Página 1 de 11

1. Bogotá, 16 de Enero de 2015

SEÑORES:

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

ATN: SRA. Natalia Forero

CIUDAD

Asunto: Propuesta técnica y económica para la prestación de los servicios de gestión

documental, en el que se contempla la digitalización de grupos documentales de

aproximadamente 2.400 unidades documentales que se encuentran actualmente

custodiadas en las Instalaciones de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

Cordial saludo, Sra. Natalia Forero

De acuerdo con su solicitud, adjunto a la presente encontrará la oferta técnica y

económica para la prestación de los servicios de la referencia

Es importante resaltar que la información preserva la memoria de las Organizaciones,

facilita la toma de decisiones, protege el patrimonio y se convierte en factor determinante

para el cumplimiento de la Misión de la empresa de acueducto y Alcantarillado de

Bogota.

Saginfo Colombia, como aliado estratégico y especialista en formación y consultoría en

procesos de Gestión de Información, garantiza excelente resultados para la ejecución de

servicios de apoyo y procesos documentales, permitiéndole a la Dirección enfocar sus

esfuerzos en el desarrollo del negocio crítico.

Finalmente, tenemos la plena certeza que nuestra propuesta ayudará a preservar la

seguridad, confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de LA EAAB

aportando al logro de la Visión empresarial de la organización.

Cordialmente.

Monica Jimenez Murillo

Director (a) de Servicio al Cliente

Página 2 de 11

TABLA DE CONTENIDO

1.1. Servicios y soluciones de SAGINFO COLOMBIA: ............................................................... 3

1.2. Ventajas de SAGINFO COLOMBIA ........................................................................................... 3

1.3. Términos de Confidencialidad ................................................................................................... 3

2. PROPUESTA TÉCNICA ............................................................................................................................... 4

2.1. ALCANCE ............................................................................................................................................... 4

2.2. VOLÚMENES DOCUMENTALES CONSIDERADOS ................................................................ 4

3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO................................................................................................................ 5

3.1. MODELO DE OPERACIONES ......................................................................................................... 5

3.3. DIGITALIZACIÓN .................................................................................................................................. 6

3.4. ENTREGABLES ....................................................................................................................................... 7

3.5. TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO DIGITALIZACIÓN ............................................... 7

3.6. RECURSOS, CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS DE LAS PARTES ................................ 8

3.6.1. POR PARTE DE LA E.A.A.B. .................................................................................................... 8

3.6.2. POR PARTE DE SAGINFO COLOMBIA .............................................................................. 9

4. TARIFAS DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN: ................................................................................ 9

4.1. Servicio de Digitalización .............................................................................................................. 9

5. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ............................................................................................................. 10

5.1. Acuerdo de Nivel de Servicios ................................................................................................. 10

5.2. Suscripción de Contrato .............................................................................................................. 10

6. CONDICIONES COMERCIALES ......................................................................................................... 11

6.1. Forma de Pago ................................................................................................................................. 11

6.2. Validez de la Propuesta ............................................................................................................... 11

Página 3 de 11

1.1. Servicios y soluciones de SAGINFO COLOMBIA:

Servicios profesionales en Gestión Documental:

o Consultoría en procesos archivísticos

o Elaboración de diagnósticos institucionales

o Elaboración e implementación de Tablas de Retención Documental

– TRD -

o Capacitación archivística y técnicas documentales

o Diseño y desarrollo de programas de Gestión Documental.

o Implementación de soluciones de Software enfocados a Gestión

eficiente de información.

o Procesos de Desmaterialización e Innmaterializacion documental.

Gestión electrónica de documentos:

o Digitalización Documental,

o Captura masiva de datos,,

o Software de Gestión Electrónica de Documentos para creación de

flujos documentales y automatización de procesos de negocio que

involucren documentos (BPM).

Destrucción ecológica de archivos.

