Proyecto: SIAP Contratadas Cliente: Comunidad Autónoma de ...€¦ · Proyecto: SIAP Contratadas Cliente: Comunidad Autónoma de Canarias – Intervención General Actividad: Manual

Proyecto: SIAP Contratadas

Cliente: Comunidad Autónoma de Canarias – Intervención General

Actividad: Manual de usuarios

FECHA: 19/06/2008VERSIÓN:1.0

APLICACIÓN: SIAPNOMBRE DE ARCHIVO: Manual del aplicativo SIAP v1.0.doc

Manual del aplicativo – SIAP(Sistema de información integrado

de Auditorías Públicas)

INDICE

Auditorías Públicas ..............................................................................................................21. Introducción ............................................................................................................22. Maestros .................................................................................................................23. Descripción de las pantallas de un control .............................................................23.1 Sección General .....................................................................................................33.2 Sección Planificación ..............................................................................................53.3 Sección Documentación .........................................................................................63.4 Sección Programa de trabajo y Desarrollo .............................................................73.5 Sección Control de Calidad ..................................................................................163.6 Sección Control de Ejecución y Seguimiento .......................................................184. Cuentas Anuales ..................................................................................................184.1 Archivo Permanente o APA ..................................................................................184.2 Diario Contable.....................................................................................................194.3 Importación...........................................................................................................204.4 Estados Financieros .............................................................................................224.5 Mantenimiento Auxiliares......................................................................................234.6 Circularización de Auxiliares.................................................................................254.7 Notas para la memoria .........................................................................................264.8 Balance de Sumas y Saldos .................................................................................274.9 Gestión de marcas de comprobación o Ticks Marcks ..........................................275. Documentación.....................................................................................................286. Agenda, avisos y control de vencimientos............................................................297. Exportación desde rejillas.....................................................................................318. Canalización de dudas, cuestiones a revisar y propuestas de mejoras................32


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AUDITORÍAS PÚBLICAS

1. INTRODUCCIÓN

La aplicación de Auditorías Públicas tiene como fin ser una herramienta que facilite la ejecución de loscontroles financieros realizados por la Intervención General, permitiendo la realización de procedimientosde auditoría documentados en soportes electrónicos y archivados digitalmente, eliminando el archivofísico de papel. Así mismo, esta herramienta permite realizar un seguimiento permanente de la situaciónde los controles en curso, con una visión de conjunto de los mismos.

Este aplicativo está vinculado en su funcionamiento con el módulo de Planificación de SICCOM, desdedonde será posible la creación de controles, la asignación de medios y el mantenimiento de los maestroscomunes a todas las aplicaciones.

2. MAESTROS

El acceso a los maestros se realizará a través de la cinta de menú lateral izquierda, según se muestra enla siguiente imagen.

A continuación se realiza una descripción detallada de cada tabla maestra y sufuncionalidad.

A. ClasificaciónEn este maestro se crean los nombres de las distintas carpetas del archivodocumental general (Opción – “Documentación General”).

B. Plan General ContableEn esta tabla se definen los planes contables disponibles en la aplicación y loscatálogos de cuentas asociados a los mismos.

C. Tipo de ajusteEn este maestro es posible definir los diferentes tipos de ajustes.

D. Tipo de asientoEste maestro permite definir una tipología que permita distinguir los asientosprocedentes de los ajustes.

3. DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS DE UN CONTROL

Para localizar un control financiero y abrirlo iremos a la opción – “Auditoría” –Búsqueda de Controles Financieros, donde seleccionamos el control deseado. Una vezsituados en un control se observan diversas secciones del mismo.

Estas secciones son seis:

General, Planificación, Documentación, Programa de trabajo y desarrollo, Control decalidad, y Control de ejecución.


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3.1 SECCIÓN GENERAL

Pantalla “General”:

Es la pantalla inicial de la aplicación, y en ella se muestran los controles a realizar, creados en laplanificación, siendo necesario completar los campos consignados en la misma que definen el control yque no han sido previamente definidos en el momento de su creación.

General se divide en tres pestañas, donde la primera incluye la información necesaria para la definicióndel control.

Los controles sólo pueden ser creados desde la Intervención General, cargándose en la aplicación através de fichero o a través de SIweb.


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Pantalla “Modelos y medios asignados”:

En esta pantalla se informa del modelo de programa de trabajo que le será de aplicación en el desarrollodel trabajo, así como el modelo de cuestionario de control de calidad que se utilizará en la fase deplanificación. Ambos se asignan desde el módulo de Planificación.

En la rejilla de recurrsos asignado se mostrará el personal asignado a la realización del control, y queserán los únicos que podrán editar dicho control.

