Proyecto de Digitalizacion de Documentos Del Mtc

7/22/2019 Proyecto de Digitalizacion de Documentos Del Mtc

1/53

- 1


2/53

- 2

PRESENTACIN(RESUMEN GERENCIAL)

A la fecha de presentacin del Proyecto (Junio del 2006), la culminacin y presentacin delos quince entregables del mismo (Ver Seccin III, pg. 42) representa el 25% de avancede la ejecucin del Proyecto, cuya culminacin (de la ejecucin) se tiene prevista para eltercer trimestre del 2009.

ANTECEDENTES

En marzo del 2005, la Oficina de Atencin al Ciudadano (OAC), con la Doctora GretaCecilia Jauregui Lambruschini, por encargo de Doctora Guisselle Romero Lora, titular de laSecretara General del MTC a esa fecha, elabor los Trminos de Referencia (TDR) para laDigitalizacin de los Documentos de carcter permanente en el Archivo Central del MTC.Durante el levantamiento de informacin se not que Unidades Orgnicas como laDireccin General de Aeronutica Civil, la Direccin General de Circulacin Terrestre yPROVIAS Nacional tenan avances significativos en ste tema y ya venan digitalizandodeterminadas series documentales de su acervo documentario. Asimismo, otras UnidadesOrgnicas como la Direccin General de Caminos y Ferrocarriles y la Direccin General deGestin de Telecomunicaciones estaban iniciando un proceso similar.

Por tal motivo, al hacer entrega de los TDR para la Digitalizacin de los documentos en elArchivo Central del MTC la OAC recomend designar un equipo de trabajo que estudie y

desarrolle de manera centralizada lo siguiente:

El proceso que deber seguir cada Dependencia del MTC para llevar a cabo ladigitalizacin de su acervo documentario, segn y cuando convenga.

El criterio de seleccin de los documentos a digitalizar, Los criterios necesarios para determinar la legalidad de los documentos

digitalizados, El estudio correspondiente para determinar los requerimientos de la aplicacin

informtica a utilizar en el MTC, Las consideraciones necesarias para normar las consultas de documentos,

estableciendo los diferentes niveles de seguridad de la informacin.

Posteriormente, la Secretara General conform un grupo de trabajo para la elaboracinde un Proyecto que defina los lineamientos que deber seguir cada Dependencia, elmismo que es liderado por la Oficina de Atencin al Ciudadano. Este grupo se conformpor las siguientes personas:

Representante Dependencia

Denis Gozar de la Cruz Oficina de Trmite Documentario

Martin Vargas CastaedaPROVIAS Nacional (Actualmente laboraen la Oficina de Trmite Documentariodel MTC)


3/53

- 3

Carlos Asencio OncoyPROVIAS Nacional (Actualmente laboraen la Oficina de Trmite Documentariodel MTC)

Luis Santos SalazarDireccin General de CirculacinTerrestre

Oscar Bernab Puquio Direccin de Informtica

Jos Vergara Medrano Direccin de Informtica

Daniel Bracamonte del Aguila Oficina de Atencin al Ciudadano

En el contexto del cambio de Sede Institucional y concientes de la carencia de prcticas

archivsticas homogneas en los diferentes archivos del MTC, la Mesa de Trabajoconsider pertinente iniciar las actividades fortaleciendo las prcticas archivsticas a travsdel uso de las tecnologas de la informacin, para lo cual se identificaron a loscoordinadores de archivo, procesos y de informtica de cada Unidad Orgnica del MTC yse definieron las actividades y medios necesarios para ste fin, como el sistemainformtico para el registro de series documentales.

ANLISIS

El Proyecto de Digitalizacin de Documentos materializa la intencin del Ministerio deTransportes y Comunicaciones de implantar mecanismos eficientes que optimicen y

modernicen la gestin interna, partiendo desde las actividades bsicas como la gestindocumental.

Concientes de la magnitud de sta intencin, ste proyecto concentra sus esfuerzos ensentar bases slidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a fin de, a partir de ellas,desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestin documental, lo cual se evidenciaen las primeras fases del mismo.

Los principales objetivos del Proyecto son:

Modernizar y optimizar la gestin documental en el Ministerio de Transportes yComunicaciones. Homogenizar y unificar los procesos de digitalizacin de documentos iniciados en

las diferentes Dependencias del MTC. Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trmite

Documentario. Mejorar la capacidad de gestin administrativa y de planeamiento estratgico. Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en sta materia. Implantar progresivamente un Sistema de Trmite Documentario con un workflow

adecuado a la naturaleza de los procesos de gestin documental del MTC.

Modernizar y normalizar las polticas de la gestin documental en el MTC significaroptimizar los tiempos invertidos en la ejecucin de los mismos, as como iniciar un proceso


4/53

- 4

de concientizacin organizacional para las buenas prcticas en la gestin administrativadentro del mismo.

Considerando que el xito de ste proyecto radica en un aceptable nivel de organizacin y

ordenamiento de los documentos (archivstica), es importante sealar que el nivel denormalizacin de las actividades archivsticas en el MTC es incipiente, hacindoseimprescindible reforzar la normatividad existente (Ver Anexo 14 del Proyecto), as comocapacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las nuevasdisposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente:

En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nos permitanregular los procesos archivsticos, como son:

a. El Programa de Control Documental de la Dependencia, que consta de : Inventario de Series Documentales y

Tabla General de Retencin de Documentos.b. La normatividad especfica que regule la aplicacin de todos los procesos

tcnicos archivsticos dentro del MTC.

No se puede identificar con certeza el nmero exacto ni el dominio de archivos degestin o perifricos existentes en el MTC, debido a que no existe la normatividadespecfica para la creacin de stos. Los archivos de gestin y perifricos se hacenevidentes al momento que remiten su documentacin al Archivo Central.

En su mayora, los archivos de gestin y perifricos son organizados de acuerdo alcriterio de las personas que lo administran (por lo general secretarias) y no en base

a criterios tcnicos archivsticos estndares, por ello actualmente no existe unordenamiento homogneo de los documentos en los archivos del MTC ,debido a la ausencia de la normatividad especfica para la ejecucin de losprocesos tcnicos archivsticos, como se mencion lneas arriba.

Uno de los factores por los que no se puede realizar una correcta bsqueda,clasificacin, signacin, transferencia o eliminacin de los documentos es porqueno se los tiene correctamente ordenados.

Por otro lado, es necesario considerar que para poder implantar un sistema de gestin dedocumentos en una organizacin actual es imprescindible abarcar la gestin de

documentos en toda su complejidad: Documentos que nacen electrnicos y que se convierten en papel para su

autentificacin. Documentos que ingresan en papel en las organizaciones. Documentos electrnicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrnico). Documentos en papel que se convierten en electrnicos al digitalizarlos. Documentos que se componen de datos en una aplicacin al ser consultados. Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos. Documentos que se sustituyen por aplicaciones informticas que recogen los

distintos pasos de un trmite o workflow. Documentos firmados electrnicamente.


5/53

- 5

El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de la organizacin y laincorporacin de los documentos en el sistema debe plantearse desde los orgenes delmismo, independientemente del perodo que se vaya a conservar. Todas las personas deuna organizacin que manejen documentos sern responsables de su gestin, que debe

estar tan integrada en la forma de trabajo que no sea percibida como una cargaextraordinaria.

Por otro lado, como se mencion lneas arriba, los entregables del Proyecto representanun avance del 25% de la ejecucin del Proyecto, lo cual se sustenta en lo siguiente:

Se presentan elaborados al 100% quince entregables, de los cuales se destacan:

El Proyecto de Directiva del Manual de Organizacin de Documentos deArchivo Y Colecciones Documentales del Ministerio de Transporte yComunicaciones. Anexo 14 del Proyecto.

El Maestro de Series Documentales. Sistema informtico diseado por el Grupode Trabajo del Proyecto y desarrollado por la Direccin de Informtica del MTC enentorno Web, usando Java como lenguaje de programacin, Oracle como sistemade gestin de base de datos e instalado en un servidor Linux. El sistema seencuentra terminado y disponible desde la siguiente direccin de intranet:http://172.20.10.73, mientras que el diseo y las pantallas del sistemarepresentan el Anexo 05 del Proyecto.

Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgnica del MTC, presenta unagrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su vezse subdivide en tipos y subtipos documentales.

Sobre el mismo cabe precisar que el MTC es la nica entidad del Estado queahora dispone de un Sistema Electrnico de Series Documentales,ponindolo as a la vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importanteresaltar que este sistema es generalizable para cualquier otra entidad delEstado.

CONCLUSIONES

Este proyecto tiene por finalidad sentar bases slidas para optimizar y modernizar lagestin documental en el MTC, abarcando campos como el ordenamiento y organizacin

homogneo de los diferentes archivos del MTC, la optimizacin de procesos de gestindocumental, la implantacin progresiva de lneas de produccin distribuidas quedigitalicen los documentos de manera homognea con un almacenamiento centralizado,enfocando las actividades hacia la implantacin progresiva de un workflow documentalidneo para los procesos de gestin documental del MTC.

En tal sentido, para la obtencin de los objetivos del Proyecto es necesario realizar lassiguientes acciones:

Conformar una Mesa de Trabajo para el Control y Supervisin de la Ejecucin delProyecto, la cual ser la responsable de la correcta ejecucin de las actividades delProyecto.


6/53

- 6

Aprobar el Proyecto de Directiva para la Organizacin de Documentos de ArchivoY Colecciones Documentales del Ministerio de Transporte y Comunicaciones, quese adjunta para su evaluacin y que constituye uno de los quince (15) entregablesdel mencionado Proyecto.

Solicitar formalmente a toda Dependencia del MTC que coordine con la Mesa deTrabajo del Proyecto, la ejecucin de toda actividad referente a:

a. Diagnstico Situacional y Elaboracin Del Programa de ControlDocumental del Archivo de una Dependencia del MTC.

b. Ejecucin de los Procesos Tcnicos Archivsticos en el Archivo de unaDependencia del MTC.

c. Inventario, optimizacin y elaboracin del manual de procesos de gestindocumental de una Dependencia del MTC.

d. Contratacin de los servicios de Digitalizacin de Documentos en unaDependencia.

para lo cual cada Dependencia del MTC deber tomar como referencia losmodelos los Trminos de Referencia ya elaborados y que corresponden a losanexos 1, 2, 3 y 4 del Proyecto en mencin.

