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Proyecto Proyecto de Fortalecimiento de las
Capacidades Estratégicas, de Articulación y
de Gestión de la CRC Arauca
Contrato Cámara de Comercio de Arauca – In-Nova,
23 de julio 2014
Sub-
actividad
1.1.1 Análisis y definición de roles,
responsabilidades y procedimientos de
actuación.
Entregable Manual de funciones y de procedimientos de
las diferentes instancias.
Fecha 29/09/2104
CRC Arauca
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Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
2. METODOLOGÍA ............................................................................................................................ 8
3. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN ............................................................................................. 10
CONTEXTO SITUACIONAL .............................................................................................................. 10
Directrices Comisión Regional de Competitividad de Arauca ................................................. 11
Políticas Comisión Regional de Competitividad de Arauca ...................................................... 12
Nueva Visión de escenario de la Competitividad en Arauca .................................................... 12
Lineamientos estratégicos de la Competitividad en Arauca ..................................................... 13
Cuatro proyectos prioritarios para Arauca .............................................................................. 13
Institucionalidad del Comité Regional de Competitividad de Arauca ...................................... 13
SALIDAS DE LA EVALUACIÓN ......................................................................................................... 14
Resultados Componente Gobierno .......................................................................................... 14
Resultados Componente Organización .................................................................................... 15
Resultados Componente Infraestructura .................................................................................. 16
Resultados Componente Sistema de Articulación .................................................................... 17
Resultados Componente Sistema de Articulación .................................................................... 17
Resultados Componente Talento Humano .............................................................................. 18
Resultados Componente Recursos ........................................................................................... 19
Resultados Liderazgo estrategias Plan Regional de Competitividad ......................................... 20
Resultados Gestión estrategias Plan Regional de Competitividad ............................................ 20
Resultados Ejecución Proyectos Plan Regional de Competitividad .......................................... 21
Resultados Evaluación CRC ARAUCA por Actores Externos ................................................ 22
4. DISEÑO DE ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURA ............................................................................ 23
DISEÑO DE ALTERNATIVAS ............................................................................................................ 24
Alternativa 1 .............................................................................................................................. 26
CRC Arauca
3
Alternativa 2 .............................................................................................................................. 27
Alternativa 3 .............................................................................................................................. 28
Valoración de Alternativas ........................................................................................................ 29
Alternativa seleccionada ............................................................................................................ 32
5. LINEAMIENTOS MANUAL FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ..................................................... 33
COMPONENTE DE GESTIÓN .......................................................................................................... 34
Estructura Organizacional ......................................................................................................... 34
Estructura de Roles y Responsabilidades .................................................................................. 37
Estructura de Funciones y perfiles ............................................................................................ 40
COMPONENTE DE ARTICULACIÓN ................................................................................................ 43
Procedimientos de planificación de la gestión .......................................................................... 43
Procedimientos de articulación ................................................................................................. 48
6. CONSIDERACIONES FINALES...................................................................................................... 52
7. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 53
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 53
CRC Arauca
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1. INTRODUCCIÓN
La Comisión Regional de Competitividad de Arauca hace parte del Sistema Administrativo
Nacional de Competitividad e Innovación, configurado mediante Decreto 1500 de la Presidencia
de la República – Ministerio de Comercio, Industria y Turismo –, del 13 de julio de 2012, como
evolución de lo dispuesto mediante Decreto 2828 – de ese mismo nivel de gobierno – del 27 de
2006, “…por medio del cual se organiza el Sistema Administrativo Nacional de Competitividad…”.
El Sistema Nacional de Competitividad está integrado organizacionalmente – como se define en el
CONPES 3439 de 2006 –, por1:
- La Asamblea Nacional de Competitividad, que será el foro de rendición de cuentas del Sistema.
- La Comisión Nacional de Competitividad (CNC) encabezada por el Presidente de la República y con
amplia participación y espacio para el liderazgo por parte del sector privado.
- La Secretaría Técnica Mixta encargada de articular con las diferentes instancias públicas y privadas la
formulación de los CONPES y demás políticas relacionadas con la competitividad.
- La Coordinación Nacional de Comisiones Regionales encargada de diseñar los lineamientos y articular
las acciones y políticas al nivel regional.
En el portal del Sistema Nacional de Competitividad, se determina gráficamente esta estructura
organizacional:
Ilustración 1. Sistema Nacional de Competitividad. Fuente: www.snc.gov.co
1 Tomado del portal del Sistema Nacional de Competitividad www.snc.gov.co
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En ese mismo Decreto 1500, en su artículo cuarto relativo a la Organización, se disponen las
Comisiones Regionales de Competitividad, como “… órganos que coordinan y articulan al interior del
departamento los principales actores de los sectores público y privado, en temas de competitividad,
productividad e innovación”. Gráficamente, en la Sistema Nacional de Competitividad se representa
como:
Ilustración 2. Comisiones Regionales de Competitividad. Fuente: www.snc.gov.co
Allí mismo, se establece la “Instancia de coordinación nacional de las Comisiones Regionales de
Competitividad”, para lo cual se dispone que el “… Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en
representación del sector público del orden nacional coordinará y hará seguimiento a las Comisiones
Regionales de Competitividad, con el apoyo de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio
(Confecámaras)”.
Esta norma está enmarcada en lo dispuesto en el Plan Nacional de Desarrollo 2011 – 2014
(Ley 1450 de 2011), en donde en su artículo 33 determina que:
“Las Comisiones Regionales de Competitividad coordinarán y articularán al interior de
cada departamento la implementación de las políticas de desarrollo productivo, de
competitividad y productividad, de fortalecimiento de la pequeña y mediana empresa, y
de fomento de la cultura para el emprendimiento a través de las demás instancias
regionales, tales como Consejos Departamentales de Ciencia, Tecnología e Innovación
(CODECYT), Comités Universidad – Estado – Empresa, Comités de Biodiversidad, Redes
Regionales de Emprendimiento, Consejos regionales de PYME, Consejos Ambientales
CRC Arauca
6
Regionales, Comités de Seguimiento a los Convenios de Competitividad e Instancias
Regionales promovidas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo rural.”
Por su parte, mediante Decreto No. 200 del 16 de Mayo de 20082, se creó la Comisión Regional
de Competitividad de Arauca, la cual en su Reglamento Interno de abril de 2013 determina las
funciones de la Comisión (en referencia al Decreto 422 del 22 de octubre de 2012, de la
Gobernación de Arauca), como:
1. Servir de escenario de diálogo, coordinación y articulación en temas de
competitividad e innovación entre el sector público, productivo y la academia, en el
nivel regional.
2. Articular las instancias regionales tales como: Consejos Departamentales de Ciencia,
Tecnología e Innovación, Comités Universidad-Estado-Empresa, Comités de
Biodiversidad, Redes Regionales de Emprendimiento, Comités Departamentales de
Turismo, Consejos Regionales de PYME, Consejos Ambientales Regionales, Comités
de Seguimiento a los Convenios de Competitividad e Instancias Regionales
promovidas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
3. Coordinar la actualización del Plan Regional de Competitividad donde se definan
responsabilidades y roles para cada uno de los actores de la Comisión Regional de
Competitividad, articulados con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y los
Planes de Desarrollo Territoriales.
4. Apoyar la implementación de políticas de carácter nacional en materia de
competitividad e innovación en el nivel territorial para aquellos temas que requieren
alianzas estratégicas entre el sector público y privado.
5. Apoyar el diseño e implementación de estrategias para el desarrollo de las apuestas
productivas definidas por los departamentos y las regiones, así como las promovidas
por el nivel nacional de aplicación territorial.
6. Apoyar el seguimiento a la ejecución de las políticas de desarrollo productivo en su
región y de los recursos destinados al cumplimiento de los objetivos del Plan Regional
de Competitividad.
7. Hacer propuestas de planes, proyectos y lineamientos de política a las entidades
correspondientes del orden nacional o territorial en lo relacionado con los procesos
competitivos, regionales o nacionales.
8. Comunicar periódicamente a la Coordinación Nacional de las Comisiones Regionales
de Competitividad, acerca de los avances en el desarrollo de las actividades
determinadas en el presente artículo.
2 Información tomada del portal http://www.comisionesregionales.gov.co/
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En este mismo documento, se establece su “Estructura y Conformación” con la siguiente
estructura Organizacional:
Ilustración 3. Estructura Organizacional Comisión Regional de Competitividad Arauca. Fuente: Reglamento Interno
Comisión Regional de Competitividad e Innovación de Arauca, abril de 2013
Es en este punto en donde la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, procura hacer una
revisión de su estructura organizacional, entendiéndola como la disposición sobre la cual ejerce las
funciones definidas en su Reglamento Interno. Este es el objeto del presente trabajo, desarrollado
mancomunadamente con el Equipo Interno de la Comisión, bajo la premisa de buscar una mejora a
sus procesos internos y a su capacidad de gestión, que se traduzca en mayores resultados e
impacto sobre la región, en términos de competitividad e innovación.
Bajo estos lineamientos básicos, en el presente documento se expondrá, sobre una metodología
desarrollada, el resultado de la propuesta de estructura organizacional para la Comisión Regional
de Competitividad de Arauca, así como su despliegue en términos de funciones, roles,
procedimientos de articulación y demás elementos constitutivos del Manual de funciones y de
procedimientos de las diferentes instancias.
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2. METODOLOGÍA
Para el presente trabajo, se desarrolló una metodología, puesta a consideración del equipo de la
Comisión Regional de Competitividad de Arauca, entregado mediante el documento “Metodología
para el desarrollo de la Actividad 1.1. Consolidación de la Estructura de la CRC Arauca, Sub-actividad
1.1.1. Análisis y definición de roles, responsabilidades y procedimientos de actuación”, adjunto al
presente documento como Anexo A, del 25 de agosto de 2014, en el cual se expuso y detalló la
metodología que a continuación se presenta gráficamente:
Ilustración 4. Metodología de construcción de estructura organizacional CRC Arauca. Fuente: “Metodología para el desarrollo de la Actividad 1.1. Consolidación de la Estructura de la CRC Arauca, Sub-actividad 1.1.1. Análisis y definición
de roles, responsabilidades y procedimientos de actuación”, In-Nova.
En este documento, se plasma como a través del análisis de información tanto nacional como
regional, se deriva el proceso diseño y validación de la alternativa solución que permita a la
Comisión Regional de Competitividad de Arauca, mejorar sus procesos e interacciones con los
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actores de su sub-sistema, en el propósito de hacer más eficiente la gestión en materia de
Competitividad e Innovación en el departamento.
En esta metodología, se trabajó una estructura de análisis de 7 ejes (Gobierno, Organización,
Infraestructura, Sistema de Articulación, Tecnologías, Talento Humano y Recursos financieros),
cada una con sus variables de análisis, las cuales facilitan la comprensión y evaluación de las
capacidades y limitaciones de la Gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca. La
estructura de ejes y variables se presenta a continuación.
Ilustración 5. Estructura de Análisis para el Diseño de Estructura Organizacional CRC Arauca. Fuente: Construcción Departamento de Consultoría In-Nova.
Esta estructura de análisis a su vez se desplegó en tres instrumentos de captura de información,
los cuales se presentan en el Anexo B al presente documento. Estos formularios, se desagregaron
en tres categorías:
i. Formulario de captura de información al Equipo Interno de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, para la revisión de su estructuración y modalidad de gestión y
articulación.
ii. Formulario de captura de información al Equipo Interno de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, para la determinación de la gestión en términos de resultados
del Plan Regional de Competitividad.
iii. Formulario de captura de información a los actores de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, para determinación de la evaluación externa de la gestión de la
Comisión.
La modalidad de evaluación de los formularios, se desarrolló principalmente sobre preguntas de
respuesta cerrada, que obligan a evaluar las variables de análisis. De igual forma, en algunos casos
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se permitió el desarrollo de respuestas abiertas, para redacción, en particular del equipo interno
de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
3. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Los resultados del proceso evaluación para el diseño de la estructura organizacional, parten del
análisis de información de orden nacional y regional, tanto en materia de normatividad, como de
resultados de la aplicación de los instrumentos referidos en el numeral anterior. Este análisis no
está enfocado a una evaluación integral de gestión de la Comisión Regional de Competitividad,
sino solo a la evaluación de los factores que inciden en el diseño organizacional de la entidad. Para
ello, los resultados se presentan en dos componentes, uno situacional derivado del análisis
documental y otro de evaluación salido de la aplicación de los instrumentos de análisis.
En suma, no se trata de una auditoría de gestión, sino de la interpretación de aquellas variables que
son determinantes en la construcción de criterios para elaborar las propuestas de ajuste
organizacional, como metodológicamente se propuso en el presente documento.
CONTEXTO SITUACIONAL
En términos generales, la situación de estado de gestión de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, no ha variado, frente a los resultados obtenidos en el año 2011, cuando
se formuló y documentó el Plan Regional de Competitividad de Arauca3, dentro del cual se
dedicó un capítulo completo a la revisión del “Estado actual de la Comisión Regional de
Competitividad y del Plan Regional de Competitividad”. En ese documento, se identificaron 6
limitantes:
- Alta participación del sector público con respecto al sector privado (49% - 51%, contrario al
20% - 80% procurado por el Sistema Nacional de Competitividad e Innovación).
- Falta de una institucionalidad responsable de la gestión de actividades de la Comisión.
- Alta dispersión de las iniciativas formuladas en el Plan (5 Objetivos estratégicos, 16
Estrategias, 62 iniciativas).
3 Trabajo realizado con apoyo del Centro de Pensamiento en Estrategias Competitivas – CEPEC – de la
Universidad del Rosario, Marzo de 2011.
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- Omisión de la realidad petrolera del departamento en el Plan.
- Falta de articulación de la Comisión con el Sistema Nacional de Competitividad.
- Dificultades para “aterrizar” proyectos.
Desde la promulgación de este documento hasta 2014, no se evidencia una mejora sustancial en
los factores críticos identificados, lo cual indica que no hubo una suficiente aplicación de lo
recomendado en ese momento por la Gobernación de Arauca, habiéndose definido una
estructura que probablemente no fue aplicada o desarrollada en todo su potencial.
En esta línea, el trabajo que se presenta en este documento contempla su estudio sobre la
estructura de factores / variables de análisis que se presentó atrás y que es construido sobre los
documentos analizados – y referidos en la bibliografía –, reafirma la situación de limitada
capacidad y despliegue de gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
A continuación se exponen los elementos extraídos de la información procesada –
particularmente del Plan Regional de Competitividad de Arauca, que da los fundamentos de la
gestión ajustados a la Comisión Regional de Competitividad de Arauca – CRC ARAUCA.
Directrices Comisión Regional de Competitividad de Arauca
Los elementos que se determinan como direccionadores de la actividad de la Comisión Regional
de Competitividad de Arauca, son:
- Como fundamento misional, se otorgó a la CRC ARAUCA, la concepción de la Estrategia
regional de competitividad.
- En ese mismo contexto, es responsabilidad de la CRC ARAUCA, el velar por la ejecución de
la estrategia.
- A su vez, es responsabilidad misional de la CRC ARAUCA el seguimiento a la competitividad
de la región.
- Como eje de fortalecimiento de la gestión para la competitividad y la innovación, la CRC
ARAUCA debe efectuar la promoción del aprendizaje en estas materias.
- En deber también de la CRC ARAUCA, el impulso a la continuidad de la estrategia
(programas y proyectos), en articulación con el sector privado.
- Finalmente, se da a la CRC ARAUCA responsabilidad sobre la promoción de dinámicas
productivas, en las líneas del Desarrollo productivo y de los entornos competitivos
innovadores.
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Políticas Comisión Regional de Competitividad de Arauca
Sin que estén determinadas explícitamente como políticas, los elementos que pueden fungir como
tal y que están declarados documentalmente son:
- La gestión de la CRC ARAUCA estará orientada a los sectores de mayor potencial del
departamento y a aquellos sectores transversales que aporten al desarrollo de la
competitividad y la innovación.
- La competitividad del departamento estará fuertemente orientada en una agenda de
cooperación público – privada.
- La gestión de la competitividad en Arauca estará Liderada desde la Gobernación y con el
apoyo de las Cámaras de Comercio, garantizándose así la capacidad institucional de
articulación y de coordinación con sectores estratégicos del departamento.
- Deberá gestionarse la competitividad, basada en una planeación estratégica de largo plazo.
- Deberá existir una Gestión estratégica de proyectos, que dé dinámica de resultados al
departamento.
- Se deberá trabajar de manera conjunta con los diferentes actores de la CRC ARAUCA.
Nueva Visión de escenario de la Competitividad en Arauca
Para adecuar el Plan Regional de Competitividad de Arauca a una visión de futuro, se construyó
una postura prospectiva que guiara la actividad de planeación para el Departamento, basada en los
siguientes postulados:
- Entorno en Paz, derivado de la posible y esperada consolidación de la iniciativa del gobierno
nacional en la terminación del conflicto interno.
- Siembra de la bonanza petrolera, como elemento clave del desarrollo sostenible del
departamento, no basado en regalías sino en fortalecimiento de capacidades productivas y de
apoyo a esta industria.
- Alto sentido ético en lo público.
- Inclusión de la academia en las iniciativas de desarrollo de la competitividad y de la innovación
del departamento.
- El departamento de Arauca tendrá los niveles de desarrollo de competitividad e innovación
de Boyacá en el 2019 y de Santander en 2035.
- Se promoverá el desarrollo agroindustrial del departamento.
- Se procurará la integración de mercados del departamento a nivel nacional e internacional.
- Se privilegiará el uso de las tecnologías de información y comunicaciones.
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- Se aprovechará la posición fronteriza fluvial para constituir a Arauca como el principal puerto
de la región.
Lineamientos estratégicos de la Competitividad en Arauca
Derivado de la visión anterior, se determinaron los elementos que dieron las bases para la
construcción del Plan Regional de Competitividad de Arauca:
- Mejorar la seguridad y la paz, como bases de la construcción del desarrollo productivo, la
competitividad y la innovación.
- Desarrollar las cadenas productivas del departamento.
- Promover el comercio exterior y la inversión.
- “Sembrar” la bonanza petrolera, como articulador del desarrollo departamental.
- Mejorar la infraestructura del departamento (Vias, Energía, Telecomunicaciones).
- Impulsar la educación y la Ciencia, la Tecnología y la Innovación.
Cuatro proyectos prioritarios para Arauca
Entendiendo las limitaciones de gestión y de recursos del departamento, se postularon cuatro
proyectos de orden estratégico, para concentrar la atención y actividad de los diferentes actores,
en la búsqueda de su realización:
- Planta de procesamiento de Cacao.
- Adecuación de planta de sacrificio bovino de Arauca.
- Monitoreo y orientación ocupacional enfocada a los sectores estratégicos de Arauca.
- Implementación de estrategia de Marketing territorial.
Institucionalidad del Comité Regional de Competitividad de Arauca
Finalmente, se determinaron los lineamientos de institucionalidad y organización de la Comisión
Regional de Competitividad de Arauca, bajo los siguientes planteamientos:
- La Comisión tendrá un carácter operativo, que asume labores de gestión y coordinación de la
actividad del Plan Regional de Competitividad.
- En el esquema institucional planteado, el liderazgo de la Competitividad y la Innovación
estarán en manos de las Cámaras de Comercio, quienes serán los responsables de la
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convocatoria de los diferentes actores, la gestión del conocimiento y de la información, y la
búsqueda de recursos para financiar las iniciativas.
- Se determinó una descentralización de la gestión, en donde la Comisión es la responsable por
la estrategia y el sector privado el promotor.
- Se constituye una entidad para el propósito, la cual tendrá una planta mínima de personal y
obtendrá financiación de alto nivel, proveniente de actores estratégicos.
- Se definió que la estructura jurídica de la entidad se basará en un acuerdo de voluntades,
sobre una entidad SIN PERSONERÍA JURÍDICA, a la que le serán asignadas funciones por
objetivos y que tendrá regulación interna.
- Se determinó que la estructura organizacional de la Comisión Regional de Competitividad de
Arauca, estará conformada por una Asamblea, Comité Ejecutivo, Comité Técnico, Secretaría
Técnica, Gerencia y las Mesas Temáticas. (Ver Ilustración 3).
SALIDAS DE LA EVALUACIÓN
De la aplicación de los instrumentos de captura de información, se obtuvieron resultados
objetivos sobre el comportamiento en términos de gestión general y de gestión de ejecución de la
Comisión Regional de Competitividad de Arauca, que se expondrán en el presente apartado.
Estos resultados se presentan en forma de escala numérica, particular para cada uno de los
elementos de análisis. La escala es una interpretación de los atributos conceptuales dados en los
instrumentos de captura de información, siendo en la mayoría de los casos el valor más bajo
(cero) la condición más mala, y el valor más alto (tres) la mejor condición.
De igual forma, se escala de uno (1) a menos uno (-1) en otras mediciones, siendo uno la
condición deseada del atributo y menos uno la condición no deseada.
