizados por otros investigadores en cuanto a inventarios y almacenamiento.

• El proyecto de investigación que se realizara será de corte descriptivo según Tamayo y Tamayo M. [20] la Investigación Descriptiva “Comprende la descripción, registro, análisis, e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos”, esta nos ayuda a identificar las características y rasgos importantes del objeto de investigación con el propósito realizar el diagnostico actual de la empresa en lo referente a inventarios y almacenamiento.

• En este estudio se utilizará el método de observación ya que al “Observar supone una conducta deliberada del observador, cuyos objetivos van en la línea de recoger datos en base a los cuales poder formular o verificar hipótesis” [22], pues se desea enseñar las causas del mal almacenamiento en algunos de los repuestos en la bodega y la deficiencia en el control del inventario.

• También se utilizará el método de análisis, debido a que podemos considerar el análisis como la descomposición de un todo en sus partes.[23]

• Método estadístico: Se realizará una encuesta a los operarios o encargado de logística, los cuales tienen contacto día a día con los repuestos, ya que ellos pueden tener información valiosa que una persona ajena al proceso no puede notar; esto ayuda a poder identificar todos los procedimientos o normas que se estén infringiendo referente a la logística interna y así poder investigar la documentación que pueda ayudar a solucionarlos. Este método nos ayudará a tener cifras correctas de nuestro objeto de investigación sobre los costos implicados en cada actividad y rasgos importantes de la investigación.

4.3 Fuentes y técnicas de investigación

• Observación como técnica en la recolección de datos.

• Revisión de literatura en internet, con el fin de obtener la información más actualizada, y encontrar la alternativa o modelo más viable que responda a las necesidades de la empresa.

• Entrevista realizada al personal que tenga relación directa con el manejo de los inventarios.

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• Análisis de los indicadores de la administración y control de inventarios.

• Investigar diferentes sistemas de inventarios los cuales puedan ayudar a la solución del problema, se podrá identificar los mejores métodos que vayan acorde a las características de los repuestos y su rotación, con el fin de agilizar los tiempos de respuesta y disminución de costos.

• Una vez identificado el sistema de almacenamiento ideal para la empresa bajo una serie de estudios anteriormente hechos, se propondrá a la empresa con el fin de que puedan ver los resultados de como poder reducir los costos y mejorar su sistema de inventarios.

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5. DESARROLLO

Para realizar el diagnóstico del sistema de almacenamiento y control de inventarios de la empresa Movitronic SAS en la ciudad de Pereira, primero debemos entrar en contexto de la empresa para conocer su historia, su misión y como está organizada. Es por esto que se inicia con una pequeña presentación de la empresa en mención. Historia Movitronic SAS es una empresa con más de 15 años de tradición en el mercado y 30 años de experiencia en el sector de comercialización de quipos para gimnasio, cuenta con la línea hogar, semiprofesional y profesional, máquinas para rehabilitación y gimnasios al aire libre. Es la única empresa del sector que cuenta con una línea de equipos amigables con el medio ambiente y tecnología Ecopower. Con completa variedad de productos con la mejor relación calidad precio del mercado colombiano. Red comercial con más de 20 puntos de venta a lo largo y ancho del territorio nacional. Red de prestación de servicio técnico en las principales ciudades del país, con mano de obra calificada a nivel nacional e internacional. Asesoran todas las fases necesarias para realizar su proyecto de creación de un gimnasio. Ofrecen contrato de mantenimiento durante toda la vida útil de los equipos y la posibilidad de retoma de equipos para instalar nuevos. Misión Satisfacer las necesidades del mercado colombiano en el equipamiento para el acondicionamiento físico, rehabilitación física e infraestructura deportiva en Colombia, ofreciendo equipos de óptima calidad y alta tecnología, que con el uso apropiado contribuyen al mejoramiento de la salud, bienestar y calidad de vida a los usuarios. Estamos comprometidos en la realización de los procesos de importación, comercialización, suministro y mantenimiento de equipos logrando la satisfacción de sus clientes con la mejor relación costo - beneficio, para lograrlo los procesos realizados en MoviFit cuentan con estándares de calidad definidos para el desarrollo de la mejora continua y personal altamente calificado. En la Fig. .2. Podemos observar el organigrama de la empresa Movitronic S.A.S.

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Fig. 2. Organigrama

Abastecimiento Los pedidos de mercancía hacia los proveedores son realizados directamente por el gerente en la ciudad de Bogotá y por el subgerente de la empresa en la ciudad de Pereira, dependiendo el tipo de producto y manejo de proveedores que se halla acordado entre las dos partes. En los equipos para gimnasia (elípticas, trotadoras, bicicletas, etc.…) independiente a la rama a que pertenezcan, los pedidos se realizan en base a la rotación de meses anteriores, competencia o agotados por recomendación de la directora comercial de la empresa, no se evidencia ningún método de pronóstico de pedido para prever la demanda. Por otro lado, el pedido de los repuestos a solicitar se realiza en base a las unidades de equipos que se van a importar y el costo total del pedido, el total puede variar

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entre 1.5 % y 2 % dependiendo del proveedor. Para pedir las unidades de cada referencia de repuestos se realiza básicamente al tanteo o experiencia del director de servicio técnico, el cual observa que posibles piezas se pueden dañar con más frecuencia y realiza la lista para solicitarlos al proveedor con previa autorización del gerente o subgerente de la empresa. En este caso tampoco se evidencia la utilización de ningún método de pronóstico para prever la demanda. Una vez se realice el pedido y este haya llegado a nuestro país, la mayoría de los pedidos llegan por el puerto marítimo de Buenaventura, posteriormente la mercancía llega al depósito aduanero en la ciudad de Pereira. El área de contabilidad revisa si se puede realizar la nacionalización total o parcial de la mercancía de acuerdo con el flujo de caja que exista en el momento o requerimientos del área comercial. Cuando no hay suficiente flujo de caja se realizan 2 nacionalizaciones parciales máximas de mercancía, ya que la Dian da máximo 60 días para la nacionalización completa de la mercancía que llega en un contenedor o de lo contrario se hace aprensión de ésta. Cuando se realiza la nacionalización de manera parcial, los repuestos se nacionalizan en el segundo lote. Antes de nacionalizar se realiza un reconocimiento a la mercancía y los repuestos, después estos son llevados a la bodega de los equipos para ser revisada tanto en cantidad de unidades como en costo por artículo del pedido, esto se hace para verificar que concuerden con los del documento llamado invoice para dar su aprobación correspondiente e ingreso al inventario de la empresa, esta función es realizada por la auxiliar de inventarios. Después esta misma persona procede a marcar las cajas con el correspondiente SKU o código numérico con el cual fue ingresado al software con el cual controlan los inventarios llamado Avansis, después se realiza la correspondiente lista de precios con los márgenes predispuestos por la empresa y se envía para ser aprobada por la gerencia; posteriormente es enviada al director de servicio técnico para que este los pueda comercializar. Inmediatamente se procede a traducir la referencia del repuesto para que pueda ser identificado de ahora en adelante por los empleados de la empresa. Después los repuestos son trasladados a la bodega de partes para ser ubicados en su correspondiente estantería o canastilla anteriormente dispuesta para poderlos almacenar.

5.1 Diagnóstico del Sistema de Almacenamiento e Inventarios de la Empresa MOVITRONIC SAS

5.1.1 Diagnóstico al modelo de almacenamiento actual

La empresa cuenta con un espacio en la bodega para almacenar los repuestos de 72.384 m² y con una altura de 8 m de altura, Los pasillos de acceso tienen la siguiente medida: 1 m para poder circular las personas que alistan los pedidos.

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Fig. 3. Plano de distribución del área de la bodega, incluyendo almacén, elaborado en AutoCAD

La bodega tiene un espacio adicional de 47.04 m² en los cuales también son almacenados temporalmente los equipos que presentan falla y son recogidos para revisar por garantía, también equipos que han sido devueltos por clientes ya que no se ha podido identificar los componentes que están fallando y poderlos reparar para que funcionen nuevamente, igualmente se agrupan equipos que han quedado incompletos por extraerles piezas para cubrir garantías de equipos que han sido vendidos o han necesitado reparación y que por no haber disponibilidad en inventario al momento para solucionar el caso se deben de quedar faltos de dicha parte. En las siguientes 2 imágenes se puede observar los equipos que están pendientes por reparar pintados de un color rojo, también hay unos cuadros de este mismo color, los cuales simbolizan todas las cajas que había en el piso, sin tener ningún tipo de organización.

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Fig. 4. Plano de distribución del área de la bodega primer piso, incluyendo equipos sin reparar y cajas sin estar en estanterías, elaborado en AutoCAD

Fig. 5. Plano de distribución del área de la bodega segundo, cajas sin estar en estanterías, elaborado en AutoCAD

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Al realizar la visita a la empresa y aplicar el instrumento de medición o check list a la persona encargada de inventarios, se evidencia que esta no cuenta con un espacio señalizado que sea adecuado para realizar el packing y picking al momento de realizar el alistamiento de los pedidos. El no tener un espacio adecuado para realizar estas actividades la empresa puede incurrir en errores como:

• Reenvíos de mercancía por despachos mal realizados.

• Costos por gestión de devoluciones.

• Pérdida de clientes debido a demoras en los despachos.

• Maltrato de mercancía por no tener un lugar apropiado para su alistamiento.

• Retraso en los despachos por no tener un espacio demarcado y se pueda mezclarse con piezas de bodega o taller. La bodega está compuesta por dos niveles, el primer nivel o inferior está formado por estantería de tipo selectiva o convencional cada una con su estiba correspondiente en la cual se almacena todos los repuestos que deben estar empacados en cajas ya sea por su volumen, peso, material o característica particular de la parte. La estantería está compuesta por 3 estanterías de un solo cuerpo, pero ya que los repuestos en ocasiones no ocupan todo el espacio de la estiba, se pueden almacenar repuestos a ambos lados; por este motivo se tienen acceso a cada lado de cada estantería. Teniendo en cuenta que las cajas de los repuestos no son todas iguales, no tienen la misma forma, peso o volumen, hace que generen desplomes de las cajas causando aplastamiento en las mismas, por lo que se puede observar que no se está almacenando de manera correcta. El no tener la mercancía una buena acomodación también causa que al momento de identificar una referencia de un repuesto en especial no se pueda localizar, causando que se aumenten los tiempos de respuesta haca los clientes que están necesitando con urgencia dicha pieza para cubrir una garantía o prestar un servicio de mantenimiento correctivo. Por otra parte, el no dar una respuesta rápida al cliente, puede causar que este se moleste y empiece a buscar nuevos proveedores para una siguiente compra, del mismo modo que no recomiende a otra persona que pueda estar interesado en los productos de la empresa y desee adquirir un producto en el futuro. Por otro lado, las estibas que se tienen no son certificadas, la mayoría de ellas han sido fabricadas por la misma empresa, tratando de seguir la norma con las medidas de la estiba estándar. Muchas de las cajas sobresalen de la estiba (violando la norma de estibado) causando en ocasiones que la mercancía se averíe o se puede salir una pieza de la parte, haciendo que esta después sea más difícil de poder instalar en un equipo o que genere gastos adicionales para volver a reponer dicha pieza para que el repuesto quede completo nuevamente y poderse comercializar o enviar por garantía. En la imagen siguiente se puede observar la altura de la bodega de los repuestos y el espacio que se tiene para ubicarlos.

