PROTOCOLO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES

PROTOCOLO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS- 2014

PROCESO DEL PROCESO DE DOTACIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS - 2014

Finalidad: Este protocolo tiene por finalidad, mostrar los diferentes hitos que se tienen que implementar para poder asegurar la dotación oportuna de materiales educativos y fungibles a nivel nacional como parte de los compromisos de gestión de las regiones para garantizar el Buen Inicio del Año Escolar 2014.

Norma Legal: Directivas del año escolar 2013 – 2014

HITOS

ACCIONES A REALIZAR:Para que los hitos se cumplan es necesario tener en cuenta las

siguientes actividades:

FECHA(Cumplimiento del

hito)RESPONSABLE VERIFICACIÓN

HITO N° 01:Elaborar protocolo con herramientas para la asistencia técnica a regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de material educativo y fungible a las IIEE

Protocolo e instrumentos para la asistencia técnica a las UGEL para la distribución oportuna de materiales educativos para el inicio del año escolar 2014.

Elaborar cuadros de distribución con cantidades, pesos y fechas de entrega de los materiales educativos por UGEL (3° trimestre 2013 y 1° semestre 2014)

Elaborar cronograma de distribución de materiales educativos del MINEDU a UGEL para buen inicio del año escolar 2014

Elaborar cuadro de criterios y orientaciones para el modulado y distribución de materiales educativos de las UGEL a las IIEE

Elaborar modelo de TDR individuales y multiservicios para distribución de materiales de UGEL a IIEE (modulado, almacén y transporte)

Elaborar modelo de especificaciones técnicas para la adquisición del kit de material fungible

Identificar los materiales fungibles del kit que requieren autorización sanitaria de acuerdo a la Dirección General de Salud ambiental.

Elaborar un consolidado sobre la ejecución presupuestal del PELA por actividad y unidad ejecutora

Elaborar listado de requerimientos de información a la Unidad de Estadística (IIEE, aulas, estudiantes, etc.) incluyendo porcentaje por incremento de cobertura (inicial y primaria)

Identificar las IIEE, estudiantes y aulas que recibirán materiales educativos en 2014 en inicial, primaria y secundaria con proyección por incremento de cobertura

20 setiembre DIGEBR(Dayana

Terrones, Rodolfo Paz)

Protocolo con herramientas

1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN – COMISIÓN DEL BUEN INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2014


HITOS





Identificar las IIEE y aulas a las que se destinará el kit de material fungible por unidad ejecutora.

HITO N° 02:Elaborar, aprobar y publicar la Directiva de Distribución y gestión de materiales educativos

Elaborar el modelo de gestión de la distribución de materiales (Flujo de procesos y definición de roles)

Formular lineamientos con procedimientos para dar de baja a materiales educativos distribuidos a UGEL y DRE.

Formular lineamientos del nuevo proceso de gestión y monitoreo de la distribución.

Gestionar la aprobación de la directiva.

30 octubre DIGEBR / OAAE(Dayana

Terrones, Rodolfo Paz, Mónica Díaz)

Directiva aprobada y

publicada

HITO N° 03Preparar condiciones para la distribución en las UGEL

Elaborar propuesta técnica para habilitar o mejorar las condiciones de los almacenes de materiales educativos en las UGEL e identificar condiciones básicas a cumplir al 2014.

Elaborar directorio de los almacenes o lugares de recepción de los materiales educativos por cada UGEL

Listado de indicadores de condiciones que deben cumplir las UGEL para la distribución de materiales.

Capacitar a promotores de materiales educativos para habilitar almacenes en las UGEL.

Habilitar almacenes u otros centros de recepción de las UGEL

Verificar cumplimiento de condiciones para la distribución en las UGEL a cargo de los promotores.

31 octubre

31 octubre

5 noviembre

29 noviembre

27 Diciembre

7 enero 2014

OGA(UABAS- almacén)

UGELDirector

DIGEBR(Dayana

Terrones)

DIGEBR / UABAS(Dayana

Terrones, Rodolfo Paz)

DIGEBR (promotores)/

UGEL

Reporte de cumplimiento de

condiciones para la distribución en

las UGEL

HITO N° 04Comunicación social para la dotación oportuna y uso de materiales educativos

Preparar el plan de comunicaciones para la campaña por los materiales educativos en el Buen Inicio del año escolar 2014.

Implementación de la opción de asistencia técnica para contratación de servicios y compra de fungibles en la Mesa de Ayuda.

31 octubre

29 noviembre

OGECOP / DIGEBR

(Paola Baltazar, Susy Pérez,

Cinthia Solari, Aldo Dávila)

Plan de comunicaciones

Acta de compromisos con

aliados



HITOS





Establecer alianzas con instituciones del estado y sociedad civil para apoyar distribución a IIEE más dispersas o de difícil acceso y hacer vigilancia social.