Resultados Componente Gobierno
En la Gráfica 1 se presentan los resultados del diligenciamiento de los niveles Gerencia y
Secretaría Técnica de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca. En la gráfica, se
obtienen resultados generales en el nivel ACEPTABLE, en cuanto a relaciones con el gobierno
nacional, con el gobierno local y con los actores del sistema. Este resultado evidencia limitaciones
en la capacidad de convocar y articular las iniciativas de la Comisión Regional de Competitividad
de Arauca, siendo necesario que en términos de capital relacional la evaluación esté próxima a un
nivel de tres.
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Gráfica 1. Evaluación Componente Gobierno – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
Resultados Componente Organización
En la Gráfica 2 se aprecian los resultados de los modelos jurídico, organizacional y de procesos de
la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
Gráfica 2. Evaluación Componente Organización – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
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La evaluación presenta para los componentes Jurídico y de Procesos una calificación apenas
ACEPTABLE, mientras que para el componente organizacional una calificación de BAJO,
acentuando la conclusión de bajo nivel de capacidad de gestión de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca.
Resultados Componente Infraestructura
En la Gráfica 3 se observan los resultados de evaluación de las capacidades de instalaciones
propias de la CRC en Arauca y las otras poblaciones del departamento (satélites), así como la
capacidad de crecimiento en este componente.
Gráfica 3. Evaluación Componente Infraestructura – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
En esta evaluación hay una distorsión en la información obtenida, dadas las diferencias sustanciales
que hay entre la posición de la Cámara de Comercio de Arauca (anfitriona de la CRC) y la
Comisión Regional de Competitividad. Se puede observar que para los componentes Instalaciones
y Capacidad de Crecimiento se tienen posturas contrarias, positiva la de la Cámara de Comercio
y negativa la de la CRC. En donde si hay coincidencia es en la inexistencia de capacidades de
infraestructura en las otras localidades del departamento, para apoyo a la Comisión.
Contrastado este resultado, se infiere limitación en las capacidades actuales y proyectadas de la
Comisión Regional de Competitividad de Arauca, en términos de instalaciones.
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Resultados Componente Sistema de Articulación
En la Gráfica 4 se evidencian los resultados de la capacidad de articulación de la Comisión
Regional de Competitividad de Arauca, con los actores del Sistema Nacional de Competitividad,
en los planos Nacional y Regional.
Gráfica 4. Evaluación Componente Sistema de Articulación – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
La evaluación para los dos componentes de articulación con las estructuras Nacional y Regional
alcanzan un nivel de DEFICIENTE, siendo ligeramente superior la del componente Regional sobre
el Nacional, como sería de esperar. Denota este resultado la limitación acentuada de la capacidad
de articulación, movilización de actores y convocatoria.
Resultados Componente Sistema de Articulación
En la Gráfica 5 se exponen los resultados de evaluación de los medios tecnológicos de gestión y
articulación, generándose distorsiones en la información, que fueron contrastadas con los
miembros del Equipo Interno y de la Cámara de Comercio de Arauca.
La información requerida hacía referencia a plataformas tecnológicas de articulación, diferentes a
las páginas web de las entidades, que permitieran la difusión de información, interacción de los
actores de la red de empresas y entidades adscritas a la Comisión y de alternación de oferta y
demanda de capacidades y necesidades. El resultado apreciado, calificado en general como
positivo por la Cámara de Comercio, se contrastó y desvirtuó. A su vez, la Comisión calificó
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hacia neutro los dos componentes, al no haber una interpretación correcta de los resultados. En
suma, estos dos componentes van a negativo, es decir, ausencia.
Gráfica 5. Evaluación Componente Apoyo Tecnológico – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
Resultados Componente Talento Humano
En la Gráfica 5 se presentan los resultados del Componente Humano, en las dimensiones de
personal propio de la Comisión y el de apoyo de la red de actores.
Gráfica 6. Evaluación Componente Humano – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
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Mientras que para la Cámara de Comercio como para la Comisión hay acuerdo en que se tiene
personal competente en el equipo interno de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca,
para el personal indirecto, esto es, de apoyo de las diferentes entidades hay posiciones contrarias.
Se contrastó esta información con la Comisión y determinó que la posición negativa frente a este
componente obedece a la no definición formal de las personas de apoyo a las iniciativas, más que
a las competencias. En suma, se consideran positivos ambos componentes.
Resultados Componente Recursos
En la Gráfica 6 se exponen los resultados del Componente Recursos, relativo a las fuentes de
financiación para la gestión y desarrollo de iniciativas de la Comisión.
Gráfica 7. Evaluación Componente Recursos – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
En términos de acceso a recursos, queda claro que no existen fondos fijos que permitan
autonomía y proyección del funcionamiento de la Comisión. Los recursos que se utilizan en las
iniciativas (operación) de la Comisión Regional de Competitividad, son los de proyectos y
convocatorias que se articulan desde ella.
A pesar del denodado apoyo de la Cámara de Comercio, la Comisión no tiene autonomía para
ser auto-gestionada, lo cual es lógico si se aprecia que en principio está destinada a ser una
entidad sin personería jurídica, es decir, sin constitución formal (en términos de entidad jurídica),
sin capacidad de ejecutar recursos, sin capacidad de comprometerse, lo cual le da un carácter
muy particular a la entidad.
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Resultados Liderazgo estrategias Plan Regional de Competitividad
En la Gráfica 8 se muestran los resultados del liderazgo de las estrategias del Plan Regional de
Competitividad de Arauca.
Gráfica 8. Evaluación Liderazgo Estrategias PRC – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
Se aprecia que más de la mitad de las estrategias carecen de Líder. Esto implica naturalmente la
inexistente capacidad de gestión para 8 de las 15 estrategias del Plan Regional de Competitividad.
La inexistencia de liderazgo a nivel estrategias, permite la desarticulación de las iniciativas que se
planteen para cada una de ellas, dándose un efecto negativo en el propósito de integrar como un
todo el sistema de gestión.
Resultados Gestión estrategias Plan Regional de Competitividad
En la Gráfica 9 se evidencian los resultados de la gestión de las estrategias del Plan Regional de
Competitividad de Arauca.
Allí se aprecia como los resultados son muy deficientes, al tener el 66% de las estrategias con un
nivel de avance calificado como NULO, mientras que solo el 20% alcanza un nivel de avance
calificado como MEDIO.
Por supuesto que este resultado es generado por el efecto anterior de Liderazgo, pero aquí se
agrava más, al existir inclusive estrategias con Líder identificado pero con ningún nivel de
ejecución en la práctica.
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Gráfica 9. Evaluación Gestión Estrategias PRC – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
Resultados Ejecución Proyectos Plan Regional de Competitividad
En la Gráfica 10 se presentan los resultados de la gestión de los proyectos del Plan Regional de
Competitividad de Arauca.
Gráfica 10. Evaluación Ejecución Proyectos PRC – Equipo Interno. Fuente: Construida por In-Nova con información de
los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
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Se observa, como más de la mitad de los proyectos (7 de 11) aún no tienen un inicio declarado.
Se tiene un proyecto cumplido (menos del 10%) y tres proyectos que están en desarrollo medio.
Esto indica, que se está haciendo gestión solo sobre 4 proyectos, que tampoco corresponden a
los cuatro priorizados en el Plan Regional de Competitividad. En suma, en nivel de gestión de
proyectos es DEFICIENTE.
Resultados Evaluación CRC ARAUCA por Actores Externos
Finalmente, en la Gráfica 11 se exponen los resultados de la gestión evaluación de la Comisión
Regional de Competitividad de Arauca.
Gráfica 11. Evaluación Gestión CRC – Actores Externos. Fuente: Construida por In-Nova con información de los instrumentos de captura de información diseñados para la CRC ARAUCA.
Esta evaluación se presenta con los resultados consolidados en una gráfica de Evaluación –
Impacto, de cada uno de los siete ejes de análisis planteados en el inicio de este documento,
(Gobierno, Organización, Infraestructura, Sistema de Articulación, Tecnologías, Talento Humano
y Recursos financieros).
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Se aprecia una concentración de variables hacia el cuadrante central superior de la gráfica [(2,3);
(2,2); (3,2); (3,3)], el cual se considera un cuadrante de desempeño e impacto MEDIO. Esta
evaluación no es totalmente coherente con la evaluación realizada por el equipo Interno. De
hecho, era de esperar que hubiese una dispersión de las variables hacia el cuadrante inferior
determinado por las líneas abscisa y ordenada que cortan los ejes en 2.0, dados los resultados de
la evaluación del equipo interno. Sin embargo, se contrasta al ser los actores externos que
califican a la Comisión parte de ella misma, si bien no del equipo de gestión directa, si del equipo
de apoyo, lo que explica el resultado
Ahora bien, este esquema es importante de gestionar, en la medida que se debe buscar que estas
variables en la gráfica suban al cuadrante superior derecho (con calificaciones Evaluación –
Impacto superiores a tres). Este es el propósito final que debe evidenciarse en la mejora de la
gestión de la Comisión.
4. DISEÑO DE ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURA
Con base en la información anterior, se diseñan tres alternativas de estructura organizacional,
destinadas a ser evaluadas por el equipo interno y actores externos del sistema, para seleccionar
la alternativa más idónea en el propósito de la mejora de la gestión de la Comisión Regional de
Competitividad. En primera instancia, del análisis anteriormente expuesto, se definen unos
criterios de diseño, para enmarcar las probables alternativas sobre las que se seleccione la más
viable. Los criterios determinados son:
- Estructura Organizacional de articulación: Dadas las características particulares de la
Comisión, sin vida jurídica, pero con responsabilidades dentro del sistema, su orientación
básica debe ser de estructura de articulación, que potencie la participación de cada uno de los
actores del sistema.
- Limitada en recursos financieros: La estructura organizacional tendrá como limitante principal
la ausencia de recursos financieros fijos, que faculten su funcionamiento. Esto implica la NO
POSIBILIDAD de crecimiento que implique grandes inversiones.
- Limitada en personas (poca cantidad): Derivado de la condición anterior, la estructura
organizacional deberá estar diseñada con muy baja cantidad de personas, esto es con un
crecimiento de personal tendiente a cero.
CRC Arauca
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- Aprovechamiento de grupos ad-hoc: La ausencia de personal y de recursos y la inexistencia
de vida jurídica obliga a que se diseñe una estructura con grupos ad-hoc, es decir, de
diferentes actores del sistema que sin dependencia directa de la Comisión asuman
responsabilidades y evidencien gestión.
- Articulación basada en procesos: Todos los criterios anteriores, en los cuales se orienta a la
carencia de “funcionarios”, y de trabajo con grupos ad-hoc, obliga a que la estructura sea más
basada en procesos que en funciones.
- Altamente participativa: El carácter de participativo se procura a través de la motivación de
los actores del sistema a ser “parte” del rol de gestión de la Comisión, para tener “mano de
obra” que trabaje en sus iniciativas. Esta participación debe ser de carácter “multi-
disciplinario”, “multi-local” y “multi-entidad”, en suma “multi-actores”.
- Asignaciones de Liderazgos referenciables y rotativos: este criterio fundamental para la
articulación y participación de los actores del sistema, determina que con la existencia de
grupos ad-hoc, multi-actores, se trabaje sobre liderazgos rotativos, que permitan trazar líneas
de eficiencia de gestión que deben ser superadas cíclicamente. En términos prácticos, es
buscar que a través de la rotación de liderazgos organizada, se estimule el mejoramiento de
Líder a Líder, como una apuesta a la sana competencia en la gestión de las iniciativas.
- Gestión de ecosistemas: Ante la ausencia de líneas jerárquicas verticales y al carácter
articulador de la estructura, se debe diseñar sobre ecosistemas que se articulan y conectan en
los propósitos de gestión de la Comisión.
- Que permita la mejora en las condiciones actuales: Finalmente, es claro que se requiere que
en el inmediato se dé un cambio en los resultados de la gestión de la Comisión, sin que
necesariamente medien nuevos recursos como condición para la mejora.
DISEÑO DE ALTERNATIVAS
Con la aplicación de estos criterios vistos atrás, se diseñan las alternativas de estructura
organizacional de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, los cuales serán valorados y
seleccionados de acuerdo con la metodología propuesta, que busca en ausencia de acuerdos
valorar objetivamente unos factores que conduzcan a la decisión más viable y favorable para la
entidad.
CRC Arauca
25
Para los tres casos, las estructuras planteadas parten de la entidad en el Comité Técnico,
teniendo presente que los niveles de alto gobierno (Asamblea y Comité Ejecutivo), se mantienen
de acuerdo a lo dispuesto en la actualidad. Esto, en razón a que se trata de una organización ya
normada vía Decreto, en donde hay auto-regulación en su interior, es decir, no modifica los
niveles asamblea ni Comité Ejecutivo.
Los cambios que se propongan en estos niveles de orden político (Asamblea y Comité Ejecutivo),
deberán ser gestionados en el nivel legislativo correspondiente. Sin embargo, las estructuras
planteadas como alternativas, no dependen de la organización de estos niveles superiores, al ser
entes colegiados que ejercen la misma función, independientemente de su composición.
De igual forma, las mesas temáticas se mantienen como están dispuestas en la actualidad
(Emprendimiento, CODECYT, Desarrollo de Capital Humano e Innovación Social, Comercio y
Servicios, Infraestructura y Conectividad, Sectores Agropecuarios, Industria petrolera y Turismo),
siendo potestad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca su modificación.
Convenciones de las gráficas:
Jerarquía directa interna de la Comisión
Coordinación con entidad gubernamental (Nacional o Regional)
Coordinación de gestión con entidad ah-hoc de la Comisión
Coordinación de proyectos con entidad ah-hoc de la Comisión
Entidad formal interna de la Comisión
Entidad ad-hoc de gobierno de la Comisión
Mesas temáticas
Conglomerado de entidades de Gobierno (Nacional o Regional)
Empresa sector privado – Entidad sin ánimo de lucro - Academia
CRC Arauca
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Alternativa 1
Mantenimiento de la estructura actual, determinando el contexto de gestión de los ecosistemas
de: Gobierno, Articulación, Empresarial y Gobierno. Se trabaja sobre organización por procesos y
modelos de articulación.
Ilustración 6. Alternativa de Estructura Organizacional 1. Fuente: Diseño In-Nova.
Esta estructura no implica el crecimiento de planta de personal, solo implica una nueva
disposición de la estructura actual, con una orientación hacia la articulación de cuatro ecosistemas
(Gobierno, Empresarial, Articulación y Dirección). Se da una partición de responsabilidades entre
la Gerencia – hacia los entes de gobierno, para búsqueda de recursos e incremento de la
representatividad – y la Secretaría de Gestión (antes Técnica), para la articulación de las mesas
temáticas en términos de convocatoria, asesoría, control y dinamización de las iniciativas.
CRC Arauca
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Alternativa 2
Implementación de instancia ad-hoc de apoyo, de gestores de proyectos, que vía convocatorias o
en apoyo de entidades (Cámara de Comercio), articulen las iniciativas específicas en el ecosistema
empresarial y con vinculación de los demás actores del sistema de articulación y de gobierno.
Ilustración 7. Alternativa de Estructura Organizacional 2. Fuente: Diseño In-Nova
Se basa en la alternativa 1. Se incrementa aquí una entidad ad-hoc, que apoye a la Secretaría de
Gestión en la dinamización, control, seguimiento y asesoría de los proyectos e iniciativas
derivadas del Plan Regional de Competitividad. Esta entidad sería el brazo más importante de la
Secretaría de Gestión (que dirigiría esta entidad) para la ejecución del Plan Regional de
Competitividad, no siendo otra cosa que un grupo personas entrenadas en las metodologías de
gestión de proyectos de la Comisión y con conocimiento del Plan.
Estaría conformada por pasantes Universitarios o por personas cedidas temporalmente por las
entidades externas de la comisión, en evidente apoyo al cumplimiento de las metas y objetivos de
la Comisión.
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Alternativa 3
Implementación de instancia interna de la CRC, para gestión de proyectos (iniciativas específicas)
como instancia interna de trabajo con el sistema de articulación.
Ilustración 8. Alternativa de Estructura Organizacional 3. Fuente: Diseño In-Nova
Se basa en la Alternativa 2. Procura el establecimiento dentro de la Comisión Regional de
Competitividad, de una entidad interna directa, formalmente constituida, que sea responsable
exclusivamente por los proyectos e iniciativas del Plan Regional de Competitividad.
Esta entidad trabajaría de la misma forma que lo planteado en la Alternativa 2, con una red de
gestores que no son directos de la entidad (pasantes o comisionados), que son los responsables
de la gestión del Plan Regional de Competitividad. Se diferencia entonces de la anterior, en que se
dividen las responsabilidades de la Secretaría de Gestión (planeación, convocatorias, control
administrativo, comunicaciones y difusión, entre otros) con la nueva Secretaría de Proyectos
(formulación, control de ejecución, asesoría y evaluación de proyectos, entre otros).
CRC Arauca
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Valoración de Alternativas
Se determina una estructura de elementos de Éxito de valoración de las alternativas, la cual se
valida con el equipo de la Comisión Regional de Competitividad. Esta estructura de factores se
presenta a continuación:
ELEMENTOS DE ÉXITO PONDERACIÓN
DE LA
VARIABLE
de 0 a 1 FACTOR / PONDERACIÓN DEL FACTOR VARIABLE
PROCESO Mejora 0,04
0,20 Alcance 0,04
Comunicación 0,04
Oportunidad 0,04
Amplitud de control 0,04
HUMANO Resistencia al cambio 0,04
0,10 Perfiles 0,03
Aprendizaje 0,03
TECNOLÓGICO Equipos 0,05
0,10 Integración de la información 0,05
INFRAESTRUCTURA Espacio 0,04
0,10 Oficinas 0,04
Mobiliario 0,02
ECONÓMICOS Viabilidad 0,10
0,20 Sostenibilidad 0,10
IMPACTO Nivel Equipo CRC 0,05
0,30 Nivel Mesas Temáticas 0,05
Nivel Gobierno 0,05
Nivel otros actores 0,05
Nivel empresarios 0,10
1,00 1,00
Tabla 1.Factores y Variables ponderados de valoración de la estructura. Fuente: Diseño In-Nova.
Metodológicamente, la ponderación de los factores permite balancear los impactos que en
términos de favorabilidad facilitan la valoración de las alternativas. De igual forma, las variables (ya
ponderados los factores), también pueden ser definidas en su impacto de favorabilidad de las
alternativas, permitiéndose en suma diseñar una estructura ponderada de variables ajustada a la
intencionalidad de la entidad. Para esa determinación de ponderaciones, se trabaja sobre las
definiciones de las variables, las cuales se califican en función de la Favorabilidad de
Implementación de cada una de las alternativas de estructura organizacional.
CRC Arauca
30
Las variables y sus definiciones se presentan a continuación.
Variable Definición Mejora Favorabilidad a la mejora del desempeño de los procesos involucrados
Alcance Favorabilidad a la cobertura de todas las necesidades de la organización en los
temas de responsabilidad de los procesos involucrados
Comunicación Favorabilidad en la mejora de la efectividad de las comunicaciones (tiempo y
calidad) que demanda o generan los procesos involucrados
Oportunidad Favorabilidad en la velocidad de respuesta de los procesos involucrados
Amplitud de
control
Favorabilidad en el cumplimiento de los parámetros de amplitud de control
que demandan los procesos involucrados
Resistencia al
cambio
Favorabilidad en la aceptación por parte de los actores de los procesos, sus
proveedores y sus clientes
Perfiles Favorabilidad en la disponibilidad de los perfiles que demande la decisión
sobre los procesos
Aprendizaje Favorabilidad en la velocidad de aprendizaje de los procesos
Equipos Favorabilidad en la tenencia de los equipos necesarios para la decisión que se
adopte
Integración de
la información
Favorabilidad en la capacidad, oportunidad y calidad de integración y
procesamiento de la información
Espacio Favorabilidad en la tenencia de los espacios necesarios para la decisión que se
adopte
Oficinas Favorabilidad en la tenencia de las dependencias necesarias para la decisión
que se adopte
Mobiliario Favorabilidad en la tenencia del mobiliario necesario para la decisión que se
adopte
Viabilidad Favorabilidad en los costos de implementación en función de la decisión que
se adopte
Sostenibilidad Favorabilidad en la sostenibilidad en la implementación de la decisión
adoptada
Nivel Equipo
CRC
Favorabilidad en la dinamización del equipo interno de trabajo del CRC
Nivel Mesas
Temáticas
Favorabilidad en la dinamización de las mesas temáticas de la CRC.
Nivel
Gobierno
Favorabilidad en la interacción con los entes de Gobierno.
Nivel otros
actores
Favorabilidad en la dinamización con otros actores de apoyo a la CRC.
Nivel
empresarios
Favorabilidad en la dinamización de iniciativas con el sector privado
(empresarios).