Pantalla “Entidad/Órgano Controlado”:

En esta solapa estará asignada la entidad sujeta a control. Esta ficha de datos del Beneficiario, no sólopermite capturar información del mismo, sino también de contactos (sirviendo de agenda) y de lasextensiones vinculadas al control (Beneficiarios relacionados) y co-beneficiarios.


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3.2 SECCIÓN PLANIFICACIÓN

Pantalla “Planificación”:

Desde esta pestaña podremos adjuntar toda la documentación previa a la realización del controlcomprensiva del proceso de planificación.

Pantalla “Fondos públicos asociados a la auditoría”:

En esta pestaña registraremos todas las subvenciones, ayudas, transferencias, encomiendas yaportaciones dinerarias recibidas por la Entidad Controlada. Bien podemos importarlas del Controlanterior efectuado a la entidad, bien importándolas desde Excel, o bien creándolas manualmente.

Para importarlas del Control anterior o desde Excel basta con pulsar uno de los botones que se muestranen la imagen siguiente. Para obtener el formato con las columnas en que se debe preparar la informaciónen Excel, basta con realizar una exportación de la rejilla que nos dará dicho formato.

En caso de crear manualmente un fondo, basta con usar el menú contextual del ratón de la rejilla.


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3.3 SECCIÓN DOCUMENTACIÓN

Pantalla “Control de documentos”:

En esta pantalla realizamos el control de la correspondencia y de las circularizaciones, estableciendo unhipervínculo en el campo “Hipervínculo” o “Referencia” de cada línea a la correspondencia escaneada o alpapel de trabajo (hoja Excel de circularización). No obstante, es posible realizar una circularización más


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poderosa a partir de los auxiliares contables y mediante combinación de correspondencia en el apartadoCuentas Anuales.

3.4 SECCIÓN PROGRAMA DE TRABAJO Y DESARROLLO

Pantalla “Programa de trabajo”:

En esta pantalla accedemos a los procedimientos de auditoría para el control seleccionado, utilizandocomo plantilla el modelo de Programa de trabajo de auditoría asignado en la pantalla “General – Modelosy medios asignados”.

En la pantalla anterior podemos consultar los procedimientos del Programa de Auditoría, separados porObjetivos en árbol. Si hacemos doble clic sobre cualquier procedimiento nos presenta un formulario conel detalle del procedimiento permitiendo editarlo para poder realizar este punto del programa de trabajo.

Cada procedimiento posee su propia referencia que se compone de las iniciales del Objetivo, y tresgrupos de números separados por puntos que indican el orden jerárquico de cada procedimiento.

Desde esta pantalla ejecutaremos los procedimientos de auditoría, determinando para cada uno laconclusión (favorable, desfavorable) y el destino (a Informe, Recomendaciones Órgano Gestor y/oBeneficiario). En esta pantalla podemos ver los procedimientos filtrados por los criterios anteriores,además de su situación (pendiente o realizado).

Si realizamos doble-clic en cualquier procedimiento de la rejilla accederemos a un formulario dondepodemos modificar y/o consultar el procedimiento actualmente seleccionado.


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Cómo vemos en la siguiente imagen los procedimientos se presentan en forma de árbol, mostrando suestado mediante un color. El color rojo indica que el procedimiento nunca se ha iniciado, el amarillomuestra que el procedimiento está en curso y tiene asignado un auditor y fecha de realización, yfinalmente el verde que indica que el procedimiento ha sido finalizado. Para cambiar al estado definalizado sólo es necesario pulsar el check “¿Trabajo Acabado?” dentro del procedimiento.

Hasta que todos los procedimientos no hayan sido acabados no será posible crear un control de calidadde ningún informe.

Formulario de modificación/consulta del procedimiento de auditoría.

Pestaña Procedimiento de trabajo:

Para que los procedimientos de programa de trabajo estén disponibles debe tener el campo “¿Aplicable?”marcado o señalado como “sí”.


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Pestaña Ejecución del procedimiento:

En el formulario anterior es donde se ejecutará cada procedimiento del programa de trabajo, debiendocompletar el trabajo realizado, y la conclusión obtenida en el mismo.

Dentro de esta pantalla en la sección siguiente se vincularán todos los documentos que evidencien eltrabajo realizado (documentos escaneados, papeles de trabajo, etc.), los cuales quedarán referenciadossecuencialmente y de modo automático al procedimiento.


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Así mismo en la siguiente sección contenida en este formulario se asocia la conclusión del procedimientoactual a las distintas secciones del modelo de informe que se hayan definido previamente en la opción delmenú Maestros.