Capacitar a promotores de materiales educativos y comunicadores de UGEL para impulsar campaña por los materiales educativos en el Buen Inicio del año escolar 2014.

Realizar campaña de información a la comunidad educativa sobre los materiales a distribuir en 2014.

29 noviembre (OGECOP)

(DIGEBR, OGA, OGECOP)

Reporte de campañas

implementadas

HITO N° 05:Brindar asistencia técnica a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE

Elaborar cronograma de distribución de materiales de UGEL a IIEE (3° trimestre 2013 y 1° trimestre 2014)

Capacitar a las unidades ejecutoras de las regiones para gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE en 2014, en el marco de los compromisos de gestión de las regiones.

Identificar estrategias alternativas que faciliten la llegada oportuna de los materiales a las IIEE más dispersas o de difícil acceso en cada región.

Localizar los almacenes o lugares de recepción de los materiales educativos por cada UGEL

Entregar modelos de ET del kit de material fungible y TDR de servicios para la distribución (multiservicios e individual) para adaptar a las realidades de cada región.

Octubre Equipo de soporte institucional

(OAAE José Luis Díaz/ SPE /

DIGEBR)(13 Consultores

OAAE. 5 Consultores de

DIGEBR)

Reporte de asistencia técnica

HITO N° 06 (Hito de compromisos de gestión)Gestionar adquisiciones y servicios para la dotación de materiales educativos y fungibles a las IIEE

Gestionar contrataciones para la adquisición y distribución de materiales del MINEDU a las UGEL

Gestionar contrataciones para servicios de distribución de material educativo de UGEL a IIEE

Gestionar la adquisición y distribución de kit de material

23 setiembre al19 Diciembre

1 octubre al20 Diciembre

DIGEBR / DIGEIBIR

GR-Unidades ejecutoras.

Director

Contratos suscritos y

devengados (al 30%, 100%)

Contratos suscritos y

devengados (al 30%)



HITOS





fungible a las IIEE.2 octubre al

20 Diciembre

HITO N° 07:Distribuir materiales educativos

Distribuir materiales educativos del MINEDU a las UGEL.

Distribuir materiales educativos de las UGEL a las IIEE. Distribuir material fungible, de las UGEL a las IIEE

Inicial: 1 noviembre - 30 diciembre;

Prim y Secundaria:2 enero al14 febrero

17 febrero al14 de marzo 2014

DIGEBR

GR- Unidades ejecutoras

Director

PECOSA de recepción de cada material que llega

a UGEL publicados en

herramienta web

Reporte de las UGEL sobre

distribución al 14 de marzo

HITO N° 08:Elaborar e implementar Sistema de Información para la distribución de materiales educativos

Diseño, validación y ajuste del sistema de información para la distribución de materiales: Módulo de materiales en SIGMA (Nivel UGEL)

Diseño, validación y ajuste del sistema de información para la distribución de materiales: Módulo de materiales en PeruEduca (Nivel IIEE)

Establecimiento de campos para los enlaces PeruEduca-SIGMA

Implementación de Interface Verificación de funcionamiento general Ajustes finales al sistema Diseño de la estrategia de verificación de calidad de

información Diseño del plan de verificación y herramientas parta la

misma Ejecución del plan de verificación Diseño de la estrategia y herramientas de capacitación y

atención a consultas Implementación de herramientas de capacitación y consulta

20 Diciembre

20 Diciembre

29 noviembre

3 enero 201417 enero 2014

28 febrero 201417 enero 2014

31 enero 2014

28 marzo 20142 diciembre 2014

DIGEBR (monitoreo)/ OFIN

(Patricia

Cabrerizo, Karen Meza/ Roxana

Zambrano)

Sistema de información para la distribución de

materiales funcionando en

SIGMA (Nivel UGEL)

Sistema de información para la distribución de

materiales funcionando en

Perú Educa (Nivel IIEE)



HITOS





para uso del sistema de información de la distribución de materiales

Diseño de la estrategia y herramientas de comunicación social del nuevo sistema de información para la distribución de materiales

Implementación de la estrategia de comunicación social del sistema de información para la distribución

13 febrero 2014

02 enero 2014

28 marzo 2014



FLUJO Y CRONOGRAMA DE LOS HITOS DEL PROCESOCronograma en Meses y semanas

Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2014 Febrero 2014 Marzo 2014S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S

1S2

S3

S4

S1

S2

S3

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S1

S2

S3

S4

Hito 01

Hito 02

Hito 03

Hito 04

Hito 05

Hito 06

Hito 07

Hito 08


MINEDU

GR DRE

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