Tabla 2. Definición de variables de calificación alternativas de estructura organizacional. Fuente: Diseño In-Nova
CRC Arauca
31
La valoración de la matriz se realiza con las calificaciones de favorabilidad de 1: Bajo, 2: Medio, 3:
Alto y 4: Muy Alto. El resultado de la matriz diligenciada se presenta en el Anexo C al presente
documento.
Gráficamente, los resultados consolidados de cada una de las alternativas, se presenta a
continuación:
Gráfica 12. Calificación de Alternativas (Alt) 1,2 y 3. Fuente: Elaboración In-Nova con resultados matriz.
El orden de favorabilidad se da de la alternativa 3 en primer lugar con la alternativa 1 en tercer
lugar. Las diferencias no son notorias, en el sentido que el enfoque de gestión es el mismo, es
decir, comparten la orientación de articulación del sistema, orientado a hacer más eficiente la
ejecución.
En el taller de socialización de las alternativas desarrollado en la Cámara de Comercio de Arauca,
con participación de varias de las entidades de la Comisión Regional de Competitividad, hubo
consenso en que la alternativa seleccionada era la 3. También hubo consenso en que más que tres
alternativas se tenía era la evolución de la misma alternativa, al estar la 1 al alcance de
implementación en el inmediato (al no demandar recursos) y ser la alternativa 2 la que en el corto
plazo se puede implementar, una vez se gestionen los gestores de proyectos (sin vía de uso de
recursos, o con uso mínimo de recursos), para posteriormente, en el mediano plazo, luego de dar
los resultados esperados, estar en capacidad de aumentar limitadamente la planta de personal de
la Comisión, y constituir una nueva secretaría que aumente la capacidad de gestión, esta vez de
manera formal.
A su vez, ya viendo la desagregación de los factores, se encuentra que la alternativa 3 baja su
calificación frente a las otras dos alternativas, en los factores de Tecnología, Infraestructura y
CRC Arauca
32
Recursos, esto por limitar la viabilidad de implementación al supeditar medios económicos para
poderla realizar, de ahí la cercanía en calificación general entre las tres alternativas, siendo en
efecto muy superior a las alternativas 1 y 2 la número 3. Este efecto se presenta a continuación.
Gráfica 13. Calificación de alternativas (ALT) por factores. Fuente: Elaboración In-Nova con resultados matriz.
Alternativa seleccionada
Como se planteó anteriormente, el consenso del equipo de calificación de la Comisión Regional
de Competitividad, determinó que se debería seguir el camino de implementación de las
alternativas en la secuencia 1, 2 y 3, como se presenta a continuación.
ALT DEFINICIÓN PLAZO DE
IMPLEMENTACIÓN
1
Mantenimiento de la estructura actual, determinando el
contexto de gestión de los ecosistemas de: Gobierno,
Articulación, Empresarial y Gobierno. Se trabaja sobre
organización por procesos y modelos de articulación.
Inmediato
2
Implementación de instancia ad-hoc de apoyo, de gestores de
proyectos, que vía convocatorias o en apoyo de entidades
(Cámara de Comercio), articulen las iniciativas específicas en el
ecosistema empresarial y con vinculación de los demás actores
del sistema de articulación y de gobierno.
6 meses a 1 año
3
Implementación de instancia interna de la CRC, para gestión de
proyectos (iniciativas específicas) como instancia interna de
trabajo con el sistema de articulación.
1 a 3 años
Tabla 3. Selección de alternativa. Fuente: In-Nova, con resultados taller de calificación.
CRC Arauca
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5. LINEAMIENTOS MANUAL FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La operacionalización de la gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, requiere
un modelo que le garantice que la reorganización estructural genere las mejoras deseadas en la
gestión. Para el efecto, se plantea un modelo de Lineamientos para el Manual Operativo de la
Comisión, el cual se presenta a continuación.
Ilustración 9. Modelo Manual de Operaciones Comisión Regional de Competitividad de Arauca. Fuente: Diseño Departamento de Consultoría de In-Nova.
Este manual se plantea en dos componentes. Uno de gestión, correspondiente al enfoque de
procesos y otro de articulación, que se orienta a los procedimientos propiamente dichos. Para el
presente documento, se darán los lineamientos generales que deberán ser desarrollados en
profundidad por la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
En el presente capítulo, se desarrollarán cada uno de los componentes, permitiendo a la Comisión
Regional de Competitividad el arranque en el inmediato de la implementación de la nueva
estructura organizacional, que más que ello es una nueva y renovada manera de hacer la gestión
del fomento de la competitividad, la productividad y la innovación del departamento.
CRC Arauca
34
En este documento, se desarrollará la alternativa 3, al ser la más completa en su elaboración y
tener inmersas las alternativas 1 y 2. Esto permite a la Comisión Regional de Competitividad de
Arauca, la implementación paulatina de dichas estructuras, en los horizontes temporales
planteados.
COMPONENTE DE GESTIÓN
El componente de gestión está integrado por tres elementos: la estructura organizacional, la
estructura de roles y responsabilidades y la estructura de perfiles y funciones de los actores del
sistema. Estas estructuras se basan en la definición de estructura organizacional determinada en el
capítulo anterior y le da cuerpo real al planteamiento de estructura organizacional necesario para
que se refleje en su operacionalización.
Estructura Organizacional
Como se determinó en el capítulo anterior, se implementará evolutivamente la secuencia de
alternativas 1, 2 y 3, desarrollándose en este capítulo la Alternativa 3, que cubre todas las tres
alternativas y facilitará a la Comisión este tránsito de evolución organizacional planteado.
En ese sentido, en adelante esta estructura organizacional será denominada Estructura
Organizacional Objetivo, entendida como al paso final de dos ajustes organizacionales, que se
inician en el inmediato y se culmina en un lapso preferible no superior a tres años.
Esta estructura, que se vuelve a traer gráficamente a este capítulo, está compuesta por las
siguientes entidades – excluyendo como se justificó anteriormente los niveles Asamblea y Comité
Ejecutivo – por cada uno de los ecosistemas:
Ecosistema de Dirección:
- Comité Técnico
- Gerente
- Secretaría de Gestión (Secretaría Técnica)
- Secretaría de proyectos / Gestores
Ecosistema de Articulación
- Mesas temáticas
CRC Arauca
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Ecosistema empresarial
- Empresas / Entidades sin ánimo de lucro / Academia
Ecosistema de Articulación
- Entidades de Gobierno Nacional / Regional
Gráficamente, estas entidades se presentan a continuación.
Ilustración 10. Ilustración 11. Estructura Organizacional Objetivo. Fuente: Diseño In-Nova
En la gráfica se tiene la estructura organizacional ya vista, pero con los niveles estratégico,
operacional y táctico determinados. La definición de cada uno de estos niveles es:
- Nivel estratégico: Corresponde al nivel responsable de la formulación de la estrategia de
Competitividad e Innovación del Departamento de Arauca, en función de las capacidades,
orientaciones estratégicas, prospectiva económica, política, social y tecnológica mundial
reflejada en la región, necesarias para construir el Plan Regional de Competitividad, que
CRC Arauca
36
valida este nivel. A este nivel pertenecen además de las entidades del Gobierno Nacional y
Regional y el Comité Técnico, los elementos de Asamblea y Comité Ejecutivo.
- Nivel Operativo: Es el nivel encargado de conectar la estrategia con la táctica. Responde por la
adecuada interpretación de los objetivos estratégicos y estrategias determinados por el nivel
estratégico y traducirlo en iniciativas articuladas orientadas al logro de los objetivos trazados,
integradas en el Plan Regional de Competitividad. Para la Comisión regional de
competitividad, este nivel corresponde a la Gerencia de la Comisión.
- Nivel Táctico: Es el nivel responsable por la ejecución de las iniciativas del Plan Regional de
Competitividad de Arauca, en las condiciones de calidad, oportunidad y costos allí
establecidos. A este nivel pertenecen las mesas temáticas, las empresas y entidades del
ecosistema empresarial y las secretarías de gestión y de proyectos, está última con su red de
gestores.
Como evidencia de la responsabilidad de cada nivel, a continuación se presenta gráficamente los
estadios de responsabilidad de cada nivel en el Desarrollo del Plan Regional de Competitividad.
Ilustración 12. Responsabilidades por niveles en el Plan Regional de Competitividad. Fuente: In-Nova
En la ilustración se plantea un ejemplo de despliegue de la gestión para una tarea en concreto,
tarea que representa la responsabilidad máxima de la Comisión Regional de la Competitividad de
Arauca, al ser el Plan Regional de Competitividad su hoja de ruta y misión principal.
CRC Arauca
37
Estructura de Roles y Responsabilidades
El desarrollo de la estructura organizacional se inicia con la definición de los roles y principales
responsabilidades de cada una de sus entidades. En este sentido y solo como conexión de la
estructura completa de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, se incluirán a estos
roles y responsabilidades los de los niveles Asamblea y Comité Ejecutivo, ya definidos en las
normas. En esta definición de roles y responsabilidades se incluirán ajustes que clarifican el nivel
de responsabilidad y ámbito de gestión de cada una de las entidades.
A continuación se exponen los roles y responsabilidades de la Comisión.
Nivel Estratégico (*)
Entidad Rol Responsabilidades
Asamblea Dirige y define los objetivos
estratégicos que dan línea al
despliegue estratégico y provee
recursos para su desarrollo.
- Validar los lineamientos para la operación de
la CRC y la estructuración de los planes de
gestión
- Apoyar los modelos de sostenibilidad de la
CRC y asignar los recursos para el desarrollo
de las iniciativas y planes de la Comisión.
- Validar el nombramiento del Comité Ejecutivo
y empoderarlo de la Dirección estratégica de
la CRC.
- Validar los planes de gestión y las
modificaciones que sobre ellos se presenten.
Comité Ejecutivo Ejerce la dirección estratégica
de la CRC, en atención a los
lineamientos emanados por la
Asamblea.
- Ejerce el control de la ejecución de los planes
de gestión de la CRC.
- Recomienda a la asamblea las modificaciones o
ajustes a los planes de gestión de la CRC.
- Evalúa el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la CRC a través de los planes
de gestión.
- Ejerce el control y efectúa las
recomendaciones para garantizar la
sostenibilidad de la CRC.
Comité Técnico Ejerce como apoyo técnico se
soporte al comité ejecutivo,
para la consolidación de
documentos de interés de ese
nivel.
- Da el aval a los documentos de revisión que
de la Gerencia de la CRC se emitan al nivel
del Comité Ejecutivo.
- Consolida los informes y documentos técnicos
requeridos por el Comité Ejecutivo.
- Ejerce para el Comité Ejecutivo el control de
cumplimiento de los objetivos estratégicos de
la CRC a través de los planes de gestión.
(*) Con información adaptada y ajustada del Reglamento Interno de la CRC ARAUCA
CRC Arauca
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Nivel Operativo
Entidad Rol Responsabilidades
Gerente Ejerce el despliegue de los
lineamientos estratégicos y
objetivos estratégicos definidos
por la Asamblea General y
promueve el cumplimiento de
los Planes de gestión por ese
nivel definidos.
- Ejerce la dirección operativa de la CRC.
- Lidera la ejecución de los recursos humanos,
materiales y financieros asignados a la CRC,
para el cumplimiento de los planes de gestión
de la entidad.
- Ejerce la comunicación hacia el nivel
estratégico de la CRC y de los entes de
gobierno regional y local, en términos de
convocatorias, información y gestión de
recursos.
- Ejerce el control de la ejecución de los planes
de gestión de la CRC y emite los informes con
recomendaciones correspondientes al nivel
estratégico.
- Representa a la CRC ante las diferentes
instancias de gestión del gobierno nacional y
regional.
Nivel Táctico
Entidad Rol Responsabilidades
Secretaría de
Gestión
Ejerce la gestión de las
actividades de promoción,
comunicaciones, convocatorias,
reportes y dinamización de
recursos de la CRC, así como
de sus planes de gestión (incluido
el PRC mientras se constituye
formalmente la Secretaría de proyectos).
- Lidera el despliegue táctico de los planes de
gestión de la CRC.
- Lidera las actividades y responsabilidades de
comunicación con los actores de la CRC, en el
nivel táctico, en las áreas de la comunicación,
información, reportes y dinamización.
- Lidera las actividades de organización y
administración de la CRC.
- Responde por la emisión de informes de
gestión consolidados, para la Gerencia.
Secretaría de
proyectos (cargo que
se prevé crear en el
mediano plazo (hasta 3
años)
Ejerce la gestión de las
iniciativas y proyectos derivados
del Plan Regional de
Competitividad, en términos de
formulación, asesoría, control
de la ejecución y evaluación.
- Lidera el despliegue táctico de las iniciativas y
proyectos del PRC.
- Lidera la formación y entrenamiento de los
gestores en función de las metodologías de
gestión y alcance y orientación del PRC.
- Lidera y coordina el equipo de gestores de
apoyo a las iniciativas y proyectos del PRC.
- Ejerce el control de la ejecución de cada
iniciativa y proyecto en particular.
CRC Arauca
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Nivel Táctico
Entidad Rol Responsabilidades
Gestores Ejercen las funciones de
formulación, asesoría, control
de ejecución y evaluación de
iniciativas y proyectos del PRC.
- Ejercen como dinamizadores de las iniciativas
y proyectos del PRC.
- Asesoran a las entidades del ecosistema
empresarial en la conducción de los proyectos
e iniciativas del PRC.
- Reportan a la Secretaría de Proyectos los
avances, novedades y situaciones particulares
de los proyectos e iniciativas a su cargo.
Mesas temáticas Ejercen el liderazgo de
temáticas o sectores de interés
para el desarrollo
departamental, a través de la
unión de representantes
empresariales, gremiales,
sectoriales y/o regionales,
aunados en un propósito
común.
- Lideran la articulación de iniciativas y
proyectos de orden regional, encaminados al
cumplimiento de los objetivos estratégicos de
la CRC.
- Lideran la participación de los agentes de la
temática, sector o región en las iniciativas y
proyectos del PRC.
- Construcción de documentos orientadores de
política, situación y/o proyección de una
temática, sector o región en particular, para la
CRC.
Empresas / entidades Ejercen responsabilidades
relativas al desarrollo directo o
conjunto de iniciativas y
proyectos de los planes de
gestión de la CRC.
- Desempeñan labores de ejecución en las
iniciativas y proyectos del PRC, con sus
medios y recursos destinados para estos
propósitos.
- Participan activamente en los niveles de mesas
temáticas y en las convocatorias de la CRC,
aportando sus experiencias
Entidades Gobierno
Nacional / Regional
Ejercen el respaldo a las
iniciativas, proyectos y
sostenibilidad misma de la CRC,
a través de sus programas,
recursos y responsabilidades en
la gestión de la competitividad,
productividad e innovación en
los órdenes regional y local.
- Respaldan con sus mecanismos, programas y
recursos las iniciativas y proyectos del PRC.
- Participan activamente en las convocatorias y
reuniones del CRC.
- Dan participación a la CRC en la
estructuración y desarrollo de actividades de
competitividad, productividad e innovación en
la región.
Los roles y responsabilidades aquí descritos, son propuesta de consultoría para soporte al
desarrollo y revisión de los documentos internos de la Comisión Regional de Competitividad de
Arauca, tales como Reglamento Interno, Normativa, Planes, etc.
Estos roles y responsabilidades se exponen en nivel macro, siendo el detalle una actividad de
construcción colectiva de los diferentes actores de la Comisión Regional de Competitividad. El
presente documento solo da lineamientos y guía a la gestión organizacional de la Comisión, pero
son relevantes como base de este desarrollo.
CRC Arauca
40
Estructura de Funciones y perfiles
Vistos roles y responsabilidades de las ENTIDADES, ahora se presentan los perfiles de
competencias y funciones de las PERSONAS que asumen cargos y/o responsabilidades en las
entidades vistas.
Las competencias del ser que se incluyen en el perfil de competencias, son del diccionario de
competencias del Departamento Administrativo de la Función Pública, las cuales son determinadas
para los funcionarios públicos. Se utilizan estas competencias, por ser afines a las requeridas por
los miembros de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
En el Anexo D, se incluye el documento de Competencias Comunes de los Servidores Públicos,
Departamento Administrativo de la Función Pública, extraído de información pública de esa
entidad.
Se incluyen en estos perfiles los cargos determinados para la Comisión y el de Líder de mesa, por
requerir un perfil especial para la gestión.
A continuación, se presentan los perfiles de competencias y funciones de cada una de las instancias
propuestas para integrar la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
Gerente
Perfil de Competencias Funciones
Competencias del ser:
Comunes
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Nivel Directivo
Liderazgo
Planeación
Toma de decisiones
Dirección y desarrollo de personal
Conocimiento del entorno
Competencias de Conocimiento:
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
- Con estudios de postgrado.
Experiencia:
- Mínimo tres años de experiencia laboral en
sector público o privado.
Ámbito interno:
- Dirigir las actividades administrativas y
organizacionales de la CRC.
- Administrar los recursos físicos, humanos y
materiales dispuestos para la CRC.
- Controlar la ejecución de los planes de gestión
de la CRC.
- Rendir informes periódicos y especiales para el
Comité Ejecutivo de la CRC.
- Dirigir la gestión de la CRC hacia la mejora y
cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Ámbito Externo
- Representar a la CRC ante instancias de
gobierno de orden nacional y regional.
- Gestionar la consecución de recursos de
sostenibilidad de la CRC.
- Mantener la dinámica de las comunicaciones
estratégicas de la CRC.
CRC Arauca
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Secretario de Gestión
Perfil de Competencias Funciones
Competencias del Ser
Comunes
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Nivel Asesor
Experticia profesional
Conocimiento del entorno
Construcción de relaciones
Competencias de Conocimiento:
- Profesional en administración, economía o afines.
Experiencia:
- Mínimo dos años de experiencia laboral en el
sector público o privado.
Ámbito interno:
- Coordinar las actividades administrativas y
organizacionales de la CRC.
- Coordinar la administración de los recursos
físicos, humanos y materiales de la CRC.
- Coordinar la ejecución de los planes de gestión
de la CRC.
- Administrar las actividades de gestión
documental de la CRC.
Ámbito Externo
- Mantener los canales de información de las
actividades de la CRC en la región.
- Recibir y resolver las inquietudes y
requerimientos de la comunidad y entes de
control.
- Gestionar las comunicaciones tácticas hacia los
diferentes actores de la CRC.
Secretario de Proyectos
Perfil de Competencias Funciones
Competencias del ser:
Comunes
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Nivel Asesor
Experticia profesional
Conocimiento del entorno
Construcción de relaciones
Nivel Profesional
Trabajo en equipo y colaboración
Con personal a cargo
Liderazgo de grupos de trabajo
Toma de decisiones
Competencias de Conocimiento:
- Profesional en administración, economía o afines.
Experiencia:
- Mínimo dos años de experiencia laboral en el
sector público o privado.
Ámbito interno:
- Gestionar las actividades de planificación,
gestión, control y evaluación del Plan Regional de
Competitividad.
- Dinamizar el cumplimiento de las actividades del
PRC, en la búsqueda del cumplimiento de los
objetivos estratégicos de la CRC.
- Coordinar el equipo de gestores de proyectos
de la CRC, en el cumplimiento de proyectos e
iniciativas del PRC.
- Entrenar el equipo de gestores en las
metodologías de gestión de proyectos de la
CRC.
Ámbito Externo
- Asesorar la formulación y ejecución de los
proyectos e iniciativas del PRC.
- Asistir periódicamente a cada entidad en la
región que tenga a su cargo proyectos e
iniciativas del PRC.
CRC Arauca
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Gestor
Perfil de Competencias Funciones
Competencias del Ser:
Comunes
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Nivel Profesional
Aprendizaje continuo
Experticia profesional
Trabajo en equipo y colaboración
Creatividad e Innovación
Competencias de Conocimiento:
- Profesional en administración, economía o afines
o pasante universitario.
- Entrenamiento en metodologías de gestión de
proyectos de la CRC ARAUCA.
Experiencia:
- Seis meses de experiencia laboral en el sector
público o privado.
- Convalida estudiante en pasantía.
Ámbito interno:
- Coordinar las actividades de planificación y
gestión del Plan Regional de Competitividad.
- Reportar los avances, novedades, desviaciones y
estado de iniciativas y proyectos del PRC.
Ámbito Externo
- Asesorar la formulación, ejecución y evaluación
de los proyectos del PRC.
- Acompañar a las empresas y entidades
responsables de los proyectos del PRC en su
desarrollo.
- Proponer ajustes o correcciones a los proyectos
del PRC bajo su coordinación, que requieran
mejoras.
Líder de Mesa Temática
Perfil de Competencias Funciones
Competencias del ser:
Comunes
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Nivel Directivo
Liderazgo
Planeación
Toma de decisiones
Dirección y desarrollo de personal
Conocimiento del entorno
Competencias de Conocimiento:
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
- Con estudios de postgrado.
Experiencia:
- Mínimo tres años de experiencia laboral.
- Debe estar fungiendo en el nivel directivo de una
de las entidades de la mesa temática.