Modificar el organigrama de la Oficina de Trmite Documentario, a fin de quepueda asumir formalmente las funciones que se le estn asignando.

Finalmente, a manera de referencia se presenta una breve descripcin de los quinceentregables del Proyecto.

Daniel Bracamonte Del guilaResponsable Informtico

Oficina de Atencin al Ciudadano


7/53

- 7

DESCRIPCION DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO DEDIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL MTC

1. Anexos 1 al 4: Modelos de Trminos de Referencia:

a. Anexo 01: Modelo de Trminos de Referencia para Diagnstico Situacional yElaboracin Del Programa de Control Documental del Archivo de unaDependencia del MTC.

b. Anexo 02: Modelo de Trminos de Referencia para la ejecucin de los ProcesosTcnicos Archivsticos en el Archivo de una Dependencia del MTC.

c. Anexo 03: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de los serviciosde una consultora para el inventario, optimizacin y elaboracin del manual deprocesos de gestin documental de una Dependencia del MTC.

d. Anexo 04: Modelo de Trminos de Referencia para la contratacin de los serviciosde Digitalizacin de Documentos en una Dependencia del MTC.

Descripcin:

La finalidad elaborar modelos de trminos de referencia es el homogenizar todoproceso referente a tratamiento de archivos (desde el diagnstico), inventario yoptimizacin de procesos de gestin documental a fin de optimizar los recursos, tantopresupuestales como en horas hombre, evitando que se realicen esfuerzosredundantes en las diferentes dependencias del MTC.


8/53

- 8

2. Anexo 05: Proyecto Elaboracin del Maestro de Series Documentales.Descripcin:

Sistema informtico diseado por el Grupo de Trabajo del Proyecto y desarrollado por

la Direccin de Informtica del MTC en entorno Web, usando Java como lenguaje deprogramacin, Oracle como sistema de gestin de base de datos e instalado en unservidor Linux. El sistema se encuentra terminado y disponible desde la siguientedireccin de intranet: http://172.20.10.73, mientras que el diseo y las pantallasdel sistema representan el Anexo 05 del Proyecto.

Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgnica del MTC, presenta unagrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su vez sesubdivide en tipos y subtipos documentales.

Sobre el mismo cabe precisar que el MTC es la nica entidad del Estado queahora dispone de un Sistema Electrnico de Series Documentales, ponindoloas a la vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importante resaltar que estesistema es generalizable para cualquier otra entidad del Estado.

3. Anexo 06: Glosario de trminos archivsticos.

Descripcin:

Descripcin de los trminos archivsticos y tcnicos utilizados en el Proyecto deDigitalizacin de Documentos.

4. Anexo 07: Esquema de Implementacin del rea de digitalizacin (Lnea de

produccin) del MTC.Descripcin:

Define la estructura propuesta para del rea de digitalizacin de documentos as comolas funciones y responsabilidades de cada entidad o actor de la misma.

5. Anexo 08: Organigrama propuesto de la Oficina de Tramite Documentario.Descripcin:

Sugiere la re-organizacin de la Oficina de Trmite Documentario a fin modernizar sugestin optimizando sus funciones y actividades. Considera las reas de digitalizacinde documentos tanto en Mesa de Partes y el Archivo Central.

6. Anexo 09: Proyecto completo desarrollado en Ms. Project.Descripcin:

Descripcin del Proyecto de Digitalizacin de Documentos, por etapas y actividades,determinando fechas de inicio, trmino y porcentaje de avance de cada etapa y/oactividad.

7. Anexo 10: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicosde archivo Especificacin MoReq.Descripcin:


9/53

- 9

MoReq (Model Requirements for the management of electronic records: MoReqspecification) es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de documentoselectrnicos de archivo elaborado a travs del programa IDA de la Comisin Europea.

8. Anexo 11: Gua de Indicadores de Control de los Procesos.Descripcin:Gua que permite determinar los indicadores de Control de los Procesos a Inventariarde cada dependencia, mediante la cual se podr obtener los indicadores de medicinde los Procesos, que son la base para determinar el Workflow de la Entidad.

Esta basada en la metodologa IDEF, a travs de la medicin por resultados, aplicandola mejora continua en cada proceso, y no la metodologa desfasada que se basa en elcontrol por actividades utilizando cuadros en Excel y/o Visio.

9. Anexo 12: Relacin de coordinadores de archivo, procesos e informtica delMTC.Descripcin:Lista de los coordinadores de archivo, procesos e informtica de cada Dependencia delMTC. sta relacin de coordinadores fue solicitada oficialmente por la SecretaraGeneral a cada Dependencia, con Memorandum (M) N 031-2005-MTC/04.

10.Anexo 13: Relacin de coordinadores de Tramite Documentario del MTC.Descripcin:Lista de los coordinadores de trmite documentario de cada Dependencia del MTC

11.Anexo 14: Manual de Organizacin de Documentos de Archivo Y Colecciones

Documentales del Ministerio de Transporte y Comunicaciones.Descripcin:Proyecto de Directiva que tiene por objetivo estandarizar los procesos tcnicosarchivsticos y la regulacin de la organizacin de los documentos de archivos en elMinisterio de Transportes y Comunicaciones.

La finalidad de ste documento es:

Garantizar la integridad y preservacin de los documentos de archivos. Promover la ordenacin de los documentos de archivos en la etapa de gestin. Permitir la transferencia, eliminacin o conservacin ordenada de los documentos,

por series documentales.

12.Anexo 15: Esquema del Cuadro de Clasificacin Documental (sustentado en lasfunciones).Descripcin:Este documento identifica y codifica sustentado en las funciones de cada UnidadOrgnica del MTC, todas las series documentales las mismas.

Este documento, junto al maestro de series documentales (ver Anexo 05), queautomatiza la administracin (creacin, aprobacin, inhabilitacin, edicin) de lasseries documentales, permitir crear el Programa de Control Documental del MTC,para lo cual, segn ste esquema se realizar en base a las funciones de las Unidad

Orgnica y no en base al nombre de la misma, haciendo que la codificacin sea


10/53

- 10

perdurable a pesar de posibles cambios de nombre de las Unidades Orgnicas; ya quelos nombres de pueden cambiar pero las funciones siempre permanecen.


11/53

- 11

INDICE

SECCIN I: GENERALIDADES DEL PROYECTO Pag.

1. Introduccin.......... 14

2. Objetivos............ 15

3. Marco legal............ 16

4. Alcance .............. 19

5. Justificacin....... 19

6. Beneficios.......... 21

SECCIN II: DESARROLLO DEL PROYECTO Pag.

7. Metodologa ............. 24

7.1. Enfoque... 16

8. ETAPA I:Organizacin, ordenamiento e informatizacin del archivo ....... 28

8.1. FASE I: Diagnstico del archivo y tratamiento del acervodocumental ...................................................... 28

8.2. FASE II: Ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos,desarrollo del inventario y optimizacin de los procesos dela gestin documental de la dependencia............. 30

9. ETAPA II:Digitalizacin de documentos....................................... 35

9.1. FASE I: Digitalizacin de documentos de archivo ............... 35

9.2. FASE II: Digitalizacin de la documentacin en trmite, sindisponer de los procesos de gestin documentaloptimizados...................................................... 38

9.3. FASE III: Digitalizacin de documentos de archivo y de la

mesa de partes del MTC, disponiendo de los procesos degestin documental optimizados (implantacin de un


12/53

- 12

workflowdocumental)............................................................................ 42

10.ETAPA III:Implantacin progresiva de la solucin informtica... 45

10.1. FASE I: Habilitacin de los sistemas existentes para laadministracin de la documentacin de archivo en formatodigital .......................................................................... 45

10.2. FASE II: Habilitacin de los sistemas existentes para laadministracin de documentos de archivo y en trmite enformato digital....................................... 46

10.3. FASE III: Implantacin de un workflow documental.. 46

10.4. Actividades........ 46

11.ETAPA IV:Implantacin de los mecanismos y/o servicios de almacenamientoy conservacin de los documentosdigitalizados............................................................................... 49

11.1. FASE I: habilitacin de los mecanismos y/o servicios dealmacenamiento y conservacin de los documentosdigitalizados en la sede central...................... 50

11.2. FASE II: habilitacin de los mecanismos y/o servicios dealmacenamiento y conservacin de los documentosdigitalizados en las sedes desconcentradas del MTC a nivelnacional............... 50

11.3. Arquitectura........... 50

SECCIN III: ANEXOS Pag.

11.4. ENTREGABLES. 53


13/53

- 13

SECCIN I: GENERALIDADES DEL PROYECTO1. INTRODUCCIN2. OBJETIVOS3. MARCO LEGAL4. ALCANCE5. JUSTIFICACIN

6. BENEFICIOS


14/53

- 14

1. INTRODUCCIN

La poltica de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 en sus

literales d) y f) del articulo 5, menciona que el proceso de modernizacin de lagestin del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en lautilizacin de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad osuperposicin de competencias, funciones y atribuciones entre Sectores yEntidades o entre Funcionarios y Servidores; as como en la Institucionalizacin dela evaluacin de la Gestin por Resultados, a travs del uso de modernos recursostecnolgicos, la planificacin estratgica y concertada, la rendicin pblica yperidica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan elcontrol de las acciones del Estado.

En ese sentido, el MTC viene desarrollando actividades destinadas a modernizar la

institucin, con el propsito de simplificar e integrar la funcin organizacional, ascomo brindar un mejor y eficiente servicio a la comunidad. Una de estasactividades es la de Optimizar y Centralizar los Archivos (Digitalizacin deDocumentos) reorganizar e integrar el Sistema de Archivos y Biblioteca del Sector,as como dotar de la Infraestructura, hardware y software adecuados, paraproporcionar una informacin oportuna, real y transparente al Usuario en general.