Pulsando doble-clic sobre la rejilla de epígrafes relacionados abrimos el formulario correspondiente parala asignación del subepígrafe del modelo de informe.

Pestaña Conclusión del procedimiento:

Desde esta pestaña redactaremos las incidencias de aquellos procedimientos cuya conclusión tenga comodestino Informe, Recomendaciones a Órgano Gestor o Beneficiario.


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Cuando en la ejecución de los procedimientos marcamos como destino a Resultados y conclusión,Recomendaciones a Órgano Gestor o Beneficiario, se incluye la conclusión de dichos procedimientos en lapestaña “Conclusión del procedimiento”. Si queremos aprovechar la redacción dada a la conclusión enEjecución podemos copiarla pulsando el botón “Copiar conclusión”, en otro caso deberemos redactar laincidencia detectada, tal y como queremos que aparezca en el borrador de informe provisional. Siademás, para el procedimiento tenemos una recomendación la redactaremos en los campos dispuestos alefecto de “Recomendaciones”.

Los epígrafes del Informe de auditoría asignados a cada Incidencia se mostrarán en la rejilla inferior de lapantalla.

Situados en el formulario “Conclusión del procedimiento” para un procedimiento cualquiera nossituaremos en el cuadro de lista “Irregularidades detectadas”, donde elegiremos aquellas irregularidadessegún codificación estándar (definida en los maestros de planificación) que proceda asignar.

Pestaña Notas de la Memoria:

Desde esta pestaña asociaremos, si procede la nota de la memoria que afecte al procedimiento detrabajo. Las notas pueden crearse desde aquí o bien desde Cuentas Anuales.

Pestaña Cédulas Sumarias:


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Desde esta pestaña es posible vincular al procedimiento cédulas sumarias o bien crearlas de modopersonalizado. A partir de las cédulas es posible exportarlas a Excel para su análisis o bien consultar loscorrespondientes mayores contables. También es posible realizar Observaciones y/o marcas decomprobación a cada cuenta contable que las componga.

Para añadir una marca de comprobación basta con situarse en la cuenta deseada y pulsar “Añadir tickmark” en el menú contextual.


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Si pulsamos en el botón se nos mostrará un formulario donde podremosescoger en primer lugar el estado financiero y a continuación la cédula a asociar.

Pestaña Ajustes Contables:

Desde esta pestaña podremos proponer los ajustes de auditoría necesarios y asociarlos al procedimientode trabajo.


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Pestaña Historial de revisiones:

Una vez finalizados todos los procedimientos de auditoría e iniciado un control de calidad, existe laposibilidad de que el revisor estime que algún procedimiento en sus conclusiones no sea adecuado, demodo que le ponga reparos tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Esto reparo al procedimiento supondrá su reapertura y se nos mostrará en el historial de revisión elcorrespondiente comentario que nos orientará con las explicaciones oportunas para poder solventarlo.


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Pantalla “Aspectos de interés futuro”:

En esta pantalla definiremos aquellos puntos de interés para considerar en futuros controles a la EntidadControlada.

Pulsando doble-clic sobre la rejilla abriremos un formulario para el alta o edición de los puntos que seestime pertinente por el usuario.


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3.5 SECCIÓN CONTROL DE CALIDAD

Pestaña “Planificación”:

En esta pantalla se presentarán las preguntas del cuestionario de control de calidad de la fase dePlanificación. Para que dichas preguntas estén disponibles es preciso crear el cuestionario pulsando elbotón “Crear cuestionario”. Previamente es necesario tener asociado un modelo de cuestionario decalidad al control, esta operación se realiza en el módulo de Planificación.

Para responder las preguntas del cuestionario, iremos haciendo doble-clic sobre cada pregunta para abrirel formulario de respuesta.

Pestaña “Informe de auditoría”:


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En esta pantalla se presentará una rejilla con los informes realizados para el control activo. Estoscontroles se crearán en la pantalla “Control de Ejecución”.

No es posible dar de alta un informe y su cuestionario de control de calidad hasta que todos loprocedimientos estén acabados.

Haciendo doble-clic sobre un informe se abrirá un formulario donde podremos crear un cuestionario decalidad para la revisión del informe, así como vincular el documento.

Las preguntas del cuestionario de control de calidad que se aplica a cada informe dependerán del tipo deinforme. Cada tipo de informe tiene que tener asociado un modelo de cuestionario. Esta operación serealiza en Planificación - Maestros.