Ámbito interno:
- Plantean mediante documentos técnicos, las
acciones e iniciativas que promuevan el
desarrollo del área temática de la mesa.
- Apoyan la construcción de los PRC y los ajustes
que se den en su desarrollo.
- Ejercen función evaluadora del cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la CRC, en sus
áreas de responsabilidad temática.
Ámbito Externo
- Promueven la participación del ecosistema
empresarial de la región.
- Plantean foros de discusión y construcción de
políticas e iniciativas de desarrollo, con
participación de la sociedad y la comunidad
científica nacional e internacional.
- Difunden las iniciativas, convocatorias, logros y
resultados de la CRC hacia sus grupos de
interés.
CRC Arauca
43
COMPONENTE DE ARTICULACIÓN
Más allá de roles, responsabilidades, funciones y perfiles, es perentorio determinar la estructura de
articulación como se comunican, interactúan y cooperan todos los entes y entidades de la
Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
Para este propósito, se plantea dentro de los lineamientos operativos de gestión, el componente
de Articulación, el cual se desagrega en dos elementos, uno de procedimientos de planificación de
la gestión y otro de procedimientos de articulación propiamente dichos.
Este componente está en el enfoque de los procedimientos, que en últimas son los que dinamizan
la gestión al interior del sistema. A continuación, se expondrán las generalidades de los
procedimientos que facilitarán la articulación de las operaciones de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca.
Procedimientos de planificación de la gestión
Los procedimientos de planificación de la gestión están orientados a la determinación del modo de
construcción de la base de gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca. Estos
procedimientos se desagregan en dos grupos, uno relativo al arreglo de actores y otro al arreglo
de la plataforma de gestión.
Ilustración 13. Estructura de procedimientos de planificación de la gestión. Fuente: Diseño Departamento de Consultoría de In-Nova.
A continuación se dan los lineamientos generales de caracterización de cada uno de los
procedimientos.
CRC Arauca
44
Procedimiento de nombramiento de Líderes de Mesas Temáticas
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión, Representantes de las mesas temáticas
Entradas Necesidades de nombramiento de actores.
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne independientemente con cada una de
las mesas temáticas, en reunión convocada para el nombramiento del Líder de mesa temática. 2. La Gerencia plantea la elección por votación del Líder de la mesa temática, entre los miembros de mesa. Las
características de la elección son: - Votación de carácter anual. - No se precisa de quórum para el desarrollo de la votación. - Se eligen dos miembros, que actuarán en un período de 6 meses cada uno como Líderes de mesa temática,
para un lapso anual. Estos dos miembros se alternarán cada semestre, hasta que se complete el año de vigencia de la elección.
- La selección se hará por mayoría simple, de los dos miembros de mesa con mayor votación. En caso de empate, se efectuará votación entre quienes tengan igual número de votos, de manera recurrente hasta que queden dos seleccionados.
- El tercer miembro de la mesa temática con más votos, accederá a la suplencia, que se ejecutará en ausencia permanente o retiro de uno de los Líderes seleccionados durante el período de vigencia de la elección.
- Los dos miembros seleccionados como principales, consensuarán el turno de Liderazgo de la Mesa. 3. El resultado de la elección será consignado en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de
Competitividad (que actuará de Presidente de la Votación), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Votación) y los miembros de la mesa temática asistentes a la votación.
4. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes seleccionados y el compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde el área temática de su responsabilidad.
5. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de elección del Líder de Mesa Temática.
Salidas Nombramiento de Líderes de Mesas Temáticas
Riesgos - Incumplimiento de los procesos de elección de carácter anual. - Incumplimiento de la citación de los miembros de mesa temática.
Documentos Acta de registro de la elección.
CRC Arauca
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Procedimiento de nombramiento de Responsables Plan Regional de Competitividad
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión, Representantes de los actores del sistema
Entradas Plan Regional de Competitividad del Departamento de Arauca.
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne con los representantes de los diferentes
actores de la Comisión, en reunión convocada para el nombramiento de Líderes de Objetivos estratégicos. Estrategias e Iniciativas del Plan Regional de Competitividad.
2. La Gerencia plantea la elección de los Líderes de Objetivos estratégicos. Estrategias e Iniciativas, entre los actores del sistema. Las características de la elección son: - Periodicidad anual. - Postulación voluntaria de candidatos. - Se eligen primero los Líderes de Objetivos Estratégicos, luego los Líderes de Estrategias y finalmente los
Responsables de Iniciativas (proyectos). - Sobre cada una de las postulaciones a Líder de Objetivo Estratégico, los miembros del comité ejecutivo
avalan o rechazan la postulación y pueden recomendar candidatos. La elección la realizan los miembros del Comité Ejecutivo, en consenso y aceptación por parte del candidato.
- Los miembros del Comité Ejecutivo y los Líderes de Objetivos estratégicos recién seleccionados, proceden de igual forma que en el punto anterior, para la elección de los Líderes de Estrategia.
- Los miembros del Comité Ejecutivo y los Líderes de Estrategia recién seleccionados, proceden al igual que los dos puntos anteriores para la selección de los Responsables de Iniciativas (Proyectos).
- Es posible que un Líder de Objetivo estratégico sea a la vez Líder de hasta una estrategia y que un Líder de estrategia sea a su vez Responsable hasta de una Iniciativa.
- La validez del nombramiento para los Líderes de Objetivos Estratégicos y de estrategias será anual. - La validez del nombramiento de los Responsables de Iniciativas serán hasta el término de la iniciativa. En la
elección anual de Líderes, se elegirán a los Responsables de nuevas iniciativas o a los que reemplacen a aquellos que por ausencia, declinación o conveniencia el Comité Ejecutivo determine.
3. El resultado de la elección será consignado en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de Competitividad (que actuará de Presidente de la Votación), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Votación) y los miembros participantes en cada una de las tres votaciones.
4. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes y Responsables seleccionados y el compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
5. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de elección de los Líder y Responsables de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Nombramiento de Líderes de Estrategias, Objetivos, proyectos/iniciativas
Riesgos - Incumplimiento de los procesos de elección. - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de registro de la elección.
CRC Arauca
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Procedimiento de Empoderamiento de Líderes y Responsables
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión
Entradas Actas de nombramientos de Líderes de mesas temáticas, Objetivos Estratégicos, Estrategias y Responsables de Iniciativas
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne con los nombrados Líderes de Mesa
Temática y Líderes de Objetivos Estratégicos, en reunión de carácter estratégico. Esta reunión es de carácter anual.
2. En dicha reunión plantean los mecanismos de despliegue táctico – estrategias e iniciativas – y determinan la estructura de trabajo para ello, preparando una reunión con los demás Líderes y Responsables. Allí determinan: - Modelo de medición del cumplimiento de los objetivos. - Modelo de evaluación del seguimiento a estrategias e iniciativas. - Metas de estrategias e iniciativas. - Fecha de convocatoria de reunión operativa con Líderes de Estrategias y de Iniciativas (manteniendo la
periodicidad anual). 3. La Gerencia de la CRC convoca a reunión de carácter operativo, con los Líderes de Objetivos Estratégicos,
Líderes de Estrategias y Responsables de Iniciativas. Esta reunión se realizará de la siguiente manera: - Cada Líder de Objetivo Estratégico expone los lineamientos de las estrategias e iniciativas asociadas a su
objetivo, en ponencia general ante todos los asistentes. - Posteriormente, Cada Líder de Objetivo Estratégico se integra con sus Líderes de estrategia y Responsables
de Iniciativas asociadas, para la construcción del plan de trabajo de cada estrategia e iniciativa. - Sobre este plan de trabajo, firman un compromiso de gestión en términos de calidad, oportunidad e impacto
esperado. Estos compromisos son documentos formales que resumen el cronograma de trabajo, hitos de control y observaciones de cada Estrategia e Iniciativa.
- Al final de la reunión, cada Líder de estrategia expone los compromisos de las Iniciativas asociadas, como evidencia del compromiso adquirido.
4. Estos compromisos integrará el plan de seguimiento a la gestión de las Iniciativas, Estrategias y Objetivos estratégicos del Plan Regional de Competitividad.
5. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
6. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes y Responsables del compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
7. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de empoderamiento de Líderes y Responsables de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Compromiso de Líderes y responsables de los elementos del Plan Regional de Competitividad
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión, compromisos.
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Procedimiento de Distribución de Actividades
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), otros actores
Entradas Nombramientos de Líderes de mesas temáticas, Objetivos Estratégicos, Estrategias y Responsables de Iniciativas, Plan Regional de Competitividad, Compromisos
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC convoca a las Secretarías y Gestores a reunión operativa, con el propósito de distribuir las
actividades para el seguimiento y control de la ejecución del Plan Regional de Competitividad. 2. Se citan otros actores de apoyo, pertenecientes a las cámaras de comercio, mesas temáticas y representantes de
los municipios, quienes vienen con el aval de las entidades para actuar como equipo de apoyo. 3. En la reunión, que se realiza con carácter anual, se distribuyen entre los equipo interno y de apoyo de la CRC las
áreas de responsabilidad para dinamización y seguimiento, con base en los siguientes criterios: - Se identifican los diferentes elementos que dan complejidad a la gestión de las Iniciativas del plan Regional
de Competitividad, asignando a cada factor una persona que dinamice y siga la ejecución. Estos factores para las iniciativas pueden ser: Alta especialización, dispersión geográfica, dispersión de los actores o limitación de recursos entre otros, que demandan de una persona / entidad de apoyo para el desarrollo de la iniciativa.
- Se nombra dentro del equipo de apoyo una persona que por su conocimiento, localización, liderazgo o disposición de recursos (característica afín al elemento a contrarrestar), será dinamizadora de apoyo de la Iniciativa afectada.
- Se nombra un gestor responsable por la asesoría, acompañamiento en la ejecución y evaluación de cada una de las Iniciativas, pudiendo un gestor ser responsable por varias iniciativas.
- Se integran el dinamizador (cuando haya lugar) y el gestor y determinan un plan de seguimiento y contingencia, de aquellos proyectos que se consideran críticos.
- Se definen los planes de trabajo de acompañamiento de los gestores a las Iniciativas. 4. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Gerente de la Comisión
Regional de Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
5. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Dinamizadores y Gestores del compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
6. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de distribución de actividades de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Repartición de actividades del Plan Regional de Competitividad
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
CRC Arauca
48
Los procedimientos expuestos para la planificación de la gestión, son propuestas de consultoría
para la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, las cuales son orientadoras en la manera
de formalizar los compromisos de los actores de la Comisión.
La Comisión Regional de Competitividad de Arauca, será autónoma en el uso, ajuste y evolución
de estas propuestas de procedimientos, en función de los criterios de conveniencia, pertinencia y
oportunidad que se tengan al interior de esa entidad.
Procedimientos de articulación
Los procedimientos de articulación están orientados a la determinación de la relación entre los
diferentes actores del sistema de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca. Estos
procedimientos se desagregan en dos grupos, uno relativo a la dinamización de la gestión y otro a
los medios de articulación.
Ilustración 14. Estructura de procedimientos de articulación. Fuente: Diseño Departamento de Consultoría de In-Nova.
Los procedimientos de articulación están propuestos para dotar a la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, de los elementos de gestión necesarios para dinamizar y movilizar a los
actores del sistema hacia el cumplimiento de las actividades asignadas en los liderazgos y
responsabilidades comprometidas.
Estos procedimientos están desagregados en dos elementos, uno de dinamización de la gestión –
orientado a la interacción de control y seguimiento – y otro de Medios de comunicación,
orientado a la formalización de mecanismos de comunicación y difusión.
A continuación, se presentan las propuestas de procedimientos.
CRC Arauca
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Procedimiento de Reuniones de Seguimiento y Control
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), otros actores
Entradas Plan Regional de Competitividad, Actas de reuniones anteriores
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC convoca a las Secretarías y Gestores a reunión operativa, con el propósito de efectuar el
seguimiento y control de la ejecución del Plan Regional de Competitividad. 2. Se citan otros actores de apoyo, pertenecientes a las cámaras de comercio, mesas temáticas y representantes de
los municipios, quienes vienen con el aval de las entidades para actuar como equipo de apoyo, de manera particular, en función de necesidades específicas de información.
3. En la reunión, que se realiza con carácter mensual, adelantando las siguientes actividades: - Se repasan los puntos específicos de revisión de la reunión anterior. - Se presentan por parte de os gestores todas las iniciativas, organizadas por estrategia y objetivo estratégico. - Se revisa: estado de avance, resultados alcanzados, desviaciones a la programación, dificultades y
recomendaciones. - El equipo de la CRC determina para cada iniciativa que lo requiera, acciones correctivas que permitan su
encauzamiento hacia lo esperado. - Cada Líder de estrategia compila los resultados de sus iniciativas y determina el estado de avance de la
Estrategia, planteando las recomendaciones que se den a lugar. - Por su parte, los Líderes de Objetivos Estratégicos exponen su situación de cumplimiento y proyección de
cumplimiento, como resultado de lo presentado por los Gestores y Líderes de Estrategia. - La Gerencia de la CRC consolida las conclusiones de lo revisado y deja puntos específicos de revisión para
la reunión del siguiente mes, 4. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de
Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Proyectos (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
5. La firma del acta determinará de manera formal los avances y situaciones particulares de las actividades del Plan Regional de Competitividad.
6. La Secretaría de Proyectos archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de revisión de actividades de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Informe de avance de Plan Regional de Competitividad.
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema. - No identificación de desviaciones de las iniciativas en las etapas tempranas que
permiten ajustes.
Documentos Acta de reunión
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
CRC Arauca
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Procedimiento de Reportes Periódicos PRC
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), Líderes de Mesas Temáticas, Líderes de Obj. Estratégicos y Estrategias, Responsables proyectos
Entradas Plan Regional de Competitividad, Informes anteriores
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC hace requerimiento formal de presentación de informes a los niveles Secretarías, Líderes
de Mesas Temáticas y Gestores, en un plan de reportes que tiene las siguientes características:
Tipo de Informe Responsable Contenido Periodicidad
Gestión General CRC Secretaria de Gestión
- Actividades de difusión, - Convocatorias, - Informes entidades de control, - Plan de Mejoramiento.
Mensual
Gestión de Proyectos Secretaría de Proyectos
- Estado de avance de los proyectos, - actividades relevantes del periodo, - desviaciones, - proyección de ejecución.
Trimestral
Ejecución de Proyectos Gestores - Porcentaje de avance del proyecto, - Porcentaje de cumplimiento del proyecto, - Causas de las desviaciones de cumplimiento, - Cursos de acción recomendados.
Mensual
Mesas Temáticas Líderes de Mesa Temática
- Actividades de transferencia de conocimiento, - actividades de generación de documentos técnicos, - actividades relativas al PRC
Trimestral
Cumplimiento Objetivos estratégicos
Líderes de Objetivos Estratégicos
- Avance de cumplimiento de objetivos estratégicos, en coordinación con Estrategias, - Observaciones y recomendaciones.
Trimestral
2. La Gerencia de la CRC y las Secretarías procesan la información y consolidan los informes de gestión para los niveles superiores (Comité Ejecutivo y Asamblea). Formulan planes de contingencia para aquellos elementos del Plan Regional de Competitividad que presenten deficiencias en su avance.
3. Las secretarías archivarán los informes correspondientes a cada una, manteniendo esta información de referencia para trazabilidad en los siguientes informes.
Salidas - Informes específicos de avance de Plan Regional de Competitividad. - Informe de gestión consolidado PRC. - Plan de contingencia
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión, Informes documentados.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
CRC Arauca
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Procedimiento de Comunicación e interacción actores del sistema
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), Líderes de Mesas Temáticas, Líderes de Obj. Estratégicos y Estrategias, Responsables proyectos
Entradas Documentos, convocatorias, plan de reportes y reuniones
Procedimiento 1. La Gerencia de la CRC presenta anualmente a los actores del sistema (Secretarías, Gestores, Líderes de Mesas
Temáticas, Líderes de Objetivos Estratégicos, Líderes de Estrategias, Responsables de Iniciativas y entidades de los ecosistemas de gobierno y empresarial, con quienes tenga necesidades de comunicación), el plan de comunicaciones, con las siguientes características:
TIPO DE INFORMACIÓN MEDIO PERIODICIDAD
Convocatorias internas CRC Página Web, e-mail Permanente
Plan de reuniones CRC Página Web, e-mail Mensual (primer lunes)
Actividades CRC Página Web, e-mail Semanal (lunes)
Información de interés sectorial Página Web Permanente
Boletín CRC Página Web Mensual (segundo lunes)
Informes de gestión Plan Regional de Competitividad Página Web Trimestral
Actas de asambleas Página Web Permanente
Normatividad Página Web Permanente
Información Sistema Nacional de Competitividad Página Web Permanente
2. La Gerencia de la CRC manifestará que es responsabilidad de cada uno de los actores del sistema la revisión de
los medios de comunicación y que la sola publicación hará explícito el conocimiento de los documentos o información allí dispuesta.
3. Los actores del sistema plantearán las observaciones, inquietudes o recomendaciones a la información dispuesta, mediante escrito directo a la Gerencia de la CRC.
4. La Gerencia de la CRC será responsable por la pertinencia, oportunidad, actualidad y consistencia ética de la información dispuesta en los diferentes medios.
5. Es responsabilidad de los actores del sistema, alimentar con información el plan de comunicaciones, mediante el envío de noticias, eventos, documentos de interés y demás información que se considere relevante a la Secretaría de Gestión, quien validará la legalidad, pertinencia, calidad y oportunidad de los documentos o información recibida, para publicarla en los diferentes medios.
6. Las comunicaciones entre los diferentes actores del sistema deberá ser tramitada por canales oficiales, físicos o virtuales, respetando los niveles de competencias y autoridad de cada una de las instancias.
Salidas - Información de valor para los actores de la CRC.
Riesgos - Falta de pertinencia, oportunidad, calidad y/o consistencia ética de la información
dispuesta en los medios.
Documentos Documentos e información de valor para los actores del sistema.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
CRC Arauca
52
6. CONSIDERACIONES FINALES
El éxito de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca dependerá en gran medida de la
adecuada integración de los procesos organizacionales con los procesos de articulación. Es por
ello, que en el presente documento, más allá de trabajar una estructura organizacional y un manual
de funciones – objeto principal de la consultoría – se extendió el análisis y propuestas a la gestión
de operaciones. Esto, al haber podido identificar elementos que están afectando la gestión d ela
Comisión y por haber considerado insuficiente la simple determinación de estructura
organizacional y de funciones de los miembros de ella.
El documento además permite dar un vuelco inmediato a la gestión de la Comisión, aún sin la
disposición de recursos humanos, físicos ni económicos para el cambio. El equipo de la Comisión
Regional de Competitividad acertó al identificar en el proceso la necesidad de trabajar sobre una
“evolución organizacional”, iniciando desde ya con los recursos que se tienen y procurar el
incremento de las capacidades, particularmente humanas para gestionar adecuadamente las
responsabilidades. Quedan sin embargo, algunas reflexiones finales que la Comisión determinó
importante dejar explícitas, como a continuación se exponen:
- Los planteamientos de este documento requieren ser procesados, ajustados e implementados
por la Comisión Regional de Competitividad de Arauca. Esto, para evitar lo sucedido en el
pasado trabajo de construcción del Plan Regional de Competitividad en 2011, en donde se
repasaron los problemas de gestión de la comisión, pero no se implementó de manera efectiva
el compendio de recomendaciones.
- Además del Reglamento de la Comisión, es necesario construir documentos fundacionales
como lo son los estatutos que contengan sus políticas, principios y valores de actuación. De
igual forma, con base en el presente documento se puede iniciar la construcción de su propio
sistema de gestión, que normalice y haga permanentes las buenas prácticas que se vayan
adoptando y se permita la mejora continua.
- En los componentes estratégicos, particularmente en la Asamblea, es recomendable una
reestructuración, en la cual se limiten los miembros a un número que facilite la toma de
decisiones y se empodere de su responsabilidad de órgano principal de la comisión (Comité
Ejecutivo) y se destinen otros actores a asumir responsabilidades específicas en beneficio del
desarrollo competitivo, productivo e innovador del departamento.
- De igual forma, en las mesas temáticas es recomendable una revisión, para determinar si la
estructura es la conveniente, si se requiere la creación de otras o la evolución de algunas. En
ese sentido, entidades como el CODECYT deben trabajar transversalmente en las iniciativas
del Plan Regional de Competitividad y no como un actor de nivel mesa temática. Este mismo
CRC Arauca
53
caso puede ser de los actores departamentales encargados del emprendimiento, quienes
deberían también tener un carácter transversal.
- Es necesario que se promueva desde la Comisión, la gestión del gobierno regional en generar
los espacios de interacción con otras entidades que promueven asuntos como la innovación, el
emprendimiento, el aceleramiento empresarial y otras iniciativas, en la procura de buscar
sinergias y eliminar duplicidad del esfuerzo entre las entidades.