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Fig. 6. Bodega almacenamiento repuestos

Se puede observar los dos niveles de la bodega, el primero con estantería selectiva o estándar y el segundo nivel con estantería fabricada para canastillas cada una con 6 niveles verticales y 12 niveles horizontales. El primer nivel cuenta con un espacio para 30 posiciones de estiba en la estantería estándar, pero con una limitación de altura de 50, 55, 77 cm entre los niveles horizontales. Fig. 7. Estanterías primer piso

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En este primer nivel también tenemos un espacio el cual está formado con estantería para canastillas con 7 niveles verticales y 6 niveles horizontales, para un total de 42 canastillas. Fig. 8. Estanterías primer piso

Como se puede observar en las imágenes anteriores en algunos de los pasillos se encuentran cajas sobre el suelo, ya sea porque se hallan caído por inestabilidad en el arrume o porque hayan sido colocadas de manera temporal por la persona encargada de la bodega de repuestos. También se puede observar que hay estructuras que no pertenecen a los repuestos que distribuye la empresa, son materiales que han quedado de reparaciones anteriores a la bodega. Todos estos elementos que están obstaculizando los pasillos o áreas de circulación no deben estar en esta zona, ya que representa un peligro para las personas que estén circulando por estas áreas, haciendo inventarios, buscando una referencia de repuesto o haciendo el alistamiento de algún pedido. Para diagnosticar el sistema almacenamiento se utilizó una encuesta o check list para encontrar aquellos elementos determinantes para la organización respecto a este sistema, a continuación, se anexa la herramienta realizada y por supuesto las hipótesis a las que se llegaron con base a lo visto, preguntado, y obtenido en la empresa Movitronic SAS.

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Tabla 1. Check list almacenamiento

SI NO

x

x

x

x

x

x

x

x

¿Se tiene area de packing establecida dentro de la bodega?

¿ Se tiene establecido el proceso de shipping en la empresa (Tanto de proveedor a empresa,

como de empresa a Cliente final?

¿ Se tiene identificado del costo de almacenamiento por unidad almacenada?

¿ Se tiene identificado del costo de almacenamiento por metro cuadrado?

¿ Se tiene identificado el nivel de cumplimiento o en despachos?

¿Cumplen todas las zonas de almacenamiento con los requisitos de seguridad industrial en cuanto

a la normatividad colombiana?

¿Se tiene algun sistema que permita la facil ubicación de la referencia de los repuestos en

bodega?¿Todos los repuestos se encuentran almacenados de manera que no sufran ningun tipo de

deterioro?

x

¿ Los pasillos para circulación cuentas con las medidas reglamentarias para un sistema de

almacenaje? x

¿Que tipo de estba utilizan?Hand made

CHECK LIST ALMACENAMIENTO MOVITRONIC SAS RESPUESTAS

¿Se tiene un proceso de picking establecida en la empresa para la preparación de pedidos?

La siguiente tabla muestra las respuestas después de aplicado el instrumento de medición sobre almacenamiento. Tabla 2. Diagnóstico al sistema de almacenamiento

Diagnostico al sistema de Almacenamiento MOVITRONIC SAS

Actualmente no se cuenta con un sistema que permita la facil ubicación de los respuestos en el inventario

Se evidencia que muchos de los repuestos o partes importantes estan almacenados de manera incorrecta,

facilitando el deterioro de estos y las posibles perdidas economicas que esto pudiese acarrear

No se tiene identificado el costo de almacenamiento por metro cuadrado

No se tiene identificado el nivel de cumpliento en los despachos

Respecto a los pasillos estos cumplen con la normatividad vigente, pero no cumplen con el principio del orden

y/o aseo

Para las estibas, Movitronic SAS es el proveedor de ellas, es decir, las fabrican ellos mismos

Se detecta que en las zonas de almacenamiento no cumple con los requisitos de seguridad industrial

No se tiene un area de packing establecida

No cuentan con procedimiento de shipping documentado (proveedor a empresa, y empresa a cliente final)

No se tiene indificado el costo de almacenamiento por unidades lo que dificulta tomar decisiones

No se tiene un proceso de picking establecido en la organización, ni un procedimiento para la preparacion de los

pedidos realizados

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Hipótesis a las que se llegó después de analizar las respuestas a la encuesta:

• Al no contar con un sistema de almacenamiento que facilite la ubicación de los repuestos en el área, se desperdician recursos importantes para la organización, se habla de búsquedas que tardan hasta 60 min. Lo que se traduce en pérdidas económicas para la empresa.

• Con un sistema de almacenamientos deficiente que permite que los repuestos e incluso maquinas importantes se deterioren se incurre en gastos innecesarios y sobrecostos para los clientes.

• Movitronic SAS se encarga de fabricar las estibas que utilizan, ahora, esto no sería un problema si estas cumplieran con la normativa mínima, pero si consideramos que ni siquiera cumplen las medidas estándar se podría decir que es riesgoso dado que pudiesen ocurrir accidentes laborales a causa de esto.

• Las zonas de almacenamiento que se han ido designando de manera empírica gracias a la experticia de los colaboradores, no cuentan con la normativa vigente de seguridad industrial, lo que podría desencadenar en accidentes laborales, incluso no cubiertos por la ARL, dado que no se tienen las condiciones laborales óptimas, para realizar las tareas del día a día, que van desde seleccionar un repuesto pequeño hasta armar/mover una máquina de gran tamaño y peso.

• Dado que el procedimiento de alistamiento de pedidos no se encuentra estandarizado, se incurre en constantes desordenes que se traducen en demoras y pérdidas innecesarias para la organización.

• El área de packing no se encuentra asignada lo que promueve un constante desorden, lo que es visualmente poco atractivo además de poco productivo, ya que en ocasiones se genera obstrucciones en lugares como los pasillos lo que dificulta el fluir de la operación.

• El procedimiento de shipping tampoco se encuentra documentado, a raíz de esto se crea una dependencia innecesaria sobre aquellas personas que conocen el proceso, y por lo tanto a la hora de prescindir de alguno de estos colaboradores la organización se podría ver comprometida a asumir sobrecostos por desconocimiento del complejo procedimiento de shipping.

• No se tienen identificados los costos ni el nivel de cumplimento, esto básicamente es altamente preocupante debido a que la organización debe tener el mayor número de variables controladas y/o medidas para garantizar una buena toma de decisiones, además que permitan que la organización se vuelva más competitiva.

5.1.2 Diagnóstico al sistema de inventarios actual Para poder realizar el diagnóstico al sistema de inventarios actual de la empresa y tener certeza de obtener una información clara, precisa y actualizada, se hace necesario realizar una lista de preguntas a los funcionarios directamente implicados en este proceso, para así poder analizar los resultados y proponer una mejora. La siguiente tabla refleja las respuestas después de aplicado el instrumento de medición sobre inventarios.

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Tabla 3. Diagnóstico al sistema de inventarios

No se realizan conteos aleatorios constantes.

La empresa no conoce el nivel mínimo de existencias de cada artículo para saber cuándo

hacer un nuevo pedido.

El software para inventarios utilizado por la empresa no cumple con los requerimientos

logístico actuales.

El registro de algunos repuestos en el software de inventarios no concuerda con las

existencias reales ( es decir, no está actualizado al 100 %).

No existen niveles máximo o mínimos de stock para tener en bodega.

Los plazos de entrega de repuestos por el proveedor no son los adecuados.

No se conoce el costo total de los repuestos que se encuentran actualmente en la

empresa.

La empresa no tiene un método para la selección de proveedores y su correspondiente

evaluación.

La empresa no utiliza ningun método de categorización de inventario.

DIAGNÓSTICO AL SISTEMA DE INVENTARIOS

La persona encargada del inventario en físico no tiene experiencia en el manejo de los

repuestos.

La empresa no utiliza métodos para administrar las entradas o salidas de repuestos.

No se conoce el valor de rotación del inventario.

No se conoce la depreciación del inventario.

No se conoce la obsolescencia del inventario.

No se utilizan métodos de pronóstico para realizar pedidos.

No existe un pedido mínimo, medio o máximo a solicitar al proveedor.

A continuación, se presenta el resultado de la encuesta aplicada y su respectivo análisis, las preguntas se realizan a la contadora de la empresa, datos con los cuales se hará la actividad o tratamiento de la información mencionada anteriormente.

1. ¿Existe una persona encargada de supervisar el área de inventarios, Que formación tiene? Respuesta: el cargo se denomina Auxiliar Contable y es ocupado por una persona la cual es graduada como Tecnóloga en Contabilidad y Finanzas.

2. ¿Qué sistema de inventarios utiliza la empresa (Ueps, Peps)? Respuesta: La empresa utiliza el sistema de inventarios permanente pero no se tiene definido por ejemplo un método Ueps O Peps, simplemente se despacha la pieza unidad que se tome y se verifique que este en buenas condiciones.

3. ¿La persona encargada del inventario en físico de la bodega tiene el perfil idóneo para realizar esta función, que formación tiene? Respuesta: La persona que en la actualidad es la responsable del inventario en físico de los repuestos tiene formación en Administración de empresas, pero no tiene experiencia en el manejo de repuestos, ya que solo lleva en el cargo alrededor de 1 mes y hasta el momento todavía se encuentra en proceso de capacitación, el motivo

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que lleve tampoco tiempo esta persona en el cargo es que los últimos 3 años este puesto de trabajo ha tenido alta rotación (alrededor de 4 personas).

4. ¿Se utilizan métodos de pronóstico para realizar pedidos? Respuesta: En este momento no se utiliza ningún método de pronóstico para la demanda para los repuestos, cuando se realiza un pedido se realiza por medio de tanteo o según la experiencia que tenga el director de servicio técnico sobre las piezas que más se deterioran en cada producto.

5. ¿Existe un pedido mínimo o máximo a solicitar al proveedor? Respuesta: Solo se tiene una restricción para pedir los repuestos de un pedido que llega en un contenedor; este valor esta entre el 1,5 % y 2 % del valor total de la factura. Los pedidos se realizan según las prioridades que hallan en el momento de realizarlo como por ejemplo de garantías o desabastecimiento en bodega.

6. ¿La empresa tiene un método para la selección de proveedores y su correspondiente evaluación? Respuesta: Si lo tiene, pero no por escrito, se realiza la selección de proveedores con visitas al extranjero por parte de los gerentes de la empresa observando que los productos se observen físicamente de buena calidad y mediante las fichas técnicas que entregan los proveedores de cada referencia.

7. ¿Los plazos de entrega de los repuestos por el proveedor son los adecuados? Respuesta: En ocasiones los tiempos de entrega de los proveedores no son los adecuados, ya que cuando se realiza un pedido alguno los repuestos solo están disponibles mucho después de la fecha en que sale el contenedor de la fábrica del proveedor, causando que no se pueda traer referencias que se necesiten urgentes y se deban traer otras de las cuales la empresa ya tiene almacenadas para cumplir con el 1.5 % y 2 % del valor de la factura anteriormente mencionado.

8. ¿Existen niveles máximos o mínimos de stock para tener en bodega? Respuesta: En algunos repuestos.

9. ¿La empresa utiliza un software para inventarios? ¿cuál? ¿De ser afirmativa la respuesta? ¿El software cumple con los requerimientos logísticos actuales? Respuesta: Si se utiliza un software llamado Avansis, Pero están próximos a cambiarlo ya que le faltan algunas características indispensables para obtener toda la información que desean.

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Fig. 9. Software Avansis

10. ¿El registro de existencias concuerda con las existencias reales (es decir, está actualizado)?, ¿Se conoce la exactitud del inventario? Respuesta: Alrededor del 70 %.

11. ¿La empresa conoce el nivel mínimo de existencias de cada artículo para saber cuándo hacer un nuevo pedido? Respuesta: En algunas referencias si se conocen, pero como el inventario no está actualizado totalmente, queda un porcentaje del cual no se conoce el nivel mínimo.

12. ¿Se conoce el costo total de los repuestos que se encuentran actualmente en la empresa? Respuesta: No se conoce ya que el inventario no se encuentra actualizado al 100%.

13. ¿la empresa realiza conteos aleatorios constantes a los repuestos? Respuesta: No se realizan.