Al responder las preguntas del cuestionario podremos calificar cada respuesta como Favorable,Desfavorable o no aplicable. En caso de responder como desfavorable será necesario indicar cuáles sonlos procedimientos afectados seleccionándolos. Estos procedimientos se reabrirán (mostrando un iconoen color amarillo) y los usuarios que hayan realizado dichos procedimientos recibirán un mensaje internonotificando su reapertura y la causa o comentario.

Desde cada procedimiento es posible ver la pista de las revisiones que ha sufrido en la pestaña deHistorial de revisiones.

No será posible realizar otro informe hasta que se vuelvan a cerrar de nuevo todos los procedimientos.


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3.6 SECCIÓN CONTROL DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Pestaña “General”:

En esta pantalla se recogen todos los datos de relevantes del control a modo de resumen permitiendotener una visión global de la situación del mismo, grado de ejecución, tipo de opinión, parámetroseconómicos, irregularidades detectadas, informes emitidos. La mayor parte de estos campos junto conlos de la pantalla General están disponibles para su combinación o volcado en el modelo de informe enWord.

4. CUENTAS ANUALES

4.1 ARCHIVO PERMANENTE O APA

El APA o Archivo Permanente de Auditoría nos va a permitir guardar y clasificar ordenadamente toda ladocumentación relativa a una entidad controlada y que va a ser reutilizable en auditorías posteriores.


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4.2 DIARIO CONTABLE

Desde esta opción podemos visualizar el diario contable una vez importado, permitiendo filtrar lainformación por diversos criterios, así como su exportación a Excel para su análisis.

Situándonos sobre cualquier línea deldiario podremos abrir el menúcontextual que nos permitirá lassiguientes operaciones:

Editar permite consultar unasiento.

Añadir ticks marks.

Marcar o desmarcar comoasiento de apertura el asientoactivo.

Marcar o desmarcar comoasiento de cierre el asientoactivo.

En caso de que el diario no estécerrado hay que indicarloseleccionando la opción “Sinasiento de cierre”.


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4.3 IMPORTACIÓN

SIAP se caracteriza por la posibilidad de importar la información financiera de la entidad auditada. Paraello es preciso obtener el Plan de cuentas contables de la entidad y el diario en formato texto o csv. Encaso de que la entidad auditada utilice auxiliares para el desglose de clientes/proveedores también podráimportar estos. Es importante haber marcado en General la opción “usar auxiliares”.

El proceso de importación dispone de un asistente que nos irá guiando en cada uno de los pasos.

Paso 1. Es informativo, indicando si ya se ha importado con anterioridad.

Paso 2. Escogemos los datos a importar y las características del fichero a importar.


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Paso 3. En este paso asociamos los campos del fichero a la estructura de campos requerida por SIAP.

Paso 4. Pulsando el botón se inicia el proceso de validación e importación de los datos.


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Paso 5. Finaliza el proceso. En caso de que la importación tenga errores, esta se cancelará y se mostraráel detalle de los errores causantes.

Una vez finalizado será preciso ir a la opción “DIARIO” y señalar los asientos de apertura y cierre con elmenú contextual. Mientras no se realice el Balance de sumas y saldos y las cédulas sumarias no secalcularán.

4.4 ESTADOS FINANCIEROS

Mediante esta opción podremos asignar en los epígrafes de cada Estado Financiero las cuentas contablescorrespondientes.


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Posicionándonos sobre cada epígrafe se nos muestran las cuentas asignadas, pudiendo desasignar oasignar nuevas cuentas. También es posible asociar a cada epígrafe la correspondiente nota de lamemoria.

4.5 MANTENIMIENTO AUXILIARES

En este apartado se podrá dar de alta, editar o eliminar registros de auxiliares (clientes, proveedores,etc.) con el fin de circularizarlos posteriormente.

Las altas pueden realizarse mediante dos métodos:

1º Mediante el asistente de importación a través de la incorporación de un fichero con formato delimitadopor comas (csv) solicitado a la entidad controlada. Este método es el más conveniente si queremosimportar la totalidad de auxiliares.

2º Altas manuales a través del formulario que se muestra a continuación, que se abre mediante el menúcontextual del ratón sobre la rejilla de Auxiliares.


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Una vez creados los auxiliares, es posible crear los registros de circularización con mucha facilidad. Paraello es necesario seleccionar el botón mediante el que se mostrará el siguienteformulario para seleccionar el tipo de circularización a crear y para que auxiliares óterceros se aplicará.

Al finalizar el proceso se habrá creado un registro de circularización para cada auxiliar o terceroseleccionado que podremos consultar desde la opción “Circularización de auxiliares”.


