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Proyecto
Estandarización de la descripción de materiales en los
almacenes de Peña Colorada.
Manuel Alejandro Osorio Torres
Ingeniería Industrial
Asesor:
Agustin Huazano Moreno
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CONTENIDO
1 JUSTIFICACIÓN O PROBLEMA A RESOLVER…………………...3
2 OBJETIVOS……………………………………………………………..8
2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………………………...8
2.2 ALCANCE……………………………………………………………..8
3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS…………………………………9
3.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES……………………………….9
4 RESULTADOS………………………………………………………….20
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………..21
6 COMPETENCIAS DESARROLLADAS……………………………...22
7 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………23
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1.- JUSTIFICACIÓN O PROBLEMA A RESOLVER.
El almacén forma parte de la red de logística siendo un elemento importante para
el buen funcionamiento de la organización y un medio para aumentar las
utilidades.
El objetivo primordial de un almacén espreservar la calidad de los productos desde
que se internan hasta que salen, además de prestar espacio y equipo para el
resguardado de materiales, es importante tener un ciclo constante de movimiento
de artículos para evitar faltantes que pueda causar retrasos en la producción.
Cubren las necesidades del ciclo productivo y que almacenan materiales
consumibles (accesorios o auxiliares), y los que satisfacen las necesidades del
ciclo de producción o almacenamiento de los productos.
Para cumplir el objetivo como almacén, es necesaria la correcta planificación, lo
cual facilita el manejo y ubicación del material.
El control dentro del almacén depende mayormente de la cantidad de material
almacenado sin dejar a un lado las exigencias del material.
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Consorcio Minero Benito Juárez Peña Colorada es una de las más grandes
productoras de hierro a nivel mundial contribuyendo a la producción industrial del
estado de Colima y a nivel nacional gracias a la explotación de grandes
yacimientos ferrosos, ubicada en el denominado Cerro de los Juanes en el
municipio de Minatitlan en el estado de Colima.
El presente proyecto se realizo en la gerencia de Abastecimientos y Contratos en
el área de almacén el cual cuenta con almacenes en planta Peletizado y área
mina.
Del almacén general mina se desprenden 5 patios los cuales sirven para el
resguardo de material pesado los cuales trabajan de manera coordinada para
satisfacer los requerimientos de los usuarios.
Para el resguardo de los materiales en Peña Colorada, los almacenes se clasifican
de la siguiente manera:
Mina:
Almacén equipo móvil CMM1 (la encantada)
Almacén general CMG1
Wonder 1 CMW1 (patio 82, 83, 84)
Wonder 2 CMW2 (patio de llantas)
Patio 85
Peletizado:
Almacén Peletizado
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En la siguiente 1 imagen se muestra la localización de los almacenes
dependientes del almacén general en el área mina.
Imagen 1.- Almacenes área mina
El almacén tiene como norma general:
Una cómoda recepción de materiales.
Instalaciones adaptadas al tipo de material almacenado y exigencias de
manipulación.
El almacén tiene dos tipos de almacenaje, ordenado y al aire libre lo cual se
asigna un único lugar fijo a cada material, los espacios destinados a los materiales
se adecuan a las características particulares de estos lo cual destaca
positivamente en el sistema, la facilidad de control y manipulación de artículos.
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Aplicando técnicas de administración de operaciones para el control de inventarios
que destaca la importancia de cada actividad dentro de la logística del almacén y
sus principales diferencias.
La administración de almacenes y el control de los inventarios son conocimientos
y funciones que todo personal del área debe conocer y diferenciar con toda
claridad, con el fin de optimizar las operaciones logísticas. El descuido en el
manejo de los inventarios, conlleva a tres aspectos primordiales que toda
organización quiere evitar: Exceso, Desperdicio y Obsolescencia.
La organización del flujo de los materiales y la sistematización del almacén, son
parte de la administración física de los almacenes con referencia a los problemas
de diseño y a los de introducción de nuevas técnicas de instalación y transporte
interno, entre otros.
