PROTOCOLO CONTROL DE CALIDAD DE LA NÓMINA SALARIAL ... · Control de Calidad de la Nómina Salarial Nivel Local”, Versión N°2. El presente documento toma como referencia el rediseño

Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Administración y Gestión de Personal Area de Diseño, Administración de Puestos y Salarios Subárea Control y Evaluación de Nómina

PROTOCOLO

CONTROL DE CALIDAD DE LA NÓMINA SALARIAL ORDINARIA DE LA CAJA COSTARRICENSE DE

SEGURO SOCIAL A NIVEL LOCAL

ELABORADO POR: Dirección de Administración y Gestión de Personal Área de Diseño, Administración de Puestos y Salarios Subárea de Control y Evaluación de Nómina

Versión N°2 Junio 2014


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... - 2 -

OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................. - 2 -

OBJETIVOS ESPECIFICOS ......................................................................................................... - 2 -

CONTROL DE CALIDAD DE LA NOMINA SALARIAL ................................................................ - 3 - I. Calendarización y periodicidad del proceso de control de calidad de la nómina salarial- 3 - II. Ordenamiento de la “remesa de cambios” ........................................................................ - 3 -

1. Tiempo extraordinario y sus modalidades ................................................................ - 3 - 2. Conceptos salariales y no salariales .......................................................................... - 4 -

2.1 Acciones de Personal ................................................................................................ - 6 - 2.2 Movimiento de Personal ............................................................................................ - 7 - 2.4 Reportes de Tiempo Extraordinario ........................................................................... - 9 - 2.5 Planilla colectiva ........................................................................................................ - 9 - 2.6 Formula de aplicación de Códigos de Deducción: ..................................................... - 9 -

III. Pasos para ingresar un informe de nómina salarial ordinaria ....................................... - 10 - Paso N°1 Información General ......................................................................................... - 14 - Paso N°2 Tiempo extraordinario y sus modalidades ..................................................... - 15 - Paso N°3 Conceptos salariales y no salariales .............................................................. - 17 - Paso N°4 Situaciones detectadas .................................................................................... - 19 - Paso N°5 Gasto total en la nómina salarial y efectividad en el pago ............................ - 20 -

IV. Aspectos Generales a considerar en el control de calidad ........................................ - 26 - 3.1 Período de pago......................................................................................................... - 26 - 3.2 Número de pago ........................................................................................................ - 26 - 3.3 Numeración en boletas ............................................................................................. - 26 - 3.4 Descripción de Unidad programática y Unidad de Trabajo .................................... - 26 - 3.5 Descripción de los puestos y su clave .................................................................... - 27 - 3.6 Comprobación del salario líquido ............................................................................ - 27 - 3.7 Deducciones salariales ............................................................................................. - 28 -

3.7.1 De Ley u Obligatorias ................................................................................................. - 28 - 3.7.2 Deducciones por Mandato Judicial ............................................................................. - 31 -

3.7.2.1 Embargos Judiciales ............................................................................................ - 31 - 3.7.2.2 Pensiones Alimentarias ....................................................................................... - 34 -

3.7.3 Deducciones a favor de organizaciones sociales........................................................ - 36 - V. Monitoreos a ejecutar en relación con la aplicación del presente documento ............. - 36 - VI. Responsabilidad en la aplicación del control de la nómina salarial .......................... - 37 -


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INTRODUCCIÓN

La Dirección Administración y Gestión de Personal, a través de sus unidades técnicas, ha desarrollado una serie de acciones orientadas a la validación de la aplicación efectiva de las disposiciones técnicas y normativas que afectan el sistema retributivo institucional, por esta razón y con el propósito de facilitar a las Oficinas de Recursos Humanos a nivel institucional una guía para la revisión local de las nóminas procesadas en el nivel central, se presenta el “Protocolo de Control de Calidad de la Nómina Salarial Nivel Local”, Versión N°2. El presente documento toma como referencia el rediseño aplicado al Módulo N°1 “Informe de Nómina” del Sistema de Control y Evaluación de Nómina “SCEN”, el cual se basa en todos los datos capturados e ingresados en los procesos de planilla bisemanal. Lo anterior con el objetivo principal de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Control Interno, artículo 8°, referente a las acciones ejecutadas por la administración activa, en los siguientes términos:

Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

OBJETIVO GENERAL

Aplicar control de calidad a la nómina salarial en cada unidad ejecutora, con base en los documentos de personal tramitados, verificando que los componentes que conforman el salario de los trabajadores se apliquen en forma correcta en la nómina salarial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Garantizar el pago correcto de los salarios mediante mecanismos eficientes de control.

Verificar que los pagos, rebajos o deducciones, generados según los documentos de personal se apliquen en forma correcta en la nómina salarial.

Detectar las inconsistencias presentadas en la nómina salarial con el fin de realizar en el menor tiempo los ajustes correspondientes.

Contar con un respaldo de revisión de los documentos de personal confeccionados y tramitados para el pago de salarios, aplicados en la nómina salarial.


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CONTROL DE CALIDAD DE LA NOMINA SALARIAL El proceso de control de calidad de la nómina salarial, requiere de una serie de insumos que permitan validar la correcta aplicación de los documentos de personal generados en cada bisemana a través de la nómina salarial, esto con el fin de que el salario se cancele a los funcionarios de manera correcta y oportuna. Por esa razón y con el fin de aplicar de manera correcta con este proceso es necesario cumplir con los siguientes pasos:

I. Calendarización y periodicidad del proceso de control de calidad de la nómina salarial El proceso de control de calidad de la nómina salarial, deberá ser ejecutado una vez que se haga efectivo el pago correspondiente basado en el “Cronograma de Cierre de Planillas”. Para ello las Oficinas de Recursos Humanos deberán implementar un cronograma de revisión permanente de las nóminas salariales, con el propósito de verificar la aplicación efectiva de las disposiciones y la normativa técnica relacionada con los movimientos y acciones de personal que afectan el sistema de pago de planilla.