Dentro de ste marco, en el MTC llevaremos adelante el Proyecto de Digitalizacinde Documentos, cuyo objetivo general ser modernizar la gestin documentalinterna, optimizando los procesos, prcticas y mecanismos utilizados para lamisma, teniendo como herramienta principal a las tecnologas de la informacin.

Esto apoyar tanto el proceso de descentralizacin del sector Transportes yComunicaciones en los niveles nacional, regional y local como a la modernizacinde la gestin del propio Ministerio, de acuerdo a lo determinado en el mandato dela Ley de Modernizacin del Estado.

Es importante mencionar que en la actualidad se estima que el 90% de toda lainformacin de la Entidad se encuentra almacenada en documentos de papel,generando ms de 4billones de nuevos

documentosimpresos por ao,aproximadamente;por otro lado, losejecutivos yempleados gastan, de acuerdo a un estudio reciente desarrollado por la Escuela deGestin de Sistemas de Informacin de La Universidad de Berkeley de California,slo en Estados Unidos, un promedio de 30 a 40% de sus horas de trabajo,manejando documentos que no estn dentro de un sistema integrado dealmacenamiento y distribucin.


15/53

- 15

La informacin es un activo que, como otros activos importantes de las EntidadesPblicas, tienen valor para la organizacin y requiere en consecuencia unaproteccin y administracin adecuada. Dichos contenidos no transaccionales, apesar de que pueden ser crticos en los negocios, muy a menudo se encuentran

dispersos en redes locales, correos electrnicos, y en los PC personales de losusuarios, siendo muchas veces difciles de localizar, especialmente cuando no seconoce su existencia, o no se recuerda donde se han guardado, generandoprdidas en tiempo, esfuerzo y costo para la organizacin.

Por ello, es importante considerar y sobre todo ejecutar conceptos de reingenierade negocios y de calidad total, que consideran dentro de sus esquemas esta ideade orientacin al usuario (interno y externo).

Todos los gobiernos enfrentan deficiencias en sus sistemas de planeacin puescarecen de claridad estratgica y de la administracin por proyectos. Ms gravean es el hecho de que los sistemas presupuestales y de contralora estnenfocados al control por actividades y no por resultados, lo cual genera un excesode controles hacia el interior, poca efectividad hacia el exterior, desperdicio derecursos y mucha dispersin de esfuerzos, teniendo como principal consecuenciaque la mayora de los planes y programas sean textos que no aterrizan en objetivosni metas concretas, quizs por ello Gobiernos ms avanzados han incluido en sucultura la planeacin estratgica (largo plazo), la administracin por proyectos y unsistema de control por resultados de los mismos.

En ese sentido, el Proyecto de Digitalizacin de Documentos materializa laintencin del Ministerio de Transportes y Comunicaciones de implantarmecanismos eficientes que optimicen y modernicen la gestin interna, partiendodesde las actividades bsicas como la gestin documental.

Concientes de la magnitud de sta intencin, ste proyecto concentra susesfuerzos en sentar bases slidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a finde, a partir de ellas, desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestindocumental, lo cual se evidencia en las primeras fases del mismo.

2. OBJETIVOS

Modernizar y optimizar la gestin documental en el Ministerio deTransportes y Comunicaciones.

Homogenizar y unificar los procesos de digitalizacin de documentosiniciados en las diferentes Dependencias del MTC.

Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de TrmiteDocumentario.

Mejorar la capacidad de gestin administrativa y de planeamientoestratgico.

Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en sta materia.


16/53

- 16

Implantar progresivamente un Sistema de Trmite Documentario con unworkflow adecuado a la naturaleza de los procesos de gestin documentaldel MTC.

3. MARCO LEGAL

LEY MARCO

Ley N 27658Ley de Marco de modernizacin de la Gestindel Estado

Ley N 26922 Ley Marco de descentralizacin del Estado

NORMAS TECNICAS

NTP ISO / IEC 17799-2004 Norma Tcnica Peruana

NORMAS SOBRE ARCHIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACION EN EL MTC

RD 861-2004-MTC/17 01 / 10 / 2004

Procedimiento que regule el tramite,ordenamiento y foliacin de expedientesadministrativos de la Direccin General deTelecomunicaciones

Resolucin Secretarial052-2003-MTC/04

15 / 04 / 2003Directiva para el uso de sistema de TramiteDocumentario en el MTC

Resolucin Secretarial020-2005 MTC/04 08 / 02 / 2005

Normas para la transferencia de documentos al

Archivo Central del MTC y Gua deOrganizacin de los Archivos de Gestin yArchivos Perifricos e Instructivo de Mudanza

NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACION PUBLICA

DL 19414 16 / 05 / 1972Ley de Defensa, Conservacin e Incremento dePatrimonio de la Nacin

Ley 25323 10 / 06 / 1991 Ley Sistema Nacional de Archivos

DS 022-75-ED 29 / 10 / 1975 Reglamento del Decreto Ley 19414

DS 008-92-JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos

Ley 28296Ley General del Patrimonio Cultural de laNacin

RJ 073-85-AGN-J 31 / 05 / 1985Normas Generales del Sistema Nacional deArchivos para el Sector Publico Nacional

RJ 173-86-AGN-J 18 / 11 / 1986

Normas para la formulacin del Programa deControl Documental en los ArchivosAdministrativos del Sector Publico Nacional,Normas para la transferencia de documentosen los Archivos Administrativos del SectorPublico Nacional, Normas para la eliminacinde los documentos en los Archivos


17/53

- 17

Administrativos del Sector Publico Nacional,Normas para la conservacin de losdocumentos en los Archivos Administrativosdel Sector Publico Nacional, presentado por la

Direccin General del Archivo Intermedio delArchivo General de la Nacin.

NORMAS SOBRE SOPORTE DIGITAL

REGLAMENTOS FECHA ASUNTO

Ley 26612 21 / 05 / 1996

Modificacin de DL 681 Mediante el cual seregula el uso de tecnologas avanzadas enmateria de archivo de documentos einformacin.

Ley 27269 28 / 05 / 2000 Ley de Firmas y Certificados digitales

Ley 27291 24 / 06 / 2000

Que modifico el Cdigo Civil permitiendo lautilizacin de medios electrnicos para lacomunicacin de la manifestacin de voluntady la utilizacin de la firma electrnica, sobretodo en el rea de contratos

Ley 27309 15 / 07 / 2000 Que incorpora el cibercrimen al Cdigo Penal

Ley 27310 26 / 06 / 2000Que modifica el Art. 11 de la Ley 27269 sobrecertificados de firmas digitales

Ley 27419 06 / 02 / 2001Que modifica dos artculos del Cdigo ProcesalCivil y posibilita el envi a travs de correoselectrnicos de determinados actos procesales

Ley 27489 11 / 06 / 2001Que regula las centrales privadas deinformacin de riesgos y de proteccin al titularde la informacin

Ley 28119 12 / 12 / 2003 Que prohbe el acceso de menores d edad apaginas de contenido pornogrfico

Decreto Legislativo 681Sobre efectos legales de los documentosdigitales obtenidos por el microfilmado

Decreto Legislativo 827

Ampliacin de los alcances del DecretoLegislativo 681 autorizando a las institucionesdel Estado para la utilizacin del SistemaMicrofilmado en sus documentos


18/53

- 18

Decreto Supremo 009-92-JUS

Reglamento del Decreto Legislativo 681 Sobreel uso de tecnologa avanzada en materia dearchivos de empresa

Decreto Supremo001.2000.JUS

Que aprueba el Reglamento sobre aplicacinde normas que regulan el uso de tecnologasavanzadas en materia de archivo dedocumentos e informacin a entidadespublicas y privadas

Decreto Supremo019.2002.JUS

Reglamento de la Ley de Firmas Digitales

Resolucin 103-2003/CTR

5 / 11 / 2003Disposiciones complementarias al Reglamentode la Ley de Firmas Digitales

RM 224-2004-PCM

Aprueban uso obligatorio de la Norma Tcnica

Peruana NTP-ISO 17799-2004 EDI Tecnologade la Informacin, cdigo de buenas practicaspara gestin de la seguridad de la informacin

R. de Comisin 005-1997/INDECOPI-CTR

7 / 12 / 1997 N.T. Micrografia

R. de Comisin 032-1997/INDECOPI-CTR

5 / 8 / 1998 N.T. Micrografia

ResolucinAdministrativo delTitular del Pliego del

Ministerio Publico N112-99-SE-TP-CEMP

25 / 06 / 1999La Comisin Ejecutiva del Ministerio Publicoaprob la conformacin de un Comit de

Trabajo encargado de la elaboracin

PROYECTOS DE LEYES RELACIONADO A LA DIGITALIZACION

Proyecto 4.2.5 Aplicacin de Tecnologas de microfilmacin, digitacin, digitalizacin yotras para el tratamiento de imgenes y documentos de los archivos de la ComisinEjecutiva, Secretaria Ejecutiva y Archivo Central del Plan de Consolidacin del Proceso deReorganizacin y Modernizacin del Ministerio Publico, con el propsito de mejorar losniveles de acceso a la Justicia.

Proyecto de reforma penal sobre criminalidad informtica en 1999.

Proyecto de Ley N 5070 Ley de Firmas Electrnicas del Per.

Proyecto de Ley del 7 de Junio del 2002 N 03128 que modifica el Art. 2 del DecretoSupremo N 019-2002-JUS y designa al registro nacional de identificacin y estado civil(RENIEC) como la autoridad administrativa competente, conforme a lo establecido en elArt. 15 de la Ley de Firmas y certificados digitales


19/53

- 19

4. ALCANCE

El Proyecto es de aplicacin a todas las Unidades Orgnicas, Oficinas

desconcentradas y Proyectos Especiales del Ministerio de Transportes yComunicaciones.