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4.6 CIRCULARIZACIÓN DE AUXILIARES

Las circulares de auxiliares pueden crearse directamente desde este formulario mediante el menúcontextual de la rejilla o bien pueden crearse mediante el proceso descrito en el apartado anterior desdela opción “Mantenimiento de auxiliares”.

Para generar las cartas a enviar y a continuación guardar en cada registro de circularización pulsaremosel botón combinar plantilla.


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De este modo se nos muestra un formulario que nos solicitará la plantilla Word sobre la quecombinaremos, así como los registros de circularización (auxiliares) para los que generamos las cartas.Una vez que pulsamos aceptar en el formulario se generarán tantas cartas Word como registros decircularización auxiliares hayamos seleccionado. Tan sólo quedará la tarea de la remisión por correo dedichas cartas y adjuntarlas a cada registro circular como evidencia de los envíos.

4.7 NOTAS PARA LA MEMORIA

Desde esta opción podemos consultar todas las notas de la memoria. Dichas notas pueden crearse aquí odesde los procedimientos y consisten en un extracto de la memoria de la entidad auditada.

Al consultar desde este apartado las notas podemos ver instantáneamente si todas las notas han sidoasociadas a un procedimiento donde han sido conveniente analizadas o por el contrario si haya algunapendiente de revisión.

También es posible con el botón “Generar memoria” imprimir todas la notas en formato Word.


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Si seleccionamos el botón se copiarán las notas del control de ejercicioanterior.

4.8 BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

El balance de sumas y saldos no se calculará hasta que una vez importado el diario se identifique en elmismo el asiento de apertura y el de cierre.

Desde el Balance es posible consultar a máximo desarrollo cualquier extracto contable, así como suexportación a Excel.

4.9 GESTIÓN DE MARCAS DE COMPROBACIÓN O TICKS MARCKS

Desde este apartado podremos realizar el mantenimiento de las marcas de comprobación disponibles enel control. Estas marcas se utilizan en las cédulas sumarias, en los apuntes, y en el balance de sumas ysaldos. En caso de utilizar las mismas que en el control a la entidad auditada del ejercicio anteriorpulsaremos en el botón “Importar del control anterior”.


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5. DOCUMENTACIÓN

En esta opción encontramos un sistema de búsqueda y archivo de documentación general para loscontroles.

Las búsquedas siempre pueden hacerse no sólo por el campo descripción, sino también por su contenido,basta con marca dicha opción.

Haciendo doble-clic para cualquiera de los documentos de la rejilla se nos presenta una ficha deldocumento y desde la cual podremos visualizarlo.

Para añadir un documento al archivo tan sólo hay que completar la siguiente ficha que se abre al hacerdoble-clic en la rejilla, completando sus campos y añadiendo el documento mediante un hipervínculo enel campo correspondiente.


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6. AGENDA, AVISOS Y CONTROL DE VENCIMIENTOS

Cada usuario dispone de una “agenda personal” como ayuda para el desarrollo de los trabajos. Lasanotaciones en la misma permiten establecer vencimientos o alertas.

Para poder consultar las alertas pendientes de atender se puede consultar la opción de menú “MisAlertas”.


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Una utilidad adicional de la agenda es que nos va a permitir utilizarla como un sistema de mensajeríainterno entre los usuarios de la aplicación tal y como se muestra en la imagen anterior.

En Mis Alertas no sólo se informa de las alertas de la agenda, también de la correspondencia enviada queesta vencida o está próxima a vencer, así como otros avisos automáticos del sistema como vencimientopróximo del plazo para emitir informe de controles, revisiones de controles de calidad, etc.

En las opciones del menú “Administración - Opciones” se activará el aviso de los vencimientos y elnúmero de días de preaviso anteriores al vencimiento.


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Es importante destacar la ayuda que supone esta utilidad en la prevención de las caducidades de loscontroles alertando con anticipación suficiente y de modo automático de los vencimientos de dichoscontroles a cada auditor.

7. EXPORTACIÓN DESDE REJILLAS

Desde cualquier rejilla es posible exportar los datos presentados en esa misma rejilla a un fichero Excel.Para realizar la exportación escogemos la opción adecuada en el menú contextual del objeto rejilla.


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8. CANALIZACIÓN DE DUDAS, CUESTIONES A REVISAR Y PROPUESTAS DE

MEJORAS

Para la canalización de dudas, cuestiones a revisar y propuestas de mejoras se deberádar traslado por correo electrónico a los administradores de la aplicación. Los datos de losadministradores son:

Christian Martín CedrésServicio de Control Financiero y de GestiónExt. 84154 E-mail: [email protected]

Javier Garcés AláezServicio de Control Financiero de Fondos ComunitariosExt. 84367 E-mail: [email protected]

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