II. Ordenamiento de la “remesa de cambios” Cada periodo de pago la Oficina de Recursos Humanos, tramita una serie de documentos de personal tales como: Acciones de Personal, Movimientos de Personal, Reportes de Tiempo Extraordinario, Planillas colectivas y fórmulas de aplicación de Códigos de Deducción; en cada uno de ellos se respalda toda incidencia de pago de un(a) funcionario(a) y su relación laboral con la Institución. Una vez efectivo el pago de cada bisemana, la Oficina de Recursos Humanos debe contar con la documentación tanto de la nómina aprobada, como de todos los documentos de personal digitados en el nivel central, lo que comúnmente se conoce como “remesa de cambios”. Contando con éstos insumos y aquellos que correspondan a documentos de personal digitados en el nivel local, se inicia el proceso de revisión, cumpliendo con los pasos que se detallan de acuerdo con el documento de personal tramitado. Al mismo tiempo y tomando como referencia el nuevo diseño del “Informe de Nómina”, el cual se detallará ampliamente más adelante, es importante que cada Oficina de Recursos Humanos realice un ordenamiento de la remesa de cambios que serán sujetos de revisión, esto con el fin de facilitar su aplicación en la nómina salarial, según el siguiente detalle:

1. Tiempo extraordinario y sus modalidades

Corresponde a todas las cancelaciones que se realicen por concepto de tiempo extraordinario y sus modalidades a través de Reportes de Tiempo Extraordinario, Movimientos de Personal y/o Planilla Colectiva. El sistema genera en forma automática un listado ordenado alfabéticamente con el detalle de todos los registros de los funcionarios, que recibieron la cancelación de los siguientes conceptos, tomando como referencia la información contenida en los archivos PLN005, PLN018 y PLN019:


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2. Conceptos salariales y no salariales

Corresponde a un listado ordenado alfabéticamente, en donde se registren todas las cancelaciones realizadas por conceptos salariales ordinarios y no salariales, realizados mediante Acciones de Personal y/o Movimientos de Personal, tomando como referencia la información contenida en los archivos PLN001 y PLN005, ordenado por Nombramientos Interinos y Ascensos Interinos incluidos a través de Acción de Personal y Otros Sueldos que corresponde a los pagos y/o rebajos incluidos en el archivo de Otros Sueldos PLN005, tomando como referencia las siguientes cuentas salariales:

N° Cuenta Descripción en planilla Descripción en colilla

900100 EXTRAS EXTRAS

900264 RECARGO NOCTURNO RECARG.NOCTUR.

900312 GUARDIAS MEDICAS GUARDIA MEDICA

900320 DISPONIB. MEDICAS DISPON.MEDICA

900339 DIAS FERIADOS DIAS FERIADOS

900434 GUARDIA MEDICO RESIDENTE GUAR.MEDICO RE

900442 EXTRAS CORRIENTES MEDIC. EXTRAS MEDICAS

900459 PAGO PACIEN. JOR NO ORDI P.PAC.J.NO.ORD

900475 INCENT.ROT.II TURNO IN.RO.II T

900483 INCEN.ROT.III TURNO I.RO.III T

900783 RE.LISTA ESPERA CIRUGIA L.ESP.CIRUGIA

900791 RED.CONSUL.ESPECIALIZADA CONSULTA ESPEC

900807 R.ESPERA.PROCED.DIAGNOST PR.DIAGNOSTICO

Cuadro N°1

Cuentas salariales "Tiempo extraordinario y sus modalidades"

N° Cuenta Descripción en planilla Descripción en colilla Definición Observacion General

360018 AGUINALDO AGUINALDO Cuenta no salarial

361014 AGUINALDO PER.ANTERIORES AGUI.PER.ANTER Cuenta no salarial

900134 AUX.ECO.H.GRECIA AUX.E.H.GRECIA Cuenta no salarial

900175 ASIGNACION CAJEROS ASIG. CAJEROS Cuenta no salarial

900223 AUX.ECON.HOSP.NAL.PSIQUI AUX.EC.H.NAL.P Cuenta no salarial

900240 AUX.ECON.EMPL.HSJD AUX.EC.EM.HSJD Cuenta no salarial

900507 AUX.EC.H.S.VICENTE PAUL AUX.ECON.HSVP Cuenta no salarial

900531 AUX.ECON.HOSP.GOLFITO A.EC.H.GOLFITO Cuenta no salarial

900939 AUX.EC.ALIM.H.LOS CHILES AUX.E.H.CHILES Cuenta no salarial

900953 AUX.ECO.AL.LAV.H.ALAJUEL AU.EC.A.L.H.AL Cuenta no salarial

900961 AUX.EC.AL.LAB.N.CONTROL AU.EC.A.L.N.C. Cuenta no salarial

900970 AUX.ECO.LAV.ZEL.VENEGAS AUX.E.LAV.ZEL Cuenta no salarial

920036 SUB.ENFER.EMPLEADOS CCSS SUB.ENF.E.CCSS Cuenta no salarial

920044 SUBSIDIO MATER.EMP.CCSS SUB.MAT.E.CCSS Cuenta no salarial

920050 SUB.RIES.LAB.EM.CCSS S.R.LAB.E.CCSS Cuenta no salarial

945017 LIQ.VACACIONES LIQ.VACACIONES Cuenta no salarial

945058 LIQUIDACION AGUINALDO LIQ.AGUINALDO Cuenta no salarial

945066 LIQUI.SALARIO ESCOLAR LIQ.SAL.ESCOLA Cuenta no salarial

Desglose de cuentas no salariales

No corresponde a cuenta

salaria, ya que el monto de

su cancelacion no se

encuentra sujeto a la

deducción de cargas

sociales, según lo

establecido en el Art.3 de la

Ley Constitutiva de la

C.C.S.S.

