Maestría Ejecutiva en Dirección Empresarial

Universidad Santa María La Antigua

Tecnologías y Sistemas de Información para la Toma de Decisiones Administrativas

Profesor : Justiniano Montenegro

Grupo:Ortega DayraReal Lizeth

Singh VianethYunsan Norberto

YS International S.A.

Se funda en 1990 y nace como una alternativa local, de los suplidores de equipo de ingeniería en el ramo de los aires acondicionados y ventilación.

Objetivos específicosBusca llenar espacios requeridos por los contratistas y dueños, de un suplidor que tuviera la experiencia técnica, confiabilidad y el respaldo de los fabricantes.

YS International S.A.

Análisis FODA

Relaciones entre Áreas Funcionales

La empresa y su entorno

Clientes:1. Marketing en línea.2. Ventas en línea3. Productos sobre Pedidos4.Servicios a Clientes

Proveedores•Adquisiciones•Administración de la cadena de abastecimiento.

Socios de Negocio:

3.Diseño Conjunto.4.Contratación externa.

Fábricas:2.Producción justo a tiempo.3.Reabastecimiento continuo del inventario.4.Planeación de la Producción.

Excelencia Estratégica

Estrategia

Personal

ClientesProcesos

Agilidad Organizacional

Ventaja en la Cadena de Valor

Excelencia Estratégica

Propuestas

Reporte Gerencial de Propuestas

Outsourcing en el transporte y envío de los equipos y repuestos.

Implementación a Corto Plazo Implementación a Largo Plazo

Sistema ERP: Software modular, integral y adaptable que trabajará directamente en todos los procesos relacionados con las compras.

Establecimiento del Comité de Proyecto

Comité de estudio para la implementación del proyecto2.Ingeniero 3.Secretaria4.Contratación de un Ingeniero en Sistemas para la implementación del Proyecto.

Objetivo:Implementar un software que nos permita facilitar el proceso de la generación y facturación de las ordenes de compras de nuestros clientes.

Pedido del Cliente

Proceso de Producción

Arquitectura de Información

Pedido del Cliente

Orden de Venta

Proceso de Producción

Control de Inventario

Coordinación

Planificación de la Distribución del Producto

Cobranza

Movimiento Contables

FINANZAS CONTABILIDAD PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

RECURSOS HUMANOS

COSTOS VENTAS MARKETING

Aplicaciones funcionales del Negocio

Clientes

PLATAFORMA INFORMÁTICA

Hardware Software Información de Datos Comunicaciones

Porque un ERP?

ERP

Los datos se ingresan una vez.

Datos Centralizados.

Consistentes

Disponibilidad de Información

Datos Confiables

Los procesos de compras interactúan entre sí.

Migración del Sistema Actual al ERP

Sistema Actual

Sistema por Implementar

DEMO DE ERP

Módulos de un ERP

Cada modulo esta totalmente integrado, para gestionar de forma eficiente, inteligente y en línea todas las operaciones de la empresa:

1. Ventas2. Facturación3. Inventarios4. Manejo de bodegas5. Cuenta Corriente6. Compras7. Producción8. Contabilidad

Además por si fuera poco, cuenta con 3 módulos totalmente integrados al sistema; Inteligencia de Negocios (BI), Gestión de Relación con el Cliente (CRM) y Punto de Venta (POS).

Factores de Factibilidad del ERP

La implantación de un ERP (sistema de información para la planificación integrada de recursos de la empresa) es el sueño y también la pesadilla de muchos directivos. La verdad es que suena tan convincente la idea de suprimir:

1. Excesiva diversidad de sistemas.

2. Evitar los esfuerzos duplicados en la alimentación de diversas aplicaciones

3.Desprenderse de la confusión que crean los datos procedentes de diversas fuentes que en tantas ocasiones no son concordantes.

La decisión de implantar un sistema integrado de gestión parece en tales circunstancias natural e incuestionable.

Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento En la implementación de un ERP surgen una cantidad de variables que

pueden contribuir al éxito o al fracaso, que en general no son tenidas en cuenta por la gerencia:

1. Comunicación Interna: los procesos de cambios suelen generar dudas, temores y ansiedades en los empleados. Lo ideal es que se produzcan informes frecuentes la evolución del proyecto y que se habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.

Asimismo, la dirección debe establecer claramente el alcance del proyecto y transmitirlo a toda la empresa. Para ello, en primer lugar, debe quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos en el proyecto, y cómo quedarán integrados con el ERP (cuáles serán las interfases). Si la Gerencia no define el alcance o no lo transmite en forma adecuada a toda la empresa, se podrán generar falsas expectativas y retrasos en la implementación.

Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Migración de los Datos: En una etapa avanzada del proyecto, deberá realizarse la migración

desde el viejo sistema hacia ERP. En general, se determina que un viernes se concluirá el trabajo con la vieja modalidad y el lunes siguiente se comenzará a aplicar el nuevo sistema. Por este motivo, el traspaso de la información debe hacerse en ese fin de semana.

La etapa de migración de datos es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que irá variando hasta el último minuto.

Es cierto que hay un cúmulo de datos que no son "de último momento" y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos sectores). Sin embargo, aún en estos casos suelen surgir modificaciones o cuestiones urgentes. Para evitar problemas, es aconsejable nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo requiera.

Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento Recopilación de la información: Luego comienza la etapa

de análisis y recopilación de información sobre los procesos.