5. JUSTIFICACIN

En la actualidad, el Ministerio de Transportes y Comunicaciones recibe y generadiariamente gran cantidad de documentacin, la cual que es custodiada yadministrada en los archivos de Gestin, Perifricos y/o Central, segn suantigedad y naturaleza. La funcin principal de stos archivos es la deadministrar, preservar y velar por la defensa y conservacin la misma. Del mismo

modo, los archivos buscan apoyar y contribuir de manera eficiente y eficaz a lacorrecta toma de decisiones, proporcionando informacin fidedigna y oportuna enel ms corto plazo, dentro de los mecanismos establecidos por la propiainstitucin.

Modernizar y normalizar las polticas de la gestin documental en el MTCsignificar optimizar los tiempos invertidos en la ejecucin de los mismos, as comoiniciar un proceso de concientizacin organizacional para las buenas prcticas en lagestin administrativa dentro del mismo.

Considerando que el xito de

ste proyecto radica en unaceptable nivel de organizacin yordenamiento de losdocumentos (archivstica), esimportante sealar que el nivelde normalizacin de lasactividades archivsticas en elMTC es incipiente, hacindoseimprescindible reforzar lanormatividad existente, as comocapacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las

nuevas disposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente:

En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nospermitan regular los procesos archivsticos, como son:

c. El Programa de Control Documental de la Dependencia, que constade : Inventario de Series Documentales y Tabla General de Retencin de Documentos.

d. La normatividad especfica que regule la aplicacin de todos losprocesos tcnicos archivsticos dentro del MTC.


20/53

- 20

No se puede identificar con certeza el nmero exacto ni el dominio dearchivos de gestino perifricosexistentes en elMTC, debido a queno existe lanormatividadespecfica para lacreacin de stos.Los archivos degestin yperifricos sehacen evidentes al

momento queremiten sudocumentacin alArchivo Central.

En su mayora, los archivos de gestin y perifricos son organizados deacuerdo al criterio de las personas que lo administran (por lo generalsecretarias) y no en base a criterios tcnicos archivsticos estndares, porello actualmente no existe un ordenamiento homogneo de losdocumentos en los archivos del MTC, debido a la ausencia de lanormatividad

especfica para laejecucin de losprocesos tcnicosarchivsticos, comose mencion lneasarriba.

Uno de los factorespor los que no sepuede realizar una

correcta bsqueda,clasificacin,signacin,transferencia oeliminacin de losdocumentos esporque no se lostiene correctamenteordenados.

En tal sentido, ste proyecto tiene por finalidad iniciar ordenada y progresivamentela Digitalizacin de documentos por series documentales, en los diferentes archivos


21/53

- 21

del MTC, as como en la Mesa de Partes del mismo, por lo cual se debern sentarlas bases para optimizarlos y modernizar la gestin documental en el MTC,reduciendo los costos operativos involucrados, haciendo uso de las Tecnologas dela Informacin.

6. BENEFICIOS

El uso de las tecnologas de la informacin (TI) en la gestin documental del MTCpromover la modernizacin del mismo a travs de la descentralizacinorganizativa, por medio de la colaboraciny la difusin de la informacin sin lmites deespacio y tiempo. Entre otras cosas, estoposibilitar la comunicacin horizontaldentro del ejercicio de las labores de lostrabajadores y el desarrollo de actividades ola cooperacin vertical sin la intervencinde una autoridad jerrquicamente superior,volviendo ms gil el quehacer cotidiano.

El principal beneficiado de ste proyecto es el ciudadano, pues podrapreciar una administracin ms eficiente y gil, con tiempos de respuestaprogresivamente menores y una mayor transparencia en los procesos involucrados.

Asimismo, toda rea o dependencia del MTC que inicie ste esfuerzo se ver

beneficiada con la reduccin de los costos, tiempos y riesgos involucrados en lagestin documental.

En lneas generales, los beneficios del Proyecto de Digitalizacin de Documentosson los siguientes:

Beneficios principales la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos:

1. Permitir disponer de archivos ordenados fsicamente de acuerdo aestndares predeterminados.

2. Sentar las bases para la optimizacin progresiva de las actividades

propias de los archivos (bsqueda, seleccin, ordenacin, prstamo,transferencia, eliminacin, entre otros), vindose esto reflejado en lareduccin considerable de los tiempos y costos en la administracin delos documentos.

3. Permitir disponer, en el archivo de cada dependencia, de una base dedatos actualizable automticamente de lo siguiente:a. Del inventario de series documentales.b. De la Tabla de Retencin de Documentos.c. Del inventario de documentos.

4. Brindar ayuda y permitir mejorar los tiempos invertidos en la toma de

decisiones correspondientes a las actividades propias de los archivos.


22/53

- 22

Beneficios de la digitalizacin de documentos propiamente dicha:

1. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional.2. Evita la prdida de conocimientos, experiencias, direcciones, entre otros.3. Facilitar el trabajo del personal, dentro y fuera del MTC.4. Facilitar la gestin descentralizada.5. Facilitar los procesos de reorganizacin.6. Ahorro de espacio para el archivo fsico de los documentos.7. Facilitar disposicin de los documentos a travs de consulta de manera

instantnea.8. Un mismo documento puede ser consultado por dos o ms personas en

forma simultnea.9. Se eliminan los riesgos de prdida de documentos.10.Proteger el patrimonio, incluso frente a la captura y copias no deseadas

desde dentro de la organizacin.11.Se reducir significativamente el gasto en fotocopias e impresionesinnecesarias.

12.Se evita el desgaste o prdida de los documentos originales.13.Reducir los costos y los tiempos de espera de la informacin a los

usuarios internos y externos del MTC.14.Incrementa la productividad del personal.15.Ahorra en costos (papeles, tonners, mantenimiento de equipos), tiempo

en la gestin de los documentos (traslado, fotocopia, archivo, entreotros).


23/53

- 23

SECCIN II: DESARROLLO DEL PROYECTO7. METODOLOGA

7.1.ENFOQUE8. ETAPA I: ORGANIZACIN, ORDENAMIENTO E

INFORMATIZACIN DEL ARCHIVO9. ETAPA II: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS10. ETAPA III: IMPLANTACIN PROGRESIVA DE LA SOLUCIN

INFORMATICA

11. ETAPA IV: IMPLANTACIN DE LOS MECANISMOS Y/OSERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIN DELOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS


24/53

- 24

7. METODOLOGA

Se utilizar una metodologa de gestin basada en el ciclo de la calidad (Planear,Ejecutar, Verificar, Actuar) con nfasis en la Planeacin y el Seguimiento(verificacin). El concepto de Grupos de Trabajo forma parte importante de estametodologa.

Se efectuarn sesiones deplaneacin tanto con loscoordinares de lasDependencias como conlos respectivos usuariosinternos finales. Se utilizauna metodologa de

Planeacin Avanzada quepermite obtener no sololas actividades que sedeben desarrollar paragarantizar el logro de losobjetivos, sino, laasignacin de los recursosde tiempo, de personal, yeconmicos que haganviable el correctodesarrollo del proyecto.

Toda actividad que sedesarrolle dentro delproyecto estar refrendada en un cronograma con la respectiva asignacin derecursos humanos y de tiempo. Se har estricto control al cumplimiento de cadauna de las responsabilidades de los miembros de los grupos de trabajo de talmanera que se garantice el cumplimiento de la totalidad del proyecto.

Para la implementacin se utiliza una metodologa de Gerencia Proactiva, a fin dedeterminar las actividades a cumplirse en el futuro inmediato, y con base en estasactividades, en su impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto,tomar las decisiones pertinentes.

Cualquier cambio a los cronogramas, criterios de aceptacin y objetivosestablecidos se efectuarn a travs del Comit encargado del planeamiento,control y supervisin de la ejecucin del Proyecto, que debe, una vez analizado elimpacto y el riesgo de la implementacin del cambio, dar su recomendacin.

De manera general, las actividades a desarrollar en el proyecto, segn lametodologa descrita son las siguientes:

Actividades necesarias para la optimizacin de la gestin documental en el MTC:


25/53

- 25

Desarrollar una aplicacin informtica para el registro y administracin deseries documentales.

Desarrollar la normatividad existente y normar los temas an no reguladospara la gestin documental.

Desarrollar el Programa de Control Documental de los archivos del MTC(todas las Dependencias), lo que involucra:o La elaboracin del inventario de series documentales yo La elaboracin de la tabla de retencin de documentos de cada

Dependencia. Realizar el inventario de procesos de gestin documental del MTC, dejando

sentadas las bases para el mejoramiento de los mismos. Llevar a cabo la modernizacin progresiva de los Archivos de Gestin,

Perifricos, Central y de la Mesa de Partes del MTC, ejecutando ordenada ygradualmente los procesos tcnicos archivsticos en ellos, dejndolos

optimizados y unificados, teniendo como herramienta principal el uso de lastecnologas de la informacin.

Actividades necesarias para iniciar el proceso de digitalizacin de documentos:

Haber alcanzado un nivel intermedio en el desarrollo de las actividades deoptimizacin de la gestin documental en el MTC.

Definir los lineamientos tcnicos a los que deber ceirse la solucininformtica a adquirir (adaptar o desarrollar) por el MTC, para la gestin

documental y de la informacin en general.


26/53

- 26

Implantar progresivamente una lnea de produccin para la digitalizacin dedocumentos de los archivos y de documentos para la gestin documental.

Identificar las dependencias del MTC que han iniciado esfuerzos dedigitalizacin de documentos y el nivel de avance de las mismas.

Identificar un rea crtica en las dependencias pertinentes, donde se iniciarun piloto del proyecto.

7.1. ENFOQUE

La Gestin de documentos es un concepto que puede ser utilizado en distintoscontextos con distintos significados. Cuando lo utilizamos siempre nos vemosobligados a definir el mbito de aplicacin. En este caso, nos referimos a lagestin de la informacin registrada creada o recibida por una organizacin enel desarrollo de sus actividades y que se almacena como informacin o prueba.