1.2. Ventajas de SAGINFO COLOMBIA

Tecnología

Talento humano especializado, entrenado y comprometido.

Experiencia

1.3. Términos de Confidencialidad

Este documento o cualquier otra información suministrada contienen datos

confidenciales de SAGINFO COLOMBIA. Con la recepción de este

documento la empresa de acueducto y Alcantarillado de Bogotá. acepta

no copiar, revelar o distribuir parcial o totalmente la información del mismo a

terceros o utilizar la información confidencial para otro propósito diferente al

análisis de esta propuesta.

Página 4 de 11

2. PROPUESTA TÉCNICA

Los servicios contenidos en esta oferta están basados en las necesidades

manifestadas por E.A.A.B. para la optimización de sus procesos de administración

de información.

2.1. ALCANCE

Para lograr el objetivo antes descrito nuestra oferta considera la ejecución de los

siguientes procesos:

Recuperación de unidades documentales1 de las estanterías de la E.A.A.B en

donde actualmente se custodia la información a procesar.

Selección de grupos documentales a digitalizar

Alistamiento para Digitalización

Digitalización a nivel de grupo documental

Instalación y puesta en marcha de Solución de Gestión Documental Alfresco

ECM

Para la prestación de estos servicios, SAGINFO COLOMBIA suministrará toda la

plataforma operativa (incluyendo talento humano, software y hardware) que

permitirá procesar los documentos, llevar el control y la trazabilidad de los mismos.

2.2. VOLÚMENES DOCUMENTALES ESTIMADOS

Conforme a la información suministrada por la E.A.A.B, a continuación se presentan

las cantidades estimadas de unidades documentales que se deberán intervenir:

Tabla 1. Volumetría

DESCRIPCION CARPETAS

FOLIOS

POR

CARPETA

FOLIOS

IMÁGENES

A DOBLE

CARA

TOTAL

IMÁGENES

CARPETAS CONTRATOS 2.400 200 480.000 48.000 528.000

TOTAL 2.400 200 480.000 48.000 528.000

1 Definición: En esta propuesta el término “UNIDAD(ES) DOCUMENTAL(ES)” hace referencia a una(s) unidad(es) de conservación que contiene(n) en su interior documentos o folios relacionados con un mismo asunto y/o tema y puede(n) haber sido conformadas usando carpetas, legajos, pastas argolladas, paquetes, bolsas, libros, etc.

Página 5 de 11

Aclaraciones:

Se realizará el proceso de digitalización en las instalaciones de la E.A.A.B,

partiendo del hecho que las unidades documentales se encuentran

Se estima un total de 480.000 folios con imagen a una sola cara y un 10% a

doble cara, en este orden de ideas el total de imágenes es de 528.000.

Cada paquete o grupo documental tiene en promedio 200 folios, este valor es

suministrado por la E.A.A.B.

Aproximadamente existe un 1% del total de folios a digitalizar que se encuentra

en papel químico.

El proceso y el costo de la imagen contempla el escenario en el cual la E.A.A.B.

entregará a Saginfo Colombia una base de datos de las unidades

documentales y los paquetes o grupos documentales a digitalizar, en donde

estas se encontraran debidamente identificadas con los cinco (5) campos con

los que se requiere indexar la imagen.

El costo de Alistamiento documental por folio contempla el costo de cuelgue y

descuelgue de las carpetas a procesar, por ende no se cobra el costo como si

fuese una actividad de consulta del expediente.

Se realizara la digitalización de cada unidad documental generando un solo

archivo PDF al cual se le generara la captura de 5 campos para la indexación.

Se realizara la codificación a cada unidad documental con el propósito que

sirva de llave de enlace para la descripción de las unidades documental.

3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

3.1. MODELO DE OPERACIONES

En el siguiente gráfico se detalla las diferentes actividades que se llevaran a cabo.