14. ¿la empresa utiliza métodos de categorización de inventarios? Respuesta: No se utiliza ningún método.

15. ¿Los repuestos están identificados por familia, producto? Respuesta: Si, todos los repuestos cuentan con un SKU o código de artículo.

16. ¿Se conoce el valor de rotación del inventario? Respuesta: Se conoce el valor de rotación, pero en global, mano de obra y repuestos. Ya que cuando se genera el reporte el software no discrimina entre los repuestos y la mano de obra que se presta, él toma ambos como un mantenimiento realizado.

17. ¿Se conoce la depreciación y obsolescencia de los repuestos que no se han podido vender? Respuesta: No se conoce este valor.

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De acuerdo con las respuestas obtenidas al aplicar la entrevista o instrumento para la recolección de datos se puede determinar lo siguiente:

5.1.3 Análisis de sistema de inventarios actual

• A pesar de que se tiene un sistema de inventarios específico en la empresa que es el permanente, no se tiene pleno control del inventario físico de los repuestos, ya que no se realizan conteos aleatorios frecuentes ni se hacen inventarios periódicos a todo el inventario.

• El no tener un sistema de identificación de inventarios implementado por ejemplo como el código de barras, hace que realizar una búsqueda o facturación de un repuesto genere pérdida de tiempo o movimiento innecesarios haciendo que el proceso no sea preciso ni eficiente.

• La empresa cuenta con una persona responsable por el inventario físico, pero ésta como se pudo evidenciar en la respuesta de la entrevista, no tiene conocimiento sobre repuestos, ni tampoco de este tipo de equipos, además de llevar poco tiempo desempeñando este cargo, tampoco recibió el inventario por la persona anterior que desempeñaba sus funciones y por lo tanto no conoce con exactitud la cantidad de inventario del cual es responsable.

• Al no utilizar ningún método de pronósticos para realizar los pedidos, conlleva a que en ocasiones haya desabastecimiento de algunos repuestos los cuales tienen una alta rotación y por falta de éstos se le incumpla al cliente con garantías, venta de repuestos y por ende afecte el servicio al cliente e imagen de la empresa. Por otro lado, en ocasiones hay sobre stock de repuestos los cuales ocupan un lugar de almacenamiento de la empresa y también un costo el cual se podría utilizar en traer partes que si tuvieran buena rotación y de los cuales no hubiese existencia.

• No existen políticas claras de los pedidos mínimos o máximos a solicitar al proveedor, solo se tiene un valor de porcentaje sobre el valor total del pedido, este es informado por el gerente o subgerente de la empresa, dependiendo cuál de ellos dos esté realizando la negociación con el proveedor. Muchas veces este valor no es suficiente ya que, al momento de realizar el pedido de repuestos, en ocasiones hay desabastecimiento en algunos repuestos los cuales son muy costosos y se deben quedar por fuera, ya que no se puede exceder este porcentaje anteriormente informado.

• No se tiene un sistema establecido para la selección de proveedores ni para su evaluación, las negociaciones se realizan de acuerdo a los productos ofrecidos por el proveedor y los precios o descuentos obtenidos por cada pedido. En ninguna ocasión se hace un control de calidad a las maquina antes de realizar un pedido, los malos diseños o materiales de baja calidad se observan cuando se empiezan a vender los equipos en el país y empiezan a solicitar las garantías.

• El plazo de entrega de los repuestos por parte de los proveedores no es el adecuado, ya que ellos en ocasiones también tienen desabastecimiento de algunas referencias y no alcanzan a enviar todas las partes que se necesitan, por lo tanto, para cumplir con el porcentaje de repuestos en cada contendor envían piezas que no se necesitan o no tienen rotación.

• Como no se tiene una categorización de inventarios o aplicado el método de Pareto para los repuestos, no se conocen los máximos y mínimos de stock que deben de estar almacenados en bodega por cada referencia.

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• No tener el software adecuado representa como pudimos ver en las respuestas cuando se aplicó la herramienta para realizar el diagnóstico, que no podamos conocer valores importantes como el valor de rotación del inventario, el costo real de los repuestos y no conocer su depreciación u obsolescencia.

• Las causas de no tener el valor de rotación del inventario hacen que se distorsionen los resultados de los estados financieros y dificulten la medición de la situación actual de la empresa y que no se pueda verificar el desempeño financiero real de las compañías.

• No tener el costo real de los repuestos tiene como como consecuencia que el almacén pueda estar saturado de una misma referencia y tener un costo elevado de almacenaje, también causa que haya un desabastecimiento de otros artículos causando pérdida de ventas y viéndolo desde el punto de vista económico la valoración del inventario no sería igual al real, viéndose reflejado en los balances contables.

• No conocer la depreciación u obsolescencia del inventario ocasiona que la empresa no pueda evaluar si la rotación de los repuestos es extremadamente baja y si puede realmente llegar a vender estas unidades o definitivamente debe reconocer el deterioro del inventario.

5.2 Priorizar los hallazgos encontrados sujetos a mejoramiento en el área de almacenaje y el sistema de inventarios de acuerdo con el diagnóstico efectuado

Para priorizar las causas que están teniendo mayor efecto negativo al sistema de inventarios y almacenamiento se aplican dos diagramas de Pareto basados a la información recolectada de la encuesta realizada a los empleados de la empresa; respecto a inventarios se podrá ver las actividades que se encuentran en el 20 % pero que representan unas pérdidas de dinero o costo alto asociado y se deban atacar con mayor prelación, Y respecto a almacenamientos dado que el valor en dinero no está calculado por parte de la organización y se hace difícil de estimar por todas las variables que intervienen y pueden intervenir en el futuro, se toma la decisión de asignar una calificación lo que permitirá ejecutar las respectivas herramientas y encontrar las razones del problema que para este caso es la mala distribución almacenamiento. Para poder realizar los diagramas de Pareto, se tienen en cuenta las siguientes tablas en la cual se resumen los hallazgos que arrojo la lista de comprobación que se realizó a los empleados del área de inventarios y almacenamiento de la empresa en 5 grupos denominados: Métodos, Proveedores, Mercado, Mano de Obra, instalaciones y tecnología. Para inventarios a cada grupo se asigna un costo asociado, el cual representa pérdidas en dinero que está teniendo la empresa por estar realizando estas actividades de manera no eficiente, y en algunos casos donde el costo no se ha calculado o significan un costo a futuro se asigna una calificación.

5.2.1 Priorización al sistema de inventarios Por ejemplo, en inventarios, como se puede ver en el grupo de Métodos, los equipos en espera de ser reparados por no tener los repuestos alcanzan un valor de $35.167.751. La tabla se presenta a continuación:

41

Tabla 4. Desabastecimiento de repuestos

Luego de tener los valores por cada uno de los grupos, se procede a realizar el diagrama de Pareto, sabiendo que la sumatoria de todas las causas lleva al total de $39.195.629 en pérdidas de dinero o productos que no se pueden comercializar por estar incompletos a falta de partes. Fig. 10. Gráfico Pareto Causa – efecto inventarios

Causa Descripción de causaCosto

asociadoPorcentaje

Porcentaje

acumulado

Métodos

Equipos en espera de ser

reparados por no tener los

repuestos

$ 35.167.751 89,72% 90%

Proveedores Mala calidad producto $ 2.655.945 6,8% 96%

Mercado Ventas perdídas en un mes $ 1.213.600 3,10% 100%

Mano de obra

Tiempo promedio que se

demora en buscar un repuesto

(40 unidades)

$ 62.500 0,16% 100%

InstalacionesTiempo promedio en realizar el

despacho 40 unidades$ 62.500 0,16% 100%

Tecnología Tiempo en realizar informes $ 33.333 0,09% 100%

Total $ 39.195.629 100%

Desabastecimiento de repuestos

42

Para priorizar las causas encontrados en el sistema de inventarios sujetos al mejoramiento es aplicado un diagrama Ishikawa o Espina de pescado, donde a cada una de las 6 causas o categorías principales se expone de forma clara y concisa los factores donde la organización está fallando o no está llevando un control y se están generando pérdidas de dinero o tiempo desperdiciado. Luego de analizar todos los factores, identificarlos a que categoría o causa principal pertenecen, se puede notar que toda esta información nos conduce a la causa raíz que está haciendo que todo el proceso este fallando. En este caso identificamos que todos estos factores llevan a una causa raíz que es denominado desabastecimiento de repuestos; la cual se debe atacar con mayor prioridad para empezar a tener un impacto positivo sobre el proceso de inventarios. Fig. 11. Diagrama espina de pescado sistema de inventarios

DESABASTECIMIENTODE REPUESTOS

INSTALACIONES

PROVEEDORES

MANO DE OBRA / PERSONAL

MERCADO

Lider de Servicio Técnico no tiene experiencia en manejo de

repuestos.

Poca capacitación Frente a temas

logísticos.

Falta de conocimiento en la operación del software.

MÉTODOS

TECNOLOGÍA

El sistema actual no cumple al 100 % los requerimientos

logísticos actuales.

Poco porcentaje dedescuento en los precios

de los repuestos.

Mala calidad en los equipos de nuevas

referencias.

No se tiene método para selección y

evaluación de proveedores.

Incertidumbre en los tiempos de llegada de

repuestos.

Compras de Repuestosno sujetas a las unidades

en existencias.

No se realizan constantes conteos

aleatorios a los repuestos.

No se utilizan métodos de pronóstico para la demanda.

No se tiene stock de seguridad.

Proveedores Enviandemasiadas unidades de repuestos que rotan no

y son de poco valor.

No está actualizado el software de Inventarios

No se conoce valor de rotación del inventario.

Distribución de bodega no permite tener actualizado el

inventario.

Encargado de Hacer el pedido lo realiza por tanteo.

5.2.2 Análisis diagrama espina de pescado

Como se puede observar en el diagrama de Pareto la causa principal denominada métodos, es la que posee o representa el 89.72 % de los problemas de inventario de repuestos, por lo tanto, los factores que se encuentran en esta causa principal son los que se deben de atacar de manera prioritaria. Lo primero que se debe de realizar es verificar que método de pronóstico para la demanda puede adoptar este tipo de empresa, para que así se puedan realizar los pedidos no según la experiencia de la persona encargada sino de acuerdo con los datos históricos de la empresa referente a las ventas de cada repuesto. Otro factor importante que hace que esta causa principal sea la de mayor porcentaje, es no realizar conteos constantes y aleatorios a los repuestos, aunque la empresa al momento de realizar la encuesta nos informa que ellos tienen adoptado

43

el sistema de inventarios permanente y que este según la teoría no requiere de un conteo físico de la mercancía, si se hace necesario para que las unidades físicas concuerden con la que arroja el software de inventarios de la empresa. Es por este motivo que se hace necesario realizar un conteo de todos los repuestos de modo físico, contrastándolo con un informe previamente arrojado por el sistema de las unidades que tiene en ese momento, para sí poder alimentar con información verídica el Kardex del software y poder conocer con certeza la cantidad de unidades que se encuentran en el almacén y por ende el valor exacto del inventario de repuestos. La segunda causa principal que se debe atacar es la denominada proveedores, la cual representa el 6.8 % de los problemas del sistema de inventarios actual. Es muy importante que la empresa tenga un método establecido para la selección de proveedores y se realice su respectiva evaluación, ya que el resultado de esta nos dará la información necesaria de en qué aspectos está fallando nuestro proveedor, hacérselo saber para que tome las medidas necesarias y así poder mejorar la calidad del proceso o producto. Para evitar que se presenten equipos de mala calidad en los nuevos pedidos, es de vital importancia que cuando se desee trabajar con un nuevo proveedor, antes de llegar a un acuerdo de precios o de realizar una nueva orden de compra; primero revise la experiencia que tiene en el mercado, que se le aplique un control de calidad a las nuevas referencias donde se pueda verificar la calidad de los materiales, verificar que tengan una buena disponibilidad de repuestos y que posean una ágil respuesta cuando se le requiera. En las otras 4 causas principales (mercado, mano de obra, instalaciones y tecnología) también se identificaron diferentes posibles mejoras como por ejemplo lograr un mejor descuento en los precios de los repuestos por parte del proveedor, también lograr que éste aumente el porcentaje de repuestos que envía en cada orden de compra de manera gratuita, también que no solo envié aquellas partes que son de menor valor y que no se necesitan con mayor frecuencia, sino que envíe repuestos que en realidad puedan satisfacer la demanda de las garantías que se presentan de manera regular. También se evidencian que pueden haber casos de mejora por ejemplo cuando se contrate una persona encargada del almacén de repuestos, antes de entregarle su cargo y que empiece a desempeñar sus funciones se le entregue el inventario 100 % al día, se le realice la capacitación correspondiente al manejo del software de inventarios, conocimiento de partes de cada referencia de producto, conocimiento de distribuidores a nivel nacional, proveedores a nivel nacional e internacional y capacitación referente a los riesgos de seguridad y salud en el trabajo a los cuales está expuesto. Dentro de los procesos que se pueden mejorar también se evidenció que se debe contar con un sistema de identificación de inventarios como el código de barras que ayude a agilizar la respuesta en cuanto a solicitudes de los clientes. También se debe tomar en consideración el cambio del software contable de la empresa, ya que como se evidencio en la entrevista la persona a la que se le realizó, expuso que este programa no tiene características de vital importancia como por ejemplo saber el costo total de los repuestos que hay en el almacén lo esto es de gran importancia para que los balances contables de la empresa no se alimenten con información errónea.