Esto implica obligatoriamente un concepto muy amplio de documento, pues laimparable automatizacin de los procesos de negocio en las organizaciones,tanto en la administracin pblica como en las empresas privadas, implica quegran parte de la informacin a gestionar se encuentra en bases de datos yaplicaciones informticas.

Las organizaciones y la gestin de documentos

Diversos sucesos de impacto mundial (ENRON, Arthur Andersen, 11 Sept) y

otros de carcter ms local, acompaados de la consolidacin definitiva del e-business y la e-administracin han tenido efecto sobre la consideracin de lagestin de documentos en el entorno de las organizaciones. Por un lado, tantoen las administraciones pblicas como en las empresas privadas podemos notarsntomas de degradacin de unos sistemas de gestin ideados y perfectamenteestructurados para los documentos en papel; pero que difcilmente danrespuesta a los entornos electrnicos donde en mayor o menor grado semueven las organizaciones. Por otro, las estrategias alineadas con elentorno electrnico y la necesidad de cumplir en mayor o menormedida con el marco regulatorio que trata de impedir nuevosescndalos, sitan la gestin de documentos en un plano estratgico enel que nunca antes haba estado.Esto se traduce en muchas organizaciones en el inicio de proyectos para laimplantacin del sistema de gestin de documentos electrnicos, que si logranenfocarse adecuadamente y no slo desde el punto de vista tecnolgico,pueden llegar a convertirse en una de las piedras angulares de unaorganizacin y tener efectos positivos sobre la gestin de otro tipo deinformacin.


27/53

- 27

El sistema de gestin de documentos

Para poder implantar un sistema de gestin de documentos en una

organizacin actual es imprescindible abarcar la gestin de documentos entoda su complejidad:

Documentos que nacen electrnicos y que se convierten en papel parasu autentificacin.

Documentos que ingresan en papel en las organizaciones. Documentos electrnicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo

electrnico). Documentos en papel que se convierten en electrnicos al digitalizarlos. Documentos que se componen de datos en una aplicacin al pedir

ser consultados. Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos. Documentos que se sustituyen por aplicaciones informticas que

recogen los distintos pasos de un trmite o workflow. Documentos firmados electrnicamente

El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de laorganizacin y la incorporacin de los documentos en el sistema debeplantearse desde los orgenes del mismo, independientemente del perodo quese vaya a conservar. Todas las personas de una organizacin que manejendocumentos sern responsables de su gestin, que debe estar tan integrada enla forma de trabajo que no sea percibida como una carga extraordinaria.


28/53

- 28

8. ETAPA I: ORGANIZACIN, ORDENAMIENTO EINFORMATIZACIN DEL ARCHIVO

8.1. FASE I: DIAGNSTICO DEL ARCHIVO Y TRATAMIENTO DELACERVO DOCUMENTAL

8.1.1. OBJETIVO:

Identificar la situacin actual del Archivo de la Dependencia ydeterminar si el proceso de ordenamiento podr ser ejecutado por elpersonal del archivo de la dependencia o se requerir contratar a unconsultor externo para ello.

Elaborar el Programa de Control Documental (PCD) del rea. Identificar las series documentales prioritarias a digitalizar.

8.1.2. DETALLES:

El Archivo Central del MTC deber conformar un equipo de archiveros querealice o supervise (si se contrata a un tercero) la ejecucin de sta fase.

8.1.3. PRE CONDICIONES:

1. Disponer de los siguientes formatos: Identificacin de una serie documental Tabla General de retencin de documentos

2. Disponer del mdulo electrnico para el registro de las series

documentales y la elaboracin de la Tabla General de Retencin dedocumentos. Anexo 001

3. Tener identificados a los responsables de archivo, procesos einformtica de cada Dependencia.

8.1.4. ACTIVIDADES:

Consultora Personal del MTC Consultora + Personal del MTC

1. Iniciar el proceso de

seleccin para larealizacin deldiagnstico situacionalde los archivos de laDependencia y para lacreacin del Programade ControlDocumental de lamisma, segn elmodelo de Trminosde Referenciaelaborados por la

Mesa de Trabajo paratal fin (Ver Anexo 01).

1. Formar equipo(s) de

archivero(s) a fin derealizar el (los)Diagnstico(s)situacional(es) de la(s)Dependencias.

2. Capacitar al (a los)equipos(s) de archiverosen el registro de datosen el maestroelectrnico de seriesdocumentales.

3. Ejecucin del

1. Iniciar el proceso de seleccin

para la realizacin deldiagnstico situacional de losarchivos de la Dependencia ypara la creacin del Programade Control Documental de lamisma, segn el modelo deTrminos de Referenciaelaborados por la Mesa deTrabajo para tal fin (Ver Anexo01).

2. Capacitar al personal del

archivo de la Dependencia enla creacin de un Programa de


29/53

- 29

2. Capacitar al personalinvolucrado (de laconsultora) en el uso

de las herramientasinformticasnecesarias para elingreso de los datos alsistema (mduloselectrnico para elregistro de seriesdocumentales).

3. Ejecucin delDiagnsticoSituacional y elPrograma de ControlDocumental (PCD) dela Dependencia.

4. Definir los campos aregistrar de cada una(plantillas), a utilizarcuando se inicie elproceso digitalizacinde documentos,siendo esto

responsabilidadcompartida de loscoordinadores dearchivo e informticade la Dependencia.

Diagnstico Situacional yel Programa de ControlDocumental (PCD) de laDependencia, por

personal del MTCespecialista en archivo.

4. Definir los campos aregistrar de cada una(plantillas), a utilizarcuando se inicie elproceso digitalizacin dedocumentos, siendoesto responsabilidadcompartida de loscoordinadores dearchivo e informtica dela Dependencia.

Control Documental.

3. Capacitar al personalinvolucrado (de la consultora y

de la Dependencia) en el usode las herramientasinformticas necesarias para elingreso de los datos al sistema(mdulos electrnico para elregistro de seriesdocumentales).

4. Realizar el DiagnsticoSituacional y el Programa deControl Documental (PCD) dela Dependencia.

5. Definir los campos a registrarde cada una (plantillas), autilizar cuando se inicie elproceso digitalizacin dedocumentos, siendo estoresponsabilidad compartida delos coordinadores de archivo einformtica de laDependencia.

8.1.5. ENTREGABLES:

1. El diagnstico del archivo de la dependencia.

2. El programa de control documental (PCD), que consta de:a. El inventario de series documentales.b. La tabla de retencin de documentos.

3. El registro de los datos de las series documentales, en el maestro deseries documentales electrnico.

4. El orden de digitalizacin de las series documentales de laDependencia.

8.1.6. SITUACIN OBJETIVO:

Se puede estimar el tiempo, personal y/o recursos a destinar por laDependencia para el ordenamiento del Archivo en tratamiento.


30/53

- 30

8.2. FASE II: EJECUCIN DE LOS PROCESOS TCNICOSARCHIVSTICOS Y DESARROLLO DEL INVENTARIO YOPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTALDE LA DEPENDENCIA

8.2.1. OBJETIVOS:

Ordenar, organizar e informatizar el archivo de la Dependencia(modernizacin del archivo).

Elaborar el inventario de documentos y de procesos de gestindocumental del rea, a fin de optimizarlos.

8.2.2. DETALLES:

Toda Dependencia del MTC deber ceirse a la normatividad interna

vigente para la organizacin y ordenamiento de los archivos. Al respecto, elAnexo 04 de ste documento es el Proyecto del Manual de Organizacinde Archivos en el MTC, normatividad de la que actualmente no se disponey que busca cubrir ese vaco.

Sobre la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos en los Archivosde Gestin y los Archivos Perifricos cabe precisar lo siguiente:

Ser responsabilidad del personal de la misma Dependencia, bajo lasupervisin del personal del Archivo Central del MTC.

Se programarn capacitaciones peridicas en ordenamiento y

organizacin de archivos al personal que de profesin no es archivero(secretarias, conserjes, encargados en gral.). El Archivo Central del MTC deber elaborar un Programa de

supervisin de los procesos de gestin documental, a fin de evidenciarla situacin de los Archivos y velar por el correcto estado de losmismos.

Sobre la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos en el ArchivoCentral, cabe sealar:

Debido al volumen de la documentacin a tratar, se considerarecomendable contratar a un tercero para la ejecucin de ste servicio,pero aun as, el Archivo Central deber integrar a todo su personal ensta labor.

La ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos (reorganizacindocumental), involucra las siguientes actividades:

a. Clasificacin de los documentos de la dependencia.b. Ordenacin de los documentos (Alfabtica, numrica y cronolgica).c. Signacin (asignacin de un cdigo a cada serie).d. Descripcin, identificacin, anlisis y determinacin de las

caractersticas internas y externas de los documentos.

e. Elaboracin del inventario de documentos.


31/53

- 31

f. Desarrollo de los flujos y la gestin de cada serie documental encada dependencia (inventario de procesos).

Durante la ejecucin de sta actividad, se deber dar inicio a la elaboracin

del inventario de documentos del archivo en tratamiento.


1. Disponer de los entregables de la Fase precedente.2. Contar con un equipo de personas debidamente capacitadas para el

ordenamiento del Archivo, segn la normatividad existente en el MTC(ver Anexos 04, 12 y 13).

3. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de statarea (espacio fsico, cajas, anaqueles, entre otros), la misma que sepodr determinar de los Diagnsticos realizados en la primera fase desta Etapa.

8.2.4. ACTIVIDADES:

Consultora Personal del MTCConsultora + Personal del

MTC

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de untercero para el

tratamiento delacervo documental delarchivo de ladependencia, segn elmodelo de trminos dereferencia elaboradospor la Mesa de Trabajopara ste fin (ver anexo02), tomndose comoreferencia principal eldiagnostico de losarchivos de la

dependencia.

2. La empresa seleccionadadeber entregar a laDependencia y alArchivo central del MTC,el Programa deEjecucin de losProcesos TcnicosArchivsticos, los quedebern ser aprobados

por el responsable dearchivo de cada

1.Capacitar al personal dearchivo de la dependenciaen la ejecucin de losProcesos Tcnicos

Archivsticos.