- Es necesario buscar mecanismos para generar fondos que faciliten el funcionamiento de la
Comisión, preferiblemente de carácter fijo que complementen los recursos a los que vía
proyectos y convocatorias se pueda acceder.
7. BIBLIOGRAFÍA
- Plan Nacional de Desarrollo 2011 – 2014 (Ley 1450 de 2011)
- Decreto 1500 de la Presidencia de la República – Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, del 13 de julio de 2012
- Portal http://www.comisionesregionales.gov.co/
- Reglamento Interno Comisión Regional de Competitividad e Innovación de Arauca, abril de
2013 - Portal del Sistema Nacional de Competitividad www.snc.gov.co
- “Metodología para el desarrollo de la Actividad 1.1. Consolidación de la Estructura de la CRC
Arauca, Sub-actividad 1.1.1. Análisis y definición de roles, responsabilidades y procedimientos
de actuación”. In-Nova, 2014
- Plan Regional de Competitividad de Arauca, Secretaría Departamental de Planeación,
Gobernación de Arauca, 2011.
- “Guía para ajustar o establecer el manual específico de funciones y de competencias
laborales”, DAFP, 2010
8. ANEXOS
A. Entregables del proyecto
CRC Arauca
54
B. Metodología para el desarrollo de la Actividad 1.1. Consolidación de la
Estructura de la CRC Arauca, Sub-actividad 1.1.1. Análisis y definición de
roles, responsabilidades y procedimientos de actuación, In-Nova, 2014.
C. Formularios de toma de información a equipo interno y actores del
sistema.
D. Calificación para la Selección de Alternativas.
E. Competencias Comunes de los Servidores Públicos, Departamento
Administrativo de la Función Pública.
CRC Arauca
A. Entregables del proyecto
Manual de funciones y de procedimientos de las diferentes
instancias.
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Gerente Comisión Regional de
Competitividad Arauca
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Gerencia
CARGOS
DEPENDIENTES
- Secretaría de Gestión
- Secretaría de Proyectos
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO 01
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejerce el despliegue de los lineamientos estratégicos y objetivos estratégicos definidos por la
Asamblea General y promueve el cumplimiento de los Planes de gestión por ese nivel definidos.
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Dirigir las actividades administrativas y organizacionales de la CRC. - Administrar los recursos físicos, humanos y materiales dispuestos para la CRC. - Controlar la ejecución de los planes de gestión de la CRC. - Rendir informes periódicos y especiales para el Comité Ejecutivo de la CRC. - Dirigir la gestión de la CRC hacia la mejora y cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Ámbito Externo: - Representar a la CRC ante instancias de gobierno de orden nacional y regional. - Gestionar la consecución de recursos de sostenibilidad de la CRC.
- Mantener la dinámica de las comunicaciones estratégicas de la CRC.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Actividades administrativas
Actividades de ejecución de planes aprobados.
Actividades de control de ejecución.
Convocatorias.
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Modificación de planes de ejecución.
Compromisos ante instancias gubernamentales.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Gestión de Dirección de la CRC.
- Control de ejecución de planes y programas CRC.
- Actividades de Mejoramiento del sistema.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Gestión de consolidación de planes y programas de la CRC.
- Gestión de recursos para el desarrollo de los propósitos de la
CRC.
- Actividades de rendición de cuentas ante entes superiores y
entes de control del Estado.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL DIRECTIVO
- Liderazgo - Planeación - Toma de decisiones - Dirección y desarrollo de personal - Conocimiento del entorno
CO
NO
CIM
IEN
TO
S
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
- Con estudios de postgrado en Administración.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Gestión de la Innovación.
- Gestión de Proyectos.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Mínimo tres años de experiencia laboral en sector público o
privado.
ESPECIFICA - Dirección de empresas o entidades administrativas.
CONVALIDACION - Profesional de la región con experiencia profesional en
entidades públicas y/o académicas.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Secretario de Gestión Comisión
Regional de Competitividad Arauca
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Gerencia
CARGOS
DEPENDIENTES - Ninguno
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO 01
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejerce la gestión de las actividades de promoción, comunicaciones, convocatorias, reportes y
dinamización de recursos de la CRC, así como de sus planes de gestión
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Coordinar las actividades administrativas y organizacionales de la CRC. - Coordinar la administración de los recursos físicos, humanos y materiales de la CRC. - Coordinar la ejecución de los planes de gestión de la CRC. - Administrar las actividades de gestión documental de la CRC.
Ámbito Externo - Mantener los canales de información de las actividades de la CRC en la región. - Recibir y resolver las inquietudes y requerimientos de la comunidad y entes de control. - Gestionar las comunicaciones tácticas hacia los diferentes actores de la CRC.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Actividades administrativas propias del cargo.
Actividades de ejecución de planes administrativos y de
gestión.
Actividades de control de ejecución de planes
administrativos y de gestión.
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Modificación de planes de ejecución administrativos y de
gestión.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Coordinación de actividades de la CRC.
- Control de ejecución de planes y programas administrativos y
de gestión.
- Actividades de Mejoramiento del sistema.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Actividades de rendición de cuentas ante entes superiores y
entes de control del Estado.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL ASESOR - Experticia profesional - Conocimiento del entorno - Construcción de relaciones
CO
NO
CIM
IEN
TO
S
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Gestión de la Innovación.
- Gestión de Proyectos.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Mínimo dos años de experiencia laboral en sector público o
privado.
ESPECIFICA - Gestión administrativa en entidades públicas o privadas.
CONVALIDACION - Profesional de la región con experiencia profesional en
entidades públicas y/o académicas.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Secretario de Gestión Comisión
Regional de Competitividad Arauca
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Gerencia
CARGOS
DEPENDIENTES - Ninguno
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO 01
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejerce la gestión de las actividades de promoción, comunicaciones, convocatorias, reportes y
dinamización de recursos de la CRC, así como de sus planes de gestión
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Coordinar las actividades administrativas y organizacionales de la CRC. - Coordinar la administración de los recursos físicos, humanos y materiales de la CRC. - Coordinar la ejecución de los planes de gestión de la CRC. - Administrar las actividades de gestión documental de la CRC.
Ámbito Externo - Mantener los canales de información de las actividades de la CRC en la región. - Recibir y resolver las inquietudes y requerimientos de la comunidad y entes de control. - Gestionar las comunicaciones tácticas hacia los diferentes actores de la CRC.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Actividades administrativas propias del cargo.
Actividades de ejecución de planes administrativos y de
gestión.
Actividades de control de ejecución de planes
administrativos y de gestión.
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Modificación de planes de ejecución administrativos y de
gestión.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Coordinación de actividades de la CRC.
- Control de ejecución de planes y programas administrativos y
de gestión.
- Actividades de Mejoramiento del sistema.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Actividades de rendición de cuentas ante entes superiores y
entes de control del Estado.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL ASESOR - Experticia profesional - Conocimiento del entorno - Construcción de relaciones
CO
NO
CIM
IEN
TO
S
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Gestión de la Innovación.
- Gestión de Proyectos.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Mínimo dos años de experiencia laboral en sector público o
privado.
ESPECIFICA - Gestión administrativa en entidades públicas o privadas.
CONVALIDACION - Profesional de la región con experiencia profesional en
entidades públicas y/o académicas.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Secretario de Proyectos Comisión
Regional de Competitividad Arauca
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Gerencia
CARGOS
DEPENDIENTES - Gestores de Proyectos
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO 01
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejerce la gestión de las iniciativas y proyectos derivados del Plan Regional de Competitividad, en
términos de formulación, asesoría, control de la ejecución y evaluación.
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Gestionar las actividades de planificación, gestión, control y evaluación del Plan Regional de
Competitividad. - Dinamizar el cumplimiento de las actividades del PRC, en la búsqueda del cumplimiento de los
objetivos estratégicos de la CRC. - Coordinar el equipo de gestores de proyectos de la CRC, en el cumplimiento de proyectos e
iniciativas del PRC. - Entrenar el equipo de gestores en las metodologías de gestión de proyectos de la CRC.
Ámbito Externo - Asesorar la formulación y ejecución de los proyectos e iniciativas del PRC. - Asistir periódicamente a cada entidad en la región que tenga a su cargo proyectos e iniciativas del
PRC.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Control de actividades de gestores de proyectos.
Actividades de ejecución de proyectos.
Actividades de control de ejecución de proyectos.
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Modificación de condiciones de tiempos y contenidos de
proyectos.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Coordinación de actividades de proyectos del PRC.
- Control de ejecución de proyectos.
- Actividades de Mejoramiento del sistema.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Actividades de rendición de cuentas ante entes superiores y
entes de control del Estado.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL ASESOR - Experticia profesional - Conocimiento del entorno - Construcción de relaciones
NIVEL PROFESIONAL - Trabajo en equipo y colaboración
CON PERSONAL A CARGO
- Liderazgo de grupos de trabajo - Toma de decisiones
CO
NO
CIM
IEN
TO
S
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Gestión de la Innovación.
- Gestión de Proyectos.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Mínimo dos años de experiencia laboral en sector público o
privado.
ESPECIFICA - Gestión administrativa en entidades públicas o privadas.
CONVALIDACION - Profesional de la región con experiencia profesional en
entidades públicas y/o académicas.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Gestor de Proyectos Comisión
Regional de Competitividad Arauca
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Secretaría de Proyectos
CARGOS
DEPENDIENTES - Ninguno
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO Variable
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejercen las funciones de formulación, asesoría, control de ejecución y evaluación de iniciativas y
proyectos del Plan Regional de Competitividad.
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Coordinar las actividades de planificación y gestión del Plan Regional de Competitividad. - Reportar los avances, novedades, desviaciones y estado de iniciativas y proyectos del PRC.
Ámbito Externo - Asesorar la formulación, ejecución y evaluación de los proyectos del PRC. - Acompañar a las empresas y entidades responsables de los proyectos del PRC en su desarrollo. - Proponer ajustes o correcciones a los proyectos del PRC bajo su coordinación, que requieran
mejoras.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Control de actividades de proyectos.
Actividades de control de ejecución de proyectos.
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Modificación de condiciones de tiempos y contenidos de
proyectos.
Establecimiento de compromisos o coordinaciones
extraordinarias no contempladas por la Secretaría de
Proyectos.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Coordinación de actividades de proyectos del PRC.
- Control de ejecución de proyectos.
- Actividades de Mejoramiento del sistema.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Ninguna.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL PROFESIONAL
- Aprendizaje continuo - Experticia profesional - Trabajo en equipo y colaboración - Creatividad e Innovación
CO
NO
CI
MIE
NT
OS
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería o afines.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Entrenamiento en metodologías de gestión de proyectos de la
CRC ARAUCA.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Seis meses de experiencia laboral en el sector público o privado.
ESPECIFICA - Gestión de proyectos.
CONVALIDACION - Pasante universitario.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Y COMPETENCIAS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACION DEL
CARGO:
Líder de Mesa Temática Comisión
Regional de Competitividad Arauca,
Guía de Referencia (*)
II. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
DIRECCION Gerencia
CARGOS
DEPENDIENTES Acuerdo organización mesa
No. DE PERSONAS QUE
OCUPAN EL CARGO Acuerdo organización CRC
NIVEL DEL CARGO: DIRECTIVO EJECUTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ASISTENCIAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Ejercer el liderazgo de la mesa temática o sectorial para la procura del desarrollo de la competitividad
departamental, a través de la articulación de representantes empresariales, gremiales, sectoriales y/o
regionales, aunados en un propósito común.
IV. ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO
Ámbito interno: - Coordinar las actividades de gestión de la Mesa temática o sectorial. - Coordinar el cumplimiento de las actividades de asesoría requeridas por la Gerencia de la CRC. - Coordinar el apoyo al cumplimiento de los planes de gestión de la CRC.
Ámbito Externo - Generar espacios de reflexión sobre los asuntos de interés del ámbito de la Mesa. - Difundir, promover y respaldar ante las empresas y entidades de la región las iniciativas y planes
de la CRC.
- Asistir a las convocatorias y actividades citadas por la Gerencia de la CRC.
V. NIVEL DE AUTONOMIA
ALTA MEDIA-ALTA MEDIA MEDIA-BAJA BAJA
DECISIONES QUE NO REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Actividades de coordinación de la Mesa.
Generación de espacios de discusión de interés del
ámbito temático de la mesa.
Promoción y coordinación de actividades de difusión y
promoción..
DECISIONES QUE REQUIEREN
APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO
Representar a la CRC en foros o actividades relativas a
planes y programas de la CRC.
VI. RELACIONES DEL CARGO
RELACIONES INTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Miembros CRC Arauca - Gestión de coordinación de actividades de la Mesa.
- Reporte de ejecución de planes, programas y actividades de la
mesa determinados por la CRC.
RELACIONES EXTERNAS
CONTACTO PROPOSITO
Actores del Sistema - Actividades de difusión, promoción y articulación definidas con
la CRC.
VII. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
COMUNES
- Orientación a resultados - Orientación al usuario y al ciudadano - Transparencia - Compromiso con la organización
NIVEL DIRECTIVO
- Liderazgo - Planeación - Toma de decisiones - Dirección y desarrollo de personal - Conocimiento del entorno
CO
NO
CIM
IEN
TO
S
EDUCACION FORMAL REQUERIDA
- Profesional en administración, ingeniería, ciencias humanas o
afines al área de gestión temática de la mesa.
EDUCACION NO FORMAL REQUERIDA
- Gestión de la Innovación.
- Responsabilidad social.
EX
PE
RIE
NC
IA
GENERAL - Mínimo tres años de experiencia laboral en sector público o
privado.
ESPECIFICA - Liderazgo y promoción sectorial o regional.
CONVALIDACION - Profesional de la región con experiencia empresarial o
profesional en entidades públicas y/o académicas.
(*) Este perfil de competencias es una guía de referencia, al no ser el Líder de Mesa un cargo formal de la CRC.
FECHA DE ELABORACION
DD MM AAAA
30 09 2014
FECHA DE VALIDACION
DD MM AAAA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimientos de planificación de la gestión
Procedimientos de articulación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de nombramiento de Líderes de Mesas Temáticas
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión, Representantes de las mesas temáticas
Entradas Necesidades de nombramiento de actores.
Actividades 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne independientemente con cada una de
las mesas temáticas, en reunión convocada para el nombramiento del Líder de mesa temática. 2. La Gerencia plantea la elección por votación del Líder de la mesa temática, entre los miembros de mesa. Las
características de la elección son: - Votación de carácter anual. - No se precisa de quórum para el desarrollo de la votación. - Se eligen dos miembros, que actuarán en un período de 6 meses cada uno como Líderes de mesa temática,
para un lapso anual. Estos dos miembros se alternarán cada semestre, hasta que se complete el año de vigencia de la elección.
- La selección se hará por mayoría simple, de los dos miembros de mesa con mayor votación. En caso de empate, se efectuará votación entre quienes tengan igual número de votos, de manera recurrente hasta que queden dos seleccionados.
- El tercer miembro de la mesa temática con más votos, accederá a la suplencia, que se ejecutará en ausencia permanente o retiro de uno de los Líderes seleccionados durante el período de vigencia de la elección.
- Los dos miembros seleccionados como principales, consensuarán el turno de Liderazgo de la Mesa. 3. El resultado de la elección será consignado en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de
Competitividad (que actuará de Presidente de la Votación), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Votación) y los miembros de la mesa temática asistentes a la votación.
4. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes seleccionados y el compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde el área temática de su responsabilidad.
5. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de elección del Líder de Mesa Temática.
Salidas Nombramiento de Líderes de Mesas Temáticas
Riesgos - Incumplimiento de los procesos de elección de carácter anual. - Incumplimiento de la citación de los miembros de mesa temática.
Documentos Acta de registro de la elección.
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de nombramiento de Responsables Plan Regional de Competitividad
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión, Representantes de los actores del sistema
Entradas Plan Regional de Competitividad del Departamento de Arauca.
Actividades 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne con los representantes de los diferentes
actores de la Comisión, en reunión convocada para el nombramiento de Líderes de Objetivos estratégicos. Estrategias e Iniciativas del Plan Regional de Competitividad.
2. La Gerencia plantea la elección de los Líderes de Objetivos estratégicos. Estrategias e Iniciativas, entre los actores del sistema. Las características de la elección son: - Periodicidad anual. - Postulación voluntaria de candidatos. - Se eligen primero los Líderes de Objetivos Estratégicos, luego los Líderes de Estrategias y finalmente los
Responsables de Iniciativas (proyectos). - Sobre cada una de las postulaciones a Líder de Objetivo Estratégico, los miembros del comité ejecutivo
avalan o rechazan la postulación y pueden recomendar candidatos. La elección la realizan los miembros del Comité Ejecutivo, en consenso y aceptación por parte del candidato.
- Los miembros del Comité Ejecutivo y los Líderes de Objetivos estratégicos recién seleccionados, proceden de igual forma que en el punto anterior, para la elección de los Líderes de Estrategia.
- Los miembros del Comité Ejecutivo y los Líderes de Estrategia recién seleccionados, proceden al igual que los dos puntos anteriores para la selección de los Responsables de Iniciativas (Proyectos).
- Es posible que un Líder de Objetivo estratégico sea a la vez Líder de hasta una estrategia y que un Líder de estrategia sea a su vez Responsable hasta de una Iniciativa.
- La validez del nombramiento para los Líderes de Objetivos Estratégicos y de estrategias será anual. - La validez del nombramiento de los Responsables de Iniciativas serán hasta el término de la iniciativa. En la
elección anual de Líderes, se elegirán a los Responsables de nuevas iniciativas o a los que reemplacen a aquellos que por ausencia, declinación o conveniencia el Comité Ejecutivo determine.
3. El resultado de la elección será consignado en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de Competitividad (que actuará de Presidente de la Votación), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Votación) y los miembros participantes en cada una de las tres votaciones.
4. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes y Responsables seleccionados y el compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
5. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de elección de los Líder y Responsables de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Nombramiento de Líderes de estrategias, objetivos, proyectos/ iniciativas
Riesgos - Incumplimiento de los procesos de elección. - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de registro de la elección.
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de Empoderamiento de Líderes y Responsables
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Comité Ejecutivo, Secretaría de Gestión
Entradas Actas de nombramientos de Líderes de mesas temáticas, Objetivos Estratégicos, Estrategias y Responsables de Iniciativas
Actividades 1. La Gerencia de la CRC en coordinación con el Comité Ejecutivo, se reúne con los nombrados Líderes de Mesa
Temática y Líderes de Objetivos Estratégicos, en reunión de carácter estratégico. Esta reunión es de carácter anual.
2. En dicha reunión plantean los mecanismos de despliegue táctico – estrategias e iniciativas – y determinan la estructura de trabajo para ello, preparando una reunión con los demás Líderes y Responsables. Allí determinan: - Modelo de medición del cumplimiento de los objetivos. - Modelo de evaluación del seguimiento a estrategias e iniciativas. - Metas de estrategias e iniciativas. - Fecha de convocatoria de reunión operativa con Líderes de Estrategias y de Iniciativas (manteniendo la
periodicidad anual). 3. La Gerencia de la CRC convoca a reunión de carácter operativo, con los Líderes de Objetivos Estratégicos,
Líderes de Estrategias y Responsables de Iniciativas. Esta reunión se realizará de la siguiente manera: - Cada Líder de Objetivo Estratégico expone los lineamientos de las estrategias e iniciativas asociadas a su
objetivo, en ponencia general ante todos los asistentes. - Posteriormente, Cada Líder de Objetivo Estratégico se integra con sus Líderes de estrategia y Responsables
de Iniciativas asociadas, para la construcción del plan de trabajo de cada estrategia e iniciativa. - Sobre este plan de trabajo, firman un compromiso de gestión en términos de calidad, oportunidad e impacto
esperado. Estos compromisos son documentos formales que resumen el cronograma de trabajo, hitos de control y observaciones de cada Estrategia e Iniciativa.
- Al final de la reunión, cada Líder de estrategia expone los compromisos de las Iniciativas asociadas, como evidencia del compromiso adquirido.
4. Estos compromisos integrará el plan de seguimiento a la gestión de las Iniciativas, Estrategias y Objetivos estratégicos del Plan Regional de Competitividad.
5. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
6. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Líderes y Responsables del compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
7. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de empoderamiento de Líderes y Responsables de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Compromiso de Líderes y responsables de los elementos del Plan Regional de Competitividad
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión, compromisos.