La correcta planificación de las ubicaciones en los almacenes facilita el flujo de
material y por ende la satisfacción de los usuarios y proceso. Un cambio en la
ubicación de los almacenes nos llevó a reacomodar la logística de los materiales
en los distintos espacios destinados para su resguardo.
Situación actual
Por necesidades de la empresa, el almacén general se cambió de ubicación lo
cual nos complicó el abasto de algunos materiales, en el reacomodo de almacén
se habla también de modificación en la ubicación de materiales y estantería.
Dadas las necesidades de los usuarios se complicó el acarreo de materiales a la
nueva ubicación ya que no se llevó un estricto control de los materiales que se
fueron removiendo, esto nos causó un ligero retraso en el cambio y por ende el
abasto de algunos materiales dado que los proveedores desconocían la nueva
ubicación lo cual generó molestia entre usuarios.
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Por motivos del cambio se presentaron las siguientes problemáticas:
a) En la descripción de los materiales, la información era escasa, esto es
necesario para saber cuáles son las necesidades del usuario y llevar un
control del material.
b) Dado el cambio de localización y el descontrol que se tuvo con los
materiales, se presentó faltante de material y se complicó el abasto, se
presentaron varias problemáticas que podían causar faltantes de artículos,
materiales en existencia mal ubicada o por toma del material sin
autorización.
c) Confusión con la localización de los materiales y las cantidades registradas
teórica y físicamente. Esto causó una gran incertidumbre con los usuarios
ya que el material a utilizar no estaba en la localización que registraba el
sistema, el usuario daba por hecho que el material requerido no se
encontraba en el almacén y se realizaban pedidos innecesarios, a
consecuencia de ello el costo del almacén aumentó.
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2.- OBJETIVOS
Incrementar la disponibilidad de material en el almacén general de Peña
Colorada.
2.1.- Objetivos específicos
Optimizar la entrada de materiales. .
Optimizar el stock de los materiales controlados por máximos y mínimos
2.2.- ALCANCE
El alcance del presente proyecto se enfoca en la disponibilidad de material en el
almacén general en la mina de Peña Colorada.
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3.- ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
3.1.- Cronograma de actividades.
En la figura 3.1 se muestra el cronograma de actividades a desarrollar para el
proyecto Estandarización de la descripción de los materiales en los almacenes de
Peña Colorada.
Figura 3.1.- Cronograma de actividades
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3.2.- Recorrido por los almacenes.
Los almacenes están diseñados físicamente para el resguardo de distintos
materiales de acuerdo a sus características, uso y área asignados. Se cuenta con
personal contratista para el manejo y manipulación de los materiales al igual de
personal interno de la empresa para el análisis de stock.
Al igual que personal se tiene equipo necesario para las maniobras de los
materiales en los diferentes almacenes, de la misma manera se tiene registrado
física y virtualmente la ubicación de los mismos.
Para poder llevar un control de los materiales era necesario familiarizarse con sus
descripciones y visualizar las ubicaciones anteriores de tal manera que se
identifique la logística de los materiales.
Es necesario verificar si los materiales no están obsoletos y la existencia de los
mismos para evitar pérdida o robo.
El seguimiento y control de material dentro del almacén están bajo la custodia de
una persona en específico, al igual que el personal que labora se le asignan
funciones tales como: recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y
ayuda en el control de inventarios.
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3.3.- Identificación de materiales.
Todos los materiales que se manejan en los almacenes tienen un texto breve
como descripción, ubicación y en que almacén están situados lo cual ayuda a
identificar el uso, marca y otras características de los artículos los cuales son
almacenados dependiendo sus características. Se observó diversos materiales y
se identificó aspectos como: ubicación, descripción, unidad medida base y stock.
En el cuadro 3.2 se muestra la clasificación de los materiales en los almacenes.
Almacén Material Ubicación de los materiales
La encantada Eq. Móvil (Maquinaria) CMM1
Patio 85 Chatarra/tubería 85
Wonder 1 Material pesado CMW1
Wonder 2 Motores CMW2
Almacén Gral. Refacciones CMG1 3.2.- Cuadro de clasificación de materiales.
