Propuesta para la organizaci del VII Congreso de ALACIP - Bogot … · 2012-12-17 · Se apoyará decididamente el trabajo de los diferentes grupos de investigación de ALACIP Se

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Experiencia eventosLogística

Propuesta para la organización del VII Congreso deALACIP

Bogotá, Colombia

30 de noviembre de 2011

Propuesta VII Congreso Alacip Bogotá 2013 1 / 36

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Esquema

1 PropuestaVII Congreso

2 CampusAuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus

3 Experiencia eventosDatos generalesEjemplosExperiencia

4 LogísticaApoyoBogotáInformación complementaria


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VII Congreso

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VII Congreso

Propuesta

Las siguientes son las características generales de la propuesta:

Realizar el VII Congreso en las instalaciones de la Universidad delos Andes en Bogotá, ColombiaEl VII Congreso se realizaría del 2 al 5 de octubre de 2013

El Congreso se realizaría durante la semana de receso de losestudiantes para garantizar el uso de los salones y auditorios


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VII Congreso

Propuesta

El comité organizador está encabezado por los profesores FelipeBotero, Miguel García Sánchez y Laura Wills de la universidad delos Andes

En el comité organizador también participarán colegas de lassiguientes universidades: Nacional, Sergio Arboleda, Externado,Javeriana, Rosario, Militar y del Norte


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VII Congreso

Propuesta académica

El Congreso conservará la estructura académica de loscongresos anteriores

Se apoyará decididamente el trabajo de los diferentes grupos deinvestigación de ALACIP

Se mantendrán las áreas y subáreas de trabajo del VI Congresodiscusión


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AuditoriosAulasOtros espaciosRecursos tecnológicosInformación campus

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Auditorios

Los Andes cuenta con varios auditorios con capacidad para albergar70–585 personas. La siguiente es la capacidad de los principalesauditorios:

Auditorio Mario Laserna A: 231 personas†

Auditorio Mario Laserna B: 354 personas†

Auditorio Mario Laserna C: 70 personas

Auditorio Lleras: 218 personas

Auditorio Santo Domingo: 120 personas


† Los auditorios MLA y MLB son espacios separados pero se pueden unirpara tener un gran auditorio con capacidad para 585 personas.

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Aulas

En total, Los Andes tiene 164 salones con capacidad para 8 360personas. El congreso se realizaría en tres edificios principalmente:

Bloque Número de salones Capacidad

W 17 24–87 personasML 26 10–117 personasSD 13 60–135 personas

Esto da la posibilidad de hacer hasta 56 mesas simultáneas.


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Recursos

Tanto auditorios como aulas cuentan con los siguientes recursos:

Computador y proyector

Amplificación de audio

Soporte técnico del personal de audiovisuales


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Espacios físicos

Los Andes cuenta con un campus espacioso y cómodo

Salas para reuniones de grupos pequeños

Salas para feria de publicaciones

Espacios para sesiones de afiches

Espacios para recepciones sociales

Zonas sociales

Zonas de descanso

Ocho cafeterías y cuatro restaurantes


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Conectividad

Todo el campus tiene cobertura de red inalámbrica

Los asistentes al congreso tendrán acceso a la red

También habrá acceso en algunas de las quince salas decomputadores disponibles en el campus


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Datos generales del campus

Área total: 9,9 Ha

Área total construída: 155 829 m2

Total edificios: 80

Total zona verde: 31 040 m2

En el siguiente enlace hay cuatro videos informativos sobre launiversidad: http://j.mp/video-andes


http://j.mp/video-andes

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Fotos

Edificio W Edificio ML


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FotosEdificio SD

Zona de descanso


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Fotos

Auditorio ML


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Fotos

Plazoleta Lleras Auditorio Ll


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Fotos

Zona social

Aula edificio ML


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Fotos

Aula edificio SD Aula edificio W


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Datos generalesEjemplosExperiencia

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Organización de eventos

Los Andes es una comunidad dinámica en la que se realizaneventos de distinto nivel diariamente

Hay gran capacidad y experiencia para organizar eventos, desdecharlas hasta congresos internacionales


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Eventos recientes

XX Congreso Latinoamericano de Parasitología, octubre 20111 170 participantes de 22 países98 conferencistas internacionales

XII Global Development Conference, enero de 2011350 participantes de 30 países61 conferencistas internacionales


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Eventos recientes

II Congreso de Economía Colombiana, septiembre 20101 000 participantes de todo el país

