PTA

Nombre del documento: Procedimiento del SGC para la Elaboración, Evaluación y Seguimiento del Programa de Trabajo Anual PTA.

Código: ITT-PL-PO-001

Revisión: 7

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

1. Propósito

Contar con un documento normativo de corto plazo donde se programan las metas de forma anualizada y las actividades se realizan mensualmente, a dicha programación debe dársele seguimiento y la evaluación correspondiente en el cumplimiento de las metas, con la finalidad de elevar la calidad en el Servicio Educativo.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los Instituto Tecnológicos, y la DGEST del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica.

3. Políticas de operación

3.1 Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual se deben tomar como base las metas del Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico, y/o los lineamientos establecidos por la DGEST.

3.2 Para la elaboración del Programa de Trabajo Anual se toma como base el Sistema Integral de Planeación del Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento del Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica

3.3 El Programa de Trabajo Anual se presentará en los formatos vigentes del SGC y entregarse de acuerdo al calendario establecido por la DGEST

3.4 Los Institutos Tecnológicos y Centros deben elaborar, dar seguimiento y evaluar su Programa de Trabajo Anual de acuerdo a la normatividad vigente

3.5 El Director del Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de gestionar la autorización del Programa de Trabajo Anual ante la instancia correspondiente

3.6 El Subdirector de Planeación y Vinculación de cada Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de asesorar y analizar el Programa de Trabajo Anual

3.7 El Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación en cada Instituto Tecnológico o Centro es el responsable de la integración, seguimiento y evaluación del Programa de Trabajo Anual. No se autorizará el Programa de Trabajo Anual si no se cuenta con el Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico o Centro editado y difundido a la comunidad tecnológica

3.8 La Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema, a través del Director de Desarrollo del Sistema de la DGEST, establece el seguimiento en la entrega, revisión y autorización del Programa de Trabajo Anual y retroalimenta la comunicación con el Instituto Tecnológico o Centro por medio del Formato de Seguimiento de Documentos ITT-PL-PO-004

3.9 Es responsabilidad de los Directores de Áreas de la DGEST la elaboración, seguimiento y evaluación de su Programa de Trabajo Anual, así mismo validar el seguimiento de las metas afines establecidas en el Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos y Centros.

CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Raúl Elizondo Ríos

Jefe del Depto. de Planeación y Presupuestación

Ing. Guillermo Cárdenas López Subdirector de Planeación y

vinculación

Ing. José Guerrero Guerrero Director

18 de Septiembre de 2009. 18 de Septiembre de 2009 18 de Septiembre de 2009



Revisión: 7


4. Diagrama del procedimiento

Dirección de Desarrollo del Sistema de la

DGEST

Dirección del Instituto

Tecnológicos o Centro

Subdirección de Planeación y Vinculación

Direcciones de Área de la

DGEST

Subdirecciones y Jefes de

departamento

Departamento de Plan., Prog. y

Presupuestación

Si

14

1

3

Si

No

Analiza PTA del Instituto o Centros.

Formaliza solicitud de Autorización del PTA a la DGEST

No

Si

Término

Comunica los lineamientos

generales para Elaborar el PTA

Elabora el PTA del

Departamento, División o

Centro

Término

Procede el PTA

Si

No

Recibe y Analiza PTA del Instituto

o Centro

Recibe Autorización del PTA, y define el

seguimiento.

Procede en DGEST

Realiza seguimiento y evaluación de las Metas e informa a la Dir. Des. del Sistema

de la DGEST

Remite por correo al Depto de PPP

del Instituto o Centro, las

observaciones para su atención.

No

13 12

16 17

18

Procesa Informe Anual

Recibe Oficio de Autorización del PTA, y lleva el seguimiento.

Inicio 2 4 5

Recibe oficio de la DGEST y e instruye al Subdirector

para Elaborar el PTA

Convoca a Reunión y

Solicita PTA a Jefes de

Departamento, División o Centro.

7

Recibe, analiza e integra el PTA

del Instituto Tecnológico o

Centro.

Procede en el IT

Recibe y analiza el PTA de Direcciones de Área de DGEST

Recibe oficio y procede a

Elaborar el PTA de su Dirección

de Área.

8

9

10

Atiende las Observaciones

a su PTA

11

A

15

A

Establecen Estrategias para reforzar el cumplimiento de

las metas.

19

Implementa estrategias para el

logro de Metas

20

Valida estrategias para el logro de

Metas

Evaluación de Metas.

Procede

6

La Dirección de Prog. Presup. E Infraestructura Física recibe

Autorización del PTA de los

Institutos y Centros

Procedimiento POA

Procedimiento REPRO

Recibe Autorización de la REPRO y

Procede a Ajustar las Metas del PTA

21

22

Recibe y atiende las observaciones a las

Metas del PTA



Revisión: 7


5. Descripción del procedimiento

Secuencia de

etapas Actividad Responsable

1. Comunica los lineamientos generales para Elaborar el PTA.

1.1 Emite oficio con los lineamientos y recomendaciones generales para la elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros del SNEST. 1.2 Emite memorando con los lineamientos y recomendaciones generales para la elaboración del Programa de Trabajo Anual de las Direcciones de Área de la DGEST.

Director de Desarrollo del Sistema de la

DGEST

2. Recibe oficio de la DGEST y e instruye al Subdirector para Elaborar el PTA.

2.1 Recibe solicitud por parte de la DGEST, y da instrucciones al Subdirector de Planeación y Vinculación sobre las estrategias para la formulación del Programa de Trabajo Anual con base en las metas del PIID del Instituto Tecnológico o Centro y/o en los lineamientos y recomendaciones emitidas por la DGEST.

Director del Instituto

Tecnológico

3. Convoca a Reunión y Solicita PTA a Jefes de Departamento, División o Centro.

3.1 Convoca a reunión de trabajo a los directivos y jefes de departamento, división o centro, para dar a conocer las normas, lineamientos y el mecanismo de trabajo para la elaboración del PTA del Instituto Tecnológico o Centro utilizando el formato ITT-PL-PO-001-01.

Subdirector de Planeación y Vinculación.

4. Elabora el PTA del Departamento, División o Centro

4.1 Elabora el PTA del Departamento, División o Centro a su cargo, acordando las metas con el Director de Área afín de la DGEST. 4.2 Envía el PTA para su análisis y aprobación correspondiente al Jefe del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para su revisión.

Subdirectores y Jefes de

Departamento

5. Recibe, analiza e integra el PTA del Instituto Tecnológico o Centro.

5.1 Recibe y analiza el PTA de las Subdirecciones y Departamentos:

Si procede: lo valida e integra el PTA de Instituto Tecnológico o Centro.