44

5.2.3 Priorización al sistema de almacenamiento Para priorizar las causas que están teniendo mayor efecto negativo al sistema de almacenamiento se aplica una calificación a cada una de las causas para poder obtener un valor en porcentaje, luego posteriormente poder graficar los datos y analizar mejor la información. Tabla 5. Tabla almacenamiento

Causa Descripción de causaCalificación

asociada%

%

Acumulado

Métodos

No categorizan los inventarios, no

conocen los costos del almacenamiento,

no tienen indicadores de productividad

14 43,75% 43,75%

TecnologíaSobre existencias de repuestos sin

rotación, repuestos caducados 11 34,38% 78,13%

Instalaciones

No tienen espacios para picking/packing,

no tienen un adecuado control de plagas,

no manejan la suciedad y el polvo

3 9,38% 87,50%

Proveedores Estibas no cuentan con certificación 2 6,25% 93,75%

Mano de obraNo realizan un adecuado

almacenamiento 2 6,25% 100,00%

Mercado - 0 0,00% 100,00%

Total 32 100%

Mala distribución del área de almacenamiento

Después de asignar la calificación pertinente a cada causa (Métodos, tecnología, instalaciones, proveedores, mano de obra y mercado) Se procede a realizar el diagrama de Pareto lo que permitirá de manera sencilla relacionar causas y efectos, dicho gráfico se relaciona a continuación: Fig. 12. Pareto Causa – efecto almacenamiento

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

0

0,05

0,1

0,15

0,2

0,25

0,3

0,35

0,4

0,45

METODOS TECNOLOGIA INSTALACIONES PROVEEDORES MANO DE OBRA MERCADO

%A

CU

MU

LA

DO

% C

ALIF

ICA

CIÓ

N

CAUSAS

GRÁFICO DE PERETO CAUSA - EFECTO

% % Acum.

45

El grafico de Pareto permite observar la jerarquización de las columnas y determinar cuál o cuáles de los ítems son los determinantes o causas mayores que desembocan en este caso en la problemática de la mala distribución del sistema de almacenamiento, se puede observar entonces que las causas mayores que abarcan cerca del 78,13% son Métodos y Tecnología (Ver tabla No. 5) Es decir, la organización debe priorizar esfuerzos en solucionar estas problemáticas, lo que permitiría que en gran mayoría se solucionara el problema central, para determinar estas problemáticas se realizara un análisis al diagrama de Ishikawa o Espina de pescado. Fig. 13. Diagrama espina de pescado almacenamiento

No se tienen indicadoresde control

No se utiliza ningún método de

categorización de Inventarios.

MALA DISTRIBUCIÓN EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

INSTALACIONES

PROVEEDORES

MANO DE OBRA / PERSONAL

MERCADO

MÉTODOS

TECNOLOGIA

No se tienen los espacios para realizar las labores de pickng y packing

Control d eplagas

Suciedad y polvo Almacenamiento inapropiado

Estibas sin certificación. Repuestos caducados Sobreexistencias de repuestos sin rotación

5.2.3.1 Análisis al diagrama de espina pescado Como se mencionó con anterioridad las causas que más aportan a la problemática de la mala distribución en el área de almacenamientos son Métodos y Tecnología con un 43,75% y 34,38% respectivamente, ahora, realizando una mirada más específica dentro de Métodos encontramos que la no categorización de los inventarios es justo a que no se calcula los costos de almacenamiento y no se tienen los indicadores de productividad, son las problemáticas específicas, desglosando cada una, encontramos que están estrechamente relacionadas, que no categoricen los inventarios genera desorden, este desorden se podría evitar si se conocieran los indicadores de productividad, es decir, se podría definir la responsabilidad de los colaboradores poco productivos o establecer un nuevo cargo si se determina que los colaboradores actuales tienen sobre carga y son altamente productivos. Todo esto se puede soportar desde la caja si se encuentran los costos asociados al almacenamiento, y lo que realmente está pagando la organización mes a mes,

46

teniendo retrasos en los tiempos de búsquedas, sobre existencias de referencias obsoletas, faltantes de piezas de alta rotación etc. Ahora desde el apartado de Tecnología se habla de Repuestos caducados y sobre existencias de repuestos sin rotación, estas dos problemáticas bien podrían ir en el apartado de métodos, ya que están fuertemente relacionadas, ahora, se vinculan en las causas Tecnológicas porque la manera de abordar y solucionar de manera eficiente estos problemas es con la tecnología, es decir, si la organización invierte en un software que permita medir y controlar en tiempo real el área de almacenamiento, estas problemáticas serian solucionadas en su gran mayoría, evidentemente hay métodos más rudimentarios que podrían servir como solución, pero ninguno con la eficiencia de una solución de base tecnológica, lo que sería una inversión que la empresa recuperaría obteniendo soluciones a los principales problemas causas y como consecuencia utilidades mayores, por optimizar y ahorrar en donde antes se encontraban despilfarros.

5.3 Propuesta modelo de almacenamiento para la empresa MOVITRONIC SAS

Para la organización se sugiera un modelo de almacenamiento fundamentado en dos ejes principales:

• Eje transversal: Estrategia de control visual.

• Eje específico: Almacenamiento caótico. Eje transversal: Se dice que es transversal porque debe englobar organización tanto a inventarios como almacenamiento. Considerando las problemáticas encontradas con las herramientas: encuesta, espina de pescado, una de las particularidades del almacenamiento actual es el desorden, suciedad y acumulación de referencias obsoletas y/o dañadas, así que para solventar esta situación y aprovechar al máximo los recursos disponibles se sugiere comenzar con la implementación de una estrategia de control visual, que permitirá a la empresa no solo corregir estas fallas si no mejorar considerablemente en otros aspectos lo que se traduce en agregar valor a sus producto, al disminuir costos y mejorar procesos Estrategia de control visual: Basados en la teoría de control visual, y en una de sus aplicaciones más reconocidas a nivel mundial la aplicación de semaforización, consideramos que una estrategia fundamentada en los colores principales (verde, amarillo, rojo) Concuerda con lo que se desea transmitir a la empresa, esto a su vez, facilita el orden, indica las áreas a las que se debe monitorear de manera manual, y la cantidad de existencias:

1. Verde: [Artículos de alta rotación] Según Br. Paúl Mokur Góngora “La luz verde tiene una longitud de onda de unos 550 nm. Es fotónicamente complementario al magenta (totalidad de mezcla de dos colores primarios, rojo y azul). Es uno de los colores que mejor percibe el ojo; los fluorescentes (cerca de 600 nanómetros) son los que más resaltan a la vista y es más sensible al ojo, de ahí la razón por la cual produce que su visión prolongada moleste la visión” [24] Debido a que estas referencias son las consideradas de alta rotación y por ende en las que los colaboradores deben emplear más tiempo de la jornada laboral, recogiendo, organizando, aseando se escoge este color por sus propiedades.

47

Fig. 14. Código RGB: 0 143 57, Denominación: Verde puro [25]

Fuente Adquisición: Colorpedia

2. Amarillo: [Artículos de mediana rotación] Se selecciona este color basados en las

dos definiciones de rojo y verde, siendo el amarillo un color intermedio entre ambos, esto desde la teoría RGB, que se desea se interprete con las ventajas de cada uno, es decir, un buen nivel de atención y un color llamativo que permita realizar las correspondientes evaluaciones. Fig. 15. Código RGB: 255 255 0, Denominación: Amarillo puro [26]


3. Rojo: [Artículos de baja rotación y referencias obsoletas] Según Kaj Johansson,

Peter Lundberg [28]“ 620 a 740 nm significa peligro, estimula el sistema nervioso y

48

las funciones del metabolismo, el rojo eleva la temperatura del cuerpo, estimula la reacción del corazón y aumenta la circulación, especialmente la circulación arterial” Como deseamos que se preste especial atención a esta categoría sugerimos el color rojo 250 0 0, ya que facilita que el colaborador medite si la referencia realmente va en esa zona, porque está en esa zona, y de un vistazo general, ya que según la teoría del color el rojo indica peligro y esto hace que seamos más precavidos a la hora de realizar una acción. Fig. 16. Código RGB: 255 0 0, Denominación: Rojo [27]


• Rotación: “la empresa debe evaluar en cada posición de almacenamiento el número de veces que un artículo se visita o se recoge en un período de tiempo, que generalmente es mensual” [24] Es por esto que según los datos adquiridos en MOVITRONIC SAS, definimos rotación como la cantidad de ventas mensuales y por lo tanto de movimiento promedio, ahora, se realiza la siguiente tabla informativa, que permite ejecutar la estrategia de control visual. Eje especifico: Considerando todos los factores inherentes al proceso de almacenamiento, se considera que la opción que puede solventar las problemáticas encontradas dentro de la organización se fundamenta en un sistema de almacenamiento, que se soporte en un sistema de clasificación ABC que a su vez tenga bases en el esquema de clasificación planteado por Arrieta [24] y la estrategia de control visual antes mencionada, una aproximación grafica es la siguiente:

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Fig. 17. Almacenamiento caótico

Categorización ABC: Como se ha listado con anterioridad el método ABC es una herramienta que permite la organización enfocada desde diferentes aspectos, uno de los más usuales y que se encuentra en la mayoría de textos es el del costo, para el modelo de almacenamiento, nos decantaremos por un control ABC de rotación, es decir, las unidades con mayor rotación tendrán una ubicación privilegiada frente aquellas que representan una menor o nula rotación, de igual manera, este sistema se soporta en toda la estrategia de control visual, lo que permite mayor efectividad a la hora de realizar las pertinentes actividades, cabe a destacar que el enfoque que se le da al método es desde la acomodación de las mercancías, que es el aspecto concerniente al sistema de almacenamiento, considerando todo lo anterior de manera teórica tenemos que:

1. Categoría A: Mayor rotación, verde, “Normalmente constituyen entre el 15% y 20% de los artículos y representan entre el 60% y 80% de los movimientos, las ventas, los costos y el inventario” [25]

2. categoría B: Mediana rotación, amarillo, “Normalmente constituyen entre el 25% y el 35% de los productos y representan entre el 10% y el 20% de los movimientos, las ventas, los costos y el inventario” [25]

3. categoría C: Baja rotación, rojo, “Normalmente constituyen entre el 40% y el 60% de los artículos y representan entre el 5% y 10% de los movimientos, las ventas, los costos, y el inventario” [25] De manera gráfica encontramos que:

50

Fig. 18. Eje x: representación existencias, Eje Y: representación ventas [29]

Aplicación Movitronic S.A.S: Para este apartado se utilizaron datos reales obtenidos de la organización estudiada por medio de su software Avansis y por medio de Excel (anexo) Se realizo el ejercicio de la categorización por rotación obteniendo los siguientes resultados: Fig. 19. Rotación ventas mensuales

Participación

EstimadaClasificación

Número de

Repuestos

% por categoría

sobre el total

Ventas por

categoría.