Cuadro N°2


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A continuación se detallan de forma general, los aspectos que deben de ser validados en cada uno de los documentos de personal incluidos en el proceso de pago bisemanal:

2.1 Acciones de Personal

a- Verificar la digitación y aplicación correcta en la nómina salarial del total de acciones

enviadas en la remesa según cronograma de cierres, y que cuenten cada una con el sello de la Unidad de Digitación de la Subárea Remuneración Salarial. En caso de que una acción de personal aparezca con el sello respectivo de la Unidad de Digitación y no se refleje aplicada en la nómina salarial de su respectiva unidad de trabajo, se debe, en primera instancia verificar en la lista alfabética nacional si se encuentra dentro de la nómina salarial, si como resultado de ésta revisión, se comprueba que el pago aparece reflejado en otra unidad ejecutora, se debe coordinar con la Oficina de Recursos Humanos correspondiente, para que en conjunto se efectúe la corrección de la situación dada. Si el pago no se hizo efectivo se deberá confeccionar otra acción de personal para ser enviada en la remesa próxima, debido a que la Subarea de Remuneración Salarial no acepta documentos con sello de digitado por aspectos de control interno.

b- En caso de funcionarios que laboran en dos centros y ambos pagos aparecen

reflejados en un solo lugar de trabajo, se debe verificar que el sistema cargue correctamente los rubros a cada unidad ejecutora, para esto es necesario la coordinación entre las Oficina de Recursos Humanos de los dos centros.

c- Corroborar la correcta aplicación en la nómina salarial de los conceptos de pago (Dedicación Exclusiva, Zonaje, Asignación de Vivienda, Dedicación Exclusiva para Profesionales en Ciencias Médicas, Salario en Especie) incluidos mediante indicadores o montos en las acciones de personal. Si por error, algún indicador o monto no fuera capturado en el sistema de planillas se deberá confeccionar y tramitar una acción de Cambio de Datos para corregir la situación dada.

d- Verificar que las fechas “Rige desde” y “Rige hasta” incluidas en la Acción de

Personal concuerden con lo cancelado en la nómina salarial, según el total de días que se indican.

e- Verificar que el monto cancelado por concepto de antigüedad que se refleja en la

nómina salarial concuerde con el número de anualidades de acuerdo con la “Fecha de Ubicación de Escala” de cada funcionario. Para tales efectos, se multiplica el número de anualidades por el valor que se indica en el Índice Salarial vigente.

f- Corroborar que el número de plaza incluida en la Acción de Personal concuerde con

la reflejada en la nómina salarial.

g- Corroborar que la cuenta salarial reflejada en la nómina salarial responda al Tipo de Nombramiento consignado en la Acción de Personal, conforme con el siguiente detalle:


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TIPO NOMBRAMIENTO

DESCRIPCION CUENTA EN LA NOMINA

1 Nombramiento en propiedad 900-01-0

2

Sustitución por vacaciones, Permiso con goce de salario, sustitución por días libres, separación temporal de puesto

900-02-9

5

Sustitución por ascenso, traslado interino, Permiso sin goce de salario, plaza vacante, descenso interino o en propiedad, sustitución por incapacidad, por agotar los 365 días.

900-01-0

h- Verificar que el salario que se refleja en la nómina salarial se cancele de acuerdo con el tipo de jornada indicado en la Acción de Personal, con base en lo siguiente:

TIPO DE JORNADA DETALLE DE PAGO

00 Cancela el salario a 8 hrs

01 Cancela el salario de acuerdo con las horas indicadas en la acción

Prorrateada (%) Toma cada concepto salarial que contiene la plaza y calcula los rubros de acuerdo con el porcentaje indicado en la acción.

i- Verificar que el salario que se refleja en la nómina salarial sea acorde con el número

de horas diarias indicadas en la Acción de Personal, según el Índice Salarial vigente. Es importante mencionar que los salarios que contiene el Índice Salarial corresponden a montos a 28 días y 8 horas diarias.

2.2 Movimiento de Personal

Por medio de este documento de personal se incluyen pagos y rebajos por conceptos salariales que no se encuentran parametrizados en el Sistema de Planillas para ser cancelados en forma automática mediante acción de personal, por lo que requieren ser incluidas de manera calculada o por monto fijo según las fechas de vigencia del ajuste. Los rubros a utilizar son: Disponibilidad por Jefatura, Incentivo Vivienda Especial, Viático Fijo, Asignación de Cajeros, Auxilios Económicos, Remuneración por Recargo, Sobresueldo, Uniformes, Retribución por Riesgo, Incentivo Manicomial, Carrera Profesional para el personal interino, Diferencia de Escala, Compensación por Vacaciones, Remuneración por Vacaciones, Liquidación vacaciones, Aguinaldo, Salario Escolar, cuentas por cualquier tipo de Tiempo Extraordinario y pago de subsidios autorizados a cancelar mediante la nómina salarial. La revisión de la aplicación de los movimientos de personal tramitados en la nómina salarial, se realiza con base en cada una de las casillas que se registran en dicho documento, según se detalla a continuación:


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N° Casilla Descripción Datos a verificar

01 Sumas por pagar Corroborar que los datos indicados en el movimiento se reflejen correctamente en la nómina salarial como: cuenta contable, montos aplicados, fechas de vigencia y unidad programática y servicio

02 Sumas por rebajar

03 Modificación fecha hasta suma a

pagar Verificar que el monto de pago o rebaja no se refleje en la nómina salarial o que se cancele lo proporcional de acuerdo con la “fecha hasta” modificada

04 Modificación fecha hasta suma a

rebajar

05 Permiso sin goce de salario

Referente a la casilla 05 se deberá tener presente lo normado en circular DAGP-0448-09, que trata sobre “Disposiciones generales para el registro de incapacidades superiores a los 365 días, en funcionarios de la Caja Costarricense de Seguro Social. Se debe verificar que las fechas rige “desde” y “hasta” indicados en el movimiento de personal, concuerde con el total de días y los montos aplicados en la nómina salarial, igualmente que dichos rubros correspondan al índice salarial vigente de las fechas indicadas. Para estos casos es importante verificar que las rebajas aplicadas correspondan a todos los rubros que se cancelan ordinariamente al funcionario en forma automática o por movimiento de personal (Disponibilidad por Jefatura, Retribución por Riesgo y otros).

