¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA DE PUESTO?

La auditoría de puesto es una herramienta de control del recurso

humano para identificar las funciones reales de cada uno de los

servidores públicos, las cuales ejecutan “in situ”, es decir, en su

puesto de trabajo; dentro de las instituciones del estado; la

misma, se realiza con la participación del jefe de la unidad, el

servidor público a auditar y el analista de la OIRH.

¿CUÁNDO HACER UNA AUDITORÍA DE PUESTO?

Las auditorías de puestos, dentro de las instituciones del sector

público, deben realizarse cuando se requiera:

Identificar las tareas reales del puesto, que ejerce el

servidor público.

Obtener resultados concretos para la eliminación y/o

creación de clases ocupacionales necesarias, sean

genéricas o específicas y así actualizar el manual

institucional de clases ocupacionales.

PASOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE AUDITORÍA DE PUESTO

EN LA INSTITUCIÓN

Paso 1: Notificación a DIGECA

La Oficina Institucional de Recursos Humanos (OIRH), notifica a la

DIGECA mediante nota que la Institución iniciará el proceso de

Auditoría de Puestos, a su vez adjuntará el cronograma de visitas

y cantidad de servidores públicos por unidad administrativa que

serán objeto de auditorías.

Paso 2: Reunión con los Directivos

El Jefe de la Oficina Institucional de Recursos Humanos,

programará una reunión con los Directivos; en la misma se les

explicará lo que se pretende alcanzar con la Auditoría de Puestos,

a su vez los mismos informarán a los servidores dicho proceso.

Paso 3: Notificación a los Directivos

La autoridad nominadora emite nota o circular al personal

Directivo de la institución sobre: “el proceso de la Auditoría de

Puestos”, en la misma se le adjunta “Cronograma de Visitas” de

los analistas de Recursos Humanos, que aplicarán el proceso en

cada unidad administrativa con el fin de evidenciar la función real

de cada servidor público.

Paso 4: Presentar Informe

La Oficina Institucional de Recursos Humanos prepara y remite un

informe final a la Dirección General de Carrera Administrativa,

este informe lo harán a manera de un “Cuadro-Estadístico” el cual

deberá ser llenado terminada la auditoría de puesto y

contemplará cantidad de Servidores públicos por unidad

Administrativa, Total para auditar, Género, Estatus de Servidor

Público, Personal de libre Nombramiento y Remoción,

Acreditados en Carrera Administrativa, leyes Especiales, Cargos

por crear y observaciones.

El mismo será remitido a la Dirección General de Carrera

Administrativa mediante nota firmada por la autoridad

nominadora.

INSTRUMENTOS DE LA OIRH PARA EFECTUAR

UNA AUDITORÍA DE PUESTO

Estructura organizativa (organigrama), viabilizada por el

Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

Manual Institucional de Clases Ocupacionales.

Planilla por unidad administrativa.

Herramienta tecnológica (laptop u otros).

VENTAJAS DE LAS AUDITORÍAS DE PUESTOS:

Se identifican y corroboran clases ocupacionales nuevas,

en desuso, habilitar, para actualizar el Manual

Institucional de Clases Ocupacionales.

Mejorar o enriquecer las funciones de las clases

ocupacionales.

Estadísticas reales y confiables.

Actualización de datos del servidor público.

Entre otras.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CLASES OCUPACIONALES

Es importante resaltar que el Manual Institucional de Clases

Ocupacionales es sujeto constante de modificaciones, ya que en

las instituciones se dan cambios y por tanto surgen unidades

nuevas y es necesario crear clases.

Para la creación de las clases ocupacionales, es necesario levantar

las funciones de la misma.

IMPORTANTE:

El término FUNCIONES se refiere a las tareas que realizan

actualmente el Servidor Público y NO el cargo según la estructura

por el cual fue nombrado. Por ejemplo: Si sus funciones son como

secretaria, pero el cargo en toma de posesión dice Carpintero I,

debe colocar SECRETARIA.

El formulario debe llenarse en consenso con el jefe inmediato

para unificar los criterios de la función realizada.

La descripción del puesto es un proceso que consiste en la

enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto (qué

hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo

hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o

tareas (cómo lo hace) y los objetivos de puesto (porqué lo hace).

Básicamente, es determinar los aspectos significativos del puesto,

de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido.

Algunas reglas aplicables para la elaboración de descripciones de

puestos

Trate de dar a la descripción un sentido lógico. Utilice para

ello, según lo juzgue conveniente, criterios de importancia,

de frecuencia o bien los correspondientes a un proceso

administrativo.

Busque lo esencial de cada función o tema, evitando caer

en detalles innecesarios.

Empiece cada frase con un verbo infinitivo funcional (ar,

er, ir) como "supervisar", "atender", "dirigir", etc.

Los procedimientos a seguir para la actualización del Manual

Institucional de Clases Ocupacionales, a fin de que este se

mantenga actualizado incluyen lo siguiente:

Crear Clases Ocupacionales

Modificar denominaciones o niveles de las clases

ocupacionales.

Eliminar clases ocupacionales del manual por desuso.

Habilitar Clases Ocupacionales, es decir incluir en el

Manual Institucional un cargo existente en el Manual

General de Clases Ocupacionales del Estado.

BENEFICIOS QUE SE OBTIENEN POR TENER EL MANUAL

INSTITUCIONAL ACTUALIZADO

Para la OIRH:

Proporciona los requisitos que deben investigarse al

seleccionar el personal.

Permite colocar al trabajador en el puesto más conforme

con sus aptitudes.

Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.

Les ayuda a explicar al servidor la labor que desarrolla.

Se puede exigir eficiencia al servidor público en lo que

debe hacer y la forma como debe hacerlo.

Para el Servidor Público:

Le hace conocer con precisión sus funciones reales y lo

que debe hacer.

Le señala con claridad sus responsabilidades.

TRABAJO EN EQUIPO

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Preparado por:

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DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS Y REMUNERACIÓN.

Estamos para responder sus consultas sobre la Administración del

Recurso Humano del Estado.

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