No procede: Regresa el PTA con las observaciones pertinentes, de acuerdo a los lineamientos establecidos, para su corrección.

Departamento de Planeación,

Programación y Presupuestación

6. Atiende las Observaciones a su PTA

6.1 Recibe el PTA con las observaciones producto del análisis y procede a atenderlas.

6.2 Remite nuevamente el PTA al Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para su evaluación y análisis. Pasa al punto 5.


Departamento

7. Recibe memorando y procede a Elaborar el PTA de su Dirección de Área.

7.1 Recibe memorando con los lineamientos y recomendaciones para proceder a elaborar el PTA de su Dirección de Área.

7.2 Atiende las solicitudes de los Jefes de Departamento afines a su Dirección de Área para acordar las metas.

7.3 Recibe y analiza las metas afines a su Dirección a partir del PTA de los Institutos Tecnológicos y Centros.

7.4 Formula e informa de las observaciones a las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos y Centros.

7.5 Envía su PTA a la Coordinación Sectorial de Planeación para su revisión en el formato ITT-PL-PO-001-05.

Director de Área de la DGEST.



Revisión: 7


8. Recibe y analiza el PTA de las Direcciones de Área de la DGEST.

8.1 Recibe y analiza el PTA de las Direcciones de Área de la DGEST.

Si procede: lo valida y emite oficio de autorización. Pasa al punto 10.

No procede: Regresa el PTA a los Directores de Área con las observaciones pertinentes, de acuerdo a los lineamientos establecidos, para su corrección. Pasa al punto 9.

Director de Desarrollo del

Sistema

9. Atiende las Observaciones a su PTA

9.1 Recibe el PTA con las observaciones producto del análisis y procede a atenderlas.

9.2 Remite nuevamente el PTA a la Dirección de Desarrollo del Sistema para su evaluación y análisis. Pasa al punto 8.


10. Recibe autorización del PTA y lleva el seguimiento.

10.1 Recibe oficio de Autorización del PTA y desarrolla la evaluación y seguimiento de las metas de acuerdo a los lineamientos establecidos.

10.2 Integra informe de la evaluación y seguimiento de las metas de su programa de trabajo en las fechas programadas de acuerdo con la periodicidad establecida. La captura se efectuará en línea en la dirección y con la contraseña que le será notificada, para acceder seleccione el nombre de la Dirección de Área, ingrese la contraseña y proceda a capturar la evaluación y seguimiento de las metas de su PTA (formato de referencia ITT-PL-PO-001-03).

10.3 Identifica las causas que originaron el incumplimiento, Implementa estrategias y acciones para corregir las desviaciones y reforzar el cumplimiento de las metas.

10.4 Informa a su jefe inmediato acerca de las estrategias y acciones para reforzar el cumplimiento de las metas, gestiona su autorización y solicita valide electrónicamente la liberación del formato.

10.5 Al final del año, y después de realizar la última captura de la evaluación y seguimiento, se valida electrónicamente por los tres niveles involucrados.


11. Procesa Informe Anual

11.1 Verifica el llenado y la validación electrónica, autorizados por la autoridad correspondiente.

11.2 Integra el informe anual de la gestión de la DGEST.

Dirección de Desarrollo del

Sistema

12. Analiza el PTA del Instituto Tecnológico o Centro

12.1 Recibe y analiza el PTA del Instituto Tecnológico o Centro y prepara su envío a la DGEST.

Subdirector de Planeación y Vinculación.

13. Recibe y remite el PTA del Instituto Tecnológico o Centro

13.1 Firma el PTA del Instituto Tecnológico o Centro y lo envía para su revisión y autorización a la DGEST.

Director del Inst. Tecnológico

14. Recibe y analiza el PTA del Instituto Tecnológico o Centro

14.1 Recibe y revisa el cumplimiento de los lineamientos generales.

14.2 Turna las metas del PTA del Instituto Tecnológico o Centro a las Direcciones de Área afines en la DGEST para analizar la congruencia de las metas.

Si procede: Lo valida y emite oficio de autorización. Pasa al punto 16.

No procede: Formula las observaciones pertinentes para su corrección. Pasa al punto 15.


Sistema



Revisión: 7


15. Envía al Instituto o Centro las observaciones al PTA para su atención

15.1 Remite anexo al formato de seguimiento de documentos ITT-PL-PO-001-04, las observaciones al PTA, para su atención.

Dirección de Desarrollo del

Sistema.

16. Recibe autorización del PTA y define el seguimiento.

16.1 Recibe autorización del PTA del Instituto Tecnológico o Centro

16.2 Da instrucciones al Subdirector de Planeación y Vinculación para comunicar el documento final y establecer estrategias de cumplimiento, Evaluación y Seguimiento de las metas del PTA mediante la captura en línea (formato de referencia SNEST-PL-PO-001-02).

Director del Instituto

Tecnológico

17. Realiza seguimiento y evaluación e informa a la DGEST.

17.1 Realiza la evaluación y seguimiento de las metas del PTA: Si procede: Informa al Director y Subdirectores para validar y

registrar el avance de las metas a la Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema de la DGEST. La captura se efectuará en línea en la dirección y con la contraseña que le será notificada, para acceder seleccione el nombre del Instituto Tecnológico ingrese la contraseña y proceda a capturar la evaluación y seguimiento de las metas de su PTA (formato de referencia SNEST-PL-PO-001-02).

No procede: la pasa al punto 18.

Departamento de Planeación,

Programación y Presupuestación.

18. Establecen Estrategias para el cumplimiento de las metas.

18.1 Diseña las estrategias para reforzar el cumplimiento de las metas del PTA.

18.2 Notifica a la Dirección de Área de la DGEST afín a la meta a reforzar, las estrategias a implementar para su validación electrónica.

Director, Subdirector de Planeación y Vinculación.

19. Valida las estrategias para el logro de las metas.

19.1 Analizar en línea el formato ITT-PL-PO-001-02, y evaluar el impacto de las acciones para atender las causas de rezago.

19.2 Valida electrónicamente si las acciones a implementar son congruentes para abatir el rezago.

19.3 En caso de inconsistencia o poco impacto de las acciones a implementar para abatir el rezago, emite documento que envía por email con las recomendaciones y sugerencias.


20. Implementa estrategias para el logro de la metas.

20.1 Recibe validación electrónica de las estrategias por parte de la Dirección de Área de la DGEST afín y procede a implementarlas para abatir el rezago de las metas. 20.2 Recibe si es el caso, las recomendaciones y sugerencias por parte de la Dirección de Área afín, y procede a incorporarlas en las estrategias para reforzar el cumplimiento de las metas. Pasa al punto 17.