06 Ausencia

07 Suspensión

08 Modificación fecha permiso sin goce

de salario

Se debe corroborar que el salario que se refleja en la nómina salarial corresponda a los días efectivos laborados según la modificación del permiso

09 Modificación fecha hasta suspensión Actualmente estas casillas no son utilizadas por las Oficinas de Recursos Humanos

10 Incapacidad

11 Modificación fecha hasta incapacidad

12 Otras sumas por pagar

Verificar que los montos indicados se reflejen correctamente en la nómina salarial. Es importante mencionar que esta casilla es exclusiva para el pago por liquidación de vacaciones, aguinaldo, salario escolar, remuneración por vacaciones, y compensación por vacaciones, ya que el sistema automáticamente carga la “fecha rige desde” al último día de la bisemana en proceso


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2.4 Reportes de Tiempo Extraordinario

Tomando como referencia los reportes de tiempo extraordinario capturado y aplicado en la nómina salarial, se deberá de verificar:

a. Que las horas reflejadas en la nómina salarial correspondan a las indicadas en los totales del reporte.

b. Que el cálculo de las horas corresponda a la casilla del tipo de jornada señalada en el reporte, al turno laborado y al salario total ordinario del funcionario según el índice salarial vigente en el mes que laboró el tiempo extraordinario.

c. Que el pago del tiempo extraordinario sea cargado presupuestaria y contablemente al mes en que fueron laboradas.

2.5 Planilla colectiva

Toma como referencia las planillas colectivas elaboradas por las Oficinas de Recursos Humanos, se deberá verificar:

a. Que el total de días reflejados en la nómina salarial correspondan a los indicados en el reporte de planilla colectiva.

b. Que la cancelación del número de días laborados por recargo o feriados corresponda al turno señalado en el reporte de planilla colectiva y al salario total ordinario del funcionario según al índice salarial vigente en el mes que los laboró.

c. Que de acuerdo con el número de días reportados en el segundo o tercer turno se cancele lo correspondiente a Incentivo por Rotación, su cálculo debe considerar el salario base del funcionario según el índice salarial vigente en el mes que laboró el recargo nocturno y feriado.

d. Que el Salario en Especie sea aplicado según el número de días laborados en el Tercer turno.

2.6 Formula de aplicación de Códigos de Deducción:

Verificar la correcta inclusión y aplicación en la nómina salarial de las deducciones que se detallan a continuación según el tipo de formulario:

Código 008 Embargos Judiciales

Código 006 Pensiones Alimentarias

Código 005 Cuentas varias empleados

Código 010 Rebajos por Fondo de Estabilidad Laboral


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III. Pasos para ingresar un informe de nómina salarial ordinaria 1) Se ingresa por el portal de Recursos Humanos en la opción de Red de Recursos Humanos:


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2) Se digitan los datos de acceso, los cuales son asignados a través del Área de Información de Recursos Humanos a los funcionarios de las Oficinas de Recursos Humanos:


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Se visualiza la siguiente pantalla y se ingresa a la opción SCEN, en donde se despliegan las siguientes opciones:

Se selecciona la opción “Informe de Nómina”, y se muestra la siguiente pantalla:


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3) En la opción del menú “Informe Nómina Salarial” al dar clic en la opción “Listar Informes de nómina salarial”. Se le desplegará un listado de los informes que ya se han ingresado, sean estos en proceso o finalizados. Los informes en proceso indican la opción de “modificar” y los informes finalizados indican la opción de “ver”:

4) Para incluir un informe dar clic en la opción “Nuevo Informe nómina salarial”, se desplegará la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior, se deberá elegir el tipo de planilla (Ordinaria o Extraordinaria) y la fecha de pago según el “Cronograma de Cierres establecido”. Una vez elegidos los datos preliminares, el sistema genera en forma automática, toda la información concerniente a la bisemana en revisión; tomando como referencia la información procesada en la corrida de nómina salarial y que considera los archivos PLN001 (Archivo Maestro-Acciones de Personal), PLN005 (Otros Sueldos-Movimientos de Personal), PLN018 (Tiempo Extraordinario) y PLN019 (Colectivas) capturados por


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cada Oficina de Recursos Humanos a excepción del PLN001 y remitidos a la Subárea Remuneración Salarial para ser procesadas en cada periodo de pago. El informe de revisión consta de seis pasos, en los cuales para poder avanzar de un paso a otro deberá de estar finalizado en su totalidad el paso anterior. Dicho informe se encuentra ordenado por Conceptos Ordinarios y Conceptos Extraordinarios y el tipo de archivo que se toma como referencia para cancelar estos dos grupos de conceptos, distribuidos en cada uno de los seis pasos que lo conforman:

Paso N°1 Información General

Este paso es de carácter informativo, ya que genera en forma automática, el total de registros capturados y procesados, ordenados por Extras, Colectivas, Otros Sueldos y Detalle de Nombramientos según su tipo: Tipo 1 Propiedad, Tipo 2 Personal Sustituto y Tipo 5 Sustitución en cargos fijos , distribuidos por Ascensos Internos y Nombramientos Interinos.


