Puestos

El elemento más significativo del diseño de puestos quizá sea que los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la empresa.

Un puesto de trabajo es más que una serie de actividades que se registran en una ficha de análisis de responsabilidades y acciones, y que se presenta de manera resumida en una descripción estandarizada.

En gran medida, la forma en que los trabajadores se desempeñan y cumplen con sus funciones está influenciada por las características particulares de su puesto. Tanto la productividad como la calidad de la vida laboral dependen mucho del diseño de puestos de la empresa. Es importante que los gerentes y encargados del área de recursos humanos tengan un conocimiento completode las diversas técnicas del diseño de puestos, para que puedan contribuir efectivamente a que la compañía mantenga una fuerza laboral adecuada.

El diseño de cada puesto de la empresa debe de reflejar las expectativas organizativas, ambientales y conductuales. La finalidad es que los puestos sean productivos y satisfactorios. A su vez, debe mantener varios elementos en la perspectiva y equilibrio adecuados, por lo que unos puestos suelen ser más atractivos que otros. Es importante mencionar que la productividad y el nivel de satisfacción de cada empleado constituyen una fuente de información respecto a la manera en que se diseño el puesto, ya que una mala planeación de puestos trae como consecuencia una baja productividad, rotación de personal, ausentismo, quejas, sabotaje, paros laborales, renuncias, entre otros tantos problemas.

Elementos de organización del diseño de puestos

Se relacionan con la eficacia, es decir que los puestos que fueron diseñados de manera adecuada permiten conseguir una motivación óptima del empleado y conducen al logro de resultados óptimos.

Enfoque mecanicistaRequiere identificar todas las tareas de un puesto, para que estas tareas puedan disponerse de manera que se reduzca el mínimo de tiempo y esfuerzo del personal que labora en la organización. Una vez que se han identificado las tareas, se agrupa un número limitado de labores y se integra un puesto. Como resultado se obtiene una especialización en determinadas tareas. Se dice que los puestos especializados conducen a ciclos cortos en el puesto y a un aprendizaje inmediato.

El enfoque mecanicista destaca la eficiencia en el esfuerzo, en el tiempo, en los costos de salarios, capacitación y tiempo de aprendizaje que requiere el obrero o el empleado. Resulta efectivo cuando se emplea a trabajadores sinexperiencia o calificación en trabajos industriales.

Flujo de trabajoEl producto o servicio que se busca obtener generalmente requiere que se tenga un equilibrio entre los distintos puestos, para que las labores se efectúen de manera eficiente.

ErgonomíaEl diseño adecuado de la tarea requiere tener en cuenta la relación física entre el operario y su trabajo. Normalmente, la naturaleza de las labores que se efectúan no necesariamente varía debido a los principios ergonómicos; la ubicación de las herramientas de trabajo, los interruptores y las líneas de montaje se evalúan en términos de su facilidad relativa de uso.

Prácticas laboralesSe refiere al conjunto de métodos y funciones que permiten llevar a cabo la tarea diaria. Dichos métodos se pueden originar en prácticas tradicionales o en deseos explícitos de los trabajadores. En cualquier caso, la flexibilidad con que cuentan los gerentes y especialistas de recursos humanos para diseñar determinados puestos de trabajo puede ser limitada, especialmente cuando existen también elementos externos como la necesidad de cumplir con convenios establecidos con los sindicatos. Cabe mencionar que cuando las empresas ignoran estas prácticas, en ocasiones surgen conflictos internos que pueden resultar de gravedad.

Elementos del entorno en el diseño de puestos

Se orienta en asuntos como el grado de preparación de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de empleados y sus expectativas sociales.

Habilidades y disponibilidad por parte de los empleados

Las demandas de eficiencia deben equilibrarse con la habilidad y disponibilidad real de los trabajadores, la relativa abundancia o escasez en el mercado laboral, y las expectativas sociales que cada uno de ellos trae a su lugar de trabajo.

Debido a la creciente diversidad de la fuerza laboral provocada por el nivel general de educación, estas expectativas son primordiales en el proceso de diseñar puestos de trabajo.

El problema de las expectativas personales se complica aún más cuando se tienen en cuenta las crecientes influencias internacionales, con la inevitable presencia de diferencias culturales.

Es tarea del área de recursos humanos el evitar la tendencia a considerar que los demás individuos juzgan el puesto y la empresa desde el mismo ángulo que él. Es importante tomar en cuenta que las percepciones varían de manera fundamental de un individuo a otro y de un grupo social a otro.

Elementos conductuales en el diseño de puestos

Un puesto no puede diseñarse únicamente utilizando los elementos que tiendan a la mejora de la eficiencia. Se deben contemplar la necesites humanas de los trabajadores. Es por ello que los especialistas en diseño de puestos se apoyan en investigaciones conductuales con la finalidad de procurar un ambiente de trabajo que satisfaga las necesidades personales.

Los trabajadores con un alto deseo de satisfacer sus necesidades individuales se desempeñan mejor en sus trabajos cuando se les coloca en puestos que ofrecen autonomía, diversidad, identificación con la tarea, significado de la tarea y retroalimentación sobre su desempeño.

Autonomía:⇒ Contar con autonomía significa que la persona es responsable de la labor desempeñada.⇒ Tener autonomía implica libertad de elegir las respuestas propias al entorno. Por lo tanto, si los puestos dan a los empleados la autoridad de tomar decisiones, aumenta la responsabilidad individual y la posibilidad de autoestimarse.⇒ Es importante mencionar que la ausencia de autonomía conduce a niveles de bajo desempeño y en muchas ocasiones de apatía.