I Congreso Asociación de Colombiana de Ciencia Política,octubre de 2008

600 participantes de todo el país


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Eventos Universidad de los Andes

Eventos registrados en la Oficina de Relaciones Públicas

2008–2011 2008 2009 2010(oct–dic)

Eventos registrados 194 19 71 84Invitados internacionales 359 4 96 178Eventos académicos 55 3 21 28internacionalesEventos culturales 33 6 17 8Eventos institucionales 106 10 33 52Asistentes registrados 132 598 12 556 43 825 58 337


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Eventos Universidad de los Andes

Eventos conjuntos entre Oficina de Relaciones Públicas y CienciaPolítica

Nombre Fecha Asistentes

LAPOP 10/2010 137Libros 40 años 02/2011 105Libro Desmov. de Paramilitares 03/2011 109Encuentro Constitución 20 años 06/2011 660Conf. int. Violencia y narcotráfico 08/2011 130II Congreso RedIntercol 10/2011 524


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Eventos Departamento de Ciencia Política

El Departamento de Ciencia Política constantemente organiza eventostales como conferencias, charlas, foros, etc. A continuación unasíntesis de los eventos del segundo semestre de 2011:

Eventos registrados 19Invitados internacionales 42Asistentes registrados 2 133


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Eventos Departamento de Ciencia Política

Adicionalmente, nuestro departamento ha organizado dos congresosnacionales recientemente

II Congreso de la Red Colombiana de Relaciones Internacionales(RedIntercol)

Octubre de 2011524 asistentes

I Congreso Asociación de Ciencia PolíticaOctubre de 2008600 asistentes


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ApoyoBogotáInformación complementaria

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Apoyo

Para elaborar esta propuesta hemos buscado apoyo tanto en launiversidad, como con instituciones especializadas en la ciudad

Oficina de Relaciones Públicas de Los AndesBuró de Convenciones de Bogotá

Entidad de la Alcaldía de Bogotá y la Cámara de ComercioBrinda apoyo logístico y organizativoGestión de descuentos en tarifas de hotel y aerolíneas

ProexportEntidad del gobierno nacional a cargo de la promoción del turismoy las exportaciones no tradicionales


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Apoyo

La universidad puede proveer personal de apoyo:

Estudiantes voluntarios para brindar orientación a los asistentes

Personal de apoyo de equipos audiovisuales


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Bogotá

La ciudad cuenta con una estupenda infraestructura para realizareventos gran magnitud. El Buró de Convenciones de Bogotá preparóun libro, que anexamos a esta propuesta, con información detalladasobre la ciudad. Algunos de los temas del libro incluyen:

Conexiones aéreas

Alojamiento

Restaurantes

Turismo y eventos culturales

Transporte en la ciudad


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Alimentación en el campus

En el campus y sus inmediaciones hay amplia oferta de cafeteríasy restaurantes

Los precios por un almuerzo oscilan entre USD$3,50 y USD$10

También existe una amplia oferta de proveedores para atendereventos sociales (meseros, pasabocas, bebidas, etc. . . )


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Alojamiento en Hoteles

A través de la Universidad y del Buró de Convenciones se puedentener descuentos en las tarifas de hotel. Los siguientes son los rangosaproximados de las tarifas para 2011:

Tipo de hotel hab. sencilla/noche (USD)

Gama superior 250–375Gama alta 170–220Gama media 130–160Gama económica 70–80


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Alojamiento en Hostales

Existe una amplia oferta de hostales que ofrecen servicio dealojamiento a precios económicos

El rango de precios por noche en los hostales es de USD $10-35

En un archivo adjunto se presenta una lista de hostales y sustarifas


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Alojamiento

La ubicación del campus, en el centro de la ciudad, ofrece variasventajas:

Amplia oferta hotelera

Costo aproximado taxi de los hoteles del Centro Internacional a launiversidad USD$2,00

Cerca a sitios de interés turístico

Cerca a lugares de esparcimiento


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Material adjunto

Los siguientes documentos acompañan esta propuesta

1 Carta de presentación2 Carta de apoyo de la Facultad de Ciencias Sociales de la

Universidad de los Andes3 Carta de apoyo del Buró de Convenciones de Bogotá4 Carta de apoyo de Proexport5 Libro del Buró de Convenciones con información detallada sobre

Bogotá como destino de congresos y destino turístico6 Lista de tarifas de alojamiento en hostales y hoteles


Documents

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