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PROYECTO TÉCNICO LABORAL EN ASISTENTE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ____________________
AUTORES:
1. __________________________________________
2. __________________________________________
3. __________________________________________
4. __________________________________________
MEDIA TÉCNICA I.E. _____________________
PROPUESTA DE MEJORA
Contenido
A. INFORMACIÓN GENERAL............................................................................................................3
B. DESCRIPCION DEL PROYECTO.....................................................................................................3
1. Planteamiento del Problema..................................................................................................3
2. Justificación............................................................................................................................4
3. Objetivos................................................................................................................................5
4. Alcance...................................................................................................................................7
5. PLAN DE MEJORA...................................................................................................................8
5.1. Análisis de las debilidades o necesidades detectadas........................................................8
5.2. Procesos Administrativos...................................................................................................9
5.3. Formato plan de mejora...................................................................................................19
6. Recomendaciones................................................................................................................20
7. Conclusiones........................................................................................................................21
A. INFORMACIÓN GENERAL
Título del proyecto
Integrantes del equipo
Asesor de proyecto
Nombres y apellidos
Institución o empresa donde realizará el proyecto
NIT o Rut
Contacto en la empresa
Nombres y apellidos
Teléfono
Correo electrónico.
Ubicación de la empresa
Barrio y dirección exacta
B. DESCRIPCION DEL PROYECTO
1. Planteamiento del Problema
Querido estudiante; para el desarrollo del proyecto debe formar un equipo colaborativo de no más de 4 cuatro integrantes, lo que garantiza que todos puedan trabajar en equipo y hacer aportes de acuerdo con sus habilidades y conocimientos. Recuerda que deben permanecer juntos hasta el final del proceso
El problema surge de la vida real y está constituido por aquellas actividades, condiciones o problemáticas que afectan el desempeño de la organización y que deben cambiarse para evidenciar mejoras en los procesos.
El planteamiento del problema describe la necesidad sobre el cual se enfocará el proyecto y deberá incluir el lugar, área, o departamento en donde se llevarán a cabo las actividades.
El enfoque del problema estará orientado por el Programa Técnico que el estudiante este cursando.
Ejemplo:
Problema: Malas condiciones de movilidad en la Población X
Situación Problemática: los habitantes de la Población X presentan estancamiento en el desarrollo económico, se les dificulta el ingreso y salida de productos e insumos…….
También se presentan situaciones críticas como alta mortalidad infantil y desnutrición, ya que no cuentan con un centro de salud cercano………
En este espacio el estudiante deberá desarrollar el problema encontrado, considerando la situación problemática.
2. Justificación
Presentar las razones que hacen importante el problema a resolver. Para su redacción, te recomendamos responder las siguientes preguntas:
Pregúntese:
¿Por qué se está emprendiendo este proyecto?
¿Qué problemas y necesidades específicas atiende?
Pregúntese:
Por qué se hace este proyecto?
Cuáles van a ser sus aportes?
A quienes pudiera beneficiar?
Se mejoran procesos, situación financiera…….?
Porque es importante implementar el proyecto?
Ejemplo:
La población X requiere implementar acciones que permitan mejorar la movilidad de sus habitantes con la finalidad que estos tengan acceso a adecuados servicios de salud y desarrollo económico que incrementen su calidad de vida; por lo cual se hace necesario implementar el proyecto de la construcción de la carretera Las Flores ya que ………….
Considerando las preguntas enunciadas en el recuadro verde, describa la justificación del problema identificado.
3. Objetivos
Los objetivos de un proyecto se convierten en actividades alcanzables y medibles para solucionar el problema identificado. Es de gran ayuda plantear los objetivos en términos precisos, cuantificables y dentro de un plazo determinado.
Objetivo General: Lo constituye el enunciado global sobre el resultado final que se pretende alcanzar. Precisa la finalidad de la formulación del proyecto, en cuanto a sus expectativas más amplias.
Los objetivos del proyecto tienen que reunir las siguientes características:
o Deben estar redactados con claridado Deben estar dirigidos a la obtención de logroso Deben ser alcanzableso Deben contener un verbo en infinitivoEl Objetivo general tiene 4 elementos:
Un verbo en modo infinitivo
Un ¿Qué Cosa?
Un ¿Cómo?
Un ¿Para qué?
Un ¿Dónde?
Objetivos específicos: Como su nombre lo indica, son aquellos que especifican de forma más concreta el objetivo general e identifican de manera clara y precisa lo que se pretende alcanzar con el proyecto.Representan los pasos que se han de realizar para alcanzar el objetivo general, y facilitar su cumplimiento.
