Propuesta Estructuración Cargos Archivo y Biblioteca

OBJETIVO

Presentar a la alta Directiva de la UNIVERSITARIA, la propuesta para el cambio de nombre que se tiene actualmente para el Archivo, la creación de un Centro de Digitalización el cual estará adscrito al Archivo, establecer el Centro Bibliotecario de Referencia que formara parte de la Biblioteca y el acenso del cargo a las personas que cumplen los requisitos educativos y actividades realizadas en cada área que conforma el Centro de Información y Documentación.

ALCANCE

Estructurar el Centro de Información y Documentación de forma que sea reconocida como el área dentro del campus como una unidad eficiente, efectiva y eficaz en las actividades operativas, técnicas y administrativas realizadas por su personal, el cual posee una alta formación académica y experiencia.

NORMATIVIDAD

Ley 1409 de 2010. Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones.

Ley 11 de 1979. Por la cual se reconoce la Profesión de Bibliotecólogo y se reglamenta su ejercicio.

MANUAL Y GUIA INTERNA

Manual de Perfiles. Establecer los parámetros adecuados para la verificación de los requisitos, competencias, habilidades y funciones de un cargo.

Guía de Competencias Institucionales. Administración del recurso Humano con base en la gestión por competencias.

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PROPUESTA PARA SOLICITAR MODIFICACIÓN DEL ÁREA DE ARCHIVO Y EL CAMBIO DE LOS CARGOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE

CONFORMA EL CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

1. Estructura organizacional de la UNIVERSITARIA AGUSTINIANA y la composición de las áreas que conforman el Centro de Información y Documentación actualmente.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2015 -2

SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA

BIBLIOTECA

ARCHIVO

CENTRO DE INFORMACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN

PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA

BIBLIOTECA

CENTRO DE INFORMACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

CENTRO DE DIGITALIZACIÓN

CENTRO BIBLIOTECARIO DE REFERENCIA

2. El cambio del nombre de Archivo por el de Oficina de Administración Documental, la cual como su nombre propuesto, es acorde a las funciones que se vienen realizando actualmente que son: administrar todo el acervo documental que conforma la memoria institucional de la extinta Corporación Universitaria Nueva Colombia y la actual documentación que se recibe e incorpora a los depósitos de la Universitaria Agustiniana.

La oficina de administración documental contempla una visión más amplia como la de ser la fuente de información institucional, realizar acompañamiento constante al personal encargado de la organización de los archivos de gestión, efectuar capacitaciones y asesorías en temas referentes a la gestión documental, ser el garante que el Sistema de Gestión Documental sea eficiente, efectivo y eficaz, transformando su nombre generamos un cambio de percepción que se tiene del archivo por parte de la comunidad la cual piensan que es solo almacenar documentos en un depósito.

3. Pensando a un futuro donde la Digitalización será el medio de almacenamiento que garantiza la conservación de los documentos y que es un proceso archivístico que iniciaremos en el 2016 por parte del Centro de Información y Documentación, se propone la creación del Centro de Digitalización cuya función de gran importancia es realizar la transformación del soporte papel a digital cumpliendo unos parámetros establecidos por normas nacionales como internacionales y se tendrá un analista para que desarrolle esta función de forma permanente.

4. El Centro Bibliotecario de Referencia, el cual tendrá a cargo varias actividades administrativas de la biblioteca y la formación de usuarios, como su principal objetivo será el servicio de referencia permitiendo que todas las solicitudes de información sean satisfechas a todos los usuarios que frecuentan la Biblioteca, motivo por el cual se debe contar con este centro, liderado por una persona competente en la búsqueda de información, desarrollando iniciativas y procedimientos que considere necesarios para facilitar al usuario el acceso a la información.

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1. Unas de las iniciativas que se tiene por parte del Centro de Información y Documentación es presentar la propuesta para el accenso de algunos cargos que por su formación académica, experiencia y actividades asignadas son posibles candidatos para esta nivelación, igualmente se pretende realizar una nivelación salarial como de denominación para los Coordinadores que se tienen en Biblioteca y el Archivo.

Para presentar la propuesta se hará por medio de una breve argumentación del por qué la persona es merecedora de la nivelación y un cuadro informativo donde se reflejara la formación académica y actividades de las personas que conforman el Centro de Información y Documentación.