% Costos

Totales

Frecuencia

acumulada

0 - 80 % A 33 1,86% 6.034.263,79$ 80,44% 80,44%

81 - 95 B 49 2,76% 1.161.748,26$ 15,49% 95,93%

96 - 100 % C 1694 95,38% 305.324,85$ 4,07% 100,00%

1776 7.501.336,90$

Se tiene entonces que: Categoría A: Representa el 1,86% del total de las existencias totales y aporta el 80,44% de las ventas, estos son los repuestos que según el modelo se deben ubicar de manera mucho más cercana a las puertas, y disponen de un 20% del espacio de las estanterías, aunque son menores en número de referencia representan una cantidad considerable respecto al número de existencias

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Categoría B: Representan el 2,76% y son alrededor de 49 referencias, representa el 15,49% de las ventas, y son los elegidos para ubicarse en la zona amarilla, se puede observar que, si se suman la categoría A y B, se tiene el 95,93% de las existencias totales de la organización, esto sugiere que se debe realizar una limpieza hacia la categoría C Categoría C: Representan el 95,38% del total de las existencias pero apenas aportan un 4,07% a las ventas totales, es por esto, que con anterioridad se menciona que se debe realizar una inspección a todos los repuestos de esta categoría, esto debido a que la cantidad de repuestos sin rotación es alta, ahora, otro de los factores que aporta a que la categoría C no ayude con las ventas, es que en esta se encuentran los repuestos de garantías, que al ser un servicio cubierto por el proveedor principal y a su vez por la organización Movitronic, se deben tener altas existencias, pues las garantías ascienden a un número considerable al mes, y estos re cambios, representan un repuesto que sale del inventario pero no significa una entrada de dinero a la organización De igual manera se puede observar la particularidad de la organización Movitronic pues se observa respecto a la categorización ABC que no cumple con los estándares de los referentes teóricos mencionados, esto se da principalmente debido a la gran informalidad encontrada en la organización y al elemento informal que dificulta la realización de este tipo acercamientos teóricos, pues en condiciones normales una organización no debería tener un 95% de existencias de baja rotación pues esto solo significa que se está perdiendo dinero y que se deben tomar acciones correctivas de manera inmediata. Distribución del espacio: Movitronic SAS al ser una PYME dispone de una bodega con espacios reducidos de almacenamiento que se componen de estanterías en donde se acomodan las diferentes referencias, generalmente utilizando cajas o canastas, las estructuras metálicas miden 5.4 m de largo con un ancho de 1.05 m con pequeñas variaciones debido al uso normal de estas estructuras, es por esto, que sustentado en el método ABC y la gráfica inmediatamente anterior proponemos que la distribución del espacio para el almacenamiento caótica siga una sencilla ecuación, donde “Ad” es el área que se le debe asignar a cada categoría y “A” es el área de la estantería: Ecuación 1. Para repuestos clasificados como A Verde

Ecuación 2. Para repuestos clasificados como B Amarillo

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Ecuación 3. Para repuestos clasificados como C Rojo

Con esto se consigue que, aunque la estantería de MOVITRONIC SAS cambie, se conserven las proporciones sugeridas para el modelo de almacenamiento y cada existencia de la categoría ABC cuente con su respectiva asignación de espacio En el contexto: Para la estantería de normal de MOVITRONIC SAS que mide 5.4m se tendría que el espacio para las existencias de categoría A seria 1.08 m, para categoría B 1.89 m y para categoría C 2.43m, estos datos son obtenidos gracias a las ecuaciones anteriores, una aproximación grafica es: Fig. 20. Categorización A, B, C para estantería

Se sugiere la siguiente marcación para las estanterías, lo que permite diferenciar por color las categorías ABC Fig. 21. Marcación por estanterías [30]

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Estanterías almacenamiento: Para la bodega de MOVITRONIC SAS encontramos en el primer y segundo piso, estanterías que contienen canastas, siendo esta la forma de almacenaje más usada por la organización, recomendamos una acomodación de la siguiente manera: Fig. 22. Demarcación de estanterías [24]

Como se observa en la figura No.22; a1 es la posición más alta y a37 la más baja, hasta el momento tenemos un almacenamiento caótico con categoría ABC, que permite organizar las existencias por mayor o menor rotación en cualquier espacio libre dentro de su categoría de color, por seguridad, se recomienda que en las posiciones más altas a1, a2, a3 etc. Se depositen aquellas existencias que son más livianas y en las posiciones bajas a37, a38, a39 etc. Aquellas que son más pesadas, lo que evitará posibles contratiempos al utilizar escaleras o medios que faciliten la obtención de las existencias.

5.4 Propuesta modelo sistema de inventarios para la empresa MOVITRONIC SAS

Antes de dar a conocer el sistema de inventarios que se desea proponer, primero miraremos qué es un sistema de control de inventarios. Las organizaciones que necesitan almacenar su materia prima o producto terminado deben llevar de manera correcta su control de inventarios. Un sistema de inventarios es eficiente cuando permite de manera adecuada gestionar las mercancías, evitar pérdidas por daño, reduce costos de almacenamiento, optimiza el proceso de compra y ayuda al flujo de caja. Un sistema de control de inventarios es un conjunto de normas, procedimientos y métodos que se utilizan para controlar y planificar los materiales o productos que utiliza la empresa que ayuden a su funcionamiento correcto. Este sistema permite que tengamos actualizada la información de cuantos artículos tenemos, cuando

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debemos pedir más y cuando debemos conciliarlas para que las unidades físicas concuerden con las del Kardex manual o electrónico. El sistema de inventarios que se diseñó está basado en el software administrativo, contable y de gestión llamado Avansis; el cual es un conjunto de programas especializado en el área contable, acorde a las normas internacionales de información financiera NIIFs, y el manejo de inventarios incluyendo facturación, sistema P.O.S., compras y todas las transacciones que éste implica como órdenes de compras, pedidos, cotizaciones etc.; manejo de cartera y proveedores, medios magnéticos, tesorería, nómina, recurso humano, presupuesto comercial y público, producción, activos fijos, control y un módulo adicional de auditoría que rige en todas las anteriores aplicaciones. Este software debe ser alimentado cada vez que llegue un pedido nuevo de manera manual, las entradas de información a este sistema se deben realizar teniendo una serie de pasos para su correcto ingreso. Fig. 23. Programa avansis

5.4.1 Ingreso de artículos mediante invoice , facturas o remisiones Al momento de realizar el ingreso a nuevos artículos ya sea por medio de invoice de repuestos que lleguen de proveedores a través de importaciones, por medio de facturas de clientes nacionales o si por algún motivo se debe realizar el ingreso de mercancía con una remisión ; antes de ingresarlos al software avansis se debe de comparar la orden de compra de la empresa Movitronic SAS que fue enviada al proveedor con la cual se realizó el pedido y verificar que si estén llegando la cantidad de unidades solicitados con los precios acordados en la previa negociación.

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5.4.2 Salida de artículos del sistema de inventarios o kardex Para que a un artículo se le pueda dar salida al inventario debe pasar alguno de los siguientes escenarios posibles, de lo contrario no se podrá realizar.

• Cuando un artículo sea vendido a un cliente: la salida de este repuesto se realizará por medio de una factura de venta. Fig. 24. Factura de venta

• Otra circunstancia en la que se deba realizar una salida de un repuesto es cuando se solicite de otra sucursal u otro almacén, de ser así, la salida debe realizarse mediante el documento llamado traslado de bodega, el cual debe ser soportado por la solicitud por escrito del encargado del otro almacén.

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Fig. 25. Traslado de mercancía

• Cuando a el artículo se le deba dar salida para que se pueda cumplir con algún requerimiento de garantía de un cliente o proveedor al cual le haya fallado el equipo: para poder realizar esta salida antes se debe verificar que el equipo se encuentre dentro de los términos de garantía estipulados por la empresa, que se haya verificado que la pieza no se deba reparar y se deba enviar otra totalmente nueva, de ser así, se procede a realizar la salida por medio de una salida de requisición autorizada por la persona encargada.

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Fig. 26. Salida de requisición

• Otra razón por la que se deba realizar una salida a un repuesto es porque éste ya

esté obsoleto o porque haya estado durante demasiado tiempo en el almacén y no se espere una venta en el futuro, también que esté dañado y no se pueda utilizar en ningún equipo. Si este es el caso se procederá a realizar una salida de requisición autorizada por la persona encargada.

5.4.3 Control de inventarios Para realizar un control de inventarios el cual controle de manera correcta las mercancías se debe realizar mediante un sistema de inventarios permanente, el

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cual es utilizado en el almacén de los equipos y se está utilizando en la actualidad para el almacén de repuestos. En el sistema de inventarios permanente se actualizan constantemente los registros de los inventarios, las entradas y las salidas de los artículos, cuando son recibidos, cuando son vendidos o cuando son trasladados a otro almacén. Este sistema de inventarios es recomendable ya que entrega información actualizada de los inventarios y maneja mejor los conteos de los inventarios físicos. También brinda continuamente resultados precisos cuando se administra de forma adecuada. Ventajas:

• Ideal para empresas que comercializan diferentes tipos de productos.

• No requiere pausar las actividades de la organización para determinar el inventario, ya que existe una cuenta que controla las existencias.

• Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.

• Se pueden conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.

• Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la perdida bruta. Desventajas:

• Este sistema en algunos casos es costoso y complejo. Para trabajar con inventario permanente es necesario disponer de una herramienta ERP el cual soporte los movimientos de cada transacción. Este tipo de sistemas suponen una mayor inversión.

• Capacitar a los empleados para que puedan gestionar este tipo de herramientas (su manejo supone cambios constantes en la contabilidad general) también supone una inversión.

• Para trabajar con un sistema de inventario permanente fiable requiere de la utilización por ejemplo de sistemas de códigos de barras que permitan agilizar los movimientos de los artículos en tiempo real. Esto también genera que se deba realizar más inversión.

5.4.4 Código de barras Para hacer un control de inventarios más rigurosos se debe implementar un sistema de código de barras, ya que es un elemento indispensable para una gestión de repuestos eficiente, esto ayudara a agilizar los procesos de ventas, los procesos de garantías, ofrecer un mejor servicio post venta al minimizar los tiempos de respuesta. El Código de Barras es un símbolo que va adherido a los productos, a sus empaques o recipientes donde se almacenan, se representa con líneas claras y oscuras verticales de diferente grosor para representar caracteres únicos para cada producto; con ayuda de un lector de código de barras o escáner es descifrado y proyectado al monitor de tu Punto de Venta o de despachos de un almacén. Es el identificador automático más utilizado ya que es demasiado versátil, se puede realizar la impresión en diferentes objetos como sobres, cajas, botellas, latas, libros, tarjetas, estanterías, canastillas y en cualquier otro medio de identificación. Se recomienda la utilización de códigos de barra lineales o 1D (1 dimensión) que son los que se pueden ver regularmente en las etiquetas o empaques de productos.

59

Fig. 27. Código de barras [31]

La utilización del código de barras tiene las siguientes ventajas:

• Desaparecen los errores por digitación al ingresar o realizar salida de artículos del inventario.