Departamento

21. La Dirección de Prog. Presup. e Infraestructura Física recibe Autorización del PTA de los

21.1 La Dirección de Programación Presupuestal e Infraestructura Física, recibe copia del oficio de autorización del Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos, el cual, será utilizado para evaluar la congruencia y pertinencia de los recursos programados en el POA con

Director de Programación Presupuestal e Infraestructura

Física.



Revisión: 7


Institutos y Centros

respecto a las Metas. 21.2 El Programa de Trabajo Anual representa un insumo de referencia para el análisis y evaluación del Programa Operativo Anual en el Procedimiento ITT-PL-PO-002

22. Recibe Autorización de la REPRO y

Procede a Ajustar las Metas del PTA

22.1 Recibe copia del oficio de autorización de la Reprogramación del Programa Operativo Anual de los Institutos Tecnológicos, e informa vía correo electrónico al Jefe del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para proceder al ajuste de las metas de PTA de los Institutos Tecnológicos, 22.2 Recibe de los Institutos Tecnológicos la propuesta de ajuste de Metas a sus Programa de Trabajo Anual procede a analizar y de proceder el ajuste, modifica la meta en el formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos y Centros (ITT-PL-PO-001-02. 22.3 Procede al ajuste de las Metas del Programa de Trabajo Anual de las Direcciones de Área de la DGEST en el formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual de la DGEST (ITT-PL-PO-001-03)


Sistema

6. Documentos de referencia

Documentos

Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos.

Programa Institucional de Innovación y Desarrollo del Instituto Tecnológico o Centro.

Manual de Organización de la Dirección General de Institutos Tecnológicos.

Manual de Organización del Instituto Tecnológico o Centro.

7. Registros

Registros Tiempo de

retención

Responsable

de conservarlo

Código de registro

Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos

1 año Departamento de

Planeación Programación y Presupuestación.

ITT-PL-PO-001-01

Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos o Centros.

1 año Departamento de

Planeación Programación y Presupuestación.

ITT-PL-PO-001-02

Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST.

1 año Dirección de Desarrollo del

Sistema SNEST-PL-PO-001-03

Formato de Seguimiento de documentos

1 año Dirección de Desarrollo del

Sistema. ITT-PL-PO-001-04

Formato para la Elaboración del 1 año Directores de Área y SNEST-PL-PO-001-05



Revisión: 7


Programa de Trabajo Anual (PTA), para la DGEST.

Director de Desarrollo del Sistema

8. Glosario PTA: Programa de Trabajo Anual

9. Anexos

9.1 Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los ITT-PL-PO-001-01

Institutos Tecnológicos y Centros.

9.2 Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_

de los Institutos Tecnológicos o Centros. ITT-PL-PO-001-02

9.3 Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_

de la DGEST. ITT-PL-PO-001-03

9.4 Formato de seguimiento de documentos ITT-PL-PO-001-04

9.5 Formato para la Elaboración del Programa de Trabajo (PTA) para la DGEST ITT-PL-PO-001-05

10. Cambios de esta versión

Número de versión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

6 8 de Octubre de 2007 Se actualiza cambiando el nombre del Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros. (ITT-PL-PO-001-01) Se incorpora al Procedimiento la participación activa de las Direcciones de Área de la DGEST, para apoyar el proceso de acuerdo de las Metas con los Jefes de Departamento, División o Centro afín. A partir del análisis de las Metas de los Institutos Tecnológicos se integra el Programa de Trabajo de las Direcciones de Área de la DGEST. Se incorporan en el procedimiento los elementos de interrelación con los procedimientos del POA y del REPOA para atender la No Conformidad derivada de la Auditoria Interna. Se incorpora como una política de operación, que la DGEST no recibirá el PTA de los Institutos y Centros que no cumpla con los requisitos del llenado conforme al instructivo y en la versión vigente del SGC. La incorporación de esta política coadyuvara a resolver la No Conformidad derivada de la Auditoria Interna, relacionada con la versión de los formatos del PTA 2007.

5 22 de marzo de 2007 Se Cambio logo, cambio el termino ORGANIZACIÓN por Instituto Tecnológico o Centro, se cambian los formatos de los anexos los cuales empezaran aplicarse para el 2do periodo del 2007. Se actualiza el formato para la elaboración del Programa de



Revisión: 7


Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos y Centros. (ITT-PL-PO-001-01) Se actualiza el formato Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos y Centros (ITT-PL-PO-001-02). Captura en Línea. Se anexa el formato Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST (ITT-PL-PO-001-03). Captura en Línea. Se actualiza el Formato de Seguimiento de documentos (ITT-PL-PO-001-04) Se anexa el formato para la elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de la DGEST (SNEST-PL-PO-001-05)

4 21 de agosto de 2006 Se anexa la política 3.8 donde la Coordinación Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema retroalimenta la entrega y recepción de documentos de esa Coordinación al Instituto Tecnológicos o Centros Se modifica el tiempo de informe de avance del PTA de 6 meses a 3 meses Se incorporan los formatos de Justificación del seguimiento de metas 2006 ITT-PL-PO-003 y el de seguimiento de documentos ITT-PL-PO-001-04 Se hace revisión del formato de seguimiento de metas ITT-PL-PO-001-02 y cambia a rev. 4 para dar seguimiento trimestral a las metas.

3 16 de junio de 2005 Cambio el logo de la SEP, en el texto en donde decía DGIT se cambio por DGEST. En el punto 3.7 de las políticas de operación se agrego la palabra semestral en el seguimiento del PTA. Se cambiaron los códigos del procedimiento y los formatos. Se modifico la descripción del procedimiento. Se modifico el punto 8 del diagrama del procedimiento. Se elimino la columna de código en el punto 6 documentos de referencia.

2 11 de octubre de 2004 Total

1 24 de mayo de 2004 Total

ITT-PL-PO-001-01 PTA.xlsx

TIJUANA

1.- 2.- 3.- 4.- 5.-

E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N DPERIODO DE EJECUCIÓN (20)

ELABORACIÓN Y/O EJECUCIÓN (21) SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN (22) AUTORIZÓ (23)

Nombre(s):

DESCRIPCIÓN (18)

RESPONSABLE(S) (19) Nombre(s): Nombre(s): Nombre(s): Nombre(s):

Personal Operativo

TIPO DE INDICADOR (15) FORMULA (16)

METAS DE LOS NIVELES JERARQUICOS (17) Subdirector(es) de: Jefe(s) de Depto. de: Jefe(s) de Oficina de: Personal Operativo

DESCRIPCIÓN DE LA META DEL INSTITUTO O CENTRO (8)

20__ 20__

META DEL PIID ( 7 )

METAS AL 20__ (1)

PORCENTAJE PROGRAMADO (9) PORCENTAJE ALCANZADO (10)PORCENTAJE A ALCANZAR (11)

EN EL 20__ (12)UNIDAD DE MEDIDA (13) CANTIDAD (14)

DE (3):

PROCESO ESTRATÉGICO (4): PROCESOS PROGRAMATICOS QUE IMPACTA (6)

PROCESO CLAVE (5): 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL 20__ (1)

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE : HOJA (2):

Nombre del documento: Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA) de los Institutos Tecnológicos .