2.Elaboracin del Programa deEjecucin de los ProcesosTcnicos Archivsticos de laDependencia.

3.Ejecucin de los ProcesosTcnicos Archivsticos en elArchivo de la Dependencia.

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de un terceropara el tratamiento del

acervo documental delarchivo de la dependencia,segn el modelo detrminos de referenciaelaborados por la Mesa deTrabajo para ste fin (veranexo 02), tomndosecomo referencia principalel diagnostico de losarchivos de ladependencia.

2. La empresa seleccionadadeber definir el Programade Ejecucin de losProcesos TcnicosArchivsticos, los quedebern ser aprobadospor el responsable dearchivo de cadadependencia involucrada.Este programa deejecucin deber

considerar la realizacinde ste trabajo con


32/53

- 32

dependenciainvolucrada.

3. Ejecucin de los procesos

tcnicos archivsticos departe de la empresacontratada y bajo lasupervisin delcoordinador de archivode la Dependencia.

personal del archivo de laDependencia.

3. Ejecucin de los procesos

tcnicos archivsticos departe de la empresacontratada, con personaldel archivo de laDependencia y bajo lasupervisin delcoordinador de archivo dela misma.

Sobre el inventario de procesos de gestin documental de ladependencia:

Es imprescindible utilizar una metodologa y/o notacin nica para lapresentacin el modelo de procesos de la dependencia. Asimismo, loscoordinadores de procesos debern trabajar conjuntamente a fin deminimizar la ocurrencia de errores en los procesos que involucran variasreas o Dependencias del MTC.

El Anexo 03 representa el formato referencial para la presentacin delos informes correspondientes a sta actividad.


MTC

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de untercero para eldesarrollo delinventario yoptimizacin de losProcesos de gestindocumental de laDependencia, segn los

trminos de referenciaelaborados por la Mesade Trabajo de laelaboracin delProyecto (Ver Anexo03).

2. La empresaseleccionada deberentregar a la Mesa dePartes, el Programacorrespondiente a la

Ejecucin ste servicio,el mismo que deber

1. Conformar un equipo deespecialistas en procesos ygestin documental delrea para la elaboracin delinventario y optimizacinde procesos de gestindocumental de laDependencia, el mismoque deber ser aprobadopor el responsable dearchivo, de informtica yde procesos de laDependencia, as como porel Comit de supervisindel Proyecto

2. Supervisin de la ejecucinde ste servicio, por elcomit de supervisin de laejecucin del proyecto y delos coordinadores dearchivo, informtica y

procesos de laDependencia, verificando

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de unconsultor que seencargar de dirigir ycontrolar las actividadesdel personal del MTC ensta fase del Proyecto,garantizando que eltrabajo de los mismoscumpla con los requisitostcnicos mnimos vigentesa fin de obtener losobjetivos planteados parasta fase del Proyecto.

2. Entregar a la Dependencia,el Programacorrespondiente a laEjecucin ste servicio, elmismo que deber seraprobado por el

responsable de archivo, deinformtica y de procesos


33/53

- 33

ser aprobado por elresponsable de archivo,de informtica y deprocesos de la Oficina

de TrmiteDocumentario delMTC, as como por elComit de supervisindel Proyecto.

3. Supervisin de laejecucin de steservicio, por el comitde supervisin de laejecucin del proyectoy de los coordinadoresde archivo, informticay procesos de laDependencia,verificando que secumplan los requisitosestablecidos por elMTC.

4. Verificacin de losentregables de steservicio, para la

conformidad delservicio prestado por laempresa proveedora,de parte de loscoordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia y delComit de supervisindel Proyecto.

que se cumplan losrequisitos establecidos porel MTC.

3. Verificacin de losentregables de steservicio, de parte de loscoordinadores de archivo,informtica y procesos dela Dependencia y delComit de supervisin delProyecto.

de la Oficina de TrmiteDocumentario del MTC, ascomo por el Comit desupervisin del Proyecto.

3. Elaboracin del inventariode procesos de gestindocumental de laDependencia, encoordinacin con losresponsables deinformtica, procesos yarchivo de la misma ysupervisado por el comitde supervisin de laejecucin del proyecto.

4. Verificacin de losentregables de sta fase,de parte de loscoordinadores de archivo,informtica y procesos dela Dependencia y delComit de supervisin dela ejecucin del Proyecto.

8.2.5. ENTREGABLES:

1. Informe dirigido a la Oficina de Trmite Documentario del MTCdeterminando lo planteado en el objetivo de sta Fase.

2. El Archivo ordenado y organizado de la dependencia, segn losparmetros determinados por el Archivo General de la Nacin, con laaprobacin del equipo de supervisin del proyecto. El inventario de documentos del Archivo de la Dependencia. El manual de procedimientos del Archivo de la Dependencia.

3. El inventario de procesos de gestin documental de la Dependencia.



34/53

- 34

Los archivos (de Gestin, Perifricos y Central) del MTC se encuentranordenados y organizados.

Se dispone del inventario de las series documentales de cada

dependencia. Se cuenta con el inventario de procesos de gestin documental de

cada Dependencia, teniendo definido y optimizado el flujo de cadaserie documental identificada.


35/53

- 35

9. ETAPA II: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS9.1. FASE I: DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

9.1.1. OBJETIVO:

Implantar varas lneas de produccin para digitalizar, por seriesdocumentales y segn lo determinado en la Etapa I - Fase I, losdocumentos pertinentes del Archivo Central, de Gestin o Perifricos delMTC, a fin de disponer de stos desde el sistema de gestin documentalen uso.

9.1.2. DETALLES:

De las lneas de produccin implantadas se destinar por lo menos unapara la digitalizacin de documentos de los Archivos de Gestin oPerifricos de otras Dependencias del MTC.

La lnea de produccin deber ceirse a los estndares internacionalesvigentes a fin de poder obtener el certificado de idoneidad tcnica,certificado de calidad u otro pertinente que sea necesario para poder darlevalor legal a los documentos digitalizados, segn convenga.


36/53

- 36

La digitalizacin de documentos se realizar progresivamente, empezandopor las series documentales de mayor importancia para la Dependencia,segn lo determinado en la Etapa I Fase I.


1. Haber iniciado la Etapa I en el Archivo central del MTC.2. Haber realizado una reingeniera de procesos de gestin

documental en el Archivo Central del MTC (Etapa I Fase II).3. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea

(personal, espacio fsico, scanners, servidores, entre otros).4. Disponer de los entregables de la Etapa precedente aplicada a sta

rea.

9.1.4. ACTIVIDADES:


MTC

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de untercero para ladigitalizacin de losdocumentos de archivode la dependencia,

tomndose comoreferencia principal eldiagnostico de losarchivos de ladependencia.

2. La empresa seleccionadadeber entregar a laDependencia y al ArchivoCentral del MTC, elPrograma de Ejecucinste servicio, el mismo

que deber ser aprobadopor el responsable dearchivo, de informtica yde procesos de laDependenciainvolucrada.

3. Habilitacin del espaciofsico y preparacin delos medios logsticosnecesarios previos a la

implantacin de la Lneade Produccin.

1. Capacitar al personaldesignado para laimplantacin y desarrollode la lnea deproduccin.

2. Adquisicin (alquiler,

prstamo o compra) delos equipos necesariospara la Lnea deProduccin.

3. Implantacin y puesta enmarcha de la Lnea deProduccin.

4. Digitalizacin de losdocumentos del Archivode la Dependencia, por

series documentales.

5. Supervisin del procesode digitalizacin por elcomit de supervisin dela ejecucin del proyectoy los coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia, verificandoque se cumplan losestndares requeridospor el MTC y la custodia

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de unconsultor que seencargar de dirigir ycontrolar las actividadesdel personal del MTC en

sta fase del Proyecto,garantizando que eltrabajo de los mismoscumpla con los requisitostcnicos mnimosvigentes a fin de obtenerlos objetivos planteadospara sta fase delProyecto. El servicio deltercero ser por unperodo no mayor a seismeses.

2. Adquisicin (alquiler,prstamo o compra) delos equipos necesariospara la implantacin de laLnea de Produccin.

3. Elaborar y entregar alArchivo Central del MTC,el Programa de Ejecucinste servicios, el mismo

que deber ser aprobadopor el responsable de


37/53

- 37

4. Implantacin de la lneade Produccin, de partedel proveedor (equipos,

personal, hardware ysoftware necesarios parael desarrollo de lasactividades de sta fase).Los equipos sern depropiedad del tercerocontratado por el MTC.

5. Supervisin del procesode digitalizacin por elcomit de supervisin dela ejecucin del proyectoy los coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia, verificandoque se cumplan losestndares requeridospor el MTC y la custodiade la documentacin entratamiento.

6. Verificacin de los

entregables para laconformidad del servicioprestado por la empresaproveedora, de parte delos coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia y delComit de supervisindel Proyecto.

de la documentacin entratamiento.

6. Verificacin de los

entregables, de parte delos coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia y delComit de supervisindel Proyecto.

archivo, de informtica yde procesos de laDependenciainvolucrada.

4. Habilitacin del espaciofsico y preparacin delos medios logsticosnecesarios previos a laimplantacin de la Lneade Produccin.

5. Implantacin de la lneade Produccin (equipos,personal, hardware ysoftware necesarios parael desarrollo de lasactividades de sta fase).

6. Supervisin del procesode digitalizacin por elcomit de supervisin dela ejecucin del proyectoy los coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia, verificando

que se cumplan losestndares requeridospor el MTC y la custodiade la documentacin entratamiento.

7. Verificacin de losentregables de sta fase,de parte de loscoordinadores dearchivo, informtica yprocesos de la

Dependencia y delComit de supervisindel Proyecto.

9.1.5. ENTREGABLES:

1. Las lneas de produccin implantadas y en funcionamiento.2. El personal del Archivo Central del MTC capacitado para la

administracin de las lneas de produccin.


38/53

- 38


Los documentos del archivo de las dependencias y del Archivo Central del

MTC, de cada una de las series documentales requeridas, estn disponiblesen formato electrnico con o sin valor legal, segn lo requerido, desde elsistema de gestin documental en uso.