• Representan un menor costo, al evitar imprimir etiquetas para cada uno de los productos que se encuentren en el inventario.

• Aumento en la velocidad en la lectura de datos.

• Los instrumentos utilizados para la lectura de los códigos son de fácil conexión (alámbricos o inalámbricos.

• Aumenta la calidad del servicio al cliente.

• Mejora la competitividad.

• Como cada artículo posee su código de barras, o en su defecto cada canastilla o posición de estiba, se hace más fácil realizar entradas, salidas o traslados de repuestos y por consiguiente se puede hacer un mejor seguimiento a todo el inventario del almacén. Característica del código de barras a utilizar Conexión inalámbrica del Lector: la conexión de este lector es por medio de Bluetooth o Wifi y tiene un alcance dependiendo de las referencias hasta de 300 m, es ideal para los almacenes de inventarios de cualquier artículo que se encuentran a cierta distancia de los puntos de facturación como en el caso de la empresa Movitronic SAS. Esto también es muy significativo ya que al momento de hacer conteos aleatorios o inventarios pueden realizarse sin inconveniente al poder estar realizando la tarea sin necesidad de mover las piezas de un lugar a otro y estar recibiendo la información de forma inmediata en el software de inventarios.

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Fig. 28. Lector código de barras [32]

Lector de tipo manual industrial: este lector es conocido como tipo pistola siendo uno de los más utilizados en bodegas, centros de distribución, zona de recepción de productos al aire libre con polvo, lluvia, y temperaturas extremas. Estos dispositivos son muy elegidos ya que suelen ser muy resistentes y pueden alcanzar lecturas de códigos desde los 20 cm hasta los 5 metros con piezas adicionales especiales. Aunque este método como pudimos ver anteriormente tiene diferentes ventajas, para poder aplicarlo se debe trabajar y alcanzar el objetivo de tener los inventarios al día; ya que para que funcione este sistema todos los artículos, las canastillas o las estibas donde se encuentren ubicados deben estar totalmente demarcados y con su debido sticker, esto con el fin de que cuando se desee realizar una salida o entrada al inventario se pueda realizar la lectura del código de manera inmediata, puesto que si esto no ocurre incurriríamos nuevamente en tiempo perdido revisando este artículo a que referencia pertenece

5.4.5 Gestión de las existencias en inventario Método PEPS (Primero en entrar, Primero en salir): este método consiste en que los últimos artículos que ingresan al almacén se deben ubicar de tal manera que los que tienen más tiempo dentro de éste se les pueda realizar salida con mayor facilidad, esto quiere decir que cuando se necesita realizar la salida de un repuesto se debe de despachar el más antiguo dentro del almacén. Este método facilita realizar la trazabilidad a los artículos y ayuda a reducir el almacenaje de productos que se estén deteriorando por diferentes causas como daños o por el deterioro normal de tiempo guardados, también a reducir artículos que se encuentren obsoletos. Para que este método funcione se deben de utilizar sistemas de planeamiento de recursos empresariales (ERP). En el método PEPS cabe destacar como una ventaja principal que es ideal donde se desea controlar que la mercancía no pierda su valor al caducar, evitando pérdidas parciales o totales. Aunque la empresa Movitronic S.A.S no comercialice productos perecederos, cosméticos o medicamentos, que son las empresas que regularmente utilizan este método, se recomienda que haga uso de este, por lo que distribuye artículos

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electrónicos, los cuales sus componentes van perdiendo sus propiedades y permanecer demasiado tiempo almacenados, al momento de instalarse en un equipo puede no llegar a funcionar. También puede presentar daños por la manipulación a través del tiempo como al realizar inventarios, daños en sus empaques o por la búsqueda de otras referencias que se encuentren cerca de ellos. También al utilizar este método ayuda a llevar un control de los repuestos, puesto que, si por algún motivo se tiene que realizar la reclamación de una garantía al proveedor y la pieza que presenta el daño estuvo demasiado tiempo en almacenaje, al venderse y presentar alguna falla, es posible que la garantía del proveedor hacia la empresa haya finalizado por tiempo y por ende este costo deberá ser asumido. Controlar los artículos para que se les de salida dependiendo de la fecha de ingreso, se puede realizar utilizando los separadores que tienen algunas canastillas. Estos separadores se deben de instalar a todas las unidades de canastillas que se encuentran en el almacén. Fig. 29. Canastilla con separadores

No sólo los componentes electrónicos pueden verse favorecidos por este método, dado que las demás piezas independiente del material que sean construidos como caucho, pasta, acero, madera etc. es de suma importancia rotar el inventario para que estas no sufran deterioro o daño parcial a su forma o acabado. Aunque este método tiene diferentes ventajas, también tienes sus contras, por ejemplo, si se presenta una inflación la utilidad que arroja generalmente es mayor

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por lo que relaciona los costos de compras antiguas con los precios de las ventas actuales. También cuando la utilidad es más alta, esta contribuye a un pago mayor de impuestos.

5.4.6 Conteos aleatorios / cíclicos por categorización de inventario ABC Los conteos cíclicos son el proceso mediante el cual se cuenta una muestra del inventario para artículos seleccionados previamente de manera frecuente. La mayoría de las empresas sólo realizan un inventario cada 6 meses o cada año, sin embargo, el uso de este método contribuye a la empresa a lograr un mejor control de las existencias; aunque lograr utilizar este método sólo sea un paso para encontrar y eliminar los motivos que causan las diferencias de los inventarios, es además una herramienta que permita asegurarse de no volver a incurrir en los errores que se han estado cometiendo. En la siguiente figura No. 30, Se enseña gráficamente como utilizar un sistema de conteos aleatorios con el propósito de realizar una mejora continua dentro del control de los inventarios. Fig. 30. Conteos aleatorios [33]

Este método se puede utilizar en cualquier tipo de empresa y cualquier categoría de producto, sus beneficios no son sólo para el área logística o inventarios, sino que se trasladan al área relacionadas como la producción o ventas. Beneficios que trae utilizar un programa de conteo aleatorio:

• Exactitud en el inventario: Se puede tener un nivel de exactitud continuamente durante el año.

• Detección más rápida de los errores: poder identificar un error de manera más rápida, me ayuda a eliminar su causa evitando a que se reitere nuevamente.

• Se estima que implementar un programa de conteos aleatorios incremente entre un 5 % y 10 % de la eficiencia operacional.

• Al realizar conteos aleatorios de manera proactiva es menos costoso encontrar diferencias entre el inventario ya que se evita que afecten el normal desarrollo de la cadena de suministro ayudando a mejorar la satisfacción del servicio al cliente.

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• Permite la reducción del stock de seguridad como resultado de una mayor precisión en la cantidad de inventario que se posee.

• Reducción de ventas pérdidas causadas a que el producto no se encuentra en la estantería o canastilla correcta, o debido a que aparece en el sistema, pero cuando se traslada a verificar de manera física el producto no se encuentra.

• No es necesario realizar cierres del área del almacén, ya que sólo se ejecuta el conteo de cierta cantidad de artículos. Los conteos aleatorios se deben realizar de la siguiente manera:

• Frecuencia: Se deben realizar cada mes.

• Referencias que deben de ser contabilizadas en cada conteo: deben de ser contabilizadas primero los repuestos que se encuentran en la categoría A, que fue arrojada por la categorización del inventario por el método ABC, cuando se haya terminado con esta categoría, se pasará a realizar el conteo en la categoría B, cuando este se culmine el ciclo se deberá empezar nuevamente. A la categoría C se le realizarán conteos aleatorios con menos frecuencia, se realizarán cada 3 meses ya que son los artículos relativamente poco importantes y son los que regularmente representan entorno al 50 % de las referencias, pero sólo al 5% del valor del inventario. A esta categoría no compensa dedicar una cantidad de recursos ya que tienen muy poco movimiento.

• Cada mes se debe generar un informe de las unidades contadas, y entregarlo a gerencia con el fin de poder verificar constantemente el estado del inventario y de autorizar si se ha de realizar algún movimiento como entrada o salida para conciliarlo. Método de selección de la muestra: Concepto de muestra: Supone recabar la información que se necesita de una muestra y extrapolarla al conjunto de la población con un cierto nivel de error. Definición de muestra: es una parte de la población que, si es representativa, reproduce a escala las características esenciales de la misma. El procedimiento de selección de la muestra se denomina muestreo no probabilístico, ya que el criterio de selección de la muestra es subjetivo (no aleatorio), y no es posible calcular el error del muestreo, se elige este procedimiento puesto que tiene costos bajos y se puede aplicar de manera sencilla. El tipo de muestreo no probabilístico que se debe de utilizar para realizar los conteos es el siguiente: Muestreo por conveniencia: el criterio para elegir a los elementos o unidades muéstrales que formaran parte de la muestra es su disponibilidad para el investigador La muestra estará formada por unidades muéstrales que faciliten la recogida de la información o reduzcan el coste del muestreo. Ejecución de los conteos: el conteo físico será realizada por la persona encargada del almacén de repuestos, en este caso el jefe de servicio Técnico en compañía del auxiliar contable de la empresa, la cual es la encargada de la supervisión del sistema de inventarios, la cual dará fe de que el conteo se haya realizado de manera correcta y realizará las correcciones a las que haya lugar.

Desventajas de utilizar conteos aleatorios:

• Los procesos deben de ser consistentes.

• Requiere el compromiso de todos los colaboradores de la empresa.

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• La persona que los realice, debe tener experiencia y conocimiento del producto.

• Si hay fallos en los conteos, se requiere realizarlos de nuevo generando más pérdida de tiempo.

5.4.7 Conciliar inventario Conciliar los inventarios mediante ajustes, es decir, con aumentos o disminuciones realizados a las unidades en cualquier referencia, es una acción que tomamos después de darnos cuenta de posibles robos, pérdidas, daños o malas digitaciones al momento de dar ingreso o salida de mercancías. Conciliar el inventario al final de cada periodo contable o cada vez que se realiza un conteo aleatorio es de suma importancia debido a que ayudan a realizar auditorías y a generar informes correctos. Al terminar los conteos se pueden dar cuenta si las unidades físicas concuerdan con las que aparece el software de inventario, de no ser así, se procede a realizar los ajustes pertinentes para que el inventario quede actualizado. Tipos de ajuste de inventarios: Ajustes de inventario negativos: Cuando un movimiento interno, permite ajustar el inventario si la cantidad de artículos contados es menor a la cantidad registrada en el kardex o software de inventarios. Ajustes de inventario positivos: Cuando un movimiento interno, permite ajustar el inventario si la cantidad de artículos contados es mayor a la cantidad registrada en el kardex o software de inventarios. Ajustes de inventario en valor: Cuando se aprueba realizar ajustes a la valoración de los repuestos. Ajustes de inventario en cantidad: Cuando se aprueba ajustar la cantidad de los artículos en stock debido a factores externos como robos, daños, pérdidas y recuento de inventario. Política de ajustes:

• Todos los documentos que ayuden como soporte para las entradas o salidas de requisición de los repuestos para realizar ajustes en el inventario deben ir con la firma del auxiliar de contabilidad y la autorización de realizar el movimiento por parte del gerente de la empresa.

• En caso de necesitarse realizar algún ajuste en las unidades de cierta referencia, estos serán realizados por el auxiliar de contabilidad con la previa autorización de la gerencia. Reglamento del almacén:

• El jefe de servicio técnico será la única persona que deberá tener las llaves del almacén de repuestos, no se podrán dar en préstamo a ninguna persona sin previa autorización de gerencia.

• Cuando se requiera utilizar algún tipo de equipo electrónico o eléctrico, se deberán accionar con todas las precauciones necesarias y se cuidará que se desconecten al momento de finalizar su uso, con el fin de evitar que se generen chispas y por consiguiente incendios.