Código:ITT-PL-PO-001-01

Revisión 7

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1 Página 1 de 2

ITT-PL-PO-001-01 PTA.xlsx

Identificación de(l) (los) Puesto(s): Identificación de(l) (los) Puesto(s) Identificación del Puesto

Nombre(s) de(l) (los) Jefe(s) del Departamento, División Nombre(s) de(l) (los) Subdirector(es): Nombre del Director

de:

PRIMERO SEGUNDO TERCERO CUARTO QUINTO SEXTO

1 1 1 1 1 1

16.67 16.67 16.67 16.67 16.67 16.67

% del nivel de Desempeño en el Periodo

SOBRESALIENTE SATISFACTORIO

9.-NIVEL DE DESEMPEÑO

MINIMO ACEPTABLE

6 a.-Para el 2010 se contará con 6 manuales de procedimientos autorizados a cada institución

Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo

PERTINENCIA ( )

PRODUCTIVIDAD ( )

% de Ajuste para el siguiente Periodo

% de Rezago en el Periodo

Cantidad de Rezago en el Periodo

90-100%

4.- PROCESO CLAVE:

Cantidad Programada en el Periodo

SEGUNDO

75-89.9% 60-74.9%

PRIMERO

ALGORITMO (FORMULA)

% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual

ING. HECTOR ARREOLA SORIANombre y Firma

12.- IMPLEMENTA LAS METAS 14.- AVALA LA SITUACION DE LAS METAS13.- SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS

Nombre y FirmaDIRECTOR GENERALCOORDINADOR SECTORIAL DE:DIRECTOR DE:

CUARTO

QUINTO

SEXTO

11- ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR ELNIVEL DE DESEMPEÑO

10.- CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO POR PERIODO:

TERCERO

8.-CONCEPTOS A ATENDER POR META

7.- PERIODO

Cantidad Real en el Periodo

EFICIENCIA ( ) % Programado en el Periodo

Bimestral (X), Trimestral ( ), Semestral ( ), Anual ( ).

1.- COORDINACIÓN SECTORIAL DE: 2.- DIRECCIÓN DE: Hoja:

TIPO DE INDICADOR

3.- PROCESO ESTRATÉGICO:

6.- DESCRIPCION DE LA META

SEXENAL DEL SNEST:

5.- VALOR DEL INDICADOR

RESULTADO

EFICACIA ( )

SNEST-PL-PO-001-03 Rev 6

Nombre del documento: Formato para el Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual (PTA) 2010 de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST)

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.1

Código: SNEST-PL-PO-001-03

Revisión 6

Página 1 de 1

Código: SNEST-PL-PO-001-04 Nombre del documento: Formato para el Seguimiento de documentos Revisión 6


SNEST-PL-PO-001-04 Rev. 7

Av. Patriotismo 711 Edif. B 2o Piso, Col. San Juan, Deleg. Benito Juárez, C.P. 03730, México, D.F., Tels. Conmut. 30-03-10-97, 30-03-10-00 Ext. 28624 E-mail: [email protected], www.dgest.gob.mx

c.c.p.- Coordinador Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema.

Director de la Institución.

SNEST-PL-PO-001-05 FORM PTA DGEST.xls

1.- 2.- 3.- 4.- 5.-

E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D

SNEST-PL-PO-001-05 Rev. 6

ELABORACIÓN Y/O EJECUCIÓN (18) SEGUIMIENTO Y/O COORDINACIÓN (19) AUTORIZÓ (20)

METAS AL 20

PROGRAMA DE TRABAJO 20__GESTIÓN DE PROCESOS

META DEL PIID ( ) ( 6 )

PROCESO CLAVE (4):

PROCESO ESPECÍFICO (5) :

PROCESO ESTRATÉGICO (3):

PORCENTAJE A ALCANZAR EN EL 20__ (10)

UNIDAD DE MEDIDA (11)

20__ 20__

TIPO DE INDICADOR (13) FORMULA (14)

CANTIDAD (12)

PERIODO DE EJECUCIÓN (17)

RESPONSABLE (16)

PORCENTAJE ALCANZADO (9)PORCENTAJE PROGRAMADO (8)

DESCRIPCIÓN DE LA META (7)

PRINCIPALES METAS POR NIVEL JERARQUICO (15)

DESCRIPCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICA

DIRECCIÓN DE (2):

COORDINACIÓN SECTORIAL DE (1):

HOJA: DE:

para la DGEST para la DGEST

1

6 de Trabajo Anual (PTA) para la DGEST

Código: ITT-PL-IT-01 Nombre del documento: Instructivo para capturar en línea el Formato de Seguimiento y Evaluación de las metas del PTA del Instituto Tecnológico. Revisión 7



INSTRUCTIVO PARA LA CAPTURA EN LINEA DEL FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS DEL PROGRAMA

DE TRABAJO ANUAL DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA 1. Para acceder al sistema de captura, ingresar a la dirección:

http://apps.dgest.gob.mx/dds/pta/ Seleccionar en el campo de Usuario: al Instituto Tecnológico, en el campo de Password: teclear la clave que le será asignada por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, la cual corresponde únicamente al Instituto Tecnológico, es intransferible y de uso exclusivo para el Instituto; en caso de extravío o mal uso favor de solicitar una nueva clave mediante oficio a la DGEST en la citada Dirección de Área. Con el botón izquierdo del Mouse dar click en Ingresar al Sistema, si es la primera vez que ingresa, aparecerá una pantalla con la opciones de Nuevo Formato y otra de Logout, cuando ya se han capturado las metas correspondientes al PTA del Instituto Tecnológico aparecerán listadas y un icono donde se permite editarlas. Importante: Para guardar el formato o cualquier modificación no olvide dar clic en el botón de Guardar Formato localizados en la parte superior e inferior derecha de la pantalla. Proceda a realizar la captura de: 2. JEFATURA DE DEPARTAMENTO, DIVISIÓN O CENTRO DE: Anotar el nombre de la

Unidad Orgánica que corresponda.