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de Distribución de Actividades
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), otros actores
Entradas Nombramientos de Líderes de mesas temáticas, Objetivos Estratégicos, Estrategias y Responsables de Iniciativas, Plan Regional de Competitividad, Compromisos
Actividades 1. La Gerencia de la CRC convoca a las Secretarías y Gestores a reunión operativa, con el propósito de distribuir las
actividades para el seguimiento y control de la ejecución del Plan Regional de Competitividad. 2. Se citan otros actores de apoyo, pertenecientes a las cámaras de comercio, mesas temáticas y representantes de
los municipios, quienes vienen con el aval de las entidades para actuar como equipo de apoyo. 3. En la reunión, que se realiza con carácter anual, se distribuyen entre los equipo interno y de apoyo de la CRC las
áreas de responsabilidad para dinamización y seguimiento, con base en los siguientes criterios: - Se identifican los diferentes elementos que dan complejidad a la gestión de las Iniciativas del plan Regional
de Competitividad, asignando a cada factor una persona que dinamice y siga la ejecución. Estos factores para las iniciativas pueden ser: Alta especialización, dispersión geográfica, dispersión de los actores o limitación de recursos entre otros, que demandan de una persona / entidad de apoyo para el desarrollo de la iniciativa.
- Se nombra dentro del equipo de apoyo una persona que por su conocimiento, localización, liderazgo o disposición de recursos (característica afín al elemento a contrarrestar), será dinamizadora de apoyo de la Iniciativa afectada.
- Se nombra un gestor responsable por la asesoría, acompañamiento en la ejecución y evaluación de cada una de las Iniciativas, pudiendo un gestor ser responsable por varias iniciativas.
- Se integran el dinamizador (cuando haya lugar) y el gestor y determinan un plan de seguimiento y contingencia, de aquellos proyectos que se consideran críticos.
- Se definen los planes de trabajo de acompañamiento de los gestores a las Iniciativas. 4. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de
Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Gestión (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
5. La firma del acta determinará la aceptación por parte de los Dinamizadores y Gestores del compromiso de apoyo al desarrollo de la Competitividad, Productividad e Innovación del Departamento de Arauca, desde su ámbito de liderazgo o responsabilidad.
6. La Secretaría de Gestión archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de distribución de actividades de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Repartición de actividades del Plan Regional de Competitividad
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión.
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de Reuniones de Seguimiento y Control
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), otros actores
Entradas Plan Regional de Competitividad, Actas de reuniones anteriores
Actividades 1. La Gerencia de la CRC convoca a las Secretarías y Gestores a reunión operativa, con el propósito de efectuar el
seguimiento y control de la ejecución del Plan Regional de Competitividad. 2. Se citan otros actores de apoyo, pertenecientes a las cámaras de comercio, mesas temáticas y representantes de
los municipios, quienes vienen con el aval de las entidades para actuar como equipo de apoyo, de manera particular, en función de necesidades específicas de información.
3. En la reunión, que se realiza con carácter mensual, adelantando las siguientes actividades: - Se repasan los puntos específicos de revisión de la reunión anterior. - Se presentan por parte de os gestores todas las iniciativas, organizadas por estrategia y objetivo estratégico. - Se revisa: estado de avance, resultados alcanzados, desviaciones a la programación, dificultades y
recomendaciones. - El equipo de la CRC determina para cada iniciativa que lo requiera, acciones correctivas que permitan su
encauzamiento hacia lo esperado. - Cada Líder de estrategia compila los resultados de sus iniciativas y determina el estado de avance de la
Estrategia, planteando las recomendaciones que se den a lugar. - Por su parte, los Líderes de Objetivos Estratégicos exponen su situación de cumplimiento y proyección de
cumplimiento, como resultado de lo presentado por los Gestores y Líderes de Estrategia. - La Gerencia de la CRC consolida las conclusiones de lo revisado y deja puntos específicos de revisión para
la reunión del siguiente mes, 4. Esta reunión y sus salidas serán consignadas en acta, suscrita por el Gerente de la Comisión Regional de
Competitividad (que actuará de Presidente de la Reunión), el Secretario de Proyectos (que actuará de Coordinador de la Reunión) y los miembros participantes en la reunión.
5. La firma del acta determinará de manera formal los avances y situaciones particulares de las actividades del Plan Regional de Competitividad.
6. La Secretaría de Proyectos archivará en los archivos de la comisión el documento que consigna el proceso de revisión de actividades de los componentes del Plan Regional de Competitividad.
Salidas Informe de avance de Plan Regional de Competitividad.
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema. - No identificación de desviaciones de las iniciativas en las etapas tempranas que
permiten ajustes.
Documentos Acta de reunión
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de Reportes Periódicos PRC
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), Líderes de Mesas Temáticas, Líderes de Obj. Estratégicos y Estrategias, Responsables proyectos
Entradas Plan Regional de Competitividad, Informes anteriores
Actividades 1. La Gerencia de la CRC hace requerimiento formal de presentación de informes a los niveles Secretarías, Líderes
de Mesas Temáticas y Gestores, en un plan de reportes que tiene las siguientes características:
Tipo de Informe Responsable Contenido Periodicidad
Gestión General CRC Secretaria de Gestión
- Actividades de difusión, - Convocatorias, - Informes entidades de control, - Plan de Mejoramiento.
Mensual
Gestión de Proyectos Secretaría de Proyectos
- Estado de avance de los proyectos, - actividades relevantes del periodo, - desviaciones, - proyección de ejecución.
Trimestral
Ejecución de Proyectos Gestores - Porcentaje de avance del proyecto, - Porcentaje de cumplimiento del proyecto, - Causas de las desviaciones de cumplimiento, - Cursos de acción recomendados.
Mensual
Mesas Temáticas Líderes de Mesa Temática
- Actividades de transferencia de conocimiento, - actividades de generación de documentos técnicos, - actividades relativas al PRC
Trimestral
Cumplimiento Objetivos estratégicos
Líderes de Objetivos Estratégicos
- Avance de cumplimiento de objetivos estratégicos, en coordinación con Estrategias, - Observaciones y recomendaciones.
Trimestral
2. La Gerencia de la CRC y las Secretarías procesan la información y consolidan los informes de gestión para los niveles superiores (Comité Ejecutivo y Asamblea). Formulan planes de contingencia para aquellos elementos del Plan Regional de Competitividad que presenten deficiencias en su avance.
3. Las secretarías archivarán los informes correspondientes a cada una, manteniendo esta información de referencia para trazabilidad en los siguientes informes.
Salidas - Informes específicos de avance de Plan Regional de Competitividad. - Informe de gestión consolidado PRC. - Plan de contingencia
Riesgos - Incumplimiento de la citación de los representantes de los actores del sistema.
Documentos Acta de reunión, Informes documentados.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: CÓDIGO: VERSIÓN Nº: FECHA DE APROBACIÓN :
Procedimiento de Comunicación e interacción actores del sistema
Tipo de Procedimiento Administrativo Responsable Gerente CRC
Participan Secretaría de Gestión, Secretaría de Proyectos, Gestores (*), Líderes de Mesas Temáticas, Líderes de Obj. Estratégicos y Estrategias, Responsables proyectos
Entradas Documentos, convocatorias, plan de reportes y reuniones
Actividades 1. La Gerencia de la CRC presenta anualmente a los actores del sistema (Secretarías, Gestores, Líderes de Mesas
Temáticas, Líderes de Objetivos Estratégicos, Líderes de Estrategias, Responsables de Iniciativas y entidades de los ecosistemas de gobierno y empresarial, con quienes tenga necesidades de comunicación), el plan de comunicaciones, con las siguientes características:
TIPO DE INFORMACIÓN MEDIO PERIODICIDAD
Convocatorias internas CRC Página Web, e-mail Permanente
Plan de reuniones CRC Página Web, e-mail Mensual (primer lunes)
Actividades CRC Página Web, e-mail Semanal (lunes)
Información de interés sectorial Página Web Permanente
Boletín CRC Página Web Mensual (segundo lunes)
Informes de gestión Plan Regional de Competitividad Página Web Trimestral
Actas de asambleas Página Web Permanente
Normatividad Página Web Permanente
Información Sistema Nacional de Competitividad Página Web Permanente
2. La Gerencia de la CRC manifestará que es responsabilidad de cada uno de los actores del sistema la revisión de
los medios de comunicación y que la sola publicación hará explícito el conocimiento de los documentos o información allí dispuesta.
3. Los actores del sistema plantearán las observaciones, inquietudes o recomendaciones a la información dispuesta, mediante escrito directo a la Gerencia de la CRC.
4. La Gerencia de la CRC será responsable por la pertinencia, oportunidad, actualidad y consistencia ética de la información dispuesta en los diferentes medios.
5. Es responsabilidad de los actores del sistema, alimentar con información el plan de comunicaciones, mediante el envío de noticias, eventos, documentos de interés y demás información que se considere relevante a la Secretaría de Gestión, quien validará la legalidad, pertinencia, calidad y oportunidad de los documentos o información recibida, para publicarla en los diferentes medios.
6. Las comunicaciones entre los diferentes actores del sistema deberá ser tramitada por canales oficiales, físicos o virtuales, respetando los niveles de competencias y autoridad de cada una de las instancias.
Salidas - Información de valor para los actores de la CRC.
Riesgos - Falta de pertinencia, oportunidad, calidad y/o consistencia ética de la información
dispuesta en los medios.
Documentos Documentos e información de valor para los actores del sistema.
(*) Mientras no exista la Secretaría de Proyectos y/o los gestores, estas actividades son de responsabilidad de la
Secretaría de Gestión
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE VALIDACIÓN
DD MM AAAA DD MM AAAA
30 09 2014
Definición del objetivo general y de los objetivos específicos
de las instancias funcionales
OBJETIVOS INSTANCIAS FUNCIONALES CRC ARAUCA
Derivado del análisis realizado en el presente documento, a continuación se describen los Objetivos de las diferentes instancias funcionales:
Nivel Estratégico Entidad Rol Responsabilidades Objetivo General Objetivos Específicos
Asamblea Dirige y define los objetivos estratégicos que dan línea al despliegue estratégico y provee recursos para su desarrollo.
- Dar lineamientos para la operación de la CRC y la estructuración de los planes de gestión (estratégico, de acción, comunicaciones, etc.)
- Definir los modelos de sostenibilidad de la CRC y asignar los recursos para el desarrollo de las iniciativas y planes de la Comisión.
- Nombrar el Comité Ejecutivo y empoderarlo de la Dirección estratégica de la CRC.
- Aprobar los planes de gestión y las modificaciones que sobre ellos se presenten.
- Dirigir en términos de aprobación, validación y control de la ejecución de los lineamientos estratégicos de la CRC.
- Validar el Plan Regional de Competitividad presentado por el equipo de la CRC.
- Ejercer el control de la ejecución de los planes y programas de la CRC.
- Constituirse en el máximo órgano de dirección de la CRC.
- Constituirse en el principal órgano de sensibilización a las iniciativas de competitividad del Departamento.
Comité Ejecutivo Ejerce la dirección estratégica de la CRC, en atención a los lineamientos emanados por la Asamblea.
- Ejerce el control de la ejecución de los planes de gestión de la CRC.
- Recomienda a la asamblea las modificaciones o ajustes a los planes de gestión de la CRC.
- Evalúa el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la CRC a través de los planes de gestión.
- Ejerce el control y efectúa las recomendaciones para garantizar la sostenibilidad de la CRC.
- Dirigir en términos de determinación, control y ejecución del despliegue de la estrategia de la CRC.
- Determinar la estrategia del desarrollo de la gestión del CRC.
- Determinar las líneas de acción estratégica de la gestión de la CRC.
- Validar el modelo de despliegue estratégico de la CRC.
- Ejercer el control de la ejecución de la Gestión de la CRC.
- Generar las iniciativas que permitan el adecuado desarrollo de las actividades de la CRC.
Comité Técnico Ejerce como apoyo técnico se soporte al
- Da el aval a los documentos de revisión que de la Gerencia de la CRC se emitan al nivel
- Asesorar al Comité Ejecutivo en términos
- Apoyar el desarrollo de las actividades de formulación del PRC.
Nivel Estratégico Entidad Rol Responsabilidades Objetivo General Objetivos Específicos
comité ejecutivo, para la consolidación de documentos de interés de ese nivel.
del Comité Ejecutivo. - Consolida los informes y documentos
técnicos requeridos por el Comité Ejecutivo. - Ejerce para el Comité Ejecutivo el control de
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la CRC a través de los planes de gestión.
de determinación, control y ejecución del despliegue de la estrategia de la CRC.
- Apoyar la formulación de iniciativas de despliegue del PRC.
- Apoyar las actividades de control de ejecución del PRC.
- Asesorar al Comité ejecutivo en acciones de mejora de la ejecución del PRC.
Nivel Operativo Entidad Rol Responsabilidades Objetivo General Objetivos Específicos
Gerente Ejerce el despliegue de los lineamientos estratégicos y objetivos estratégicos definidos por la Asamblea General y promueve el cumplimiento de los Planes de gestión por ese nivel definidos.
- Ejerce la dirección operativa de la CRC. - Lidera la ejecución de los recursos humanos,
materiales y financieros asignados a la CRC, para el cumplimiento de los planes de gestión de la entidad.
- Ejerce la comunicación hacia el nivel estratégico de la CRC y de los entes de gobierno regional y local, en términos de convocatorias, información y gestión de recursos.
- Ejerce el control de la ejecución de los planes de gestión de la CRC y emite los informes con recomendaciones correspondientes al nivel estratégico.
- Representa a la CRC ante las diferentes instancias de gestión del gobierno nacional y regional.
- Dirigir las actividades de despliegue estratégico de la CRC, articulando los actores del sistema, en función del cumplimiento las determinaciones y lineamientos estratégicos definidos para el desarrollo de la Competitividad del Departamento.
- Determinar las acciones estratégicas y actividades específicas a desarrollar por parte de los miembros de la CRC.
- Administrar los recursos de información y de gestión inmersos en las actividades de gestión de la CRC.
- Articular los actores del sistema (externos e internos) de la CRC, en procura de dinamizar el cumplimiento de los planes y programas de la CRC.
- Generar los reportes de informes y gestión para las instancias superiores de la CRC y los entes de control del Estado.
- Dirigir el desarrollo de los planes y programas de la CRC.
- Gestionar recursos que garanticen la sostenibilidad de la CRC.
Nivel Táctico Entidad Rol Responsabilidades Objetivo General Objetivos Específicos
Secretaría de Gestión
Ejerce la gestión de las actividades de promoción, comunicaciones, convocatorias, reportes y dinamización de recursos de la CRC, así como de sus planes de gestión (incluido el PRC mientras se constituye formalmente la Secretaría de proyectos).
- Lidera el despliegue táctico de los planes de gestión de la CRC.
- Lidera las actividades y responsabilidades de comunicación con los actores de la CRC, en el nivel táctico, en las áreas de la comunicación, información, reportes y dinamización.
- Lidera las actividades de organización y administración de la CRC.
- Responde por la emisión de informes de gestión consolidados, para la Gerencia.
- Coordinar las actividades de Gestión de la CRC, en las áreas de administración y logística, con el propósito de hacer efectiva, trazable y sostenible la entidad.
- Dirigir el despliegue táctico de los planes de gestión de la CRC.
- Ejercer el control administrativo de la gestión de la CRC.
- Ejercer la gestión documental de la CRC. - Generar los reportes de gestión
consolidados de la CRC, para información de entidades superiores y entes de control.
- Dirigir las actividades de comunicaciones estratégicas y tácticas de la CRC.
Secretaría de proyectos (cargo que se prevé crear en el mediano plazo (hasta 3 años)
Ejerce la gestión de las iniciativas y proyectos derivados del Plan Regional de Competitividad, en términos de formulación, asesoría, control de la ejecución y evaluación.
- Lidera el despliegue táctico de las iniciativas y proyectos del PRC.
- Lidera la formación y entrenamiento de los gestores en función de las metodologías de gestión y alcance y orientación del PRC.
- Lidera y coordina el equipo de gestores de apoyo a las iniciativas y proyectos del PRC.
- Ejerce el control de la ejecución de cada iniciativa y proyecto en particular.
- Coordinar las actividades de Gestión del PRC, mediante la articulación de los actores del sistema de la CRC.
- Dirigir las actividades de gestión del grupo de gestores de la CRC.
- Coordinar las actividades de control de las iniciativas del PRC.
- Determinar cursos de acción a seguir para cumplimiento de las iniciativas del PRC.
- Consolidar información para reportes de cumplimiento ante instancias superiores de la CRC y entes de control del Estado.
Gestores Ejercen las funciones de formulación, asesoría, control de ejecución y evaluación de iniciativas y proyectos del PRC.
- Ejercen como dinamizadores de las iniciativas y proyectos del PRC.
- Asesoran a las entidades del ecosistema empresarial en la conducción de los proyectos e iniciativas del PRC.
- Reportan a la Secretaría de Proyectos los avances, novedades y situaciones particulares de los proyectos e iniciativas a su cargo.
- Coordinar las actividades de ejecución de las iniciativas del PRC asignadas.
- Asesorar la formulación y ejecución de las iniciativas del PRC asignadas.
- Generar alternativas de ejecución para el cumplimiento de las iniciativas del PRC.
- Generar reportes de novedades y cumplimiento de las iniciativas del PRC.
- Mantener la comunicación entre la CRC y los responsables de las iniciativas del PRC.
Nivel Táctico Entidad Rol Responsabilidades Objetivo General Objetivos Específicos
Mesas temáticas Ejercen el liderazgo de temáticas o sectores de interés para el desarrollo departamental, a través de la unión de representantes empresariales, gremiales, sectoriales y/o regionales, aunados en un propósito común.
- Lideran la articulación de iniciativas y proyectos de orden regional, encaminados al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la CRC.
- Lideran la participación de los agentes de la temática, sector o región en las iniciativas y proyectos del PRC.
- Construcción de documentos orientadores de política, situación y/o proyección de una temática, sector o región en particular, para la CRC.
- Promover y asesorar las iniciativas de competitividad desde el área de gestión de la mesa temática, actuando como instancia de coordinación, información y articulación del entorno de la CRC.
- Generar espacios de reflexión y debate de la mejora de la competitividad del Departamento.
- Actuar como asesora del equipo de la CRC en el área de gestión de la mesa.
- Generar iniciativas de difusión, concientización y dinamización de las entidades, empresas y actores del área de gestión de la mesa.
- Generar propuestas de mejora de la competitividad del Departamento.
Empresas / entidades
Ejercen responsabilidades relativas al desarrollo directo o conjunto de iniciativas y proyectos de los planes de gestión de la CRC.
- Desempeñan labores de ejecución en las iniciativas y proyectos del PRC, con sus medios y recursos destinados para estos propósitos.
- Participan activamente en los niveles de mesas temáticas y en las convocatorias de la CRC, aportando sus experiencias
- Gestionar iniciativas del PRC, ejerciendo actividades de liderazgo y/o apoyo, en la procura del desarrollo competitivo del departamento.
- Liderar y/o apoyar iniciativas del PRC. - Participar con propuestas en la mesa
temática de su área de gestión. - Participar en las actividades de
promoción y fortalecimiento de la competitividad en el Departamento.
Entidades Gobierno Nacional / Regional
Ejercen el respaldo a las iniciativas, proyectos y sostenibilidad misma de la CRC, a través de sus programas, recursos y responsabilidades en la gestión de la competitividad, productividad e innovación en los órdenes regional y local.
- Respaldan con sus mecanismos, programas y recursos las iniciativas y proyectos del PRC.
- Participan activamente en las convocatorias y reuniones del CRC.
- Dan participación a la CRC en la estructuración y desarrollo de actividades de competitividad, productividad e innovación en la región.
- Respaldar las actividades que se desarrollen para la mejora de la competitividad, con recursos, dinamización y legitimidad de los procesos de la CRC.
- Ejercer acciones de fomento de la competitividad.
- Ejercer acciones de control a la ejecución de las actividades para el fomento de la competitividad.
- Generar iniciativas de mejora de los mecanismos de promoción de la competitividad.
- Articular las diferentes instancias públicas y privadas, para el apoyo al fomento de la competitividad.
Composición de las instancias funcionales.
COMPOSICIÓN INSTANCIAS FUNCIONALES CRC ARAUCA
De acuerdo a lo determinado en el Decreto 1500 del 13 de Julio de 2012, en lo referente a la Composición de las Comisiones Regionales de Competitividad
(Título Tercero, Artículo 8°), donde textualmente expresa “… podrá promover la creación de presidencias colegiadas, comités ejecutivos, comités técnicos y una
secretaría técnica en las Comisiones Regionales de Competitividad” no existe una composición de las instancias funcionales de nivel estratégico específicamente
definida, en virtud de ello y como resultado de la interacción con el equipo de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, se presenta un planteamiento
sobre la alternativa de composición más favorables para las instancias funcionales de Asamblea, Comité Ejecutivo y Comité Técnico, como se expone y justifica a
continuación.
Nivel Estratégico
Entidad Composición actual Composición propuesta Justificación Asamblea 1. El Gobernador de Arauca.