Para la administración de los almacenes Peña Colorada maneja el sistema
electrónico SAP el cual facilita su coordinación sin necesidad de trasladarse de un
lugar a otro, dependiendo las actividades de los trabajadores son las
transacciones autorizadas. En la figura 3.3 se muestra un ejemplo de algunas
transacciones utilizadas para la administración de los materiales.
Figura 3.3.- Lista de transacciones.
Dentro de la transacción >maestro de artículos <se visualiza la descripción de los
materiales visible para usuarios y algunos proveedores facilitando su pedido y
abasto.
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3.3.1- Características de materiales
Espaciador de cyclo
Nombre: Espaciador del cyclo
Parte: 2-05
Uso: MotoreductorSumitomo Buddy Box
Modelo: CYHM-S-5-C315-II-HT95
Alternador de 95 amp.d11t"
Nombre: Alternador Caterpillar D11T
Parte: 226-7683 Manual de partes de tractor
Uso: Tractor de motor térmico Caterpillar -
Modelo: D11-T Mca. Caterpillar
Interruptor de 50 A.
Nombre: Interruptor Termo magnético
Uso: Tableros
Modelo: NBSL-350 de 3 polos
Banda de Nylon de 42”
Nombre: Banda cuerda de Nylon de 42” Multiwarp
Uso: Transportadores
Modelo: MHT270 de 3 capas, con cubierta superior super long life de 3/8" incluye reaker interior de 1/8" y cubierta infinita de 1/8"
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Polea Plana Tambor Nombre: Polea Plana Motriz de 20” de diámetro x 40” de longitud Uso: Equipo BP-4/BP-10
Bomba de engranes
Nombre: Bomba de engranes de 1GPM.
Uso: Refacciones
Modelo: Brida sae aa de 2 barrenos de montaje sae00 y puertos sae 10 de 7/8"-14 en la entrada y 3/4"-16 en la salida con flecha de 1/2" y cuña wooddruff.
3.4.- identificación, análisis y modificación de descripciones.
Con la identificación de los materiales, se analizó la descripción más completa, en
base a esa descripción se actualizó los artículos restantes. Dicha descripción
contiene datos como: nombre, uso, dimensiones, marca, etc. Se trató de actualizar
la mayoría de materiales con más movimiento y artículos para equipo pesado con
el fin de facilitar su acomodo en la nueva localización.
Con la modificación de descripciones y el análisis del stock, se observó materiales
con poco movimiento, con el movimiento del almacén nos dimos cuenta de que
aún se resguardaba material inactivo, se analizó artículos con más de tres años
sin movimiento y se modificó su clasificación como material obsoleto, esto para
evitar mover artículos innecesarios y reducir espacio dentro de la nueva
localización.
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3.5.- Reubicación de materiales
Los materiales se acomodaron en distintas cajoneras dadas la exigencia del
usuario por utilizar el material, se le dio prioridad al material con mayor movimiento
como tuercas, tornillos, etc. Los materiales más costosos y en consignación se
movieron con mayor cuidado para evitar extravíos. . Se verificó el inventario que
se tenía en la localización anterior, y se reacomodó de manera que la logística
fuera similar al anterior.
Al igual que las descripciones, se analizó el reacomodo de los materiales y se
buscó la manera de agilizar la búsqueda y movimiento.
Para las ubicaciones se modificó con una nueva sección, 800, este código
identifica el material que se encuentra resguardado en el almacén general, hubo
algunos casos donde los materiales se cambiaron de localización dadas sus
dimensiones y poco movimiento.
Como apoyo al reacomodo de los materiales se creó y utilizó un pequeño formato
el cual especifica el código del material, nombre y el stock teórico que registra el
sistema, la unidad de medida, la nueva ubicación y la cantidad física que se
encuentra resguardado. En la figura 3.5 se muestra el formato de control de
material.
Material Texto breve de material Libre útil. UMB Físico Nueva ubi.
Figura 3.5.- Formato de control de material.