3. PROCESO ESTRATÉGICO: Seleccionar el nombre del proceso estratégico en donde impacta la meta.

4. PROCESO CLAVE: Seleccionar el nombre del proceso clave que corresponda al proceso estratégico.

CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Ing. Raúl Elizondo Ríos Jefe del Depto. de Planeación y

Presupuestación

Ing. Guillermo Cárdenas López Subdirector de Planeación y

Vinculación

Ing. Enriqueta González Aguilar Directora

Firma: Firma: Firma: 27 de julio de 2007. 31 de julio de 2007 02 de agosto de 2007




RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS Y CLAVE DEL SNEST

CENTRAL ESTRATÉGICO CLAVE

Formación Profesional

Investigación y Estudios de Posgrado

Académico

Desarrollo Profesional

Vinculación Vinculación Institucional

Programación Presupuestal e Infraestructura Física

Planeación Estratégica y Táctica y de Organización

Soporte Técnico en Cómputo y Telecomunicaciones

Planeación

Difusión Cultural y Promoción Deportiva

Aseguramiento de la Calidad

Gestión de la Calidad

Capacitación y Desarrollo

Calidad

Servicios Escolares

Administración de Recursos Financieros

Administración de Recursos Humanos

Apoyo Jurídico

Administración de Recursos

Administración de Recursos Materiales y Servicios

Difusión y Divulgación

Educativo

Asistencia Académica, Técnica y Pedagógica

5. VALOR DEL INDICADOR: Se deberá definir el tipo indicador, el algoritmo para evaluarlo (fórmula) y el resultado de la formula expresado en porcentaje: • Tipo de Indicador.- Marcar con una X según el tipo de indicador:




Indicador de Eficacia: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido).

Indicador de Eficiencia: Se refiere a la relación entre el proceso (tiempo utilizado o costo ejercido) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible).

Indicador de pertinencia o efectividad: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad.

Indicador de productividad: Elemento de medición de una institución que mide los resultados (cantidad producida) y el insumo (tiempo disponible o costo disponible).

• Formula: Es la forma establecida para expresar como se calcula el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice.

Ejemplo: Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad Programa Reconocido / Presupuesto Disponible

• Resultado: Anotar el resultado de la formula multiplicado por 100 % (Debe expresarse en porcentaje).

Nota: Podrá usarse uno o varios de los indicadores, conforme a lo que se pretenda medir en la meta.

6. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL SNEST.

6..a Escribir la meta anual del SNEST por objetivo estratégico, establecida en acuerdo entre el Jefe de Departamento, División o Centro con el Director de Área afín de la DGEST

7. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL INSTITUTO O CENTRO. ..a. Escribir la meta anual del Instituto o Centro que el Jefe de Departamento, División o

Centro se propone lograr y que fue acordada con el Director de Área de la DGEST afín al mismo.

8. PERIODO: Seleccionar con una “X” la periodicidad de evaluación de la meta planteada.

Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el seguimiento de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información.

9. CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes en

la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes:

Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de




programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando)

Cuadro No. 1

Periodo Seleccionado para Evaluación y Seguimiento

Cuadros a Capturar

Anual Primero

Semestral Primero Segundo

Trimestral

Primero Segundo Tercero Cuarto

Bimestral

Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Sexto

% Programado por Periodo: Este valor se calcula automáticamente al capturar

Cantidad Programada por Periodo, el porcentaje parcial o total que corresponda con base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2.

Cuadro No. 2

Periodo Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Sexto

Anual 100%

Semestral 40% 60%

Trimestral 25% 25% 25% 25%

Bimestral 10% 10% 20% 20% 30% 10%

Cantidad Real por Periodo: Anotar la cantidad real de la meta que se logró en el

periodo, tomando como base la periodicidad establecida, (Esta información deberá capturarse en la segunda semana al finalizar cada periodo).




% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual: Se obtiene como resultado de dividir la Cantidad Real lograda en el periodo entre la Cantidad Anual Programada, y multiplicarlo por el % Programado por Periodo (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

Cantidad de Rezago en el Periodo: Se obtiene de restar la Cantidad Programada

menos la Cantidad Real de un mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% de Rezago en el Periodo: Se obtiene como resultado de restar el % Programado por

Periodo menos el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo)

Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el rezago acumulado de la meta que

no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como ajuste a la Cantidad Programada en el siguiente periodo, resulta de sumar la Cantidad de Rezago hasta el periodo anterior mas la Cantidad de Rezago en el Periodo, lo que resulta deberá considerarse como adicional a la Cantidad Programada para el periodo siguiente (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se

cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Rezago hasta el periodo anterior mas el % de Rezago en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el %

Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

10. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de Desempeño

en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente:

• SOBRESALIENTE: 90-100%




• SATISFACTORIO: 75-89.9% • MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %.

11. CAUSAS DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EN EL PERIODO: Anotar los motivos que

ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 12. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL NIVEL

DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán con el Programa de Trabajo Anual de la Institución.

13. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Jefe de Departamento,

División o Centro. 14. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma

del Subdirector. 15. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Director

del Instituto Tecnológico o Centro. Nota: La información autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Código: SNEST-PL-PO-001-03 Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de la DGEST. Revisión 6


INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS

DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA

1. COORDINACIÓN SECTORIAL DE: Anotar el nombre completo de la Coordinación Sectorial que corresponda.

2. DIRECCIÓN DE: Anotar el nombre completo de la Dirección de Área que corresponda. 3. PROCESO ESTRATÉGICO: Anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la

Coordinación Sectorial. 4. PROCESO CLAVE: Anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Dirección

de Área.





Académico






Planeación





Calidad

Servicios Escolares

Educativo






Apoyo Jurídico




5. VALOR DEL INDICADOR: Se deberá definir el tipo indicador, el algoritmo para evaluarlo

(fórmula) y el resultado de la formula expresado en porcentaje: • Tipo de Indicador.- Marcar con una X según el tipo de indicador:











6. DESCRIPCIÓN DE LA META SEXENAL DEL SNEST. 6..a Escribir la meta sexenal por objetivo estratégico, establecida en el PIID 2007-2012

del SNEST 7. PERIODO: Marcar con una “X” en el espacio correspondiente a la periodicidad de

evaluación de la meta planteada. Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el avance de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información.

8. CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes

en la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes:

Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando)

Cuadro No. 1

Periodo Seleccionado para Evaluación y

Seguimiento

Cuadros a Capturar

Anual Primero


Trimestral


Bimestral


% Programado por Periodo: Anotar el porcentaje parcial o total que corresponda con

base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando).