9.2. FASE II: DIGITALIZACIN DE LA DOCUMENTACION EN TRMITE,SIN DISPONER DE LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTALOPTIMIZADOS.

9.2.1. OBJETIVO:

Implantar una lnea de produccin en la Mesa de Partes del MTC paradigitalizar, por series documentales y segn lo determinado en la Etapa I Fase I en sta rea, los documentos que ingresan por la misma, a fin dedisponer de stos desde el sistema de gestin documental en uso.

9.2.2. DETALLES:


39/53

- 39

La implantacin de una lnea de produccin en la mesa de partes suponeun cambio considerable en el proceso de recepcin documental. Por ello,es necesaria una reingeniera de procesos previa en la misma.

NOTA: Es importante precisar que si ya se dispone de los procesos degestin documental optimizados de cada dependencia del MTC y sepiensa implementar sta Fase (digitalizacin de los documentos en trmite),se deber pasar a la Fase III de sta Etapa.


1. Haber realizado una reingeniera de procesos en la Mesa de Partesdel MTC.

2. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea(personal, espacio fsico, scanners, cajas, servidores, entre otros).

3. Disponer de los entregables de las fases precedentes aplicadas a starea.

9.2.4. ACTIVIDADES:


MTC

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de untercero para ladigitalizacin de losdocumentos de laMesa de Partes,tomando como base lareingeniera de procesosrealizada en la Mesa dePartes y en el Archivocentral del MTC.

2. La empresa seleccionadadeber entregar a laMesa de Partes, elProgramacorrespondiente a laEjecucin ste servicio, elmismo que deber seraprobado por elresponsable de archivo,de informtica y de

procesos de la Oficina deTrmite Documentario

1. Capacitar al personaldesignado para laimplantacin y desarrollode la lnea de produccinen la Mesa de Partes.

2. Adquisicin (alquiler,prstamo o compra) de losequipos necesarios para laLnea de Produccin.

3. Implantacin y puesta en

marcha de la Lnea deProduccin.

4. Digitalizacin de losdocumentos de la Mesa dePartes.

5. Supervisin del proceso dedigitalizacin en la Mesa dePartes por el comit desupervisin de la ejecucin

del proyecto y loscoordinadores de archivo,

1. Iniciar el proceso deseleccin para lacontratacin de unconsultor que se encargarde dirigir y controlar lasactividades del personal delMTC en sta fase delProyecto, garantizando queel trabajo de los mismoscumpla con los requisitostcnicos mnimos vigentesa fin de obtener los

objetivos planteados parasta fase del Proyecto. Elservicio del tercero ser porun perodo no mayor a seismeses.

2. Adquisicin (alquiler,prstamo o compra) de losequipos necesarios para laimplantacin de la Lnea deProduccin de la Mesa de

Partes.


40/53

- 40

del MTC, as como por elComit de supervisindel Proyecto.

3. Habilitacin del espaciofsico y preparacin delos medios logsticosnecesarios previos a laimplantacin de la Lneade Produccin en la Mesade Partes.

4. Implantacin de la lneade Produccin, de partedel proveedor (equipos,personal, hardware ysoftware necesarios parael desarrollo de lasactividades de sta fase).Los equipos sern depropiedad del tercerocontratado por el MTC.

5. Supervisin del procesode digitalizacin por elcomit de supervisin dela ejecucin del proyecto

y de los coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia, verificandoque se cumplan losestndares requeridospor el MTC y la custodiade la documentacin entratamiento.

6. Verificacin de losentregables para la

conformidad del servicioprestado por la empresaproveedora, de parte delos coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia y delComit de supervisindel Proyecto.

informtica y procesos dela Dependencia, verificandoque se cumplan losestndares requeridos por

el MTC y la custodia de ladocumentacin entratamiento.

6. Verificacin de losentregables, de parte delos coordinadores dearchivo, informtica yprocesos de laDependencia y del Comitde supervisin delProyecto.

3. Elaborar y entregar a laOficina de TrmiteDocumentario, el Programade Ejecucin ste servicios,

el mismo que deber seraprobado por elresponsable de archivo, deinformtica y de procesosde la misma, as como porel Comit de supervisin dela ejecucin del Proyecto.

4. Habilitacin del espaciofsico y preparacin de losmedios logsticosnecesarios previos a laimplantacin de la Lnea deProduccin en la Mesa dePartes.

5. Implantacin de la lnea deProduccin en la Mesa dePartes (equipos, personal,hardware y softwarenecesarios para eldesarrollo de lasactividades de sta fase).

6. Supervisin del proceso dedigitalizacin por el comitde supervisin de laejecucin del proyecto y loscoordinadores de archivo,informtica y procesos dela Oficina de TrmiteDocumentario, verificandoque se cumplan losestndares requeridos porel MTC y la custodia de la

documentacin entratamiento.

7. Verificacin de losentregables de sta fase,de parte de loscoordinadores de archivo,informtica y procesos dela Dependencia y delComit de supervisin de laejecucin del Proyecto.


41/53

- 41

9.2.5. ENTREGABLES:

La lnea de produccin para la digitalizacin de los documentos ingresadospor la Mesa de Partes del MTC en correcto funcionamiento, as como los

informes, programas o documentos requeridos para la obtencin de lamisma.


Los usuarios del MTC (internos y externos) pueden disponer en formatodigital de los documentos en trmite, cindose a las polticas de seguridaddeterminadas por el MTC.


42/53

- 42

9.3. FASE III: DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DELA MESA DE PARTES DEL MTC, DISPONIENDO DE LOS PROCESOSDE GESTION DOCUMENTAL OPTIMIZADOS (IMPLANTACIN DEUN WORKFLOW DOCUMENTAL).

9.3.1. OBJETIVO:

Optimizar y modernizar el sistema de gestin documental en el MTC,implantando un sistema informtico con un workflow adecuado para ello,tomando como referencia los procesos optimizados para de gestindocumental en el MTC.

9.3.2. DETALLES:

En sta Fase la Mesa de Partes y el Archivo Central del MTC ya disponen delneas de produccin implantadas y en funcionamiento y lo que se busca esimplementar un workflow adecuado en el sistema de gestin documentalen uso. Para ello, podr optarse por adquirir una nueva solucininformtica o adaptar la solucin en uso, determinar esto ser labor de laDireccin de Informtica en coordinacin con el Comit de Supervisin delProyecto.

ste sistema workflow dotar al MTC de herramientas de gestin internasque permitan definir el flujo de cada trmite, asignar los permisos de cadausuario, identificar cuellos de botella en los trmites, los flujosredundantes y otras herramientas pertinentes a fin de optimizar la gestindocumental interna en el MTC.



43/53

- 43

1. Haber realizado una reingeniera de procesos en la Mesa de Partesdel MTC.

2. Disponer de la infraestructura necesaria para la realizacin de sta tarea

(personal, espacio fsico, scanners, cajas, servidores, entre otros).3. Disponer de los entregables de las fases precedentes aplicadas a starea.

4. Haber digitalizado los documentos del Archivo de la dependencia, delas series documentales que sta considere ms relevantes.

5. Disponer de todos los procesos de gestin documental del MTCoptimizados.

9.3.4. ACTIVIDADES:

Consultora Personal del MTC

1. Iniciar el proceso de seleccin para lacontratacin de un tercero responsablede la implantacin de un sistemaworkflow adecuado para la gestindocumental en el MTC, tomando comoreferencia la optimizacin de losprocesos ya realizada.

2. La empresa seleccionada deberentregar a la Mesa de Partes, el

Programa correspondiente a la Ejecucinste servicio, el mismo que deber sercoordinado y aprobado por la Direccinde Informtica en conocimiento ycoordinacin con todos los responsablesde archivo, informtica y de procesos delas Dependencias del MTC, as como porel Comit de supervisin del Proyecto,para su correcta implantacin.

3. Implantacin del sistema workflow degestin documental.

4. Capacitacin de los usuarios del sistemade gestin documental, en coordinacincon los responsables de archivo, deprocesos y de informtica de cadadependencia, as como de la Direccinde Informtica del MTC.

5. Verificacin de los entregables para laconformidad del servicio prestado por laconsultora, de parte de los

coordinadores de archivo, informtica yprocesos de la Dependencia, de la

1. Diseo, desarrollo y prueba deimplantacin de un workflowdocumental apropiado para la gestindocumental en el MTC, por la Direccinde Informtica bajo la supervisin delComit de supervisin del Proyecto.

2. Implantacin del sistema workflow degestin documental.

3. Capacitacin de los usuarios del sistemade gestin documental, en coordinacincon los responsables de archivo, deprocesos y de informtica de cadadependencia, as como de la Direccinde Informtica del MTC.

4. Verificacin de los entregables, de partede los coordinadores de archivo,informtica y procesos de lasDependencias y supervisado por elComit de Supervisin del Proyecto.


44/53

- 44

Direccin de Informtica y supervisadopor el Comit de Supervisin delProyecto.

9.3.5. ENTREGABLES:

1. El sistema de gestin documental con un workflow adecuado para elMTC implantado y en correcto funcionamiento.

2. El personal usuario del sistema de gestin documental del MTCcapacitado en el uso del mismo.


Todos los usuarios del MTC (internos y externos) pueden disponer enformato digital de los documentos en gestin de sta dependencia,cindose a las polticas de seguridad determinadas por la misma.Asimismo, se dispone de un sistema de gestin documental que enveadjunto, al registro de un documento, el mismo documento digitalizado, elcual tendr, como trmite, un flujo determinado o flexible, segnconvenga.