Para que un objetivo sea valioso y simplifique la tarea, debe cumplir con ciertos requisitos:o Ser concreto y específico: Debe fundamentarse en un enunciado claro y
determinado.o Tener plazos determinados: Será más eficaz si determina un plazo para
ejecutarlo.
Ejemplo:
Objetivo General:
Implementar la construcción de una carretera intermunicipal que mejora la movilidad de la población X.
Objetivos Específicos:
*Realizar un diseño vial con características técnicas, operativas y legales.
*Hacer un estudio financiero y de costos para el control presupuestal.
*Ejecutar la construcción de la carretera bajo los parámetros de diseño vial y estudio financiero
Los elementos de los objetivos específicos:
¿Qué cambiar?
¿Para quién?
¿Cuánto cambiar?
¿Dónde?
¿Cuándo?
A partir de las preguntas planteadas desarrolle los objetivos generales y específicos.
4. Alcance
Determina hasta dónde llega el *impacto del plan de mejoramiento, este debe ser realista
y coherente con el nivel y capacidades de los estudiantes y empresario.
* El impacto está compuesto por los efectos, resultados o consecuencias que se logran a largo plazo con un proyecto.
El alcance de un proyecto consiste en la descripción hasta donde llegara la suma de
todos los productos que mejoran un problema identificado, permitiendo dar estructura a
las actividades y asignación de recursos.
Pregúntese:
¿Hasta dónde llegara el avance?
¿Cómo se desarrolla?
¿Cuál será el éxito y los efectos del proyecto?
¿Hasta dónde llega el avance en un periodo de tiempo y en qué áreas?
Veamos esto con un ejemplo:
Alcance del proyecto A: construir una carretera
Alcance del proyecto B: construir 15km de carretera de la población X a la población Y; con un plazo máximo de 12 meses.
Con cual Alcance podrías calcular los costes del proyecto, actividades y recursos?
Es este espacio se debe desarrollar el alcance del problema encontrado.
5. PLAN DE MEJORA
Con el propósito de desarrollar un plan de mejora acertado a las necesidades de la organización, en el siguiente apartado se propone identificar cual son esas debilidades y necesidades que requieren de mayor intervención.
5.1. Análisis de las debilidades o necesidades detectadas
Tenga presente las siguientes definiciones para el desarrollo del cuadro relacionado.
Debilidad: es una situación suceptible de mejora a la cual se le identifican causas y que puede ser modificada con la implementación de acciones. Exprese con claridad y sencillez en que consiste.
Causas que provocan la situación: Son las situaciones que generan la debilidad, estas pueden ser de muchos tipos. Se pueden identificar en procesos, infraestructura, tecnología o formación entre otras. Identifique la causa que genera la debilidad.
Posibles acciones: son las actividades o tareas que se definen en un tiempo determinado, con unos responsables de realizarlas y productos entregables que le permitiran a la empresa acercarse a la situación deseada.
Posibilidad de implementación: Se refiere a las probabilidades que tiene la empresa de ejecutar las acciones. Puede definirse el nivel de dificultad o facilidad de que la acción de mejora se pueda o no implementar en la empresa y/o unidad de negocio.
Selección de las acciones factibles de lograr: después de identificar las posibles acciones, marque con una X las acciones más factibles de lograr en la empresa.
Importancia de cada acción para superar la debilidad: Se refiere al impacto que tiene la acción en la superación de la debilidad, esto puede ser alto, medio o bajo. Identifique la importancia que tiene cada posible acción para lograr superar la debilidad planteada.
COMPONENTE:
Debilidad Causas que provocan la situación
Posibles acciones Posibilidad de implementación
Baja productividad Carencia de incentivos Creación de manual de incentivos Alta
La propuesta de mejora debe ir orientada a impactar el proceso detectado desde la elaboración de los entregables técnicos y el desarrollo de los instrumentos de diagnóstico. A continuación se detallan aquellos procesos del área de gestión humana, en los que se podrían proponer acciones de mejora. Cada etapa del plan de mejora y sus respectivas actividades se deben plasmar en el formato plan de mejora y diagrama de Gantt que se detallan al final.
5.2. Procesos Administrativos
De acuerdo con la información recolectada en el diagnóstico del entorno y la identificación del problema, identifique si se debe desarrollar una propuesta de mejora para que los procesos y procedimientos de la empresa estén plenamente identificados, documentados por medio de formatos, registros e instrumentos que garanticen su correcta administración y control.