2. El Secretario de Planeación del Departamento de Arauca. 3. El Secretario de Desarrollo Agropecuario y Sostenible Departamental. 4. El Secretario de Educación Departamental. 5. El Secretario de Infraestructura Física Departamental. 6. Un Representante de los miembros del Consejo Territorial de Planeación del Departamento de Arauca. 7. El Gerente del Instituto de Desarrollo de Arauca IDEAR. 8. Un miembro de la Cámara de Representantes elegido por el Departamento de Arauca, 9. El presidente de la Junta Directiva y/o presidenta Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Arauca. 10. El Director Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. 11. Un representante de la Academia. 12. El coordinador o director de la Universidad Nacional sede Orinoquia. 13. Los Alcaldes de los Municipios del Departamento de Arauca. 14. Un representante del sector laboral designado por la centrales obreras. 15. Un representante del Consejo Gremial y Empresarial. 16. Un representante del Consulado FENALCO Arauca. 17. Un representante de la Asociación de microempresarios y pequeños industriales de aruaca AMPI. 18. Un representante de la Sociedad Colombiana de Arquitectos Regional Arauca. 19. Un representante de la Sociedad Colombiana de Ingenieros regional Arauca. 20. El presidente de la Asamblea Departamental.
1. El Gobernador de Arauca. 2. El Secretario de Planeación del Departamento de Arauca. 3. El Secretario de Desarrollo Agropecuario y Sostenible Departamental. 4. El Secretario de Educación Departamental. 5. El Secretario de Infraestructura Física Departamental. 6. El Gerente del Instituto de Desarrollo de Arauca IDEAR. 7. El presidente de la Junta Directiva y/o presidenta Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Arauca. 8. El Director Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. 9. Un representante de la Academia. 10. Los Alcaldes de los Municipios del Departamento de Arauca. 11. Un representante del Consejo Gremial y Empresarial. 12. Un representante del Consulado FENALCO Arauca. 13. Un representante de la Asociación de microempresarios y pequeños industriales de aruaca AMPI. 14. El presidente de la Asamblea Departamental. 15. Un representante del CODECYT de Arauca. 16. Un representante de las apuestas productivas del Departamento de Arauca: carne, lácteos, cacao, plátano, turismo y forestal. 17. El subdirector de la Corporación Autónoma Regional de Arauca. 18. Un (a) representante de las Asociaciones Productoras de Arauca. 19. Un representante del Comité de Seguimiento de Inversión a
Si bien la búsqueda de la participación es un propósito de Gobierno, esta no siempre es materializable en razón a que los intereses o disponibilidad de diferentes entidades no permiten asistir a las convocatorias que en diferentes instancias de nivel departamental se presentan. En tal virtud, se propone limitar la asamblea a 20 miembros – como los que se exponen – constituyendo un grupo humano amplio y suficiente en representatividad, esto teniendo presente que esta asamblea es un foro abierto al cual se pueden invitar otros a otros actores que las instancias de Comité Ejecutivo o Gerencia para cada convocatoria determinen, esto en función de un interés o tema en particular que se considere pertinente para cada reunión de asamblea en particular.
Nivel Estratégico
Entidad Composición actual Composición propuesta Justificación 21. Un representante del CODECYT de Arauca. 22. Un representante de las apuestas productivas del Departamento de Arauca: carne, lácteos, cacao, plátano, turismo y forestal. 23. El subdirector de la Corporación Autónoma Regional de Arauca. 24. Un (a) representante del Concejo Municipal de Arauca. 25. Un (a) representante de la sociedad civil. 26. Un representante de Ecopetrol 27. Un representante de OXY. 28. Un representante de la Fundación el Alcaraván 29. Un (a) representante de las Asociaciones Productoras de Arauca. 30. Un (a) representante de los pueblos Afrocolombianos. 31. Un representante de la Caja de Compensación Familiar de Arauca COMFIAR. 32. Un representante de los transportadores. 33. Un representante del Comité de Seguimiento de Inversión a las Regalías CSIR Arauca. 34. El presidente de la Junta Directiva y/o Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano. 35. Un representante de los pueblos indígenas. 36. Un representante de los empresarios de los servicios industriales. 37. Un representante de los niños, niñas y jóvenes. 38. El Secretario de Planeación del Municipio de Arauca.
las Regalías CSIR Arauca. 20. El presidente de la Junta Directiva y/o Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano.
Comité Ejecutivo
1. Gobernador Departamento De Arauca o el secretario de Planeación Departamental. 2. Alcalde Municipio De Arauca o el Secretario de Planeación 3. Presidenta Ejecutiva Cámara De Comercio De Arauca. 4. Presidenta Ejecutiva Cámara de piedemonte. 5. Director de Corporinoquia. 6. Un representante de las Universidades. 7. Director Regional Sena. 8. Un Representante de los Sectores productivos del departamento 9. Secretaria Técnica Comité de Seguimiento a la Inversión de Regalías CSIR Arauca. 10. Un representante de los gremios del departamento. 11. Un representante de los empresarios de Arauca. 12. Un representante de los jóvenes.
1. Secretario de Planeación Departamental. 2. Presidente Ejecutivo Cámara de Comercio de Arauca. 3. Presidente Ejecutivo Cámara de Piedemonte Araucano. 4. Director de Corporinoquia. 5. Un representante de la Academia. 6. Secretaria Técnica Comité de Seguimiento a la Inversión de Regalías CSIR Arauca.
Al igual que en el caso anterior, el comité ejecutivo ejerce una representatividad de los diferentes actores del departamento, pero no implica que materialmente deba buscarse que todos estén allí. En ese sentido, la propuesta busca limitar el Comité a un número suficiente, capaz de llegar a acuerdos y consensos derivados de los lineamientos de competitividad y productividad del Departamento, para dar cumplimiento a los objetivos misionales de la Comisión.
Nivel Estratégico
Entidad Composición actual Composición propuesta Justificación Comité Técnico
1. Un delegado del Gobernador Departamento De Arauca o del Secretario de Planeación Departamental 2. Un delegado del Alcalde Municipio de Arauca o del Secretario de Planeación Municipal. 3. Un delegado de la Presidenta Ejecutiva Cámara De Comercio De Arauca. 4. Un delegado de la Presidenta Ejecutiva Cámara de piedemonte. 5. Un delegado del Director de Corporinoquia. 6. Un delegado del representante de las Universidades. 7. Un delegado del Director Regional Sena. 8. Un delegado del Representante de los Sectores productivos del departamento. 9. Secretaria Técnica CSIR o su delegado. 10. Un delegado del representante de los gremios del departamento. 11. Un delegado del representante de los empresarios de Arauca. 12. Un delegado del representante de los jóvenes.
Líderes de mesas temáticas: En esta instancia deben participar todos y cada uno de los Líderes de Mesas Temáticas, en la estructura que en el momento tenga la Comisión Regional de Competitividad, que para el presente son: Entendiéndose como mesas temáticas sectoriales: 1. Líder Mesa Temática de Comercio y Servicios 2. Líder Mesa Temática de Infraestructura y
conectividad. 3. Líder Mesa Temática de Servicios Agropecuarios. 4. Líder Mesa Temática de la Industria petrolera. 5. Líder Mesa Temática de Turismo Entendiéndose como mesas temáticas transversales: 6. Líder Mesa Temática de emprendimiento 7. Líder Mesa Temática de CODECYT 8. Líder Mesa Temática Desarrollo Humano e
Innovación.
Uno de los principales problemas de la Comisión Regional de Competitividad es la articulación, en consecuencia se requiere una integración de actores ejecutores más cercana, por lo cual se hace necesario que las mesas temáticas sean actores más cercanos a la dirección de la Comisión y no necesariamente actores satélites. De esta manera se logra que el comité técnico sea un comité experto y no una réplica del comité ejecutivo, que al estar ya definido y con los actores principales estaría duplicando su gestión al estar en dos instancias al mismo tiempo.
Identificación de Líderes y Asignación de responsabilidades
Modelo de Identificación de Líderes y Asignación de Responsabilidades
Sistema de procedimientos incluidos en el Manual de Procedimientos de la CRC
Comunicación
Procedimiento de nombramiento de Líderes de Mesas
Temáticas
Procedimiento de nombramiento de
Responsables Plan Regional de
Competitividad
Procedimiento de Empoderamiento de
Líderes y Responsables
Procedimiento de Distribución de
Actividades
Procedimiento de Reuniones de Seguimiento y
Control
Procedimiento de Reportes Periódicos
PRC
Procedimiento de Comunicación e
interacción actores del sistema
Dinámica de trabajo
DINÁMICA DE TRABAJO CRC ARAUCA
Como resultado del análisis realizado en el presente documento, a continuación se describen los
mecanismos de dinámica de trabajo de la CRC:
Periodicidad de reportes
De acuerdo a lo determinado en el Procedimiento de Reportes Periódicos PRC, se tienen los
siguientes:
Tipo de Informe Responsable Contenido Periodicidad
Gestión General CRC Secretaria de Gestión
- Actividades de difusión, - Convocatorias, - Informes entidades de control, - Plan de Mejoramiento.
Mensual
Gestión de Proyectos Secretaría de Proyectos
- Estado de avance de los proyectos, - actividades relevantes del periodo, - desviaciones, - proyección de ejecución.
Trimestral
Ejecución de Proyectos Gestores - Porcentaje de avance del proyecto, - Porcentaje de cumplimiento del proyecto, - Causas de las desviaciones de cumplimiento, - Cursos de acción recomendados.
Mensual
Mesas Temáticas Líderes de Mesa Temática
- Actividades de transferencia de conocimiento, - actividades de generación de documentos técnicos, - actividades relativas al PRC
Trimestral
Cumplimiento Objetivos estratégicos
Líderes de Objetivos Estratégicos
- Avance de cumplimiento de objetivos estratégicos, en coordinación con Estrategias, - Observaciones y recomendaciones.
Trimestral
El mecanismo de generación y manejo de los informes y reportes se encuentran descritos en el
procedimiento indicado.
Periodicidad de reuniones
Las reuniones determinadas en el manual de procedimientos son:
Tipo de Reunión Procedimiento que la incluye Periodicidad
Nombramiento de Líderes de Mesa Temática
Procedimiento de nombramiento de Líderes de Mesas Temáticas
Anual
Nombramiento responsables iniciativas Plan Regional de Competitividad
Procedimiento de nombramiento de Responsables Plan Regional de Competitividad
Anual
Empoderamiento de Líderes y Responsables
Procedimiento de Empoderamiento de Líderes y Responsables
Anual
Reunión Distribución de Actividades Procedimiento de Distribución de Actividades Anual
Reunión de Seguimiento y Control Procedimiento de Reuniones de Seguimiento y Control Mensual
El modus operandi de cada reunión se encuentra descrito en el Manual de Procedimientos
descrito en el presente documento.
Mecanismos de Comunicación
De acuerdo a lo determinado en el Procedimiento de Comunicación e Interacción de Actores del
Sistema, se tienen los mecanismos:
TIPO DE INFORMACIÓN MEDIO PERIODICIDAD
Convocatorias internas CRC Página Web, e-mail Permanente
Plan de reuniones CRC Página Web, e-mail Mensual (primer lunes)
Actividades CRC Página Web, e-mail Semanal (lunes)
Información de interés sectorial Página Web Permanente
Boletín CRC Página Web Mensual (segundo lunes)
Informes de gestión Plan Regional de Competitividad Página Web Trimestral
Actas de asambleas Página Web Permanente
Normatividad Página Web Permanente
Información Sistema Nacional de Competitividad Página Web Permanente
La manera de gestionar estos mecanismos de comunicación, se encuentra descrita en el
procedimiento citado, del Manual de Procedimientos de la CRC.
Mecanismos de dinamización y elaboración de la
documentación previa y de las actas de las reuniones.
HERRAMIENTA PARA LA PLANIFICACIÓN Y
DESARROLLO DE REUNIONES
La presente herramienta contempla las pautas y acciones previas a la realización
de una reunión para el desarrollo organizado, efectivo y eficiente, con el fin de
poder generar un impacto significativo para la organización de acuerdo a los
temas y compromisos pactados.
Esta herramienta podrá establecer un orden consecutivo de las acciones y
compromisos asumidos por las partes intevinientes y generará una secuencia en
las tareas estipuladas para alcanzar los objetivos de las reuniones.
Se podrá realizar tanto la planificación previa a la reunión y el desarrollo de ésta
con el fin de poder controlar todas las variables que intervienen para la
ejecución de la reunión.
Inicialmente se realizará la planificación de los factores detrás de la reunión
como la convocatoria, estimación de costos y definición de temas a tratar.
Luego, el proceso de la herramienta llevará al desarrollo de la reunión en la que
se presentarán desde los antecedentes, justificación, objetivos, hasta
compromisos asignados y pasos a seguir.
PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN
En la hoja de PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN, la herramienta ayuda a definir y
organizar los factores concernientes a la coordinación de la reunión y poder
mantener estos factores controlados. Los ejes que contempla esta hoja son:
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
En la hoja DESARROLLO DE LA REUNIÓN se podrá ver un proceso en el cual se
establecen los siguientes pasos que llevará al coordinador de la reunión a
conocer holísticamente todos los factores y detalles de la reunión.
Teléfono de
ContactoCelular
Confirmación
Asistenta
Tipo Confirmación
PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN
Cargo
Tipo de Reunión
Prioridad
Entidades a Convocar
Nombre entidad 1
CONVOCATORIA
Consecutivo de la ReuniónNombre de la Entidad
Responsable
Fecha de Realización
Fecha de Realización de la Reunión
Lugar de realización de la reunión
Nombre entidad 2
Nombre entidad 3
Persona Asistente Cargo
Entidad Convocante
Correo Electrónico Papel en la ReuniónDirección
COSTOS DE LA REUNIÓN
COSTOS RELACIONADOS CON LA REUNIÓN
Costo Responsable
Espacio para realizar la reunión
Video beam
Equipo de Computo
Material para realizar la reunión
Observación
Otros
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
Estación de Café
Mesas
Sillas
OTROS TEMAS A TRATAR
TEMAS A TRATAR EN LA REUNIÓN (DE ACUERDO CON OBJETIVOS ESPECÍFICOS)
OBJETIVO GENERAL DE LA REUNIÓN
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA REUNIÓN
TEMAS A TRATAR EN LA REUNIÓN
Sonido
Transporte
ENTIDADES ASISTENTES
Entidades a Participantes de la Reunión
Persona Asistente Cargo Verificación de Quorum Papel en la Reunión
Nombre entidad 1
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Nombre de la Entidad Fecha de Realización Tipo de Reunión
Tiempo Estimado de Duración
Lugar de realización de la reunión
Consecutivo de la Reunión
Responsable Cargo Prioridad
TAREAS Y COMPROMISOS ANTERIORMENTE ASIGNADOS OBJETIVOS Y TEMAS A TRATAR EN LA REUNIÓN
ANTECEDENTES DE LA REUNIÓN
Fecha de Realización de la Reunión
INFORMACIÓN PREVIA DE LA REUNIÓN INFORMACIÓN DE ANTERIORES REUNIONES (ACTAS E INFORMES)
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
OBJETIVOS DE LA REUNIÓN
OBJETIVO GENERAL DE LA REUNIÓN
Nombre entidad 3
Nombre entidad 2
JUSTIFICACIÓN DE LA REUNIÓN
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA REUNIÓN TEMAS A TRATAR EN LA REUNIÓN (DE ACUERDO CON OBJETIVOS ESPECÍFICOS)
Tiempo
Estimado
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Hora Inicio
Descripción del Tema Tratado
Moderador
Responsable
Quorum
Encargado
Temas a Tratar en la Reunión
Apertura de la Reunión
Verificación de Quorum
Introducción
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
Tema 5
Tema 6
Tema 7
Temas a Tratar en la Reunión
DESARROLLO DE LOS PUNTOS DE LA REUNIÓN
Encargado
ORDEN DEL DÍA
Hora de Finalización
Hora de Inicio
OTROS TEMAS A TRATAR
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
Hora Inicio
Hora Final
9
Encargado Responsable
Descripción de las acciones
a tomarCompromisos
Descripción de las acciones
a tomarCompromisos
1
2
3
4
5
6
7
8
Encargado Responsable
Descripción de las acciones
a tomarCompromisos
Responsable
Compromisos
Responsable
Encargado
Compromisos
Compromisos
Responsable
Compromisos
Responsable
Compromisos
Responsable
Compromisos
Responsable
Descripción de las acciones
a tomar
Encargado
Descripción de las acciones
a tomar
Encargado
Descripción de las acciones
a tomar
Encargado
Encargado
Descripción de las acciones
a tomar
Encargado
Descripción de las acciones
a tomar
Descripción de las acciones
a tomar
Teléfono de
ContactoCelular
Nombre Nombre Nombre Nombre
Entidad Entidad Entidad Entidad
Cargo Cargo Cargo Cargo
Nombre Nombre Nombre Nombre
Entidad Entidad Entidad Entidad
Cargo Cargo Cargo Cargo
Firma Asistentes
Se hace constar en xxxxxxxx el xx del mes de xxxxx de xxxxx por,
Nombre entidad 3
Nombre entidad 1
Nombre entidad 2
PASOS A SEGUIR
Fecha Próxima ReuniónTiempo Estimado de Duración
Lugar de realización de la Próxima Reunión
Entidades a Convocar Persona Asistente Cargo Correo Electrónico Dirección
Entidades a Convocar
CRC Arauca
B. Metodología para el desarrollo de la Actividad 1.1. Consolidación de
la Estructura de la CRC Arauca, Sub-actividad 1.1.1. Análisis y
definición de roles, responsabilidades y procedimientos de
actuación, In-Nova, 2014.
Proyecto Proyecto de Fortalecimiento de las
Capacidades Estratégicas, de Articulación y
de Gestión de la CRC Arauca
Contrato Cámara de Comercio de Arauca – In-nova,
23 de julio 2014
Documento Metodología para el desarrollo de la Actividad
1.1. Consolidación de la Estructura de la CRC
Arauca, Sub-actividad 1.1.1. Análisis y
definición de roles, responsabilidades y
procedimientos de actuación
Fecha 25/08/2104
Fortalecimiento Capacidades Estratégicas, de articulación y gestión CRC Arauca
2
DOCUMENTO DE MEDODOLOGÍA
Actividad 1.1. Consolidación de la Estructura CRC de Arauca
Sub-Actividad 1.1.1. Análisis y definición de roles, responsabilidades y procedimientos
de actuación
Para el presente numeral, se aplicará un proceso metodológico de construcción de la estructura
organizacional, procedimental y funcional, para la operación de la Comisión Regional de
Competitividad de Arauca, basado en el siguiente proceso de análisis de información, diseño y
soporte a la decisión:
Figura 1. Metodología para la determinación de la Estructura del CRC Arauca. Fuente: Elaboración propia Grupo In-Nova
La descripción de cada una de las actividades, se detalla a continuación:
Fortalecimiento Capacidades Estratégicas, de articulación y gestión CRC Arauca
3
1. Análisis de Información de Orden Nacional
Este componente persigue la identificación del marco contextual a nivel de gestión y
normativo, en lo relativo a la Competitividad y la Innovación, visto desde el Sistema Nacional
de Competitividad e Innovación. Este marco permite el análisis de los factores globales que
inciden en la toma de decisiones y orientación que a nivel regional la CRC de Arauca va a
adoptar sobre su modelo de estructura organizacional, procedimental y funcional.
a. Revisión marco del contexto nacional: Consiste en la identificación de los factores
económicos, políticos, sociales y económicos, que enmarcan las iniciativas que en materia
de competitividad e innovación tiene el alto gobierno y el sector productivo nacional.
Metodología: Revisión y análisis documental.
b. Revisión Normatividad nacional: Trata de la compilación y estudio de la normatividad que
en materia de competitividad e innovación, que en el marco del Sistema Administrativo
Nacional de Competitividad e Innovación, se ha emitido para regular el funcionamiento de
los diferentes actores del sistema.
Metodología: Revisión y análisis documental.
c. Comparativo CRC a nivel nacional: Implica la revisión general de funcionamiento de
algunos modelos relevantes de las Comisiones Regionales de Competitividad, como
referencia para el diseño de alternativas de solución.
Metodología: Revisión y análisis documental.
2. Análisis de Información de Orden Regional
a. Revisión marco del contexto regional: Involucra la identificación de los factores
económicos, políticos, sociales y económicos, que enmarcan las iniciativas que en materia
de competitividad e innovación tiene el Gobierno de Arauca y el sector productivo de la
región.
Metodología: Revisión y análisis documental.
b. Revisión documental CRC Arauca: Trabaja sobre la exploración de la gestión
administrativa y operacional de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, con
los actores de su subsistema.
Fortalecimiento Capacidades Estratégicas, de articulación y gestión CRC Arauca
4
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista
estructurada y análisis de resultados.
c. Revisión de Resultados de la CRC Arauca: Complementa el literal anterior, centrándose
exclusivamente en la revisión y análisis de los resultados de la gestión del Plan Regional de
Competitividad.
Metodología: Exploración documental externa y con funcionarios CRC, mediante
entrevista estructurada y análisis de resultados.