Cuadro No. 2


Anual 100%

Semestral 40% 60%

Trimestral 25% 25% 25% 25%

Bimestral 10% 10% 20% 20% 30% 10%



% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual: Se obtiene como resultado de dividir la Cantidad Real lograda en el periodo entre la Cantidad Programada por Periodo en el periodo, y multiplicarlo por el % Programado por Periodo (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

Cantidad de Rezago en el Periodo: Se obtiene de restar la Cantidad Programada menos la Cantidad Real de un mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% de Rezago en el Periodo: Se obtiene como resultado de restar el % Programado por Periodo menos el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo)

Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el rezago acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como ajuste a la Cantidad Programada en el siguiente periodo, resulta de sumar la Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas la Cantidad Programada por Periodo, menos la Cantidad Real por Periodo, lo que resulta deberá considerarse como adicional a la Cantidad Programada por Periodo para el periodo siguiente (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas el % Programado por Periodo en el periodo, menos % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el periodo de análisis. (Esta información se obtiene de manera automática al capturar



la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado en el periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

9. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de

Desempeño en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente:

• SOBRESALIENTE: 90-100% • SATISFACTORIO: 75-89.9% • MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %.


ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 11. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL

NIVEL DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán por parte de la Dirección de Área Correspondiente.

12. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Director de Área

líder del Proceso Clave. 13. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y

firma del Coordinador Sectorial líder del Proceso Estratégico. 14. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Firma del Director General de Educación

Superior Tecnológica. Nota: La información del formato debidamente validada y autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Código: ITT-PL-PO-001-02 Nombre del documento: Instructivo de llenado del formato para la programación, seguimiento y evaluación de las metas del PTA de los Institutos Tecnológicos.

Revisión 7


INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO PARA LA PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE METAS

DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DE INSTITUTOS TECNOLÓGICOS

1. INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TIJUANA 2. JEFATURA DE DEPARTAMENTO, DIVISIÓN O CENTRO DE: Anotar el nombre

completo de la Unidad Orgánica que corresponda. 3. PROCESO ESTRATÉGICO: Anotar el nombre completo del proceso estratégico en

donde impacta la meta. 4. PROCESO CLAVE: Anotar el nombre completo del proceso clave que corresponda al

proceso estratégico.





Académico






Planeación





Calidad

Servicios Escolares

Educativo




Revisión 7



Apoyo Jurídico




5. VALOR DEL INDICADOR: Se deberá definir el tipo indicador, el algoritmo para evaluarlo (fórmula) y el resultado de la formula expresado en porcentaje: • Tipo de Indicador.- Marcar con una X según el tipo de indicador:










Revisión 7


6. . DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL SNEST.

6..a Escribir la meta anual del SNEST por objetivo estratégico, establecida en acuerdo entre el Jefe de Departamento, División o Centro con el Director de Área afín de la DGEST

7. DESCRIPCIÓN DE LA META ANUAL DEL INSTITUTO O CENTRO. 7..a. Escribir la meta anual del Instituto o Centro que el Jefe de Departamento, División

o Centro se propone lograr y que fue acordada con el Director de Área de la DGEST afín al mismo.

8. PERIODO: Marcar con una “X” en el espacio correspondiente a la periodicidad de

evaluación de la meta planteada. Solo se justificará acordar mayor frecuencia en el seguimiento de metas, si se va a tomar alguna decisión con esa información.

9. CONCEPTOS A ATENDER POR META: Anotar solo números absolutos o porcentajes

en la tabla de periodicidad de acuerdo con los conceptos siguientes:

Cantidad Programada por Periodo: Anotar con número absoluto, el valor parcial o total de la meta programada para cada periodo, con base en la periodicidad de programación y evaluación establecida, ver Cuadro No. 1, (Esta información deberá ser entregada durante la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando)

Cuadro No. 1

Periodo Seleccionado para Evaluación y

Seguimiento

Cuadros a Capturar

Anual Primero


Trimestral


Bimestral



Revisión 7


% Programado por Periodo: Anotar el porcentaje parcial o total que corresponda con base en la cantidad programada anual para cada periodo, tomando como base la periodicidad de evaluación y seguimiento establecida, ver ejemplos del Cuadro No. 2, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Programada por Periodo en la segunda quincena de octubre anterior al año que se esté programando).

Cuadro No. 2


Anual 100%

Semestral 40% 60%

Trimestral 25% 25% 25% 25%

Bimestral 10% 10% 20% 20% 30% 10%



% Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual: Se obtiene como resultado de dividir la Cantidad Real lograda en el periodo entre la Cantidad Programada por Periodo en el periodo, y multiplicarlo por el % Programado por Periodo (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

Cantidad de Rezago en el Periodo: Se obtiene de restar la Cantidad Programada menos la Cantidad Real de un mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% de Rezago en el Periodo: Se obtiene como resultado de restar el % Programado por Periodo menos el % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el mismo periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo)

Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el rezago acumulado de la meta que no se cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como ajuste a la Cantidad Programada en el siguiente periodo, resulta de sumar la Cantidad de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas la Cantidad Programada por Periodo, menos la Cantidad Real por Periodo, lo que resulta deberá considerarse como adicional a la Cantidad Programada por Periodo para el periodo siguiente (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).


Revisión 7


% de Ajuste para el siguiente Periodo: Es el % acumulado de la meta que no se

cumplió en los periodos anteriores, y que deberá proyectarse como % de Ajuste al % Programado en el siguiente periodo, resulta de sumar el % de Ajuste para el siguiente Periodo hasta el periodo anterior mas el % Programado por Periodo en el periodo, menos % Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual en el periodo de análisis. (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

% del nivel de Desempeño en el Periodo: Se obtiene como resultado de dividir el %

Alcanzado en el Periodo con respecto a la Meta Anual entre el % Programado por Periodo, (Esta información se obtiene de manera automática al capturar la información correspondiente a la Cantidad Real por Periodo en la segunda semana al finalizar el mismo).

10. NIVEL DE DESEMPEÑO: Identificar a que nivel corresponde el % del nivel de

Desempeño en el Periodo resultado del cumplimiento de la meta y anotar en el recuadro de acuerdo a la escala siguiente:

• SOBRESALIENTE: 90-100% • SATISFACTORIO: 75-89.9% • MÍNIMO ACEPTABLE: 60-74.9 %.


ocasionaron el nivel de desempeño en el cumplimiento de las metas. 12. ACCIONES CORRECTIVAS POR CAUSA Y POR PERIODO PARA MEJORAR EL

NIVEL DE DESEMPEÑO: Anotar las acciones requeridas para eliminar el rezago, las cuales se implementarán con el Programa de Trabajo Anual de la Institución.