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Paso N°2 Tiempo extraordinario y sus modalidades

Dentro de este paso se desplegará un listado ordenado alfabéticamente, en donde se registren todas las cancelaciones realizadas por Tiempo Extraordinario y sus modalidades; tomando como referencia la información contenida en los archivos PLN005, PLN018 y PLN019, visualizándose la siguiente forma:

El proceso de revisión consiste en la validación de los datos capturados en los archivos cargados, tomando como referencia lo consignado en los documentos de personal tramitados (Movimientos de Personal y Reporte de Tiempo Extraordinario) y la información contenida en la nómina salarial de la bisemana en revisión. Para cumplir con este proceso de revisión se da click a la opción

, esta acción permite visualizar la siguiente información:


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En donde, el primer cuadro corresponde a la información contenida en el archivo PLN019:

Mientras que el segundo cuadro, corresponde a la información contenida en la nómina salarial:

Para cada una de las dos opciones anteriores, se deberá de realizar una revisión exhaustiva con el fin de determinar para la primera pantalla la correcta o incorrecta digitación de los datos consignados en los archivos y para la segunda pantalla, el correcto cálculo de los datos consignados en la nómina salarial, para lo cual se elegirá entre la opción correcto o incorrecto,

desplegado en la siguiente pantalla, dando click sobre el botón , automáticamente se generará

el check , el cual indica que ya fue verificado el registro. En casos donde un funcionario labora su jornada ordinaria en un Centro de Trabajo (Unidad Ejecutora) y tiempo extraordinario en otra unidad, el registro se reflejará a la unidad que envía a


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cancelar el Tiempo Extraordinario, esto con el fin de evitar el traslado de documentos entre Oficinas de Recursos Humanos para la validación. La pantalla inicial consignará la siguiente información:

Al momento de ir guardando cada línea de revisión, el sistema irá generando en forma automática el llenado el paso N°4 “Situaciones detectadas” con todos los casos que se registran como “incorrectos”. Una vez finalizados y validados todos los registros del presente paso, se continúa con el siguiente.

Paso N°3 Conceptos salariales y no salariales

Dentro de este paso se desplegará un listado ordenado alfabéticamente, en donde se registren todas las cancelaciones realizadas por Conceptos salariales ordinarios y no salariales; tomando como referencia la información contenida en los archivos PLN001 y PLN005, ordenado por Nombramientos Interinos y Ascensos Interinos incluidos a través de Acción de Personal y Otros Sueldos que corresponde a los pagos y/o rebajos incluidos en el archivo de Otros Sueldos PLN005, visualizándose de la siguiente forma:

UE (Jornada Ordinaria)

UE (Jornada

Extraordinaria)


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De la misma forma que en el Paso N°2 referente a la revisión de Tiempo Extraordinario y sus modalidades, el proceso de revisión consiste en la validación de los datos capturados en los archivos correspondientes, tomando como referencia lo consignado en los documentos de personal tramitados (Acciones de Personal por Nombramientos Interinos y Ascenso Interinos, y Movimientos de Personal por otros sueldos) y la información contenida en la nómina salarial de la bisemana en

revisión, para lo cual seleccionaremos , desplegándose la siguiente información:

Una vez finalizados y validados todos los registros del presente paso se da , se continúa con el siguiente.


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Paso N°4 Situaciones detectadas

Este apartado se generará en forma automática, como consecuencia del proceso de revisión ejecutado en el Paso N°2 y el Paso N°3, en el cual se detectó una inconsistencia y se registró como incorrecto. El reporte generado en este paso servirá como referencia para establecer las medidas correctivas para solucionar las inconsistencias detectadas, visualizándose de la siguiente manera:


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Dentro de cada uno de los registros que presentan una inconsistencia, será necesario identificar la causa del error detectado, para esto se deberá elegir en el combo desplegable, detallado a

continuación. Al momento de elegir la opción se oprime el ícono de :

Una vez finalizados y validados todos los registros del presente paso, se continúa con el siguiente.

Paso N°5 Gasto total en la nómina salarial y efectividad en el pago

Este paso es de carácter informativo, ya que genera en forma automática el gasto total por cuenta presupuestaria, considerando todos los pagos y rebajos cargados a la unidad ejecutora en revisión. Esta información puede ser descargada en Excel, en caso de ser necesario.


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Otra de las pantallas que se visualizan en este paso, corresponde al “Informe sobre efectividad en el proceso de pago”, en donde considera los registros visualizados en el Paso N°1 y en el Paso N°4, estableciendo porcentajes de efectividad, siendo visualizados de la siguiente forma:

Una vez concluidos los pasos anteriores, se oprime la opción de “Finalizar”, el sistema emitirá el siguiente cuadro:

En caso de que se elija la opción “Aceptar” y por error un registro del último paso no fue finalizado, aparecerá el siguiente mensaje:

En caso de que se elija la opción “Aceptar” y toda la información se encuentre correcta, aparecerá el siguiente mensaje:

Al oprimir la opción de “Aceptar”, se genera el listado de los Informes de Nómina finalizados, cambiando en la columna de OPCIONES de Modificar a Ver:


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Al oprimir la opción de “Ver”, se genera en forma automática el archivo en formato .pdf con el informe finalizado, visualizándose de la siguiente forma:


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IV. Aspectos Generales a considerar en el control de calidad Con el fin de conocer en términos generales la composición de las nóminas salariales y la información que se refleja en la nómina salarial, a continuación se presenta el detalle de cada uno de esos componentes:

3.1 Período de pago

La nómina debe indicar las fechas que corresponden al período de pago procesado, esto según el cronograma de pago previamente establecido. Ejemplo: tercer pago de mayo 2014 (17 mayo al 30 mayo 2014), total de días 14.

3.2 Número de pago

La Caja Costarricense de Seguro Social realiza 26 pagos ordinarios catorcenales, con una numeración específica ascendente según el cronograma de cierre de nóminas establecido, misma que se visualiza en la nómina salarial antes de las fechas de vigencia del periodo de pago. Este número de pago sirve de referencia para la revisión del reporte de impuesto que se traslada a cada funcionario a la finalización del periodo fiscal.