Diversidad:⇒ La falta de variedad o cambios conduce al aburrimiento y a la monotonía. El aburrimiento lleva a la fatiga, a cometer errores y a accidentes.⇒ Al dar variedad o producir cambios en los puestos evita la presencia de dichos fenómenos.

Identificación con la tarea:⇒ Un problema que pueden presentar algunos puestos es el no permitir que el empleado se sienta identificado con la tarea que realiza.⇒ Dicha situación ocurre porque los trabajadores de ciertas empresas no pueden observar más que un aspecto parcial de la labor y difícilmente ven el producto terminado, lo cual produce en el empleado un sentimiento mínimo de responsabilidad y orgullo por su trabajo, debido a que al finalizar el día, siente que no ha logrado nada.⇒ El grado de satisfacción se puede incrementar cuando las labores se agrupan de manera que los trabajadores perciban que están contribuyendo al logro de objetivos.

Significado de la tarea:⇒ Se puede decir que es un elemento muy relacionado con el anterior. Este aspecto toma especial relevancia cuando el trabajador evalúa su aportación a toda la sociedad.

Retroalimentación sobre su desempeño:⇒ Cuando los puestos no brindan a los empleados retroalimentación sobre su desempeño laboral, existen pocos motivos para que mejorar el mismo.

⇒ Cuando los informes que se divulgan sobre los avances logrados son confiables y representativos de la labor, el resultado será un mejoramiento en el ánimo del equipo de trabajo.⇒ Se debe tener presente que pueden existir resultados positivos o negativos; cuando sea éste el caso, la información se debe transmitir de manera clara y confiable, evitando que se tienda a un sesgo que pudiera conducir a algún integrante del área a concluir que la intención es culparlo por los resultados obtenidos.

Técnicas para el nuevo diseño de puestos

Especialización insuficienteEn el momento en el que el departamento de recursos humanos considera que los puestos no se encuentran suficientemente especializados, proceden a la simplificación de las labores.

Las labores que no resultan esenciales se identifican y eliminan con el fin de diseñar puestos que incluyan menos tareas.

Existe un riesgo que se puede convertir en un problema al simplificar las tareas el cual consiste en caer en el aburrimiento, errores e incluso accidentes. Dicho problema se presentará con mayor frecuencia en proporción directa al grado de preparación académica del trabajador.

Cuando el personal presenta mayor grado de preparación académica es más alta la posibilidad de que aparezca el tedio como manifestación grave mientras que cuando el grado de preparación es menor, el trabajador suele resistir mejora las tareas monótonas y repetitivas.

Una desventaja de la simplificación de tareas es que puede conducir a un nivel bajo de compromiso del trabajador y una rotación alta del personal.

Especialización excesivaEn muchos casos, los trabajos que son muy especializados y rutinarios se caracterizan por ofrecer un limitado interés para muchas personas con preparación académica, que sólo aceptan el puesto debido a la necesidad económica. Por lo general, estos puestos se caracterizan por brindar pocasoportunidades de crecimiento profesional. Es recomendable que los diseñadores utilicen varias técnicas para que hagan más interesante el trabajo. Las técnicas más comunes son la rotación de puestos, la inclusión de nuevas tareas y el enriquecimiento del puesto.

Rotación de puestosConsiste en asignar tareas cambiantes. Los empleados son quienes rotan y no el puesto en sí mismo. Una ventaja de la rotación es que rompe con la monotonía del trabajo muy especializado, porque requiere el uso de habilidades diferentes. La empresa se beneficia debido a que los trabajadores se hacen competentes para el desempeño de varias labores. El saber realizar varios puestos mejora la autoimagen del empleado, proporciona ganancias

psicológicas y hace que el individuo se vuelva más valioso para la empresa. Cabe mencionar que es necesario utilizar la técnica con precaución porque en sí misma no mejora los puestos, y la relación existente entre tareas, actividades y objetivos permanece sin cambios. Es recomendable utilizarse solamente cuando se hayan analizado otras técnicas.

Inclusión de tareas nuevasPor medio de esta técnica se incrementa el número de actividades que se llevan a cabo en un puesto, al incorporar labores similares a las que ya se llevaban a cabo, para proporcionar mayor variedad. Una ventaja de la técnica es que reduce la monotonía porque extiende el ciclo de trabajo y demanda una gama más amplia de competencias del trabajador.

Enriquecimiento del puestoEl grado de satisfacción del individuo se incrementa al incluir nuevas fuentes de satisfacción laboral. Una ventaja de la técnica es que aumenta los niveles de responsabilidad, autonomía y control. La inclusión de nuevas labores consiste en añadir elementos a la labor, mientras que el enriquecimiento del puesto reside en incrementar los niveles de planeación y control.

Crecimiento del puestoA los recursos humanos se les debe manejar como una inversión que, si se brinda apoyo y se le desarrolla de manera adecuada, a mediano plazo rendirá beneficios para la empresa, y no como costos variables en que se debe incurrircuando la empresa está creciendo y que se deben suspender cuando es necesario reducirla.

ReingenieríaCuando una empresa desea mejorar su eficiencia y calidad de sus productos y servicios, con frecuencia examinan sus procesos de producción internos. Cuando deciden cambiar esos procesos, pueden hacerlo mediante la reingeniería, la cual se orienta a la creación de nuevas formas de hacer eltrabajo. La mayoría de las veces la reingeniería se encuentra relacionada con otras actividades clave. Además requiere que los trabajadores piensen a través de las funciones. Una ventaja de la reingeniería es que puede reducir la cantidad de trámites entre departamentos al elevar la cantidad de recursos reunidos de manera simultánea para satisfacer las necesidades de los clientes.