13. IMPLEMENTA LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del Jefe de

Departamento, División o Centro. 14. SUPERVISA LA IMPLEMENTACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y

firma del Subdirector. 15. AVALA LA SITUACION DE LAS METAS: Anotar el nombre completo y firma del

Director del Instituto Tecnológico o Centro. Nota: La información autorizada (formato) por la Dirección de Desarrollo del Sistema de la DGEST, es requisito indispensable para autorizar el Programa Operativo Anual.

Código: ITT-PL-PO-001-01 Nombre del documento: Instructivo de llenado para la Integración del Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnológico de Tijuana Revisión 7


INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA

1. Año del Programa: Anotar el año correspondiente al ejercicio de integración del Programa de Trabajo Anual (Ej. 08,09,…,12).

2. Instituto Tecnológico de Tijuana.

3. Hoja: Número consecutivo de la hoja actual (Hoja por Meta).

4. De: Número total de hojas del Programa de Trabajo Anual (Máximo 60).

5. Proceso Estratégico: El nombre completo del proceso estratégico derivado del proceso central.

6. Proceso Clave: Anotar el nombre del proceso clave que corresponda al proceso estratégico.





Académico






Planeación





Educativo

Calidad

Servicios Escolares





Apoyo Jurídico





7. Proceso Programático que impacta: Marcar con una “X” el(los) Proceso(s) de la estructura programática que están relacionados con la Meta.

Procesos de la Estructura Programática

Administración y planeación

Atención a la demanda de educación superior tecnológica

Mejoramiento de los recursos humanos

Fortalecimiento de los planes y programas de estudio

Servicios de apoyo a la docencia

Mejoramiento de la infraestructura física

Fomento cultural y deportivo

Vinculación con el sector productivo

Atención a la demanda de posgrado

Investigación tecnológica industrial y de servicios



8. Meta del PIID: Anotar el número con el que se identifica la Meta en el

Programa Institucional de Innovación y Desarrollo 2007-2012, en ausencia de este documento rector, anotar el número consecutivo de la Meta del PTA (1,2,3,4,…, n) con este número se relacionara la meta en el Programa Operativo Anual.

9. Descripción de la meta del Instituto o Centro: Establecer y describir la Meta del Instituto del Instituto Tecnológico de Tijuana que es responsabilidad del Director, esta acción de definir la meta institucional representa la actividad más importante de este procedimiento, debe responder a los lineamientos emitidos por la DGEST, cumplir con las cualidades que caracterizan a las Metas y ser el resultado de un proceso de planeación participativa.

10. Porcentaje Programado: En el caso de Metas que tengan antecedentes programáticos en el PTA del año anterior, deberá anotar el porcentaje que fue programado ese año. (Ej. Si se esta integrando el PTA 2008, se anotará en Porcentaje Programado de la Meta en el 2007).

11. Porcentaje Alcanzado: En el caso de Metas que tengan antecedentes programáticos en el PTA del año anterior, deberá anotar el porcentaje que se logró ese año. (Ej. Si se esta integrando el PTA 2008, se anotará en Porcentaje logrado de la Meta en el 2007).

12. Porcentaje a alcanzar: Anotar el porcentaje de la Meta que se pretende

alcanzar en el PTA. Si la meta es acumulativa, anotar el porcentaje de incremento o decremento programado, si la meta se proyecta alcanzar en un periodo mayor de un año, se anotará el porcentaje correspondiente al año de programación, y finalmente en el caso de las metas programas para lograrse en el año de programación anotar el 100%.

13. Unidad de Medida: Anotar el producto o resultado final ha que hace referencia

la meta (Ej. documento elaborado, carrera autorizada, programa diseñado, alumno atendido, etc.).

14. Cantidad: Anotar en número absoluto la cuantificación de la unidad de medida. 15. Tipo de Indicador: Se refiere a los 4 tipos de indicadores como son los de

pertinencia, eficacia, eficiencia y productividad.







16. Formula: Es la expresión matemática del algoritmo que ilustra como se calcula

el valor del indicador. Se recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo:

Eficacia Manuales Actualizados / Tiempo Programado Eficiencia Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Disponible Pertinencia Matrícula Atendida / Matrícula Requerida Productividad

Programa Reconocido / Presupuesto Disponible 17. Metas por Niveles Jerárquicos: Una vez definida la Meta institucional,

deberán establecerse la(s) Meta(s) de los niveles jerárquicos inferiores (desde Subdirectores hasta el Personal Operativo), este proceso debe promover una amplia y extensa participación hacia en interior de cada uno de los departamentos. Busca reconocer e incorporar las aportaciones de los diferentes niveles en la organización y que el personal identifique la importancia de su participación en el logro de las Metas Institucionales y como impactan éstas en el crecimiento y desarrollo institucional.

18. Descripción: Anotar la meta(s) que los subdirectores proyectan alcanzar para

contribuir al logro de la meta institucional, de la misma manera, la meta(s) de los jefes de departamento para coadyuvar al logro de la(s) metas(s) de los subdirectores y así hasta el personal operativo.

19. Responsable: Anotar el(los) nombre(s), cargo y firma del Subdirector(es),

Jefe(s) de departamento, División o Centro responsable(s) de las metas de los niveles jerárquicos para la consecución de la meta institucional.



20. Periodo de Ejecución: Marcar con “X” los meses en el que se proyecta(n) ejecutar las acciones para el logro de las Metas de los diferentes niveles jerárquicos.

21. Elaboración y/o Ejecución: Anotar el nombre completo y recabar la firma

de(l) (los) Jefe(s) de Departamento, División o Centro que coadyuvan con el logro de la meta.

22. Seguimiento y/o coordinación: Anotar el nombre completo de(l) (los)

Subdirector(es) y recabar la firma(s), será(n) responsables de dar seguimiento o coordinación de la meta.

23. Autorizó: Anotar el nombre completo del Director del Instituto Tecnológico o

Centro. El Director deberá avalar con su firma el formato, formaliza el compromiso y la responsabilidad del cumplimiento de la meta institucional.

Código:SNEST -PL-PO-001-05 Nombre del documento: Instructivo de llenado de formato de PTA para la DGEST. Revisión 6


1. Coordinación Sectorial de: Se deberá anotar el nombre completo de la Coordinación Sectorial que corresponda.

2. Dirección de Área: Se deberá anotar el nombre completo de la Dirección de Área que

corresponda.