3. Diseño y validación de alternativa solución
a. Diseño alternativas de solución: Valora la información procesada de las actividades
anteriores y sobre ellas hace planteamiento de tres alternativas de solución de estructura
organizacional, procedimental y funcional, bajo criterios de Mejora de Procesos, Factores
Humanos, Factores Tecnológicos, Factores de Infraestructura, Factores Económicos e
Impacto esperado.
Metodología: Trabajo interno de Diseño de alternativas y modelo de evaluación.
b. Selección y validación de alternativa solución: Comparte las alternativas de solución
diseñadas en el literal anterior con el equipo de trabajo de la CRC Arauca, para evaluación
y selección de alternativa solución.
Metodología: Taller de trabajo con equipo de la CRC Arauca, sobre modelo de evaluación
estructurado.
c. Desarrollo de alternativa solución: A partir de la alternativa solución seleccionada, se
efectúa el despliegue del manual de funciones, procedimientos y mecanismos de
articulación de los diferentes actores de la CRC Arauca, con sus roles de valor
determinados.
Metodología: Trabajo interno de construcción documental.
CRC Arauca
C. Formularios de toma de información a equipo interno y actores del
sistema.
Nombre de la Organización:
Diligenciado por:
EVALUACIÓN DEL ESTADO DEL FACTOR
IMPACTO DEL FACTOR EN LA GESTIÓN
Capacidad del Sistema Nacional de Competitividad, de articular eficientemente a los actores del sistema regional de competitividad en Arauca
(entidades y empresas).
Capacidad del Sistema Nacional de Competitividad, de dar respuesta oportuna a los requerimientos los actores del sistema regional de competitividad
en Arauca (entidades y empresas).
Calidad del Sistema Nacional de Competitividad de Arauca, en la respuesta a los requerimientos los actores del sistema regional de competitividad en
Arauca (entidades y empresas).
Capacidad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, de articular eficientemente a los actores del sistema regional de competitividad
(entidades gubernamentales y empresas).
Capacidad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, de dar respuesta oportuna a los requerimientos los actores del sistema regional de
competitividad (entidades gubernamentales y empresas).
Calidad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, en la respuesta a los requerimientos los actores del sistema regional de competitividad
(entidades gubernamentales y empresas).
Fuentes de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, para recepción de recursos financieros, como garantía de la continuidad de las
iniciativas de fomento de la competitividad en la región.
Gestión en materia de competitividad de la Gobernación de la Cámara de Comercio de Arauca y apoyo en general a sus empresarios.
Gestión y articulación de actores para el fomento de la competitividad del Sistema Nacional de Competitividad.
Gestión y articulación de actores para el fomento de la competitividad del Consejo Privado de Competitividad.
Normatividad reguladora de las Comisiones Regionales de Competitividad, como dinamizadora de la gestión de la competitividad nacional.
Modelo de procesos con que opera la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, para articular las iniciativas de competitividad de la región.
Modelo de organización funcional del que dispone la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, para articular las iniciativas de competitividad
de la región.
Modelo jurídico y normativo que regula la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, como dinamizador de la gestión de competitividad
regional.
Infraestructura y Medios de que dispone la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, en las diferentes localidades del Departamento, para
apoyo a su gestión de fomento de la competitividad.
Infraestructura y Medios de que dispone la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, a nivel central (sede principal) del Departamento, para
apoyo a su gestión de fomento de la competitividad.
Capacidad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, para ser sostenible en el tiempo, como garantía de la continuidad de las iniciativas
de fomento de la competitividad en la región.
Capacidad de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, de cubrir con recursos financieros las iniciativas de fomento de la competitividad en
la región.
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Gestión en materia de competitividad de la Gobernación de Arauca y apoyo en general a sus empresarios.
Objetivo: Determinar la percepción y expectativas de los actores del sistema, frente al propósito y gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, a través del desarrollo de una evaluación de factores internos
y externos del macroambiente de la Comisión.
Metodología: Exploración de la percepción de los actores del sistema de la CRC Arauca, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento de un líder de la Asamblea General, un líder del Comité Técnico, un líder del Comité Ejecutivo y un líder de cada una de las Mesas Temáticas de la CRC de
Arauca.
FACTOR DE EVALUACIÓN
Instrucciones: Para cada Factor de Evaluación, indique su estado y nivel de impacto seleccionando de la lista desplegable.
Evaluación de Estado del Factor: Se refiere a la calificación que se dá a cada uno de los factores descritos.
Impacto del Factor en la Gestión: Indica la relevancia que tiene el factor para el fomento de la competitividad en la región.
Fecha de Realización
Medios tecnológicos con los que la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, gestiona las comunicaciones y el conocimiento dispuesto para los actores del sistema.
Medios tecnológicos con los que la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, gestiona las articulación de los actores del sistema.
Capacidad y disposición del personal determinado por los actores del sistema regional de competitividad en Arauca, para respaldo a las iniciativas de
la Comisión Regional de Competitividad de Arauca.
Capacidad y disposición del personal de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, para la gestión y desarrollo de iniciativas de fomento de la
competitividad en la región.
FACTOR DE EVALUACIÓN VALORACIÓN
Existe una comunicación dinámica y fluida con los entes del gobierno nacional a
nivel central, en materia de competitividad.
Existe un respaldo decidido y oportuno en los entes del gobierno nacional a las
iniciativas de competitividad de la CRC Arauca.
Existe una alineación clara y coherente de las iniciativas de competitividad del alto
gobierno nacional, con las iniciativas de la CRC Arauca.
Existe una comunicación dinámica y fluida con los entes del gobierno local
(departamental y municipales), en materia de competitividad.
Existe un respaldo decidido y oportuno en los entes del gobierno local
(departamental y municipales) a las iniciativas de competitividad de la CRC Arauca.
Existe una alineación clara y coherente de las iniciativas de competitividad del
gobierno local (departamental y municipales), con las iniciativas de la CRC Arauca.
Existe una comunicación dinámica y fluida con los actores del CRC Arauca, en
materia de competitividad.
Existe un respaldo decidido y oportuno en los actores a las iniciativas de
competitividad de la CRC Arauca.
Existe una alineación clara y coherente de las iniciativas de competitividad de los
actores del sistema, con las iniciativas de la CRC Arauca.
INDUCTOR VALORACIÓN
El modelo jurídico de la organización, le permite comprometer recursos y
gestionarse administrativamente
Cuenta el CRC con una estructura organizacional acorde con las necesidades de
articulación y gestión de la entidad. FAVOR ADJUNTAR ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.
Cuenta el CRC con una estructura de procesos acorde con las necesidades de
articulación y gestión de la entidad. FAVOR ADJUNTAR ESTRUCTURA DE
PROCESOS.
INDUCTOR VALORACIÓN
Cuenta el CRC con instalaciones propias, para su gestión interna y para las
actividades de articulación con los actores del sistema.
Las actuales instalaciones del CRC permiten un crecimiento de capacidades para
albergar más personal y ampliar a actividad de articulación.
Cuenta el CRC con instalaciones en las diferentes localidades del departamento, en
donde realiza actividades de articulación con los actores del sistema.
COMPONENTE: ORGANIZACIÓN
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
COMPONENTE: INFRAESTRUCTURA FISICA
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
Instrucciones: Para cada Factor de Evaluación, indique su valoración seleccionando de la lista desplegable y de respuesta descriptivamente.
Valoración: Se refiere a la calificación que se dá a cada uno de los factores descritos.
Respuesta (Explicación de la valoración): Escriba las razones que fundamentan la valoración y anexe los documentos cuando se pidan.
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Objetivo: Determinar el contexto de gestión de la Comisión Regional de Competitividad de Arauca, a través de la exploración de la gestión administrativa y operacional de la entidad y su articulación con los actores.
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento del equipo interno de la CRC Arauca.
COMPONENTE: GOBIERNO
INDUCTOR
¿Cuáles son las fuentes de recursos, con las qué la CRC Arauca financia sus
iniciativas de competitividad?
Describa los mecanismos de sostenibilidad financiera que la CRC Arauca tiene
determinados para asegurar el cumplimiento de su misión en los próximos cinco
años.
INDUCTOR VALORACIÓN
La CRC Arauca cuenta en su planta de personal propia con el personal suficiente
para el cumplimiento de su Misión.
El personal de la planta de personal propia de la CRC Arauca, cuenta con las
competencias de conocimiento necesarias para el desempeño de sus funciones.
El personal de la planta de personal propia de la CRC Arauca, cuenta con las
competencias de habilidad necesarias para el desempeño de sus funciones.
Los actores de la CRC Arauca cuentan con personal de coordinación definido para
la atención de las iniciativas desarrolladas por el equipo de la CRC.
El personal de coordinación de los actores de la CRC, cuenta con las competencias
de conocimiento necesarias para el desarrollo de las iniciativas de la CRC.
El personal de coordinación de los actores de la CRC, cuenta con las competencias
de habilidad necesarias para el desarrollo de las iniciativas de la CRC.
INDUCTOR VALORACIÓN
La entida cuenta con sistemas informáticos (Hardware, Software, conectividad)
actualizados y suficientes para las necesidades de gestión de la CRC.
La entidad cuenta con bases de datos estructuradas con información actualizada
de los actores del sistema de la CRC Arauca.
La entidad cuenta con sistemas de disposición de documentos, textos, artículos,
etc., de conocimiento para el apoyo de la gestión de promoción de la
competitividad.
La entidad cuenta con plataformas tecnológicas para administración de oferta y
demanda de actividades de promoción de la competitividad.
La entidad está incluida y utiliza permanentemente una plataforma tecnológica de
articulación de los Comiés Regionales de Competitividad del país.
INDUCTOR VALORACIÓN
Existe una adecuada dinámica de articulación desde el nivel central de los Comités
Regionales de Competitividad, en términos de comunicación.
Existe una adecuada oportunidad de respuesta del nivel central de los Comités
Regionales de Competitividad, a las inquietudes elevadas por la CRC Arauca.
Existe una adecuada calidad de respuesta del nivel central de los Comités
Regionales de Competitividad, a las inquietudes elevadas por la CRC Arauca.
Existe una masiva participación del los de los actores del sistema del CRC Arauca a
las convocatorias desarrolladas por el equipo de la CRC Arauca.
Existe una adecuada oportunidad de respuesta de los actores del sistema del CRC
Arauca a las inquietudes y convocatorias elevadas por el equipo de la CRC Arauca.
Existe una adecuada calidad de respuesta de los actores del sistema del CRC
Arauca a las inquietudes y convocatorias elevadas por el equipo de la CRC Arauca.
COMPONENTE: ARTICULACIÓN DEL SISTEMA
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
COMPONENTE: APOYO TECNOLÓGICO
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
COMPONENTE: TALENTO HUMANO
RESPUESTA (Explicación de la valoración)
DESCRIPCIÓN
COMPONENTE: RECURSOS
PROYECTO ACTOR LÍDER (TIPO) ESTADO DE AVANCE
Planta de transformación de cacao.
Adecuación de la planta de sacrificio animal del municipio de Arauca.
Realizar un estudio de mercadeo de productos, y de oferta de tecnologías limpias para su transformación.
Implementación de una estrategia de marketing territorial, creando una marca propia para el departamento de
Arauca.
Zonificación detallada de las áreas forestales disponibles en la región, especificando la especie y usos para cada área.
Portafolio de proyectos de atracción de inversión.
Desarrollo de bienes y servicios asociados a la industria petrolera.
Mejoramiento de la vía de la soberanía Arauca‐Cúcuta. (Tramo Saravena ‐ La Lejía) y nacionalización del tramo Tame ‐
San Salvador.
Implementación de un plan de fortalecimiento de la cobertura y mantenimiento de la red eléctrica.
Implementar un programa de cobertura y ampliación d ela capacidad instalada y de modernización del sistema,
mediante el uso de una plataforma WIMAX.
Monitoreo y orientación ocupacional enfocada en los sectores estratégicos de Arauca.
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Objetivo: Revisión y análisis de los resultados de la gestión del Plan Regional de Competitividad.
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento del equipo interno de la CRC Arauca.
Instrucciones: Se elige de la lista desplegable para cada opción, como se expone a continuación:
Actor Líder (Tipo): Se elige de la lista desplegable el tipo de entidad que ejerce el liderazgo del proyecto (o que debería de manera natural liderarlo).
Estado de Avance: Se elige de la lista desplegable, la situación cualitativa del proyecto.
NIVEL PROYECTOS
ESTRATEGIA LIDERAZGO ESTADO DE DESARROLL
Desarrollo de iniciativas enmarcadas en las apuestas productivas.
Investigación, desarrollo e innovación alrededor de las cadenas productivas.
Asociatividad.
Promoción de exportaciones.
Investigación, desarrollo e innovación alrededor de las cadenas productivas.
Promoción de actividades asociadas a la actividad de comercio exterior y la inversión.
Aprovechamiento de los encadenamientos productivos con la actividad de exploración y explotación.
Reducción del impacto sobre el medio ambiente.
Traducción de los ingresos derivados de la producción petrolera en mejores niveles de calidad de vida.
Mejoramiento de la conectividad intra e interdepartamental.
Potenciación de una plataforma para el comercio exterior.
Consolidación de una oferta de servicios públicos para el desarrollo industrial de la región.
Mejoramiento de la pertinencia y calidad de la educación.
Promoción de la investigación, la ciencia y la tecnología.
Potenciación de la alianza entre centros educativos.
NIVEL ESTRATEGIAS
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Objetivo: Revisión y análisis de los resultados de la gestión del Plan Regional de Competitividad.
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento del equipo interno de la CRC Arauca.
Instrucciones: Se elige de la lista desplegable para cada opción, como se expone a continuación:
Liderazgo: Se elige de la lista desplegable una de dos opciones: Tiene o no tiene liderazgo de una persona o entidad que esté impulsando las iniciativas de la Estrategia.
Estado de Desarrollo: Se elige de la lista desplegable, la valoración cualitativa del nivel de desarrollo de la Estrategia.
ESTRATEGIA LIDERAZGO ESTADO DE DESARROLL
Desarrollo de iniciativas enmarcadas en las apuestas productivas.
Investigación, desarrollo e innovación alrededor de las cadenas productivas.
Asociatividad.
Promoción de exportaciones.
Investigación, desarrollo e innovación alrededor de las cadenas productivas.
Promoción de actividades asociadas a la actividad de comercio exterior y la inversión.
Aprovechamiento de los encadenamientos productivos con la actividad de exploración y explotación.
Reducción del impacto sobre el medio ambiente.
Traducción de los ingresos derivados de la producción petrolera en mejores niveles de calidad de vida.
Mejoramiento de la conectividad intra e interdepartamental.
Potenciación de una plataforma para el comercio exterior.
Consolidación de una oferta de servicios públicos para el desarrollo industrial de la región.
Mejoramiento de la pertinencia y calidad de la educación.
Promoción de la investigación, la ciencia y la tecnología.
Potenciación de la alianza entre centros educativos.
NIVEL ESTRATEGIAS
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Objetivo: Revisión y análisis de los resultados de la gestión del Plan Regional de Competitividad.
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento del equipo interno de la CRC Arauca.
Instrucciones: Se elige de la lista desplegable para cada opción, como se expone a continuación:
Liderazgo: Se elige de la lista desplegable una de dos opciones: Tiene o no tiene liderazgo de una persona o entidad que esté impulsando las iniciativas de la Estrategia.
Estado de Desarrollo: Se elige de la lista desplegable, la valoración cualitativa del nivel de desarrollo de la Estrategia.
ESTRATEGIA EVALUACIÓN DESCRIPTIVA DEL AVANCE DEL OBJETICO ESTRATÉGICO
Desarrollar cadenas productivas.
Promover el comercio exterior y la inversión.
Sembrar la bonanza petrolera.
Mejorar la infraestructura.
Impulsar la educación, la ciencia, la tecnología y la Innovación
NIVEL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
REVISIÓN DOCUMENTAL CRC ARAUCA
Objetivo: Revisión y análisis de los resultados de la gestión del Plan Regional de Competitividad.
Metodología: Exploración documental con funcionarios de la CRC, mediante entrevista estructurada y análisis de resultados.
Modo de diligeniciamiento: Instrumento único, para diligenciamiento del equipo interno de la CRC Arauca.
Instrucciones: Se efectúa una descripción, como se expone a continuación:
Evaluación descriptiva del avance del Objetivo Estratégico: Se describe el estado de avance del objetivo estratégico, determinando si el objetivo está apropiado adecuadamente por la
región, si existe un liderazgo que erticule estrategias e iniciativas, si el resultado es evidente para los actores de la CRC Arauca y si hay un impecto evidente y medible de su desarrollo
en la región.
CRC Arauca
D. Calificación para la Selección de Alternativas.
ESC
FACTOR VARIABLEPROCESO Mejora 0,04 2,00 0,08 3,00 0,12 4,00 0,16
0,20 Alcance 0,04 2,00 0,08 3,00 0,12 3,00 0,12 Comunicación 0,04 2,00 0,08 3,00 0,12 3,00 0,12 Oportunidad 0,04 2,00 0,08 3,00 0,12 4,00 0,16 Amplitud de control 0,04 2,00 0,08 3,00 0,12 3,00 0,12
HUMANO Resistencia al cambio 0,04 3,00 0,12 3,00 0,12 3,00 0,12 0,10 Perfiles 0,03 3,00 0,09 4,00 0,12 4,00 0,12
Aprendizaje 0,03 3,00 0,09 4,00 0,12 4,00 0,12 TECNOLÓGICO Equipos 0,05 3,00 0,15 2,00 0,10 2,00 0,10
0,10 Integración de la información 0,05 2,00 0,10 4,00 0,20 4,00 0,20 INFRAESTRUCTURA Espacio 0,04 4,00 0,16 3,00 0,12 3,00 0,12
0,10 Oficinas 0,04 4,00 0,16 3,00 0,12 3,00 0,12 Mobiliario 0,02 4,00 0,08 2,00 0,04 2,00 0,04
ECONÓMICOS Viabilidad 0,10 4,00 0,40 4,00 0,40 3,00 0,30 0,20 Sostenibilidad 0,10 4,00 0,40 4,00 0,40 3,00 0,30
IMPACTO Nivel Equipo CRC 0,05 2,00 0,10 3,00 0,15 4,00 0,20 0,30 Nivel Mesas Temáticas 0,05 2,00 0,10 3,00 0,15 4,00 0,20
Nivel Gobierno 0,05 3,00 0,15 3,00 0,15 4,00 0,20 Nivel otros actores 0,05 2,00 0,10 3,00 0,15 3,00 0,15 Nivel empresarios 0,10 2,00 0,20 3,00 0,30 4,00 0,40
1,00 1,00 2,80 3,24 3,37
1 BAJO2 MEDIO3 ALTO4 MUY ALTO
Comisión Regional de Competitividad AraucaMatriz de calificación alternativas Estructura Organizacional
2014
CALIFICACIÓN FAVORABILIDAD
1 a 4
ELEMENTOS DE ÉXITO
CALIFICACIÓN FAVORABILIDAD
ALTERNATIVA 1
PONDERACIÓN de 0 a 1
RESULTADO PONDERADO
RESULTADO PONDERADO
ALTERNATIVA 2 ALTERNATIVA 3
RESULTADO PONDERADO
CALIFICACIÓN FAVORABILIDAD
1 a 4
CALIFICACIÓN FAVORABILIDAD
1 a 4
CRC Arauca
E. Competencias Comunes de los Servidores Públicos, Departamento
Administrativo de la Función Pública.
COMPETENCIAS COMUNES PARA LOS EMPREADOS PÚBLICOS
Departamento Administrativo de la Función Pública
Información transcrita del documento: Guía para ajustar o establecer el manual específico de funciones y de
competencias laborales”, DAFP, 2010
COMPETENCIAS COMUNESCOMPETENCIA DEFINICIÓN
Orientación a resultados Realizar funciones y cumplir los compromisos organizacionales con ética y calidad.
Orientación al usuario y al ciudadano
Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades púbicas asignadas a la entidad.
Transparencia Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.
Compromiso con la organización Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.
NIVEL DIRECTIVOCOMPETENCIA DEFINICIÓN
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.
Planeación Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.
Toma de decisiones Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión.
Dirección y desarrollo de personal Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.
Conocimiento del entorno Estar al tanto de las circunstancias y relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional.
NIVEL ASESORCOMPETENCIA DEFINICIÓN
Experticia profesional Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo al entorno laboral.
Conocimiento del entorno Conocer e interpretar la organización, su funcionamiento y sus relaciones políticas y administrativas.
Construcción de relaciones Establecer y mantener relaciones cordiales y recíprocas con redes o grupos de personas internas y externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales.
NIVEL PROFESIONALCOMPETENCIA DEFINICIÓN
Aprendizaje continuo Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional.
Experticia profesional Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.
Trabajo en equipo y colaboración Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes.
Creatividad e Innovación Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.
PARA CARGOS CON PERSONAL A CARGOCOMPETENCIA DEFINICIÓN
Liderazgo de grupos de trabajo Asumir el rol orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas, promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales.
Toma de decisiones Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema y tomar las acciones concretas y consecuentes con la elección realizada.