Utilice las siguientes abreviaciones según el tipo de recurso necesario:
R.T.H Recurso Talento Humano
R.F Recurso Fisíco
R. Fin. Recursos Financieros
R. Tec. Recursos Tecnológicos
SIPEF Recursos Proyectos de Inversión
Procesos Administrativos
https://www.google.com.co/search?q=definicion+procesos+administrativos&dcr=0&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwitu-C4o4zWAhUBUyYKHXySCbgQ_AUICigB&biw=1267&bih=610#imgrc=StlLqmocF3p9FM
Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de
reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y
contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales.
https://www.significados.com/proceso-administrativo/
Identifique de acuerdo al análisis de debilidades o necesidades los elementos de procesos y procedimientos que harán parte del plan de mejora.
Por ejemplo: dado que se encontró en el análisis de debilidades y necesidades fortalecer el proceso de direccionamiento estrategico, es sobre este que se desarrollará la propuesta de plan de mejora, lo que implica no considerar los otros.
5.2.1 Direccionamiento estrategico
El direccionamiento estratégico se entiende como la formulación de las finalidades y propósitos de una empresa, mediante la definición de objetivos, a corto, mediano y largo plazo, que posibiliten el crecimiento y la sostenibilidad de sus productos, sus procesos y sus ventas.
5.2.1.1. Mision – Vision - Valores coorporativos - Politicas organizacionales
Ejemplos
Misión de Google. Organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil.
Valores
La misión de una empresa es una declaración o manifestación duradera del objeto, propósito o razón de ser de una empresa. Muchas personas suelen confundir la misión con la visión de una empresa.
La visión de una empresa es una declaración o manifestación que indica hacia dónde se dirige una empresa o qué es aquello en lo que pretende
convertirse en el largo plazo. Muchas personas suelen confundir la visión con la misión de una empresa
Los valores son aquellos juicios éticos sobre situaciones imaginarias o reales a los cuales nos sentimos más inclinados por su grado de utilidad personal y social. Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier organización
Una política institucional es una directriz verbal o escrita que se establece como una guía, para los miembros de una organización y que establece los límites frente a los cuales estos miembros pueden tomar decisiones administrativas y/o comerciales.
ieels.jimdo.com/políticas-institucionales/
5.2.2. Planeacion
La planeación empresarial permite que la organización tome parte importante en la formación de su futuro, permitiendo emprender actividades y participar de ellas para controlar su destino.
5.2.2.1. Definicion de infraestructura
Ejemplo
Recursos Materiales Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa. Instalaciones: edificios, terrenos. Equipo: maquinaria, herramientas, vehículos. ... Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios en cuestión.
5.2.2.2. Recursos financieros Los recursos financieros de las empresas en cuanto a su gestión, o movimiento de los fondos disponibles, están a cargo de un área específica, denominada de gestión financiera, que se ocupa de la liquidez de la empresa y de su rentabilidad. ...Recursos Materiales Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa
5.2.2.3. Recursos humanos
Reclutamiento y selección. Atraer a las personas indicadas para hacer crecer laempresa es más que llenar rápidamente un puesto específico. Planificar con anticipación las
necesidades de recursos humanos da tiempo para analizar el puesto y los requisitos a cumplir por quien va a cubrirlo.
5.2.2.4. Recursos organizacionales
La teoría de la administración consiste básicamente en integrar y coordinar los recursos organizacionales, para alcanzar, de la manera más eficaz y eficiente posible, los objetivos determinados. La organización es un proyecto social que reúne varios recursos para alcanzar determinados objetivos
.
5.2.3. Produccion
Es la actividad que se desarrolla dentro de un sistema económico. Más específicamente, se trata de la capacidad que tiene un factor productivo para crear determinados bienes en un periodo determinado. El concepto de producción parte de la conversión o transformación de uno o más bienes en otros diferentes.
5.2.3.1. ProductoProducto es un conjunto de atributos tangibles e intangibles (empaque, color, precio, calidad, marca, servicios) diseñado o fabricado para satisfacer una necesidad o deseo. Ejemplo una guitarra.
http://www.marketing-free.com/producto/definicion-producto.html
5.2.4. Comercialización
Acerca de las 4 P´S del Marketing (Producto, precio, plaza y promoción) para determinar la apreciación de la empresa en el sector e identificar posibles factores que influyen en la decisión de compra.