3.3 Numeración en boletas

La numeración tanto de boletas como de cheques debe tener una secuencia ascendente y continua, la cual se visualiza en la nómina salarial antes del salario líquido.

3.4 Descripción de Unidad programática y Unidad de Trabajo

Se debe reflejar el nombre y número de la unidad ejecutora (U.P.), así como la unidad de trabajo (U.T) y su descripción:


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En caso de encontrar inconsistencia en la descripción, coordinar la modificación en el Sistema de planillas con la Subárea Remuneración Salarial.

3.5 Descripción de los puestos y su clave

La nómina debe indicar el nombre del puesto de la plaza que se utiliza, lo cual debe ser consistente con la clave que se muestra al margen izquierdo, datos que se validan a través del Índice Salarial vigente.

En caso de encontrar inconsistencia en la descripción, coordinar la modificación en el Sistema de planillas con la Subárea Remuneración Salarial.

3.6 Comprobación del salario líquido

Se debe constatar que el monto del salario líquido sea el resultado de todas las sumas a pagar, menos sumas a rebajar, deducciones de ley y deducciones personales, tal y como se presenta en el ejemplo siguiente, tomando como referencia los datos reflejados en la nómina salarial y el cálculo de validación respectivo:

Descripción Monto Totales

Suma (+) Salario Base 183,525.00

Antigüedad 27,162.50 210,687.50

Menos (-)

Deducciones de Ley Enfermedad y Maternidad 11,587.81

I.V.M 5,625.36

Banco Popular 2,106.88

Deducciones Personales Ded. Empleados Ahorro 10,534.35

Fiduc.Corriente Frap 52,179.05

Fondo Mutualidad 2,262.00

S.T.SALUD I.P.P. D.E. 2,450.00

Abono Coopecaja 12,000.00 98,745.44

Salario líquido 111,942.06

Determinación de Salario Líquido


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3.7 Deducciones salariales

Si bien es cierto, la aplicación de las deducciones salariales tanto de ley u obligatorias como por mandato judicial, responden a parámetros establecidos en el sistema de planillas “SPL”, es importante conocer por parte de las Oficinas de Recursos Humanos la mecánica de aplicación que realiza el sistema. Dichas deducciones pueden ser por Ley u obligatorias, por mandato judicial, por la vía ejecutiva a favor de cooperativas y las autorizadas de manera voluntaria y escrita por el trabajador; a continuación se detalla cada una de ellas con su respectiva forma de cálculo:

3.7.1 De Ley u Obligatorias

Cuenta Descripción Fórmula de cálculo

805113 Invalidez, Vejez y Muerte Corresponde a la aplicación del 2.67% sobre el Salario Total Devengado.

805113 Enfermedad y Maternidad Corresponde a la aplicación del 5.5% sobre el Salario Total Devengado

325034 Banco Popular Corresponde a la aplicación del 1% sobre el Salario Total Devengado

348014 Impuesto al Salario Corresponde a lo establecido en la Ley 7092, su aplicación será sobre los salarios devengados por el trabajador sean estos ordinarios o extraordinarios.

A continuación, se ilustra de forma detallada el proceso de cálculo del impuesto al salario, tomando como referencia los tractos establecidos para el periodo 2013-2014, los cuales se actualizan cada periodo fiscal tomando como referencia la comunicación emitida por el Ministerio de Hacienda:

Tractos establecidos periodo fiscal 2013-2014

1

Salarios hasta ¢752.000,00 exentos de impuestos. Del excedente de ¢752.001,00 hasta ¢1.128.000,00 se tasa el 10% Del excedente de ¢1.128.001,00 en adelante se tasa el 15%.

Créditos familiares2

Cónyuge ¢2.110,00 Hijo ¢1.410,00 menor de edad o discapacitado y estudiante hasta los 25 años

Pensión Complementaria Voluntaria

3

Los aportes del afiliado al fondo de pensiones serán deducidos de la renta imponible, para efectos del impuesto sobre la renta, hasta un diez por ciento (10%) de su ingreso bruto mensual.

El primer paso para ejecutar el proceso de cálculo del impuesto al salario será realizar la conversión de los tractos indicados anteriormente, esta conversión consiste en distribuir los topes suministrados entre los doce meses del año y los 26 periodos de pago con que cuenta la Institución y así facilitar la revisión de los días en estudio, aplicando la siguiente formula:

Tracto establecido * 12 / 26 = tope de tracto a catorce días

1 Se establecen cada periodo fiscal, por lo que varían en el mes de Octubre de cada año.

2 Deben ser actualizados anualmente después de cumplir 18 años de edad.

3 Se actualizará a solicitud del funcionario en el mes de Octubre de cada año, ya que se excluye automáticamente.


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El tope resultante de la fórmula anterior corresponde al total de días que tiene la bisemana, si es requerido revisar una mayor o menor cantidad de días se tomará dicho monto, se divide entre 14 y se multiplica por el número de días del mes en análisis. La tabla respectiva con los valores establecidos para el total de días del mes calendario, se puede realizar la consulta a través del Portal de Recursos Humanos/Red de Gestión de Recursos Humanos/SCEN/Consultas “Reportes y Salidas de Planillas”/Tabla de tractos para cálculo de impuesto al salario. De la misma forma y con el fin de validar sí un funcionario reporta como “escudo fiscal”, la aplicación de créditos familiares o pensiones complementarias, podrán realizar la consulta respectiva, según lo establece el Manual de Usuario del SISTEMA DE CONTROL Y EVALUACION DE NOMINA (SCEN), MODULO DE CONSULTAS “REPORTES Y SALIDAS DE ARCHIVOS” y así corroborar la información, en los siguientes enlaces:

Créditos Familiares: Red de Gestión de Recursos Humanos/SCEN/Consultas “Reportes y Salidas de Planillas”/Ifapla

Pensión Complementaria: Red de Gestión de Recursos Humanos/SCEN/Consultas “Reportes y Salidas de Planillas”/Ipepla

En el caso de los montos por Pensión Complementaria que se encuentran reportados en el Sistema de Nóminas, de la misma forma que los tractos anteriores deben de ser convertidos al total de días que se van a utilizar. Es importante mencionar que el monto resultante no puede sobrepasar el 10% del total de salarios devengados, en caso de que los sobrepase se exonera únicamente el 10% de los salarios devengados. Contando con los tractos convertidos según lo descrito anteriormente se ejecuta el proceso de cálculo cumpliendo con los siguientes pasos:

1- Establecer el salario real4 ordinario dividiendo el salario de la nómina entre 14 y multiplicándolo

por el número de los días del mes en análisis. 2- Obtener el salario total devengado sumando el salario real ordinario y los salarios extraordinarios

cargados al mes en estudio. Es importante mencionar que el estudio del impuesto al salario se realiza al mes cargado y no a la catorcena pagada.

3- En caso de que el funcionario cuente con una pensión complementaria incluida en el sistema de nómina, se rebaja el monto de pensión proporcional según los días en estudio.

4- Al resultado anterior se restan los topes convertidos y se aplican los porcentajes establecidos. 5- Una vez determinado el monto del impuesto a la renta a deducir, se realiza la exoneración por

concepto de créditos familiares. Con el fin de visualizar la aplicación de los pasos anteriores, a continuación se presentan ejemplos reales para una mejor comprensión:

4 Para determinar el salario real no se deben tomar las cuentas del Cuadro N°1 “Cuentas no salariales”.


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Primer tracto 347,076.92

Segundo Tracto 520,615.38

Diferencia Segundo (-) Primero (*) 10% 17,353.85

Monto de Pensión Complementaria (500.000 mes) 230,769.23

470,393.00

827,888.00

5,410.80

325,071.40

24,594.50

79,966.80

99,349.50

Total Salarios devengados 1,832,674.00

(-) Pensión complementaria 183,267.40

(-) Segundo tracto 520,615.38

Total Salarios para impuesto 1,128,791.22

(*) 15% 169,318.68

(+)10% Diferencia Segundo (-) Primero (*) 17,353.85

Monto final a rebajar por impuesto 186,672.53

Salarios devengados

Ejemplo N°1

Cálculo de Impuesto al Salario, con la aplicación de Pensión Complementaria

Monto a 14 días

Tractos establecidos


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3.7.2 Deducciones por Mandato Judicial

Este grupo de deducciones corresponden a las Pensiones Alimentarias y los Embargos Judiciales.

3.7.2.1 Embargos Judiciales

Según indica el artículo 172 del Código de Trabajo, los salarios son inembargables sino excede al salario mínimo legal mensual. El salario mínimo varía semestralmente, según los incrementos de ley. En caso de que el salario total devengado por el trabajador exceda el salario mínimo legal, se realizan los siguientes pasos para la revisión correspondiente con el fin de verificar el monto rebajado en la nómina salarial:

a) Establecer el salario embargable (Suma de los salarios ordinarios más extraordinarios).

Primer tracto 347,076.92

Segundo Tracto 520,615.38

Diferencia Segundo (-) Primero (*) 10% 17,353.85

Cónyuge 973.85

Hijo 650.77

364,625.00

184,285.50

200,543.75

32,961.75

Total Salarios devengados 782,416.00

(-) Segundo tracto 520,615.38

Total Salarios para impuesto 261,800.62

(*) 15% 39,270.09

(+)10% Diferencia Segundo (-) Primero (*) 17,353.85

Monto a rebajar por Impuesto al Salario 56,623.94

(-) Cónyuge 973.85

(-) Hijo 650.77

Monto final a rebajar por impuesto 54,999.32

Monto a 14 días

Tractos establecidos

Salarios devengados

Ejemplo N°2

Cálculo de Impuesto al Salario, con la aplicación de Cónyuge y Créditos Familiares


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b) Aplicar el porcentaje de cargas sociales (9.17%) al salario embargable y restarlo.

c) Restar lo aplicado por concepto de Impuesto al salario en la catorcena en proceso, sin

importar la fecha de carga del impuesto.

d) Restar una vez el Salario Mínimo (El salario mínimo por ley para efectos de embargos es el que se establece para el servicio doméstico según el decreto de salarios mínimos vigente, más el 50% de salario en especie de acuerdo con el Artículo 104 del Código de Trabajo y se comunica por parte de la Subárea Remuneración Salarial en forma semestral).

e) Según la diferencia obtenida en el punto anterior, sí se determina que no alcanza rebajar las

tres veces el salario mínimo, se le aplica el 12.5%.

f) En caso de que el salario embargable alcance rebajar tres veces más el salario mínimo, se aplica el rebajo y a la diferencia se aplica el 25%.

g) Al monto que resulta del punto anterior se le suma el 12.5% aplicado a las tres veces el

salario mínimo.

h) La suma de estos dos montos serán los aplicados por concepto de embargo. Con el fin de visualizar la aplicación de los pasos anteriores, a continuación se presentan ejemplos reales para una mejor comprensión, tomando como referencia que el salario mínimo a 14 días, correspondiente al segundo semestre del año 2013 es de ¢114.426,02 y que las tres veces el salario mínimo por el porcentaje de aplicación corresponde a ¢343.278,06 * 12.5% = ¢42.909,75:


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Suma (Conceptos salariales) 207,125.00

