Índice

1. Adecuaciones Presupuestarias

2. Ventanilla única

3. Presupuestos (POA)

4. Adquisiciones

1. Requisiciones

2. Ordenes de compra

3. Almacén

Sistema de Contabilidad Gubernamental/ Armoniza

El objetivo de Armoniza es proporcionar a los entes públicos los elementos necesarios que les permita contabilizar

sus operaciones en tiempo y forma para la toma de decisiones, medir resultados y garantizar el control patrimonial.

Satisfacer los requerimientos de todas las instituciones relacionadas con el control, la transparencia y la rendición

de cuentas.

El artículo 16 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental establece el sistema al que se deberá sujetar los en

los entes públicos, que registrará de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y

contables así como otros flujos económicos. De esta manera se generarán estados financieros, confiables, oportunos,

comprensibles, periódicos y comparables.

El Artículo 17 de dicha ley marca que cada ente público será́́ responsable de su contabilidad, de la operación del

sistema; ásí́́ como del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y las decisiones que emita el consejo.

Los requisitos del sistema de contabilidad gubernamental

1. Observar los principios y postulados contenidos en el Marco Conceptual y Postulados Básicos, aprobados por el CONAC.

2. Reconocer las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimoniales. 3. Integrar en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable. 4. Considerar la base acumulativa de los registros que se efectúen. 5. Registro ordenado de operaciones que generen derechos y obligaciones a entes. 6. Generación en tiempo real de estados financieros, de ejecución presupuestaria y demás

información.7. Facilitar el registro y control de los inventarios de los bienes de las entidades.

Adecuaciones¿Qué es una adecuación presupuestaria?

Las adecuaciones presupuestarias son las modificaciones al presupuesto aprobado o

estimado que impactarán a los Clasificadores por Objeto de Gasto. Las adecuaciones

siempre deben permitir un mejor cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

Existen dos tipos

1. Adecuación dentro de las mismas partidas de nuestro

presupuesto.

2. Ampliación o reducción al presupuesto

Para realizar una adecuación presupuestaria hay que seguir los siguientes pasos:

En el módulo del POA, seleccionar el proyecto, objetivo, meta que se quiera modificar. Dándole EDITAR

3. Como obligatorio llena el Puesto del Solicitante y la

justificación.

4. Captura los ajustes considerando el monto negativo (-)

en el mes donde se requiere la reducción y el monto

positivo en el mes donde se requiere hacer la ampliación.

5. El total debe quedar 0

6. GUARDAR

2. Selecciona +Traspaso de Saldos Mensuales cuando

movamos CANTIDADES en un mismo proyecto, en un

mismo COG en diferentes MESES

2. Selecciona +Traspaso entre Conceptos cuando

movamos CANTIDADES de un COG a otro en el mismo

mes y de un PROYECTO a otro en el mismo mes.

• 3. Como obligatorio llena el Puesto del Solicitante y la justificación.

• 4. Captura los ajustes considerando el signo negativo (-) en e mes donde se requiere la reducción. En el total solo debe reflejar la reducción.

• 5. Agregar el proyecto, el objetivo y la meta al que vamos hacer la modificación. En el concepto al que se quiere destinar el dinero.

• Generas el COMPROBANTE y se imprime.

Para realizar una ampliación o reducción del presupuesto hay que solicitar la modificación por medio de este apartado “+ Aumento/Reducción de Montos” Imprimir el comprobante y recolectar las firmas. En el total debe ser la cantidad a ampliar o reducir.

En el menú de AQUISICIONES, en la parte de + Agregar compra, seleccionar tu proyecto, objetivo, meta y acción, y el COG que se va afectar SIGUIENTE

1. El siguiente paso es Detalle de Compra, lo primero que hay que llenar es el tipo de compra. 2. En “agregar partida” hay que considerar como obligatorio la descripción, cantidad, costo unitario y unidad3. Podemos agregar un archivo como soporte en “seleccionar archivo”4. Selecciona GUARDAR y SIGUIENTE

1. En el apartado siguiente “Documentos”, seleccionar Agregar Documento 2. Seleccionar el tipo de documento que se va adjuntar 3. Adjuntar el archivo y redactar una breve descripción del archivo4. Para después ENVIAR

Crear/ editar orden de compra (OC)Para crear o editar una orden de compra (OC) es necesario contar con lo siguiente:

Tener autorizada una requisiciónTener autorizado el proveedor o proveedores a los cuales se les asignará la OC

Saber en dónde se realizará la entrega (solo en caso de bienes inmuebles)

Saber la cantidad total o parcial por partida.

Para generar una ORDEN DE COMPRA, 1. Ubicaremos la requisición que realizamos.2. Seleccionamos + Agregar Orden 3. Nos va arrojar Datos Generales para llenar (Proveedor, Lugar de Entrega y comentarios)4. Seleccionamos la opción ENVIAR A REVISION

En el caso presentado se agrega la mitad de la cantidad total de la requisición. Generando una Orden de Compra complementaria, es decir, de una requisición se pueden generar varias Ordenes de Compra.

Una vez agregada la cantidad se ENVÍA A REVISIÓN para que autorice

Una vez generada tu Orden de Compra, hay que autorizarla. En el menú de Adquisiciones en ORDEN DE COMPRA aparece la siguiente pantalla donde tienes que ubicar la Orden de Compra que se envió a revisión.

Selecciona la Orden correspondiente y da click en el botón de AUTORIZAR ORDEN. Se estaría enviando al proveedor el requerimiento que solicitas y se enlista la Orden de Compra en Almacén.

Cuando se recibe el bien o servicio en almacén, hay que avisarle al sistema.

Teniendo todos los datos de la Orden de Compra, hay que agregar las facturas en los formatos que se solicitan PDF y XLM, así como el folio de la factura y algún comentario referente a la compra. Después en el concepto, agregar la cantidad recibida del servicio o el bien. Hay que recordar que pueden existir recepciones parciales. Es importante que la cantidad recibida coincida con la factura que se reciba.

Una vez recibido el bien o servicio, hemos concluido con nuestro proceso de requisición. Hay que recordar que dando

entrada al almacén, la factura se irá automáticamente a programación de pago.