Coordinador de Archivo. Jonathan Jimenez A.Cargo Actual: Coordinador 1Cargo Solicitado: Coordinador 3

Una de las transformaciones que se ha venido realizando en el Archivo Central es la organización de la documentación y la automatización de la Gestión Documental, la cual ha sido liderada por parte del Coordinador de Archivo de forma óptima, realizando el diagnóstico del archivo con lo cual se dio inicio a la organización de los documentos, diseño las Tablas de Retención Documental, participo en la elaboración de la codificación para la identificación de las áreas y aporto su conocimiento para la estructuración del Comité de Archivo de la Universitaria, por parte del funcionario ha propuesto soluciones a las necesidades que se presentan en la gestión documental y como complemento se le incluyo nuevas funciones en el Manual de Perfiles que tendrá a cargo para el próximo año.

Nivel de Formación

Funciones

Coordinador 1 Profesional Ciencias de la Información y

Bibliotecología.

Administrar la documentación que se tiene en el área de archivo, implementando mecanismos que garanticen la gestión, ubicación y recuperación de los expedientes de manera oportuna.

Investigar y presentar propuestas de gestión que propendan al mejoramiento de los procesos y procedimientos que se manejan en el archivo central, según las normas y procedimientos establecidos en la Universidad.

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PROPUESTA AJUSTES A CARGOS ACTUALES

En proceso de formación en

Especialización Gerencia de Proyectos.

Controlar, verificar y evaluar la prestación del servicio y el desarrollo de actividades diarias de los auxiliares a su cargo, con el fin de brindar un servicio coherente con las normas y lineamientos del archivo.

Dirigir y coordinar la organización documental utilizada en el archivo, concerniente al sistema de clasificación, ordenación, descripción, transferencias, preservación, conservación, accesibilidad y consulta de la documentación.

Recibir y registrar las inquietudes, sugerencias, quejas y reclamos presentados por las diferentes áreas de la Uniagustiniana, escalando a la Dirección de Biblioteca los casos que requieran un tratamiento especial.

Participar en el diseño y ejecución de los instrumentos archivísticos que se requieran para el eficiente funcionamiento de la Gestión Documental como las Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Manuales, Formatos, Instructivos, Planes entre otros.

Realizar capacitaciones a cada una de las áreas que conforman la estructura organizacional de la Universitaria Agustiniana, en temas concernientes a la Gestión Documental.

Administrar, controlar y realizar la difusión del Sistema de Gestión Documental que se use en la Universidad.

Elaborar y actualizar las normas que regulan la organización y funcionamiento del archivo y el sistema de gestión documental, proponiendo las acciones que sean necesarias para mejorar y facilitar la gestión del archivo universitario.

Ejecutar las actividades complementarias requeridas por la Dirección de Biblioteca y Archivo.

Contribuir al diseño y actualización del Cuadro de Clasificación de la documentación; los procedimientos de entrada y salida de documentos, registró interno, constitución y seguimiento de expedientes.

Realizar seguimiento y evaluación al sistema de gestión documental en los archivos de gestión.

Llevar a cabo la valoración y expurgo de la documentación, así como en la elaboración y aplicación del calendario de conservación y eliminación.

Proponer el calendario de transferencias y supervisar sus operaciones.

Rendir informes al jefe inmediato sobre la ejecución del Plan de desarrollo del área,

Ejecutar, propiciar y velar por el cumplimiento de las políticas, objetivos, normas y actividades establecidas en relación con el sistema de calidad, salud en el trabajo y ambiente establecida por la institución.

Las demás que correspondan a la naturaleza del Nivel del cargo y las que le sean asignadas.

Las personas que a continuación se relacionan del Archivo como de la Biblioteca son personas que han venido laborando de forma comprometida en sus funciones asignadas y continuaron con su formación académica en algunos casos ya culminaron sus estudios siendo Profesionales o tecnólogos en su respectiva área, pero siguen desempañando cargos de auxiliares, es por esta razón que una de las motivaciones para que las personas continúen fortaleciendo sus conocimientos es mediante el acenso y logrando este objetivo se podrá delegar una responsabilidad adicional a sus funciones que venían realizando, al tener el personal cualificado aportara a cada una de las áreas un beneficio tanto humano como laboral para la Universitaria.