• El personal que ingrese al almacén a realizar algún tipo de trabajo como inventario o adecuaciones deberá utilizar todos los uniformes, instrumentos de trabajo y de seguridad de acuerdo a la normativa vigente.

• El jefe de personal reportará cualquier anomalía que suceda, directamente a gerencia.

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Restricciones:

• Queda prohibido la entrada a todo personal ajeno al almacén, incluyendo personal de la empresa y por fuera de ella.

• No se permite la entrada de mochilas, bolsos, bolsas, alimentos, bebidas, cigarros u otro elemento que pueda perjudicar la seguridad e higiene del almacén.

• No se podrán ingerir ningún tipo de alimento dentro del área del almacén.

• Queda prohibido fumar, encender cualquier tipo de vela, encendedor, cerillos o realizar cualquier actividad que puede generar incendios, ya que en la mayoría del área del almacén se encuentra: cartón, bolsas plásticas, madera, artes plásticas, las cuales se pueden encender muy fácilmente.

5.4.8 Método ABC La clasificación de los inventarios es una de las medidas más efectivas para controlar los inventarios, debido a que si se aplica de manera correcta puede reducir la inversión al realizar pedidos de artículos que no se necesitan, entre muchos otros. Este método suele aplicarse en diferentes ámbitos, desde el control de calidad, la logística hasta la administración de inventarios. Si nos referimos en cuanto a control de inventarios estamos haciendo referencia a que unas pocas unidades de este representan la mayor parte del uso de los mismos o son a los cuales se les debe de realizar un mayor control. Siendo así se hace necesario que para estos repuestos que necesiten un control más riguroso se realice una discriminación de artículos. La clasificación ABC, es un método para la poder segmentar artículos de acuerdo con un criterio preestablecido (costo, volumen, movimientos, especificaciones de seguridad o ventas). La mayoría de los expertos se basa en costo o valor de los inventarios, pero de igual manera se puede elegir cualquier criterio dependiendo la naturalidad de la empresa o la información que se posea en el momento. La mayoría de los textos consideran que la categoría A, corresponde exactamente al 80% de los inventarios, y que el 20 % restante se divide así: el 15 % para la categoría B y el 5 % para la categoría C. Otros textos suelen asociar los porcentajes de la siguiente manera 60 %, 30% y 10% para las categorías A, B Y C respectivamente. Aunque la primera categorización es de un uso más frecuente en las empresas. Cabe recalcar que la decisión de tomar la forma de categorizar el inventario va ligado a las características de la empresa y el personal que vaya a aplicarlo debe de ser consciente de la realidad de la compañía. Control para la categoría A: Esta categoría debe tener un control más riguroso, los artículos que están ubicados en esta son las unidades que representan un alto valor para el inventario; este control también puede utilizarse para los repuestos que presentan mayor movimiento. Esta categoría en lo referente a almacenamiento debe tener ventajas de ubicación frente a otros artículos como por ejemplo más cercanía a la entrada del almacén para evitar mayor tiempo de desplazamiento y tiempo en poderlo encontrar, del mismo modo debe estar ubicado de manera que sea fácil tomarlo de la estantería en la cual se encuentre. Control para la categoría B: los repuestos que se encuentran aquí deben de ser controlados con menos rigurosidad mediante revisiones periódicas por parte de la persona encargada de controlar el inventario. Como el movimiento de estos es menor que los de la categoría A, los faltantes y sus costos deberán ser menores. La

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ubicación de estos en el almacén, deben de ser después de la categoría A y también deben de tener un fácil acceso para ser despachados. Control para la categoría C: Aquí se encuentra la mayor parte de artículos del inventario, las revisiones que se le debe realizar a estos repuestos no deben tener la misma periodicidad que los de la categoría B, pero igualmente se debe realizar un control programado para su revisión. Clasificación ABC por costos Para clasificar los repuestos por medio de costos, se genera un informe por medio del software contable de la empresa Avansis, donde se elige: la referencia del artículo, su nombre o descripción, el saldo que aparece disponible y su costo al que fue adquirido. Fig. 31. Ejemplo de informe generado para clasificación por costos

REFERENCIA NOMBRE SALDO COSTO

1302056 MOTOR CAMINADOR T635A 1 4.546.095,81$

1505053 RUEDA PARA HOMBRO GS-10 5 798.373,18$ El paso siguiente para realizar es realizar la valorización total de los repuestos para cada una de las referencias (saldo * costo). Fig. 32. Ejemplo Valorización total

REFERENCIA NOMBRE SALDO COSTO VALOR TOTAL

1302056 MOTOR CAMINADOR T635A 1 4.546.095,81$ 4.546.096$

1505053 RUEDA PARA HOMBRO GS-10 5 798.373,18$ 3.991.866$ Lo siguiente a realizar es determinar la participación porcentual, y este se acumula, luego se ordena de mayor a menor porcentaje sobre el valor total, como por ejemplo valor total de la ref. 1302056: $4.546.095,1 / $205.145.076,83 (valor total de costos de todos los repuestos). Fig. 33. Ejemplo Participación porcentual

REFERENCIA NOMBRE SALDO COSTO VALOR TOTAL %

1302056 MOTOR CAMINADOR T635A 1 4.546.095,81$ 4.546.096$ 2,21604%

1505053 RUEDA PARA HOMBRO GS-10 5 798.373,18$ 3.991.866$ 1,94587% Luego se ordena de mayor a menor, según el porcentaje del valor total y se acumula el porcentaje. Fig. 34. Ejemplo Porcentaje acumulado

REFERENCIA NOMBRE SALDO COSTO VALOR TOTAL % ACUMULADO

1302056 MOTOR CAMINADOR T635A 1 4.546.095,81$ 4.546.096$ 2,21604% 2,21604%

1505053 RUEDA PARA HOMBRO GS-10 5 798.373,18$ 3.991.866$ 1,94587% 4,16191% Por último, se agrupan cada uno de los repuestos según el criterio para la categorización ABC definido anteriormente. Fig. 35. Ejemplo Agrupación de repuestos según criterio definido REFERENCIA NOMBRE SALDO COSTO VALOR TOTAL % ACUMULADO CLASIFICACIÓN

1302056 MOTOR CAMINADOR T635A 1 4.546.095,81$ 4.546.096$ 2,21604% 2,21604% A

1505053 RUEDA PARA HOMBRO GS-10 5 798.373,18$ 3.991.866$ 1,94587% 4,16191% A

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Luego de realizar la agrupación, procedemos a contar cuantas referencias de repuestos están catalogadas dentro de cada una de las categorías definidas, con el fin de conocer el porcentaje por categoría sobre el total de los repuestos. Luego hallamos los costos por cada categoría para observar el porcentaje de los costos totales para cada una de ellas. Fig. 36. Ejemplo Categorización por costos

Participación

EstimadaClasificación

Número de

Repuestos

% por categoría

sobre el totalCostos

% Costos

Totales

Frecuencia

acumulada

0 - 80 % A 330 18,58% 166.157.012,62$ 80,99% 80,99%

81 - 95 B 515 29,00% 30.781.476,06$ 15,00% 96,00%

96 - 100 % C 931 52,42% 8.206.588,15$ 4,00% 100,00%

1776 205.145.076,83$ Según la información obtenida después de realizar todo el proceso de categorización según el criterio elegido anteriormente podemos observar lo siguiente: Categorización A repuestos: EL 18.58 % de los repuestos están generando el 80 % de los costos, por lo tanto, a los repuestos que se encuentran dentro de esta categoría son los que se deben de tener más controlados, se le debe estar realizando conteos aleatorios constantes según la regularidad que se propuso en el punto 7.4.6. Categorización B repuestos: El 29 % de los artículos están generando el 15 % de los costos, por consiguiente, a estas unidades se le deben realizar conteos aleatorios con menos frecuencia, como se recomendó en el punto 7.4.6 se deben realizar cada 3 meses. Categorización C repuestos: El 52.42 % de los repuestos generan el 4 % de los costos totales del inventario, por lo que los conteos o inventario de dichas referencias se podrá realizar de manera semestral, ya que son los repuestos que menos costos están generando a la empresa.

5.5 INDICADORES DE ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS

Para lograr una mejor gestión en los inventarios y en los centros de distribución, teniendo en cuenta el tipo de almacén, el tipo de producto, como se comporta y conociendo las tareas que en el almacén se ejecutan; se hace necesario definir ciertos indicadores que sirvan para evaluar el desempeño con el fin de poder tomar decisiones, actos de mejoras o reevaluación de procesos que se estén llevando de cierta manera en particular. Los indicadores no solo permiten visualizar como se está llevando el control de inventarios sino como se está manejando el almacenamiento, la calidad del producto y lo más importante el servicio que se le está prestando el cliente. La siguiente es una lista de indicadores que se deben implementar para poder evaluar el desempeño de la empresa en cuanto a control de inventarios y gestión de su almacén.

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Tabla 6. Medidores de desempeño o KPI´s

MEDIDOR DE DESEMPEÑO O KPI´s ALMACENAMIENTO

Inventario no disponible (periodicidad mensual): Controlar la mercancía del almacén con el fin de evitar artículos obsoletos. Responsable: Encargado del almacén.

Deterioro de inventario: Identificar el porcentaje de deterioro que tengo en el almacén.

Capacidad del almacén: identificar el porcentaje del uso del espacio.

Costo de la unidad almacenada: identificar cuanto me cuesta tener una unidad de un repuesto en el almacén.

Costo por metro cuadrado: identificar cuanto me cuesta tener almacenado los artículos en la bodega.

MEDIDOR DE DESEMPEÑO O KPI´s INVENTARIO

Pedidos entregados completos (Gestión de pedidos) Periodicidad: Mensual. Encargado: Encargado almacén.

Rotación de inventario (Cada vez que se hagan conteos cíclicos o inventario total): Controlar la cantidad de producto despachado. Encargado: Control de inventarios.

Confiabilidad del inventario (Cada vez que se hagan conteos cíclicos o inventario total): Identificar el nivel de precisión en los datos de inventario de la empresa. Encargado: jefe de compras.

Calidad de pedidos (periodicidad mensual): Verificar si cada vez que se despache un pedido, este cumple con el uso previsto. Encargado: Control de inventarios.

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6. PROSPECTIVA DEL TEMA INVESTIGADO La revolución de la tecnología en la actualidad, presente en los procesos productivos, de logística o prestación de servicios, en compañía del constante comportamiento dinámico de los mercados y las necesidades del cliente, han logrado incentivar cada día a más empresas a cambiar la mentalidad, llevándolas a que se hagan una autoevaluación que les enseñe en qué situación se encuentran, con el fin de revisar que herramientas pueden utilizar para cada día mejorar su calidad del proceso o servicio que presten, satisfaciendo las necesidades del cliente y logrando ser más competitivas tanto a nivel local, regional, nacional o global. Al implementar nuevas tecnologías las empresas logran controlar de manera eficiente todos sus recursos, aumentando la capacidad de respuesta y satisfacción hacia el cliente. Herramientas digitales como el cloud computing, BIG DATA, internet de las cosas (IoT), computación en la nube, Inteligencia artificial IA, simulación, máquinas y sistemas autónomos, entre otros; han proporcionado un fácil acceso a la información, aumentando la fiabilidad en la toma de decisiones, minimizando costos, tiempo, errores logísticos [59], del mismo modo contribuyendo a la eliminación de desperdicios y por ende el aumento en la rentabilidad. Sin embargo para el panorama Nacional y aún más para el regional, la implementación de nuevas tecnologías dentro de los procesos productivo, logísticos o de prestación de servicios en las empresas locales, no es algo de resaltar, ya que como es citado en (Ramírez, Díaz 2019 logística 4.0 en la gestión de inventarios de productos en cadena de frio), Según el departamento nacional de planeación DPN (Año 2018) sólo el 35,6% de las empresas en Colombia implementan dichas tecnologías en sus procesos, aun siendo conscientes que son necesarias si desean ser empresas con un nivel competitivo apropiado. Del mismo modo en lo que refiere a la innovación, el 52.3% de las empresas no aplican acciones innovadoras en su gestión logística, siendo las pequeñas y microempresas las que evidencian más falencias con un 42.2 % y 53.5% respectivamente. En la encuesta de Desarrollo e Innovación Tecnológica del DANE de 2016, las empresas manifestaron que uno de los grandes impedimentos para aplicar proyectos de innovación en sus procesos es la falta de recursos propios, seguido por la facilidad de imitación por terceros y la incertidumbre que puede tener la demanda de estos bienes o servicios innovadores. Frente a esta perspectiva, se hace necesario buscar los recursos para que sobre todo las micro, pequeñas y medianas empresas puedan cada vez implementar más avances tecnológicos que les ayuden a la optimización de sus procesos logísticos con el fin de aumentar la respuesta hacia el cliente, la minimización de costos, aumento de la rentabilidad y aumento en la competitividad comercial.