249,669.50

Total salario devengado 456,794.50

Menos

Cargas sociales (9.17%) 41,888.06

Impuesto al Salario 10,971.80

Total deducciones de Ley 52,859.86

Salario con deducciones de Ley 403,934.64

(-) 1 Vez el salario mínimo 114,426.02

Total Salario embargable 289,508.62Monto de embargo

(Salario embargable * 12.5%)36,188.58

Ejemplo N°3

Cálculo de Embargo Judicial con la aplicación de 1 vez el salario mínimo


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3.7.2.2 Pensiones Alimentarias

Corresponde al monto mensual aplicado a los funcionarios que por mandato judicial se solicita el rebajo de una cuota establecida, la que según el Art. 172 del Código de Trabajo no puede superar el 50% del salario devengado por el funcionario. Por lo que el sistema según los parámetros establecidos determina el salario de referencia (salario devengado menos rebajos de ley (–menos) cargas sociales e impuesto al salario- por el 50%) para poder ejecutar dicho rebajo. La revisión del monto aplicado por este concepto a los funcionarios se realiza mediante consulta al Sistema de Captura Local “SPL”, cumpliendo con los siguientes pasos:

1- Ingresar en la Opción 03, digitar el número de cédula del funcionario y registrar el código de acción 06 que corresponde a consulta.

Suma (Conceptos salariales) 364,625.00

35,102.00

200,543.75

16,713.00

Total salario devengado 616,983.75

Menos

Cargas sociales (9.17%) 56,577.41

Impuesto al Salario 31,809.15

Total deducciones de Ley 88,386.56

Salario con deducciones de Ley 528,597.19

(-) 1 vez el salario mínimo 114,426.02

(-) 3 Veces el salario mínimo 343,278.06

Total Salario embargable 70,893.11

Monto de embargo

(Salario embargable * 25%)17,723.28

(+) 12.5% de las 3 veces el salario mínimo 42,909.76

Monto total de embargo 60,633.04

Ejemplo N°4

Cálculo de Embargo Judicial con la aplicación de 3 veces el salario mínimo


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2- Comparar el monto registrado en el sistema de planillas contra el monto aplicado en la

nómina salarial. Es importante mencionar que el monto incluido en la pantalla anterior corresponde a un monto mensual, por lo que primero se debe tener presente la cantidad de bisemanas que tiene el mes en estudio, ya que este monto se divide entre dos o tres según corresponda.

En caso de que la deducción aplicada, no sea la establecida por la Autoridad Judicial, se deberá tomar como referencia lo establecido a nivel del Código de Trabajo, ya que si el monto determinado por dicha autoridad es superior al 50% del salario no puede ser aplicado en su totalidad. Para los funcionarios que mantienen a nivel de sistema de planillas dos o más pensiones alimentarias, se realiza la validación del sistema de planillas y se consultan las pensiones capturadas, verificando el número de deducción registrado ya que este corresponderá al orden de aplicación en forma ascendente, las cuales se irán aplicando una a una hasta alcanzar el salario previamente determinado, según lo establecido en la legislación.

Monto establecido por Orden Judicial 450,000.00

Monto Bisemanal

Mes con dos bisemanas 225,000.00

Mes con tres bisemanas 150,000.00

Ejemplo N°5

Caso de retención por Pensión Alimentaria


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3.7.3 Deducciones a favor de organizaciones sociales

Para este tipo de deducciones el funcionario es el que autoriza el rebajo de cuotas a favor de cooperativas, asociaciones solidaristas, entidades bancarias, fondos, entre otras. Este tipo de deducción puede ser fija o porcentual y su aplicación en el sistema de planillas responde al código de deducción que le fue asignado.

V. Monitoreos a ejecutar en relación con la aplicación del presente documento

La Ley General de Control Interno, en su artículo N°8, Concepto de sistema de control interno, establece: “Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

“(…) a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”.

En cumplimiento con lo establecido en legislación y con el fin de estandarizar a nivel nacional el proceso de control de calidad de la nómina salarial, la Dirección de Administración y Gestión de Personal, puso a disposición de las Oficinas de Recursos Humanos, a través del Portal de Recursos Humanos/Sistema de Control y Evaluación de Nómina, Módulo N° 1 “Informe de Nómina”, la herramienta para la revisión en forma automatizada, el cual toma como referencia legal y normativa, lo establecido en el presente protocolo.

Dicha herramienta genera una serie de reportes que facilitan el control y el suministro de información fehaciente y actualizada al momento que sea solicitada por las autoridades superiores y como insumo para el control que se establezca a lo interno de cada Oficina de Recursos Humanos.

Por esa razón, la Dirección de Administración y Gestión de Personal con el fin de establecer un proceso de comunicación efectiva con todos los Centros emitirá un informe semestral a cada Oficina de Recursos Humanos y a las Dirección Regionales de Servicios Médicos con el fin de que se ejecute el seguimiento correspondiente en relación con el nivel de cumplimiento en el proceso de control de calidad.


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VI. Responsabilidad en la aplicación del control de la nómina salarial Las Circulares DAGP-1560-2011 y DAGP-0316-2014, emitidas por la Dirección de Administración y Gestión de Personal y GM-MDB-43205-13 | GA 28405-13, emitida por la Gerencia Médica y Gerencia Administrativa, establecen la obligatoriedad de efectuar los procesos de control de calidad de las nóminas salariales por parte de las Oficinas de Recursos Humanos. Por esa razón, acatando lo establecido en la Ley General de Control Interno y normativa Institucional vigente, se ejecutarán las acciones administrativas correspondientes, con el fin de sancionar el incumplimiento de la aplicación de los controles sobre las nóminas salariales establecidos en el presente documento; toda vez que se haya cumplido con el debido proceso y se logre determinar la responsabilidad administrativa por debilitamiento e incumplimiento de las acciones que fortalezcan el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.

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PROTOCOLO CONTROL DE CALIDAD DE LA NÓMINA SALARIAL ... · Control de Calidad de la Nómina Salarial Nivel Local”, Versión N°2. El presente documento toma como referencia el rediseño