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Auxiliar de Archivo. Cesar Ramos de la Barrera.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado: Analista

Nivel de Formación

Funciones ActualesFunciones que realizara adicionales como Analista de Archivo

Tecnólogo en Ciencias de la Información y

Bibliotecología. Continua con su formación para

profesional.

Las funciones que realiza esta persona son las que se encuentra actualmente relacionadas en el Manual de Perfiles de Capital Humano.

Dirigir, supervisar y realizar el control de calidad en especial los soportes documentales digitalizados en el proyecto de gestión documental.

Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.

Colaborar en el proceso de implementación del sistema de gestión documental de la organización como también brindar las asesorías necesarias para el funcionamiento de la Herramienta Tecnológica.

Apoyar en la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivos proyecto que presentara para el 2017.

Auxiliar de Archivo. Nisley Pinzón.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado: Analista

Nivel de Formación



Bibliotecología. Continua con su formación para

profesional.


Dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde las dependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de transferencia entre dos archivos.

Colaborar en el proceso de implementación del sistema de gestión documental de la organización como también brindar las asesorías necesarias para el funcionamiento de la Herramienta Tecnológica.

Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la Coordinación de Archivo, en especial, la elaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También, proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gestión del archivo.

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Auxiliar de Archivo. Luz Alba Gordillo.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado: Auxiliar 1

Nivel de Formación

Funciones Actuales

Técnica en Archivista.


Auxiliar de Archivo. Ángela Beltrán.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado: Auxiliar 1

Nivel de Formación

Funciones Actuales

Tecnóloga en Archivista.


Auxiliar de Biblioteca. Denny Segura.Cargo Actual: Auxiliar 1Cargo Solicitado: Analista 1

Nivel de Formación


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Profesional en Bibliotecología.


Auxiliar de Biblioteca. Martha Elena Mancera.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado: Analista

Nivel de Formación


Actualmente se encuentra en el 6

semestre de la carrera Ciencias de

la Información y Bibliotecología.


Auxiliar de Biblioteca. Nelcy Martínez Duarte.Cargo Actual: Auxiliar 1Cargo Solicitado: Analista

Nivel de Formación






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Auxiliar de Biblioteca. John Pineda.Cargo Actual: Auxiliar 1Cargo Solicitado: Analista 1

Nivel de Formación






Auxiliar de Biblioteca. Cindy Jirley Reina Encizo.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado:

Nivel de Formación


Actualmente se encuentra en 1 semestre de la

carrera Ciencias de la Información y Bibliotecología.


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Auxiliar de Biblioteca. Robert Yepes.Cargo Actual: Auxiliar Cargo Solicitado:

Nivel de Formación






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1. La Biblioteca como el Archivo han visto el aumento en sus actividades técnicas, operativas y administrativas en el desarrollo de la gestión, es por esta razón que es necesario que se apoye con personal, motivo por el cual a continuación se relaciona el cargo solicitado y las funciones que desempeñara las personas requeridas.

Coordinador de Catalogación.

Objetivo: Contar con una persona idónea para catalogar y clasificar el material bibliográfico recibido por compra, canje o donación, de acuerdo a las normas internacionales y las necesidades específicas de la biblioteca, con el fin de tener a disposición de todos los usuarios el material bibliográfico, impreso o electrónico, asegurando de esta manera su recuperación a través del catálogo de la biblioteca.

Nivel de Formación

Funciones

Profesional Ciencias de la Información y

Bibliotecología.

Catalogar y clasificar el material bibliográfico recibido por compra, canje o donación, como también las publicaciones seriadas y las tesis, asegurando la recuperación de la información disponible a través del catálogo bibliográfico.

Programar y realizar los planes necesarios para el mantenimiento y depuración de las bases de datos y colecciones de la Biblioteca, validando y/o corrigiendo la información cargada previamente, actualizando los registros del material bibliográfico e identificando posibles arreglos o cambios de ubicación del material.

Investigar, identificar y proponer planes y proyectos de mejoramiento de los procesos a su cargo, con el fin de implementar métodos de procesamiento técnico del material bibliográfico recibido por la Biblioteca.

Elaborar y presentar informes relacionados con el desarrollo de las actividades propias de su gestión, de acuerdo con los requerimientos dados por la Dirección de la Biblioteca.