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7. CONCLUSIONES

Al realizar el diagnostico al sistema de inventarios se puede evidenciar que el control de inventarios es una herramienta o conjunto de normas, procedimientos y métodos que se utilizan para controlar y planificar los materiales o productos que emplea la empresa y que ayudan a su correcto funcionamiento. Por consiguiente, se concluye que el utilizar un modelo adecuado para su control permitirá que la empresa tenga actualizada la información, vigilados costos de almacenamiento y conocimiento de cómo rotan sus artículos para no caer en falta o sobre stock. De igual manera respecto al almacenamiento, se evidencia la importancia en el ámbito de la logística y en el caso aplicado de MOVITRONIC SAS se ve el impacto, para este caso, negativo que tiene las finanzas de la empresa, pues se dice con base al trabajo desarrollado que utilizando los modelos propuestos se subsanaran problemáticas que para la empresa representan $39.195.629. Se evidencia la importancia de herramientas como la observación, la encuesta, el diagrama de Pareto y la espina de pescado que permitieron tanto en almacenamiento como en inventarios, adquirir la información fundamental para poder desarrollar el presente trabajo y que este esté adecuado a las particularidades de MOVITRONIC SAS, también se determina la importancia del capital humano y el conocimiento inherente que han ganado desarrollando sus funciones ya que gracias a ellos, se pueden conocer detalles que en el caso de la organización MOVITRONIC SAS no estaban reflejados en sus registros tanto contables como de control, pues al ser una PYME que creció a ritmo acelerado dejaron de lado prácticas que facilitan este tipo de estudios. Gracias a las herramientas antes mencionados, se pudo establecer los puntos críticos que afectaban la logística interna de la organización respecto a almacenamientos e inventarios, respecto a almacenamiento se determinó que el sistema actual que se manejaba no era suficiente ya que se encontró dentro de la organización aspectos extremadamente informales como Software desactualizado, no tenían ningún tipo de categorización e incluso no conocían la rotación de las mercancías comercializadas y con base en esto se formularon los modelos planteados y las recomendaciones Para inventarios se determinan acciones de mejora en el sistema, se recomienda seguir utilizando el sistema de inventarios permanente, seguido de protocolo para realizar las entradas o salida de los repuestos, para el realizar un apropiado control de inventarios se sugiere que se implemente un sistema de código de barras con el fin de poder agilizar la respuesta hacia el cliente y minimizar los errores al momento de hacer movimientos en los artículos. Para el sistema de inventarios del mismo modo se aconseja utilizar el método PEPS (Primero en entrar, Primero en salir), con el propósito despachar siempre los repuestos más antiguo evitando los daños por almacenamiento y posible deterioro por tiempo de vigencia de los componentes del producto. Así mismo se propone realizar conteos aleatorios de manera constante y que después de estos realizar conciliaciones para tener actualizado el software de inventarios. Por último, se sugiere realizar la categorización ABC, con el propósito de reducir costos de almacenamiento y tener controlados los artículos que representen más dinero en el inventario.

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8. RECOMENDACIONES La principal recomendación para el área de almacenamiento que, consideramos, se debe de tener en cuenta, es utilizar mejor, el espacio que se está desperdiciando en esta área, dado que al lado derecho de la escalera en el primer piso hay 17.2 metros cuadrados que no se están ocupando con repuestos, sino que es utilizada para colocar piezas de escombros y en ocasiones cajas de equipos nuevos. En este espacio se puede instalar una estiba convencional (coloreada de verde) con iguales medidas de las que se encuentran al lado izquierdo para la acomodación de repuestos que sean de un peso elevado y un volumen especial aumentando la capacidad de almacenamiento. Fig. 37. Recomendación estantería convencional primer piso

Para continuar aprovechando el espacio de 17.2 metros cuadrados, pero en el segundo nivel, se recomienda la fabricación de un mezanine de igual forma como en el lado izquierdo del almacén y colocar otro cuerpo doble de estanterías con canastillas, el cual tendría la capacidad de albergar 168 canastillas adicionales; aumentando la capacidad para almacenar repuestos pequeños de un 33,33 %.

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Fig. 38. Recomendación estantería con canastillas segundo piso

Otra de las recomendaciones que consideramos son de alta prioridad es la actualización del actual Software de apoyo logístico, pues una de las problemáticas detectadas en la organización MOVITRONIC SAS es la antigüedad de su software de almacenamiento logístico, ya que está limitado o simplemente obsoleto en varios módulos, muchas de las funciones que en la actualidad se consideran básicas no se encuentran dentro de AVANSIS, por ejemplo, conocer un reporte de rotación mensual o anual, o el distinguir por categorías de Peso o tamaño, es por esto, que se recomienda la actualización a un software actual que facilite la gestión del almacenamiento e inventarios, dentro de las mejores opciones según la Universidad Abierta de Catalunya encontramos: Aqua Intelligent Warehouse: para el control, optimización y gestión de los procesos de almacén, Aqua eSolutions ofrece Aqua Intelligent Warehouse que ayuda a maximizar el espacio en almacén, a minimizar los costes asociados al almacenamiento y capacita a la empresa para mejorar los niveles de servicio. Ofrece un sistema de mapas de almacén, la gestión de entradas y salidas del almacén, los movimientos dentro del almacén y un sistema de terminales de radiofrecuencia para acceder a la contabilidad del stock disponible en cualquier momento. SIGA: un sistema integrado de gestión de almacenes (SGA) que automatiza el control de mercancía mediante la toma de datos en remoto gracias a un sistema de terminales móviles PDA vía Wifi y equipadas con lector de código de barras.

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Mejora el picking, el cross docking, la verificación o el control de calidad de las mercancías y garantiza la gestión en tiempo real de los flujos de información asociados a las operaciones logísticas. Integra eficazmente la gestión de los almacenes con el software de gestión de la empresa (ERP) y acelera cada uno de los procesos, ahorrando tiempo y minimizando los errores humanos en operaciones manuales (preparación de pedidos, inventarios, etc.). SIGA se comunica directamente con la base de datos del sistema de gestión del cliente. SQL Pyme (Distrito K): un software ERP para empresas con capacidad de adaptarse a su actividad y crecer en la medida en la que necesite incorporar nuevas funcionalidades. Podrá configurar en el software ERP para trazabilidad y programas de gestión de stock, una o varias dimensiones para cada característica, así como la forma en que se presentan en pantalla en los procesos de compra y venta (forma de tabla, lista…). Para cada dimensión podrá fijar el conjunto de valores posibles en caso de ser un conjunto limitado, cómo, por ejemplo, las tallas de camisetas y sus colores para una prenda o colección específicas. El software ERP para trazabilidad le permite diferenciar los precios en función del valor de la característica, por ejemplo, mayor precio en función de la talla de la prenda o menor precio si la fecha de vencimiento de un producto es más cercana. Descubra cómo las funcionalidades de nuestros programas de gestión de stock le facilitan la gestión de su empresa. (Universidad Oberta de Catalunya). Estas opciones serian ideales, respecto a funcionalidades, para la organización, pero cuando se involucra el factor precio, todas dejan de ser viables, ya que el tamaño de MOVITRONIC SAS es el de una PYME con presupuesto para inversión limitados, conociendo esta situación, la sugerencia es que la organización, más que comprar una licencia de algún software reconocido, considere la posibilidad de subcontratar la elaboración de un ejecutable personalizado con las funcionalidades básicas requeridas, y con módulos actualizables, lo que permitiría en un futuro agregar funciones que no fueron consideradas en un principio. En el caso de que lo anterior no sea posible, recomendamos una amplia capacitación y actualización de los módulos requeridos con AVANSIS que permitan la correcta gestión logística, de las diferentes referencias encontradas dentro de la organización, pues el capital humano desconoce las funcionalidades del software actual. Un elemento a considerar, consiste en realizar una campaña comercial para clientes institucionales ( Gimnasios, conjuntos residenciales, centro de rehabilitación y en si todas las entidades deportivas públicas y privadas que posean equipos de gimnasio de la marca Movitronic / Movifit de años atrás); que consiste en identificar todos aquellos repuestos antiguos, los cuales ya no tiene rotación por diferentes motivos, como por ejemplo: la empresa ya no tiene existencias de los equipos a los cuales pertenecen , los cliente no saben si la empresa tiene existencias de estos artículos, por haber estado refundidos por el almacenaje o por que el encargado sea una persona nueva sin conocimiento de cuál es su referencia y a qué tipo de equipo pertenece, entre otros. Al tener todas estas piezas identificada, se recomienda buscar las ventas históricas es estos equipos y tener un contacto con los clientes de manera telefónica y al mismo tiempo enviando una propuesta ofreciendo el catálogo de repuestos con porcentaje de descuento especial para que estos se interesen y puedan adquirirlos, logrando así que el cliente pueda darle mayor tiempo de vida a su producto, la empresa recupere el dinero invertido al importar estas pieza y

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aumentando espacio en almacén para ser ocupado por referencias de nuevas máquinas. Se recomienda, que cada vez que se necesite reemplazar la persona encargada de controlar el almacén de los repuestos, en este caso el Jefe de Servicio técnico, se capacite con anterioridad sobre el conocimiento técnico de repuestos, conocimiento técnico del producto, capacitación del manejo del software de inventario, capacitación sobre el control de inventarios y control de almacenamiento que se está proponiendo en caso de implementarse, también en el manejo de proveedores. Estas capacitaciones se deben de realizar antes de que empiece a desempeñar el cargo para que cuando empiece a atender a los clientes ya conozca los procesos dentro de la empresa, ya que se logró identificar al realizar el diagnóstico que gran parte de la capacitación al ingresar una persona nueva como jefe de servicio técnico recibe las indicaciones dependiendo como se presentan en el día a día, pudiendo generar malestar a los clientes por observarse como desconocimiento de funcionamiento de la empresa. También es relevante recomendar, la posibilidad de destinar recursos que permitan adquirir un nuevo software contable y de control de inventarios, el cual arroje informes importantes como el de rotación de inventario, su depreciación y obsolescencia; con el propósito de poder tener una mejor gestión de este sistema y una óptima trazabilidad de todos los artículos previendo la demanda de manera más exacta, disminuyendo los costos de almacenamiento Por último, se recomiendan algunos KPI´s o indicadores de desempeño logísticos los cuales pueden ayudar a medir aquellos factores y variables más importantes para la empresa Movitronic SAS, logrando que se empiece a aumentar la productividad tanto de almacenamiento como del sistema de inventarios.

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REFERENCIAS

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Lista de repuestos (Ver excel adjunto)

Documents

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE …existentes de distribución planta, de control y salida de inventarios, los cuales ayudarían a reducir los tiempos de respuesta a los cliente