45/53

- 45

10. ETAPA III: IMPLANTACIN PROGRESIVA DE LA SOLUCININFORMATICA

El enfoque de implantacin deber estar basado en una metodologa propia, adaptadaa la naturaleza concreta de la institucin, y a las caractersticas tcnicas y funcionalesde la solucin. (anexo 1)El siguiente grfico muestra las fases de la metodologa y describe las principalesactividades en cada una de ellas:

FASE I FASE II FASE III

HABILITACIN DE LOSSISTEMAS EXISTENTES

PARA LAADMINISTRACIN DE LADOCUMENTACIN DE

ARCHIVO EN FORMATODIGITAL

HABILITACIN DE LOS

SISTEMAS EXISTENTES PARALA ADMINISTRACIN DEDOCUMENTOS DE TRMITE

EN FORMATO DIGITAL

IMPLANTACIN DE UN

WORKFLOWDOCUMENTAL

DEFINICION YANALISIS

DISEO PARAMETRIZACION INTEGRACION IMPLEMENTACION

Anlisis de la

Situacinactual.

Diseo de las

especificacionesfuncionales ytcnicas.

Tareas de

parametrizacin y/oconfiguracin.

Plan de

pruebas deintegracin.

Implantacin de laSolucin

Plan de accin.

Desarrollo delPlan de

Implantacindetallado.

Pruebas de usuario ytest unitarios a nivel

de subproyecto.

Integracinglobal de la

solucin.

Formacin deequipos

Definicin derequerimientos

yespecificaciones

funcionales y

tcnicas.

Actividades desoporte a los

equipos de gestinde sistemas y

aplicaciones para el

mantenimiento

CONTROL Y SEGUIMIENTO

10.1. FASE I: HABILITACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES PARA LAADMINISTRACIN DE LA DOCUMENTACIN DE ARCHIVO ENFORMATO DIGITAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de lamodificacin de los sistemas que gestionarn los documentos


46/53

- 46

digitalizados, adaptarn los mismos para la habilitacin de tal funcin,en lo que corresponde a los documentos de archivo.

10.2. FASE II: HABILITACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES PARA LAADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y EN TRMITEEN FORMATO DIGITAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de lamodificacin de los sistemas que gestionarn los documentosdigitalizados, adaptarn los mismos para la habilitacin de tal funcin,en lo que corresponde a los documentos de archivo y en trmite.

10.3. FASE III: IMPLANTACIN DE UN WORKFLOW DOCUMENTAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable de lamodificacin del sistema de trmite documentario en uso adaptar stesistema para la administracin de los documentos de archivo y entrmite digitalizados.

10.4. ACTIVIDADES

10.4.1. DEFINICION Y ANALISIS

En primer lugar se comienza con un anlisis general de la situacinactual, este anlisis se lleva a cabo mediante reuniones con los

responsables (previamente identificados) y usuarios de las unidadesorgnicas (dependencias) implicadas, con el fin de obtener una visinglobal de la situacin actual que permita lograr los siguientes resultados:

Anlisis y diagnstico de la situacin actual, incluyendo el estudio delos documentos utilizados en la organizacin, la revisin de losprocesos actuales y la toma de requerimientos sobre posiblesmejoras: Inventario de Serie Documental.

Elaboracin junto a los responsables de un Plan de accin con lospuntos a corto, medio y largo plazo, de acuerdo a su estado crtico

y/o a las prioridades de la institucin. Dicho plan incluir, entre otras,la siguiente informacin:

a) Descripcin de cada accin o proyecto y beneficiosesperados.

b) Fecha de comienzo y fin.c) Usuarios involucrados y responsables del proyecto.

Definicin de los requerimientos y de las especificaciones tcnicas yfuncionales consideradas como generales o globales al sistema:Arquitectura tcnica, integracin con otros sistemas, perfiles de

seguridad, etc.


47/53

- 47

Cada uno de las distintas actividades y/o proyectos que se emprendande acuerdo al plan de accin comenzar con una fase de anlisis ydefinicin de los requisitos y especificaciones concretas del mismo.

10.4.2. DISEO

Tras la fase de definicin se realiza el diseo de las especificacionesfuncionales y tcnicas de acuerdo a la naturaleza y al alcance delproyecto.A continuacin se describen de forma resumida los principalesentregables para el proyecto de gestin de Archivos y mesa de partes, yuno de gestin de procesos, que provienen de la etapa anterior (EtapaII, de la cual conforman los entregables).

Gestin de Archivo y mesa de partes

Entregables relativos a la documentacin:

Tipos y caractersticas de los documentos que intervienen en elsistema (Tipos documentales y subtipos).

Identificacin de las oficinas (estructural y funcional), de cadadependencia del MTC.

Campos que incluye cada documento e informacincorrespondiente a cada uno de ellos (descripcin, valorespermitidos, validaciones cruzadas,...) Entregables relativos a laindexacin

Mtodos de indexacin a utilizar: video grabacin, OCR, etc. Criterios de indexacin: informacin necesaria en funcin del

mtodo para la identificacin de contenidos: definicin de reas,formularios, etc.

Entregables relativos a las consultas y gestin de contenidos:

Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, informacin

que se debe mostrar en cada una de ellas. Diseo a medida de las consultas e informes requeridos por los

usuarios

Gestin de procesos

Entregables relativos a las tareas:

Informacin de las tareas, caractersticas Unidades de medida para evaluacin de la eficiencia

Responsables y posibles funciones a realizar. Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecucin


48/53

- 48

Entregables relativos a las rutas:

Definicin de rutas Criterios de enrutamiento

Tambin se realizar la toma de requerimientos funcionales y tcnicospara la integracin de la solucin del sistema con otros sistemas de lainstitucin.

10.4.3. PARAMETRIZACION Y/O CONFIGURACION

Una vez concluida la fase de diseo anterior se comienza laparametrizacin de la solucin de acuerdo a la informacin obtenida. Se

realizaran las pruebas de usuario correspondientes y los test unitarios.

10.4.4. INTEGRACION

Se disea y ejecuta el plan de pruebas de integracin para verificar elcorrecto funcionamiento de la solucin con el resto de sistemasimplicados en el proceso, verificando tambin la performance de laaplicacin en el entorno real de la Institucin.

10.4.5. IMPLEMENTACION

Se realizara la implantacin de la solucin en la institucin, y laejecucin del plan de formacin, en el nuevo sistema, en los procesosafectados y en los nuevos.Durante el arranque y el periodo establecido de mantenimiento serealizan las actividades de soporte a los equipos de gestin de sistemas yaplicaciones, incluyendo la gestin de incidencias y/o mejoras.

10.4.6. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Durante la ejecucin de cada una de las fases anteriores se llevar a

cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada unade ellas. Esto implica la revisin del cumplimiento de las tareas descritaspara cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y sugrado de calidad.


49/53

- 49

11. ETAPA IV: IMPLANTACIN DE LOS MECANISMOS Y/OSERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIN DE

LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOSEl desarrollo de la implantacin de los mecanismos y/o servicios dealmacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados tendr la mismametodologa que la Etapa anterior (Etapa IV). La arquitectura se presenta en elanexo 2El siguiente grfico muestra las fases de la metodologa y describe las principalesactividades en cada una de ellas:

FASE I FASE II

HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/OSERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y

CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOSDIGITALIZADOS EN LA SEDE CENTRAL

HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/OSERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y

CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOSDIGITALIZADOS EN LAS SEDES

DESCONCENTRADAS DEL MTC A NIVELNACIONAL

DEFINICIONY ANALISIS

DISEO PARAMETRIZACION INTEGRACION IMPLEMENTACION

Anlisis de laSituacinactual.

Diseo delasespecificacionesfuncionalesy tcnicas.

Tareas deparametrizacin y/o

configuracin.

Plan depruebas deintegracin.

Formacin deequipos

Plan deaccin.

Desarrollodel Plan deImplantacindetallado.

Pruebas de usuario ytest unitarios a nivel de

subproyecto.

Integracinglobal

Actividades desoporte a los equiposde sistemas de lasUnidades orgnicasy aplicaciones para

el mantenimientoDefinicin derequerimient

os yespecificacio

nesfuncionales y

tcnicas.CONTROL Y SEGUIMIENTO


50/53

- 50

11.1. FASE I: HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O SERVICIOS DEALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOSDIGITALIZADOS EN LA SEDE CENTRAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable,implementara la arquitectura que albergara los mecanismos y/o serviciosde almacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados enla Sede Central, adaptando la arquitectura actual para la habilitacin detal funcin, en lo que corresponde a los documentos digitales.

11.2. FASE II: HABILITACION DE LOS MECANISMOS Y/O SERVICIOS DEALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOSDIGITALIZADOS EN LAS SEDES DESCONCENTRADAS DEL MTC A NIVELNACIONAL

La Direccin de Informtica, el rea o consultor responsable,implementara la arquitectura que albergara los mecanismos y/o serviciosde almacenamiento y conservacin de los documentos digitalizados enlas Sedes Desconcentradas del MTC a nivel Nacional, adaptando laarquitectura actual para la habilitacin de tal funcin, en lo quecorresponde a los documentos digitales.

11.3. ARQUITECTURA

La plataforma del Sistema esta basado en una arquitectura Web,interconectando los terminales de la Sede Central del MTC mediante laIntranet, y las oficinas descentralizadas a nivel nacional medianteInternet.En los puntos donde no se disponga de acceso a Internet, seimplementar una VPN con el punto ms cercano que tenga acceso aInternet.


51/53

- 51

11.3.1. SEDE CENTRAL MTC

La arquitectura de almacenamiento de las imgenes y/o archivoselectrnicos y el sistema de Gestin Documental, en la Sede Central esel siguiente.1 Servidor de Imgenes y/o Archivos electrnicos (xls, doc, tiff, pdf,

jpeg, multimedia, etc).1 Servidor para la base de datos y el


52/53

- 52

En el caso de que alguna zona a nivel nacional no cuente con Internet,se implementara una VPN, entre la Sede Desconcentrada mas cercanay/o Sede Central, y la Sede que no cuente con acceso a Internet porencontrndose muy alejada, o no contar esa zona con ese servicio.

El almacenamiento de las imgenes y/o Archivos electrnicos de todaslas Sedes desconcentradas del MTC y la propia Sede Centra

Documents

Proyecto de Digitalizacion de Documentos Del Mtc