Realizar el proceso de asignación de números de identificación (ID) al material bibliográfico que ingresa a la Biblioteca por compra, canje, donación, tesis o publicaciones seriadas, con el fin identificar y controlar el material existente en la Biblioteca.

Realizar arreglos del material bibliográfico que requiera modificaciones en su catalogación, con el fin de corregir posibles errores presentados en su procesamiento, asegurando la disponibilidad del material para su consulta por parte de los usuarios.

Proponer planes de acción que conduzcan al mejoramiento continuo de las colecciones (expurgo y/o descarte) en cualquiera de las sedes.

Realizar, aplicar y hacer seguimiento al cronograma de inventario del material bibliográfico existente en las diferentes colecciones y sedes.

Elaborar cronograma de procesamiento técnico de material bibliográfico, definir metas y presentación de resultados a la Dirección de la Biblioteca.

Selección y envío del material bibliográfico procesado a la biblioteca de la sede Suba.

Realizar seguimiento a los syllabus de los diferentes programas académicos que posee la Universidad, con el fin de verificar el cubrimiento de la bibliografía básica frente a lo solicitado por los Directores de Programa y proceder a la cotización del material en los casos que sea necesario, para su posterior adquisición.

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NECESIDADES DE PERSONAL BILIOTECA Y ARCHIVO

Analista Referencista.

Objetivo: Contar con una persona idónea para la atención de aquellos usuarios que reclaman información y respuestas de calidad, adecuadas e inmediatas, siendo de esta forma una orientación al servicio logrando una relación de comunicación con nuestros usuarios de manera óptima, ya que estamos en un incremento generalizado de las tecnologías de la información y la comunicación.

Nivel de Formación

Funciones


Bibliotecología.

Establecer conceptos, principios y técnicas de referencia y servicios.

Realizar técnicas propicias para la recuperación, evaluación y sintetizar información de diversas fuentes.

Manejar los patrones de búsqueda y comportamiento de los usuarios.

Desarrollar canales de comunicación para la interacción de los usuarios reales y potenciales que se tiene actualmente en la biblioteca.

Ejecutar principios y prácticas para la educación y capacitación de los usuarios.

Realizar la creación de productos, servicios y programas de referencia e investigación de la Biblioteca.

Realizar investigaciones de mercado sobre comportamientos y problemas en información de los usuarios reales.

Facilitar información a sus usuarios, asesoramiento bibliográfico, información especializada, formación de usuarios, resolución de dudas.

Auxiliar de Biblioteca.

Objetivo: Persona encargada de brindar servicio en la Sede Suba para la ampliación del servicio, apoyar en la catalogación del material bibliográfico y las demás actividades según su perfil se deben realizar.

Nivel de Formación

Funciones

Técnico en Bibliotecología.

Las funciones que realizara esta persona son las que se encuentra actualmente relacionadas en el Manual de Perfiles de Capital Humano.

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Auxiliar de Archivo.

Objetivo: Contar con una persona que apoyara las acciones a realizar en el Archivo Central de manera permanente, incluyendo el tema relacionado con las actividades del día a día que se realizan en el archivo, y demás aspectos relacionados con la gestión documental.

Nivel de Formación

Funciones

Técnico en Ciencias de la Información y

Bibliotecología.

Realizar la incorporación de 20.000 documentos que se tiene de las Historias Académicas entregados por el área de Registro y Control, y continuar con este proceso.

1. Archivar, conservar y administrar el acervo documental.2. Poner a disposición de los usuarios los fondos documentales.3. Llevar registros para el control de préstamos internos.5. Tramitar la devolución de los documentos.6. Seleccionar y eliminar los documentos que ya han perdido su vigencia e importancia administrativa y legal, previa autorización del comité de archivo.7. Conservar en buen estado los documentos dentro del depósito.8. Colaborar en el envío de documentos al archivo central, por parte de los archivos de gestión, respetando el calendario elaborado. 9. Atender consultas personalmente o vía telefónica, de funcionarios referentes a los documentos archivados.10. Prestar los documentos a quienes los soliciten tomando en cuenta los lineamientos establecidos, para los de uso restringido.11. Archivar los documentos que devuelven una vez consultados.12. Reparar y restaurar las unidades documentales que se deterioren por su constante uso.13. Coordinar y atender las funciones en ausencia de algún compañero.

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Documents

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