Ilustración 1. Digitalización por Paquete o grupo documental a Digitalizar

Página 6 de 11

3.3. DIGITALIZACIÓN

Recuperación de Carpetas: Actividad que consiste en recuperar de la

estantería las carpetas o unidades documentales a digitalizar, las cuales

son ubicadas en el puesto de trabajo.

Búsqueda y Extracción de Paquetes Documentales: en esta actividad el

auxiliar debe buscar el paquete documental a digitalizar dentro de las

unidades documentales a intervenir, esto partiendo del listado de registros

que nos entregará la E.A.A.B. en un archivo Excel.

Alistamiento: Corresponde a la preparación de las unidades

documentales y el alistamiento de folios para ser digitalizados; teniendo

en cuenta el estado actual de los documentos el alistamiento se hará

mediante

- Eliminación de material metálico

- Desdoble de hojas “folios”

Digitalización: Corresponde a la captura de imágenes por medio de

escáner bajo las siguientes características técnicas:

Resolución 300 dpi.

Blanco y Negro.

Formato de archivo de salida PDF.

NO Incluye procesos de OCR

Página 7 de 11

Indexación: Este proceso se hará a nivel de paquete o grupo

documental, asociando a cada archivo o grupo de imágenes obtenidas

de la digitalización del paquete documental, los datos de la base de

datos que será suministrada por la E.A.A.B..

Para cada paquete documental procesado se entregará un archivo de

imágenes con el total de imágenes por paquete, teniendo en cuenta

que la consulta se podrá realizar por cualquiera de los campos

vinculados.

Control de calidad: Actividad que consiste en la verificación de cantidad

y calidad de las imágenes procesadas realizando verificación físico vs

digital, rotaciones y eliminación de esquinas, con el fin de mejorar la

calidad de visualización por el usuario final.

Nota: El control de calidad no incluye la eliminación, limpieza de orificios,

rasgaduras y/o cualquier tipo de alteración que hagan parte del

documento original.

Disposición Final / Empaque: Una vez digitalizada la información se

volverán a dejar en las condiciones en las que se recibieron y se volverán

a incluir en sus respectivas unidades de conservación.

3.4. ENTREGABLES

Archivo digital por paquete documental.

Archivo plano producto de la indexación por paquete documental

Las imágenes digitalizadas se entregaran en medio digital (DVD) con cinco

campos de Indexación y nombradas bajo lo estipulado en el respectivo

acuerdo de nivel de servicio firmado entre las partes.

Alfresco Community Edition instalado y parametrizado.

3.5. TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO DIGITALIZACIÓN

Por medio de la siguiente tabla se detalla el tiempo de cada proceso en días

hábiles.

Página 8 de 11

Tabla 2. Tiempos del servicio

SERVICIO DÍAS HÁBILES

APROXIMADOS

PROCESO DE SELECCIÓN DE PAQUETES

DOCUMENTALES Y ALISTAMIENTO PARA LA

DIGITALIZACIÓN

60

DIGITALIZACIÓN

INSTALACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE ALFRESCO

Los dos procesos se hacen en línea de producción, de tal manera que el

tiempo total de ejecución de todo el proyecto corresponde a

aproximadamente 60 días hábiles.

* Los tiempos de ejecución pueden variar (aumentar o disminuir) dependiendo

de los volúmenes reales a intervenir.

3.6. RECURSOS, CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS DE LAS PARTES

3.6.1. POR PARTE DE LA E.A.A.B.

Asignar un líder del proyecto al interior de su organización con el fin de

canalizar a través de éste los requerimientos y avances de los procesos y

alcance del servicio.

Será responsable del suministro oportuno de la información requerida para la

ejecución de los procesos, los cuales quedaran descritos en el Acuerdo de

Nivel de Servicio – ANS - que se firmará una vez protocolizada la aceptación

de la oferta de servicios y el contrato u orden de trabajo.

Proveerá la asesoría para la solución a las inquietudes que surjan en el

avance del proceso.