Esta no debería llevar más que el 30 por ciento del tiempo total de la implementación. Sin embargo, muchas veces el proceso se paraliza por realizar un excesivo análisis de cada definición que no necesariamente agrega valor a la solución final y que dificulta la toma de decisiones.

Para evitar esta situación, lo ideal es presentar los problemas de una forma simple y resumida, suficiente como para que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo. También es muy útil determinar previamente cuál será el tiempo máximo para decidir. En caso de que sea necesario, se podrán realizar ajustes más adelante.

Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento

Planificación del ciclo de vida de la aplicación.

En general, la implementación del ERP recorre cuatro etapas diferentes: 1) El proceso de desarrollo e implementación; 2) El inicio de las operaciones con el nuevo sistema; 3) El proceso de estabilización, depurando errores iniciales y afianzando las habilidades del personal en la operación de los procesos definidos; 4) El desarrollo de todo el potencial de la herramienta tecnológica.

Muchas empresas, tras desarrollar las dos primeras etapas, piensan que el proceso ha concluido. Entonces, retiran al personal interno de apoyo y dejan de actualizar el sistema. Aunque el consultor atienda y pueda resolver muchas de las situaciones posteriores a la implementación, se debe asignar personal interno con conocimiento de la realidad de la empresa y del producto de software. Para sacar el máximo provecho a la herramienta, a medida que el sistema se estabiliza, este personal debería estar en condiciones de señalar aspectos a mejorar.

La experiencia enseña que, para alcanzar los resultados esperados usualmente se requiere de un considerable período de tiempo, que excede largamente el período de puesta en marcha de la tecnología. 

Saltear etapas crea sólo la ilusión de velocidad pero suele no producir resultados satisfactorios.

Implementación del ERP: Capacitación y Entrenamiento

Sabemos que el mundo de los negocios cambia a velocidades cada vez mayores: fusiones, adquisiciones, nuevos productos, nuevos servicios, nuevos requerimientos legales y fiscales, etc.

En este contexto, los sistemas de información (y particularmente los ERPs) deben tener la flexibilidad necesaria para adaptarse rápida y eficientemente a todos esos cambios. La empresa deberá evaluar, con mucha atención, quién tomará la responsabilidad y cómo se llevará a cabo el mantenimiento evolutivo del ERP. Puede ser una empresa de consultoría, la propia empresa - con recursos internos-, o incluso adoptar una solución intermedia

Medición del Éxito del ERP

Costo del ERP

ERP

Estrategia de Negocio

Infraestructura Tecnológica

Pro

veed

ore

s Clien

tes

Desarrollo de Productos

RRHH

Logística

Producción

Servicio al Cliente

Ventas

Gestión de Productos

FinanzasGestión

Empresarial ERP

2.Subcontratación Servicios de Transporte y Carga

Selección de la Empresa de Outsourcing

Selección de la Empresa de Outsourcing

Selección de la Empresa de Outsourcing

Contrato *Empresa de Outsourcing*

Transporte desde el embarcadero hasta el donde se encuentre el cliente.

Evaluación de la Implementación de los Sistemas

Resistencia al Cambio

Tarea

Tecnología Persona

Estructura

Tecnología-Tarea Persona-Tarea

Estructura- Tecnología Persona-Estructura

Actualmente

Hoja de Requerimiento

Hoja de Trabajo para Priorizar Requerimientos

Gráficas de Prioridades de Proyectos

Estrategias para Manejar Proyectos mediante Control de Riesgo

Cartera de Proyecto de Sistemas

Nivel de Riesgo del Proyecto

Beneficios potenciales para la compañía

Altos

Altos

Bajos

Bajos

• ERP• Outsourcing de

Transporte y Carga.

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Examinar Cautelosamente

Identificar y Desarrollar

Conclusiones

1. La implementación del ERP nos permitirá contar información precisa, confiable y en el momento preciso.

4. El ERP nos facilitará todos los procesos involucrados des de el momento en que el cliente hace el pedido hasta la facturación.

3. En la implementación de un ERP surgen una cantidad de variables que pueden contribuir al éxito o al fracaso, que en general no son tenidas en cuenta por la gerencia como lo son: comunicación interna, migración de datos, recopilación de la información, planificación del ciclo de vida de la aplicación.

Conclusiones

La subcontratación para el transporte de los equipos y repuestos le permitirá enfocarse en las mejoras y en las implementaciones que se le deben hacer a la empresa.

El ERP no finaliza con su implementación existe un proceso evolutivo que debe ser monitoreado por una persona idónea ya que se estará en continúas mejoras debido a la tecnología

Recomendaciones

Establecer la estructura organizacional de la empresa dentro de su página.

Buscar la Certificación Internacional como por ejemplo ISO 9001.

Debido al alto riesgo que conlleva la implementación de Sistemas ERP es bueno con personal idóneo que permita obtener del sistema mayores beneficios.

Recomendaciones

Los sistemas de información (y particularmente los ERPs) deben tener la flexibilidad necesaria para adaptarse rápida y eficientemente a todos los cambios tecnológicos.

Establecer con el contratista su respectivo contrato.

La empresa puede considerar a largo plazo la posibilidad para ofrecerles el mantenimiento a sus clientes.

Buscar mecanismo que le permita mantener más contacto con su clientes.

GRACIAS……..