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PROTOCOLO DE TRABAJO DE USO DEL COMPUTADOR ISLA Subsecretaría del Trabajo - [INSTITUCIÓN USUARIA]

FOLIO N° Santiago, [FECHA] De conformidad al convenio [INDIVIDUALIZACIÓN DEL CONVENIO], aprobado por [INDIVIDUALIZACIÓN ACTO ADMNISTRATIVO QUE APRUEBA EL CONVENIO] se acuerda el siguiente protocolo que establece las reglas y requisitos en virtud de los cuales la Subsecretaría del Trabajo, en adelante «la Subsecretaría», facilitará un computador con información innominada a [INSTITUCIÓN USUARIA], en adelante denominada «IU» (Institución Usuaria) en la forma que se precisará en este documento. La IU sólo podrá efectuar tratamiento de los datos sujeto a las condiciones establecidas en este protocolo.

I. Marco normativo Para la correcta implementación de este protocolo, se debe considerar lo dispuesto en el artículo 19 numeral 5 de la Constitución Política de la República de Chile; el artículo 5 de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, el Artículo 34 B de la Ley N° 19.728, que Crea un Seguro de Desempleo; y en la Ley N° 19.628, sobre la Protección de Datos de Carácter Personal. El uso de la información y las instalaciones de la Subsecretaría deberá siempre precaver el empleo de los resguardos necesarios para dar cumplimiento a lo señalado en el inciso segundo del artículo 34 B de la Ley N° 19.728, así como la protección de los datos personales que exige la Ley 19.628.

II. Antecedentes del estudio que se realizará La Subsecretaría, a través del Departamento de Estudios colaborará y dispondrá de información innominada para su acceso por la Institución Usuaria, para la realización del estudio individualizado anteriormente.

III. Objetivo y descripción del estudio El estudio específico requerido por la Subsecretaría, en el ejercicio de sus funciones, es: [INSERTAR OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO]

IV. Condiciones de recepción de información desde la IU hacia la Subsecretaría La IU hará entrega de la base de datos que necesita cruzar dentro del plazo de un mes contado desde que el acto administrativo que apruebe el correspondiente convenio se encuentre totalmente

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tramitado. De no realizarse dicha entrega dentro del plazo establecido, se podrá poner término al convenio y, por consiguiente, a este protocolo. A continuación, se detallará las condiciones y restricciones que se aplicarán a la información recibida por la Subsecretaría desde la Institución Usuaria. Los archivos deberán seguir los siguientes formatos:

Poseer extensión DTA; versión STATA 2013 o inferior. Poseer, como mínimo, la variable RUT, renombrado a “rutPersona”, del tipo “long” con formato “%10.0g”

La información debe venir listada en forma vertical ascendente para la variable RUT.

Los archivos podrán tener un máximo de 10 variables; además de la variable RUT. En caso de la IU requiera más variables, deberá realizar la solicitud correspondiente a la contraparte técnica de la Subsecretaría, quien se pronunciará al respecto dentro del plazo de 5 días hábiles.

Las variables deberán llamarse rutPersona; v1, v2, v3, v4, v5, v6, v6, v7, v8, v9, v10; y deben venir en dicho orden.

Con el fin de resguardar lo señalado en el punto I, los datos o condiciones proporcionados por la IU para ejecutar las extracciones de información por parte de la Subsecretaría no pueden derivar en resultados que permitan identificar implícita o explícitamente a cualquier persona. Por lo anterior, los datos proporcionados por la IU deberán estar conformados por valores discretos cuando se refieran a atributos que puedan ser únicos para una persona. Así mismo, la combinación de todas las variables que la IU entrega a la Subsecretaría no podrán generar registros únicos, siendo obligatorio que al menos existan 11 o más personas en cada grupo. En caso de presentarse problemas con los archivos enviados desde la IU, el conjunto de archivos será devuelto a la IU, la que será responsable de su corrección, para lo cual tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles. De no realizarse dicha corrección y entrega dentro del plazo establecido, se podrá poner término al convenio y, por consiguiente, a este protocolo. Adicionalmente se deberá completar el Anexo 3 de este protocolo, donde se detalla a qué corresponde cada una de las variables a ser entregadas en la base de la IU. La recepción de los datos será realizada por un funcionario de la Subsecretaría, a través de un disco extraíble (pendrive o disco duro externo); el cual debe ser provisto por la IU.

V. Operatoria del cruce de la información enviada desde la IU El cruce entre la información de la IU y las bases de datos a las que tiene acceso la Subsecretaría en virtud de la Ley N° 19.728 se realizará usando como llave la variable RUT. La información a incorporar en la base de datos entregada por la IU serán sólo aquellas variables definidas en el Anexo 2. La base de datos resultante del cruce de información quedará cargada en el computador designado a la IU, con un RUT ficticio, más las variables enviadas por la IU y aquellas que se requieran de la información a la que tiene acceso la Subsecretaría. Este archivo tendrá extensión «DTA». La Subsecretaría realizará un único cruce de información entre la base entregada por la UI y las bases a que tiene acceso en virtud de la Ley N° 19.728.

