DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UNA HERRAMIENTA QUE APOYE CON INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EL MANEJO DE INVENTARIOS A UNA

MICROEMPRESA QUE VENDE PRODUCTOS DE PAÑALERIA Y PIÑATERIA

ANGELA PATRICIA OLAYA GOMEZDIANA MARCELA BELTRAN ABDOR

LUIS ENRIQUE FORERO LOPEZ

ASESOR

INGENIERO MARIO JAVIER GIRALDO ARDILA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRAN COLOMBIANOPROGRAMA DE POSGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

OPCION DE GRADO 1BOGOTÁ

2015

1 Contenido2 Introduccion.............................................................................................................................3

3 Justificación.............................................................................................................................5

4 Objetivo General......................................................................................................................7

5 Objetivos Específicos..............................................................................................................7

6 Marco Teórico.........................................................................................................................8

6.1 Definición de Inventarios..................................................................................................8

6.2 Gestión de Inventarios......................................................................................................9

6.3 Sistemas de Inventarios.....................................................................................................9

6.3.1 Sistema Periódico....................................................................................................10

6.3.2 Sistema Permanente.................................................................................................10

6.4 Clasificación de Inventarios............................................................................................10

6.4.1 Clasificación por función.........................................................................................10

6.4.2 Clasificación por forma...........................................................................................11

7 Diseño de Herramienta..........................................................................................................11

7.1 Diseño de Base de Datos.................................................................................................11

7.2 Diseño de Formularios....................................................................................................11

8 Presentación de Información.................................................................................................11

8.1 Estadísticas......................................................................................................................11

8.2 Tableros de Control.........................................................................................................11

9 Funcionamiento de Herramienta............................................................................................11

9.1 Prueba de Funcionamiento..............................................................................................11

9.2 Capacitación....................................................................................................................11

10 Implementación de Herramienta............................................................................................11

11 Bibliografía............................................................................................................................12

2 Introducción

Para toda empresa es de gran importancia realizar un adecuado manejo de inventarios para

garantizar las unidades suficientes de materia prima o artículos de venta, con el fin de mantener

el sistema de producción o las operaciones comerciales de forma óptima, sin embargo no todas

las empresas son conscientes de ello por tanto se puede evidenciar que presentan excesos de

productos lo que impacta financieramente a la empresa o por lo contrario presentan escases lo

que implica reproceso, demora, o disminución en ventas por debilidades en la oportuna

atención. El empresario de microempresas como droguerías, ferreterías, supermercados,

papelerías, misceláneas, o la Pañalera y Piñatería Dulce, en la cual se enfoca nuestro proyecto

afrontan grandes desafíos en el manejo de inventarios debido a que carecen en gran mayoría de

tecnología y conocimiento junto con la diversidad de medidas en las que se presentan los

artículos, dificultando aún más la adopción de un adecuado manejo de inventarios.

Razón por la cual se plantea la creación de una herramienta de manejo y control de

inventarios para este tipo de microempresas como un pilar de información importante en la toma

de decisiones estratégicas y el aporte al crecimiento económico de la misma como resultado del

eficiente uso de recursos, ya que en nuestro país este sector tiene un reconocimiento importante

en la economía de Colombia en la generación de empleo y desarrollo donde el gobierno ha

impulsado variedad de programas de capacitación, crédito, políticas para la generación de

mejoras en el posicionamiento en el mercado, lo que la creación de esta herramienta contribuye a

convertir este sector más competitivo preparándolo para la globalización bajo estrategias

asertivas potencializando la evolución a constituirse como grandes empresas, en este sentido

encontrara en el proyecto una recopilación de información y análisis de la misma para la

definición adecuada del modelo de manejo de inventarios adecuado bajo las necesidades y

objetivos de la microempresa en la aplicación de la herramienta como apoyo de inteligencia de

negocios.