3. Proceso Estratégico: Se deberá anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Coordinación Sectorial.

4. Proceso Clave: Se deberá anotar el nombre completo del proceso del cual es líder la Dirección de Área.

5. Proceso Específico: se deberá anotar el nombre completo del proceso que corresponda a la Meta Programada.

RELACIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS, CLAVE Y ESPECÍFICOS DEL SNEST

ESTRATÉGICO CLAVE ESPECÍFICO Elaboración del Currículum

Instrumentación del Currículum

Implantación de Programas de Licenciatura


Evaluación del Currículum

Elaboración del Currículum

Instrumentación del Currículum

Implantación de Programas de Posgrado

Evaluación del Currículum


Fomento y Desarrollo de la Investigación

Desarrollo del Personal Académico

Estímulo al Desempeño Docente y Año Sabático

Académico


Eventos Académicos

Promoción Profesional de Alumnos y Egresados

Prestación de Servicios Tecnológicos

Vinculación

Vinculación Institucional

Activos Intelectuales

Programación Presupuestal

Articulación Estructura Programática y Organización


Infraestructura Física

Planeación Operativa

Administración de la Información

Planeación Estratégica y Táctica y de Organización Modelos de Organización, Sistemas y

Procedimientos

Desarrollo de Sistemas Informáticos

Mantenimiento y Asistencia Técnica

Servicios de Telecomunicaciones

Soporte Técnico en Cómputo y Telecomunicaciones Servicios de Internet e Intranet

Difusión Cultural

Promoción Deportiva

Planeación


Difusión de la Obra Pictórica, Escultórica y Muralista



ESTRATÉGICO CLAVE ESPECÍFICO Propuestas de Nombramiento de Directivos y

Funcionarios Docentes

Requerimientos de Carácter Laboral, Sindical y Estudiantil


Supervisión y Seguimiento al Interior de las Instituciones

Evaluación y Reconocimiento a la Calidad en el SNEST


Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad

Capacitación y Desarrollo del Personal Directivo y Funcionario Docente del SNEST


Capacitación y Desarrollo del Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación del SNEST

Seguimiento Escolar de Alumnos

Expedición de Títulos y Grados y Registro y Expedición de Cédula

Expedición de Certificados, Constancias y Diplomas

Revalidación y Equivalencia de Estudios

Calidad

Servicios Escolares

Gestión de Becas SEP

Control y Ejercicio del Presupuesto

Verificación Documental del Ejercicio del Presupuesto


Ingresos Propios

Trámites de Movimientos de Personal

Trámite de las Prestaciones al Personal

Pago y Conciliación de Nómina

Servicios al Personal


Banco de Categorías y Puestos

Seguridad Jurídica

Gestión de los Juicios en Materia Laboral

Asesoría Jurídica a Unidades Orgánicas, Institutos y Centros de la DGEST

Apoyo Jurídico

Apoyo Jurídico en la Formulación de Contratos y Convenios

Suministro de Materiales y Servicios

Inventario de Activo Fijo


Administración de Recursos Materiales y Servicios Administración de Archivo

Producción Editorial

Producción en Medios Electrónicos

Comunicación Social e Imagen Institucional


Actualización del Acervo Bibliográfico y de la Biblioteca Virtual

Implantación de Programas Educativos

Participación de la SEP en las Sesiones de Juntas Directivas


Seguimiento y Evaluación del Cumplimiento de Acuerdos y Convenios

Total: 5 18 62



6. Metas del PIID: Se deberá anotar el número progresivo del 1 a la 150, si la meta se mantiene vigente y corresponde a una meta del PIID 2001-2006 del SNEST (según el “Catálogo de Metas” anexo a este instructivo), si la meta surge del análisis del PTA 2007 de los Institutos y no tiene ninguna correspondencia con el PIID, o es producto de las atribuciones de la coordinación a su cargo, no deberán numerarse.

7. Descripción de las metas: Escribir las metas que se mantengan vigentes del PIID del

SNEST de acuerdo al “Catálogo de Metas”, así mismo, deberá agregar las metas que son producto del análisis del PTA 20__ de los Institutos, así como aquellas producto de las funciones que tiene encomendadas la unidad orgánica a su cargo. En este rubro, se deberán incluir las metas programadas para el año anterior que por alguna razón no se cumplieron.

8. Porcentaje programado 20__: Se deberá anotar el porcentaje de avance de la meta

estimado para al inicio del año anterior al de programación. 9. Porcentaje alcanzado 20__: Se deberá anotar el porcentaje logrado en el año anterior al

de programación. 10. Porcentaje a alcanzar en el 20__: Se deberá anotar el porcentaje de avance de la

meta que se espera alcanzar en el año de programación. 11. Unidad de Medida: Se deberán anotar el producto o resultado final ha que hace

referencia la meta (ejemplo, documento elaborado, carrera autorizada, programa diseñado, alumno atendido, etc.)

12. Cantidad: Se deberá anotar en números absolutos la cuantificación de la unidad de

medida. 13. Tipo de indicador: Un indicador es un punto de referencia que permite comparar una

situación real con un escenario. En este apartado se deberá plasmar si el indicador es de eficacia, eficiencia, productividad y pertinencia, conforme a las siguientes definiciones:






Indicador de pertinencia: Se refiere a la capacidad de entregar los resultados planeados, con impacto y beneficio social. Se mide por los resultados (cantidad producida) y las necesidades (cantidad requerida) de la sociedad.

14. Formula: Es la forma establecida para expresar el resultado del indicador. Se

recomienda su descripción mediante un índice. Ejemplo: Meta: Para el año 2007 se contará con una matrícula de 3000 alumnos. Porcentaje a alcanzar en el 2006: 75% Unidad de medida: Alumno atendido Cantidad: 2,250 Tipo de Indicador: Pertinencia Fórmula: Alumnos inscritos / 3000

15. Principales Metas por Nivel Jerárquico: Se deberán anotar las metas escalonadas

desde el coordinador sectorial hasta el personal de apoyo. 16. Responsable: Se deberá anotar el nombre de las unidades orgánicas responsables de

la actividad hasta el tercer nivel jerárquico (Coordinadores de Área). El responsable de la actividad podrá pertenecer a otra Coordinación Sectorial, cuando en el desarrollo del proceso participe en la consecución de la Meta.

17. Periodo de Cumplimiento: De acuerdo a la meta programada para el 20__, deberá

sombrear el bimestre, trimestre, semestre o el año en que se alcanzará la meta. 18. Elaboración y/o ejecución: Se deberán anotar el nombre completo, cargo y firma del

Coordinador de Área líder del Proceso Especifico. 19. Seguimiento y/o coordinación: Se deberán anotar el nombre completo, cargo y firma

del Director de Área líder del Proceso Clave.

20. Autorizó: Se deberán anotar el nombre completo y firma del Coordinador Sectorial

líder del Proceso Estratégico.

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