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VI. Condiciones de extracción de los resultados desde el computador isla de la Subsecretaría La extracción de los datos será realizada por un funcionario de la Subsecretaría, a través de un disco extraíble (pendrive), el cual debe ser previamente revisado y aprobado por el responsable de la Subsecretaría señalado en este protocolo, u otra persona designada por él, antes de efectuar el retiro físico de los datos por la IU. Los datos a extraer deberán corresponder a resultados estadísticos que no permitan la identificación implícita o explícita de persona alguna. Las extracciones de resultados se encontrarán restringidas a las siguientes consideraciones técnicas:

La IU deberá indicar por escrito a la Subsecretaría el nombre y la ubicación de los archivos a extraer. Para ello, deberá entregar el formulario del Anexo 4, respecto de cada archivo a extraer.

El formato de los archivos deberá corresponder a xlsx, log, dta.

El límite máximo de extracciones será de dos por mes. En caso de objeción por parte de la Subsecretaría de la totalidad o parte de los archivos a extraer por tratarse de variables susceptibles de revelar la identidad de alguna persona, no podrá realizarse la extracción y deberá ser reformulada por la IU. El tiempo mínimo que se considerará para la entrega de archivos validados por parte de la subsecretaría será de 3 días hábiles, lo que dependerá de la cantidad de archivos y la carga de trabajo de los funcionarios.

VII. Condiciones de uso del computador Se permitirá el acceso a la información y uso de un computador en los días y horarios que determine la Subsecretaría exclusivamente a aquellos investigadores de la IU autorizados en este protocolo, los que quedarán identificados en el Anexo 1, y que también deberán firmar este documento y acompañar la declaración jurada notarial del Anexo 6. En cada jornada de trabajo se permitirá un máximo de dos investigadores en forma simultánea. Cualquier modificación respecto de la identidad de los investigadores deberá ser notificada por escrito a la Subsecretaría con una antelación de, a lo menos, 5 días hábiles quien autorizará o no la modificación en dicho plazo. Los investigadores que sean de este modo autorizados deberán firmar este documento y acompañar la declaración jurada notarial del Anexo 6. Los investigadores de la IU podrán acceder al uso del computador en las dependencias de la Subsecretaría desde que sea puesta a su disposición la base resultante del cruce referido en el punto V, y hasta transcurridos tres meses desde la ocurrencia de aquello. Este plazo puede modificarse previa solicitud de la IU y aprobación de la Subsecretaría por escrito, mientras se encuentre vigente el mismo; caso en el cual se puede incrementar hasta en 3 meses más, debiéndose firmar un anexo a este protocolo indicando la extensión del uso y su justificación.

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La disponibilidad de los recursos comprometidos se ceñirá estrictamente a los periodos mencionados anteriormente, debiendo considerarse que la restricción de uso se realizará sin posibilidad de hacer cambios o extensiones en los días señalados. Por otra parte, cualquier plazo o compromiso que pudiere haberse establecido, deberá volver a evaluarse en función de que la información proporcionada por la IU no cumpla con lo estipulado en el punto IV. En este caso, se fijará como hito de recepción la fecha en que se entreguen los datos corregidos, también de acuerdo al referido punto IV. Sin perjuicio de lo anterior, la reserva del equipo estará sujeta a la disponibilidad y factibilidad técnica de uso, así como también de las actualizaciones y/o mantenciones del computador.

VIII. Condiciones de uso de la información proporcionada a la IU La IU se compromete a usar la información proporcionada con el fin exclusivo de dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en la investigación señalada en el punto III de este documento. La IU sólo podrá entregar resultados de datos agregados realizados con la información de la base de datos puesta a su disposición para la elaboración del informe, comprometiéndose a hacer uso de estos datos en forma directa, y no hacer traspasos totales o parciales de la información de la base de datos a terceros ajenos a este protocolo. Los datos proporcionados por la IU podrán ser utilizados por la Subsecretaría según esta estime conveniente. Sin perjuicio de lo anterior, estos datos tendrán el mismo nivel de protección que la información a la que tiene acceso la Subsecretaría y no podrá ser traspasada a terceros, salvo que la Subsecretaría se encuentre autorizada por ley o en caso de autorización explícita de la IU y exclusivamente para efectos de investigación en el PC de la Subsecretaría. La información utilizada y los resultados obtenidos quedarán almacenados en un sistema de almacenamiento interno de la Subsecretaría durante un periodo máximo de 3 meses contados desde el término del convenio. Una vez transcurrido este periodo no será posible a la IU acceder a esta información.

IX. Publicación de resultados Al término del proyecto señalado en el punto III, conforme los plazos establecidos en el respectivo convenio, la IU deberá entregar a la Subsecretaría la ficha de resultados correspondiente al Anexo 5 de este protocolo; además de un ejemplar del documento de trabajo resultante (papel y digital), en castellano, por oficio dirigido al Departamento de Estudios de la Subsecretaría del Trabajo. Queda estrictamente prohibida la publicación del documento con anterioridad a su remisión a la Subsecretaría, sin perjuicio de que esta podrá autorizarla posteriormente. La Subsecretaría podrá publicar el trabajo resultante en su página web o en el soporte que determine, de acuerdo a las normas establecidas en la Ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública. La Subsecretaría podrá autorizar la publicación del informe en revistas o sitios web públicos o de divulgación científica. Al momento de la publicación de los resultados, la IU deberá incluir, como parte

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de las referencias, la fuente de información de los datos respectivos y la individualización del respectivo convenio.