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Al igual que la modificación física era necesario modificar la ubicación en el
sistema esto para hacer visible para todos los usuarios la nueva localización,
utilizando la transacción >maestro de artículos > modificar material se modificó la
ubicación en el SAP. Para dar un orden a la nueva localización e identificar el
material a necesitar se colocó en cada cajonera un numero se sección y un
numero de cajón, por ejemplo, sección 802 cajón 33, el cual identifica que tipo de
material se resguarda ahí. En la figura 3.5.1 se muestra la ubicación en el sistema.
Figura 3.5.1.- ubicación de material en el sistema SAP.
Este procedimiento se realizó con todos los materiales del almacén general, en
algunos casos se tomó la decisión de mover material a otro almacén tomando en
cuenta la dimensión y peso del material, estos al igual que los anteriores se
modificó la ubicación en el sistema. Cada material tiene su ubicación de acuerdo a
su clasificación, marcando estantes para facilitar su ubicación para mantener
siempre la rapidez de entrega y fiabilidad.
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Conforme se fue reacomodando el material y volvía el flujo de movimiento, se tuvo
desabasto de algunos materiales, para darnos cuenta de que material hacía falta
se creó un formato que nos ayudó a agilizar la búsqueda y aumentar la eficiencia
de despacho de materiales el cual el despachador se encargaba de anotar y pasar
el informe diario.
Este formato contribuyó también a remover material que no se encontraba en la
nueva localización y complicaba su búsqueda y abasto. En la figura 3.5.2 se
muestra el formato de la evaluación de material despachado.
Reservas por día
Fecha:
Despachador:
No. De Reserva Material Código Cantidad Ubicación Rechazada
Figura 3.5.2.- Formato de evaluación de reservas
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3.6.- Análisis de stock
Para llevar el control de inventario y concretar stock teórico con el físico se realizó
un formato el cual funciono como apoyo para revisar material faltante. Este
formato contiene el código del material, nombre, ubicación, stock teórico y la
cantidad física.
El control de inventarios cuenta con varias actividades de suma importancia y que
se deben tener bajo estricto control, así tenemos inventarios en tránsito
(adquisición y entrega), inventarios físicos e inventarios teóricos. En el recuadro
3.6 se muestra el formato de control de inventario.
Material Texto breve de material Libre UMB Ubic. FISICO
Recuadro 3.6.- Formato de control de inventario.
La técnica de máximos y mínimos implementado en los almacenes de la empresa
son los que ayudan a mantener el stock adecuado, además de establecer un
punto de pedido llamado método de planificación de necesidades. Esta técnica
consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario, la cantidad a
ordenar corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las
Existencias Actuales de inventario. En la figura 3.6.1.- se muestra la tabla de
planificación de necesidades.
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Figura 3.6.1.- Tabla de planificación de necesidades (máximos y mínimos).
Esta impone ciertos stocks, dado que la demanda insatisfecha de los usuarios por
problemas en el transporte, falta de previsión de los proveedores u otras
eventualidades pueden producir la pérdidas y como consiguiente un resultado
negativo en el ingreso de la empresa.
Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen
divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por el
sistema. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario efectuar inventarios físicos.
Los inventarios físicos nos permiten verificar la diferencia entre las existencias en
el sistema y las reales, al igual que las diferencias físicas contables en valor
monetario. Los problemas relativos al nivel de stocks de materiales o la
organización de los almacenes acarrean decisiones de inversión y disponibilidad
de capital.
Para el análisis del stock utilizando el sistema electrónico SAP, junto con el
formato de control de inventarios se analizó el stock de todos los materiales y sus
movimientos. El movimiento 261 son salida de material del almacén y movimiento
101 es entrada al almacén, el movimiento 309 es material a traspaso entre
almacenes. Con estos movimientos nos damos cuenta el flujo de los materiales y
visualizamos si es necesario pedir o no. En la imagen 3.6.2 se muestra los
movimientos del material cod.2003172.
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Imagen 3.6.2 Movimiento de material
3.7.- Solicitud de pedidos.