3 Justificación

El concepto de inventarios ha evolucionado desde los años setenta donde mantenían excesos

almacenamientos de materia prima con el fin de no interrumpir ninguna de las etapas de

producción, después en los años ochenta se inició con la rotación de inventarios dinámicos

suficientes para sostener la ejecución de operaciones de la empresa normalmente, en los años

noventa se aumentó la cantidad de inventarios es decir no solo lo suficiente si no que tendría que

quedar para almacenamiento por un periodo establecido, y en los últimos años ha cobrado mayor

relevancia el adecuado manejo de inventarios para la disminución de costos, eficiencia de

recursos y el crecimiento de las mismas, ya que las empresas se clasifican de acuerdo a la

cantidad de empleados, capital, contabilidad, rendimientos, entre otros, en consecuencia a ello si

la microempresa o empresa pequeña tiene como objetivo crecer, es necesario dedicar esfuerzos al

control interno en el adecuado manejo de inventarios. Las grandes organizaciones tienen el rubro

de inventarios como los activos corrientes de mayor importancia, como base fundamental para el

funcionamiento

“La rotación de mercancías es tan relevante en la competitividad de las empresas como lo son

las estrategias de marketing y posicionamiento de marca. Hacer previsiones y reducir el stock

son algunas de las fórmulas que se pueden tener en cuenta” ( Bedaux, 2013, pág. 1).

Los inventario son valiosos recursos que las organizaciones deben buscar una administración

con políticas en busca de realizar una gestión de inventarios eficaz, puesto que es un gran desafío

en la actualidad que se requiere de un ambiente competitivo, como se ve reflejado en el

crecimiento del primer semestre del año 2014 que se crearon 28.734 empresas con una

participación de microempresas del 98% con el 1.1% Pymes y menos de 1% grandes

empresas. (www.dinero.com.co, 2014), algunas de estas empresas contemplan un programa de

alta tecnología para el manejo de información, para este tipo de tecnología se requiere de una

inversión con precios elevados, por lo que no es de fácil acceso para todo tipo de empresas.

Por lo relacionado anteriormente, este proyecto presenta grandes beneficios para la

microempresa Pañalera y Piñatería Dulce, relacionados con costos y finanzas, permitiéndole

introducirse en el mercado nacional como empresa competitiva, a través del uso de la

herramienta de inteligencia de negocios, la cual le facilitará actividades tanto para los

funcionarios en el punto de venta, como para el empresario en el control interno del

almacenamiento y abastecimiento de mercancía a través de la centralización de información

organizada de los inventarios (entradas y salidas) mediante los diferentes roles en la herramienta,

generando estadísticas, cifras, comportamiento, identificando la mercancía de mayor rotación,

entre otra información relevante para el empresario, que al no contar con un sistema tecnológico

propio de inventarios, desconoce este tipo de información importante debido a la complejidad de

construirla, lo que no le ha permitido anticiparse a la escases de algunos de sus productos o el

control de venta de los mismos.

4 Objetivo General

Diseñar e implementar una herramienta que apoye con inteligencia de negocios el manejo de

inventarios a una microempresa que vende productos de pañalera y piñatería.

5 Objetivos Específicos

Realizar una investigación sobre el manejo de inventarios en los diferentes tipos de

empresas.

Diseñar la base de datos con estructura de minería de datos (entidad, relación, atributos,

entre otros) en la herramienta a utilizar de acuerdo con las necesidades del negocio.

Diseñar los formularios de registro de información en la herramienta.

Organizar y presentar de forma adecuada la información para facilitar la toma de

decisiones por el empresario

Realizar pruebas del correcto funcionamiento de la herramienta.

Implementación de la herramienta diseñada para el manejo y control de inventarios

6 Marco Teórico

6.1 Definición de Inventarios

El inventario es el acumulado de mercancías o artículos que tiene la organización para

comercializar en la compra y venta o la fabricación de los mismos, en un periodo determinado,

en la parte contable se registran como activos corrientes. Y según los autores Chase, Aquilano y

Jacobs el inventario es:

“son las existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en una organización. Un sistema

de inventario es la serie de políticas y controles que monitorean los niveles de inventario y

determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se deben

reponer y el tamaño que deben tener los pedidos.” (Chase, Jacobis, & Aquilano, 2006).

Para una empresa el término inventario, son los bienes que se encuentran en espera de venta

registrando la salida, si es una empresa comercial es la cantidad de mercancía en

almacenamiento o espera de venta, también se conoce como los artículos o materia prima en

proceso de fabricación, junto con los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en

el proceso de fabricación.