X. Confidencialidad Por la naturaleza de la información proporcionada, la IU deberá realizar el tratamiento de los datos con absoluta e irrestricta sujeción a las normas existentes en materia de confidencialidad y protección de datos, cumpliendo con el secreto o reserva que se establece en las Leyes N° 19.728 y N° 19.628, que la IU acepta como conocidas. En dicho contexto, el investigador deberá guardar cautela y privacidad de los documentos e información que la Subsecretaría le facilite. La Subsecretaría se reserva el derecho de emprender las acciones legales que sean pertinentes en caso de no cumplir con los acuerdos establecidos. El no cumplimiento de las condiciones de este protocolo será considerado como antecedente para futuras solicitudes por parte de la Subsecretaría a la IU.

XI. Condiciones de término anticipado del Protocolo Serán causales de término anticipado de este protocolo cualquiera de las siguientes infracciones:

1. La conexión de cualquier dispositivo al equipo de trabajo, así como la utilización de cualquier dispositivo de grabación o registro de los datos de trabajo, incluyendo cámaras, smartphones, computadores portátiles, tablets, etc.

2. El no cumplimiento de cualquiera de las condiciones de este protocolo. 3. La no utilización del computador por 3 semanas calendario consecutivas, dentro del periodo

convenido.

XII. Coordinación La Subsecretaría designa al Jefe del Departamento de Estudios de la Subsecretaría del Trabajo como contraparte de la IU y como encargado de la ejecución y cumplimiento del protocolo, o quien le subrogue en el cargo. Por su parte, la IU designa a [NOMBRE, CARGO Y CORREO], o quien le subrogue en el cargo, como contraparte de la Subsecretaría y como encargado de la ejecución y cumplimiento del protocolo. [CONTRAPARTE] Asesor Institución Usuaria Institución Usuaria

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LISTA DE INVESTIGADORES/ASESORES [INVESTIGADOR 1] Analista Institución Usuaria Institución Usuaria XIII. Convenio con personas naturales En el evento de que la Subsecretaría decida realizar un convenio con personas naturales, la referencia «IU» del presente protocolo se entenderá realizada a estas. Adicionalmente, toda persona natural con la cual la Subsecretaría haya celebrado convenio deberá presentar la declaración del Anexo 6 autorizada ante notario.

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PROTOCOLO DE TRABAJO USO COMPUTADOR ISLA [FECHA] ANEXO 1

Identificación de la Institución Usuaria y sus responsables operativos

Institución Usuaria

Responsable (nombre y apellido)

RUT Responsable

Correo electrónico

Teléfono de contacto

Investigador 1 (nombre y apellido)

RUT Investigador

Correo electrónico

Teléfono de contacto

Investigador 2 (nombre y apellido)

RUT Investigador

Correo electrónico

Teléfono de contacto

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ANEXO 2

DETALLE SOLICITUD DE DATOS PARA EL CRUCE DE DATOS

Archivo:

Número de Registros:

CAMPO DESCRIPCIÓN

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ANEXO 3 DETALLE INFORMACIÓN CARGADA POR LA INSTITUCIÓN USUARIA

Archivo:

Número de registros:

CAMPO DESCRIPCIÓN

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ANEXO 4: FICHA DE EXTRACCIÓN DE DATOS

Instrucciones: Se debe entregar una breve descripción con las características del archivo a extraer. Además, si éste corresponde a una base de datos agregados (tablas de resultados), se debe entregar el detalle y descripción de cada uno de los campos. Esta ficha se debe entregar para cada uno de los archivos a extraer.

Archivo:

Descripción del archivo:

Fecha requerimiento:

CAMPO DESCRIPCIÓN DEL CAMPO

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ANEXO 5: FICHA DE RESULTADOS

Instrucciones: Se debe entregar un resumen ejecutivo de resultados obtenidos y los alcances de la investigación desarrollada. Además, se debe detallar específicamente los posibles efectos o implicancias en materia de política pública de empleo del estudio.

Fecha:

Resultados del estudio

Posibles efectos o implicancias en materia de política pública de empleo

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ANEXO 6: DECLARACIÓN JURADA NOTARIAL

Instrucciones: Se debe entregar la siguiente declaración autorizada ante notario.

Yo, [NOMBRE], [RUT y dígito verificador], [profesión], domiciliado (a) en [domicilio], [teléfono], [mail], declaro lo siguiente: 1. Que las bases de datos que entregaré al Servicio en virtud del Protocolo de Trabajo de [fecha], Folio [N°] las obtuve de manera lícita, en estricto cumplimiento de las normas constitucionales y legales, especialmente la Ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada. 2. Que estoy autorizado (a) para realizar el tratamiento de las bases de datos a que se refiere el numeral anterior.