Ejemplo: Dentro de la investigación realizada en la empresa ______ hemos encontrado los siguientes puntos críticos sobre las 4 P´S del Márketing que deben mejorar:
Producto: Ejemplo: Calidad de los productos
Precio:Ejemplo: Precios altos
Plaza:Ejemplo: Cambio constante de proveedores
Promoción: Publicidad Ejemplo: No tienen en cuenta fechas especiales para incentivar la compra.
Mencione todos los puntos críticos encontrados sin omitir ninguno.
las 4 P´s son conocidas como producto evoluciona a cliente; promoción hacia comunicación; precio hacia costo y finalmente, plaza hacia conveniencia o comodidad
Producto: Cualquier bien o servicio que se puede ofrecer a un mercado para su adquisición, uso o consumo.
Precio: Es el monto monetario de intercambio asociado a la transacción (aunque también se paga con tiempo o esfuerzo). Sin embargo, incluye: forma de pago (efectivo, cheque, tarjeta, etc.), crédito (directo, con documento, plazo, etc.), descuentos pronto pago, volumen, recargos, etc. Este a su vez, es el que se plantea por medio de una investigación de mercados previa, la cual, definirá el precio que se le asignará al entrar al mercado.
Plaza: Dónde comercializar el producto o el servicio que se le ofrece (elemento imprescindible para que el producto sea accesible para el consumidor). Considera el manejo efectivo del canal de distribución, debiendo lograrse que el producto llegue al lugar adecuado, en el momento adecuado y en las condiciones adecuadas.
Inicialmente, dependía de los fabricantes y ahora depende de ella misma.
Promoción: Es comunicar, informar y persuadir al cliente y otros interesados sobre la empresa, sus productos, y ofertas, para el logro de los objetivos organizacionales.
5.3. Formato plan de mejora
De acuerdo a los hallazgos, plantee las diferentes estrategias que podría desarrollar la unidad de negocios estimando el tiempo de ejecución, recursos económicos y el área responsable. Diseñe la propuesta de plan de mejora de acuerdo a los hallazgos.
PLAN DE MEJORA
Objetivo Estrategia / Actividad Tiempo Recursos Responsables
Reducción de horas extras
Contratación de más personal
Capacitación para mejorar la productividad
Implementación pausas activas
2 meses
3 a 6 meses
1 mes
Económicos /capacitar (otra persona a cargo)
Económicos - 12 smlv
Convenio ARL
Desarrollo de manual
Gestión Humana
Gestión Humana
Gestión Humana
Evidencie el costo-beneficio para la organización; en otras palabras, que pierde la empresa si no se implementan estas acciones.
Establezca los alcances de cada estrategia en función del beneficio que obtendría la empresa en cada caso.
ANALISIS COSTO BENEFICIO
Estrategia Impacto / Resultado*
Descripción Efectividad
Contratación de más personal
Capacitación para mejorar la productividad
Implementación pausas activas
Bajo
Alta
Alta
Por qué puede no cumplir el objetivo
No obstante, puede ser demasiado costosa y puede tomar mucho tiempo
Mejora el tiempo de productividad, es asequible
Baja
Alta
Alta
*E
l impacto está asociado a ventajas o beneficios al implementar la estrategia. Determine la más viable.
6. Recomendaciones
Las recomendaciones son actividades o acciones que sugerimos a la empresa realizar, con el objetivo de obtener resultados favorables en los temas de estudio.
Ejemplo:
Una vez concluida la tesis se concidera importante replantear el departamento de comercializacion y se propone: Diseñar acciones de promocion que incluyan estrategias fisicas y digitales para los momentos de transito los momentos de acercamiento y de punto de venta
Con base en la Propuesta de Mejora descrita anteriormente, el equipo colaborativo debe describir al menos cinco recomendaciones que le haría al empresario o propietario del negocio, con el objetivo de mejorar sus procesos en el área de gestión humana y de esta forma mejorar el clima organizacional y generar mayor sentido de pertenencia por la empresa.
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7. Conclusiones
El equipo debe elaborar al menos tres conclusiones claras y sencillas enfocadas al proceso realizado en la etapa práctica, destacando las fortalezas de la interacción del estudiante con los diferentes sectores productivos, en tiempo real, permitiendo la aplicación directa de las competencias que adquiere durante su proceso de formación en el ser, el saber y el hacer.
Recuerda ante cualquier duda recurrir a tu Asesor De Proyectos PAI
