CONFORMIDAD DE RECEPCION DE CONFORMIDAD DE RECEPCION DE MUESTRAS BIOLOGICASMUESTRAS BIOLOGICAS

T.M. LUIS MARIN REYES

RECEPCION Y CONSERVACION DE

MUESTRAS BIOLOGICAS EN LA ETAPA DE PRE ANALISIS

PRT-CNSP-001Aprobado con MEMORANDO Nº 135-05-

DEENOT -CNSP/INS2005-07-04

OBJETIVO

Establecer el procedimiento técnico administrativo del proceso de recepción y conservación de muestras en el CNSP.

ALCANCE

Se aplica a todas las muestras biológicas provenientes del sistema del servicio de salud, tanto público como privado que llegan al CNSP.

RESPONSABILIDADES

6.1 El DG del CNSP es responsable de la implementación del presente procedimiento autorizando el aprovisionamiento de recursos necesarios para su cumplimiento.

6.2 El DEENOT es responsable de aprobar el presente documento. (Según PRA-INS-007 1ra Edición)

...RESPONSABILIDADES6.3 Los DE del CNSP supervisan el

cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente procedimiento y aprueban el catálogo de los servicios de diagnósticos en lo que les compete.

6.4 Las DE son responsables de comunicar al área de recepción de muestras y entrega de resultados la existencia de brotes a fin que se tomen las medidas necesarias para facilitar el ingreso y manejo de muestras.

TAREAS

… RESPONSABILIDADES6.5 El área de obtención y recepción de

muestras es responsable de la obtención y/o recepción de muestras biológicas, así como de verificar en la medida de lo posible, el cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo de los procesos analíticos; esta actividad la desarrolla coordinadamente con los laboratorios encargados de ejecutar el ensayo solicitado.

… RESPONSABILIDADES6.6 El área de obtención y recepción de

muestras también se encarga de codificar las muestras y de ordenar el ingreso de datos de las fichas epidemiológicas al sistema informático, así como de la distribución de las muestras a los laboratorios del CNSP, para los servicios de vigilancia sanitaria y control de calidad

… RESPONSABILIDADES

6.7 El personal del servicio de apoyo de recepción y toma de muestras y los laboratorios del CNSP, pueden proponer por escrito ante su jefe inmediato, medidas que permitan mejorar el procedimiento, el jefe inmediato dirigirá el documento ante el DG del CNSP la propuesta mediante documento dirigido al jefe del INS quien lo presentará ante el comité técnico especial para que lo evalúe y emita su opinión.

7. ASPECTOS GENERALES

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7.1 Las muestras biológicas para ser admitidas deben adjuntar la documentación requerida conforme al presente procedimiento según sea la modalidad de ingreso.

7.2 El servicio de recepción de muestras deberá disponer de lo siguiente:

7.2.1 La relación de proyectos de investigación aprobados por la jefatura para el año en curso y que haga mención a aquellas investigaciones de años anteriores y que aun no han sido concluidas y por ende seguirán ingresando las muestras.

7.2.2 Un catalogo de servicios de diagnostico y conservación de las muestras.

7.2.3 Instructivos y procedimientos normativos para el manejo adecuado de las muestras biológicas.

7.2.4 Manual de normas de bioseguridad para la manipulación de muestras biológicas

DESARROLLO DEL PROCESO

Recepción y/o Toma de muestra

9.1 Documentación

9.2 Condiciones de la muestra Se verifica si las muestras cumplen las

condiciones óptimas para su posterior diagnóstico por el laboratorio.

Se verifica que cada una de las muestras sea trazable con la ficha clínica, es decir, que contenga como mínimo los siguientes datos:

- Nombre y apellidos completos del paciente - Código de identificación en caso que se trate

de muestras que requieran salvaguardar la confidencialidad del paciente

- Fecha de obtención de la muestra- Tipo de muestra

9.3 Condiciones del embalaje

“Guía para el transporte seguro de Substancias Infecciosas y Especimenes Diagnósticos”.

Codificación9.4 Las muestras recepcionadas serán

codificadas con un número que consta de 9 dígitos los cuales se refieren a:

los dos primeros números, al mes en que ingresan; los 5 siguientes números, son el orden correlativo en que están ingresando y los dos últimos números se refieren al año en curso. Cada uno de estos tres grupos son separados por un guión. Ejemplo: 03-20987-02Se refiere a que es la muestra 20987 fue recibida en marzo del año 2002.

Registro9.5 Serán registradas en el sistema informático

aquellas muestras que cumplan con las especificaciones dadas en el numeral 7.1 y 7.2 de acuerdo al presente documento.

9.6 Si las muestras no cumplen las especificaciones del numeral 7.1 estas serán calificadas y registradas como muestra no conforme de acuerdo al procedimiento PRA-CNSP-003 Control de Productos No conformes.

Conservación9.7 En el servicio de recepción de muestras, la

conservación se realizará bajo condiciones que aseguren la viabilidad de la muestra según el catalogo de servicios de diagnostico y conservación de las muestras.

9.8 La conservación de estas muestras en el área de recepción no excederá las 48 horas siempre y cuando no presenten no conformidades en la documentación.

9.9 Las muestras con no conformidades en la documentación serán conservadas en el servicio de recepción por un plazo máximo de 2 meses (teniendo en consideración el tipo de muestra y el análisis solicitado) asegurando su viabilidad, luego de este tiempo serán eliminadas según el procedimiento de PRT-CNSP-005 Manejo, transporte y disposición de Residuos.