Al observar faltantes se creó una solicitud de pedido, el cual describe el código del
material, nombre, cantidad pedir y el solicitante, en la nota de cabecera se
describe el motivo por el cual se realiza la solicitud Esta solicitud es visualizada y
autorizada por el jefe de almacenes, el pedido liberado es visualizado por el
personal de compras y son ellos quien tiene el proveedor asignado y surten el
pedido. Este análisis de stocks se realiza todo el tiempo con el fin de evitar
faltantes en el almacén. En la imagen 3.7 se muestra el formato de solicitud de
pedidos.
Imagen 3.7.- Formato de solicitud de pedido.
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4.- Resultados
Se planteó una nueva ubicación de acuerdo al tipo de material, movimiento y sus
características; para el acomodo se tomo en cuenta los siguientes aspectos:
Duración en estantería: la vida del material dentro del almacén.
Dimensiones: peso, tamaño y cantidad de material.
Tipo de material: refacciones, motores y equipo pesado.
El diseño de una nueva ubicación aumento el flujo de los materiales dentro del
almacén facilitando la administración de los mismos, maximizando el volumen,
fiabilidad y rápida entrega. La satisfacción de los usuarios que junto con el análisis
diario de stocks satisface los requerimientos de la producción.
Con el control de inventarios se proporciona la información necesaria para evitar
faltantes.
El stock es revisado todo el tiempo teórica y físicamente con la ayuda del personal
contratista que labora como apoyo en los almacenes.
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5.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
La nueva ubicación genero un poco de conflicto con el abasto de los materiales ya
que muchos de los proveedores desconocen el acceso al área. El área es muy
angosta por lo tanto complica la descarga. Otros de los materiales, dada sus
dimensiones se tiene que descargar en algunos de los patios, el personal se tiene
que trasladar hasta el área y se pierde un poco de tiempo y al llegar otro
proveedor se hace esperar y genera una molestia del mismo.
La actividad de análisis es realizada por el analista del almacén, la recepción y
acomodo de los materiales por el personal contratista. La recepción y descarga
materiales de equipo pesado se realizan bajo supervisión del personal interno ya
que se siguen reglas y lineamientos establecidos por la empresa y de no cumplir
con estas son acreedores a una sanción.
El tiempo ocioso del personal es un factor que se tiene que atacar, dicho factor se
soluciona con asignar claramente las actividades a cada persona, con la finalidad
de evitar el conglomerado de personal en una sola actividad.
RECOMENDACIONES.
Especificar el horario del almacén, la entrada al almacén debe estar prohibida a
toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado
por la gerencia.
Establecer el momento en que debe realizarse el inventario, determinar cuáles son
los artículos que merecen atención especial. Especificar los materiales de
consumo inmediato y pasan mucho tiempo en espera con el riesgo de ser robados
ya que dicho material no es considerado en un espacio físico dentro del almacén y
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pasa directamente al usuario y no al almacén para ser resguardados como
habitualmente se trabaja.
El ambiente dentro del almacén debe estar completamente higienizado y sin
ningún tipo de plaga o acumulación de basura, esto debe ser de conocimiento de
todo el personal que labora dentro del almacén.
Supervisar las actividades del personal que labora en el almacén,
Impartir pláticas periódicas al personal para aumentar su conocimiento y el buen
desempeño de su trabajo.
6. COMPETENCIAS DESAROLLADAS.
Durante el proyecto se aplicaron las siguientes competencias interpersonales y
sistemáticas.
Liderazgo
Conocimientos de la profesión (técnicas de control de inventario)
Conocimiento de materiales específicos
Capacidad de adaptarse a nuevas situaciones
Compromiso ético
Conocimiento de nuevos sistemas electrónicos (SAP)
Capacidad de organizar
Resolución de problemas y toma de decisiones
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7 BIBLIOGRAFIA
Luis Miguel Manene, (2005), Logística, transporte, almacenaje y manutención,
Compras, Conocimientos.
Jay Heizer, Barry Render, (2009), Principios de Administración de Operaciones,
Séptima Edición PEARSON EDUCACION, MEXICO
Mc Graw Hill, (2009), El almacén en la cadena de logística, Octava Edición.