Proveerá de un servidor donde se puede llevar a cabo la instalación del

sistema Alfresco, así como los demás recursos necesarios: acceso a internet,

sistemas de almacenamiento.

Página 9 de 11

3.6.2. POR PARTE DE SAGINFO COLOMBIA

Toda la información que sea entregada por la E.A.A.B, única y

exclusivamente será empleada por Saginfo Colombia en el desarrollo de los

servicios contemplados en la presente propuesta.

Personal capacitado y con experiencia en la ejecución de actividades

archivísticas y de gestión documental.

Suministrar la plataforma operativa (incluyendo talento humano, puestos de

trabajo, software (soluciones ofimáticas) y hardware).

4. TARIFAS DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN:

4.1. Servicio de Digitalización

SERVICIO UNIDAD DE

MEDIDA CANTIDAD

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Proceso de DIGITALIZACIÓN IMAGEN 528.000 $ 55

$

29.040.000

Simunistro e implementación

Alfresco Community N/A 1 $ 10.000.000 $ 10.000.000

Valor total de la oferta $ 39.040.000

* Estas tarifas ofertadas NO incluyen el Impuesto al Valor Agregado IVA.

IMPORTANTE:

Cualquier servicio adicional requerido y que no esté contemplado en esta

cotización, será objeto de una nueva oferta comercial y en caso de ser

utilizado se cobrará a tarifas plenas del año vigente.

En esta oferta no incluye en sus costos la descontaminación de archivos

infectados con hongos ni la reconstrucción de documentos deteriorados; en

caso de requerirse este servicio será objeto de una nueva propuesta técnica

y económica.

Página 10 de 11

No se procesará la documentación que se encuentre suelta, ésta será

devuelta a la E.A.A.B para su correspondiente conformación o inclusión en

una unidad de conservación.

Las tarifas se incrementarán el primero (1) de enero de cada año en un

porcentaje igual al IPC acumulado del año inmediatamente anterior.

5. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

La E.A.A.B deberá manifestar la aceptación a la presente oferta mediante

comunicación escrita remitida físicamente o vía email, dentro de los treinta

(30) días siguientes al recibo de la misma.

Una vez la EAAB manifiesta la aceptación de la presente oferta, se deberán

suscribir los documentos que se relacionan a continuación:

5.1. Acuerdo de Nivel de Servicios

Previo a iniciar la ejecución de los servicios acordados, Saginfo Colombia, en

compañía de LA EAAB., elaborarán un Acuerdo de Nivel de Servicios, el cual

incluye la descripción de cada una de las actividades a realizar, análisis de

tiempos y movimientos, identificación de responsables, matriz de

comunicaciones y niveles de autoridad y responsabilidad.

Este Acuerdo de Nivel de Servicios deberá ser validado y aprobado por LA

EAAB. y posteriormente entra a ser parte de los registros y monitoreo de nuestro

sistema de Gestión de la Calidad. Como parte de las actividades de

seguimiento, para procesos que por su duración y volumen aplique, se

programará una reunión quincenal entre el Coordinador de Proyecto, Director

de Proyecto e interventoría o representante por parte de LA EAAB.; esta reunión

tiene como fin realizar seguimiento y entregar los informes de actividades y

avances del proyecto.

5.2. Suscripción de Contrato

Previo a iniciar la ejecución de los servicios acordados, se deberá suscribir un

contrato entre las partes, en el cual se especificarán las obligaciones que se

derivan de la prestación de los servicios acordados.

Página 11 de 11

6. CONDICIONES COMERCIALES

6.1. Forma de Pago

La facturación de los servicios se emitirá mes vencido de acuerdo con los

servicios causados y/o el avance del proyecto, con un plazo de pago a 30 días

fecha factura.

6.2. Validez de la Propuesta

Esta propuesta tendrá una validez de treinta (30) días.

FIN DE LA PROPUESTA