6.2 Gestión de Inventarios

El adecuado control de inventarios es la herramienta que aporta fundamentalmente al

crecimiento de las utilidades, ya que estas dependen de las ventas las cuales se realizan con la

atención oportuna a los clientes y calidad en el producto, Cuando se habla de inventarios en las

microempresas, nos encontramos con el concepto diferente donde no le dan la importancia de

ello, por lo que no registran la mercancía en ningún tipo de sistema. En este sentido es

indispensable resaltar la importancia de la gestión de los inventarios que debe adoptar la

Gerencia de la empresa aún más cuando este requiere de costos de almacenamiento, al tener

retenido un alto nivel de mercancía puede aumentar esos costos, por lo que se debe obtener los

niveles adecuados de inventarios para alcanzar las prioridades competitivas, siendo eficientes en

un mercado variante que presenta incertidumbre en la demanda, lo que significa tener el mínimo

de recursos conservados que el cliente requiera en los tiempos o periodos esperados. Por lo que

los expertos indican que las decisiones a tomar en el control de inventarios es estratégico bajo los

argumentos de mejorar el servicio al cliente y reducción de costos. (Ballou, 2004).

6.3 Sistemas de Inventarios

Estos sistemas hacen referencia a lo permitido por la teoría contable, para reflejar el valor de los

inventarios y el costo de lo vendido en los registros contables donde los inventarios son activos

corrientes para la empresa, hace parte de llevar una cultura de control interno de los diferentes

procesos desarrollados en la empresa

6.3.1 Sistema Periódico

Este sistema se realiza un conteo físico de la mercancía en un periodo determinado para calcular

el costo de venta y la cantidad de inventario existente, sin embargo este sistema no permite

mantener los datos actualizados solo hasta que se realice y se obtengan los datos de una única

fecha en el momento que se realiza el conteo físico, este sistema no garantiza un control

constante.

6.3.2 Sistema Permanente

Es un sistema de inventario oportuno, debido a que permite conocer en cualquier momento el

valor de los inventarios y del costo de ventas, como su nombre lo indica refleja permanentemente

el estado de los inventarios salida y entrega de la mercancía, sin embargo para aplicar este

sistema no es tan fácil y aún más cuan las empresas son de fabricación por la complejidad de los

procesos, por lo que lo realizan al cierre del mes y para temas tributarios utilizan costos

predeterminados y al cierre realizan los ajustes pertinentes.

6.4 Clasificación de Inventarios

6.4.1 Clasificación por función

Inventario de Reserva: Son los inventarios que se conservan por seguridad, es decir para

cubrir las demandas inesperadas, con el fin de cumplir con la satisfacción del cliente o en

los casos de interrupción de producción por eventos externos.

Inventarios por Ciclo: Es cuando la cantidad de unidades producidas son superiores a las

que se requieren en el momento, puesto que estas se conservan por reducir los costos de

la unidad es decir cuando se compra en volumen el precio puede ser menor y el excedente

de las unidades se conserva para ser utilizada más adelante.

Inventario estacional: se utiliza normalmente cuando la demanda tiene comportamiento

estacional para lo cual el inventario se programa para las ventas bajas y altas.

6.4.2 Clasificación por forma

Inventario de materia prima

Inventario de producto en proceso

Inventario de producto terminado

7 Diseño de Herramienta

7.1 Diseño de Base de Datos

7.2 Diseño de Formularios

8 Presentación de Información

8.1 Estadísticas

8.2 Tableros de Control

9 Funcionamiento de Herramienta

9.1 Prueba de Funcionamiento

9.2 Capacitación

10 Implementación de Herramienta

11 BibliografíaBedaux, P. (2013). Inventarios, un negocio rentable. Logistica, 1.

Ballou. (2004). Logística en los negocios y la Gerencia de la Cadena de Suministro.

Chase, R., Jacobis, R., & Aquilano, N. (2006). Administración de producción y operaciones . Mc Graw Hill.

sistemas de inventarios periodicos. (2010). Obtenido de www.Gerencie.com: http://www.gerencie.com/sistema-de-inventarios-periodico.htm

www.dinero.com.co. (2014). Obtenido de Dinero Noticias: http://www.dinero.com/pais/articulo/empresas-microempresas-bogota/200407